Upload
others
View
27
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1
LAPORAN AUDITAN PENGURUSAN PANGKALAN DATA INSTITUSI PENGAJIAN TINGGI
DAN E-AKREDITASI
1. PENDAHULUAN
Auditan ini dijalankan berikutan daripada terdapat isu perbezaan data dari database
Pengurusan Data Institusi Pengajian Tinggi dan e-Akreditasi dengan maklumat di
Bahagian Akreditasi Sains Sosial semasa auditan dilaksanakan di bahagian ini.
2. LATAR BELAKANG
2.1 Bahagian Teknologi Maklumat telah membangunkan PDIPT bertujuan untuk
merekodkan segala urusan berkaitan proses penilaian permohonan program
bagi peringkat Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan
Akreditasi Penuh. Sistem ini telah dibangunkan menggunakan Microsoft Access
97 pada tahun 1997 dan telah digunakan untuk tempoh 15 tahun.
2.2 Pada tahun 2010, e-Akreditasi iaitu satu sistem baru telah diperkenalkan
bertujuan untuk menggantikan fungsi PDIPT. Sistem ini telah dibangunkan sejak
tahun 2007 dengan menggunakan perisian MS SQL dan Adobe Coldfusion.
2.3 Kedua-dua sistem ini dimulakan dengan pendaftaran program pengajian di Unit
Pendaftaran, urusan penilaian program pengajian di Sektor Jaminan Kualiti,
urusan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi di Unit Keurusetiaan Majlis dan
maklumat pembayaran honorarium kepada Ahli Panel Penilai diselenggarakan
oleh Bahagian Kewangan. Sistem ini juga digunakan untuk tujuan pengeluaran
laporan dan statistik berkaitan penilaian program pengajian yang dijalankan.
3. OBJEKTIF PENGAUDITAN
Objektif pengauditan adalah untuk menentukan integriti data iaitu data yang dikeluarkan
oleh PDIPT dan e-Akreditasi adalah betul dan tepat dan menentukan wujudnya ciri-ciri
kawalan dalaman serta objektif yang ditetapkan dapat dicapai terhadap kedua-dua
sistem.
2
4. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN
4.1 Skop pengauditan merangkumi semakan terhadap data dan rekod permohonan
program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 (sehingga Jun) di semua Bahagian
Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis, Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan
Kualiti termasuk Unit Pendaftaran yang bertanggungjawab secara langsung
mengemas kini data ke dalam database PDIPT dan e-Akreditasi.
4.2 Metodologi pengauditan yang digunakan ialah analisa terhadap data yang
diterima dari Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis, Bahagian Koordinasi
dan Rujukan Jaminan Kualiti dan data yang diterima dari Bahagian Teknologi
Maklumat serta semakan dokumen dan data di database untuk memastikan
ketepatan data. Semakan ini dijalankan terhadap 150 sampel audit. Selain itu,
kaedah temu bual juga digunakan untuk mengesahkan dapatan audit.
5. PENEMUAN AUDIT
5.1 Pengurusan Sistem Maklumat PDIPT dan e-Akreditasi
Di bawah aspek pengurusan sistem PDIPT dan e-Akreditasi, perkara seperti
perancangan, pelaksanaan dan pemantauan telah disemak. Ini adalah bagi
memastikan projek yang dibangunkan telah dirancang dan dilaksanakan dengan
sempurna agar objektifnya dapat dicapai di samping dapat memelihara
keselamatan dan integriti data. Berikut adalah perkara yang diperhatikan:
5.1.1 Perancangan
Aspek perancangan adalah peringkat yang paling penting dalam
pelaksanaan sesuatu projek termasuk pembangunan sesuatu sistem ICT.
Perkara yang perlu diambil kira di peringkat ini ialah penetapan objektif
pembangunan sistem yang hendak dibangunkan serta jangkaan kos dan
tempoh untuk membangunkan sistem tersebut. Maklumat-maklumat ini
perlu di rekod dan disimpan di dalam fail yang berkaitan. Selain itu di
peringkat perancangan juga Bahagian Teknologi Maklumat perlu
mengenal pasti kekangan terhadap pembangunan projek yang
dijalankan.
3
Semakan Audit mendapati objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-
Akreditasi telah ditetapkan iaitu untuk merekodkan segala urusan
berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat
Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi
Penuh. Selain itu, tiada kos yang terlibat secara langsung (direct cost)
terhadap pembangunan sistem e-Akreditasi. Kos yang terlibat adalah kos
menghadiri kursus bagi meningkatkan kompetensi pegawai dalam
membangunkan sistem.
Adalah diperhatikan terdapat kelemahan dari segi aspek merekodkan dan
menyimpan dokumen berkaitan perancangan. Ini adalah kerana
Bahagian Teknologi Maklumat memaklumkan bahawa fail ada
diwujudkan tetapi tiada dokumen disimpan di dalamnya. Oleh itu adalah
sukar untuk mengesahkan sama ada aspek perancangan projek telah
dijalankan.
Adalah dicadangkan rekod dan dokumen diselenggarakan bagi
menyimpan dokumen berkaitan perancangan bagi memastikan
perancangan pembangunan sistem disediakan untuk memudahkan
pemantauan atau kesinambungan perancangan projek yang akan
datang.
Manakala aspek penetapan had kos yang terlibat secara langsung atau
tidak langsung dalam membangunkan sistem tidak dapat ditentukan
kerana Bahagian Teknologi Maklumat tidak mempunyai simpanan rekod.
5.1.2 Pencapaian Objektif Pembangunan Sistem PDIPT dan e-Akreditasi
Objektif pembangunan sistem PDIPT dan e-Akreditasi bertujuan untuk
merekodkan segala urusan berkaitan proses penilaian permohonan
program bagi peringkat Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi
Sementara dan Akreditasi Penuh. Berikut adalah urusan yang
dilaksanakan di setiap bahagian/unit yang terlibat dengan penggunaan
kedua-dua sistem tersebut:
Unit Pendaftaran – urusan pendaftaran permohonan program;
4
Bahagian Akreditasi – urusan penilaian program;
Unit Keurusetiaan Majlis – urusan Mesyuarat Jawatankuasa
Akreditasi; dan
Bahagian Teknologi Maklumat – pengeluaran statistik penilaian
program.
Pengguna sistem iaitu Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis dan
Unit Pendaftaran memaklumkan bahawa sistem tersebut amat berguna
dan memudahkan pencarian maklumat. Namun begitu, paparan yang
terhad oleh sistem e-Akreditasi mengikut bahagian/unit menyukarkan
mereka untuk mendapatkan maklumat lain selain maklumat yang
berkaitan dengan bahagian/unit masing-masing. Oleh itu
penambahbaikan terhadap aspek ini boleh dilakukan. Di Unit Pendaftaran
pula, para pegawai menghadapi masalah dengan nama Pemberi
Pengajian Tinggi yang mempunyai 2 versi nama di dalam Bahasa Melayu
dan juga Bahasa Inggeris yang menyukarkan pencarian maklumat.
Selain itu, Bahagian Teknologi Maklumat akan mengeluarkan statistik
apabila diminta oleh Bahagian/Unit. Bagaimanapun yang menjadi isu
adalah ketepatan statistik yang dikeluarkan. Oleh itu jika data yang
dimasukkan oleh pengguna ke dalam sistem adalah betul maka statistik
yang dikeluarkan adalah tepat. Jika statistik yang dikeluarkan tidak tepat,
ini bermakna ada kesilapan pada data yang dimasukkan oleh
bahagian/unit yang menggunakan sistem tersebut.
Secara keseluruhannya objektif untuk merekodkan segala urusan
berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat
Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi
Penuh di setiap bahagian/unit telah tercapai kerana maklumat yang
dimasukkan ke dalam database tersebut adalah menyeluruh bermula dari
proses pendaftaran permohonan sehingga ke proses keputusan
dikeluarkan oleh Unit Keurusetiaan Majlis.
5
5.1.3 Pelaksanaan
Peringkat Pelaksanaan ialah untuk memastikan projek dijalankan seperti
perancangan agar objektif pelaksanaan projek tercapai mengikut kos dan
skop yang telah ditetapkan. Sebarang perubahan perlu direkodkan dan
difailkan.
Sistem e-Akreditasi dibangunkan pada tahun 2007 dan telah mula
digunakan pada tahun 2010. Tempoh pembangunan sistem tersebut
adalah 2 tahun dan proses pembangunan sistem masih dilaksanakan.
Pada masa ini Bahagian Teknologi Maklumat sedang dalam proses
melakukan data migrasi dari PDIPT ke e-Akreditasi. Ini bagi menjadikan
e-Akreditasi sebagai database tunggal untuk merekodkan segala urusan
berkaitan proses penilaian permohonan program bagi peringkat
Kelulusan, Standard Minimum, Akreditasi Sementara dan Akreditasi
Penuh.
Pelaksanaan data migrasi dilaksanakan secara berperingkat. Ia
dimulakan dengan data bagi kod program yang bermula dengan “A” bagi
Akreditasi Penuh dan kemudian bagi kod program yang bermula dengan
“K” untuk Kelulusan. Pada masa ini, data migrasi bagi kod “A” adalah 90
peratus selesai. Di mana data telah berjaya dipindahkan ke e-Akreditasi,
namun paparan masih dalam proses pembangunan.
Memandangkan aspek perancangan tidak mempunyai rekod yang
teratur, adalah tidak dapat ditentukan sama ada pelaksanaan
pembangunan sistem e-Akreditasi dan data migrasi telah dilaksanakan
seperti yang dirancang.
5.1.4 Pemantauan
Pemantauan perlu dilakukan semasa pembangunan projek dan setelah
projek selesai bagi memastikan objektif pembangunan sistem tersebut
tercapai. Selain itu ia dapat menjadi mekanisma bagi mengenal pasti
kelemahan yang wujud agar penambahbaikan dapat dilakukan.
6
Berdasarkan temu bual yang telah dilaksanakan, adalah didapati tiada
pemantauan secara berkala dilakukan terhadap sistem e-Akreditasi.
Namun Bahagian Teknologi Maklumat sentiasa melakukan
penambahbaikan terhadap sistem sedia ada berdasarkan aduan yang
dimajukan oleh pengguna sistem.
Adalah dicadangkan aktiviti pemantauan dijadualkan bagi memudahkan
urusan pemantauan untuk memastikan trak projek berjalan dengan
lancar.
5.1.5 Kawalan Data Bagi Sistem PDIPT dan e-Akreditasi
Integriti data adalah penting untuk memastikan data yang disimpan
adalah tepat dan selamat dari kehilangan.
Adalah dimaklumkan bahawa, sistem PDIPT menggunakan kawalan kata
laluan (password) yang terdapat dalam MS Access 97. Borang (form)
yang memaparkan maklumat program juga dibezakan bagi setiap
pengguna sama ada pengguna tersebut boleh mengakses dan mengedit
borang atau pengguna yang hanya boleh mengakses sistem tersebut.
Manakala untuk sistem e-Akreditasi, kawalan yang digunakan adalah
melalui ID pengguna dan kata laluan masing-masing. Selain itu pengguna
hanya boleh mengakses dan mengedit maklumat yang berkaitan dengan
bahagian masing-masing.
Bahagian Teknologi Maklumat juga menjalankan data backup secara
berkala. Data backup dilakukan setiap hari pada sebelah malam dan ia
dilakukan secara automatik oleh server.
Adalah didapati data yang disimpan adalah selamat dari kehilangan
dimana Bahagian Teknologi Maklumat telah mewujudkan ciri-ciri kawalan
dalaman terhadap keselamatan data.
7
5.2 Perbandingan Jumlah Data Dari Bahagian Akreditasi dan Data Dari
Bahagian Teknologi Maklumat Bagi Tahun 2010, 2011 dan 2012
Semakan dan analisis telah dilaksanakan bagi data yang diterima dari Bahagian
Akreditasi dan data yang diterima dari Bahagian Teknologi Maklumat. Data ini
telah dibahagikan mengikut Bahagian Akreditasi untuk tempoh 3 tahun iaitu
tahun 2010, 2011 dan 2012 (sehingga Jun). Iaitu permohonan program yang
diterima dan permohonan program yang telah selesai. Data yang telah diperiksa
ialah data bagi permohonan Kelulusan, Akreditasi Sementara dan Akreditasi
Penuh. Berikut adalah Pemerhatian Audit berdasarkan Bahagian Akreditasi.
5.2.1 Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia
Permohonan program bagi peringkat Kelulusan, Akreditasi Sementara
dan Akreditasi Penuh yang diterima bagi tahun 2010, 2011 dan 2012
adalah berbeza. Secara keseluruhannya data yang dikeluarkan oleh
database adalah kurang berbanding data yang disediakan oleh Bahagian
Akreditasi Teknologi Maklumat. Walau bagaimanapun data bagi
permohonan Akreditasi Penuh yang diterima oleh bahagian untuk tahun
2012 menunjukkan bahawa maklumat dari database adalah lebih tinggi
sebanyak 7 permohonan berbanding maklumat yang dikeluarkan oleh
bahagian. Maklumat terperinci seperti di Jadual 1 berikut:
Jadual 1:
Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi
Teknologi Maklumat dan Multimedia
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 140 155 15 86 91 5
2011 110 117 7 116 125 9
2012 33 34 1 51 44 -7
8
Bagi permohonan program yang telah selesai diproses, adalah didapati
data bagi peringkat Kelulusan dan Akreditasi Sementara bagi tahun 2011
dan Akreditasi Penuh bagi tahun 2012 adalah sama. Tetapi terdapat
perbezaan bagi data untuk program yang selesai diproses bagi tahun
2010 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan Akreditasi
Penuh. Data ini menunjukkan data dari Bahagian adalah lebih sebanyak
14 dan 19 berbanding data yang dikeluarkan oleh database. Maklumat
terperinci seperti di Jadual 2 berikut:
Jadual 2:
Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian
Akreditasi Teknologi Maklumat dan Multimedia
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 115 129 14 87 106 19
2011 139 139 0 121 120 -1
2012 29 28 -1 36 36 0
5.2.2 Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina
Data bagi penerimaan permohonan program Kelulusan/Akreditasi
Sementara bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 dari Bahagian Teknologi
Maklumat adalah 120, 143 dan 60 program. Data ini kurang dari jumlah
yang diberikan oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina
masing-masing sebanyak 6, 8 dan 34 program. Program di peringkat
Akreditasi Penuh yang diterima juga berbeza bagi tahun 2010 sebanyak
17 program, 2011 sebanyak 8 program dan bagi tahun 2012 sebanyak 1
program. Maklumat terperinci seperti di Jadual 3 berikut:
9
Jadual 3:
Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi
Kejuruteraan dan Alam Bina
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 120 126 6 136 153 17
2011 143 151 8 209 201 -8
2012 60 94 34 37 38 1
Bagi permohonan program yang telah selesai di proses oleh bahagian
pada tahun 2010, 2011 dan 2012 bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi
Sementara dan Akreditasi Penuh juga berbeza bagi data yang diterima
dari Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian Akreditasi Kejuruteraan
dan Alam Bina. Di peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara untuk tahun
2010 dan 2011, data dari Bahagian Teknologi Maklumat masing-masing
melebihi sebanyak 14 dan 7 program. Di peringkat Akreditasi Penuh juga
sama, di mana data dari Bahagian Teknologi Maklumat melebihi
sebanyak 12 dan 13 program untuk tahun 2010 dan 2012. Maklumat
terperinci seperti di Jadual 4 berikut:
Jadual 4:
Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian
Akreditasi Kejuruteraan dan Alam Bina
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 115 101 -14 161 149 -12
2011 117 110 -7 208 211 3
2012 44 45 1 71 58 -13
10
5.2.3 Bahagian Akreditasi Sains Perubatan
Bagi tahun 2010, 2011 dan 2012, Bahagian Akreditasi Sains Perubatan
menerima masing-masing menerima sebanyak 101, 110 dan 45 program
bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara. Ini berbeza dengan data
yang diterima dari Bahagian Teknologi Maklumat masing-masing
sebanyak 23, 28 dan 4 program. Program yang diterima oleh bahagian
bagi peringkat Akreditasi Penuh juga berbeza bagi ketiga-tiga tahun iaitu
berbeza sebanyak 1 program untuk tahun 2010, 10 dan 6 program bagi
tahun 2011 dan 2012. Maklumat terperinci seperti di Jadual 5 berikut:
Jadual 5:
Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains
Perubatan
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 201 224 23 87 86 -1
2011 172 200 28 99 109 10
2012 82 78 -4 36 42 6
Manakala bagi program yang telah selesai dinilai pula, hanya data bagi
tahun 2011 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara sahaja yang
sama. Bagi data lain terdapat perbezaan data antara Bahagian Teknologi
Maklumat dan bahagian tetapi perbezaannya tidak begitu ketara.
Maklumat terperinci seperti di Jadual 6 berikut:
11
Jadual 6:
Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian
Akreditasi Sains Perubatan
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 185 184 -1 84 82 -2
2011 124 124 0 74 83 9
2012 62 60 -2 43 40 -3
5.2.4 Bahagian Akreditasi Sains Sosial
Rekod di Bahagian Akreditasi Sains Sosial menunjukkan bahagian
tersebut telah menerima sebanyak 465, 533 dan 151 program untuk di
proses bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat
Kelulusan/Akreditasi Sementara. Manakala bagi peringkat Akreditasi
Penuh, program yang diterima bahagian ialah 398, 493 dan 111 program
bagi tahun 2010, 2011 dan 2012. Perbezaan data yang sangat ketara
terdapat pada kedua-dua peringkat untuk tahun 2010 dan 2012.
Maklumat terperinci seperti di Jadual 7 berikut:
Jadual 7:
Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sains
Sosial
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 333 465 132 239 398 159
2011 397 533 136 314 493 179
2012 140 151 11 103 111 8
12
Rekod di Bahagian Akreditasi Sains Sosial menunjukkan bahagian
tersebut telah selesai memproses sebanyak 328, 304 dan 181 program
bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi
Sementara. Manakala bagi peringkat Akreditasi Penuh, program yang
selesai diproses oleh bahagian ialah 234, 278 dan 94 program bagi tahun
2010, 2011 dan 2012. Perbezaan data berlaku bagi ketiga-tiga tahun
untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan peringkat Akreditasi
Penuh. Maklumat terperinci seperti di Jadual 8 berikut:
Jadual 8:
Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian
Akreditasi Sains Sosial
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 309 328 19 197 234 37
2011 327 304 -23 296 278 -18
2012 167 181 14 92 94 2
5.2.5 Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan
Berdasarkan data yang diberi oleh Bahagian Akreditasi Sastera dan
Kemanusiaan, bahagian telah menerima sebanyak 170, 225 dan 67
program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat
Kelulusan/Akreditasi Sementara. Tetapi data yang diterima dari Bahagian
Teknologi Maklumat adalah sebanyak 156, 201 dan 100 program bagi
tahun dan peringkat yang sama. Oleh itu data di antara bahagian dan
Bahagian Teknologi Maklumat adalah berbeza. Bagi peringkat Akreditasi
Penuh data di antara dua sumber tersebut juga berbeza. Perbezaan
sebanyak 16, 19 dan 2 program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012.
Maklumat terperinci seperti di Jadual 9 berikut:
13
Jadual 9:
Perbandingan Permohonan Yang Diterima oleh Bahagian Akreditasi Sastera
dan Kemanusiaan
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 156 170 14 95 111 16
2011 201 225 24 122 141 19
2012 100 67 -33 43 45 2
Rekod di Bahagian Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan menunjukkan
bahagian tersebut telah selesai memproses sebanyak 171, 190 dan 73
program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 untuk peringkat
Kelulusan/Akreditasi Sementara. Manakala bagi peringkat Akreditasi
Penuh, program yang selesai diproses oleh bahagian ialah 144, 138 dan
46 program bagi tahun 2010, 2011 dan 2012. Perbezaan data berlaku
bagi ketiga-tiga tahun untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara
dan peringkat Akreditasi Penuh. Maklumat terperinci seperti di Jadual 10
berikut:
Jadual 10:
Perbandingan Permohonan Yang Selesai Diproses oleh Bahagian
Akreditasi Sastera dan Kemanusiaan
Tahun
Kelulusan/ Akreditasi Sementara Akreditasi Penuh
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
Bahagian
Teknologi
Maklumat
Bahagian
Akreditasi Perbezaan
2010 180 171 -9 151 144 -7
2011 183 190 7 120 138 18
2012 69 73 4 40 46 6
Secara keseluruhannya data yang dikeluarkan oleh database adalah
berbeza dengan rekod yang diberikan oleh Bahagian Akreditasi.
14
Perbezaan berlaku bagi peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan
juga di peringkat Akreditasi Penuh untuk tahun 2010, 2011 dan 2012.
Namun begitu hanya terdapat tiga data yang sama iaitu bagi Bahagian
Akreditasi Teknologi Maklumat bagi program yang telah selesai dinilai
tahun 2011 untuk peringkat Kelulusan/Akreditasi Sementara dan tahun
2012 untuk peringkat Akreditasi Penuh. Data yang ketiga ialah data bagi
Bahagian Akreditasi Sains Perubatan tahun 2012 untuk peringkat
Kelulusan/Akreditasi Sementara yang telah selesai di proses.
5.3 Faktor Perbezaan Data Antara Bahagian Teknologi Maklumat dan Bahagian
Akreditasi
Berikut adalah antara faktor yang telah dikenal pasti melalui semakan yang telah
dijalankan terhadap data yang diterima dari Bahagian Teknologi Maklumat dan
Bahagian Akreditasi:
5.3.1 Program yang Dinilai di Bawah Program Work Attachment
Adalah didapati salah satu sebab perbezaan data berlaku adalah kerana,
terdapat sebanyak 65 data bagi kod “A” yang didaftarkan di bahagian lain
selain dari Bahagian Akreditasi. Ini berlaku kerana ada program yang
diproses oleh pegawai dari bahagian selain dari Bahagian Akreditasi di
bawah program work attachment. Di bawah program ini, pegawai-
pegawai dari Bahagian Sumber Manusia, Bahagian Kewangan dan
Bahagian Pentadbiran serta beberapa bahagian lain telah membuat work
attachment dengan Bahagian Akreditasi. Mereka diberi peluang untuk
memproses sebuah fail setiap seorang di bawah seliaan pegawai di
Bahagian Akreditasi.
Semakan Audit menunjukkan bahawa fail yang diproses di bawah
program ini didaftarkan ke dalam sistem berdasarkan bahagian hakiki
pegawai yang memproses program tersebut dan tidak berdasarkan
Bahagian Akreditasi di mana pegawai itu menjalani work attachment.
Oleh itu bila data dikeluarkan oleh database berdasarkan bahagian,
15
jumlah yang tepat tidak akan dapat diperoleh. Maklumat terperinci seperti
di Lampiran 1.
Adalah dicadangkan agar fail yang diproses di bawah program ini
didaftarkan ke dalam sistem berdasarkan bahagian di mana pegawai
menjalani work attachment supaya statistik yang dikeluarkan oleh
Bahagian Teknologi Maklumat adalah lebih tepat.
5.3.2 Maklumat Bahagian di Database Tidak Dikemas Kini
Semakan Audit terhadap beberapa sampel Audit, adalah didapati
terdapat 8 data program yang tidak dikemas kini dengan maklumat
bahagian yang memproses program tersebut. Apabila maklumat
bahagian tidak dikemas kini, maka data yang dikeluarkan oleh Bahagian
Teknologi Maklumat tidak akan sama dengan rekod yang disimpan oleh
Bahagian Akreditasi. Senarai data tersebut seperti di Jadual 11 berikut:
Jadual 11:
Senarai Program Tanpa Maklumat Bahagian
Bil Kod Program Nama Program
1 A10442 Foundation in Information Technology
2 A10770 Foundation in Science
3 A6580 GCE Advanced Level - University of Cambridge Local
Examination Syndicate, UK
4 A8995 GCE A-LEVEL
5 A9124 Bachelor of Arts (Hons) Multimedia Design 3+0 in collaboration
with University of Hertfordshire, United Kingdom
6 A9374 Diploma Sains Komputer (Teknologi Maklumat) secara
kerjasama dengan Universiti Teknologi Malaysia (UTM)
7 A9633 Diploma Pengurusan Perniagaan
8 A9683 Bachelor of International Business (Hons)
Adalah dicadangkan maklumat bahagian sentiasa dikemas kini supaya
maklumat program adalah betul dan tepat.
16
5.3.3 Data yang Disediakan Bahagian Akreditasi
Antara sebab perbezaan data berlaku adalah kerana Bahagian Akreditasi
memaklumkan perkara seperti berikut:
Kesilapan pengiraan secara manual oleh pegawai akreditasi;
Ada pegawai yang mengambil kira kes pertimbangan sebagai
program yang telah selesai diproses;
Ada bahagian yang mengambil kira jumlah program carry foward
sebagai jumlah program yang diterima bagi tahun tersebut;
Ada pegawai mengambil kira tarikh dokumen diterima di Bahagian
Pendaftaran bukan tarikh dokumen diterima oleh pegawai sebagai
sebahagian dari program yang diterima pada tahun tersebut; dan
Ada bahagian mengambil kira program IPTA yang telah lulus
peringkat KPT dan dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Semakan
sebagai sebahagian dari data program selesai diproses.
Adalah dicadangkan setiap pegawai penyelia Bahagian Akreditasi
memastikan pegawai mengemukakan maklumat yang tepat dan
menyediakan checklist untuk pengesahan data.
5.3.4 Faktor Kesilapan Memasukkan Data Dalam Database PDIPT dan e-
Akreditasi
Antara sebab perbezaan data berlaku adalah kerana kesilapan
memasukkan atau mengemas kini data dalam database dan e-Akreditasi.
Maklumat lanjut, sila rujuk nombor 5.4.
Secara keseluruhannya, adalah diperhatikan ketepatan data bagi program yang diterima
dan selesai diproses yang dikeluarkan oleh sistem PDIPT dan e-Akreditasi adalah
diragui kerana kurang tepat. Ini adalah disebabkan berlaku kesilapan terhadap
maklumat yang dimasukkan ke dalam sistem dan maklumat tidak lengkap oleh
Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan Majlis dan Unit Pendaftaran yang
bertanggungjawab memasukkan data. Bahagian Akreditasi juga tidak mempraktikkan
keseragaman dalam menentukan program yang diterima dan selesai diproses bagi data
17
Kelulusan, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh selain tidak mengemas kini
maklumat di database.
Selain itu, pengiraan oleh semua Bahagian Akreditasi juga perlu diselaraskan. Sebagai
contoh, semua pegawai perlu jelas mengenai definisi program yang telah selesai dinilai
atau tarikh penerimaan dokumen. Ini bagi memastikan statistik yang dikeluarkan adalah
tepat dan mempunyai persamaan dengan setiap Bahagian Akreditasi. Manakala jika
terdapat maklumat di dalam dokumen tidak tepat dan maklumat yang sebenar
dimasukkan ke dalam sistem, makluman berkenaan perkara ini perlu direkodkan di
dalam fail sebagai kawalan dalaman terhadap data yang akan dimasukkan ke dalam
sistem.
5.4 Pengesahan Data Dari Database PDIPT dan E-Akreditasi Dengan Fail
Program Akreditasi
Semakan Audit telah dijalankan terhadap data dari Database PDIPT dan e-
Akreditasi dengan Fail Program Akreditasi dari semua Bahagian Akreditasi, Unit
Keurusetiaan Majlis dan Unit Pendaftaran untuk mengesahkan maklumat atau
data yang dimasukkan ke dalam Database PDIPT dan e-Akreditasi adalah
bersamaan dengan maklumat atau data yang terdapat dalam Fail Program
Akreditasi.
Bagi tujuan ini, sebanyak 150 Fail Program Akreditasi dari semua Bahagian
Akreditasi dan 150 data dari PDIPT dan e-Akreditasi telah dipilih sebagai sampel
Audit meliputi tahun 2010 hingga 2012 (Julai). Sila rujuk Lampiran 2. Maklumat
lanjut adalah seperti di Jadual 12 berikut:
18
Jadual 12
Sampel Audit Untuk Mengesahkan Data Dari Database PDIPT dan e-Akreditasi
dengan Fail Program Akreditasi
5.4.1 Perbezaan Maklumat Di Antara Data Dari Database PDIPT dan e-
Akreditasi dengan Fail Program Akreditasi
Semakan dan pengesahan Audit terhadap 150 sampel data seperti di
atas mendapati terdapat perbezaan maklumat di antara data dari
database PDIPT dan e-Akreditasi dengan maklumat dari Fail Program
Akreditasi. Sebanyak 20 Fail Program Akreditasi dari 150 Fail Program
Akreditasi sampel Audit atau 13 peratus mempunyai maklumat
perbezaan dengan data pada PDIPT dan e-Akreditasi.
Perbezaan maklumat ini merupakan berbagai jenis kesilapan yang
tercatat dalam surat/borang/memo di dalam Fail Program Akreditasi yang
mengakibatkan data yang ditunjukkan dalam PDIPT dan e-Akreditasi
boleh diragui kesahihannya.
Perbezaan maklumat ini melibatkan semua Bahagian Akreditasi, Unit
Pendaftaran, Unit Seksyen Pengurusan Sijil dan Unit Urusetia
Jawatankuasa Akreditasi yang bertanggungjawab untuk memasukkan
data dalam Database PDIPT dan e-Akreditasi. Maklumat lanjut adalah
seperti di Jadual 13 berikut:
Bidang
2010 2011 2012 Jumlah Fail
Program Akreditasi
Kelulusan (Akreditasi Sementara)
Akreditasi Penuh
Akreditasi Sementara
Akreditasi Penuh
Akreditasi Sementara
Akreditasi Penuh
Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu
5 5 10 - 8 2 30
Kejuruteraan dan Alam Bina
4 6 5 5 6 4 30
Teknologi Maklumat dan Multimedia
5 5 7 3 6 4 30
Sains Sosial 6 4 5 5 5 5 30
Satera dan Kemanusiaan
5 4 7 3 7 3 30
JUMLAH 25 24 34 16 32 18 150
19
Jadual 13:
Perbezaan Maklumat Diantara Data Dari Database PDIPT dan e-Akreditasi dengan Fail
Program Akreditasi Mengikut Bahagian/Unit
Bil Nama
Program No Rujukan
Program Nama
Pegawai Jenis
Kesilapan
Database PDIPT Dan E-
Akreditasi Fail Program
Maklum Balas Daripada Bahagian
BAHAGIAN AKREDITASI SAINS PERUBATAN
1 Diploma in Pharmacy
MQA/PA00895 Mohd
Norazam bin Nurdin
Keputusan semakan
lengkap Tidak lengkap
Maklumat 'Keputusan Semakan' dalam data e-
Akreditasi telah diperbetulkan kepada
'Tidak Lengkap'
2 Diploma in
Health Care Administration
MQA/PA00852 Idris bin Ahmad
Tarikh hantar tugasan
12/08/2011 11/05/2011
Tersilap memasukkan tarikh tugasan.
Pembetulan akan dilakukan.
3 Foundation in
Science MQA/PA00052
Nurdiana I'zzati Bt. Ridzman
Tarikh hantar tugasan
01/01/1900 20/08/2010
01/09/2010
Tersilap memasukkan tarikh tugasan.
Pembetulan akan dilakukan.
BAHAGIAN AKREDITASI KEJURUTERAAN DAN ALAM BINA
4
Diploma in Casting
Technology (Expandable
Mould)
MQA/FA00838 Mohd Zefli bin Ghaus Mohamed
Tarikh hantar tugasan
16/03/2011 14/03/2011
Tarikh hantar tugasan ialah pada 16 Mac 2011. Wujud kesilapan kemasukan data oleh pegawai. Tarikh telah dikemaskini dalam fail berkaitan.
5 Diploma
Teknologi Pembuatan
MQA/FA00746
Nenney Shahriza
binti Samsuddin
Tarikh terima dokumen
oleh pegawai bahagian akreditasi
27/12/2010 27/01/2011
Kesilapan kemasukan data oleh PT Unit Pendaftaran.
Tarikh yang betul telah dikemaskini dalam data.
BAHAGIAN AKREDITASI TEKNOLOGI MAKLUMAT
6
Ijazah Sarjana Muda Sains (Kepujian) Teknologi Maklumat
A7830 Hasila Sapiri Tarikh hantar surat lengkap
(dokumen) 28/04/2010 05/11/2009
Tarikh surat lengkap ialah pada 5 Nov 2009. Tarikh
28 April 2010 adalah tarikh lawatan penilaian. Data
telah dikemaskini.
7 Diploma in Information Technology
A10917 Naziatul
Ilyana Ilyas
Tarikh hantar tugasan
kepada APP 07/06/2010 04/06/2010
Tarikh hantar tugasan ialah pada 7 Julai 2010.
Tarikh pada data e-Akreditasi telah
dikemaskini
8 Certificate in Information Technology
A9473 Jamaluddin
Alias
Tarikh hantar tugasan
kepada APP 28/12/2009 23/12/2009
Tarikh hantar tugasan ialah pada 23 Dis 2009.
Tarikh pada data e-Akreditasi telah
dikemaskini
9
BSc (Hons) IT Security 3+0 in collaboration with London Metropolitan University,
London, UK
MQA/PA01552 Jamaluddin
bin Alias Tarikh hantar tugasan APP
24/10/2011 21/10/2011
Tarikh hantar tugasan ialah pada 21 Okt 2011.
Tarikh pada data e-Akreditasi telah
dikemaskini
20
BAHAGIAN AKREDITASI SAINS SOSIAL
10 Diploma in Business
MQA/PA01217
Lailatul Zuraini Binti Haji Lahadi
Tarikh semakan dokumen
15/07/2011 18/07/2011
Terdapat kesilapan semasa proses
memasukkan maklumat dalam di PDIPT/ e-akreditasi. Tindakan
pembetulan telah dibuat.
11
Bachelor of Business
Administration (Honours)
MQA/PA00527
Nur Izzah Binti Zainal
Abidin
Keputusan semakan dokumen
Lengkap Tidak lengkap Terdapat kesilapan
semasa proses memasukkan maklumat
dalam di PDIPT/ e-akreditasi. Tindakan
pembetulan telah dibuat. Tarikh
semakan dokumen
27/12/2010 29/12/2010
BAHAGIAN AKREDITASI SAINS KEMANUSIAAN
12 Certificate in
English Language
MQA/PA01203
Puteri Afidah binti Mohd
Hassan
Tarikh hantar tugasan
19/07/2011 07/07/2011 Kesilapan semasa key-in
13 Diploma Teater MQA/FA0016
2
Siti Nur Azreen Bt
Teroh
Tarikh semakan dokumen
16/08/2010 16/07/2010 Kesilapan semasa key-in
Keputusan semakan
lengkap tidak lengkap
14
Ijazah Sarjana Muda Filem dan Video
dengan Kepujian (Animasi)
MQA/FA00157
Nor Mini Binti Othman
Keputusan semakan
lengkap tidak lengkap
Kesilapan semasa key-in Tarikh hantar surat lengkap
02/09/2010 15/10/2010
Tarikh
dokumen lengkap
15
Ijazah Sarjana Muda Filem dan Video
dengan Kepujian
(Pengarahan)
MQA/FA00158
Nor Mini Binti Othman
Keputusan semakan
lengkap tidak lengkap
Kesilapan semasa key-in
Tarikh hantar surat lengkap
02/09/2010 15/10/2010
Tarikh
dokumen lengkap
02/09/2010 15/10/2010
16 Certificate in
Fashion Design MQA/FA0126
0
Nor Harna binti Md Rodzi
Tarikh hantar tugasan APP
20/07/2011 25/07/2011 Kesilapan semasa key-in
21
Dari Jadual 13 di atas, adalah didapati jumlah kesilapan yang tertinggi
dilakukan adalah oleh Bahagian Akreditasi Sains Sosial sebanyak 5
kesilapan diikuti oleh Bahagian Akreditasi Teknologi Maklumat dan
Multimedia sebanyak 4 kesilapan. Manakala Bahagian Akreditasi Sains
Perubatan dan Unit Urus setia Jawatankuasa Akreditasi masing-masing
sebanyak 3 kesilapan diikuti oleh Bahagian Akreditasi Kejuruteraan dan
Alam Bina dan Bahagian Akreditasi Sains Sosial masing-masing
sebanyak 2 kesilapan dan Unit Pendaftaran hanya mempunyai 1
kesilapan.
BAHAGIAN PENDAFTARAN
17
Bachelor of InformationTechn
ology (Hons) (Software
Engineering)
MQA/PA01167 Habibah
Binti Danian
Bidang Kejuruteraan
dan Alam bina
Teknologi maklumat
dan Multimedia
Bidang pengajian adalah Kejuruteraan dan Alam Bina
seperti di dalam data e-Akreditasi. Manakala memo
agihan kepada Teknologi Maklumat dan Multimedia
kerana penilaian program oleh BATMM.
BAHAGIAN URUSETIA JAWATANKUASA AKREDITASI
18
Bachelor of Business
Technology (Hons) in Computer
Entrepreneurial Management
secara kerjasama dengan Universiti
Kuala Lumpur
MQA/PA01733 Izzatyliyana
Binti Ashaari
No rujukan surat syor
MQA(S)10/13 Jld.182(93)
MQA(S)10/13 Jld.185(93)
No. rujukan surat telah dikemaskini dalam data e-
Akreditasi
19 Diploma
Pengurusan Hotel dan Pelancongan
K11418 Junaidah Mohamad
Aris
Tarikh syor JPS
13/05/2010 12/05/2010
Terdapat kesilapan semasa proses memasukkan
maklumat dalam di PDIPT/ e-akreditasi oleh Unit UMJA. Tindakan pembetulan telah
dibuat.
20 Diploma in Business
MQA/PA01216
Lailatul Zuraini
Binti Haji Lahadi
No rujukan surat syor
MQA(S)10/13 Jld185(27)
MQA(S)10/13 Jld185(23)
Terdapat kesilapan semasa proses memasukkan
maklumat dalam di PDIPT/ e-akreditasi. Tindakan
pembetulan telah dibuat.
22
Jenis-jenis kesilapan yang dilakukan oleh Pegawai Akreditasi yang
bertanggungjawab adalah seperti berikut:
Kesilapan nama dan tarikh hantar tugasan kepada APP;
Kesilapan tarikh hantar surat lengkap;
Kesilapan sub bidang;
Kesilapan nombor rujukan dan tarikh Surat Syor; dan
Kesilapan tarikh dan keputusan semakan dokumen.
Berikut adalah gambar yang menunjukkan Pegawai Audit Dalam sedang
membuat semakan dan pengesahan maklumat di antara data dari
database PDIPT dan e-Akreditasi dengan maklumat dari Fail Program
Akreditasi.
Gambar 1 Gambar 2
23
Gambar 3
Pegawai-pegawai Audit Dalam sedang membuat semakan dan pengesahan terhadap data dari PDIPT dan
e-Akreditasi dengan surat/borang/memo di dalam Fail Program Akreditasi.
Secara keseluruhannya dapat diperhatikan bahawa punca kesilapan
berlakunya perbezaan adalah disebabkan oleh perkara berikut:
Pegawai tidak fokus dengan maklumat yang dimasukkan dalam
database;
Pegawai tidak membuat semakan dan pengesahan dengan maklumat
yang diperoleh;
Pegawai tidak semak dengan data yang terdapat dalam PDIPT dan e-
Akreditasi; dan
Pegawai bergantung kepada Pembantu Tadbir untuk memasukkan
data dalam database tanpa membuat pengesahan.
Semakan seterusnya dilakukan terhadap perbezaan maklumat di antara
data dari database PDIPT dan e-Akreditasi dengan maklumat dari Fail
Program Akreditasi mengikut Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh
bagi tahun 2010 hingga 2012 (Jun). Maklumat lanjut adalah seperti di
Jadual 14 berikut:
24
Jadual 14
Perbezaan Maklumat Di antara Data Dari Database PDIPT Dan e-Akreditasi Dengan
Maklumat Dari Fail Program Akreditasi Mengikut Akreditasi Sementara Dan
Akreditasi Penuh Bagi Tahun 2010 Hingga 2012 (Jun)
Bidang
2010 2011 2012 Jumlah Kesilapan
Yang Didapati
Kelulusan (Akreditasi Sementara)
Akreditasi Penuh
Akreditasi Sementara
Akreditasi Penuh
Akreditasi Sementara
Akreditasi Penuh
Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu - - 1 - 2 - 3
Kejuruteraan dan Alam Bina - - - 1 - 1 2
Teknologi Maklumat dan Multimedia - 3 1 - 2 - 6
Sains Sosial 1 - 2 - 1 - 4
Satera dan Kemanusiaan - - 1 3 - 1 5
JUMLAH 1 3 5 4 5 2
20
Dari Jadual 14 di atas, jumlah kesilapan untuk Akreditasi Sementara dan
Akreditasi Penuh mengikut tahun adalah seperti di Jadual 15 berikut:
Jadual 15
Jumlah Kesilapan Untuk Akreditasi Sementara Dan Akreditasi Penuh Mengikut
Tahun
Bil. Jenis Akreditasi
Jumlah Kesilapan Mengikut Tahun Jumlah Peratus
Mengikut Jenis
Akreditasi (%)
2010 (Mulai Ogos)
2011 2012
(Sehingga Julai)
Jumlah
1. Akreditasi Sementara 1 5 5 11 55
2. Akreditasi Penuh 3 4 2 9 45
Jumlah 4 9 7 20 100
Adalah diperhatikan jumlah kesilapan tertinggi adalah bagi jenis
Akreditasi Sementara sebanyak 11 kesilapan atau 55 peratus dan
Akreditasi Penuh sebanyak 9 kesilapan atau 45 peratus. Ini adalah
kerana dalam setahun bilangan Akreditasi Sementara banyak diproses
25
jika dibandingkan dengan Akreditasi Penuh maka kebarangkalian
kesilapan berlaku adalah bagi Akreditasi Sementara.
Adalah dicadangkan semua Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetiaan
Majlis dan Unit Pendaftaran hendaklah memastikan pegawai yang
bertanggungjawab memasukkan data ke dalam sistem perlu
melakukannya dengan betul dengan membuat semakan dan pengesahan
agar data yang terdapat pada database PDIPT dan e-Akreditasi adalah
betul dan tepat (reliable) dan boleh digunakan pada bila-bila masa tanpa
perlu menyemak semula dengan Bahagian Akreditasi untuk
mendapatkan pengesahan. Kawalan kepada data yang dimasukkan perlu
diperkemas bagi memastikan ciri-ciri kawalan dalaman wujud.
Selain itu, memandangkan semua Bahagian Akreditasi tidak mengambil
kira kelewatan tempoh penilaian yang disebabkan oleh faktor-faktor di
luar kawalan bahagian seperti penangguhan lawatan atau kelewatan
memberi maklum balas oleh Pemberi Pengajian Tinggi dan beberapa
sebab lain maka perkara ini juga sepatutnya dapat dilihat di database
supaya data atau statistik yang dipaparkan di PDIPT dan e-Akreditasi
lebih tepat dan dapat mengambil kira faktor-faktor tersebut.
5.5 Kertas Edaran
Kertas Edaran adalah dokumen akademik yang disediakan bagi mendapatkan
persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi (MJA) terhadap syor
permohonan Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh tanpa melalui proses
pembentangan dan persetujuan Mesyuarat Jawatankuasa Semakan (MJS).
Pegawai Akreditasi yang menyediakan Kertas Edaran perlu memastikan
program berkaitan telah selesai proses penilaian yang telah ditetapkan oleh
pihak pengurusan. Kebenaran bertulis daripada Ketua Pegawai Eksekutif (KPE)
atau Timbalan Ketua Pegawai Eksekutif Jaminan Kualiti TKPE (JK) perlu
diperoleh dengan melengkapkan Laporan Semakan Draf MJA. KPE atau
TKPE(JK) perlu memberikan kebenaran sama ada bersetuju atau tidak program
26
ini diluluskan atau syor program ditangguhkan atau ditolak sebelum sesuatu
program ini dibawa ke MJA. Uniknya kertas edaran akan diedarkan pada hari
mesyuarat bersidang berbanding dokumen lain yang dimasukkan ke dalam
Portal MJA.
Kertas Edaran disediakan atas sebab-sebab berikut:
Arahan Menteri;
Kelulusan oleh Badan Profesional telah diperoleh;
Kelewatan mendapatkan laporan APP;
PPT mohon terus dengan pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk mendapat
kelulusan dengan segera;
Kelewatan dalam mendapat maklum balas dari PPT; dan
PPT tidak dapat memenuhi kesemua syarat-syarat pertimbangan namun
memerlukan kelulusan dengan segera memandangkan program telah
dilaksanakan/berjalan;
Dokumen yang diperlukan untuk membawa Kertas Edaran dibentangkan ke MJA
adalah seperti berikut:
Ringkasan Akademik Untuk Kelulusan Program; dan
Dokumen MJA seperti:
i) Permohonan Perakuan Akreditasi PPT;
ii) Syarat-syarat Memperakukan Perakuan Akreditasi;
iii) Ringkasan Eksekutif Penilaian;
iv) Laporan Penilaian Perakuan Akreditasi Penuh;
v) Laporan Penilaian Akreditasi Program; dan
vi) Ulasan Pengerusi APP Terhadap Maklum Balas PPT.
27
Perhatian Audit secara keseluruhannya terhadap proses kerja penyediaan
Kertas Edaran dan keputusan MJA adalah seperti berikut:
Memo arahan penyediaan draf MJA Untuk Kelulusan Program ( Kebenaran Bertulis daripada
KPE/Timb.KPE (SJK) )
Akreditasi Sementara Melengkapkan Laporan Semakan Akreditasi Penuh Draf MJA
Syor :
Bersetuju Lulus
Tangguh
Tolak
Penyediaan Draf MJA dan Dokumen
MJA
Mesyuarat MJA
Kertas Edaran (Keputusan)
Lulus Bersyarat
Lulus
Tangguh
Tolak
Memasukkan Maklumat Penyediaan Surat Perakuan
Keputusan MJA Dalam Memenuhi Keperluan Kualiti PDIPT dan E-Akreditasi
Makluman Keputusan Kepada IPTS Makluman Keputusan (Surat CQC) Kepada KPT (Surat
CQC) JPT PPTS
JPP
JPKK
Secara keseluruhannya proses penyediaan Kertas Edaran untuk
mendapat kelulusan program yang dibawa ke MJA tanpa dibawa ke MJS
Mula
Tamat
28
ini adalah teratur namun masih ada ruang untuk penambahbaikan.
Semakan Audit dilakukan terhadap rekod dan dokumen seperti Kertas
Edaran, Laporan Semakan Draf MJA, Statistik keputusan MJA bagi
tahun 2010, 2011 dan 2012 (Jun), statistik Memo Arahan Penyediaan
Draf MJA bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 (Jun) dan laporan dan
dokumen yang disediakan untuk MJA. Berikut adalah pemerhatian audit
selepas analisa dilakukan terhadap maklumat dan statistik program yang
dibawa ke Mesyuarat MJA, keputusan MJA dan penyediaan Kertas
Edaran.
5.5.1 Penyediaan Kertas Edaran Mengikut Sub Bidang
Mengikut Unit MJA, statistik Kertas Edaran yang disediakan bagi tahun
2010 hingga 2012 (Jun 2012) adalah sebanyak 337. Maklumat terperinci
adalah seperti di Jadual 16.
Jadual 16:
Jumlah Kertas Edaran Disediakan Bagi Tahun 2010, 2011 Dan 2012(Jun)
Bil Sub Bidang
Jumlah Kertas Edaran Disediakan Mengikut Tahun
Jumlah Kertas
Mengikut Bidang
Jumlah Peratus
Mengikut Bidang ( % )
2010 (Mulai Ogos)
2011 2012
(Sehingga Jun)
1 Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu 16 22 10 48 14
2 Kejuruteraan dan Alam Bina
11 21 6 38 11
3 Teknologi Maklumat dan Multimedia
0 44 6 50 15
4 Sains Sosial 6 87 28 121 36
5 Sastera dan Kemanusiaan 3 70 7 80 24
Jumlah 36 244 57 337 100
Jumlah Peratus Kertas Edaran Mengikut Tahun (%)
11 72 17 100
Dari jadual di atas boleh dirumuskan bahawa jumlah Kertas Edaran yang
tertinggi disediakan adalah untuk bidang Sains Sosial iaitu sebanyak 121
dari 337 atau 36 peratus bagi tahun 2010 hingga 2012 (Jun) diikuti oleh
Sastera dan Kemanusiaan, Teknologi Maklumat dan Multimedia, Sains
29
Perubatan dan Sains Bersekutu dan Kejuruteraan dan Alam Bina masing-
masing sebanyak 80, 50, 48, dan 38 atau 24, 15, 14 dan 11 peratus.
Dari jadual di atas juga dapat dirumuskan bahawa jumlah Kertas Edaran
yang terbanyak disediakan adalah bagi tahun 2011 dengan jumlah 244
atau 72 peratus. Ini bermakna dalam tahun 2011, banyak permintaan
untuk mendapat kelulusan pelaksanaan program dengan segera tanpa
melalui MJS. Analisis seterusnya dilakukan terhadap jumlah Akreditasi
Sementara dan Akreditasi Penuh yang disediakan untuk Kertas Edaran
bagi tahun 2010 hingga 2012 (Jun) seperti di Jadual 17 berikut:
Jadual 17:
Jumlah Kertas Edaran Disediakan Bagi Tahun 2010, 2011 Dan 2012(Jun) Mengikut
Jumlah Akreditasi Sementara Dan Akreditasi Penuh Mengikut Sub Bidang
Bil Sub Bidang
Jumlah Kertas Edaran Disediakan Mengikut Tahun
2010 (Mulai Ogos) 2011 2012 (Sehingga Julai)
Akreditasi
Sementara
Akreditasi
Penuh Jumlah
Akreditasi
Sementara
Akreditasi
Penuh Jumlah
Akreditasi
Sementara
Akreditasi
Penuh Jumlah
1
Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu
16 0 16 14 8 22 4 6 10
2 Kejuruteraan dan Alam Bina
7 4 11 11 10 21 4 2 6
3 Teknologi Maklumat dan Multimedia
0 0 0 37 7 44 2 4 6
4 Sains Sosial 2 4 6 64 23 87 24 4 28
5 Satera dan Kemanusiaan
2 1 3 60 10 70 5 2 7
Jumlah 27 9 36 186 58 244 39 18 57
Dari Jadual 17 di atas, jumlah Akreditasi Sementara dan Akreditasi
Penuh mengikut bilangan dan peratus yang dibawa ke Mesyuarat MJA
adalah seperti di Jadual 18 berikut:
30
Jadual 18:
Jumlah Akreditasi Sementara Dan Akreditasi Penuh Mengikut Bilangan Dan
Peratus Yang Dibawa Ke Mesyuarat MJA
Bil Jenis Akreditasi
Jumlah Kertas Edaran Disediakan Mengikut Tahun Jumlah Peratus
Mengikut Jenis
Akreditasi (%)
2010 (Mulai Ogos)
2011 2012
(Sehingga Julai)
Jumlah
1 Akreditasi Sementara
27 186 39 252 75
2 Akreditasi Penuh 9 58 18 85 25
Jumlah 36 244 57 337 100
Dari analisa di atas dapat dirumuskan bahawa kebanyakan Kertas
Edaran disediakan untuk Akreditasi Sementara dengan jumlah sebanyak
252 dari 337 atau 75 peratus dan Akreditasi Penuh sebanyak 85 dari 337
atau 25 peratus. Ini adalah kerana tempoh piagam pelanggan bagi
Akreditasi Sementara adalah 3 bulan 3 minggu maka kelulusan perlu
diberi segera sedangkan proses mendapat Akreditasi Penuh secara
puratanya mengambil masa antara 5 bulan hingga 7 bulan, namun PPT
perlu kelulusan segera kerana program perlu diteruskan untuk intake
pelajar yang sudah bermula.
5.5.2 Penyediaan Dokumen Akademik MJA Untuk Kertas Edaran Mengikut
Bidang
Untuk Kertas Edaran, Unit Hal Ehwal IPT Dan Aduan Awam, BKJK
mengeluarkan memo kepada Bahagian Akreditasi untuk menyediakan
Dokumen Akademik MJA bagi mendapat kelulusan program dengan
persetujuan KPE atau pihak pengurusan Jaminan Kualiti. Berikut adalah
contoh gambar memo dikeluarkan untuk penyediaan Dokumen Akademik
MJA untuk Kertas Edaran.
31
Gambar 4
Memo Dikeluarkan Untuk Penyediaan Dokumen Akademik MJA Untuk Kertas Edaran.
Berikut adalah statistik jumlah program yang dibawa ke MJA untuk Kertas
Edaran mengikut arahan memo yang dikeluarkan oleh Unit Hal Ehwal
IPT Dan Aduan Awam, BKJK seperti di Jadual 19:
Jadual 19:
Memo Yang Dikeluarkan Untuk Arahan Penyediaan Dokumen Akademik
MJA Untuk Kertas Edaran Mengikut Bidang Bagi tahun 2010, 2011 dan 2012
(Julai)
Bil Nama Bahagian 2010 2011 2012
(Julai)
Jumlah Program Mengikut Bahagian
1 Sains Sosial 10 11 7 28
2 Sastera Dan Kemanusiaan 4 12 14 30
3 Kejuruteraan Dan Alam Bina - 4 1 5
4 Sains Perubatan Dan Sains Bersekutu
3 5 - 8
5 Teknologi Maklumat Dan Multimedia
3 6 3 12
Jumlah Program Mengikut Tahun 20 38 25 83
32
Dari Jadual 19 di atas adalah diperhatikan, program tertinggi yang diarah
untuk dibawa ke MJA bagi Kertas Edaran melalui memo adalah untuk
Bahagian Sastera dan Kemanusiaan dengan jumlah sebanyak 30
program diikuti dengan Sains Sosial, Teknologi Maklumat dan
Multimedia, Sains Perubatan dan Sains Bersekutu dan Kejuruteraan dan
Alam Bina masing-masing sebanyak 28, 12, 8 dan 5.
Jumlah program tertinggi yang diarah untuk dibawa ke MJA bagi Kertas
Edaran adalah bagi tahun 2011 yang mana Kertas Edaran adalah paling
tinggi disediakan jika dibandingkan dalam tahun 2010 dan 2012 seperti
yang ditunjukkan di Jadual 19 di atas.
Ini dapat dirumuskan bahawa kedua-dua Bahagian Sastera dan
Kemanusiaan dan Sains Sosial yang merupakan antara bahagian
tertinggi yang diarah untuk dibawa ke MJA bagi Kertas Edaran.
5.5.3 Laporan Semakan Draf Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi
Setiap program untuk Kertas Edaran perlu mendapat kebenaran bertulis
daripada KPE atau TKPE (JK). Kebenaran ini adalah dengan
melengkapkan Borang Laporan Semakan Draf Mesyuarat Jawatankuasa
Akreditasi di mana TKPE (JK) atau pihak pengurusan Jaminan Kualiti
akan memberi perakuan syor sama ada bersetuju atau tidak, tangguh
atau tolak.
Maklumat yang terkandung dalam laporan semakan ini adalah:
(i) Nama program nombor rujukan MQA/Nama PPT;
(ii) Nama pegawai akreditasi;
(iii) Semakan peringkat sektor;
Ulasan semakan penyemak pertama dan kedua oleh pegawai
akreditasi;
(iv) Ulasan Semakan Pengarah Bahagian Akreditasi; dan
Sama ada bersetuju atau membantah
(v) Semakan Peringkat Bahagian Jaminan Kualiti.
33
Cadangan Pengarah Bahagian lain dan
Perakuan kelulusan TKPE (JK).
Berikut adalah contoh gambar Laporan Semakan Draf Mesyuarat
Jawatankuasa Akreditasi (MJA) yang dilengkapkan untuk mendapat
perakuan pihak pengurusan Jaminan Kualiti:
Gambar 5
Contoh Gambar Laporan Semakan Draf Mesyuarat Jawatankuasa Akreditasi
Adalah diperhatikan, penyediaan Borang Laporan Semakan Draf MJA
adalah sangat terperinci di mana wujudnya kawalan dalaman pada
borang tersebut. Ini adalah bagi memastikan hanya dengan persetujuan
ketiga-tiga Peringkat Sektor/Bahagian/Jaminan Kualiti, iaitu Semakan
Peringkat Sektor, Ulasan Semakan Pengarah dan Perakuan/Kelulusan
TKPE (JK), dapat disediakan Dokumen Akademik MJA untuk Kertas
Edaran. Jika terdapat bantahan dari mana-mana peringkat ini, Dokumen
Akademik MJA tidak akan dibentangkan ke MJA walaupun ianya
merupakan arahan dari pihak atasan.
Semakan Audit terhadap Laporan Semakan Draf MJA dengan keputusan
MJA, adalah diperhatikan perkara berikut:
34
5.5.4 Perakuan Syor Dan Keputusan MJA
Semakan telah dilakukan terhadap perakuan syor untuk 69 program
[Jumlah ini sahaja yang diselenggarakan oleh Unit Keurusetiaan seperti
di Laporan Semakan Draf MJA bagi tahun 2010, 2011 dan 2012 (Jun)]
dengan data keputusan MJA melalui Sistem PDIPT dan e-Akreditasi bagi
menentukan sama ada cadangan syor oleh pihak pengurusan Jaminan
Kualiti ada persamaan dengan keputusan MJA. Berikut adalah analisa
terhadap maklumat tersebut seperti di Jadual 20:
Jadual 20:
Perbandingan Maklumat Keputusan MJA Dari Data Sistem PDIPT Dan e-
Akreditasi Dengan Perakuan Syor Dari Borang Laporan Semakan Draf MJA
Bil Bahagian
Maklumat Keputusan MJA dari Sistem PDIPT dan e-Akreditasi
Perakuan Syor Dari Laporan Semakan Draf MJA
Jumlah Program Mengikut Bidang
Jumlah Peratus
Mengikut Bidang (%) Lulus
Bersyarat Lulus Tolak
Lulus Bersyarat
Lulus Tolak
1
Sains, Perubatan dan Sains Bersekutu 11 2 0 11 2 0 13 19
2 Kejuruteraan dan Alam Bina
3 0 2 Batal 3 0 2 Batal 5 7
3
Teknologi Maklumat dan Multimedia
0 0 0 0 0 0 0 0
4 Sains Sosial 41 1 0 41 1 0 42 61
5 Satera dan Kemanusiaan 6 1 2 6 1 2 9 13
Jumlah Keputusan 60 4 5 60 4 5 69 100
Jumlah Peratus Lulus Bersyarat
87% 87%
Dari Jadual 20 di atas dapat dirumuskan bahawa perakuan syor oleh
pihak pengurusan Jaminan Kualiti untuk setiap program adalah sama
dengan keputusan MJA untuk Kertas Edaran. Ini menunjukkan perakuan
syor oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti seperti yang dicatat dalam
Laporan Semakan Draf MJA adalah sangat penting bagi membantu MJA
membuat keputusan.
Adalah diperhatikan perakuan syor untuk Lulus Bersyarat merupakan
jumlah yang paling tinggi iaitu sebanyak 60 atau 87 peratus. Ini adalah
35
kerana program yang dimohon untuk mendapat kelulusan belum
memenuhi beberapa syarat yang ditetapkan dalam COPPA, standard
program, dasar-dasar kementerian atau Akta Agensi Kelayakan Malaysia,
oleh itu keputusan Lulus Bersyarat dikeluarkan.
5.5.5 Jumlah Program Untuk Kertas Edaran Tidak Sama Dengan Jumlah
Borang Laporan Semakan Draf MJA
Setiap program yang ingin mendapat kelulusan perlu mendapat
kebenaran bertulis daripada KPE atau TKPE(JK) iaitu sama ada
menerima arahan dari Bahagian Koordinasi dan Rujukan Jaminan Kualiti
(BKRJK) selaku penyelaras untuk Kertas Edaran atau melengkapkan
Borang Laporan Semakan MJA untuk mendapat kelulusan bahagian
mengikut bidang dan mendapat perakuan oleh pihak pengurusan
Jaminan Kualiti.
Adalah diperhatikan jumlah Kertas Edaran untuk semua program bagi
tahun 2010 hingga 2012 (Jun) adalah berjumlah 337 namun Borang
Laporan Semakan MJA yang dilengkapkan untuk mendapat perakuan
oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti hanya berjumlah 69 yang diterima
oleh Unit Keurusetiaan. Terdapat perbezaan jumlah sebanyak 269 yang
tidak dilengkapkan dengan Borang Laporan Semakan MJA bagi
mendapat perakuan oleh pihak pengurusan Jaminan Kualiti.
Bagaimanapun mengikut Bahagian Akreditasi Borang Semakan MJA
telah dilengkapkan untuk Kertas Edaran namun tidak dikemukakan
kepada Unit Keurusetiaan Majlis tetapi disimpan dalam Fail Program
Akreditasi. Maklumat terperinci adalah seperti di Jadual 21 berikut:
36
Jadual 21:
Jumlah Program Untuk Kertas Edaran Dengan Jumlah Program Dengan
Borang Laporan Semakan MJA Yang Dilengkapkan
Bil Jumlah Program Untuk
Kertas Edaran
Jumlah Program Dengan
Borang Laporan Semakan
MJA Yang Dilengkapkan
Perbezaan Jumlah
1 337 69 269
Adalah dicadangkan setiap program bagi Kertas Edaran yang akan
dibawa ke MJA perlu dipastikan Borang Laporan Semakan MJA
dilengkapkan untuk mendapat perakuan oleh pihak pengurusan Jaminan
Kualiti dan seterusnya diserahkan kepada Unit Keurusetiaan Majlis untuk
tujuan rekod. Ini merupakan saringan di pihak pengurusan Jaminan
Kualiti untuk memastikan perakuan diberikan pada program yang layak
sahaja dibawa ke MJA. Selain itu, dapat memudahkan dan membantu
MJA membuat keputusan terhadap program yang ingin mendapat
kelulusan.
6. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM
Secara keseluruhannya, Unit Audit Dalam berpendapat objektif pembangunan sistem
PDIPT dan e-Akreditasi telah tercapai kerana kedua-dua sistem itu berfungsi untuk
merekodkan segala urusan berkaitan proses penilaian program. Pengguna sistem
seperti Bahagian Akreditasi, Unit Keurusetian Majlis dan Unit Pendaftaran
memaklumkan bahawa sistem tersebut amat berguna dan memudahkan pencarian
maklumat. Namun begitu, paparan yang terhad oleh sistem e-Akreditasi mengikut
bahagian/unit menyukarkan mereka untuk mendapatkan maklumat lain selain maklumat
yang berkaitan dengan bahagian/unit masing-masing. Oleh itu penambahbaikan
terhadap aspek ini boleh dilaksanakan.
Ciri-ciri kawalan dalaman bagi memastikan keselamatan data juga wujud. Perubahan
penggunaan sistem PDIPT kepada sistem e-Akreditasi adalah satu langkah untuk
37
memastikan keselamatan data. Penggunaan MS SQL dan Adobe Coldfusion
membolehkan access level diwujudkan begitu juga kata laluan bagi setiap individu.
Bagaimanapun bagi ketepatan data yang dikeluarkan oleh sistem PDIPT dan e-
Akreditasi adalah kurang tepat kerana ada berlaku kesilapan terhadap maklumat yang
dimasukkan ke dalam sistem dan maklumat tidak lengkap. Ini adalah kerana Bahagian
Akreditasi tidak mempraktikkan keseragaman dalam menentukan program yang diterima
dan selesai diproses bagi data Kelulusan, Akreditasi Sementara dan Akreditasi Penuh
selain tidak mengemas kini maklumat di database.
Walau bagaimanapun, secara keseluruhannya, sistem yang diwujudkan amat berguna
dalam pengurusan maklumat (information management). Oleh itu setiap proses
memasukkan data perlu dilakukan dengan teliti dan berhati-hati supaya maklumat di
database adalah betul dan tepat.
Bahagian Teknologi Maklumat perlu terus melakukan penambahbaikan kepada sistem
e-Akreditasi yang dibangunkan agar ia dapat memenuhi keperluan semua pihak yang
menggunakan sistem tersebut. Selain itu, bahagian ini perlu menyelenggarakan rekod
dan dokumen dengan teratur bagi memastikan pembangunan sistem dilaksanakan
seperti dirancang dan memudahkan pemantauan.