Lê l N ã l §ÇU - SDCCsdcc.vn/template/5004_gt_access1.doc · Web view5-T¹o ra mét b¶ng míi cã tªn lµ SACH_TIENG_ANH gåm c¸c cét HOTEN, TENLOP, KHOA, TENSACH, TACGIA

Môc lôcCH¬NG I. LµM Vi ÖC Víi MiCROSOFT ACCESS...............................................................6

I. VµO M«I trêng ACCESS...........................................................................................6II. Ch¬ng TR×NH ACCESS ..........................................................................................7

II.1. TÖp chøa Ch¬ng tr×nh Access.......................................................7II.2. Mét hÖ Ch¬ng tr×nh do Access t¹o ra (hÖ Ch¬ng tr×nh Access)......7

III. T¹O MéT CSDL Míi .................................................................................................8IV. LµM VIÖC VíI CSDL §· TåN T¹I...............................................................................10

CH¦¥NG II. B¶NG.......................................................................................12I. Kh¸i niÖm b¶ng.....................................................................................................12II. T¹O B¶NG..............................................................................................................12

II.1. T¹o b¶ng b»ng Design View.1.......................................................13II.2. T¹o b¶ng b»ng Datasheet View :...................................................14II.3. T¹o b¶ng b»ng Table Wizard.........................................................15II.4. T¹o b¶ng b»ng Import Table.........................................................15II.5. T¹o b¶ng b»ng Link Table.............................................................15

III. THUéC TÝNH CñA trêng.......................................................................................15III.1. C«ng dông:.................................................................................15III.2. Çch ®Æt gi¸ trÞ cho çc thuéc tÝnh............................................16III.3. Tæng quan vÒ çc thuéc tÝnh cña trêng......................................16III.4. Chi tiÕt vÒ çc thuéc tÝnh cña trêng............................................17

III.4.1.Thuéc tÝnh Field Size..............................................................................17III.4.2.Thuéc tÝnh Format..................................................................................17III.4.3.Thuéc tÝnh Input Mask (mÆt l¹ nhËp liÖu)..............................................19III.4.4. Thuéc tÝnh Default Value.......................................................................20III.4.5. Thuéc tÝnh Required (trêng b¾t buéc ph¶i cã sè liÖu)..........................20III.4.6. Thuéc tÝnh AllowZerolength...................................................................20III.4.7. Thuéc tÝnh ValidationRule......................................................................20III.4.8. Thuéc tÝnh Indexed................................................................................21

IV. Thay ®æl thiÕt kÕ, chØnh söa cÊu tróc b¶ng.....................................................21V. §ÆT KHO¸ CHÝNH.................................................................................................22

V.1. §Þnh nghÜa.................................................................................22V.2. Lîi Ých.........................................................................................22V.3. Xö lý kho¸ chÝnh.........................................................................22

VI. L¦U CÊU TRóC B¶NG Vµ §ÆT T£N B¶NG...............................................................23VII. Thay ®æi cÊu tróc b¶ng vµ nhËp d÷ liÖu..........................................................24

VII.1. Thay ®æi cÊu tróc b¶ng.............................................................24VII.2. NhËp d÷ liÖu vµo b¶ng..............................................................24VII.3. ChuyÕn ®æi gi÷a hai chÕ ®é nhËp d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ b¶ng......24

VIII. LËp quan hÖ gi÷a çc b¶ng...............................................................................25VIII.1. Çc lo¹i quan hÖ trong Access...................................................25VIII.2. Çch t¹o quan hÖ.....................................................................25VIII.3. ChØnh söa quan hÖ..................................................................28VIII.4. TÝnh toµn vÑn tham chiÕu.......................................................28VIII.5. Xem vµ ®iÒu chØnh çc quan hÖ ®· cã trong CSDL....................30

VIII.5.1. Xem çc quan hÖ ®· cã.......................................................................30VIII.5.2. ChØnh söa............................................................................................30VIII.5.3. Xo¸.......................................................................................................30

IX.THUéC TÝNH CñA B¶NG........................................................................................30IX.1. Çc thuéc tÝnh cña b¶ng.............................................................30IX.2. §Æt thuéc tÝnh...........................................................................30

CH¦¥NG III. TRUY VÊN (QUERY)..................................................................32I. ÇC LO¹I TRUY VÊN................................................................................................32II. ÇC B¦íC CHÝNH §Ó T¹O (THIÕT KÕ) MéT TRUY VÊN MíI........................................32III- t¹o query b»ng design view.................................................................................33

III. 1-T¹o Select Query.........................................................................33III.1.1. T¹o Select Query dïng ®Ó chän çc trêng, çc b¶n ghi vµ tÝnh to¸n......34

Bµi gi¶ng Access 1

III.1.2. T¹o Select Query dïng ®Ó tÝnh tæng theo nhãm d÷ liÖu......................43III.1.3 T¹o Select Query dïng hái -®¸p d÷ liÖu.................................................44

II.2. T¹o Crosstab Query......................................................................46III.3. T¹o Action Query........................................................................46

III.3.1. Make Table Query (Truy vÊn t¹o b¶ng)...................................................46III.3.2. Append Query (Truy vÊn nèi).................................................................47III.3.3. Update Query (Truy vÊn cËp nhËt).........................................................47III.3.4. Delete Query (Truy vÊn xo¸)..................................................................47

IV. t¹o query b»ng wizard.........................................................................................48IV.1. T¹o Select Query b»ng wizard......................................................48IV.2. T¹o Crosstab Query b»ng wizard..................................................48

V- t¹o, söa query b»ng m· lÖnh sql...........................................................................48V.1-CÊu tróc çc c©u lÖnh t¹o Query....................................................48V.2.Çch t¹o vµ söa Query b»ng SQL....................................................49

CH¦¥NG V. MÉU BiÓU................................................................................50I. KH¸I NIÖM CHUNG.................................................................................................50

I.1. CÊu tróc cña mÉu biÓu..................................................................50I.2. C«ng dông cña çc « ®iÒu khiÓn:..................................................50

I.2.1. ThÓ hiÖn d÷ liÖu.....................................................................................50I.2.2. NhËp d÷ liÖu tõ bµn phÝm.......................................................................50I.2.3. Thùc hiÖn hµnh ®éng..............................................................................50I.2.4. Tæ chøc giao diÖn Ch¬ng tr×nh.............................................................51I.2.5.Tæ chøc hÖ Menu Bar cho ch¬ng tr×nh...................................................51

II. T¹O MÉU BIÓU Tù §éNG Vµ B»NG WIZARD............................................................51III. T¹o Form b»ng Design View.................................................................................55

III.1. Giíi thiÖu çc lo¹i ®iÒu khiÓn......................................................55III.1.1. Çc lo¹i ®iÒu khiÓn................................................................................55III.1.2. Çch dïng...............................................................................................55

III.2. §iÒu khiÓn TextBox.....................................................................56III.2.1. T¹o text box bÞ buéc (Buond).................................................................56III.2.1. T¹o text box tÝnh to¸n (Buond) - Unbound.............................................57

III.3. §iÒu khiÓn Label (nh·n)...............................................................57III.4. Thuéc tÝnh cña ®iÒu khiÓn........................................................58

III.4.1. Më b¶ng thuéc tÝnh cña mét « ®iÒu khiÓn...........................................58III.4.2. Mét sè thuéc tÝnh hay dïng....................................................................58

III.5. Çc lo¹i ®iÒu khiÓn dïng ®Ó cËp nhËp d÷ liÖu tõ b¶ng chän.........59III.5.1. Çch dïng...............................................................................................59III.5.2. Çch t¹o..................................................................................................59III.5.3. Ph©n lo¹i ListBox vµ ComBo Box theo nguån d÷ liÖu............................60III.5.4. T¹o LIST/COMBO BOX kh«ng dïng WIZARD.............................................60III.5.5. Dïng Wizard t¹o List Box/Combo Box......................................................61III.5.6. Dïng ®iÒu khiÓn Check Box, Toggle Button, Option Button.................62III.5.7. Sö dông nhãm lùa chän (Option Gourp).................................................62

III.6. T¹o Command Buttons (nót lÖnh)................................................63IV. MÉU BiÓU TR£N NHiÒU B¶NG..............................................................................64

IV.1. C«ng dông..................................................................................64IV.1. Quan hÖ gi÷a çc mÉu biÓu chÝnh vµ phô...................................64V.3. Çch tæ chøc mÉu biÓu chÝnh vµ mÉu biÓu phô............................65

CH¦¥NG VI. B¸O BIÓU................................................................................66I. KH¸I NIÖM VÒ B¸O BIÓU, SO S¸NH B¸O BIÓU VíI MÉU BIÓU..Error! Bookmark not defined.

I.1. C«ng dông cña b¸o biÓu.............................Error! Bookmark not defined.I.2. Sù gièng nhau gi÷a b¸o biÓu vµ mÉu biÓu. .Error! Bookmark not defined.I.3. Mét sè ®Æc ®iÓm kh¸c cña b¸o biÓu..........Error! Bookmark not defined.

II. X©y dùng b¸o biÓu b»ng hép c«ng cô.................................................................66II.1. Çc vÊn ®Ò thêng gÆp khi x©y dùng b¸o biÓu..............................66II.2. Çc c«ng cô thêng sö dông...........................................................66II.3. Çc bíc x©y dùng b¸o biÓu...........................................................67II.4. Thùc hiÖn in b¸o biÓu..................................................................68


III. S¾P XÕP Vµ TËP HîP D÷ LIÖU THEO NHãM.........................................................68III.1. S¾p xÕp d÷ liÖu........................................................................68III.2. Ph©n nhãm d÷ liÖu....................................................................69III.3. §Çu nhãm vµ cuèi nhãm..............................................................69

III.3.1. T¹o ®Çu nhãm vµ cuèi nhãm trªn b¸o biÓu............................................69III.3.2. §Æt çc « ®iÒu khiÓn trªn phÇn ®Çu/cuèi nhãm...................................70III.3.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn tõng nhãm..........................................................70III.3.4.In theo nhãm...........................................................................................70

IV. NHãM D÷ LIÖU THEO TR¦êng PH¢N NHãM...........................................................70IV.1. Çch ph©n nhãm ®èi víi trêng/biÓu thøc kiÓu sè.........................70

IV.1.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ.........................................................................70IV.1.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ...............................................................70

IV.2. Çch ph©n nhãm ®«i víi tr¬êng/biÓu thøc kiÓu Date/time............71IV.2.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ.........................................................................71IV.2.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ...............................................................71

IV.3. Çch ph©n nhãm ®èi víi trßng/biÓu thøc kiÓu Text......................71IV.3.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ.........................................................................71IV.3.2. Ph©n nhãm theo çc ký tù ®Çu............................................................71

V. TæNG HîP D÷ LIÖU TR£N B¸O BIÓU.....................................................................71V.1. Çc hµm dïng ®Ó tæng hîp d÷ liÖu...............................................71V.2. Tæng hîp d÷ liÖu trªn mçi nhãm..................................................72V.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn toµn b¸o biÓu............................................72V.4. So s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn çc phÇn cña b¸o biÓu....................72V.5. Kh«ng in mét sè « ®iÒu khiÓn cña b¸o biÓu.................................72

VI. B¸o biÓu chÝnh vµ b¸o biÓu phô.........................................................................73VII. X©y dùng b¸o biÓu tù ®éng b»ng Wizard.........................................................73

çc bµi tËp thùc hµnh...............................................................................75


Giíi thiÖu Microsoft AccessMicrosoft Access lµ hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu trªn m«i

trêng Windows, trong ®ã cã s½n çc c«ng cô h÷u hiÖu vµ tiÖn lîi ®Ó tù ®éng s¶n sinh ch¬ng tr×nh cho hÇu hÕt çc bµi to¸n thêng gÆp trong qu¶n lý, thèng kª, kÕ to¸n. Víi Access, ngêi dïng kh«ng ph¶i viÕt tõng c©u lÖnh cô thÓ nhtrong Pascal, C hay Foxpro mµ chØ cÇn tæ chøc d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ çc yªu cÇu, c«ng viÖc cÇn gi¶i quyÕt.

HiÖn nay thêng sö dông 4 phiªn b¶n Access lµ: Access 2.0 trong bé Microsoft Office 4.3 , Access 7.0 for Windows 95, Access 97 trong bé Microsoft Office 97, Access 2000 trong bé Microsoft Office 2000.

S¸u ®èi tîng c«ng cô mµ Access cung cÊp lµ: B¶ng (Table), Truy vÊn (Query), mÉu biÓu (Form), b¸o biÓu (Report), Macro vµ ®¬n thÓ (Module).

B¶ng cã cÊu tróc t¬ng tù nh mét tÖp DBF cña Foxpro ®-îc dïng ®Ó lu tr÷ d÷ liÖu cña c¬ së d÷ liÖu (CSDL). Mét CSDL thêng gåm nhiÒu b¶ng cã quan hÖ víi nhau.

Truy vÊn lµ c«ng cô m¹nh cña Access dïng ®Ó tæng hîp, s¾p xÕp, t×m kiÕm d÷ ×iÖu trªn çc b¶ng. Khi thùc hiÖn truy vÊn sÏ nhËn ®îc mét tËp hîp kÕt qu¶ thÓ hiÖn trªn mµn h×nh díi d¹ng b¶ng, gäl lµ DynaSet. DynaSet chØ lµ b¶ng kÕt qu¶ trung gian, kh«ng ®îc ghi lªn ®a vµ nã sÏ bÞ xo¸ khi kÕt thóc truy vÊn. Tuy nhiªn cã thÓ sö dông mét DynaSet nh mét b¶ng ®Ó x©y dùng çc truy vÊn kh¸c. ChØ víi truy vÊn ®· cã thÓ gi¶i quyÕt kh¸ nhiÒu d¹ng to¸n trong qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu.

MÉu biÓu thêng dïng ®Ó tæ chøc cËp nhËt d÷ liÖu cho çc b¶ng vµ thiÕt kÕ giao diÖn Ch¬ng tr×nh. Tuy cã thÓ nhËp liÖu trùc tiÕp vµo çc b¶ng, nhng mÉu biÓu sÏ cung cÊp nhiÒu kh¶ n¨ng nhËp liÖu tiÖn lîi nhÊt NhËn d÷ liÖu tõ mét danh s¸ch, nhËn çc h×nh ¶nh, nhËp d÷ liÖu ®ång thêi trªn nhiÒu b¶ng. MÉu biÓu cßn cho phÐp nhËp çc gi¸ trÞ riªng lÎ


(kh«ng liªn quan ®Õn b¶ng) tõ bµn phÝm. MÉu biÓu cßn cã mét kh¶ n¨ng quan tläng kh¸c lµ tæ chøc giao diÖn Ch¬ng tr×nh díi d¹ng mét b¶ng nót lÖnh hoÆc mét hÖ thèng menu.

B¸o biÓu lµ c«ng cô tuyÖt vêi phôc vô c«ng viÖc in Ên, nã cho çc kh¶ n¨ng :

- In d÷ liÖu díi d¹ng b¶ng. - In d÷ liÖu díi d¹ng biÓu b¶ng. - S¾p xÕp d÷ liÖu tríc khi in.- S¾p xÕp vµ ph©n nhãm d÷ liÖu tíi 10 cÊp. Cho phÐp

thùc hiÖn çc phÐp to¸n ®Ó nhËn d÷ liÖu tæng hîp trªn mçi nhãm. Ngoµi ra, d÷ liÖu tæng hîp nhËn ®îc trªn çc nhãm l¹i cã thÓ ®a vµo çc c«ng thøc ®Ó nhËn ®îc sù so s¸nh, ®èi chiÕu trªn çc nhãm vµ trªn toµn b¸o ço.

- In d÷ liÖu cña nhiÒu b¶ng cã quan hÖ trªn mét b¸o ço.

Còng cÇn nãi thªm, viÖc chän Font ch÷, cì ch÷, kiÓu in vµ viÖc tr×nh bÇy trªn b¸o ço ®îc tiÕn hµnh rÊt ®¬n gi¶n.

Macro bao gåm mét dÉy çc hµnh ®éng (Action) dïng ®Ò tù ®éng ho¸ mét lo¹t çc thao t¸c. Macro thêng dïng víi mÉu biÓu ®Ó tæ chøc giao diÖn Ch¬ng tr×nh.

§¬n thÓ lµ n¬i chøa çc hµm, thñ tôc viÕt b»ng ng«n ng÷ Access Basic. MÆc dï çc c«ng cô mµ Access cung cÊp kh¸ ®Çy ®ñ, nhng lÏ dÜ nhØªn kh«ng thÓ bao qu¸t ®îc mäi vÊn ®Ò ®a d¹ng cña thùc tÕ. Çc hµm, thñ tôc cña Access Basic sÏ trî gióp gi¶i quyÕt nh÷ng phÇn viÖc khã mµ c«ng cô kh«ng lµm næi.


CH¬NG I. LµM Vi ÖC Víi MiCROSOFT ACCESS

Ch¬ng nµy tr×nh bÇy çc vÊn ®Ò sau: Çch vµo m«i trêng cña Access. Kh¸i niÖm c¬ së d÷ liÖu (CSDL). §ã lµ hÖ Ch¬ng

tr×nh do Access t¹o ra vµ ®îc lu trªn mét tÖp cã ®u«i MDB. Mét CSDL gåm 6 nhãm ®èi tîng lµ: B¶ng, truy vÊn, mÉu biÓu, b¸o biÓu. macro vµ module.

T¹o CSDL míi vµ lµm viÖc víi CSDL ®· cã. Çc cöa sæ chÝnh vµ çc thao t¸c c¬ b¶n trong

Access. I. VµO M«I trêng ACCESS.

Ch¬ng tr×nh Access ®îc x©y dùng vµ thùc hiÖn trong m«i trêng Access v× vËy chóng ta cÇn biÕt çch vµo m«i tr-êng Access. §Ó lµm ®iÒu nµy tr×nh tù thao tac nh sau:

l. Khëi ®éng Windows nÕn ®ang ë m«i trêng DOS. 2. Chän Start, Programs, Microsoft Access . KÕt qu¶ ta nhËn ®îc cöa sæ sau trªn ®ã cã çc tuú

chän:


NÕu muèn më mét CSDL ®· cã th× chän trong danh s¸ch Open an Existing Database råÝ bÊm OK.

NÕu muèn t¹o mét CSDL míi th× chän Blank Database råi bÊm OK.

NÕu muèn t¹o mét CSDL míi theo nh÷ng chñ ®Ò cã s½n th× chän Database Wizard råi bÊm OK.

NÕu cha quen víi çch më CSDL ®· cã vµ çch t¹o CSDL míi th× ta bÊm chuét t¹i nót Cancel. Khi ®ã sÏ më cöa sæ Microsoft Access cã d¹ng:


II. Ch¬ng TR×NH ACCESS .

II.1. TÖp chøa Ch¬ng tr×nh Access

Mçi mét tÖp Ch¬ng tr×nh thêng cã mét ®u«i qui ®Þnh, vÝ dô çc tÖp Ch¬ng tr×nh C cã ®u«i lµ .C, tÖp Ch¬ng tr×nh Pascal cã ®u«i lµ PAS, tÖp Ch¬ng tr×nh Foxpro cã ®u«i lµ .PRG.Mét tÖp Ch¬ng do Access t¹o ra cã ®u«i lµ .MDB II.2. Mét hÖ Ch¬ng tr×nh do Access t¹o ra (hÖ Ch¬ng tr×nh Access)

Ch¬ng tr×nh Access gäi lµ mét Database (CSDL). Trong çc ng«n ng÷ truyÒn thèng nh C, Pascal, Foxpro, mét hÖ Ch-¬ng tr×nh gåm çc tÖp Ch¬ng tr×nh vµ çc tÖp d÷ liÖu ®îc tæ chøc mét çch riªng biÖt. Nhng trong Access toµn bé Ch-¬ng tr×nh vµ d÷ liÖu ®îc chøa trong mél tÖp duy nhÊt cã ®u«i .MDB. nh vËy thuËt ng÷ hÖ Ch¬ng tr×nh hay CSDL ®îc hiÓu lµ tæ hîp bao gåm c¶ Ch¬ng tr×nh vµ d÷ liÖu. §Ó ng¾n gän nhiÒu khi ta gäi lµ Ch¬ng tr×nh thay cho thuËt ng÷ hÖ Ch¬ng tr×nh. nh vËy díi ®©y khi nãi ®Õn Ch¬ng tr×nh hay hÖ ch¬ng tr×nh hay CSDL th× cïng cã nghÜa ®ã lµ mét hÖ phÇn mÒm gåm c¶ Ch¬ng tr×nh vµ d÷ liÖu do Access t¹o ra. III. T¹O MéT CSDL Míi .

Nªn x©y dùng tríc mét th môc míi chøa CSDL cÇn t¹o, vÝ dô th môc: TG ACCESS V× nÕu ta chøa çc CSDL trong th môc ACCESS th× chóng cã thÓ sÏ bÞ mÊt mçi khi cµi ®Æt l¹i Access, vµ khã qu¶n lý.

Bíc 1: Tõ cöa sæ Microsoft Access: Chän menu File, chøc n¨ng New Database (hoÆc kÝch chuét t¹i biÓu tîng New Database ), ®îc cöa sæ sau:


Bíc 2: NhÊn ®óp chuét t¹i biÓu tîng Blank DataBase, hoÆc nhÊn nót OK ®Ó hiÖn ra cöa sæ:

Bíc 3:Chän th môc sÏ chøa tÖp CSDL cÇn t¹o (vÝ dô th môc TG ACCES trong hép Save in), sau ®ã ®Æt tªn CSDL trong hép File name (vÝ ®ô TSDH), cöa sæ t¬ng øng cã d¹ng:


KÝch chuét t¹i nót Create. XuÊt hiÖn cöa sæ Database:

§©y lµ mét trong nh÷ng cöa sæ rÊt quan träng cña Access. Cöa sæ bao gåm:

HÖ menu víi çc menu: File, Edit, View, ... Tiªu ®Ò Database: TSDH cho biÕt tªn cña CSDL. Çc ®èi tîng c«ng cô (çc môc): Table, Query, Form,

Report, Macro, Modul dïng ®Ó x©y dùng çc ®èi tîng trong Ch¬ng tr×nh Access


IV. LµM VIÖC VíI CSDL §· TåN T¹I

Gi¶ sö ®· cã CSDL TSDH trong th môc C.\TG_ACCES. §Ó lµm viÖc víi CSDL trªn (xem, söa, bæ sung, thùc hiÖn ch¬ng tr×nh) ta lÇn lît thao t¸c nh sau:

B1: Tõ cöa sæ Microsoft Access chän menu File, Open Database hoÆc kÝch chuét t¹i biÓu tîng Open Database, kÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ:

B2: Chän th môc chøa Database cÇn më trong hép Look in. KÕt qu¶ sÏ hiÖn danh s¸ch çc CSDL (çc tÖp cã ®u«i .MDB) trong th môc nµy:


B3. Chän CSDL cÇn më trong hép File Name - gi¶ sö chän CSDL TSDH, sau ®ã kÝch chuét t¹i nót OK. KÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ Database cña CSDL TSDH nh sau:

Khi më mét CSDL, nÕu muèn chän môc nµo th× ta bÊm chuét vµo TAB cña môc ®ã.


CH¦¥NG II. B¶NG

Trong ch¬ng nµy sÏ tr×nh bÇy çch sö dông c«ng cô TABLE ®Ó lµm viÖc víi çc b¶ng gåm:

T¹o b¶ng míi §Æt kho¸ chÝnh vµ t¹o çc chØ môc cho b¶ng NhËp d÷ liÖu vµo b¶ng ChØnh söa cÊu tróc cña b¶ng ThiÕt lËp quan hÖ gi÷a çc b¶ng Sö dông thuéc tÝnh cña trêng ®Ó tr×nh bÇy d¹ng d÷

liÖu cña trêng vµ kiÓm tra tÝnh h¬p lÖ cña d÷ liÖu khi cËp nhËt.

I. Kh¸i niÖm b¶ng

B¶ng lµ n¬i chøa d÷ liÖu cña mét ®èi tîng nµo ®ã.Mét c¬ së d÷ liÖu (CSDL) thêng gåm nhiÒu b¶ng. Mét b¶ng gåm nhiÒu trêng cã çc kiÓu kh¸c nhau nh:

Text, Number, Date/Time…Çc b¶ng trong mét CSDL thêng cã quan hÖ víi nhau.

II. T¹O B¶NG

Tõ cöa sæ Database chän môc Table Chän nót New dïng ®Ó t¹o b¶ng míi Nót nót Open dïng ®Ó më nhËp liÖu cho b¶ng ®îc

chän. Nót nót Design dïng ®Ó xem, söa cÊu tróc cua b¶ng

®îc chän §Ó t¹o b¶ng míi ta chän nót New, kÕt qña cã ®îc:


II.1. T¹o b¶ng b»ng Design View.

Chän Design View trong cöa sæ New Table, kÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ thiÕt kÕ b¶ng nh sau:

Cöa sæ Table ®îc chia lµm 2 phÇn: - PhÇn trªn gåm 3 cét: Field Name, Data Type vµ

Description, dïng ®Ó khai b¸o çc trêng cña b¶ng, mçi trêng khai b¸o trªn 1 dßng.

- PhÇn díi dïng ®Ó qui ®Þnh çc thuéc tÝnh cho çc tr-êng.

B1: Gâ tªn trêng ë « trong cét Fieldname


Tªn trêng (Field Name): Lµ mét d·y kh«ng qu¸ 64 ký tù, bao gåm ch÷ çi, ch÷ sè, kho¶ng trèng.

B2. Chän kiÓu trêng trong cét Data Type

Access gåm çc kiÓu sau:Tªn trêng M« t¶ §é lín

Text Ký tù dµi tèi ®a 255 Byte Memo Ký tù dµi tèi ®a 64000

Byte Number Sè nguyªn, thùc dµi : 1 , 2, 4 hoÆc 8

ByteDate/time Ngµy th¸ng/giê dµi 8 ByteCurrency TiÒn tÖ dµi 8 ByteAutoNumber Sè dµi 8 ByteYes/No Boolean 1 Bit OLE OObject §èi tîng 1 Giga ByteHyperlink Ký tù hoÆc kÕt h¬p ký tù vµ sèLookup Wizard Cho phÐp chän gi¸

trÞ tõ b¶ng kh¸c B3. M« t¶ (Discreption): §Ó gi¶i thÝch cho râ h¬n mét tr-

êng nµo ®ã V¨n b¶n m« t¶ sÏ ®îc hiÓn thÞ khi nhËp sè liÖu cho çc trêng. PhÇn nµy cã thÓ cã hoÆc kh«ng.

B4. X¸c ®Þnh çc thuéc tÝnh cña trêng trong b¶ng Properties

(çc thuéc tÝnh nµy sÏ ®îc nªu chi tiÕt h¬n trong phÇn sau, t¹i ®©y ta cã thÓ dïng çc gi¸ trÞ thuéc tÝnh mÆc ®Þnh).II.2. T¹o b¶ng b»ng Datasheet View :

B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän New


B2: Chän Datasheet View tõ hép tho¹i New Table, OKB3: §Æt tªn trêng : KÝch ®óp chuét vµo tªn trêng

NhËp tªn trêng míi EnterB4: NhËp çc b¶n ghi d÷ liÖuB5: Ghi b¶ng : Më Menu File, chän Save, ®Æt tªn, chän

OKII.3. T¹o b¶ng b»ng Table Wizard

B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän NewB2: Chän Table Wizard tõ hép tho¹i New Table, OKB3: Chän çc trêng cÇn thiÕt , KÝch nót next

* §æi tªn trêng :chän Rename Field, gâ tªn trêng míi,OKB4: chän Next, ®Æt tªn b¶ng FinishB5: NhËp d÷ liÖu vµo b¶ng

II.4. T¹o b¶ng b»ng Import Table

B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän NewB2: Chän Import Table tõ hép tho¹i New Table, OKB3: Chän th môc, kiÓu file vµ tªn file cÇn lÊyB4: Chän Import

II.5. T¹o b¶ng b»ng Link Table

B1: Tõ cöa sæ Database, chän Table Tab, chän NewB2: Chän Link Table tõ hép tho¹i New Table, OKB3: Chän th môc, kiÓu file vµ tªn file cÇn lÊyB5: Chän Link


III. THUéC TÝNH CñA trêng

III.1. C«ng dông:

§iÒu khiÓn h×nh thøc thÓ hiÖn d÷ liÖu. NhËp liÖu theo mÉu. KiÓm tra d÷ liÖu, ng¨n c¶n nhËp sai. T¨ng tèc ®é t×m kiÕm.

III.2. Çch ®Æt gi¸ trÞ cho çc thuéc tÝnh.

Trong cöa sæ thiÕt kÕ b¶ng, mçi khi chän mét trêng ë nöa trªn th× nöa díi thÓ hiÖn çc thuéc tÝnh cña trêng võa chän. Mçi thuéc tÝnh n»m trªn mél dßng.

Lóc ®Çu mçi thuéc tÝnh hoÆc cha dïng (bá trèng) hoÆc cã gi¸ trÞ mÆc ®Þnh, vÝ dô gi¸ trÞ mÆc ®Þnh cña thuéc tÝnh FieldSize cña trêng kiÓu Text lµ 50, cña trêng kiÓu Number lµ Double.

Gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh cã thÓ gâ trùc tiÕp tõ bµn phÝm (nh thuéc tÝnh FieldSize cña trêng Text) hoÆc cã thÓ chän tõ mét danh s¸ch cña Combo Box (nh thuéc tÝnh FieldSize cña trêng Number). III.3. Tæng quan vÒ çc thuéc tÝnh cña trêng

Field Size. Sè ký tù cña trêng Text, hoÆc kiÓu cña tr-êng number.

Format D¹ng hiÓn thÞ d÷ liÖu kiÓu ngµy vµ sè. DecimalPlaces Sè ch÷ sè thËp ph©n trong kiÓu

number vµ cunency.InputMask (MÆt l¹ nhËp)

Quy ®Þnh khu«n d¹ng nhËp liÖu

Caption §Æt nh·n cho trêng. Nh·n sÏ ®îc hiÓn thÞ khi nhËp liÖu thay v× tªn trêng (nh·n mÆc


®Þnh). Default Value X¸c ®Þnh gi¸ trÞ mÆc ®Þnh cña trêng.Validation Rule Quy t¾c d÷ liÖu h¬p lÖ. D÷ liÖu ph¶i tho¶

m·n quy t¾c nµy míi ®îc nhËp. Required Kh«ng chÊp nhËn gi¸ trÞ rçng. CÇn

ph¶i nhËp mét d÷ liÖu cho trêng.AllowZeroLength ChÊp nhËn chuçi rçng trong trêng Text,

Memo.Indexed T¹o chØ môc ®Ó t¨ng tèc ®é t×m

kiÕm trªn trêng nµyIII.4. Chi tiÕt vÒ çc thuéc tÝnh cña trêng

III.4.1.Thuéc tÝnh Field Size

Víi trêng Text §é dµi mÆc ®Þnh lµ 50 §é dµi hîp lÖ cã thÓ ®Æt lµ tõ 1255

Víi trêng Number: MÆc ®Þnh lµ Double (8 byte), cã thÓ chän çc kiÓu sau tõ Combo Box:

FieldSize MiÒn gi¸ trÞ Sè byte lu tr÷

Byte O255 1Integer -3276832767 2LongInteger -2147483648214743647 4 Single -3.4*l038 3.4*1038 4Double - 1.797*10308 1.797 * 10308 8

III.4.2.Thuéc tÝnh Format.

NÕu bá qua Format, Access sÏ tr×nh bµy d÷ liÖu theo d¹ng General.


Çc gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh Format ®èi víi trêng Number (gi¶ ®Þnh Decimal Places=2 - Hai ch÷ sè phÇn thËp ph©n)

Gi¸ trÞ Format Sè §îc tr×nh bµyGeneral Number 1234.5 1234.5 Fixed 1234.5 1234.50

1234.568 1235.57 Standard 1234.5 1,234.50 (dÊu phÈy

ng¨n çch hµng ngµn)

Percent 0.824 82.40 %Scientific 1234.5 1.23E+03 Currency 1234.5 1,234.50(UK) (dÊu

phÈy hµng ngµn)

Ghi chó: 1. General Number: Kh«ng phô thuéc vµo Decimal

Places, hiÖn sè ch÷ sè thËp ph©n cÇn thiÕt nhÊt2. Decimal Places = n : Mäi d¹ng (trõ General Number)

hiÖn ®óng n ch÷ sè thËp ph©n. 3. Decimal Places = Auto : Khi ®ã:

D¹ng Fixed: 0 sè lÎ D¹ng kh¸c (trõ General): 2 sè lÎ

Çc gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh Format ®èi víi trêng DATE/TIME.

Gi¸ trÞ Format Ngµy/giê ®îc tr×nh bµy General Date 1/31/92 4:30:00 PM (U.S)

31/01/92 16:30:00 (U.K)


Long Date Friday, January 31 , 1992 (U.S) 31 January 1992 (U.K)

Medium Date 31-Jan- 1992 Short Date 1/31/92 (U.S)

31/01/92(U.K) Long Time 4:30:00 PM Medium Time 04:30 phÇn mÒmShort Time 16:30Çc gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh Format ®èi víi trêng YES/NO Gi¸ trÞ Format ý nghÜa Yes/No Gi¸ trÞ logic lµ Yes vµ No True/Falsse Gi¸ trÞ logic lµ True vµ FalseOn/Off Gi¸ trÞ logic lµ On vµ Off

III.4.3.Thuéc tÝnh Input Mask (mÆt l¹ nhËp liÖu).

C«ng dông:

1. T¹o khu«n d¹ng nhËp liÖu cho dÔ nh×n. Trªn khu«n d¹ng cã thÓ thÊy çc vÞ trÝ ®Ó nhËp liÖu vµ çc ký tù ph©n çch (vÝ dô dÊu chÊm ph©n çch phÇn nguyªn vµ phÇn ph©n, dÊu g¹ch ngang ®Ó ph©n çch çc côm ký tù cña sè tµi kho¶n,...)

2. KiÓm tra tÝnh h¬p lÖ cña mçi ký tù gâ vµo. T¹i mçi vÞ trÝ trªn khu«n d¹ng cã thÓ quy ®Þnh líp ký tù ®îc phÐp gâ (vÝ dô nÕu quy ®Þnh çc ch÷ sè th× Access sÏ kh«ng nhËn çc ký tù kh«ng ph¶i lµ ch÷ sè).

3. Tù ®éng biÕn ®æi ký tù ®îc nhËp (vÝ dô chuyÓn sang ch÷ hoa).


4. Che dÊu th«ng tin gâ vµo: Dïng mÆt n¹ kiÓu Password, khi ®ã çc ký tù gâ vµo ®îc thÓ hiÖn thµnh dÊu *.

Çch t¹o mÆt l¹ nhËp liÖu: MÆt l¹ nhËp liÖu lµ mét dÉy ký tù gåm çc lo¹i sau:

1. Ký tù khu«n d¹ng: Mçi ký tù khu«n d¹ng thÓ hiÖn mét vÞ trÝ giµnh cho ký tù gâ vµo vµ quy ®Þnh líp ký tù ®îc gâ.

0 vÞ trÝ dµnh cho ch÷ sè 0..9, b¾t buéc9 vÞ trÝ dµnh cho ch÷ sè 0..9, kh«ng b¾t buéc# vÞ trÝ dµnh cho ch÷ sè, dÊu + - dÊu çchL vÞ trÝ dµnh cho mét ch÷ çi, b¾t buéc ? vÞ trÝ dµnh cho ch÷ çi hoÆc dÊu çch, kh«ng b¾t buéc A vÞ trÝ dµnh cho ký tù ch÷ hoÆc sè, b¾t buéc a vÞ trÝ dµnh cho ký tù ch÷ hoÆc sè, kh«ng b¾t buéc & vÞ trÝ dµnh cho mét ký tù bÊt kú, b¾t buéc C vÞ trÝ dµnh cho mét ký tù bÊt kú, kh«ng b¾t buéc2. Ký tù chuyÓn ®æi gåm:

o Ký tù < dïng ®Ó ®æi çc ký tù ®øng sau < sang ch÷ thêng.

o Ký tù > dïng ®Ó ®æi çc ký tù ®øng sau < sang ch÷ hoa.

3. Ký tù canh ph¶i lµ ký tù chÊm than. Çc ký tù nhËp vµo sÏ ®îc dån sang ph¶i. VÝ dô nÕu dïng mÆt l¹: Input Mask: !aaaaa (a lµ ký tù khu«n d¹ng giµnh cho çc ký tù ch÷ vµ sè, kh«ng b¾t buéc ph¶i nhËp).


NÕu nhËp 2 ký tù HA th× 2 ký tù nµy sÏ dån bªn ph¶i vµ 3 dÊu çch ®Æt bªn tr¸i.

4. Çc ký tù ph©n çch. Çc ký tù nµy ®îc hiÓn thÞ trªn khu«n ®Ó t¸ch çc phÇn trong dÉy d÷ liÖu nhËp vµo víi môc ®Ých dÔ quan s¸t, dÔ kiÓm tra. Cã thÓ dïng bÊt kú ký tù nµo ngoµi çc ký tù trong 3 ®iÓm trªn lµm ký tù ph©n çch. Sau ®©y lµ mét sè ký tù ph©n çch hay dïng:

o DÊu . ®Ó ph©n çch phÇn nguyªn vµ phÇn ph©n.

o DÊu , ®Ó ph©n çch hµng ngh×n, triÖu, tû,...o DÊu - hoÆc 1 dïng ®Ó ph©n çch trong d÷ liÖu

Date/Time (tuú thuéc çch thiÕt lËp trong môc Control Panel, Intemational)

III.4.4. Thuéc tÝnh Default Value

Dïng thuéc tÝnh nµy ®Ó ®Æt gi¸ trÞ mÆc ®Þnh cho tr-êng. Gi¸ trÞ mÆc ®Þnh cã thÓ lµ mét h»ng hay mét hµm cña Access. III.4.5. Thuéc tÝnh Required (trêng b¾t buéc ph¶i cã sè liÖu)

Muèn b¾t buéc trêng ph¶i cã sè liÖu ta ®Æt thuéc tÝnh Required thµnh Yes. III.4.6. Thuéc tÝnh AllowZerolength

NÕu ®Æt lµ Yes sÏ cho phÐp çc trêng Text vµ memo nhËn çc chuçi rçng. III.4.7. Thuéc tÝnh ValidationRule

Dïng thuéc tÝnh nµy ®Ó kiÓm tra sù h¬p lÖ cña d÷ liÖu nhËp vµo. Muèn vËy trong thuéc tÝnh ValidationRule ta ®Æt mét biÓu thøc (®iÒu kiÖn) h¬p lÖ.


VÝ dô:<> gi¸ trÞ nhËp vµo ph¶i kh¸c 0 0 or >l00 gi¸ trÞ nhËp vµo ph¶i b»ng 0 hoÆc lín h¬n

100 Like "K???" ph¶i nhËp 4 ký tù, ký tù ®Çu ph¶i lµ K Like "CTY*" ba ký tù ®Çu ph¶i lµ CTY <#l/1/92# ngµy nhËp tríc n¨m 1992 >-#l/1/91# and <#l/1/92# ngµy nhËp ph¶i trong n¨m

1991 III.4.8. Thuéc tÝnh Indexed

Thuéc tÝnh nµy cã thÓ nhËn çc gi¸ trÞ: No Kh«ng t¹o chØ môc hoÆc xo¸ chØ

môc ®· lËp Yes (Dupticates Ok) T¹o chØ môc Yes (No Duplicates) T¹o chØ môc kiÓu Unique (çc gi¸

trÞ cÇn kh¸cnhau nh thÓ kho¸ chÝnh).

IV. Thay ®æi thiÕt kÕ, chØnh söa cÊu tróc b¶ng

Khi thiÕt kÕ b¶ng, thêng cã çc yªu cÇu sau: Xo¸ mét hoÆc nhiÒu trêng Thay ®æi tªn, kiÓu, m« t¶ vµ thuéc tÝnh cña trêng Thay ®æi vÞ trÝ cña trêng Thªm trêng míi Díi ®©y sÏ tr×nh bµy çch ®Ó thùc hÞÖn nh÷ng yªu

cÇu trªn: Xo¸ trêng: Chän trêng, bÊm phÝm Delete hoÆc chän

Delete Row tõ Menu Edit. Chó ý: §Ó xo¸ ®ång thêi


nhiÒu trêng, ta cã thÓ dïng çc phÝm Shift vµ Ctrl ®Ó chän çc trêng cÇn xo¸, råi bÊm phÝm Delete hoÆc chän Edit, Delete Row.

§Ó thay ®æi néi dung (tªn, kiÓu, ...) cña mét trêng, ta chØ viÖc dïng bµn phÝm ®Ó thùc hiÖn çc thay ®æi cÇn thiÕt.

§Ó chÌn thªm mét trêng míi ta lµmnhsau: Chän trêng mµ trêng míi sÏ ®îc chÌn vµo tríc, råi chän Edit, Insert Row.

Di chuyÓn trêng: Chän trêng cÇn di chuyÓn, råi kÐo trêng tíi vÞ trÝ míi.

V. §ÆT KHO¸ CHÝNH

V.1. §Þnh nghÜa

Kho¸ chÝnh lµ mét hoÆc nhiÒu trêng x¸c ®Þnh duy nhÊt mét b¶n ghi. V.2. Lîi Ých.

Access tù ®éng t¹o chØ môc (Index) trªn kho¸ nh»m t¨ng tèc ®é truy vÊn vµ çc thao t¸c kh¸c.

Khi xem mÉu tin (d¹ng b¶ng hay mÉu biÓu), çc mÉu tin sÏ ®îc tr×nh bÇy theo thø tù kho¸ chÝnh.

Khi nhËp sè liÖu, Access kiÓm tra sù trïng nhau trªn kho¸ chÝnh.

Access dïng kho¸ chÝnh ®Ó t¹o sù liªn kÕt gi÷a çc b¶ng. V.3. Xö lý kho¸ chÝnh

§Æt kho¸ chÝnh

Chän çc trêng lµm kho¸ chÝnh.


Chän Edit, Primary key hoÆc nh¾p biÓu tîng kho¸ trªn thanh c«ng cô Çc trêng ®îc chän lµm kho¸ sÏ cã h×nh ch×a kho¸ ë ®Çu.

§Æt l¹i kho¸ chÝnh - Chän l¹i çc trêng lµm kho¸, råi còng thùc hiÖn nh trªn.

Xo¸ kho¸ chÝnh: Kho¸ chÝnh lµ kh«ng b¾t buéc. Khi ®· thiÕt lËp kho¸ chÝnh, mµ ta l¹i muèn xo¸ ®i th× çch lµm nh sau: Chän View Indexes. KÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ Indexes trong ®ã chøa çc trêng cña kho¸ chÝnh nh sau:

Chän çc trêng (cña kho¸ chÝnh, mçi trêng trªn mét dßng) cÇn xo¸ råi bÊm phÝm Delete.

VI. L¦U CÊU TRóC B¶NG Vµ §ÆT T£N B¶NG

Sau khi hoµn chØnh viÖc thiÕt kÕ, ta cÇn ghi cÊu tróc b¶ng lªn (ra vµ ®Æt tªn cho b¶ng. Çch lµm nh sau:

Chän File, Save hoÆc bÊm chuét t¹i biÓu tîng save trªn thanh c«ng cô . Khi ghi lÇn ®Çu th× Access sÏ hiÖn cöa sæ Save as:

Trong hép Table Name ta ®a vµo tªn b¶ng, råi bÊm OK. VÝ dô chän tªn b¶ng lµ [DANH SACH THI SINH]:


NÕu trong thiÕt kÕ cha ®Æt kho¸ chÝnh th× Access sÏ hái ngêi sö dông cã muèn Access tù ®éng ®Æt kho¸ chÝnh (b»ng trêng ID cã kiÓu AutoNumber) nÕu chän YES, ngîc l¹i nÕu chän NO th× b¶ng kh«ng cã kho¸ chÝnh. VII. Thay ®æi cÊu tróc b¶ng vµ nhËp d÷ liÖu.

VII.1. Thay ®æi cÊu tróc b¶ng

Trong cöa sæ Tables chän b¶ng cÇn thay ®æi cÊu tróc, råi bÊm nót Design. KÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ thiÕt kÕ cña b¶ng ®îc chän. Trong cöa sæ thiÕt kÕ ta cã thÓ xem vµ thay ®æi cÊu tróc b¶ng nh ®· khi sö dông çch t¹o b¶ng b»ng Design. Cuèi cïng ghi l¹i çc thay ®æi. VII.2. NhËp d÷ liÖu vµo b¶ng.

§Ó nhËp d÷ liÖu vµo b¶ng ®· tån t¹i, ta lµm nh sau: Tõ cöa sæ Database chän môc Table ®Ò më cöa sæ

Tables.Trong cöa sæ Tables chän b¶ng cÇn nhËp d÷ liÖu, råi

bÊm nót Open. KÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ nhËp liÖu chøa çc b¶n ghi ®·

nhËp. Ta cã thÓ xem, söa vµ bæ sung çc b¶n ghi míi trong

cöa sæ nhËp liÖu. Chó ý: §Ó chän Font ch÷ thÝch h¬p, ta dïng chøc n¨ng

Font cña menu Format.


VII.3. ChuyÕn ®æi gi÷a hai chÕ ®é nhËp d÷ liÖu vµ thiÕt kÕ b¶ng.

Khi ®ang ë cöa sæ thiÕt kÕ, ta cã thÓ chuyÓn sang cöa sæ nhËp liÖu vµ ngîc l¹i, b»ng çch dïng menu View. Chän menu View sÏ nhËn ®îc çc chøc n¨ng sau: Datasheet View – HiÖn cöa sæ nhËp d÷ liÖu, Design View – HiÖn cöa sæ thiÕt kÕ

VIII. LËp quan hÖ gi÷a çc b¶ng.

Access dïng quan hÖ ®Ó ®¶m b¶o nh÷ng rµng buéc toµn vÑn gi÷a çc b¶ng liªn quan trong çc phÐp thªm, söa xo¸ b¶n ghi.

Nguyªn t¾c ®Æt quan hÖ lµ chØ ®Þnh mét hoÆc mét nhãm trêng chøa cïng gi¸ trÞ trong çc mÉu tin cã liªn quan.

Th«ng thêng ®¨t quan hÖ gi÷a kho¸ chÝnh cña mét b¶ng víi trêng nµo ®ã cña b¶ng kh¸c (b¶ng nµy gäi lµ b¶ng quan hÖ), çc trêng nµy thêng cïng tªn, cïng kiÓu.VIII.1. Çc lo¹i quan hÖ trong Access.

* Quan hÖ 1-1: Çc trêng sö dông ®Ó t¹o quan hÖ trong hai b¶ng ®Òu lµ kho¸ chÝnh. Khi ®ã, mçi b¶n ghi trong b¶ng quan hÖ ph¶i cã mét b¶n ghi t¬ng øng trong b¶ng kho¸


chÝnh, ngîc l¹i, víi mçi gi¸ trÞ khãa trong b¶ng chÝnh th× chØ cã duy nhÊt mét b¶n ghi t¬ng øng trong b¶ng quan hÖ.

* Quan hÖ 1-n: trêng liªn kÕt dïng trong b¶ng chÝnh ph¶i lµ kho¸ chÝnh, cßn trêng trong b¶ng quan hÖ kh«ng ph¶i lµ kho¸ chÝnh cña b¶ng ®ã (kho¸ ngo¹i).VIII.2. Çch t¹o quan hÖ

B1 : Trong cöa sæ Database, tõ menu Tools chän Relationships ®Ó më cöa sæ Add Table:

T¸c dông cña 3 nót bªn trªn cöa sæ:- Nót Tables ®Ó hiÖn çc b¶ng.- Nót Queries ®Ó hiÖn çc truy vÊn.- Nót Both ®Ó hiÖn çc b¶ng vµ çc truy vÊn. Chän çc b¶ng vµ truy vÊn ®Ó ®a vµo quan hÖ. Sö

dông çc phÝm Ctrl hoÆc Shift ®Ó chän nhiÒu b¶ng hoÆc truy vÊn, sau ®ã bÊm nót Add. Sau khi chän xong, bÊm nót Close ®Ó ®ãng cöa sæ Show Table.

B2: Chän mét trêng tõ b¶ng chÝnh (Primary table) vµ kÐo sang trêng t¬ng øng cña b¶ng quan hÖ, råi bÊm chuét t¹i Create ®Ó t¹o quan hÖ. Khi ®ã sÏ cã ®êng th¼ng nèi gi÷a hai trêng biÓu diÔn quan hÖ võa t¹o, lóc nµy kiÓu quan hÖ mÆc ®Þnh theo trêng chóng ta chän ®Ó t¹o quan hÖ. Trong


trêng hîp muèn ®Þnh nghÜa (hoÆc thay ®æi kiÓu quan hÖ) ta bÊm nót Join Type ®Ó hiÖn çc kiÓu quan hÖ:

- Chän kiÓu quan hÖ 1 ®Ó t¹o mèi quan hÖ 1-1 (Chó ý: quan hÖ nµy chØ t¹o ®îc khi hai trêng ®Òu lµ khãa chÝnh) bÊm OK råi bÊm nót

- Chän kiÓu quan hÖ 2 ®Ó t¹o quan hÖ 1-n tõ b¶ng chÝnh sang b¶ng quan hÖ.

- Chän kiÓu quan hÖ 3 ®Ó t¹o quan hÖ 1-n tõ b¶ng quan hÖ sang b¶ng chÝnh

VÝ dô: Gi¶ sö CSDL NHAN SU gåm 3 b¶ng: [Danh sach nhan vien], [Ten tinh] vµ [Ngoai ngu] cã cÊu tróc nh sau:

Ta t¹o çc quan hÖ sau:- Quan hÖ mét – mét gi÷a b¶ng [Danh sach nhan vien] vµ

b¶ng [Ten tinh] theo cÆp trêng quan hÖ [Ma tinh] – [Ma tinh] víi ý nghÜa: mét m· tØnh chØ t¬ng øng víi mét tªn tØnh.

- Quan hÖ mét – nhiÒu gi÷a b¶ng [Danh sach nhan vien] vµ b¶ng [ngoai ngu] theo cÆp trêng quan hÖ [Ma NV] –


[Ma NV] víi ý nghÜa: mét nh©n viªn cã thÓ biÕt nhiÒu ngo¹i ng÷.

Çch t¹o çc quan hÖ:- Trong cöa sæ Show Table, chän 3 b¶ng trªn råi nhÊn

Add - NhÊn nót Close ®Ó ®ãng cöa sæ Show Table, kÕt

qu¶ nhËn ®îc 3 b¶ng võa chän trong cöa sæ Relationships nh sau:

- NhÊn chuét t¹i trêng [Ma tinh] cña b¶ng [DANH SACH NHAN VIEN], kÐo sang trêng [Ma tinh] cña b¶ng [TEN TINH], nh¶ chuét råi nhÊn nót Join Type ®Ó chän kiÓu quan hÖ:

- Chän kiÓu quan hÖ 1, nhÊn OK ®Ó t¹o quan hÖ- T¬ng tù, nhÊn chuét t¹i trêng [Ma NV] cña b¶ng

[DANH SACH NHAN VIEN], kÐo sang trêng [Ma NV] cña b¶ng [NGOAI NGU], nh¶ chuét råi nhÊn nót Join Type ®Ó chän kiÓu quan hÖ:

- Chän kiÓu quan hÖ 2, nhÊn OK ®Ó t¹o quan hÖ.KÕt qu¶ cã çc ®êng quan hÖ gi÷a çc b¶ng nh sau:


VIII.3. ChØnh söa quan hÖ.

Cã thÓ kÐo b¶ng tíi çc vÞ trÝ kh¸c ®Ó nhËn ®îc çc ®-êng quan hÖ dÔ xem vµ ®Ñp h¬n.

§Ó xo¸ mét quan hÖ võa lËp, ta kÝch chuét t¹i ®êng quan hÖ (sÏ thÊy ®êng ®Ëm h¬n), råi bÊm phÝm Delete.VIII.4. TÝnh toµn vÑn tham chiÕu

Sau khi t¹o mèi quan hÖ xong chóng ta cÇn ph¶i t¹o tÝnh toµn vÑn tham chiÕu cho çc quan hÖ. Víi tÝnh chÊt nµy çc quan hÖ sÏ ®¶m b¶o khi cã sù thay ®æi vÒ mÆt d÷ liÖu trªn çc b¶n ghi cña b¶ng chÝnh (b¶ng bªn 1 trong quan hÖ) th× çc b¶n ghi liªn quan bªn b¶ng quan hÖ còng thay ®æi theo, ngoµi ra nã ®¶m b¶o mçi b¶n ghi thªm míi trong b¶ng quan hÖ th× ph¶i cã b¶n ghi t¬ng øng (vÒ mÆt kho¸) trªn b¶ng chÝnh.

§Ó t¹o toµn vÑn tham chiÕu ta chän môc: Enforce Referential Integnty: §¶m bµo viÖc nhËp

®óng (chØ nhËp ®îc çc b¶n ghi trªn b¶ng quan hÖ khi gi¸ trÞ trêng dïng lµm kho¸ liªn kÕt ®· cã trªn b¶ng chÝnh)

Khi ®· ®¸nh dÊu Enforce Referencial Integnty th× cã thÓ sö dông thªm çc tuú chän sau:


+ Cascade Update Related fields : Khi söa gi¸ trÞ trêng kho¸ trong b¶ng chÝnh, gi¸ trÞ t¬ng øng cña çc b¶n ghi trong trêng quan hÖ sÏ bÞ söa theo

+ Cascade Delete Related fields : Khi xo¸ mét b¶n ghi trong b¶ng chÝnh, çc b¶n ghi t¬ng øng trong b¶ng quan hÖ sÏ bÞ xo¸.

VÝ dô:Khi thiÕt lËp quan hÖ gi÷a b¶ng [DANH SACH NHAN

VIEN] vµ b¶ng [NGOAI NGU], nÕu chän çc nót Enforce Referential Integnty, Cascade Update Related fields, vµ Cascade Delete Related fields sÏ nhËn ®îc cöa sæ sau:

ý nghÜa: Khi xo¸, söa çc b¶n ghi trong b¶ng chÝnh, Access sÏ ®iÒu chØnh b¶ng quan hÖ ®Ó tÝnh vÑn toµn tham chiÕu ®îc tho¶ m·n, cô thÓ:

- Cascade Update: Khi söa gi¸ trÞ trêng kho¸ trong b¶ng chÝnh, gi¸ trÞ t¬ng øng cña çc b¶n ghi trong trêng quan hÖ sÏ bÞ söa theo. VÝ dô, khi thay ®æi m· nh©n viªn trong b¶ng [DANH SACH NHAN SU] th× m· nh©n viªn t¬ng øng trong b¶ng [NGOAI NGU] còng bÞ söa theo.

- Cascade Delete: Khi xo¸ mét b¶n ghi trong b¶ng chÝnh, çc b¶n ghi t¬ng øng trong trêng quan hÖ sÏ bÞ xo¸ theo. VÝ dô, khi xo¸ mét b¶n ghi trong b¶ng [DANH SACH NHAN SU] th× çc b¶n ghi t¬ng øng trong b¶ng [NGOAI NGU] còng bÞ xo¸ theo.

Chó ý: Mèi quan hÖ gi÷a çc b¶ng cã thÓ thiÕt lËp sau nµy khi thiÕt kÕ mét truy vÊn tõ nhiÒu b¶ng.


VIII.5. Xem vµ ®iÒu chØnh çc quan hÖ ®· cã trong CSDL.

VIII.5.1. Xem çc quan hÖ ®· cã

Tõ menu Tools chän RelationShipsTõ RelationShips chän Show All ®Ó xem tÊt c¶ quan hÖMuèn xem çc quan hÖ cña mét b¶ng, chän b¶ng ®ã,

chän Show Direct tõ RelationShips.VIII.5.2. ChØnh söa

Chän quan hÖ cÇn söa BÊm nót ph¶i chuét Chän môc Edit Relationship ®Ó më cöa sæ Relationships

TiÕn hµnh chØnh söa trong cöa sæ nµy (nh chän kiÓu quan hÖ, chän tÝnh toµn vÑn tham chiÕu,...)VIII.5.3. Xo¸

Cho hiÖn çc quan hÖ Chän quan hÖ cÇn xo¸ (di chuét ®Õn vµ bÊm)BÊm phÝm Delete hoÆc chän Delete tõ menu Edit

IX.THUéC TÝNH CñA B¶NG

* T¸c dông: ¸p dông trªn toµn b¶ng, toµn bé mÉu tin.IX.1. Çc thuéc tÝnh cña b¶ng.

Thuéc tÝnh C«ng dông Description M« t¶ nh÷ng nÐt chung cña b¶ng Validation Rule Access kiÓm tra quy t¾c (®iÒu kiÖn)

nµy tríc khi cho nhËp mét mÉu tin vµo b¶ng Validation Text Th«ng b¸o lçi khi mét b¶n ghi vi ph¹m

qui t¾c


IX.2. §Æt thuéc tÝnh.

1. Më b¶ng trong chÕ ®é Design View.2. Tõ menu View chän Table Properties ®Ó hiÖn çc

dßng thuéc tÝnh cña b¶ng. 3. §a ®iÒu kiÖn sau vµo dßng thuéc tÝnh Validation

Rule: VÝ dô: Validation Rule: [NG_VL] > [NG_SINH] and [TUOI]

<= 60 (phãng to thu nhá b»ng Shift F12)Víi ®iÒu kiÖn trªn, khi nhËp d÷ liÖu Access sÏ kiÓm tra

çc lçi: ngµy sinh sau ngµy vµo lµm viÖc vµ tuæi kh«ng qu¸ 60.

4. Chän Save tõ menu File ®Ó ghi çc thay ®æi.


CH¦¥NG III. TRUY VÊN (QUERY)

Truy vÊn lµ mét c«ng cô m¹nh cña Access dïng ®Ó: Tæng hîp, s¾p xÕp vµ t×m kiÕm d÷ liÖu.I. ÇC LO¹I TRUY VÊN

Lo¹i th«ng dông nhÊt lµ Select Query (truy vÊn chän) víi çc kh¶ n¨ng nh:

Chän b¶ng, query kh¸c lµm nguån d÷ liÖu. Chän çc trêng hiÓn thÞ. Thªm çc trêng míi lµ kÕt qu¶ thùc hiÖn çc phÐp

tÝnh trªn çc trêng cña b¶ng nguån. §a vµo çc ®iÒu kiÖn t×m kiÕm, lùa chän. §a vµo çc trêng dïng ®Ó s¾p xÕp. Sau khi truy vÊn thùc hiÖn, d÷ liÖu rót ra ®îc tËp h¬p

vµo mét b¶ng kÕt qu¶ gäi lµ Dynaset, nã ho¹t ®éng nh mét b¶ng. Mçi lÇn më truy vÊn, Access l¹i t¹o mét Dynaset gåm kÕt qu¶ míi nhÊt cña çc b¶ng nguån.

Cã thÓ chØnh söa, xo¸, bæ sung th«ng tin vµo çc b¶ng nguån th«ng qua Dynaset.

Ngoµi truy vÊn Select Query ra, cßn cã çc lo¹i truy vÊn kh¸c lµ:

Crosstab Query: ThÓ hiÖn d÷ liÖu d¹ng hµng cét. Action Query: T¹o b¶ng míi, thªm, xo¸, söa çc mÉu

tin trong b¶ng. Union Query: KÕt h¬p çc trêng t¬ng øng tõ hai hay

nhiÒu b¶ng. Data-definition Query: Truy vÊn ®îc x©y dùng tõ mét

c©u lÖnh SQL dïng ®Ó t¹o míi hoÆc thay ®æi cÊu tróc cña b¶ng.


II. ÇC B¦íC CHÝNH §Ó T¹O (THIÕT KÕ) MéT TRUY VÊN MíI

Truy vÊn thùc chÊt lµ mét c©u lÖnh SQL ®îc x©y dùng nhê c«ng cô cña Access dïng ®Ó tæng hîp d÷ liÖu tõ çc b¶ng nguån. Khi thùc hiÖn truy vÊn, ta nhËn ®îc b¶ng tæng h¬p gäi lµ b¶ng Dynaset. Dynaset kh«ng ph¶i lµ b¶ng, nã kh«ng ®îc ghi vµo ®Üa vµ nã sÏ bÞ xo¸ ngay sau khi kÕt thóc (®ãng) truy vÊn.

Truy vÊn lµ mét c«ng cô m¹nh cña Access dïng ®Ó: Tæng hîp, s¾p xÕp vµ t×m kiÕm d÷ liÖu.

Mét truy vÊn ®· t¹o cã thÓ sö dông ®Ó t¹o çc truy vÊn kh¸c (còng nh thÓ mét thñ tôc cã thÓ ®îc sö dông ®Ó x©y dùng thñ tôc kh¸c).

Çc bíc chÝnh ®Ó x©y dùng mét truy vÊn gåm: 1. Chän nguån d÷ liÖu cho truy vÊn míi, gåm: çc b¶ng

vµ çc truy vÊn ®· ®îc t¹o tõ tríc . 2. T¹o lËp quan hÖ gi÷a çc b¶ng, truy vÊn nguån. 3. Chän çc trêng tõ çc b¶ng, truy vÊn nguån ®Ó ®a

vµo truy vÊn míi. 4. §a vµo çc ®iÒu kiÖn ®Ó chän läc çc mÉu tin tho¶

m·n çc ®iÒu kiÖn ®a vµo. NÕu kh«ng ®a vµo çc ®iÒu kiÖn ®Ó chän läc, th× kÕt qu¶ (Dynaset) cña truy vÊn bao gåm tÊt c¶ çc b¶n ghi tõ çc b¶ng, truy vÊn nguån.

5. Chän çc trêng dïng ®Ó s¾p xÕp çc mÉu tin trong Dynaset. NÕu kh«ng chän trêng s¾p xÕp, th× çc mÉu tin trong Dynaset ®îc hiÓn thÞ theo thø tù nh trong çc b¶ng nguån.

6. X©y dùng çc cét (trêng) míi tõ çc trßng ®· cã trong b¶ng, truy vÊn nguån. VÝ dô: Trêng míi lµ tæng, hiÖu, tÝch, th¬ng cña hai trêng cã s½n nµo ®ã. Khi x©y dùng trêng míi,


cã thÓ sö dông çc phÐp to¸n, çc hµm chuÈn cña Access vµ çc hµm tù lËp b»ng ng«n ng÷ Access Basic . III- t¹o query b»ng design view

Trong phÇn nµy, ta xÐt mét vÝ dô ®iÓn h×nh vµ thùc hiÖn tõng bíc t¹o mét truy vÊn th«ng qua vÝ dô ®ã:

Gi¶ sö trong CSDL TSINH cã 3 b¶ng: B¶ng DSTS (danh s¸ch thÝ sinh) gåm çc trêng:

- HO TEN: kiÓu Text- SOBD (Sè b¸o danh): kiÓu Integer- NAM SINH: KiÓu Date/time- TEN TINH (tØnh quª qu¸n cña thÝ sinh): kiÓu

Text B¶ng BD_PHACH (b¸o danh vµ ph¸ch) gåm çc tr-

êng:- SOBD (Sè b¸o danh): kiÓu Integer- PHACH (sè ph¸ch): kiÓu Integer

B¶ng PH_DIEM (ph¸ch vµ ®iÓm) gåm çc trêng:- PHACH (sè ph¸ch): kiÓu Integer- DTOAN (®iÓm to¸n): kiÓu Double- DLY (®iÓm lý): kiÓu Double- DHOA (®iÓm ho¸): kiÓu Double

Yªu cÇu x©y dùng mét b¶ng tæng hîp tõ 3 b¶ng trªn gåm çc trêng:

- HO TEN - DLY- SOBD - DHOA- TEN TINH - TONG DIEM- DTOAN

Trêng TONG DIEM lµ trêng míi, lµ tæng çc trêng DTOAN, DLY,

vµ DHOA.B¶ng tæng hîp chØ gåm çc thÝ sinh cã tæng ®iÓm lín h¬n hoÆc b»ng


®iÓm chuÈn (gi¶ sö ®iÓm chuÈn lµ 16), s¾p xÕp theo chiÒu t¨ng cña trêng TEN TINH vµ thø tù gi¶m cña trêng TONG DIEM.

§Ó gi¶i quyÕt bµi to¸n trªn, ta x©y dùng truy vÊn KET QUA TS (kÕt qu¶

tuyÓn sinh) theo tõng bíc.

III. 1-T¹o Select Query

III.1.1. T¹o Select Query dïng ®Ó chän çc trêng, çc b¶n ghi vµ tÝnh to¸n

B íc 1 : Më cöa sæ Query Designer- Tõ Database Windows, chän Queries Tab, chän New- Chän Design View, OK- §a çc b¶ng hay truy vÊn hoÆc c¶ hai vµo truy vÊn tõ

hép tho¹i Show Table:

. Chän tªn çc b¶ng: DSTS, BD_PHACH, PH_DIEM, sau ®ã nhÊn nót Add

. Close : §ãng hép tho¹i Show TableKÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ Select query:


B íc 2 : T¹o mèi quan hÖ gi÷a çc b¶ng:- Quan hÖ 1-1 gi÷a b¶ng DSTS vµ b¶ng BD_PHACH

theo trêng quan hÖ SOBD- Quan hÖ 1-1 gi÷a b¶ng BD_PHACH vµ b¶ng PH_DIEM

theo trêng quan hÖ PHACHB íc 3 : Chän çc trêng ®a vµo truy vÊn, b»ng çch kÐo tªn trêng trong çc b¶ng, truy vÊn ë bªn trªn vµo dßng Field ë phÇn díi. (Cã thÓ chän nhiÒu trêng råi kÐo mét lÇn).Trong vÝ dô, ta chän çc trêng: HO TEN, SOBD, TEN TINH

cña b¶ng DSTS; trêng PHACH cña b¶ng BD_PHACH vµ trêng DTOAN, DLY, DHOA cña b¶ng PH_DIEM. KÕt qu¶ nhËn ®îc:


B íc 4 . S¾p xÕp l¹i, chÌn vµ xo¸ çc trêng trong QBE (PhÇn thiÕt kÕ query gäi lµ QBE), ®iÒu chØnh ®é réng çc cét.

Di chuyÓn trêng:o §a chuét lªn ngay ®Çu tªn trêng sao cho hiÖn ra

dÊu mòi tªn ®en quay xuèng th× bÊm chuét ®Ó chän trêng (c¶ khèi trêng ®îc chän sÏ ®æi mÇu ®en).

o §a chuét vµo khèi chän råi kÐo tíi vÞ trÝ míi. ChÌn thªm trêng:

o Chän trêng muèn chÌn tõ danh s¸ch (phÇn trªn)o KÐo trêng ®ã vµo mét cét trong vïng QBE (phÇn

díi) Xãa trêng trong vïng QBE

o Chän trêng cÇn xo¸ (nh khi chän ®Ó di chuyÓn)o BÊm phÝm Delete hoÆc chän Delete tõ menu

Edit §iÒu chØnh ®é réng cét trong vïng QBE: NÕu cét

trong vïng QBE qu¸ lín hay qu¸ nhá ®èi víi d÷ liÖu cña trêng, ta cã thÓ chØnh l¹i kÝch thíc cét cho phï h¬p theo çc çch sau:

o §a chuét ®Õn ®Çu c¹nh bªn ph¶i cña cét muèn chØnh sao cho hiªn ra mòi tªn hai ®Çu th× kÐo ®Õn kÝch thíc míi.

o ChØnh nhanh ®é réng cét võa vÆn nhÊt ®èi víi d÷ liÖu trong cét b»ng çch:

BÊm kÐp vµo ®êng chia cét t¹i ®Çu bªn ph¶i cét cÇn chØnh (®a chuét vµo sao cho hiÖn ra dÊu mòi tªn hai ®Çu).


NÕu chän nhiÒu cét th× chØ cÇn bÊm ®óp chuét theo çch trªn ë t¹i mét cét trong vïng chän. (®Ó chän nhiÒu cét cã thÓ dïng phÝm Shift, hoÆc kÐo chuét).

Khi ®· chØnh xong, nÕu ta l¹i nhËp thªm mét gi¸ trÞ dµi h¬n ®é réng ®· ®îc chØnh, th× ta l¹i ph¶i chØnh l¹i lÇn n÷a v× Access kh«ng tù ®iÒu chØnh l¹i ®îc.

B íc 5 : ThÓ hiÖn tªn b¶ng trong QBE. (Bíc nµy cã thÓ kh«ng cÇn)

Nh»m t¹o cho ta c¶m gi¸c thuËn tiÖn khi quan s¸t vµ thao t¸c. §Ó cã thªm dßng table (trong QBE) chøa tªn b¶ng/truy vÊn nguån, ta lµm nh sau: Chän Table Names tõ menu View

Chó ý: NÕu muèn Access tù ®éng thÓ hiÖn tªn b¶ng mçi lÇn më truy vÊn ë chÕ ®é Design view hoÆc t¹o truy vÊn míi, th× ta chän Options tõ menu Tools, sau ®ã chän Tables/Queries trong cöa sæ Options, råi chän môc Show Table Names.

B íc 6 : . §æi tªn trêng trong vïng QBE, thªm trêng biÓu thøc.( (Bíc nµy cã thÓ kh«ng cÇn)

Tªn míi sÏ ®îc hiÖn thÞ trong b¶ng kÕt qu¶ (b¶ng Dynaset) cña truy vÊn. Nh vËy cã thÓ dïng çc tªn míi cã ý nghÜa h¬n so víi tªn trêng.

* Çch ®a vµo tªn míi: Gâ tªn míi ngay trëc tªn trêng. §Æt dÊu: gi÷a tªn míi vµ tªn trêng ( <Tªn trêng>:<Tªn thay thÕ>)

VÝ dô: Ta cã thÓ ®Æt tªn míi cho trêng [DTOAN], {DLY] vµ [DHOA] nh sau: DIEM TOAN : DTOAN, DIEM LY : DLY, DIEM HOA : DHOA

Chó ý: Trong çc hµm, thñ tôc (viÕt b»ng Access Basic) sÏ dïng lªn míi (kh«ng dïng tªn trêng).


Çch ®a vµo çc trêng míi (trêng biÓu thøc) : Chän mét « cßn trèng trªn hµng Field, gâ vµo ®ã tªn trêng biÓu thøc, sau ®ã ®Æt dÊu “:” råi ®a vµo mét biÓu thøc( <Tªn trêng> : <BiÓu thøc> ). Trong biÓu thøc cã thÓ dïng tªn çc trêng, çc h»ng, çc phÐp tÝnh, çc hµm cña chuÈn Access vµ çc hµm tù lËp.

Trong vÝ dô nµy ta ®a vµo trêng míi [TONG DIEM] nh sau: TONG DIEM:[DTOAN]+[DLY]+[DHOA] Chó ý: Khi so¹n th¶o trªn mét « cña dßng Field, ta cã thÓ

phãng to « ®ã b»ng çch: - Chän « (trªn dßng Field) ®Ó so¹n th¶o. - BÊm nót chuét ph¶i. KÕt qu¶ hiÖn mét hép cã chøa

çc dßng: Build, Zoom, Properties… Chän môc Zoom. KÕt qu¶ hiÖn cöa sæ Zoom.

- So¹n th¶o çc néi dung cÇn thiÕt trong cöa sæ Zoom, råi bÊm nót OK ®Ó trë vÒ cöa sæ Select Query.

Díi ®©y lµ cöa sæ Zoom cña trêng tong diem:

Chó ý :- Cã thÓ phãng to « lËp biÓu thøc b»ng çch Ên

Shift +F2- Çc trêng tham gia trong biÓu thøc ph¶i ®Æt

trong dÊu[ ]


- NÕu trêng tham gia biÓu thøc n»m ë b¶ng kh¸c ta ph¶i chØ râ tªn b¶ng chøa trêng ®ã nh sau:

[<Tªn b¶ng>].[<Tªn trêng>] *Çc hµm thêng dïng khi lËp biÓu thøc tÝnh

- Nhãm hµm v¨n b¶n : +Hµm Left : LÊy n kÝ tù bªn tr¸i chuçi =Left(<Chuçi> , n)

+Hµm Right: LÊy n kÝ tù bªn ph¶i chuçi =Right(<Chuçi> , n)

+Hµm Mid : LÊy n kÝ tù tõ vÞ trÝ m cña chuçi =Mid(<Chuçi>, m , n)

- Nhãm hµm ngµy th¸ng + Hµm DatePart

. C/n¨ng : lÊy ra çc thµnh phÇn cña ngµy th¸ng

. Có ph¸p : DatePart(<Thµnh phÇn>,<Ngµy th¸ng>)

. Thµnh phÇn ngµy th¸ng ®Æt trong dÊu “ …“ gåm :

d : Ngµy w : Ngµy trong tuÇn ww: TuÇnm: Th¸ng q : quý yyyy : N¨m + Hµm Date() : Ngµy -th¸ng- n¨m hiÖn t¹i

Day(<Ngµy th¸ng>) : lÊy ra ngµyMonth(<Ngµy th¸ng>) : lÊy ra th¸ngYear(<Ngµy th¸ng>) : lÊy ra n¨m

- Hµm ®iÒu kiÖn (IIF) + C/n¨ng : lÊy ra gi¸ trÞ tho¶ m·n tiªu chuÈn


+ Có ph¸p trêng hîp biÓu thøc cã 2 gi¸ trÞ ®Ó lùa chän : IIF(<§K>,<Gi¸ trÞ 1>, <Gi¸ trÞ 2>)

§K lµ mét biÓu thøc logic cho kÕt qu¶ ®óng (True) or sai (False):

NÕu §K ®óng (True): lÊy gi¸ trÞ 1, NÕu §K sai (False): lÊy gi¸ trÞ 2

Gi¸ trÞ lÊy ra cã thÓ lµ : Sè, biÓu thøc, chuçi kÝ tù ®Æt trong dÊu nh¸y kÐp (“ “)

Trong trêng hîp biÓu thøc cã n lùa chän ta ph¶i dïng çc hµm IIF lång nhau.

B íc 7: §Þnh thø tù s¾p xÕp.Môc ®Ých lµ ®Ó cho b¶ng kÕt qu¶ hiÖn ra theo thø tù

nµo ®ã.Thao t¸c: NhÊn chuét vµo « Sort cña trêng cÇn s¾p xÕp Chän ChiÒu Ascending (gi¶m dÇn) hoÆc Descending

(t¨ng dÇn). NÕu s¾p theo nhiÒu trêng th× thø tù u tiªn tõ tr¸i

sang ph¶i. Trong vÝ dô nµy, ta chän:- Trêng TEN TINH chiÒu Ascending- Trêng TONG DIEM chiÒu DescendingB íc 8 : LËp tiªu chuÈn lùa chän (®iÒu kiÖn t×m kiÕm).Môc ®Ých ®Ó chØ hiÖn nh÷ng th«ng tin cÇn quan t©m

trong b¶ng kÕt qu¶, ch¼ng h¹n nh chØ hiÖn ra nh÷ng thÝ sinh ®ç theo ®iÓm chuÈn nµo ®ã.

Çch lµm:

Gâ trùc tiÕp mét biÓu thøc ®iÒu kiÖn vµo « Criteria cña çc trêng cÇn ®Æt ®iÒu kiÖn.


HoÆc cã thÓ dïng cöa sæ x©y dùng biÓu thøc hoÆc cöa sæ Zoom (Çch më cöa sæ Zoom ®· tr×nh bÇy bªn trªn). §Ó më cöa sæ x©y dùng biÓu thøc cho « Criteria cña trêng nµo, ta bÊm nót ph¶i chuét t¹i « Criteria cña trêng, råi chän môc Build.

Trong vÝ dô nµy, ta ®a vµo « Criteria cña trêng TONG DIEM biÓu thøc ®iÒu kiÖn: >=16

* Çc phÐp to¸n vµ biÓu thøc dïng ®Ó lËp tiªu chuÈn chän çc b¶n ghi

- To¸n tö so s¸nh : =; >; <; >=; <=; <>- To¸n tö Between <Gi¸ trÞ ®Çu> And <Gi¸ trÞ cuèi>- PhÐp to¸n Logic

+ AND : héi çc §K+ OR : TuyÓn

- BiÓu thøc kÕt hîp çc chuçi ký tù: &- KÝ tù thay thÕ (to¸n tö Like)

+ ? : Thay thÕ cho 1 ký tù+ * : Thay thÕ cho 1 nhãm ký tù

VÝ dô : §a ra DS kh¸ch hµng cã tªn ®Çu lµ C«ng tyLike “C«ng ty* ” - BiÓu thøc Null vµ Not is Null.(®a ra danh s¸ch trèng

hoÆc kh«ng trèng).Chó ý: Çc ®iÒu kiÖn viÕt trªn cïng dßng Criteria lµ çc

®iÒu kiÖn ®ång thêi tho¶ m·n (§k AND). Çc ®iÒu kiÖn viÕt trªn çc dßng kh¸c nhau lµ ®iÒu kiÖn OR.

B íc 9 : Kh«ng thÓ hiÖn (Èn) mét sè trêng trong truy vÊn.Môc ®Ých ®Ó chØ hiÖn nh÷ng trêng cÇn quan t©m

trong b¶ng kÕt qu¶


Cach lµm: BÊm chuét t¹i « tÝch (h×nh vu«ng) trong hµng Show cña trêng cÇn Èn ®Ó ®a vÒ d¹ng rçng . NÕu muèn bá Èn ta bÊm chuét lÇn n÷a t¹i « nµy.

B íc 10. ThiÕt lËp thuéc tÝnh çc trêng (trong truy vÊn)Nh»m quy ®Þnh çch thøc ho¹t ®éng cña truy vÊn nãi

chung.Cã thÓ ®Æt thuéc tÝnh cho tõng trêng hoÆc c¶ truy

vÊn.§Ó më b¶ng thuéc tÝnh cña trêng nµo: tríc tiªn cÇn

chän trêng ®ã (BÊm chuét t¹i « Field cña trêng cÇn chän), sau ®ã hoÆc chän Properties tõ menu View hoÆc bÊt nót ph¶i vµ môc Properties.

§Ó më b¶ng thuéc tÝnh cña truy vÊn ta lµm nh sau: Chän c¶ truy vÊn (b»ng çch bÊm chuét bªn bªn ngoµi QBE vµ ngoµi çc b¶ng/truy vÊn nguån ë phÇn trªn) sau ®ã tiÕn hµnh nh khi më b¶ng thuéc tÝnh cña trêng.

Sau khi ®· më b¶ng thuéc tÝnh (cña trêng hay truy vÊn), ta tiÕn hµnh chän çc gi¸ trÞ thÝch h¬p cho çc thuéc tÝnh (nh khi ®Æt thuéc tÝnh cho çc trêng cña b¶ng).

Thuéc tÝnh cña truy vÊn vµ b¶ng/truy vÊn nguån Theo mÆc nhiªn trêng trong truy vÊn kÕ thõa çc thuéc tÝnh trong b¶ng/truy vÊn nguån. V× vËy nÕu kh«ng ®Æt l¹i çc thuéc tÝnh cho mét trêng trong truy vÊn, th× trêng sÏ cã çc thuéc tÝnh nh trong b¶ng/truy vÊn nguån.

B íc 11 . Çc d¹ng hiÓn thÞ truy vÊn. Truy vÊn cã thÓ hiÖn thÞ theo çc d¹ng sau :

- Design View (d¹ng thiÕt kÕ) - SQL View (c©u lÖnh SQL t¬ng øng)- Datasheet View (B¶ng kÕt qu¶ cña truy vÊn)


Khi ®ang thiÕt kÕ truy vÊn (truy vÊn ®ang ë d¹ng Query Design) ta cã thÓ chuyÓn sang çc d¹ng kh¸c b»ng çch:

+ Chän menu View. KÕt qu¶ nhËn ®îc çc môc cña menu View mµ 3 môc ®Çu lµ tiªu ®Ò 3 d¹ng nãi trªn. Muèn xem truy vÊn ë d¹ng nµo ta chän môc t¬ng øng víi d¹ng ®ã

B íc 12. Ghi truy vÊn Sau khi ®· hoµn chØnh viÖc thiÕt kÕ cÇn ghi cÊu tróc cña truy vÊn lªn (ra. Çch lµm: Dïng Save tõ menu File, hoÆc bÊm chuét t¹i biÓu tîng ghi trªn thanh c«ng cô . Access sÏ yªu cÇu ®Æt tªn víi lÇn ghi ®Çu tiªn.

B íc 13 . Ra khái cöa sæ thiÕt kÕ truy vÊn ®Ó trë vÒ cöa sæ Database Çch lµm: Chän Close tõ menu File hoÆc ®ãng cöa sæ thiÕt kÕ truy vÊn

B íc 14. Thùc hiÖn truy vÊn ®· cã. Ta lµm nh sau: Chän truy vÊn cÇn thùc hiÖn (trong cöa sæ Queries) råi bÊm nót Open. Khi ®ã sÏ nhËn ®îc b¶ng kÕt qu¶ (b¶ng Dataset) cña truy vÊn. Ta cã thÓ xem, söa vµ bæ sung d÷ liÖu trªn b¶ng Dataset.

B íc 15. HiÓn thÞ çc mÉu tin kh«ng trïng lÆpKhi mét truy vÊn cÇn ®a ra çc b¶n ghi mµ kh«ng cã çc

b¶n ghi trïng lÆp vÒ gi¸ trÞ th× ta chän thuéc tÝnh Uniqlle Values cña truy vÊn vµ ®Æt gi¸ trÞ Yes cho thuéc tÝnh nµy:


III.1.2. T¹o Select Query dïng ®Ó tÝnh tæng theo nhãm d÷ liÖu.

* Chøc n¨ng: cho phÐp thiÕt lËp c©u hái víi nhãm d÷ liÖu

VÝ dô: - C«ng ty nhËn ®îc bao nhiªu ®¬n ®Æt hµng trong th¸ng

- Gi¸ trung b×nh çc mÆt hµng trong nhãm ®iÖn tö lµ ?

- Sè lîng b¸n ra trong tuÇn cña mçi mÆt hµng ?

* Çc hµm th êng dïng : . SUM : TÝnh tæng çc gi¸ trÞ trong trêng. AVERAGE : TÝnh TB céng çc gi¸ trÞ trong tr-

êng.. MAX : TÝnh gi¸ trÞ lín nhÊt trong trêng. MIN : TÝnh gi¸ trÞ nhá nhÊt trong trêng. COUNT : §Õm sè gi¸ trÞ kh¸c rçng trong trêng. STDEV : TÝnh ®é lÖch chuÈn çc gi¸ trÞ

trong trêng. First : TÝnh gi¸i trÞ ®Çu tiªn trong trêng. Last : TÝnh gi¸i trÞ cuèi trong trêng….

* TÝnh tæng tÊt c¶ çc gi¸ trÞ trong tr êng. ->T¹o truy vÊn míi-> §a çc b¶ng cÇn thiÕt vµo truy vÊn-> Më View / Totals hoÆc kÝch nót Totals trªn thanh

toolbar-> §Æt çc tuú chän :. Field : Çc trêng cÇn thiÕt. Total : Chän hµm cÇn tÝnh t¬ng øng víi mçi trêng

cÇn tÝnh-> Thùc hiÖn truy vÊn : Më Query / Run

VÝ dô : TÝnh gi¸ Tb vµ tÝnh tæng sè mÆt hµng* TÝnh tæng theo tõng nhãm DL


->T¹o truy vÊn míi-> §a çc b¶ng cÇn thiÕt vµo truy vÊn-> Më View / Totals hoÆc kÝch nót Totals / toolbar-> §Æt çc tuú chän :.Trªn dßng Field : ®Æt çc trêng cÇn thiÕt. Trªn dßng Total :

Chän Group By : Ph©n nhãm vµ s¾p xÕp çc mÉu tin trong tõng nhãm theo çc trêng ph©n nhãm. Nhãm lµ d·y çc b¶n ghi cã gi¸ trÞ nh nhau trªn çc trêng ph©n nhãm ( Chó ý: Lu«n lu«n s¾p xÕp theo chiÒu t¨ng, nÕu thay ®æi th× chän phÇn Sort vµ s¾p xÕp l¹i).

Chän hµm cÇn tÝnh t¬ng øng víi mçi trêng cÇn tÝnh. Thùc hiÖn phÐp tÝnh theo tõng nhãm trªn çc trêng tÝnh to¸n (cã hµm Sum, Avg, ...) trªn « Total.

Chän Expression øng víi trêng biÓu thøc (nÕu cã)

Chän Where øng víi trêng lÊy tiªu chuÈn. Criteria : LËp tiªu chuÈn chän nhãm DL cÇn tÝnh

Chó ý: §iÒu kiÖn, tiªu chuÈn tham gia ph©n nhãm vµ tÝnh tæng:

- Cã ch÷ Where trªn « Total- Cã biÓu thøc ®iÒu kiÖn trªn « CriteriaIII.1.3 T¹o Select Query dïng hái -®¸p d÷ liÖu

-> T¹o truy vÊn míi-> §a çc b¶ng cÇn thiÕt vµo truy vÊn-> Më View / Totals hoÆc kÝch nót Totals trªn

toolbar-> Chän çc trêng cÇn thiÕt trªn dßng Field-> NhËp çc c©u hái víi d÷ liÖu øng víi trêng cÇn

hái trªn dßng Criteria (khi ch¹y Query nµy sÏ hiÖn lªn c©u hái cho ngêi sö dông nhËp d÷ liÖu vµo, d÷ liÖu ®îc nhËp vµo thay cho ®iÒu kiÖn läc d÷ liÖu trªn query)

Chó ý :


- C©u hái tuú ®Æt ph¶i ®Æt trong dÊu [ …] tèi ®a 255 kÝ tù

- Cã thÓ ®a biÓu thøc hái kÌm cïng çc phÐp to¸n, biÓu thøc ®· nãi ë trªn ®Ó t¹o ra mét ®iÒu kiÖn cô thÓ:

VÝ dô: CÇn t¹o truy vÊn tõ çc b¶ng CSDL TSINH ®Ó t×m çc thÝ sinh theo çc ®iÒu kiÖn:

Nhãm ký tù ®Çu cña tªn tØnh Nhãm ký tù cuèi cña tªn tØnh Gi¸ trÞ nhá nhÊt cña ®iÓm to¸n Gi¸ trÞ lín nhÊt cña ®iÓm to¸n

Çc bíc thiÕt kÕ truy vÊn: Bíc 1: Chän 3 b¶ng vµ ®a çc trêng HO TEN, SOBD,

TEN TINH, DTOAN, DLY, DHOA vµo truy vÊn. Bíc 2: §a thªm trêng TONG DIEM. Bíc 3: §a vµo « Criteria cña trêng TEN TINH néi

dung: Like [Nhãm ký tù ®Çu] & “*” & [Nhãm ký tù cuèi]

Bíc 4: §a vµo « Criteria cña trêng DTOAN néi dung: >=[Tõ ®iÓm] And <=[§Õn ®iÓm], cöa sæ truy vÊn khi ®ã cã d¹ng:

Khi thùc hiÖn truy vÊn trªn, Access sÏ lÇn lît yªu cÇu ®÷ vµo 4 gi¸ trÞ:

Nhãm ký tù ®Çu cña tªn tØnh


Nhãm ký tù cuèi cña tªn tØnh Gi¸ trÞ nhá nhÊt cña ®iÓm to¸n Gi¸ trÞ lín nhÊt cña ®iÓm to¸n

Sau ®ã sÏ ®a ra danh s¸ch çc thÝ sinh tho¶ m·n çc yªu cÇu cÇn t×m.* Quy ®Þnh kiÓu d÷ liÖu cho çc th«ng sè§Ó qui ®Þnh kiÓu d÷ liÖu cho çc th«ng sè, ta lµm nh

sau: 1. Më truy vÊn th«ng sè ë chÕ ®é Design View 2. Chän môc Parameters tõ menu Query ®Ó më cöa sæ

Query Parameters 3. LÇn lît ®a vµo tªn th«ng sè vµ chän kiÓu d÷ liÖu

thÝch hîp. VÝ dô, chän kiÓu Double cho çc th«ng sè “Tõ ®iÓm” vµ “§Õn ®iÓm”:

4. Chän OK

II.2. T¹o Crosstab Query*T¹o truy vÊn míi

-> §a çc b¶ng cÇn thiÕt vµo truy vÊn-> Më Query / Crosstab Query-> Chän çc trêng cÇn thiÕt trªn dßng Field

-> Trªn dßng Total . Chän Group øng víi trêng cÇn nhãm . Chän hµm tÝnh to¸n øng víi trêng cÇn tÝnh . Chän Expression øng víi trêng biÓu thøc . Chän Where øng víi trêng lÊy ®iÒu kiÖn


-> Trªn dßng Crosstab: . Chän Row Heading øng víi trêng lÊy lµm tiªu ®Ò

dßng . Chän Column Heading øng víi trêng lÊy lµm tiªu

®Ò cét . Chän Value øng víi trêng tÝnh gi¸ trÞ

-> Thùc hiÖn Query : Më Query / Run -> Ghi truy vÊnIII.3. T¹o Action QueryIII.3.1. Make Table Query (Truy vÊn t¹o b¶ng)B1: T¹o truy vÊn míiB2:- Më Query / Make Table Query -§Æt tªn b¶ng d÷ liÖu míi vµo dßng Table name, chän

OKB3: ThiÕt kÕ truy vÊn -> Chän çc trêng cÇn lÊy ë çc « trªn dong Field

-> Chän çch s¾p xÕp D÷ liÖu t¬ng øng trªn dßng Sort

-> LËp tiªu chuÈn chän çc b¶n ghi ë « trªn dßng Criteria

->Ghi vµ thùc hiÖn Query III.3.2. Append Query (Truy vÊn nèi)B1: T¹o truy vÊn míiB2: Më Query / Append Query -> Chän tªn b¶ng nhËn d÷ liÖu (®Ých) ë dßng Table

name, chän OKB3: ThiÕt kÕ truy vÊn -> Chän çc trêng cÇn lÊy ë çc « trªn dßng Field

-> Chän çch s¾p xÕp D÷ liÖu t¬ng øng trªn dßng Sort

-> Chän çc trêng nhËn d÷ liÖu ë b¶ng ®Ých trªn dßng Append to

-> LËp tiªu chuÈn chän çc b¶n ghi ë « trªn dßng Criteria


->Ghi vµ thùc hiÖn QueryIII.3.3. Update Query (Truy vÊn cËp nhËt) QBE B1: T¹o truy vÊn míiB2: Më Query / Update QueryB3: ThiÕt kÕ truy vÊn -> Chän çc trêng cÇn thiÕt ë çc « trªn dßng Field -> Chän çch s¾p xÕp D÷ liÖu t¬ng øng trªn dßng

Sort -> LËp biÓu thøc ë « trªn dßng Update to øng víi trêng

cÇn cËp nhËt biÓu thøc : cã thÓ gåm Çc gi¸ trÞ, çc trêng, çc phÐp

to¸n, çc hµm,... -> LËp tiªu chuÈn chän çc b¶n ghi ë « trªn dßng

Criteria ->Ghi vµ thùc hiÖn QueryIII.3.4. Delete Query (Truy vÊn xo¸)B1: T¹o truy vÊn míiB2: Më Query / Delete QueryB3: ThiÕt kÕ truy vÊn

-> Chän çc trêng cÇn thiÕt ë çc « trªn dßng Field-> LËp tiªu chuÈn chän çc b¶n ghi cÇn xo¸ ë « trªn

dßng Criteria øng víi trêng lÊy tiªu chuÈn.->Ghi vµ thùc hiÖn Query

IV. t¹o query b»ng wizardIV.1. T¹o Select Query b»ng wizard* Chän Queries tab, chän New* Chän Simple Query Wizard* Thùc hiÖn çc bíc theo chØ dÉn cña hép tho¹i Simple

Query Wizard B1: Chän tªn b¶ng vµ çc trêng cÇn thiÕt, chän Next B2: Chän chÕ ®é -Detail : LÊy th«ng tin chi tiÕt -Summary : Tãm t¾t dù liÖu theo nhãm


B3 : ®Æt tªn query, Chän Finish

IV.2. T¹o Crosstab Query b»ng wizard* Chän Queries tab, chän New* Chän Crosstab Query Wizard* Thùc hiÖn çc bíc theo chØ dÉn cña hép tho¹i Crosstab

Query Wizard B1: Chän b¶ng d÷ liÖu nguån, chän Next B2: Chän trêng lÊy lµm tiªu ®Ò dßng(Row heading ),

chän Next B3: Chän trêng lÊy lµm tiªu ®Ò cét(Column Heading),

chän Next B4 : Chän trêng cÇn tÝnh gi¸ trÞ (Value) vµ hµm cÇn

tÝnh, chän Next B5 : §Æt tªn Query, chän FinishV- t¹o, söa query b»ng m· lÖnh sql V.1-CÊu tróc çc c©u lÖnh t¹o Query SELECT Tªn b¶ng.Trêng1, Tªn b¶ng.trêng 2,…FROM Tªn b¶ng d÷ liÖuWHERE §iÒu kiÖn; VÝ dô : Cho b¶ng LILICH(MANV, HOTEN, GIOITINH) T¹o truy vÊn ®a ra danh s¸ch çc nh©n viªn Nam ta viÕt

nh sau:SELECT LILICH.MANV, LILICH.HOTEN, LILICH.GIOITINHFROM LILICHWHERE (((LILICH.GIOITINH)="yes"));V.2.Çch t¹o vµ söa Query b»ng SQL* Chän New tõ Query tab* §a b¶ng hay truy vÊn vµo truy vÊn* Më View, chän SQL View Ta cã cöa sæ, trªn cöa sæ ®ã: -> ViÕt çc c©u lÖnh chän çc trêng cÇn thiÕt vµ ®iÒu

kiÖn chän b¶n ghi theo cÊu tróc trªn -> Ghi vµ thùc hiÖn truy vÊn


VÝ dô1 : Cho b¶ng DIEM(MASV,TIN,ANH,KT)§a ra danh s¸ch nh÷ng sinh viªn cã ®iÓm tin >=5 vµ

®iÓm Anh>=0 vµ ®iÓm Kt>=5 ta viÕt nh sau:SELECT DIEM.masv, DIEM.Tin, DIEM.Anh, DIEM.KTFROM DIEMWHERE (((DIEM.Tin)>=5) AND ((DIEM.Anh)>=5) AND

((DIEM.KT)>=5));VÝ dô2 : Cho b¶ng DIEM(MASV,TIN,ANH,KT)§a ra danh s¸ch nh÷ng sinh viªn cã ®iÓm tin >=5 hoÆc

Tæng ®iÓm >=18 ta viÕt nh sau:SELECT DIEM.MaSV, DIEM.Tin, DIEM.Anh, DIEM.KT, [tin]+

[anh]+[kt] AS TongdiemFROM DIEMWHERE (((DIEM.Tin)>=5)) OR ((([tin]+[anh]+

[kt])>=18));


CH¦¥NG 5 MÉU BiÓU

MÉu biÓu lµ ph¬ng tiÖn giao tiÕp c¬ b¶n gi÷a ngêi dïng vµ Access. Th«ng tin trong biÓu mÉu ®îc lÊy tõ b¶ng vµ cã thÓ thiÕt kÕ biÓu mÉu cho nhiÒu môc ®Ých kh¸c nhau nh:

- HiÓn thÞ vµ chØnh söa d÷ liÖu: sö dông biÓu mÉu ®Ó thay ®æi, bæ sung, xo¸ d÷ liÖu.

- NhËp d÷ liÖu: Cã thÓ thiÕt kÕ biÓu mÉu dïng ®Ó nhËp d÷ liÖu míi vµo b¶ng

- Vµ cßn nhiÒu môc ®Ých kh¸c.

I. KH¸I NIÖM CHUNG I.1. CÊu tróc cña mÉu biÓu MÉu biÓu (Form) gåm çc « ®iÒu khiÓn. Cã nhiÒu lo¹i «

®iÒu khiÓn nh: - Hép v¨n b¶n (Text Box)- Nh·n (Lable)- Nót lÖnh (Command .Button).- Hép lùa chän (Combo Box)- Hép danh s¸ch (List Box)

I.2. C«ng dông cña çc « ®iÒu khiÓn: I.2.1. ThÓ hiÖn d÷ liÖu.MÉu biÓu cã thÓ g¾n víi mét b¶ng/truy vÊn nguån hoÆc

kh«ng g¾n víi mét b¶ng/truy vÊn nµo c¶ (mÉu biÓu Unhound). Çc « ®iÒu khiÓn cã thÓ buéc vµo (liªn kÕt víi) çc trêng cña b¶ng/truy vÊn nguån ®Ó thÓ hiÖn d÷ liÖu vµ cËp nhËt d÷ liÖu vµo çc trêng nµy. Cã thÓ dïng hép v¨n b¶n ®Ó hiÓn thÞ kÕt qu¶ tÝnh to¸n.

I.2.2. NhËp d÷ liÖu tõ bµn phÝmCã thÓ nhËp d÷ liÖu tõ bµn phÝm th«ng qua çc hép v¨n

b¶n. I.2.3. Thùc hiÖn hµnh ®éng. Çc nót lÖnh cã thÓ g¾n víi mét Macro hoÆc mét thñ

tôc xö lý sù kiÖn. Sau ®ã mçi khi bÊm chuét vµo nót lÖnh th× Macro hoÆc thñ tôc g¾n víi nã sÏ ®îc thùc hiÖn. Cã thÓ sö


dông çc nót lÖnh ®Ó cã çc menu ®¬n gi¶n cho ch-¬ng tr×nh.

I.2.4. Tæ chøc giao diÖn ch¬ng tr×nh. Giao diÖn ch¬ng tr×nh cã thÓ ®îc tæ chøc díi d¹ng mét

mÉu biÓu. Tiªu ®Ò ch¬ng tr×nh vµ çc híng dÉn sö dông cã thÓ ®a vµo çc nh·n. Trong mÉu biÓu çc thÓ kÐo vµo çc h×nh ¶nh ®Ó trang trÝ.

I.2.5.Tæ chøc hÖ Menu Bar cho ch¬ng tr×nh. HÖ Menu Bar gåm çc menu ngang (n»m trªn hµng

ngang ë ®Çu mµn h×nh). Mçi menu ngang gåm çc menu thµnh phÇn. Menu thµnh phÇn cã thÓ lµ chøc n¨ng thùc hiÖn ngay hoÆc l¹i cã thÓ lµ mét menu kh¸c.

II. T¹O MÉU BIÓU Tù §éNG Vµ B»NG WIZARD NÕu chØ dïng biÓu mÉu ®Ó thÓ hiÖn vµ cËp nhËt d÷

liÖu th× çch nhanh nhÊt lµ dïng çch t¹o tù ®éng hoÆc c«ng cô Wizard. §Ó t¹o mÉu biÓu b»ng çch tù ®éng hoÆc b»ng Wizard, ta thùc hiÖn theo çc bíc sau:

B1. Tõ cöa sæ Database cña mét c¬ së d÷ liÖu nµo ®ã, chän môc Forms. KÕt qu¶ sÏ më cöa sæ Forms víi ba nót lùa chän nh sau:

- Nót New dïng ®Ó t¹o mÉu biÓu míi. - Nót Open dïng ®Ó thùc hiÖn mÉu biÓu. - Nót Design dïng ®Ó më cöa sæ thiÕt kÕ mÉu

biÓu. B2. §Ó t¹o mÉu biÓu míi ta chän nót New, kÕt qu¶ nhËn

®îc cöa sæ:


B3. Chän mét b¶ng/truy vÊn nguån trong «: Choose the table... hoÆc kh«ng chän b¶ng/truy vÊn nguån.

VÝ dô: Chän b¶ng [KHACH HANG] lµm nguån cho mÉu biÓu cÇn x©y dùng, b¶ng nµy cã 4 trêng kiªut Text:

- MAKH (M· kh¸ch hµng) - DIA CHI (®Þa chØ)- TEN KH (tªn kh¸ch hµng) - DIEN THOAI (®iÖn

tho¹i)B4. Chän mét trong çc d¹ng mÉu biÓu tù ®éng vµ

Wizard B.4.1. NÕu chän “Autoform: Columnar” hoÆc

“AutoForm: Tabular” hoÆc “AutoForm: Datasheet” th× ®îc ngay mÉu biÓu d¹ng nh sau:

Trong mÉu biÓu sÏ bao gåm tÊt c¶ çc trêng cña b¶ng/truy vÊn nguån vµ chóng cã çc çch thøc thÓ hiÖn (giao diÖn) kh¸c nhau tuú theo ta chän môc nµo.

B.4.2. NÕu chän Form Wizard sÏ hiÖn mét cöa sæ:


T¹i ®©y ta thao t¸c tiÕp nh sau:Chän çc trêng muèn ®a vµo mÉu biÓu t¹i cét

“Available fields”, råi bÊm vµo nót Add ®Ó ®a sang cét “Field order on form”. NÕu muèn ®a sang tÊt c¶ çc tr-êng ta bÊm t¹i nót All. NÕu muèn bá trêng nµo ®· chän trong cét “Field order on form”, th× ta bÊm chuét t¹i tr-êng ®ã råi bÊm t¹i nót remove, cßn nÕu muèn bá tÊt c¶ ta bÊm vµo nót remove all.

Gi¶ sö ta chän hai trêng [TEN KH] vµ [DIA CHI] råi chän nót Next, kÕt qu¶ hiÖn cöa sæ:


+ Chän mét trong çc d¹ng thÓ hiÖn nªu trong cöa sæ trªn. Gi¶ sö chän “Columnar” råi bÊm nót Next. KÕt qu¶ sÏ hiÖn cöa sæ:

+ Chän mét trong çc kiÓu tr×nh bµy mÉu biÓu trong cöa sæ trªn. Gi¶ sö chän “Standard” råi bÊm nót Next. KÕt qu¶ sÏ hiÖn cöa sæ:


+ Gâ tªn mÉu biÓu t¹i hép mÇu tr¾ng. Access dïng tªn b¶ng/truy vÊn nguån lµm tªn mÉu biÓu mÆc ®Þnh, ta cã thÓ gi÷ nguyªn hoÆc thay ®æi theo ý muèn BÊm Finish ®Ó kÕt thóc, kÕt qu¶ nhËn ®îc mÉu biÓu:

III. T¹o Form b»ng Design ViewIII.1. Giíi thiÖu çc lo¹i ®iÒu khiÓn.III.1.1. Çc lo¹i ®iÒu khiÓn.Khi thiÕt kÕ mÉu biÓu, thêng dïng çc lo¹i ®iÒu khiÓn

sau: - Hép v¨n b¶n (text box) - Nh·n (Label)- Hép lùa chän (Combo box) - Hép danh s¸ch (List box)- Nót lÖnh (Command Button)- Nhãm lùa chän (Option Group)


III.1.2. Çch dïng.Cã thÓ dïng çc « ®iÒu khiÓn theo ba çch: Bound,

Unbound, hoÆc Calculated víi ý nghÜa: 1. §iÒu khiÓn lo¹i Bound (buéc vµo mét trêng nµo ®ã):

Dïng ®Ó truy xuÊt tíi trêng nµo ®ã. Çc gi¸ trÞ cËp nhËt cã thÓ: Picture, text

2. §iÒu khiÓn lo¹i Unbound (kh«ng buéc): Kh«ng liªn quan ®Õn trêng nµo c¶, chóng thêng dïng ®Ó nhËp d÷ liÖu tõ bµn phÝm, tr×nh bµy tiªu ®Ò, trang trÝ h×nh vÏ, hép, ®-êng,...

3. §iÒu khiÓn tÝnh to¸n (Calculated): Dïng ®Ó thÓ hiÖn gi¸ trÞ cña mét biÓu thøc. VÝ dô: GiaMoi = 0.75* [DON GIA] Trong ®ã « GIA MOI lµ nh·n ®i kÌm víi ®iÒu khiÓn tÝnh to¸n. ë ®©y ®iÒu khiÓn tÝnh to¸n biÓu thÞ 75% cña trêng [DON GIA].

Chó ý: §iÒu khiÓn tÝnh to¸n nµy chØ dïng ®Ó hiÓn thÞ d÷ liÖu.

* Hép c«ng cô: Hép c«ng cô lµ mét b¶ng ch÷ nhËt chøa nhiÒu nót cã d¹ng sau:

Mçi nót trªn hép c«ng cô øng víi mét lo¹i ®iÒu khiÓn ®-îc dïng ®Ó t¹o çc « ®iÒu khiÓn thuéc lo¹i t¬ng øng. Hép c«ng cô ®îc sö dông nh mét ph¬ng tiÖn chÝnh ®Ó x©y dùng çc mÉu biÓu.

* Çch t¹o mét ®iÒu khiÓn b»ng hép c«ng cô: 1. Chän lo¹i ®iÒu khiÓn: BÊm vµo nót t¬ng øng trªn hép

c«ng cô. 2. Di chuét ®Õn vÞ trÝ cÇn ®Æt ®iÒu khiÓn vµo biÓu

mÉu vµ bÊm 3. Thùc hiÖn çc söa ®æi cÇn thiÕt.


III.2. §iÒu khiÓn TextBox Text box cã thÓ dïng c¶ 3 çch Bound (bÞ

buéc), Unbound (kh«ng bÞ buéc) hoÆc Calculated (tÝnh to¸n) III.2.1. T¹o Text box bÞ buéc (Buond)* Çch 1 : Çch ®¬n gi¶n nhÊt ®Ó t¹o çc hép v¨n b¶n

bÞ buéc lµ dïng Filed List. Thao t¸c: B1: Tõ cöa sæ Database chän môc Form, kÕt qu¶ më

cöa sæ Forms trong ®ã chøa çc mÉu biÓu ®· cã. §Ó t¹o mét mÉu biÓu míi, ta bÊm nót New, kÕt qu¶ xuÊt hiÖn hép Select a Table/Query.

B2. Trong hép Choose the table... chän mét b¶ng/truy vÊn nguån.

B3. Chän Design View ®Ó tù thiÕt kÕ mÉu biÓu, råi bÊm OK. KÕt qu¶ hiÖn cöa sæ Form vµ mét mÉu biÓu rçng.

B4. Chän View, Field List ®Ó më hép Field List chøa danh s¸ch çc trêng cña b¶ng/ truy vÊn nguån. Sau ®ã kÐo çc trêng xuÊt hiÖn trªn danh s¸ch vµo mÉu biÓu, Access sÏ t¹o çc TextBox bÞ buéc vµo çc trêng ®îc chän.

* Çch 2: Dïng hép c«ng cô Toolbox, ba bíc ®Çu thùc hiÖn nh çch 1, sau ®ã:

B1: Chän nót Text box trªn hép c«ng cô (nÕu cha cã hép c«ng cô th× chän môc Toolbox trong menu View).

B2. Di chuét ®Õn mét vÞ trÝ trªn mÉu biÓu, bÊm chuét t¹i ®ã. KÕt qu¶ sÏ hiÖn ra t¹i vÞ trÝ bÊm mét hép v¨n b¶n kiÓu Unbound vµ mét nh·n ®i kÌm bªn ph¶i cã d¹ng sau: Trong mÉu biÓu: Nh·n cã tªn mÆc ®Þnh b¾t ®Çu b»ng Text, trong hép v¨n b¶n cã ch÷ Unbound.

B3: Söa Unbound b»ng mét tªn trêng cña b¶ng/truy vÊn nguån. Khi ®ã hép v¨n b¶n sÏ bÞ buéc vµo trêng nµy. HoÆc:

Më cöa sæ Properties : View/Properties§Æt çc tÝnh chÊt sau :

+Name : tªn cña Textbox+Control Source : Chän tªn trêng d÷ liÖu buéc vµo

Textbox

B4. Söa nh·n cho cã nghÜa


III.2.1. T¹o Text box tÝnh to¸n - UnboundB1: Më hép Toolbox : View/Toolbox Chän c«ng cô Text box trong Toolbox vµ t¹o mét Text

box trªn form.B2: Më cöa sæ Properties : View/Properties §Æt çc tÝnh chÊt sau :

Name : tªn cña Textbox;Control Source : Gâ biÓu thøc cÇn tÝnh hoÆc gâ

biÓu thøc trùc tiÕp trªn TextBoxChó ý: NÕu t¹o TextBox Unbound th× kh«ng ®Æt biÓu

thøc trong Control Source (hoÆc ®Ó trèng TextBox)III.3. §iÒu khiÓn Label (nh·n)Nh·n lu«n lu«n lµ ®iÒu khiÓn Unbound§iÒu khiÓn nh·n cã 2 thuéc tÝnh cÇn nhí:

- Tiªu ®Ò, sÏ ®îc hiÖn ra mµn h×nh (Caption)- Tªn (name)

Nh·n thêng dïng ®Ó chøa çc dßng ch÷ cã tÝnh gi¶i thÝch, ghi chó.

Chó ý: Khi muèn so¹n th¶o nhiÒu dßng trªn nh·n, ta dïng tæ hîp hai phÝm Ctrl vµ Enter ®Ó chuyÓn xuèng dßng tiÕp theo.

Khi thay ®æi Font ch÷ kÝch cì ch÷ th× néi dung cã thÓ kh«ng khíp víi kÝch thíc cña nh·n. §Ó ®iÒu chØnh ta lµm nh sau:

1. Chän nh·n 2. Chän Size tõ menu Format 3. Chän môc To fit * G¾n nh·n cho hép v¨n b¶n (Text Box)§Ó g¾n cho Text Box mét nh·n (gi¶ sö ®· xo¸ nh·n cò)

ta lµm nh sau:1. BÊm chuét t¹i nót nh·n 2. BÊm chuét t¹i mét vïng trèng nµo ®ã cña Form HoÆc

®a trùc tiÕp vµo vÞ trÝ cÇn thiÕt – trong trêng hîp nµy kh«ng thùc hiÖn bíc 3,4,5). KÕt qu¶ sÏ t¹o ra mét nh·n rçng. So¹n tiªu ®Ò cho nh·n.


3. Chän Cut tõ menu Edit (®Ó xo¸ nh·n võa t¹o trªn mÉu biÓu, ®ång thêi ®a nã vµo Clipboard).

4. Chän Text box cÇn g¾n nh·n 5. Chän Paste tõ menu Edit.III.4. Thuéc tÝnh cña ®iÒu khiÓn. Mçi ®èi tîng trong Access cã rÊt nhiªu thuéc tÝnh

(Property). Access dïng thuéc tÝnh ®Ó lµm viÖc víi çc ®èi t-îng. Trong môc nµy sÏ tr×nh bµy çch sö dông mét sè thuéc tÝnh cña çc « ®iÒu khiÓn.

III.4.1. Më b¶ng thuéc tÝnh cña mét « ®iÒu khiÓn §Ó më b¶ng thuéc tÝnh cña mét ®iÒu khiÓn, ta lµm nh

sau: 1. Chän ®iÒu khiÓn cÇn më b¶ng thuéc tÝnh 2. HoÆc chän Properties tõ menu View - HoÆc bÊm ®óp

t¹i ®iÒu khiÓn HoÆc bÊm nót ph¶i chuét, råi chän môc Properties. KÕt qu¶ hiÖn ra b¶ng çc thuéc tÝnh.

III.4.2. Mét sè thuéc tÝnh hay dïng.1. Name: tªn ®iÒu khiÓn, dïng trong çc hµm, thñ tôc.2. Caption: tiªu ®Ò, thêng dïng ®èi víi Label.3. Control Sounce: nguån d÷ liÖu, thêng dïng ®èi víi

text box.4. Format: qui ®Þnh h×nh thøc hiÓn thÞ d÷ liÖu. 5. Default Value: gi¸ trÞ mÆc ®Þnh.6. Validation Rule: qui t¾c d÷ liÖu h¬p lÖ.7. Validation Text: v¨n b¶n h¬p lÖ.8. Input Mask: mÆt l¹ nhËp liÖu. 9. Status Bar Text: Híng dÉn sö dông ®iÒu khiÓn (híng

dÉn nµy sÏ hiÖn t¹i dßng tr¹ng th¸i) III.5. Çc lo¹i ®iÒu khiÓn dïng ®Ó cËp nhËp d÷

liÖu tõ b¶ng chänÇc lo¹i ®iÒu khiÓn dïng trong môc ®Ých nµy gåm: Combo Box (Hép Combo) List Box (Hép danh s¸ch) Check Box (Hép kiÓm tra) Option Button (Nót lùa chän)


Toggle Button (Nót bËt t¾t) Option Group (Nhãm lùa chän)Combo Box vµ List Box cã thÓ dïng ®Ó t¹o danh s¸ch lùa

chän cho mét trêng bÊt kú. Danh s¸ch trong List Box lu«n lu«n ®îc thÓ hiÖn. Danh s¸ch trong Combo Box ®îc më khi kÝch chuét t¹i nót mòi tªn bªn ph¶i vµ sau khi chän mét môc trong danh s¸ch th× danh s¸ch tù ®éng ®ãng l¹i. Çc ®iÒu khiÓn Check Box, Option Bunon vµ Toggle Button ®îc dïng ®Ó chän lùa gi¸ trÞ Yes hoÆc No cho trêng logic. §iÒu khiÓn Option Group ®îc dïng ®Ó chän mét sè nguyªn tõ 1 ®Õn N cho trêng nguyªn.

III.5.1. Çch dïng Çc ®iÒu khiÓn nµy ®Òu cã thÓ dïng theo hai çch:

Unhound vµ Bound. Khi ®îc buéc vµo mét trêng nµo ®ã cña b¶ng truy vÊn nguån, chóng võa cã t¸c dông thÓ hiÖn d÷ liÖu vµ cËp nhËt d÷ liÖu cho trêng t¬ng øng. Khi cËp nhËp d÷ liÖu, ngêi dïng kh«ng ph¶i nhËp tõ bµn phÝm mµ dïng chuét ®Ó chän mét gi¸ trÞ nµo ®ã trong b¶ng danh s¸ch gi¸ trÞ cã s½n.

III.5.2. Çch t¹o.Çc ®iÒu khiÓn nµy cã thÓ t¹o b»ng Wizard hoÆc kh«ng

dïng Wizard theo cïng mét çch nh sau: Trong cöa sæ Form (®ang thiÕt kª)

1. Chän hoÆc kh«ng chän Control Wizards b»ng çch bÊm vµo biÓu tîng Control Wizards trªn thanh c«ng cô Toolbox.

2. Chän lo¹i ®iÒu kiÖn trªn Toolbox (List Box, Combo Box, Option Button , . . . )

3. KÐo mét trêng tõ hép Field list vµo mÉu biÓu. B»ng çch ®ã ®· t¹o ®îc mét ®iÒu khiÓn buéc vµo mét trêng. NÕu muèn t¹o ®iÒu khiÓn Unbound, th× ta chØ vØÖc bÊm chuét t¹i mét vÞ trÝ trªn Form.

4. NÕu dïng Wizard th× lÇn lît tr¶ lêi çc c©u hái, bÊm Next, cuèi cïng bÊm Finish.

5. NÕu kh«ng dïng Wizard th× sö dông çc thuéc tÝnh cña ®iÒu khiÓn võa t¹o.

III.5.3. Ph©n lo¹i ListBox vµ ComBo Box theo nguån d÷ liÖu.

* CÊu tróc cña List Box vµ Combo Box


List box vµ Combo box cã cÊu tróc vµ çch x©y dùng hoµn toµn gièng nhau. Chóng chØ kh¸c nhau ë çch thÓ hiÖn nh ®· nãi. Mçi mét List box vµ Combo box cã mét nguån d÷ liÖu ®Ó x©y dùng b¶ng chän. §iÓm mÊu chèt trong x©y dùng List/Combo box lµ x¸c ®Þnh râ nguån d÷ liÖu cña chóng.

* Nguån d÷ liÖu cña List/Combo box Nguån d÷ liÖu t¹o thµnh b¶ng chän cña List/Combo box

baä gåm: 1. Çc b¶n ghi cña mét b¶ng/truy vÊn. 2. D·y gi¸ trÞ ®a vµo khi t¹o List/Combo box (Value list).3. Tªn çc trêng cña mét b¶ng/truy vÊn (Field list).4. Çc b¶n ghi cña mét truy vÊn t¹o bëi c©u lÖnh

SELECT.5. Danh s¸ch t¹o tõ kÕt qu¶ tr¶ vÒ cña mét hµm trong

Access Basic.III.5.4. T¹o LIST/COMBO BOX kh«ng dïng WIZARDTríc hÕt ph¶i t¾t chøc n¨ng Control Wizard b»ng çch

bÊm vµo biÓu tîng Control Wizard .* Çc thuéc tÝnh sau ®Ó x¸c ®Þnh nguån d÷ liÖu

cña List/Combo box Lo¹i

(Nguån d÷ liÖu )Thuéc tÝnh

Row Rource typeThuéc tÝnhRow Source

Çc b¶n ghi cña mét b¶ng/truy vÊn

Table/query Tªn b¶ng/truy vÊn

Çc b¶n ghi tõ c©u lÖnh Select

Table/Query C©u lÖnh SELECT

Danh s¸ch gi¸ trÞ tù ®Æt

Value list Danh s¸ch' gi¸ trÞ Ph©n çch nhau bëi chÊm phÈy

Tªn çc trêng cña mét b¶ng/truy vÊn

Field List Tªn b¶ng truy vÊn

Çc gi¸ trÞ tr¶ vÒ cña mét hµm Access Basic

Tªn hµm ®ã §Ó trèng

* Çc thuéc tÝnh kh¸c:


Ngoµi hai thuéc tÝnh quan träng lµ Row Rource type vµ Row Source dïng ®Ó x¸c ®Þnh nguån d÷ liÖu t¹o thµnh b¶ng chän cña List/Combo box, chóng ta cÇn sö dông thªm çc thuéc tÝnh sau:

- Column Count: Sè cét trong danh s¸ch, tÝnh tõ tr¸i sang ph¶i. VÝ dô: NÕu ®Æt gi¸ trÞ cña thuéc tÝnh nµy b»ng 2, th× b¶ng chän sÏ gåm 2 cét chøa gi¸ trÞ hai trêng ®Çu cña nguån d÷ liÖu cña List/Combo box.

- Bound Column: Cét ®îc chän lµm nguån d÷ liÖu cña danh s¸ch. VÝ dô nÕu ®Æt gi¸ trÞ thuéc tÝnh nµy b»ng 2, th× gi¸ trÞ cét 2 sÏ ®îc chän, çc cét kh¸c chØ ®ãng vai trß hiÓn thÞ.

- Column widths: 1 ; 1 .5 (§é réng çc cét, nÕu viÕt nh trªn th× ®é réng cét mét lµ 1 cm, ®é réng cét hai lµ 1.5 cm).

- Limit To List: No/Yes (Yes: ChØ chän trong danh s¸ch, No: Cã thÓ nhËp gi¸ trÞ ngoµi danh s¸ch)

- Width: bÒ réng cña danh s¸ch, b»ng tæng bÒ réng çc cét.

- Height: 5 cm (bÒ dµi cña danh s¸ch. Danh cã thÓ cã nhiÒu hµng, nhng ta chØ cho hiÖn ra trong çc hµng trong ph¹m vi 5 cm)

III.5.5. Dïng Wizard t¹o List Box/Combo Box Dïng c«ng cô Wizard cã thÓ t¹o ®îc 2 lo¹i Combo/List Box

sau:1. Combo/List Box cã nguån d÷ liÖu lµ mét b¶ng/truy

vÊn. 2. Combo/List Box cã nguån d÷ liÖu lµ mét dÉy gi¸ trÞ

®Æt vµo thuéc tÝnh Row SourceÇch t¹o : 1. Tríc hÕt ph¶i chän chøc n¨ng Control Wizard

b»ng çch bÊm vµo biÓu tîng Control Wizard (nÕu nã cha ®îc bËt).

2. Chän nót Combo Box hoÆc List Box trªn hép c«ng cô.

3. KÐo mét trêng cña b¶ng/truy vÊn nguån vµo mÉu biÓu. Access sÏ t¹o mét List/Combo Box buéc vµo trêng nµy.


4. LÇn lît tr¶ lêi çc c©u hái do Wizard ®Æt ra ®Ó x¸c ®Þnh nguån d÷ liÖu vµ çc ®Æc trng kh¸c cña List/Combo Box. Sau khi tr¶ lêi mét c©u hái bÊm Next ®Ó sang c©u hái tiÕp, cuèi cïng bÊm Finish.

Chó ý: 1. NÕu t¹o List/Combo Box lÊy nguån d÷ liÖu tõ

b¶ng/query th× khi cöa sæ ®Çu tiªn cña Wizard xuÊt hiÖn chän “I want the combo box (list box) to look up the value in table or query”.

2. NÕu t¹o List/Combo Box lÊy nguån d÷ liÖu tõ danh s¸ch tù t¹o th× khi cöa sæ ®Çu tiªn cña Wizard xuÊt hiÖn chän “I will type in the value that I want” . Sau ®ã nhËp gi¸ trÞ vµo cöa sæ tiÕp theo.

3. NÕu dïng nguån d÷ liÖu tõ b¶ng/query th× chän bao nhiªu trêng th× cã bÊy nhiªu cét, cßn nÕu tù t¹o d÷ liÖu th× cÇn x¸c ®Þnh râ sè cét cÇn dïng ë bíc 2 (Number of column)

4. NÕu cã tõ hai trêng trë lªn th× t¹i bíc 3 cÇn chän trêng (cét) ®Ó lÊy gi¸ trÞ ®a vµo trêng g¾n víi Combo box / list box.

5. T¹i bíc cuçi cïng cÇn x¸c ®Þnh râ trêng g¾n víi Combo box / list box (thêng ®· cã gi¸ trÞ mÆc ®Þnh do viÖc kÐo trêng ë bíc 3 trong çch t¹o ).

III.5.6. Dïng ®iÒu khiÓn Check Box, Toggle Button, Option Button

* Giíi thiÖu chung Hép kiÓm tra (Check box), nót lùa chän (Option button)

vµ nót bËt t¾t (Toggle button) thêng ®îc sö dông ®Ó nhËn çc gi¸ trÞ Yes hoÆc No. Çc ®iÒu khiÓn nµy chØ kh¸c nhau ë h×nh thøc, cßn çch sö dông hoµn toµn gièng nhau. Khi ®îc chän, çc ®iÒu khiÓn nhËn gi¸ trÞ Yes, khi kh«ng ®îc chän chóng cã gi¸ trÞ No. Çch nhËn biÕt viÖc chän çc ®iÒu khiÓn nµy nh sau:

Check box ®îc chän khi cã dÊu “” trong hép.Option botton ®îc chän khi cã dÊu “” trong nót Toggle botton ®îc chän khi nã tr«ng nh bÞ nhÊn xuèng * Çch t¹o çc ®iÒu khiÓn buéc vµo çc trêng

Yes/No.


Çc ®iÒu khiÓn nãi trªn thêng ®îc dïng ®Ó nhËp d÷ liÖu cho çc trêng Yes/No. Çch t¹o nh sau:

1. Chän mét trong çc nót: Check box, Option botton, Toggle botton

2. KÐo mét trêng kiÓu Yes/No vµo mÉu biÓu. KÕt qu¶ t¹o ®îc mét ®iÒu khiÓn buéc vµo trêng võa kÐo vµ mét nh·n ®i kÌm. Tiªu ®Ò mÆc ®Þnh cña nh·n chÝnh lµ tªn trêng ®îc kÐo.

Chó ý: Riªng ®èi víi Toggle botton th× kh«ng cã nh·n ®i kÌm. Muèn cã nh·n, th× ta ph¶i tù t¹o b»ng çch sö dông nót Label trªn hép c«ng cô.

III.5.7. Sö dông nhãm lùa chän (Option Gourp) C«ng dông:Buéc vµo çc trêng cã kiÓu Byte hoÆc Integer. Gióp cho

thao t¸c chän lùa cña ngêi sö dông ®îc dÔ dµng h¬n, v× kh«ng ph¶i gâ d÷ liÖu vµo hép v¨n b¶n, mµ chØ cÇn bÊm vµo mét phÇn tö cña nhãm ®Ó chän.

Çch t¹o: Trong cöa sæ Form, lÇn lît thùc hiÖn:1. T¾t chøc n¨ng Control Wizards. 2. Chän nót Option Group trªn Toolbox 3. KÐo mét trêng (cã gi¸ trÞ nguyªn) vµo Form. KÕt qu¶:

T¹o mét ®iÒu khiÓn Option Group (vµ mét nh·n kÌm theo) buéc vµo trêng võa kÐo. §iÒu khiÓn lµ mét h×nh ch÷ nhËt rçng, ta cã thÓ chØnh l¹i kÝch thíc cho phï h¬p.

4. T¹o çc nót lùa chän (hoÆc çc hép kiÓm tra) bªn trong ®iÒu khiÓn nhãm lùa chän võa x©y dùng ë bíc trªn.

5. Söa l¹i çc nh·n cña çc nót lùa chän cho h¬p víi ý nghÜa cña bµi to¸n

III.6. T¹o Command Buttons (nót lÖnh) Chøc n¨ng :lµ ®èi tîng dïng ®Ó thùc hiÖn mét thao

t¸c (hµnh ®éng) nµo ®ã khi kÝch ho¹t (nhÊn nót lÖnh).

Thao t¸c:1. Më mÉu biÓu ë chÕ ®é Design2. BËt chøc n¨ng Control Wizard


3. Chän biÓu tîng Command Button trªn thanh c«ng cô

4. BÊm chuét t¹i vÞ trÝ trªn mÉu biÓu n¬i muèn ®Æt nót lÖnh.

5. Tr¶ lêi tõng c©u hái cña Wirard, cuèi cïng bÊm Finish

Çc hµnh ®éng thêng dïng(Action): (Dïng trong çc bíc Wizard

- Record Navigation : t×m vµ di chuyÓn b¶n ghi + Find record : t×m kiÕm b¶n ghi + Go to First record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi ®Çu + Go to Last record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi cuèi + Go to Next record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi tiÕp + Go to Previous record: ChuyÓn ®Õn b¶n ghi tríc

®ã - Record Operations : gåm çc hµnh ®éng + Add new record : Thªm b¶n ghi míi + Delete Record: Xo¸ b¶n ghi hiÖn thêi + Duplicate record: nh©n ®«i b¶n ghi + Save Record: Ghi b¶n ghi hiÖn thêi + Print Record: In b¶n ghi hiÖn thêi. - Form Operations : gåm çc hµnh ®éng víi Form: + Open Form : Më mét Form + Close Form : §ãng Form

..... - Report Operations : gåm çc hµnh ®éng víi Report: + Preview Report : Xem tríc khi in + Print Report: In Report.

..... - Applications : lµm viÖc víi çc øng dông + Quit Applications : tho¸t khái øng dông + Run Applications : ch¹y mét øng dông + Run excel: ch¹y excel


+ Run Word: ch¹y word - Miscellaneous : nh÷ng hµnh ®éng kh¸c + Print Table + Run Query + Run Macro. IV. MÉU BiÓU TR£N NHiÒU B¶NGPhÇn nµy tr×nh bÇy çch tæ chøc nhËp d÷ liÖu ®ång

thêi trªn nhiÒu b¶ng cã quan hÖ víi nhau, trong ®ã cã mét b¶ng chÝnh vµ çc b¶ng phô. Quan hÖ gi÷a b¶ng chÝnh vµ mçi b¶ng phô lµ quan hÖ mét - nhiÒu. Çch tæ chøc nh sau:

1. X©y dùng cho mçi b¶ng mét mÉu biÓu. MÉu biÓu øng víi b¶ng chÝnh gäi lµ mÉu biÓu chÝnh, çc mÉu biÓu cßn l¹i gäi lµ mÉu biÓu phô.

2. Trªn mÉu biÓu chÝnh, t¹o çc ®iÒu khiÓn kiÓu SubForm buéc vµo çc mÉu biÓu phô. Sö dông çc thuéc tÝnh cña ®iÒu khiÓn SubForm ®Ó thiÕt lËp mèi quan hÖ gi÷a mÉu biÓu chÝnh vµ m©ò biÓu phô, sao cho trªn ®iÒu khiÓn SubFo¬n chØ thÓ hiÖn çc b¶n ghi cña mÉu biÓu phô cã liªn quan ®Õn b¶n ghi ®ang xÐt trªn mÉu biÓu chÝnh.

IV.1. C«ng dông.Dïng ®Ó cËp nhËt d÷ liÖu ®ång thêi cho nhiÒu b¶ng,

truy vÊn: - MÉu biÓu chÝnh thÓ hiÖn th«ng tin cña mét

b¶ng/truy vÊn. - MÉu biÓu phô thÓ hiÖn th«ng tin cña mét

b¶ng/truy vÊn kh¸c cã liªn quan ®Õn b¶n ghi ®ang xÐt trong mÉu biÓu chÝnh.

IV.1. Quan hÖ gi÷a çc mÉu biÓu chÝnh vµ phôÇc b¶ng d÷ liÖu cÇn cã quan hÖ mét - nhiÒu.

- MÉu biÓu chÝnh thÓ hiÖn b¶ng/truy vÊn bªn mét.

- MÉu biÓu phô thÓ hiÖn b¶ng/truy vÊn bªn nhiÒu.* Giíi h¹n çc mÉu biÓu chÝnh vµ phô:

- Trong mét mÉu biÓu chÝnh cã thÓ cã nhiÒu mÉu biÓu phô (gäi lµ mÉu biÓu phô cÊp mét).

- Sè mÉu biÓu phô cÊp mét lµ kh«ng h¹n chÕ.


- Trong mçi mÉu biÓu phô cÊp mét cho phÐp ®Æt çc mÉu biÓu phô kh¸c (gäi lµ mÉu biÓu phô cÊp hai).

- Access chØ cho phÐp tæ chøc ®Õn çc mÉu biÓu phô cÊp hai.

V.3. Çch tæ chøc mÉu biÓu chÝnh vµ mÉu biÓu phô.

Tr×nh tù thùc hiÖn: 1. T¹o mét mÉu biÓu chÝnh vµ çc mÉu biÓu phô

mét çch ®éc lËp. Lóc ®ã gi÷a chóng cßn cha cã quan hÖ g× víi nhau.

2. Sö dông çc thuéc tÝnh (cña mÉu biÓu): View Allowed vµ Default View ®Ó qui ®Þnh d¹ng tr×nh bµy cña çc mÉu biÓu phô, ý nghÜa cña çc thuéc tÝnh nµy ®îc cho trong b¶ng sau:

View Allowed Default View D¹ng tr×nh bµy cña mÉu biÓu

Datasheet Datasheet D¹ng b¶ngForm Single/Continuos Form Dang biÓuBoth Datasheet hoÆc

Single/Continuos FormC¶ hai d¹ng trªn

Chó ý: §èi víi çc mÉu biÓu phô ta thêng ®Æt gi¸ trÞ sau cho çc thuéc tÝnh: View Allowed: Datasheet vµ Default View: Datasheet

3. Më mÉu biÓu chÝnh trong chÕ ®é Design. BÊm phÝm Fl1 ®Ó xuÊt hiÖn ®ång thêi cöa sæ Databse.

4. KÐo mét mÉu biÓu phô tõ cöa sæ Database vµo trong cöa sæ thiÕt kÕ cña mÉu biÓu chÝnh. KÕt qu¶: Access t¹o mét ®iÒu khiÓn kiÓu SubForm buéc vµo mÉu biÓu phô vµ mét nh·n ®i kÌm

Tªn(thu«c tÝnh Name) cña ®iÒu khiÓn SubForm ®îc ®Æt mÆc ®Þnh lµ tªn cña mÉu biÓu phô ®îc kÐo.

Tiªu ®Ò (thuéc tÝnh Caption) cña nh·n ®i kÌm còng ®îc ®Æt mÆc ®Þnh lµ tªn cña mÉu biÓu phô ®îc kÐo. Ta cã thÓ söa l¹i çc thuéc tÝnh trªn nÕu muèn.

Chó ý. §Ó söa thiÕt kÕ cña mÉu biÓu phô, ta bÊm ®óp nót tr¸i chuét.t¹i ®iÒu khiÓn SubForm t¬ng øng. Khi ®ã sÏ nhËn ®îc cöa sæ thiÕt kÕ cña mÉu biÓu phô .


5. T¹o sù liªn kÕt gi÷a mÉu biÓu chÝnh vµ mÉu biÓu phô. Dïng çc thuéc tÝnh (cña ®iÒu khiÓn kiÓu Subform ®îc t¹o trong bíc 4) lµ LinkChildFields vµ LinkMasterFields ®Ó ®iÒn çc trêng liªn kÕt gi÷a mÉu biÓu chÝnh vµ mÉu biÓu phô. Nãi mét çch cô thÓ h¬n:

+ Trong dßng thuéc tÝnh LinkmasterFields ta ghi çc trêng liªn kÕt cña mÉu biÓu chÝnh.

+ Trong dßng thuéc tÝnh LinkchildFields ta ghi çc trêng liªn kÕt cña mÉu biÓu phô.


CH¦¥NG 6 B¸O BIÓU

B¸o biÓu lµ mét kiÓu biÓu mÉu ®Æc biÖt ®îc thiÕt kÕ cho kh©u in Ên, trong b¸o biÓu, Access tæ hîp d÷ liÖu trong b¶ng vµ truy vÊn ®Ó cã thÓ in theo nh÷ng yªu cÇu cô thÓ.

I. X©y dùng b¸o biÓu b»ng hép c«ng côI.1. Çc vÊn ®Ò thêng gÆp khi x©y dùng b¸o biÓu Khi t¹o b¸o biÓu ta thêng ph¶i gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò

sau:1. X©y dùng ®Çu biÓu (thêng ®Æt ë ®Çu trang) .2. X©y dùng th©n biÓu (ë th©n b¸o biÓu) vµ chØnh lý

®Ó th©n biÓu khíp víi ®Çu biÓu. 3. T¹o nÒn mê cho mét ®o¹n v¨n b¶n cÇn nhÊn m¹nh. 4. Chän Font ch÷, cì ch÷, kiÓu in (®Ëm, nghiªng), c¨n

lÒ. 5. §¸nh sè thø tù cho b¸o biÓu. 6. Ng¾t trang theo yªu cÇu (chuyÓn sang trang míi). 7. §¸nh sè trang I.2. Çc c«ng cô thêng sö dông 1. §iÒu khiÓn Line, Rectangle ®Ó vÏ ®êng th¼ng

vµ h×nh ch÷ nhËt. 2. Chøc n¨ng Duplicate cña menu Edit dïng ®Ó

nh©n b¶n mét nhãm ®iÒu khiÓn ®îc chän. 3. Çc chøc n¨ng Align vµ Size cña menu Format

®Ó chØnh lý çc « ®iÒu khiÓn t¹o nªn ®Çu biÓu vµ th©n biÓu.

4. Sö dông tæ hîp phÝm Ctrl + çc phÝm mòi tªn ®Ó di chuyÓn c¶ khèi çc ®iÒu khiÓn ®îc chän theo çc bíc ng¾n.

5. Sö dông thanh c«ng cô Formatting (Form/report)®Ó chän çc tr×nh bµy cho « ®iÒu khiÓn.

6. §Ó t¹o cét sè thø tù, ta lµm nh sau:


- T¹o mét ®iÒu khiÓn Text box kiÓu Unbound. G¸n sè 1 cho ®iÒu khiÓn b»ng çch ®Æt = 1 vµo thuéc tÝnh Control Source hoÆc gâ trùc tiÕp =1 vµo « ®iÒu khiÓn.

- §Æt thuéc tÝnh Running Sum lµ: i. Over Group nÕu muèn ®¸nh sè thø tù cho

tõng nhãm.ii. Over All nÕu muèn ®¸nh sè thø tù cho toµn

b¸o biÓu. 7. Sö dông ®iÒu khiÓn Page Break trªn hép c«ng cô

®Ó thùc hiÖn ng¾t trang8. §Ó in sè trang ta dïng mét hép v¨n b¶n kiÓu tÝnh

to¸n (trong ®ã ghi c«ng thøc =Page). Hép nµy cã thÓ ®Æt ë ®Çu trang, hoÆc cuèi trang.

I.3. Çc bíc x©y dùng b¸o biÓu1. Tõ cöa sæ Database, chän môc Report, råi chän New.

KÕt qu¶ xuÊt hiÖn cöa sæ New Report

2. Chän mét b¶ng hoÆc truy vÊn nguån trong hép Choose the table... hoÆc kh«ng chän b¶ng/truy vÊn nguån. Cã thÓ bá qua viÖc chän b¶ng/truy vÊn nÕu kh«ng cÇn sö dông nguån d÷ liÖu hoÆc chän nguån d÷ liÖu sau nµy nhê dïng thuéc tÝnh Record Source.

- ë ®©y, còng gièng nh víi mÉu biÓu, ta thÊy cã çch t¹o b¸o biÓu øng víi 3 lùa chän: Design View, nh÷ng lùa chän tù ®éng (cã tõ AutoForm) vµ nh÷ng lùa chän dïng c«ng cô Wizard (nh÷ng lùa chän cã tõ Wizard).


- NÕu chän dïng c«ng cô Wizard th× b¸o biÓu ®îc x©y dùng b»ng c«ng cô Wizards cña Access vµ ta chØ viÖc tr¶ lêi çc c©u hái mµ Access yªu cÇu.

- NÕu chän Design View th× b¸o biÓu ®îc thiÕt kÕ theo ý cña ngêi sö dông b»ng çch sö dông hép c«ng cô (Tool Box).

- NÕu lùa chän tù ®éng th× khu«n d¹ng cña b¸o biÓu sÏ ®îc t¹o tù ®éng. Trong trêng hîp nµy ta lu«n ph¶i chän b¶ng/truy vÊn nguån cho b¸o biÓu.

Tríc hÕt ta chän çch thiÕt b¸o biÓu theo ý cña ngêi sö dông, b»ng çch chän Design View, råi bÊm OK. KÕt qu¶ nhËn ®îc thiÕt kÕ b¸o biÓu

3. Sö dông hép c«ng cô ®Ó t¹o çc ®iÒu khiÓn trªn b¸o biÓu.

4. Sö dông çc c«ng cô ®Ó thùc hiÖn çc yªu cÇu khi x©y dùng b¸o biÓu nh kÎ ®Çu biÓu, th©n biÓu, chän font ch÷, kiÓu in, ®¸nh sè thø tù, ng¾t trang, . . . .

5. Sau khi hoµn tÊt thiÕt kÕ, ta ghi vµ ®Æt tªn cho b¸o biÓu, råi trë vÒ cöa sæ Database.


I.4. Thùc hiÖn in b¸o biÓu §Ó in kÕt qu¶ cña b¸o biÓu ra m¸y in, ta lµm nh sau.

- Chän b¸o biÓu cÇn thùc hiÖn in tõ cöa sæ Database

- Chän chøc n¨ng Print tõ menu File.- Chó ý: NÕu b¸o biÓu ®ang ë chÕ ®é Print

Preview hoÆc Design, th× ta còng cã thÓ in kÕt qu¶ cña nã b»ng çch chän File Print.

II. S¾P XÕP Vµ TËP HîP D÷ LIÖU THEO NHãM II.1. S¾p xÕp d÷ liÖuKhi x©y dùng b¸o biÓu ta cã thÓ s¾p xÕp ®Ó kÕt qu¶

in ra theo mét tr×nh tù nµo ®ã. Do vËy ta cã thÓ kh«ng cÇn sö dông truy vÊn ®Ó s¾p xÕp tríc d÷ liÖu cho b¸o biÓu.

Kh¶ n¨ng s¾p xÕp:o Cã thÓ s¾p xÕp theo trêng o Cã thÓ s¾p xÕp theo mét biÓu thøc chøa çc tr-

êng o Cã thÓ s¾p xÕp tèi ®a trªn 10 trêng hoÆc biÓu

thøc Muèn s¾p xÕp d÷ liÖu trªn b¸o biÓu ta lµm nh sau:

o Më b¸o biÓu trong chÕ ®é Design View o Chän môc Sorting And Grouping tõ men View ®Ó

hiÖn cöa sæ o §a çc trêng vµ biÓu thøc dïng ®Ó s¾p xÕp vµo

cét Field/expression (mçi trêng hoÆc biÓu thøc ®Æt trªn mét dßng).

o Chän thø tù s¾p xÕp (t¨ng - Ascending hoÆc gi¶m - Descending) trong cét Sort Order. NÕu s¾p xÕp theo nhiÒu trêng hoÆc biÓu thøc, th× thø tù u tiªn lÊy tõ trªn xuèng.

II.2. Ph©n nhãm d÷ liÖu Cã thÓ ph©n nhãm trªn bÊt kú trêng hay biÓu thøc

nµo ®· ®îc s¾p thø tù (®· ®a vµo cét Field/expression).


Thø tù ph©n nhãm: Gi¶ sö ta s¾p xÕp vµ ph©n nhãm theo ba trêng theo thø tù tõ trªn xuèng díi lµ Field 1 , Field2, Field3. Khi ®ã d÷ liÖu ®îc ph©n nhãm nh sau:

o Tríc hÕt çc b¶n ghi ®îc ph©n nhãm theo Fieldl . Ta nhËn ®îc çc nhãm cÊp 1.

o Trong mçi nhãm cÊp 1, çc b¶n ghi l¹i ®îc ph©n nhãm theo Field2. Ta nhËn ®îc çc nhãm cÊp 2.

o Trong mçi nhãm cÊp 2, çc b¶n ghi l¹i ®îc ph©n nhãm theo Field3. Ta nhËn ®îc çc nhãm cÊp

Çch nhãm d÷ liÖu theo trêng ph©n nhãm o Çch nhãm d÷ liÖu ®îc quy ®Þnh b»ng çc

thuéc tÝnh Group On vµ Group Interval cña trêng ph©n nhãm trong cöa sæ Sorting And Grouping. VÝ dô nÕu ®Æt thuéc tÝnh Group On lµ Each Value vµ thuéc tÝnh Group Interval lµ 1 , th× d÷ liÖu ®îc ph©n nhãm theo gi¸ trÞ cña trêng/biÓu thøc ph©n nhãm. Khi ®ã çc b¶n ghi cã cïng gi¸ trÞ trªn trêng/biÓu thøc ph©n nhãm sÏ dîc nhãm l¹i.

II.3. §Çu nhãm vµ cuèi nhãm II.3.1. T¹o ®Çu nhãm vµ cuèi nhãm trªn b¸o biÓu.Mçi nhãm (bÊt kú cÊp nµo) còng cã thÓ thªm phÇn ®Çu

nhãm vµ phÇn cuèi nhãm trªn mÉu biÓu. Çch thªm hoÆc huû chóng nh sau:

- Më cöa sæ Sorting And Grouping - Chän trêng hay biÓu thøc ph©n nhãm - §Æt thuéc tÝnh Group Header lµ Yes ®Ò thªm

phÇn ®Çu nhãm hoÆc No ®Ó huû phÇn ®Çu nhãm.- §Æt thuéc tÝnh Group Footer lµ Yes ®Ó thªm

phÇn cuèi nhãm hoÆc No ®Ó huû phÇn cuèi nhãm.II.3.2. §Æt çc « ®iÒu khiÓn trªn phÇn ®Çu/cuèi

nhãm. Trªn çc phÇn ®Çu nhãm vµ cuèi nhãm ta cã thÓ ®Æt

bÊt kú ®iÒu khiÓn.nµo cña b¸o biÓu.II.3.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn tõng nhãmT¹i ®Çu/cuèi nhãm, ta cã thÓ sö dông mét sè hµm chuÈn

cña Access ®Ó thùc hiÖn viÖc tæng hîp d÷ liÖu cña mçi


nhãm. VÝ dô dïng hµm Sôm ®Ó tÝnh tæng çc gi¸ trÞ cña mét trêng sè trªn çc b¶n ghi cña mçi nhãm, dïng hµm Count ®Ó ®Õm sè b¶n ghi cña nhãm.

II.3.4. In theo nhãm Thuéc tÝnh Keep Together trong cöa sæ Sorting and

Grouping cho 2 kh¶ n¨ng in ®õ hÕu cña nhãm nh sau: - NÕu Keep Together: Whole Group th× nhãm sÏ

b¾t ®Çu in tõ trang míi nÕu phÇn cßn l¹i cña trang kh«ng chøa næi tÊt c¶ çc b¶n ghi cña nhãm.

- NÕu , Keep Together: With First Detail th× . trªn mçi trang, tiªu ®Ò nhãm sÏ ®îc in kÌm víi Ýt nhÊt mét b¶n ghi.

III. NhãM D÷ LIÖU THEO TR¦êng PH¢N NHãM III.1. Çch ph©n nhãm ®èi víi trêng/biÓu thøc

kiÓu sè Cã hai çch ph©n nhãm: Theo gi¸ trÞ vµ theo miÒn gi¸

trÞ.III.1.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ.§Ó ph©n nhãm theo gi¸ trÞ ta ®Æt: Group On: Each

Value. Khi ®ã çc b¶n ghi ®îc s¾p xÕp theo thø tù t¨ng hoÆc gi¶m cña trêng/biÓu thøc ph©n nhãm, sau ®ã çc b¶n ghi cã cïng gi¸ trÞ trªn trêng/biÓu thøc ph©n nhãm sÏ ®îc ®a vµo mét nhãm.

III.1.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ§Ó ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ ta ®Æt:

- Thuéc tÝnh Group On lµ Interval- Thuéc tÝnh Group Interval lµ mét gi¸ trÞ

Khi ®ã miÒn ph©n nhãm lµ çc ®o¹n cã ®é dµi b»ng gi¸ trÞ ®a vµo thuéc tÝnh Group Interval vµ mèc lµ gi¸ trÞ 0. Ch¼ng h¹n, nÕu ®Æt çc thuéc tÝnh: Group On: Interval vµ Group Interval: 5 th× miÒn ph©n nhãm lµ çc ®o¹n cã ®é dµi 5 vµ mèc lµ 0. §ã lµ çc ®o¹n: [-10 –6], [-5,-1], [0,4], [5,9], [l0,14], . .

Çc b¶n ghi cã gi¸ trÞ cña trêng/biÓu thøc ph©n nhãm r¬i vµo cïng mét ®o¹n sÏ ®îc ®a vµo mét nhãm.

Chó ý: Çc b¶n ghi ®îc s¾p xÕp theo nhãm. Nhng trong cïng mét nhãm th× çc b¶n ghi cha h¼n ®· ®îc s¾p xÕp theo gi¸ trÞ cña trõêng/biÓu thøc ph©n nhãm


III.2. Çch ph©n nhãm ®èi víi trêng/biÓu thøc kiÓu Date/time

Cã hai çch ph©n nhãm: Theo gi¸ trÞ vµ theo miÒn gi¸ trÞ.

III.2.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ.§Ó ph©n nhãm theo gi¸ trÞ ta ®Æt: Group On: Each

Value Khi ®ã çc b¶n ghi ®îc s¾p xÕp theo thø tù t¨ng hoÆc gi¶m cña trêng/biÓu thøc ph©n nhãm, sau ®ã çc b¶n ghi cã cïng gi¸ trÞ trªn trêng/biÓu thøc ph©n nhãm sÏ ®îc ®a vµo mét nhãm.

III.2.2. Ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞMiÒn gi¸ trÞ cã thÓ nh theo mét trong çc ®¬n Year, Qtr

(quÝ), Month, Week, Day… §Ó ph©n nhãm theo miÒn gi¸ trÞ ta ®Æt: - Thuéc tÝnh Group On lµ mét trong çc ®¬n vÞ

trªn.- Thuéc tÝnh Group Interval lµ mét biÓu thøc sè

Khi ®ã miÒn ph©n nhãm ®îc x¸c ®Þnh b»ng hai thuéc tÝnh trªn.

Ch¼ng h¹n, nÕu ®Æt çc thíc tÝnh: ' Group On: Month Group Interval: 6 th× miÒn ph©n nhãm lµ çc kho¶ng thêi gian 6 th¸ng mét b¾t ®Çu tÝnh tõ th¸ng thø nhÊt trong n¨m.

III.3. Çch ph©n nhãm ®èi víi trßng/biÓu thøc kiÓu Text

III.3.1. Ph©n nhãm theo gi¸ trÞ§Ó ph©n nhãm theo gi¸ trÞ ta ®Æt: Group On: Each

Value. Khi ®ã çc b¶n ghi ®îc s¾p xÕp theo thø tù t¨ng hoÆc gi¶m cña trêng/biÓu thøc ph©n nhãm vµ ®a vµo mét nhãm.

III.3.2. Ph©n nhãm theo çc ký tù ®Çu§Ó ph©n nhãm theo çc ký tù ®Çu ta ®Æt:

- Thuéc tÝnh Group On lµ Prefix Charcter- Thuéc tÝnh Group Interval lµ mét gi¸ trÞ nguyªn

n Khi ®ã çc b¶n ghi trïng nhau trªn n ký tù ®Çu ®îc

ph©n nhãm vµ ®a vµo mét nhãm


IV. TæNG HîP D÷ LIÖU TR£N B¸O BIÓU IV.1. Çc hµm dïng ®Ó tæng hîp d÷ liÖu.Cho phÐp tæng hîp d÷ liÖu trªn çc nhãm vµ trªn toµn

bé mÉu biÓu b»ng çch sö dông çc hµm sau:- Sum TÝnh tæng - Avg TÝnh gi¸ trÞ trung b×nhMin T×m gi¸ trÞ nhá nhÊtMax T×m gi¸ trÞ lín nhÊtCount §Õm sè b¶n ghiFirst Cho b¶n ghi ®Çu tiªnLast Cho b¶n ghi cuèi cïngIV.2. Tæng hîp d÷ liÖu trªn mçi nhãm.§Ó tæng hîp d÷ liÖu cña çc b¶n ghi trong nhãm, ta t¹o

çc ®iÒu khiÓn Unbound t¹i ®Çu hoÆc cuèi nhãm vµ ®Æt vµo « ®iÒu khiÓn çc hµm nãi trªn.

VÝ dô: Khi x©y dùng b¶ng tæng hîp l¬ng cho mét c«ng ty, ta cÇn tÝnh tæng l¬ng vµ sè ngêi cña mçi ®¬n vÞ thuéc c«ng ty. Muèn vËy ta x©y dùng mét b¸o ço vµ nhãm d÷ liÖu theo trêng DV (®¬n vÞ). T¹i ®Çu hoÆc cuèi nhãm DV ta ®a vµo çc ®iÒu khiÓn sau:

Sè ngêi: =Count([HT])Tæng l¬ng: =Sum([NC]*[ML])Trong ®ã HT (hä tªn), NC (ngµy c«ng) vµ ML (møc l¬ng)

lµ çc trêng cña b¶ng/truy vÊn nguån cña b¸o biÓu. IV.3. Tæng hîp d÷ liÖu trªn toµn b¸o biÓu§Ó tæng hîp d÷ liÖu trªn çc b¶n ghi cña toµn bé b¸o

biÓu, ta còng lµm nh çch trªn, nhng çc ®iÒu khiÓn ®îc ®Æt t¹i ®Çu hoÆc cuèi b¸o biÓu.

IV.4. So s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn çc phÇn cña b¸o biÓu

Khi x©y dùng çc b¸o biÓu thêng ph¶i so s¸nh, ®èi chiÕu sè liÖu tæng hîp gi÷a çc phÇn víi nhau. VÝ dô khi tæng hîp l¬ng cña c«ng ty cÇn biÕt tæng l¬ng cña mçi ®¬n vÞ chiÕm bao nhiªu phÇn tr¨m tæng l¬ng cña toµn c«ng ty.§Ó so s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn çc phÇn cña b¸o biÓu ta lµm nh sau: .


1. T¹o çc « ®iÒu khiÓn t¹i ®Çu hoÆc cuèi mçi phÇn ®Ó nhËn d÷ hÕu tæng hîp trªn çc phÇn. Dïng thuéc tÝnh Nam ®Æt tªn cho çc « ®iÒu khiÓn.

2. Sö dông çc « ®iÒu khiÓn nãi trªn ®Ó thùc hiÖn çc phÐp so s¸nh d÷ liÖu tæng hîp trªn çc phÇn kh¸c nhau cña b¸o biÓu. Çch lµm nh sau: T¹o çc « ®iÒu khiÓn míi (t¹i bÊt kú vÞ trÝ nµo trªn b¸o biÓu), råi ®Æt vµo ®ã çc biÓu thøc chøa tªn çc « ®iÒu khiÓn ®· x©y dùng ë bíc 1 .

IV.5. Kh«ng in mét sè « ®iÒu khiÓn cña b¸o biÓu.NÕu ®Æt thuéc tÝnh Visible cña « lµ No th× néi dung

cña « ®ã kh«ng in trªn giÊy, nhng vÉn cã kho¶ng trèng ®óng b»ng kÝch thíc cña « ®iÒu khiÓn.

NÕu ®Æt thuéc tÝnh Height cña ®iÒu khiÓn lµ 0 th× néi dung hoµn toµn bÞ bá qua trªn kÕt qu¶ in cu¶ b¸o biÓu.

V. B¸o biÓu chÝnh vµ b¸o biÓu phôÇch tæ chøc b¸o biÓu chÝnh vµ b¸o biÓu phô hoµn toµn

gièng nh viÖc tæ chøc mÉu biÓu chÝnh, phô ®· tr×nh bµy trong phÇn mÉu biÓu. Tr×nh tù thùc hiÖn nh sau:

1. T¹o b¸o biÓu chÝnh vµ phô hoµn toµn ®éc lËp. Lóc nµy chóng cha cã quan hÖ g× víi nhau

2. Më b¸o biÓu chÝnh trong chÕ ®é Design View, bÊm phÝm F11 ®Ó ®ång thêi më cöa sæ Databbse.

3. KÐo mét b¸o biÓu phô tõ cöa sæ Database vµo trong cöa sæ thiÕt kÕ cña b¸o biÓu chÝnh. KÕt qu¶ Access t¹o mét ®iÒu khiÓn kiÓu SubReport buéc vµo b¸o biÓu phô vµ mét nh·n ®i kÌm.

Tªn (thuéc tÝnh name) cña b¸o biÓu phô ®îc ®Æt mÆc ®Þnh cho b¸o biÓu phô ®îc kÐo. Ta cã thÓ söa nÕu muèn.

4. T¹o sù liªn kÕt gi÷a b¸o biÓu chÝnh vµ b¸o biÓu phô.Dïng çc thuéc tÝnh cña SubReport nh sau:LinkChildFields: Trêng liªn kÕt cña b¸o biÓu phôLinkMasterFields: Trêng liªn kÕt cña b¸o biÓu chÝnh* T¸c dông cña liªn kÕt: trªn b¸o biÓu phô chØ hiÖn çc

b¶n ghi cïng gi¸ trÞ liªn kÕt víi çc b¶n ghi hiÖn hµnh (®ang xÐt) cña b¸o biÓu chÝnh. Hay nãi çch kh¸c chØ çc b¶n ghi cña b¸o biÓu phô cã liªn quan ®Õn b¸o biÓu chÝnh míi ®îc in trªn b¸o biÓu chÝnh.


* Chó ý: NÕu kh«ng t¹o liªn kÕt th× toµn bé b¶n ghi cña b¸o biÓu phô sÏ hiÖn trªn b¸o biÓu chÝnh.

VI. X©y dùng b¸o biÓu tù ®éng b»ng Wizard1. Tõ cöa sæ Database chän môc Report råi bÊm nót

New. KÕt qu¶ hiÖn cöa sæ New Report.2. Chän mét b¶ng hoÆc truy vÊn lµm nguån d÷ liÖu cho

b¸o biÓu t¹i môc Choose the Table or Query... .3 . Chän mét trong hai kiÓu b¸o biÓu tù ®éng (cã tõ

AutoReport) hoÆc chän Report Wizard trong danh s¸ch trªn d-íi ®©y sÏ tr×nh bÇy mét sè çch chän trªn.

T¹o b¸o biÓu tù ®éng kiÓu ColumnarChän môc AutoReport: Columnar trong cöa sæ New

Report, råi bÊm OK. KÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ Report. NÕu muèn thay ®æi l¹i th× chän View --> Design View ®Ó thay ®æi.

T¹o b¸o tù ®éng kiÓu TabularChän môc AutoReport: Tabular trong cöa sæ New

Report, råi bÊm OK. KÕt qu¶ nhËn ®îc cöa sæ Report. NÕu muèn thay ®æi l¹i th× chän View --> Design View ®Ó thay ®æi.

T¹o b¸o tù ®éng b»ng c«ng cô Wizard1. Chän môc AutoReport: Tabular trong cöa sæ New

Report råi bÊm OK.2. Chän çc trêng ®a vµo b¸o biÓu --> bÊm Next3. Chän çc trêng dïng ®Ó ph©n nhãm --> bÊm Next4. Chän çc trêng ®Ó s¾p xÕp nÕu muèn --> bÊm Next.5. Chän çc d¹ng hiÕn thÞ t¹i môc Layout, chän híng in t¹i

Orientation (VD chän Portrait), --> bÊm Next.6. Chän mét trong çc mÉu trang trÝ --> bÊm Next (ë

®©y ta chän Bold), råi bÊm Next.7. Söa l¹i tiªu ®Ò cho b¸o biÓu (tiªu ®Ò mÆc ®Þnh lµ

tªn b¶ng/truy nguån) --> bÊm Finish. 8. Cã thÓ chän View, Design View ®Ó chuyÓn vÒ cöa

sæ thiÕt kÕ, råi tiÕn hµnh ®æi l¹i font ch÷ vµ tiÕn hµnh çc chØnh söa kh¸c nÕu muèn


çc bµi tËp thùc hµnhBµi thùc hµnh sè 1

1-T¹o 2 b¶ng sau:BanHang

Tªn cét KiÓu d÷ liÖuSTT Auto NumberNgayBan Date/TimeMaHang TextSoLuong NumberTongTien CurrencyLoaiHangTªn cét KiÓu d÷ liÖuMaHang TextTenHang TextDonGia Currency2-NhËp d÷ liÖu cho 2 b¶ng trªn. Mçi b¶ng kho¶ng 5 b¶n ghi.3-ThiÕt lËp mèi quan hÖ gi÷a 2 b¶ng th«ng qua MaHang.4-Trong b¶ng BanHang h·y:-ChÌn tríc cét TongTien mét cét míi cã tªn lµ NguoiBan(Text)-ChÌn sau cét NguoiBan mét cét míi cã tªn lµ DaThanhToan(yes/No)-Di chuyÓn cét NgayBan xuèng phÝa sau cét SoLuong.-§Æt 3 ch÷ sè thËp ph©n cho cét TongTien.5-Më b¶ng BanHang ra:-T×m nh÷ng b¶n ghi cã MaHang lµ M1.-§Æt chiÒu cao cña hµng lµ 15.-§Æt ®é réng cña cét lµ Best Fit.-Di chuyÓn cét NguoiBan ra phÝa sau cét DaThanhToan.-giÊu 2 cét NguoiBan vµ TongTien.-HiÖn l¹i 2 cét.-ChØ hiÖn çc ®êng líi däc, Èn ®i çc ®êng líi ngang.-§Æt mµu nÒn cña b¶ng mµu xanh, cßn çc ®êng líi mµu vµng.-§Æt font ch÷ cho d÷ liÖu trong b¶ng lµ .Vntime cì 14.-S¾p xÕp t¨ng dÇn cét MaHang, s¾p xÕp gi¶m dÇn cét NgayBan.-Läc ra nh÷ng b¶n ghi cã MaHang lµ M1.-ChÌn thªm 1 b¶n ghi.-Xo¸ b¶n ghi ®Çu tiªn.

Bµi thùc hµnh sè 2

1, khëi ®éng Access vµ t¹o b¶ng sau (danh sach)Stt Hä tªn Sè b¸o danh Ngµy sinh1 TrÇn ThÞnh 99A001 12/12/782 M¹nh Vò 99A002 09/09/783 Träng Minh 99A003 01/09/77

2, Söa


a, Ngµy sinh ngêi sè 2 lµ 20/08/80b, Hä tªn ngêi thø 3 lµ “NguyÔn V¨n Phó”c, Thªm mét ngêi míi sau

4 Träng Sü 99A004 01/09/763, T¹o b¶ng míi sau tªn lµ(Ket Qua)

Sè b¸o danh

To¸n Lý Ho¸

99A001 6 8 999A002 7 7 899A003 8 8 799A004 8 8 8

4, H·y t¹o mèi quan hÖ gi÷a hai b¶ng (Danh Sach vµ Ket qua) Qua trêng Sè b¸o danh5, T¹o b¶ng sau tªn lµ (§ia Chi)Sè b¸o danh ®Þa chØ

99A001 166- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m- Hµ néi99A002 Sè 10- Hoµng Quèc ViÖt -Hµ néi99A003 193-Mai dÞch -Hµ néi 99A004 Sè 234- Hoµng Quèc ViÖt -Hµ néi

6, T¹o mèi Quan hÖ gi÷a 3 b¶ng Danh sach - ket qua -®ia chi7,S¾p xÕp cét to¸n t¨ng dÇn 8, S¾p xÕp cét ngµy sinh gi¶m dÇn9,T×m ngêi cã Sè b¸o danh 99A00310,T×m ngêi cã §ia chi (193-Mai dÞch -Hµ néi)11,Läc d÷ liÖu. a. Ngêi cã To¸n>=6 b. Ngêi cã Lý>=5 vµ Ho¸ >=7 c. Ngêi cã Ngµy sinh=01/09/77 d. Ngêi cã To¸n,Lý,Ho¸>=4

bµi thùc hµnh sè 3

1. T¹o B¶ng 1 tªn lµ (§¬n ®Æt hµng) M· ®¬n ®Æt

hµngNgµy ®Æt hµng M· vËt t

Vt001 12/12/99 T01Vt002 11/11/99 T02Vt003 10/10/99 T03Vt004 02/02/99 T04Vt005 03/03/98 T05Vt006 02/06/99 T06

2. B¶ng 2 (Danh môc vËt t)M· vËt t Tªn vËt t

T01 Ti vi


T02 Tñ l¹nhT03 §iÒu hoµT04 M¸y tÝnhT05 Tói s¸chT06 Tñ têng

3. B¶ng 3 (Sè lîng)M· ®¬n ®Æt

hµngSè lîng

Vt001 500Vt002 200Vt003 400Vt004 100Vt005 300Vt006 600

4. B¶ng 4 (§¬n gi¸)M· vËt t §¬n gi¸

T01 5000T02 6000T03 4000T04 6000T05 8000T06 5000

5. T¹o mèi Quan hÖ Sau-B¶ng1 vµ B¶ng 2 -B¶ng1 vµ B¶ng 3 -B¶ng2 vµ B¶ng 4 -B¶ng1 vµ B¶ng 2,3,4

6.läc ra nh÷ng m· vËt t lµ T01 vµ T02 7.läc ra víi ®iÒu kiÖn Sè lîng >3008.Xo¸ mèi Quan hÖ trªn gi÷a 3 B¶ng


1, T¹o B¶ng cã tªn lµ (Danh s¸ch)MNV Hä ®Öm Tªn Quª Qu¸n Ngµy

sinhGiãi tÝnh

M01 TrÇn V¨n §øc Hµ nam 02/02/78 1M02 Hoµng V¨n Tó Hµ néi 03/03/77 1M03 NguyÔn Nh Tïng Hµ néi 05/05/81 1M04 TrÇn Thu Nga Hµ néi 05/06/77 0M05 NguyÔn Nh Träng H¶i phßng 02/02/78 1

2, B¶ng 2 cã tªn lµ (§¬n vÞ c«ng t¸c)MNV Tªn phßng

banChøc vô N¨m c«ng t¸c

M01 Hµnh chÝnh Tp 12


M02 Tµi vô PP 13M03 KÕ ho¹ch Tp 12M04 Kü thuËt Tp 11M05 §êi sèng Nv 10

3, T¹o B¶ng 3 cã tªn lµ (TiÒn l¬ng)MNV L¬ng c¬ b¶n T¹m

øngM01 500 100M02 600 200M03 200 100M04 300 200M05 500 250

4. Liªn kÕt çc b¶ng trªn vµ t¹o çc query sau ®Ó truy vÊn d÷ liÖu tõ CSDL: 4.1.QryDanhsach gåm çc th«ng tin sau :hä ®Öm, tªn, quª qu¸n, Ngµy sinh, giíi tÝnh, chøc vô, n¨m c«ng t¸c, l¬ng c¬ b¶n, phô cÊp, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, ®îc lÜnh, phô cÊp, b¶o hiÓm x· héi, b¶o hiÓm y tÕ, ®îc lÜnh.Trong ®ã:

+ Phô cÊp =15% L¬ng c¬ b¶n+ B¶o hiÓm X· héi=5% L¬ng c¬ B¶n+ B¶o hiÓm Y TÕ=2% L¬ng c¬ B¶n

+ §îc LÜnh=(L¬ng c¬ b¶n+Phô cÊp)-(B¶o hiÓm X· héi+B¶o hiÓm Y tÕ +T¹m øng).4.2. T¹o query2 gåm nh÷ng ngêi lµ nam giíi vµ quª ë Hµ néi, víi

çc th«ng tin nh QryDanhsach.4.3. T¹o query3 gåm çc th«ng tin: hä ®Öm, tªn, tªn phßng ban,

chøc vô, ®îc lÜnh. C¨n cø vµo n¨m c«ng t¸c ®Ó thªm tiÒn vµo cét ®îc lÜnh nh sau:

>=10 n¨m : thªm 50000®

>=5 vµ <10 n¨m: thªm 30000®

<5 n¨m: thªm 20000®

4.4. T¹o query4 §a ra danh s¸ch nh÷ng ngêi cã n¨m c«ng t¸c >=10 vµ ë phßng hµnh chÝnh hoÆc phßng tµi vô (víi çc th«ng tin nh Query3).

Bµi thùc hµnh sè 5T¹o CSDL sau B¶ng 1: cã tªn (Kh¸ch hµng)

Sè m¸y Hä ®Öm Tªn §Þa chØ5635465 TrÇn V¨n §øc 193-Mai dÞch -Hµ néi 9271726 Hoµng V¨n Tó 166- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m-

HN8237901 NguyÔn

NhTïng Sè 10- Hoµng Quèc ViÖt –HN

7655194 TrÇn Ngäc Hïng 168- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m-


HN8390233 NguyÔn

NhTräng Sè 234- Hoµng Quèc ViÖt -HN

B¶ng 2 cã tªn lµ Danh s¸ch gäiSè m¸y Sè m¸y bÞ

gäiThêi gian gäi(phót)

5635465 04-7655194 129271726 08-7655412 39271726 034-8810073 115635465 04-8837219 58237901 08-7584343 148237901 030-768596 68390233 04-7655194 147655194 04-7985654 187655194 030-8832599 6

C¨n cø vµo çch tÝnh tiÒn sau ®Ó tÝnh to¸n:M· vïng lµ:

04=1000®/phót 08=3000®/phót 034=2500®/phót 030=1500®/phót

T¹o çc Query sau ®Ó truy vÊn d÷ liÖu: 1.Query1: gåm çc th«ng tin sau: sè m¸y, sè m¸y bÞ gäi, thêi gian gäi, hä ®Öm, tªn, ®Þa chØ, tiÒn cíc, tiÒn phô tréi, tiÒn ph¶i tr¶.Trong ®ã: - TiÒn Cíc =Thêi gian *TiÒn/phót - TiÒn phô tréi= 2% TiÒn Cíc, nÕu thêi gian gäi>=5 vµ <10 phót 4% TiÒn cíc, nÕu thêi gian gäi >10 phót -TiÒn ph¶i tr¶ = TiÒn cíc+TiÒn phô tréi2.Query2: gåm danh s¸ch nh÷ng kh¸ch hµng cã m· vïng 04.3.Query3:gåm nh÷ng kh¸ch hµng cã thêi gian gäi >=10 phót.4.Query4:gåm danh s¸ch nh÷ng sè m¸y mµ m¸y 5635465 gäi ®Õn.5.Query5:gåm danh s¸ch Hä tªn vµ §Þa chØ nh÷ng m¸y gäi ®Õn m¸y 04-7655194

Bµi thøc hµnh sè 6

Sö dông truy vÊn Query ®Ó lµm çc Bµi tËp sau:1, Gi¶ sö c«ng viÖc cña ta lµ qu¶n lý mét cöa hµng b¨ng ®Üa nh¹c ta cã 4 chñng lo¹i b¨ng h×nh ®îc ®¸nh m· sèlµ A001,A002,A003,A004 TiÒn thuª b¨ng 1 ngµy lµ 2000® cho moi lo¹i b¨ng.H·y t¹o CSDL gåm b¶ng sau:


SO LUONGStt M· BH Ngêi thuª Ngµy thuª Ngµy tr¶1 A01 Hïng 02/02/02 11/11/022 A02 Huy 03/03/02 10/10/023 A01 HiÖp 09/09/02 09/09/024 A03 HiÕu 08/08/02 08/08/025 A04 Th¾Ng 07/07/02 09/08/026 A03 Trêng 08/08/02 09/09/02

DIACHINgêi thuª §Þa chØHïng 193-Mai dÞch -Hµ néi Huy 166- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m- HNHiÖp Sè 10- Hoµng Quèc ViÖt –HNHiÕu 168- NguyÔn V¨n cõ- Gia L©m- HNTh¾ng Sè 234- Hoµng Quèc ViÖt -HNTrêng Sè 23- Hoµng Quèc ViÖt -HN

TENBANGM· BH Tªn B¨NgA01 C¶i L¬NgA02 Ca nh¹cA03 TrëngA04 Phim TËp- T¹o Query1: ®Ó tÝnh cét TiÒn ph¶i tr¶ trong Query nµy bao

gåm toµn bé b¶ng SOLUONG- T¹o Query2: ®Ó hiÖn nh÷ng ai thuª m· b¨ng h×nh A01, trong

Query nµy bao gåm çc cét Tªn b¨ng, Ngêi thuª, §Þa chØ . - T¹o Query3: ®Ó hiÖn nh÷ng ai thuª m· b¨ng h×nh A01,A03

hoÆc A04, trong Query nµy bao gåm çc cét Tªn b¨ng, Ngêi thuª, §Þa chØ

- T¹o Query4: ®Ó hiÖn nh÷ng ai thuª tõ th¸ng 3 ®Õn th¸ng 10 n¨m 2002 trong Query nµy bao gåm çc cét Tªn b¨ng, Ngêi thuª, §Þa chØ

- T¹o Query5: ®Ó tÝnh tiÒn cho mäi ngêi tõ ngµy thuª ®Õn ngµy hiÖn t¹i lµ bao nhiªu tiÒn, kh«ng tÝnh cho nh÷ng ngêi ®· tr¶ (nghÜa lµ ngµy tr¶ <DATE() ) trong Query5 nµy bao gåm çc cét Tªn B¨ng, Ngêi thuª, §Þa chØ vµ TiÒn.

Truy vÊn theo nhãm (çc cét trong query lÊy cho phï hîp)- T¹o Query6: TÝnh tæng nhãm theo m· b¨ng h×nh xem mçi b¨ng

h×nh cho thuª ®îc bao nhiªu tiÒn.- T¹o Query7: TÝnh tæng trung b×nh nhãm theo m· b¨ng h×nh

xem mçi b¨ng h×nh cho thuª TB ®îc bao nhiªu tiÒn.- T¹o Query8: Xem tiÒn thuª lín nhÊt cña mçi lo¹i b¨ng h×nh lµ

bao nhiªu.


- T¹o Query9: Xem tiÒn thuª nhá nhÊt cña mçi lo¹i b¨ng h×nh lµ bao nhiªu.

- T¹o Query10: Xem mçi lo¹i b¨ng h×nh cã bao nhiªu ngêi thuª.- T¹o Query11: Xem mçi lo¹i b¨ng h×nh cã bao nhiªu ngêi thuª tr-

íc ngµy 05/05/02.

Bµi thùc hµnh sè 7T¹o CSDL sauStt Ngµy

th¸ng M· mÆt hµng

Lo¹i Sè Lîng

1 10/10/02 M1 A 22 10/10/02 M2 B 53 09/09/02 M3 C 44 08/08/02 M2 C 35 08/08/02 M1 B 66 09/09/02 M3 A 4

- Truy vÊn tæng ( Group By) Theo ngµy th¸ng vµ tÝnh tæng sè l-îng.

- Truy vÊn tæng ( Group By) Theo M· mÆt hµng vµ tÝnh tæng sè lîng.

- Truy vÊn tæng ( Group By) Theo lo¹i vµ tÝnh tæng sè lîng.- Truy vÊn Crosstab øng víi Ngµy th¸ng (RowHearding) M· mÆt

hµng (Colum Heading) Vµ sè lîng (Value).- Truy vÊn Crosstab lÊy M· mÆt hµng lµm Row Hearding, Lo¹i lµm

Colum Hearding vµ Sèlîng Lµm Value.


1, X©y dùng CSDL nh sau:SOLUONGSè TT

Ngµy th¸ng

M· mÆt hµng

Sè Lîng

1 10/10/02 M1 22 10/10/02 M2 53 09/10/02 M3 44 08/10/02 M2 35 08/10/02 M1 66 09/10/02 M3 4

DOANH-SONgµy th¸ng Tæng tiÒn trong

ngµy§· thanh to¸n

08/10/02 150000 10000009/10/02 200000 15000010/10/02 180000 150000


LOAIHANGM· mÆt hµng Tªn hµNgM1 M¸y tÝnhM2 M¸y inM3 M¸y photocopy

DONGIATªn hµng §¬n gi¸M¸y tÝnh 120000M¸y in 50000M¸y photocopy 150000

- T¹o mét truy vÊn bao gåm çc trêng Ngµy th¸ng,Tªn hµng, Sè l-îng, §¬n gi¸ vµ Tæng= §¬n Gia *Sè lîng.

- T¹o mét truy vÊn bao gåm çc cét Ngµy th¸ng, M· mÆt hµng, Tªn hµng, Sè lîng, §¬n gi¸ nhng chØ gåm 2 mÆt hµng M1 vµ M3.

2, Sö dông ph¬ng tiÖn truy vÊn Query wizard VÉn sö dông CSDL trªn- Sö dông simple Query Wizard ®Ó t¹o mét select Query bao gåm

çc cét ngµy th¸ng, M· mÆt hµng, Tªn hµng, Sè lîng, §¬n gi¸.- Sö dông Crosstab Query Wizard ®Ó t¹o víi ngµy th¸ng lµm Row

Heading, M· mÆt hµng lµm Colum Hearding vµ tÝnh tæng sè l-îng.

3, Söa ®æi d÷ liÖu b»ng çc truy vÊn - Trong b¶ng ®¬n gi¸ ta cÇn thÊy gi¶m ®¬n gi¸ cña çc mÆt

hµng xuèng 12% h·y dïng update Query ®Ó söa.- Trong DOANHSO T¨ng toµn bé cét ®· thanh to¸n lªn 1000000®- Trong b¶ng sè lîng h·y xo¸ ®i nh÷ng b¶n ghi cã M· hµng lµ M1

vµ ngµy th¸ng lµ 09/10/02.- Trong b¶ng SOLUONG h·y xo¸ nh÷ng b¶n ghi cã Sè lîng =2.- Trong b¶ng SOLUONG h·y xo¸ ®i nh÷ng b¶n ghi cã Sè lîng=1

vµ M· mÆt hµng lµ M3.

Bµi thùc hµnh sè 9 X©y dùng CSDL sau:DiemThiSBD TongDiem DoiTuong1 15 12 16.5 23 18 3


4 15 35 16 2

1-H·y t¨ng 3 ®iÓm cho nh÷ng SBD cã DoiTuong=12-H·y t¨ng 2 ®iÓm cho nh÷ng SBD cã DoiTuong=2.3-H·y t¨ng 14% ®iÓm cho toµn bé.4-Xo¸ nh÷ng b¶n ghi (sau khi ®· thùc hiÖn 1,2,3) mµ TongDiem<=18.5-Cho b¶ng sau: DiemThi1

SBD TongDiem

DoiTuong

101 15 1102 16.5 1103 18 3104 15 2105 16 2

-H·y ghÐp b¶ng DiemThi vµo b¶ng DiemThi1.6-Tõ b¶ng DiemThi1 h·y t¹o 1 b¶ng míi cã tªn lµ DiemDo víi ®iÒu kiÖn TongDiem>=16.

Bµi thùc hµnh sè 10T¹o çc b¶ng sau:B¶ng 1 cã tªn lµ MUONSACH (mîn s¸ch)Tªn cét KiÓu d÷ liÖuSTT AutonumberMASV TextMASACH TextNGAYMUON Date/TimeNGAYTRA Date/TimeGHICHU TextB¶ng 2 cã tªn lµ SINHVIEN (sinh viªn) dïng ®Ó lu tr÷ th«ng tin vÒ sinh viªn. SÏ ®îc ®Æt mèi quan hÖ víi b¶ng MUONSACH qua cét MASV.

Tªn cét KiÓu d÷ liÖuMASV TextHOTEN TextTENLOP TextKHOA Text


B¶ng 3 cã tªn lµ TENSACH (tªn s¸ch) dïng ®Ó lu tr÷ th«ng tin vÒ s¸ch cho mîn, sÏ ®îc ®Æt mèi quan hÖ víi b¶ng MUONSACH qua cét MASACH.

Tªn cét KiÓu d÷ liÖuMASACH TextTENSACH TextTACGIA TextNGONNGU Text

H·y nhËp 5 b¶n ghi cho mçi b¶ng trªn. ThiÕt lËp quan hÖ gi÷a 3 b¶ng vµ t¹o çc Query thùc hiÖn çc yªu cÇu sau:1-HiÖn çc cét HOTEN, TENSACH, TACGIA, NGONNGU, NGAYMUON, NGAYTRA.2-HiÖn çc cét HOTEN, TENSACH, NGAYMUON, NGAYTRA cho nh÷ng sinh viªn mîn s¸ch qu¸ 7 ngµy.3-HiÖn çc cét HOTEN, TENSACH, NGAYMUON, NGAYTRA cho nh÷ng sinh viªn mîn s¸ch tríc ngµy 25/9/2001.4-§iÒn vµo cét GHICHU cña b¶ng MUONSACH lµ “Mîn qu¸ h¹n” cho nh÷ng sinh viªn mîn s¸ch qu¸ 15 ngµy so víi ngµy hiÖn t¹i.5-T¹o ra mét b¶ng míi cã tªn lµ SACH_TIENG_ANH gåm çc cét HOTEN, TENLOP, KHOA, TENSACH, TACGIA víi ®iÒu kiÖn lµ s¸ch tiÕng Anh.6-T¹o ra mét b¶ng míi lµ KHOA_TIN_HOC gåm çc cét HOTEN, TENLOP, KHOA, TENSACH, TACGIA víi ®iÒu kiÖn lµ cña nh÷ng sinh viªn khoa tin häc.7-Xo¸ hÕt tÊt c¶ nh÷ng b¶n ghi cña nh÷ng sinh viªn thuéc khoa CNTT trong b¶ng SINHVIEN.8-Xo¸ tÊt c¶ nh÷ng b¶n ghi cña sinh viªn thuéc líp 5A12.9-§iÒn vµo cét GHICHU trong b¶ng MUONSACH lµ “ Kh«ng mîn thªm” víi nh÷ng sinh viªn mîn s¸ch qu¸ 18 ngµy mµ cha tr¶.


Sö dông CSDL gåm 3 b¶ng trong bµi thùc sè 9 ®Ó t¹o biÓu mÉu.1-Sö dông chÕ ®é form wizard ®Ó t¹o çc form: a-T¹o form nhËp d÷ liÖu cho b¶ng MUONSACH: LÊy hÕt çc cét ®Ó nhËp, d¹ng Columnar víi kiÓu Clouds. b-T¹o form nhËp d÷ liÖu cho b¶ng SINHVIEN: LÊy hÕt çc cét ®Ó nhËp, d¹ng Tabular víi kiÓu Flax. c-T¹o form nhËp d÷ liÖu cho b¶ng TENSACH: LÊy hÕt çc cét ®Ó nhËp, d¹ng Justified víi kiÓu International.2-Sö dông chÕ ®é design view ®Ó t¹o form cho viÖc nhËp d÷ liÖu cña b¶ng MUONSACH. Form cã h×nh d¹ng nh sau:


Bµi thùc hµnh sè 12Trong bµi tËp nµy ta sÏ t¹o ra çc form gióp cho viÖc nhËp d÷ liÖu ®îc thuËn tiÖn h¬n. Tuy nhiªn tríc hÕt ta h·y t¹o c¬ së d÷ liÖu sau (Bµi to¸n vÒ qu¶n lý mét cöa hµng):B¶ng HOADON:Tªn cét KiÓu d÷ liÖuSTT AutonumberMAHANG TextSOLUONG NumberLOAITIEN Text

B¶ng MAHANG:Tªn cét KiÓu d÷ liÖuMAHANG TextTENHANG TextDONGIA Curency

B¶ng TIENTE (TiÒn tÖ)Tªn cét KiÓu d÷ liÖuLOAITIEN TextTYGIA Number


T¹o form sau:

*Trong ®ã:-Tªn hµng lµ mét combo box víi nguån d÷ liÖu lÊy tõ b¶ng MAHANG.-Lo¹i tiÒn thanh to¸n lµ mét combo box víi nguån d÷ liÖu lÊy tõ b¶ng TIENTE.-Tæng tiÒn ®îc tù ®éng tÝnh to¸n.(ph¶i qui ra tiÒn ViÖt(VND) th«ng qua tû gi¸ qui ®æi trong b¶ng TIENTE).

* Mét sè d¹ng ®Ò thi

§Ò bµi 1C©u1: t¹o çc b¶ng: B¶ng DSNV(danh s¸ch nh©n viªn) gåm:

-MaNV(Text) -HoVaTen(Text) -NgaySinh(Date/Time)

B¶ng T§NN(tr×nh ®é ngo¹i ng÷): -MaNV(Text) -TenNN(Text) -TrinhDo(Text)

*T¹o mèi quan hÖ vµ toµn vÑn d÷ liÖu.Chó ý: Mét ngêi cã thÓ biÕt 1 ngo¹i ng÷ hoÆc kh«ng biÕt ngo¹i nµo.

C©u 2: t¹o çc form ®Ó tæ chøc nhËp d÷ liÖu theo mÉu:


Trong ®ã: Tªn ngo¹i ng÷ vµ tr×nh ®é lµ subform.*Chó ý: Sö dông form võa t¹o ®Ó nhËp Ýt nhÊt 10 nh©n viªn.C©u3: T¹o çc Query thùc hiÖn çc yªu cÇu sau:(mçi yªu cÇu 1 query)

1-lËp b¶ng tæng hîp cã d¹ng

Hä vµ tªn Ngµy sinh Sè ngo¹i ng÷ ®É biÕt

2-T×m nh÷ng ngêi kh«ng biÕt ngo¹i ng÷ nµo. 3-T×m nh÷ng ngêi sinh tríc n¨m 1970 vµ cã tr×nh ®é tiÕng Anh C

4-LiÖt kª nh©n viªn biÕt cïng mét ngo¹i ng÷ vµ cïng mét tr×nh ®é (Ngo¹i ng÷ vµ tr×nh ®é do ngêi sö dông nhËp vµp).

§Ò bµi 2C©u 1: T¹o çc b¶ng:

B¶ng DSTRUONG (danh s¸ch trêng) gåm:-MaTruong(Text)-TenTruong(Text)

B¶ng KQTHI (kÕt qu¶ thi) gåm:-MaTruong(Text)-HoTenSV(Text)-Diem(Double)

*T¹o mèi quan hÖ vµ toµn vÑn d÷ liÖuChó ý: Mçi trêng cã tõ 2 ®Õn 4 sinh viªn tham gia.


C©u 2: T¹o çc form ®Ó tæ chøc nhËp d÷ liÖu theo mÉu:

Trong ®ã:1. Hä tªn sinh viªn vµ ®iÓm lµ Subform.2. Combo box tªn trêng gåm: §¹i häc Quèc gia Hµ néi, §¹i häc

B¸ch Khoa, §¹i häc thuû lîi, §¹i häc Giao th«ng vËn t¶i.Chó ý: Sö dông form võa t¹o ®Ó nhËp danh s¸ch dù thi vµ ®iÓm cña sinh viªn c¶ 4 trêng (mçi trêng Ýt nhÊt 2 sinh viªn).C©u 3: T¹o query thùc hiÖn çc yªu cÇu sau:

1. LËp b¶ng tæng hîp:

Tªn trêng Sè sinh viªn Tæng ®iÓm

§iÓm trung b×nh

2-T×m çc trêng mµ sinh viªn cã ®iÓm thi cao nhÊt.3-T×m çc trêng mµ cã sè sinh viªn dù thi nhiÒu nhÊt.4-T×m nh÷ng sinh viªn cã ®iÓm thi lín h¬n mét ®iÓm nµo

®ã nhËp tõ bµn phÝm.

§Ò bµi 3C©u 1:T¹o çc b¶ng:B¶ng DSKH (danh s¸ch kh¸ch hµng) gåm:

-MaKH (Text)-HoVaTen (Text)-NamSinh (Integer)

B¶ng CUOCGOI (cuéc gäi) gåm:


-MaKH (Text)-NoiGoi Den(Text)-SoPhut (Integer)-DonGia (Double)

*T¹o çc mèi quan hÖ vµ toµn vÑn d÷ liÖu.Chó ý: Mét kh¸ch hµng cã thÓ gäi nhiÒu lÇn.


Trong ®ã:1-N¬i gäi ®Õn, sè phót, ®¬n gi¸ lµ subform.2-combo box N¬i gäi ®Õn gåm: Hµ néi, Nam ®Þnh, HuÕ, §µ

n½ng.Chó ý: sö dông form võa t¹o ®Ó nhËp Danh s¸ch kh¸ch hµng (cã kh¸ch hµng gäi nhiÒu lÇn). Sè lîng kh¸ch hµng >=10.

C©u 3: T¹o çc Query thùc hiÖn çc yªu cÇu sau:(Mçi yªu cÇu 1 query)

1.lËp 1 b¶ng tæng hîp:Hä tªn kh¸ch

hµngSè cuéc gäi Tæng sè tiÒn

2.T×m çc kh¸ch hµng cã gäi ®Õn “HuÕ” vµ cã tæng tiÒn cho tÊt c¶ çc cuéc gäi cao nhÊt.3.T×m çc kh¸ch cã tuæi trong kho¶ng tõ 40 ®Õn 50.4.T×m çc kh¸ch cã tæng tiÒn lín h¬n mét møc nµo ®ã nhËp tõ bµn phÝm.


§Ò bµi 4:

C©u 1: T¹o çc b¶ng:B¶ng PHONGBAN gåm:

-Phongban (Text)B¶ng DSCB (danh s¸ch çn bé) gåm:

-Phongban (Text)-HoTen (Text)-NgaySinh (Date/Time)-LuongChinh (Double)-PhuCap (Double)

T¹o çc mèi quan hÖ vµ toµn vÑn d÷ liÖu. Chó ý: Mét phßng ban cã nhiÒu nh©n viªn.


Trong ®ã:-Hä tªn, ngµy sinh, l¬ng chÝnh, phô cÊp lµ Subform.-Combo box phßng ban gåm: Tµi chÝnh, tæ chc, hµnh chÝnh, b¶o vÖ.

Chó ý: Sö dông form võa t¹o ®Ó nhËp danh s¸ch nh©n viªn cho çc phßng ban (mçi phßng ban Ýt nhÊt 2 nh©n viªn).

C©u 3: T¹o çc query thùc hiÖn çc yªu cÇu sau (mçi yªu cÇu 1 query).

1-LËp b¶ng tæng hîp:Phßng ban Sè ngêi Tæng l¬ng L¬ng trung b×nh

2-T×m çc nh©n viªn cã l¬ng cao nhÊt ë phßng “tæ chøc”.3-T×m çc nh©n viªn cã tuæi >20.


4-T×m nh÷ng nh©n viªn cã møc l¬ng lín h¬n mét gi¸ trÞ nµo ®ã ®îc nhËp tõ bµn phÝm.(Møc l¬ng=l¬ng chÝnh+phô cÊp).

§Ò bµi 5C©u 1: T¹o çc b¶ng.B¶ng DSSV(danh s¸ch sinh viªn) gåm:

-MaSV (Text)-HoVaTen (Text)-NgaySinh (Text)

B¶ng MONHOC (m«n häc) gåm:-MaSV (Text)-TenMon (Text)-DiemThi (Double)

T¹o çc mèi quan hÖ vµ toµn vÑn d÷ liÖu.Chó ý: Mét sinh viªn cã ®iÓm nhiÒu m«n.


Trong ®ã:-Tªn m«n, ®iÓm thi lµ Subform.-Combo box tªn m«n gåm: To¸n, Lý , Ho¸, Sinh.

Chó ý: Sö dông Form võa t¹o ®Ó nhËp danh s¸ch sinh viªn vµ ®iÓm. Sè sinh viªn >=10.

C©u 3: T¹o çc query thùc hiÖn çc yªu cÇu sau:( mçi yªu cÇu 1 query)

1-LËp b¶ng tæng hîp:Hä tªn Ngµy sinh Tæng sè ®iÓm

thi§iÓm trung b×nh


2-T×m çc sinh viªn cã sè lîng ®iÓm cao nhÊt.3-t×m çc sinh viªn sinh n¨m 1982 cã tæng ®iÓm cao nhÊt.4-T×m danh s¸ch sinh viªn cã ®iÓm trung b×nh lín h¬n

®iÓm trung b×nh ®îc nhËp tõ bµn phÝm.


Documents

Lê l N ã l §ÇU - SDCCsdcc.vn/template/5004_gt_access1.doc · Web view5-T¹o ra mét b¶ng míi cã tªn lµ SACH_TIENG_ANH gåm c¸c cét HOTEN, TENLOP, KHOA, TENSACH, TACGIA