KORISNIČKE UPUTE

Aplikacija RGFI putem WEB – a

Zagreb, rujan 2015.

1

SADRŽAJ:

1. UVOD ...........................................................................................................................................................2

2. TEHNIČKI PREDUVJETI .............................................................................................................................2

3. USLUGE APLIKACIJE ................................................................................................................................2

3.1. UVID U DOKUMENTACIJU I/ILI PREUZIMANJE DOKUMENTACIJE IZ REGISTRA ....................2

3.1.1. PRIJAVA ................................................................................................................................2

3.1.2. O REGISTRU .........................................................................................................................4

3.1.3. PROIZVODI IZ REGISTRA ....................................................................................................4

3.2. PREDAJA IZVJEŠTAJA ................................................................................................................ 11

3.2.1 PREDAJA GODIŠNJEG FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA ................................................... 11

3.2.1.1 PREGLED POSLANIH GODIŠNJIH FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA ..................................................... 12

3.2.1.2 PREDAJA NOVOG GODIŠNJEG FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA ....................................................... 13

3.2.1.3 PRAVA SLANJA I POTPISIVANJA DOKUMENTACIJE KOJA SE ŠALJE PUTEM WEB APLIKACIJE RGFI ............................................................................................................................... 15

3.2.1.4 SLANJE, POTPISIVANJE I PREGLED DOKUMENTACIJE ................................................................ 19

3.2.1.5 POTPISIVANJE DOKUMENTACIJE SA VIŠE OD PROPISANOG MINIMALNOG BROJA POTPISA.............................................................................................................................................. 21

3.2.1.6 INSTALACIJA MODULA ZA POTPISIVANJE ..................................................................................... 22

3.2.2 PREDAJA FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNIH IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA ............................................................... 22

3.2.2.1 PREGLED POSLANIH FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNIH IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA................................................................................. 22

3.2.2.2 PREDAJA NOVOG FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNOG IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA............................................................................... 23

3.2.2.3 DEAKTIVIRANJE FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNIH IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA................................................................................. 25

4. RDC ........................................................................................................................................................... 27

5. CJENIK...................................................................................................................................................... 27

6. KONTAKTI ................................................................................................................................................ 28

7. STANJE RAČUNA .................................................................................................................................... 29

8. ODJAVA .................................................................................................................................................... 29

9. RJEČNIK POJMOVA ................................................................................................................................ 30

2

1. UVOD

Na web stranicama FINE www.fina.hr, odabirom Registar godišnjih financijskih izvještaja na izborniku ulazi se u aplikaciju RGFI putem WEB-a preko kojeg su svim korisnicima omogućene sljedeće usluge:

preuzimanje godišnjih financijskih izvještaja iz Registra godišnjih financijskih izvještaja te tromjesečnih izvještaja poduzetnika.

predaja godišnjih financijskih izvještaja, financijskih izvještaja neprofitnih organizacija i tromjesečnih izvještaja poduzetnika u Fininu bazu podataka.

2. TEHNIČKI PREDUVJETI

Tehnički preduvjeti i upute za instalaciju Fininog modula za potpisivanje detaljno su objašnjene u dokumentu "Uputa za pripremu računala za rad s Fina potpisnim modulom". Molimo obavezno pročitati prije početka rada s aplikacijom.

3. USLUGE APLIKACIJE

Preko aplikacije RGFI putem WEB-a, korištenjem Fina certifikata, uz određenu je naknadu, omogućen:

UVID I/ILI PREUZIMANJE DOKUMENTACIJE:

- ispisa godišnjeg financijskog izvještaja i

- izvatka iz registra

za sve obveznike podnošenja godišnjih financijskih izvještaja u razdoblju od 2002. nadalje.

- preuzimanje tromjesečnih izvještaja (korisnici mogu preuzeti isključivo izvještaje za koje imaju pravo slanja) te bez naknade:

PREDAJA IZVJEŠTAJA

- godišnji financijski izvještaji - služi za predaju godišnjih financijskih izvještaja za poduzetnike (tj. izvještaji kreirani na

obrascu s oznakom GFI-POD)

- financijski izvještaji neprofitnih organizacija i TI-POD

- služi za predaju financijskih tromjesečnih, polugodišnjih i godišnjih izvještaja neprofitnih organizacija (tj. izvještaji napravljeni na obrascu s oznakom BIL i PR-RAS-NPF, PR-RAS-NPF, S-PR-RAS-NPF) i tromjesečnih izvještaja na obrascu TI-POD.

ISPIS GODIŠNJEG FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA je tiskani godišnji financijski izvještaj (bilanca i izvještaj o dobiti i gubitku, izvještaj o novčanom tijeku, izvještaj o promjenama kapitala te dodatni podaci iz GFI-a

1 za

poduzetnike s naznakom o tome je li izvještaj revidiran. Dostupan je na hrvatskom, engleskom ili njemačkom jeziku.

IZVADAK sadrži podatke o registraciji: temeljne podatke o obvezniku i o registriranoj dokumentaciji.

Osim navedenih usluga korištenjem aplikacije je omogućeno i preuzimanje ISPISA TROMJESEČNOG IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA s tim da je taj izvještaj dostupan isključivo za poslovne subjekte za koje korisnik ima pravo slanja.

ISPIS TROMJESEČNOG IZVJEŠTAJA je tiskani tromjesečni izvještaj poduzetnika koje sastavljaju i predaju Fini tromjesečno radi ažuriranja bonitetne informacije BON-1 (za razdoblja I–III., I–VI. i I-IX.), a sadrži određene podatke o prihodima, troškovima, porezima, ulaganjima u dugotrajnu imovinu te o plaćama i prosječnom broju zaposlenih, i to za tekuće razdoblje i za odgovarajuće razdoblje prethodne godine.

3.1. UVID U DOKUMENTACIJU I/ILI PREUZIMANJE DOKUMENTACIJE IZ REGISTRA

3.1.1. PRIJAVA

Na web stranicama Fine www.fina.hr, odabirom USLUGE ZA POSLOVNE SUBJEKTE (slika 1.), dobije se stranica kroz čiji izbornik WEB SERVISI klikom na RGFI, ulazimo u aplikaciju RGFI putem WEB-a.

1 Dodatne podatke iz GFI-a poduzetnik može preuzeti samo za svoju tvrtku

3

Slika 1. Ulazak u aplikaciju

Nakon uspjele prijave otvara se početna stranica aplikacije Registar godišnjih financijskih izvještaja (slika 2.).

Slika 2. Početna stranica aplikacije RGFI putem WEB-a

Da biste se identificirali kao korisnik aplikacije, potrebno je učiniti sljedeće:

1. spojiti USB token s računalom ili umetnuti karticu u čitač (provjerite je li čitač dobro spojen) i

2. aktivirati gumb Prijava.

Aplikacija traži unos PIN-a. Nakon unesenog PIN-a stisnuti gumb OK (slika 3.).

4

Slika 3. Korisnikova prijava

Ako je prijava uspjela, na ekranu će se prikazati poruka kao na slici 4, a ako niste prijavljeni za korištenje aplikacije, na ekranu će se prikazati poruka kao na slici 5:

Slika 4. Uspjela prijava Slika 5. Korisnik nema prava pristupa

U tom slučaju molimo da kontaktirate odsjek registra računa u podružnici koja vam je izdala F ina e-certifikat ili pošaljite poruku na adresu e-pošte rgfi@fina.hr.

3.1.2. O REGISTRU

Nakon uspješno ostvarene prijave i odabira opcije O Registru (slika 7) na ekranu će se prikazati tekst s detaljnim informacijama o Registru godišnjih financijskih izvještaja.

Slika 7. O Registru

3.1.3. PROIZVODI IZ REGISTRA

Odabirom opcije Proizvodi iz Registra otvara se ekran na kojem možete pročitati i detaljnije se informirati o proizvodima i uslugama Registra godišnjih financijskih izvještaja (slika 8.).

5

Slika 8. Proizvodi iz Registra

Ponuđena su tri proizvoda odnosno usluge čijim je korištenjem moguće izdati sljedeće dokumente:

ispis godišnjega financijskog izvještaja

ispis tromjesečnog izvještaja

izvadak iz Registra

6

ISPISI IZVJEŠTAJA

Ispis godišnjega financijskog izvještaja (GFI) iz Registra moguće je tražiti na osnovi jednog od dvaju kriterija, i to:

po matičnom broju/OIB-u poslovnoga subjekta

Slika 9. Opcija Ispis

Matični broj se unosi do 8 znamenki, dok je za unos OIB-a potrebno upisati svih 11 znamenki.

U za to određeno polje (označeno žutom bojom) potrebno je upisati matični broj/OIB i u padajućem izborniku odabrati godinu na koju se izvještaj odnosi. Nakon aktiviranja gumba Izvedi upit otvara se ekran kao na slici 10. OIB se u tablicama prikazuje za razdoblja od 2008. godine nadalje.

Slika 10. Rezultat upita

Potrebno je kliknuti na ikonicu dokumenta u PDF formatu u stupcu Ispis. Samo za ispis godišnjega financijskog izvještaja na ekranu je ponuđena mogućnost odabira ispisa dokumenta na jednome od jezika, i to na hrvatskom, engleskom ili njemačkom jeziku (slika 11).

7

Slika 11. Ekran s odabirom jezika

Nakon klika na ISPIS otvara se dokument u PDF formatu, kojeg je moguće tiskati opcijom Print ili spremiti na računalo, lokalno ili na nositelj podataka: disketu, CD ili stick (slika 12).

Slika 12. Prikaz odabranog godišnjeg financijskog izvještaja

8

po nazivu poslovnoga subjekta (dijelu ili cijelom)

Slika 13. Odabir dokumenta po nazivu poslovnog subjekta

Potrebno je unijeti naziv ili dio naziva poslovnog subjekta i klikom označiti je li riječ o selektiranju po dijelu naziva ili po cijelom nazivu poslovnog subjekta i u padajućem izborniku odabrati godinu na koju se izvještaj odnosi. Nakon aktiviranja gumba Izvedi upit otvara se sljedeći ekran:

Slika 14. Tablica s popisom poslovnih subjekata

Ako je, nakon pretrage po imenu, pronađeno više poslovnih subjekata s istim ili sličnim nazivom, na ekranu se prikazuje tablica iz koje je potrebno odabrati traženi poslovni subjekt. Na jednoj stranici se može ispisati maksimalno 10 naziva poslovnih subjekata. Ako poslovnih subjekata ima više od 10, u tom će se slučaju pojaviti navigacijski linkovi (Prethodni, Sljedeći).

Klikom na odabrani redak s nazivom poslovnog subjekta otvara se ekran s prikazom podataka odabranoga poslovnog subjekta.

Slika 15. Prikaz osnovnih podataka o poduzetniku s mogućnosti odabira uvida u dokumente

Dalje se postupa kao i pri odabiru na osnovi matičnog broja/OIB-a.

9

Pretraživanje po imenu ima mogućnost vraćanja na tablicu Lista poslovnih subjekata klikom na gumb Povratak.

U slučaju da poslovni subjekt nije podnio godišnji financijski izvještaj na ekranu će se prikazati sljedeća poruka (slika 16):

Slika 16. Rezultat upita o poslovnom subjektu koji nije podnio GFI za određenu godinu

Ispis tromjesečnog izvještaja (TI-POD) / tromjesečnog statističkog izvještaja (TSI-POD) moguće je tražiti na osnovu dva kriterija, i to:

po matičnom broju poslovnog subjekta.

po OIB-u poslovnog subjekta

Pomoću padajućeg izbornika potrebno je odabrati vrstu izvještaja – tromjesečni izvještaj (TI-POD) / tromjesečni statistički izvještaj TSI-POD, pri čemu se matični broj/OIB prijavljenog korisnika automatizmom ispisuje u za to određenom polju (slika 17).

Ispis tromjesečnog izvještaja dostupan je za sve poslovne subjekte za koje korisnik ima pravo slanja i to samo za razdoblja ranija od I.–III. 2013. g.

Kvartalno statističko istraživanje o poslovanju poduzetnika, obveznika poreza na dobit, koje je bilo propisano Programom statističkih aktivnosti i Godišnjim provedbenim planovima ukinuto je 2013. g. te više ne postoji obveza predaje izvještaja TSI-POD u Finu. Radi uključivanja podataka u Infomaciju o bonitetu BON-1, kada je ista potrebna poduzetnicima, Fina je ostavila mogućnost predaje kvartalnih izvještaja poduzetnika na sadržajno identičnim obrascu TI-POD.

Zadnji ispis tromjesečnog izvještaja dostupan je zaključno za razdoblje I.-IX. 2012.g.

Slika 17. Odabir TI-POD / TSI-POD izvještaja

10

Nakon klika na IZVEDI UPIT slijedi ekran s prikazom podataka o poslovnom subjektu i pregledom podataka o vrsti izvještaja (slika 18).

Slika 18. Ekran nakon opcije IZVEDI UPIT

Klikom na ikonicu dokumenta u PDF formatu u stupcu Ispis otvara se sljedeći ekran (slika 19).

Slika 19. Ekran nakon opcije Ispis

Aktiviranjem gumba Ispis otvara se dokument u PDF formatu, koji je moguće tiskati opcijom Print ili spremiti na računalo, lokalno ili na nositelj podataka(USB stick i sl.)(slika 20).

11

Slika 20. Prikaz odabranoga tromjesečnog izvještaja poduzetnika (TI-POD / TSI-POD)

IZVADAK

Za određenog poslovnog subjekta izvadak se pretražuje se i preuzima na isti način kao i ispis.

3.2. PREDAJA IZVJEŠTAJA

Ova usluga omogućuje predaju (slanje) godišnjeg financijskog izvještaja u Registar godišnjih financijskih izvještaja i predaju (slanje) financijskih izvještaja neprofitnih organizacija i tromjesečnih izvještaja poduzetnika koje obveznici podnose Fini.

3.2.1 PREDAJA GODIŠNJEG FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA

Nakon odabira opcije „Predaja godišnjih financijskih izvještaja“ korisnika se prosljeđuje na stranicu prikazanu na slici 21.

Opcija „Predaja godišnjih financijskih izvještaja“ služi za predaju godišnjih financijskih izvještaja za poduzetnike (tj. izvještaji kreirani na obrascu sa oznakom GFI-POD).

Stranica ima sljedeće funkcionalnosti:

- Mogućnost predaje (slanja) novog financijskog izvještaja (oznaka 1 slika 21).

- Pregled poslanih financijskih izvještaja u Registru godišnjih financijskih izvještaja putem Interneta (oznaka 2 slika 21).

12

Slika 21. Pregled poslanih godišnjih financijskih izvještaja

3.2.1.1 PREGLED POSLANIH GODIŠNJIH FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA

Pregled poslanih godišnjih financijskih izvještaja sadrži sve poslane financijske izvještaje tvrtki za koje korisnik ima registriranu uslugu.

Jedan redak (slika 21) je opisan sljedećim atributima:

- Godina - godina na koju se izvještaj odnosi

- OIB – osobni identifikacijski broj subjekta

- Matični broj

- Naziv – naziv poslovnog subjekta

- Status – trenutni status izvještaja

- Zaprimljen – datum i vrijeme zaprimanja izvještaja

- Akcije – moguće radnje koje korisnik može napraviti za izvještaj

U koloni „Status“ (slika 21) mogu se pojaviti vrijednosti sa sljedećim značenjem:

TOČAN – izvještaj nema računskih niti logičkih grešaka što znači da je upisan u Registar godišnjih financijskih izvještaja ili Fininu bazu podataka. Također, to znači i da su izvještaji predani sa svrhom predaje javne objave ili javne objave i statistike, javno objavljeni.

NETOČAN – izvještaj ima računske ili logičke greške što znači da nije upisan u Registar godišnjih financijskih izvještaja ili Fininu bazu podataka.

NEDOVRŠENA EVIDENCIJA – godišnji financijski izvještaj nema računskih niti logičkih grešaka, ali uz njega nije predana sva potrebna nestandardna dokumentacija ili sva predana dokumentacija nije potpisana.

U koloni „Akcije“ mogu se pojaviti vrijednosti sa sljedećim značenjem:

- Slika 21 oznaka 3 reprezentira sličicu za preuzimanje potvrde o predanom izvještaju u PDF formatu. Prikazana je se samo kada je izvještaj u statusu točan ili netočan. PDF potvrdu za netočne izvještaje moguće je preuzeti samo ako je svrha predaje izvještaja za statističke potrebe. Za svrhu javne objave ili javne objave i statistike ispis PDF potvrde omogućen je samo za točne izvještaje.

- Slika 21 oznaka 4 reprezentira sličicu za preusmjeravanje na stranicu „Slanje i potpisivanje dokumentacije“ (Slika 30). Prikazana je uvijek, a odnosi se na izvještaje predane počevši od 2011 godine.

- Slika 21 oznaka 6 reprezentira sličicu za preuzimanje popisa grešaka. Prikazana je samo kada je izvještaj u statusu netočan.

- Slika 21 oznaka 7 reprezentira sličicu za deaktivaciju netočnih izvještaja. Prikazana je samo kada je izvještaj u statusu netočan ili nedovršena evidencija.

1

2

3

4 5

6

7

13

- Slika 21 oznaka 5 reprezentira sličicu za završetak evidencije. Prikazana je samo kada je korisnik zatražio mogućnost višestrukog potpisivanja dokumentacije i kada je korisnik preuzeo odgovornost završetka evidencije. Sličica će biti reprezentirana sivo dok korisnik nije potpisao svu dokumentaciju propisani broj puta i završetak evidencije još nije omogućen. Nakon ostvarenja uvjeta sličica će promijenit boju u zelenu.

3.2.1.2 PREDAJA NOVOG GODIŠNJEG FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA

Nakon odabira predaje „Novi zahtjev“ prosljeđuje se na stranicu za unos Excel datoteke i slanje u obradu (slika 22.). Postupak slanja godišnjeg financijskog izvještaja u Registar odnosno u Finu počinje odabirom datoteke izvještaja iz datotečnog sustava korisnikovog računala. Datoteka se bira pomoću datotečnog preglednika (slika 23. – izgled ovisi o verziji operacijskog sustava na korisničkom računalu) koji se dobije nakon aktiviranja gumba Browse (slika 22. oznaka 1.). Odabirom datoteke izvještaja i potvrdom na datotečnom pregledniku, zatvara se forma datotečnog preglednika, a ime odabrane datoteke se pojavljuje na ekranu (slika 22. oznaka 2). Moguće je odabrati godinu na koju se financijski izvještaj odnosi pomoću podajućeg izbornika Godina slanja izvještaja (slika 22. oznaka 3.). Aktiviranjem gumba Obrada (slika 22. oznaka 4.), započinje postupak pripreme slanja izvještaja u Registar.

Slika 22. Odabir Excel (XLS) datoteke

Slika 23. Odabir datoteke izvještaja

Nakon uspješnog učitavanja datoteke, prikazat će se sadržaj godišnjeg financijskog izvještaja usporedno s podacima koji za poslovni subjekt postoje u Registru godišnjih financijskih izvještaja (slika 24.)

14

Slika 24. Provjera podataka poslanih u sustav RGFI

1

2

3

4

15

Aplikacija izvršava kontrolu kritičnih grešaka, a korisniku koji šalje izvještaj prepustiti vizualnu kontrolu i usporedbu podataka iz Excel-a s podacima iz Registra.

Kritične greške, ako postoje, bit će obojane CRVENO. Ako kontrola pronađe barem jednu kritičnu grešku, izvještaj se neće evidentirati već se greška mora ispraviti i tako ispravljen izvještaj ponovo poslati.

Dozvoljene "greške" (razlike između podataka u Excel-u i podataka u Registru) bit će obojane PLAVO. Ove razlike nastaju ako je tijekom godine kod obveznika došlo do promjene nekih podataka u odnosu na podatke koji postoje u Registru. Ako su podaci upisani u Excelu točni i obveznik želi da takvi ostanu, ovakav izvještaj će se evidentirati.

Ako neki podaci nisu prekontrolirani, bit će obojani SIVO.

Važno: Da bi se izvještaj evidentirao, matični broj (DZS) i OIB na izvještaju moraju odgovarati podacima iz FININE baze obveznika! U suprotnim, izvještaj neće biti moguće poslati dok se podaci ne isprave.

Ako matični broj i OIB obveznika čiji izvještaj želite predati ne postoji u Registru, takav obrazac možete poslati na kontrolu u FINU. Pri tome postupite prema uputi koju će Vam dati aplikacija.

Ako prilikom usporedbe podataka nema kritičnih pogrešaka, ispunjeni su uvjeti za evidenciju izvještaja u Registru godišnjih financijskih izvještaja.

Ako uz godišnji financijski izvještaj treba predati i izvještaje nestandardne dokumentacije u PDF formatu što je moguće samo kod slanja izvještaja za potrebe javne objave (šifra svrhe predaje 2) ili statističke i druge potrebe i javnu objavu (šifra svrhe predaje 3), aktiviranjem gumba Browse odabire se željeni izvještaj i smješta u prostor uz ime izvještaja (slika 24 oznaka 1). Opcija Browse može biti zamijenjena odgovarajućom obavijesti ako korisnik nema pravo slanja (slika 24 oznaka 2) ili je dokument uključen u neki drugi (slika 24 oznaka 3).

3.2.1.3 PRAVA SLANJA I POTPISIVANJA DOKUMENTACIJE KOJA SE ŠALJE PUTEM WEB APLIKACIJE RGFI

Prava slanja i potpisivanja dokumentacije definirana su ulogom za koju se korisniku izdaje Finin certifikat.

Osim osobe ovlaštene za zastupanje poduzetnika, uloge razlikuju osobu ovlaštenu za potpisivanje druge nestandardne dokumentacije (primjerice Odluku o utvrđivanju GFI-a i Odluku o prijedlogu raspodjele dobiti ili pokriću gubitka) i ovlaštenog revizora.

Redoslijed učitavanja i potpisivanja dokumentacije u situaciji kada osoba ovlaštena za zastupanje i ovlašteni potpisnik nisu iste osobe te kod slanja revizorskog izvješća:

Osoba ovlaštena za zastupanje ili druga ovlaštena osoba (knjigovodstveni servis ili druga ovlaštena

osoba), u aplikaciju RGFI učitava standardni GFI i svu nestandardnu dokumentaciju, osim izvješća

revizora ako je poduzetnik obveznik revizije.

Osoba iz prethodne točke potpisuje dokumentaciju za čije potpisivanje je ovlaštena (to je uvijek

standardni GFI i bilješke, a mogu biti i drugi dokumenti ovisno o ovlaštenju)

Osoba ovlaštena za potpisivanje ostale nestandardne dokumentacije (odluke) se prijavljuje u

aplikaciju RGFI i s popisa predanih dokumenata za biranoga poduzetnika odabire i potpisuje

dokument za čije potpisivanje je ovlaštena. Npr. u aplikaciju se prijavljuje predsjednik skupštine

društva i potpisuje Odluku o utvrđivanju GFI-a.

Ako je poduzetnik obveznik revizije, u aplikaciju će se prijaviti ovlašteni revizor, sa popisa predane

dokumentacije za određenoga poduzetnika provjeriti učitani prilog uz izvješće revizora (to je GFI u

nestandardnome obliku kojega u PDF formatu učitava osoba ovlaštena za zastupanje ili druga

ovlaštena osoba), potpisuje taj prilog, učitava i potpisuje izvješće revizora.

16

NAPOMENA:

Nestandardni dokumenti koji se šalju putem web aplikacije trebaju biti u PDF formatu pri čemu korisnik treba dokumente kreirane u Wordu ili nekom drugom programu prebaciti u PDF format i tako učitati. Ovi dokumenti prilikom slanja potpisuju se elektroničkim potpisom pomoću Finina certifikata.

Dokumenti koji se šalju ne smiju biti prebačeni u PDF kao skenirani dokumenti potpisani na papiru jer se takvi dokument ne smatraju elektroničkom ispravom!

Važno: Korisnik je prije odabira priloga revizorskom izvješću upozoren sa obavijesti na slici 25.

Slika 25. Upozorenje prije učitavanja priloga revizorskom izvješću

Klikom ">“ u donjem desnom kutu (slika 24 oznaka 4) prelazimo na sljedeći ekran za pregled i potpisivanje izvještaja i dokumentacije (slika 26).

Slika 26. Pregled sadržaja obrasca godišnjeg financijskog izvještaja za poduzetnike

Korisnik na ekranu „Potpisivanje Excel datoteke i slanje u obradu“ vidi osnovne podatke sa obrasca (slika 26). Također korisnik može pregledati dokument prije potpisivanja (slika 26 oznaka 1) i označiti koje dokumente želi potpisati (slika 26 oznaka 2). To znači da niti jedan dokument osim standardnog izvještaja se ne mora potpisati prilikom slanja nego se može potpisati kasnije kroz opciju (slika 21 oznaka 4). Slika 26 oznaka 3 prikazuje trenutno ostvareni broj potpisa/minimalan broj potpisa. Ukoliko korisnik nije označio sve dokumente za potpis, aplikacija će ga upozoriti porukom kao na slici 27:

17

Slika 27. Upozorenje da svi učitani dokumenti nisu označeni za potpisivanje

Klikom na OK moguće je nastaviti rad bez potpisivanja, a klikom na "Cancel" vratiti se na prethodni ekran (slika 26) i označiti za potpisivanje preostale neoznačene dokumente.

Klikom na tipku „Potpisivanje i obrada“ (slika 26 oznaka 4) pokreće se proces potpisivanja odabranih datoteka za potpis i slanja datoteka u obradu. Proces potpisivanja objašnjen je u nastavku.

Napomena!

U slučaju problema u radu s Fina potpisnim modulom, obavezno pogledati poglavlje "4. NADOGRADNJE I RJEŠEVANJE PROBLEMA U RADU" u dokumentu "Uputa za pripremu računala za rad s Fina potpisnim modulom".

Korisniku se prikazuje ekran za pokretanje Fininog potpisnog modula (slika 28.) na kojem je potrebno kliknuti "Run". Označavanjem kvačice na "Do not show this again for apps from the publisher and location above“ ovaj ekran se neće pojavljivati prilikom sljedećeg potpisivanja.

.

Slika 28. Pokretanje modula za potpisivanje

Nakon što kliknete na „Run“ otvara se ekran za unos PIN-a te odabir uređaja kojim vršite potpisivanje. To može biti Finina smart-kartica, USB token i slično (slika 29). Ukoliko nemate ni jedan ponuđeni uređaj s popisa, odaberite jednu od dll datoteka s popisa.

Ukoliko želite prekinuti potpisivanje, u svakom trenutku možete kliknuti na „X“ u donjem lijevom dijelu ekrana.

Nakon unosa PIN-a i odabira uređaja za potpisivanje, klikom na strelicu u donjem desnom kutu ekrana nastavlja se procedura potpisivanja.

Ukoliko se tijekom potpisivanja pojavi ekran za odabir certifikata, za nastavak rada potrebno je kliknuti na „OK“ (slika 29).

18

Slika 29. Ekran s odabirom certifikata može se pojaviti tijekom potpisivanja

Slika 30. Odabir uređaja i unos pin-a

Nakon unosa PIN-a i odabira uređaja, klikom na strelicu u donjem desnom kutu ekrana korisniku se može ponovo prikazati ekran za pokretanje potpisnog modula (slika 31.) na kojem je također potrebno kliknuti "Run". Označavanjem kvačice na "Do not show this again for apps from the publisher and location above“ ovaj ekran se neće pojavljivati prilikom sljedeće potpisivanja.

19

Slika 31. Pokretanje modula za potpis

Nakon što korisnik klikne na „Run“ otvara se ekran za potvrdu potpisa uz mogućnost pregleda politike potpisa (slika 32).

Slika 32. Ekran za potvrdu potpisa

Klikom na „Potpiši“ datoteke označene za potpisivanje se digitalno potpisuju i šalju u obradu te se korisnika vraća na pregled poslanih izvještaja (slika 21).

3.2.1.4 SLANJE, POTPISIVANJE I PREGLED DOKUMENTACIJE

Korisnik se klikom na sličicu za pregled i potpisivanje (slika 21 oznaka 4) preusmjerava na stranicu slanja i potpisivanja dokumentacije (slika 33). Na toj stranici korisnik može vidjeti osnovne podatke sa obrasca (slika 33 oznaka 1) i popis dokumentacije koju treba predati ili je predao.

20

Na popisu dokumentacije korisniku su vidljive sljedeće informacije:

- Obavijest o zaprimljenosti dokumenta (slika 33 oznaka 2).

- Obavijest o pripadnosti dokumenta - podatak o tome je li dokument uključen u neki drugi dokument (slika 33 oznaka 3).

- Mogućnost izbora dokumenta za slanje (opcija "Browse...") (slika 33 oznaka 4).

- Obavijest o pravu slanja dokumenta - u slučaju da korisnik nema prava slanja (slika 33 oznaka 5).

a može raditi sljedeće akcije:

- Učitavati dokument ako postoji opcija „Browse...“ (slika 33 oznaka 4)

- Označiti dokumente za potpisivanje (slika 33 oznaka 6)

- Pregledati detalje o potpisnicima dokumenta (slika 33 oznaka 7). Prikaz vidljiv na slici 33

- Pregledati dokument prije potpisivanja (slika 33 oznaka 8)

Slika 33. Slanje i potpisivanje dokumentacije

Važno: Funkcija učitavanja dokumenata odvojena je od funkcije potpisivanja. Na istom ekranu korisnik može učitati dokumente koje želi učitati te potpisati dokumente koje je ovlašten potpisati i koji su već prethodno učitani. Kvačicom je potrebno označiti dokumente koje korisnik želi i ovlašten je potpisati.

Klikom na tipku „Obrada“ (slika 33 oznaka 9) izvršava se učitavanje dokumentacije izabrane za učitavanje i potpisivanje dokumentacije izabrane za potpisivanje.

21

Slika 34. Pregled potpisnika

Slika 35. Završetak evidencije

3.2.1.5 POTPISIVANJE DOKUMENTACIJE SA VIŠE OD PROPISANOG MINIMALNOG BROJA POTPISA

Korisnici koji imaju potrebu za potpisivanjem standardne ili nestandardne dokumentacije sa više od propisanog minimalnog broja potpisa (npr. više od jednog potpisa na godišnjem izvješću itd.), za aktiviranje te mogućnosti trebaju obavijestiti Centar za registre slanjem poruke na adresu e-pošte rgfi@fina.hr pri čemu je potrebno navesti identifikacijske podatke društva (MB OIB, naziv društva) za koje se traži mogućnost potpisivanja izvještaja s više od propisanog minimalnog broja potpisa.

Nakon aktivacije i slanja izvještaja, korisnik sam treba potvrditi završetak predaje. Korisnik završetak inicira klikom na tipku „Završetak evidencije“ (slika 36 oznaka 1). Tipka će biti omogućena nakon što je predana sva dokumentacija i potpisana definirani propisani minimalni broj puta. Također u trenutku kada se tipka omogući sličica na slici 21 i oznake 5 pozeleni i korisniku se pošalje e-mail poruka na adresu preuzetu iz standardnog izvještaja koja ga obavještava da može završiti evidenciju.

Nakon što je učitana sva dokumentacija i potpisana željeni broj puta korisniku se na ekranu prikazuje poruka (slika 36) i šalje se e-mail poruka na adresu preuzetu iz obrasca kojom se obavještava korisnika da može preuzeti potvrdu o zaprimljenoj dokumentaciji.

Slika 36. Tipka završetak evidencije

Važno: Višestruko potpisivanje istog dokumenta od strane iste osobe (istom karticom/certifikatom) nije moguće.

22

3.2.1.6 INSTALACIJA MODULA ZA POTPISIVANJE

Instalacija modula za potpisivanje detaljno je objašnjena u dokumentu: "Uputa za pripremu računala za rad s Fina potpisnim modulom".

3.2.2 PREDAJA FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNIH IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA

Nakon odabira opcije „Predaja financijskih izvještaja NO i TI-POD“ korisnika se prosljeđuje na stranicu prikazanu na slici 37.

„Predaja financijskih izvještaja NO i TI-POD“ služi za predaju tromjesečnih izvještaja za poduzetnike i financijskih tromjesečnih, polugodišnjih i godišnjih izvještaja neprofitnih organizacija (tj. izvještaji napravljeni na obrascu sa oznakom BIL-NPF i PR-RAS-NPF, PR-RAS-NPF, S-PR-RAS-NPF i TSI-POD).

Stranica ima sljedeće funkcionalnosti:

- Novi zahtjev (Oznaka 1 slika 37).

- Deaktiviranje (Oznaka 2 slika 37).

Slika 37. Pregled učitanih financijskih izvještaja NO i TI-POD

3.2.2.1 PREGLED POSLANIH FINANCIJSKIH IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNIH IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA

Pregled poslanih financijskih izvještaja NO i TI-POD sadrži sve financijske izvještaje tvrtki za koje korisnik ima registriranu uslugu.

Jedan redak (slika 37) je opisan sljedećim atributima:

- Razdoblje – razdoblje na koju se izvještaj odnosi

- Obrazac – vrsta obrasca o kojoj se radi

- OIB, Matični broj i naziv poslovnog subjekta zaprimljenog izvještaja

- Status – trenutan status izvještaja

- Zaprimljen – datum i vrijeme zaprimanja izvještaja

- Potvrda – moguće preuzimanja potvrde o predaji dokumentacije (za TI-POD izvještaje, potvrdu je moguće preuzeti samo za izvještaje predane za razdoblja ranija od I.-III. 2013. g.)

- AOP greške – popis grešaka

- ID obrasca

U koloni „Status“ (slika 36) mogu se pojaviti vrijednosti sa sljedećim značenjem:

TOČAN – izvještaj nema računskih niti logičkih grešaka što znači da je upisan u Fininu bazu podataka. U koloni „Potvrda“ nalazi se veza (link) na potvrdu u PDF formatu koju korisnik može otiskati i spremiti u svoje računalo klikom na sličicu potvrde.

1

2

23

NETOČAN – izvještaj ima računske ili logičke greške što znači da nije upisan u Fininu bazu podataka. U koloni „Akcije“ nalazi se potvrda o predanom izvještaju (u PDF formatu koju korisnik može, klikom na sličicu, otiskati i spremiti u svoje računalo), a u koloni se također nalazi i popis grešaka prema kojem treba ispraviti greške u izvještaju.

Specifičnosti stranice sa pregledom financijskih izvještaja neprofitnih organizacija i tromjesečnih izvještaja poduzetnika

Kod prikaza financijskih izvještaja, boja redaka tablice određuje pravo korisnika na rad sa obrascima:

Obrasci sa kojima prijavljeni korisnik može raditi

Obrasci sa kojima prijavljeni korisnik nama pravo rada (poslao korisnik druge kartice koja također ima pravo slanja za isti matični broj)

3.2.2.2 PREDAJA NOVOG FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNOG IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA

Nakon odabira predaje „Novi zahtjev“ prosljeđuje se na stranicu za izbor Excel datoteke i slanje u obradu (slika 38). Postupak slanja financijskog izvještaja NO i TI-POD u Registar odnosno u Finu počinje odabirom datoteke izvještaja iz datotečnog sustava korisnikovog računala. Pazite da je izvještaj točan i potpun. Netočni tromjesečni izvještaji ne mogu se slati.

Datoteka se odabire pomoću datotečnog preglednika (slika 23. – izgled ovisi o verziji operacijskog sustava na korisničkom računalu) koji se dobije nakon aktiviranja gumba Browse (slika 38 oznaka 1). Odabirom datoteke izvještaja i potvrdom na datotečnom pregledniku, zatvara se forma datotečnog preglednika, a ime odabrane datoteke se pojavljuje na ekranu (slika 38 oznaka 2). Aktiviranjem gumba Obrada (slika 38 oznaka 3), započinje postupak pripreme slanja izvještaja u Registar.

Slika 38. Odabir Excel (XLS) datoteke

Nakon uspješnog učitavanja datoteke, prikazat će se sadržaj (slika 38) kako bi ga korisnik mogao provjeriti prije potpisa.

3

2 1

24

Slika 39. Sadržaj datoteke

Klikom na tipku „potpiši“ (slika 39 oznaka 1) pokreće se proces potpisivanja i slanja datoteke u obradu. Korisniku se prikazuje ekran sa politikom potpisa koju treba prihvatit (slika 28), ekran za unos pina (slika 29) i ekran za potvrdu (slika 30).

Važno: Obavijest o instalaciji modula za potpisivanje pojavit će se samo pri prvome korištenju WEB aplikacije RGFI ili pri stavljanju nove verzije. Za računalo su potrebna administratorska prava da bi instalacija uspjela. Da bi instalacija uspjela, potrebno je također instalirati RDC CA certifikat, koji se nalazi na instalacijskom CD-u.

Korisnika se nakon prosljeđuje na ekran „Provjera podataka poslanih u sustav SI“ (slika 40.)

25

Slika 40. Provjera podataka poslanih u sustav

Aplikacija izvršava kontrolu kritičnih grešaka, a korisniku koji šalje izvještaj prepušta se vizualna kontrola i usporedba podataka iz Excel-a s podacima iz Registra.

Kritične greške, ako postoje, bit će obojane CRVENO. Ako kontrola pronađe barem jednu kritičnu grešku, izvještaj se neće evidentirati već se greška mora ispraviti i tako ispravljen izvještaj ponovo poslati.

Dozvoljene "greške" (razlike između podataka u Excel-u i podataka u Registru) bit će obojane PLAVO. Ove razlike nastaju ako je tijekom godine kod obveznika došlo do promjene nekih podataka u odnosu na podatke koji postoje u Registru. Ako su podaci upisani u Excelu točni i obveznik želi da takvi ostanu, ovakav izvještaj će se evidentirati.

Ako neki podaci nisu prekontrolirani, bit će obojani SIVO.

Važno: Da bi se izvještaj evidentirao, matični broj (DZS) i OIB na izvještaju moraju odgovarati podacima iz Finine baze obveznika! U suprotnim, izvještaj neće biti moguće poslati dok se podaci ne isprave.

Ako matični broj i OIB obveznika čiji izvještaj želite predati ne postoji u Registru, takav obrazac možete poslati na kontrolu u Finu. Pri tome postupite prema uputi koju će Vam dati aplikacija.

Ako prilikom usporedbe podataka nema kritičnih pogrešaka, ispunjeni su uvjeti za evidenciju izvještaja u Fininu bazu .

Korisnik klikom na tipku „POTVRDA“ (slika 40 oznaka 1) potvrđuje podatke i sustav izvršava kontrolu AOP-a i evidenciju. Ako kontrole nisu zadovoljene sustav obavijesti korisnika da napravi ispravku i ponovnu evidenciju, Inače izvještaj se pojavi u tablici pregled učitanih financijskih izvještaja NO i TI-POD (slika 37).

3.2.2.3 DEAKTIVIRANJE FINANCIJSKOG IZVJEŠTAJA NEPROFITNIH ORGANIZACIJA I TROMJESEČNIH IZVJEŠTAJA PODUZETNIKA

Korisnik iz odabire opciju (slika 38 oznaka 2). Sustav prosljeđuje korisnika na ekran za unos ID obrasca (slika 42). Korisnik unosi ID obrasca i odabire opciju „OBRADA“ (slika 41). Sustav će prikazati osnovne podatke o obrascu i korisnik treba odabrati „DEAKTIVIRANJE“ (slika 42) i potvrditi odabir kako bi deaktivirao obrazac (slika 43).

1

26

Slika 41. Forma za unos ID_obrasca za deaktivaciju

Slika 42. Pregled podataka sa obrasca prije deaktivacije

Slika 43. Potvrda deaktivacije

Ako imate pitanja ili Vam je potrebno dodatno objašnjenje nazovite Call Centar Fine na besplatan broj telefona 0800 0080.

27

4. RDC

Odabirom opcije RDC otvara se web stranica Registra digitalnih certifikata, na kojoj su objavljeni svi dokumenti i uvjeti za izdavanje certifikata i FINA e-kartice (smart kartice).

Slika 44. Opcija RDC

5. CJENIK

Odabirom opcije Cjenik na ekranu će se prikazati Cjenik s opisom usluga i njihovim cijenama izraženim u kunama, s PDV-om (slika 45).

Slika 45. Opcija CJENIK

28

6. KONTAKTI

Odabirom opcije Kontakti na ekranu će se prikazati adrese elektroničke pošte Centra za registre (Outlook Express) i broj telefona Centra za korisnike na kojima se mogu zatražiti i dobiti sve dodatne informacije o Registru godišnjih financijskih izvještaja i o navedenim uslugama (slika 46).

Slika 46. Opcija Kontakti

Klikom na jednu od ponuđenih adresa rgfi@fina.hr ili analize@fina.hr automatizmom se otvara prozor za pisanje poruke koju možete poslati Centru za registre (Send).

Slika 47. Slanje poruke

29

7. STANJE RAČUNA

Odabirom opcije Stanje računa (na izborniku s lijeve strane) otvara se ekran za unos željenog razdoblja za prikaz (slika 48).

Slika 48. Izbor razdoblja

Klikom na IZVEDI UPIT dobiva se popis svih preuzetih dokumenata (izvadaka i izvještaja), količina, cijena i ukupan iznos naknade za zadano razdoblje (slika 49). Ako je godišnji financijski izvještaj preuzet unutar pogodnosti dobivenih kupnjom info.BIZ paketa, bit će prikazan sivom bojom i prezentiran cijenom 0,00.

Slika 49. Stanje računa

U koloni Usluga klikom na ikonicu otvara se pregled s prikazom svih preuzetih dokumenata za označeni

datum. Klikom na ikonicu taj se pregled zatvara.

8. ODJAVA

Odabirom opcije Odjava odjavljujete se iz aplikacije tj. iz aplikacije RGFI putem WEB-a i na ekranu se pojavljuje sljedeća poruka:

Slika 50. Odjava

30

9. RJEČNIK POJMOVA

Izraz Definicija/opis

PDF Portable Document Format - format datoteke spreman za tiskanje i pregled na ekranu.

Certifikat

Elektronički zapis koji identificira CA (Certification Authority) - organizaciju koja izdaje certifikate:

elektronički je potpisan od strane CA-a

imenuje ili identificira subjekt

identificira rok valjanosti certifikata

ima važnost u skladu s važećim propisima i standardima.

Datoteka Podaci i obavijesti zapisane tako da su pogodne za računalnu obradu.

Elektronički potpis

Skup podataka u elektroničkome obliku koji su pridruženi ili logički povezani s drugim podacima u elektroničkome obliku i koji služe za identifikaciju potpisnika i utvrđivanje vjerodostojnosti potpisanoga elektroničkog dokumenta.

E-mail Electronic Mail - elektronička pošta koja omogućuje slanje poruka s računala na računalo.

Internet Globalna svjetska mreža

Korisnik Poslovni subjekt

Printer Pisač

FINA e-kartica (smart card)

Pametna, inteligentna ili smart kartica. Plastična kartica u koju su ugrađeni mikroprocesor i memorija. U memoriju kartice pohranjeni su tajni ključ, javni ključ te certifikat kojim se identificira potpisnik i potvrđuje njegov identitet.

Čitač (smart card reader)

Uređaj koji se priključuje na računalo, a služi za čitanje podataka sa kartice.

USB token

Uređaj u koji je ugrađen mikroprocesor i memorija i može se koristiti umjesto smart kartice i čitača jer integrira oba uređaja u jednu cjelinu. U memoriju uređaja pohranjeni su tajni ključ, javni ključ, certifikat kojim se identificira potpisnik i potvrđuje njegov identitet. Uređaj se priključuje na USB ulaz računala.

OIB Osobni identifikacijski broj – stalna identifikacijska oznaka svake osobe, koju tijela javne vlasti koriste u službenim evidencijama u svakodnevnom radu i kod razmjene podataka.