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L'analyse de 10 ans de production
numérique au musée du quai Branly -
Jacques Chirac
Lucile Grand, directrice de la médiathèque
Jean-André Assié, responsable des archives contemporaines
Contexte
Projet de SAE
Validation projet par la direction générale
Projet transversal, avec le SI, baptisé ODDON
Soutien du SIAF, via DIAMAN : AMO (Implissio)
Mécénat de compétence (Altran)
Commentaires
J’associe à cette présentation toute l’équipe projet du SAE : médiathèque (archivistes et responsables des
bases de données), SI, Akompano (François Jaumier), Altran
Objectif de notre présentation : expliquer dans le détail ce que nous avons fait, pourquoi, comment, et les
quelques enseignements que nous avons tirés jusqu’ici – car ce n’est pas fini.
Pourquoi ?
Projet de SAE : comme tout le monde, maturation lente et événement déclencheur
• Réglementation
• Désordre et inflation numérique constatée par les agents, les archivistes, le SI (audit sur les
serveurs, en perpétuelle « surchauffe » tout en ne donnant pas satisfaction aux utilisateurs)
• Alerte sur la perte de données (dans le cadre de l’utilisation – abandonnée depuis – d’une plate-
forme de marché dématérialisée)
Pierre angulaire : l’étude de la production numérique menée dans le cadre de ce projet de SAE
• Pour collecter les archives numériques, il faut les connaître…
• Connaître l’existant (le stock) et connaître les pratiques des services (le flux)
• Nécessaire phase d’audit de la production passée et actuelle de documents numériques :
• Constituer une base de connaissances solide sur les pratiques et les besoins des agents (10
directions et 37 services)
• Bien plus long et complexe à faire que prévu
N.B. : Tous les commentaires ont été rédigés par Lucile Grand, directrice de la médiathèque
Commentaires Comment ?
Validation projet par la direction générale
• Implication de l’ensemble des directeurs qui font partie du COPIL
Projet transversal, avec le SI, baptisé ODDON
• Fondamental de travailler main dans la main avec le SI
• Organisation des documents et des données numériques – Yvonne Oddon
Soutien du SIAF, via DIAMAN : AMO (Implissio) que nous avons ensuite prolongée
• Cadrage général et méthodologie du projet
• Participation à des réunions avec les métiers
• Aide à la conception et à la rédaction du cahier des charges
Mécénat de compétence (Altran)
• Outils d’analyse et de traitement des données
• Suivi général du projet
• Accompagnement au changement
Audit numérique
Délimiter le périmètre
Déterminer la méthode Être clair sur l’objectif
Phase 1 macro-cartographie de la production de
l’ensemble des services du musée : identifier les
gisements de fonds prioritaires
Phase 2 micro-cartographie de la production de
quatre services pilotes : définir les caractéristiques
et les besoins d’archivage des fonds prioritaires
CommentairesL’audit de la production numérique est l’élément central sur lequel appuyer et développer la mise en place d’un
service d’archivage électronique
Délimiter le périmètre
documents bureautiques exclusivement, en laissant de côté les bases de données et la messagerie
électronique
• Bases de données : données structurées et correctement sauvegardées, pas d’urgence
• Documents bureautiques : informations non-structurées avec fort degré de perte d’information et non-
maîtrise documentaire et forte attente des agents et de l’établissement
• Messagerie électronique : pas d’attente du tout des agents (euphémisme) et en outre projet du SI
d’organiser une GEC qui viendra interférer avec les messageries des agents
Toutefois, dans le cours de l’audit, nous avons repéré les messageries fonctionnelles (plus d’une vingtaine)
et listé les applications utilisées par les différents métiers (plus d’une cinquantaine au total, du très local au
national, de type Chorus)
Questions de flux et de stock : nous avions décidé au début du projet de ne pas traiter le stock (travail trop
important – exemple de Lille qui a embauché 5 personnes à temps plein pendant un an pour faire ce travail
de reprise de l’arriéré), mais nous nous sommes aperçus qu’une certaine partie du stock de données devrait
être prise en compte, pour deux raisons :
• Les services l’attendent
• Il faut alimenter le SAE dès que possible afin d’une part de le tester avec de vraies données, aussi
variées que possible, et d’autre part afin qu’il soit utilisé (justifier la dépense aussi)
Commentaires
Déterminer la méthode
Objectif :
Assurer à terme un archivage raisonné en prenant en compte les enjeux réglementaires,
patrimoniaux, juridiques, financiers relatifs à des pertes possibles de documents ou de données.
Méthode :
- Analyse de l’existant
- Entretiens avec les services
En deux fois, macro, puis micro
- Sur la base de l’analyse réalisée, rédiger le cahier des charges
La Phase 3 correspond au déploiement de la solution : organiser et réaliser l’archivage des fonds
prioritaires
Analyse macroscopique
Déterminer la méthode (Implissio)
Récupérer les données brutes (SI)
Entretien qualitatif avec chaque service pour
enrichir les données
Outils d’analyse pour les données finales (Altran)
Restituer les informations et les constats : pour chaque service,
de façon globale (« constats annexes »)
Commentaires
L’audit consiste à répondre à la question « Quoi archiver ? » : pour cela construire une cartographie des
fonds numériques, avec leurs enjeux en matière de conservation de l’information, permettant ainsi de faire
émerger les gisements d’informations/documents prioritaires
L’audit part d’une analyse de l’existant et s’appuie sur les résultats d’entretiens menés entre les services et les
archives
Méthode : déterminer les enjeux
Diminuer les risques juridiques et financiers :
quels risques, quelles informations concernées ?
Diminuer les pertes d’information : quelles
pertes constatées, quelles informations
menacées ?
Repérer les besoins de partage, de réutilisation,
de gestion des connaissances
Enjeux patrimoniaux / attentes des Archives
nationales
Travail sur les données
disponibles
Export par le SI de l’arborescence de tous les
serveurs bureautiques + 336 000 répertoires
21 niveaux d’arborescence
14 To
Commentaires
Il faut inspirer confiance : au service informatique, aux différents services pour récupérer les données
NB ne sont pas pris en compte les documents hors serveurs (UC, disques durs externes etc.)
Travail sur les données
disponibles
Export par le SI de l’arborescence de tous les
serveurs bureautiques + 336 000 répertoires
21 niveaux d’arborescence
14 To
Commentaires
Ce tableau d’analyse globale a été constitué à partir d’archives numériques maîtrisables (sur serveur,
classées et propres donc permettant un archivage automatisé ou semi-automatisé).
Les documents qui sont hors serveur (et il y en a un certain nombre !) sont considérés comme non
maîtrisable pour l’archivage donc en dehors du périmètre d’action.
Il s’agit d’une grille d’analyse par risque. Les risques et enjeux sont en accord avec le compte–rendu de
l'entretien.
Typologie des données : Administratif Échange Métier Non-organisé Obsolète Personnel Référentiel
partagé Réorganisation Hors-périmètre
Cette catégorisation, en positif ou négatif, en plein ou en creux, est très importante, particulièrement
lorsqu’on la croise avec la volumétrie (nombre de répertoires et poids des répertoires) pour avoir une idée
non seulement de l’activité du service, mais surtout du potentiel d’archivage
Les risques estimés selon la nature du répertoire et le risque de perte d’informations, soit 5 critères en tout,
permettent de donner une note au répertoire en dernière colonne « Total Priorité ».
Le tableau permet d’identifier les gisements d’informations prioritaires en réalisant un calcul de
priorité des dossiers candidats à l’archivage :
La somme des compteurs donne le « Total Priorité ». La note va de 0 à 15 (5*3 au maximum).
Si 15 est atteint cela signifie que les 5 risques (juridique, financier, réglementaire, patrimonial, perte
d’information) ont été qualifiés de niveau 3-Majeur.
Travail sur les données
disponibles Export par le SI de l’arborescence de tous les
serveurs bureautiques + 336 000 répertoires
21 niveaux d’arborescence
14 To
Ajout de colonnes pour pouvoir trier et qualifier les
données et attribuer un niveau de priorité Risques (de 0 à 3) : juridique / financier /
règlementaire / patrimonial / archivistique
Typologie : métier / administratif / non organisé /
obsolète / échange / personnel / hors périmètre
Besoin de partage : oui / non
Commentaires
Préparation de la documentation « archivistique »
Extraire les données de chaque service
Repérer la réglementation
Reprendre les tableaux de gestion existant
etc.
Exemple d’un tableau fourni pour un entretien : état des connaissances des règles juridiques
NB On ne l’a pas fait pour chaque entretien car c’était un travail gigantesque.
Entretiens
Envoi d’un questionnaire en amont
Discussion en partant de l’analyse du tableau et
des documents annexes et des questions ci-
dessous que l’on détaille ensuite
Entretiens
Évaluer les risques par rapport aux enjeux
Faire un état des dossiers partagés
Analyser le risque de perte d’informations
Déterminer la typologie du dossier Administratif
Échange
Métier
Non-organisé
Obsolète
Personnel
Référentiel partagé
Hors périmètre
Commentaires
Tous les entretiens font l’objet d’un compte rendu détaillé que l’on envoie au service pour relecture et
validation (personnes ayant fait l’entretien et directeur)
Analyse
Compiler les résultats pour obtenir la macro-
cartographie Par service
Par direction
Pour l’ensemble du musée
Par typologie, par priorité, par enjeux etc.
Commentaires
La phase 1 du projet ODDON a conduit à réaliser un fichier Excel nommé « Analyse ODDON » résultant de
l’extraction des répertoires et des entretiens auprès des différents services.
L’onglet « Indicateur » indique les nombres de répertoires par services et par typologie.
L’onglet « Liste des services » représente les différents services du Musée classés par Direction.
L’onglet « Messagerie » représente la cartographie des boîtes mail dans les différents services.
L’onglet « Applications » représente la cartographie des applications dans les différents services.
L’onglet « ODDON » regroupe les résultats de l’étude des répertoires, il est constitué de 40 colonnes.
Macro-cartographie
Compiler les résultats pour obtenir la macro-
cartographie
Typologie des dossiers Nombre
Métier 269 146
Non-organisé 24 111
Administratif 13 491
Échange 12 232
Obsolète 9 737
Total 336 463
Commentaires
Les catégories de répertoire font ressortir :
- Ce qui a vocation (en partie au moins) être archivé : métier
- Les gisements d’éliminables (et de doublons) : administratif et obsolète
Les besoins des services : échange
L’état de désordre : non-organisé, qui reste un « trou noir » car n’a pas pu être analysé
Analyse
Compiler les résultats pour obtenir la macro-
cartographie Par service
Par direction
Pour l’ensemble du musée
Par typologie, par priorité, par enjeux etc.
Commentaires
Visualiser pour mieux communiquer les résultats et les attentes : le gros fichier excel à 40 colonnes,
retravaillé et transformé en base de données, donne un tableau de bord dynamique (on choisit la granularité
de l’affichage en cochant les services ou les directions) et très parlant
Le DPC
Analyse
Compiler les résultats pour obtenir la macro-
cartographie Par service
Par direction
Pour l’ensemble du musée
Par typologie, par priorité, par enjeux etc.
Conclusions phase 1
Choix des services pilotes : niveaux de priorités
croisés avec nombre de répertoires
Services pilotes pour la phase 2
Quatre services pilotes : DPC – Pôle conservation-restauration
DARH – Service juridique
DARH – Service des ressources humaines
DDC – Service des expositions
Constats annexes
Plusieurs grandes catégories Stockage (UC, clefs, cloud…)
Organisation et partage de l’information
Accès distant et circulation des informations
Désordre numérique (doublons etc.)
Problèmes plus ou moins importants et/ou
urgents (risque, nombre de services concernés)
Réflexion à mener en marge du projet ODDON
avec le SI et les services pour remédier aux
problèmes ou programmer des actions à plus
long terme
Commentaires
Ces constats annexes se sont dégagés au fur et à mesure des entretiens et ont conduit le service des
archives à créer et alimenter un tableau récapitulatif présentant pour chaque problème et/ou contraintes pour
les utilisateurs :
- les solutions de contournements mises en place
- Les conséquences (nouveaux problèmes)
- Les risques engendrés
- l’identification du besoin
- Les préconisations de solutions
- Quels services sont concernés
Phase 2 : microcartographie
Objectif : disposer d’une analyse détaillée des
premiers fonds dont l’archivage est jugé
prioritaire, permettant de rédiger le cahier des
charges du système d’archivage électronique
Même méthodologie globale
Enjeux plus précis
Commentaires
Même méthodologie globale que pour la macrocartographie :
Travaux préparatoire pour documenter l’existant
Extraire les données (SI) au niveau des fichiers
1er entretien avec les services
Travail complémentaire
2nd entretien avec les services
Phase 2 : microcartographie
Données étudiées au niveau des fichiers et non
plus des répertoires Formats de fichiers
Versions des logiciels utilisés
En croisant ces informations avec celles de la
phase 1 (niveau de priorité et volumétrie)
Nouveaux entretiens : deux par service pilote
avec descente « commentée » dans
l’arborescence Analyse des nouvelles données collectées :
qualification des répertoires avec les critères
archivistiques : DUA et sort final notamment
Propositions d’action décidées et validées en
commun
Commentaires
Dimension très classique du travail effectué avec les services. On reprend les fondamentaux de
l’archivistique :
Plan de classement
Tableaux de gestion
Fréquence Ordre alphabétique
Microsoft Excel for Windows 3GPP Audio/Video File
Microsoft Word for Windows Acrobat PDF 1.0
Acrobat PDF 1.4 Acrobat PDF 1.1
Portable Network Graphics Acrobat PDF 1.2
Microsoft Word Document Acrobat PDF 1.3
Acrobat PDF 1.7 Acrobat PDF 1.4
ZIP Format Acrobat PDF 1.5
Microsoft Powerpoint Presentation Acrobat PDF 1.6
Microsoft Powerpoint for Windows Acrobat PDF 1.7
Microsoft Excel 97 Workbook (xls) Acrobat PDF/A
Hypertext Markup Language Acrobat PDF/X - Exchange 1a:2001
Acrobat PDF 1.5 Acrobat PDF/X - Exchange 3:2002
Commentaires
Liste des types de fichiers (12 premiers)
Pour le « bizarre » (qui n’apparaît pas ici) :
Décision prise de procéder à une enquête complémentaire (volume, nombre, « archivabilité » etc.) auprès
d’autres services d’archives ou auprès d’autres acteurs (VITAM, etc.)
Enjeu des entretiens
En amont : créer des profils d’archivage avec les
règles attachées Granularité de l’information à préciser
Accessibilité, sort final, communicabilité
Traitement à prévoir (technique ou documentaire)
En aval : pouvoir effectuer directement des
versements pour les Archives nationales
Commentaires
En amont : créer des profils d’archivage avec les règles attachées
Granularité de l’information à préciser : où poser les metadonnées qui permettront la gestion
automatisée et décideront des points suivants
Accessibilité, sort final, communicabilité
Traitement à prévoir (technique et/ou documentaire : changement de format, indexation)
En aval : pouvoir effectuer directement des versements pour les Archives nationales
Exemple Expositions
Plan de classement strict depuis 2015 pour les
expositions internes du musée
Permet d’envisager un archivage aisé du stock
2015 – 2017
Décision : Reclasser progressivement le stock pour en
permettre l’archivage
Créer des sharepoints avec des règles précises et
communes pour chaque nouvelle exposition afin de
gérer automatiquement le flux (archivage
automatique 2 ans après la clôture d’un dossier)
Exemple RH
Règles de nommage, de confidentialité, d’usage
déjà en œuvre
Enjeux juridiques et financiers très élevés : données personnelles, sociales, statistiques
Besoins de partage : essentiels avec la direction comptable notamment
dans le suivi de la paye des agents
avec les tutelles et les organismes sociaux
Forte dépendance d’outils extérieurs au musée
(RENOIR RH, CHORUS notamment)
Commentaires Le compte rendu est toujours structuré de la même manière :
- Résumé des enjeux (calculs des priorités)
- Gisements de documents à archiver :
A. reprise de l’arborescence mais commentée
Exemple :
//DPG : Typologie Métier. Patrimonial très fort et juridique très fort : ce sont des documents envoyés aux
tutelles (parfois disent qu’ils n’ont rien reçu).
//Effectifs : c’est un dossier extrêmement important. Typologie Métier. Patrimonial et juridique fort. Cela peut
être utilisé en cas de contentieux par exemple.
//Enquêtes : Métier. Patrimonial fort.
//Études et projet RH : Ce sont dans ce répertoire tous les projets/chantiers du service et tous les suivis des
études en amont des projets. Typologie Métier. Enjeu juridique faible (SJUR), Risque de perte d’infos fort et
patrimonial fort.
B. Logiciel/Application/Base de données :
Projet RENOIR :
Le service s’informatise peu à peu avec l’acquisition du SIRH « RENOIR » utilisé par le Ministère de la
Culture également. Le déploiement est en cours. Il permettra la gestion informatisée des dossiers de
personnels et également le suivi du temps de travail.
Logiciel de gestion des candidatures :
Le Service a fait l’acquisition d’un logiciel de gestion des candidatures actif depuis la refonte du site internet
(2015).
C. Usage de la MESSAGERIE :
Exemple pôle conservation -
restauration
Relevé de décisions à l’issue du premier entretien
Étape Description QUI QUAND Éléments attendus
1. Création d’un plan de classement du
PCR (voir PC des Analyses révisé
en 2015)
Archives/PCR Juin -
Juillet
Nv Plan classement
2. Définition des DUA et Sort Finaux
pour les catégories du Pl. Class.
Archives/ PCR Juillet -
Août
Révision du Tableau
Gestion
3. Augmenter espace disque serveur
PCR + Construire Pl. Class.
Archives/SI/PCR Juillet Nv Plan classement sur
serveur /
4. Déplacer les documents dans nv Pl.
Class. : - surtout ceux avec
risque 3 majeur et catégorie
« non-organisé » voir fichier
analyse Oddon phase 1
Equipe/PCR Eté –
Janvier
2018
5. Étudier le besoin d’interface entre la
base TMS et le SAE
Médiathèque/PCR
Commentaires
La première réunion a permis de voir qu’aucun archivage numérique n’était envisageable en l’état : trop de
désordre numérique, interfaçage nécessaire avec de nombreux logiciels métiers, manque d’information sur
certaines typologie (DUA et sort final)
Conclusion
L’analyse des données numériques est
fondamentale pour faire les bons choix ; elle n’est
pas encore terminée
Le travail, plus encore que dans le domaine
papier, ne peut se faire sans les producteurs
d’archives
Jusqu’ici, les services ont été très réceptifs
Les solutions proposées devront être les plus
« discrètes » possibles afin de s’intégrer aux
processus métiers