La dematerializzazione dei documentiarchive.forumpa.it/forumpa2005/convegni/relazioni/765... · 2005-09-09 · protocollo elettronico Dott.ssa Maria Pia Giovannini ... nuove tecnologie

ForumPA– Roma 13 maggio 2005 Maria Pia Giovannini

La dematerializzazione dei documenti:

gestione documentalearchiviazione

protocollo elettronico

Dott.ssa Maria Pia GiovanniniDirigente CNIPA

Responsabile Ufficio Efficienza Organizzativa nelle PAC


dal testo unico …

Il DPR 445/2000 stabilisce che

dal 1° gennaio 2004

tutte le amministrazioni pubbliche debbano dotarsi di sistemi informatici finalizzati alla gestione del protocollo informatico e di gestione documentale per l’automazione dei procedimenti amministrativi


… al codice dell'amministrazione digitale

Diritto all'accesso e all'invio di documenti digitali (art.4)

In particolare i cittadini e le imprese hanno diritto di accedere a tutti gli atti che li riguardano e di partecipare a tutti i procedimenti in cui sono coinvolti tramite le moderne tecnologie informatiche e telematiche. Tutte le amministrazioni devono quindi organizzarsi per rendere disponibili agli interessati documenti, atti e procedimenti, in modo sicuro e trasparente, in formato digitale.



Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail (art.6)

I cittadini e le imprese che ne fanno richiesta hanno diritto a ricevere tutte le comunicazioni dalle pubbliche amministrazioni via e-mail all'indirizzo che avranno dichiarato. La posta elettronica proveniente dalla PA sarà certificata, ossia sarà certa la data e l'ora della spedizione, della sua ricezione e provenienza. Le comunicazioni e i documenti ricevuti in questo modo avranno piena validità giuridica anche verso altre persone o aziende



La gestione informatica dei procedimenti (art. 37)

Con il Codice nasce il fascicolo informatico. Le pubbliche amministrazioni devono gestire i procedimenti utilizzando le nuove tecnologie e possono raccogliere in un "fascicolo digitale" atti e documenti relativi ad un procedimento anche se prodotti da amministrazioni diverse. In questo modo si accelerano tempi e procedure interne, con maggiore efficienza, minori costi per la pubblica amministrazione e maggiore trasparenza per i cittadini.



Formazione di documenti informatici (art. 40)1. Le pubbliche amministrazioni che dispongono di idonee

risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici ..

Procedimento e fascicolo informatico (art. 41)1. Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti

amministrativi utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione …

2. La pubblica amministrazione titolare del procedimento può raccogliere in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati….



Dematerializzazione dei documenti delle pubbliche amministrazioni (art. 42 )

1. Le pubbliche amministrazioni valutano in termini di rapporto tracosti e benefìci il recupero su supporto informatico dei documenti e degli atti cartacei dei quali sia obbligatoria o opportuna la conservazione e provvedono alla predisposizione dei conseguenti piani di sostituzione degli archivi cartacei con archivi informatici …

Riproduzione e conservazione dei documenti (art. 43)…..Requisiti per la conservazione dei documenti informatici (art. 44) ….



La trasmissione informatica dei documenti (art. 47 e segg.)

Le amministrazioni possono comunicare e trasmettere documenti tra di loro in tempo reale. Il codice dà piena validità giuridica all'utilizzo della posta elettronica nella comunicazione tra uffici pubblici. Anzi è lo strumento con cui di norma le amministrazioni devono comunicare. Comunicazioni, atti e documenti trasmessi per e-mail tra uffici pubblici sono validi ai fini del procedimento amministrativo in tutti i casi in cui è possibile accertare la provenienza e cioè se sono siglate con la firma digitale, oppure con protocollo informatico o trasmessi con posta certificata.


Trasparenza verso il Cittadino, l’impresa e le altre amministrazioni

A E

F

G

H

A E H

Amministrazione o Area organizzativa C

A

B

C

D

E

F

G

H

Amministrazione o Area organizzativa A

Che fine ha fatto la mia

pratica?

Amministrazione o Area organizzativa B


Semplificazione amministrativa

Tipo di comunicazione

Extra amministrazione

Inter-amministrazione

Intra-amministrazione

Area or gan izz ativaom og ene a A

Am m in is traz ione

Area or gan izz ativaom og ene a B

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea A

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea B

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea C

Amministrazione o Areaorganizzativa omogenea

Cittadini eimprese


…….La Visione Condivisa

Il modello a tendere è quello di :

una Pubblica Amministrazione

che pur mantenendo al suo interno le sue autonomie e le sue peculiarità, si presenta all’utente cittadino/impresa come

un sistema unitario capace di offrire i servizi

con adeguato livello di qualità omogeneo in qualunque parte del paese e su qualunque sportello.


La Gestione Documentale

Il protocollo informatico e la gestione documentale rappresentano gli strumenti cardine per il raggiungimento degli obiettivi prefissati dal legislatore

Infatti debbono consentire la gestione del documento dal momento in cui questo si origina al momento in cui viene distrutto

“Ciclo di Vita del documento”


La Gestione DocumentaleCiclo di Vita del documento

Documenti in ingressoe co

nse

rvazio

ne

RicezioneProtocollazione

• Segnatura• Registrazione

Assegnazione:•Responsabile procedimento

•Ufficio incaricato

Fascicolazione

Gestione del procedimento

Protocollazione• Segnatura• Registrazione

FascicolazioneGestione del procedimento

Invio

Archivio corrente

Titolariodi

Classificazione

Fo

rmazio

ne, g

estio

ne

Archivio di deposito

Documenti in uscita



Archivio corrente

Archivio di deposito

Procedure di riversamento dei fascicoli chiusi

Definizione Profili e regole di consultazione

Commissione di scarto

Riversamento negli archivi storici

Definizione profili e regole per la consultazione reperti storici

Archivio storico



Titolario di Classificazione

Una buona gestione documentale si basa su un titolariodi classificazione che può definire per ogni foglia dell’albero le regole di trattamento e conservazione della tipologia di documenti rappresentatiIl Dipartimento degli Archivi del Ministero di Beni Culturali, in collaborazione tra le sovraintendenze locali e gli enti pubblici locali e centrali, ha prodotti i titolari per diverse tipologie di enti pubbliciIl Centro di competenza per il protocollo e la gestione documentale del CNIPA ha prodotto il manuale di gestione che, in collaborazione del suddetto Dipartimento, tratta la problematica di conservazione e riporta i titolari citati


CENTRO DI COMPETENZAdel protocollo informatico e trasparenza amministrativa

Con delibera del dicembre 2003 il Ministro Stanca ha istituito

il Centro di Competenza per il protocollo informatico e la gestione documentale per la trasparenza amministrativa

Punto Unico di riferimento con funzioni di

Azioni di sensibilizzazione

Rilevazione periodica dello stato di attuazione dei progetti

Supporto alle amministrazioni


Criticità riscontrate e azioni di contrasto del CNIPA

Servizio ASP CNIPA

Promozione del Riuso (oggetti

e sw)

Bandi di e-gov

Formazione del personale

Sensibilizzazione dei vertici

delle pp.aa.

Rivisitazione della norma

codice della PA digitale

Difficoltà di tipo economico

(Budget limitati)

Difficoltà culturali

Problemi di tipo

organizzativo

Problemi di interpretazione

della norma


Iniziative del Centro di competenza

Supporto alle Amministrazioni attraverso:La gestione del sito web http://protocollo.gov.it e della casella postale [email protected] La gestione dell’ iniziativa “protocolloASP”

Monitoraggio dello stato di attuazione della normativa

Assessment periodico sulla PAC e sulla PAL - ad Aprile u.s. è stata avviata la rilevazione per il 2005 che verrà presentata nel convengo del CNIPA a luglio 2005


Il Servizio di Protocollo ASP

Basato sul riuso del prodotto sviluppato per una grande amministrazione

Rappresenta una soluzione di veloce attivazione per l’amministrazione che non deve effettuare bandi di gara

Offre caratteristiche di scalabilità e flessibilità in relazione alle esigenze di ciascuna amministrazione

Richiede investimenti limitati riferiti alle soli aspetti organizzativi e formativi

Ha costi correlati ai consumi effettivi

Non vincola le scelte successive


Il Servizio di Protocollo ASP

Costituisce una soluzione infrastrutturale di gestione documentale su cui basare applicazioni di “sistema” per

la condivisione di documenti ed informazionila gestione di fascicoli condivisi la gestione di archivi condivisila gestione di workflow interamministrazioni


Il Servizio di Protocollo ASPInfrastruttura

CONNETTIVITA’

INFRASTRUTTURA HW – CENTRO SERVIZI

SISTEMI DI CONTROLLO (SLAM SISTEMI DI CONTROLLO (SLAM –– SRUS)SRUS)HELP DESKHELP DESK

REPR

O

GED

OC

FOR

MA

ZION

E

SICUREZZ

A FISIC

A E LO

GICA SICUREZZA FISICA E LOGICA

PORTALE

PUNTO UNICO DI ACCESSO

E-LEAR

NIN

G


Il Servizio di Protocollo ASPCaratteristiche della Gestione Documentale

Servizi di Protocollo Informatico e Gestione documentale in ASP

REPR

O

–N

ucleo Minim

o del Protocollo .

GeD

OC

–G

estione Docum

entale

STOR

E –

Service

di acquisizione dei

documenti/archiviazione sostitutiva

Formazione

/Sistem

a user custom

ersatisfation

Consulenza

Portale Monitoraggio SLA e fatturazioneHelp desk

Alim

entazione dati da altri sottosistemi

Servizi di Protocollo Informatico e Gestione documentale in ASP

–

.

–

–

Portale MonitoraggioSLA e fatturazioneHelp desk

REPR

O

Consulenza

STOR

E

Formazione

GED

OC

Altri ServiziConservazione

Gestione del documento

Gestione del fascicolo

Sottofascicoli, dossier

Gestione del procedimento

Correlazionedocumenti, fascicoli

e procedimenti


Numero delle amministrazioni aderenti 33

20 PAC e 13 PAL

17 piccole, 9 medie e 7 grandi

Collegate 14 a RUPA,5 al GARR e 14 ad altri provider

PAC62%

PAL38%

PAC

PAL

PAC62%

PAL38%

PAC

PAL

PACPAL

G

MP

0

2

4

6

8

10

12

G

M

P

Adesioni al Servizio ASP


[email protected]

http//:protocollo.gov.it

Documents

La dematerializzazione dei documentiarchive.forumpa.it/forumpa2005/convegni/relazioni/765... · 2005-09-09 · protocollo elettronico Dott.ssa Maria Pia Giovannini ... nuove tecnologie