Upload
leanh
View
249
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
LAPORAN ANUGERAH INOVASI KERAJAAN NEGERI MELAKA TAHUN 2015 BAHAGIAN TEKNOLOGI MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI
(PUNCTUALITY CASCADING REPORTING SYSTEM - PCRS)
1. PENGENALAN
1.1 Profil Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK)
Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK) yang dahulunya
dikenali sebagai Unit Komputer, Jabatan Ketua Menteri Melaka telah
ditubuhkan pada tahun 1987 beralamat di Blok A, Tingkat 3, Seri Negeri,
Jalan Hang Tuah, 75300 Melaka dan dianggotai oleh 2 orang kakitangan
sahaja.
Pejabat ini telah berpindah ke Seri Negeri, Ayer Keroh pada tahun 1999
dengan pertambahan kakitangan seramai 11 orang dan seterusnya
bertambah dari masa ke semasa serta dinamakan sebagai Bahagian
Perkhidmatan Teknologi Maklumat (BPTM).
Pada tahun 2014, penstrukturan semula telah dilaksanakan dan nama
BPTM telah dipinda kepada Bahagian Teknologi Maklumat dan
Komunikasi. Kini, BTMK dianggotai seramai 51 orang kakitangan yang
diterajui oleh Ketua ICT Negeri Melaka.
BTMK berperanan dalam menyediakan perkhidmatan ICT kepada semua
Bahagian/Unit/Seksyen di bawah Jabatan Ketua Menteri Melaka
termasuk Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri yang lain dalam pelaksanaan
program-program dan aktiviti ICT yang telah ditetapkan agar
Jabatan/Agensi berkenaan menjadi lebih produktif, cekap dan berkesan
dalam menjalankan fungsi-fungsinya.
1.1.1 Visi BTMK
Untuk menjadikan Jentera Pentadbiran Negeri Melaka suatu
jentera pentadbiran yang termoden, produktif, cekap dan
berkesan dalam menjalankan fungsi-fungsinya dengan
memanfaatkan sepenuhnya penggunaan teknologi maklumat dan
komunikasi (ICT).
1.1.2 Misi BTMK
Untuk menjadikan ICT sebagai teras dalam perlaksanaan semua
aktiviti jentera pentadbiran Negeri Melaka.
1.1.3 Fungsi BTMK
i) Merancang, merangka dan menentukan hala cara penggunaan
dan keperluan ICT Jabatan Ketua Menteri Melaka dengan
mengambil keperluan Jabatan Kerajaan Negeri yang lain;
ii) Melaksanakan bersama dengan Jabatan / Agensi terlibat
program ICT yang telah ditetapkan oleh Jabatan Ketua
Menteri Melaka, Kementerian-kementerian dan Agensi
Kerajaan Persekutuan;
iii) Mengendalikan serta memberi perkhidmatan ICT yang
berkaitan kepada Jabatan Ketua Menteri dan Jabatan
Kerajaan Negeri yang lain;
iv) Memantau dan menilai keberkesanan penggunaan ICT
dalam pelaksanaan sesuatu program dan mencadangkan
alternatif yang lebih berkesan; dan
v) Memberi khidmat nasihat dan sokongan teknikal serta
bimbingan teknikal diperlukan.
1.2 Pengenalan mengenai inovasi
1.2.1 Pengenalan / Latar Belakang Projek Inovasi
Sistem ini telah diilhamkan oleh YAB Datuk Seri Ir. Hj. Idris bin Hj.
Haron, Ketua Menteri Melaka dan YB Datuk Wira Hj. Naim bin
Abu Bakar, Setiausaha Kerajaan Negeri Melaka selaku penasihat.
Sehubungan itu, BTMK telah membangunkan Punctuality
Cascading Reporting System (PCRS) dengan menggunakan
kepakaran dalaman (in-house).
Sistem ini berfungsi untuk merekodkan kehadiran kakitangan
secara elektronik bagi menggantikan penggunaan kad perakam
waktu (punch card). Selain itu, sistem ini boleh menyampaikan
maklumat kakitangan yang hadir lewat kepada ketua
bahagian/unit melalui e-mel dan perkhidmatan SMS.
1.2.2 Ciri-ciri
PCRS menggunakan fingerprint reader untuk merekodkan
kehadiran kakitangan secara elektronik bagi menggantikan punch
card. Selain itu, sistem ini mempunyai ciri-ciri seperti berikut:
• Menghantar laporan kelewatan kepada Ketua Jabatan/ Pegawai
melalui e-mel dan perkhidmatan SMS dengan serta-merta;
dan
• Memudahkan Ketua Jabatan/bahagian/unit memantau
kehadiran/pergerakan kakitangan.
Sistem boleh dicapai melalui http://pcrs.melaka.gov.my. Sistem ini
menyediakan fungsi-fungsi seperti berikut:
• Semakan kehadiran kakitangan di bahagian/unit masing-
masing;
• Menjana laporan kehadiran dengan cepat dan tepat secara real-
time;
• Permohonan Time Slip, Away dan Justifikasi Kehadiran;
• Statistik kehadiran individu dan bahagian/unit; dan
• Maklumat kakitangan yang dikemaskinikan oleh Pentadbir
bahagian/unit
1.2.3 Objektif
i. Sistem ini dibangunkan untuk merealisasikan idea yang
diilhamkan oleh YAB Ketua Menteri Melaka;
ii.Selaras dengan peranan BTMK untuk menyediakan
perkhidmatan ICT supaya fungsi-fungsi jabatan/bahagian
menjadi lebih produktif, cekap dan berkesan;
iii. Sistem ini dibangunkan dengan mengambil kira penjimatan
kos, masa dan sumber tenaga; dan
iv. Menggalakkan kolaborasi dengan jabatan/agensi lain.
1.2.4 Tempoh pelaksanaan
PCRS telah dibangunkan secara generik dan mula dilaksanakan
secara ‘pilot’ di BTMK mulai bulan Januari 2014. Selepas
beberapa penambahbaikan dilakukan, sistem ini dirasmikan dan
dilancarkan pada 1 April 2014 di Majlis Perhimpunan Bulanan
Kerajaan Negeri Melaka. Seterusnya, penggunaan PCRS
dikuatkuasakan di semua bahagian/unit di Jabatan Ketua Menteri
mulai bulan April 2014.
1.2.5 Lokasi Pelaksanaan
Sebanyak 21 fingerprint reader telah dipasang di Kompleks Seri
Negeri, melibatkan 6 blok iaitu :
i. Pejabat TYT;
ii.Blok Bendahara;
iii. Blok Temenggong;
iv. Blok Bentara;
v. Blok Laksamana; dan
vi. Blok Syahbandar.
2. SEBELUM INOVASI DIHASILKAN
2.1 Kaedah/sistem yang digunakan
Penggunaan kad dan mesin perakam waktu (punch card) di setiap
bahagian/unit.
2.2 Masalah-masalah yang dihadapi
Antara masalah-masalah yang telah dikenal pasti adalah:
i) Perlu menyediakan tiga (3) unit mesin perakam waktu di setiap
bahagian/unit untuk merekodkan kehadiran berdasarkan waktu
bekerja berperingkat (WBB);
ii) Berlaku kes-kes ‘buddy punching’ yang menjejaskan integriti di
kalangan segelintir staf;
iii) Kesukaran mengesan/memantau kehadiran kakitangan;
iv) Tidak menyokong dasar Kerajaan Negeri ke arah pelaksanaan
teknologi hijau; dan
v) Kelewatan menyediakan laporan kehadiran bulanan.
Antara risiko yang terlibat adalah:
i) Mesin perakam waktu tidak berfungsi;
ii) Kad perakam waktu hilang/rosak;
iii) Pembaziran masa dan tenaga; dan
iv) Menjejaskan imej jabatan.
2.3 Carta alir sebelum inovasi
Rajah 1 di bawah ini menunjukkan carta alir bagi proses merekodkan
kehadiran kakitangan di BTMK secara manual.
Rajah 1 : Proses Merekodkan Kehadiran Secara Manual
2.4 Data/gambar/bukti lain yang jelas
Gambaran sebelum pelaksanaan PCRS ditunjukkan seperti berikut:
Gambaran 1 : Penggunaan Punch Card
Gambaran 2 : Semak Kehadiran
Gambaran 3 : Penyediaan Laporan Kehadiran
3. SELEPAS INOVASI DIHASILKAN
3.1 Kaedah/sistem yang digunakan
PCRS merupakan sistem yang telah dibangunkan secara in-house tanpa
sebarang kos. Ia menggunakan bahasa pengaturcaraan PHP dan
pangkalan data Microsoft SQL. Manakala proses merekodkan cap jari
kakitangan adalah menggunakan fingerprint reader. Jadual 1 di bawah ini
merupakan seni bina yang digunakan bagi pembangunan PCRS.
Jadual 1 – Seni bina bagi Pembangunan PCRS
Jenis Keterangan
Operating System Linux
Designing Tools Codeigniter
Bahasa Pengaturcaraan PHP
Pangkalan Data Microsoft SQL 2008
Peralatan Fingerprint Reader
Rangkaian Local Area Network (LAN)
Pelaksanaan PCRS bukan sahaja menggantikan punch card dengan
kaedah elektronik, malah mempunyai fungsi pelaporan yang lebih efektif.
Arkitektur sistem ini digambarkan seperti Rajah 2.
Rajah 2 : Arkitektur PCRS
Kaedah pelaksanaan PCRS adalah seperti berikut:
i. Pegawai dan kakitangan perlu mendaftar dan merekodkan cap jari
masing-masing terlebih dahulu di BTMK.
ii. PCRS boleh dicapai secara online melalui http://pcrs.melaka.gov.my.
Sistem ini mempunyai fungsi-fungsi seperti berikut:
• Semakan kehadiran kakitangan di bahagian/unit
• Permohonan Time Slip, Away dan Justifikasi Kehadiran
• Statistik kehadiran individu dan bahagian/unit
• Laporan kehadiran bulanan
• Maklumat kakitangan
iii. Maklumat kakitangan seperti butiran personal, WBB, pegawai penilai
pertama (PPP) dan pegawai penilai kedua (PPK) dikemaskinikan oleh
pentadbir bahagian/unit masing-masing.
iv. Sekiranya kakitangan hadir lewat ke pejabat, makluman melalui SMS
dan e-mel akan dihantar serta-merta kepada Pegawai Penilai bagi
kakitangan tersebut.
v. Pada jam 9.00 pagi setiap hari bekerja dan jam 4.00 pagi keesokan
harinya, PCRS akan menghantar laporan penuh kehadiran semua
kakitangan kepada Ketua Jabatan / Bahagian.
vi. Surat tunjuk sebab akan dikemukakan melalui e-mel kepada
kakitangan yang hadir lewat melebihi tiga (3) kali dalam sebulan.
3.2 Carta alir selepas inovasi
Rajah 3 di bawah ini menunjukkan carta alir bagi proses merekodkan
kehadiran dengan pelaksanaan PCRS.
Rajah 3 : Proses Merekodkan Kehadiran dengan PCRS
3.3 Data/gambar/bukti lain yang jelas
Gambaran pelaksanaan PCRS ditunjukkan seperti berikut:
Gambaran 4 : Penggunaan fingerprint reader
Gambaran 6 : Kehadiran Lewat 1-2 Kali dalam Sebulan
Gambaran 7 : Kehadiran Lewat 3 Kali dan seterusnya dalam Sebulan
Gambaran 8 : E-mel Surat Tunjuk Sebab kepada kakitangan yang
lewat 3 kali dan seterusnya
Gambaran 9 : Surat Tunjuk Sebab berdasarkan Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2004 dan Surat Pekeliling Am Bilangan 11 Tahun
1981
Gambaran 10 : Laporan Penuh Kehadiran Semua Kakitangan melalui E-mel kepada Ketua Jabatan / Bahagian pada Jam 9.00 pagi Setiap
Hari Bekerja
Gambaran 11 : Laporan Kedatangan Masuk dan Pulang Setiap
Kakitangan kepada Ketua Jabatan / Bahagian melalui E-mel pada Jam 4.00 pagi Keesokan Hari.
4. KRITERIA PENILAIAN INOVASI 4.1 Kreativiti
PCRS menggunakan fingerprint reader secara menyeluruh untuk
merekodkan kehadiran kakitangan secara elektronik. Sistem ini
membolehkan Ketua Jabatan/Pegawai memantau kehadiran kakitangan
melalui laporan yang boleh dijana dengan cepat dan real-time. Sistem ini
dibangunkan sepenuhnya secara dalaman tanpa penglibatan kontraktor
luar. Selain itu, sistem ini telah menyertai Konvensyen Kumpulan Inovatif
Dan Kreatif (KIK) Peringkat Negeri Melaka Tahun 2014.
4.1.1 Keaslian
Jabatan Ketua Menteri Melaka merupakan jabatan pertama
menyediakan pelaporan kehadiran lewat melalui perkhidmatan
SMS dan e-mel.
4.1.2 Adaptasi
Sistem ini bersesuaian untuk diperkembangkan ke pelbagai
jabatan/agensi dengan menggunakan kemahiran pegawai
dalaman dan pengubahsuaian mengikut keperluan selaras
dengan konsep Blue Ocean Strategy.
4.2 Efisien
4.2.1 Penjimatan masa / kos / sumber manusia
Pelaksanaan sistem ini memberikan penjimatan kos dalam jangka
panjang. Manakala penggunaan masa dan sumber manusia
dapat diminimumkan secara menyeluruh di setiap bahagian/unit.
Perbandingan kos, masa dan sumber manusia sebelum dan
selepas pelaksanaan PCRS adalah seperti di Jadual 2.
Jadual 2 – Perbandingan Penjimatan Kos, Masa dan Sumber Manusia
SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI
KOS TIDAK BERULANG Mesin Perakam Waktu :
RM498.00 X 3 Unit = RM 1,449.00
Fingerprint Reader
RM1,900.00 X 1 Unit = RM 1,900.00
Jadual 2 – Perbandingan Penjimatan Kos, Masa dan Sumber Manusia
SEBELUM INOVASI SELEPAS INOVASI
Rak Kad Perakam Waktu : RM 80.00 X 1 Unit = RM 80.00
Jumlah Keseluruhan =RM 1,529.00
Jumlah Keseluruhan =RM 1,900.00
BERULANG Ribbon Cartridge :
RM 226.00 X 1 Unit = RM 226.00
Kad Perakam Waktu:
RM 0.16 X 37 Staf X 12 Bulan = RM 71.04
Jumlah Keseluruhan =RM 297.04/Tahun
SMS :
RM 0.09 X 40 SMS X 12 Bulan = RM 43.20
Jumlah Keseluruhan = RM 43.20/Tahun
MASA/ SUMBER MANUSIA
Memerlukan sekurang-kurangnya seorang Pembantu Tadbir di setiap bahagian/unit untuk menyediakan laporan kehadiran dan surat tunjuk sebab secara manual berdasarkan maklumat punch card.
Makluman kehadiran lewat, surat tunjuk sebab dan laporan kehadiran harian/bulanan dijana secara automatik dan boleh dicapai secara online.
*pengiraan adalah berdasarkan pelaksanaan di BTMK
4.2.2 Peningkatan produktiviti
i. Penyediaan laporan kehadiran dan surat tunjuk sebab
bertambah cepat dan mudah.
ii.Pemantauan lebih efektif.
4.2.3 Mudah digunakan (user-friendly)
Proses pendaftaran rekod cap jari kakitangan hanya dilakukan
sekali. Kakitangan boleh menggunakan mana-mana fingerprint
reader yang disediakan untuk merekodkan kehadiran masing-
masing. Manakala sistem boleh dicapai secara online dari mana-
mana komputer.
4.3 Tahap Pelaksanaan
PCRS telah pun dilaksanakan sepenuhnya di Kompleks Seri Negeri.
Keseluruhan pengguna yang telah didaftarkan berjumlah 1255 orang.
Sistem ini juga telah menyertai Pameran Inovasi Sempena Hari Pekerja
Peringkat Kebangsaan 2014 di MITC. Selain itu, BTMK juga menerima
lawatan daripada Kementerian Sumber Manusia dan Unit Integriti,
Universiti Teknologi Mara, Shah Alam. Sistem ini turut dibentangkan
kepada Mesyuarat Jawatankuasa Integriti dan Tadbir Urus (JITU)
Peringkat Kebangsaan Bil.1/2015 yang bersidang pada 24 Februari 2015
di TH Hotel & Convention Centre, Alor Setar, Kedah.
4.4 Replicability
Sistem ini diperluaskan dengan pengubahsuaian mengikut keperluan
tanpa melibatkan kos yang tinggi di jabatan berikut:
• Bangunan Kota Cemerlang
• Menara Perbadanan Kemajuan Negeri Melaka (PKNM)
• Bangunan Urban Transformation Center (UTC)
• Kediaman Rasmi YAB Ketua Menteri Melaka; dan
• Kementerian Sumber Manusia
4.5 Signifikan
4.5.1 Impak kepada Perkhidmatan Awam
Menggalakkan kolaborasi dengan jabatan/agensi lain melalui
perkongsian teknologi
4.5.2 Impak kepada Organisasi
i. Meningkatkan imej Jabatan Ketua Menteri Melaka dalam
memperlihatkan kepekaan mengenai keperluan teknologi ICT
di dalam urusan kerja seharian.
ii.Meningkatkan integriti di kalangan kakitangan dengan
penggunaan fingerprint.
iii. Membentuk budaya ketepatan masa di kalangan kakitangan
awam bagi menjadikan mereka lebih berdisiplin dan berhati-
hati.
4.5.3 Impak kepada Jabatan/Bahagian/Unit
Meningkatkan tahap kemahiran dan kompetensi kakitangan
BTMK melalui pembangunan sistem secara in-house dan
kolaborasi dengan jabatan/agensi lain.
4.5.4 Keberkesanan
i. Rekod kehadiran kakitangan lebih telus.
ii.Laporan kehadiran kakitangan mudah diperolehi.
4.6 Komitmen Pengurusan
Pihak pengurusan atasan memberi komitmen dan sokongan terhadap
pelaksanaan PCRS dari segi:
i. Kewangan – Projek ini telah menerima pembiayaan sebanyak
RM40,000.00 bagi perolehan 21 unit fingerprint reader dan kerja-kerja
pemasangan manakala bagi pembangunan sistem adalah secara
dalaman dan tidak melibatkan sebarang kos.
ii. Pengurusan Sumber Manusia – Projek ini dibangunkan secara
dalaman oleh kakitangan sedia ada yang melibatkan kerjasama di
antara BTMK, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM) dan
Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP), Jabatan Ketua Menteri Melaka.
iii. Insentif – Kerajaan Negeri Melaka telah menetapkan insentif sebanyak
RM5,000.00 bagi sebarang anugerah atau kejohanan yang diperolehi
sebagai penghargaan dan menarik minat penyertaan.
iv. Penghargaan – Projek ini diilhamkan oleh YAB Ketua Menteri Melaka
dan telah dirasmikan oleh beliau sendiri pada Mac 2014 di Majlis
Perhimpunan Rasmi Kerajaan Negeri Melaka. Selain itu, projek ini
telah dipersembahkan kepada YAB Perdana Menteri Malaysia pada
21 Jun 2014 di Pameran Inovasi sempena Hari Pekerja Peringkat
Kebangsaan 2014 yang diadakan di Melaka International Trade
Centre (MITC), Ayer Keroh, Melaka.
v. Peralatan – Projek ini menggunakan 21 unit fingerprint reader, 1 unit
database server dan 1 unit application/hosting server untuk beroperasi
sepenuhnya.
4.7 Data/gambar/bukti lain yang jelas
Bukti pelaksanaan PCRS ditunjukkan seperti berikut:
Perasmian dan pelancaran PCRS di Majlis Perhimpunan Bulanan Kerajaan Negeri Melaka.
~ 17 Mac 2014 ~
Dewan Seri Negeri, Ayer Keroh, Melaka.
~ 22 September 2014 ~
Bilik Mesyuarat Tun Mutahir, Seri Negeri, Ayer Keroh, Melaka
~ 24 Februari 2015 ~
TH Hotel & Convention Centre, Alor Setar, Kedah.
5. KESIMPULAN
PCRS merupakan sistem yang memudahkan proses pengurusan maklumat
kehadiran kakitangan seperti pelaporan dan pemantauan kehadiran secara
proaktif melalui penjanaan notis dan laporan secara real-time dan dihantar
serta-merta kepada kakitangan yang berkenaan sama ada melalui SMS, e-mel
dan web. Oleh yang demikian, sistem ini dapat menjimatkan kos dan
penggunaan masa dan sumber manusia selaras dengan pelaksanaan
Teknologi Hijau di Negeri Melaka. Selain itu, sistem ini juga mampu mengatasi
masalah “buddy punching”. Dengan itu, integriti di kalangan penjawat awam
dapat dipertingkatkan dan seterusnya menaikkan imej jabatan.
Sistem ini juga dalam proses pengintegrasian dengan Sistem Maklumat
Pengurusan Sumber Manusia (HRMIS), Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia
(JPA) untuk penyediaan modul Perfoma Tuntutan Kerja Lebih Masa dan
seterusnya akan diperluaskan ke seluruh jabatan, agensi dan anak syarikat
Kerajaan Negeri Melaka.