Laporan Proyek Perubahan Tjatur Laksmi Indriani

BADAN PEMERIKSA KEUANGAN REPUBLIK INDONESIA

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN Jalan Binawarga II, Kalibata Raya, Jakarta Selatan 12750

Telepon 79190864, 79190867; Faksimile 79190867

Laman: www.pusdiklat.bpk.go.id

1

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Berdasarkan Keputusan BPK RI Nomor 3/K/I-III.2/7/2014 tentang Organisasi dan

Tata Kerja Pelaksana BPK, Seksi Litbang Jabatan Fungsional Pemeriksa (Seksi

Litbang JFP) merupakan unit kerja Eselon IV di bawah Subdirektorat Litbang

Kelembagaan pada Direktorat Litbang. Seksi Litbang JFP mempunyai tugas

melakukan penelitian dan pengembangan Jabatan Fungsional Pemeriksa serta

melaksanakan penelaahan dan penyusunan peraturan, standar, pedoman Jabatan

Fungsional Pemeriksa. Tugas tersebut dijabarkan lebih lanjut dalam uraian tugas

Seksi Litbang JFP, antara lain sebagai berikut:

1. melakukan penyusunan pedoman/juklak/juknis terkait JFP;

2. melakukan penyusunan kajian terkait JFP;

3. melakukan diseminasi pedoman/juklak/juknis terkait JFP; dan

4. melakukan pemantauan dan evaluasi atas penerapan pedoman/juklak/juknis

terkait JFP.

Kedudukan Seksi Litbang JFP dalam Struktur Organisasi Direktorat Litbang sebagai

berikut:

Gambar 1. Stuktur Organisasi Direktorat Litbang

Terkait pelaksanaan tugas Seksi Litbang JFP, berdasarkan identifikasi akar masalah

dengan menggunakan metode fishbone, terdapat beberapa akar permasalahan sebagai

berikut:

Direktorat Litbang

Subdirektorat Litbang

Kelembagaan


Pemeriksaan Keuangan


Pemeriksaan Kinerja


Pemeriksaan PDTT

Seksi Litbang

Pemeriksaan Keuangan I

Seksi Litbang

Pemeriksaan Keuangan II

Seksi Litbang

Pemeriksaan Kinerja I

Seksi Litbang

Pemeriksaan Kinerja II

Seksi Litbang PDTT I

Seksi Litbang PDTT II

Seksi Litbang

Organisasi

Seksi Litbang Sisdur

Seksi Litbang

JFP





2

1. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mengalami kesulitan dalam

menyampaikan permasalahan JFP

- Proses yang lama dalam penyampaian permasalahan melalui Tim Penilai

Angka Kredit JFP, Sekretariat Tim Penilai, selanjutnya Biro SDM.

- Tidak ada follow up atas permasalahan JFP yang disampaikan kepada

Kasubbag SDM di Perwakilan.

- Penyampaian permasalahan difasilitasi melalui telpon dan email.

2. Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas

- Penyampaian permasalahan JFP saat ini dilakukan melalui Tim Penilai Angka

Kredit JFP atau Sekretariat Tim Penilai (Subbag SDM pada BPK Perwakilan)

dan Biro SDM melalui telpon atau email. Jawaban atas permasalahan

disampaikan secara langsung melalui telpon atau email balasan. Jawaban

terkait substansi peraturan JFP, Biro SDM meminta masukan dari Direktorat

Litbang. Sesuai dengan tugas dan fungsinya Direktorat Litbang (Seksi Litbang

JFP) bertugas memberikan penjelasan/diseminasi peraturan JFP termasuk

permasalahan dan kendala yang timbul dalam penerapannya, sedangkan Biro

SDM (Subbag JFP) bertugas menjawab permasalahan terkait implementasi

JFP mengingat subsistem penerapan JFP melekat pada tugas dan fungsi Biro

SDM.

3. Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan

- Hal ini disebabkan antara lain adanya perubahan peraturan atau kebijakan

seperti terbitnya UU ASN yang membawa konsekuensi perubahan pengaturan

jabatan fungsional.

4. Portal JFP belum dimanfaatkan secara optimal

- Portal JFP yang dikelola Biro SDM (sebagai admin), saat ini hanya memuat

konten informasi dan peraturan terkait JFP serta terdapat kolom FAQ yang

belum dimanfaatkan dan belum dapat diakses oleh Pengguna. Pemeriksa yang

ingin menanyakan permasalahan JFP difasilitasi melalui nomor telpon dan

alamat email yang dapat dihubungi.

Gambar 2. Identifikasi Akar Masalah – Fishbone

Layanan

dalam

pengelolaan

permasalahan

JFP belum

optimal

Equipment People

Procedures

Portal JFP belum

dimanfaatkan

secara optimal

Mekanisme

penyampaian

permasalahan

JFPbelum jelas

Pemeriksa dan pihak

terkait mengalami

kesulitan dalam

menyampaikan

permasalahan JFP

Permasalahan JFP

Belum sepenuhnya

dapat diselesaikan

Policies





3

Dari identifikasi akar masalah tersebut dapat disimpulkan bahwa terdapat

permasalahan dalam pengelolaan permasalahan JFP yaitu layanan dalam

pengelolaan permasalahan JFP belum optimal.

Sehubungan dengan hal tersebut, guna memberikan kemudahan kepada Pemeriksa

dan pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya

serta menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, serta terdapat

kejelasan mekanismenya, maka perlu adanya peningkatan layanan dalam

pengelolaan permasalahan JFP yang akan dilakukan melalui optimalisasi

pemanfaatan Portal JFP sebagai media/sarana pengelolaan permasalahan JFP.

Optimalisasi pemanfaatan Portal JFP tersebut akan dilakukan antara lain melalui

pengembangan FAQ dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP dalam

folder-folder berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten

permasalahan dan jawabannya, dan akan dilengkapi filter (search), sehingga

Pengguna cukup mengetik key word atas permasalahan yang dihadapi dan akan

dengan mudah mencari jawaban atas permasalahan dalam folder dimaksud.

Selanjutnya dalam Portal JFP juga akan ditambahkan fitur Tanya JFP sebagai media

bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan

Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.

Berikut bagan analisis pemecahan masalah layanan dalam pengelolaan permasalahan

JFP:

Selanjutnya, mengingat terbatasnya waktu penyelesaian proyek perubahan yaitu

selama 60 hari, maka sebagai tahap awal kegiatan tersebut akan dilaksanakan

melalui piloting dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai Pilot

Project.

Gambar 3. Analisis Pemecahan Masalah

Masalah: Layanan dalam

pengelolaan

permasalahan

JFP belum

optimal

Value: Peningkatan layanan

dalam pengelolaan

permasalahan JFP

Analisis: - Perlu kemudahan

dlm. penyampaian

permasalahan JFP

- Perlu kejelasan

mekanisme

penyampaian

permasalahan JFP

- Perlu solusi atas

permasalahan JFP

- Portal JFP dapat

dioptimalkan sbg.

sarana/media

pengelolaan

permasalahan JFP

Keputusan: Layanan dalam

pengelolaan

permasalahan

JFP perlu

ditingkatkan

Cara: Optimalisasi

pemanfaatan

Portal JFP

S

o

l

u

s

i

Validasi





4

B. Tujuan dan Manfaat

1. Tujuan

Tujuan dilaksanakannya peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan

Jabatan Fungsional Pemeriksa melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP

dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I

(AKN I) sebagai Pilot Project adalah :

a. Dalam jangka pendek:

Meningkatkan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui

optimalisasi pemanfaatan Portal JFP bagi Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2

pada AKN I sebagai Pilot Project, sehingga terdapat kemudahan bagi

Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 untuk mengetahui permasalahan JFP dan

solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya,

mendapatkan kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta

memanfaatkan Portal JFP sebagai sarana/medianya.

b. Dalam jangka panjang:

Meningkatkan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui

optimalisasi pemanfaatan Portal JFP bagi Pemeriksa pada seluruh AKN dan

BPK Perwakilan serta pihak terkait penerapan JFP, sehingga terdapat

kemudahan bagi Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui

permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan

mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mekanisme penyampaian

permasalahan JFP, serta memanfaatkan Portal JFP sebagai sarana/medianya.

2. Manfaat

Manfaat peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan Jabatan

Fungsional Pemeriksa melalui optimalisasi pemanfaatan Portal JFP adalah

sebagai berikut:

a. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mendapatkan kemudahan untuk

mengetahui permasalahan JFP dan solusinya.

b. Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP mendapatkan kemudahan dalam

menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya.

c. Permasalahan JFP terdokumentasikan dengan baik yang selanjutnya dapat

menjadi masukan/bahan dalam penyempurnaan peraturan JFP maupun

perbaikan dalam implementasi JFP.

d. Portal JFP dimanfaatkan secara optimal dan mekanisme penyampaian

permasalahan JFP menjadi lebih jelas.

JFP adalah jabatan yang mempunyai lingkup, tugas, tanggung jawab, dan

wewenang untuk melakukan pemeriksaan pengelolaan dan tanggung jawab

keuangan negara, yang diduduki oleh pegawai negeri sipil di lingkungan BPK.

Dengan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP, Pemeriksa

dan pihak terkait penerapan JFP akan mendapatkan kejelasan terkait

implementasi peraturan JFP dan selanjutnya akan mendukung profesionalisme

dalam pelaksanaan tugas, pengembangan kompetensi, dan karir Pemeriksa. Hal

ini sejalan dengan salah satu tujuan strategis BPK yaitu mewujudkan reformasi





5

birokrasi di BPK yang berhasil guna. Perwujudan reformasi birokrasi tersebut

antara lain dengan meningkatkan kompetensi SDM Pemeriksa sebagai ujung

tombak pelaksanaan tugas pokok BPK dan profesionalisme dalam pelaksanaan

tugas sehingga dapat mencapai hasil pemeriksaan yang berkualitas dengan

rekomendasi yang lebih bermanfaat guna mendukung peningkatan kualitas

pelayanan publik, kapasitas dan akuntabilitas kinerja lembaga, dan profesionalitas

SDM Aparatur.

C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup kegiatan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan

Jabatan Fungsional Pemeriksa melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dengan

Menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai

Pilot Project, meliputi:

1. Pembentukan Tim dan Kick of Meeting Tim.

2. Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2

terkait kebutuhan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP.

3. Penyiapan Portal JFP berupa pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP

terkait pengelolaan permasalahan JFP dan dukungan trouble shooting pada

aplikasi dan jaringan.

4. Sosialisasi Portal JFP kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 terkait

pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP.

5. Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

6. Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

7. Pengolahan dan pembahasan permasalahan JFP yang disampaikan oleh

Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, berupa identifikasi permasalahan terkait

substansi atau implementasi dan perumusan jawaban permasalahan JFP.

8. Upload permasalahan JFP dan rumusan jawaban ke dalam Portal JFP.

9. Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan wawancara

kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

10. Penyusunan Laporan Kegiatan.

D. Standar/Kriteria Keberhasilan

Dalam jangka pendek:

1. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna.

2. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ.

3. Tersedianya fitur baru dalam Portal JFP sebagai media penyampaian

permasalahan JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan dimaksud dalam

FAQ.

4. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

5. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 atas peningkatan

layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan

Portal JFP semakin meningkat.





6

Dalam jangka panjang:

1. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna.

2. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ.

3. Tersedianya fitur dalam Portal JFP sebagai media penyampaian permasalahan

JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan dimaksud dalam FAQ.

4. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan

serta pihak terkait penerapan JFP.

5. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP atas

peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi

pemanfaatan Portal JFP semakin meningkat.





7

BAB II

DESKRIPSI DAN ANALISIS PELAKSANAAN PROYEK

A. Deskripsi Pelaksanaan Proyek

Berdasarkan identifikasi kebutuhan perubahan, area organisasi yang bermasalah

terkait tugas Seksi Litbang JFP (terutana terkait tugas diseminasi

pedoman/juklak/juknis terkait JFP serta pemantauan dan evaluasi atas penerapan

pedoman/juklak/juknis terkait JFP) adalah layanan dalam pengelolaan permasalahan

JFP yang belum optimal. Hal ini didasarkan pada identifikasi permasalahan, antara

lain sebagai berikut:

1. Pemeriksa mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan JFP;

2. Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas;

3. Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan; dan

4. Portal JFP yang saat ini dikelola oleh Biro SDM belum dimanfaatkan secara

optimal.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka perlu adanya peningkatan layanan dalam

pengelolaan permasalahan JFP.

Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP

melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP diharapkan dapat memberikan

kemudahan bagi Pemeriksa maupun pihak terkait penerapan JFP untuk mengetahui

permasalahan JFP dan solusinya, menyampaikan permasalahan JFP dan

mendapatkan jawabannya, mendapatkan kejelasan mengenai mekanisme

penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Portal JFP sebagai

sarana/medianya.

Pelaksanaan Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan

Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP akan dilakukan

antara lain melalui pengembangan FAQ dengan tampilan pengelompokan

permasalahan JFP dalam folder-folder berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP

dengan konten permasalahan dan jawabannya, dan akan dilengkapi filter (search),

sehingga Pengguna cukup mengetik key word atas permasalahan yang dihadapi dan

akan dengan mudah mencari jawaban atas permasalahan dalam folder dimaksud.

Selanjutnya dalam Portal JFP juga akan ditambahkan fitur Tanya JFP sebagai media

bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan

Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.

Dalam dalam jangka pendek proyek perubahan tersebut akan dilakukan melalui

piloting dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan

Negara I sebgai pilot project. Selanjutnya dalam jangka panjang akan dilakukan

dengan melibatkan Pemeriksa dan pihak terkait penerapan JFP pada seluruh AKN

dan BPK Perwakilan.

B. Pelaksanaan Tiap Tahap Kegiatan


Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dengan menjadikan





8

Subauditorat I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai Pilot Project

dilakukan dalam 3 (tiga) tahapan sebagai berikut:

1. Tahap Persiapan

Dalam tahapan persiapan dilakukan kegiatan sebagai berikut:

a. Diskusi dengan Mentor (Kasubdit Litbang Kelembagaan/Dian Primartanto)

mengenai rencana proyek perubahan yang akan dilaksanakan terkait tugas

Seksi Litbang JFP dan disepakati bahwa:

1) Area Organisasi yang Bermasalah

Berdasarkan identifikasi kebutuhan perubahan, area organisasi yang

bermasalah terkait tugas Seksi Litbang JFP adalah layanan pengelolaan

permasalahan JFP yang belum optimal. Hal ini didasarkan pada identifikasi

permasalahan, antara lain sebagai berikut:

a) Pemeriksa mengalami kesulitan dalam menyampaikan permasalahan

JFP;

b) Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas;

c) Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan; dan

d) Portal JFP yang saat ini dikelola oleh Biro SDM belum dimanfaatkan

secara optimal.

2) Area Organisasi yang menjadi Area Perubahan

Peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui

optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat

I.A.2 pada Auditorat Utama Keuangan Negara I sebagai pilot project.

Selanjutnya menyusun Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang

ditandatangani oleh Peserta Diklat dan Atasan Langsung sebagai Mentor.

Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang telah ditandatangani pada

Lampiran 1.

Gambar 4. Diskusi dengan Mentor dan Penandatanganan Formulir

Kesepakatan Area Perubahan





9

b. Diskusi dan koordinasi informal dengan satuan kerja terkait mengenai rencana

pelaksanaan proyek perubahan, sebagai berikut:

1) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Agus Saputro (Kasubbag Jabatan

Fungsional Pemeriksa pada Biro SDM) dan staf mengenai:

a) Portal JFP dan pemanfaatannya

b) Pengelolaan permasalahan JFP terkait implementasi

c) Koordinasi rencana proyek perubahan

2) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Agung Swastika (Kasubbag

Administrasi SDM AKN I) dan Pak Mirza Akbar (Kasubaud I.A.2)

mengenai:

a) Koordinasi rencana kegiatan proyek perubahan

b) Kesiapan Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai obyek Piloting dan

ketersediaan Pemeriksa

3) Diskusi dan koordinasi dengan Pak Desi Alex (Kasubbag Pengembangan

Sistem Informasi Kelembagaan) mengenai:

a) Koordinasi rencana kegiatan proyek perubahan

b) Pengembangan Portal JFP

Kegiatan ini menghasilkan dukungan terhadap pelaksanaan proyek perubahan

dari satuan kerja terkait yaitu Kasubbag Jabatan Fungsional Pemeriksa pada

Biro SDM, Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada

AKN I, serta Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada

Biro TI.

Surat Pernyataan Dukungan dari Satuan Kerja Terkait pada Lampiran

2.

Gambar 5. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag JFP pada Biro SDM





10

Gambar 6. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag Administrasi

SDM AKN I pada AKN I

Gambar 7. Pernyataan Dukungan dari Kasubaud I.A.2 pada AKN I





11

Gambar 8. Pernyataan Dukungan dari Kasubbag Pengembangan Sistem

Informasi Kelembagaan pada Biro TI

c. Melaporkan rencana pelaksanaan proyek perubahan kepada Kadit Litbang

(Gunarwanto) dan persetujuan pelaksanaan proyek perubahan oleh Kadit

Litbang melalui penandatanganan Formulir Penunjukan Mentor yang telah

diperbaharui usulan tema proyek perubahan sesuai dengan Formulir

Kesepakatan Area Perubahan yang telah disepakati dengan Mentor.

Formulir Penunjukan Mentor yang telah ditandatangani oleh Mentor

dan Kadit Litbang (Pejabat Eselon II) pada Lampiran 3.

Gambar 9. Persetujuan Pelaksanaan Proyek Perubahan

oleh Kadit Litbang





12

d. Mengoordinasikan persiapan pelaksanaan proyek perubahan dengan Staf

Seksi Litbang JFP:

1) Penyusunan konsep SK Tim

2) Rencana Anggaran

Konsep SK Tim dan Rencana Anggaran pada Lampiran 4.

Gambar 10. Staf Seksi Litbang JFP

e. Menyusun Proposal Kegiatan

Proposal Proyek Perubahan/Rencana Aksi Proyek Perubahan memuat pokok-

pokok sebagai berikut:

1) Identitas Proyek yang menjelaskan nama, deskripsi, sponsor, project

leader, dan sumber daya tim.

2) Latar Belakang yang menjelaskan perlunya dilakukan proyek perubahan.

3) Tujuan yang menjelaskan sasaran proyek perubahan yang akan dicapai

baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.

4) Manfaat yang menjelaskan manfaat (benefit) dari proyek perubahan yang

dilakukan, relevansinya dengan pokok pemikiran utama dalam

mendukung reformasi birokrasi dan perbaikan kinerja atau kualitas

pelayanan publik yang menjadi tanggung jawabnya.

5) Ruang Lingkup yang menjelaskan lingkup proyek perubahan yang akan

dilaksanakan yang meliputi kegiatan utama yang akan dilakukan dalam

rangka mencapai tujuan proyek perubahan serta relevansinya dengan

lingkup tugas dan fungsi yang menjadi kewenangannya.

6) Output Kunci yang menjelaskan nilai perubahan yang ditawarkan pada

setiap rancangan kegiatan utama pada jangka pendek maupun jangka

panjang.





13

7) Pentahapan Utama yang menjelaskan proses tahapan yang

menggambarkan aktivitas kunci yang akan dilakukan untuk

merealisasikan nilai perubahan yang ditawarkan baik dalam jangka

pendek maupun jangka panjang. Pentahapan Utama terdiri dari 3 (tiga)

tahapan yaitu persiapan, pelaksanaan, dan pelaporan proyek perubahan.

8) Organisasi yang menjelaskan peran kunci dari para pihakyang terkait

dalam rancangan struktur organisasi pelaksanaan proyek perubahan.

9) Anggaran yang menjelaskan proyeksi jumlah dan peruntukan anggaran

yang dibutuhkan dalam pelaksanaan proyek perubahan.

10) Identifikasi Stakeholder yang menjelaskan para pihak yang

memilikipengaruh terhadap keberhasilan pelaksanaan proyekperubahan.

11) Kriteria Keberhasilan yang menjelaskan kerangka berpikir dan metode

yang digunakanuntuk mengukur tingkat keberhasilan pelaksanaan proyek

perubahan.

12) Persetujuan yang menhelaskan bahwa seluruh proses rancangan proyek

perubahan telah diketahui dan memperoleh dukungan Mentor.

Proposal Proyek Perubahan telah disampaikan pada Seminar Rancangan

Proyek Perubahan yang dilaksanakan pada tanggal 21 April 2016.

2. Tahap dan Hasil Pelaksanaan

Tahapan pelaksanaan proyek perubahan berupa tahapan installment dan adoption

yang meliputi kegiatan sebagai berikut:

a. Tahapan Installment

Dalam tahapan installment dilakukan kegiatan sebagai berikut:

1) Pembentukan Tim dan Kick of Meeting


Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dilakukan

melalui pembentukan Tim Optimalisasi Portal JFP yang melibatkan Seksi

Litbang JFP pada Direktorat Litbang dan satuan kerja terkait yaitu Subbag

JFP pada Biro SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi

Kelembagaan pada Biro TI, serta Subbag Administrasi SDM AKN I dan

Subauditorat I.A.2 pada AKN I sebagai unit piloting. Tim Optimalisasi

Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 ditetapkan

melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-XIII.2/5/2016 pada

tanggal 2 Mei 2016. Selain itu dilakukan pula koordinasi pelaksanaan

kegiatan dengan Kepala Biro SDM, Kepala Biro TI, dan Kepala Auditorat

I.A melalui Nota Dinas Kepala Direktorat Litbang Nomor

405/ND/XII.3/04/2016 tanggal 27 April 2016 perihal Pelaksanaan

Kegiatan Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan

Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP.

Selanjutnya guna koordinasi pelaksanaan kegiatan Tim Optimalisasi Portal

Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 dilakukan

Kick of Meeting yang dilaksanakan pada tanggal 28 April 2016 dengan

agenda sebagai berikut:





14

a) Penjelasan mengenai mekanisme dan tugas masing-masing subtim serta

jadwal pelaksanaan kegiatan optimalisasi pemanfaatan portal JFP.

b) Koordinasi pelaksanaan kegiatan optimalisasi pemanfaatan Portal JFP.

Nota Dinas secara berjenjang Permohonan Legislasi terhadap SK Tim

Optimalisasi Portal JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang dan

Kaditama Revbang serta Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-

XIII.2/5/2016 tanggal 2 Mei 2016 tentang Tim Optimalisasi Portal JFP

Tahun Tnggaran 2016 pada Lampiran 5.

Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Optimalisasi

Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam

Pengelolaan Permasalahan JFP dan Kick of Meeting, Lembar

Disposisi Kadit Litbang, serta Undangan, Bahan, Daftar Hadir dan

Notulen Kick of Meeting Tim Optimalisasi Portal JFP pada Lampiran

6.

Gambar 11. Diskusi dengan Mentor mengenai Persiapan Kick of

Meeting dan Kegiatan Pengisian Kuesiner pada Subauditorat I.A.2

Gambar 12. Persiapan Kick of Meeting Tim Optimalisasi Portal JFP





15

Gambar 13. Pelaksanaan Kick of Meeting Tim Optimalisasi

Portal JFP

2) Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa terkait kebutuhan

layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP (Piloting pada Subauditorat

I.A.2) - Pre Kuesioner

Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dengan melibatkan

Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan guna mengetahui kebutuhan





16

layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan pengisian

kuesioner dan wawancara dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala

Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor

411/ND/XII.3/05/2016 tanggal 2 Mei 2016 perihal Pelaksanaan Kegiatan

Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam

Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi

melalui Telpon, WhatsApp, dan Email kepada Kasubaud I.A.2 (M. Mirza

Akbar), Kasubbag Administrasi SDM AKN I (Agung Swastika), dan

Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Kegiatan pengisian kuesioner dan

wawancara dilakukan berdasarkan Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor

205/ST/XII/05/2016 tanggal 2 Mei 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan

Pengisian Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam

Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2. Hasil pengisian

kuesioner dan wawancara sebagai berikut:

a) Jumlah responden pengisian kuesioner pada Sub Auditorat I.A.2

sebanyak 15 orang, terdiri dari 14 Pemeriksa (12 Anggota Tim dan 2

Ketua Tim) dan 1 Kasubaud. Dari 15 kuesioner yang disebarkan

sebanyak 15 kuesioner telah diisi dan dikembalikan.

b) Wawancara dilakukan terhadap 4 responden yaitu 1 Ketua Tim, 2

Anggota Tim, dan Kasubaud I.A.2.

c) Dari hasil pengisian kuesioner dan wawancara dapat disimpulkan

bahwa:

(1) Pemeriksa mengetahui peraturan terkait penerapan JFP, namun

belum mengetahui substansinya sehingga terkadang mengalami

kendala/permasalahan dalam penerapan peraturan JFP.

(2) Pemeriksa tidak mengalami kesulitan dalam penyampaian

permasalahan FP, namun jawaban atau solusi yang diperoleh

belum dapat menyelesaikan permasalahan.

(3) Pemeriksa tidak mengetahui adanya Portal JFP. Diharapkan Portal

JFP dapat memuat ringkasan peraturan JFP, memfasilitasi

penyampaian permasalahan JFP, memberikan solusi dengan cepat

dan tepat, dan memberikan tampilan yang menarik bagi Pengguna.

Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian

Kuesioner dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam

Pengelolaan Permasalahan JFP pada Subauditorat I.A.2,

Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama Revbang,

Surat Tugas, Kuesioner yang telah diisi, Daftar Hadir dan

Notulen Wawancara, serta Matriks Hasil Pengisian Kuesioner

dan Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan

Permasalahan JFP pada Lampiran 7.





17

Gambar 14. Koordinasi Pengisian Kuesioner dan Wawancara

Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP

Gambar 15. Pengisian Kuesioner Kebutuhan Layanan dalam

Pengelolaan Permasalahan JFP





18

Gambar 16. Wawancara Kebutuhan Layanan dalam Pengelolaan

Permasalahan JFP

3) Penyiapan Portal JFP

Kegiatan penyiapan Portal JFP dilakukan melalui koordinasi dengan

Kepala Biro TI melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor

427/ND/XII.3/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 perihal Permohonan

Pengembangan Portal JFP dalam rangka Peningkatan Layanan dalam

Pengelolaan Permasalahan JFP dan koordinasi melalui telpon dengan

Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan (Desi Alex

Lestari) dan Staf pada Subbag Pengembangan Sistem Informasi

Kelembagaan (Soes Hari Putra) pada Biro TI. Penyiapan Portal JFP berupa

pengembangan Portal JFP antara lain melalui pengembangan fitur FAQ

dengan tampilan pengelompokan permasalahan JFP berdasarkan

tema/topik dalam peraturan JFP dengan konten permasalahan dan

jawabannya dan dilengkapi filter (search), serta penambahan fitur Tanya

JFP sebagai media bagi Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP

yang akan terhubung dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.

Selain itu juga termasuk dukungan trouble shooting pada aplikasi dan

jaringan dalam pengelolaan Portal JFP.

Kegiatan penyiapan Portal JFP juga meliputi pengisian konten Portal JFP

berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP.

Kegiatan ini dilakukan dengan berkoordinasi melalui telpon dengan

Kasubbag JFP (Agus Saputro) dan Staf Subbag JFP (Adhy Chahyo

Nugroho, Afrizal, M. Ainun Najib, dan Novi Priyana) pada Biro SDM.

Nota Dinas secara berjenjang Permohonan Pengembangan Portal JFP

dalam rangka Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan

Permasalahan JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang pada

Lampiran 8.





19

Gambar 17. Penyiapan Portal JFP dengan Subbag Pengembangan Sistem

Informasi Kelembagaan





20

Gambar 18. Screen Shoot Portal JFP Sebelum Pengembangan

• Belum ada fitur Tanya JFP

• Warna background menu tab masih putih polos sehingga kurang nyaman

dilihat karena samar dengan warna background web keseluruhan

Gambar 19. Screen Shoot Portal JFP Sesudah Pengembangan

• Sudah ada Fitur Tanya JFP

• Warna background menu tab biru dengan tulisan menu berwarna putih

sehingga lebih nyaman dan jelas untuk dilihat





21

4) Sosialisasi pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP

kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2

Kegiatan siosialisasi dilaksanakan melalui koordinasi dengan Kepala

Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor

430/ND/XII.3/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 perihal Pelaksanaan

Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi

Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi melalui

Telpon, WhatsApp, Email kepada Kasubaud I.A.2 (M. Mirza Akbar) dan

Kasubbag Administrasi SDM AKN I (Agung Swastika). Selain itu

dilakukan pula koordinasi dengan Subbag Pengembangan Sistem Informasi

Kelembagaan (Soes Hari Putra) dan Subbag JFP (Novi Priyana) terkait

kesiapan materi Portal JFP. Kegiatan sosialisasi dilaksanakan pada tanggal

13 Mei 2016 berdasarkan Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor

215/ST/XII/05/2016 tanggal 10 Mei 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan

Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Optimalisasi

Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2. Kegiatan sosialisasi

dilakukan guna memberikan pemahaman kepada Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2 mengenai pemanfaatan Portal JFP sebagai salah satu

media/sarana dalam pengelolaan permasalahan JFP. Adapun pokok-pokok

materi yang disampaikan dalam kegiatan sosialisasi tersebut adalah sebagai

berikut:

a). Latar belakang, tujuan , manfaat, mekanisme pengelolaan permasalahan

JFP, dan hasil pengisian kuesioner dan wawancara kebutuhan layanan

dalam pengelolaan permasalahan JFP kepada Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2 disampaikan oleh Seksi Litbang JFP pada Direktorat

Litbang.

b) Mekanisme Pengelolaan Permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP

disampaikan oleh Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang.

c) Penjelasan mengenai Portal JFP disampaikan oleh Subbag JFP pada

Biro SDM.

d) Langkah-langkah menggunakan Sistem Tanya JFP dalam Portal JFP

disampaikan oleh Subbag Pengembangan Sistem Informasi

Kelembagaan pada Biro TI.

Hasil kegiatan sosialisasi berupa notulen dengan pokok-pokok sebagai

berikut:

a) Terdapat kendala dalam hal penyampaian permasalahan JFP yaitu:

(1) Permasalahan JFP belum sepenuhnya dapat diselesaikan dengan

baik terkait permasalahan implementasi dan substansi.

(2) Proses dalam penyelesaian permasalahan JFP terlalu lama dan

tidak ada tindak lanjut karena tidak semua staf pada Subbag SDM

memahami JFP.

(3) Mekanisme penyampaian permasalahan JFP belum jelas.

(4) Sarana Portal JFP belum dimanfaatkan secara optimal.

b) Kendala penyampaian permasalahan JFP akan diatasi dengan

mengoptimalkan pemanfaatan Portal JFP.

c) Mekanisme pengelolaan permasalahan JFP, sebagai berikut:





22

(1) Penyampaian permasalahan melalui laman “Tanya JFP” oleh

Pemeriksa/Pengguna.

(2) Admin Direktorat Litbang menerima notifikasi dan menyampaikan

permasalahan kepada Tim Identifikasi Permasalahan.

(3) Tim Identifikasi Permasalahan melakukan identifikasi

permasalahan:

(a) Terkait substansi disampaikan kepada Tim Tindak Lanjut

Substansi (Seksi Litbang JFP pada Direktorat Litbang) untuk

dijawab/ditindaklanjuti.

(b) Permasalahan terkait implementasi akan disampaikan kepada

Admin Direktorat Litbang untuk diteruskan kepada Admin

Biro SDM.

(4) Admin Direktorat Litbang mengubah status permasalahan dari

“Pertanyaan” menjadi “Diteruskan”.

(5) Admin Biro SDM menerima email terkait permasalahan dan

menyampaikannya kepada Tim Tindak Lanjut Implementasi.

(6) Tim Tindak Lanjut Substansi dan Implementasi akan merumuskan

jawaban dan menyampaikan kepada Admin masing-masing Tim

untuk mengunggah jawab melalui tautan yang tersedia pada email

Admin:

(a) Admin Direktorat Litbang mengubah status permasalahan dari

“Pertanyaan” menjadi “Selesai”.

(b) Admin Biro SDM mengubah status permasalahan dari

“Diteruskan” menjadi “Selesai”.

Hal yang harus diingat adalah status permasalahan diubah menjadi

“Selesai” apabila jawaban yang disampaikan sudah final agar

Pemeriksa/Pengguna menerima email jawaban.

(7) Pemeriksa/Pengguna menerima jawaban dalam jangka waktu

paling lama 3 hari setelah pertanyaan disampaikan. Selanjutnya

pertanyaan, status permasalahan dan jawaban dapat dipantau oleh

Admin dan data-data tersebut selanjutnya digunakan sebagai

Daftar Inventarisasi Masalah untuk ditindaklanjuti dan juga

sebagai bahan untuk update FAQ.

d) Portal JFP diharapkan dapat memuat ringkasan peraturan JFP,

memfasilitasi penyampaian permasalahan JFP, memberikan solusi

dengan cepat dan tepat, dan memberikan tampilan yang menarik bagi

Pengguna.

Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Sosialisasi Pengelolaan

Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP

pada Subauditorat I.A.2, Lembar Disposisi Kadit Litbang dan

Kaditama Revbang, Surat Tugas, Undangan, Bahan, Daftar Hadir

dan Notulen, serta Laporan Sosialisasi pada Lampiran 9.





23

Gambar 20. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Kasubaud I.A.2

dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I





24

Gambar 21. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Subbag

Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI

Gambar 22. Koordinasi Persiapan Sosialisasi dengan Subbag JFP

pada Biro SDM





25

Gambar 23. Pelaksanaan Sosialisasi Pengelolaan Permasalahan JFP

melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP





26

b. Tahapan Adoption

Tahap adoption dilakukan pada periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016. Kegiatan

yang dilakukan dalam tahap adoption adalah sebagai berikut:

1) Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2, yang meliputi kegiatan sebagai berikut:

a) Pemeriksa pada Subauditorat I.A 2 mengakses Portal JFP dan

menyampaikan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP.

b) Admin Dit. Litbang menerima notifikasi dan menyampaikan

permasalahan JFP kepada Tim Identifikasi Permasalahan.

c) Tim Identifikasi Permasalahan melakukan identifikasi permasalahan

(terkait substansi atau implementasi), selamjutnya menyampaikan

permasalahan substansi kepada Tim Tindak Lanjut Substansi dan

permasalahan implementasi kepada Admin Dit. Litbang untuk

diteruskan kepada Tim Tindak Lanjut Implementasi melalui Admin

Biro SDM.

d) Tim Tindak Lanjut Substansi atau Tim Tindak Lanjut Implementasi

merumuskan jawaban dan menyampaikan kepada masing-masing

Admin untuk menginput kedalam sistem Tanya JFP pada Portal JFP.

e) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mendapatkan jawaban atas

pertanyaan yang telah disampaikan melalui Sistem Tanya JFP.

f) Admin Dit. Litbang mendokumentasikan permasalahan JFP dan

jawabannya sebagai bahan up date FAQ dan bahan penyempurnaan

peraturan maupun perbaikan implementasi.

g) Upload permasalahan JFP dan rumusan jawaban ke dalam Portal JFP

sebagai update FAQ.

Kegiatan implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2 dilakukan melalui koordinasi dengan Kepala Biro SDM

melalui Nota Dinas Kadit Litbang Nomor 549/ND/XII.3/06/2016 tanggal

17 Juni 2016 perihal Penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban





27

Permasalahan JFP sebagai Bahan Update FAQ pada Portal JFP. Selain itu

dilakukan pula koordinasi secara informal dengan Subbag JFP pada Biro

SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro

TI, dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I yang dilakukan melalui Telpon,

WhatsApp, dan Email.

Gambar 24. Koordinasi Implementasi Pemanfaatan Portal JFP

dengan Subbag JFP pada Biro SDM

2) Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2, guna memastikan:

a) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dapat mengakses Portal JFP dan

menyampaikan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP.

b) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mendapatkan jawaban atas

pertanyaan yang telah disampaikan melalui Sistem Tanya JFP.

c) Permasalahan JFP dan jawabannya terdokumentasikan dengan baik.

d) Permasalahan JFP dan jawabannya ter-upload kedalam Portal JFP

sebagai update FAQ.

Adapun hasil kegiatan monitoring adalah sebagai berikut:

a) Dalam periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016, Sistem Tanya JFP

sebagai media untuk menyampaikan permasalahan JFP telah diakses

sebangak 18 kali oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2. Dari 18

pertanyaan yang diajukan tersebut seluruhnya telah diberikan

jawabannya dan sebanyak 14 pertanyaan dan jawabannya telah

disampaikan ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ periode 16 Mei

sampai dengan 10 Juni 2016. Sedangkan untuk periode selanjutnya 13

Juni sampai dengan 30 Juni 2016, sampai dengan tanggal 14 Juni 2016

Sistem Tanya JFP telah diakses sebanyak 3 kali oleh Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2.





28

b) Screen Shoot email pertanyaan terkait permasalahan JFP yang

disampaikan melalui Sistem Tanya JFP dalam Portal JFP.

c) Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2.

d) Daftar Pertanyaan dan Jawaban periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni

2016 yang disampaikan ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ dalam

Portal JFP.

Nota Dinas secara berjenjang Penyampaian Daftar Pertanyaan dan

Jawaban Permasalahan JFP sebagai bahan Update FAQ pada Portal

JFP dan Lembar Disposisi Kadit Litbang, serta Laporan Monitoring

Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 beserta

lampirannya (Screen Shoot Email Pertanyaan melalui Sistem Tanya

JFP, Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa

pada Subauditorat I.A.2, dan Daftar Pertanyaan dan Jawaban

Permasalahan JFP sebagai Bahan Update FAQ pada Portal JFP

Periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016) pada Lampiran 10.

Gambar 25. Contoh Email Pertanyaan dari Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2 dan Jawabannya





29

3) Pendampingan pemanfaatan Sistem Tanya JFP kepada Pemeriksa pada

Subauditorat I.A,2

Kegiatan pendampingan dimaksudkan untuk memberikan bimbingan dan

penjelasan kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sehingga dapat

mengakses Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana untuk menyampaikan

permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya dengan cepat dan mudah.

Kegiatan pendampingan dilakukan melalui koordinasi dengan Kasubaud

I.A.2 melalui telpon, whatsapp, dan bertemu langsung. Hasil dari kegiatan

pendampingan, Pemeriksa pada minggu I dan II implementasi belum dapat

secara aktif mengakses Sistem Tanya JFP dikarenakan kesibukan

penyusunan laporan dan KKP, Pemeriksa baru aktif melakukan akses pada

Sistem Tanya JFP pada minggu III, sedangkan pada minggu IV sudah

disibukkan kembali dengan kegiatan pemantaun tindak lanjut.





30

4) Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan

wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 - Post Kuesioner

Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara evaluasi pemanfaatan Portal

JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dilakukan guna mendapatkan

gambaran, tanggapan, dan masukan/saran terkait pemanfaatan Portal JFP

terutama pemanfaatan Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana pengelolaan

permasalahan JFP. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan

melalui koordinasi dengan Kepala Auditorat I.A melalui Nota Dinas Kadit

Litbang Nomor 539/ND/XII.3/06/2016 tanggal 14 Juni 2016 perihal

Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan Wawancara Evaluasi

Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2 dan koordinasi melalui

Telpon, WhatsApp, Email, dan bertemulangsung dengan Kasubaud I.A.2,

Kasubbag Administrasi SDM AKN I, dan Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2. Kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara dilakukan berdasarkan

Surat Tugas Kaditama Revbang Nomor 267/ST/XII/06/2016 tanggal 14

Juni 2016 tentang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian Kuesioner dan

Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Subauditorat I.A.2.

Hasil pengisian kuesioner dan wawancara sebagai berikut:

a) Jumlah responden pengisian kuesioner pada Sub Auditorat I.A.2 adalah

14 orang, terdiri dari 13 Pemeriksa (11 Anggota Tim dan 2 Ketua Tim)

dan 1 Kasubaud. Dari 14 kuesioner yang disebarkan sebanyak 14

kuesioner telah diisi dan dikembalikan.

b) Wawancara dilakukan terhadap 6 responden yaitu 2 Ketua Tim, 3

Anggota Tim, dan Kasubaud I.A.2.

c) Dari hasil pengisian kuesioner dan wawancara dapat disimpulkan

bahwa:

(1) Pemeriksa mengetahui dan mengakses dengan mudah Portal JFP

yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP, FAQ, Tanya

JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait penerapan

JFP.

(2) Dalam mengakses Portal JFP, Pemeriksa memanfaatkan fitur

Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam

menyampaikan permasalahan JFP. Tidak ada kendala dalam

menyampaikan permasalahan tersebut. Pertanyaan langsung

dijawab dengan cepat dan tepat.

(3) Harapan Pemeriksa terhadap Portal JFP yaitu:

(a) Diharapkan Portal JFP seharusnya bisa terintegrasi dengan

DUPAK dan MAKIN serta kemudahan tata cara dalam

penulisan Karya Tulis Ilmiah.

(b) Tampilan Portal JFP seharusnya dibuat lebih menarik dari sisi

warna atau menunya.

(c) Ketika pengguna Portal JFP sudah mencakup seluruh pegawai

BPK dan banyak yang menggunakan fitur Tanya JFP, harus

ada skala prioritas dalam menjawab sehingga pertanyaan bisa

cepat dijawab.





31

(d) Kuesioner seharusnya dimasukan ke dalam Portal JFP, agar

menjadi satu pintu sekali klik saja tanpa membuka email BPK

dan sekaligus membuka Portal JFP.

Nota Dinas secara berjenjang Pelaksanaan Kegiatan Pengisian

Kuesioner dan Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada

Subauditorat I.A.2, Lembar Disposisi Kadit Litbang dan Kaditama

Revbang, Surat Tugas, Kuesioner yang telah diisi, Daftar Hadir dan

Notulen Wawancara, serta Matriks Hasil Pengisian Kuesioner dan

Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP pada Lampiran 11.

Gambar 26. Koordinasi Pengisian Kuesioner dan Wawancara

dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM

AKN I





32

Gambar 27. Pengisian Kuesioner Evaluasi Pemanfaatan Portal

JFP

Gambar 28. Wawancara Evaluasi Pemanfaatan Portal JFP





33

C. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

1. Stakeholder Internal

Stakeholder Internal adalah Staf di lingkungan Seksi Litbang JFP yang

dilibatkan dalam proyek perubahan. Seluruh Staf pada Seksi Litbang JFP

sebanyak 7 orang dilibatkan dalam pelaksanaan proyek perubahan, dengan

pembagian tugas sebagai berikut:

a. Ni Luh Putu Martina Ariastini pada Subtim Permasalahan Substansi,

bertanggung jawab untuk:

1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait substansi; dan

2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Mekanisme

Sertifikasi Peran JFP.

b. Wirda Hayati pada Subtim Permasalahan Substansi, bertanggung jawab untuk:


2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Juknis JFP dan

Pedoman Pola Hubungan Kerja Pejabat Struktural Pemeriksa dengan

Pejabat Fungsional Pemeriksa.

c. Airin Maulida Harahap pada Subtim Permasalahan Substansi, bertanggung

jawab untuk:


2) merumuskan solusi permasalahan JFP terkait substansi Pedoman

Penyusunan dan Penilaian KTI, Terjemahan, dan Saduran Buku dan Bahan

Lainnya di Bidang Pemeriksaan.

d. Novi Arleni pada Sekretariat, bertanggung jawab untuk membuat laporan

pelaksanaan kegiatan Tim, administrasi dan dokumentasi kegiatan serta

koordinasi dengan satuan kerja terkait.

e. Maulana Indra Al’Syafri pada Subtim Dukungan Teknologi Informasi,


1) mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP;

2) melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan; dan

3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal JFP

terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal JFP.

f. Arselo Ramadriyanto dan Lina Saraswati pada Subtim Monitoring,


1) mengunggah produk peraturan JFP ke dalam Portal JFP;

2) mengunggah permasalahan JFP dan solusinya ke dalam Portal JFP;

3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Dukungan Teknologi

Informasi Portal JFP terkait troubleshooting yang terjadi pada Portal JFP.

2. Stakeholder Eksternal

Stakeholder Eksternal merupakan pihak terkait di luar Seksi Litbang JFP yang

dilibatkan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Pembagian tugas Stakeholder

Eksternal sebagai berikut:

a. Kaditama Revbang sebagai Pengarah Pelaksanaan Proyek Perubahan

bertanggung jawab untuk memberikan arahan dalam rangka pengembangan





34

pengelolaan permasalahan Jabatan Fungsional Pemeriksa (JFP) melalui

optimalisasi pemanfaatan Portal JFP.

b. Kadit Litbang sebagai Penanggung Jawab Pelaksanaan Proyek Perubahan

bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas Tim dan melaporkan hasil kegiatan

Tim kepada Sekretaris Jenderal.

c. Kasubdit Litbang Kelembagaan sebagai Wakil Penanggung Jawab

Pelaksanaan Proyek perubahan dan bertanggung jawab untuk membantu

Penanggung Jawab dalam pelaksanaan tugas Tim dan sebagai Mentor-

membantu dari sisi substansi teknis pelaksanaan proyek perubahan.

d. Subbag JFP pada Biro SDM pada Subtim Permasalahan Implementasi


1) melakukan identifikasi permasalahan JFP terkait implementasi; dan

2) merumusakan solusi permasalahan JFP terkait implementasi.

e. Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI pada

Subtim Dukungan Teknologi Informasi bertanggung jawab untuk:

1) mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP;

2) melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan; dan

3) melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal JFP

terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal JFP.

f. Subauditorat I.A.2 dan Subbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I pada

Subtim Piloting bertanggung jawab untuk:

1) menyiapkan unit piloting; dan

2) mengoordinasikan pengisian kuesioner oleh Pemeriksa dan sosialisasi

Portal JFP pada unit piloting.

g. Coach bertanggung jawab membimbing dari substansi kerangka berfikir

kreatif dan inovatif serta penyusunan proyek perubahan.

h. Pemeriksa atau pihak terkait penerapan JFP(Customers) sebagai penerima

manfaat peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP.

3. Analisis Peran dan Pengaruh Stakeholder

Peran para stakeholder dan cara memobilisasi dukungan stakeholder dalam

setiap tahapan proyek perubahan sebagai berikut:

a. Tahap Persiapan

1) Diskusi dengan Mentor (Kasubdit Litbang Kelembagaan) mengenai

rencana proyek perubahan yang akan dilaksanakan terkait tugas Seksi

Litbang JFP

Kegiatan ini melibatkan Kasubdit Litbang Kelembagaan sebagai Atasan

Langsung dan Mentor dan menghasilkan identifikasi permasalahan terkait

tugas Seksi Litbang JFP yang selanjutnya disepakati sebagai area

organisasi yang bermasalah dan area organisasi yang menjadi area

perubahan dan dituangkan dalam Formulir Kesepakatan Area Perubahan

yang ditandatangani oleh Peserta Diklat dan Atasan Langsung sebagai

Mentor.

2) Diskusi dan koordinasi informal dengan satuan kerja terkait mengenai

rencana pelaksanaan proyek perubahan





35

Kegiatan ini melibatkan Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf, Kasubaud

I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I, serta

Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI dan

menghasilkan pernyataan dukungan dalam pelaksanaan proyek perubahan

sebagai berikut:

a) Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf dalam hal melakukan

identifikasi permasalahan JFP terkait implementasi dan merumusakan

solusi permasalahan JFP terkait implementasi serta penyiapan konten

Portal JFP.

b) Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I pada AKN I

dalam hal menyiapkan unit piloting dan mengoordinasikan pengisian

kuesioner oleh Pemeriksa serta sosialisasi Portal JFP pada unit piloting.

c) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI

dalam hal mendukung pengembangan fitur-fitur baru dalam Portal JFP,

melakukan dukungan trouble shooting pada aplikasi dan jaringan, serta

melakukan koordinasi dan komunikasi dengan Tim Monitoring Portal

JFP terkait pengelolaan, pengembangan, dan perbaikan sistem Portal

JFP.

3) Melaporkan rencana pelaksanaan proyek perubahan kepada Kadit Litbang

dan menghasilkan persetujuan dan dukungan terhadap pelaksanaan proyek

perubahan oleh Kadit Litbang melalui penandatanganan Formulir

Penunjukan Mentor yang telah diperbaharui usulan tema proyek perubahan

sesuai dengan Formulir Kesepakatan Area Perubahan yang telah disepakati

dengan Mentor

4) Penyusunan konsep SK Tim dan Rencana Anggaran

Kegiatan ini melibatkan Staf Seksi Litbang JFP dalam hal penyusunan

konsep SK Tim dan pembagian tugas Tim serta penyusunan anggaran yang

diperlukan dalam pelaksanaan proyek perubahan. Selanjutnya melakukan

proses legislasi SK Tim tersebut dan memonitoring prosesnya.

5) Menyusun Proposal Kegiatan

Kegiatan penyusunan proposal proyek perubahan melibatkan Staf Seksi

Litbang JFP dalam hal penyusunan anggaran yang diperlukan dalam

pelaksanaan proyek perubahan. Selain itu juga melibatkan Kasubdit

Litbang Kelembagaan sebagai Atasan Langsung dan Mentor dalam

memberikan arahan dari sisi substansi teknis pelaksanaan proyek

perubahan dan persetujuan atas Proposal Proyek Perubahan.

b. Tahap Pelaksanaan

Tahapan Installment:

1) Pembentukan Tim dan Kick of Meeting

Proyek Perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan

JFP melalui Optimalisasi Pemanfatan Portal JFP dengan menjadikan

Subauditorat I.A.2 sebagai Pilot Project melibatkan Seksi Litbang JFP pada

Direktorat Litbang dan satuan kerja terkait yaitu Subbag JFP pada Biro

SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro

TI, serta Subbag Administrasi SDM AKN I dan Subauditorat I.A.2 pada

AKN I sebagai unit piloting. Oleh karena itu pelaksanaan proyek





36

perubahan dilakukan melalui pembentukan Tim Optimalisasi Portal

Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 yang telah ditetapkan

melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor 184/K/X-XIII.2/5/2016 pada

tanggal 2 Mei 2016. Proses pembentukan Tim melibatkan secara

berjenjang persetujuan dan dukungan serta arahan dari Kasubdit Litbang

Kelembagaan, Kadit Litbang, Kaditama Revbang, dan selanjutnya

ditetapkan oleh Sekjen. Selain itu dilakukan pula koordinasi pelaksanaan

kegiatan dengan Kepala Biro SDM, Kepala Biro TI, dan Kepala Auditorat

I.A melalui Nota Dinas Kepala Direktorat Litbang Nomor

405/ND/XII.3/04/2016 tanggal 27 April 2016 perihal Pelaksanaan

Kegiatan Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dalam rangka Peningkatan

Layanan dalam Pengelolaan Permasalahan JFP.

Selanjutnya guna koordinasi pelaksanaan kegiatan Tim Optimalisasi Portal

Portal Jabatan Fungsional Pemeriksa Tahun Anggaran 2016 dilakukan

Kick of Meeting yang dilaksanakan pada tanggal 28 April 2016. Kegiatan

Kick of Meeting melibatkan stakeholder sebagai berikut:

a). Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep

Nota Dinas pelaksanaan Kick of Meeting, Undangan, Bahan, Daftar

Hadir, kesiapan konsumsi, koordinasi pelaksanaan Kick of Meeting

dengan pihak terkait, dan penyusunan notulen, serta kesiapan dukungan

atas pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan pembagian tugas

yang telah ditetapkan

b) Kasubdit Litbang Kelembagaan dan Kadit Litbang dalam hal

persetujuan dan dukungan pelaksanaan Kick of Meeting serta

memberikan arahan kepada Tim dalam pelaksanaan proyek perubahan.

c) Satuan kerja terkait yaitu Kasubbag JFP pada Biro SDM dan staf,

Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI

dan staf, serta Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud

I.A.2 pada AKN I dan staf dalam hal kesiapan dukungan atas

pelaksanaan proyek perubahan sesuai dengan pembagian tugas yang

telah ditetapkan.

2) Pengisian kuesioner dan wawancara dengan Pemeriksa terkait kebutuhan

layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP (Piloting pada Subauditorat

I.A.2) - Pre Kuesioner

Kegiatan ini dilaksanakan pada awal pelaksanaan proyek perubahan

dengan melibatkan stakeholder sebagai berikut:

a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep

Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner

dan wawancara, penyusunan kuesioner, penyiapan souvenir, dan

koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag

Administrasi SDM AKN I serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

Selain itu juga dalam hal pengumpulan hasil pengisian kuesioner,

pelaksanaan wawancara, dan pengolahan hasil pengisian kuesioner dan

wawancara berupa matriks dan laporan pelaksanaan kegiatan.





37

b) Kasubdit Litbang Kelembagaan, Kadit Litbang, dan Kaditama Revbang

dalam hal persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan

kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara melalui Nota Dinas

koordinasi pelaksanaan kegiatan secara berjenjang kepada Kepala

Auditorat I.A dan penugasan oleh Kaditama Revbang.

c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan Kasubaud I.A.2 pada AKN I

dan staf serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal koordinasi

pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara secara

informal melalui Telpon, WhatsApp, dan Email terkait penyiapan

pengisian kuesioner dan wawancara oleh Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2.

3) Penyiapan Portal JFP

Kegiatan penyiapan Portal JFP berupa pengembangan Portal JFP dan

pengisian konten Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang

telah tersedia dalam Portal JFP melibatkan stakeholder sebagai berikut:

a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal penyusunan konsep Nota Dinas

permohonan pengembangan Portal JFP dan koordinasi pelaksanaan

pengembangan Portal JFP dalam rangka peningkatan layanan dalam

pengelolaan permasalahan JFP.


persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan pengembangan

Portal JFP melalui Nota Dinas koordinasi permohonan pengembangan

Portal JFP secara berjenjang kepada Kepala Biro TI.

c) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada

pada Biro TI dalam hal koordinasi secara informal melalui telpon dan

bertemu langsung terkait pengembangan Portal JFP antara lain melalui

pengembangan fitur FAQ dengan tampilan pengelompokan

permasalahan JFP berdasarkan tema/topik dalam peraturan JFP dengan

konten permasalahan dan jawabannya dan dilengkapi filter (search),

serta penambahan fitur Tanya JFP sebagai media bagi Pengguna untuk

menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung dengan Admin

Portal JFP untuk ditindaklanjuti serta dukungan trouble shooting pada

aplikasi dan jaringan dalam pengelolaan Portal JFP.

d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM dalam hal koordinasi secara

informal melalui telpon dan bertemu langsung terkait pengisian konten

Portal JFP berupa penambahan konten pada fitur yang telah tersedia

dalam Portal JFP.

4) Sosialisasi pemanfaatan Portal JFP dalam pengelolaan permasalahan JFP

kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2

Kegiatan sosialisasi dilaksanakan pada tanggal 13 Mei 2016 guna

memberikan pemahaman kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2

mengenai pemanfaatan Portal JFP sebagai salah satu media/sarana dalam

pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan siosialisasi melibatkan

stakeholder sebagai berikut:





38

a) Staf Sekssi Litang JFP dalam hal persiapan kegiatan sosialisasi berupa

penyusunan konsep Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan

Sosialisasi, Undangan, Bahan, Daftar Hadir, kesiapan konsumsi,

penyiapan souvenir, dan koordinasi pelaksanaan sosialisasi dengan

Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag Administrasi SDM AKN I, serta

penyusunan notulen dan laporan sosialisasi.



kegiatan sosialisasi melalui Nota Dinas koordinasi pelaksanaan kegiatan

secara berjenjang kepada Kepala Auditorat I.A dan penugasan oleh

Kaditama Revbang.

c) Kasubbag Administrasi SDM AKN I dan staf serta Kasubaud I.A.2

pada AKN I dalam hal koordinasi pelaksanaan sosialisasi secara


sosialisasi Portal JFP pada unit piloting

d) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada

Biro TI sebagai salah satu narasumber dalam hal penyampaian materi

terkait langkah-langkah dalam menggunakan Sistem Tanya JFP dalam

Portal JFP.

d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM sebagai salah satu narasumber

dalam hal penyampaian materi terkait penjelasan mengenai Portal JFP.

dalam hal koordinasi secara informal melalui telpon dan bertemu

langsung terkait pengisian konten Portal JFP berupa penambahan

konten pada fitur yang telah tersedia dalam Portal JFP.

Tahapan Adoption

1) Implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2

Kegiatan implementasi pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2 dilakukan dalam periode 16 Mei s.d. 10 Juni 2016

dengan melibatkan stakeholder sebagai berikut:

a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal monitoring pemanfaatan Sistem

Tanya JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dan pengelolaan

permasalahan JFP terkait substansi serta dokumentasi pertanyaan dan

jawaban permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2. Selain itu juga penyusunan konsep Nota Dinas

penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP

sebagai bahan update FAQ pada Portal JFP.


persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan implementasi

Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 melalui Nota Dinas

koordinasi penyampaian Daftar Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan

JFP sebagai bahan update FAQ pada Portal JFP secara berjenjang

kepada Kepala Biro SDM.


dalam hal koordinasi pelaksanaan implementasi Portal JFP melalui





39

Telpon, WhatsApp, dan bertemu langsung terkait pemanfaatan Portal

JFP terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana penyampaian

permasalahan JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

d) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal pemanfaatan Portal JFP

terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana dalam menyampaikan

permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya secara cepat dan

mudah.

d) Kasubbag JFP dan staf pada Biro SDM dalam hal pengelolaan

permasalahan JFP terkait implementasi, penambahan konten dalam fitur

yang telah tersedia pada Portal JFP dan update FAQ berdasarkan Daftar

Pertanyaan dan Jawaban Permasalahan JFP dari Direktorat Litbang.

e) Kasubbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan dan staf pada

Biro TI da;lam hal dukungan trouble shooting pada aplikasi dan

jaringan dalam pengelolaan Portal JFP.

2) Monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2

Kegiatan monitoring pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2 melibatkan stakeholdersebagai berikut:

a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal memantau pemanfaatan Sistem Tanya

JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, membuat Screen Shoot

email pertanyaan terkait permasalahan JFP yang disampaikan melalui

Sistem Tanya JFP, Matriks Monitoring Pemanfaatan Portal JFP oleh

Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2, serta Daftar Pertanyaan dan

Jawaban periode 16 Mei sampai dengan 10 Juni 2016 yang disampaikan

ke Biro SDM sebagai bahan update FAQ dalam Portal JFP. Selain itu

juga dalam hal penyusunan konsep Laporan Montoring.


persetujuan dan dukungan serta arahan atas pelaksanaan kegiatan

monitoring pemanfaatan Portal JFP melalui persetujuan Laporan

Monitoring.

3) Pendampingan pemanfaatan Sistem Tanya JFP kepada Pemeriksa pada

Subauditorat I.A,2

Kegiatan pendampingan dilakukan secara periodik kepada Pemeriksa pada

Subauditorat I.A.2 guna memberikan bimbingan dan penjelasan terkait

pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana

dalam pengelolaan permasalahan JFP. Kegiatan ini melibatkan Staf

SeksiLitbang JFP dalam hal memberikan bimbingan dan penjelasan

langkah-langkah dalam pemanfaatan Portal JFP dan Sistem Tanya JFP.

4) Evaluasi pemanfaatan Portal JFP melalui pengisian kuesioner dan

wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 - Post Kuesioner

Kegiatan evaluasi pemanfaatan Portal JFP dilaksanakan pada akhir

pelaksanaan proyek perubahan dengan melibatkan stakeholder sebagai

berikut:





40

a) Staf Seksi Litbang JFP dalam hal persiapan berupa penyusunan konsep

Nota Dinas dan Surat Tugas pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner

dan wawancara, penyusunan kuesioner, penyiapan souvenir, dan

koordinasi pelaksanaan kegiatan dengan Kasubaud I.A.2 dan Kasubbag

Administrasi SDM AKN I serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

Selain itu juga dalam hal pengumpulan hasil pengisian kuesioner,

pelaksanaan wawancara, dan pengolahan hasil pengisian kuesioner dan

wawancara berupa matriks dan laporan pelaksanaan kegiatan.



kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara melalui Nota Dinas

koordinasi pelaksanaan kegiatan secara berjenjang kepada Kepala

Auditorat I.A dan penugasan oleh Kaditama Revbang.


dan staf serta Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam hal koordinasi

pelaksanaan kegiatan pengisian kuesioner dan wawancara secara


pengisian kuesioner dan wawancara oleh Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2.

4. Kendala Internal dan Eksternal

Kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek perubahan antara lain sebagai

berikut:

a. Kurangnya ketersediaan waktu khusus bagi Seksi Litbang JFP untuk fokus

menjalankan proyek perubahan, dikarenakan banyaknya kegiatan pada Seksi

Litbang JFP yang harus segera diselesaikan terkait peraturan-peraturan JFP.

b. Kurangnya ketersediaan waktu Pemeriksa pada Subauditorat I,A.2 untuk aktif

dalam kegiatan piloting optimalisasi pemanfaatan Portal JFP, dikarenakan

pada bulan Mei 2016 disibukkan dengan penyusunan laporan dan kertas kerja

pemeriksaan, sedangklan bulan Juni 2016 disibukkan dengan persiapan

pemantauan tindak lanjut.

c. Tedapat permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa, sudah diberikan

jawaban namun belum dapat memberikan solusi karena permasalahan tersebut

terkait implementasi yang melibatkan satuan kerja terkait penerapan JFP,

sehingga penyelesaiannya memerlukan koordinasi lebih lanjut dengan satuan

kerja terkait.

d. Jaringan internet terkadang sulit untuk diakses.

Pada saat Pemeriksa atau Admin mau mengakses Portal JFP kadang-kadang

jaringan mengalami gangguan.

5. Strategi Mengatasi Masalah

Strategi dalam mengatasi kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan proyek

perubahan sebagai berikut:

a. Kurangnya ketersediaan waktu khusus bagi Seksi Litbang JFP untuk fokus

menjalankan proyek perubahan





41

Untuk mengatasinya dilakukan perencanaan kegiatan kembali, sehingga dapat

disinergikan pelaksanaan kegiatan pada Seksi Litbang JFP yang telah

direncanakan sebelumnya dengan jadwal pelaksanaan proyek perubahan dan

dilakukan kembali pembagian tugas secara proporsional.

b. Kurangnya ketersediaan waktu Pemeriksa pada Subauditorat I,A.2 untuk aktif

dalam kegiatan piloting optimalisasi pemanfaatan Portal JFP

Untuk mengatasi kendala tersebut dilakukan koordinasi dengan Kasubaud

I.A.2 sehingga Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dapat meluangkan waktu

untuk mengakses Portal JFP dan juga Sistem Tanya JFP sebagai media/sarana

untuk mengetahui permasalahan JFP dan jawabannya serta menyampaikan

permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya dengan cepat dan mudah.

Selain itu dilakukan komunikasi intensif, pendekatan personal (email, telpon,

medsos) dan pendampingan kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2,

sehingga Pemeriksa dapat meluangkan waktu dan dapat mengakses Portal JFP

dan Sistem Tanya JFP.

c. Terdapat permasalahan JFP yang disampaikan oleh Pemeriksa, namun belum

dapat diberikan solusinya karena permasalahan tersebut terkait implementasi

Sebagai solusinya atas permasalahan tersebut akan dilakukan koordinasi dan

pembahasan dengan satuan kerja terkait.

d. Jaringan internet terkadang sulit untuk diakses.

Untuk mengatasi gangguan pada jaringan internet akan dilakukan koordinasi

dengan Biro TI.

6. Capaian

Capaian dari proyek perubahan Peningkatan Layanan dalam Pengelolaan

Permasalahan JFP melalui Optimalisasi Pemanfaatan Portal JFP dengan

menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai Pilot Project adalah sebagai berikut:

a. FAQ dalam Portal JFP dapat diakses oleh Pengguna.

Berdasarkan evaluasi pemanfaatan Portal JFP yang dilakukan melalui

pengisian kuesioner dan wawancara kepada Pemeriksa pada Subauditorat

I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sebanyak 13 orang (93%)

menyatakan dapat mengakses FAQ dalam Portal JFP dan sebanyak 1 orang

(7%) menyatakan tidak dapat mengakses FAQ pada Portal JFP.

b. Tersedianya konten pertanyaan dan jawaban permasalahan JFP dalam FAQ.



I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 sebanyak 10 orang (71%)

menyatakan tampilan FAQ dan konten pertanyaan dan jawaban dalam FAQ

telah memberikan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan

sebanyak 4 orang (29%) menyatakan tidak.

c. Tersedianya fitur baru dalam Portal JFP sebagai media penyampaian

permasalahan JFP oleh Pengguna dan terjawabnya permasalahan JFP yang

disampaikan oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.

Salah satu perubahan yang dilakukan dalam pengembangan Portal JFP dalam

rangka optimalisasi Portal JFP guna peningkatan layanan dalam pngelolaan

permasalaha JFP adalah penambahan fitur Tanya JFP sebagai media bagi





42

Pengguna untuk menyampaikan permasalahan JFP yang akan terhubung

dengan Admin Portal JFP untuk ditindaklanjuti.

d. Pemanfaatan Portal JFP oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2.



I.A.2, dari 14 Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 menyatakan:

1) Sebanyak 13 orang (93%) menyatakan mengetahui bahwa saat ini telah

tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP,

FAQ, Tanya JFP, Forum Diskusi, dan Download peraturan terkait

penerapan JFP dan sebanyak 1 orang (7%) menyatakan tidak mengetahui.

2) Sebanyak 12 orang (86%) menyatakan pernah mengakses Portal JFP dan

sebanyak 2 orang (14%) menyatakan tidak pernah.

3) Sebanyak 12 orang (86%) menyatakan Portal JFP tersebut dapat diakses

dengan mudah dan sebanyak 2 orang (14%) menyatakan tidak.

4) Sebanyak 11 orang (79%) menyatakan telah memanfaatkan fitur Tanya JFP

dalam Portal JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan

permasalahan JFP dan sebanyak 3 orang (21%) menyatakan tidak

memanfaatkan.

5) Sebanyak 1 orang (7%) menyatakan terdapat kendala dalam memanfaatkan

fitur Tanya JFP sebagai sarana/media dalam menyampaikan permasalahan

JFP dan sebanyak 13 orang (93%) menyatakan tidak terdapat kendala.

6) Sebanyak 12 orang (79%) menyatakan Sistem Tanya JFP telah

memberikan kejelasan mengenai mekanisme penyampaian permasalahan

JFP dan sebanyak 3 orang (21%) menyatakan tidak

7) Sebanyak 10 orang (71%) menyatakan tampilan FAQ dan konten

pertanyaan dan jawaban dalam FAQ telah memberikan kemudahan untuk

mengetahui permasalahan JFP dan solusinya dan sebanyak 4 orang (29%)

menyatakan tidak

Sehingga dapat disimpulkan bahwa:

1) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengetahui dan mengakses dengan

mudah Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP,


penerapan JFP.

3) Tampilan FAQ dan konten pertanyaan dan jawaban dalam FAQ telah

memberikan kemudahan untuk mengetahui permasalahan JFP dan

solusinya.

2) Dalam mengakses Portal JFP, Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2

memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai sarana/media

dalam menyampaikan permasalahan JFP. Tidak ada kendala dalam

menyampaikan permasalahan tersebut. Pertanyaan langsung dijawab

dengan cepat dan tepat.

3) Sistem Tanya JFP telah memberikan kejelasan mengenai mekanisme

penyampaian permasalahan JFP.





43

e. Persepsi tingkat kepuasan Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 atas peningkatan

layanan pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi pemanfaatan

Portal JFP semakin meningkat.

Kuesioner Pre Kuesioner Post

Y T Y T

Apakah fitur yang tersedia

dalam Portal JFP saat ini

telah memberikan

kemudahan bagi anda

dalam menyampaikan

permasalahan dan

mendapatkan jawaban atas

permasalahan JFP yang

anda hadapi?

2 13 Apakah melalui sistem

Tanya JFP tersebut anda

merasakan kemudahan

dalam menyampaikan

permasalahan JFP dan

mendapatkan

jawabannya?”

13 1

Apakah anda sudah

mendapatkan

solusi/jawaban atas

permasalahan JFP yang

anda sampaikan

7 8 Apakah jawaban atas

pertanyaan permasalahan

JFP yang anda

sampaikan melalui sistem

Tanya JFP telah cukup

memberikan penjelasan

dan memenuhi

harapan anda?”

12 2

Apakah anda mengetahui

bahwa saat ini telah

tersedia Portal JFP yang

memuat konten informasi,

peraturan terkait penerapan

JFP, FAQ, dan Forum

Diskusi?

8 7 Apakah anda mengetahui

bahwa saat ini telah

tersedia Portal JFP yang

memuat konten informasi

terkait penerapan JFP,

FAQ, Tanya JFP, Forum

Diskusi, dan

Download peraturan

terkait penerapan JFP?”

13 1

Apabila anda sudah

mengakses Portal JFP,

apakah anda sudah merasa

nyaman dengan fitur yang

tersedia saat ini

3 12 Apakah Portal JFP

tersebut dapat diakses

dengan mudah

12 2

Apabila ada pengembangan

Portal JFP dengan

menyajikan fitur dengan

tampilan yang user friendly

dan memberikan

kemudahan dalam

penyampaian permasalahan

JFP yang anda hadapi serta

13 2 Apakah anda telah

memanfaatkan fitur

Tanya JFP dalam Portal

JFP

sebagai sarana/media

dalam menyampaikan

permasalahan JFP?”

11 3





44

mendapatkan jawaban atas

permasalahan tersebut,

apakah anda berminat

untuk mengunjungi Portal

JFP?

Berdasarkan hasil pengisian kuesioner oleh Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2

dapat disimpulkan bahwa:

1) Dengan adanya Fitur Tanya JFP dalam Portal JFP memberikan kemudahan

kepada Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 dalam menyampaikan

permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya.

2) Jawaban atas pertanyaan permasalahan JFP melalui Sistem Tanya JFP

telah cukup memberikan penjelasan dan memenuhi harapan Pemeriksa

pada Subauditorat I.A.2.

3) Pemeriksa pada Subauditorat I.A.2 mengetahui bahwa saat ini telah

tersedia Portal JFP yang memuat konten informasi terkait penerapan JFP,


penerapan JFP.

4) Portal JFP dapat diaksesdengan udah namun fitur yang tersedia perlu

ditingkatkan.

5) Pemeriksa memanfaatkan fitur Tanya JFP dalam Portal JFP sebagai

sarana/media dalam menyampaikan permasalahan JFP.

7. Instrumen Monitoring yang Digunakan

Tindak lanjut atas proyek perubahan setelah selesainya Diklatpim IV adalah

melakukan sosialisasi secara lebih luas kepada Pemeriksa dan Pihak terkait

penerapan JFP di Kantor Pusat maupun seluruh BPK Perwakilan terkait

optimalisasi pemanfaatan Portal JFP melalui Sistem Tanya JFP sebagai

media/sarana dalam penyampain permasalahan JFP dan mendapatkan

jawabannya secara cepat dan mudah. Sehingga tujuan jangka panjang dari proyek

perubahan yaitu pemanfaatan Portal JFP terutama Sistem Tanya JFP oleh

Pemeriksa pada seluruh AKN dan BPK Perwakilan serta pihak terkait penerapan

JFP dapat diwujudkan.

Langkah-langkah yang sudah dilakukan agar proyek perubahan dapat terus

berlanjut sehingga menjadi perubahan yang positif dan berkelanjutan antara lain:

a. Pemasangan Baner Sistem Tanya JFP di Lingkungan Kantor Pusat BPK,

selanjutnya akan dilakukan pemasangan baner di seluruh BPK Perwakilan.

b. Penayangan Film Sistem Tanya JFP pada TV BPK

Nota Dinas secara berjenjang permohonan penayangan Film Sistem Tanya

JFP pada TV BPK dan Lembar Disposisi Kadit Litbang pada Lampiran 12.





45

Gambar 29. Pemasangan Baner Sistem Tanya JFP di Lingkungan

Kantor Pusat BPK

Gambar 30. Penayangan Film Sistem Tanya JFP pada TV BPK





46

BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Proyek perubahan peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui

optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai

pilot project merupakan salah satu cara guna memberikan kemudahan bagi Pemeriksa

pada Subauditorat I.A.2 untuk mengetahui permasalahan JFP dan solusinya,

menyampaikan permasalahan JFP dan mendapatkan jawabannya, mendapatkan

kejelasan mekanisme penyampaian permasalahan JFP, serta memanfaatkan Sistem

Tanya JFP pada Portal JFP sebagai sarana/medianya. Proyek perubahan ini juga

memberikan manfaat terdokumentasikannya permasalahan JFP dengan baik yang

selanjutnya dapat menjadi masukan/bahan dalam penyempurnaan peraturan JFP

maupun perbaikan dalam implementasi JFP.


optimalisasi pemanfaatan Portal JFP ini dilaksanakan melalui pembentukan Tim

Optimalisasi Portal JFP yang ditetapkan melalui Keputusan Sekjen BPK Nomor

184/K/X-XIII.2/5/2016 pada tanggal 2 Mei 2016. Tim Optimalisasi Portal JFP

melibatkan Seksi Litbang JFP dan satuan kerja terkait yaitu Subbag JFP pada Biro

SDM, Subbag Pengembangan Sistem Informasi Kelembagaan pada Biro TI, dan

Subbag Administrasi SDM AKN I dan Subauditorat I.A.2 sebagai unit piloting.

Dalam jangka pendek proyek perubahan ini dilaksanakan melalui piloting dengan

menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai pilot project, selanjutnya dalam jangka panjang

peningkatan layanan dalam pengelolaan permasalahan JFP melalui optimalisasi

pemanfaatan Portal JFP akan dilaksanakan pada Kantor Pusat dan BPK Perwakilan.

B. Saran


optimalisasi pemanfaatan Portal JFP dengan menjadikan Subauditorat I.A.2 sebagai

pilot project perlu untuk dilanjutkan keberlangsungannya di lingkungan yang lebih

luas dan tidak hanya berhenti setelah Diklatpim IV selesai, Untuk itu perlu adanya

koordinasi kegiatan dengan satuan kerja terkait dan dukungan dari Pimpinan. Selain

itu perlu adanya tindak lanjut atas permasalahan JFP terutama terkait implementasi

yang penyelesaiannya memerlukan koordinasi dengan satuan kerja terkait penerapan

JFP, sehingga perlu adanya koordinasi antar satker.

Documents

Laporan Proyek Perubahan Tjatur Laksmi Indriani