Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme ... - byk.kk.dk · København (herefter benævnt ByK) har siden primo 2014 arbejdet med udviklingen af proces for inddragelse af drift

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København

AFTALE OM

BYGGERI TIL DRIFT

VERSION 2.0

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Indhold 1 Formål for Byggeri til Drift proces .......................................................................... 4

2 Aftale om Byggeri til Drift ......................................................................................... 5

3 Byggeri til Drift proces ............................................................................................... 5

3.1 Dokumentpakke generelt .................................................................................. 5

3.1.1 Indhold ........................................................................................................... 5

3.2 Dagsordener og fast møderække .................................................................... 6

3.2.1 Internt opstartsmøde ................................................................................. 6

3.2.2 Driftscreeninger ved faseskift ................................................................... 7

3.2.3 Forberedende driftsmøde med bruger .................................................. 8

3.2.4 Bygningsgennemgang ................................................................................ 10

3.2.5 Statusgennemgang med bestiller ............................................................ 12

3.2.6 Føraflevering ............................................................................................... 12

3.2.7 Teknisk driftsinstruktion for slutbrugere ............................................ 14

3.2.8 BtD’s driftsregistrering ............................................................................ 15

3.2.9 AB 92 aflevering ......................................................................................... 17

3.2.10 Overdragelse til Købehavns Ejendomme .......................................... 19

3.2.11 Overdragelse til bestiller ....................................................................... 20

3.2.12 2-måneders eftersyn............................................................................... 20

3.2.13 1-års eftersyn ........................................................................................... 22

3.2.14 Endelig overdragelse til Købehavns Ejendomme ............................. 22

4 Proces efter overdragelse til drift .......................................................................... 23

4.1 Intern arbejdsgang for sager indmeldt af bruger ........................................ 23

4.2 5-års eftersyn ...................................................................................................... 23

5 KEjd´s tekniske programgrundlag .......................................................................... 23

5.1 KEjd´s Driftsspecifikation (log) ....................................................................... 23

5.2 KEjd´s Bygherrestandard for bygningsautomatik ....................................... 23

5.3 KEjd´s Bygherrestandard for drift & vedligehold ....................................... 23

5.4 KEjd´s Bygherrestandard for serviceaftaler 1. år efter AB92 ................. 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Udviklet af Byggeri til Drift gruppen: Anders Kristensen Anna Katrine Stamatakis Elise Rode Fanny Damm Dencker Gregory Albert Aggs Jens Karrebæk Jesper Jordansen Kåre Nielsen Pernille Søby

Side 3 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 1 Formål for Byggeri til Drift proces Københavns Ejendomme & Indkøb (herefter benævnt KEjd) og Byggeri København (herefter benævnt ByK) har siden primo 2014 arbejdet med udviklingen af proces for inddragelse af drift i projektering og overgang fra byggeri til drift. Betegnelsen Byggeri til Drift (herefter benævnt BtD) refererer både til processen og det team som varetager processen i Københavns Ejendomme. BtD processen skal anvendes på alle anlægsprojekter for at styrke fokus på idriftsættelse og rettidig kommunikation mellem byggeriets parter og interne kommunale interessenter.

Figur 1, Organisatorisk forhold mellem KK bygherre, driftsherre/bygningsejer og

lejer/bruger

Samarbejdet mellem projekt og drift har til formål at:

• Definere opgave- og ansvarsfordelingen mellem KEjd og ByK i forbindelse med byggeprojekter

• Sikre, at ByK og KEjd fremstår som samlet professionel bygherre og driftsherre i relation til fagforvaltningerne

• Sikre, at brugerne af færdige byggeprojekter oplever en professionel håndtering af byggeprojekterne fra planbevilling til idriftsættelse og endelig til og med 1. års gennemgangen

• Entydig kommunikation om kommunale krav til byggeriet. • Sikre indtænkning af økonomiske driftshensyn i projektering for

brugertilfredshed, driftsikkerhed og robusthed • Systematisk proces for mangelopfølgning og krav til digital aflevering

samt for optimering af overgang til lokal drift og KEjd central drift ved ibrugtagning

Målsætningen er mere driftsbare byggerier og tilfredse brugere.

BtD version 2.0 Seneste rev. 02-05-2016 Sagsnr. 2016-0218345 Dokumentnr. 2016-0218345-1 Sagsbehandler Fanny Damm Dencker

Side 4 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 2 Aftale om Byggeri til Drift Nærværende dokument er en beskrivelse af Byggeri til Drift processen til brug for rådgivere, entreprenører og interne projektledere i forbindelse med byggeprojekter for ByK. Det overordnede koncept gennemgås sammen med en kort beskrivelse af de enkelte delelementer, herunder de enkelte prædefinerede møder i processen samt indholdet i den tilhørende dokumentpakke.

3 Byggeri til Drift proces Byggeri til Drift er en konceptuel proces som følger projektet fra intern opstart mellem projekt/bygherre og drift/bygningsejer efter bevilling til endelig intern overdragelse til drift efter endt 1. års gennemgang. Se visiodiagram af processen som bilag til BtD journalen, samt tidslinje med rollefordeling mellem anlæg, drift og bruger som bilag til nærværende dokument. Byggeri til Drift processen er baseret på ByK’s fasemodel for projekter og Partnerskabsaftale mellem Byggeri København og Københavns Ejendomme, pr. 2016.

3.1 Dokumentpakke generelt

3.1.1 Indhold Dokumentpakken indeholder dagsordener/referatskabeloner for alle prædefinerede møder i processen, nærværende vejledning, samt KEjd’s tekniske programgrundlag, som består af KEjd driftsspecifikation (log) og diverse bygherrestandarder.

Figur 2, Dokumenttræ

Aftale om Byggeri til Drift

Dokument-pakke

BtD journal Teknisk

program-grundlag

KEjd Driftsspecifikation

Diverse bygherrestandarder


Side 5 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Diverse bygherrestandarder består i BtD version 2.0 af:

• KEjd’s bygherrestandard for serviceaftaler 1. år efter AB92 • KEjd’s bygherrestandard for Drift og Vedligehold • KEjd’s bygherrestandard for bygningsautomatik

Se mere om dokumenter i det tekniske programgrundlag i afsnit 5, samt om dagsordenerne i BtD journalen i afsnit 3.2.

3.2 Dagsordener og fast møderække Til hvert prædefineret møde i Byggeri til Drift processen er der en tilhørende dagsorden, med defineret ansvar og ydelser i relation til BtD. Se samlet ressourceskema over deltagere på hvert enkelt møde i processen afsnit herunder, samt samlet ressourceskema i dokumentet Ressourceskema/deltageroversigt for BtD processen. Alle dagsordener anvendes også som referat skabelon til det tilhørende møde og journaliseres internt af Bygherre projektleder sammen med eventuelle bilag.

3.2.1 Internt opstartsmøde Opstartsmøde er det første møde der afholdes internt mellem driftsorganisationen (KEjd) og bygherreorganisationen (eks. ByK) ved opstart af byggesag. Formålet med mødet er internt at:

• Afdække evt. særlige omstændigheder ved projektet vedr. drift, eksisterende bygning ved renovering/ombygningssag eller viden om området ved nybyg.

• Bygherres projektleder orienterer Byggeri til Drift om projektets omfang

• Detaljer ved Byggeri til Drift proces for projektet afklares (rammetidsplan, særlige vilkår pga. eks. udbudsform ved eks. TE, nøglefærdigt byggeri eller øget omfang pga. Cx e.a.)

Den interne projektleder i bygherreorganisationen (eks. ByK) bestiller en Byggeri til Drift projektleder, se Intra. Bestilling foretages hurtigst muligt efter opstart af sagen. Når sagens omfang er nærmere kendt indkaldes den tildelte Byggeri til Drift projektleder til opstartsmøde. Dagsorden til anvendelse ved opstartsmøde mellem bygherreorganisationen eks. Byggeri København og driftsorganisationen eks. Købehavns Ejendomme er del af dokumentpakke, den anvendes også som referat skabelon til mødet og journaliseres internt i af bygherres projektleder. På mødet aftales retningslinjer for sagens håndtering i Byggeri til Drift-relation. På mødet afklares også detaljer omkring eksisterende bygning/grund, eksisterende data diskuteres, driftscreenings forløb projektlederanlægges, mv.


Side 6 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Mødet afholdes lige efter opstartsmøde med bestiller. Bygherres projektleder (eks v. Byggeri København) indkalder, leder mødet og refererer. Indkaldelsesfrist min. 10 arbejdsdage.

Deltager på

mødet

Aktører 01

Internt opstartsmøde

Interne

Bygherre Projektleder/bygherre x Udbudsjurist x

Bygningsejer/ driftsherre, KEjd

BtD kontakt x Central drift x Miljø & Klima x Ejendomsadministration x

Lejejurist (x) Bestiller-organisation

Fagforvaltningens bestiller FF centraldrift

Bruger-organisation

Bruger/lejer Teknisk ejendomsleder/lokal drift

Eksterne

Rådgiver Bygherrerådgiver

Anden BH rådgiver, eks. Cx

Totalrådgiver

Teknisk rådgiver (ING) Teknisk rådgiver (ARK)

Byggeledelse (RÅD)

Entreprenør Byggeleder (ENT) UE/leverandører

Mødet kan med fordel deles op i flere mindre møder (med hver afdeling) hvis dette giver mening i det enkelte tilfælde. Enkelte informationer kan også indhentes udelukkende pr. mail.

3.2.2 Driftscreeninger ved faseskift Dagsorden til anvendelse ved møde for driftsscreening af bygge- og renoveringsprojekter med Københavns Ejendomme (driftsherre og bygningsejer). Formålet med mødet er inddragelse af driften i granskningsperioden og for at nå frem til aftaler omkring den videre projektering. Aftalerne skal tilgodese/imødekomme driftmæssige udfordringer.


Side 7 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Mødet afholdes efter hhv. dispositions- og projektforslag er fremsendt fra rådgiver til bygherre. Eventuelle afvigelser aftales med bygherre og Byggeri til Drift. Screeningsperiodens længde aftales iht. projektets størrelse og kompleksitet på opstartsmøde, se 3.2.1. Bygherrens projektleder indkalder og fremsender projektmateriale. Kopi af udfyldt driftsspecifikation (log) fra rådgiver fremsendes til BtD. Indkaldelsesfrist min. 10 arbejdsdage før. Bygherrens projektleder leder mødet. Projekteringsspecifikke aftaler noteres af rådgiver i Købehavns Ejendommes Driftspecifikation. Supplerende aftaler noteres i tilhørende dagsorden. Dagsordenen udfyldes ved første møde i denne fase (eks. dispositionsforslag) og opdateres ved hver aftalt driftsscreening.

Deltager på mødet

Aktører 02

Driftsscreeninger Interne

Bygherre Projektleder/bygherre x Udbudsjurist


BtD kontakt x Central drift (x) Miljø & Klima (x) Ejendomsadministration Lejejurist

Bestiller-organisation

Fagforvaltningens bestiller FF centraldrift (x)

Bruger-organisation


Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx (x) Totalrådgiver (x) Teknisk rådgiver (ING) x Teknisk rådgiver (ARK) x Byggeledelse (RÅD)


3.2.3 Forberedende driftsmøde med bruger Dagsordenen til anvendelse ved det forberedende driftsmøde med brugerne.

Side 8 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Mødet skal sikre en tidlig inddragelse af de driftsansvarlige og skabe indsigt i og koordinering af de kommende drifts- og, samt sikre tværfaglig kontakt og samarbejde. Der afholdes et internt formøde mellem BtD og bygherres projektleder. Denne dagsorden benyttes som grundlag for begge møder. Mødet skal forekomme ca. 2 måneder før afleveringen af byggeriet/byggeetapen (hvad der giver mening for sagen). Bygherres projektleder har ansvar for at indkalde. Mødet indkaldes med min 10 arbejdsdages varsel (formødet med min. 5). Købehavns Ejendomme Byggeri til Drift er ansvarlig på selve mødet med brugerne, bygherres projektleder eller rådgiver deltager som backup. BtD skriver referat og udsender.

Deltager på

mødet

Aktører 03

Forb. drifts-møde

Interne



BtD kontakt x Central drift Miljø & Klima Ejendomsadministration Lejejurist


Fagforvaltningens bestiller x FF centraldrift

Bruger-organisation

Bruger/lejer x Teknisk ejendomsleder/lokal drift x

Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx (x) Totalrådgiver (x) Teknisk rådgiver (ING) x Teknisk rådgiver (ARK) (x) Byggeledelse (RÅD)



Side 9 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 3.2.4 Bygningsgennemgang Dagsorden til anvendelse ved Bygningsgennemgang. Formålet med Bygningsgennemgangen er, at entreprenører overfor byggeleder (RÅD) redegør for, at aflevering af byggeriet kan ske til planlagt tid. Bygningsgennemgang afholdes ca. 7 uger før planlagt AB92-aflevering. Byggeleder (RÅD) indkalder senest 10 arbejdsdage, inden mødet afholdes. Indkaldelse til bygningsgennemgangen skal ske ved anvendelse af ”Indkaldelse til bygningsgennemgang”. Senest 5 arbejdsdage før bygningsgennemgangen afleverer entreprenøren opdateret arbejdstidsplan for de resterende arbejder til byggeledelse (RÅD). Arbejdstidsplanen skal som minimum indeholde:

- Bemandingsplan frem til færdiggørelse - Forventet tidspunkt for færdigmelding - Tidsplan for færdiggørelse inkl. indregulering af tekniske anlæg, evt.

Blower Door test, mv. - Tidsplan for Teknisk drifts gennemgang (al undervisning skal være

afsluttet inden AB92 aflevering således at bygningen er funktionsklar ved afleveringen og alt drift- og vedligeholdelsesmateriale er afleveret)

Det forudsættes, at arbejderne er planlagt og gennemført således, at de væsentligste arbejder er færdiggjort på tidspunktet for bygningsgennemgangen, sådan at de resterende arbejder kan afsluttes i den sidste måned frem til den aftalte afleveringstermin. Til brug for bygningsgennemgangen udfærdiger rådgiver på vegne af Bygherre og entreprenøren en stadeopgørelse og en mangelliste. Stadeopgørelsen samt mangellisten skal foreligge senest 3 dage før bygningsgennemgangen. Bygherre (eller dennes rådgiver) har ansvaret for, at stadeopgørelsen samt mangellisten foreligger indenfor fristen. På baggrund af stadeopgørelse og mangelliste udarbejder rådgiver en staderapport. Denne skal indeholde følgende punkter:

- Stadeopgørelse - Prioritering af restarbejder og evt. udskudte arbejder - Stade på K&S materiale - Stade på D&V materiale - Kommentering af entreprenørens tidsplan for færdiggørelse - Kommentering af entreprenørens bemandingsplan - Kommentering af entreprenørens færdiggørelse af KS - Kommentering af entreprenørens færdiggørelse af DV - Kommentering af entreprenørens tidsplan for undervisning af

driftspersonale og bruger - Oplistning af serviceaftaler som entreprenøren har/ skal fremsende - Forventet tidspunkt for entreprenørens færdigmelding og rådgives

plan for udarbejdelse af mangellister optil afleveringen - Konklusion - Dagbod

Side 10 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Ved selve bygningsgennemgangen foretages der besigtigelse, samt staderapporten gennemgås. Plan for gennemførelse af de resterende arbejder aftales. Bygherre kan prioritere arbejderne i den resterende periode frem til afleveringen uden at entreprenøren har ret til merbetaling. Byggeleder (RÅD) leder mødet, noterer i BtD dagsorden og udsender som referat. Plan for gennemførelse af restarbejder samt kommenteret og opdateret staderapport skal fremsendes til Bygherre af rådgiver senest 3 dage efter bygningsgennemgangen, som bilag til referatet. Der er ved bygningsgennemgang ikke tale om en aflevering til Bygherre. Entreprenøren har risikoen for byggeriet i henhold til AB 92 § 12, stk. 1-3 indtil endelig aflevering til Bygherre.

Deltager på

mødet

Aktører 04

Bygn. gennemgang

Interne

Bygherre Projektleder/bygherre x Udbudsjurist (x)


BtD kontakt x Central drift x Miljø & Klima Ejendomsadministration Lejejurist



Bruger-organisation


Eksterne

Rådgiver Bygherrerådgiver (x)

Anden BH rådgiver, eks. Cx (x) Totalrådgiver (x) Teknisk rådgiver (ING) (x) Teknisk rådgiver (ARK) (x) Byggeledelse (RÅD) x

Entreprenør Byggeleder (ENT) x UE/leverandører (x)

Side 11 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 3.2.5 Statusgennemgang med bestiller Dagsorden til anvendelse ved mødet. Formålet med mødet er, at rådgiver kommer med sin vurdering af entreprenørens redegørelse for færdiggørelser, så byggeriet kan afleveres til planlagt tid. Mødet afholdes ca. 6 uger før AB92-afleveringen. Byggeleder (RÅD) indkalder senest 10 arbejdsdage inden mødet afholdes. Byggeleder (RÅD) leder mødet, noterer i dagsorden og udsender som referat.

Deltager på

mødet

Aktører 05

Statusmøde m. bestiller

Interne



BtD kontakt Central drift Miljø & Klima Ejendomsadministration Lejejurist



Bruger-organisation

Bruger/lejer x Teknisk ejendomsleder/lokal drift (x)

Eksterne




3.2.6 Føraflevering Dagsorden til anvendelse ved føraflevering. Formålet med førafleveringen er at afklare om det er muligt at aflevere byggeriet til planlagt tid. Førafleveringen skal afholdes 10 arbejdsdage før planlagt AB92-aflevering, medmindre andet aftales med bygherre. Byggeleder (RÅD) indkalder med mindst 10 arbejdsdages varsel entreprenøren til føraflevering.



Side 12 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Senest 5 arbejdsdage før føraflevering afleverer entreprenøren opdateret arbejdstidsplan for de resterende arbejder til byggeledelse (RÅD). Arbejdstidsplanen skal som minimum indeholde:

- Bemandingsplan frem til færdiggørelse - Forventet tidspunkt for færdigmelding - Status på færdiggørelse inkl. indregulering af tekniske anlæg, evt.

Blower Door test, mv. - Status på gennemførsel af teknisk drifts gennemgang (al undervisning

skal være afsluttet inden AB92 aflevering således at bygningen er funktionsklar ved afleveringen og alt drift- og vedligeholdelsesmateriale er afleveret)

På baggrund af arbejdstidsplan opdaterer rådgiver staderapporten fra Bygningsgennemgangen. Denne medbringes på førafleveringen. Ved førafleveringen vurderer bygherrens rådgiver om byggeriet er tilstrækkeligt fremskredet til at det kan afleveres uden væsentlige mangler indenfor det aftalte afleveringstidspunkt. Byggeleder (RÅD) leder mødet, noterer i dagsorden og udsender som referat. Byggeleder (RÅD) udarbejder på baggrund af førafleveringen et statusnotat indeholdende stadeopgørelse, evt. færdiggørelsesplan samt konklusion på baggrund af gennemgang af entreprisen iht. AB92.

Deltager på

mødet

Aktører 06

Føraflv. Interne



BtD kontakt (x) Central drift Miljø & Klima Ejendomsadministration Lejejurist



Bruger-organisation


Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx (x) Totalrådgiver (x) Teknisk rådgiver (ING) (x)

Side 13 af 24


Teknisk rådgiver (ARK) (x) Byggeledelse (RÅD) x

Entreprenør Byggeleder (ENT) x UE/leverandører (x)

3.2.7 Teknisk driftsinstruktion for slutbrugere Dagsorden i BtD journal til anvendelse ved teknisk driftsinstruktion for slutbruger (brugere, central drift i KEjd (og evt. FF), samt lokal drift på ejendommen). Den tekniske driftsinstruktion består af to etaper. Datoerne tilrettelægges på bygningsgennemgangen. Etape 1 En generel fælles gennemgang med deltagelse af så mange brugere og driftspersonale som muligt. Her gennemgås de overordnede træk ved bygningen, D&V samt hvad man f.eks. skal være særlig opmærksom på i hverdagen. Etape 2 Sidemandsoplæring ved leverandør. Her deltager de personer som i det daglige skal stå for driften i huset. Denne gennemgang er en specifik instruktion/vejledning i det enkelte tekniske anlæg. Altså en brugsvejledning til produktet, IKKE et generelt kursus i ventilationsanlæg eller lignende. Mødet afholdes inden afleveringsforretning. Er dette ikke muligt skal det senest være afholdt inden overdragelse til bestiller. Bygherres projektleder (eks. i ByK) indkalder relevante driftsparter og informerer deltagerne om hvad der forventes af dem på møderne. Det er entreprenørens ansvar at tilrettelægge etape 2. Planen fremsendes til deltagerne inden mødet. Mødet indkaldes senest 10 arbejdsdage før. Københavns Ejendomme BtD tager referat af mødet og vurderer om instruktionen er tilstrækkelig.

Deltager på

mødet

Aktører 07

Teknisk drifts-instr.

Interne

Bygherre Projektleder/bygherre Udbudsjurist




Fagforvaltningens bestiller FF centraldrift (x)


Side 14 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Bruger-organisation


Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx (x) Totalrådgiver (x) Teknisk rådgiver (ING) x(etape 1) Teknisk rådgiver (ARK) x(etape 1) Byggeledelse (RÅD)

Entreprenør Byggeleder (ENT) x(etape 1+2) UE/leverandører x(etape 1+2)

3.2.8 BtD’s driftsregistrering Dagsorden til anvendelse ved forberedelse til BtD’s driftsregistrering er del af BtD journal. Driftsregistreringen afholdes 1-5 dage før aflevering. På driftsregistrering deltager Byggeri til Drift, KEjd central drift og evt. byggeleder (ENT). Bygherres projektleder indkalder hurtigst muligt efter føraflevering.

Deltager på

mødet

Aktører 08

BtD drifts-gennemgang

Interne

Bygherre Projektleder/bygherre Udbudsjurist





Bruger-organisation


Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx Totalrådgiver Teknisk rådgiver (ING)


Side 15 af 24


Teknisk rådgiver (ARK) Byggeledelse (RÅD)

Entreprenør Byggeleder (ENT) (x) UE/leverandører

Side 16 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 3.2.9 AB 92 aflevering Entreprenøren bekræfter ved sin underskrift på entreprisekontrakten, at vedkommende har accepteret afleveringsprocedure beskrevet i nærværende Aftale om Byggeri til Drift, samt i, til mødet, tilhørende dokumenter i BtD journalen. Afleveringsproceduren afviger fra bestemmelsen i AB 92 § 28. Dagsorden i BtD journalen anvendes ved AB92 aflevering som referat skabelon (kan suppleres med bilag efter behov) og tjekliste til mødet. Umiddelbart inden arbejdets færdiggørelse skal entreprenøren give bygherren skriftlig meddelelse om tidspunktet herfor (færdigmelding). Byggeleder (RÅD) indkalder derefter entreprenøren til en afleveringsforretning, der skal finde sted senest 10 arbejdsdage efter det angivne tidspunkt for færdiggørelse, jf. § 28. Ved afleveringsforretningen skal parterne anvende det af Bygherre udarbejdede skema benævnt Afleveringsprotokol. Byggeleder (RÅD) udarbejder inden afleveringen mangellister for alle fag. Såfremt KEjd BtD har fremsendt supplerende mangelliste indarbejdes dette. Ved afleveringsforretningen gennemgås, som supplement til ovenstående, mangellisten fra førafleveringen, med angivelse af hvilke mangler der eventuelt udestår. Listen suppleres også med eventuelle mangler, der konstateres under afleveringsforretningen. Byggeleder (RÅD) tilser, at alle mangler bliver fremført overfor entreprenøren. Afleveringsprotokollen underskrives, samt der udarbejdes mangelafhjælpningsplan for udbedring af eventuelle mangler. Mangellisten samt plan for mangelafhjælpningen fremsendes i kopi til Bygherre senest to arbejdsdage efter afleveringsforretningen. Såfremt der konstateres mangler ved afleveringsforretningen, skal disse være udbedret senest et antal arbejdsdage efter den afholdte afleveringsforretning, som angivet i Afleveringsprotokollen. Bygherres projektleder vurderer i samarbejde med rådgiver om byggeriet kan modtages. Der kan ikke ske stiltiende aflevering. Bygherre skal til en hver tid kunne påbegynde leveringen og monteringen af eventuelle egne leverancer før det i kontrakttidsplanen fastsatte afleveringstidspunkt. Leveringen og monteringen af Bygherres egne leverancer skal koordineres med entreprenøren. Uanset, at Bygherre leverer og monterer egne leverancer før afleveringen, kan arbejderne eller dele af disse ikke betragtes som afleveret eller ibrugtaget, hvorfor reglerne i AB 92 §12, stk. 1-3 fortsat er gældende.

Side 17 af 24


Deltager på mødet

Aktører 09

AB92 aflv. Interne

Bygherre Projektleder/bygherre x Udbudsjurist (x)




Fagforvaltningens bestiller (x) FF centraldrift

Bruger-organisation


Eksterne



Entreprenør Byggeleder (ENT) x UE/leverandører

Side 18 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 3.2.10 Overdragelse til Købehavns Ejendomme Overdragelsesdokumentet udfyldes første gang i forbindelse afleveringen (AB92) og sidste gang ved endelig overdragelse til KEjd efter 1-års eftersyn. Dokumentet fungerer som en intern kontrakt mellem bygherre og driftsherre. Af dokumentet fremgår det hvilke bygningsdele der endnu ikke er klar til idriftsættelse. Dette kan skyldes mangler eller uafklarede konflikter. Dokumentet opdateres efter afsluttet mangeludbedring, eller hvis nye mangler opdages. Dvs. at ansvaret for bygningsdele med mangler eller konflikt ligger i projektet (hos bygherrens projektleder). Driftsansvaret for resterende bygningsdele ligger hos KEjd/FF drift jf. det interne snitfladeskema. Endelig overdragelse af byggeriet fra bygherre til driftsherre foregår, iht. Partnerskabsaftalen mellem ByK og KEjd, efter afsluttet mangeludbedring ved 1-års eftersynet. Kopi af overdragelsesdokument sendes til bestiller og bruger.

Deltager på

mødet

Aktører 10

BtD overdr. Interne



BtD kontakt x Central drift Miljø & Klima Ejendomsadministration Lejejurist



Bruger-organisation


Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx Totalrådgiver Teknisk rådgiver (ING) Teknisk rådgiver (ARK) Byggeledelse (RÅD)



Side 19 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 3.2.11 Overdragelse til bestiller Dagsorden til anvendelse ved overdragelse af et byggeri til bestiller/bruger og skal dokumentere hvad der er overdraget til bestiller. Overdragelsesmødet afholdes snarest muligt efter AB92 afleveringen (senest 15 arbejdsdage efter). Bygherres projektleder indkalder skriftligt til Brugeroverdragelsesmødet senest 10 arbejdsdage før det angivne tidspunkt. Mødedatoen fastlægges sædvanligvis ved føraflevering/statusgennemgang. Bygherres projektleder leder mødet og fremsender referat som aftaledokument for overdragelsen.

Deltager på

mødet

Aktører 11

Overdr. til bestiller

Interne





Fagforvaltningens bestiller x FF centraldrift (x)

Bruger-organisation


Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx Totalrådgiver Teknisk rådgiver (ING) Teknisk rådgiver (ARK) Byggeledelse (RÅD)


3.2.12 2-måneders eftersyn Der skal afholdes 2-måneders eftersyn. Tidspunkt for eftersynet er aftalt ved AB92 afleveringen og ligger optimalt 2 mdr. efter brugernes indflytning således at, alle mangler nu er opdaget. Bygherres projektleder indkalder min. 10 arbejdsdage før mødet.


Side 20 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København Byggeleder (RÅD) er mødeleder, fører mangellister og udsender referat/aftaler om mangeludbedring. Bygherrens projektleder tilser, at eventuelle mangellister fra KEjd, Bestiller og Bruger bliver samlet og medtaget på eftersynet. Byggeleder (RÅD) tilser, at mangler bliver fremført overfor entreprenøren.

Deltager på

mødet

Aktører 12

2-mndr. eftersyn

Interne






Bruger-organisation


Eksterne





Side 21 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 3.2.13 1-års eftersyn Dagsorden til anvendelse ved 1-års eftersynet fungerer som tjekliste. Denne udfyldes af bygherres projektleder og kan suppleres med bilag efter behov. Mødet afholdes senest sidste arbejdsdag inden 1-årsdagen for aflevering. Byggeleder (RÅD) indkalder jf. frister som anført i ByK´s AB(T) med tilføjelser og fravigelser. Byggeleder (RÅD) er mødeleder, fører mangellister og udfylder 1. års protokol. Byggeleder (RÅD) tilser, at mangler bliver fremført overfor entreprenøren.

Deltager på mødet

Aktører 13

1. års Interne






Bruger-organisation


Eksterne


Anden BH rådgiver, eks. Cx Totalrådgiver (x) Teknisk rådgiver (ING) (x) Teknisk rådgiver (ARK) (x) Byggeledelse (RÅD) x


3.2.14 Endelig overdragelse til Købehavns Ejendomme Endelig intern overdragelse af byggeriet fra bygherre til driftsherre foregår iht. Partnerskabsaftalen mellem ByK og KEjd, efter afsluttet mangeludbedring ved 1-års eftersynet.


Side 22 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København 4 Proces efter overdragelse til drift

4.1 Intern arbejdsgang for sager indmeldt af bruger Mellem ByK og KEjd er Partnerskabsaftale pr. 2016 gældende for sager som indmeldes af bruger af ejendommen efter idriftsættelse.

4.2 5-års eftersyn 5 års eftersyn håndteres af BtD enheden i Københavns Ejendomme & Indkøb.

5 KEjd´s tekniske programgrundlag Københavns Ejendomme´s tekniske programgrundlag består af Driftspecifikationen (BtD log) og diverse bygherrestandarter, se herunder.

5.1 KEjd´s Driftsspecifikation (log) Driftsspecifikationen er udformet som et skema, der danner et aktivt dialogværktøj mellem rådgiver og driftsherre. De projekterende rådgivere skal inddrage vejledninger og anvisninger til fremtidig ejendomsdrift tidligt i projekteringen og dermed sætte fokus på effektiv og optimal drift i hele bygningens levetid. Driftsspecifikationen benyttes i dispositionsforslag og projektforslag, opdateres i hovedprojektet og opfølges i afleveringsfasen. Derefter arkiveres den af projektlederen sammen med den øvrige dokumentpakke.

5.2 KEjd´s Bygherrestandard for bygningsautomatik KEjd´s bygherrestandard for bygningsautomatik definerer anlægskompleksitet og funktionalitet for bygningsautomatik og sikrer en ensartet udformning og kvalitet for bygningsautomatik på KEjd´s ejendomsportefølje. De projekterende rådgivere skal benytte bygherrestandarden til projektering af bygningsautomatik, og standarden danner grundlag for udbudsmaterialet til entreprenøren. Der defineres niveau for rådgivers fagtilsyn, gives vejledning til styring af testperioder og der implementeres et udsnit af Bygningsstyrelsens performancetests. Med udgangspunkt i Bips beskrivelse for bygningsautomation og specifikke anlægseksempler besvares en række spørgsmål vedrørende KEjd´s krav til bygningsautomatik, samt krav til referencebetegnelser, opmærkning, alarmhåndtering og log-rapporter samt krav til entreprenørens udførelseskontrol. Bygherrestandarden udleveres som bilag til Driftsspecifikationen

5.3 KEjd´s Bygherrestandard for drift & vedligehold KEjd´s bygherrestandard for Drift & vedligeholdelsesvejledning udføres i henhold til gældende IKT-aftale. Bygherrestandarden definerer KEjd´s forventninger til mappe og dokumentstruktur, samt form og indhold. Der skal udarbejdes separat D&V vejledning for hver bygning. D&V materialet skal gennemgås i forbindelse med driftsinstruktion af det tekniske personale inden afleveringsforretning. Hensigten med standarden er at vejledninger skal være overskueligt dokumenteret, således at driftspersonalet efterfølgende


Side 23 af 24

Københavns Kommune Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme & Indkøb og Byggeri København selvstændigt kan bruge og sikre vedligehold af anlægget/arbejderne uden yderligere assistance fra entreprenøren.

5.4 KEjd´s Bygherrestandard for serviceaftaler 1. år efter AB92 Bygherrestandarten beskriver hvorfor og hvordan, der skal indhentes tilbud på serviceaftaler via tilbudslisterne, hvilke bygningsdele der typisk skal udføres service på og hvem der står for kontraheringen heraf.

Side 24 af 24

Edoc sags. nr. 2016-0218345

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13

Inte

rnt

op

star

tsm

ød

e

Dri

ft-

scre

enin

ger

Fo

rber

eden

de

dri

ftm

ød

e m

bru

ger

Byg

nin

gs-

gen

nem

gan

g

Sta

tus-

gen

nem

gan

g

med

bes

tille

r

Fø

rafl

ever

ing

Tek

nis

k

dri

ftsi

nst

rukt

ion

for

Slu

tbru

ger

BtD

’s D

rift

s-

gen

nem

gan

g

AB

92

Afl

ever

ing

BtD

ove

rdra

gels

ese

Ove

rdra

gel

se

til b

esti

ller

2 m

dr.

eft

ersy

n

1. å

rs e

fter

syn

Interne

Projektleder/bygherre x x x x x x x x x x xUdbudsjurist x (x) (x)

BtD kontakt x x x x (x) x x x x xCentral drift x (x) x x x x xMiljø & Klima x (x)Ejendomsadministration

x

Lejejurist (x)

Fagforvaltningens

bestiller x x (x) x x x

FF centraldrift (x) (x) (x)

Bruger/lejer x x x x x xTeknisk

ejendomsleder/lokal drift x (x) x x x x

Eksterne

Bygherrerådgiver (x) (x) (x)Anden BH rådgiver, eks.

Cx(x) (x) (x) (x) (x) (x) (x) (x)

Totalrådgiver (x) (x) (x) (x) (x) (x) (x) (x) (x)Teknisk rådgiver (ING) x x (x) (x) (x) x(etape 1) (x) (x) (x)Teknisk rådgiver (ARK)

x (x) (x) (x) (x) x(etape 1) (x) (x) (x)

Byggeledelse (RÅD) x x x x x x

Byggeleder (ENT) x x x(etape 1+2) (x) x x x

UE/leverandører (x) (x) x(etape 1+2)

Version 2.0Udgivelsesdato: 02.05.2016Revisions dato:

Entreprenør

Rådgiver

Aktører

Bygherre

Bygningsejer/

driftsherre, KEjd

Bestiller-

organisation

Bruger-

organisation

Deltagere på mødet


Documents

Økonomiforvaltningen Københavns Ejendomme ... - byk.kk.dk · København (herefter benævnt ByK) har siden primo 2014 arbejdet med udviklingen af proces for inddragelse af drift