1

LAPORAN

AUDIT KOMUNIKASI ORGANSASI

CV. MITRA MANAGEMENT

Oleh :

Bravista Candra K. 135120218112018

Nandy Hafid Nugraha 135120208113012

Retno Tikasari 135120218113019

Siti Noer Tyas Tuti 135120218113004

Disusun :

Untuk melengkapi nilai tugas akhir mata kuliah komunikasi organisasi semester 4

Dosen Pengampu :

Dr. Bambang Dwi Prasetyo, S.Sos., M.Si

ILMU KOMUNIKASI

FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS BRAWIJAYA

2015

i

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI ..................................................................................................................... i

BAB 1 ............................................................................................................................... 1

PENDAHULUAN ............................................................................................................ 1

1.1 Latar Belakang ................................................................................................... 1

1.2 Tujuan ................................................................................................................ 2

1.3 Manfaat .............................................................................................................. 2

BAB II .............................................................................................................................. 3

PEMBAHASAN ............................................................................................................... 3

2.1 Landasan Teori .................................................................................................. 3

2.1.1 Audit Komunikasi Organisasi .................................................................... 3

2.2 Metode Audit ..................................................................................................... 3

2.3 Auditor ............................................................................................................... 3

2.4 Teraudit .............................................................................................................. 4

2.4.1 Gambaran Teraudit ..................................................................................... 4

2.4.2 Struktur Organisasi ..................................................................................... 4

2.4.3 Fasilitas dalam Organisasi .......................................................................... 5

2.5 Audit Sistem ...................................................................................................... 5

2.6 Temuan Permasalahan Komunikasi dalam Organisasi ...................................... 7

2.6.1 Konflik dalam Organisasi ........................................................................... 8

BAB III ........................................................................................................................... 10

PENUTUP ...................................................................................................................... 10

3.1 Solusi ............................................................................................................... 10

3.2 Kesimpulan ...................................................................................................... 12

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................................... 13

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Menurut Wiryanto (2005 dalam Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010),

komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan di

dalam kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi. Organisasi

dibentuk melalui komunikasi ketika individu didalamnya saling berinteraksi satu

sama lain untuk mencapai tujuan individu dan tujuan bersama (Morissan, 2013,

hal. 383). Sedangkan komunikasi formal (Rusli, dkk, 2010) adalah komunikasi

yang disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan

organisasi. Dalam perspektif komunikasi, gaya dan isi pesan yang dilontarkan

seorang pimpinan baik formal maupun informal amat mempengengaruhi umpan

balik bawahannya (Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010). Kesenjangan komunikasi akan

berdampak pada persoalan kepercayaan (Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010).

Kondisi demikian membawa pengaruh besar pada efektifitas dan kinerja

suatu organisasi misalnya sebuah perusahaan atau institusi swasta sebagai

lembaga yang berfungsi melayani kepentingan masyarakat atau klien perusahaan

tersebut. Suatu organisasi tentu membutuhkan iklim komunikasi yang kondusif

yang mampu menciptakan motivasi kerja serta solidaritas internal organisasi,

sehingga setiap individu akan merasa bertanggung jawab terhadap tugas

pekerjaannya (Rusli, Bintarti, & Sriani, 2010).

CV. Mitra Promotion adalah organisasi atau perusahaan yang bergerak di

bidang jasa yang menangani serta menjalankan permintaan event atau pembuatan

jasa atau disebut dengan Event Organizer (EO). Dalam organisasi ini kerjasama

tim merupakan tonggak tercapainya kesuksesan atau keberhasilan dalam setiap

agenda yang dijalankan. Kerjasama tim yang baik membutuhkan komunikasi yang

mampu memotivasi dan efektif.

Untuk mengetahui tingkat keefektifan komunikasi dalam organisasi, maka

dibutuhkan audit komunikasi dalam organisasi tersebut. Audit komunikasi

merupakan suatu kegiatan yang menunjukan bagaimana proses komunikasi dapat

2

diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara cermat dan sistematis (Kritijanto, Meutia,

Nuraini, Shabrina, & Permata, 2012). Audit komunikasi organisasi dibutuhkan

untuk mengetahui gambaran proses komunikasi yang telah dilakukan dalam suatu

organisasi sebagi dasar menentukan langkah yang akan diambil untuk perubahan

yang perlu dilakukan. Perubahan yang dimaksud adalah perubahan yang

membawa kemajuan dalam proses komunikasi organisasi, sehingga mampu

menciptakan iklim komunikasi dalam organisasi yang berkualitas.

1.2 Tujuan

Tujuan dilakukan Audit Komunikasi Organisasi ini adalah untuk

menemukan segala hambatan dan gangguan komunikasi yang terjadi dalam

organisasi. Menyampaikan usulan-usulan perubahan yang berkaitan dengan

kebijakan-kebijakan komunikasi dan kegiatan-kegiatan di dalam sistem

komunikasi. Serta meningkatkan efektifitass komunikasi dalam organisasi.

1.3 Manfaat

a. Akademis

Menambah dan memperluas kajian ilmu komunikasi, khususnya dibidang

komunikasi organisasi dengan menerapkan suatu analisis sistem

komunikasi organisasi secara rinci yaitu audit komunikasi.

b. Praktis

Memberikan referensi yang berupa evaluasi untuk kemajuan organisasi

dan sekaligus membuka jalinan kerjasama yang lebih baik antara pihak

universitas dengan organisasi.

3

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Landasan Teori

2.1.1 Audit Komunikasi Organisasi

American Accounting Association (Dalam Kritijanto, dkk, 2012)

menyatakan bahwa Audit adalah proses sistematik dalam perolehan dan penilaian

secara objektif atas bukti-bukti berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-

tindakan dan peristiwa-peristiwa ekonomi untuk menentukan tingkat kecocokan

atara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria baku, serta pengkomunikasian

hasil-hasilnya kepada pengguna yang berkepentingan.

Sedangan audit komunikasi merupakan suatu kegiatan yang menunjukan

bagaimana proses komunikasi dapat diperiksa, dievaluasi, dan diukur secara

cermat dan sistematis (Kritijanto, Meutia, Nuraini, Shabrina, & Permata, 2012).

Menurut Andre Harjana (dalam Kritijanto, dkk, 2012), audit komunikasi

merupakan kajian mendalam dan menyeluruh tentang pelaksanaan keorganisasian

yang mempunyai tujuan untuk meningkatkan efektifitas organisasi.

2.2 Metode Audit

Metode audit yang digunakan adalah Visitasi yaitu dengan melakukan

wawancara dan observasi langsung di tempat auditee (Prasetyo, 2015 dalam Noer,

2015).

2.3 Auditor

Auditor adalah seorang yang memiliki kualifikasi untuk menjalankan audit

mutu (Prasetyo, 2015 dalam Noer, 2015).

Auditor dalam Audit Komunikasi Organisasi ini adalah Mahasiswa

Semester empat, Program Studi Ilmu Komunikasi, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu

Poltik, Universitas Brawijaya. Yang terdiri dari:

Nandy Hafid Nugraha

Siti Noer Tyas Tuti

4

Retno Tikasari

Bravista Candra K.

2.4 Teraudit

Teraudit adalah suatu organisasi yang diaudit, disebut jua auditee

(Prasetyo, 2015 dalam Noer, 2015).

Dalam hal ini teraudit (auditee) adalah CV. Mitra Promotion.

2.4.1 Gambaran Teraudit

Mitra Promotion adalah organisasi atau perusahaan yang bergerak di

bidang jasa yang menangani serta menjalankan permintaan event atau pembuatan

jasa atau disebut dengan Event Organizer (EO) dengan mengikuti perkembajang

zaman. Pada awal berdirinya tahun 2008, EO ini bernama Kailabis reduction dan

kemudian pada tahun 2011 diganti dengan nama Mitra promotion hingga

sekarang.

Alamat : Jl. Agus Salim Gang 11 no 12V, bandar kidul kota kediri.

Email : Mitrapromo_kdr@yahoo.com

2.4.2 Struktur Organisasi

Ketua : Slamet Sugianto

Sekertaris : Cahyatin (titin)

Bendahara : Fetriani

Humas : Ikhwan Estoni (mbah Dul)

Penanggung jawab : Slamet Sugianto

Koordinator team kreatif : Jaka

Koordinator team dekorasi : Harno

Koordinator stage manager : Ridwan

Koordinator SPG+SPB : Septesea dan

Sesi perizinan : Didik

5

MC : Abi manyu & Karin

Fotografer : Restu Ardianto Putra

Pengurus perlengkapan event : Sindy

Jumlah Karyawan : - Karyawan Inti : 12 Orang

- Karyawan Musiman : 27 Orang

2.4.3 Fasilitas dalam Organisasi

1. Gaji Standart UMR kota kediri = 1.300.000

2. Mesin cuci kantor = digunakan ketika baju kotor

3. 3 Mobil kantor= bisa digunakan pada kepentingan keluarga demi

menjaga kesejahteraan karyawan dan kelangsungan perusahaan

4. 5 sepeda motor

5. 1 pembantu = menyiapkan makan pagi, siang, malam (jika ada

karyawan yang ingin makan gratis dikantor)

6. Baju untuk bekerja

7. 3kamera untuk dokumentasi acara

8. Wifi

9. 2 kamar tidur (jika ada karyawan berlembur di kantor karena tugas)

10. Uang bensin untuk semua kendaran di kantor

2.5 Audit Sistem

Audit terhadap kecukupan organisasi penjaminan mutu dan dokumen mutu

untuk memenuhi persyaratan standar sistem audit mutu (Prasetyo, 2015 dalam

Noer, 2015).

1. Penjaminan Mutu (Internal) meliputi :

a. Pola Komunikasi :

- Downward : Atasan kebawahan

6

Contoh penerapannya dalam Mitra Promotion : Informasi tentang

konsep acara

- Upword : Anggota ke pimpinan

Contoh penerapannya dalam Mitra Promotion : Komplain tentang

uang makan dan keluh kesah lainnya.

- Horizontal : Antar sesama anggota

b. Aliran informasi : Mitra promotion menggunakan Penyebaran Seri

sebagai aliran informasi .

c. Budaya Organisasi :

- Artifak :

(Logo Organisasi)

7

(Sragam dalam setiap event)

- Values : Visi dan Misi

Visi

Menjadi organisasi yang kompetitif, kreatif, dan inovatif

Menjadi organisasi yang berskala Nasional dan Internasional

yang mampu berdaya saing secara prefosional.

Misi

Terus belajar dan meningkatkan kualitas kerja yang lebih

profesional

Memberikan yang terbaik pada proyek maupun pelayanan

Menjaga hubungan baik dengan klien dan mengembangkan

jaringan kerja hingga ke luar negeri

melatih sikap kepemimpinan dan kerja team.

menerapkan nilai-nilai pancasila dalam bersosial maupun

dalam dunia kerja

melatih karyawan menjadi SDM berkualitas

2. Penjaminan Mutu (Eksternal) meliputi : SOP

SOP Mitra Promotion adalah : Kecepatan, kreatifitas dan Efektifitas

Mitra Promotion berusaha memenuhi keinginan dan kebutuhan klien

dengan kecepatan, kreatifitas untuk mencapai hasil yang maksimal dan

memuaskan dalam setiap event yang diterima. Tetap kritis dalam

menghadapi pasar, inovatif dalam pelayanan dan pekerjaan dan mengolah

jaringan dengan baik hingga menjadikan kelangsungan baik untuk

perusahaan dan kesejahteraan karyawan.

2.6 Temuan Permasalahan Komunikasi dalam Organisasi

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang telah dilakukan, auditor

menemukan beberapa masalah komunikasi dalam Mitra Promotion :

8

2.6.1 Konflik dalam Organisasi

1. Kecemburuan Sosial : Kecemburuan antar karyawan dikarenakan

sikap pimpinan yang terkadang terlalu membanggakan salah satu

karyawan. Sehingga karyawan saling berebut simpatik dari pimpinan.

Ini terlihat pada bagaimana karyawan dari divisi dekorasi yang

mengeluhkan sikap pimpinan yang cenderung lebih fluid/

memanjakan karyawan SPG ( Sales Promotion Girl ) ataupun SPB (

Sales Promotion Boy ). Sedangkan tidak pernah terjadi klarifikasi

dari pihak pimpinan kepada seluruh anggota team terkait sikap

pimpinan.

2. Profesionalitas Pemimpin :

Pimpinan yang terlalu sering menggunakan intonasi tinggi

dalam menilai pekerjaan karyawannya.

Istri pimpinan yang terkadang ikut ambil dalam mengomentari

pekerjaan karyawan.

Mencampur adukan urusan pribadi dalam urusan organisasi.

Adanya anggota keluarga didalam struktur kerja yang

menginginkan posisi ketua koordinator team.

3. Manajemen yang kurang profesional : Sering terjadi kerancuan dalam

pembagian uang makan untuk karyawan (ketika proyek diluar kota)

karena adanya dana mendadak yang harus dikeluarkan untuk

keperluan kelengkapan.

4. Delay Information :

Sering terputusnya komunikasi melalui handphone yang

menyebabkan diskomunikasi yang menjadikan kurang efektif

(ketika pimpinan bertugas dikota lain)

Penyampaian informasi dari anggota paling bawah kepada

piminan harus melalui koordinator-koordinator dibawah

pimpinan.

9

Anggota team tidak berani terbuka secara langsung kepada

pimpinan sehingga membuat pimpinan kurang bisa memahami

dengan baik dan tepat maksud serta keinginan anggota team.

5. Delay Feedback : Terlalu menunggu lama keputusan dari pimpinan,

koordinator team terkadang berani mengambil keputusan pada masalah

mendadak yang akhirnya tidak memenuhi target yang sesuai dgn

rencana pimpinan.

6. Belum adanya media yang mampu mewadahi seluruh informasi secara

simultan dan cair tanpa adanya intimidasi ataupun hegemoni dari

pimpinan ke anggota ataupun antar anggota team, sehingga kami

Auditor melihat kurangnya media komunikasi yang transparan dan

lebih simultan.

10

BAB III

PENUTUP

3.1 Solusi

1. Menyediakan media khusus berbasis media elektronik:

a. Email khusus saran dan kritik terhadap kinerja team, pimpinan

dimana langsung ditujukan kepada pimpinan.

b. Layanan sms khusus untuk seluruh anggota team kepada

pimpinan langsung.

Dimaksudkan saran Auditor ini adalah untuk memberikan

kanal komunikasi secara khusus dari anggota team kepada

pimpinan yang dibutuhkan untuk menginformasikan kondisi iklim

dari tingkatan devisi, sehingga kerahasiaan informan terkait

anggota team divivsinya mampu dikontrol dengan baik. Karena

ada beberapa cara untuk menjaga kesolidan team dengan

mengontrol iklim kelompok kecil (per-divisi) kemudian membawa

alur secara team besar (seluruh divisi). Media in berguna untuk

memberikan feedback ataupun aspirasi untuk para anggota yang

memiliki sikap tidak mudah mengutarakan aspirasinya dalam

forum besar/meeting. Pemipin diharapkan aktif mengecheck dan

mengkordinasi seluruh anggota team melalui keputusan/

intruksi/kebijakan melalui pertimbangan kondisi/aspirasi yang

terfollow up.

.

2. Forum bersama (informal) untuk meningkatkan kualitas hubungan

antar anggota dan pimpinan organisasi berupa :

a. rekreasi bersama / otbount bersama seluruh anggota team dan

pimpinan.

b. Sarasehan setiap perpekan/2kali dalam sebulan.

Dimaksudakan saran Auditor ini adalah untuk menjaga suhu

/iklim dalam kerja team perlu ditingkatkan kualitas kebersamaan

11

dan lebih saling mengenal sehingga akan terciptanya sebuah

kondisi kekeluargaan yang pada ahirnya membuat anggota team

saling merasa membutuhkan dan melengkapi sehingga mampu

membuat suasana kerja lebih dinamis. Tidak berfikir hanya semua

semata – mata karena materi, jia ada konflik juga diharapkan

anggota team akhirnya lebih engedepankan kekeluargaan

dibandingkan penyelesaian yang mengarah pada perpecahan team.

3. Mengubah Aliran Informasi dan Pola Komunikasi

a. Grup Media Sosial ( Whats Up, BBM, Line )

Kongkrit yang disarankan oleh Auditor adalah pemeberian

informasi terkait tender bisa dilakukan secara simultan melalui media

komunikasi yang dimiliki oleh setiap anggota team yaitu smartphone

yang berupa grup WhatsUp ataupun Line. Sehingga dalam waktu

bersamaan semua mendapatkan informasi secara simultan. Kondisi ini

yang akhirnya membuat antara anggota team yang lainnya memiliki

kohesivitas yang tinggi, tidak merasa ada tingkatan peran dalam team.

Sehingga menurut Auditor, sikap pemimpin akan tidak menimbulkan

presepsi negatif dari para nggota team ataupun divisi yang ada, dengan

begitu kekompakan, kekeluargaan, saling memotivasi, menyemangati,

mengingatkan antara anggota kelompok lebih nampak dan terjadi.

Pimpinan akan dilihat dan dihormati tidak hanya karena struktural lagi,

tapi lebih pada tipe pimimpin yang demokratik. Sehingga pimpinan

akan mudah mengarahkan seluruh steakholder yang ada dalam Mitra

Production sebagai kesatuan team bukan pada tataran kelompok.

Perkembangan teknologi bisa dimanfaatkan untuk saling

berinteraksi dan berbagi ilmu serta info terbaru baik tentang pekerjaan

ataupun kondisi pribadi anggota kelompok, sehingga bisa menjadi

sarana diskusi yang membawa dampak positif serta mampu

memotivasi anggota team untuk lebih banyak berbagi ilmu, kreativitas

dan hiburan.

12

3.2 Kesimpulan

Dari seluruh proses Visitasi,observasi dalam Audit yang telah

dilakukan oleh team audit komunikasi ilmu komunikasi Brawijaya

memaparkan beberapa temuan, saran dan serta harapan kepada Mitra

Production yang merupakan team EO ( Event Organization ) dimana

komunikasi serta kerjasama team menjadi kekuatan utama dalam insatansi

ini maka beberapa temuan dan saran yang diajukan oleh team Auditor

mampu dipertimbangkan dan dijadikan sebagai bahan evaluasi serta

peningkatan progres instansi sehingga mampu menjadi kesatuan team

yang lebih sehat, produktif,kreativ serta memiliki kekuatan daya saing

yang lebih baik.

13

DAFTAR PUSTAKA

Kritijanto, D., Meutia, C. K., Nuraini, D., Shabrina, N., & Permata, S. A. (2012).

Pengertian dan Tujuan Audit Komunikasi.

Morissan. (2013). Teori Komunikasi : Individu Hingga Massa. Jakarta: Kencana.

Noer, S. T. (2015). Catatan Perkuliahan: Komunikasi Organisasi. Kediri:

Universitas Brawijaya.

Rusli, Y., Bintarti, A., & Sriani, A. R. (2010). Audit Komunikasi Mengenai

Kepuasan Komunikasi Organisasi di Universitas Terbuka : Studi Khasus

Sosialisasi Persiapan Universitas Terbuka Menuju PK-BLU.

14

LAMPIRAN

1. Fun Run (Salah satu event yang ditangani EO Mitra Promotion)

2. Pemilik sekaligus pendiri EO Mitra Promotion Slamet Sugianto (Sebelah

kanan)

3. Anggota Kelompok :