Kratko Prodaja i fakturisanje - Velmontracunarskiprogrami.com/Fajlovi/Prodaja i fakturisanje.pdf · trebovanja preko odre đivanja kreditnog limita, kontrole blokade ra čuna od NBS,

Prodaja i fakturisanje (ukratko)

Za potrebe proizvodnih preduzeća, posbno onih koja se bave proizvodnjom roba za svakodnevnu

upotrebu, kao što je mlekarska industrija, pekarska industrija ili slično, urađen je programski modul “PRODAJA I FAKTURISANJE”. Ovaj modul obrađuje poslove iz domena PRODAJE sopstvene proizvodnje. Održava potrebnu vezu sa “proizvodnjom” i sa “poslovnim partnerima”. Za “proizvodnju” na osnovu plana prodaje dobijaju se podaci za proizvodnju u asortimanu i količini određenih proizvoda. Ovo je okvirni plan koji se može korigovati prema stvarnim mogućnostima proizvodnje. Sa kupcima je u direktnoj vezi, jer se za njih vrši isporuka i fakturisanje i potrebni podaci se automatski prosleđuju na kartice kupaca u modulu “kupci i dobavljači”. Priprema potrebne izveštaje i informacije za praćenje ove izuzetno obimne i značajne oblasti.

Obrađuje : - Prijem narudžbina i obradu tkz.ambulantne ili dnevne isporuke - Fakturisanje ambulantne isporuke - Isporuku i fakturisanje ostalih vrsta prodaje uključujući diskontnu prodaju i izvoz - Prezentuje veliki broj izveštaja i informacija kojima se sagledava ova oblast i sažimaju grupne

informacije potrebne za vezu sa materijalnim i glavnom knjigom

U čitavoj firmi, operativno, ovo su obimni poslovi. Dnevno se može uraditi više stotina grupnih transakcija oko narudžbine i ambulantne isporuke. Za to treba formirati i odštampati više stotina ili hiljada otpremnica i/ili faktura dnevno. Obimni su poslovi oko pripreme tih operacija kao što su obimni i poslovi povratnih intervencija posle povratka sa terena. U ovakvim firmama prilično veliki procenat čini takozvana neambulanta prodaja. I tu se dnevno obavi više desetina i stotina narudžbina i direktnog fakturisanja u nekoliko varijanti i to: na predštampanom formularu, na blanko formularu i tkz. devizni račun na srpskom ili engleskom jeziku.

Poslovi prijema i obrade narudžbina i pripreme i realizacije isporuke sa štampanjem otpremnica i specifikacija su operativno najobimniji poslovi. Zbog toga su izdvojeni u poseban deo. Brojnim funkcijama i praktičnim praćenjem obavljanja ovih poslova maksimalno je racionalizovan i operativno olakšan ovaj segment. Poslovi fakturisanja imaju zadatak da dnevno, kvartalno ili u nekom drugom intervalu pregledaju isporučenu robu i onda formiraju i isporuče fakturu. Pored poslova obrade već isporučne robe za tkz.ambulantnu prodaju ovaj deo posla neposredno vrši isporuku i fakturisanje tkz. neambulantne prodaje uključujući fakture na formularima, fakture na blanko papiru i devizne fakture. Ovde se isporučuje roba i za diskonte uz formiranje kompletne izlazne kalkulacije za maloprodajni objekat.

Program opciono omogućava uključivanje više vrsta automatskih kontrola: kontrolu zaliha, kontrolu dodeljenog kreditnog limita, kontrolu blokade računa od NBS. Napomena: Termin ambulantna isporuka podrazumeva unapred za duži rok dogovorenu redovnu svakodnevnu ili periodičnu isporuku nekog potrošnog dobra koje se proizvodi, npr. mlečnih proizvoda i prerađevina, proizvoda pekarske proizvodnje ili proizvoda mesne industrije. Kod ovakvih isporuka se svaka sledeća narudžba dostavlja i potvrđuje. Za svaku nardžbu se registruju stavke (roba) i formira se otpremnica i dostavlja naručiocu. Na osnovu tih isporuka (otpremnica) se vrši fakturisanje. Program podržava periodično fakturisanje i fakturisanje svake isporuke. Preiodično fakturisanje znači da se za veći broj isporuka u nekom vremenskom periodu formira kumulativna faktura. Može se izabrati i način da se za svaku isporuku formira dokument faktura/otpremnica, odnosno fakturisanje svake isporuke. Program omogućava da se fakturisanje vrši ne samo po robama već i po određenim specifičnim obeležjima roba, npr. po datumu proizvodnje, određenim serijama, identifikacijama pojedinačnih ili grupnih artikla i slično.

"Velmont" Beograd Poslovni računarski programi

2

Formiranje otpremnih dokumenata (otpremnica ili otpremnica/faktura) sa specifičnim obeležjima

roba usklađenih sa otpremom roba navedenih obeležja omogućava praćenje puta od proizvodnje do naručioca kojem se isporučuje roba. Ovakav način praćenja puta roba omogućen je vezom Proizvodnja-Fakturisanje-Isporuka i predstavlja poželjan standard posebno u oblastima prehrambene industrije. Prilikom korišćenja programa ovakav način faturisanja se ne mora sprovoditi. Može se raditi samo na nivou robe bez dodatnih obeležja artikala te robe.. Registri

Ova oblast je namenjena za vođenje registara koji se koriste u poslovima formiranja otpremnica, faktura, kalkulacija i drugih dokumenata i zaduženja. Ovde se, pored ostalog, definišu preduslovi za kontrolu trebovanja preko određivanja kreditnog limita, kontrole blokade računa od NBS, ako se izaberu opcije za takvu kontrolu na nivou kupca. Redovna trebovanja (trebovanja tkz. ambulantne isporuke)

Ovaj vid obrade porudžbina i faktureisanja je specifičan za one firme koje na unapred dogovoren

način snabdevaju veći broj korisnika njihovih roba u redovnim dnevnim ili češćim periodičnim isporukama. Primer ovakvih firmi je mlekarsaka industrija, pekarska industrija, mesarska, određene kondiktorske proizvodnje i slične.

U ovim slučajevima se praktično svaki dan vrši isporuka većem broju kupaca koji su po pravilu za duži vremenski period obezbedili snabdevanje određenim asortimanom roba koje firma proizvodi. Porudžbine su po pravilu slične prethodnim ali se za svaku isporuku mogu razlikovati u količini i delu asortimana. Iz tog razloga se za svaku isporuku vrši novo trebovanje.

U zavisnosti od dogovora moguće je da se formiraju fakture i finansijska zaduženja za svaku isporuku ili da se za više isporuka formira jedna faktura i jedno zaduženje.

Ako kupac ima veći broj objekata na koje se vrši isporuka moguće je da se za sve objekte formira jedna zajednička faktura i zaduženje ili da sve bude odvojeno.

Princip ne mora biti jedinstven za sve kupce već se za jedne kupce može primenjivati jedan princip a za druge neki drugi princip, u zavisnosti od dogovora i zahteva kupaca.

U ovom meniju su grupisani poslovi upisa trebovanja, formiranja specifikacija, štampe otpremnica i formiranja i štampe faktura.


3

Prijem trebovanja, štampa otpremnica i formiranje faktura

Polazna tačka za sve operacije obrade porudžbina ambulantne prodaje, štampanja otpremnica i formiranja faktura na osnovu ovakve prodaje je radni list «Spisak porudžbina».

Spisak porudžbina se definiše vremenskim intervalom : od datuma do datuma, linijom isporuke ili za sve linije ako se ne upiše konkretana linija, šifrom kupca ili za sve kupce ako se ne navede konkretni kupac. Spisak se može odnositi za sve porudžbine za navedene uslove ili samo za one porudžbine za koje još nije izvršeno fakturisanje.

U zavisnosti od operacija koje se rade izabraće se odgovarajući sadržaj spiska.

Primer otpremnice:


4

Formiranje faktura (Formiranje faktura za liniju, Formiranje faktura za kupca)

Formiranje faktura na osnovu porudžbina ambulantnog snabdevanja vrši se na način koji se dogovara

sa kupcima i koji najviše odgovara zajedničkoj poslovnoj saradnji u ovoj oblasti. Navešćemo neke principe koji se standardno primenjuju :

- kupac želi da mu se vrši redovno snabdevanje, svakodnevno ili svaku n-dan, i da mu se dostavlja peridodična (nedeljna) zbirna faktura za sve isporuke na svim objektima - kupac želi da mu se vrši redovno snabdevanje, svakodnevno ili svaku n-dan, i da mu se dostavlja peridodična (nedeljna) zbirna faktura po objektima posebno

- kupac želi da mu se vrši redovno snabdevanje, svakodnevno ili svaku n-dan, i da mu se svakodnevno dostavlja zbirna faktura za sve objekte

- kupac želi da mu se vrši redovno snabdevanje, svakodnevno ili svaku n-dan, i da mu se svakodnevno dostavljaju posebne faktura za svaku isporuku

Definisali smo dve funkcije za fakturisanje, fakturisanje za liniju i fakturisanje za kupca. Ako se kupcima formira faktura za svaku isporuku onda nema potreba da se njima štampaju

otpremnice jer je dovoljan samo jedan dokument Račun/Otpremnica. Za ovakve kupce nakon upisa porudžbina treba izvršiti formiranje faktura (Formiranje faktura za kupca). Za sve druge slučajeve potrebni su dokumenti Otpremnice. Važno je da period za koji se vrši fakturisanje (Formiranje faktura za liniju) bude isti ili n-puta veći od perida za koji se vrši Formiranje faktura za kupca.

Funkcija Formiranje faktura za liniju će obuhvatiti za naznačeni period sve slučajeve (porudžine) za

koje nije formirana faktura. Iz tog rašloga je neophodno da se prvo urade svi slučajevi koji će koristiti funkciju Formiranje faktura za kupca. Primer : Ako se za većinu kupaca vrši isporuka i fakturisanje svakih 10. dana, onda se u tom periodu od 10.dana za određene kupce može vršiti svakodnevno fakturisanje, za neke kupce se može vršiti fakturisanje npr. svaki drugi dan a za neke svaki peti dan. Kada dođe vreme da se vrši fakturisanje za linije posle deset dana isporuke, prvo proverite da li ste u tom vremenskom intervalu završili sa svim onim kupcima kojima fakturisanje vršite na drukčiji način. Sada ćemo navesti konkretnih nekoliko primera :

1. Fakturisanje svakodnevno za navedenog kupca 2. Fakturisanje periodično za navedenog kupca 3. Fakturisanje periodično za navedenu liniju 4. Fakturisanje od broja do broja fakture

Napomena :

Generalno fakture na osnovu otpremnica ambulantne isporuke mogu se formirati samo jednom u redovnoj obradi. Za to postoji kontrola statusa. Međutim, mogu se pojaviti razlozi zbog kojih treba ponoviti formiranje faktura. Za takav slućaj je predviđena procedura brisanja formiranih faktura i ponovnog formiranja. Pogledati «Vanredna pomoć» u ovom priručniku.


5

Pregled i štampanje faktura ambulantnih isporuka Sve funkcije štampanja faktura koje su formirane na osnovu porudžbina ambulantnih isporuka obavljaju se preko Spiska faktura ove vrste.

Spisak faktura se prikazuje za određen vremenski period koji se unosi u zahtev. Inicijalno se nudi sutrašnji datum, kao što se daje i za Spisak porudžbina. Njega menjate i upisujete po potrebi. Ako se ne zadaju drugi parametri Spisak će sadržavati sve formirane fakture ambulantnih isporuka. Ovaj spiskak praktično služi za pregled i anlizu; ima li neodštampanih faktura i neproknjiženih i slično. Ako se želi štampa faktura onda treba zadati odgovarajuće kriterijume za prikaz Spiska faktura. Za štampu faktura (Štampanje faktura za kupca) treba zadati šifru kupca. Za štampu faktura (Štampanje faktura za liniju) treba zadati šifru linije. Za štampu faktura (Štampanje faktura od broja do broja) treba zadati opseg brojeva faktura. U svakom slučaju na Spisku faktura će se nalaziti samo one fakture koje zadovoljavaju zadati kriterijum. Kod štampe za obim treba izabrati «Neodštampane fakture ambulantne isporuke».

U nastavku ćemo navesti nekoliko primera :


6

Primer 1. Odštampati fakture za kupca 301036 za datum 01/08/2015 - 01/08/2015

Kada se zadaju odgovarajući parametri za Spisak faktura onda se sa Spiska pokreće funkcija (Štampanje faktura za kupca) i naknadno se zadaju opcije koje utiču na sam izgled i sadržaj fakture. U naslovu može pisati : Račun/Otpremnica ili samo Račun. Za stavke robe se mogu prikazivati interne šifre ili bar kod (numerička interpretacija). Na jednom listu može biti jedna fakture ili dve fakture. Vrsta štampe može biti redovna ili ponovna. Preporuke : Preporuka je da se fakture prvo odštampaju na tkz. virtuelnom printeru (najčešće u PDF formatu) ili nekom drugom u zavisnosti koji operacioni sistem koristite i da ih prvo pogledata. Onda ih možete fizički odštampati na printeru u potrebnom broju primeraka.


7

Jedana fakture na A4 obrascu kod koje nema proizvoda sa posebnom identifikaciom :


8

Dve fakture na A4 obrascu :


9

Primer 2. Odštampati fakture za liniju 21. za datum 01/08/2015 - 10/08/2015

Na kraju se dobije izveštaj da su fakture odštampane :

Fakture se mogu odštampati na virtuelni printer pa onda fizički na laserskom printeru u potrebnom broju primeraka.

Ovom funkcijom fakture će biti odštampane za čitav navedeni opseg bezuslovno, nezavisno da li su već bile štampane ili ne. Da se podsetimo; kod funkcija štampe za kupca ili za liniju ako su fakture bile odštampane za ponovnu štampu se mora navesti opcija «Ponovna štampa».


10

Napomena : Prema tome da li su stavke na fakturi označene posebnim obeležjima (ID Artikla) ili ne zavisi i sam izgled fakture i automatski se podešava prema situaciji. Navedene su dve susedne fakture sa različitim izgledima;


11


12

Obrada vanrednih trebovanja

Jedan deo prodaje se obavlja preko unapred dogovorene svakodnevne isporuke. Te funkcije su

smeštene u segment "Obrada redovnih (ambulantnih trebovanja". Znači vrši se svakodnevna isporuka i onda se za određen broj dana vrši formiranje i štampa faktura. To je jedan deo faktura i zovu se "fakture ambulantne isporuke".

Drugi deo prodaje čini prodaja po narudžbi od slučaja do slučaja i zove se “urgentna prodaja”. Od

godine do godine može se menjati odnos udela u ukupnoj prodaji. Jedan deo čini i sopstvena diskontna prodaja.

Pomoću funkcija iz ovog segmenta obavlja se formiranje i štampa faktura i otpremnica za “urgentnu

prodaju”. Obim posla je veliki i značaj funkcija je takođe veliki, jer se na licu mesta obave svi poslovi za predmetnog kupca. Ako su uvedene opcije da se prate i kontrolišu zalihe roba i da se kontroliše trebovanje preko kreditnog limita i kontrole blokade računa, onda se te kontrole automatski sprovode i u svim bitnim situacijama operater se obaveštava u toku formiranja i kontrole porudžibine u ovom obliku fakturisanja.

Prijem trebovanja i direktna izrada fakture

Funkcije podržavaju nekoliko oblika faktura. Za sve fakture se upisuju određeni zajednički podaci, a kasnije zavisno od kupca (domaći ili iz inostranstva) i zavisno od obračuna poreza formiraju se i različite fakture. Za inostrane fakture može se vršiti obračun u evrima ili u dolarima.

Svi poslovi se obavljaju sa Spiska direktnih fakture. Spisak se kreira i predstavlja na osnovu većeg broja zadatih parametara u zavisnosti od potreba.


13

Primer upisa stavki nove fakture:

Upisuje se količina. Cena se ponudi iz važećeg cenovnika po broju cene koji je kupcu dodeljen. Cena se može prihvatiti ili izmeniti u dogovoru sa kupcem. Na kraju se upisuje rabat. Svaka stavka može imati drukčiji rabat. Ako je izvozna faktura onda se cena može zadavati u Evrima ili USD prema tome šta je vezano za konkretnog kupca. U ovakvim slučajevima svi proračuni će biti konvertovani u Dinare po kursu koji se vodi u tabeli kursa. Ovakve fakture se, pored Dinara mogu štampati i u Evrima ili USD, prema tome kako je navedeno za kupca. Za svaku stavku se testiraju zalihe i provode se ostale kontrole (kreditni limit) ako su uključene na opštem nivou (kontrola zaliha) ili ako su naznačene za kupca (kreditni limit). Upisane stavke se mogu brisati. Ako ste pogrešili u nekom podatku stavke onda je ne možete direktno ispraviti, već tu stavku izbrišite pa je ponovo upišite.


14

Pregled i štampanje faktura

Fakture sa Spiska direktnih faktura se prikazuju i štampaju jedna po jedna. Fakture se štampaju na blanko obrascima. Za firme koje su zainteresovane i koje žele da imaju svoje predštampane obrasce dogovara se izrada namenske štampe za takve obrasce. Štampa se izvodi na laserskim printerima direktno, na virtuelnim printerima pa se onda posle pregledanja fizički štampa, ili se štampa izvodi na matričnim printerima.

Postoji više opcija i parametara koji utiču na formu i sadržaj fakture : Vrsta fakture : Vrsta printera : Jezik : Ako je faktura izvozna i ako su potrebni mogu se zadati podaci o prevozu (vozač, vozilo, neto i bruto

težina). U vezi izvoza su opcije «Napisati izjavu o poreklu» i «Napisati komentar o isporuci». Ako se pored fakture štampa i otpremnica ona može biti sa cenom roba ili bez cena. Kada se završi sa zadavanjem podataka i izborom opcija onda se pokreće (Odštampaj fakturu) ili

(Odštampaj fakturu + otpremnicu). Dalje ćemo navesti primer domaće fakture i fakture za izvoz :


15

Domaće fakture :


16

Izvozna dinarska faktura na srpskom:


17

Izvozna devizna faktura na engleskom:


18

Trebovanja za prodavnice Firma može organizovati sopstvenu maloprodajnu mrežu gde će direktno svoje proizvode prodavati krajnjim potrošačima. Ovakav vid prodaje posebno je pogodan u prehrambenoj industriji. U ovom slučaju obrada porudžbina i fakturisanje vrši se kupcima (drugim pravnim licima) a sopstvenoj maloprodaji – diskontima vrši se obrada porudžbina i dostava robe sa pripremljenim kalkulacijama. Funkcije ovog poglavlja namenjene su za podršku prodaje u sopstvenim maloprodajnim objektima.

Formiranje i štampanje kalkulacije za prodavnicu

Svi poslovi se obavljaju sa Spiska izlaznih kalkulacija. Spisak se kreira i predstavlja na osnovu većeg broja zadatih parametara u zavisnost od potreba. Interne prodavnice (diskonti) upisuju se u registar poslovnih partnera i tu im se dodeljuje šifra. Radi lakšeg razlikovanja od ostalih šifri dodaje im se posebna šifra (kao u primeru, 633300, 633301,....). Takođe im se dodaju svi ostali obavezni podaci, uključujući i liniju na kojoj se nalaze. Kao kod izrade faktura direktne prodaje, i ovde vrede isti principi oko selektovanja i prikazivanja Spiska izlaznih kalkulacija, koji je početna tačka za sve druge operacije (obradu podataka i štampanje kalkulacije).


19

Primer kalkulacije i otpremnice :


20

Specifični izveštaji

U ovom poglavlju programa obezbeđene su funkcije kojima se mogu dobiti analize i izveštaji koji su se u praksi pokazali kao najpotrebniji. Ostale specifične analize koje su pre svega potrebne rukovodiocima firme a odnose se na ovu oblast poslovanja, obezbeđene su u posebnom poglavlju informacionog sistema. Primer izveštaja zbirnog trebovanja za izabrane linije :

Documents

Kratko Prodaja i fakturisanje - Velmontracunarskiprogrami.com/Fajlovi/Prodaja i fakturisanje.pdf · trebovanja preko odre đivanja kreditnog limita, kontrole blokade ra čuna od NBS,