Kuidas meeskond enda heaks ja nende rõõmuks

tööle panna

Elmo PuidetTartus

14. oktoober 2009

Elmo Puidet

• Olnud väikse ja suure, kasvava ja kahaneva meeskonna liige ja juht erinevates ettevõtlus-sektorites ja ühiskondlikus organisatsioonis

• Viinud läbi ca 25 meeskonnakoolitust avalikus, era- ja kolmandas sektoris

• Meeskonna-fänn .. aeg-ajalt

Väike ülevaade teemadest

• Meeskonnatöö – mis ja miks

• Meeskonna juhtimine ja tulemused– Meeskonna juhtimise tööriistad

• Mida üldse mõjutada saab

Meeskonnatöö iva?

• Meeskonna all ei mõisteta mitte ainult inimeste kogumit, vaid meeskondlikkust ehk seda kuidas osatakse ja tahetakse omavahel koostööd teha nö ühte vankrit vedada.

• Ka luigel, haugil ja vähil oli Krõlovi valmis ühine eesmärk, aga puudus koostöö ja tulemus oli null.

Meeskonnatöö iva? (2)• Leif Edvinsson ütleb:

firma väärtus võrdub meeskonna intellektuaalse kapitali ja emotsionaalse kapitali korrutisega ehk...

• ...meie oskused korda tahtmine

Meeskond

Meeskond on väike hulk üksteist täiendavaid erinevate oskustega inimesi, kes

tegutsevad ühiste tulemuste saavutamise nimel, olles vastastikku vastutavad.

Meeskonnal on ühine spetsiifiline eesmärk.

Meeskond ja töögruppTöögrupp Meeskond

• Tugev, selge liider

• Individuaalne vastutus

• Grupi eesmärk on sama, mis ülejäänud organisatsioonil

• Tõhusad koosolekud

• Mõõdab oma tulemusi kaudselt – mõju kaudu teistele (nt finantstulemustele)

• Arutleb, otsustab ja delegeerib

• Jagatud liidriroll

• Individuaalne ja vastastikkune vastutus

• Spetsiifiline eesmärk

• Kollektiivsed töötulemused

• Toetab avatud diskussiooni ja aktiivset osalust koosolekutel

• Mõõdab tulemusi hinnates otseselt kollektiivse töö saavutust

• Arutletakse, otsustatakse ja tehakse reaalset tööd üheskoos

Allikas: J.R. Katzenbach, D.K. Smith 1993

Meeskonnatöö dünaamika

KujunemineTormamine

Normaliseerumine

Toimimine

Küpsemine - leinamine

Meeskonna arengu faasidEtapid Meeskonna käitumine

KujunemineViisakas, kuid reserveeritud

Mure struktuuri ja eesmärkide pärast

Tekkib rollide jaotus

TormamineVäljakutsuv

Lahendamata konfliktid ja lahkhelid

Ülesannete jaotus

NormaliseerumineRollide selgus

Konstruktiivne tagasiside

Kokkukuuluvustunne

ToimimineAvatus ja vastastikkune sõltuvus

Sünergia

Vastastikkune toetus

Küpsemine - leinamine

Kurbus

Kaotuse tunne

Meeskonnatöö faasid• Moodustumine, kujunemine.

– Ülesandele orienteeritud tegevustes püütakse määratleda eesmärgid ja luua reeglid nende saavutamiseks.

– Suhetele suunatud tegevustes on peamine tähelepanu tunnetel ja vastastikuse sõltuvuse kujunemisel.

– Meeskonna arengu seisukohalt on tähtis, et sellel etapil toimub rollide jaotus, sealhulgas liidri(te) esilekerkimine.

Meeskonnatöö faasid (2)• Tormamine, ründamine.

– Tormamise astmel kujunevad domineerivaks võistluslik käitumine ja konfliktid.

– Ülesandele orienteeritud tegevustes arenevad lahkhelid eesmärkide tähtsuse, ülesannete jaotuse, vastutuse ja juhtimise küsimustes.

– Suhetele suunatud tegevustes on tõenäoline vaenulikkuse avaldumine.

Meeskonnatöö faasid (3)• Normaliseerumine.

– Normaliseerumise (reeglipärase käitumise astmele) jõudes aktsepteeritakse ülesandele suunatud tegevustes arvamuste erinevusi.

– Domineerivaks muutub kompromisside tegemise soov. – Meeskonna liikmed jagavad vastastikku vajalikku

teavet. – Suhetele orienteeritud tegevustes arenevad empaatia,

positiivsed tunded, meeskonna kokkukuuluvustunne. – Normide mõju meeskonna tegevusele suureneb

tunduvalt.

Meeskonnatöö faasid (4)• Toimimine.

– Talitlemise astmel saab selgeks, kas ja kui hästi meeskond suudab oma ülesandeid täita.

– Meeskonna liikmed tunnetavad hästi üksteise rolle. Mõistetakse, et vastastikune abi on vajalik ja osatakse seda sobivalt pakkuda.

– Meeskondades, kus normid pole kujunenud vastavuses ülesannete täitmise vajadustega, tekib raskusi.

– Meeskonna kui terviku tulemuslikkust võivad negatiivselt mõjutada enesele orienteeritud rolle täitvad grupiliikmed ja ebaefektiivne juhtimine.

Meeskonnatöö faasid (5)• Edasisiirdumine, küpsemine.

– Küpsuse etapil ilmnevad ülesandele orienteeritud tegevustes lõpetamise tunnused.

– Suhetele suunatud tegevustes ilmnevad eraldumise märgid. – See arengutase ilmneb eriti siis, kui meeskonnalt oodatakse

või nõutakse ülesande lõpetamist, seega ajutistes meeskondades.

• Pole ka välistatud, et meeskonna areng peatub mingil astmel. Sellisel juhul jäävad mees-konnatööd valitsema need nähtused, mis on vastavale astmele kõige iseloomulikumad.

Meeskond otsustab koos....

• Kokkulepped, kes mida teeb, kuidas tööd kokku sobituvad

• Millised on tähtajad

• Milliseid oskuseid on vaja arendada

• Kuidas tehakse otsuseid, kuidas neid muudetakse

Vastutus

Ülemus peab meid vastu-tavaks

Meie peame iseend vastu-tavaks

Meeskonnaliikmete arv

• 2-25 inimest, • enamasti alla 10• mitmes teoorias loetakse efektiivseimaks 6• ka 50 võib olla meeskond, aga kuna on raskem

kommunikeerida ja koos töötada, jaguneb enamasti väiksemateks all-meeskondadeks

Kõige motiveeritum meeskond• On selline, kus meeskonna töö eesmärgi

täitmisel on igal meeskonna liikmel oma isiklik huvi ja/või eesmärk

• Mida rohkem meeskonnaliikmeid saab / leiab kasu ühise eesmärgi täitmisest, seda parem on meeskonnatöö tulemus

Meeskonnatöö tulemusTulemus sõltub nagu ikka paljudest asjadest:• Meeskonna organiseerimine ja juhtimine on

eduka ja kiire koostöö võti – tugev algus• Eesmärgistamine meeskonnana ja meeskonnas -

motivatsioon• Tasakaalu hoidmine ja initsiatiivi juhtimine tiimis

on hea juhi ülesanne – tasakaal• Tähtajaks valminud töö – ühine võit• ... ja see salapärane MEESKONNATUNNE

Meeskonnatöö tulemus (2)Meeskonnatunne:

• .... Millest koosneb? Pakkuge mulle!

Meeskonnatöö tulemusTulemuse (ja meeskonnatunde) “vaenlased”:

• Usalduse puudumine

• Konfliktihirm

• Vähene pühendumine

• Kohustamise vältimine

• Ükskõiksus tulemuste suhtes

Tulemuse saavutamineUsalduse puudumise vähendamine

Loodetud eesmärk:• Tunnistatakse oma nõrkusi ja eksimusi• Palutakse vajadusel abi

Abivahendid:• Isikliku ajaloo harjutus• Isiksusetüüpide / rollide määratlemine• Tagasiside (üle meeskonna)• Rühmatöö harjutused • Meeskonna potentsiaali avamine

TööriistadIsikliku ajaloo harjutus:• Meeskond räägib üksteisele iseendast• juht võib olla nö moderaator• Teemad:

– Pere, õed-vennad, kooliaeg ja huvid siis– Huvid praegu tööväliselt– Esimene töökoht, halvim töökoht

• Ajakulu: ca 30-45 min

TööriistadRollid meeskonnas:• Meeskonna usalduse ja üksteisest arusaamise

tõstmine, suhtluse parandamine • Iga meeskonna liige teeb midagi hästi, mis lähtub

tema iseloomust ja oskustest• Inimtüübid kujundavad käitumismudelit ja sisemist

motivatsiooni• Ükski roll või inimtüüp ei ole halb

Rollid meeskonnas• Meeskonna tulemuslikkuse teine kriteerium on

ROLLIDE TASAKAAL: – kui palju erinevaid mõtlemis- ja käitumisviise

meeskonnas on esindatud – kuidas kasutatakse ära iga meeskonnaliikme

loomupärane potentsiaal.

• Kümneid eri meetode, iga vähegi suurem koolitaja Ameerikas kuulutab aeg-ajalt välja uue “parima” jaotuse

• Täna vaatame hästi lühidalt:– C.A.R.E. Profile, inscape’i süsteemi toode

Rollid meeskonnas – C.A.R.E.

• Meeskonna analüüsimetoodika C.A.R.E. kirjeldab uuendusprotsessis osalevate meeskonnaliikmete mõtlemis- ja käitumiskalduvusi.

• Inimeste: – mõtlemine olla kas kontseptuaalne või

normatiivne – käitumine kas spontaanne või metoodiline

C.A.R.E. käitumisviisid • Kontseptuaalne käitumisviis –

– meeldib pakkuda välja uusi ideid. – Oskavad näha alternatiive ja kaaluda erinevaid

kontseptsioone. – Oskavad näha asju laiemas plaanis. – Eelistavad suunata oma tegevuse tulevikule.

• Spontaanne käitumisviis – – kalduvus liikuda kiiresti ühelt teemalt teisele ja

pühenduvad korraga paljudele asjadele, – vahel kannatamatu. – Tahavad austust ja mõjuvõimu. – Lasevad end otsustamisel tunnetest mõjutada.

C.A.R.E. käitumisviisid • Normatiivne käitumisviis –

– Tahavad näha ideid tuttavas kontekstis, saab tugineda mineviku kogemustele.

– Juhinduvad üldtunnustatud normidest ja ootustest – Tahavad enne tegutsemist teada, millised on tagajärjed. – Lasevad meelsasti teistel juhtida, proovivad kohanduda

teistega.

• Metoodiline käitumisviis – – Armastavad korda ja ratsionaalsust. – Asuvad probleemiga tegelema sammhaaval, uurides

üksikasju. – Suudavad luua korda ning neile meeldib, kui kõik hästi

sujub.

Inimtüübid

• Käitumisprofiilidest tulenevalt eristatakse 5 tüüpi inimesi:

– Looja,

– Käivitaja,

– Täiustaja,

– Täideviija, – Ühendaja.

Looja – kontseptuaalne mõtlemis- ja spontaanne käitumisviis• Tugevuseks on probleemide nägemine uues

kontekstis, mis võimaldab leida pöördelise tähtsusega lahendusi;

• Liikumine uues suunas; uute võimaluste uurimine riski kaalumata.

• Kuna aga Loojatele meeldib vaid ideid genereerida, siis võivad nad liikuda ühelt mõttelt teisele, ilma et nad peatuksid ja tagajärgi kaaluksid.

• Kui nad jäetakse üksi kontseptsioone viimistlema, hakkavad nad lahendama probleemi sees olevaid probleeme ning kaotavad lõppkokkuvõttes sihi silme eest.

Käivitaja – spontaanne / normatiivne käitumisviis • Tugevuseks on huvitavate ideede või

võimaluste äratundmine ning kiire tegutsemine nende elluviimise nimel.

• Üksi (või tugeva kontseptuaalse käitumisviisiga inimesega koos) töötades võivad Käivitajad aga tegeleda kontseptsioonidega, mis ei ole korralikult läbi mõeldud, ignoreerides ohu-märke ja reaalseid tõkkeid ülesande edukal elluviimisel.

Täiustaja - kontseptuaalne/

metoodiline käitumisviis. • Tugevuseks on uute või ainulaadsete ideedega

kaasnevate probleemide välja toomine;

• Ideede täiustamine enne nende ellurakendamist.

• Kui Täiustajal lasta kontrollida gruppi või protsessi, võivad nad juhtida meeskonna ideedele, millega kaasneb väiksem risk ning samas heita kõrvale ideed, millega võib küll kaasneda suurem risk, kuid ka suurem tulu.

Täideviija – normatiivne / metoodiline

Tugevuseks on alustatu lõpuleviimine ning õigesti tegemine.

Selgete fokuseeritud sihtide või suuniste puudumisel võib Täideviija kaotada eesmärgi silmist ning kasutada mitte kõige sobivamaid strateegiaid.

Ühendaja – (enam-vähem) võrdselt esindatud kõik käitumisviisid• Ühendaja tugevuseks on meeskonna tööprotsessi

juhtimine ja ülesannete andmine ühelt meeskonnaliikmelt teisele.

• Ühendajad mängivad tähtsat rolli grupi suunamisel eesmärkide täitmisele, eriti kui meeskonnas on tekkinud vastuolud, mis ähvardavad viia liikmete tähelepanu tööülesannetelt mujale.

• Kui Ühendaja roll on meeskonnas konkreetselt määratlemata, võivad tugevamalt oma rolliga seotud inimesed (näiteks Loojad, Käivitajad, Täiustajad või Täideviijad) neid ignoreerida.

Meeskonna komplekteerimine• Hea meeskond peaks moodustama terviku • Meeskonnas peaksid olema täidetud kõik

rollid (sulgudes olev arv näitab kui mitu % selliseid

inimesi on Ameerika uurimuse tulemuste põhjal)– Looja (17%), – Käivitaja (9%), – Täiustaja (14%), – Täideviija (26%), – Ühendaja (34%).

Meeskonna komplekteerimine (2)• Kui puudub: ...

– … looja – puuduvad uued ideed ja kontseptsioonid

– … käivitaja – seiskuvad ideede arendus ja käivitamine

– … täiustaja – uued suunad ja kavad pole korralikult läbi mõeldud. Valitseb katsetus-eksitus meetod

– … täideviija – kavandatud ja alustatud ei juurutata

– … ühendaja – inimesed on stressis ja esineb palju konflikte.

Kui kõiki oskuseid pole?

• Enamasti aitab meeskond neil oskustel välja kujuneda, oskused arenevad ka meeskonna sees.

• Vajalik on julgus võtta riske, teha konstruktiivset kriitikat, kahelda ja tunnustada.

TööriistadTagasiside meeskonnas:• Meeskonna tõhususe tõstmine • Iga meeskonna liige leiab iga teise liikme kohta

midagi mida too teeb hiilgavalt / väga hästi• Samuti – mida meeskonna koostöö huvides oleks

igal liikmel konkreetselt vaja arendada või millest loobuda

• Pange enne kirja (või kohe algul) märksõnad ja alles siis tehke esitlused

TööriistadArenguvestlus:• Suhtlustööriist, personali hindamise vahend.• Konstruktiivne ja loominguline koostöövestlus juhi

ja alluva vahel.• Isiku võrdlus tema endaga eelmise perioodi

põhjal ja tulevikku vaatamine isiklikul tasandil.• Arenguvestluse eesmärk on:

– anda hinnang töötaja arengule: tööalane ja isiklik areng, mis toimunud eelmisel perioodil

– arutada nii töötaja kui juhi vastastikuseid ootusi ja planeerida koos järgmist perioodi.

Tulemuse saavutamineKonfliktihirm

Loodetud eesmärk:• Jagatakse ideid ja arutletakse kriitikat kartmata• Avatud potentsiaal

Abivahendid:• Väljakaevamine – konfliktide lõpuni lahendamine• Reaal-ajas juhendamine• Konflikti-käitumise treeningud, isikute analüüs

TööriistadVäljakaevamine:• Ühine arutlus – lahendusele suunatud, mitte

süüdistamisele• Juhi roll: aeg-ajalt maandab pingekoldeid, samas

peab laskma alluvatel ise mingi lahenduseni jõuda– tuletab meelde, et lahendatav konflikt / probleem on

meeskonna hüvanguks– passib peale, et püsitaks teemas

• NB! Ärge jätke pikaks ajaks lahtisi otsi – konflikti vältimine üldjuhul tulemuseni ei vii

Tulemuse saavutamineVähene pühendumine

Loodetud eesmärk:• Üksmeel suuna suhtes, kindlustunne• Liigutakse kõhklusteta, vajadusel muudetakse

suunda

Abivahendid:• Sõnumi ühtlustamine• Tähtaegade selgus ja nendest kinnipidamine• Halvima võimaliku stsenaariumi analüüs

TööriistadSõnumi ühtlustamine:• Ühine eesmärk / visioon

– Võib olla ka “lihtne” arusaam, mis muutub, kui projekt / meeskonnatöö objekt on tehtud

– Kõigile ühtviisi arusaadav

Halvima võimaliku stsenaariumi analüüs:• Koos hinnata võimalikke tagajärgi kui...

– Midagi jätta hoopis tegemata– Teha pool (kuigi teha ise )– Teha alternatiivseid tegevusi

Tulemuse saavutamineKohustamise vältimine

Loodetud eesmärk:• Kõik omavad kõrgeid täitmise standardeid,

ühtne surve arenemiseks• Probleemid avastatakse varases järgus

Abivahendid:• Standardite kokkulepe meeskonnas, nende ja

eesmärkide avalikustamine• Lihtne ja regulaarne protsessi ülevaade• Meeskondlikud preemiad

Tulemuse saavutamineÜkskõiksus tulemuste suhtes

Loodetud eesmärk:• Säilitada saavutustele orienteeritud töötajad• Saada kasu üksik-isikutest, kes rakendavad enda

eesmärke ja huvisid meeskonna heaks

Abivahendid:• Eesmärkide avalikustamine• Tulemuspõhised preemiad

Meeskonnatöö hindamine - sünergiaKas tekkis sünergia?

• Jah, kui meeskonna ühine tulemus sai parem kui oleks saavutanud kes iganes meeskonnaliikmetest üksi

• Jah, kui suudeti avastada ja liita meeskonnaliikmete potentsiaal – juhi roll on seda potentsiaali hinnata ja suunata

Meeskonnatöö hindamine

• Kontrolli küsimustiku või vestlusringiga meeskonnatöö “vaenlastest” jagusaamist

• Paar võimalust kuidas:– Küsimustik / ankeet– Vestlusringi abivahend

Hindamine – vestlusringi abivahend• Eeltöö: meeskonnaga läbi rääkida

olulised kriteeriumid, mille abil hinnatakse koostööd ja tulemust

? NB!Avatus

Ausus

Austus jne jne

Suhtumised, mis aitavad meeskonnas erinevustega toime tulla • Me teame kuhu me läheme – meil on visioon• Ma mõistan, aktsepteerin ja austan ennast

sellisena nagu ma olen• Ma mõistan, aktsepteerin ja austan sind

sellisena nagu sa oled, isegi kui sa oled minust väga erinev

• Sina mõistad, aktsepteerid ja austad ennast sellisena nagu sa oled

• Sa mõistad, aktsepteerid ja austad mind sellisena nagu ma olen, isegi kui ma olen sinust väga erinev

Ehk siis...• Mõtle läbi, mis sind motiveerib ja keskendu sellele• Pane enese jaoks paika eesmärgid ja põhimõtted• Analüüsi, kas need haakuvad ettevõtte ja

meeskonna eesmärkide ja põhimõtetega• Asu valitud suunas tegutsema• Tuleta eesmärke, suunda ja põhimõtteid meelde,

eriti just raskel hetkel• Pea meeles, et IGAÜKS VASTUTAB OMA

MOTIVATSIOONI EEST ISE

Majanduslangus

• .... on meil koledaks Põhjakonnaks mõeldud ...

Kõige tavalisem juhtimistegevus on .... ootamine!

Milline küsimus on õige -

• Kas muuta midagi meeskonnas?

• Mida muuta meeskonnas?

• Mida muuta meeskonna juhtimises?

• Kas muuta enda käitumist / harjumusi .. jne?

• Millised on uued väljakutsed meie ees?

Eesmärk• Eesmärk peab olema kõrgem kui

prognoos

Tulemus

Aeg

Eesmärk

Prognoos

Senise ja uue-oodatud edu alused, vajalikud uued oskused

Mis on meie edu senini taganud?

Mis tagab meie uue edu?

Kas on olulisi erinevusi?

1. 1.

2. 2.

3. 3.

4. 4.

5. 5.

Mis oskusi peame arendama? On need kriitilised? Kas me üldse tahame neid arendada?

Inimene motiveerib ennast ise• Keegi ei saa inimest motiveerida peale

tema enda– Juht saab aidata tööülesannete, mõningase

preemia ja kiituse läbi motivatsiooni hoida– Juht saab aidata motivatsiooni algeid otsida

• Kui inimene ise midagi ei taha, ei soovi, ei vaja – siis puudub tal ka motivatsioon midagi teha– See inimene on ilmselt surnud

MINUST SÕLTUVAD TEGURID

1. Hoiakudsuhtumine, kavatsus, põhimõtted, tahe

2. Töökuspingutus, lõpuni tegemine, mugavustsoonist väljumine;

3. Tarkusteadmised, oskused, kogemused, mõistmine, arusaamine.

xQxQ = execution quotient / täitmise

koefitsent / täideviimise võime

• Tulemuse muutmiseks peame muutma iseennast

• Iseenda muutmiseks peame muutma oma käitumis-harjumusi

Te võite saavutada kõike!

Meeskonnatöö ja juht• Vaatamata igakordse hinnangu

tulemustele:– Meeskond vajab pidevat kooshoidmistööd– Ka parimad “pojad ja tütred” kalduvad aeg-ajalt

olulisse isekusse– Hea meeskond saavutatakse läbi inimliku

lähenemise: meil on kõigil head ja vead ning me aktsepteerime neid, aitame üksteist

• Juht loob ja hoiab koos oma meeskonda– Järjepidevus ja eeskuju

Tänan!Elmo Puidet

BDA Consulting

www.bda.ee