1

KULTUR OG SAMFUNN

2

Innhald

1 INNLEIING .................................................................................................................................................................... 3

2 SAMANDRAG ................................................................................................................................................................ 3

3 NASJONALE FØRINGAR OG KOMMUNAL FØRINGAR FOR KOMMUNALSJEFOMRÅDET ................... 4

4 STATUS, TRENDAR OG UTFORDRINGAR FOR KOMMUNALSJEFOMRÅDET ........................................... 6

4.1 SAMANFATTING OG KOMPRIMERING AV STYRKAR OG SVAKHEITAR INNAN KOMMUNALSJEFOMRÅDET (STATUS) ........ 6 4.2 VIKTIGE TRENDAR INNAN FAG-/TENESTEOMRÅDET ................................................................................................... 7 4.3 UTFORDRINGAR ....................................................................................................................................................... 8

5 SATSINGSOMRÅDE, MÅL OG STRATEGIAR FOR KOMMUNALSJEFOMRÅDET ...................................... 9

5.1 INTENSJONSAVTALEN/SAK OM ADMINISTRATIV ORGANISERING NIVÅ 1 ...................................................................... 9 5.2 MÅL FOR KORLEIS GJENNOMFØRE OG TILBY OPPGÅVER/TENESTER I NØK ................................................................. 9 5.3 VIKTIGE SATSINGSOMRÅDER .................................................................................................................................. 10 5.4 STRATEGIAR OG TILTAK.......................................................................................................................................... 11

6 ORGANISERING AV KOMMUNALSJEFOMRÅDET .......................................................................................... 11

6.1 ORGANISASJONSKART/FIGUR AV KOMMUNALSJEFOMRÅDET .................................................................................... 11 6.2 FORDELAR OG ULEMPER MED ORGANISERING .......................................................................................................... 13 6.3 BESTE PRAKSIS ELLER NY PRAKSIS .......................................................................................................................... 15 6.4 FORSLAG TIL ORGANISERING .................................................................................................................................. 16 6.5 POLITISKE ELLER PRINSIPIELLE SPØRSMÅL TIL AVKLARING I FELLESNEMNDA, TIL DØMES NYE EININGAR ELLER

OPPGÅVER ............................................................................................................................................................................ 16 6.6 TENESTER OG OPPGÅVER SOM ER UTGREIDD AV DETTE HOVUDPROSJEKT, MEN FORESLÅTT LAGT TIL ANNA

KOMMUNALSJEFOMRÅDE ...................................................................................................................................................... 17 6.7 TENESTER OG OPPGÅVER UTGREIDD AV ANNA HOVUDPROSJEKT SOM VI FORESLÅR VERT ORGANISERT I VÅRT

KOMMUNALSJEFOMRÅDE ...................................................................................................................................................... 18 6.8 PROBLEMSTILLINGAR/SPØRSMÅL/AVKLARINGAR I HØVE ANDRE KOMMUNALSJEFOMRÅDER ..................................... 21

7 OPPGÅVER, FUNKSJONSOMTALE OG DIMENSJONERING .......................................................................... 22

7.1 KVA FOR TENESTER OG FUNKSJONAR ER OMFATTA AV KOMMUNALSJEFOMRÅDET OG KVA SKAL LØYSAST/UTFØRAST?

22 7.2 FORSLAG TIL DIMENSJONERING/STILLINGSRESSURSAR I OPPGÅVELØYSINGA OG TENESTETILBODET .......................... 22 7.3 KOMPETANSEBEHOV .............................................................................................................................................. 23 7.4 OPPLÆRINGSBEHOV ............................................................................................................................................... 23

8 LOKALISERING ......................................................................................................................................................... 23

9 LOKALE FORSKRIFTER OG INTERNE REGLEMENT ..................................................................................... 24

10 AVTALER MED EKSTERNE LEVERANDØRAR ................................................................................................. 25

11 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM .............................................................................................. 25

11.1 BEHOV FOR DIGITALE VERKTØY OG SYSTEM SOM TEK OMSYN TIL DIGITALISERING OG INNOVASJON I

TENESTETILBODET OG ORGANISASJONEN ............................................................................................................................... 26 11.2 KORLEIS SIKRE INTEGRERING MELLOM ULIKE IT-SYSTEM? ....................................................................................... 28 11.3 KORLEIS SIKRE KONVERTERING AV DATA FRÅ EKSISTERANDE KOMMUNAR .............................................................. 28

12 OVERSIKT TILTAK (PRIORITERT LISTE FØR OG ETTER 01.01.2020) ........................................................ 28

12.1 OVERSIKT TILTAK SOM MÅ GJENNOMFØRAST INNAN 31.12.2019 ............................................................................. 28 12.2 OVERSIKT TILTAK SOM KAN STARTA FØR 1.1.2020, MEN KAN FULLFØRAST ETTER 1.1.2020..................................... 30 12.3 OVERSIKT TILTAK SOM KAN VENTE TIL ETTER 01.01.2020 ...................................................................................... 34

3

1 Innleiing

Målet med hovudprosjekta sin rapport er å synliggjera hovudtrekka frå delprosjekta sine sluttrapportar etter

konseptfasen. Hovudprosjekta skal vurdera leveransane frå delprosjekta i ein heilskapleg samanheng innanfor

kommunalsjefområdet og vurdera dette opp i mot føringar gitt i mandat (intensjonsavtalen, vedtak om

administrativ organisering nivå 1, m.v.). Hovudprosjekta kan på denne bakgrunn gjere endringar i høve

delprosjekta sine tilrådingar når dei har vurdert kommunalsjefområdet i ein heilskap og på tvers av andre

kommunalsjefområde.

Prosjektgruppa har hatt 12 arbeidsmøter i perioden. Det vart delt opp i fem delprosjekt ut i frå tema, innmelde

behov i mandatet til prosjektet og Intensjonsavtalen:

1. Kultur

2. Samfunnsplan, arealtenester og folkehelse

3. Eigedomsforvalting

4. Samferdsle og transport

5. Samfunnstryggleik og beredskap

Det har blitt arrangert tre samlingar for å sikra stor grad av medverknad og Vi-kjensle:

1. Overlevering av delprosjektmandat (Nov. 2018)

2. Arbeidsverkstaden «Beste praksis og innovasjon» (Jan. 2019)

3. Arbeidsverkstaden «På tvers» (Jan. 2019)

Det har vore knappe fristar, både hos hovudprosjekt og delprosjekt, og innsatsen har vore høg og intens. Det

har blitt lagt vekt på, gjennom samskaping, å etablera vi-kjensla, og denne intense innsatsen har soleis vore ein

viktig byggjestein i prosessen. Alle har hatt høve til å bidra, og har bidratt. Det har vore merksemd på at alle har

hatt sine kvalitetar og interesseområde som har vore viktige i diskusjonane. Prosjektgruppa/prosjektleiar

ønskjer difor å dra fram innsatsen og motivasjonen til alle i delprosjektet og hovudprosjektet. Kvalitetane som

er vist i denne prosessen er viktig for rådmannen å ta med seg vidare i løpet fram mot 1.1.2020 – og etter.

Delprosjekta har stort sett levert innafor milepælane. Nokre område i rapportmalen har vist seg vanskeleg å få

levering på. Døme på dette er dimensjonering. Dimensjonering har vore vanskeleg å beskriva då organiseringa

på nivå 2 ikkje har vore klart. Der det evt. no er hol i hovudrapporten, kan dette arbeidast vidare med.

Rapporten har med eitt vedlegg der det er samanfatta ein del punkt etter innmelding frå delprosjekta.

2 Samandrag

Målet til prosjektgruppa Kultur og samfunn, har vore å samanfatta arbeidet i sluttrapportane til fem ulike

delprosjekt. Oppgåva til hovudprosjektet, etter delprosjekta si levering, har vore å sjå innspela derifrå i ein

heilskap, og ut i frå dette peika på ein organisasjonsmodell for kommunalsjefområdet Kultur og samfunn.

Hovudprosjektet har og vidare sett kommunalsjefområdet sitt i samanheng med dei andre

kommunalsjefområda. Der det har vore tvil om kvar tenesta/faget/oppgåva skal liggja, har hovudprosjektet sett

moglegheiter i samspel og nyskaping. I delprosjekta har ein i slike døme vurdert ulike løysingar med for og

imot. Dette har blitt teke omsyn til i hovudprosjektet sine vurderingar. Det har vore lagt vekt på å sikra gode

møtepunkt for innbyggjarane, og rask levering/realisering opp mot innbyggjarar, prosjektrådmann og politisk

nivå.

Det nye kommunalsjefområdet Kultur og samfunn har vore eit komplekst område å sy saman, men gruppa har

lagt vekt på å finna smarte løysingar, systematiske prosessar og digitale verktøy for å sikra samspel på tvers. Dei

fagleg sterke delprosjekta har vist både til beste praksis og ny praksis i sin tilnærming til dette. Prosjektgruppa

4

si tilråding til organisering og måtar og arbeide på, meiner difor gruppa, heng godt saman. Tilrådinga skal sikra

systematikk og heilskapleg planlegging, framtidig drift og realisering av behov meldt inn av innbyggjarar,

politisk nivå og administrasjon.

Hovudprosjektet har gjennom si samrøyste tilråding, fokus på at den nye organisasjonen arbeider for

nytenking, digitalisering og bærekraft (SMART); miljø og samfunn (GRØN); og det å byggja ein inkluderande

organisasjon (INKLUDERING), der aktivitet, folkehelse og samhandling på tvers, står sentralt. På denne måten

fremjar hovudprosjektet intensjonsavtalen sine målsettingar om nærtenesteprinsipp, digitalisering og

nyskaping, og kan sikra systematisk arbeid for å samskapa eit attraktivt samfunn i nye Øygarden kommune

(NØK).

Kultur og samfunn: Smart og grøn - aktiv og inkluderande

Tilråding av organisasjonsmodell for nivå 2 – kommunalsjefområde Kultur og samfunn:

1. Eining for Samfunnsutvikling Kart og oppmåling, Plan og folkehelse, Byggesak, Miljø- og ressursforvalting

2. Eining for Kultur og medborgarskap Kulturskule, Bibliotek og innbyggjartorg, Barn, unge og fritid, Allmenn kultur (Kunst og kulturarv, Idrett og arena, Frivilligheit og Friluftsliv).

3. Eining for Eigedom Teknisk byggdrift, reinhald, veg og transport

Samfunnstryggleik og beredskap: Kultur og samfunn tilrår at fagområdet for Samfunnstryggleik og beredskap

vert løfta opp til å liggje direkte under rådmannsnivået, og såleis ikkje føreslått organisert under kommunalsjef

Kultur og samfunn.

3 Nasjonale føringar og kommunal føringar for kommunalsjefområdet

Lovar under Kultur og samfunn Kommunelova

Offentleglova

Forvaltningslova

Lov om kommunal beredskapsplikt Lov om offentlege anskaffingar Plan- og bygningslova

Folkehelselova

Forureiningslova

Jordlova

Naturmangfaldslova

Matrikkellova

Geodatalova

Kulturlova – ny styrka lov under arbeid

Kulturminnelova

Opplæringslova – Kulturskulen

Folkebiblioteklova

5

Stortingsmeldingar for Kultur og samfunn

Meld. St. 29 (2011-2012) Stortingsmelding om beredskap Meld. St. 8 (2018–2019). Kulturens kraft — Kulturpolitikk for framtida. Meld. St.16 (2004-2005) Leve med kulturminner Meld. St. 25 (2008-2009) Framtid med fotfeste

Meld. St. 10 (2018-2019) Frivilligheita - sterk, sjølvstendig, mangfaldig

PREMISS: KULTUR. Regional kulturplan for Hordaland 2015–2025. Regional kulturplan

Andre aktuelle nasjonale føringar og vegvisarar for Kultur og samfunn: Nasjonal transportplan 2018 –2029

Bolig for velferd - Nasjonal strategi for boligsosialt arbeid (2014-2020)

Barn som lever i fattigdom - Veiviseren

På vei til egen bolig - Veiviseren

Svanemerket.

Unngå aerosoler./ Hansker.

Miljøfyrtårn kildesortering

Transport: Krav om kjørebok i bilar

Kommunale planar, føringar, reglement, rutinar og sjekklister: NØK: - Intensjonsavtalen Nye Øygarden kommune

- Arbeidsgruppe for lokaldemokrati og identitet

Fjell, Sund og Øygarden:

- Dei mest sentrale kommunale føringane finn ein i dei tre kommunane sine areal- og samfunnsplanar.

- Lokale forskrifter heimla i lov eller forskrift i alle tre kommunar - Vidare har dei tre kommunane ei lang rekkje lokale forskrifter, planar og strategidokument som er

politisk vedteken (jf. Kunnskapsgrunnlaget). Samordning av desse vil krevje politiske avklaringar. Felles for mange av dei lokale forskriftene og temaplanane er at dei legg føringar for den administrative forvaltinga.

- Dei tre kommunane har også ei lang rekkje interne reglement, rutinar og sjekklister som må samordnast. Dette er reglement og rutinar som i stor grad er utarbeida og nytta av administrasjonen, og som det er naturleg at vert drøfta og samordna administrativt i løpet av 2019.

Fjell kommune: Fjell har ikkje ein samla samfunnsdel, men ei rekke tematiske kommunedeleplanar og temaplanar. Desse tek for seg utfordringar og avklarar strategiske grep og satsingsområde innanfor sentrale tema og tenester for samfunnsutvikling. Handlingsprogrammet vert behandla og vedteke årleg saman med økonomiplanen, og viser kommunen sine prioriteringar av ressursar, planleggings- og samarbeidsoppgåver, og konkretiserer tiltaka som kommunen skal arbeida med i løpet av dei komande fire budsjettåra. Framtidig utbygging og fortetting skal i hovudsak koma i gangavstand (500 m) til prioritert kollektivtrase, og i etablerte bustadområde med nærleik til tenester og funksjonar. Samtidig legg arealplanen opp til eit attraktivt og livskraftig omland til sentrumsområda. Sund kommune: Samfunnsplan 2018-2030 er forankra i Sund kommune sin visjon «Vi finn løysingar i lag» som skal gje retning for korleis ein skal løyse dei utfordringane ein har som samfunn. I Sund kommune er det eit hovudmål å få innbyggarane til å ta medansvar for utviklinga – slik at ein tar vare på kvarandre gjennom

6

heile livsløpet og skaper eit miljø folk synest det er triveleg å bu i. Arealstrategi: Sund kommune vil satse på å vidareutvikle Skogsskiftet som kommunedelsenter og Sund/Klokkarvik, Forland og Spildepollen som lokalsentra. Hovudtyngda av bustadutbygging og tenesteutvikling vert knytt opp mot utviklinga av desse sentra. Sund kommune ynskjer også å sikre ei positiv utvikling i bygdene elles – med at det vert sett av areal til bustadbygging for å gje ein naturleg vedlikehaldsvekst. Planlegginga må sikra arealøkonomisk utvikling. Øygarden kommune: Øygarden kommunestyre vedtok «Kommuneplan 2014-2022» 18. juni 2014 (KS-sak 041/14). Planen består av arealdel og samfunnsdel som skal gje føringar på utvikling og vegval. Med eit juridisk bindande dokument for arealdisponeringa, står kommunen betre rusta til å møta utfordringane i åra som kjem. Kommuneplanen gjev også viktige føresetnader for å vidareutvikla Øygarden som eit berekraftig og levande lokalsamfunn. Kommuneplanen er det rammeverket som all anna planlegging i kommunen skal byggja på.

4 Status, trendar og utfordringar for kommunalsjefområdet

I frå utfordring til moglegheit

Dagens samfunn, både lokalt og globalt, er under omvelting og går gjennom ein transformasjon. Vi går som

samfunn frå det gamle, og inn i det nye, og at det nye kan vera alt frå beste praksis til ny praksis – om ein trår

rett. Måten vi møter det nye på kan vera utfordrande, men ei utfordring er alltid ein moglegheit. Lokalt i vår

region er samfunnet prega av å ha vore gjennom ein nedgongstid og transformasjon, men og petroleumstid og

byggjetid – samtida er alltid samansett. Økonomisk peikar pilen framover, men samstundes er vi i dag meir

påvirka av globale strøymingar enn tidlegare, og må difor ta omsyn til det i det lange løp. Vi står lokalt midt

oppi ein transformasjon og ritual kalla kommunesamanslåing – ein utfordring som er ein moglegheit.

Samfunnet i dag er prega av megatrendane globalisering, individualisering, digitalisering, klima og miljø, og vi

lever i eit paradigmeskifte kalla den 4. revolusjon. I ein transformasjon som dette ligg det moglegheiter i

utfordringane om vi grip dei no, og surfar på den digitale bølgja. Likevel er det nye trugsmål i den nye tida, som

t.d. digital kriminalitet, klimaendringar, forureining, tap av kulturminne og kultur, terrorisme – noko som t.d.

fordrar eit større fokus på både lokal, nasjonal og global beredskap. Nye trendar og utfordringar/moglegheiter

som dette, betyr at ein kommune må ha nye fokus, og/eller endra fokus på sine oppgåver og tenester.

Det er stort og aukande press på dei kommunale tenestene slik dei er bygd opp i dag. For å sikra ei berekraftig

drift av Nye Øygarden kommune, trengs det ei omlegging av korleis vi tenkjer å løysa tenestene og tilboda våre.

Det er behov for ei endringa av både drift og tankesett for å kunna serva ein befolkning som lever i både det

lokale og det globale (glokale innbyggjarar). Ein byggesaksbehandlar eller idrettskonsulent må ut for å møta

den konkrete innbyggjar på ettermiddag/kveld, og arbeider kanskje ikkje på dagtid i det heile? Det trengs ein

heilskap i dette – noko som kan sikra ein berekraftig ny kommune. FN sine berekraftige mål er ein slik paraply

som breier om seg, og kan vera til god hjelp i kommunesamanslåinga

4.1 Samanfatting og komprimering av styrkar og svakheitar innan kommunalsjefområdet

(status)

7

Styrker:

Ein styrke er at organisasjonen har mange dyktige medarbeidarar med høg kompetanse og lokalkunnskap.

Det er utstrakt bruk av delegasjon og det er peika på at det for ein stor del er myndiggjorte medarbeidarar med stort handlingsrom.

Tett samarbeid med frivillige lag og organisasjonar

Sterkt fokus på å utvikla og nytta nye digitale løysingar i tenestene

Gode til å knyta til seg forskningsmiljø, og dels tenkja innovasjon gjennom samspel.

Gode på å skapa internasjonale kontaktar og samarbeidsrelasjonar.

Svakheiter:

Det manglar til dels ein raud tråd mellom vedtekne planar, oppfølging og realisering.

Det manglar dels gode nok digitale system for rapportering og internkontroll, og dei som eksisterer omfattar ikkje alle tilsette.

Det manglar del gode nok formelle samspel mellom tenester, tilbod og fag (gråsoneproblematikk).

Det er enkelte områder som er prega av for få ressursar og små fagmiljø, og som slik sett er sårbare.

Visar elles til punkt 4.1. i vedlegg: Samanfatting særskilde styrkar og svakheiter, som viser meir detaljert innspel

som er særskilde for fag, tenester etc.

4.2 Viktige trendar innan fag-/tenesteområdet

Hjelpetekst: Trendar innan fag/tenesteområdet som må/bør ivaretakast i oppgåveløysingar og tenestetilbod i

NØK (f.eks. bærekraft, sosial bærekraft, folkehelse, klima, ny teknologi etc.)

Trendar

FNs bærekraftmål – bør gje overordna føringar til korleis den nye kommunen planlegg å utvikla seg

Smart-by/kommune – Stadig meir kompleks samfunn treng smartare løysingar på korleis vi arbeider og leverer på.

Nasjonale føringar for fortetting, by- og tettstadsutvikling.

Det grøne skiftet – skiftet frå petroleumsnæring mot grønare løysingar som er berekraftig. Større grad fokus på miljø, inkludering og folkehelse – Kommunane får eit stadig større ansvar for at alle skal vera deltakande, uavhengig av økonomi, helse og liknande.

Globalisering – den digitale bølgja legg til rette for smarte internasjonale samarbeid. FNs bærekraftmål peikar på at vi er ein del av ein større internasjonal heilskap. Medlemskap i Vestnorsk Brusselkontor

Aukande forventing frå brukarar/innbyggjarar om informasjon, rask tenesteleveranse og automatisering.

Utvikling av frivillig innsats og sosialt entrepenørskap

Delingskultur – sosial, inkluderande og smartare bruk av eigedomsportefølgjer og gjenstandar

Større krav til høg kompetanse, og større grad av spesialistar kontra generalistar.

Større risikobilete knytt til miljø, klima, terror og digitalisering, fordrar større fokus på beredskap.

Visar elles til punkt 4.2 i vedlegg: Samansfatning av særskilde trendar, som viser meir detaljert innspel som er

særskilde for fag,tenester etc.

8

4.3 Utfordringar

Hjelpetekst: kva for utfordringar (organisatoriske, ressursmessige, kompetanse, samarbeidsrutinar, IKT, etc.)

må/bør overskridast for at nye trendar skal kunna implementerast i oppgåveløysingane og tenestetilbodet i

NØK

Organisatoriske utfordringar:

Korleis oppnå ny organisasjonskultur: Tre organisasjonskulturarar skal smelta saman, og det må vera ein bevisst haldning til å byggja ny felles kultur.

Digitalisering: a) Den 4. revolusjon er over oss, og vi risikerer at den digitale bølgja skyller oss i land. Korleis leggja

til rette for ein dynamisk og endringsvillig organisasjon som surfer bølgja i staden? b) Mangel på digitalt leiarskap og fokus. Det vert viktig å ha fokus på gode nok digitale løysingar,

som sikrar godt samspel internt og eksternt. Den digitale satsinga må ikkje hindra god relasjonsbygging, men heller sikra at det vert meir av den. Berekraftig digitalt leiarskap = Relasjonelt leiarskap + gode ikt-verktøy.

Innbyggjarfokus og lokaldemokrati: Tilgjengelege møteplassar og varierte aktivitetar og tilbod må

vernast og utviklast i samhandling med innbyggjarane/medborgarane. Stort press på frivillige – ei mogleg frivilligboble på veg? Korleis leggja til rette for styrking av frivillige

lag og organisasjonar, og større grad av samskaping?

Ressursmessige utfordringar:

Det er på einskilde fagområder utfordringar med å nå lovpålagde frister og liknande, og dette må løysast gjennom større grad av digitalisering/automatisering av verktøya som vert nytta.

Dette vil frigjera sakshandsamarane i større grad, og styra ressursane inn der det er størst behov. Dette krev meir generell og spesiell digital kompetanse på sakshandsamarar innafor alle fagfelt.

Kompetanse - utfordringar:

Meir kompetanse på ikt i kvart einskild tenesteområde.

Samspel og relasjonsleiing. Det trengs ressursar med kompetanse som kan leia på tvers (Gråsoneproblematikk).

Behov for spesialistkompetanse.

Samarbeidsrutinar - utfordringar:

Gråsoneproblematikken - Det er eit krav om mindre silotenking, og større grad av dynamikk og oppgåveløysing på tvers av organisasjonen.

Organisasjonskultur må gjennomsyrast av relasjonsbygging.

IKT – utfordringar:

Forventningar til kommunane om å gje rettleiing i grunnleggjande digital kompetanse for innbyggjarar som treng hjelp for å nytte digitale tenester - krev ressursar og kompetanse

Tempo på digitalisering - utviklinga går fort, og står ikkje stille. Vi må sikra at kompetanse, informasjon, programvare og utstyr ikkje går ut på dato

Integrasjon – samspel mellom løysingar, innbyggjarar og brukarar.

9

Visar elles til punkt 4.3. i vedlegg: Samansfatning av særskilde utfordringar, som viser meir detaljert innspel

som er særskilde for fag,tenester etc.

5 Satsingsområde, mål og strategiar for kommunalsjefområdet

5.1 Intensjonsavtalen/sak om administrativ organisering nivå 1

Nivå 1 byggjer på følgjande prinsipp:

Sikra behovet til brukarane

Direkte delegering av ansvar og mynde frå fullmaktsnivå 1 (rådmannsnivå) til fullmaktsnivå 2 (tenestestad/ eining)

Forholdet mellom nivåspenn og kontrollspenn må vurderast når det gjelder leiardialog og leiaroppfølging frå rådmannsnivået (samhandling mellom fullmaktsnivå 1 og 2). Dette blir ivareteke i vidare arbeid med organisasjonsmodellen knytt til fullmaktsnivå 2.

Tenestestadene/ einingane på nivå 2 må ha sterke fagmiljø med redusert sårbarheit, som byggjer på prinsippet om myndiggjorte medarbeidarar og at avgjerd vert teke nærast mogleg brukar

Stab og støttefunksjonar vert samla i større fagmiljø og skal gje råd og støtte til både fullmaktsnivå 1 og 2.

Styrkje tverrfagleg samarbeid og mellomromskompetanse for å sikra samhandling på tvers i organisasjonen, og slik unngå «gråsoner».

5.2 Mål for korleis gjennomføre og tilby oppgåver/tenester i NØK

Frivillig arbeid er ein grunnpilar i kommunen, og både lag, foreiningar og privatpersonar skal

stimulerast til å bidra lokalt.

Biblioteka skal vera gode lokale møteplassar lagt til kommunedelsentra.

Kommunane sine gjeldande kommuneplanar med arealdel skal vidareførast til nye planar for den nye

kommunen er vedtekne. Me vil satsa målretta på infrastruktur og heilskapleg arealpolitikk for heile

den nye kommunen

Gjennom strategisk samfunns- og næringsutvikling vil me styrkja eksisterande, skapa og leggja til rette

for nye arbeidsplasser. Kommunen skal vera nyskapande og utvikla nye næringsareal med vekt på

framtidsretta næringsliv.

10

5.3 Viktige satsingsområder

Hjelpetekst: kor kan vi verta betre på gjennomføring og måten å tilby tenestene på (ut til innbyggjarane og inn i

organisasjonen)

Samarbeid på tvers, frivillig, innbyggjarfokus, gode digitale samspelsløysingar, planar og gjennomføring med

tydeleg raud tråd, gode fasilitetar for innbyggjarane våre, nye samskapingsarenaer, mobile ressursar,

praktisering av delingsøkonomi,

Kultur og samfunn: Smart og grøn - aktiv og inkluderande

Smart: Digitalisering og automatisering av det som er mogleg, vil frigjera eksisterande ressursar i

administrasjonane, som heller kan bruka sin kompetanse og tid på relasjonsbygging opp mot brukarane våre.

Gjennom bruk av systematiske digitale verktøy vil og gjennomføringsevna auka, samspelet mellom fag og

tenester på tvers vil blir betre, og vi som organisasjon vert meir effektiv. Kopla på forskingsmiljø som ligg tett

på. Slik vert det og skapt rom for nytenking, og ikkje minst samskaping med innbyggjarane, lag og

organisasjonar og næringsliv.

Grøn: Det grøne skiftet endrar våre haldningar i samfunnet til tradisjonelle næringsvegar. Det er tale om ein

grøn transformasjon, og igjen er det kommunen si oppgåve å peika ei retning og satsa på den grøne

moglegheita. «Sotrakvalen» sette region vår på kartet, og gjennom eit grønt strategisk ad-hoc-samspel mellom

kommune, frivillige, forskingsmiljø, organisasjonar og næringsliv kom det eine nyskapande tiltaket etter det

andre. NØK skal vera eit grønt fyrtårn i vest, og sikra den reinaste kystlinja i Noreg.

Aktiv: Gjennom å samla planleggjarar, arenabyggjarar og kultur og fritidstilretteleggjarar, vert folkehelsa sett i

førarsetet. I Kultur og samfunn vert desse fagkunnskapane no sett saman, og skal samarbeida på tvers i større

grad. Det blir lagt til rette for nye møteplassar mellom kommune og samfunn, og det er i ferd med å etablerast

formelle uavhengige råd som vil sikra at innbyggjarar og frivillige sine behov kjem i fokus. Gjennom samskaping

skapar ein eit «oss» og eit «vi», og eit felles mål for alle er å skapa eit aktivt og attraktivt samfunn. Vi skal vera

eit fyrtårn i vest når det gjeld tilrettelegging for aktivitet.

Inkluderande: Relasjonsleiing vert eit viktig grep på leiarnivå, og ein av filosofiane bak er at samansetting av

det som er ulikt, er nyskapande og inkluderande. Ved å byggja opp ein administrasjon som tek innbyggjarane

på alvor, og inviterer inn til sosial dugnad og samskaping, gjennomsyrer vi ein organisasjon som er

inkluderande. Inkludering er ein trend, og ein reaksjon på ein stadig meir kompleks og til tider tøff verden. MOT

utviklar robust ungdom som inkluderer alle, og MOT står sentralt i satsinga til NØK. Det vert difor NØK si

oppgåve å verta eit fyrtårn i inkludering.

11

5.4 Strategiar og tiltak

Hjelpetekst: strategiar og tiltak for å nå mål for gjennomføring av oppgåver og tenestetilbod (ut til

innbyggjarane og inn i organisasjonen)

Overordna strategiar og døme på tiltak:

- Skape organisasjonskultur som har innbyggjaren i fokus, tenkjer nyskaping i møte med utfordringar, samhandlar/samskapar på tvers, har godt digitalt leiarskap, har høg grad av delegasjon, har ansvarleggjorte medarbeidarar, arbeider systematisk med «raud tråd»

- Innføring av innbyggjartorg - Innbyggjarfokus - Vidareutvikling av Aktiv kommune – nyskapande digital løysing som frigjer ressursar - Kompetanseheving på relasjonelt leiarskap og transformasjon

Viser elles til eige vedlegg: Samanfatting av strategiar og tiltak, som viser meir detaljert innspel frå

delprosjekta

6 Organisering av kommunalsjefområdet

6.1 Organisasjonskart/figur av kommunalsjefområdet

Organisasjonskart nivå 2 med delegert fag, personal og økonomi ansvar.

7

Kultur og samfunn

Samfunnsutvikling

Leiartettleik: 11

tall årsverk:57

Kultur og medborgarskap Leiartettleik 8

Antall årsverk: 42

Eigedom Leiartettleik: 16

Antall årsverk: 177

12

13

6.2 Fordelar og ulemper med organisering

Samrøystes om eitt forslag til organisering:

Hovudprosjektgruppa var samrøystes i tilråing til organisering for trinn 2, og det var difor ikkje naudsynt å

køyra ein SWOT-analyse i dette tilhøvet. Det ligg difor føre berre eitt forslag til organisering.

Hovudprosjektet har teke omsyn til at det har vore politiske vedtak knytt til oppretting av kommunalt føretak

(KF) både for Boligkontor/Utleigebustader (?) og Øygarden brann og redning, samt oppretting av ØyVAR AS og

Øygarden næringsselskap AS. I høve eit evt. KF for Eigedomsforvalting, er det i vedlegget eit notat som ser på

fordelar og ulempar med oppretting av eit KF eller ikkje.

Hovudprosjektet var og samrøystes i å tilrå leggja Samfunnsplan og beredskap i stab direkte under rådmannen.

Døme på tema, område, fag eller tenester: Tilråing:

Samfunnstryggleik og beredskap Samfunnstryggleik og beredskap er føreslege organisert under rådmannen som stabsfunksjon. Fordelar ulempar: Det er avgjerande at nye Øygarden kommune vert robust nok til å motverke og handtere det samla risikobiletet som me møter i framtida.

Utleigebustader (KF) Det er vedteke å oppretta eige kommunalt føretak for utleigebustader. Bustadkontoret skal framleis ha tildelingsrett for bustader og andre oppgåver som t.d handaming av startlån og bustøtte. Dette bustadkontoret meiner prosjektgruppa høyrer meir naturleg heime under eit anna kommunalsjefområde.

Frivilligheit Det er eit auka fokus på frivillig innsats i samfunnet, og det er ein trend at fleire offentlege instansar søkjer mot å involvera frivillige meir i dei frie kommunale oppgåvene som eit supplement. Hausten 2018 kom stortingets nye Frivilligmelding (Meld. St. 10 (2018 – 2019). Frivilligomgrepet er definert på fleire måtar, og tradisjonelt sett har ein i kommunane lagt opp til at kulturadministrasjonane skal leggja til rette for frivillige, mens helse og omsorg i stor grad har behov for frivillige som eit supplement. Stadig større behov for frivillige, kan bli ei utfordring. I eit samfunn med fokus på medborgarskap og demokratisering må ein difor leggja opp til å auka engasjementet, utan å leggja for mange oppgåver på frivillige. Det krev kompetanse og strategisk arbeid for å sikra at ein får balanse på kva ein som kommune ber dei frivillige om, og korleis ein må leggja til rette for å styrka dei. Gjennom arbeidet i Arbeidsgruppe for lokaldemokrati og identitet er det lagt til rette for

14

at kommunen fasilterer forum for idrett, kultur, friluftsliv og frivillige. Nettverkstanken stimulerer og til opprettinga av sjølvstendige råd, (Idrettsråd, Friluftsråd og Kulturråd), som skal kunna fungera etter same mal som idrettsråda har gjort til no. Dette vert faglege nettverk der kommune, frivillige og innbyggjarar samskapar.

Born og unge – MOT og fritid Fokus på barn og unge har tradisjonelt vore høg innafor kultur- og idrettsfeltet. I dei siste åra har same felt fått stadig større fokus på integrering, inkludering og fattigdomsproblematikken. Stadig fleire barn og unge med omfattande behov for omsorg, peikar på kor viktig det har vore med fritidsaktivtetar som har vore lett tilgjengeleg. Det kan handla om barn og unge i fattigdom, som har integreringsutfordringar, fysisk/psykisk utfordringar og utfordringar med rus, sosiale tilhøve, overgrep, og tilhøve heime. Lett tilgjengelege fritidsaktivitetar og møtestadar fungerer slik både førebyggande, men og oppbyggande. Born og unge må og reknast som ein stor ressurs, og dette har kommunane i vest arbeida mykje med gjennom sine medlemskap i MOT. MOT lærer unge å sjå sine eigne kvalitetar, og samstundes lære andre unge igjen å sjå det same. MOT er coaching og relasjonell samskaping av dei unge. Slik sett er utdanninga innafor MOT eit viktig steg i å læra opp unge i relasjonell leiing. Det bør vera ein ambisjon hos kommunen å føra vidare dette arbeidet, både i skuleundervisninga, og i MOT-krydderet på dei ulike møteplassane for ungdom. Arbeid med barn og unge, kulturskulen, MOT krydder, ungdomsklubbane, samarbeidet med SFO og frivillige lag og organisasjonar må utviklast - transport er ei utfordring for mange familiar i vår region. Barnas kulturhus skal være eit kompetansesenter på kunstformidling og ein visningsstad for kunst- og kulturproduksjonar for barn og unge (dette krev eigna lokale). Det kan vere tilbud til barnehagar og skular i vekedagar og barnefamiliar ettermiddag og helg. Oppvekst og skule tek det overordna ansvaret for skuleundervisninga i MOT.

Internasjonalisering – internasjonalt kontor

NØK ønskjer medlemskap i Vestnorsk Brusselkontor. Dei tre eksisterande kommunane har fleire venskapskommunar og internasjonale nettverk som vert pleia godt. Det er stadig større fokus på å skapa samarbeidsrelasjonar internasjonalt, og å søkja EU-

15

/Eøs-midlar. NØK bør tenkja lokale utfordringar – globale løysingar, og strategisk byggja opp eit internasjonale nettverk med nettverkssamslingar. Krysskopling av lokale og globale ressursar vil resultera i nyskaping og sterkare lokale løysingar. For å sikra at internasjonalisering og nettverksbygging vert nytta strategisk på alle kommunalnivå, bør eit type internasjonalt kontor liggja anten hos kommunalsjefområdet Kultur og samfunn eller Organisasjon og digitalisering

Stab kommunalsjef:

«Samordningsminister» - Samordning- og koordineringsressurs (fram til dette er ein del av organisasjonskulturen) som skal sikra heilskap, koordinering og relasjonsbygging. Denne ressursen har oversikt over alle «gråsoneløysingane» og prosessane, ser ting i strategisk samanheng.

- Prosjektkontor: Ansvar for koordinering og gjennomføring av større investeringsprosjekt

Stab rådmann:

- Stabsfunksjonen bør vera fagleg sterk under rådmannen: Juridisk kompetanse, Stab bør ha fagleg ansvar for ressursar under kommunalsjefane som ligg under same fag.

6.3 Beste praksis eller ny praksis

Beste praksis – nærtenesteprinsipp og innovasjon:

Myndiggjorte medarbeidarar – utstrakt bruk av delegasjon – kort veg frå innspel til realisering.

Nyutforming av innhald i servicetorget digitale løysingar. Meir digitale møteplassar både i organisajonen og ut mot brukarane

Digitalisering og sjølvforklarande digitale verktøy som intuitivt kan takast i bruk av alle

FoU: Arbeid opp mot forskingsmiljø. Sikrar innovasjon og kvalitet i tenestene. Sikrar tenester som er relevante og ønskja av innbyggjarane. Gjennom god og forskingsbasert kunnskap vil kommunen bli i stand til å gjera dei riktige prioriteringane og velja tiltak som har best mogleg effekt.

Aktiv i Vest: Sikrar medverknad og samspel med innbyggjarane våre

Forum for Kultur, idrett og friluftsliv

Biblioteka: Bibliotek og arena offentleg samtale og kunnskaps- og kompetanseformidlar.

Ny praksis - nærtenesteprinsipp og innovasjon:

Innbyggjartorg i biblioteka på Straume, Skogsvåg og Rong. Sikrar medverknad og samspel med innbyggjarane våre.

«Samordningsminister» i stab

Relasjonsleiing, transformasjonskompetanse og design-thinking

Kulturskule: Drar kompetansen til kulturskulen inn i kulturfeltet i større grad enn i dag. Sikrar samarbeidsrelasjon med Oppvekst/skule

FRIhuset på Ågotnes – tilrettelagt bygg for samskaping mellom administrasjon, frivillige og innbyggjarar.

16

6.4 Forslag til organisering

Organiseringa, slik hovudprosjektet ser det, vil nå målsettingane i mandatet til Kultur og samfunn:

Det er lagt vekt på:

Strategi, koordinering og systematikk Samspel på tvers av kommunalsjefområda og internt

Relasjonsleiing og relasjonskompetanse Samordningsressurs i stab

Myndiggjorte medarbeidarar Kort veg frå innbyggjarkontakt til løysing

«Raud tråd» Heilskapelege og systematisk «raud tråd»

Robuste fagmiljø Samspel mellom samfunnsutvikling, kultur og medborgarskap og eigedom

Smarte digitale løysingar Aktiv i vest, automatiseringsløysingar,

Avsett rom for nyskaping

Innbyggjarfokus Innbyggjartorg, ulike frivilligforum og råd, FRIhuset, og andre nye samskapingsarenaer.

Gråsone-løysingar Kulturskulen som samskapingsarena mellom Oppvekst og Kultur og samfunn.

6.4 Korleis sikre god samhandling på tvers av tenesteområda

Intuitive, smarte digitale og automatiserte løysingar som bind innbyggjar, administrasjon og leiing

saman

Fokus og kompetanse på samskapingsprosessar

Kompetent relasjonsleiing med mål om knoppskyting internt og ut mot næringsliv og lag og

organisasjonar

Lokalisera og kartleggja knutepunkt mellom faglege områder og mellom kommunalsjefområda

Etablera nye samskapingsarenaer

6.5 Politiske eller prinsipielle spørsmål til avklaring i fellesnemnda, til dømes nye einingar eller

oppgåver

Det må avklarast nærare korleis det skal arbeidast med næring og næringsutvikling i organisasjonen jf

vedtak om oppretting av eige næringsutviklingsselskap. Tema næring og samfunnutvikling bør stå i eit

særskilt godt samspel saman med eit eventuelt næringsutviklingsselskap. Næringsutvikling og

arealdisponering skal, ifølgje Intensjonsavtalen, leggjast til grunn for samfunnsutviklinga.

Eining: Ulempar: Fordelar:

Kommunalsjef - Sikrar samordning og koordinering på tvers

- Heilskapeleg strategi for førstelinjetenester opp mot samfunnsutvikling, kultur og eigedomsforvalting

Stab - Sikrar samordning og koordinering på tvers

- Samlar kompetansar som skal arbeide på tvers,

17

samt opp og ned i organisasjonen

Kultur - Sterkare og meir robustfagmiljø

- Større innbyggjarfokus - Nye digitale og fysiske

møtearenaer opp mot innbyggjarar

- Sikrar gode knutepunkt for samskaping med Oppvekst og Helse og Omsorg (Kulturskule og Helse og omsorg)

Samfunnsutvikling - Sterkare og meir robustfagmiljø

Eigedom - Sterkare og meir robustfagmiljø

- Sikre målretta arbeid mot måla i punkt 9 i intensjonsavtalen «infrastruktur og trafikktryggleik»

6.6 Tenester og oppgåver som er utgreidd av dette hovudprosjekt, men foreslått lagt til anna

kommunalsjefområde

Samfunnstryggleik og beredskap organisert direkte under rådmannen

I intensjonsavtalen er m.a. følgjande prinsipp lagt til grunn:

"Beredskap og tryggleik er viktig for innbyggarane i kommunen. Beredskap skal prioriterast gjennom oppdatert

planverk og jamlege øvingar."

I sak 41/18 til fellesnemnda omtalar prosjektrådmannen plassering av beredskap slik:

"Nøkkelfunksjonar som til dømes kommuneadvokat, beredskapsleiar, kommuneoverlege, informasjon mv. må

vurderast nærare. Eit aktuelt alternativ kan vera at slike funksjonar bør leggjast direkte under rådmannen"

Det er avgjerande at nye Øygarden kommune vert robust nok til å motverke og handtere det samla risikobiletet

som me møter i framtida.

Delprosjektet Samfunnstryggleik og beredskap tilrår å opprette avdeling for samfunnstryggleik og beredskap

med 3 tilsette. Fysisk plassering på rådhuset. Organisatorisk plassering under rådmannen.

18

Kvifor plassering under rådmannen:

Beredskapsleiar må delta regelmessig på ulike møteplassar som til dømes utvida leiargruppe, rådmannsgruppa og redaksjonsgruppa for heimesida.

Etablera møteplassar for beredskap i den kommunal administrasjon og på politisk utvalsnivå.

Rådmannen er ansvarleg for alt beredskapsarbeid i organisasjonen.

Avdeling for samfunnstryggleik og beredskap støtter, koordinerer eller utfører det overordna arbeidet på vegne av rådmannen.

Tilråing: Hovudprosjektet Kultur og samfunn er tydeleg samla i at organisatorisk plassering må vere i stab,

direkte under rådmannen. Denne organiseringa vil være i tråd med dei nasjonale beredskapsprinsippa, og er

vanleg i andre organisasjonar med beredskapsoppgåver. Det synleggjer samstundes at beredskapsarbeid er eit

leiaransvar, som ikkje skal eigast av ei beredskapsavdelinga. Derfor er det ikkje ønskeleg å legge avdelinga

under ein kommunalsjef.

6.7 Tenester og oppgåver utgreidd av anna hovudprosjekt som vi foreslår vert organisert i vårt

kommunalsjefområde

Kulturskule:

Kulturskule som teneste, låg i mandatet til Oppvekst å utgreia. Kulturskule som delprosjekt vart, i dialog med

hovudprosjektet for Oppvekst, lagt som arbeidstema under delprosjektet Kultur hos hovudprosjektet Kultur og

samfunn. Utgreiinga i delprosjektet vart og sendt over til oppvekst då det var klart.

Det var to sterke og ulike meiningar i utgreiinga om plassering som det bør takast omsyn til. Difor ligg det

forslag til to ulike løysingar for kvar kulturskulen kan plasserast i organisasjonskartet.

Styrkar/Ulemper ved organisert under Kultur og samfunn:

Styrkar

Meir synleg på kulturfronten utad mot innbyggjarane

Kan plasserast rett under kommunalsjef for kultur og samfunn

Tettare samarbeid med resten av kulturadministrasjonen

Lettare å sjå utover si eiga verksemd og bidra til ei heilskapleg kulturutvikling i kommunen i samarbeid med det lokale og regionale kulturlivet

Lettare tilgang til relevant informasjon på kulturfeltet for barn og unge både nasjonalt og internasjonalt

Styrker eigenarten til kulturskulen som kulturinstitusjon

Lettare å behandle kommunen sitt kulturtilbod til barn og unge i eit heilskapleg perspektiv

Enklare å legge til rette for fleksible ordningar for auka samarbeid med frivillig sektor

Kompetansen til kulturskulen kan byggast ut innan kulturfeltet og spele på lag med DKS, DKSS, MOT, Ungdomsklubbane i tett samspel innan kulturfeltet

Kunne jobbe raskare og meir kreativt med utvikling av tilbod

Enklare å legge til rette for fleksible ordningar for auka samarbeid med frivillig sektor

19

Svakheiter Kan gå glipp av eventuell relevant informasjon, nettverk og kompetanseheving i regi av oppvekst

Vanskelegare tilgang til pedagogiske kurs og nettverk innanfor oppvekst – kompetanseutvikling for leiing og lærarar

Ikkje automatisk deltaking på rektormøte / kollegastøtte og erfaringsdeling på rektornivå

Avhengig av ein sterk samhandlingsmodell med skule/ oppvekst for å ikkje bli ståande utanfor samarbeid med skule og tilgang til pedagogisk kompetanseutvikling for administrasjon

Ikkje automatisk tilgang til felles digital verktøyskasse, oppfølging på kvalitetssikrings- og utviklingsverktøy (som Insight i Fjell kommune)

Styrkar/Ulemper ved organisert under Oppvekst:

Styrkar Oppvekstsjefen har ansvar for pedagogisk leiing i heile NØK

Positivt med plassering rett under kommunalsjef for oppvekst på linje med andre rektorar

Lettare å samarbeide med grunnskule, barnehage, vaksenopplæring som ein del av det samla opplæringstilbodet

Tilgang til pedagogiske kurs og nettverk innanfor oppvekst – kompetanseutvikling for leiing og lærarar

Deltaking på rektormøte – sidestilling med rektor på grunnskule, erfaringsdeling

Felles digital verktøyskasse, oppfølging på kvalitetssikrings- og utviklingsverktøy (som Insight i Fjell kommune)

Moglegheit for tettare samarbeid og samspel mellom lærar skule og lærar kulturskule

Kulturskulen kan levere spesialundervisning (musikkterapi) tilbod til elever som trenger noko ekstra, skjer gjennom dialog med rektor/leiar i skule/barnehage

Kulturskulen sine tilbod kan sidestilles med valfag i skulen og skal vere retta mot lyst, glød og frivillegheit

Svakheiter

Kulturskulen kan bli liten og usynleg på det store skulefeltet

Opplæring i kulturskulen er kvalitativt forskjellig frå opplæring i grunnskulen, og kulturskulen kan stå i fare for å miste sin eigenart og kjerneverdiar dersom han blir behandla på same måte som grunnskulen. Kan få meir mål- og resultatstyring frå grunnskulesystemet - ikkje nødvendigvis eit ønskje frå foreldre/elever

Meir utfordrande å få til fellesprosjekt/tilbod med kultureininga

Vanskelegare å samarbeide med frivilligheit, og å sjå kommunane sitt kulturtilbod til barn og unge i eit heilskapeleg perspektiv

Kan gje utfordringar med å få til fleksible ordningar som betrar samarbeidet med frivillig sektor

Kulturskulen sine tilbod kan sidestilles med valfag i skulen, men skal vere retta mot lyst, glød og frivillegheit – skulen er obligatorisk

Avhengig av ein sterk samhandlingsmodell med kultur for å ikkje bli ståande utanfor barne- og ungdomsarbeidet innanfor kultur

Tilråing til organisering og samhandlingsmodell:

Hovudprosjektet tilrår, ut i frå dette, at Kulturskulen vert organisert under kommunalsjefområdet Kultur og

samfunn. Det vart vekta høgt at det er behov for den høge kompetansen ein finn i dagens kulturskule inn i

andre kulturtenester for born og unge, samt at ein ved ei slik samordning set fokus på ein heilskapeleg satsing

20

opp mot born og unge. Det er likevel viktig at Kulturskulen i ei slik organsiering for halde på sin eigenart, og at

alle møtepunkt dei har behov for opp mot oppvekst og vert teke vare på inn i den nye samhandlingsmodellen.

På denne måten styrkar ein det heilskapelege tilbode opp mot born og unge, samt får eit spanande møtepunkt

for samarbeid mellom Oppvekst og Kultur og samfunn. Slik sett er Kulturskulen eit viktig knutepunkt mellom

Oppvekst og Kultur og samfunn, og kan gjennom eit godt samspel vera bindeleddet som løyser

grøsoneproblematikken. Uansett korleis ein til slutt vel å organisere dette, så krev ein heilskap i satsinga opp

mot born og unge ei god samhandlingsmodell mellom Oppvekst og Kultur og samfunn.

Innbyggjartorg:

Det har frå politisk hald vore peka på at ein i det administrative prosjektet skal sjå etter løysingar på

innbyggjartorg – ein veg inn – etter modell frå danske kommunar. Det har blitt peika på at innbyggjartorga skal

samlokaliserast med biblioteka, som og er plassert i kvart av dei tre gamle kommunesentra. Utgreiing av modell

for innbyggjartorg vart sett til hovudprosjektet Organisasjon og digitalisering, men med rapportering og til

hovudprosjektet Kultur og samfunn. Både delprosjektet Innbyggjartorg og hovudprosjektet Kultur og samfunn

har kome med same tilråing.

Organisering av tenestene: Biblioteka og publikumsretta tenester vert samlokalisert i eit innbyggjartorg, organisert direkte under kommunalsjef for kultur og samfunn. Tenestene skal kunne tilbys i alle tre kommunesenterane, men kan ha geografiske forskjellar. Innbyggjartorget skal tilby tilrettelagt informasjon og tenester frå heile den kommunale verksemda og gje rettleiing i bruk av nye digitale sjølvbetjeningsløysinar og gje generell informasjon til innbyggere . Innbyggartorget skal vere førstelineteneste for dei fleste kommunale tilbod. Det vil vere eit stort behov for nye og oppdaterte digitale verktøy og sjølvbetjente løysingar. Desse må vere

utvikla med tanke på effektiv oppgåveløysing og med innbyggjarane sine behov i fokus.

Den nye kommunen må utvikla dialogen med innbyggjarane og det må utarbeidast nye metodar og system for

slik arbeid. Innbyggjartorga vil vere godt eigna som arena for samskaping .

Styrkar:

- biblioteka er godt organiserte, utstyrte og har høg fagleg kompetanse. Dei bibliotektilsette er

fleksible og løysingsorienterte. Alle tre biblioteka er i dag sentralt plasserte i tilknyting til eit større handlesenter i noverande kommunesentra. Biblioteket i Sund praktiserer allereie meiropent bibliotek ved at brukarar får, gjennom tilgangsstyring, tilgang til biblioteket ut over bemanna opningstid. Biblioteket i Øygarden har tilrettelagt for tilsvarande og vil innføra det så snart som praktisk mogeleg i 2019. Biblioteket i Fjell har også tilrettelagt, men har førebels ikkje tidfesta når dette ekstra tilbodet kan innførast.

Biblioteket har allereie status som uformell og frivillig møteplass for innbyggjarane. Dei er del av eit nasjonalt nettverk med stor samarbeidsflate. Biblioteka er uavhengige institusjonar regulert i biblioteklova.

- Noverande servicetorg i kvar kommune har ein sentral og samlande funksjon der publikumsretta

fellestenester som kundemottak, sentralbord og informasjon vert utført. I tillegg er interne fellestenester som dokumentbehandling, arkivteneste, politisk sekretariat, informasjon og andre servicetenester til interne kundar organisert i denne eininga. Det meste av merkantil kompetanse er samla på ein plass, noko som gir stor fleksibilitet, motverkar sårbarheit og hindrar at oppgåver ikkje vart utførte.

- Servicetorga i dei tre kommunane fungerer i dag som «nav og smørjinga» i organisasjonane.

Innbyggjarar frå alle samfunnslag besøkjer servicetorga i dag, men det kan verka som om det er flest

21

frå øvre aldersklassar utan at vi har gjort konkrete undersøkingar på det. Mange av dei som møter opp treng hjelp og rettleiing for å finne fram i det kommunale system. Dei treng gjerne hjelp til å finne fram på nettsida, til å fylle ut elektroniske- og papirskjema, få informasjon i samband med byggesøknader og andre spørsmål innan plan- og byggesaker og planprosessar. Innbyggjarane treng og hjelp i samband med barnehagesøknad, bustøtte, startlån, omsorgsplass, heimetenester, kommunale tilskotsordningar, skjenkeløyve og ei rekkje andre kommunale tilbod og tenester.

- Servicetorga fungerer vidare som informasjonssentral internt i organisasjonen, og som ei kommunal arena der innbyggjarar kan klage på kommunale tenester og få ut frustrasjon over saksbehandlarar og andre.

Svakheiter:

Biblioteket: små faglege miljø og mange fragmenterte oppgåver på få personar. Sårbart med omsyn til sjukdom og fråvær og lite ressursar til utvikling. Dei små biblioteka vert for lite synlege utad og har avgrensa høve til profilering, kommunikasjon og marknadsføring.

Servicetorga: i dei små kommunane er det svært mange oppgåver som skal løysast av få personar og det er lite rom for fagleg utvikling og fordjupning.

Tilråing til organisering og samhandlingsmodell:

Hovudprosjektet Kultur og samfunn ønskjer å tilrå at Innbyggjartorget vert organisert under bibliotekssjefen ,

og soleis er ein del av eit miljø. Det er i delprosjektet ønska at bibliotek og innbyggjartorg skal liggja rett under

kommunalsjef for Kultur og samfunn. Hovudprosjektet her meiner at bibliotek og innbyggjartorg bør liggja

under eininga Kultur for å sikra heilskap i satsinga opp mot born og unge m.m. Det må greiast ut meir kva og

korleis eit innbyggjartorg skal fungera og bli koordinert, og om det skal t.d. heildigitaliserast eller ikkje.

6.8 Problemstillingar/spørsmål/avklaringar i høve andre kommunalsjefområder

Må avklare kva oppgåver som kan leggjast til kommuneadvokaten. KS meiner rolla til kommuneadvokaten kan styrkast med ulike oppgåver som t.d klagesaker av prinsippiell karakter, ekspropriasjon osv. kravspesifikasjonane må framleis liggja opp mot fag.

Innkjøpskontor under økonomi: Vi føreset at juridisk kompetanse på innkjøp, etter Lov om offentleg anskaffing vert teke i vare av Økonomi.

22

7 Oppgåver, funksjonsomtale og dimensjonering

7.1 Kva for tenester og funksjonar er omfatta av kommunalsjefområdet og kva skal løysast/utførast?

Eining/avdeling namn

Teneste/oppgåveområde/funksjonar Behov årsverk i hovud-struktur nivå 2, t.d. administrative/ leiings-ressursar/funksjonar

Funksjonar (til dømes lovpålagte)

Kommunalsjef Kommunalsjef - Kultur og samfunn 1 årsverk

Eigedom

Einingleiar for Eigedom Leiar for reinhald Leiar for samferdsle og transport Leiar for grøn avd. Leiar for teknisk byggdrift

5 årsverk

Samfunns-utvikling

Einingsleiar for samfunnsutvikling Leiar for kart og oppmåling Leiar for plan og folkehelse Leiar for byggesak Leiar for miljø- og ressursforvalting

5 årsverk

Kultur

Einingsleiar kultur Leiar for bibliotek og innbyggjartorg Leiar for kulturskule Leiar for born, unge og fritid Leiar for allmenn kultur

5 årsverk

7.2 Forslag til dimensjonering/stillingsressursar i oppgåveløysinga og tenestetilbodet

Organisasjonskart nivå 2 med delegert fag, personal og økonomi ansvar. Ut til innbyggjarane og inn i organisasjonen.

Eining/avdeling namn Teneste/oppgåveområde

Behov årsverk i hovud- struktur nivå 2, + samla innmelde ressursar

Funksjonar (til dømes lovpålagte)

Eigedom

Einingsleiar/leiarar Reinhald Teknisk drift Byggprosjekt (Bustadkontoret) Fagstab Transport og samferdsle Grøn avd

Samla årsverk: 177 Innmelde behov:

Samfunnsutvikling Einingsleiar/leiarar Jus PBL Oreigning Oppmåling klagesaker Plansaker Kartforvaltning Samfunnplan Reguleringsplaner

Samla årsverk: 57 Innmelde behov:

23

Folkehelse

Kultur og medborgarskap:

Einingsleiar/leiarar Kulturskule Bibliotek og innbyggjartorg Born, unge og fritid Kunst og kulturarv Idrett og arena Frivilligheit og friluftsliv

Samla årsverk: 42 Innmelde behov:

Innmeldte ressursar: Situasjonen tilseier at vi har dei tilsette vi har, og at det ikkje vert nytilsettingar. Det må vera høg grad av endrings i kompetanse og arbeidsoppgåver hos dei ressursane vi no rår over (omdisponering). Leiarnivået må difor ha god kompetanse i transformasjonsleiing. Særskilde satsingsområder krev kanskje nytilsettingar for å sikra denne kompetansen raskt. Døme på områder: Digitalisering, GIS, m.f.

7.3 Kompetansebehov

For å ivareta forslag til ny organisering, innovativ gjennomføring og ny måte å tilby tenestene på (ut til innbyggjarane og inn i organisasjonen).

Betre digitale tenester til brukarane krev auka kompetanse på geodata og IKT. Det bør vere eit fagmiljø som og deler og gjev opplæring av kompetanse på tvers i organisasjonen. Samordning og fagutvikling av handsaming av statistikk og analysar har eit stort potensiale også inn i organisasjonen.

Generelt auka kompetansebehov innan fagområda som sorterer til kommunalsjefområdet.

Arkitektfagleg kompetanse mot bygg og landskap.

Arbeid med felles språk og kultur i organisasjonen vil vere med å sikre forståing for nye måtar å løyse tenestene på.

7.4 Opplæringsbehov

- for å ivareta ny organisering, innovativ gjennomføring og nye måtar å tilby tenestene på (ut til innbyggjarane og inn i organisasjonen)

NØK må ha ei felles forståing for korleis ein skal handtere behov for opplæring både internt og eksternt. Det er særs viktig at det vert skapt gode rutinar og at det føreligg ein heilskapleg plan for opplæring og vidareutdanning av eksisterande og nye tilsette. Dette gjeld og nye roller i ny kommune. Skal NØK vere innovativ i gjennomføringa av organiseringa, noko som òg betyr at eksisterande tilsette må tenkje nytt er det viktig at det vert laga ein felles grunnmur som alle tilsette kjenner til og som dei har eit eigarskap til.

Det må utarbeidast ei samla kompetanseoversikt/kompetanseplan for å kartlegge opplæringsbehovet.

Innan nye elektroniske og digitale system vil det klart vera eit kontinuerleg opplæringsbehov.

I tida framover og etter samanslåing vil det vera eit vidare behov for opplæring og kompetanse på prosjektleiing. Ein må rekna med ulike prosjekt i og på tvers i organisasjonen.

8 Lokalisering

Tabellen under viser eit samansetting av kapittel 8.1 Lokaliseringskonsekvensar og 8.2 kva er behov knytt til

lokale, areal og inventar og utstyr. Lokalisering handlar om kvar ressursane ligg i dag, kvifor dette bør fortsetja

slik det er, eller endrast. I mange av delprosjekta har lokalisering vore eit mykje diskutert tema. Dersom nokre

medarbeidarar skal permanent og dagleg vera knytt til arbeidsplassar på t.d Skogsskiftet og på Rong, kan det

utfordra kvaliteten og kontinuiteten i det ein gjer. For å sikra eit sterkt fagmiljø, har det blitt peika på av

24

delprosjekta, kan det vera ein ide å ha t.d. skiftordningar der «basen» for fagmiljøet ligg nærare

kommunesenteret på Straume. I nokre høve vil ei tilnærming til heimekontor vera ein god løysing, for den rette

medarbeidar. Dette kan og vera avlastande for organisasjonen, samt eit grep for å hindra kompetanseflukt. Eit

anna grep for å hindra kompetanseflukt, kan vera å ha ein eigen «Bergensavdeling», ein kontorHUB, der dei

som bur utanfor kommunen, og har høve til det, kan ta ein kontordag saman med andre kollegaer. I eit utvida

perspektiv kan det vera eit nyskapande kontorfellesskap for fleire kommunar som treng nærleiken til Bergen.

Eining/avdeling namn 8.1 Lokaliseringskonsekvensar

8.2 Kva er behovet knytt til lokale, areal, inventar og utstyr

Samfunnstryggleik og Beredskap

Stabskontor Vera nær Rådmannsnivå og lokalisert på rådhuset på Straume

Eigna beredskapsrom med naudsynt utstyr på Rådhus

Eigedom

Reinhald adm sentralt Bildøy + soner

Reinhald hovudbase 6 kontor +satelittkontor 2 stk. Maskin/varelager

Teknisk drift adm sentralt Teknisk drift som i dag

Bildøybakken+soner

Byggprosjekt Straume Byggprosjekt kontor for 6 stk

Bustadkontoret Straume Bustadkontor minimum 6

Fagstab Straume Kontor

Forvaltning/service ? Fagstab?

Grønt avd. Straume Grøntavdeling 1 kontor

Transport og samferdsle

Vegvedlikehald, prosjektering, sakshandsaming, bilpark, bussruter,

Samfunnsutvikling:

Her er det lagt opp til styrking av fagmiljøa, som vert plassert på Straume. Med delkontor/kundekontakt i Sund og Øygarden

Nokre av dei 16 årsverk frå Sund og Øygarden må betjene behov lokalt. 50 årsverk må ha kontor sentralt Straume 7 desentraliserte og ambulerande kontorarbeidsplassar på Rong og Skogsskiftet

Kultur og medborgarskap:

Lokalisering på Straume Biblioteka lokalisert lokalt

Kultur 20,5 års Bibliotek 10,65 års Barn og unge 11,25 års Herav 2,85 års i S pp + kulturskule i F 11,14 års

9 Lokale forskrifter og interne reglement

-jf kartlegging nosituasjon og behovsvurdering i NØK

25

Sjå vedlegg

10 Avtaler med eksterne leverandørar

-jf kartlegging nosituasjon og behovsvurdering i NØK

Her var det verken tid eller kapasitet til å kartleggja dette innan fristane. Difor må dette arbeidet snarast setjast i gong, og koordinerast. Delprosjekta ikkje har fått levert på dette med Oppseiingstid og Behov for nye avtalar då dette ikkje var ei bestilling i deira mandat. Dette vert arbeida vidare med etter leveransen 28.1.2019, og kjem som eige vedlegg.

11 Behov for digitale verktøy og system

Det er sterke nasjonale føringar på kommunane når det gjeld digitalisering og utvikling. Målet med IKT-

politikken nasjonalt, er å påvirke utviklinga innan IKT for å oppnå forenkling og effektivisering i offentleg sektor,

fremma innovasjon og verdiskaping i næringslivet, og sikra ein bærekraftig og inkluderande samfunnsutvikling.

Regjeringen presenterer i stortingsmeldingen Digital agenda for Norge fem prioriteringer for den nasjonale IKT-politikken:

- Brukeren i sentrum. - IKT er vesentlig for innovasjon og produktivitet. - Styrket digital kompetanse og deltakelse. - Effektiv digitalisering av offentlig sektor. - Godt personvern og god informasjonssikkerhet

1

Digitalisering, automatisering og delingsøkonomi og kultur vil difor vera viktige komponentar i å sikra betre

samskaping på tvers, samskaping med innbyggjarar, lag og organisasjonar og næringsliv i Nye Øygarden

kommune. Om det vert etablert løysingar som snakkar godt saman på tvers, vil systematisk nytting av stordata

sikra Nye Øygarden større handlingsrom, og meir frigjorte ressursar. Desse frigjorte ressursane vil kunna ha

fokus på relasjonsbygging og kvalitativt arbeid i større grad enn i dag.

Punkt 11.2, Korleis sikre integrering mellom ulike it-system, er ikkje svart på av fleire delprosjekt, og det vert frå

hovudprosjektet tilrådd at dette er eit ansvar koordineringsarbeidet for IKT og utvikling må sjå på etter

leveransen. Det vert særs viktig at det ligg noko digital kompetanse på både drift og utvikling hos kvar

kommunalsjef. Dette vil sikra høg grad av nyskapingsmoglegheiter, og kort veg til ein kompetanse som vert

ettertrakta dei neste åra.

Det må vere god integrasjon mellom dei ulike digitale løysningane for å redusere behov for dobbeltarbeid

(viktig informasjon vert lagt inn ein gong, og er tilgjengeleg og automatisert). God og enkel tilgang til riktige

data kan spare tid og auka kvaliteten på dei tenestene som skal leverast. Kommunen må kartleggje dei ulike

behova og få innspel på kva som må «snakke saman» frå dei ulike tenestene. Skal ein sikra at gråsonane vert

moglegheiter inn i den nye kommunen, må nettopp dei digitale samskapingsverktøya hengja saman. Det bør

vera eit mål for kommunen å automatisera det som automatiserast kan, slik at delingskulturen kan nyttast fullt

ut.

Det er eit eige arkivprosjekt som arbeider med å få overført arkivverdige saker.

1 Digital agenda for Norge - IKT for en enklere hverdag og økt produktivitet (Meld. St. 27 (2015-2016))

26

StimuLab/Difi: Gjennom StimuLab skal Difi stimulera til offentleg innovasjon frå innbyggjarane sine perspektiv.

Difi støtter statlege og kommunale verksemder som vågar å tenkja nytt om rollar og system, og som er villige til

å endra desse for å levera betre tenester til innbyggerne2. StimuLab i Nye Øygarden kommune får ei viktig

oppgåve i å sjå samanhengane, og løfte fram moglegheitene for nyskaping.

11.1 Behov for digitale verktøy og system som tek omsyn til digitalisering og innovasjon i

tenestetilbodet og organisasjonen

Generelt Felles Ikt. system som alle einingar/ medarbeidarar nyttar til personale oppgåver,

Registrering av vakt ordning, timeføring, reisegodtgjørelse, ferie, sjukefråvær. Ligge overordna under Personal/ økonomi/ lønn.

Moglegheiter for alle til chat/video-verktøy, t.d. Skype for business og/eller Lync

Felles prosjektstyringsverktøy (Projectplace, teamwork eller anna)

Felles saks- og arkivsystem

Informasjonsskjermar i kommunale bygg som oppdatert og interaktive, samt systematisk oppfølging av desse i høve innhald og fysisk hardware.

Timebestilling til ulike kommunale tenester gjennom digitale løysinger

Chatfunksjon/ kommune-chatboot – digitalt eller betjent løysing.

Samfunnsutvikling

GIS og kartsystem – viktig for informasjon/kommunikasjon med innbyggjarar, politikarar etc. i tillegg til forvalting/sakshandsaming og analyse. Har stort potensialet som ikkje er teke ut i dag.

Saks-/arkivsystem inkl. eByggesak og framtidig ePlansak (Samordna regional digitalisering).

System for statistikk og stordata

Kultur og medborgarskap

Samlenettside for kulturtenester og tilbod – med kulturkalender

Aktivkommune/Aktiv i Vest som et felles bookingsystem for bygg, bilar, anlegg/arena, kontorplassar og løysing for adminstrasjon, lag og organisasjonar og privatpersonar. Samarbeidsløysing med Stavanger, Bergen og Ålesund

Medlemskap i Tilskuddsportalen.no

Administrering av heimesida Sykkelivest.no

Felles facebookside for kultur

Prosjektstyringsverktøy (I Fjell i dag: Teamwork)

System for formidling av kulturarv og historie på nett.

System for foto og tilhøyrande informasjon, vidareføring av Fotostation eller nytt system. Merk at foto- og videolagringssystem krev stor plass på server. Viktig med gode back-upløysingar

System for styring og koordinering av sosiale medium.

Digitale frivillig-touchskjermar på Innbyggartorget, Frihuset, Sartor senter, Rong Senter, Skogsvåg, Omsorgsentrene

Bibliotek og innbyggjartorg:

Sjølvbeteningsløysingar bibliotek og innbyggjartorg

Chatfunksjon/ kommune-chatboot – digitalt eller betjent løysing, må vurderast

Digitale informasjonstavler med all relevant informasjon

Publikums-tablets /informasjonstotem for å bruke Innbyggjarportal – med integrerte system alle tilgjengeleg digitale tenester som kommunen tilbyr – både innandørs og utandørs. Desse tenestene skal også vere på heimesida.

Biblioteksystemet (Bibliofil) med innlån, utlån, registrering, statistikk, tilgangsstyring (meiropent),

2 https://www.difi.no/fagomrader-og-tjenester/innovasjon/hva-tilbyr-difi/stimulab

27

integrert i eit større nasjonalt system. Som tillegg til systemet er det knytt utlånsautomatar. Systemet fungerer godt i dag og vert stadig vedlikehald og vidareutvikla. Systemet har også ein mobilversjon (App). Bibliofil har ei innside-versjon for dei tilsette, og ein ekstern brukarversjon.

Ebok-bib: system for lån av elektroniske bøker og lydbøker.

Ulike system og databasar for digitalt materiale, t.d. Press Reader med over 6000 aviser og tidsskrift frå meir enn 125 land på 60 ulike språk.

Kulturskulen:

FilmBib

Behov for digitale verktøy og system:

Conexus Insight (analyseverktøy)

Speedadmin

Finale (notasjon)

Spotify

Ipad eller PC til alle lærarane

Eiga nettside

Facebookside

Instagramkonto

Eigedom

Komplett FDV system.

Projectplace eller tilsvarande verktøy for prosjektstyring.

Digital søknad om kommunal utleigebustad med trygg digital dialog med søkjar.

Elektronisk signatur på dokument, søknader og lånepapira.

Bisnode kreditt, infotorg, Lindorffsystem.

Ha utstyr lett tilgjengeleg for å kunna t.d skype med andre tenester/innbyggjarar, gjennomføring av møter, og digitalt samarbeid med rådgjevarar (dele skjerm ol.)

Ha nettbrett liggjande for utlån i serviceskrankane for innbyggjarar for å få fleire digitale søknadar.

Reinhald:

Behov for ressurs/kompetanse til innkjøp av utstyr (ipad el liknande til reinhaldarar), og opplæring av bruk.

Stoffkartotek i Eco-online-( Sund Kommune)

Administrator for legge inn andre brukarar i kommune. NØK.

Opplæring for bruk av system. Registrere kjemi i forhold til krav.

Ha tryggleiksdatablad / verneblad på alle kjemikaliar digitalt.

Sørgja for at tilsette er godt kjende Stoffkartotek/bruk av kjemi. HMT.

Ipad – Til bruk på byggeplass/møter med system som kan nyttast.

IKT verktøy som kan brukast felles mellom Reinhald og Drift og brukarar. Arbeidsprogram Reinhald/ Drift.: Reinhaldsplanar/Teikningar,- Registrering av avik,

Eco-online: Dette er ei teneste som er lovpålagt og krev vedlikehald og skal risikovurderast jevnlig / fleire ganger i året i forhold til krav, lover og forskrifter

Transport og samferdsle:

Digitalt søkjerverktøy for søknad om avkjørsle og disp frå avstand (prøveprosjekt nasjonalt).

Digitalt søkjer- og sakshandsamings-system for graveløyve

Samfunnstryggleik og beredskap

DSB-CIM må vidareførast på ny plattform. Ansvaret ligg til prosjektet..

28

11.2 Korleis sikre integrering mellom ulike it-system?

Generelt Sjå generell kommentar og tilråing over

11.3 Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar

Samfunnsplan, arealtenester og folkehelse Samordning av register

Arkivering av dokument frå private mapper/kontor etc.

Oppdatere og samordne planbasar, matrikkel etc.

Internett og intranett – samordning av informasjon, søknadsskjema etc.

Kultur

Ved evt. skifte av fotosystem, må det sikrast at all eksisterande informasjon, som ligg som metadata i kvar bildefil, kjem med.

Mykje informasjon knytt til fagområdet i Fjell, ligg på eksterne/lokale harddiskar, og på dei ulike serverområda I, G og F. Her er det naudsynt med grundig gjennomgang og felles strukturering før overføring.

12 Oversikt tiltak (prioritert liste før og etter 01.01.2020)

- Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva som kan vente til etter samanslåinga.

- Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande kommunar

- Integrasjon mellom IT-systema

- Opplæring

12.1 Oversikt tiltak som må gjennomførast innan 31.12.2019

Må detaljerast i prosjektplanen i neste fase/planleggingsfasen

For å ha ein mest mogleg smidig overgang til ny kommune er det viktig med samanstilling og plan for

gjennomføring av oppgåver og tiltak som må gjennomførast i 2019 og kva som kan vente til etter 01.01.2020.

Det er allereie etablert arbeidsgrupper innafor einskilde tema/oppgåver. For andre områder må dette

detaljerast i prosjektplan i neste fase av planleggingsarbeidet.

Delprosjekta er bedne om å skilje mellom «haster» oppgåver og «må» oppgåver. Haster oppgåvene har ei

prioritering som tilseier sluttføring før 01.01.2020, medan «må» oppgåvene bør startast på, men treng ikkje

sluttførast før etter 01.01.2020. Dette må likevel kontinuerleg vurderast undervegs i arbeidet.

Hasteoppgåver Eigedom Ansvar Prioritet

Avklare korleis/kven som skal ha ansvar for prosess fram mot overgang

til etablering av KF for utlegebustader 1.1.2020. Dette må avklarast:

Avklare relasjon mellom NØK og KF

Avklare økonomiske situasjon ved etablering av alle

kommunale bustader i eit KF.

Kven skal betale kostnader til «tomleige» og straum for

1. Før 2020

29

bustader vi har tildelingsrett til hjå Fjell bustadstifting.

Skal tilsette hjå bustadkontoret flyttast over til KF.

Kven skal betale for kostnader til leige på personalbasene som

vi leiger av Fjell bustadstifting osv.

Kartlegging kommunale eigedomar, kontorplassar (jf bestilling frå

styringsgruppa)

2.Før 2020

Innkjøp av felles system for forvaltning, drift og vedlikehald (FDV

system)

3.Før 2020

Internkontrollsystem/delegasjon av ansvar, system for kvalitetssikring 4. Før 2020

Oversikt over avtaler, avslutting og inngåing av nye

avtalar/rammeavtalar? (jf. Eigedomsmeldinga)

5. Før 2020

Få på plass nye brøyteavtalar for Sund og Øygarden, desse går ut i april

2019.

Sjå på rammeavtale for vedlikehald som Sund og Øygarden har. Avtalen

denne går ut i oktober 2019. Skal det inn ny avtale for ny kommune?

Få oversikt på bilparken i kommunane og kva personellressursar som

vart nytta til å administrere bilparker på dei ulike tenesteområda.

Samla oversikt avtalar, avslutting og inngåing av nye avtalar

Hasteoppgåver Kultur og medborgarskap Ansvar Prioritet

Rutinar, reglar og praksis for tilskotordningar og spelemidlar

(Haust2019) Behov for politisk behandling i kvar kommune – deretter i

fellesnemnda. Vert arbeid med av kulturkontora

1

Felles gebyrsystem frå 01.01.2020 – Det er oppretta ei gruppe som ser

på gebyr og brukarbetalingar for den nye kommunen .

1

Tilsynsavtaler for anlegg; alle avtalene i Fjell, Sund og Øygarden må

sjåas på samla. Det må etableres ein gruppe og ein koordinator for

arbeidet.

1

Avklaring av elevkontingent (tre ulike kontingentar i dag, vedtak i

fellesnemnda eller vedtak i kvar enkelt kommune om å operere med tre

ulike kontingentar i skuleåret 2019-2020 (dette gjelder også SFO,

barnehage). Kultur arbeider med dette.

1

Rutinar, reglar og praksis for tilskotordninga og spelemidlar. Må

avklarast i god tid før haust 2019. Behov for politisk behandling i kvar

kommune – deretter i fellesnemnda. Kultur arbeider med dette.

1

Harmonisering av administrative rutinar og tilbod til innbyggarane, Inkl.

betalingstenester på biblioteket – like satsar, same betalingsløysing

(avklaring på VIPS, bankterminal, iZettle osv). Nye felles nettsider for

NØK bibliotek (Biblioteka i Vest inneheld og Askøy bibliotek)

Samordning av avtalar med eksterne leverandørar og samarbeidspartar

(eks. Norsk bibliotektransport, Biblioteksentralen, Eurobib)

1

Bookingsystem aktiv i vest – felles rutinar, regelverk, lik praksis. Er

oppretta eige koordinator for arbeidet. Må inn fleire frå andre

ansvarsområde som teknisk og eigedom.

2

Marknadsføring av den nye kulturskulen - Øygarden kulturskole får eiga

nettside og facebookside – eigen logo

5

BIBLOTEK: Tydelig liste over tiltak som må bli utført før 2020 og kva

som kan vente til etter samanslåinga.

BIBLOTEK: Korleis sikre konvertering av data frå eksisterande

kommunar

BIBLOTEK: Integrasjon mellom IT-systema

BIBLOTEK: Opplæring

30

Hasteoppgåver Samfunnssikkerheit og beredskap Ansvar Prioritet

Utarbeide administrativ del i overordna beredskapsplan 1 Etablere fellesbrukar og base i DSB-CIM 1 Samla oversikt avtalar, avslutting og inngåing av nye avtalar 1

Hasteoppgåver Samfunnsutvikling Ansvar Prioritet

Fagsystem for kart (er sett i gang). Er grunnlag for anbod klart, og

ventar dei berre på avklaring?

Starta prosjekt

som må

sluttførast

Samordning av matrikkel (er satt i gang). Korleis er tidsskjema sett opp

for å ha dette klart til 1.1.2020?

Starta prosjekt

som må

sluttførast

Kommunenummer og planregister Må sette ny PlanID på alle planer i planbase, planarkiv og saksarkiv – Kan setjast ut til eksterne, men føresett at NØK sett av midler

1

Greie ut konsekvens av nytt kommunenummer for eksterne register vi

nytter/registrerer data i. KS har rapportar på korleis ein kan byta om til

rett kommunenr. Må samordnast med alle andre delprosjekt – treng

koordinator for dette.

2

Samordning av alle lokale forskrifter (kan gi behov for politisk vedtak + Lovdata). Anbefaler at dette må avklarast av Fellesnemnda, med kommunestyra som høyringsinstans i forkant av 1.1.2020

3

Samla oversikt avtalar, avslutning og inngåing av nye avtalar 4

Samordning av sakshandsaming knytt til planar frå tre kommunar (kan gi behov for politisk avklaring)

5

12.2 Oversikt tiltak som kan starta før 1.1.2020, men kan fullførast etter 1.1.2020

Det er generelt prematurt å avgjera ansvar og prioritet på dette stadiet i prosessen. Dette bør vurderast i

prosess fram mot leveranse til Overordna styringsgruppe eller seinare.

Må-oppgåver Eigedom Ansvar Prioritet

Sjå på avtaler som går ut i 2019/ 2020. Finne- fellesløysing. Samordne kontostrenger i alle kommunar/nye kontostrengar.( økonomi) Tilgang til sakene i dei andre kommunane og i eigen kommune

(historikk). Nye malar t.d. vedtak

Må ha opplæring i nye system. Nytt sakshandsamingssystem/arkivsystem. Svar inn må snakke med

startskudd

Overføring av Husleigekontraktar til ny kontrakts partnar/gje

informasjon til leigetakar om innbetalingsrutinar ny kommune. Felles

søknadsskjema for utleigebustad og felles regelement for tildeling.

Tilgangar til systema. Bisnode kreditt, ekstranettet, infotorg, lindorff

sine system, gjeldsregister.

Avklare/ få avklart kva programvarer som er gjeldande/ skal

vidareførast etter 2020.

Fullmakter/delegert mynde – delegasjonsreglement

Budsjett for 2020 – kven har ansvar for kva kostnader?

Alle som skal arbeide med startlån må ha opplæring i startskudd innen

1.1.2020 (obligatorisk)

31

Avklare kven som skal vere låneforvaltar i ny kommune (Lindorff

nyttast i dag av alle tre kommunane)

Kven skal årsrapportere i Husbanken for dei tre kommunane (frist for

rapportering 2019 er 31.januar 2020)

Arbeidskontrakter/løn/ny e-post adresse/nøkkelkort (personal, IKT og

eigedom)

Kven skal kostrarapportere (kven har ansvar)

Sikre/avklare kven som skal sikre interne programvarer/arbeidsprogram/

system ein har i dag på data utan å miste dokumentasjon.

Må-oppgåver Kultur og medborgarskap Ansvar Prioritet

Gjennomføra alle kulturarrangementa som er planlagt av arbeidsgruppa

Lokaldemokrati og identitet i løpet av 2019

(Bokslepp av siste bandet på bygdebøkene i Sund innan utgangen av

2019 og Fjell skal ferdigstille manus inne utgangen av 2019) – lage en

strategi på promotering av bygdebøker i sosiale medier og annonsering

og sal av bøker frå kommunen sin side og løysing av kjøp, sal og lager

samla. Ferdig plan Frist 01.10.2019

Samordning av Den kulturelle spaserstokken og felles søknad innan

01.09.2019

Rydda arkiv Opplæring på korleis sikra overføring av data

Nye tilsynsavtaler for bygg og anlegg

Nødvendige vedtektsendringar for stiftingar (Trellevik Kystkultursenter

inklusiv Olav Toft samlinga, Venelaget for skulestova på Berget,

Johannes Kleppevik sitt minnefond, Gjerdet kulturminnelag, Stiftelsen

Kystmuseet i Øygarden)

Avslutta Sund kommune sitt samarbeid med UiB (AHKR-studentane sitt

praksisfag)

Samordning av ulike ildsjelpriser/kultur/frivillighet osv

Samordning av felles regler på kulturtilskot

Samordning av spillemiddelsøknadene

BIBLOTEK

Harmonisering av administrative rutinar (lånereglement, purringar, rekningsutsending) og tilbod til innbyggarane

Inkl. betalingstenester på biblioteket – eins satsar, same betalingsløysing

Nye felles nettsider

Samordning av avtalar med eksterne leverandørar og samarbeidspartar (eks. Norsk bibliotektransport, Biblioteksentralen, Eurobib)

Administrativ plassering og organisering (biblioteksjef, avdelingar etc.)

Lokale – viktig at lokale kan tilfredsstille biblioteket sine behov i samsvar med krava i biblioteklova (arrangement, debattar) samstundes som dei er mest mogeleg tilgjengeleg for andre tenester.

Transportløysing

Opningstider

Arbeidsstad /tilganger

Ansvar for skulebibliotektenesta

INNBYGGJARTORG

Avklare grensene mellom bibliotektenester og innbyggjarservice – kven svarar på kva?

Kva skal alle kunne bidra med?

Opningstid og minimumsbemanning i opningstida for begge tenestene

32

Meiropne lokale – kva vil det kreve av lokalet?

Samorganisering og –lokalisering bibliotek/innbyggartorg

Frivilligheit og medborgarskap:

Dagens to frivilligsentralar bør fungera som ein frivilligsentral kor også frivilligkoordinotor i Sund kjem med.

Marknadsføring av den nye frivilligsentralen med nytt namn, ny heimeside m.m.

Lage liste over utstyr som vi treng.

Eit databasesystem for frivillige ressursar bør vera valt for frivilligsentralen. Det er berre eit system i dag som er i bruk – FRIDA.

Rydding i arkiv og klargjøring for flytting/omplassering av tilsette.

Samlingar og kursverksemd som gjer at den nye kommunen kan tilby gode tenester for innbyggjarane frå 01.01.20.

Kommunen bør ha eit strategisk plandokument for frivilligheten. Vi må tydeleggjere kva som er frivillig sektor sin rolle og kva som er kommunen sin rolle. Foreslå satsingsområda for samarbeid og strukturar som kan betre dette samarbeidet ytterlegare.

Utvikle nye aktivitetar og tilbod i lag med dei frivillige.(Rettleiing)

KULTURSKULE

Samordna elevopptak/re-registrering før H2019

Avklaring av elevkontingent (tre ulike kontingentar i dag, her bør anten vere felles kontingent frå neste skuleår eller politisk vedtak om å operere med tre ulike kontingentar i skuleåret 2019-2020)

Felles skulerute

Felles undervisningstilbod

Politisk vedtak av felles elevreglement

Avklaring av administrativ struktur

Øygarden kulturskule får eiga nettside og facebook-side

Må-oppgåver Samfunnstryggleik og beredskap Ansvar Prioritet

Avdeling for samfunnstryggleik og beredskap må vera etablert på

rådhuset og organisert som ein stabsfunksjon direkte under rådmannen.

Kompetansekrav for stillingane og stillingsomtalar må utarbeidast.

Tilsette minst tre stillingar med ulik kompetanse som dekker

kompetansekrava. Stillingane må utlysast internt eller eksternt og

tilsetjing må skje i god tid før årsskiftet.

Få etablert/definert faste møteplassar for beredskapsleiar i den

kommunal organisasjonen

Det må utarbeidast og vedtakast administrativ del i overordna

beredskapsplan, inkludert plan for Kommunal Kriseleiing (KKL) og

evakueringsplan. Dette er minstekravet for å kunne vera operativ i ein

krisesituasjon.

Lage tiltaksplan basert på funna i heilskapeleg ROS for implementering

i budsjett for 2020.

Informere fylkesmannen og andre viktige aktørar om ny organisering og

varslingssystem.

Analysere og planlegge for overgangen mellom ny og gammal

kriseorganisering.

Varslingsliste og ressursoversikt må liggja føre.

Etablere ny epost for "beredskap@oygarden.kommune.no" (eller

33

tilsvarande)

Få oversikt over naudsynte modular i DSB-CIM

Eit eigna beredskapsrom må vera etablert på rådhuset.

Må-oppgåver Samfunnsutvikling Ansvar Prioritet

Rammeavtale for oppmåling. Skal modellen vidareførast? I so fall

anbod. (Foreslått: avtalar pr i dag vert avslutta til 31.12.19.

Kommunalsjefen bør ha mynde til å avklara korleis dette skal gjerast

etter 1.1.2020.)

Samordna strategiar / tildelingskriterium etc. (landbruk, skog, …)

Samordning av rutinar/arbeidsmetodar/sjekklister (syta for lik

sakshandsaming/praksis)

Samordna strategiar / tildelingskriterium etc. (landbruk, skog, …)

Samordning av geodata/kartbaser

Arkivering av dokument fra private mapper – kontor, må gjennomføres

av den enkelte medarbeidar , men må koordinerast og tilretteleggast

Internett og intranett – samordning av informasjon og søknadskjema etc.

Samordning av registre, excel

Samordna administrative reglar / rutinar: Føreprosjekt; avdekke

ulikheiter = vår 2019.

Etablera felles reglement og rutinar = haust 2019

Samordna strategiar, tildelingskriterium og sakshandsaming. Knytt til

landbruk / Skog kan krevja politisk handsaming.

Felles fagutgreiingar – må startast i 2019 / kan fullførast i 2020:

Folkehelseoversikt

Kunnskapsgrunnlag – Planstrategi og kommuneplan

Energi- og klimaregnskap

Miljøsertifisering – utgreie krav og kostnader

Viltfornd (Fjell 130.000,-) : vidareføring? Samordning? Avvikling?

Felles for Fjell, Sund og Øygarden er manglande samla oversikt over

eigarforholda på vegar, kaiar og veglys

Vaktordning - sikre vidare kommunal vaktavtale for vegdrifta? Vegar og kaier må nok avklarast med tanke på eigartilhøve. Arbeidet

treng ikkje være ferdig før ny kommune er på plass.

Veglys er meldt til BKK at det ikkje vert gjort noko med dette før 2020. Rammeavtale for vegvedlikehald går ut for Sund og Øygarden

kommunar oktober 2019. Må inngå nye avtalar samordna mot avtalar

som Fjell kommune har inngått.

Vintervedlikehaldsavtale for dagens Sund og Øygarden (fram til hausten

2022). Kople Tyssøy på Fjell sin avtale

34

12.3 Oversikt tiltak som kan vente til etter 01.01.2020

Samfunnstryggleik og beredskap

1. Sørge for utarbeiding av øvrige beredskapsplanar (krisekommunikasjon, smittevern, helseberedskap m.fl.)

2. Utarbeiding av opplæringsplan med tiltaksliste – både internt for avdelinga og organisasjonen elles.

3. Opplæring i DSB-CIM

4. Opplæring av tilsette med beredskapsfunksjonar i KKL

5. Utarbeiding av informasjonsplan med tiltaksliste – både internt og ut til innbyggjarane

6. Utviklingsarbeid og innovasjonar (kontinuerleg arbeid).

7. Oppretting av fungerande beredskapsgruppe/beredskapsråd.

8. Gjennomføring av regelmessige øvingar for Nye Øygarden kommune.

9. Etablere alternativt beredskapsrom utanfor rådhuset.

10. Etablere beredskapsvakt

11. Etablere gode samarbeidsrutinar med ØyVAR, Øygarden brann og redning, KF utleigeboliger og Øygarden næringsselskap AS

Samfunnsutvikling

1. Tilsynsstrategi

2. BØR-oppgåver frå Kartverket si førebuingsliste

3. Gravenorm

4. Vegnorm

5. Veglysavtaler

6. Hovudplan veg

7. Vidareføre VA norm (OV)

Hovudaktivitet/oppgåve Eigedom

1. Overføring av leigekontraktar.

2. Flytte i nye lokalar.

3. Nye pc/utstyr som er ønska men ikkje nødvendig for å utføre arbeid

4. Kartlegging av det bustadsosiale behovet i ny kommune

5. Etablering av eit KF/overføring av bustadforvaltninga til eit KF

6. Noko av opplæringa kan vente til etter ny kommune er etablert.

7. Innkjøring av ulike rutinar og gjennomgang arbeidsplanar.

8. Sjå på fordeling av ansvar / sonar ulike praktiske arbeidsoppgåver/ utstyr.

9. Planlegge bruk/ fordeling av vakt tlf.

10. Opplæring av ulike digitale verktøy/ system, når det skal takas i bruk.

35

Kultur

1. Samansying kulturminneplanar til ein felles plan

2. Ny Kultur- og idrettsplan for NØK

3. Plan på støtte til kunstnarar og kulturarbeidarar som formidlarar av kunst og kultur til innbyggjarane

4. Felles utdeling av kulturpris og diverse andre priser for Sund, Fjell og Øygarden i januar 2020

5. Nye tenester

6. Harmonisering av innkjøp, katalogisering, felles arrangement, merking/organisering av samlinga

7. Tilgang til meirope bibliotek i alle tre biblioteka

8. Frivillighet og medborgarskap:

9. Kultur og samfunn må laga ein felles plan for utvikling av frivilligpolitikken.

10. Utvikla ein folkehelseplan som omhandlar alle innbyggjarane. Målsettingar etter behov og ein plan for tiltak og evalueringar. Dette må skje i samband med ny kommuneplan.

11. Plassering av tilsette og flyttesjau for ein del.

12. Vi må jobbe med dei punkta som vi ikkje rekk i 2019 skissert under pkt. 14.1.

13. Organisere eit fast og føreseieleg samarbeid med ungdomsskular slik at dei som tek valfaget «Innsats for andre» har ein plan for praksis – frivilligsentralen og skulene treng ein samarbeidsplan for dette.

14. Styrke samarbeid med frivillige lag og organisasjonar, men samstundes legge til rette for frivillige som ønskjer å bidra, men ikkje er ein del av ein organisasjon.

Kultur og samfunn: Smart og grøn - aktiv og inkluderande