KORWIN - Genije d.o.o. · repromaterijala, konsignacija, ugostiteljstvo ili ostalo. Prefix dokumenta : je oznaka ili broj koji se dodaje ispred svakog dokumenta. Ukoliko se vodi viae

KORWIN

UPUTE ZA DEFINIRANJE

“MATIČNIH PODATAKA”

Sadržaj Općenito o matičnim podacima............................................................................................................ 2 Artikli ..................................................................................................................................................... 3 Partneri................................................................................................................................................... 6 Grupe partnera....................................................................................................................................... 8 Radne jedinice ....................................................................................................................................... 8 Mjesto .................................................................................................................................................... 9 Grupe artikala ........................................................................................................................................ 9 Dokumenti ...........................................................................................................................................10 Porezne tarife.......................................................................................................................................11 Jedinice mjere......................................................................................................................................11 Način plaćanja .....................................................................................................................................11 Devize ..................................................................................................................................................12 Konta....................................................................................................................................................13 Troškovi...............................................................................................................................................13 Ugovori ................................................................................................................................................14 Virmani ................................................................................................................................................15 Tipovi računa.......................................................................................................................................15 Kamatne stope .....................................................................................................................................16 Porezne knjige .....................................................................................................................................16 Barcode ................................................................................................................................................16

KORWIN – upute za definiranje 'Matičnih podataka'

- 2 -

Općenito o matičnim podacima Na početku rada potrebno je prvo šifrirati i unijeti osnovne matične podatke koji se koriste u poslovanju. Radi preglednosti na glavnom izborniku se nalaze samo matični podaci koji se najčešće koriste u poslovanju (artikli, partneri, konto) . Ulaskom u određeni matični podatak otvara se prozor koji sadrži slijedeće :

S tipkama prethodni i slijedeći se šeta kroz unesene matične podatke. Spremi : sprema novi matični podatak ili unesene promjene na postojećem matičnom podatku Izlaz : izlaz iz trenutnog matičnog podatka. Ako nisu spremljene unesene promjene program javlja upozorenje da promjene nisu snimljene, želite li ih snimiti? "DA" - podaci se trajno zapisuju na disk "NE" - uneseni podaci se brišu "ODUSTANI" - vraćate se na početak unosa za trenutni artikl Ispis : ispis matičnih podataka (detaljnije o ispisu u općenitim uputama) Info : postoji samo u artiklima i partnerima, a pokazuje određene informativne podatke

(detaljnije u općenitim uputama) Svaki matični podatak sadrži polja šifra i naziv. Šifra : kombinacija (od 2-12) slova ili znamenki ili slova i znamenki ( 001, 002, 003,.., ili KG, KOM, KUT, ..., itd). Naziv : upisuje se naziv određenog matičnog podatka


- 3 -

Artikli Jedinice mjere Normativ Ambalaža Barcode U artiklima se definiraju svi artikli (materijali) i usluge koje se koriste u poslovanju. Maska za unos sadrži slijedeće podatke :

Osnovni podaci : Šifra : najviše osam znakova Naziv : upisuje se naziv artikla, klikom na tri točkice otvara se mogućnost upisa naziva do 200

znakova. Tip : upisuje se tip artikla : roba, usluga, ambalaža, materijal,osnovno sredstvo. Kataloška šifra : šifra koja se upisuje iz kataloga dobavljača. Ako se artikli vode po kataloškim šiframa

moguće je vršiti odabir po tim šiframa i kod pisanja narudžbi moguće je ispisati kataloške šifre za određenog dobavljača.

Jedinica mjere :osnovna jedinica mjere u kojoj se artikl vodi npr. kom, lit, ..., Grupna JM : lit, kg, ... . Moguć je ispis stanja robe u osnovnoj ili grupnoj jed. mjere. JM pakiranja : jed.mjere u kojoj je artikl pakiran u skladištu ili pri transportu.

Primjer :

Artikl : ČOKOLADA 250 g

Jedinica mjere: kom


- 4 -

Grupna JM : kg količina u JM : 0,25 ( 250 / 1000 = 0,25, jer 1kg = 1000 g )

JM pakiranja : kut količina u JM : 20 ( 1 kutija = 20 komada )

Primjer :

Artikl : COCA COLA 0,33 L

Jedinica mjere : kom Grupna JM : lit količina u JM : 0,33 JM pakiranja : pak količina u JM : 12 ( 1 paket = 12 komada)

Kod svih robnih knjiženja (npr. kod unosa primke) s tipkom F12 otvara se odabir jedinica mjere definiranih za taj artikl i upisom grupne JM ili JM pakiranja program preračunava količinu u osnovnu jed. mjere. Porez : šifra propisane stope poreza za određeni artikl Grupa : odabir odgovarajuće grupe artikla Proizvođač : odabir proizvođača – naziv proizvođača se može ispisivati na deklaracijama ili se mogu

gledati razni pregledi po proizvođaču (analitika i sintetika) Napomena : informativni podatak vezan uz artikl Dodatni podaci : Trošarina : iznos trošarine Postotak kala : postotak propisanog kala za taj artikl. Postotak kala se može definirati za grupu artikala

ako je on isti za sve artikle koji pripadaju toj grupi artikala. Carinska tarifa : šifra stope poreza za uvozne artikle. Također, se može upisati u grupi artikla ako svi artikli

iste grupe imaju istu carinsku tarifu Konto troška : konto troška Konto materij. : konto materijala Status : aktivan ili neaktivan (ako postoje knjiženja vezana za određeni artikl on se ne može

izbrisati, ali se može označiti kao neaktivan i u daljnim knjiženjima on postaje "nevidljiv", odnosno, kod svih robnih knjiženja program ne dozvoljava upis njegove šifre)

Porez na potrošnju : nema ili ima Upisao : program upisuje ime operatera; datum i vrijeme unosa matičnog podatka; datum i vrijeme

izmjene mat. podatka Za unos normativa i barcodova potrebno je prvo spremiti unesene osnovne podatke. Normativi : Normativ : ako je artikl normativ označi se (klikom na kvadratić) i unesu njegovi sastojci s

pripadajućim količinama.


- 5 -

Normativ kao svoj sastojak može imati drugi normativ. Knjiženjem izlaza artikala koji su normativi program razdužuje repromaterijal prema ovdje unesenim količinama. Barcode Ako artikl ima barcode (jedan ili više) ovdje se definiraju. Barcodovi se mogu unositi i kroz meni matičnih podataka odabirom opcije "barcode" (detaljniji opis je u matični podaci : barcode). Ambalaža : Ambalaža : upis podataka o ambalaži predviđen je za korisnike koji su se odlučili na vezivanje

ambalaže za artikle. Aktiviranjem tipke ambalaža upisuju se podaci o šifri, nazivu ambalaže i količini.

Primjer :

Količina 12 , znači da u jednoj gajbi ima 12 boca piva i prodajom 12 boca piva program će razdužiti jednu gajbu Minimalna količina 7 , znači da će program prodajom sedam ili više boca piva razdužiti gajbe a prodajom 6 ili manje boca razdužiti će samo boce.


- 6 -

Partneri U matičnim podacima partnera definiraju se podaci kupaca (interni i eksterni), dobavljača i banke. Maska za unos podataka o svakom partneru :

Osnovni podaci : Dodatni naziv : ako poduzeće ima dodatni naziv ovdje se upisuje, npr. poduzeće za informatičke usluge Adresa : adresa partnera Mjesto : općina, npr. Zagreb, Bjelovar, ..., Osoba (n/r) : ako na ispisu faktura, narudžbi, ponuda i sl. treba pisati ime osobe na koju glasi Grupa : odabir grupe partnera Tip : da li je partner: kupac, dobavljač, banka, interni ili partner (ako je i kupac i dobavljač)

Interni partneri mogu biti npr. djelatnici i kod unosa blagajne za svaku isplatnicu se može upisati odgovarajuća šifra internog partnera (djelatnika) kako bi se imala evidencija isplata po djelatnicima, dakle nije potrebno otvarati dodatna analitička konta. Za interne partnere se ne vode analitičke kartice u sa-co.

Matični broj : matični broj partnera


- 7 -

Žiro račun : osnovni žiro račun (ispisuje se na virmanu) Model : broj koji se ispisuje na virmanu prije poziva na broj Poziv na broj : broj koji se ispisuje na virmanu (upisuje se ako je fiksan) (odobr.) Ostali podaci: telefon, fax, kontakt su samo informativni podaci koji se mogu koristiti kao adresar ili

podsjetnik Dodatni podaci : Rabat : ovdje upisani rabat se nudi kod unosa dokumenata vezanih za tog partnera Odgoda plaćanja : ako se upiše odgoda plaćanja (u danima) program će, na osnovu unesenih podataka,

prilikom ispisa računa predložiti dospjeće koje je promjenjljivo Grupa cijena : odabir grupe cijena Tržište : odabir tržišta - tržišta mogu biti gradovi : 01 - Zagreb, 10 - Osijek, 20 - Rijeka, ..., . Svako

od ovih tržišta može imati podnivoe. Primjer : u okviru tržišta Zagreb mogu biti : 010 - Sesvete, 011 - Črnomerec, 012 - Dubrava, i sl.. Na taj način je moguće na pregledima (upisom šifre tržišta 01) ispisati promet za Zagreb i pripadajuće podnivoe, u ovom slučaju Sesvete, Dubrava i Črnomerec. Za tržišta je moguće vezati djelatnike, odnosno, trgovačke putnike i na taj način imati evidenciju prodaje po djelatnicima za određena tržišta.

Platioc : ako račune partnera plaća drugi partner upisuje se njegova šifra Banka : upisuje se šifra banke (definirana u matičnim podacima partneri) u kojoj partner ima

otvoren žiro račun Napomena : polje u koje se upisuju opaske vezane za određenog partnera ili drugi podaci koji nisu

navedeni na ekranu E-mail : informativni podatak Oznaka/ poslovnice : za banke je obvezno upisati broj poslovnice radi snimanja disketa za plaću Status : aktivan ili neaktivan (ako postoje knjiženja vezana za tog partnera on se ne može

izbrisati, ali se može označiti kao neaktivan i u daljnim knjiženjima program ne dozvoljava upis njegove šifre)

Porezni obveznik : da li je partner poduzeće, obrtnik, nije obveznik (ne obračunava porez kod ulaznih

dokumenata npr. primka, knjiženje U-RA) i bez PDV-a (ne obračunava porez kod izlaznih dokumenata npr. račun, otpremnica).

Datum upisa : program upisuje ime operatera; datum i vrijeme unosa matičnog podatka; datum i vrijeme izmjene matičnog podatka Poslovnice : Poslovnice su izdvojene jedinice partnera (skladišta, prodavaonice, ...) koje se najčešće koriste kod izdavanja otpremnica. Dakle, ako partner ima dvije ili više poslovnica ovdje se definiraju s pripadajućim osnovnim podacima (naziv, adresa, mjesto, pošta,...)


- 8 -

Osobe : Po potrebi mogu se upisati osobe (djelatnici), s potrebnim podacima, vezane za partnera. Financijsko : Konto dobavljača, konto troška, konto kupca, konto realizacije - potrebno je definirati konta koja će program ponuditi kod kontiranja dokumenata (knjiženje U-RA/I-RA). Žiro računi : ako partner ima više žiro računa ovdje se upisuju, s potrebnim podacima za ispis virmana.

Grupe partnera Partneri se mogu grupirati po srodnosti (npr. dobavljači prehrambenih proizvoda, dobavljači pića, dobavljači usluga i sl.) radi kasnijih analitičkih i sintetičkih pregleda po definiranim grupama. U matičnim podacima grupa partnera upisuju se konta koja program kod knjiženja partnera određene grupe automatski ponudi.

Radne jedinice Program predviđa mogućnost definiranja radnih jedinica unutar poduzeća i na ovaj način moguće je svaku poslovnu promjenu knjižiti točno na onu radnu jedinicu na koju se ona odnosi. Radne jedinice mogu biti skladišta, maloprodaje i sl.

U masku za unos upisuju se osnovni podataci : šifra, naziv, adresa, mjesto, osoba n/r, telefon.


- 9 -

Tip : potrebno je upisati da li je radna jedinica : veleprodaja, maloprodaja, skladište repromaterijala, konsignacija, ugostiteljstvo ili ostalo.

Prefix dokumenta : je oznaka ili broj koji se dodaje ispred svakog dokumenta. Ukoliko se vodi više radnih

jedinica potrebno je za svaku definirati prefiks tako da bi u svim pregledima bilo vidljivo za svaki dokument u koju radnu jedinicu spada.

Zaliha : dozvoljen minus – zaliha robe može ići u minus upozorenje za minus – program upozorava da zaliha ide u minus ali dozvoljava unos

zabranjen minus – zaliha ne može ići u minus, odnosno, ne dozvoljava se upis artikla

Mjesto Ovdje se definiraju mjesta (općine) partnera. Kroz unos matičnih podataka partnera potrebno je povezati partnere s odgavarajućom šifrom mjesta koja je ovdje definirana. Šifra mjesta može biti broj pošte radi lakšeg odabira (npr. 10000). U naziv mjesta potrebno je upisati broj pošte i naziv mjesta ( npr. 10000 Zagreb) koji se ispisuju na izlaznim dokumentima.

Grupe artikala Grupe artikala omogućuju grupiranje artikala po njihovoj srodnosti (01-tehnička roba, 20-prehrambeni proizvodi, 50-kozmetika, itd).

Povezivanje artikala sa pojedinom grupom omogućit će ispis cijenika po grupama artikala, ispis stanja zaliha po grupama artikala te razne analitičke i sintetičke preglede vezane za artikle. Unutar svake grupe mogu se definirati podgrupe (podnivoi). Primjer : Unutar grupe 01 - tehnička roba, na isti način, mogu se definirati podgrupe : 011 - pisači 012 - modemi 013 - monitori, itd. Na taj način je moguće na pregledima, upisom šifre grupe artikala 01, ispisati promet za svu tehničku robu u ovom slučaju pisače, modeme i monitore. Kalo : postotak kala se može definirati u artiklima (za svaki posebno) ili ovdje za sve artikle koji

pripadaju određenoj grupi a imaju isti postotak kala. Primjer : za grupu artikala "prehrambeni proizvodi" postotak kala je 10 %, kod obračuna kala program će za sve artikle koji pripadaju grupi prehrambeni proizvodi obračunati postotak kala 10 % .

Tip : grupe artikala - roba, usluga, ambalaža, osnovno sredstvo, ... . Konto troška : konto troška Konto materijala : konto materijala


- 10 -

Dokumenti U ovoj opciji već je definirano mnogo vrsta dokumenata koje se koriste u poslovanju - faktura (račun), ponuda, banka, temeljnica, primka, otpremnica, ..., itd. Maska za definiranje nove vrste dokumenta ili za korekciju postojećih je slijedeći :

Šifra : 600,500,... Naziv : izlazni račun (faktura) Tip : IRA, URA, ... Prefix : znamenke ili slova koja će se ispisivati ispred rednog broja dokumenta za tu vrstu dokumenta. Kratki opis : Tip prefixa : koliko znamenki će imati ta vrsta dokumenta.

Primjer : ako se kod vrste dokumenta faktura u prefix upiše "00/" a u tip prefixa "P4" brojevi faktura će biti 00/0001, 00/0002, ..., .

Tip brojača : po dokumentu, po radnoj jedinici Predznak količ.: Dug/Pot.: duguje ili potražuje Predznak iznos : Tekst napomene : tekst koji se ispisuje na dokumentu Stornira dok.: šifra vrste dokumenta koji se stornira ovim dokumentom


- 11 -

Porezne tarife Ovdje se definiraju sve porezne tarife koje se koriste u poslovanju. Potrebno je definirati šifru, naziv i stopu porezne tarife. Kod definiranja artikala, artikli se povezuju s odgovarajućom poreznom tarifom koja se kod robnih dokumenata automatski obračunava. Primjer : Šifra : 22 Naziv : porez na dodanu vrijednost - PDV Stopa : 22 % ili Primjer : Šifra : 00 Naziv : nulta stopa Stopa : 0 %

Jedinice mjere U ovoj opciji se definiraju sve jedinice mjere potrebne u poslovanju. Šifra : kg, kom lit, kut, kar, ..., itd. ili 01, 02, 03, ... Naziv jed. mjere : kilogram, komad, kutija, ..., itd. Broj decimala : od 0 do 6 znamenki Primjer : ako je kod jedinice mjere ' kom ' (komad) broj decimala 0, količinski ulazi i izlazi artikala (vezanih za tu jedinicu mjere ' kom ') ne mogu biti na decimale nego samo cijeli brojevi : 5, 26, 128, ..., ili ako je kod jed. mjere ' kg ' (kilogram) broj decimala 4 kod količinskih ulaza i izlaza mogu se upisivati količine s četiri decimale : 0,2562, 1,5654, ..., .

Način plaćanja Ovdje se definiraju načini plaćanja koji se koriste u poslovanju i ona se mogu vezati za određeni rabat. Šifra : VIR, GOT, ČEK, ... Naziv : virman, gotovina, ček Ponuđeni rabat: rabat koji će se uvijek nuditi u prodaji odabirom te vrste plaćanja


- 12 -

Tip plaćanja : sva plaćanja, maloprodaja, maloprodaja u veleprodaju Pita partnera : da, ne Pita opis : da, ne Pita opis1 Pita rabat : da, ne Pita za R1: da, ne

Devize Ako se koriste devize ovdje se upisuje datum promijene tečaja i vrijednost valute. Devize se koriste kod knjiženja dokumenata vezanih za uvoz i izvoz gdje se upisuje iznos u devizama a program po tečaju ovdje upisanom za taj dan preračunava u domaću valutu. Devize se mogu koristiti samo kao informativni podatak.


- 13 -

Konta Ovdje se definira kontni plan potreban za poslovanje.

Partner : - ' - ' - ova oznaka znači da je kod unosa stavki dozvoljen upis šifre partnera i to i dobavljača i kupca - kupac - upisuje se npr. za konto 1200 jer se veže za određenog kupca, dakle ide u sa-co na karticu kupca - dobavljač - upisuje se npr. za konto 2200 jer se veže za određenog dobavljača i ide u sa-co na karticu dobavljača - interni - ako se konto povezuje samo s internim partnerima i stavke ne idu u sa-co - zabrana - ova oznaka znači da kod unosa konta nije dozvoljen upis partnera Aktiviranjem ikonice bilance dobije se popis bilanci koje u sebi sadrže taj konto. Jedan konto se može nalaziti u više bilanci koje se definiraju po potrebi (u matičnim podacima "bilance").

Troškovi Definiraju se mogući troškovi u poslovanju kao što su : carinski troškovi, prijevoz, troškovi plina, struje i sl. koji se mogu raspodjeliti po radnim jedinicama i kao takvi prebaciti u financijsko knigovodstvo. Maska za unos podataka : Šifra : kombinacija znakova (maksimalno tri znaka) Naziv : troškovi struje Partner : šifra partnera (npr. Elektra) Konto dug.: dugovni konto na koji se trošak knjiži u financijskom knjigovodstvu Konto pot. : potražni konto na koji se trošak knjiži u financijskom knjigovodstvu Tip : usluga, carina Raspodjela po radnim jedinicama : RJ : šifra radne jedinice Naziv : naziv radne jedinice Postotak : postotak u kojem se taj trošak raspodjeljuje na tu radnu jedinicu


- 14 -

Ugovori

Ovdje se definiraju ugovori s poslovnim partnerima koji mogu služiti kao informativni podatak ili se na temelju njih može raditi periodično fakturiranje (zbirne fakture). Maska za unos :

Šifra : proizvoljna šifra ili broj ugovora Naziv : naziv ugovora Partner : šifra partnera s kojim je potpisan ugovor Tip partnera : partner, kupac, dobavljač, banka ili interni Datum : datum sklapanja ugovora Vrijedi od : datum od kada ugovor vrijedi Vrijedi do : datum do kojeg ugovor vrijedi Postotak : Iznos : upisuje se iznos s ugovora koji se kod fakturiranja automatski nudi Radna jed. : šifra odgovarajuće radne jedinice Artikl : šifra artikla (usluge) na koji se ugovor odnosi (npr. ugovor o održavanju) Opis : opis koji se ispisuje na izlaznoj fakturi Status : aktivan ili neaktivan


- 15 -

Virmani Može se definirati neograničen broj virmana i to samo sa nekim upisanim poljima ili sa svim ako je to unaprijed poznato ( svrha doznake, u korist računa, poziv na broj,...). Kod ispisa virmana odabirom svrhe doznake program automatski popunjava sva polja ovdje definirana, a to mogu biti virmani za doprinose, poreze, kredite i sl. ili se može definirati samo svrha doznake ( uplata za robu ili uslugu) kako bi se kod ispisa virmana za dobavljače automatski odabrala željena svrha doznake. Maska za unos :

Tipovi računa Vođenje ulaznih i izlaznih dokumenata po tipovima računa omogućava analitičke i sintetičke preglede i knjiženje temeljnica u financijskom knjigovodstvu po svim definiranim tipovima računa. Primjer : šifra : naziv : TR troškovi OS osnovna sredstva SI sitan inventar VU veleprodajni ulaz

Odgovarajući tip računa se upisuje kod unosa dokumenata i na taj način se omogućuje pregled po svakom upisanom tipu. Kod formiranja automatske temeljnice za financijsko knjigovodstvo mogu se prebacivati podaci po tipovima računa i na taj način troškove, osnovna sredstva, veleprodajni ulaz i sl. knjižiti u različite temeljnice.


- 16 -

Kamatne stope Definiraju su potrebne kamatne stope koje se koriste za obračun svih vrsta kamata. Datum : od kada vrijedi unesena stopa Stopa : kamatna stopa Način : godišnja, mjesečna

Porezne knjige Ovdje se definiraju porezne knjige.

Tip : URA (ulazni račun) ili IRA (izlazni račun) Porezna prij.: odabir rednog broja porezne prijave Redni broj : zadnji redni broj knjige

Barcode Barcodovi se mogu definirati kroz unos matičnih podataka artikala ili direktno kroz opciju 'barcodovi' u matičnim podacima. Barcode : linijski kod artikla Količina : količina artikla koja se odnosi na gore upisani barcod Kad se barcodovi definiraju direktno kroz matične podatke barcodova potrebno je upisati šifru artikla za kojeg se veže upisani barcod. Ako se kod robnih knjiženja određenog artikla koristi više jedinica mjere (komad, kutija, karton), radi lakših knjiženja potrebno je upisati odgovarajući barcode za svaku jedinicu mjere i na taj način, kod robnih knjiženja, upisom određenog barcoda se zadužuje, odnosno, razdužuje ona količina artikla koja je vezana za upisani barcod. Primjer : jed. mjere cigareta ronhill je komad ali se one prodaju i u štekama i kartonima, kod robnih knjiženja dovoljno je upisati barcod šteke ili kartona a program će automatski zadužiti ili razdužiti potrebnu količinu. barcode : količina


- 17 -

38501487 1 ( komad) 38501555 10 (šteka - 10 komada) 38501423 100 (karton - 100 komada) Također, artikli koji imaju iste cijene ali različite barcodove radi preglednosti se mogu voditi na jednoj šifri. Primjer : Orbit žvakaće različitih okusa (limun, jagoda, jabuka,...,) mogu biti na jednoj šifri (ako im je cijena ista) ali je potrebno unijeti barcode za svaku od njih.

Documents

KORWIN - Genije d.o.o. · repromaterijala, konsignacija, ugostiteljstvo ili ostalo. Prefix dokumenta : je oznaka ili broj koji se dodaje ispred svakog dokumenta. Ukoliko se vodi viae