KOMU�IKACIJSKA STRATEGIJA 2007. – 2009.

SEPTEMBAR, 2007.

SAŽETAK ................................................................................................................................. 3 1. UVOD .................................................................................................................................... 4 2. A�ALIZA KOMU�IKACIJA (REVIZIJA KOMU�IKACIJA) .................................... 4 2.1. Ured ili Služba za informisanje - spona između internog i eksternog komuniciranja 2.2. Interno komuniciranje 2.2.1. Sastanci osoblja,

2.2.2. Intranet i interna komunikacija (e-mail) 2.2-3 Telefoni .................................................................................................................... 10 2.2-4 Interne uredbe, odluke, nalozi, rješenja, itd. ........................................................... 11

2.3 Eksterno komuniciranje ...................................................................................................... 11 2.3-1 Odnosi s medijima ....................................................................................................... 11 2.3-1-A Press konferencije .................................................................................................. 13 2.3-1-B Obavještenja (saopćenja) za štampu (press release) ............................................... 13

2.3-2 Promotivne publikacije (brošure, letci, itd.) ........................................................... 15 2.3-3 Fotografija .............................................................................................................. 16 2.3-4 Baza kontakata ........................................................................................................ 16 2.3-5 Reklamiranje u promotivne svrhe ........................................................................... 17 2.3-6 Zakonom propisano oglašavanje (konkursi za radna mjesta, odluke vijeća,

itd.) .................................................................................................................................... 18 2.3-7 Web stranica Općine ............................................................................................... 18 2.3-8 Javne konsultacije, zborovi građana, itd. ............................................................... 19 2.3-9 Bilten za građane .................................................................................................... 21 2.3-10 Oglasne ploče ........................................................................................................ 21 2.3-11 Odnosi s klijentima / korisnicima usluga .............................................................. 22 2.3-12 Lokalna radio stanica ............................................................................................ 23 2.3-14 Događaji ............................................................................................................... 25

2.4 Dizajn – vizuelni identitet, znak / logo ........................................................................... 26 3. CILJ�E GRUPE ................................................................................................................. 27

3.1 Građani ........................................................................................................................... 27 3.2 Poduzetnici, investitori i donatori ................................................................................. 28 3.3 Viši nivoi vlasti ............................................................................................................... 29 3.4 Interne javnosti ............................................................................................................... 29

4. SPECIJAL�I PROGRAMI, PROJEKTI I AKTIV�OSTI ........................................... 30

SAŽETAK

Općina Gračanica spada u red većih općina u Bosni i Hercegovini (219 kvadratnih kilometara, 54.064 stanovnika) koje imaju nešto dinamičniji društveno-ekonomski razvoj u periodu poslije rata u odnosu na svoje bliže i dalje okruženje (posebno u razvoju poduzetništva i malog biznisa).

Važnu ulogu u tome imala je i ima lokalna uprava, koja, po svom ustrojstvu i glavnim ciljevima mora biti u funkciji razvoja. O ostvarivanju te uloge i konkretnim aktivnostima lokalne vlasti građani nisu informisani u onoj mjeri u kojoj se ti rezultati ostvaruju. Zbog nedovoljne informisanosti, u javnosti se stvara (a i održava) pogrešna slika kako o pojedinačnim akcijama, tako i o redovnom radu organa uprave. Iako nisu vršena egzaktna istraživanja, ipak se sa sigurnošću može reći da su rezultati rada organa uprave u Gračanici znatno bolji u odnosu na sliku te vlasti u javnosti. To je posljedica nedostatka bilo kakve planske aktivnosti na području odnosa sa javnošću, pa samim tim i brojnih neriješenih pitanja internog i eksternog informisanja u općini.

Istraživanja su pokazala da služba za odnose sa javnošću nije kadrovski popunjena niti adekvatno pozicionirana u Pravilniku o organizaciji i sistematizaciji općinskih organa uprave. Bez obzira na to, općina je zadovoljavajuće pozicionirana u medijima, posebno lokalnim. Podaci o slaboj posjećenosti javnih rasprava u principu govore o slabom znanju građana o aktivnostima općine, ali i slabom interesu koji za to vlada u javnosti, što ima i svoje druge razloge. Nikada nisu vršena ozbiljnija istraživanja o tome šta građani misle o općinskoj upravi (ne zna se da li je to mišljenje dobro ili loše). Općina ne izdaje poseban bilten za građane (niti je ocijenjena stvarna potreba za tim glasilom), a ne postoje ni podaci o slušanosti emisija koje govore o općini na lokalnom radiju, čitanosti određenih printanih publikacija i sl.

Komunikacijska strategija na dugoročnoj osnovi uspostavlja jedinstven, funkcionalan, dobro prohodan i prijemčiv sistem informisanja i daje odgovor na ključna pitanja odnosa sa javnošću općinskih organa uprave.

Komunikacijska strategija se zasniva na rezultatima istraživanja koja su provedena unutar općine, uvida u postojeće stanje, te na preporukama Medija centra Sarajevo iz februara 2006. godine.

Glavni ciljevi Komunikacijske strategije su:

• Povećati nivo znanja građana o aktivnostima općine, • Kadrovski i tehnički osposobiti ured (službu) za odnose sa javnošću, adekvatno i

funkcionalno ga uvezati sa svim općinskim službama (izvorima informacija) i medijima preko kojih će se te informacije plasirati građanima,

• Osposobiti i obavezati sve službe općine da putem ureda (službe) za odnose sa javnošću kontinuirano izvještavaju javnost o svojim aktivnostima,

• Odnose sa medijima regulisati u skladu sa zakonom i preporukama odgovarajućih organa, pomagati ih i podržavati u nastojanju da pravovremeno i efikasno obavještavaju javnost o radu općinskih organa uprave (kritički, nepristrasno i objektivno),

• Uspostaviti bazu kontakata, redizajnirati web stranicu, internu izdavačku djelatnost itd;

Komunikacijska strategija će se implementirati putem ureda (službe) za odnose sa javnošću i odgovarajućih općinskih službi, prema rokovima i raspoloživim sredstvima, utvrđenim u aneksima ovog dokumenta. 1. UVOD

Općina Gračanica svjesna je važnosti koje savremene komunikacije imaju u izgradnji imidža općine, povećanju efikasnosti rada, zadovoljstva uposlenih i prije svega, uspostavljanja kvalitetnih odnosa sa građanima, privrednicima i drugim domaćim i međunarodnim partnerima. U tom kontekstu odlučili smo unaprijediti naše komunikacijske aktivnosti strateškim pristupom dugoročnom planiranju, baziranom na konkretnim pokazateljima i jasno definiranim ciljevima koje želimo postići. Naš konačan cilj jeste stvaranje preduvjeta za što efikasniju upotrebu komunikacija kao ključnog alata za razvoj općine na principima savremene, otvorene lokalne uprave okrenute građanima.

Osim toga, zakonske obaveze koje proističu iz Zakona o slobodi pristupa informacijama pred općinu stavljaju nove izazove, te je naš cilj: strateški postaviti i taj aspekt rada i komunikacije sa građanima.

Također, zakonski propisi, kojima se reguliše rad organa lokalne uprave, propisuju obavezu permanentnog i objektivnog informisanja javnosti o radu tih organa.

Bosna i Hercegovina je ratifikovala Evropsku povelju o lokalnoj samoupravi 12. jula. 2002. godine, kao dio obaveza preuzetih prijemom Bosne i Hercegovine u članstvo Savjeta Evrope, aprila 2002. godine. Povelja predviđa da lokalni organi vlasti »regulišu i rukovode

znatnim dijelom javnih poslova, na osnovu vlastite odgovornosti i u interesu lokalnog

stanovništva«, polazeći od načela supsidijarnosti, prema kojem će se javni poslovi »po

pravilu, prije svega, vršiti od strane onih vlasti koje su najbliže građanima«.1 Inače, Općina Gračanica već nekoliko godina učestvuje u različitim projektima

reforme lokalne uprave, te je učesnik i u projektu razvoja općinske komunikacijske strategije pod pokroviteljstvom Intercooperation, SDC... U okviru toga projekta osoblje općine učestvovalo je u programu edukacije u domenu PR-a i strateškog komuniciranja, kao i strateškog komunikacijskog planiranja, dok je neovisna istraživačko-konzultantska kuća uradila djelomičnu procjenu komunikacijskih kapaciteta općine početkom 2006. godine.

Rezultati istraživanja, vlastita iskustva kao i drugi pokazatelji govore nam da općina nužno mora preduzeti opsežne mjere reforme i strateškog planiranja komunikacija, jer je sadašnje stanje daleko od idealnog (nedostatak bilo kakvog programskog dokumenta o odnosima s javnošću, potreba za uvođenjem sistema i više reda u komunikaciji općinskih organa uprave sa građanima, potreba za kvalitetnijom saradnjom sa domaćim medijima, te ostalim stranim i domaćim partnerima itd.)

Izvještaj „Mediacentra“ Sarajevo iz februara 2006. godine veoma kritički posmatra većinu aspekata komunikacijskih aktivnosti općine Gračanica. Ovo se konkretno odnosi na:

• status, popunjenost i funkcionisanje službe za odnose sa javnošću, • odnose sa medijima, • publikacije koje izdaje općina, • dizajn, fotografije i sisteme oglašavanja, • web-site općine, • konsultacije i odnose sa građanima, • interno komuniciranje, • obuku izvršilaca

Osnovni problemi identifikovani u Izvještaju su:

• nedostatak komunikacijske strategije ili bilo kojeg programskog ili nekog drugog

akta koji reguliše odnose sa javnošću u općini otežava svakodnevni rad i onemogućava plansko rješavanje problema u ovoj oblasti;

• nije definirana oblast djelovanja ureda (službe) za odnose sa javnošću, kadrovski i tehnički preduslovi;

• odnosi s medijima odvijaju se stihijski, po potrebi ili na zahtjev s jedne ili druge strane, bez kontinuiranog praćenja i analiza, printani mediji (novine) ne dolaze u ured (službu) za informisanje, što otežava praćenje ukupne medijske slike općine u javnosti;

• website općine pruža «posjetiocima» dovoljno informacija iz djelokruga rada općinskih organa, ali je koncepcijski zastario, posebno u pogledu navigacije i dizajna;

• konsultacije i odnosi sa građanima (zborovi, sastanci, javne rasprave, medijske kampanje) u cilju poboljšanja njihovog «znanja» o radu općinskih organa, posjećenosti sastanaka, samo su djelimično predmet pažnje ureda (službe) za informisanje;

• povremene publikacije koje izdaje općina nisu standardizovane ni u pogledu dizajna (prihvaćenog vizuelnog identiteta), ni u pogledu forme (plakat, letak, vizit karta, memorandum), ni u pogledu sadržine. «Šarenilo» ne doprinosi izgradnji potrebnog imidža općine. Naprotiv.

• Nije regulisano interno komuniciranje (radni sastanci, oglasna ploča, interne informacije, materijali za sastanke, službeni materijali), što otežava koordinaciju u radu pojedinih službi i onemogućava uposlenim da imaju «bolje znanje» o općini kao «svom poslodavcu»;

Za rješenje nabrojanih problema Izvještaj daje sljedeće ključne preporuke:

- Uspostaviti sistem internog komuniciranja kao funkciju menadžmenta i u taj

sistem uključiti šefove službi i odjeljenja; - Interno komuniciranje – kanali i tehnike (edukacija za šefove službi i odjeljenja i

za sve uposlenike općine); - Edukacija općinskih službenika: odnosi sa klijentima; - Kontinuirano vršiti istraživanja u funkciji komunikacijskih aktivnosti; - Upotreba web-a i interneta u PR-u – pisanje za web, interaktivnost web-stranice,

on-line usluge građanima; - Riješiti grafički (vizuelni) identitet općine i proces izdavanja štampanih materijala

i publikacija; - Poboljšati promotivni materijali i publikacije, novinske forme pisanja i pisanje za

PR od strane šefova ili zaduženih lica po službama (obaviti edukaciju) - Edukacija: profesionalni odnosi s medijima za šefove službi i PR osoblje; - Edukacija: odnosi s medijima kao dio PR-a za PR osoblje; - Edukacija: vještine odnosa s medijima: TV i javni nastupi – za šefove službi i PR

osoblje; - Educirati ostale službenike koji imaju kontakte s medijima kako da se pripreme za

medijske nastupe; - Izraditi i usvojiti komunikacijsku strategiju i staviti je u funkciju strateškog razvoja

općine.

Upoznavši se sa Izvještajem Medija centra, a shvatajući važnost ove oblasti za funkcionisanje općine, Načelnik općine je dao podršku za izradu Komunikacijske strategije općine kako bi se riješili identifikovani problemi i unaprijedile sveukupne komunikacije lokalne uprave u Gračanici. Prije svega, potrebno je poboljšati komunikaciju sa građanima, uvesti otvorene kanale efikasne dvosmjerne komunikacije i, općenito, poboljšati učešće građana u procesima odlučivanja u općini.

Ovaj dokument produkt je složenog procesa edukacije, evaluacije, istraživanja, konsultacija i revizija svih aspekata komunikacija u općini Gračanica. Komunikacija u funkciji razvoja općine

Komunikacijska strategija će podržati ostvarenje Strategije razvoja općine za period

2005. – 2010. koja je usvojena početkom 2006. godine. Strateški ciljevi postavljeni u Strategiji razvoja su:

- Konkurentni ljudski resursi i povećanje stepena zaposlenosti; - Konkurentna izvozno orijentisana privreda; - Razvoj infrastrukturnih sistema, vezan za geografski položaj, uz zaštitu i

unapređenje životne sredine; - razvijena ruralna sredina za poboljšan kvalitet poljoprivredne proizvodnje po

standardima EU, sa tendencijom razvoja prerađivačkih kapaciteta; - kreiranje i promoviranje turističkih proizvoda općine u skladu sa međunarodnim

standardima kvaliteta i održivog razvoja; - reforma organa uprave. Realizacijom navedenih 6 strateških ciljeva, omogućit će se ravnomjeran razvoj svih

dijelova općine u skladu sa njihovim društveno-ekonomskim mogućnostima. Komunikacijska strategija tako je koncipirana da daje direktnu podršku realizaciji

zacrtanih strateških ciljeva u Strategiji razvoja općine u periodu 2005. – 2010. godina. Komunikacijska strategija direktno se naslanja na misiju i viziju općine Gračanica. Misija: uspostavljanje efikasnih i profesionalnih sistema za upravljanje lokalnom

administracijom, svim aktivnostima i projektima razvoja općine, uspostavljanje i promovisanje lokalnog razvojnog partnerstva.

Vizija: «Općina Gračanica, ekonomski razvijen subregionalni centar, integrisan u globalne tokove, atraktivan za život, koju karakteriše fleksibilno tržište rada, konkurentna privreda i ljudski resursi – sve sa evropskom orijentacijom»

Prema tome, cjelokupan sistem komunikacija koji razrađuje Komunikacijska strategija uspostavljen je tako da sa što manje troškova, a što bolje i efikasnije podržava ostvarenje misije i vizije iz Strategije ekonomskog razvoja općine Gračanica u periodu 2005. – 2010. godina. Elementi komunikacijske strategije

Ovaj dokument sastoji se iz nekoliko dijelova koji u cjelini predstavljaju komunikacijsku strategiju općine Gračanica.

U prvom dijelu, pažnja je posvećena sistematskoj analizi sveukupnih komunikacija općine, kako internih tako i eksternih, na osnovu koje su zatim za svaki segment komunikacije određeni konkretni ciljevi i aktivnosti koje će dovesti do realizacije tih ciljeva.

U drugom dijelu, detaljno su obrađene sve ciljne grupe važne za općinu i njene komunikacijske aktivnosti, te su na osnovu analize tih ciljnih grupa, njihovih karakteristika, navika i potreba, a u skladu sa programskim i razvojnim potrebama općine, određeni ciljevi koji se komunikacijskim aktivnostima žele postići.

Treći segment Strategije jeste Komunikacijski plan, nakon čega slijedi plan evaluacije komunikacijskih aktivnosti i, konačno, budžet komunikacijskih aktivnosti. Uz strategiju priloženi su i ključni aneksi relevantni za komunikacijske aktivnosti općine. 2. ANALIZA KOMUNIKACIJA (REVIZIJA KOMUNIKACIJA)

U ovom dijelu dokumenta, koji se bavi analizom komunikacija, daje se detaljan uvid u načine i efekte komuniciranja unutar (interna komunikacija) i izvan (eksterna komunikacija) općine. Osim toga, učinjen je pokušaj da se uđe i u organizacijske, finansijske i tehničke aspekte svih vidova komunikacije općine. Na osnovu tako postavljene sistematske analize komunikacija, definisani su specifični, mjerljivi, ostvarivi i relevantni ciljevi, kao i aktivnosti koje se moraju poduzeti ukoliko se žele ostvariti ti zacrtani ciljevi.

U analizi internih komunikacija težište je dato: na sastanke osoblja, intranet, telefon, oglasnu ploči i bilten.

U analizi eksternih komunikacija težište je dato: na odnose s medijima (saopštenje za štampu, konferencija za štampu, intervju), web stranicu, oglasnu ploču, promotivne publikacije, plaćeno oglašavanje, telefon, odnose s klijentima, dizajn itd.

Analizirani su, također, ljudski i tehnički resursi koji stoje na raspolaganju za obavljanje komunikacijskih aktivnosti i funkcija u općini Gračanica, a posebno, mjesto i uloga ureda ili službe za informisanje koja se pojavljuje kao nezamjenjiva spona između internog i eksternog komuniciranja.

2.1. Ured ili Služba za informisanje - spona između internog i eksternog komuniciranja

Postojeće stanje:

U važećem aktu o organizaciji i sistematizaciji Općinskog organa uprave ne postoji niti funkcioniše ured, niti služba za informisanje (ni na nivou referenta). Te funkcije samo djelimično i u najnužnijem obimu obavljaju se u okviru kabineta općinskog načelnika. U takvoj organizaciji, objektivno, nije moguće uspostaviti neophodne funkcije ove službe.

Prednosti:

Ured ili služba (odjel) za informisanje je nezamjenjiv organizacioni oblik u realizaciji poslova s područja odnosa sa javnošću i nezaobilazna spona između internog i informisanja (unutar općine), odnosno između pojedinih organizacionih segmenata (kao izvora informacija) i medija preko kojih se te informacije prenose (internih i eksternih, od oglasne ploče do radio i TV stanica, novina itd). To se obezbjeđuje čvrstom uvezanošću svih organizacionih segmenata sa službom informisanja (u smislu njihove obaveze da sistematski, svakodnevno, službi informisanja dostavljaju i prosljeđuju sve informacije u printanoj i elektronskoj formi za koje ocijene da ih treba plasirati kroz interne ili eksterne sisteme komunikacija, sve pozive za sastanke, izvještaje sa sastanaka, zaključke, protokole, relevantne materijale itd) kako bi čitav sistem bio efikasan i racionalno postavljen.

Služba koordinira sve javne istupe općinskih zvaničnika, piše sve informacije i obavještenja za medije, te vrši uređivanje i autorizaciju svih publikacija koje općina izdaje, tj. obezbjeđuje koordinaciju komunikacijskih aktivnosti općine.

Prednosti su: mogućnost adekvatne obrade, izbora i blagovremenog plasiranja informacija kroz odgovarajuće medije (kanale) – do građanina.

�edostaci:

Nedosljednost i neažurnost koja prati rad administracije, neobučenost odgovornih osoba da prepoznaju važnost pojedinih informacija i interes javnosti za takve informacije i da ih izraze u pisanoj formi, nedostatak tehničke opremljenosti, tehničke uvezanosti itd.

Ciljevi:

1. Uspostaviti efikasan i funkcionalan ured ili službu za informisanje; 2. Uspostaviti sistem stalne i efikasne komunikacije između ureda ili službe za informisanje i svih ostalih segmenata organa uprave; 3. Obezbijediti interaktivnu komunikaciju općinskih organa uprave i Općinskog vijeća sa svim zainteresovanim građanima, političkim strankama, nevladinim organizacijama, privrednim subjektima, javnim ustanovama i preduzećima na području općine, putem višekanalnog komunkacijskog softvera koji obuhvata: printani medij (bilten), e-mail, faks, SMS i lokalni radio;

Aktivnosti:

1.1. Promijeniti Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova i radnih zadataka u smislu definiranja uspostave Službe za informisanje; 1.2. Formalno uspostaviti Ured ili službu za informisanje; 1.3. Zaposliti službenika za informisanje koji će voditi ured/službu za informisanje, 1.4. Urediti kancelarijski prostor i tehnički ga opremiti za normalno funkcionisanje, Službe za informisanje (kancelarija, računar, internet, fax, telefon, kopir aparat, ostala informatika oprema); 1.5. Definirati oblast djelovanja ureda (službe) za informisanje u skladu sa odgovarajućim standardima; 1.6. Izraditi opis radnog mjesta uposlenog u uredu (službi) za odnose s javnošću. 1.7. Definisati budžet za uspostavu ureda (službe) za odnose s javnošću; 2.1. Usvojiti protokol o međusobnim obavezama između ureda (službe) za informisanje i ostalih službi u pogledu obaveze redovnog dostavljanja informacija i njihovog plasiranja kroz sisteme interne i eksterne komunikacije; 2.2. Educirati odgovorna lica iz svih općinskih službi koja će biti sposobna da prepoznaju važne i nevažne informacije za javnost i koja će ih dostavljati službi za informisanje (u pisanoj i elektronskoj formi); 3.1. Nabaviti i instalirati softver za interaktivnu i višekanalnu komunikaciju, osigurati tehničku i kadrovsku podršku za funkcionisanje sistema; 3.2. Sačiniti registar pravnih i fizičkih lica koja izraze interes da im se besplatno dostavljaju informacije putem softvera za interaktivnu i višekanalnu komunikaciju (putem jednog, dva ili više kanala).

2.2. Interno komuniciranje

Interno komuniciranje unutar općinskih organa uprave obavlja se neposredno (zvanični i nezvanični službeni sastanci, razgovori i dogovori), putem službenih pisanih materijala i posredstvom telefona (interne telefonske veze ili centrale).

2.2-1 Sastanci osoblja Postojeće stanje:

Općinski načelnik održava sastanke kolegija koji čine šefovi službi i to po potrebi. Povremene sastanke šefovi službi održavaju sa šefovima odjeljenja. Sastanci sa zaposlenim osobljem se skoro nikako ne održavaju.

Prednosti redovnih sastanaka:

Sastanci osoblja na svim nivoima su nezamjenljivi oblici međusobnog informisanja unutar općinskih organa: neposredan kontakt, živa riječ, mogućnost postavljanja pitanja, razjašnjavanja, donošenja jasnih zaključaka i dogovora o predstojećoj aktivnosti, analiza izvršenih poslova itd. Zaposleno osoblje, dakle, predstavlja ključnu publiku u unutrašnjoj komunikaciji.

�edostaci:

Sastanci su više u funkciji konsultacija, manje u funkciji međusobnog internog informisanja unutar općinskih organa uprave. Ne postoje nikakvi pravilnici, niti protokoli održavanja sastanaka na bilo kojem nivou. Šefovi službi i šefovi odjeljenja nemaju redovne sastanke sa neposrednim izvršiocima ili ako ih drže o tome nema nikakvih tragova, niti za njih znaju nadređeni, niti ostali zaposlenici u Općini.

Ciljevi:

4. Uspostaviti sastanak kao redovnu i efikasnu formu internog komuniciranja i informisanja na svim nivoima organizovanja u općini.

Aktivnosti:

4.1.Izraditi pravilnike i protokole održavanja sastanaka (poboljšati pripreme sastanka, sadržaj,

materijali, pozivi, zapisnici, pisani zaključci, kontrola sprovođenja zaključaka, ni jedan sastanak ne može početi bez analize sprovedenih zaključaka sa prethodnog, dostavljanje zaključaka odgovarajućem rukovodnom osoblju ili neposrednim izvršiocima,objavljivanje zaključaka na internoj oglasnoj ploči);

4.2. Uvesti redovni sedmični sastanak kolegija općinskog načelnika u određeno stalno vrijeme; 4.3. Uvesti redovne sedmične sastanke šefova službi sa šefovima odjeljenja; 4.4. Uvesti redovne sastanke šefova odjeljenja sa neposrednim izvršiocima; 4.5. Odmah početi sa vođenjem i distribucijom zapisnika sa sastanaka;

2.2.-2 Intranet i interna elektronska komunikacija (e-mail) Postojeće stanje:

Općina Gračanica posjeduje vrlo efektivan intranet. Svi uposleni imaju na svojim računarima instaliran Lotus Notes mrežni softver sa sopstvenim ID-ovima (identifikacionim certifikatima) putem kojih su definisana njihova prava pristupa u okviru aplikacija koje rade pod Lotus okruženjem. U Općini Gračanici postoje tri aplikacije koje rade pod Lotus okruženjem i to:

� Program za upravljanje dokumentima, � Program za upravljanje ljudskim resursima, � Program za upravljanje dokumentacijom kvalitete (ISO).

Svaki uposlenik imaju svoj Lotus mail preko kojeg može komunicirati sa ostalim korisnicima intraneta i dobijati različita obavještenja (da mu je prebačen predmet na rješavanje, da je istekao ili uskoro ističe rok za rješavanje nekog predmeta, da je potvrđen ili odbijen neki dokument od strane odgovorne osobe od koje se potvrda tražila i sl.).

Cjelokupna komunikacija u vezi sa traženjem i odobravanjem/odbijanjem odsustva, službenih putovanja, različitih edukacija, obračuna godišnjih odmora i slično, automatski je isprogramirana u okviru Programa za upravljanje ljudskim resursima i odvija se isključivo putem e-maila.

Ovaj način komunikacije ostavlja iza sebe trag i tačno se zna ko je, kada i kakvu aktivnost sproveo.

Prema tome, tehnički intranet u potpunosti zadovoljava potrebe Općine Gračanica. Svi uposleni prošli su obuku za korištenje tri navedena programa i imaju na

raspolaganju priručnik za korištenje pomenutih aplikacija.

Prednosti:

Efikasno i brzo prenošenje informacija, kao i postojanje tragova o datim nalozima ili informacija.

�edostaci:

Kao nedostatak javlja se nedovoljno korištenje raspoloživih resursa, tako da se dešava da se mnoge aktivnosti obave u pismenoj formi (na stari način) ali se to elektronski ne verifikuje. Nedostaju protokoli i pravilnici u vezi sa korišćenjem tehničkih sredstava u internoj komunikaciji.

Svi šefovi službi i odjeljenja (kao i osobe kojima je to neophodno) imaju internu i eksternu e-mail vezu. Iako je obavljena obuka, instalisani kapaciteti se vrlo malo koriste. U tom pogledu postoji i tihi otpor zaposlenih.

Ciljevi:

5. Uspostaviti efikasnu internu komunikacija putem intraneta (svi uposlenici moraju redovno koristiti intranet e-mail u svojoj internoj službenoj komunikaciji).

Aktivnosti:

5.1. Dati nalog svim uposlenim da se obavezno koriste instalisanim intranet sistemom za razmjenu i pohranjivanje podataka i informacija; 5.2. Omogućiti svim odgovornim osobama pristup e-mailu; 5.3. Ponovo educirati sve uposlene o načinu korištenja intraneta i e-maila; 5.4. Uraditi protokol za korištenje intraneta i e-maila;

2.2-3 Telefoni Postojeće stanje:

Svim uposlenicima dostupna je telefonska veza za interno komuniciranje, kojom se uglavnom dobro i efikasno koriste.

Prednosti:

Efikasnost, brzo prenošenje informacija, mali troškovi

�edostaci:

Nepostojanje dokumentacije i dokaza o datom obavještenju ili informaciji, mogućnost korišćenja telefona u privatne svrhe. (nalozi se često prenose telefonom, bez pisanog traga, što uzrokuje probleme kod implementacije ili evaluacije aktivnosti).

Ciljevi:

6. Svi službeni nalozi preneseni putem telefona moraju imati pisani trag.

Aktivnosti:

6.1. Uraditi protokol za korištenje internih i eksternih telefona; 6.2. Uraditi protokol o izdavanju naloga;

2.2-4 Interne uredbe, odluke, nalozi, rješenja, itd. Postojeće stanje:

Interne uredbe, odluke, nalozi, rješenja i drugi službeni akti koriste se samo djelimično kao pojedinačni akti u internoj komunikaciji, dostavljanjem neposredno pojedinim izvršiocima ili objavljivanjem u Službenom glasniku Općine.

Prednosti:

Potpuna informacija koja neposredno upućuje na aktivnost pojedinca ili organa.

�edostaci:

Ograničen broj (30) primjeraka Službenog glasnika ili akata koji se objavljuju.

Ciljevi:

7. Uspostaviti efikasan sistem komuniciranja internim uredbama, odlukama, nalozima i rješenjima.

Aktivnosti:

7.1. Povećati tiraž Službenog glasnika Općine sa 30 na 50 primjeraka; 7.2. Sačiniti spisak osoba kojima se Službeni glasnik redovno dostavlja ; 7.3. Redovno dostavljati Službeni glasnik Općine svim šefovima službi i šefovima odjela, kao i svim odgovornim licima u općini; 7.4. Redovno objavljivati važne akte na oglasnoj tabli.

2.3 Eksterno komuniciranje

U ovom dijelu dokumenta posebna pažnja posvećena je tehnikama, sredstvima i aktivnostima eksterne komunikacije Općine Gračanica sa građanima i medijima. U tom smislu, analizirani su odnosi s medijima (saopštenja, konferencije za štampu, intervjui), promotivne publikacije (brošure, leci...), fotografije, baza kontakata, reklamiranje u promotivne svrhe, zakonom propisano oglašavanje, web stranica, javne konsultacije, bilten za građane, oglasne ploče i odnosi s klijentima (telefon, šalter).

2.3-1 Odnosi s medijima

Postojeće stanje:

Od elektronskih medija, o radu općinskih organa uprave javnost se najviše informiše putem Radio-Gračanice (kao lokalni medij, sa statusom javnog servisa, koji posluje u okviru Javne ustanove Bosanski kulturni centar), ali i putem kantonalnih i federalnih medija, kao i nekih privatnih radio stanica: RTV TK, TV F BiH, Radio Tuzla, Radio ZOS, Radio Studio D Srebrenik itd. O radu općinske uprave građani se mogu informisati i putem lokalnih printanih medija „Gračaničke novine“ i djelimično „Gračaničkiglasnik“., kao i putem dnevnih listova koji se prodaju na općini: «Dnevni avaz», «Oslobođenje», «San», te povremeno u još nekim dnevnim listovima i časopisima.

Sa medijima najviše kontaktira općinski načelnik, neposredno ili preko šefa kabineta koji obavlja i poslove stručnog savjetnika za informisanje.

Prednosti:

Kako su mediji važan komunikacioni kanal putem kojeg se o radu Općine obavještavaju svi oni koji su za to zainteresovani i koji utiču na formiranje javnog mnijenja na području općine, od suštinskog je interesa za općinu i općinske organe uprave da uspostave i kontinuirano ostvaruju dobru komunikaciju sa svim medijima i da prema medijima budu otvoreni svi organi i pojedinci koji donose odluke od značaja za građane. Ključnu ulogu u tome ima služba za odnose sa javnošću u općini koja se pojavljuje kao neposredna spona (servis) između nadležnih organa i medija.

�edostaci:

Iako se izvještavanje o aktivnostima općinskih organa uprave u medijima može pozitivno ocijeniti, a prisustvo Općine u medijima kao zadovoljavajuće, te se ocjene ne zasnivaju na kvalitetnom praćenju i egzaktnim pokazateljima. Niko sistematski ne prati izvještavanje medija o općini, ne radi se press clipping i monitoring, ne vrši se ni redovna, ni povremena analiza medijskog izvještavanja o općini, nije uveden sistem akreditacija za praćenje rada općinskih organa itd.

U općini ne postoji protokol koji određuje ko sve i na koji način može govoriti za medije, niti postoji sistem pozivanja medija prema značaju, rangu i važnosti određenih događaja za javnost.

Nema podataka o tiražima printanih medija koji se distribuiraju na području općine. Nije utvrđena dugoročna politika podrške lokalnim medijima, nedostaju čvršći oblici

saradnje i podrška ostalim medijima, na način da se ne ugrozi njihova sloboda i samostalnost, nije kvalitetno riješeno pitanje honorarnih dopisništava ključnih printanih i elektronskih medija kantonalnog, federalnog i državnog nivoa.

Ciljevi:

8. Sistematizirati odnose s medijima; 9. Redovno analizirati medijsko izvještavanje o općini; Aktivnosti:

8.1. Izraditi i usvojiti protokol za odnose s medijima – ovlasti, načini komunikacije sa medijima, evaluacija odnosa sa medijima; 9.1. Redovno pratiti i analizirati tiraže printanih medija koji se distribuiraju na području općine; 9.2. Obezbijediti press clipping (pretplatom na najvažnije listove i printane medije i evidentiranjem «prisustva» Općine u elektronskim medijima (uspostavljanje

odgovarajućih evidencija i uz neposrednu saradnju sa redakcijama tih medija) ili angažirati eksternu agenciju za to?

2.3-1-A Press konferencije Postojeće stanje:

Pres konferencije se organizuju povremeno i prema potrebama, prosječno jedan puta mjesečno, zavisno od značaja pojedinih pitanja i problema koji se pojavljuju u radu općinskih organa uprave. Pres konferencije uglavnom saziva općinski načelnik u svom uredu.

Prednosti:

Neposredni kontakt sa medijima, mogućnost postavljanja pitanja, mogućnost odabira tema i informacija koje se plasiraju putem medija, uspostavljanje kontakata sa novinarima, ponekad i razmjena mišljenja, provjera određenih stavova isl.

�edostaci:

Slaba pripremljenost konferencija (obično bez ikakvih pisanih materijala); Ograničenost vremena i broja pres konferencija zbog zauzetosti načelnika, neadekvatan prostor itd; Pres konferencije ne sazivaju šefovi službi niti druga ovlašćena lica; Nedostaje spisak medija koji se pozivaju na pres konferencije; Nije obezbijeđeno praćenje kvaliteta i kvantiteta plasiranih informacija i izvještaja sa konferencija, niti njihova valorizacija; Slaba posjećenost (izuzev, lokalnih medija).

Ciljevi:

10. Uvesti planski pristup organizovanju konferencija za štampu; Aktivnosti: 10.1. Uraditi protokol pres konferencija, uključujući i pravila o pripremi pisanih materijala (press-kit) za novinare; 10.2. Obaviti anketiranje ili razgovor sa novinarima u cilju prikupljanja mišljenja i prijedloga za poboljšanje kvaliteta pres konferencija; 10.3. Standardizovati forme pozivanja na pres konferencije; 10.4. Osposobiti i ovlastiti sve ključne rukovodioce za sazivanje i vođenje pres konferencija (edukacija); 10.5. Izraditi spiskove medija koji se pozivaju na pres konferencije (vidjeti sekciju o bazi kontakata). 10.6. Opremiti salu za press konferencije

2.3-1-B Obavještenja (saopćenja) za štampu (press release)

Postojeće stanje:

Obavještenja (saopćenja) za štampu plasiraju se povremeno i prema potrebama, zavisno od značaja pojedinih pitanja i problema koji se pojavljuju u radu općinskih organa uprave. U pravilu plasiraju se u vidu saopćenja za javnost, koja potpisuje općinski načelnik, vrlo rijetko PR služba.

Prednosti:

U medije se plasiraju one informacije koje su od interesa za općinski organ koji se oglašava tim putem, dakle, postoji mogućnost izbora teme, forme i sadržine, te mjesta i vremena, odnosno medija u kojem se informacija plasira.

�edostaci:

Ne vodi se nikakva evidencija o objavljenim saopćenjima, ne vrši se njihovo arhiviranje niti analiziranje njihove forme i sadržaja, slušanosti, odnosno čitanosti i razumljivosti sa stanovišta jezika i stila itd., ne zna se ni koliko se saopćenja objav po pojedinim periodima, službama, medijima itd. Ne zna se šta o saopćenjima misle novinari (redakcije), a šta građani.

Ciljevi:

11. Unaprijediti i sistematizirati sveukupnu komunikaciju saopćenjima za štampu, tako da budu standardizirana i da idu u javnost sa jedne adrese. Aktivnosti:

11.1. Utvrditi formu obavještenja za štampu; 11.2. Utvrditi standarde i kriterije jezika i stila – izraditi vodič za pisanje saopćenja; 11.3. Početi sa redovnim press-clippingom saopćenja; 11.4. Početi sa redovnim arhiviranjem saopćenja; 11.5. Anketirati novinare i građane o razumljivosti i učinkovitosti saopćenja; 11.6. Raditi redovnu godišnju analizu saopćenja. 11.7. Izraditi protokol za izradu i slanje saopćenja za štampu 2.3-1-C Intervjui

Postojeće stanje:

Intervjui se organizuju na zahtjev medija ili na zahtjev načelnika, odnosno određene službe, povremeno i prema potrebama, zavisno od značaja pojedinih pitanja i problema koji se pojavljuju u radu općinskih organa uprave.

Prednosti:

Neposredni kontakt sa medijima, mogućnost postavljanja pitanja, mogućnost odabira tema i informacija koje se plasiraju putem medija informacija, mogućnost pripreme davaoca intervjua.

�edostaci:

Nedovoljna priprema davaoca intervjua, ne vodi se evidencija o datim intervjuima niti njihovo arhiviranje, ne vrši se analiza datih intervjua sa stanovišta postavljenih i ostvarenih ciljeva intervjua, ne zna se da li su mediji zadovoljni izborom sagovornika, kakve reakcije intervjui izazivaju među građanima.

Ciljevi:

12. Sistematizirati i unaprijediti komunikaciju intervjuima

Aktivnosti:

12.1. Izraditi pravilnik o davanju i plasiranju intervjua; 12.2. Za sve zvaničnike koji su ovlašteni davati intervjue uraditi trening za davanje intervjua; 12.3. Početi sa redovnim monitoringom, analizom i arhiviranjem intervjua (vezano za press- clipping aktivnosti).

2.3-2 Promotivne publikacije (brošure, letci, itd.) Postojeće stanje:

Promotivne publikacije izdaju se povremeno i u skladu sa potrebama, zavisno od značaja pojedinih pitanja i problema koji se pojavljuju u radu općinskih organa uprave. U pravilu to su brošure, leci, plakate i drugi printani materijali. Info brošure o pojedinim općinskim organima štampaju se u više stotina primjeraka godišnje, plakate (za Dan općine i druge datume od općinskog značaja, razne proslave i kulturne manifestacije štampaju se u prosjeku po 200 primjeraka po jednoj manifestaciji ili programu. U sklopu značajnijih medijskih kampanja, toplifikacija Gračanice na primjer, brošure i leci štampaju se u više hiljada primjeraka.

Prednosti:

Promotivni materijali rade se prema konkretnim potrebama, u skladu sa potrebama (tiraž, izgled itd.) i u pravilu se racionalno koriste.

�edostaci:

Nije riješen standardni dizajn i forma publikacija, distribucija publikacija obavlja se preko kurirske službe Općine sa dosta teškoća (nedostatak izvršilaca, automobila itd), nema određenih mjesta u gradu i u većim selima za postavljanje plakata, pa se one brzo skidaju ili namjerno uništavaju, ograničenost obima informacije koja se može prenijeti, neusklađenost dizajna i forme, visoke cijene tehničke pripreme i štampe.

Ciljevi:

13. Sistematizirati primjenu promotivnih materijala; Aktivnosti:

13.1. Utvrditi godišnji izdavački plan promotivnih materijala, usklađen sa godišnjim planovima rada Načelnika i Općinskog vijeća; 13.2. Utvrditi mjesta za plakate i ostale promotivne materijale u centru općine i najmanje po jedno mjesto u svakoj mjesnoj zajednici; 13.3. Utvrditi sistem distribucije promotivnih materijala putem interne dostavne službe Općine; 13.4. Utvrditi protokol produkcije štampanih materijala i svih publikacija Općine, procedura izdavanja, distribucija, evaulacija; 13.5. Utvrditi budžet za promo publikacije za 2007; 13.6. Utvrditi standardne grafičke klišeje (špigla) za pojedine vrste promotivnih materijala (plakat, letak, brošura, katalog, pozivnica);

13.7. Odrediti centralnu osobu (najbolje PR službenik) zaduženu za izradu i distribuciju svih promo-materijala Općine; 14.8. Osposobiti PR službu za tehničku pripremu, pa i štampanje jednostavnijih izdanja promotivnih materijala i time smanjiti troškove (kadrovska popuna, edukacija i tehničko opremanje)

2.3-3 Fotografija Postojeće stanje:

Fotografija je jedan od najvažnijih sadržaja web sitea i svih, kako elektronskih tako i printanih promotivnih i informativno-propagandnih materijala i važan dio arhivske građe i dokumentacije o aktivnosti općinskih organa uprave. Potrebe za fotografisanjem općina zadovoljava na dva načina: konkretnim zaduženjem dvoje ili troje službenika iz različitih oblasti da fotografišu određene događaje, uglavnom iz svoje oblasti i drugo, u posebnim prilikama angažuje profesionalne fotografe iz grada za fotografisanje tih događaja.

�edostaci:

Ne postoji nikakva baza fotografija u općini, niti je fotomaterijal sistematiziran u bilo kakvoj formi, medijima se ne nude fotografije koje se rade u općini, niti ih oni koriste, neredovno se plasiraju putem web stranice, fotografije se ne šalju uz saopćenja medijima, niko nije odgovoran za stvaranje foto arhive.

Ciljevi:

13. Sistematizirati korištenje fotografije kao komunikacijskog alata Općine. Aktivnosti:

14.1. Odrediti glavnog općinskog fotografa; 14.2. Uspostaviti centralnu bazu fotografija i njihovo propisno trajno arhiviranje (u elektoronskoj i printanoj formi); 14.3. Uraditi protokol za izradu i korištenje fotografija; 14.4. Svako medijsko istupanje pratiti fotografijom (u vidu prezentacije ili dostavljanjem fotografija medijima uz saopćenja, intervjue, ostale informacije)

2.3-4 Baza kontakata Postojeće stanje:

U općini ne postoji centralna baza kontakata.

Prednosti:

Baza kontakata omogućuje uvođenje standarda i uspostavljanje ustaljenog sistema komunikacije i odnosa sa javnošću, te brzo, efikasno i precizno uspostavljanje kontakata sa onim subjektima sa kojima se ostvaruje komunikacija.

�edostaci:

Pojedine službe raspolažu sa spiskovima, adresama organizacija i osoba sa kojima najviše službeno komuniciraju, ali ne postoji centralna baza kontakata u općini. Spiskovi se

prave prema adhok potrebama i događajima što nepotrebno troši vrijeme i ljudske resurse i stvara preduvjete za probleme sa pozivanjem. Nepostojanje centralne baze kontakata značajno otežava svakodnevnu komunikaciju sa raznim subjektima na općini, počesto dolazi do dupliranja poslova, grešaka u obuhvatu itd.

Ciljevi:

15. Uspostaviti i imati ažurnu i sveobuhvatnu, lako upotrebljivu centralnu bazu kontakata – sistematizovanu prema pojedinim društvenim segmentima: mediji (lokalni, kantonalni, federalni), privredni subjekti po oblastima privređivanja, sa adresama direktora, nevladine organizacije, spiskovi zvanica za pojedine proslave i obilježavanja, adrese uglednih privrednika, umjetnika, adresar doktora nauka i magistara porijeklom ili sa područja općine, adresar dijaspore, adresar najvažnijih ambasada i diplomatskog osoblja, adresar gradova prijatelja Gračanice iz inostranstva i najvažnijih službenih osoba u tim gradovima, adresar potencijalnih investitora iz zemlje i inostranstva, adresar najvažnijih bankarskih i drugih finansijskih institucija i fondova itd. Aktivnosti:

15.1. Imenovati osobu zaduženu za prikupljanje i redovno ažuriranje svih općinskih kontakata u centralni registar; 15.2. Obezbjediti tehničke uvjete za kreiranje centralne baze kontakta; 15.3. Izraditi pravilnik o korištenju i ažuriranju centralne baze kontakata.

2.3-5 Reklamiranje u promotivne svrhe Postojeće stanje:

Do sada je vrlo malo korišteno reklamiranje u promotivne svrhe iako je bilo potrebe za tim oblikom komunikacije. Povremeno su plaćani podlisci u nekim printanim medijima povodom Dana općine (sa širim informacijama o općini), kao i čestitke vjerskih i državnih praznika.

Prednosti:

Mogućnost ciljanog reklamiranja određene aktivnosti, resursa, privredne mogućnosti općine u formi i obliku koji je najprimjernijij određenoj aktivnosti;

�edostaci:

Visoka cijena oglašavanja, relativno slaba čitanost i ograničeno korišćnje tih informacija. Nema pravilnika kojim se reguliše oglašavanje, nije određen budžet za te svrhe niti postoji plan te aktivnosti. Niko nije posebno zadužen za ugovaranje tih poslova.

Ciljevi:

15. Sistematizirati korištenje reklamiranja kao alata za komuniciranje Općine sa javnošću;

Aktivnosti:

16.1. Na početku svake godine utvrditi aktivnosti koje će se promovirati na ovaj način;

16.2. Sačiniti njihov budžet, uz prethodno pribavljanje ponuda marketinških agencija; 16.3. Prikupiti cjenovnike za oglašavanje relevantnih medija i agencija; 16.4. Utvrditi protokol za reklamiranje Općine; 16.5. Odrediti odgovornu osobu za aktivnosti reklamiranja.

2.3-6 Zakonom propisano oglašavanje (konkursi za radna mjesta, odluke vijeća, itd.)

Postojeće stanje:

Ovaj vid oglašavanja odgovarajuće službe obavljaju redovno u skladu sa zakonom, internim propisima Općine itd (konkursi, tenderi, oglašavanje prodaje, kupovine itd). Oglašavanje se vrši putem loklane radio-stanice i najtiražnijih printanh medija: listova «Oslobođenje» i «Avaz». Glavni kriterij za izbor medija je slušanost, odnosno tiraž i cijena.

Prednosti:

Sprovođenje zakonom propisanih procedura od strane nadležnih organa.

�edostaci:

Ne postoje unaprijed utvrđeni cjenovnici za oglašavanje, niti ekskuluzivni ugovori s određenim medijima koji obezbjeđuju povoljniju cijenu, nema koordinacije između različitih službi koje objavljuju oglase, zato što ne postoji jedinstven protokol kojim se reguliše to pitanje, forma oglasa nije usklađena sastandardizovanim vizuelnim identitetom Općine

Ciljevi:

17. Uvesti planski pristup procesu oglašavanja

Aktivnosti:

17.1. Ustanoviti interni protokol oglasa i konkursa; 17.2. Prikupiti sve cijene oglašavanja kako od medija tako i agencija; 17.3. Odrediti budžet za oglašavanje; 17.4. Odrediti standardni format oglašavanja u skladu sa standardnim dizajnom Općine

2.3-7 Web stranica Općine Postojeće stanje:

Već četvrtu godinu općina ima web-stranicu (http://www.opcina-gracanica.ba). Za sadržajnu stranu zaduženo je lice koje obavlja poslove odnosa sa javnošću, a tehničku podršku obavlja IT administrator. Stranica služi za promociju aktivnosti Općine i njenih tijela, informisanje javnosti o aktivnosti općinskog načelnika i Općinskog vijeća, za pružanje osnovnih informacija i najvažnijih formulara za građanstvo i privredni sektor, te za promociju drugih preduzeća i javnih ustanova koje djeluju na teritoriji općine. Usljed tehničkih razloga nije moguće izmjeriti posjećenost stranice.

Prednosti:

Internet je nezamjenjiv oblik prezentacije Općine, posebno prema inostranstvu, potencijalnim investitorima, finansijerima određenih aktivnosti itd. Web stranica postaje savremena lična karta organizacije u poslovnom svijetu.

�edostaci:

Vizuelni aspekt ne odgovara (zastario), sadržaj stranice je nepregledan i nepotpun (home-page), rubrika NOVOSTI opterećena je predugačkim tekstovima, nedostaju sažeci novosti, neophodni linkovi za pregled cjelovitih informacija, nedostaju svi obrasci potrebni građanima, postoje određeni tehnički nedostaci. Usljed neriješenih kadrovskih problema, trenutno nije obezbijeđeno redovno ažuriranje stranice, stranica nema zvanično određenog urednika. Iako je web-stranica prilično informativna, dizajnerski i funkcionalno je zastarjela, pretrpana i nepraktična za korišćenje.

Ciljevi:

18. Uspostavljanje moderne i aktuelne web stranice Općine;

Aktivnosti:

18.1. Angažovati konsultanta za razvoj koncepta nove stranice; 18.2. Redizajnirati web-site; 18.3. Pokrenuti on-line bilten; 18.4. Pojednostaviti strukturu site-a; 18.5. Odrediti urednika site-a i sačiniti mu opis posla; 18.6. Unaprijediti funkcionalnost sa uvođenjem mogućnosti pretrage po ključnim riječima, sistematizirati linkove itd. 18.7. Izraditi pravilnik o korištenju i funkcionisanju web sajta Općine. 18.8. Odrediti budžet za websajt za 2007.

2.3-8 Javne konsultacije, zborovi građana, itd. Postojeće stanje:

Javne konsultacije sa građanima obavljaju se u obliku javnih rasprava o značajnijim dokumentima kao što su planovi kapitalnih ulaganja, budžet, razvojne strategije itd. Organizuju se u formi zborova građana, a za njihovu organizaciju zadužena je Služba za opću upravu i društvene djelatnosti. Procedura održavanja javnih rasprava podrazumijeva održavanje sastanaka sa predstavnicima mjesnih zajednica na kojima se prezentiraju materijali koji će biti predmet javne rasprave. Velika je vjerovatnoća da su građani obaviješteni o javnim raspravama putem oglasnih tabli u mjesnim zajednicama ili putem lokalnog radija. Ipak, odziv građana je nezadovoljavajući. Pored ovih vidova, građani mogu jednom sedmično (utvrđenog dana) doći kod načelnika, te iznijeti svoje primjedbe, zahtjeve i sugestije. Konsultacije s građanima vrše se i kroz sastanke sa predstavnicima nevladinog sektora (ima oko 60 nevladinih organizacija). Rjeđe se obavljaju ciljane konsultacije ili rasprave po pojedinim specifičnim pitanjima: sa grupom privrednika, pravnika, ekonomista i sl.

Prednosti:

Direktno suočavanje sa građanima i neposredna rasprava (živa riječ) o ključnim pitanjima od njihovog interesa, nezamjenjiv je oblik komunikacije predstavnika lokalne uprave sa onima u čijoj bi funkciji ti organi trebali biti. Mogućnost postavljanja pitanja i

direktnog odgovora na licu mjesta daje prednost ovim oblicima komunikacije nad svim ostalim. Uspješnost javnih rasprava i javnih konsultacija sa građanima jedan je od glavnih indikatora razvijenosti demokratskih odnosa u određenoj sredini. �edostaci:

I pored napora koji se ulažu da javnim raspravama prisustvuje što veći broj građana, ti su skupovi jako slabo posjećeni neovisno od značaja pitanja koje se postavlja na dnevni red. Ne ulazeći u političke uzroke takvog stanja (koliko građani uistinu imaju povjerenja u vlast koju su sami izabrali), prvo, način oglašavanja i pozivanja na te skupove je prevaziđen i pun formalizma. Pitanja koja se oglašavaju na plakatima ili u elektronskim medijima za te zborove formulisana su rogobatnim i administrativno-birokratskim stilom koji odbija običnog građanina, (koji obično i ne razumije takav govor) i ne želi gubiti vrijeme samo kao objekat na tim skupovima, drugo, građani počesto i ne budu obaviješteni za održavanje tih skupova (distribucija poziva), izgled poziva, jezik i stil kojim je ispisan odbija građanina od tih skupova, niko u općini nije zadužen za koordinaciju i rad sa mjesnim zajednicama, što ima za posljedicu lošu pripremu skupova, nikada se ne analizira aktivnost općinskih vijećnika ili drugih općinskih dužnosnika u funkciji javnog informisanja i komunikacije sa građanima (i kad nije izborna godina), niko u općini nije konkretno zadužen za organizaciju javnih rasprava i javne komunikacije sa građanima, ne postoje nikakvi planovi te aktivnosti, a pogotovo ne planiraju se javne konsultacije sa ciljnim grupama po pojedinim pitanjima, nikada nije analizirana aktivnost mjesnih zajednica na tom planu, građani općenito tu vrstu komunikacije doživljavaju kao instrument dnevne politike, a ne kao izraz svoje potrebe da budu informisani o funkcionisanju vlasti koju su sami izabrali. Ciljevi:

19. Unaprijediti direktnu komunikaciju sa građanima kroz javne konsultacije i zborove – povećati broj građana koji učestvuju u javnim konsultacijama i zborovima; Aktivnosti:

19.1. Educirati građane o značaju direktne participacije; 19.2. Izraditi protokol o organizovanju i načinu pozivanja građana na javne konsultacije i zborove; 19.3. Zadužiti lice odgovorno za organizoavanje javnih rasprava; 19.4. Popuniti radno mjesto za koordinaciju s mjesnim zajednicama; 19.5. Promijeniti formu poziva i plakata koji građane pozivaju na javne rasprave (po izgledu, dizajnu i jednostavnosti jezika i stila); 19.6. Planirati javne rasprave sa ciljnim grupama (zavisno od pitanja koje se postavlja na javnu raspravu ili javne konsultacije); 19.7. Riješiti pitanje distribucije poziva, postavljanja plakata itd. 19.8. Educirati osoblje mjesnih zajednica u tehnikama organizovanja javnih skupova i vještinama pozivanja građana

2.3-9 Bilten za građane Postojeće stanje:

Općina ne izdaje Bilten niti bilo kakav drugi printani informativni materijal za građane. U toj funkciji je za sada samo lokalna radio stanica kao javni servis koji se skoro u cjelini finansira iz budžeta Općine.

Prednosti:

Bilten ili letak za građane bi upotpunio informisanje javnosti o radu općinskih organa uprave, donosio bi opširnije informacije i obrazloženja važnijih odluka i zaključaka, mogao bi biti kvalitetna tribina građana.

�edostaci:

Ne postoji nikakvo saznanje o realnoj potrebi izdavanja ovog glasila i interesu potencijalnih korisnika, cijena koštanja je previsoka (jedan izvršilac koji će pripremati materijal – tekstovi, slike, tehnička priprema, troškovi štampe, bez obzira da li bi se bilten štampao u vlastitoj režiji, skromnije tehnički opremljen ili u štampariji, bolje tehnički opremljen).

Ciljevi:

20. Istražiti tržište - ispitati potrebu pokretanja i štampanja Biltena za građane kao još jednog javnog glasila na općini (utvrditi potencijalne čitaoce, njihov broj i značaj, procijeniti krajnje efekte u pogledu poboljšanja informisanja građana, naspram cijene koštanja).

Aktivnosti:

20.1. Izvršiti anketiranje sljedećih ciljnih grupa: vijećnici, predsjednici mjesnih zajednica, iznismeni, javni i kulturni radnici, đaci i omladina, zaposlenici u općini o potrebi pokretanja Biltena za građane; 21.2. Prema rezultatima istraživanja odlučiti da li se ide u pokretanje biltena;

2.3-10 Oglasne ploče Postojeće stanje:

Oglasna tabla postavljena je na glavnom ulazu u Općinu i kontinuirano se koristi za obavještavanje građana o ključnim odlukama Općinskog vijeća i općinskog načelnika. Veličina oglasne table i mjesto na kojem je postavljena odgovara svojoj namjeni. Građani koji dolaze poslom u općinu mogu se na samom ulazu u zgradu Općine obavijestiti o smještaju pojedinih službi, te pročitati obavještenja koja su postavljena na tablu.

Prednosti:

Oglasna tabla je dosta jeftin i efikasan oblik obavještavanja građana.

�edostaci:

Tabla se koristi stihijski i prema potrebi. Niko nije zadužen za njeno uređivanje, već rukovodioci službi po svojoj ocjeni biraju informacije i obavještenja koja će postaviti na tabli, nema selekcije, prioriteta, vizuelni izgled ne zadovoljava.

Ciljevi:

22. Oglasnu tablu učiniti preglednim i funkcionalnim izlogom najvažnijih informacija iz domena Općine (i po vremenu i po sadržaju); Aktivnosti:

22.1. Sačiniti protokol koršćenja oglasne table; 22.2. Zadužiti lice koje će brinuti o njenom izgledu i sadržaju i držati je ažurnom;

2.3-11 Odnosi s klijentima / korisnicima usluga 2.3-11-A Telefon Postojeće stanje:

Sve općinske službe raspolažu telefonskim vezama putem kojih daju obavještenja građanima iz svog domena. Uveden je i poseban info-telefon, takozvana vruća linija, preko koje građani mogu dobiti informaciju iz nadležnosti bilo koje službe u općini;

Prednosti:

Brza, jeftina i neposredna komunikacija

�edostaci:

Ne postoji posebno urađen eksterni telefonski imenik svih službi u općini, dostupan građanima u šalter sali ili na nekom drugom mjestu. Info-telefon, odnosno vruća linija se skoro nikako ne koristi, jer građani ne iskazuju nikakav interes za komunikaciju putem te linije iako se putem medija stalno objavljuje broj tog telefona.

Ciljevi:

22. Unaprijediti telefonsku komunikaciju sa građanima Aktivnosti:

22.1. Odštampati telefonski imenik za sve općinske organe i distribuirati ga sa ostalim info- materijalom putem šalter sale, mjesnih ureda i interneta. 22.2. Anketirati građane npr. u zgradi Općine, putem anketnog listića, i eventualno putem radio Gračanice u vezi sa info-telefonom i na osnovu rezultata ankete odlučiti o daljem održavanju te linije ili eventualnim promjenama u načinu njenog korištenja.

2.3-11-B Šalteri i službe Postojeće stanje:

Općina ima šalter salu i info-punkt koji je snabdjeven neophodnim pisanim materijalima, vodičima i sl. koji mogu biti od interesa građanima pri ulasku u zgradu Općine. Građani koji dolaze u općinu, uglavnom se koriste tim materijalima. Sala je adekvatno označena (u skladu sa dizajnom Općine).

Prednosti:

Šalter sala je dobro locirana i tehnički solidno opremljena. To je prvi i najpotrebniji izvor informacije za građanina koji ulazi u zgradu Općine da završi neki posao. Odnos prema strankama pri komunikaciji, davanju informacija također zadovoljava.

�edostaci:

Veličina prostora nije zadovoljavajuća, ne postoji nikakav pravilnik o radu šalterskih službenika, službenici nemaju standardne uniforme niti druge službene oznake. Pred šalter salom povremeno se javljaju gužve (kad su u toku neki upisi isl.) na što služba nema adekvatan odgovor (u smislu ovođenja pojačanja itd.)

Ciljevi:

23. Tehnički i kadrovski ojačati službu prijemne kancelarije, šalter salu Aktivnosti:

23.1. Definisati protokol odnosa sa klijentima, strankama; 23.2. Vršiti redovno anketiranje korisnika usluga Općine; 23.3. Educirati šaltersko osoblje o principima odnosa s klijentima; 23.4. Standardizirati odjeću uposlenih (ili uvesti oznake, bedževe i sl); 23.5. Adekvatno označiti sve segmente šalterske sale u skladu sa dizajnom Općine; 23.6. Radi efikasnosti rada, uvesti brojeve (elektronske) za stranke, kako bi se izbjegavale nepotrebne gužve.

2.3-12 Lokalna radio stanica Postojeće stanje:

Lokalna Radio stanica (osnovana 1969.) posluje kao dio procesa rada u okviru Javne ustanove Bosanski kulturni centar i ostvaruje funkciju javnog informativnog servisa za područje općine Gračanica. Upravljačku funkciju obavlja Upravni odbor, a rukovodnu direktor Javne ustanove Bosanski kulturni centar. Radio stanica ima glavnog urednika, kojeg imenuje Upravni odbor Javne ustanove BKC i Uređivačko vijeće koje djeluje u skladu sa zakonom, propisima i pravilima Regulatorne agencije za komunikacije. Pored muzičkih sadržaja, redovno se emituju informativni i informativno-edukativni programi. U 2005. godini realizovano je 6.680 minuta informativnog i 6.560 minuta informativno-edukativnog programa, što predstavlja jednu trećinu ukupnog programa Radio Gračanice. (cjelokupan program realizuje 9 uposlenih: 3 tehničara sa srednjom, dva voditelja od kojih je jedan sa srednjom, a drugi sa visokom stručnom spremom i četiri novinara, od kojih su dva sa visokom, jedan sa višom i jedan sa srednjom školom).

U okviru informativnih programa redovno se prati rad Općinskog vijeća, načelnika i ostalih općinskih službi (u posebnim emisijama i redovnim informativnim programima). Prema zvaničnim izvještajima BKC, slušanost tih programa je zadovoljavajuća, s tim što skoro 1/3 općine još uvijek nije pokrivena kvalitetnim signalom Radio stanice (Džakule, Prijeko Brdo, Buk, Lukavica).

Radio stanica ima status dijela javne ustanove, a finansira se iz dva izvora: direktno iz Budžeta Općine i iz vlastitih prihoda (oglašavanje i marketing).

Uređivačka politika Radio stanice utvrđuje se u skladu sa zakonskim propisima i uputstvima Regulatorne agencije za komunikacije. Programsku šemu Uređivačkom vijeću predlaže Redakcija i glavni urednik. Općina kao osnivač ove ustanove o radu ovog medija informiše se putem redovnih godišnjih izvještaja koje podnosi BKC. Kada općinski načelnik i Općinsko vijeće prihvate godišnji izvještaj o radu BKC smatra se da je time data i ocjena o radu Radio stanice (u smislu da ona adekvatno vrši svoju ulogu javnog servisa).

Finansijska sredstva iz Budžeta Općine za rad Radio stanice transferišu se kao jedinstvena mjesečna tranša Bosanskom kulturnom centru (u 2005. godini BKC je iz Budžeta Općine kroz redovne mjesečne tranše realizovao ukupno 163.416,00 KM), tako da se ne zna precizno koliko se od tih sredstava usmjerava za djelatnost Radio stanice.

Uprava i novinari nemaju ozbiljnijih primjedbi na tako uspostavljene odnose sa općinom.

Prednosti:

Radio-Gračanica je već četvrtu deceniju nezamjenjiv informator građana o svim zbivanjima s područja ove općine. Zahvaljujući tradiciji i kvalitetu programa, građani imaju povjerenje u taj medij i rado ga slušaju. Općinski organi uprave putem Radio stanice vrlo brzo i efikasno ostvaruju komunikaciju sa javnošću i imaju mogućnost da kroz razne programske sadržaje stvaraju pozitivnu sliku u javnosti o radu lokalne uprave i da istovremenu čuju kritičke ocjene te javnosti. Obezbjeđuje se i direktan kontakt s građanima putem radio-talasa (načelnik Općine svake sedmice u polusatnoj emisiji direktno odgovara na pitanja slušalaca). Nema primjedbi na pozicioniranost informacija iz Općine u programima tog medija. To se ne može postići na u jednom drugom mediju na općini. Zato Radio stanica i uživa najveću podršku Općine u odnosu na sve ostale medije.

�edostaci:

Status Radio stanice kao javnog servisa u okviru Javne ustanove nije adekvatno riješen osnivačkim aktom BKC. Budžetsko finansiranje okrenuto je prema BKC kao javnoj ustanovi i njenoj ukupnoj djelatnosti. Ni u osnivačkom aktu, niti na neki drugi način nisu precizirane obaveze BKC, odnosno Radio stanice u ostvarivanju informativne funkcije, posebno kada je u pitanju informisanje javnosti o radu općinske uprave. U tom smislu nema ni klasičnog ugovora, niti preciziranog granta. Nisu vršena ozbiljna i nezavisna istraživanja o stvarnim efektima Radio stanice na informativnom planu (i stvaranju više znanja kod običnih građana o radu Općine), ne zna se precizno koje kategorije građana najviše, a koje najmanje slušaju informativne programe Radio stanice, nikada nisu rađene stručne analize kvaliteta programa Radio stanice, niti anketiranje građana o tom programu. Ne zna se kakva je slušanost radio stanice i njenih pojedinih programa od interesa za općinu.

Ne postoji strateški plan razvoja Radio stanice niti se zna njena budućnost.

Ciljevi:

24. Dugoročno riješiti pitanje daljeg razvoja i statusa Radio Gračanice, poboljšati kvalitet i

efekte komunikacije sa građanima putem tog medija Aktivnosti:

24.1. Izvršiti nezavisna ispitivanja kvaliteta programa Radio Gračanice, sa posebnim fokusom na emisije od interesa za rad Općine; 24.2. Naručiti podatke o slušanosti programa radio stanice po ciljnim grupama (Mareco Index BiH i/ili Prism Research), 24.3 Sačiniti Strateški plan razvoja Radio Gračanice i na dugoročnoj osnovi utvrditi njen status.

2.3.-13 Ostali mediji Postojeće stanje:

Od printanih medija, u Gračanici izlazi jednom mjesečno glasilo pod nazivom „Gračaničke novine“ u izdanju NVO „Forum“ i aktivno djeluju sljedeća dopisništva: Kantonalne televizije Tuzla (koje je situirano u organizacionu strukturu BKC) – jedan izvršilac, dopisništvo dnevnog lista „Avaz“ – jedan izvršilac i, odnedavno dopisništvo „Tuzlanskog lista“ (jedan izvršilac). Ostali mediji (izvan Gračanice) „pokrivaju“ općinu povremenim dolascima iz Tuzle ili Sarajeva ili honorarnim saradnicima.

Prednosti

Navedeni mediji obezbjeđuju brže i kvalitetnije plasiranje informacija o općini Gračanica, kako na području općine, tako i na širem prostoru Bosne i Hercegovine, zadržavajući na taj način potreban nivo nezavisnosti i objektivnosti.

�edostaci:

U pogledu statusa, nije kvalitetno riješeno pitanje funkcionisanja dopisništva TK, dok honorarni dopisnici ostalih glasila (nedovoljno stimulisani) nisu u situaciji da sistematski izvještavaju „svoje“ medije o aktuelnim zbivanjima u Gračanici, pa i o radu općinskih organa uprave.

Ciljevi: 25. Dugoročnije regulisati odnose sa svim ovim glasilima i precizirati međusobne obaveze u cilju stvaranja pozitivne slike u široj javnosti o općini Gračanica. Aktivnosti:

25.1 Riješiti pitanje statusa Dopisništva TK i jasnije precizirati sve vidove saradnje između Općine i svih medija koji imaju svoja dopisništva u Gračanici (honorarana ili profesionlan).

2.3-14 Događaji Postojeće stanje:

Općina se redovno pojavljuje kao organizator obilježavanja četiri datuma iz kalendara značajnih datuma za općinu (7. april Dan oslobođenja Gračanice u Drugom svjetskom ratu;

Dan odbrane, 25. maja; 2. juni, Dan općine; i 7. avgust dan bitke na Visu). Zavisno od potreba organizuje i specijalne prezentacije (toplifikacija na primjer), kulturne i sportske manifestacije, veće skupove privrednika, naučne konferencije itd.

Prednosti:

Navedeni događaji omogućuju da se uz ostvarenje njihovog primarnog cilja, afirmišu i neka druga dostignuća i uspjesi na općini, te da se te informacije putem medija i posredstvom učesnika na najbolji način prenesu u one sredine koje su od interesa za općinu, odnosno uspostavljanjei produbljivanje privredne i druge saradnje.

�edostaci:

Organizacija takvih događaja zahtijeva angažovanje puno izvršilaca, puno vremena i sredstava. Efekti su teško mjerljivi i moraju se posmatrati u kontinuitetu. Često nema adekvatnog prostora, tehničkih sredstava, pratećih aktivnosti. Ne postoji definiran budžet za događaje, niti jasna centralna evidencija troškova za njihovu realizaciju.

Ciljevi:

26. Sistematizirati i urediti komunikaciju putem javnih događaja.

Aktivnosti:

26.1. utvrditi kalendar događaja, 26.2. donijeti odgovarajuće standarde i protokole za organizovanje događaja 26.3. definisati standarde obilježavanja datuma od općinskog značaja; 26.4. početi sa vođenjem evidencije učešća građana na događajima 26.5. anketirati građane o njihovom stavu o organizovanim događajima 26.6. utvrditi godišnji budžet za događaje

2.4 Dizajn – vizuelni identitet, znak / logo Postojeće stanje:

Općina je prije dvije godine, po propisanoj proceduri, utvrdila novi grb (logo), kako bi se napravio otklon od nekih rješenja koja su proistekla iz ratnog perioda. Propisana je upotreba grba na svim općinskim publikacijama. Predzete su i aktivnosti da se utvrdi kompletan vizuelni identitet Općine, ali se na tome stalo.

Prednosti:

Grafičko standardizovanje svih promotivno-informativnih materijala Općine dovešće do konzistentnosti u komuniciranju i pomoći će izgradnji imidža i brenda Općine u cjelini.

�edostaci:

Šarenilo u pristupu i loš kvalitet ad hok rješenja značajno štete komunikacijskim aktivnostima, imidžu i ugledu Općine.

Ciljevi:

27. Osigurati konzistentnu i standardiziranu upotrebu dizajna na svim publikacijama i materijalima Općine;

Aktivnosti:

27.1. Izraditi totalni dizajn Općine Gračanica; 27.2. Uraditi knjigu standarda za vizuelni identitet Općine; 27.3. Educirati uposlene o važnosti i načinu standardizirane upotrebe dizajna; 27.4. Uvesti godišnju reviziju upotrebe dizajna;

3. CILJNE GRUPE

Suština strateškog komuniciranja jeste plansko komuniciranje sa svim ključnim ciljnim grupama općine – građanima, poslodavcima, investitorima, višim nivoima vlasti i drugim domaćim i stranim partnerima. U ovoj sekciji kreiramo okvir za plansko, strateško komuniciranje s našim ciljnim grupama.

3.1 Građani Analiza ciljne grupe:

U principu građani imaju kritičan odnos prema općini i općinskim službama. �edovoljno znaju o općini i nadležnostima općinskih organa uprave. Informacije o dobijaju uglavnom putem lokalne radio stanice, neposredno na zborovima građana, u kontaktima sa općinskim službama, vijećnicima, matičnim uredima itd. Koriste ad-hok informacije koje im se dostavljaju prema posebnim planovima (leci, plakate, transparenti). Sarađuju s općinom u skladu sa svojim potrebama i interesima, u principu, nedovoljan je odziv na sastanke, zborove, javne rasprave. Uzroci su različiti: svijest o nemogućnosti promjene stanja, neadekvatne pripreme sastanaka – od načina pozivanja, sadržine poziva, jezika kojim je poziv ili plakat ili obavještenje napisano itd.

Demografska struktura na općini:

Općina Gračanica ima 54.064 stanovnika, što čini 1,36% ukupnog stanovništva BiH. Sa gustinom naseljenosti od 246 stanovnika na kvadratni kilometar ima intenzivnu naseljenost u odnosu na bosanskohercegovački prosjek od 75 stanovnika na 1 kvadratni kilometar. U razdoblju 1992. – 1995. dogodile su se ratom uslovljene teritorijalne promjene i migracije na području regije, pa i općine. (poslije Dejtona dio općine sa srpskim većinskim stanovništvom pripao Srpskom entitetu). Razdoblje od 1996. – 2003. godine je period konsolidacije povratka stanovništva. Starosna struktura na općini 2004. godine bila je: od 0 – 14 godina 25%, od 15 – 64 godine 67%, od 65 pa na više 8,7%. Po nacionalnosti 99% Bošnjaci.

Glavni problemi u komunikaciji sa ovom ciljnom grupom proističu iz njene nedefinisane veličine, heterogenog sastava, neprepoznatljivosti specifičnih interesa, nedovoljne zainteresovanosti za problematiku o kojoj se vode javne rasprave.

Pozitivni aspekti komunikacije sa ovom ciljnom grupom su: mogućnost neposrednog informisanja, davanja odgovora na pitanja, neposredno kreiranje pozitivnog javnog mnijenja.

Većina građana smatra da se i danas ključni potezi od njihovog interesa povlače u općinskoj zgradi (kao nekada) koja je oduvijek bila simbol vlasti. Iako se cijeni da općini imaju pozitivne stavove o lokalnoj upravi i da sve više prepoznaju gdje se nalaze centri moći i vlasti, takve ocjene ne zasnivaju se na objektivnim anketama i istraživanjima. U principu, malo znaju o aktivnostima koje poduzima lokalna uprava. U svakom slučaju različito je

mišljenje mladih, nezaposlenih, penzionera itd. Do sada nisu vršena nikakva istraživanja unutar tih ciljnih grupa, pa se sve ovo zasniva na grubim pretpostavkama.

Poruka za ciljnu grupu:

Općinska administracija je vaš servis, od vas zavisi koliko ćete ga koristiti.

Ciljevi:

28. utvrditi znanja, stavove i očekivanja građana vezano za rad lokalne uprave povećati stavove građana i nivo znanja o rezultatima općinske administracije za 30% u odnosu na sadašnje stanje;

Aktivnosti:

28.1. Od nezavisne istraživačke agencije naručiti istraživanje javnog mnijenja u općini, na reprezentativnom uzorku, koje će služiti kao benchmark studija, tj. kao osnova za buduće planiranje i procjenu komunikacija 28.2. Uvesti posebno pripremljene emisije na radio Gračanici, koje će po svom konceptu privući veću pažnju građana; 28.3. Izraditi detaljnu strategiju pozivanja građana na javne rasprave (također vidjeti sekciju 2.2-9 o javnim raspravama, konsultacijama, itd..); 28.4. Provesti edukaciju općinskih službenika koji neposredno komuniciraju s građanima; 28.5. Planirati i implementirati posebne kampanje ciljane na građane, vezano za kapitalne općinske projekte; 28.6. Organizovati jednom godišnje (na primjer za Dan općine), uz određeni kulturne programe i prezentiraju dostignuća i planovi Općine; 28.7. Uvesti redovno godišnje anketiranja građana općine kako bi se ispitali stavovi i znanje, i kako bi se evaluirali efekti komunikacija; 28.8. Uvesti sistem redovnog mjesečnog anketiranja građana koji dođu unutar Općine, o ključnim pitanjima;

3.2 Poduzetnici, investitori i donatori

Analiza ciljne grupe:

Poduzetnici, investitori i potencijalni donatori imaju pozitivno mišljenje o općini Gračanica kao sredini od posla i biznisa, gradu uspješnih i vrijednih biznismena, uspješnih privrednih projekata (već je uveliko zaživio slogan: Gračanica od posla čaršija). Informacije o općini dobijaju kroz kontakte sa općinom i lokalnim biznismenima, iz medija, sa web stranice iz vlastitih poslovnih izvora…

Veze sa lokalnim privrednicima održava povremeno općinski načelnik (oko zajedničkih aktivnosti na općini na primjer), općina sponzorira njihove nastupe na sajmovima, promoviše svoju privredu u nastupima lokalnih funkcionera u drugim gradovima ili sa susretima stranih kompanija, ambasada ili banaka

Poruka za ciljnu grupu:

„Vaš posao u Gračnici – korak u pravom smjeru“ ili „Općina Gračanica – vaš pouzdan poslovni partner“;

Ciljevi:

29. Povećati informisanost poslovne zajednice o poslovnim prilikama i potencijalnim mogućnostima ulaganja; Aktivnosti

29.1. Uraditi i redovno distribuirati reprezentativan privredni vodič Općine; 29.2. Uraditi poseban adresar najznačajnijih lokalnih biznismena; 29.3. Izvršiti anketiranje privrednika o mogućim i poželjnim vidovima saradnje s općinom; 29.4. Organizovanje posebnih promotivnih kampanja za privlačenje investicija; 29.5. Organizovanje godišnje smotre lokalnog biznisa (sajma);

3.3 Viši nivoi vlasti Analiza ciljne grupe:

Viši organi vlasti dovoljno znaju o općini Gračanica i imaju pozitivno mišljenje, posebno o preduzetničkom duhu u Gračanici. Informacije dobijaju službenim putem i iz medija, saradnja sa općinom se odvija na zadovoljavajući način.

Nema redovnih sastanaka sa višim nivoima vlasti. Kontakti i sastanci se zakazuju i održavaju po potrebi.

Poruka za ciljnu grupu:

„?aša deviza – korektnost i profesionalno izvršavanje zakonskih i dogovorenih

obaveza“ Ciljevi:

30. povećati informisanost o općim prilikama na općini Gračanica ; Aktivnosti:

30.1. Sačiniti i ažurno voditi adresar organa i institucija na nivou kantona, Federacije i države, s kojima se održava redovna saradnja: slanje materijala, razmjena informacija, telefonski kontakti (vidjeti sekciju „Baza kontakata“); 30.2. Održavati redovne kontakte sa višim organima, npr. putem redovnih sastanaka, prezetacija, gostovanja, itd. 30.3. Redovno distribuirati promotivne materijale

3.4 Interne javnosti Postojeće stanje:

Kvalitet internog komuniciranja i saradnje u općini i zaposleno osoblje i rukovodstvo cijeni kao dobro, s tim što je rukovodstvo (načelnik, šefovi službi) kritičnije u odnosu na uposlenike. Komunikaciju između uposlenika i sefova službi treba podići na viši nivo. Ta se komunikacija odvija u dva pravca: na radnim sastancima i na sastancima sindikata uposlenika Općine.

Ciljevi:

31. Iako su uposlenici uglavnom zadovoljni svojim položajem neophodno je povećati pozitivno mišljenje o općini kao svojoj radnoj sredini (za 30% u odnosu na sadašnje stanje)

Aktivnosti:

31.1. Uvesti redovno održavanje kraćih informativnih sastanaka (vidjeti sekciju o sastancima); 31.2. Uspostaviti internu oglasnu ploču. (vidjeti sekciju o internoj oglasno ploči) 31.3. Uvesti redovno anketiranje uposlenika

4. SPECIJALNI PROGRAMI, PROJEKTI I AKTIVNOSTI

Postojeće stanje:

Nisu do sada rađeni posebni komunikacijski programi kao dijelovi specifičnih i krupnijih projekata koji su realizovani ili se realizuju na općini, a koje vode pojedini općinski organi. To za posljedicu ima nedovoljno znanje građana i javnosti o tim projektima, uzrokuje kolanje dezinformacija, manipulasanja javnošću i umanjuje stvarni doprinos i ulogu Općine u rješavanju pojedinih krupnih pitanja u javnosti. (primjer: Projekat rekonstrukcije loklane putne mreže na općini u 2006. godini) Ciljevi:

32. Svaki program ili projekat od šireg interesa za općinu, čiji su nosioci u cjelini ili djelimično općinski organi, mora pratiti posebno urađen komunikacijski program u cilju bolje obaviještenosti građana i promocije aktivnosti općinskih organa uprave. Aktivnosti:

32.1. Uraditi komunikacijski plan vezan za projekat rekonstrukcije putne mreže na općini; 32.2. Uraditi komunikacijski plan za realizaciju druge faze projekta toplifikacije Gračanica. 32.3. Uz godišnji program rada Općinskog načelnka i općinskog vijeća, za svaki veći projekat, uraditi (kao aneks) izvodljiv komunikacijski plan aktivnosti u kojem precizirati način informisanja javnosti o njegovoj implementaciji.