2008 ICTL LITERACY

INFORMATION AND COMMUNICATION TECHNOLOGY LITERACYMICROSOFT ACCESS

MODUL 1

1

2008 ICTL LITERACY

Langkah 1.a) MEMBUKA MS ACCESS

1. Klik pada butang “start”2. Klik pada menu “program”3. pilih “Microsoft Office Access 2003”

2

2008 ICTL LITERACY

b) Paparan Microsoft Office Access 2003 terbuka.-Klik pada Create New File

c) Klik pada Blank Database

3

2008 ICTL LITERACY

d). Tetingkap File New Database akan dipaparkan.- Tukarkan File name kepada kehadiran pelajar ictl

4

Tukar nama file name sedia ada kepada kehadiran pelajar ict.Klik create setelah selesai.

2008 ICTL LITERACY

e) Tetingkap Pangkalan Data dengan nama “kehadiran pelajar ictl” akan dipaparkan

Pada paparan tetingkap pangkalan data ini mengandngi beberapa bahagian.

a. Baris di sebelah atas adalah tabs untuk menjalankan tugas bagi setiap object b di bawah dalam pembinaan data bermula dengan “Open” (Buka), “Design”(Rekabentuk) dan”New”(Baru)

b. Lajur di sebelah kiri adalah lajur Objects yang mengandungi “Tables”(Jadual), “Queries”(Pertanyaan), “Form”(Borang), “Reports”(Laporan), “Pages”(Lembaran), “Macros”(Makro) dan “Modules”(Module).

5

a

b

2008 ICTL LITERACY

Modul ini akan menumpukan kepada 4 objects sahaja iaitu Tables, Queries, Forms dan Reports sahaja. Secara ringkas:

1. Tables atau jadual digunakan untuk menyimpan maklumat atau data bagi sesebuah sistem pangkalan data.

2. Queries atau pertanyaan membolehkan pengguna mencapai rekod-rekod tertentu berdasarkan keperluan yang dikehendaki.

3. Forms atau borang merujuk kepada tetingkap yang digunakan bagi memapar atau memasukkan sesuatu data ke dalam sebuah atau lebih tables.

4. Reports atau laporan merujuk kepada maklumat daripada table atau query yang disusun dalam bentuk tertentu khusus bagi tujuan cetakan.

Pembinaan pangkalan data dimulakan dengan membina Tables. Berdasarkan gambarajah di atas, terdapat 3 pilihan kaedah untuk membina Tables iaitu, a. Create table in Design View

Membina table melalui pandangan rekabentukb. Create table by using wizard

Membina table dengan bantuan wizard / pembantu melalui sesi soal jawab. Maklumat yang dikumpul akan digunakan untuk membina pangkalan data anda.

a. Create table by entering dataMembina table melalui fields / medan yang telah disediakan.

6

2008 ICTL LITERACY

Langkah 2a)MEMBINA TABLE. Dwiklik pada icon anak kunci Create table in Design View.

7

2008 ICTL LITERACY

b) Tetingkap table seperti di bawah akan dipaparkan…

c)

Seterusnya taipkan butiran-butiran berikut ke dalam medan field name.

d) Tetapkan juga Data Type bagi setiap butiran fields nama.

8

{{

2008 ICTL LITERACY

e) Medan Description bertujuan bagi memudahkan pembuat sistem mengenal pasti tujuan bagi setiap fields name yang diisi. Pembuat sistem boleh mengabaikannya jika mahu berbuat demikian.

f) Menetapkan fields properties bagi setiap medan fields name

a. Bagi medan fields name Bilangan, tetapkan fields properties nya seperti berikut.

9

2008 ICTL LITERACY

b. Bagi medan fields name Nama, tetapkan fields properties nya seperti berikut.

c. Bagi medan fields name Tingkatan, tetapkan fields properties nya seperti berikut.

10

Jumlah huruf yang boleh isi.

Semua huruf bertukar ke huruf besar walaupun huruf kecil ditaip.

2008 ICTL LITERACY

d. Bagi medan fields name No Kad Pengenalan, tetapkan fields properties nya seperti berikut.

e. Bagi medan fields name Kehadiran, tetapkan fields properties nya seperti berikut.

11

2008 ICTL LITERACY

f. Bagi medan fields name Jantina, tetapkan fields properties nya seperti berikut.

g) Kaedah penggunaan lookup wizard

12

2008 ICTL LITERACY

Pada medan data type Jantina pilih lookup wizard

Satu tetingkap baru akan keluar seperti dibawah. Pilih pada “I will type in the value that I want” dan klik “next”Seterusnya satu tetingkap baru akan keluar dan meminta anda menaip seperti di bawah. Anda diminta untuk mengubahsuai Col 1 tersebut.

Ikut langkah seterusnya dengan klik “next” sehingga selesai.

h) Memasukkan Primary Key.

13

2008 ICTL LITERACY

Primary Key adalah satu cara yang diperlukan bagi membezakan satu kumpulan data dengan kumpulan data yang lain. Ia juga berperanan dalam menentukan hubungkait satu Table dengan Table yang lain. Dalam langkah ini No Kad Pengenalan dijadikan sebagai primary key kerana nombor kad pengenalan adalah berbeza antara satu individu dengan individu yang lain.

i) TUTUP Tables dan save dengan menamakannya sebagai “pelajar ictl”

Langkah 3a) MEMASUKKAN DATA

Buka paparan pangkalan data dan pada Tables , dwiklik tables yang telah dibina tadi iaitu table “pelajar ictl”.

14

2008 ICTL LITERACY

b) Pada paparan table pelajar ictl,isikan maklumat seperti berikut. Setelah selesai save dengan nama yang sama.

Langkah 4a) MEMBINA QUERY

Pada paparan pangkalan data klik Queries dan klik pada New. Satu paparan New Query akan terpapar seperti di bawah dan klik

ok.

15

2008 ICTL LITERACY

b) Satu paparan query seperti di bawah akan dipaparkan’ Seterusnya klik “Add” dan kemudian klik pula icon “Close”.

c) Dwi klik pada setiap item Fields Name supaya dalam keadaan seperti di bawah.

16

2008 ICTL LITERACY

d) Dalam ruangan field Nama , klik pada sort dan pilih “Ascending”. Ini bertujuan sistem menyusun nama secara automatik secara urutan abjad walaupun data diisi secara rambang.

Tutup query dan beri nama query ini sebagai “Query urutan pelajar”

e) Membina parameter berdasarkan nilai sesuatu medan.Pada paparan pangkalan data, buat satu lagi Query yang baru dan ikut langkah yang sama dari 4a hingga 4d. Kemudian taip “ [Papar berdasarkan jantina dengan menaip L atau P]” di ruangan criteria field Jantina seperti di bawah. Klik ikon run setelah selesai untuk melihat hasil. (ikon run)

Tutup query dan beri nama query ini sebagai “Query cari jantina pelajar”

17

2008 ICTL LITERACY

Langkah 5a) MEMBINA FORM

Buka paparan pangkalan data dan klik pada “form” dan klik “new” untuk paparan seperti di bawah. Kemudian pilih “pelajar ictl”dan tekan “ok”.

18

2008 ICTL LITERACY

b) Paparan form dan design view dipaparkan seperti di bawah.

c) Tambah suatu label teks yang sesuai ke dalam form, dalam keadaan ini ia di beri nama “Kehadiran Pelajar ICTL” Seterusnya aktifkan medan Nama, Tingkatan, No Kad Pengenalan, Kehadiran dan Jantina di dalam tetingkap tables dan heret kelima-lima medan tersebut ke dalam form yang dibina. Ubah suai form akan nampak lebih menarik dan tersusun. Klik ikon view untuk melihat hasilnya.

i. langkah 1 , aktifkan medan pelajar dengan dwiklik padaii. Langkah 2, klik tanpa lepas padaiii. Langkah 3, heret ke lima-lima

19

2008 ICTL LITERACY

d) Tutup form dan beri nama sebagai “Formpelajar”.

Langkah 6a) MEMBINA REPORT

Pada bahagian report klik new dan pilih Query urutan pelajar

20

2008 ICTL LITERACY

21

2008 ICTL LITERACY

b. Tambah suatu label teks yang sesuai ke dalam report dibahagian footer, dalam keadaan ini ia di beri nama “Kehadiran Pelajar ICTL”

c. Pada medan query urutan pelajar heret tingkatan ke ruang Page header

22

2008 ICTL LITERACY

d. Seterusnya aktifkan medan Nama, Kehadiran ,bilangandan Jantina di dalam tetingkap tables dan heret ketiga-tiga medan tersebut ke dalam bahagian detail.

Pilih yang berikut, klik kanan dan cut..

e. Paste pada ruangan page header dan susun semuanya seperti gambarajah dibawah.

23

2008 ICTL LITERACY

f. Tarik garisan page footer agar berkeadaan seperti gambarajah di bawah.

**** Jika garisan page footer tidak dialih ke atas maka jarak nama pelajar akan jauh antara satu sama lain.

g. Pada toolbar klik insert date and time dan alihkan ke bahagian page header.

24

2008 ICTL LITERACY

h. Pada toolbar klik insert page number dan alihkan ke bahagian page footer.

i. Preview untuk melihat hasil

***hasilnya seperti di bawah.

25

2008 ICTL LITERACY

Langkah 7 PENAMBAHAN ELEMEN INTERAKTIF KE DALAM FORM

26

2008 ICTL LITERACY

a. Buka Formpelajar dalam bentuk design viewPada tetingkap Toolbox seperti di bawah, heret ikon command button.

b. Satu tetingkap baru akan dipaparkan seperti di bawah

c. Di dalam tetingkap ini pelbagai arahan menggunakan command button boleh dilakukan seperti arahan next record, previous record, open form, open query, print preview, print, exit dan pelbagai lagi.Modul ini akan menunjukkan langkah menggunakan command button bagi menjalankan operasi open query dan exit

d. [open query]

27

Command button

2008 ICTL LITERACY

View form untuk mencuba hasilnya.

e. [exit]

28

2008 ICTL LITERACY

Anda boleh menggunakan arahan menggunakan command button yang lain yang difikirkan sesuai. Tukarkan font atau color(UNTUK MENUKAR FONT DAN COLOR,ANDA CUMA PERLU KLIK KANAN ) yang mana perlu.Contoh lengkap seperti di bawah. Selamat mencuba.

29