Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Tampereen ammattikorkeakoulussa

Ilkka Haukijärvi, TAMKNiko Sipilä & Heikki Salo, Valomo Osk.

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Ensimmäinen näkyvä kosketus kansallisessa KA-pilotissa- Osallistujille kehittyi alustava ymmärrys KA:sta- Pilotin jälkeen ensimmäisiä toimenpiteitä, jotka voidaan tunnistaa

käynnistyneiksi KA:n myötävaikutuksesta- Resurssihaasteista johtuen KA-työ organisoitumisineen päästiin

käynnistämään loppukeväällä 2013- 2010-2013 KA:iin liittyviä konkreettisia asioita osana muuta toimintaa,

pääasiassa kuvaus -tasolla- Lisäksi erit. korkeakoulujen yhteisissä ICT-hankkeissa KA

(Kartturi) ollut näkyvämmin esillä kussakin kohdearkkitehtuurityössä

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Loppukeväällä 2013 käynnistettiin KA-työn organisoituminen ja määriteltiin kehittämisen ensimmäinen roadmap

- Yhteistyössä Valomo Osk:n kanssa- Organisoituminen käynnistyi KA-työn omistajuuden ja pääarkkitehdin

roolin määrittelyllä- Seuraavassa vaiheessa (kesäkuu) muodostettiin arkkitehtuuriryhmä ja

määriteltiin ryhmän tehtävä- Ryhmässä edustajia ydin- ja tukitoiminnan puolelta

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Tietohallinnon ja kehittämisyksikön yhteistyötä, jaettu asiaomistajuus - TH:lla merkittävä rooli toiminnan jalkauttamisessa käytäntöihin

- esim. projektien toteutus ja hallinta, ict-projektisalkun hallinta, ratkaisujen elinkaaren hallinta, kuvausten ylläpito, asiantuntijatuki suunnittelutyössä (esim. investointien suunnittelu) jne.

- KA-työn kehittämisen koordinointivastuu ollut TAMK:n kehittämisyksiköllä, jonka muita vastuualueita ovat mm:

- toiminnanohjaus ja laadunhallinta- pedagoginen kehittäminen- ammatillinen opettajankoulutus- e-oppimisen tukipalvelut ja kehittäminen

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Työssä on keskitytty ensimmäisessä vaiheessa pääosin hallinta- ja ohjaus -näkökulmiin

- Organisoituminen- Arkkitehtuuriperiaatteiden määrittely ja hyväksyttäminen- KA-työn kytkeminen johtamisen vuosikelloon ja mittarien

tunnistaminen- Kypsyystason arviointi- Osaamisen kehittämistarpeiden määrittely ja kehittämisen suunnittelu

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa- Olemassa olevien toimintamallien ja toimintalinjauksien kehittäminen

- KA osaksi toiminnan suunnittelun ja ohjauksen prosesseja – strategiasta käytäntöön

- TTS-suunnittelun (investoinnit, toiminnalliset tavoitteet) prosessien jatkokehitys

- Vuorovaikutus-/yhteistyömekanismien kehittäminen osaksi keskeisiä suunnittelu -ja ohjausprosesseja

- Projektien ja projektisalkun hallinta- Em. rinnalla lähdetty tunnistamaan nykytilan osalta ydintoimintojen

pääprosesseja ja niihin liittyviä ydintietoryhmiä - Tämän jälkeen ja osittain limittäin ydintietojärjestelmien liittäminen

samaan ”kuvaan”

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

05/13

Pääarkkitehdin roolitus

06/13 Organisoituminen

- omistajuus ja työnjako- ryhmän

kokoaminen ja roolitus

- 1. työpaja: projektin

tavoitteet, arkkitehtuuriperiaa

tteet

08/13- 2. työpaja: tavoitetilan

viitearkkitehtuuri, erit.

arkkitehtuuriperiaatteet

09/13- 3. työpaja: tavoitetilan

viitearkkitehtuuri, erit. rajaukset,

sidosarkkitehtuurit,

arkkitehtuuriperiaatteet,

arkkitehtuurivisio ja yleiskuva

tavoitteista 2016

10/13- 4. työpaja:

toimintamallien suunnittelu erit.

suunnittelu, hallinta- ja

ohjausprosessit-

arkkitehtuuriperiaatteiden

hyväksyntä johtoryhmässä

11/13- 5. ja 6. työpaja:

toimintamallit, erit. projektisalkun ja

projektien hallinta, projektityön menetelmät

12/13- 7. ja 8. työpaja: toimintasuunnitel

ma 2014, 1. sisäinen koulutus

Työn etenemisen päävaiheet 05/13 – 12/13

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Periaatteellisen tason ja käytännön tason yhdistäminen, arkkitehtuuriperiaatteet:

- Osana periaatteiden määrittelyä tunnistettiin prosessien käytäntöjä, jotka ilmentävät periaatteen noudattamisen mukaista toimintaa

- Määriteltiin organisaation em. käytäntöjen nykytila asteikolla 1-5- 1 = ei toteudu lainkaan- 2 = toteutuu osittain ja satunnaisesti- 3 = toteutuu suurelta osin, ei ohjeistettua- 4 = toteutuu, on ohjeistettua- 5 = toteutuu täysin, arvioidaan ja kehitetään jatkuvana prosessina

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Pohjalla ei laajempaa tutkimusta, eikä kaikkia oleellisia käytäntöjä välttämättä ole tunnistettu

- mallia testataan- prosessien käytäntöjen tunnistaminen ja kypsyyden arviointi

auttanut tunnistamaan toiminnan kehittämiskohteita- Toiminnan kypsyyttä (1-5) voidaan verrata periaatteen

painoarvoon/sitovuuteen (1-5)- periaatteen painoarvo vs. toiminnallinen kypsyys (kuilu)- kypsyys voi olla arvoltaan myös suurempi kuin periaatteen

painoarvo- periaatteen painoarvo ei yksinään määrittele vaatimuksia

toiminnan kypsyydelle- ”Beta” -versio!

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

1 Kokonaisarkkitehtuuri koskee koko TAMKia ja sitä on noudatettava 5 22 Kehittäminen on ennakoivaa, suunnitelmallista, läpinäkyvää ja dokumentoitua 5 3

3 Kehittämisessä tavoitellaan tehokkuuden, vaikuttavuuden ja hyötyjen optimointia 4 3

4 Tietojärjestelmillä, palveluilla ja prosesseilla on omistajat 5 45 Opetuksen tarvitsemien teknologioiden hankinnoissa ja kehittämisessä monimuotoisuutta voidaan tukea, kun monimuotoisuus itsessään on selkeä lisäarvon tuottaja pedagogiikan ja TVT:n opetuskäytön kehittämiselle

3 3

6 Arkkitehtuurien kehittäminen tukee strategioiden toiminnallisten tavoitteiden toteutumista 5 2

7 Toimintamallia kehitetään asiakaslähtöisesti 3 3

8 Prosessikuvauksia hyödynnetään osana kehittämisprojekteja ja niiden valmistelua 4 2

9 Tietojärjestelmäprojektien laadun- ja KA-mukaisuuden hallinta on systemaattista ja kokonaisvaltaista 3 2

10 Tieto on yhteiskäyttöistä pääomaa 4 311 Tietovarannolla on tietovastuullinen 5 312 Samalla tiedolla on vain yksi päätietolähde 4 3

13 Tietojärjestelmissä hyödynnetään avoimia kansallisia ja korkeakoulusektorin yhteisiä tietojärjestelmäpalveluita, tietomalleja ja tietovarantoja 4 4

14 Kehitettävät ja hankittavat tietojärjestelmät ovat käyttäjäystävällisiä 2 2

15 Yhteentoimivuus varmistetaan, suositaan standardeja ja avoimia rajapintoja sekä keskitettyä integraatioiden toteutustapaa 3 2

16 Käytetään vakaita teknologioita 4 4

17 Vältetään toimittaja- ja tuoteriippuvuutta 2 2

18 Avoimeen lähdekoodiin pohjautuvien ratkaisujen mahdollisuudet tunnistetaan osana projektivalmisteluja 4 3

19 Poikkeustilanteisiin varaudutaan 4 4

20 Tietoturvasta huolehditaan osana toimintaa 4 4

0

5

Periaatteen sitovuusKypsyys

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Dokumentointi ja työmenetelmät- Dokumentaatioympäristönä käytetty Atlassian Confluence wiki-

alustaa- Jäsennetty samalla TAMKin ”arkkitehtuurikäsikirjan” rakennetta

- Lopullinen sijoituspaikka todennäköisesti laatukäsikirja/Intra- Visualisoinnissa ja kuvauksissa MsOffice- Työmenetelmänä työpajat

- Jokaiselle työpajalle konktreettiset tavoitteet- Fokus asioiden tekemisessä yhdessä

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- KA , johtaminen ja laadunhallinta- KA johtamisjärjestelmän osa

- Johtamisen vuosikellolla- Mm. investointien suunnittelu ja hallinta, projektisalkun

sisältöjen määrittely- KA tarjoaa yhtenäisen kehittämisen viitekehyksen ICT:n ja

”liike”toiminnan yhteiskehittämisen kokonaisuuden hallintaan- Mm. resurssien hallinta, pitkän ja lyhyen tähtäimen suunnittelu ja

kehittäminen, salkun hallinta, operatiivisen tason työskentely

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

Kehittämisen suunnittelu ja ohjaus

Tulosanalyysi

Toiminnalliset tavoitteet

- Toiminnan tarpeet

Investointien suunnittelu, budjetointi

Projektisalkun hallinta

Resursointi, kehittämispolut

jne.

Arvottaminen, salkun

sisältöjen määrittely.

Kehittäminen käytännössä

Projekti 1

- Toteutus ja hallinta

Projekti 2

- Toteutus ja hallinta

Strategia, johtaminen, KA-periaatteet ja tavoitetila, raha, laadunhallinta

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- KA , johtaminen ja laadunhallinta- KA on osa TAMKin laadunhallintaa- Laadunhallintaan liittyvät linjaukset, prosessit ja käytänteet ohjaavat

KA-työtä, KA-linjausten sisältöjä ja toimintamallien kehittämistä- KA:n arviointi, kehittäminen

- KA tukee laatujohtamiseen perinteisesti liitettyjen asioiden tunnistamisessa ja kehittämisessä

- syötettä laatutyölle, esim. prosessinäkökulmasta- Laatutyö ja KA-työ käsi kädessä, myös vastuuroolien näkökulmasta- Laadunhallinta ja KA tiedon tuottajina

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- KA , johtaminen ja laadunhallinta- KA:n hallinta, toteutus ja ohjaus itsessään jatkuva kehittämisen sykli- KA :sta tärkeä osa koko organisaation jatkuvan kehittämisen sykliä

- Implisiittisesti suunnittelun, toteutuksen, ohjauksen, arvioinnin ja päätöksenteon prosesseissa

- Tietoa kehittämisen tueksi- KA arvioinnin kohteena ja arvioinnin välineenä

ENNEN KAIKKEA: Organisoituminen kontekstin ’KA’ ympärille ohjaa eri asiantuntijat ja päättäjät keskustelemaan toiminnan kokonaisvaltaisesta kehittämisestä ja suunnittelemaan kehittämistä YHDESSÄ, yhteisen viitekehyksen kautta ja avulla!

Koulutus

TKI-toiminta

Asiakkaiden tarpeet

Strateginen ohjaus ja johtaminen, laadunhallinta ja

KA

Tukiprosessit

Toimintaym

päristö, korkeakoulupolitiikka ja toimialan ohjaus

Oppim

istulokset

Osaam

ista ja osaavaa työvoimaa alueelle

- TAMKin strategia ja

toimeenpanosuunnitelma- OKM-

tavoitesopimus+ tulosten arvioinnin pohjalta nousevat

kehittämistavoitteet

TAMKin yhteiset tavoit-teet

Koulutuk-sen, t&k:n

ja yhteisten toimin-tojen

tavoitteet

MittaritTulosten analyysi

Toiminta- ja

talous-suunnitel

maBudjetin suunnittelu

Toiminnan suunnittelu Toiminnan arviointi

TAMKin SISÄINEN TAVOITESUUNNITTELU

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Havaintoja, jatkotyöstämisajatuksia:- KA tarjoaa yhteisen kehyksen, jonka avulla voidaan tunnistaa

toiminnan kehittämisen kohteita laaja-alaisesti- IT-toiminta, laadunhallinta ja toiminnanohjaus, projektisalkun ja

projektien hallinta, investointien ja hankintojen hallinta, kommunikaatio

- Vahvistanut käsitystä sen asemasta johtamisjärjestelmän osana- Ylhäältä-alas -näkökulmassa korostuvat organisaation

kokonaistuntemus ja strateginen ajattelu sekä johdon osallistaminen

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Ylätason linjausten lisäksi KA:n implementointi normaaliin toimintaan on kriittisen tärkeää onnistumisen kannalta

- Nykytilan määrittelyssä hyödyllistä keskittyä ydintoiminnan näkökulmasta merkittäviin osa-alueisiin (ydinprosessit ja niiden pääprosessit, ydintieto ja ydintietojärjestelmät)

- Strateginen merkittävyys rajauksena- Rajaus vaikuttaa oleellisesti abstraktiotason määrittymiseen

- Yksityiskohdat kuvataan projekti- ja toteutuskohtaisesti

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Keskusteleva ja iteratiivinen suunnittelu ja kehittäminen tärkeää- Keskityttävä myös aktiivista vuorovaikutusta tukevien

toimintakäytänteiden kehittämiseen ja käyttöönottamiseen- osaksi keskeisiä suunnittelun ja ohjauksen prosesseja- yhteistyö ydintoiminnan ja tukitoimintojen asiantuntijoiden

kanssa- luodaan yhdessä laadukkaampia ja kokonaisuuden

paremmin huomioivia kehittämispolkuja ja niistä johdettuja projekteja

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- ....- Tahoja, jotka edustavat ylätason linjauksia ja tahoja, jotka

edustavat konkreettisen tason tarpeita- ylhäältä-alas ja alhaalta-ylös -näkökulmien kohtaaminen

- Toiminnassa on mahdollistettava myös ketterä reagointi yllättäviin tarpeisiin

- Kaiken suunnittelun ja resursoinnin sitominen vuosikelloon ei mahdollista riittävää ketteryyttä

- Prosessien ja tiedon omistajuus -ajattelua edistettävä- Mitä omistajuus tarkoittaa vastuiden näkökulmasta?

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- Vuoden 2013 loppu - kevät 2014 – toteutettavia vaiheita:- 2013: KA-kehittämispolku 2014 – 2016- Suunniteltujen toimintamalliuudistusten hyväksyttäminen (2013) ja

käyttöönotto (k. 2014)- Yhteistyössä prosessien omistajien kanssa (esim. ICT,

toiminnanohjaus, laadunhallinta, hankinnat, budjetointi)- Esimiehillä tärkeä rooli- Viestintä tulevista ja käyttöönotettavista uudistuksista

- Päävastuu prosessien omistajilla

Kokonaisarkkitehtuuri TAMK:ssa

- 2013-2014: Osaamisen (KA) kehittämissuunnitelmat ja niiden toteuttaminen

- Erit. konkretiataso TH:n asiantuntijoille- Esimiesten vastuulla koordinoida

- 2013: Ydintoimintaa koskevien keskeisten kuvausten valmistuminen- Tavoitetilan viitearkkitehtuurin valmiiksi tekeminen