Public Information Care

Unit Public Relations

2017

Tim KIP

PT Kereta

Api Indonesia

(Persero)

LAPORAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 1

Pengantar

Keterbukaan Informasi Publik (KIP) di PT KAI kini semakin berkembang, seiring

meningkatnya rasa ingin tahu masyarakat mengenai dunia perkeretaapian.

Masyarakat yang membutuhkan informasi mengenai PT KAI pun kini semakin

bervariasi. Mulai dari mahasiswa, jurnalis, institusi, pengusaha, hingga warga

biasa.

Selama kurun waktu tahun 2017, jumlah pemohon informasi yang masuk ke PPID

PT KAI yakni sebanyak 161 orang, meningkat 215% dibandingkan tahun 2016

yang berjumlah 51 orang. Informasi yang paling banyak ditanyakan adalah jumlah

atau volume penumpang kereta api dengan range atau jarak waktu bervariasi,

sejarah mengenai prasarana heritage yang dimiliki PT KAI, arsitektur bangunan

stasiun, serta informasi mengenai sumber daya manusia (SDM).

Sejak 28 September 2016, Unit KIP PT KAI yang dikelola oleh Unit Humas

meluncurkan inovasi terbaru berupa layanan online KIP. Layanan online ini

memuat berbagai informasi seputar PT KAI, termasuk tata cara dan formulir

pengajuan permohonan informasi secara online bagi masyarakat. Sejak resmi

beroperasi dari tanggal 28 September 2016 hingga 31 Desember 2017, jumlah

kunjungan layanan online KIP PT KAI melalui website resmi kip.kereta-api.co.id

mencapai 415.737 kunjungan (dengan komposisi 80,1% pengunjung baru dan

19,9% pengunjung berulang).

Dengan beroperasinya layanan online KIP tersebut, maka kini metode

permohonan informasi kepada Unit KIP PT KAI menjadi bertambah. Metode

tersebut antara lain tatap muka (datang langsung), melalui email, melalui surat

pos, melalui telepon, dan melalui layanan online. Dengan semakin banyaknya

alternatif metode layanan permohonan informasi, maka diharapkan masyarakat

akan memiliki banyak pilihan dan kemudahan dalam mengajukan permohonan

informasi kepada PT KAI.

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 2

LAPORAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PT KAI

TAHUN 2017

A. PENDAHULUAN

Keterbukaan Informasi Publik di BUMN khususnya PT Kereta Api Indonesia

(Persero) merupakan amanat dari Undang-undang No.14 tahun 2008 tentang

Keterbukaan Informasi Publik. Untuk menangani masalah Keterbukaan Informasi

Publik dibentuklah unit organisasi baru berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT

Kereta Api Indonesia (Persero) Nomor: KEP. U/OT.003/VI/3/KA-2010 tentang

Perubahan dan Tambahan (P&T) atas Keputusan Direksi Nomor:

KEP/U/OT.003/VI/1/KA-2009 tanggal 5 Juni 2009 tentang Organisasi dan Tata

laksana Sekretariat Perusahaan di Lingkungan Kantor Pusat PT Kereta Api

Indonesia (Persero).

Unit organisasi di bidang Keterbukaan Informasi Publik di lingkungan PT KAI ini

ditangani oleh Manager Public Information Care (USPP) yang secara struktur

berada dibawah VP Public Relations (USP) yang mempunyai tugas pokok dan

tanggung jawab atas pengelolaan informasi publik yang mencakup penyimpanan,

pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi terhadap pengguna

informasi publik.

B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KETERBUKAAN

INFORMASI PUBLIK (SOP KIP) DI LINGKUNGAN PT KERETA

API INDONESIA (PERSERO)

SOP KIP ini dituangkan dalam Surat Keputusan Direksi No.

Kep.U.HK.003/XII/1/KA-2010, yang merupakan petunjuk pelaksanaan dan

petunjuk teknis dalam melakukan pengelolaan informasi publik di lingkungan PT

Kereta Api Indonesia (Persero). Secara singkat SOP KIP ini berisi:

1. Pejabat yang Berwenang untuk Mengelola KIP

Struktur organisasi perusahaan PT Kereta Api Indonesia (Persero) terbagi ke

dalam 2 (dua) bagian, yaitu: Lingkungan kantor pusat dan Lintas (Daerah

Operasi/Divisi Regional) di Jawa dan Bali

Kantor Pusat

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 3

Pejabat yang berwenang untuk mengelola Keterbukaan Informasi Publiknya

adalah manager Public Information Care dengan nomenklatur USPP yang secara

struktur unit ini berada dibawah Vice President Public Relations (USP), yang

sekaligus menjadi atasan USPP. USPP mempunyai tugas pokok dan tanggung

jawab atas pengelolaan informasi publik yang mencakup penyimpanan,

pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi terhadap pengguna

informasi publik.

Lintas (Daerah Operasi/divisi Regional)

Untuk lintas disebut juga sebagai Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi

Daerah (PPID Daerah). Pejabat yang berwenang untuk mengelola Keterbukaan

Informasi Publiknya adalah Manager Hubungan Masyarakat Daerah (Humasda)

yang secara struktur berada di bawah VP/EVP Daop/Divre, yang sekaligus juga

menjadi atasan PPID Daerah. PPID Daerah bertugas membantu USPP dalam

pengelolaan KIP di PT Kereta Api Indonesia (Persero).

2. Daftar Informasi di Lingkungan PT Kereta Api Indonesia

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 4

1 Profil Perusahaan dan manajemen, meliputi : Laporan tahunan yang berisikan informasi yang disediakan dan

- Struktur Organisasi diumumkan Secara Berkala point 1 s/d 19

- Susunan Pemegang Saham,

- Dewan Komisaris dan Dewan Direksi

2 Uraian ringkasan kegiatan/program yang telah dan akan dilaksanakan

perusahaan meliputi : (secara narasi) 1 Bencana alam yang mempengaruhi perjalanan kereta api

- nama program/kegiatan, 2 Bencana non-alam yang mempengaruhi perjalanan kereta

- penanggung jawab/pelaksana/alamat program 3 Bencana sosial yang mempengaruhi perjalanan kereta api

- jadwal pelaksanaan, dan anggaran program secara umum

- progress report program yang telah/akan dilaksanakan

3 Program CSR dan/atau PKBL, dan Laporan CSR yang telah diaudit.

4 Rekutment pegawai baru 1 Detail rincian laporan Keuangan Perusahaan, meliputi

5 Informasi tentang hak dan tata cara memperoleh informasi serta Neraca, Laba-Rugi, Arus Kas

pengajuan keberatannya, dan mekanisme mengajukan pengaduan 2 Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) dan

6 Ringkasan laporan akses Informasi Publik yang terdiri : Rencana Kerja Anggaran Daerah/Divisi (RKAD).

a. Jumlah permohonan Informasi Publik yang diterima 3 Strategi pemasaran Perusahaan termasuk perencanaan dan

b. Waktu yang diperlukan dalam memenuhi setiap permohonan pengembangannya.

c. Jumlah permohonan Informasi Publik yang dikabulkan 4 Surat-surat internal Perusahaan atau antar perusahaan lain

d. Jumlah permohonan Informasi Publik yang ditolak yang menurut sifatnya dirahasiakan.

disertai dengan alasan penolakannya 5 Informasi Publik yang apabila dibuka dan/atau diberikan

e. Anggaran layanan Informasi Publik serta laporan penggunaanya kepada Pemohon Informasi Publik dapat berakibat :

7 Peraturan, ketentuan dan/atau kebijakan perusahaan yang berkaitan a.MengganggukepentingandanperlindunganPerusahaan

dengan publik dari persaingan usaha tidak sehat.

8 Informasi tentang rencana pengadaan barang/jasa di perusahaan b.Menghambatprosespenegakanhukum

9 Kegiatan penugasan pemerintah (penerimaan dan pemanfaatan dana c.MembahayakankelangsunganbisnisPerusahaan.

PSO) d.DapatmenghambatkegiatandiPerusahaan.

10 Informasi tentang prosedur keselamatan kerja dan keselamatan 6 Informasi Publik yang apabila dibuka dan Informasi lainnya

perjalanan kereta api setelah didasarkan pada pengujian konsekuensi yang timbul

11 Kinerja Angkutan Penumpang, meliputi : apabila suatu informasi diberikan dan setelah dipertimbangkan

Volume, Pnp-Km/Ton-Km, KM-KA, KM-Lok, KM-TD dengan seksama bahwa menutup Informasi Publik dapat

12 Kinerja Angkutan Barang, meliputi : melindungi kepentingan yang lebih besar dari pada membukanya.

Volume, Pnp-Km/Ton-Km, KM-KA, KM-Lok, KM-TD 7 Informasi yang tidak boleh diungkapkan berdasarkan

13 Kinerja Operasional, meliputi : Undang-Undang.

Kelambatan dan Ketepatan KA, WPG, Lok Mogok, Gangguan Sintelis,

pembatasan Kecepatan (Taspat), PL/PLH

14 Laporan Kinerja keuangan,meliputi :

Laba Rugi dan Neraca perusahaan serta daftar asset dan investasi yang

dimiliki secara umum

15 Kekuatan Alat Produksi :

a. Jalan Rel dan Jembatan

b. Sintelis

c. sarana

d. sumber daya manusia.

16 Laporan pembayaran pajak;

17 Kasus hukum yang telah berkekuatan hukum tetap;

INFORMASI YANG DIKECUALIKAN

INFORMASI YANG WAJIB DISEDIAKAN

DAN DIUMUMKAN SECARA BERKALAINFORMASI YANG WAJIB TERSEDIA SETIAP SAAT

INFORMASI YANG WAJIB DIUMUMKAN SERTA MERTA

3. Tata Cara Memperoleh Informasi dan Tata Cara Mengajukan

Keberatan

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 5

4. Sistem Pengelolaan Keadministrasian Mengenai Informasi Publik

USPP mempunyai tugas pokok dalam hal pengelolaan informasi publik yang

mencakup penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan

informasi terhadap pengguna informasi publik. Untuk itu diperlukan pengelolaan

keadministrasian dalam pelayanan informasi publik. Implementasi pengelolaan

administrasi KIP adalah sebagai berikut :

a. Membuat formulir-formulir, seperti :

Formulir Permohonan Informasi

Formulir Pemberitahuan Tertulis

Formulir Penolakan Informasi

Formulir Keberatan

b. Membuat Buku registrasi, seperti :

Buku Register Permohonan informasi

Buku Register Keberatan

c. Membuat laporan berkala mengenai pengelolaan Informsi Publik yang

memuat mengenai gambaran umum kebijakan pelayanan informasi publik

di PT Kereta Api Indonesia (Persero).

C. SARANA DAN PRASARANA

Untuk memperlancar kegiatan pelayanan informasi publik, PT KAI

menyediakan ruangan khusus untuk menerima masyarakat yang ingin

melayangkan permohonan informasi. Ruangan pelayanan informasi publik di

Kantor Pusat PT KAI berada di ruang Public Relations, yaitu di Gedung A2

lantai 1, Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung. Ruangan PPID terpisah

dengan ruangan staf/petugas pelayanan informasi (helpdesk information).

Ruang pelayanan informasi dilengkapi dengan meja layanan, kursi, komputer,

dan telepon untuk petugas pelayanan informasi (helpdesk information). Setiap

pengunjung/ masyarakat yang datang langsung ke Kantor Pusat PT KAI akan

dilayani oleh staf/petugas pelayanan informasi (helpdesk information). Waktu

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 6

layanan informasi yaitu setiap hari kerja, mulai pukul 08.00 17.00 WIB.

Layanan informasi seluruhnya gratis atau tidak dipungut biaya apa pun.

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 7

Sementara itu, pada ruangan PPID terdapat 2 meja dan kursi, 2 unit lemari

dokumen, telepon, dan papan akrilik besar yang memuat tata cara atau alur

permohonan informasi, tata cara pengajuan keberatan, dan informasi lainnya

terkait keterbukaan informasi publik di lingkungan PT KAI. Ruangan PPID juga

dilengkapi dengan informasi Maklumat KIP di PT KAI, Kebijakan Mutu, dan

Struktur Organisasi PPID yang ditempel di dinding ruangan, sehingga mudah

dibaca oleh tamu/pengunjung.

Berikut adalah berbagai cara atau saluran yang dapat digunakan oleh

masyarakat untuk mengajukan permohonan informasi kepada PT KAI:

Layanan langsung

Petugas pelayanan informasi akan melayani masyarakat yang

mengajukan permohonan informasi secara langsung di Kantor Pusat PT

KAI, Gedung A2 Lantai 1, Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung.

Jam layanan informasi yaitu setiap hari kerja, mulai pukul 08.00 17.00

WIB.

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 8

Surat

Surat permohonan informasi dapat dilayangkan langsung ke PPID Unit

Public Relations PT KAI, di Kantor Pusat PT KAI, Gedung A2 Lantai 1,

Jl. Perintis Kemerdekaan No.1, Bandung, 40117.

Telepon

Layanan permohonan informasi melalui telepon yaitu setiap hari kerja,

mulai pukul 08.00 17.00 WIB, di nomor telepon (022) 4230031, Ext.

10435 dan Fax (022) 4203342.

Email

Layanan permohonan informasi melalui email dapat dialamatkan ke:

kip@kai.id

Website

Masyarakat kini bisa mengajukan permohonan informasi dengan cara

yang lebih praktis, yaitu melalui website resmi keterbukaan informasi

publik PT KAI di:

www.kip.kereta-api.co.id

Website ini memuat berbagai informasi perusahaan dan informasi terkait

KIP di PT KAI, termasuk formulir permohonan informasi dan formulir

pernyataan keberatan atas permohonan informasi.

Sarana komunikasi Unit Public Relations lainnya yang dapat digunakan oleh

masyarakat antara lain:

Website

Website resmi PT KAI yang memuat seluruh informasi mengenai

perusahaan di:

www.kai.id

Media sosial

Twitter: @keretaapikita

Instagram: @keretaapikita

mailto:kip@kai.idhttp://www.kip.kereta-api.co.id/http://www.kai.id/

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 9

Facebook: keretaapikita

Youtube: keretaapikita

Google+: keretaapikita

D. Anggaran

Anggaran pelayanan informasi publik di Unit Public Information Care,

Public Relations PT KAI berasal dari pos anggaran beban Kehumasan.

Pada tahun 2017, jumlah total anggaran beban Kehumasan yaitu

Rp2.362.184.000. Dari jumlah tersebut, anggaran untuk pelayanan

informasi publik yaitu Rp.52.000.000.

E. Sumber Daya Manusia

Pegawai Unit Public Relations PT KAI yang menangani pelayanan

informasi publik berada di Unit Public Information Care, yang dipimpin

oleh seorang Manager Public Information Care (USPP) yang juga seorang

PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Manager ini

memimpin seorang Asisten Manager Helpdesk Information yang juga

menjabat sebagai staf PPID dan petugas pelayanan informasi (helpdesk

information), serta satu orang staf pelayanan informasi. Sehingga total

SDM yang menangani pelayanan informasi publik di Kantor Pusat PT

KAI berjumlah 3 orang.

F. Prestasi

Pada tahun 2015 PT KAI berhasil meraih peringkat ke-4 pada ajang

Pemeringkatan Keterbukaan Informasi Badan Publik tahun 2015, yang

diselenggarakan oleh Komisi Informasi Pusat. Ini merupakan prestasi

pertama bagi PT KAI dalam hal pengelolaan keterbukaan informasi

publik. Sedangkan pada tahun berikutnya, yaitu tahun 2016, PT KAI

meraih peringkat ke-7 dalam ajang yang sama. Prestasi ini menurun 3

peringkat dari peringkat tahun sebelumnya. Meski demikian, hal ini tidak

menurunkan semangat PT KAI dalam mengelola dan melayani informasi

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 10

untuk publik. Terbukti, selama tahun 2016, jumlah pemohon informasi

yang masuk ke PT KAI naik 50% dari tahun 2015. Sedangkan pada tahun

2017, PT KAI berhasil meraih Peringkat ke-3 dalam ajang yang sama.

G. Pelayanan Informasi Publik

Selama tahun 2017, Unit Public Information Care PT KAI menerima

permohonan informasi yang telah diregister sebanyak 161 pemohon. Dari

jumlah tersebut, sebanyak 11 orang memohon informasi dengan cara

datang langsung/ tatap muka, 8 orang melalui email, dan 142 orang

melalui website www.kip.kereta-api.co.id (layanan website baru dirilis

pada bulan September 2016). Dari jumlah 161 permohonan informasi,

seluruhnya dikabulkan/ diberikan informasi, karena tidak ada pemohon

yang meminta informasi yang dikecualikan.

Daftar permohonan informasi yang telah diregister selama tahun 2017

terlampir dalam format Excel.

http://www.kip.kereta-api.co.id/

VP PUBLIC RELATION PT KAI (PERSERO) Page 11