Embed Size (px)
Citation preview
Public Information Care
Unit Public Relations
2017
Tim KIP
PT Kereta
Api Indonesia
(Persero)
LAPORAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 1
Pengantar
Keterbukaan Informasi Publik (KIP) di PT KAI kini semakin berkembang, seiring
meningkatnya rasa ingin tahu masyarakat mengenai dunia perkeretaapian.
Masyarakat yang membutuhkan informasi mengenai PT KAI pun kini semakin
bervariasi. Mulai dari mahasiswa, jurnalis, institusi, pengusaha, hingga warga
biasa.
Selama kurun waktu tahun 2017, jumlah pemohon informasi yang masuk ke PPID
PT KAI yakni sebanyak 161 orang, meningkat 215% dibandingkan tahun 2016
yang berjumlah 51 orang. Informasi yang paling banyak ditanyakan adalah jumlah
atau volume penumpang kereta api dengan range atau jarak waktu bervariasi,
sejarah mengenai prasarana heritage yang dimiliki PT KAI, arsitektur bangunan
stasiun, serta informasi mengenai sumber daya manusia (SDM).
Sejak 28 September 2016, Unit KIP PT KAI yang dikelola oleh Unit Humas
meluncurkan inovasi terbaru berupa layanan online KIP. Layanan online ini
memuat berbagai informasi seputar PT KAI, termasuk tata cara dan formulir
pengajuan permohonan informasi secara online bagi masyarakat. Sejak resmi
beroperasi dari tanggal 28 September 2016 hingga 31 Desember 2017, jumlah
kunjungan layanan online KIP PT KAI melalui website resmi kip.kereta-api.co.id
mencapai 415.737 kunjungan (dengan komposisi 80,1% pengunjung baru dan
19,9% pengunjung berulang).
Dengan beroperasinya layanan online KIP tersebut, maka kini metode
permohonan informasi kepada Unit KIP PT KAI menjadi bertambah. Metode
tersebut antara lain tatap muka (datang langsung), melalui email, melalui surat
pos, melalui telepon, dan melalui layanan online. Dengan semakin banyaknya
alternatif metode layanan permohonan informasi, maka diharapkan masyarakat
akan memiliki banyak pilihan dan kemudahan dalam mengajukan permohonan
informasi kepada PT KAI.
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 2
LAPORAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PT KAI
TAHUN 2017
A. PENDAHULUAN
Keterbukaan Informasi Publik di BUMN khususnya PT Kereta Api Indonesia
(Persero) merupakan amanat dari Undang-undang No.14 tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik. Untuk menangani masalah Keterbukaan Informasi
Publik dibentuklah unit organisasi baru berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT
Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP. U/OT.003/VI/3/KA-2010 tentang
Perubahan dan Tambahan (P&T) atas Keputusan Direksi Nomor:
KEP/U/OT.003/VI/1/KA-2009 tanggal 5 Juni 2009 tentang Organisasi dan Tata
laksana Sekretariat Perusahaan di Lingkungan Kantor Pusat PT Kereta Api
Indonesia (Persero).
Unit organisasi di bidang Keterbukaan Informasi Publik di lingkungan PT KAI ini
ditangani oleh Manager Public Information Care (USPP) yang secara struktur
berada dibawah VP Public Relations (USP) yang mempunyai tugas pokok dan
tanggung jawab atas pengelolaan informasi publik yang mencakup penyimpanan,
pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi terhadap pengguna
informasi publik.
B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KETERBUKAAN
INFORMASI PUBLIK (SOP KIP) DI LINGKUNGAN PT KERETA
API INDONESIA (PERSERO)
SOP KIP ini dituangkan dalam Surat Keputusan Direksi No.
Kep.U.HK.003/XII/1/KA-2010, yang merupakan petunjuk pelaksanaan dan
petunjuk teknis dalam melakukan pengelolaan informasi publik di lingkungan PT
Kereta Api Indonesia (Persero). Secara singkat SOP KIP ini berisi:
1. Pejabat yang Berwenang untuk Mengelola KIP
Struktur organisasi perusahaan PT Kereta Api Indonesia (Persero) terbagi ke
dalam 2 (dua) bagian, yaitu: Lingkungan kantor pusat dan Lintas (Daerah
Operasi/Divisi Regional) di Jawa dan Bali
Kantor Pusat
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 3
Pejabat yang berwenang untuk mengelola Keterbukaan Informasi Publiknya
adalah manager Public Information Care dengan nomenklatur USPP yang secara
struktur unit ini berada dibawah Vice President Public Relations (USP), yang
sekaligus menjadi atasan USPP. USPP mempunyai tugas pokok dan tanggung
jawab atas pengelolaan informasi publik yang mencakup penyimpanan,
pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi terhadap pengguna
informasi publik.
Lintas (Daerah Operasi/divisi Regional)
Untuk lintas disebut juga sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
Daerah (PPID Daerah). Pejabat yang berwenang untuk mengelola Keterbukaan
Informasi Publiknya adalah Manager Hubungan Masyarakat Daerah (Humasda)
yang secara struktur berada di bawah VP/EVP Daop/Divre, yang sekaligus juga
menjadi atasan PPID Daerah. PPID Daerah bertugas membantu USPP dalam
pengelolaan KIP di PT Kereta Api Indonesia (Persero).
2. Daftar Informasi di Lingkungan PT Kereta Api Indonesia
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 4
1 Profil Perusahaan dan manajemen, meliputi : Laporan tahunan yang berisikan informasi yang disediakan dan
- Struktur Organisasi diumumkan Secara Berkala point 1 s/d 19
- Susunan Pemegang Saham,
- Dewan Komisaris dan Dewan Direksi
2 Uraian ringkasan kegiatan/program yang telah dan akan dilaksanakan
perusahaan meliputi : (secara narasi) 1 Bencana alam yang mempengaruhi perjalanan kereta api
- nama program/kegiatan, 2 Bencana non-alam yang mempengaruhi perjalanan kereta
- penanggung jawab/pelaksana/alamat program 3 Bencana sosial yang mempengaruhi perjalanan kereta api
- jadwal pelaksanaan, dan anggaran program secara umum
- progress report program yang telah/akan dilaksanakan
3 Program CSR dan/atau PKBL, dan Laporan CSR yang telah diaudit.
4 Rekutment pegawai baru 1 Detail rincian laporan Keuangan Perusahaan, meliputi
5 Informasi tentang hak dan tata cara memperoleh informasi serta Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas
pengajuan keberatannya, dan mekanisme mengajukan pengaduan 2 Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) dan
6 Ringkasan laporan akses Informasi Publik yang terdiri : Rencana Kerja Anggaran Daerah/Divisi (RKAD).
a. Jumlah permohonan Informasi Publik yang diterima 3 Strategi pemasaran Perusahaan termasuk perencanaan dan
b. Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan pengembangannya.
c. Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan 4 Surat-surat internal Perusahaan atau antar perusahaan lain
d. Jumlah permohonan Informasi Publik yang ditolak yang menurut sifatnya dirahasiakan.
disertai dengan alasan penolakannya 5 Informasi Publik yang apabila dibuka dan/atau diberikan
e. Anggaran layanan Informasi Publik serta laporan penggunaanya kepada Pemohon Informasi Publik dapat berakibat :
7 Peraturan, ketentuan dan/atau kebijakan perusahaan yang berkaitan a. Mengganggu kepentingan dan perlindungan Perusahaan
dengan publik dari persaingan usaha tidak sehat.
8 Informasi tentang rencana pengadaan barang/jasa di perusahaan b. Menghambat proses penegakan hukum
9 Kegiatan penugasan pemerintah (penerimaan dan pemanfaatan dana c. Membahayakan kelangsungan bisnis Perusahaan.
PSO) d. Dapat menghambat kegiatan di Perusahaan.
10 Informasi tentang prosedur keselamatan kerja dan keselamatan 6 Informasi Publik yang apabila dibuka dan Informasi lainnya
perjalanan kereta api setelah didasarkan pada pengujian konsekuensi yang timbul
11 Kinerja Angkutan Penumpang, meliputi : apabila suatu informasi diberikan dan setelah dipertimbangkan
Volume, Pnp-Km/Ton-Km, KM-KA, KM-Lok, KM-TD dengan seksama bahwa menutup Informasi Publik dapat
12 Kinerja Angkutan Barang, meliputi : melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya.
Volume, Pnp-Km/Ton-Km, KM-KA, KM-Lok, KM-TD 7 Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan
13 Kinerja Operasional, meliputi : Undang-Undang.
Kelambatan dan Ketepatan KA, WPG, Lok Mogok, Gangguan Sintelis,
pembatasan Kecepatan (Taspat), PL/PLH
14 Laporan Kinerja keuangan,meliputi :
Laba Rugi dan Neraca perusahaan serta daftar asset dan investasi yang
dimiliki secara umum
15 Kekuatan Alat Produksi :
a. Jalan Rel dan Jembatan
b. Sintelis
c. sarana
d. sumber daya manusia.
16 Laporan pembayaran pajak;
17 Kasus hukum yang telah berkekuatan hukum tetap;
INFORMASI YANG DIKECUALIKAN
INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN
DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALAINFORMASI YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT
INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SERTA MERTA
3. Tata Cara Memperoleh Informasi dan Tata Cara Mengajukan
Keberatan
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 5
4. Sistem Pengelolaan Keadministrasian Mengenai Informasi Publik
USPP mempunyai tugas pokok dalam hal pengelolaan informasi publik yang
mencakup penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan
informasi terhadap pengguna informasi publik. Untuk itu diperlukan pengelolaan
keadministrasian dalam pelayanan informasi publik. Implementasi pengelolaan
administrasi KIP adalah sebagai berikut :
a. Membuat formulir-formulir, seperti :
Formulir Permohonan Informasi
Formulir Pemberitahuan Tertulis
Formulir Penolakan Informasi
Formulir Keberatan
b. Membuat Buku registrasi, seperti :
Buku Register Permohonan informasi
Buku Register Keberatan
c. Membuat laporan berkala mengenai pengelolaan Informsi Publik yang
memuat mengenai gambaran umum kebijakan pelayanan informasi publik
di PT Kereta Api Indonesia (Persero).
C. SARANA DAN PRASARANA
Untuk memperlancar kegiatan pelayanan informasi publik, PT KAI
menyediakan ruangan khusus untuk menerima masyarakat yang ingin
melayangkan permohonan informasi. Ruangan pelayanan informasi publik di
Kantor Pusat PT KAI berada di ruang Public Relations, yaitu di Gedung A2
lantai 1, Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung. Ruangan PPID terpisah
dengan ruangan staf/petugas pelayanan informasi (helpdesk information).
Ruang pelayanan informasi dilengkapi dengan meja layanan, kursi, komputer,
dan telepon untuk petugas pelayanan informasi (helpdesk information). Setiap
pengunjung/ masyarakat yang datang langsung ke Kantor Pusat PT KAI akan
dilayani oleh staf/petugas pelayanan informasi (helpdesk information). Waktu
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 6
layanan informasi yaitu setiap hari kerja, mulai pukul 08.00 – 17.00 WIB.
Layanan informasi seluruhnya gratis atau tidak dipungut biaya apa pun.
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 7
Sementara itu, pada ruangan PPID terdapat 2 meja dan kursi, 2 unit lemari
dokumen, telepon, dan papan akrilik besar yang memuat tata cara atau alur
permohonan informasi, tata cara pengajuan keberatan, dan informasi lainnya
terkait keterbukaan informasi publik di lingkungan PT KAI. Ruangan PPID juga
dilengkapi dengan informasi Maklumat KIP di PT KAI, Kebijakan Mutu, dan
Struktur Organisasi PPID yang ditempel di dinding ruangan, sehingga mudah
dibaca oleh tamu/pengunjung.
Berikut adalah berbagai cara atau saluran yang dapat digunakan oleh
masyarakat untuk mengajukan permohonan informasi kepada PT KAI:
Layanan langsung
Petugas pelayanan informasi akan melayani masyarakat yang
mengajukan permohonan informasi secara langsung di Kantor Pusat PT
KAI, Gedung A2 Lantai 1, Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung.
Jam layanan informasi yaitu setiap hari kerja, mulai pukul 08.00 – 17.00
WIB.
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 8
Surat
Surat permohonan informasi dapat dilayangkan langsung ke PPID Unit
Public Relations PT KAI, di Kantor Pusat PT KAI, Gedung A2 Lantai 1,
Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung, 40117.
Telepon
Layanan permohonan informasi melalui telepon yaitu setiap hari kerja,
mulai pukul 08.00 – 17.00 WIB, di nomor telepon (022) 4230031, Ext.
10435 dan Fax (022) 4203342.
Layanan permohonan informasi melalui email dapat dialamatkan ke:
Website
Masyarakat kini bisa mengajukan permohonan informasi dengan cara
yang lebih praktis, yaitu melalui website resmi keterbukaan informasi
publik PT KAI di:
www.kip.kereta-api.co.id
Website ini memuat berbagai informasi perusahaan dan informasi terkait
KIP di PT KAI, termasuk formulir permohonan informasi dan formulir
pernyataan keberatan atas permohonan informasi.
Sarana komunikasi Unit Public Relations lainnya yang dapat digunakan oleh
masyarakat antara lain:
Website
Website resmi PT KAI yang memuat seluruh informasi mengenai
perusahaan di:
www.kai.id
Media sosial
Twitter: @keretaapikita
Instagram: @keretaapikita
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 9
Facebook: keretaapikita
Youtube: keretaapikita
Google+: keretaapikita
D. Anggaran
Anggaran pelayanan informasi publik di Unit Public Information Care,
Public Relations PT KAI berasal dari pos anggaran beban Kehumasan.
Pada tahun 2017, jumlah total anggaran beban Kehumasan yaitu
Rp2.362.184.000. Dari jumlah tersebut, anggaran untuk pelayanan
informasi publik yaitu Rp.52.000.000.
E. Sumber Daya Manusia
Pegawai Unit Public Relations PT KAI yang menangani pelayanan
informasi publik berada di Unit Public Information Care, yang dipimpin
oleh seorang Manager Public Information Care (USPP) yang juga seorang
PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Manager ini
memimpin seorang Asisten Manager Helpdesk Information yang juga
menjabat sebagai staf PPID dan petugas pelayanan informasi (helpdesk
information), serta satu orang staf pelayanan informasi. Sehingga total
SDM yang menangani pelayanan informasi publik di Kantor Pusat PT
KAI berjumlah 3 orang.
F. Prestasi
Pada tahun 2015 PT KAI berhasil meraih peringkat ke-4 pada ajang
Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Badan Publik tahun 2015, yang
diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat. Ini merupakan prestasi
pertama bagi PT KAI dalam hal pengelolaan keterbukaan informasi
publik. Sedangkan pada tahun berikutnya, yaitu tahun 2016, PT KAI
meraih peringkat ke-7 dalam ajang yang sama. Prestasi ini menurun 3
peringkat dari peringkat tahun sebelumnya. Meski demikian, hal ini tidak
menurunkan semangat PT KAI dalam mengelola dan melayani informasi
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 10
untuk publik. Terbukti, selama tahun 2016, jumlah pemohon informasi
yang masuk ke PT KAI naik 50% dari tahun 2015. Sedangkan pada tahun
2017, PT KAI berhasil meraih Peringkat ke-3 dalam ajang yang sama.
G. Pelayanan Informasi Publik
Selama tahun 2017, Unit Public Information Care PT KAI menerima
permohonan informasi yang telah diregister sebanyak 161 pemohon. Dari
jumlah tersebut, sebanyak 11 orang memohon informasi dengan cara
datang langsung/ tatap muka, 8 orang melalui email, dan 142 orang
melalui website www.kip.kereta-api.co.id (layanan website baru dirilis
pada bulan September 2016). Dari jumlah 161 permohonan informasi,
seluruhnya dikabulkan/ diberikan informasi, karena tidak ada pemohon
yang meminta informasi yang dikecualikan.
Daftar permohonan informasi yang telah diregister selama tahun 2017
terlampir dalam format Excel.
VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 11
