Konsep Dasar Manajemen Dalam Aktivitas Bisnis

Modul 16. KONSEP DASAR MANAJEMEN DALAM AKTIVITAS BISNIS

Kemampuan akhir yang diharapkan :

Setelah meyelesaikan pembahasan/kajian , diharapkan mahasiswa mampu

menjelaskan konsep-konsep dasar manajemen dalam aktivitas bisnis.

Materi yang dibahas/dikaji :

1. Organisasi dan manajer

2. Fungsi manajemen

3. Aktivitas operasional manajemn dan Manajemen berdasarkan sasaran.

Materi 16.1. ORGANISASI DAN MANAJER

Untuk melaksanakan bisnis agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan

perlu diwadahi dalam suatu susunan organisasi. Sehubungan dengan itu dalam

melaksanakan penyusunan organisasi/pengorganisasian , hendaknya dikaji dari beberapa

sisi yaitu : (1) bagaimana langkah2 dalam menyusun organisasi,

(2) bagaimana azas organissi yang akan dipilih

(3) bagaimana struktur organisasi dirancang dan

(4) bagaimana prestasi organisasi yang diinginkan.

Ad (1).LANGKAH2 DALAM MENYUSUN ORGANISASI

Secara garis besar, langkah2 dalam melakukan proses penyusunan organisasi, mulai dari

merencanakan, melaksanakan dan memantau kerja organisasi secara garis besar dapat

dikemukakan sebagai berikut :

Merinci seluruh seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan organisai agar sesuai

dengan visi dan misinya.

Membagi beban kerja ke dalan aktivitas2 yang secara logis dan memadai dapat

dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang

Menetapkan mekanisme untuk mengkoordiansikan pekerjaan anggota organisasi

dalam satu kesatuan yang harmonis.

Konsep dasar Manajemen dalam aktifitas bisnis Page 1

Memantau efektivitas organisasi dan mengambil langkah2 penyesuaian untuk

mempertahanlan atau meningkatkan efektivitas.

Perlu diketahui bahwa ada sejumlah factor spesifik yang menentukan struktur suatu

struktur suatu organisasi. Diantara faktor2 dimaksud antara lain pemakaian teknologi,

lingkungan organisasi, dan pandangan hidup yang dianut para anggotanya. Jadi tidak ada

satupun cara yang terbaik untuk merancang struktur yang dapat diterapkan bagi semua

organisasi. Streuktur yang paling sesuai adalah sesuatu yang bersifat khusus, dan akan

berbeda dari satu organisasi dengan organisasi lainnya atau bahkan di dalam tiap

organisasi strukturnya akan dapat berbeda dari waktu ke waktu.

Ad. (2) AZAS ORGANISASI

Sementara itu azas organisasi pada dasarnya merupakan berbagai pedoman yang secara

maksimal hendaknya dilaksanakan agar diperoleh suatu struktur organisasi yang baik dan

aktivitas organisasi dapat berjalan dengan lancer.

Azas2 organisasi dapat dirinci menjadi sembilan factor berikut :

(a) Perumusan tujuan organisasi. Hal ini akan dapat mempermudah dalam :

Penetapan haluan organisasi

Pemilihan bentuk organisasi

Pembentukan struktur organisasi

Kebutuhan para pejabat

Penyumbangan pengalaman, kecakapan ,daya kreasi anggota dll.

(b) Departemenisasi. Departemenisasi merupakan aktivitas menyusun satuan2 organisasi

yang diperlukan dalam rangka melaksanakan fungsi yang ada. Dlam hal ini yang

perlu diperhatikan adalah :

* Jumlah satuan (unit) organisasi yang dibuat hendaknya sesuai dengan kebutuhan.

* Perluasan aktivitas hendaknya ditamping dulu pada unit organisasi yang sudah

ada sehingga tidak tergesa-gesa membentuk unit kerja yang baru. Setelah unit

kerja yang baru terbentuk jangan membuat satuan kembarnya.

* Nama satuan organisasi hendaknya tertib sehingga dapat diketahui fungsinya

melalui nama tsb.


© Pembagian kerja.

Azas ini dikaitkan dengan pejabat yang akan menempati jabatan dalam satuan/unit

organisasinya agar roda organisasi dapat berjalan dengan baik. Dalam melakukan

pembagian kerja yang harus diperhatikan adalah :

Tiap unit organisasi harus mempunyai rincian aktivitas yang jelas.

Pejabat dari pucuk pimpinan smpai dengan pejabat yang berkedudukan paling

bawah harus mempunyai tugas yang jelas.

Variasi tugas bagi seorang pejabat hendaknya yang sejenis atau erat

hubungannya.

Beban tugas setiap pejabat hendaknya merata/adil.

Penempatan pejabat hendaknya dilaksanakan secara tepat.

Penambahan atau pengurangan pejabat harus berdasarkan volume kerja

Pembagian kerja para pejabat dalam unit/satuan organisasi jangan sampai timbul

nepotisme

(d) Koordinasi.

Azas ini menyatakan bahwa suatu organisasi harus memiliki keselarasan

aktivitas diantara satuan/unit organisasi atau diantara pejabatnya. Dengan keselarasan

ini dapat dihindari terjadinya konflik, rebutan sumber atau fasilitas, kekembaran

pekerjaan, kekosongan pekerjaan dan merasa lepas satu sama lain.Disamping itu

koordinasi dapat lebih menjamin kesatuan sikap, tindakan, kebijakan dan

implementasi,

(e) Pelimpahan wewenang

Pelimpahan wewenang merupakan penyerahan sebagaian hak untuk mengambil

keputusan yang diperlukan agar tugas serta tanggung jawab tetap dapat dilaksanakan

dengan baik oleh seorang pejabay ke pejabat yang lain. Hal ini dapatterjadi karena

seorang atasan tidak mungkin memimpin bawahan dengan jumlah terlalu banyak

karena kemampuan seseorang tentu saja terbatas. Makin banyak bawahan maka

relative makin berat beban atasan.

Manfaat yang diperoleh dari pelimpahan wewenang :


Pimpinan dapat melakukan pekerjaan yang pokok2 saja.

Tiap tugas dapat dikerjakan pada tingkat yang tepat.

Keputusan2 dapat dibuat dengan lebih tepat

Meningkatkan inisiatif dan rasa tanggung jawab

Mengurangi sikap selalu menunggu perintah

Pelayanan dapat terus dilaksanakan walaupun pejabat yang berwenang

berhalangan.

(f) Rentang kendali

Rentang kendali merupakan jumlah terbanyak bawahan langsung yang dapat

dipimpin dengan baik oleh seorang atasan, sedangkan bawahan langsung merupakan

sejumlah pejabat yang langsung berkedudukan dibawah seorang atasan tertentu.

Faktor yang mempengaruhi luas-sempit rentang kendali dapat dilihat dari dua sisi :

Sisi subyektif : yaitu pengalaman, kecakapan, kesehatan, dan umur seorang atasan

dan bawahan.

Sisi obyektif : yaitu corak pekerjaan, letak bawahan, stabil- labilnya organisasi,

jumlah tugas pada atasan, jumlah tugas pada bawahan ,dan waktu penyelesaian

pekerjaan.

(g) Jenjang organisasi.

Jenjang organisasi merupakan tingkatan satuan organisasi yang didalamnya terdapat

pejabat, tugas serta wewenang tertentu menurut kedudukannya serta fungsi satuan

organisasi. Pejabat yang berkedudukan lebih tinggi mengawasai pejabat pada tingkat

dibawahnya, sehingga hubungan2 yang dilakukan antara pejabat hendaknya selalu

melewati tingkat2 yang telah ditentukan tsb.

Manfaat garis saluran tiap jenjang adalah :

Hubungan kebawah, merupakan perintah, pelimpahan wewenang, pengendalian,

pembimbingan, penugasan dll.

Hubungan keatas merupakan laporan, pertanggung jawaban, keluhan, saran

ataupun pendapat.

Hubungan mendatar merupakan permintaan, pertimbangan, ataupun persetujuan.

(h) Kesatuan perintah.


Azas ini menyatakan bahwa tiap2 pejabat dalam organisasi hendaknya hanya

mendapat perintah dan bertanggung jawab kepada seorang atasan tertentu. Organisasi

yang tidak memiliki kesatuan perintah akan menimbulkan kebingungan, keraguan

dari para bawahan.

(i) Fleksibilitas.

Azas ini menyatakan bahwa struktur organisasi hendaknya mudah diubah untuk

disesuaikan dengan perubahan2 yang terjadi tanpa mengurangi kelancaran aktivitas

yang sedang berjalan. Perubahan2 dapat terjadi karena pengaruh luar organisasi dan

atau pengaruh dalam organisasi.

Ad(3) STRUKTUR ORGANISASI. .

Struktur organisasi dapat diartikan sebagai susunan dan hubungan antara bagian

dan posisi dalam perusahaan. Struktur organisasi menjelaskan pembagian aktivitas kerja,

serta memperhatikan hubungan fungsi dan aktivitas tsb.sampai batas2 tertentu. Selain itu

struktur organisasi memperlihatkan tingkat spesialisasi aktivitas tsb.,disamping itu

syruktur organisasi juga menjelaskan hirarki dan susunan kewenangan, serta hubungan

pelaporan (siapa melapor pada siapa).Dengan adanya struktur organisasi ,stabilitas dan

komunitas organisasi tetap bertahan.

Ada empat elemen dalam struktur, yaitu :

Spesialisasi aktivitas, mengacu pada spesifikasi tugas2 perorangan dan kelompok

kerja di seluruh organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas2 tsb ke dalam

unit kerja.

Standarisasi aktivitas, merupakan prosedur yang digunakan organisasi untuk

menuju kelayakdugaan aktivitas2nya.

Koordinasi aktivitas, adalah prosedur dalam memadukan fungsi2 sub unit dalam

organisasi. Mekanisme standarisasi aktivitas akan memudahkan pengkoordinasian

aktivitas, khususnya dalam organisasi yang tidak memiliki pola yang rumit.

Besar unit kerja, berhubungan dengan jumlah pegawai yang berada dalam suatu

kelompok kerja.


Seseorang yang mewakili perusahaan akan menyusun struktur organisasi dan sub unitnya

sedemikian rupa agar sesuai dengan tujuan dan kemampuan organisasi.

Para manajer hendaknya mengatur organisasi dan sub unitnya agar sejalan

dengan teknologi sebagai penentu struktur tujuan organisasi/perusahaan, kemampuan

sumberdaya yang dimiliki serta kondisi lingkungan organisasi baik internal maupun

eksternal. Adapun pengertian manajer adalah

Beberapa factor utama yang perlu diperhatikan dalam menyusun/menentukan struktur

organisasi, yaitu :

a. Strategi dan struktur organisasi. Strategi organisasi merupakan tindak lanjut visi,m

misi dan tujuan perusahaan akan menentukan bagaimana jalur wewenang dan

saluran komunikasi diatur antara para manajer dan bagian dibawahnya.

b. Teknologi sebagai penentu struktur. Bentuk teknologi yang digunakan organisasi

akan mempengaruhi cara pengaturan organisasi

c. Manusia sebagi penentu struktur. Orang2 yang terlibat dalam aktivitas suatu

organisasi, baik yang berada didalam maupub diluar organisasi tapi berhubungan

dengan organisasi akan mempengaruhi struktur organisasi.

d. Ukuran dan struktur .Baik ukuran organisasi secara menyeluruh maupun ukuran

sub unitnya akan mempengaruhi struktur. Organisasi yang lebih besar cenderung

memiliki spesialisasi aktivitas yang lebih luas dan prosedur yang lebih formal.

BENTUK ORGANISASI

Didalam organisasi dikenal beberapa bentuk atau struktur organisasi, yaitu

Organisasi garis, Organisasi fungsional, Organisasi garis dan staf, Organisasi Gabungan

dan Organisasi matriks.

Organisasi garis merupakan bentuk yang paling sederhana yang biasanya terdiri

dari direktur yang langsung membawahi manajer, dimana manajer ini membawahi kepala

bagian dan kepala bagian membawahi kasub atau bahkan langsung ke staf.

Organisasi fungsional mempunyai cirri bahwa setiap atasan punya wewenang untuk

memberi perintah ke setiap bawahan yang ada sepanjang perintah tsb masih ada

hubungannya dengan fungsi yang dimiliki atasan.


Organisasi garis dan staf disusun setelah organisasi telah berkembang semakin

besar, sehingga struktur yang lebih sederhana akan dapat menyulitkanpemimpin dalam

pengambilan keputusan, dengan demikian dia merasa perlu meminta bantuan ke orang

lain yang merasa lebih mampu. Oleh sebab itu dibentuklah staf penasehat yang

merupakan kumpulan orang2 yang ahli dalam bidang2 tertentu.

Organisasi gabungan, bentuk ini pada dasarnya merupakan bentuk dari kombinasi

struktur organisasi yang telah dikemukakan diatas, sehingga bentuk strukturnya dapat

berupa gabungan dari bentuk organisasi garis dan staf, garis dan fungsional, fungsional

dan staf atau kombinasi dari ketiganya.

Organisasi matriks. Dewasa ini struktur organisasi matriks sering diterapkan pada

organisasi2 yang memiliki pekerjaan yang relative besar, dimana dalam hal ini seorang

bawhan mempunyai lebih dari satu atasan sehingga mereka berada dibawah dua jalur

wewenang atau dengan kata lain mempunyai dua rantai perintah,yang satu secara

horizontal (dari pimpro misalnya) dan satu lagi dari vertical (bersifat fungsional).

Ad (4) PRESTASI ORGANISASI.

Sejauh mana organisasi berhasil mencapai tujuan dan memenuhi kebutuhan

masyarakat tergantung pada keberhasilan para MANAJER melaksanakan tugas.

Mengukur seberapa baik manajer melaksanakan tugas merupakan bahan perdebatan,

analisis dan kebingungan di USA dan banyak negara lain.

PETER DRUCKER menyatakan bahwa prestasi manajer dapat diukur dalam bentuk dua

konsep yaitu efisiensi dan efektivitas. Efisiensi berarti “melakukan kerja dengan benar”

sedangkan efektivitas berarti “ melakukan pekerjaan yang benar”. Jadi manajer yang

efisien adalah manajer yang menghasilkan output yang se-besar2nya dengan input yang

se-kecil2nya. Manajer yang berhasil menekan biaya sumberdaya untuk mencapai tujuan

berarti efisien. Adapun efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang

tepat, manajer yang efektif berarti manajer yang memilih pekerjaan yang benar untuk

dilaksanakan .(memproduksi jenis mobil keluarga untuk konsumen di Indonesia

merupkan pilihan keputusan yang efektif).


Dalam pada itu yang dimaksud dengan MANAJER adalah seseorang yang bekerja

dengan dan melalui orang lain dengan mengkoordinasikan kegiatan2 pekerjaan mereka

guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Disamping tugas mengkoordinasikan, manajer juga mempunyai tugas pekerjaan lain yang

tidak berkaitan dengan mengkoordinasikan dan memadukan pekerjaan orang lain, sebagai

contoh : penjelia klaim asuransi dapat pula memproses klaim selain mengkoordinasikan

kegiatan2 para pegawai klaim lainnya.

Materi 16.2. FUNGSI MANAJEMEN

Seperti telah pernah dibahas sebelumnya, fungsi manajemen yang relative sering

dikemukakan adalah mencaku POAC yaitu planning, organizing, actuating dan

controlling.

Sementara itu menurut Skinner fungsi manajemen meliputi :

1. Planning.

2. Organizing

3. Staffing

4. Directing

5. Controlling.

Ad 1, Planning

Planning (perencanaan) merupakan fungsi paling awal sekaligus merupakan

pedoman kearah mana tujuan organisasi/perusahaan dibawa. Dengan perencanaan akan

dapat mengurangi ketidak pastian, lebih bias mengarahkan perhatian pada tujuan dan

lebih memudahkan dalam pengawasan

Unsur2 yang perlu ada dalam perencanaan adalah :

a. Kebijaksanaan

b. Prosedur

c. Kemajuan yang diharapkan

d. Program

Sesuai dengan tingkatan manajemen, dalam perencanaan ada tiga macam perencanaan,

yaitu : a. Perencanaan tingkat atas

b. Perencanaan tingkat menengah


c. Perencanaan tingkat bawah

Sedangkan perencanaan yang baik memerlukan syarat2 sbb. :

a. Tujuan dirumuskan dengan jelas

b. Sifat harus sederhana

c. Fleksibel

d. Realistis

Menurut Stekhen P. Robbins (2002), yang termasuk di dalam perencanaan

adalah menentukan tujuan, strategi yang akan digunakan danmengembangkan

perencanaan tsb untuk koordinasi kegiatan.

Ad 2 Organizing .

Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen yang mengelompokkan orang,

memberikan tugas dan menjalankan tugas misi dan tujuan yangtelah ditetapkan.

Ad3. Staffing.

Merupakan fungsi manajemen untuk menyeleksi, menempatkan, melatih dan

mengembangkan pegawai/karyawan.

Ad 4.Directing

Merupakan fungsi manajemen untuk mengarahkan dan memberi perintah. Dalam

fungsi ini termasuk kepemimpinan, yang merupakan bagaimana mempengaruhi kegiatan

individu dan kelompok untuk menuju/mencapai sasaran.

Materi 16.3. AKTIVITAS OPERASIONAL MANAJEMEN. Dan MBO

Dalam menjalankan aktivitasnya diperlukan adanya ketrampilan manajemen yaitu

kemampuan dalam menggunakan pengetahuan, perilaku, dan bakat untuk menyelesaikan

suatu tugas. Ketrampilan ini diperlajari dan dikembangkan melalui pengalaman ,pelatihan

dan praktek.

Robert Katz mengklasifikasikan ketrampilan manajemen menjadi :

Ketrampilan teknis

Hubungan masyarakat


Konseptual.

Ketrampilan teknis adalah ketrampilan untuk menghasilkan produk baik barang dan atau

jasa. Ketrampilan teknis ini utamanya diperlukan oleh manajemen lini pertama.

Sedangkan hubungan masyarakat mencakup hubungan dan interaksi dengan bawahan,

rekan sekerja dan pelanggan ataupun masyarakat pada umumnya. Adapun ketrampilan

konseptual merupakan kemampuan manajer untuk mengorganisasikan dan

mengintegrasikan informasi kepemahaman organisasi yang lebih baik secara

keseluruhan.Ketrampilan konseptual terutama penting bagitingkat manajemen ekskutif.

Sementara itu Henry Mintzberg memberikan klasifikasi yang lebis luas, dimana dia

memperluas ketrampilan hubungan masyarakat kedalam tiga kategori yaitu rekan sekerja,

kepemimpinan dan pemecahan konflik, sedangkan untuk ketrampilan konseptual dirinci

menjadi lima yaitu proses informasi, pengambilan keputusan, alokasi sumberdaya,

kewirausahaan dan introspeksi.

MANAGEMENT BY OBYECTIVE (Manajemen berdasarkan sasaran)

Manajemen berdasarkan sasaran pertama kali dikemukakan oleh Peter Drucker di

awal tahun 1950-an. Manajemen berdasarkan sasaran adalah suatu system yang dinamis

yang berusaha mengintegrasikan kebutuhan perusahaan untuk menjelaskan dan

mencapai tujuan keuntungan dan pertumbuhannya dengan kebutuhan manajer untuk

membuktikan kapasitas dan pengembangan dirinya sendiri. Sedangkan menurut John W.

Humbie,1977 manajemen berdasarkan sasaran merupakan gaya manajemen perusahaan

yang memberikan tantangan dan hasil.

Bila suatu perusahaan menerapkan manajemen berdasarkan sasaran, maka ada

suatu proses yang terus menerus mengenai :

1. Memeriksa kembali secara kritis dan menjelaskan lagi rencana strategi dan

taktis dari perusahaan.

2. Menjelaskan kepada setiap manajer hasil pokok dan standar kerja yang harus

dicapainya,sesuai dengan sasaran unit dan sasaran perusahaan.

3. Mengadakan persetujuan dengan setiap manajer mengenai rencana

peningkatan kerja, yang merupakan sumbangan besardan realistis kepada

rencana unit dan rencana perusahaan kearah hasil kerja yang lebih baik.


4. Menciptakan kondisi yang memungkinkan tercapainya hasil pokok dan

rencana peningkatan, terutama tentang :

a. Suatu struktur organisasi yang memberikan kepada seorang manajer

kebebasan dan fleksibilitas maksimal dalam bekerja.

b. Informasi pengawasan manajemen dalam bentukdan frekwensi yang

memungkunkan pengendalian diri yang lebih efektif dan pengambilan

keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

5. Menggunakan pemeriksaan hasil kerja yang sistimatis untuk mengukur dan

menilai hasil dan pemeriksaan kemampuan untuk mengetahui siapa yang

mempunyai kemungkinan untuk maju.

6. Membina rencana diklat manajemen untuk membantu setiap manajer

mengatasi kelemahannya, membina kekuatannya, dan menerima tanggung

jawab untuk pengembangan diri sendiri.

7. Memperkuat motivasi seorang manajer dengan seleksi efektif penggajian dan

rencana penggantian.

Kebaikan/kelebihan MBO :

1. Meningkatkan komunikasi antara bawhan dengan atasan

2. Ada keterkaitan antara pelaksanaan pekerjaan pribadi karyawan dengan tujuan

organisasi secara keseluruhan.

Kelemahan/kekurangan MBO

1. Untuk tugas2 tertentu manajemen berdasarkan ssaran sulit untuk menentukan

tujuan yang tepat.

2. Manajemen berdasarkan sasaran hanya akan sukses jika semua pihak mau

berpartisipasi.

----------------------------------------


Documents

Konsep Dasar Manajemen Dalam Aktivitas Bisnis