KOBİ HİBE PROGRAMI 3. TEKLİF ÇAĞRISI - KOBİ · PDF fileTerimler sözlüğü ... sözleşmenin şartnamesine uygun düşmeme ve AB satın alma ... dayandırması gereken temel

Krsal Kalknma ve Özel Sektör Kalknma Programlarnn YürütülmesiniDestekleyen Teknik Destek Ekibi, Kbrs’n kuzey kesimiSözleşme Numaras: 2012/295-028

KOBİ HİBE PROGRAMI 3. TEKLİF ÇAĞRISI - KOBİ GELİŞİMİ: ÜRÜN VE HİZMETLERİN MODERNİZASYONU

HİBE SÖZLEŞMESİ UYGULAMA KILAVUZUARALIK 2014

Kıbrıs Türk toplumu Avrupa Birliği Yardım Programı

Bu proje Avrupa Birliği tarafından nanse edilmektedir.

Bu proje, WYG International Danışmanlık Ltd.'in öncülüğündeki konsorsiyum tarafından yürütülmektedir.

Sorumluluk Reddi:

Hizmet ve ürün teşebbüsleri, tüm yatırımların hazırlanması ve uygulanması esnasında, mülkiyet hakları dahil olmak üzere gerçek ve tüzel kişilerin haklarına saygı duyulacağını temin eder. Teşebbüslerin gerçekleştireceği hiç bir proje, Kıbrıs Cumhuriyeti Hükümeti dışında bir kamu makamının tanınması yönünde anlaşılmamalıdır.

Bu kılavuz ile KOBİ Çağrısının hibe sözleşmesi ve ekleri arasında bir tutarsızlık olduğu durumda, hibe sözleşmesi yasal açıdan bağlayıcı olarak kabul edilir ve bu kılavuzu geçersiz kılar.

Kılavuzun İngilizce versiyonu ve Türkçe versiyonu arasında bir tutarsızlık olduğu durumda, İngilizce Kılavuz dikkate alınır.

Bu yayın, Avrupa Birliği'nin nansal desteği ile hazırlanmıştır. Bu yayının içeriği sadece WYG International Danışmanlık Ltd.'nin öncülüğündeki konsorsiyumun sorumluluğundadır ve hiç bir şekilde Avrupa Birliği'nin görüşlerini yansıtmamaktadır. Bu Kılavuzun içeriği, halka açık olarak kabul edilir ve hiç bir engel olmadan dağıtılabilir. Bu materyali kullanmaya karar vermeniz durumunda, lütfen Program Yönetim Birimi'ni (PMU) kaynak olarak belirtin, ve materyalin alındığı internet sayfasını da dahil edin.

1

KOBİ’LERE 3. TEKLİF ÇAĞRISI HİBE SÖZLEŞMESİ UYGULAMA KILAVUZU

2


İÇİNDEKİLER

Önsöz

Giriş

BÖLÜM I� KOBİ HİBE SÖZLEŞMESİ ÖZELLİKLERİ VE BAĞLAYICI YÜKÜMLÜLÜKLER

Kısım 1�� KOBİ Hibe sözleşmesini anlamak

Kısım 2�� İhale kuralları ve usulleri

Kısım 3�� Raporlama gereklilikleri

Kısım 4�� İletişim ve görünürlük faaliyetleri

BÖLÜM II � PROJE YÖNETİMİ, İZLEME VE İŞ PLANLAMASI

Kısım 5�� Hibe projenizi yönetmek

Kısım 6�� Hibe projenizin performansını izlemek

Kısım 7�� İş Planlaması

Araç kiti

Terimler sözlüğü

Referanslar ve İlave Okuma

3

5

6

8

9

25

58

61

71

72

78

84

85

148

155


4


Önsöz

Tebrikler! Bu uygulama kılavuzunu okuyorsanız büyük ihtimalle şirketiniz Avrupa Birliği eş nansmanlı “KOBİ Gelişimi: Ürün ve Hizmetlerin Modernizasyonu” isimli üçüncü KOBİ gelişim hibe programı altında bir sözleşme imzalamıştır (aynı zamanda “KOBİ'lere Çağrı III”). Çok yüksek ilgi gören program sonucunda (282 başvuru), 40 hibe sözleşmesi imzalanmasına karar verilmiştir.

Bu Kılavuz, sözleşmeye bağlı çeşitli yükümlülükler ve projenizi yönetirken sahip olduğunuz sorumluluklar ile ilgili size yardımcı olmak adına hazırlanmıştır. Hedef, iyi yönetim ve muhasebe uygulamaları kurmanızda size yardımcı olmaktır. Böylelikle, tüm proje faaliyetleriniz, mevcut destekleyici bilgileri tam ve kesin olarak açıklayıcı hale gelecektir. Açıklanan uygulamalar ve prosedürleri takip ederek, sözleşmenin şartnamesine uygun düşmeme ve AB satın alma ve görünürlük kural ve usullerine bağlı kalmama riskini asgariye indirmiş olacaksınız.

Avrupa Birliği'nin (AB) Kıbrıs Türk toplumuna Yardım Programının bir parçası olarak, 2013 yılının sonuna kadar €337 milyona ulaşan destekler, Özel Sektör Kalkınma Programı (PSDP) üzerinden özel sektörün gelişmesi için sunulmaktadır. Yardım programının temel amacı, özellikle adanın ekonomik bütünlüğünü ve iki toplum ile AB arasındaki irtibatı iyileştirmeyi vurgulayarak Kıbrıs Türk toplumunun ekonomik kalkınmasını teşvik edip Kıbrıs'ın yeniden birleşmesine yardımcı olmaktır. PSDP aracılığıyla, AB hibe programları, İş Destek Kurumları ve Küçük ve Orta Büyüklükteki İşletmeler (KOBİ'ler) hedei teknik yardım, ve büyüme ve sürdürülebilir ekonomi ile ilgili ekonomik konular üzerine analitik çalışmalar gerçekleştirerek 2013 yılının sonuna kadar olan dönemde yaklaşık €19 milyon mali ve teknik yardım sunulmuştur. Hibe ve teknik yardımlar, iş yaratma ve doğal kaynakların korunması ile bilişim ve iletişim teknolojilerinin (ICT) gelişiminin teşvik edilmesine odaklanmaktadır.

Umuyoruz ki bu kılavuzu, iş mükemmelleştirme ve Toplam Kalite Yönetimini (TQM) teşvik ederek, ürün ve hizmetlerin modernizasyonu hedeerine sahip KOBİ Teklif Çağrısını destekleyen, aynı zamanda kalite yönetim standartları, enerji verimliliği ve yenilenebilir enerji, çevresel koruma ve Bilişim ve İletişim Teknolojileri(ICT) konularını kapsayan projelerinizin uygulanması esnasında faydalı bulacaksınız.

Program Yönetim BirimiKırsal Kalkınma ve Özel Sektör Kalkınma Programlarının yütütülmesini destekleyen AB nansmanlı Teknik Destek Ekibi, Kıbrıs'ın kuzey kesimi

5


Giriş

Bu kılavuz temelde KOBİ hibe projenizin zamanında ve bütçesi içerisinde uygulanması, sözleşme yükümlülüklerinin karşılanması, projenizin sizin ve Sözleşme Makamı (Avrupa Komisyonu ve/veya temsilcileri) tarafından izlenmesi için bir çerçeve sunmaktadır.

Sözleşme Makamı, Avrupa Komisyonu, Bölgesel Politikalar Genel Müdürlüğü (DG REGIO), Kıbrıs Türk toplumu Görev Gücü tarafından temsil edilmektedir. Finanse edilen projeler, Lefkoşa'nın kuzeyinde bulunan bir Program Osinin desteği üzerinden merkezi olarak yönetilmektedir. AB nansmanlı Program Yönetim Birimi (PMU) projenizin uygulanmasında size yardımcı olmak ve aynı zamanda dış proje izleme görevlerini yerine getirmek adına sözleşme ile oluşturulmuştur. Kılavuz içerisinde de altı çizildiği üzere, tavsiye ve destek almak (örneğin, satın alma, raporlama yükümlülükleri, ve sözleşmede yapılacak değişiklikler) ve proje faaliyetlerini yürütmek için ihtiyacınız olan şablonları almak için PMU ile irtibat kurmaktan çekinmeyiniz. Hibe Faydalanıcıları için aynı zamanda projenin uygulanması süresince PMU tarafından bir dizi eğitim kursları düzenlenecektir.

Kılavuz, aşağıda da belirtildiği üzere yedi kısım ve araç kitinden oluşan iki bölüme ayrılmıştır.

Hibe sözleşmesinin özelliklerini ve sözleşmeye göre bağlayıcı yükümlülükleri kapsayan Bölüm 1, hibe sözleşmesi, satın alma kuralları ve prosedürleri, raporlama gereklilikleri, iletişim ve görünürlük kılavuzu ve faaliyetleri ile ilgili Kısımları içermektedir. İhale dökümanlarının uluslararası en iyi uygulamalara göre hazırlanması gerekliliği düşünüldüğünde, Hibe Faydalanıcılarının, Kısım 2'de belirtilen satın alma prosedürlerini takip etmeleri ve PMU'dan temin edebilecekleri standart ihale şablonlarını kullanmaları şiddetle tavsiye edilmektedir. Bu belgeler, hibe sözleşmesinin Ek IV'ü (İhaleyi Kazanma Usulleri) ve 2014 “AB Dış Yardım Sözleşme Usulleri Uygulama Kılavuzunu” (PRAG 2014) göz önünde bulundurularak hazırlanmıştır. Proje süresince yapılacak raporlama gereklilikleri, ilk ön-nansman için Ara Satın alma Raporunun, daha sonraki ön- nansman için (proje süresinin 12 aydan daha uzun süre olması ve Avrupa Birliği tarafından sunulan nansmanın €100,000'dan fazla olduğu durumlarda) bir Ara Raporun, ve nihai ödeme için de bir Nihai Raporun sunulmasını içermektedir. İletişim ve görünürlük faaliyetlerini belirten Kısım 4, bağlı kalınacak kılavuz ve şablonları detaylandıran AB Dış Yardım İletişim ve Görünürlük Kılavuzu'nu takip etmektedir. Hibe sözleşmesi Ek II Madde 6.2'nin (Genel koşullar) sözleşmenin önemli bir bölümü olan ve Hibe Faydalanıcılarının uygulamasını raporlamakla yükümlü olduğu bir İletişim Planı'nı ortaya koyduğu da belirtilmelidir. Görünürlük faaliyetleri bakımından, tüm tasarım ve basılı materyallerin AB görünürlük kılavuzlarına uyması gerekmektedir. Hibe Faydalanıcılarının, tasarlanmış ve basılı tüm materyalleri tamamlamadan önce PMU'ya danışarak, Sözleşme Makamının uygun bulmadığı hususlar ile ilgili bazı masraar ortaya koymasına neden olabilecek muhtemel hataları düzeltmesi önerilmektedir.

Kılavuz içerisindeki Bölüm II, proje yönetimi, izleme ve iş planlamasına odaklanmaktadır. İlgili profesyonel geçmişe ve bakış açısına sahip Proje Yönetim veya İzleme Komitesi gibi yapılarla birlikte projenin hemen başında bir proje yönetim ekibinin oluşturulmasının önemi göz ardı edilemez. Tüm bunlar, projenin gerekli dikkat, etkinlik, şeffaık ve özen içerisinde, güvenilir mali yönetim ilkeleri doğrultusunda uygulanmasını sağlamak için gereklidir. İlgili diğer proje yönetim görevleri bakımından Faydalanıcılar, hibe projelerini uygularken en yüksek profesyonel standartları uygulamak, sözleşmenin şartnamesini izlemek ve AB satın alma ve görünürlük kuralları, usul ve kılavuzlarına bağlı olmak, kalite güvencesi, risk yönetimi ve iç proje izleme sistemlerini uygulamakla yükümlüdür. İzleme denildiği zaman, projenin zamanında değerlendirilmesi ve proje performansının artırılması için kullanılan bir uygulama yönetim aracı anlaşılmaktadır. Yapılandırılmış bir yönetim sistemi olmadan, projenin teknik ve mali anlamda doğru yürütülüp yürütülmediğini anlamak zor olacaktır. İş planı her teşebbüsün stratejisini dayandırması gereken temel bir araç olduğundan dolayı iş planlaması ile ilgili olarak Kısım 7 dahil edilmiştir. İş planının gerçek değeri, işinizle ilgili sistematik düşünce sürecinde yatmaktadır. Bu zaman alacak fakat daha sonra masraı hatalar yapmanıza engel olacaktır.

Araç kiti, KOBİ hibe projesinin yönetim ve uygulanmasını gerçekleştiren Hibe Faydalanıcısı proje yöneticileri ve danışmanlar tarafından kullanılabilecek bir dizi şablon ve örnek belge sunmaktadır. Araç

6


kiti, Kılavuz içerisindeki Kısımlar göz önünde bulundurularak hazırlanmıştır. Araç kiti, AB nansmanlı bir hibeyi yönetmek için gerekli olan kapsamlı bir şablon ve örnek koleksiyonu değildir, Kılavuzun içeriği için tamamlayıcı ve ek araçlar sunmaktadır. Bunlar ve diğer şablonlar ile örnekler, her bir Hibe Faydalanıcısının erişimi olan PMU İzleme Bilgi Sistemi (MIS) içerisinde bulunabilir.

Kılavuzun yapısı şu şekildedir:

7

Kılavuzun Kısımları

BÖLÜM I – KOBİ HİBE SÖZLEŞMESİ ÖZELLİKLERİ VE BAĞLAYICI YÜKÜMLÜLÜKLER

İçerik

1)Hibe Sözleşmesini Anlamak

2) Satın alma kuralları ve usulleri

Genel açıklama; terminoloji; iyi ihale ilkeleri; insan kaynakları, arz ve hizmetler için ihale usulleri; ihale değerlendirmesi; teknik şartnameler ve iş tanımı; ve sözleşme yapılması. Satın alma planı hazırlama, pazar araştırması yapma ve teknik özelliklerin hazırlanmasıyla ilgili Araç kitine bakınız.

KOBİ hibe sözleşmesi ile ilgili genel bilgiler, sözleşme yükümlülükleri, sözleşmenin önemli kısımları, sözleşmenin tadil edilebileceği durumlar- zeyilname ve bildirim mektubu şablonları, uygun maliyetler ve gerekli teknik ve mali belgeler için Araç kitine bakınız.

4) İletişim ve görünürlük faaliyetleri

Sözleşme yükümlülükleri; İletişim Planının hazırlanması; iletişim ve görünürlük araçları; AB görsel kimlik unsurları.

3) Raporlama gereklilikleri

Ara Satın alma Raporu, Ara Anlatım Raporu ve Mali Rapor, Nihai Anlatım Raporu ve Mali Rapor.

BÖLÜM II- PROJE YÖNETİMİ, İZLEME VE İŞ PLANLAMASI

5) Hibe projenizi yönetmek

Proje uygulanmasında Hibe Faydalanıcısının rolü; proje yönetici / koordinatörü gereklilikleri; profesyonel proje yönetim yaklaşımının unsurları (insan kaynakları yönetimi, satın alma yönetimi, süre yönetimi, faaliyet yönetimi, muhasebe ve kayıt tutma, iletişim yönetimi, kalite yönetimi ve risk yönetimi).

6) Hibe projenizin performansını izlemek

İzleme nedir? İyi izleme ilkeleri; izleme çerçevesi (Hibe Faydalanıcısı tarafından iç izleme ve Sözleşme Makamı ve/veya temsilcileri tarafından dış izleme); Hibe Faydalanıcısının sorumlulukları.

7) İş planlaması İş planı nedir? Bir iş planı nasıl hazırlanır? (bkz. Araç kiti).

ARAÇ KİTİ

Proje dökümanlarıyla ilgili şablonlar Bildirim Mektubu ve Zeyilname (Addendum) için örnek şablonlar Satın alma planı hazırlama için şablon Mal alım ihalesi için Pazar araştırması çalışmasının hazırlanması Mal alım ihalesi için teknik özelliklerin hazırlanması Ara satın alma raporu ve nal raporu kontrol listeleri İş planı hazırlanma rehberi


BÖLÜM I

KOBİ HİBE SÖZLEŞMESİ

ÖZELLİKLERİ & BAĞLAYICI

YÜKÜMLÜLÜKLER

Bu Uygulama Kılavuzunun ilk baskısı KOBİ'lere 3. Teklif Çağrısı Rehberi takip edilerek geliştirilmiştir. Kılavuzun daha sonraki baskıları, yeni Teklif Çağrılarındaki değişen hükümlere göre farklılık gösterebilir.

1

1.� KOBİ HİBE SÖZLEŞMESİNİ ANLAMAK

1.1� Hibe Sözleşmesinin Genel İlkeleri

Hibe sözleşmesi (bundan böyle “Sözleşme” olarak anılacaktır), şirketiniz (bundan böyle “Hibe Faydalanıcısı” veya “Faydalanıcı” olarak anılacaktır) ve Sözleşme Makamı (Avrupa Komisyonu tarafından temsil edilen Avrupa Birliği) arasında yapılan yasal ve karşılıklı mutabık kalınmış, sözleşmenin iki tarafının sorumluluklarını, mevcut bütçe, ödeme düzenlemelerini, raporlama yükümlülüklerini, giderlerin uygunluğu, denetim vb. unsurlarını açıklayan belgedir.

9

Hibe faydalanıcısı projelerin uygulanmasından doğan eylemlerin tek sorumlusudur.

Hibe sözleşmesi, taraarın ikisinin sözleşmeye imza attığı tarihte yürürlüğe girer ve Sözleşme Makamının Hibe Faydalanıcısına faaliyete geçmesi için izin vermeden önce yerine getirilmesi gereken bir koşul sözleşme hükümlerinde ön görülmedikçe, taraarın imzaladığı tarihten bir sonraki günde uygulamaya sokulur.

Hibe faydalanıcısı, sözleşme makamının ön nansmanını beklemeden hemen projenin uygulanmasına başlamalıdır. Kendi mali katkınız ile başlayabilirsiniz.

Sözleşme, sadece Sözleşme Makamı ile yapılacak yazılı anlaşma sonrasında genellikle “küçük” (bildirim mektubu gibi) veya “büyük” (sözleşmeye ekleme yapmak gibi) değişikliklerle tadil edilebilen yasal, bağlayıcı bir belgedir.

Hibe sözleşmesinin kesin kural ve usullerini takip etmeyen şekilde yapılan sözleşmedeki sapmalar, muhtemelen, nansmanın belirli bir bölümünü kaybetmenize neden olacaktır. Sözleşmenin uygulanması ile ilgili Hibe Faydalanıcısının üçüncü bir taraf ile yaptığı yazışmalar, Sözleşme Makamı için bağlayıcı değildir.

Sözleşme ve raporlama ile ilgili Sözleşme Makamı ile yapılacak tüm yazışmaların İngilizce olması gerekmektedir.

Avrupa Birliği (AB), faaliyetin belirli bir bölümünü değil de ortaya çıkan toplam giderlerin belirli bir yüzdeliğini nanse eder. Faaliyetin sonunda, gerçek uygun maliyetlerin öngörülenden daha az olması durumunda, hibe miktarı orantılı bir şekilde azaltılır.

AB katkısı dahil tüm işlemler için özel bir proje banka hesabının açılması önerilmektedir. Böylelikle, tüm ödemeler, projenin banka hesabından, tedarikçiye veya hizmet sağlayıcı banka hesaplarına aktarılacaktır. Projenin hesabından yapılacak transferler sadece proje ile tam anlamıyla bağlantılı olan, proje personeli, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılar gibi taraara yapılmalıdır. Mümkün olmayan ufak meblağlar hariç nakit ödemelerden kaçınılmalıdır.

“Proje Bütçesi” içerisinde bulunan tüm harcamaların, proje süresince gerçekleştirilmesi ve tüm ödemelerin de proje sonlanmadan yapılması zorunludur. Tüm ödemelerin de yasal kanıtlarının mevcut olması gerektiği de unutulmamalıdır.

Kurulmuş teşebbüslerin (Teklif çağrısı Önlem A1 ve B1 altındakiler), hibe miktarının €60,000 miktarını geçtiği durumlarda banka teminatı ile ilk ön nansmanı sağlaması gerekmektedir.

Hibe sözleşmesinin herhangi bir nedene bağlı olmadan iptal edilmesi halinde, ön nansmanı garanti eden mali teminat, halen Faydalanıcının borçlu olduğu ön nansman miktarının ödenmesi için gecikme olmadan kullanılabilir, ve kelin de ödemeyi geciktirmemesi veya herhangi bir nedenle itiraz etmemesi gerekmektedir.


Hibe sözleşmesi amaçları bakımından gerekli olan mal alımı ve hizmet sözleşmeleri yapılırken, Faydalanıcının, hibe sözleşmesinin (ve Kılavuzda Kısım 2 altında özetlenmiştir) Ek IV'de belirtilen satın alma usullerine ve belli kurallara uyması gerekmektedir (İhale Usulleri). Europe aid websitesindeki Pratik rehberde yayınlanan ihale dökümanları örneklerinin kullanılması şiddetle tavsiye edilir. Her bir ihale süreci için atılan adımların ara satın alma raporu (Bkz. Özel Koşullar Madde 7.2.5, Hibe Sözleşmesi Ek X), ara rapor ve uygun olduğu durumlarda nihai raporda raporlanması (Hibe sözleşmesi Ek VI) gerekmektedir. Proje faaliyetlerinin yürütülmesine bağlı tüm sözleşmelerin, şeffaık, tarafsızlık, adil rekabet, eşit uygulama ve hiç bir şekilde çıkar çatışması yaratmamak gibi satın alma ilkeleri doğrultusunda gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu ilkelerin, kural ve usullerin uygulanmasına dair detaylar, Kılavuz içerisinde Kısım 2'de verilmiştir. Tüm ihale usulleri ve projenin yürütülmesine bağlı tüm harcamaların kayıt altına alınması ve dikkatli bir şekilde gerekli olduğu şekilde denetime hazır (izleme, teftiş) olarak orijinal yazılı kopyasıyla dosyalanması gerekmektedir.

Faydalanıcıların, AB nansmanının veya nansmana yapılan katkıların görünürlüğünü sağlamak adına gerekli önemleri alması gerekmektedir. Bu önlemlerin, Sözleşme Ek II Madde 6 (Genel Koşullar) ve Kılavuz'un Kısım 4'ü AB Dış Faaliyetler için İletişim ve Görünürlük Kılavuzunda belirtilen dış faaliyetlerin görünürlüğüne uygulanan kurallar doğrultusunda olması gerekmektedir. Genel Koşullar Madde 6'ya göre, her Hibe Faydalanıcısı, Sözleşme Makamının onayını almak üzere bir iletişim planı sunmakla ( Ek II Madde 6.2) ve uygulamasıyla ilgili raporlama yapmakla (Ek II Madde 2) yükümlüdür.

Hibe sözleşmesi, Sözleşme Makamı ve Sözleşme Makamı adına hareket eden Program Yönetim Birimi (PMU) tarafından düzenli olarak dışarıdan izlenecektir. Sözleşme Makamı, €100,000 üzerinde hibe almış tüm projeleri ve rastgele bir şekilde €60,000 ve €100,000 arasında hibe almış diğer projeleri, uygulamanın sonunda gider doğrulama amacıyla denetlemek için bir dış denetçiden hizmet alacaktır.

10

Hibe Faydalanıcıları, nihai ödeme sonrasındaki beş yıl boyunca Sözleşme ile ilgili tüm belge ve kayıtları tutmak zorundadır. Bu kural, €60,000 miktarını geçmeyen hibeler için üç yıl olarak uygulanmaktadır.

Bu hüküm, KOBİ'lere 3. Teklif Çağrısı altındaki Hibe Faydalanıcıları için geçerlidir, fakat gelecekteki Teklif Çağrıları için değişebilir.

2

1.2� Hibe Sözleşmesinin Önemli Bölümleri

Hibe sözleşmesi içerisinde Sözleşme Makamının önceden yazılı izni olmadan değiştirilemeyecek çeşitli bölümleri vardır.

Özel Koşullar (Hibe Sözleşmesi)Özel Koşullar, sözleşmenin iki tarafı ile ilgili bilgi ve proje ismi, süresi, başlama tarihi, toplam uygun maaliyetlerle ilgili tahminler ve hibe ödeme koşulları, raporlama gereklilikleri ve hibe sözleşmesi Ek II Genel Koşullar ile ilgili istisnalar bakımından detaylar sunar.

Hibe Sözleşmesi Ek I: Faaliyetin Açıklaması Hibe teklinde sunulduğu şekilde Hibe Faydalanıcısının projesine dair açıklamayı içermektedir. Sözleşmeyi imzalayarak Hibe Faydalanıcısı belirtilen sonuçları ortaya koymak ve belirli hedef(ler)e ulaşmak için açıklanan tüm faaliyetleri uygulamaya tam anlamıyla bağlı olur.

Mantıksal çerçeve matrisi, genel heden özet detaylarını, özel hedeerini, beklenen sonuçlarını, faaliyet performans göstergeleri ile dahil olan doğrulama kaynakları ve temel varsayımlar/riskleri içermektedir. Projenizi izlemek ve değerlendirmek için kullanılan analitik bir araçtır ve bu nedenle de Projenin tanımı ve Bütçe ile uygunluk göstermelidir.

2


Ek II: Avrupa Birliği tarafından nanse edilen dış faaliyetler hibe sözleşmelerine uygulanan Genel

KoşullarAvrupa Birliği tarafından dünyaca da kabul gören Genel Koşullar, hibe sözleşmesi altındaki yükümlülükler ve mali hükümleri içermektedir. Bu ek, Hibe Faydalanıcısının raporlama, bilgi sunma, taraarın yükümlülükleri, görünürlük, ekipmanların mülkiyeti, değerlendirme/izleme, uzatma, askıya alma, sözleşmenin iptal edilmesi, ödeme yöntemleri, diğer yasal yöntemler, hesaplar ve aynı zamanda teknik ve mali kontroller ile ilgili sorumluluklarını açıklamaktadır.

Ek III: Proje Bütçesi Bütçe, proje maliyetlerinin detayını, maliyetlerin gerekçelerini ve beklenen nansman kaynaklarını içermektedir. Bütçe, Sözleşme Makamının yazılı mutabakatı olmadan hiç bir şekilde değiştirilemez. Bütçe sadece bir tahmindir. Ödeme için nihai uygun maliyetleri nihai rapor belirleyecektir. Uygun olmayan maliyetler ise Hibe Faydalanıcısının beklediğinden daha düşük bir ödeme almasına neden olacaktır.

Ek IV: İhale Usulleri Dışarıdaki kurumlardan hizmet ve malzeme sağlamak için sözleşme yapılması bakımından Hibe Faydalanıcılarının takip etmekle yükümlü olduğu satın alma usulleri ve belli kurallar açıklanmıştır. Bu belge, AB satın alma kural ve usullerinin kısa bir özetidir. Daha detaylı bilgi için, Hibe Faydalanıcılarının, Kılavuz'daki Kısım 2'de yazan kural ve usulleri okuması gerekmektedir. PMU ve Sözleşme Makamı, takip edilecek usullerin uygulanması ile ilgili her türlü açıklamayı yapmaya hazırdır.

Ek V: Standart ödeme talebi, tüzel kişilik formu(ları) ve mali kimlik formu Bu ek altında, ödeme talep ederken kullanılacak standart şablonlar bulunmaktadır. Hibe faydalanıcılarının, mali kimlik formunda belirttikleri banka hesabına ön nansman ve nihai ödemelerin transferini yaptırmaları için gerekli belgeleri doldurmaları gerekmektedir.

Ek VI: Nihai Anlatım Raporu ve Mali Rapor Ara ödeme (uygun olduğu durumda) ve nihai ödemeyi almak için sunulması gereken rapor modeli sunulmuştur. Nihai rapor, anlatım ve mali bölümleri içermekte ve Sözleşme Makamının mali olarak karşıladığı kısımlara bağlı olmadan tüm faaliyeti bir bütün olarak kapsamaktadır. Raporun, kapsadığı dönem için tüm uygulama yönleri bütün unsurları ile sunulması gerekmektedir. Anlatım kısmı faaliyetler, çıktılar, zaman ve görünürlük bakımından projenin ilerleyişi ile ilgili Sözleşme Makamına bilgi sunarken, mali kısım bütçe performansı hakkında ilerleme bilgisini göstermektedir.

Ek VII: AB nansmanlı dış ilişkiler hibesinin gider doğrulama raporu ve gerçek bulgular için

rapor modeli- UYGULANMAZ

Ek VIII: Mali teminat modeli (sadece €60,000 üstü hibe verilen kurulmuş teşebbüsler için)Sözleşme Makamının ön nansman ödemesini kapsayacak Sözleşme Genel Koşulları (Ek II) Madde 15.8'de açıklanan Sözleşme Makamı tarafından kabul edilen, standart teminat mektubu modeli açıklanmıştır. Model, kurulu teşebbüslerin ön nansmanı alabilmek için sunmak zorunda olduğu mali teminat şablonunu göstermektedir.

Ek IX: Varlıkların mülkiyet devri için standart şablon – UYGULANMAZ�

Ek X: Satın alma faaliyetleri rapor modeliÖn nansman ödemesini almak için sunulması gereken rapor modeli verilmiştir. Rapor genel olarak satın alma usulleri ile ilgili bilgi talep etmektedir.

Özel Koşullar 'da bulunan hükümler ile Ekler arasında herhangi bir çatışma olması durumunda, Özel Koşulların hükümleri üstün olarak kabul edilir. Ek II hükümleri ve diğer Ekler arasında çatışma olması durumunda da Ek II'de bulunan hükümler öncelikli olarak göz önünde bulundurulur.

11


x

1.3.1� Genel İlkeler

Hibe sözleşmenizde değişiklik yapma usulleri önerilen değişikliğe bağlı olarak iki kategoriye ayrılır: (i) küçük değişiklikler için Bildirim Mektubu, ve (ii) büyük değişiklikler için sözleşme zeyilnamesi.

PMU uzmanları küçük ve/veya büyük değişikliklerin uygunluğu konusunda hibe faydalanıcılarına

destek sunacaktır. Bu nedenle, faydalanıcıların her zaman için herhangi bir resmi adım atmadan ve

sözleşme makamına resmi bir mektup veya talep göndermeden önce PMU'ya danışmaları

gerekmektedir. Bildirim mektupları ve zeyilname taleplerinin ingilizce

olarak hazırlanması zorunludur.

Bir hibe sözleşmesini değiştirmek için aşağıdaki genel ilkeler uygulanır:

Hibe sözleşmesinde değişiklik yapmak adına yapılan talebin kabul edilmesi için, Faydalanıcı açık bir

şekilde Sözleşme Makamına yazılı olarak nedenleri ile birlikte açıklama yapmakla yükümlüdür.

Sözleşme Makamı sunulan nedenleri inceler ve ufak tefek veya hiç bir dayanağı ve/veya mantığı

olmayan talepleri reddeder.

Yapılmak istenen değişikliklerin, projenin hedeerini değiştirecek amaçta veya başvuru sahiplerine

karşı eşit muameleye karşı olmaması gerekmektedir.

Hibe sözleşmeleri sadece sözleşme devem ettiği sürede değiştirilebilir. Buna ek olarak, bildirim

mektubu veya zeyilname , daha önce yapılan bir değişiklik için gerçekleştirilemez.

Azami hibe miktarı artırılamaz ve faaliyetin tahmini toplam uygun maliyetine Sözleşme Makamının

yapacağı katkı yüzdesi artırılamaz.

Sadece şirketinizdeki yetkili tarafından imzalanan bildirim/zeyilnameler kabul edilecektir. Proje

koordinatörleri/sekreterler vb.. tarafından imzalanan değişiklik talepleri reddedilecektir.

Zeyilname talepleri, değişikliğin yürürlüğe girmesi planlanan tarihten bir ay kadar bir süre önce

(tercihen daha erken) sunulmalıdır. Buna ek olarak, zeyilname (değişiklik) talebi, sözleşme sona

ermeden 6 hafta önce sunulmalıdır.

1.3.2� Hibe Sözleşmesine yapılacak Küçük Değişiklikler- Bildirim Mektubu

Küçük değişikliklerin yapılacağı durumlar şu şekildedir:

Projenin temel amacını etkilemeyecek bütçe değişiklikleri ve mali etkisi, aynı bütçe başlığı içerisinde

transfer yapılması ile sınırlı olan veya uygun maaeliyetler için ilgili ana başlıklar (idari giderler ve

ihtiyat akçesi başlıklarına uygulanmaz) altında ilk girilen miktardan (veya önceden başka bir bildirim

mektubu ve/veya zeyilname ile değiştirilmiş) %25 veya daha az değişim içeren bütçe başlıkları

arasındaki transfer;

Bütçe ile ilgili olmayan faaliyetlerle ilgili küçük değişiklikler ve uygulama süresinin uzatılması

KÜÇÜK değişiklik olarak kabul edilmez ve Zeyilname yapılarak talep edilmelidir,

Mali etkisi, bir kalemin iptali veya sunulması dahil olmak üzere aynı ana bütçe başlığı içerisindeki

kalemler arasındaki aktarmalar ile sınırlı olan değişiklikler,

Bütçe kalemi için ayrılmış olan miktara etkisi olmayan, birimlerin veya ekipmanların birim

yatlarında artış veya azalma,

12

Hibe faydalanıcıları, projeyi planlanan şekilde uygulamaya çalışmalıdır. Buna karşın, faaliyetler veya bütçeye değişiklik

yapmanızı gerektiren durumlar ortaya çıkabilir.

Sözleşmede herhangi bir değişiklik yapmayı düşünmeniz halinde PMU ile irtibata geçiniz

1.3 � Hibe Sözleşmesini Değiştirmek


Adres veya telefon numarası değişikliği,

Banka hesabı değişikliği,

Yetkili temsilci(ler)in değişikliği,

Koordinatör, eğitmen vb. kilit uzmanların değişmesi,

Ayrılan bütçe kalemindeki meblağ üzerinde etkisi olmadan ekipman sayısı veya birim yatlarında

artış veya azalma, Ekipmanın yeni teknoloji modeli ile değiştirilmesi.

13

Küçük Değişiklik Sunulacak Ek Belgeler

Faaliyet Değişiklikleri Yapılacak değişiklerin, projenin etkinliğini, çıktı ve hedeerini değiştirmeyeceğini veya başvuru sahiplerine eş muamele yapılmasına ters düşmediğini kanıtlayacak belgeler ve/veya bilgiler.

Onaylanan birim ücretlerinde artış, toplam değişiklik, her bir bütçe kalemi için baştan ayrılan miktarın %25'inden az bir miktara geliyorsa.

Talep edilen yeni yatların, normal pazar yatlarını aşmadığını gösteren belge.

Ekipman sayısında artış Nedeni açıklayan yazılı bir gerekçe.

Yetkili Temsilcinin Değişmesi (kurumun tüzüğüne uygun olmalı)

Yönetim Kurulu kararı, yetkili imzaların listesi veya karar, “örnek yetkili imza aşağıda verilmiştir” ifadesini göstermelidir.

Yukarıdaki durumlara göre Hibe Faydalanıcısının bütçeyi değiştirebileceği kabul edilir ve bu doğrultuda yazılı olarak ve en son noktada bir sonraki rapor içerisinde Sözleşme Makamı da bilgilendirilir. Aşağıda detaylandırılmış küçük değişiklik akış şeması sürecinin takip edilmesi önemle tavsiye edilmektedir:

PMU'nun görüşüne dayanarak, Hibe Faydalanıcısı mektubu düzeltir ve PMU'ya tekrardan gönderir.

PMU, düzeltilmiş bildirim mektubunu inceler ve uygun ise mektubu Faydalanıcıdan, Sözleşme Makamı'na göndermesini ister.

Görüş almak adına Hibe Faydalnıcısı, İngilizce olarak hazırlanmış taslak yazılı talebi (ilgili ekleriyle birlikte) PMU'ya sunar

Hibe Faydalanıcısı, değişiklik/küçük değişiklik ihtiyacını PMU ile görüşür.

Bildirim mektubu ile birlikte verilecek ek belgeler şunlardır:

Örnek bildirim mektupları araç kiti içerisinde sunulmuştur.

1.3.3� Hibe Sözleşmesinde yapılacak Büyük Değişiklikler- Zeyilname

Avrupa Komisyonu'nun Komisyon ana merkezinde (Brüksel, Belçika) imzalanacak resmi sözleşme zeyilnamesini gerektirecek büyük değişiklikler aşağıdaki gibidir:

Adres, faaliyet, bütçe, banka hesabı ve denetçi veya sözleşmenin başka yerinde yapılacak bir değişiklik, mali istikrarı ve hesap verebilirliği veya proje amacını tehdit ederse, sözleşme makamı küçük değişiklikleri onaylamayabilir.


Hibe sözleşmesinin süresini uzatmak;

Önerilen değişikliklerin, hibe verme kararını sorgulatmaması ve başvuru sahiplerine eşit muamele

yapılmasına ters düşmeyecek olması halinde projenin temel amacını ve göstergelerini etkileyen

önemli değişiklikler;

Uygun maliyetler ile ilgili her ana başlık altına ilk başta girilen miktarın %25'den fazlasını

değiştirecek bütçe başlıkları arasındaki transferler;

Bütçeye yeni bir bütçe kalemi eklenmesi veya mevcut bir kalemin iptal edilmesi;

Proje ortaklarının değişmesi (ekleme veya değişme); ve

Şirketin durumu veya isminde değişiklik.

14

Değişiklik talebi, talep edilen değişiklikle ilgili detaylı açıklama ve gerekçeyi içermek zorundadır. Bütçeye dair değişiklikler söz konusu olduğu zaman, gözden geçirilmiş bütçenin sunulması gerekmektedir ve her bir bütçe kaleminde yapılacak değişikliğin gerekçesi olmalıdır.

Sözleşme Makamına yapılan talebi değerlendirmesi için detaylı gerekçe sunulmalıdır. Çok az veya detaylı olmayan gerekçeye sahip talepler reddedilecektir.

Zeyilname talebi ile birlikte eklenecek belgeler aşağıdaki şekildedir:

Büyük değişiklik Zeyilname talebi için gerekli ekler

Proje süresi Gerekçe + gözden geçirilmiş faaliyet planı (paraf edilmiş).

Bütçe Gerekçe + gözden geçirilmiş bütçe (paraf edilmiş).

Faaliyetin Açıklaması

Gerekçe + faaliyetin gözden geçirilmiş açıklaması ve gözden geçirilmiş faaliyet planı (paraf edilmiş).

Bütçede değişiklik öngören zeyilname içerisinde, gözden geçirilmiş, ilk sözleşme içerisinde tüm bütçenin detayını gösteren ve önerilen zeyilname ile ilk bütçenin (ve önceki zeyilnameler ile) değişmiş halini anlatan bütçeyi içermelidir. Zeyilname talep şablonu, Araç kitinde bulunabilir.

Büyük bir değişiklik talebinin işlenmesi ve zeyilname hazırlanması, aşağıda akış şemasında gösterilen adımları içermektedir:

Hibe faydalanıcılarına mümkün ise zeyilname gerektiren değişiklik yapmamaları önerilmektedir. Zeyilname süreci uzun ve karmaşık olabilir.

PMU, zeyilname taleplerinin uygunluğu ile ilgili görüş bildirecektir.

Hibe Faydalanıcısı, zeyilname talebini ekleriyle birlikte,

Sözleşme Makamına gönderir, PMU'yu da gönderiye kopyalar.

Sözleşme Makamı talebi onaylar veya ek değişiklik talep eder

veya büyük değişiklik talebini reddeder.

Alınan görüşler temelinde, Hibe

Faydalanıcı düzeltmeleri yapar ve talebini

PMU'ya gönderir.

PMU, düzeltilmiş büyük değişiklik talebini inceler, uygun bulması halinde, Hibe Faydalanıcısından

talebi Sözleşme Makamına göndermesini ister.

Hibe Faydalanıcısı, İngilizce hazırlanmış

taslak zeyilname talebini (ilgili ekleriyle birlikte)

PMU'nun görüşünü almak için gönderir.

Hibe Faydalanıcısı, zeyilname talebini PMU ile görüşür.


15

Zeyilname onay alt süreci şu şekildedir:

Sözleşme Makamı, PMU üzerinden zeyilnameyi faydalanıcıya gönderir ve her iki taraf da imzaladığı zaman zeyilname yürürlüğe girer. (Faydalanıcının zeyilnameyi imzalamak ve iki kopya olarak Sözleşme Makamına göndermesi için 30 günü vardır).

Önerilen değişiklik(ler)in

uygulanması Hibe Faydalanıcı

tarafından gerçekleştirilir.

Hibe Faydalanıcının büyük değişiklik yapma

talebinin onaylanmasından sonra, Sözleşme Makamı hibe

sözleşmesi için zeyilnameyi hazırlar ve imzalar (üç kopya olarak)

1.4� Uygun Maliyetler

AB hibesi, maliyet iade temelinde bir projeye verilir.

Hibe sözleşmesi Ek III (Bütçe), projenin uygun maliyetlerinin bir tahminini sunmaktadır. Hibe faydalanıcısına ayrılan hibe, faaliyetin toplam tahmini uygun maliyetlerinin belirli bir yüzdeliğidir (Bkz. Özel Koşullar Madde 3).

Hibe Faydalanıcısı, raporlama dönemi içerisinde ortaya çıkan masraarla ilgili detaylı bilgi sunmakla yükümlüdür. (proje raporlaması ile ilgili detaylar aşağıda bulunan 1.6 içerisinde ve Kılavuzda Kısım 3 altında sunulmuştur). Giderlerin ve doğrulanmış belgelerin gözden geçirilmesi, yapılan masraarın geçerli olup olmadığına dair kararı ortaya çıkaracaktır.

Sözleşme Makamının, Hibe Faydalanıcının toplam uygun maliyetlerinin taahhüt edilen miktarından daha fazla ödeme yapmayacağını da belirtmek gerekmektedir (Bkz. Özel Koşullar Madde 3.2). Bir diğer deyişle, toplam proje giderlerinin, başlangıçta öngörülen miktardan daha az olması durumunda, hibe miktarı da bununla orantılı bir şekilde azaltılacaktır. (Örnek: Sözleşme Makamı, ilk başta €200,000 olarak değerlendirilen projenin uygun maliyetlerinin %50'sini, azami €100,000'ya kadar finanse etmeyi taahhüt etmiştir. Toplam uygun maliyetlerin projenin uygulama dönemi sonrasında €180,000 olması durumunda, hibe miktarı da €90,000 olarak, toplam uygun maliyetlerin %50'sine eşdeğer gelecektir).

Hibe Faydalanıcısının, mevcut ise ara raporunu ve nihai raporu incelerken, Sözleşme Makamı hangi giderlerin ödeme için uygun olduğuna tam olarak karar verir. Uygun olmayan giderler, Hibe Faydalanıcısının bütçede beklediğinden daha düşük bir ödeme almasına neden olabilir ve bu tür durumlarda da ön nansman ödemesinin geri alınması söz konusu olabilir. Bu nedenle, proje süresi boyunca ortaya çıkan giderlerin iadeye uygun olması önemlidir.

1.4.1� Uygun maliyetler ile ilgili genel kurallar

Hibe sözleşmesi Ek II (Genel Koşullar) Madde 14.1, maliyetlerin uygunluğu ile ilgili genel ilkeleri tanımlamaktadır. Uygun maliyetler, Hibe Faydalanıcsınn yaptığı ve aşağıdaki kriterlere uyan giderlerdir:

Proje bütçesine dahil edilmelidir ( sözleşme Ek III);

Projenin sonunda, hibe miktarı,

hibe sözleşmesi Ek III'de (bütçe)

belirtilen faaliyetin tahmini uygun

maliyetine göre değil, gerçekleşen uygun

maliyetlerin AB'nin yüzdelik

katkısına olan eşdeğerine göre hesaplanır.


Bütçe Başlığı Uygun Giderler

1) İnsan Kaynakları Maaşlar Hibe Faydalanıcısının sözleşme yaptığı personelin maaş ve ücretlerinin

ödemesi. Alt yüklenici hizmetleri (AB ihale usulleri doğrultusunda hizmet

sözleşmeleri ile şirketlere ödeme yapmak), bu bütçe başlığı altında talep edilemez.

Görevlendirilen personele ait maliyetlerin, kesin maaşlara ek olarak sosyal sigorta ücretleri, gelir vergisi ve diğer ücretlerle ilgili giderleri içermesi gerekmektedir.

Maaşlar ve giderlerin normalde Hibe Faydalanıcısının belirlediği ücretleri aşmaması ve her durumda da piyasa ücretlerini göz önünde bulundurması gerekmektedir.

“Yerel personel”, Kıbrıs Türk Kimlik Belgesine sahip personeli anlatmaktadır.

Harcırah Harcırahlar gecelik bazda hesaplanmaktadır. Harcırahların, proje bütçesinde öngörüldüğü takdirde, sadece projede

görevlendirilen personel için yapılmasına izin verilmektedir. Harcırahlar, tüm yemek, otel masraarı ve kısa mesafe seyahati (şehir içi

gibi) kapsamaktadır. Harcırahların, bütçe doğrultusunda olması ve her ülke için hesaplanan,

ücretlere ve satın alma gücüne göre değişen AB'nin azami günlük ücretinden fazla olmaması gerekmektedir (bkz. AB internet sitesi:http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/per_diems/index_en.htm

Harcırahlar, gerçek maliyetlere veya sabit kura dayanır, fakat her iki durumda da harcırahlar için ayrılan azami günlük oranlar uygulanır.

Faaliyetin uygulanması için gerekli olmalıdır;

Ödeme talep edilen faaliyetlerin, sözleşmede Ek I'de (Faaliyetin Açıklanması) açıklanan faaliyetlere

uyması gerekmektedir;

Her ihale süreci için ilgili AB satın alma kuralları ve usullerinin takip edilmesi gerekmektedir;

Proje uygulama dönemi içerisinde ortaya çıkması gerekmektedir;

Gerçek giderler olmalıdır, bir diğer deyişle, Hibe Faydalanıcısının gerçekte yaptığı harcamalar

olmalıdır. (ve mevcut ise ortakların);

Sözleşmede özellikle belirtilmeyen harcamalar veya daha sonradan mutabık kalınan değişiklikler

uygun değildir;

Proje faaliyetleri ile açıkça bağlantısı olmayan harcamalar veya raporlanan faaliyetleri aşan

harcamalar uygun değildir;

Tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır, özellikle hibe faydalanıcısının muhasebe kayıtlarına

işlenmiş olmalıdır, destekleyici kanıtlar ile desteklenmelidir, ve Hibe Faydalanıcısının normal gider

muhasebe uygulamalarına uygun olmalıdır;

Yürürlükteki vergi ve sosyal mevzuat gerekliliklerine uygun olmalıdır; ve

Mantıklı, gerekçeli ve paranın değeri ve maliyet etkinliğine uygun olmalıdır.

1.4.2 Her bir bütçe başlığına göre giderlerin uygunluğuna dair Özel Koşullar Aşağıdaki tabloda da görülebileceği üzere, bütçe başlıkları altında yapılacak harcamaların uygunluğuna dair ek gereklilikler mevcuttur:

16


17

Uluslararası seyahat alt başlığına göre, projenin ihtiyaçları bakımından faaliyetin uygulama yerine giden/gelen personel/uzmanların seyahat masraarı karşılanabilir.

Yerel seyahat başlığına göre, şehir içi seyahat harcamaları karşılanabilir.

3) Ekipman ve mal alımı

İhale usulleri için, hibe sözleşmesinin Ek IV bölümüne ve Kılavuz Kısım 2'ye, ve ilgili ihale dosyası formatlarına bakınız.

Ekipman ve mal alımı, bütçeye dahil edilmesi ve piyasa yatlarına uyması durumunda uygun sayılmaktadır.

Mal alımında ihaleyi almak için tek kriter yattır. Sözleşmenin, idari, teknik ve mali açıdan en düşük yatı veren uygun teklif sahibi ile yapılması gerekmektedir.

4) Yerel Os / Proje Giderleri

Proje faaliyetlerinin uygulanması için gerekli görülecek yeni bir os/eğitim tesisi olması durumunda bu giderler geçerli olarak kabul edilecektir.

Bu giderler, Hibe Faydalanıcısının ana osleriyle ilgili masraarı karşılamak için kullanılamaz.

5) Diğer Giderler, Hizmetler

Başlık 5 & 6 altında bütçelenen meblağlar, bütçede belirtilen kalemlerdeki ve alt-yüklenici hizmetleri için olan harcamaları (yayınlar, çeviri, etkinlikler, banka teminat giderleri, görünürlük faaliyetleri, bina ve oslerin yenilenmesi vb..) karşılamak adına kullanılabilir.

Bu bütçe başlığı altında proje personelinin maaşlarını ödemek mümkün değildir.

6) İhtiyat akçesi İhtiyat akçesi, sadece Sözleşme Makamının önceden vereceği yazılı onay ile Hibe Sözleşmesinin uygulanma dönemi içerisinde ortaya çıkabilecek beklenmedik masraar için kullanılabilir.

7) İdari Giderler Nihai onaylanan toplam doğrudan uygun maliyetlere ait bir bölümü, Hibe Faydalanıcısına ait idari genel giderleri karşılamak adına dolaylı giderler olarak talep edilebilir. Bu giderler aşağıdaki durumlarda geçerli olacaktır; Doğrudan giderlerin %7'sini aşmamaktadır; Bütçedeki başka bir başlığa ayrılmış giderleri içermemektedir; Uygunlukları, Hibe Sözleşmesi Genel Koşullar Madde 14, 16 ve 17'de

belirtilen koşullara uymak zorundadır (Ek II). Bu başlık altına genellikle dahil edilen kalemler su, telefon, ısıtma,

elektrik, güvenlik ve temizlik faturası vs.'dir. Doğrudan giderler için talep edilen miktar, kesin giderler temelinde

sözleşmenin sonunda yeniden hesaplanacaktır.

Vergiler Katma değer vergisi(VAT), gümrük ve ithalat vergileri ile Kıbrıs Türk toplumunda (KTt) alınan diğer mali ücretler ve vergiler normalde muaftırlar. Hibe Faydalanıcısının iadesini alamayacağını gösterebildiği durumlarda, KDV ve diğer vergiler uygun maliyet olarak kabul edilebilecektir.

Bütçe Başlığı Uygun Giderler

2) Seyahat


1.4.3� Vergiler�

Katma Değer Vergisi (KDV), gümrük ve ithalat vergileri, Kıbrıs Türk toplumunda (KTt) alınan diğer mali ücret ve vergiler dahil olmak üzere vergiler, uygun maliyet olarak kabul edilmektedir. Bu nedenle, Hibe Faydalanıcısının, bu vergilerin geri iadesini alamayacağını göstermesi durumunda, bu vergiler uygun maliyet olarak kabul edilir.

Vergilerden muaf olmamayı kanıtlamak:

Hibe Faydalanıcısının, vergiden muaf olmadığını ve yürürlükteki yasaya göre vergilerinin iadesini alamadığını göstermesi gerekmektedir. Hibe Faydalanıcısının bu nedenle, muayet almak ve ilgili sorumlu kurumlardan ödenmiş vergilerinin iadesini almak için gerekli adımları attığına dair kanıt göstermesi zorunludur.

Gösterilecek kanıtlar aşağıdaki şekillerde olabilir: Yetkili vergi makamı tarafından verilecek olan kurumun ilgili faaliyetlerden doğacak vergilerin

iadesini almaya hakkı olmadığı belirten resmi belge (ve KDV'ye tabi tutulmamayı istemeye dayanmamaktadır). Bu resmi belge, yetkili vergi makamı tarafından yapılan özel bir beyan veya reddedilen bir geri ödeme talebi olabilir; ve

Kurumun yıllık hesaplarının Sözleşme Makamı tarafından gerekli görülmesi durumunda tümlenmesi; örneğin, kurumun KDV vermekten sorumlu olmadığını gösteren Vergi yasasından KDV ile ilgili bölümden bir alıntı, ilgili kurumdan bir uzman beyanı ile birlikte (avukat, denetçi vb..) bir onur beyanı.

Hibe Faydalanıcısının, en geç nihai raporu sunarken kanıtı da göstermesi gerekmektedir.

Kanıt gösterme yükümlülüğünden muayet:

Aşağıdaki durumlarda, Hibe Faydalanıcısı, muayet aramaktan veya vergilerin iade edilmemesi ile ilgili kanıt sunmaktan muaf tutulacaktır. Bu noktada, Hibe Faydalanıcısının kanıt sunma muayeti alması, AB nansmanı tarafından ödenen veya Faydalanıcı eş nansmanı tarafından karşılanan vergilerin, sonuç olarak yerel vergi makamından iade olarak alınmayacağını belgelendirmelidir.

Sözleşme Makamı aşağıdaki durumlarda kanıt yükümlülüğünden vazgeçmeyi kabul edebilir: Düşük değerli vergiler: Fatura başına vergi miktarının €200'dan az olduğu, sözleşme başına azami

€2,500 içinde, Sözleşme Makamının yaptığı katkının %5'ini geçmeyecek bir miktardaki giderler için yapılacak vergilendirmeye kanıt sunulması gerekmemektedir.

Tüm vergiler dahil yerel giderlerin geri iadesi: aşağıdaki durumlar, Hibe Faydalanıcısının ilgili yetkili makama vergi muayeti almak veya vergilerin iadesi için başvuru yapmak adına gerekli adımları atmaya başladığını gösteren kanıtlar olarak kabul edilebilir (aşağıdaki tüm koşulların karşılanması gerekmektedir): Vergilerin iadesi için gerekli olan adımların, sadece ilgili operasyonların geçici ve münferit

temelde olduğunu gösteren durumlarda giderleri yaratmayı zorunlu kıldığının Faydalanıcı tarafından gösterilmesi;

İade edilecek giderlerin (kayıt veya vergi temsilcisi tutmak için olan giderler, beyan giderleri vb..) açıkça Sözleşme Makamına beyan edilen vergi miktarını geçtiği durumlar.

Faydalanıcı, en geç nihai raporun sunulduğu zamanda yukarıda belirtilen gerekliliklerin karşılandığını kanıtlamak ile yükümlüdür.

1.4.4� Uygun olmayan maliyetler

Uygun olmayan maliyetler aşağıdakileri kapsamaktadır:

18


Borçlar ve zarar veya borç karşılığı;

Zarar karşılıkları veya muhtemel gelecek borçlar;

Faiz borçları;

Faydalanıcı tarafından beyan edilen ve başka bir faaliyet veya çalışma programı trarafından

karşılanan masraar;

Arazi veya mevcut binaların satın alımı;

Gerçek veya tüzel kişilerin mülkiyet haklarına uyulmadığı yenileme/döşeme;

Döviz kuru zararlar;

Üçüncü taraara kredi;

Sözleşmenin imzalanmasından önce ortaya çıkan masraar;

Kira masraarı;

ikinci el ekipman alımı;

amortisman giderleri;

cezalar, mali cezalar ve mahkeme masraarı; ve

ayni yardımlar.

19

1.5� Döviz Kurları

Kesin giderin ortaya çıkması ve TL bazında ödenmesi durumunda (veya Euro hariç başka bir para biriminde), farklı para birimlerinde ortaya çıkan gerçek giderlerin Euro'ya çevrilmesi yapılırken, ödeme tarihinde InforEuro'da yayınlanan aylık döviz kuru oranı kullanılmalıdır.

InforEuro oranları aşağıda adresi verilen internet sitesinden bulunabilir:http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/

Hibe faydalanıcıları, sadece tedarikçi, alt-yüklenici, hizmet sağlayıcı gibi proje faaliyetlerine katılım gösteren kişilere proje harcamaları için proje hesabından aktarma yapmalıdır.

Ufak kalemler haricinde nakit ödemelerden kaçınılmalıdır.

1.6 Proje Muhasebesi ile teknik ve mali kontroller

Daha önce de belirtildiği üzere, Hibe Faydalanıcıları sözleşme ile ilgili tüm belge ve kayıtları nihai ödemeyi takiben beş yıl boyunca ve €60,000 geçmeyen hibeler için de üç yıl boyunca tutmak zorundadır. Devam eden bir denetim, doğrulama, şikayet, dava veya alacak takibi olması durumunda ise bu süre konu çözülene kadardır (Ek II Madde 16.7).

Aşağıda belirtilen destekleyici tüm belgelerin hem aslı hem de elektronik formatlı halleri mevcut olmalıdır (Ek II Madde 16.8).

Masraarın, mümkün olan en geniş şekilde Euro bazında yapılması önerilmektedir. Bu da döviz kuru dalgalanmalarına bağlı risklerin asgariye indirgenmesini sağlayacak ve mali raporların

hazırlanmasını kolaylaştıracaktır. KTt, Euro olarak harcama yapılmasına ve faturaların Euro olarak kesilmesine izin vermektedir. Bir faturanın Euro olarak hazırlandığı durumda,

bu miktara karşılık gelen TL değer de belgede belirtilmelidir.


Proje Faaliyeti

Anketler/Çalışmalar/Stratejiler

Yayınlar

Örnek belge

Örnek anketler (uygulanabildiği yerde ham veriler ile) Raporlar (uygulanabildiği yerde ekler ve ham veriler ile) Stratejiler (uygulanabildiği yerde ekler ve ham veriler ile)

Yayın kopyaları (kitaplar, stratejiler, bültenler, kitapçıklar, broşürler, el broşürleri, el ilanları, posterler, aşler vb..)

20

1.6.1 Muhasebe Gereklilikleri

Hibe Faydalanıcısının, uygun muhasebe ve çift girişli muhasebe sistemi kullanarak projenin uygulanmasına dair doğru ve düzenli mali hesapları tutması gerekmektedir. Bu sistem, Kıbrıs'ın kuzeyinde yürürlükte olan muhasebe ve defter tutma politikaları ve kurallarına göre çalıştırılmalıdır.

Proje ile bağlantılı hesaplar ve masraarın kolayca tanımlanabilmesi ve doğrulanabilmesi gerekmektedir. Bunu yapabilmek için ayrı hesaplar kullanılabilir veya faaliyet ile ilgili yapılan harcamanın Faydalanıcının muhasebe ve defter tutma sistemlerinde kolayca tanımlanabilir ve izlenebilir olması sağlanabilir. Araç kiti içerisinde işe yarayacak diğer şablonlar ile birlikte excel tablosu şeklinde basit bir hesap defterinin bir örneği mevcuttur.

Mali Rapor, düzgün ve kolayca Hibe Faydalanıcısının muhasebe ve defter tutma sistemine uyumlaştırılmalıdır. Bu amaç doğrultusunda, uygun mutabakatlar, destekleyici çizelgeler, analizler ve denetim ve doğrulama için detaylar hazırlanmalı ve tutulmalıdır.

Önemli bir konu da, hibe miktarının resmi hesaplara nasıl girileceğidir. Genel muhasebe kuralları altında, bunu yapmanın iki yolu vardır:

Gelir olarak kaydetmek, böylece gelir vergisi haline gelecektir. Kamu makamları bu yöntemi

kullanmaktadır; ve

Hibeyi şirket sermayesi içerisine özel fon olarak dahil etmek. Bu durumda, hibe değerine karşılık

makine ve ekipman satın alımı amortize edilemeyebilir.

1.6.2 Teknik Belgeler

Her satın alma için hazırlanacak ihale ile ilgili belgelerden ayrı olarak, Hibe Faydalanıcısı faaliyetlerin düzgün bir şekilde uygulanmasını, hizmet/malzemelerin ulaştırılmasını ve sonuçları kanıtlayan teknik proje belgelerini sunmak zorundadır.

Bazı proje faaliyetlerine ait belge ve ilgili materyallerin örnekleri aşağıdaki Tabloda verilmiştir:

Hibe faydalanıcıları, ilgili tüm proje faaliyetleri için teknik belge hazırlamalı

ve bunları düzgün bir şekilde kayıt altına almalıdır.


21

Proje Faaliyeti

Seminerler, konferanslar, iş toplantıları

Eğitimin detaylı bir açıklaması- eğitim modülleri, konu başına eğitim saati, yöntemler vb.

Eğitim programı Katılımcıların listesi/katılım kağıtları Eğitmenler/konuşmacıların listesi Geri bildirim değerlendirme anketleri Eğitim değerlendirme raporu Fotoğraar

Eğitim

Tüm katılımcılar için uçak bileti ve biniş kartları Program/gündem Kayıt masraarı Çalışma ziyareti raporu Fotoğraar

Çalışma ziyaretleri

Danışmanlık Hizmetleri

İş Tanımı Uzmanların öz geçmişleri Zaman çizelgeleri Faaliyet raporları Çıktı kopyaları

Görünürlük faaliyeti (proje kapanış töreni gibi)

Program/gündem Konuşmacıların listesi Gazete haberleri, fotoğraar

Görünürlük faaliyeti (basın konferansı gibi)

Program/gündem Davetlilerin ve katılımcıların listesi Dağıtılan notlar Gazete haberleri, fotoğraar

Örnek belge

Program/gündem Sunum listesi/konferans raporları Notlar Katılımcıların listesi Konuşmacıların listesi Tutanaklar (mümkün ise) Gazete haberleri, fotoğraar Geri bildirim anketleri (mümkün ise)


22

1.6.3� Mali Belgeler

Destekleyici kanıtın ne şekilde olacağı harcamanın tipi ve yapısı ile bağlı olduğu faaliyet veya işleme dayanmaktadır. Genel olarak aşağıdakiler göz önünde bulundurulmalıdır:

Faturalar ve makbuzlar Hibe Faydalanıcısı adına ve tercihen aynı para biriminde olması

gerekmektedir ve bu aynı para birimi de mali raporda olmalıdır. Farklı para birimlerinin olduğu

durumlarda, miktarların doğru sütunda belirtilmesi gerekmektedir;

Bir fatura veya makbuz tercihen birden fazla değil de sadece bir bütçe satırı için olması

gerekmektedir;

Belgeler, KDV hariç olmalıdır veya KDV miktarı belirtilmelidir;

Hibe sözleşmesi Ek III (Faaliyet Bütçesi) içerisinde verilen bütçe satırı sayısı, her belgede

belirtilmelidir; ve

Karmaşık proje dosyalarında, her bütçe satırı için makbuz/fatura listesi sunulmalıdır.

Mali belgelerin, teknik belgelere uygun olması zorunludur.

Aşağıdaki tablo, Hibe Faydalanıcılarının bir izleme ziyareti ve/veya denetim olması durumunda tutması ve sunması gereken ana destekleyici belgeleri özetlemektedir (bkz. Ek II Madde 16.9).

Harcama Belgeler

Tüm harcamalar Fatura ve makbuz gibi satın alımın kanıtı. Banka dekontları, cari bildirimler, sözleşme tarafı ile yapılan

anlaşmanın/hesap kapatmanın kanıtı gibi ödeme kanıtları. Onaylanmış raporlar, seminerler, konferanslar ve eğitim kurslarına katılıma

ait kanıtlar (elde edilen belgeler ve materyaller, katılımcı listeleri, sertikalar) gibi hizmet sunumuna ait kanıtlar.

Büyük defter, yardımcı defter ve maaş hesapları, sabit varlık sicilleri ve diğer ilgili muhasebe bilgileri dahil Hibe Faydalanıcısına ait muhasebe kayıtları (bilgisayar ortamında veya yazılı)

Vergiler ve/veya ödenen KDV'nin geri iade alınamayacağını gösteren kanıt.

Ek – belli bütçe başlıklarına özel

İnsan Kaynakları İş tanımları ve iş duyuruları (uygun ise) Personel ve maaş kayıtları/sözleşmeler Maaş beyanları Aylık bordrolar (personel ve/veya tüm proje ile ilgili olan uzman ve Hibe

Faydalanıcı tarafından imzalanmış) Banka ekstreleri /ödeme dekontları Harcırah hesap defteri Tüm uzmanların özgeçmişleri Belirli bir süre için işe alınan yerel personel için, yapılan ödemelerin

detayları, yerel olarak sorumlu olan kişi tarafından gerektiği şekilde doğrulanmış, brüt maaşa indirgenmiş, sosyal sigorta ücretleri, gelir vergisi, sigorta ve net maaş.

Yabancı personel için, personel analizleri ve esas işin günlük/aylık harcama detayları, çalışılan zamanın doğrulanabilir bloğu için birim yat üzerinden değerlendirme ve brüt maaşa indirgeme, sosyal sigorta ücretleri, gelir vergisi, sigorta ve net maaş.


23

Seyahat Toplu taşıma: ulaşım biletleri (havayolu ile seyahat edilmesi durumunda uçuş kartları dahil)

Kiralanmış seyahat: aracın kiralanmasıyla ilgili faaliyetler, tedarikçiden alınacak fatura, seyahat edilen yerler.

Yakıt/araç masraarı: tahsis edilen her bir araç için kayıt defteri sağlanması. Gidilen mesafelerin özet bir listesi, kullanılan araçlarda ortalama yakıt tüketimi, yakıt tüketimi ve bakım giderlerine dair belgeli kanıtlar vb..

Alt-yüklenici tedarikçiler, hizmetler

İlanlar, İhale Bildirimleri. Satın alma belgeleri, ihale davetiyeleri, ihaleye katılanlardan alınan teklier

ve değerlendirme raporları gibi ihale usullerine ait kanıtlar. Sözleşme ve sipariş formları gibi taahhüt kanıtları. Onaylanmış raporların kanıtı. Tedarikçilerden alınacak teslimat kağıtları gibi malların alındığına dair

kanıt. Kabul sertikaları gibi işlerin tamamlandığını gösteren kanıt. Menşei Sertikası veya tedarikçilerden alınacak bir sertika (beyan).

1.7� Ödeme usulleri

1.7.1 Genel ilkeler

Ödeme usulleri ve buna bağlı gereklilikler, Sözleşme içerisinde Özel Koşullar Madde 4 ve 7 ile Ek II Madde 15 içerisinde belirtilmiştir.

Sözleşme Makamı, projenin süresi ve büyüklüğüne göre aşağıdaki iki ödeme usulü seçeneğinden birini seçip hibeyi ödeyecektir: (i) projenin 12 ay veya daha az sürdüğü veya Sözleşme Makamı tarafından sağlanan nansmanın €100,000'yu aşmadığı durumda, toplam hibe miktarının %60'ı olarak avans ödeme (ön nansman) yapılır ve geriye kalan %40'lık miktar da nihai raporun onaylanmasından sonra ödenecektir; ve (ii) projenin 12 aydan fazla sürdüğü ve Sözleşme Makamı tarafından sağlanan nansmanın €100,000 üstü olması durumunda, Özel Koşullar Madde 4'deki hükümler uygulanır ve Özel Koşullar Madde 4'deki hükümler de takip edilir (onaylanmamış ihtiyat akçeleri hariç). Geri kalan ödemeler normal durumlarda, Özel Koşullar Madde 3.2'de (onaylanmamış ihtiyat akçeleri hariç) belirtilen uygun maliyetlerin yüzdeliğini uygulayarak Sözleşme Makamı tarafından nanse edilen faaliyetin birbirini takip eden on iki aylık uygulama dönemi için Faydalanıcının nansman ihtiyaçlarının bir bölümünü karşılayacak şekilde tasarlanmaktadır. Geriye kalan bakiyenin aşağıda da gösterildiği üzere, nihai raporun Sözleşme Makamı tarafından onaylanmasından sonra 45 gün içerisinde ödenmesi gerekmektedir.

Örnek: Toplam proje bütçesi: €250,000, AB katkısı (hibe) : %50, veya €125,000.

Örnek 1: Proje süresi: 12 ay veya daha az veya Sözleşme Makamı tarafından sağlanan nansman da €100,000'yu geçmiyor. Ön nansman: Hibenin %60'ı (€125,000 x 0.60) = €75,000Nihai ödeme: Hibenin %40'ı (€125,000 x 0.40) = €50,000

Örnek 2: Proje süresi: 18 ay, ilk 12 ay için yapılan tahmin €200,000, ve sonraki 6 ay için €50,000 Ön nansman: ilk yıldaki uygun maliyetlerin %60'ı (€200,000 x 0.50 x 0.60) = €60,000Ara ödeme: takip eden her yıl için uygun maliyetlerin %60'ı (€50,000 x 0.50 x 0.60) = €15,000Nihai ödeme: nihai hibe miktarı bakiyesi (€125,000 - €60,000 – €15,000) = €50,000.


24

Sözleşme Makamı belirtilen ödeme süreleri geçtikten sonra ödeme yaparsa (Ek II Madde 15.4 ve 15.5), Ek II 15.6'da belirtilen gecikme faizini ödemekle yükümlüdür.

1.7.2� Başlangıç ön-nansman gereklilikleri:

Başlangıçta ön nansman talebinde bulunabilmek için aşağıdaki koşulların yerine getirilmesi zorunludur:

1. Özel Koşullar Madde 3.1'de açıklandığı şekilde toplam uygun maliyetlerin %60'ı sözleşme altına

alınmış olmalıdır. Bu miktara, insan kaynakları, mal alımı ve hizmet sözleşmeleri dahil tüm

doğrudan bütçe masraarı dahildir,

2. Mal alımı/hizmetler/insan kaynakları için imzalanan sözleşme(ler),

3. Ara Satın alma Raporu (bkz. Ek X),

4. Standart ödeme talebi (bkz. Ek V),

5. Sözleşme Makamı tarafından kabul edilen bir bankadan alınacak banka teminat mektubu (Ek VII)

(Ek II Madde 15.8 belirtildiği üzere sadece €60,000 üstünde hibe alan teşebbüsler için geçerlidir).

Başlangıç ön nansman ödemesinin, Sözleşme Makamına ödeme talebi gelmesinden sonra 30 gün içerisinde yapılması gerekir (Ek II Madde 15.4).

1.7.3� Ara Ödeme(ler)

Proje süresinin 12 aydan uzun olması ve verilen hibenin €100,000'den fazla olması durumunda, başlangıç ön nansman ödemesi sonrasında, on iki aylık bir süreyi kapsayan raporlama dönemi için, ödeme talebi ile (Ek V) ve sonraki raporlama dönemi için tahmini bütçesi ile ara raporun sunulması (Ek VI) ile ara ödeme yapılabilir.

Daha önce yapılan ödemenin %70'inin gerçekten harcanması durumunda (Özel Koşullar Madde 7.2.4 ve Ek II Madde 15.1) on iki aylık raporlama dönemi sona ermeden önce Hibe Faydalanıcısı ara ödeme için uygun olarak kabul edilebilir.

Ek ön nansman ödemeleri, Sözleşme Makamı tarafından ödeme talebinin alınmasından sonra 60 gün içerisinde yapılır (Ek II Madde 15.4).

Sözleşme Makamı tarafından nanse edilen gerçekten ortaya çıkan masraarın bir kısmı (özel Koşullar Madde 3.2'de belirtilen yüzdelik uygulanarak), ara raporla ve uygun olduğu durumlarda Madde 15.6'da belirtilen gider doğrulama raporu ile aynı doğrultuda, bir önce yapılan ödemenin en az %70'ini oluşturuyor ise ek ön nansman verilebilir. Raporların Madde 2'ye uygun olarak sunulması fakat bir önceki ön nansman harcamasının %70'den az olması durumunda, yeni ön nansman ödemesi, %70 eşiği ile gerçekte bir önceki ön nansmandan harcanan miktar arasındaki farka denk gelen miktar kadar azaltılır.

Sözleşme altında yapılan toplam ön nansman miktarı, Özel Koşullar Madde 3.2'de belirtilen miktarın %90'ını geçemez.

1.7.4� Nihai Ödeme

Nihai ödeme, Sözleşme Makamının nihai anlatım raporu ve mali raporu onaylaması ve Ödeme Talebinin alınmasından sonraki 60 gün içerisinde yapılır. Nihai rapor, proje uygulama süresi sona erdikten sonra en geç 90 gün içerisinde sunulmalıdır.


25

2. SATIN ALMA KURALLARI VE USULLERİ

Kısım 1'de belirtilen hibe sözleşmesine ait

yasal yükümlülüklere ek olarak, Hibe

Faydalan ıc ı s ı , tüm AB fonlar ın ın

Sözleşmenin Ek IV'ünde detaylandırılan

genel satın alma ilkeleri ve özel kurallara

göre harcanmasını sağlamalıdır.

Hibe sözleşmesinin EK IV'ünde belirtilen satın alma usulleri ve belli kurallar ile ilgili muhtemel yanlış anlamaları ortadan k a l d ı r m a k a m a c ı y l a , H i b e Faydalanıcılarının bu Kısım'da belirtilen satın alma usullerini ve PMU'dan temin edilebilen Pratik Rehber (PRAG)'de yayınlanan modellere dayanan, ihale şablonlar ını takip etmesi ş iddet le önerilmektedir.

Bu teklif çağrısı altında inşaat işlerine izin verilmediğinden dolayı, KOBİ III hibe programı altında fon kullanımı, mallar ve hizmetlerin satın alınması ile ilgilidir.

Bu nedenle de KOBİ hibe programına uygulanan iki tip sözleşme vardır: “Mal Alımı” sözleşmeleri: ekipman, makine, materyallerin tedarik edilmesi (mümkün olduğu

durumlarda montajı) veya kiralanması; ve “Hizmet” sözleşmeleri: eğitim ve danışmanlık hizmetleri, etkinlikler ve konferansların

organizasyonu, vs.

KOBİ hibe programı için satın alma, malların ve hizmetlerin zamanında elde edilmesini sağlarken aynı zamanda aşağıdaki konuları da içermelidir:

hibe projenizin hedeeri; rekabet üzerinden adalet, bütünlük, şeffaık ve hesap verebilirlik; ekonomi ve etkinlik; teknik şartnameler/iş tanımlarına uygunluk, ve mal alımı konusunda, ihalenin idari ve teknik açıdan uygun en düşük ücreti teklif eden tarafa

verilmesi önerilmektedir.

“Hibe Faydalanıcıları tarafından yapılacak satın alma” veya ikincil

satın almaya özel terminoloji

Satın alma veya ihale usulleri: AB kural ve usulleri

doğrultusunda Hibe Faydalanıcısı tarafından mal veya

hizmet alımlarının zamanında temin edilmesi.

İkincil satın alma için Sözleşme Makamı: Hibe

Faydalanıcısı.

İhale Katılımcısı: Hibe Faydalanıcısının açtığı bir

ihale faaliyetiyle ilgilenen ve buna yönelik adım atan

tüzel kişi.

Sözleşme: Satın alma faaliyetlerinin bir sonucu olarak

Hibe Faydalanıcısı tarafından verilen insan

kaynakları, mal alımı ve hizmet sözleşmeleri. “Hibe

Sözleşmesi” ile karıştırılmamalıdır.

Yüklenici veya alt-yüklenici: tedarik ve/veya hizmet

sunan tüzel kişi.

AB satın alma usullerine uygunluğu sağlamak adına, ihaleyi açmadan önce PMU'ya tavsiye için başvurmanız ve standart şablonları temin etmeniz önerilmektedir.

2.1 İnsan Kaynakları

Sözleşmenin insan kaynakları içermesi (proje yöneticisi/koordinatör) ve Bütçede detaylandırılmış, görevlendirilecek insan kaynaklarının hali hazırda mevcut bir personel ise veya şirket dışından istihdam edilmesi durumuna bağlı olarak, proje yöneticisi, faaliyetin uygulanmasına başlandığı gün faaliyetleri başlatabilir (Özel Koşullar Madde 2.2).


26

Proje yöneticisinin dışarıdan istihdam edilmesinin zorunlu olduğu durumda, pozisyonla ilgili ilan verilmesinden sonra şeffaf bir seçim süreci ile gerçekleştirilmelidir. Bu noktada, iş tanımı yapılmalı, iş, yerel medyada duyurulmalı ve gelen tüm öz geçmişler, daha önceden tasarlanan değerlendirme çizelgesine göre değerlendirilmelidir. Her bir başvuru sahibine sorulacak aynı sorularla gerçekleştirilecek mülakatlar genel anlamda daha önceden değerlendirme yapılıp kısa listeye kalan adaylarla gerçekleştirilir.

Günlük zaman çizelgeleri (bkz. Araç Kiti), sözleşme bünyesinde nanse edilen tüm insan kaynakları için tutulmalıdır.

2.2� Satın alma Planı

Sözleşmenin imzalanması ile birlikte, her Faydalanıcı güncellenmiş bir satın alma planı hazırlamalı (Araç kiti içerisinde verilen şablona göre) ve ihale hazırlığı, ihalenin açılması, teklierin alınması, teklierin açılması, teklierin değerlendirilmesi, değerlendirme raporu hazırlanması ve onayı, sözleşmenin imzalanması, malların/hizmetlerin sunumu ve geçici kabul tarihi ile her bir tarihi belirtecek şekilde tüm ihaleler için PMU'ya sunmalıdır.

�PMU ve/veya Sözleşme Makamı, tüm uluslararası ihale değerlendirmelerine katılacağından ve diğer kişiler arasından rastgele gözlemciler olabileceğinden dolayı, Faydalanıcı, uygulamanın ikinci ayında detaylı satınalma planını sunmalı ve ihaleler açılmadan en az bir hafta önce her bir ihalenin açılma tarihinden önce PMU'yu bilgilendirmelidir.

Araç kitinde bulunan satın alma plan şablonu, Hibe Faydalanıcısı tarafından doldurulmalı ve projenin uygulanma döneminin ilk iki ayı içerisinde PMU'ya gönderilmelidir. İhale planları şunları kapsamaktadır:

İhalelerin listesi İhale türleri (Mal alımı, Hizmetler) Usuller (Tek teklif satın alma prosedürü, Rekabetçi Pazarlık usulü, Yerel Açık İhale, Uluslararası

Açık İhale) İhalenin açılması, başlaması, değerlendirilmesi, sözleşme imzalanması, sunulması ve geçici

kabul tarihleri.

2.3� İyi Satın alma İlkeleri

Her bir satın alma prosedüründe ihale kuralları tam anlamıyla takip edilmesi gerekmektedir. İyi bir ihale olması için aşağıdaki ilkeler göz önünde bulundurulmalıdır:

Şeffaıko İhale ile ilgili tüm bilgi ve belgelerin, ihale dosyası içerisinde yayınlanması gerekmektedir o İhale dosyasının dağıtımı ve müteakip yazışmalar olası teklif verenlerle aynı zamanda

gerçekleştirilmelidir.

Ayrımcılık Olmamasıo Ürünler, hizmetler, tedarikçiler, sözleşme taraarı ve hizmet sağlayıcıları arasında milliyetleri

bakımından ayrımcılık olmamalıdır. o Öte yandan, teknik dayanaklara bağlı olarak veya kalite ve/veya güvenlik faktörlerinden dolayı

diskaliye edilme söz konusu olabilir fakat bunlar tarafsız şekilde değerlendirilmelidir.

Adil rekabet/ Çıkar çatışmasını engellemeko Rekabetin olmaması için güçlü ve tarafsız bir neden olmadıktan sonra, ihaleyi kazanma

noktasında her zaman rekabet olmalıdır. o Sözleşme yapma prosedürlerinde kesin veya muhtemel katılımcılarla yapılacak konuşmalarda

rekabeti bozacak unsurlar olmamalıdır. Bu da, teklif veren herkese ihaleyi kazanmak adına kendi


teklierini yapmaları için aynı bilgi ve olanakların verilmesi gerektiği anlamına gelmektedir. o Bir projenin hazırlanması veya ihalenin taslağının hazırlanmasına katılım gösteren rma veya

uzmanların yaptıkları hazırlık çalışmalarından dolayı ihale katılmalarına izin verilmemelidir, aksi halde bu durum haksız rekabeti ortaya çıkaracaktır.

o Kısıtlamalar ayrıca bir isteklinin veya yüklenicinin tarafsız ve adil profesyonel görüş verebilme kapasitesini etkileyen veya Hibe Faydalanıcısının çıkarlarına öncelik vermesini engelleyen aile ve/veya iş bağlantılarını içerir. Bu kısıtlamalar ayrıca isteklinin veya yüklenicinin alt yüklenicilerini ve çalışanlarını da içermektedir. Genel olarak, satın alma işlemleri sırasında çıkar çatışması söz konusu olduğunda ihale sözleşmeleri isteklilere verilemez.

o Değerlendirmeyi yapan herkes (ve gözlemciler), çıkar çatışmasına sahip olmamalıdır. İhale değerlendirmesindeki her bir katılımcı, Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalamak durumundadır.

Açık Teknik özelliklero Satın alanın gerekliliklerini tam anlamıyla bilmeden, ihaleye teklif veren kişiler etkin bir şekilde

rekabet edemez. o Gerekliliklerin özellikleri, kabul gören teknik özelliklere ve gerekli olduğu durumlarda kalite

güvence standartlarına uygun belgelendirmeler ile atıfta bulunmalıdır.

Etkili tanıtım (duyuru)o En iyi olası ihale katılımcıları, ihaleler ile ilgili gereklilikleri öğrenemezse, hiç bir ihale süreci

başarılı olamaz. Etkili tanıtım, bu bilginin yayılmasını sağlayacaktır. o Sözleşmenin kazanılmasıyla ilgili karar detaylarının yayınlanması da gereklidir.o İhale katılımcılarının beceri ve etkinliklerini iyileştirmek adına, talep edenlere, teklif vermek için

neden seçildikleri veya seçilmedikleri veya sözleşme yapmaya neden hak kazandıkları veya kazanmadıkları konularında bilgi verilmelidir.

o İhale bildirimlerinin yayınlanması için, AB görünürlük kılavuzu takip edilmelidir (Bknz. AB İletişim ve Görünürlük Kılavuzu).

Yeterli Süreo Bir diğer önemli ilke de teklif verecek olan taraara alıcının gerekliliklerini açıklayan duyuruya

ilgilerini yansıtmak, teklif vermek için katılım davetine cevap vermek ve teklierini hazırlamak ve sunmak için yeterli zaman vermektir.

o AB PRAG altında, örneğin yerel açık ihalelerde (Kıbrıs'ın kuzey kesiminde duyurulan ihaleler) duyurunun yayınlanması ve teklierin sunulması için son tarih arasında en az 30 gün gereklidir. Uluslararası mal alım ihalelerinde 30 günlük ön duyuru süresini takiben en az 60 günlük başvuru süresi gereklidir.

İlgili, tarafsız kriterlerin kullanımıo Uygun olmayan adayların elenmesi, ihaleyi kazanma prosedürü için katılımcıların seçimi ve

Teklif(ler) temelinde sözleşme yapmaya hak kazanmak ile ilgili kullanılan seçim kriterleri (ekonomik ve mali kapasite; profesyonel kapasite; ve teknik kapasite) hem tarafsız hem de gerekliliklere uygun olması gerekmektedir.

o Bu gereklilikler “İş Tanımında” (hizmet sözleşmeleri durumunda) veya “Teknik Şartnamelerde” (mal alım sözleşmeleri durumunda) tanımlanmıştır.

o Değerlendirme kriterleri, ihale dosyası içerisine dahil edilmelidir.

Paranın Satın alabileceği en iyi değero Avrupalı vergi mükelleerinden gelen fonları en verimli şekilde kullanmanın bir zorunluluk

olduğu unutulmamalıdır. Sözleşmenin kazanılması için gerekli ilgili objektif kriterlerin, minimum kalite gerekliliklerini karşılayacağını garanti edecek şekilde maliyete karşı kaliteyi ölçecek kapasiteyi içermesi çok önemlidir, ve ancak bu koşul karşılandıktan sonra en ucuz teklif dikkate alınır.

27


Satın alma eşiklerine dikkat edilmesio Aşağıda belirtilen eşiklerden kaçınmak adına sözleşmeler yapay bir şekilde bölünmemelidir.

(örneğin, €100,000 - €300,000 arasında bir miktarda mal alım sözleşmesi için yerel açık ihale usulleri)

Orantılılıko Tedarikçi için gerekli özellikler ve teknik özelliklerdeki gereklilikler sözleşmenin konusuyla

bariz bağlantılı ve orantılı olmalıdır. Dayatılan gereklilikler satın almanın amacına ulaşması için hem uygun olmalı hem de gerekli olmalıdır. Eğer birçok alternatif var ise, seçilen alternatif tedarikçiler için en az zahmetli olan olmalıdır. Diğer yandan da, adil rekabet engellenmemelidir, kısıtlanmamalıdır veya bozulmamalıdır. Üçten daha az aday veya ihale katılımcısına dayanan kapalı, pazarlık usulü, ya da kısıtlı satın alma usulleri prensipte makul miktarlarla sınırlı olmalı yada aksi takdirde gerekçelendirilmelidir.

2.4� Temel Satın alma Kuralları

Her zaman için iyi satın alma ilkelerine uyma gerekliliğinin yanında, sözleşmelerin yapılması ile ilgili sıkı kurallar da vardır. Bu kurallar, uygun, nitelikli sözleşme tarafının tarafsız, tamamen şeffaf bir şekilde kamu fonlarının kullanılması için seçilmesini sağlamaktadır.

28

2.4.1� Uygunluk Kriterleri ve Diğer Gereklilikler

2.4.1.1� Milliyet Kuralı�

İhaleye katılım, bireysel olan veya Avrupa Birliği'nin bir Üye Devletinde kurulan veya KOBİ hibe sözleşmesinin nanse edildiği Kıbrıs Türk toplumunun ekonomik kalkınması için AB destek programı enstrümanına uygulanabilen özel enstrümanlara sahip ve/veya bu enstrümanlara izin veren bir ülke veya bölgede kurulan grup (konsorsiyum) veya ihale katılımcılarından oluşan tüm tüzel kişilere açıktır. Tüm malı alımı ve hizmetlerin, bu ülkelerin bir veya birden fazlasından gelmesi gerekmektedir. Katılım aynı zamanda uluslararası kurumlara da açıktır.

İhale katılımcıları, ihale içerisinde hangi ülkeden olduklarını gösteren, kendi mevzuatlarına ait bir kanıtı sunmak zorundadır.

Bu kural, ihale prosedürlerinde yer alan hizmet sağlayıcılarının önerdiği uzmanlara veya hibe tarafından nanse edilen hizmet sözleşmelerine uygulanmaz.

2.4.1.2� Menşei Kuralı

Bir ürün, hiç bir üretim sürecinin olmadığı bir ülkeden olamaz. Öte yandan, üretimin yapıldığı ülke her zaman için menşei ülkesi değildir. Ayrıca, menşei ülkesi de her zaman malların gönderildiği ve tedarik edildiği ülke de değildir. Sadece bir üretim ülkesi olduğu durumda, nihai ürünün menşei kolayca belirlenir. Buna karşın, ürünlerin üretiminde birden fazla ülkenin dahil olması durumunda, nihai malların hangi ülke menşeine sahip olduğunu belirlemek gerekmektedir.

3KOBİ'lere 3. Teklif Çağrısı Hibe Programı altındaki Hibe Faydalanıcılarının satın alacakları tüm mal ve malzemelerin menşesi aşağıdaki ülkelerden olmalıdır:

Avrupa Birliği'nin bir üye ülkesi, ya da Avrupa Ekonomik Bölgesinin AB üyesi olmayan ülkeleri, ya da Avrupa Birliği'ne katılmak için aday ülkeler, ya da Yardımlarına karşılıklı erişimin sağlandığı diğer ülkeler

Sözleşme Makamı, mal alımı veya hizmet sözleşmesi prosedürüne bağlı olarak, Hibe Faydalanıcılarının AB ihale şablonlarını kullanmalarını önermektedir. Bu şablonlar,

PMU'dan temin edilebilir.


2.4.2� İhale dışı kalma nedenleri

Aşağıdaki durumlarda adaylar veya ihaleye teklif sunanlar, ihalede dışı kalacaktır:1. İas etmiş veya tasye olmuş, faaliyetleri mahkeme tarafından incelenen, alacaklılar ile anlaşması

olan, iş faaliyetleri askıya alınan, bu konularla ilgili soruşturmaya tabi tutulan, veya yerel mevzuat veya tüzüklere göre benzer prosedürlere bağlı benzer durumlarda olmak;

2. Kişilerin veya temsil, karar verme veya idare yetkisi olanların, kesin hüküm gücü olan bir yetkili makamın yargısı ile profesyonel faaliyetlerinde suç işlediklerine karar verilmesi;

3. Faydalanıcı(lar)ın doğrulayabileceği herhangi bir yoldan kanıtlanmış ciddi mesleki yanlış veya davranış suçundan dolayı mahkum olmuş kişiler;

4. Faydalanıcının yer aldığı ülkenin veya sözleşmenin uygulanacağı ülkenin veya kuruldukları ülkenin yasal hükümlerine uygun olarak sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmemiş olan kişiler;

5. Kuruldukları ülkenin veya Sözleşme Makamının veya sözleşmenin uygulandığı ülkenin yasal hükümlerine uygun olarak sosyal sigorta ödemeleri veya vergi ödemelerine bağlı yükümlülüklerine uymamak;

6. Kesin hüküm olma gücü olan bir yargı ile kişilerin veya temsil, karar verme veya idare yetkisi olanların dolandırıcılık, yolsuzluk, suçlu bir kuruma dahil olmak, para aklama veya AB mali çıkarlarına zarar verecek başka bir yasa dışı faaliyette bulunması;

7. Pratik Rehberin (PRAG) Bölüm 2.3.4'ünde bahsi geçen idari cezalara mevcut durumda tabi tutulmuş olanlar

Adaylar veya ihale katılımcılarının, yukarıda belirtilen durumlardan biri içerisinde olmadıklarını belgelerle kanıtlaması gerekmektedir.

2.4.3� İhale kazanma dışında tutulmak

İhale süreci içerisinde aşağıdaki durumları gösteren adaylar veya ihale katılımcıları ile sözleşme yapılamaz:(a) Çıkar çatışmasında olanlar; ve(b) Sözleşme prosedürüne katılma koşulu olarak Faydalanıcı tarafından talep edilen bilgileri gerçeğe

aykırı şekilde sunmak veya bu bilgileri sunmamak.

2.4.4� Çıkar Çatışması

Her ihale prosedüründe AB satın alma kurallarının kesin bir şekilde takip edilmesi gerekmektedir. Adil rekabet/çıkar çatışmasını engelleme ile ilgili satın alma ilkesi, kabul edilebilir bir ihale ortaya çıkarmak adına göz önünde bulundurulmalıdır (bkz. Hibe sözleşmesi Ek II Madde 4).

Sözleşme yapma prosedürleri içerisinde kesin veya olası katılımcılarla yapılacak görülmelerde rekabeti bozacak unsurlar olmamalıdır. Böylelikle ihaleye teklif verecek tüm taraara ihaleyi kazanmak için teklif sunmaları adına aynı bilgilerin ve aynı olanakların sunulması gerekmektedir. Bir projenin hazırlanması veya ihalenin taslağının hazırlanmasına katılım gösteren uzmanların (veya şirketlerin) yaptıkları hazırlık çalışmalarından dolayı ihale katılmalarına izin verilmemelidir, aksi halde bu durum haksız rekabeti ortaya çıkaracaktır. İhale katılımcısının veya yüklenicisinin tarafsız ve yansız profesyonel düşünce sunmasını veya her an için, Hibe Faydalanıcısının çıkarlarına öncelik vermesini engelleyecek Hibe Faydalanıcı ile aile ve/veya iş bağlantısı olanlar da sınırlandırmalar arasındadır. Bu sınırlandırmalar aynı zamanda alt-yüklenicilere ve ihale katılımcısı veya yüklenicinin çalışanlarına da uygulanır. Sonuç olarak, ihale süresince çıkar çatışmasına maruz kalmış ihale katılımcıları ile sözleşme yapılmaz.

29

Olası bir çıkar çatışması şüphesi duyulduğunda PMU'ya danışın. Aksi durumda, uygun olmayan harcamalar ortaya çıkabilir.


2.4.5� Sözleşmenin verilmesi ilkeleri

Mal alımı ihalelerinde, sözleşme, şeffaık, potansiyel yüklenicilere adil rekabet ve çıkar çatışması olmamasına özen gösterme ilkeleri doğrultusunda idari, teknik ve mali uygunluğa sahip en düşük tekli veren ile yapılmalıdır.

Hizmet ihalesinde ise, kalite/yat oranına bakılarak teknik ve ekonomik anlamda en avantajlı teklif ile sözleşme yapılır.

2.4.6� Geçmişe Dönük sözleşme verilmemesi

Sözleşmeler, son imza sahibinin imza attığı tarihten itibaren yürürlüğe girmiş olarak kabul edilir. Hiç bir koşul altında, sözleşmeler veya sözleşme zeyilnameleri geriye dönük olarak yapılmaz (ör. faaliyet dönemi sonunda). Bu da, ödemelerin etkilenmeyeceğini ve sözleşmenin ve/veya zeyilnamenin imzalanmasından önce hizmet veya malların sunulmayacağını anlatmaktadır. Tüm sözleşmelerin, sözleşme taraarının imza attıkları kesin tarihleri göstermesi gerekmektedir.

2.4.7� Görünürlük

Hibe Faydalanıcıları ve mal ve hizmet al-yüklenicileri, Avrupa Birliği görünürlüğünü sağlamak için gerekli önemleri alması gerekmektedir. Bu önlemler, aşağıdaki bağlantıda bulabileceğiniz AB İletişim Ve Görünürlük Kılavuzundaki kurallar doğrultusunda olmalıdır: https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en

Uyulması gereken görünürlük kuralları ve ilkeleri hakkında daha fazla bilgi sahibi olmak isterseniz Kılavuzun Kısım 4'üne bakabilirsiniz.

30

Hibe faydalanıcılarının her zaman için yayınlamadan önce taslak görünürlük materyallerini PMU'ya gönderip yorum almaları gerekmektedir. Hazırlanan materyallerin AB görünürlük

kılavuzlarına uygun olmaması durumunda, harcamalar geçersiz olarak addedilebilir.

2.4.8� İdari ve mali cezalar

Yanlış beyanda bulunan, ciddi hatalar yapan, usulsüzlük veya dolandırıcılığa adı karışan adaylar, ihaleye teklif sunanlar ve başvuru sahipleri, yüklenici veya faydalanıcı ile yüzleştiği bir süreç sonrasında ihlalin yapıldığı tarihten itibaren AB tarafından nanse edilen tüm ihale prosedürlerine katılmaktan maksimum beş yıllık bir süre için men edilebilir. Bu tarihten itibaren aynı suçun tekrarlanması halinde bu süre 10 yıla kadar çıkabilir (bkz. PRAG Bölüm 2.3.4).

Yanlış beyanda bulunan veya ciddi hatalar yapan veya usulsüzlük veya dolandırıcılığa adı karışan ihaleye teklif sunanlar, adaylar veya başvuru sahipleri aynı zamanda yapılan sözleşmenin toplam tahmini değerinin %2 ve %10 arasında maddi cezaya da tabi tutulabilir. Cezanın yüzdeliğine, orantılılık ilkesi doğrultusunda karar verilecektir. Sözleşme imzalama sürecinin ciddi hatalar, usulsüzlük veya yolsuzluk barındırdığı kanıtlanır ise, Sözleşme Makamı (ikincil satın alma olması durumunda Faydalanıcı), prosedürü askıya almak zorundadır ve ihalenin iptali dahil gerekli olan tüm önemleri alabilir. İhaleyi kazanan belirlendikten sonra, ihaleyi verme prosedürü veya sözleşmenin ifasının ciddi hatalar, usulsüzlükler veya yolsuzluklara tabi olduğu durumlarda, Sözleşme Makamı, prosedürde gelinen noktaya göre, sözleşmenin yapılmasından kaçabilir veya sözleşmenin ifasını askıya alabilir veya uygun olan durumlarda sözleşmeyi iptal edebilir. Bu hata, usulsüzlük veya yolsuzlukların Faydalanıcı veya yükleniciden kaynaklı olması halinde ise, Avrupa Komisyonu ödemeleri yapmayı reddedebilir, yapılan ödeme miktarlarını geri alabilir veya yapılan hatanın, usulsüzlüğün veya yolsuzluğun ciddiyet orantısına bağlı olarak yüklenici veya Faydalanıcı ile yapılan tüm sözleşmeleri iptal edebilir.


2.5� KOBİ Gelişimi hibe sözleşmeleri için İhale Prosedürleri

Tüm sözleşme türleri için standart satın alma prosedürlerinin uygulanmasına dair kurallar, hibe sözleşmesinin Ek IV'ü içerisinde verilmiştir ve aynı zamanda da bu Kısım altında açıklanmıştır.

Genel prosedürler aşağıdaki tabloda özetlenmiştir.

31

Mal Sözleşmeleri Hizmet Sözleşmeleri

Sözleşmeler ≤ €60,000Tek teklif üzerinden pazarlık usulü

Sözleşmeler ≤ €60,000Tek teklif üzerinden pazarlık usulü

€60,000-€100,000 arasındaRekabetçi pazarlık usulü

(Faydalanıcı en az üç tedarikçiden teklif talep eder)

€60,000- €300,000 arasındaRekabetçi pazarlık usulü

(Faydalanıcı en az üç hizmet sağlayıcısından ihale tekli talep eder)

€100,000 - €300,000 arasındaYerel açık ihale prosedürü

Sözleşmeler ≥ €300,000Uluslararası kısıtlı ihale prosedürü

(KOBİ hibe programı III için uygulanmaz)

Sözleşmeler ≥ €300,000Uluslararası açık ihale prosedürü

PMU, tüm uluslararası ihalelerin değerlendirme süreçlerine ve gözlemci olarak da rastgele seçilen ihale prosedürlerine katılacaktır.

2.5� Mal alım satın alma Prosedürleri

2.5.1� Temel İlkeler

Mal alım sözleşmelerine aşağıdaki genel ilkeler uygulanmaktadır:

1. Tüm satın alma prosedürü boyunca aynı standart belgeler kullanılmalıdır. 2. Satın alma prosedürünün tüm aşamaları kayıt altına alınmalıdır ve ihale katılıcılarıyla yapılan tüm

yazışmaların yazılı olması gerekmektedir.3. Hibe Faydalanıcısı her zaman için atılan her adım ve verilen her karar için yazılı dayanak sunmaya

hazır olmalıdır.4. Verilen kararlar ve ihale süreci içerisinde bu kararları alan kişiler kayıt altına alınmalıdır.

Doğrudan satın alma prosedürleri için, yapılacak olan kayıtlar Hibe Faydalanıcısının proje yöneticisi (koordinatör) veya Faydalanıcının diğer temsilcileri tarafından hazırlanarak dosyaya not olarak düşülmelidir. İhale dosyasının hazırlandığı prosedürlerde, resmi değerlendirme komitesinin oluşturulması (başkan, sekreter, oy verme hakkına sahip tek sayıda üye- minimum 3) ve değerlendirme raporunun hazırlanması gerekmektedir.


32

5. İhale değerlendirmesini etkileyen tüm koşulların (gerekli belgeler, uygunluk kriterleri, değerlendirme kriterler vb.) ihale dosyasında belirtilmesi gerekmektedir. İhale tekli sunulmadan önce teklif verenlere beyan edilmeyen kriterler, değerlendirme esnasında göz önünde bulundurulamaz.

6. Hibe Faydalanıcısı, asgari muhtemel teklif sayısı ile ihale prosedürlerini tamamlamalıdır. Farklı tedarikçilerden satın alınabilen mallar, farklı lotlar halinde tek bir ihale içinde satın alınabilirler. Takip edilecek ihale prosedürü, ihalenin toplam değerine bağlıdır.

7. Hibe Faydalanıcısı, ilgili satın alma prosedürü için yapay ihale yaratmak adına malları bölemez.8. Değerine bakılmazsınız menşei kuralı tüm mallara uygulanır.9. Birim yatı €5,000 üstü olan ekipmanın tüm parçaları için, malların menşei ülkesinin yetkili

makamları tarafından düzenlenecek ve ilgili Topluluk mevzuatında belirtilen kurallara uyan resmi bir Menşei Sertikası sunulmalıdır. Birim yatı €5,000'den az veya eşit olan ekipmanın tüm parçaları için, tedarikçinin menşei beyanı sunması gerekmektedir.(veya Menşei Sertikası)

10. İhale ve sözleşmelerde yatlar Türk Lirası (TL) olarak düzenlenebilir. Buna karşın, döviz kurunda yaşanabilecek dalgalanmalara bağlı riskleri asgari düzeye indirmek ve raporlama kolaylığı sağlamak amacıyla, para birimi olan Euro'nun kullanılması şiddetle önerilmektedir.

11. Mal alımı ihalelerinde tek kazanma kriteri yattır. Sözleşmenin idari, teknik ve mali anlamda uygun en düşük yatlı teklife verilmesi zorunludur.

2.5.2� Sözleşme Değeri ve farklı satın alma prosedürleri

Bütçe miktarına bağlı olarak mal alımı için dört farklı satın alma prosedürü vardır: €300,000 ve üstü değeri olan malların tedariki için, uluslararası açık ihale prosedürü takip edilmelidir ve

bu nedenle de ihale ön duyurusunun çeşitli internet sitelerinde yayınlanması, bilinen günlük bir gazetede ve çeşitli internet sitelerinde ihale bildiriminin yayınlanması ve bir ihale dosyası öngörülmektedir.

€100,000 ve €300,000 arasındaki malların tedariki için, ihalenin yayınlanması (bilinen günlük bir gazetede ve çeşitli internet sitelerinde) ve ihale dosyasının hazırlanmasında sonra ülke bazında yayınlanacak (=Kıbrıs'da yapılacak açık ihale) yerel açık ihale prosedürü takip edilmelidir.

€60,000 ve €100,000 arasındaki malların tedariki için, her hangi bir yayın yapmadan rekabetçi pazarlık usulü takip edilmelidir.

€60,000 ve altındaki malların tedariki için her hangi bir yayın yapmadan doğrudan pazarlık usulü takip edilmelidir.

Hangi usul seçilirse seçilsin, Hibe Faydalanıcısının tüm gerekli idari, teknik ve mali şartnameleri sunan en düşük yatlı teklif sahibi ile sözleşme imzalaması gerekmektedir. Şeffaık ve potansiyel yüklenicilere karşı eşit davranma prensiplerine uygun olarak, çıkar çatışmasının çıkmaması için gereken özen gösterilmelidir.

Detaylı bilgi, örnekler ve mal alım ihalesi süreçleri için boş şablonlar PMU'dan temin edilebilir.

Sözleşme Değeri KOBİ Gelişim Hibe Programı Prosedürü

€60,000 ve daha az değeri olan mal alım sözleşmeleri

Hibe Faydalanıcısı, uygun tek bir teklifüzerinden doğrudan bir sözleşme yapabilir. Rekabet ve paranın değeri açısından, en az iki teklin alınması önerilmektedir.

€60,000'dan fazla €100,000 altı değeri olan mal alım sözleşmeleri

Rekabetçi pazarlık usulü, duyuru yapılmadan.Hibe Faydalanıcısı ( =Sözleşme Makamı) en az 3 hizmet sağlayıcısından teklieri alır.

€100,000 ve €300,000 arasında değeri olan mal alım sözleşmeleri

Açık ihale prosedürü- yerel günlük bir gazetede, PMU internet sitesinde ve Ticaret Odası ve Sanayi Odası internet sitelerinde de yayınlanır.

€300,000 ve üstü değeri olan mal alım sözleşmeleri

Uluslararası açık ihale prosedürü (ihale ön duyurusu yayınlandıktan sonra)


33

Sözleşme değerine dayalı farklı mal alım sözleşmesi türleri için satın alma süreçlerine genel bir bakış aşağıda verilmiştir.

Tedarik Sözleşmesi Değeri

Sözleşme değeri

≤ €60,000

Sözleşme değeri > €60,000 ile < €100,000

Sözleşme değeri

≤ €100,000 ile < €300,000

Sözleşme değeri €300,000 ve üstü

Teknik Şartnameler Hazırla.

Potansiyel tedarikçi(ler)i seçme nedenlerini yazılı olarak hazırla.


Malların farklı tedarikçilerden tedarik edilmesinin zorunlu olduğu hallerde, Lotlar belirle.

Basitleştirilmiş ihale belgelerini hazırla.

İhale dosyasını kontrol etmesi için PMU'ya gönder.


Malların farklı tedarikçilerden tedarik edilmesinin zorunlu olduğu hallerde, lotlar belirle.

İhale dosyasını hazırla.

İhale Türkçe yapılıyorsa, ihale bildiriminin İngilizce olarak da hazırlanması gerekir.

İhale dosyasını kontrol etmesi için PMU'ya gönder.


Malların farklı tedarikçilerden tedarik edilmesinin zorunlu olduğu hallerde, Lotlar belirle.

İhale dili İngilizce olur ve kontrol etmesi için PMU'ya gönder.

İhale ön duyurusunu hazırla (İngilizce).

Taslak ihale dosyasını kontrol etmesi için PMU'ya gönder.

Haz

ırlı

k A

şam

ası

Davet mektubu ve teknik şartnameleri ekleyin, rekabet ve paranın değerini sağlamak için tercihen birden fazla tedarikçiden teklif talep edin.

Davet mektubu ve basitleştirilmiş ihale belgelerini ekleyin, en az üç tedarikçiden teklif talep edin.

Teklierin verilmesi için en az 30 takvim günü verin.

Ulusal bir gazeteye reklam verin ve ilgili tüm internet sitelerinde yayınlayın (ör: AB proje internet sitesi, Ticaret Odası, Sanayi Odası, kendi internet siteniz).

Teklierin verilmesi için en az 30 takvim günü verin.

İhale ön duyurusunu PMU'nun da onayını alarak mümkün olan en kısa sürede AB projesi, Ticaret Odası ve Sanayi Odası internet sitelerinde yayınlayın (ihale duyurusu yapılmadan en az 30 gün önce).

Bu arada ihale dosyasını tamamlayın.

İhale dosyasını, çeşitli internet sitelerinde yayınlaması için PMU'ya gönderin. İhale ilanının İngilizce yayın yapan bir gazetede basılması (Hibe Faydalanıcı tarafından) ve PMU, Ticaret Odası, Sanayi Odası internet sitelerinde yayınlanması gerekmektedir.

30 günlük ön duyuru süresi sonrasında teklierin verilmesi için en az 60 gün verin.

Duy

uru

Aşa

mas

ı


34


Tedarik Sözleşmesi Değeri

Sözleşme değeri

≤ €60,000

Sözleşme değeri > €60,000 ile < €100,000

Sözleşme değeri

≤ €100,000 ile < €300,000

Sözleşme değeri €300,000 ve üstü

İhalede teklif verecek kişilere teklierini hazırlamaları için makul süre verin

Teklierin, mühürlü zararı içerisinde verilmesi gerekmektedir.

Değerlendirme komitenizin oluşumunu belirleyin, oy verecek en az 3 üye olmasına dikkat edin.

Teklieri mühürlü zarf içerisinde alın.

Basitleştirilmiş ihale belgelerini hazırla.



Teklif veren her kişiye alındı belgesi verin.

Teklierin alınma sırasına göre numaralanması gerekmektedir.



Teklif veren her kişiye alındı belgesi verin.

Teklierin alınma sırasına göre numaralanması gerekmektedir.

İhal

eyi A

çma

Tek

lif

Değ

erle

ndir

me

Zararı açın ve en düşük uygun teklife ihaleyi verin.

Kararınızı kaydedin. Gizlilik ve tarafsızlık

beyanını imzalayın. Basit bir sözleşme

hazırlayın. İhaleyi alamayan

taraarı yazılı olarak bilgilendirin.

Teklieri değerlendirmek: Zararı açın ve idari

ve teknik uygunlukları kontrol edin.

Teklieri teknik olarak uygun bulunan mali teklieri açın.

En düşük yatlı uygun teklife ihalenin verilmesini önerin.

Değerlendirme raporunu hazırlayın.

Kontrol etmesi için değerlendirme raporunu PMU'ya gönderin.

Sözleşmeyi imzalayın.

İhaleyi alamayan taraarı yazılı olarak bilgilendirin.

Sözleşmenin uygulanmasını idare edin.

Teklieri değerlendirmek: Zararı açın ve idari

ve teknik uygunlukları kontrol edin.








Teklieri değerlendirmek: Teklif verenlerin

katılabileceği bir ihale açılış oturumu düzenleyin.

Zararı açın ve idari ve teknik uygunlukları kontrol edin.








Basitleştirme amaçları bakımından, sadece en olası prosedürler aşağıda açıklanmıştır. Prosedürlerle ilgili ek bilgiye ihtiyaç duyulması halinde, Hibe Faydalanıcılarının, PMU'ya başvurarak muhtemel ihale hatalarını engellemesi gerekmektedir.


35

Bu belge ile birlikte gelen Araç Kiti, teknik şartnamelerin hazırlanması ve Pazar araştırma çalışmasının yapılmasına yönelik daha detaylı bilgiler içermektedir.

2.5.3� €60,000 veya altı değerdeki malların tedariki

Basitleştirilmiş prosedürlere göre, prosedürü tek teklif/ yat tekli (ihaleye katılan tek bir kişi/yükleniciden alınan) ile tamamlamak mümkündür. Buna karşın, rekabeti ve paranın iyi değerini sağlamak adına birden fazla teklif alınması iyi uygulama olduğundan dolayı, tek bir yat tekli ile ihaleyi gerçekleştirmek önerilmemektedir.

İyi satın alma için genel kurallar burada da geçerlidir. Teklif sunması için davet edilen tedarikçilerin bilinen kurumlar olması gerekmektedir. Belirli tedarikçileri davet etmek için verilen kararın dayanağı yazılı olarak kayıt altına alınmalıdır.

€60,000 veya altı bütçe ile malların tedarik edilmesi için önerilen ihale prosedürünün her bir adımının açıklaması aşağıda belirtilmiştir.

Adım 1: � Malların tedarik edilmesi için gerekçe oluşturduğunuz ve ekipman/materyallerin teknik özelliklerini belirttiğiniz proje teklini kontrol edin. Gerekliliklerin yazılı bir şartnamesi –“Teknik Şartnameler”- Hibe Faydalanıcısı tarafından hazırlanmalıdır. Gerekli olan materyal veya malların özellikleri açıklanmalıdır (kalite, performans, kapasite gibi). Teknik şartnamelerde, malların üreticisi veya markasından bahsedilmemelidir. Bu kuralla ilgili istisna yapılmasına sadece ilgili materyallerin marka veya üretici belirtilmeden açıklanmasının mümkün olmadığı durumlarda izin verilmektedir (ve bu durumlarda “veya muadili” ifadesi de eklenmelidir). Fakat yine de malların teknik gerekliliklerini açıklamanız gerekmektedir:

Ne istiyorsunuz? İstediğiniz malların özellikleri nedir (kalite, performans, kapasite gibi)? Malların işletmecileri ve/veya kullanıcıları için eğitim istiyor musunuz? Garanti ve teslimat sonrası servis gereklilikleri vb.

Hibe Faydalanıcısı en azından aşağıdaki belirten yazılı idari gereklilikleri hazırlamalıdır: Malların ne zaman teslim edilmesini istiyorsunuz? Malların nereye teslim edilmesini istiyorsunuz? İstediğiniz malların miktarı nedir?

Adım 2: � Adım 1'de hazırlanan Gereklilikler ve Teknik Şartnameler doğrultusunda teklif vermeleri için bilinen tedarikçi(ler)/yüklenici(ler)yi davet ediniz. Muhtemel tedarikçilerin nasıl seçildiğini açıklayan ve gerekçelerini belirten bir not hazırlayınız.

Adım 3:� Teklieri yazılı olarak alın. Teklierini sunmaları için davet edilen tedarikçilere makul bir süre tanıyın. Yasal anlamda yaptırım yapma gücüne sahip olmak için her şeyin yazılı olması gerekmektedir. Bu süre genellikle iki hafta sürecektir, buna karşın davet edilen tedarikçilerin yakında olması (ve böylece yat teklierini elden getirebilirler), veya standart mal veya IT ekipmanlarının (bilgisayarlar, yazıcılar vb..) “raftan alınırcasına” satın alınması durumunda bu süre kısalabilir.

Adım 4: � Teklieri değerlendirin: Alınan her teklin, düşük değerli sözleşmeler olsa dahi, daha önce hazırladığınız gereklilikler ve Teknik Şartnameler temelinde adil ve tarafsız bir şekilde değerlendirilmesi gerekmektedir. Her teklin analiz edilmesi ve gerekli asgari gereklilikler olan tüm idari gereklilikleri ve teknik şartnameleri karşılaması durumunda “idari ve teknik anlamda uygun” olarak sınıandırılmalıdır. Verilen teklif asgari gerekliliklerden bir tanesine sahip olmaması durumunda, “uygun değildir” şeklinde sınıandırılır. Mal alım sözleşmelerinde, ihaleyi vermek için gerekli tek kriter, uygun teklier arasından en düşük yattır. Gizlilik ve Tarafsızlık beyanını imzalayınız.


36

Adım 5:� İhaleyi vermek: İhale, en düşük yatlı uygun teklife verilecektir. Seçtiğiniz tedarikçi/yüklenici ile bir sözleşme yapmaya karar verdiğinizde, teklif veren diğer taraarı başarılı olmadıklarına dair bilgilendirmeniz gerekmektedir. Yaptığınız işe ilgi duymaları ve teklif sunmalarından ötürü teşekkür edin.

Adım 6: � İmzalandığı zaman sözleşmeyi yönetin. Mallar için, hibe faaliyetinizin diğer bölümleri, yapılacak olan teslimata bağlı ise, ilgili teslimatın talep edilen tarihte olup olmayacağını kontrol etmeniz gerekir. Sözleşme Makamı olarak bu tedarik sözleşmesinde, ihalelerinizden bir tanesi yüzünden olan gecikmeleri yönetmeniz gerekmektedir.

İhale sürecinin her adımı, ufak mallar için bile olsa, kayıt altına alınmalı ve ileride kontrol etme olasılığına karşı bir dosyada saklanmalıdır.

2.5.4� €60,000'den fazla €100,000'den az değerdeki malların tedariki- ilan vermeden rekabetçi pazarlık usulü

Hibe Faydalanıcısı (=Sözleşme Makamı) en az üç tedarikçiyi davet eder (fakat tercihen üçten fazla). Aşağıda mallar için rekabetçi pazarlık usulünün her bir adımının açıklamasını bulabilirsiniz:

Adım 1: � Malların tedarik edilmesi için gerekçe oluşturduğunuz ve ekipman/materyallerin teknik özelliklerini belirttiğiniz proje teklini kontrol edin (Faaliyet Bütçesi- hibe sözleşmesi Ek III'de bulunabilir). Teklierin yapay bir şekilde ihale eşiklerini etkileyecek şekilde bölünmemesi gerektiğini göz önünde bulundurarak PMU'ya danışınız.

Adım 2: � Gerekliliklerin yazılı bir şartnamesi -“Teknik Şartnameler”- Hibe Faydalanıcısı tarafından hazırlanmalıdır. Gerekli olan materyal veya malların özellikleri açıklanmalıdır (kalite, performans, kapasite gibi). Teknik şartnamelerde, malların üreticisi veya markasından bahsedilmemelidir. Bu kuralla ilgili istisna yapılmasına sadece ilgili materyallerin marka veya üretici belirtilmeden açıklanmasının mümkün olmadığı durumlarda izin verilmektedir (ve bu durumlarda “veya muadili” ifadesi de eklenmelidir). Fakat yine de malların teknik gerekliliklerini açıklamanız gerekmektedir:

Ne istiyorsunuz? İstediğiniz malların özellikleri nedir (kalite, performans, kapasite gibi)? Malların işletmecileri ve/veya kullanıcıları için eğitim istiyor musunuz? Garanti ve teslimat sonrası servis gereklilikleri vb.

Adım 3:� Basitleştirilmiş bir ihale dosyası hazırlayın: hazırlayıp gönderdiğiniz dosya, teknik şartnameleri ve teslim edilip kurulmasını istediğiniz malları açıklayan yat listesini içermektedir. İhale dosyanız içerisine aşağıdaki konular dahil edilmelidir:

Davet edilen tedarikçilere talimatlar: İstediğiniz malların miktarı nedir? Malların ne zaman teslim edilmesini istiyorsunuz? Malların nereye teslim edilmesini istiyorsunuz? Menşei Kuralı.

Uygunluk kriterleri Tedarikçilerin sunacağı bilgiler İdari ve teknik uygunluk değerlendirme tabloları Taslak sözleşme Teknik şartnameler Mali teklif planı / açık yat dökümü

İhale dosyası Türkçe olarak hazırlanabilir.

Adım 4: � En az üç bilinen tedarikçi(ler)/yüklenici(ler)i davet edin. Muhtemel tedarikçilerin nasıl seçildiğini açıklayan ve gerekçelerini belirten bir not hazırlayın. Adaylara, ihale dosyası ile


37

birlikte ihaleye davet edildiklerine dair bir mektup gönderilir. Adaylara, davet mektubunun gönderilmesinden sonra teklierini sunmaları için en az 30 gün verilmelidir.

Adım 5:� Teklieri değerlendirin: Alınan her teklin ihale dosyasındaki gereklilikler ve Teknik Şartnameler temelinde adil ve tarafsız bir şekilde değerlendirilmesi gerekmektedir. Alınan teklierin, değerlendirme yapabilecek beceri ve deneyime sahip, oy hakkı bulunan ve üç veya beş üyeden oluşan bir değerlendirme komitesi tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir. Her teklin analiz edilmesi ve gerekli asgari gereklilikler olan tüm idari gereklilikleri ve teknik şartnameleri karşılaması durumunda “idari ve teknik anlamda uygun” olarak sınıandırılmalıdır. Verilen teklin asgari gerekliliklerden bir tanesine sahip olmaması durumunda, “uygun değildir” şeklinde sınıandırılır. Sadece idari ve teknik anlamda uygun bulunan teklier daha sonraki adımlarda değerlendirmeye alınacaktır. Mal alım sözleşmelerinde, ihaleyi vermek için gerekli tek kriter, uygun teklier arasından en düşük yattır.

Adım 6:� İhaleyi vermek: İhale, en düşük yatlı uygun teklife verilecektir. Seçtiğiniz tedarikçi/yüklenici ile bir sözleşme yapmaya karar verdiğinizde, teklif veren diğer taraarı başarılı olmadıklarına dair bilgilendirmeniz gerekmektedir. Yaptığınız işe ilgi duymaları ve teklif sunmalarından ötürü teşekkür edin.

Adım 7:� İmzalandığı zaman sözleşmeyi yönetin. Hibe faaliyetinizin diğer bölümleri, yapılacak olan teslimata bağlı ise, Yüklenicinin zamanında işini yapıp yapmadığından ve sözleşmesine göre ürünleri üretip/teslim ettiğinden emin olmanız gerekmektedir. Sözleşme Makamı olarak Satın alımlarınızdan herhangibiri yüzünden olan gecikmeleri yönetmeniz gerekmektedir.

2.5.5� €100,000'den fazla €300,000'den az değerdeki malların tedariki – yerel açık ihale

€100,000 ve €300,000 arasındaki malların tedarik edilmesi, yerel açık ihale prosedürüne tabidir = Kıbrıs'a açık ihale. “Açık”, halka duyurmak ve uygunluk kriterlerini karşılayan her tedarikçinin teklif sunabileceği anlamına gelmektedir.

İlgili ihale prosedürünün her adımının açıklaması aşağıda verilmiştir:

Adım 1: � Malların tedarik edilmesi için gerekçe oluşturduğunuz ve ekipman/materyallerin teknik özelliklerini belirttiğiniz proje teklini kontrol edin. Malların Lot şeklinde ihale edilebilme olasılığını PMU'ya danışın. Teklierin yapay bir şekilde ihale eşiklerini etkileyecek şekilde bölünmemesi gerektiğini teklif verecek olanlara hatırlatın.

Adım 2: � Gerekliliklerin yazılı bir şartnamesi -“Teknik Şartnameler”- Hibe Faydalanıcısı tarafından hazırlanmalıdır. Gerekli olan materyal veya malların özellikleri açıklanmalıdır (kalite, performans, kapasite gibi). Teknik şartnamelerde, malların üreticisi veya markasından bahsedilmemelidir. Bu kuralla ilgili istisna yapılmasına sadece ilgili materyallerin marka veya üretici belirtilmeden açıklanmasının mümkün olmadığı durumlarda izin verilmektedir (ve bu durumlarda “veya muadili” ifadesi de eklenmelidir). İhale edilecek malların gereklilikleri aşağıdaki şekilde açıklanmalıdır:

Ne istiyorsunuz? İstediğiniz malların özellikleri nedir (kalite, performans, kapasite gibi)? Malların işletmecileri ve/veya kullanıcıları için eğitim istiyor musunuz?

Garanti ve teslimat sonrası servis gereklilikleri vb.

Adım 3:� Bir ihale dosyası hazırlayın: hazırlayıp gönderdiğiniz dosya, teknik şartnameleri ve teslim

edilip kurulmasını istediğiniz malları açıklayan yat listesini içermektedir.


38

Yerel olarak açılan mal alımı ihale dosyası, bir davet mektubu, bir ihale dosyası ve bir ihale bildirimini içerir: Davet mektubu İhale dosyası

o Bölüm A: İhaleye katılacaklara talimatlaro Bölüm B: Taslak sözleşme ve Ekler dahil Özel Koşullar

Ek I: Mal alım sözleşmeleri için Genel Koşullar Ek II: Teknik Şartname Ek III: Teknik teklif Ek IV: Bütçe dökümü Ek V: Formlar

o Bölüm C: Diğer Bilgiler Sözlük İdari uygunluk tablosu Değerlendirme tablosu

o Bölüm D: Mal alım Sözleşmesi için Teklif Formu Teklif Verenin Beyanı (ları)

Mal alımı İhale Bildirimi ve Kısa İhale Bildirimi (=reklam)

İhale dosyası Türkçe dilinde hazırlanabilir. İhale dosyalarının kontrol edilmesi için PMU'ya gönderilmesi gerekmektedir, böylelikle de önemli sorunlar olmadan ihale başlatılabilecektir. Bu nedenle, ihale dosyaları ve reklam verme, tekli sunma vs. için son tarihlerde PMU'nun yapacağı kontrollerin süresini de göz önünde bulundurun.

Adım 4:� Mallar için kısa bir ihale bildirimi hazırlayın (=yerel açık ihale için reklam). Reklamı geniş kitlelere ulaşan günlük bir gazeteye verin. Buna ek olarak, aynı reklam metnini ilgili AB proje sitesinde (www.tcceconomicdevelopment.eu) yayınlanması için PMU'ya gönderin. Kurumunuzun kendi internet sitesi olması durumunda, orada da yayınlanması gerekmektedir. Teklif vereceklerin teklierini sunmaları için makul bir süre tanıyın: gazetede basılma ve programın internet sitesinde yayınlanma tarihi ile teklierin sunulması için son tarih arasında en az 30 takvim günü.

İhaleye teklif verecek olan taraar, ihale belgelerini internet sitesinden/sitelerinden indirmeyi tercih edebilir fakat aynı zaman da bildiriniz karşısında basılı kopya olarak da belgeleri talep edebilir. Belgeleri basılı kopya olarak talep etmeleri halinde, ihale dosyasının kendilerine gönderilmesi gerekmektedir. İhaleye teklif verecek taraarın iletişim detaylarını sorunuz.

Bir veya birden fazla teklif veren tarafın sorduğu sorular sonrasında düzeltmeler veya eklemeler yapmanız durumunda, bu açıklamaları internet sitesinde veya yazılı olarak teklif sunacak herkese vermelisiniz. Teklif sunacaklara verilen nihai bilgiler ve teklif sunmak için son tarih arasında minimum 11 gün bırakılmalıdır.

Adım 5:� İhale açılış oturumu: Alınan tüm teklierin, açık bir ihale açılış oturumunda açılması zorunludur. Genellikle, gazetede yayınlanan ihale bildirimi ve ihale dosyasında da belirtildiği üzere, teklierin sunulması için son gün olan tarihten hemen sonra yapılır (tarih ve saat).

İhale açılış oturumu kamusal bir oturumdur (katılım, ihaleye teklif veren şirketlerin temsilcileri ile sınırlıdır. Temsilciler ihale açma oturumuna katılabilir fakat teklif değerlendirme oturumuna katılmazlar) ve aşağıdakiler açıklanmalıdır:

Teklif verenlerin isimleri Teklif yatları Yazılı geri çekilmeler Teklif teminatının varlığı (talep edildiyse) Eğer uygunsa, indirimler


39

Değerlendirme Komitesi, bu toplantının tutanaklarını kaydeder ve talebe bağlı olarak sunar.

Adım 6:� Teklieri değerlendirin: teklieri karşılaştırın ve idari ve teknik anlamda uygun, en düşük yatı veren teklife ihaleyi verin. Alınan teklierin Değerlendirme Komitesi tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir.

Değerlendirme Komitesi: teklier açılır ve Sözleşme Makamı tarafından atanan Değerlendirme Komitesi tarafından değerlendirir. Değerlendirme Komitesi, oy hakkı bulunmayan bir Başkan, oy hakkı bulunmayan bir Sekreter ve oy hakkı bulunan tek sayıda üyeden oluşur (mal alım ihaleleri için minimum üç). Oy veren üyelerin, verilen teklieri idari, teknik ve mali yönlerden değerlendirmek için gerekli olan beceri ve deneyimi olmalıdır. Daha önce belirtilen değerlendirme kriterlerini kullanarak teklieri ne şekilde değerlendirdiklerini ve ihaleyi verdikleri teklif sahibini seçme nedenlerini kayıt altına almalıdırlar. İhale açılış oturumu dışında, Değerlendirme Komitesinin tüm incelemeleri gizlidir.

Değerlendirme sürecinin aşamaları:

1. Teklierin alınması ve kaydedilmesi: teklierin alındığı tarih ve saat kaydedilmelidir.

2. Kamuya açık bir İhale açılış oturumu (bkz. yukarıdaki “Adım 5”).

3. Teklierin değerlendirilmesi: Bölüm A: Teklierin idari uygunluğunun değerlendirilmesi (bkz. “İdari uygunluk

tablosu”: teklif verenin uyruğu ? Belgeler tamam mı? istenilen dil kullanıldı mı? teklif sunma formu tam mı? teklif verenin beyanı imzalandı mı? vb.

Teklieri açıklama isteyen taraarla yazılı olarak iletişime geçmek ve makul bir süre içerisinde yazılı olarak cevap verme olanağını sunmak gerekli olabilir. Açıklama soruları, yapılan tekli iyileştirmemelidir – örneğin, İhale teklinde önceden verilenin yerine yeni bir ekipmanın sunulması.

Bölüm B: Seçme ve kazanma kriteri- asgari kapasite düzeyleri: (a) Ekonomik & mali kapasite, (b) Profesyonel kapasite, ve (c) ihale dosyasında belirtildiği doğrultuda adayın veya teklif verenin teknik kapasitesi, teknik değerlendirmeye başlamadan kontrol edilmelidir (Bölüm C). Tüm asgari gereklilikleri karşılayan teklif sahipleri bu aşamayı geçer ve bir sonraki değerlendirme için kabul edilir, diğer uygun olmayan teklier bu aşamada dışarıda bırakılır.

Bölüm C: Teknik değerlendirme – idari şartlara (Bölüm A) ve minimum kapasite düzeylerine (Bölüm B) uygun olarak kabul edilen teklier, teknik olarak uygun veya uygun değildir şeklinde sınıandırılır (bkz. “teknik değerlendirme tablosu”): tüm teknik şartnamelere uyuyor mu? İstenildiği gibi yardımcı hizmetler var mı? vs. Bir teklin teknik anlamda uygun olmadığına dair kararların açık bir şekilde değerlendirme raporunda dayanaklarla açıklanması gerekmektedir.

4. Mali değerlendirme: teknik anlamda uygun bulunan teklierin, aritmetik hatalar bakımından mali olarak da kontrol edilmesi gerekmektedir (teklifte verilen birim yat, göz önünde bulundurulacak yattır). Çeşitli lotlar varsa, mali teklier her bir lot için karşılaştırılır. Mali değerlendirme ile nihai indirimler de göz önünde bulundurularak, her bir lot için en iyi mali teklif (teknik anlamda uygun en ucuz) belirlenmelidir

5. Tedarikçi seçimi: tek kazanma kriteri yattır. En başarılı teklif sahibi, en düşük yatı veren, “idari ve teknik anlamda uygun” olarak sınıandırılan kişidir.

6. Değerlendirme Komitesinin Kararları: Komite, ihaleyi kazanana vermeyi veya ihale prosedürünü iptal etmeyi önerebilir. Tüm süreci detaylı bir şekilde aktaran bir değerlendirme raporu yazılacaktır ( bkz. “Değerlendirme Raporu”). Değerlendirme


40

Raporu hazırlandıktan sonra, kontrol edilmesi için PMU'ya gönderilmelidir. PMU'den raporun gelmesinden sonra, herhangi bir yorum var ise, değerlendirme yeniden gözden geçirilmelidir.

7. İhalenin verilmesi: İhale, en düşük yatı veren, uygun teklif sahibine verilecektir. Seçtiğiniz tedarikçi/yüklenici ile bir sözleşme yapmaya karar verdiğinizde, teklif veren diğer taraarı başarılı olmadıklarına dair bilgilendirmeniz gerekmektedir. Yaptığınız işe ilgi duymaları ve teklif sunmalarından ötürü teşekkür edin.

İhale Dosyasının bir parçası olan taslak sözleşme, sözleşme hazırlanırken bir model olarak kullanılabilir. Sözleşme imzalandıktan sonra, Hibe Faydalanıcısı (Sözleşme Makamı) ihaleyi kazanma bildirimi hazırlar ve PMU'ya gönderir. PMU ihale prosedürünün sonuçlarını, AB proje internet sitesinde yayınlayacaktır.

8. İmzalandığı zaman sözleşmeyi yönetin. Hibe faaliyetinizin diğer bölümleri, yapılacak olan teslimata bağlı ise, Yüklenicinin zamanında işini yapıp yapmadığından ve sözleşmesine göre ürünleri üretip/teslim ettiğinden emin olmanız gerekmektedir. Sözleşme Makamı olarak ihalelerinizden herhangi biri yüzünden olan gecikmeleri yönetmeniz gerekmektedir.

İhale dosyasında kullanılan dil ile ilgili not:Yerel olarak yapılan açık ihalelerde Türkçe dilinin kullanımı kabul edilir. Buna karşın, Türkçe'nin kullanılmadığı bir şirketten talep gelmesi halinde, ihale dosyası İngilizce olarak da sunulmalıdır. İhale dosyalarının İngilizce olarak hazırlanmasının tüm sorumluluğu Hibe Faydalanıcısına aittir.

2.5.6� €300,000'dan fazla bütçeli malların tedariki- uluslararası açık ihale

€300,000'in üstündeki malların tedarikinde uluslararası açık ihale prosedürü kullanılır. “Açık”, geçerli bir ülkeden uygunluk kriterlerini yerine getiren tedarikçilerin teklif sunabileceğini anlatmaktadır.

Uluslararası açık ihale prosedüründe kullanılan dilin İNGİLİZCE olduğunu unutmayın. Tüm ihale dosyaları İngilizce olarak hazırlanmalı ve süreç ile ilgili tüm yazışmalar İngilizce yapılmalıdır.

Yerel açık mal alımı ihale dosyası gibi, uluslararası mal alımı ihale dosyasında da, bir davet mektubu, bir ihale dosyası ve bir ihale bildirimi vardır fakat uluslararası açık ihale sürecinde ek olarak, belirtilen konuyla ilgili ihalenin yakın zamanda başlatılacağını (ihale ilanının verildiği tarih itibariyle 30 günden az olmayacak) gösteren reklam anlamına gelen “Ön Duyuru” adımı vardır.

İlgili ihale sürecine ait adımların açıklamaları aşağıda verilmiştir:

Adım 1: � Malların tedarik edilmesi için gerekçe oluşturduğunuz ve ekipman/materyallerin teknik özelliklerini belirttiğiniz proje teklini kontrol edin. Malların Lot şeklinde ihale edilebilme olasılığını PMU'ya danışın. İhalelerin yapay bir şekilde ihale eşiklerini etkileyecek şekilde bölünmemesi gerektiğini unutmayın.

Adım 2: Gerekliliklerin yazılı bir şartnamesi -“Teknik Şartnameler”- Hibe Faydalanıcısı tarafından hazırlanmalıdır. Gerekli olan materyal veya malların özellikleri açıklanmalıdır (kalite, performans, kapasite gibi). Teknik şartnamelerde, malların üreticisi veya markasından bahsedilmemelidir. Bu kuralla ilgili istisna yapılmasına sadece ilgili materyallerin marka veya üretici belirtilmeden açıklanmasının mümkün olmadığı durumlarda izin verilmektedir (ve bu durumlarda “veya muadili” ifadesi de eklenmelidir). İhale edilecek malların gereklilikleri aşağıdaki şekilde açıklanmalıdır:


41

Ne istiyorsunuz? İstediğiniz malların özellikleri nedir (kalite, performans, kapasite gibi)? Malların işletmecileri ve/veya kullanıcıları için eğitim istiyor musunuz?

Garanti ve teslimat sonrası servis gereklilikleri vb..

Adım 3: � “Bireysel Mal Alım Sözleşmesi Ön Duyurusu” ilgili AB projesinin internet sitesinde

(www.tcceconomicdevelopment.eu), Ticaret Odası ve Sanayi Odası ve Faydalanıcının eğer

var ise kendi internet sitesinde, ilgili ihale bildirimi yayınlandıktan minimum 30 gün önce,

yayınlanmalıdır. Bireysel sözleşme ön duyurusu, konu, içerik (belirli özellikler), ilgili

sözleşmenin değer ve usulü ile ilgili kısaca göstermelidir.

Adım 4:� İngilizce bir ihale dosyası hazırlayın: hazırlayıp gönderdiğiniz dosya, teknik şartnameleri ve teslim edilip kurulmasını istediğiniz malları açıklayan yat listesini içermektedir.

� Uluslararası olarak açılan mal alım ihale dosyası, bir ön duyuru, bir davet mektubu, bir ihale dosyası ve bir ihale bildirimini içerir:

İhale ön duyurusu Davet mektubu İhale dosyası

o Bölüm A: İhaleye katılacaklara talimatlaro Bölüm B: Taslak sözleşme ve Ekler dahil Özel Koşullar

Ek I: Mal alım sözleşmeleri için Genel Koşullar Ek II: Teknik Şartnameler Ek III: Teknik teklif Ek IV: Bütçe dökümü Ek V: Formlar

o Bölüm C: Diğer Bilgiler Sözlük İdari uygunluk tablosu Değerlendirme tablosu

o Bölüm D: Mal Alım Sözleşmesi için Teklif Formu Teklif Verenin Beyanı (ları)

Mal Alımı İhale Bildirimi ve Kısa İhale Bildirimi (=reklam)

İhale dosyası İngilizce hazırlanmalıdır. İhale dosyalarının kontrol edilmesi için PMU'ya gönderilmesi gerekmektedir. Bu nedenle, ihale dosyaları ve reklam verme, tekli sunma vs. için son tarihlerde PMU'nun yapacağı kontrollerin süresini de göz önünde bulundurun.

Adım 5:� Mallar için kısa bir ihale bildirimi hazırlayın (=uluslararası açık ihale için reklam). Reklamı İngilizce dilinde basılıp geniş kitlelere ulaşan günlük bir gazeteye verin. Buna ek olarak, aynı reklam metnini ilgili AB proje sitesinde ( ), www.tcceconomicdevelopment.euTicaret Odası ve Sanayi Odası'nın internet sitelerinde yayınlanması için PMU'ya gönderin. Kurumunuzun kendi internet sitesi olması durumunda, orada da yayınlanması gerekmektedir. Teklif vereceklerin teklierini sunmaları için makul bir süre tanıyın: gazetede basılma ve programın internet sitesinde yayınlanma tarihi ile teklierin sunulması için son tarih arasında en az 60 takvim günü.

İhaleye teklif verecek olan taraar, ihale belgelerini internet sitesinden/sitelerinden indirmeyi tercih edebilir fakat aynı zaman da bildiriniz karşısında basılı kopya olarak da belgeleri talep edebilir. Belgeleri basılı kopya olarak talep etmeleri halinde, ihale dosyasının kendilerine gönderilmesi gerekmektedir. İhaleye teklif verecek taraarın iletişim detaylarını sorunuz.


42

Bir veya birden fazla teklif veren tarafın sorduğu sorular sonrasında düzeltmeler veya eklemeler yapmanız durumunda, bu açıklamaları internet sitesinde veya yazılı olarak teklif sunacak herkese vermelisiniz. Teklif sunacaklara verilen nihai bilgiler ve teklif sunmak için son tarih arasında minimum 11 gün bırakılmalıdır.

Adım 6:� İhale açılış oturumu: Alınan tüm teklierin, açık bir ihale açılış oturumunda açılması zorunludur. Genellikle, gazetede yayınlanan ihale bildirimi ve ihale dosyasında da belirtildiği üzere, teklierin sunulması için son gün olan tarihten hemen sonra yapılır (tarih ve saat).

İhale açılış oturumu kamusal bir oturumdur (katılım, ihaleye teklif veren şirketlerin temsilcileri ile sınırlıdır. Temsilciler ihale açılış oturumuna katılabilir fakat teklif değerlendirme oturumuna katılmazlar) ve aşağıdakiler açıklanmalıdır:

Teklif verenlerin isimleri Teklif yatları Yazılı geri çekilmeler Teklif teminatının varlığı (talep edildiyse) Uygun ise, indirimler

� Değerlendirme Komitesi, bu toplantının tutanaklarını kaydeder ve talebe bağlı olarak sunar.

Adım 7:� Teklieri değerlendirin: teklieri karşılaştırın ve idari ve teknik anlamda uygun, en düşük yatı veren teklife ihaleyi verin. Alınan teklierin Değerlendirme Komitesi tarafından değerlendirilmesi gerekmektedir.

Değerlendirme Komitesi: teklier açılır ve Sözleşme Makamı tarafından atanan Değerlendirme Komitesi tarafından değerlendirir. Değerlendirme Komitesi, oy hakkı bulunmayan bir Başkan, oy hakkı bulunmayan bir Sekreter ve oy hakkı bulunan tek sayıda üyeden oluşur (tedarik ihaleleri için minimum üç). Oy veren üyelerin, verilen teklieri idari, teknik ve mali yönlerden değerlendirmek için gerekli olan beceri ve deneyimi olmalıdır. Daha önce belirtilen değerlendirme kriterlerini kullanarak teklieri ne şekilde değerlendirdiklerini ve ihaleyi verdikleri teklif sahibini seçme nedenlerini kayıt altına almalıdırlar. İhale açılış oturumu dışında, Değerlendirme Komitesinin tüm incelemeleri gizlidir.

Değerlendirme sürecinin aşamaları:

1. Teklierin alınması ve kaydedilmesi: teklierin alındığı tarih ve saat kaydedilmelidir.

2. Kamuya açık bir İhale açılış oturumu (bkz. yukarıdaki “Adım 6”).

3. Teklierin değerlendirilmesi: Bölüm A: Teklierin idari uygunluğunun değerlendirilmesi (bkz. “İdari uygunluk

çizelgesi”: teklif verenin uyruğu ? Belgeler tamam mı? istenilen dil kullanıldı mı? teklif sunma formu tam mı? teklif verenin beyanı imzalandı mı? vb..Teklieri açıklama isteyen taraarla yazılı olarak iletişime geçmek ve makul bir süre içerisinde yazılı olarak cevap verme olanağını sunmak gerekli olabilir. Açıklama soruları, yapılan tekli iyileştirmemelidir – örneğin. İhale teklinde önceden verilenin yerine yeni bir ekipman.

Bölüm B: Seçme ve kazanma kriteri- asgari kapasite düzeyleri: (a) Ekonomik & mali kapasite, (b) Profesyonel kapasite, ve (c) ihale dosyasında belirtildiği doğrultuda adayın veya teklif verenin teknik kapasitesi, teknik değerlendirmeye başlamadan kontrol edilmelidir (Bölüm C). Tüm asgari gereklilikleri karşılayan teklif sahipleri bu aşamayı geçer ve bir sonraki değerlendirme için kabul edilir, diğer uygun olmayan teklier bu aşamada dışarıda bırakılır.


43

Bölüm C: Teknik değerlendirme – idari şartlara (Bölüm A) ve minimum kapasite düzeylerine (Bölüm B) uygun olarak kabul edilen teklier, teknik olarak uygun veya uygun değildir şeklinde sınıandırılır (bkz. “teknik değerlendirme çizelgesi”): tüm teknik şartnamelere uyuyor mu? İstenildiği gibi yardımcı hizmetler var mı? vs. Bir teklin teknik anlamda uygun olmadığına dair kararların açık bir şekilde değerlendirme raporunda gerekçelerle açıklanması gerekmektedir.

4. Mali değerlendirme: teknik anlamda uygun bulunan teklierin, aritmetik hatalar bakımından mali olarak da kontrol edilmesi gerekmektedir (teklifte verilen birim yat, göz önünde bulundurulacak yattır). Çeşitli lotlar varsa, mali teklier her bir lot için karşılaştırılır. Mali değerlendirme ile nihai indirimler de göz önünde bulundurularak, her bir parti için en iyi mali teklif belirlenmelidir (teknik anlamda uygun en ucuz).

5. Tedarikçi seçimi: tek kazanma kriteri yattır. En başarılı teklif sahibi, en düşük yatı veren, “idari ve teknik anlamda uygun” olarak sınıandırılan kişidir.

6. Değerlendirme Komitesinin Kararları: Komite, ihaleyi kazanana vermeyi veya ihale prosedürünü iptal etmeyi önerebilir. Tüm süreci detaylı bir şekilde aktaran bir değerlendirme raporu yazılacaktır ( bkz. “Değerlendirme Raporu”). Değerlendirme Raporu hazırlandıktan sonra, kontrol edilmesi için PMU'ya gönderilmelidir.

7. İhalenin verilmesi: İhale, en düşük yatı veren, uygun teklif sahibine verilecektir. Seçtiğiniz tedarikçi/yüklenici ile bir sözleşme yapmaya karar verdiğinizde, teklif veren diğer taraarı başarılı olmadıklarına dair bilgilendirmeniz gerekmektedir. Yaptığınız işe ilgi duymaları ve teklif sunmalarından ötürü teşekkür edin.

İhale Dosyasının bir parçası olan taslak sözleşme, sözleşme hazırlanırken bir model olarak kullanılabilir. Sözleşme imzalandıktan sonra, Hibe Faydalanıcısı (Sözleşme Makamı) ihaleyi kazanma bildirimi hazırlar ve PMU'ya gönderir. PMU ihale prosedürünün sonuçlarını, AB proje internet sitesinde yayınlayacaktır.

İmzalandığı zaman sözleşmeyi yönetin. Hibe faaliyetinizin diğer bölümleri, yapılacak olan teslimata bağlı ise, Yüklenicinin zamanında işini yapıp yapmadığından ve sözleşmesine göre ürünleri üretip/teslim ettiğinden emin olmanız gerekmektedir. Sözleşme Makamı olarak ihalelerinizden herhangibiri yüzünden olan gecikmeleri yönetmeniz gerekmektedir

2.6� Hizmetler için Satın Alma Prosedürleri

2.6.1� Temel İlkeler

Aşağıdaki genel ilkeler hizmet sözleşmelerine uygulanır:

1. Tüm satın alma prosedürü boyunca standart belgeler kullanılmalıdır.2. Satın alma prosedürünün tüm aşamaları kayıt altına alınmalı ve teklif veren taraarla

yapılan tüm yazışmalar yazılı olarak tutulmalıdır.3. Hibe Faydalanıcısının, her zaman için atılan her adım ve verilen her karar için yazılı

gerekçe sunmaya hazır olması gerekmektedir.4. Hibe Faydalanıcısı ilgili satın alma prosedürü içerisinde yapay şekilde ihaleler yaratmak

adına hizmetleri bölemez.5. İhale süreci içerisinde verilen kararlar ve bu kararları alan kişiler kayıt altına alınmalıdır.

Doğrudan satın alma prosedürleri için (€60,000 veya daha az), yapılacak olan kayıtlar Hibe Faydalanıcısının proje yöneticisi (koordinatör) veya Faydalanıcının diğer temsilcileri tarafından hazırlanacak dosyaya not olarak düşülmelidir. İhale dosyasının hazırlandığı prosedürlerde, resmi değerlendirme komitesinin oluşturulması (oy verme hakkı olmayan bir başkan ve sekreter, oy verme hakkına sahip tek sayıda üye- minimum 3) ve değerlendirme raporunun hazırlanması gerekmektedir.


44

6. İhale değerlendirmesini etkileyen tüm koşulların (gerekli belgeler, uygunluk kriterleri, değerlendirme kriterler vb.) ihale dosyasında belirtilmesi gerekmektedir. İhale tekli sunulmadan önce teklif verenlere beyan edilmeyen kriterler, değerlendirme esnasında göz önünde bulundurulmaz.

7. Sözleşme için ayrılan maksimum bütçe, hizmet ihalesinde (sadece) teklif verenlere beyan edilir.

8. Uzman girdisinin dahil olduğu hizmet sözleşmeleri için, sözleşmenin uygulanması (ve buna bağlı olarak ödeme) sadece çalışma günü sayısına dayanmaktadır. Yüklenicinin sadece bütçe dökümünde belirtilen günlük ücret üzerinden çalıştığı gün sayısı kadar ödenmesi gerekmektedir (Ek III). Tüm uzmanlara verilecek ücret, uzmanlara ödenen hizmet bedeli, ilgili uzmanların istihdamı için ekipman, seyahat giderleri [işin başlaması ve sona ermesine göre Hibe Faydalanıcısının yerine ve yerinden uçmak ve ülkeden ayrılmak dahil], konaklama, harcırah, izin, sağlık sigortası ve Yüklenici tarafından uzmanlara verilen diğer istihdam menfaatleri gibi tüm idari giderleri içermektedir. Aynı zamanda, özellikle küçük masraar altına dahil edildi ise, güvenlik düzenlemelerini de içermelidir. Buna ek olarak, ücretler marj, genel giderler, kar ve destekleme olanaklarını da içermektedir.

9. Uzman seçiminin, detaylı İş Tanımında verilen tarafsız uzman proli açıklamasına uyduğundan emin olun. Uzman seçimleri mümkün ise mülakat yapılarak gerçekleştirilmelidir.

10. İhale, teknik puanların %80 ve mali puanların %20 ağırlığı olmasına dayanarak verilir. 100 teknik puan üzerinden 80'in altında alan teklif sahipleri uygun değildir şeklinde kabul edilir ve ilgili mali teklif zararı açılmadan geri gönderilir.

11. Teklif ve sözleşmelerde, yatlar Türk Lirası(TL) üstünden verilebilir. Buna karşın, döviz kurunda yaşanabilecek dalgalanmalara bağlı riskleri asgari düzeye indirmek ve raporlama kolaylığı sağlamak amacıyla, para birimi olan Euro'nun kullanılması şiddetle önerilmektedir. Raporlama kolaylığı açısından, TL bazında yapılan masraar, INFOEURO oranı kullanılarak Euro'ya çevrilmelidir.http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=currency_historique&currency=504&Language=en

KOBİ Gelişimi Hibe Programı'nda ilgili bütçeye bağlı olarak kullanılabilecek iki farklı hizmet ihalesi usulü vardır:

(i) €60,000 veya daha düşük değeri olan hizmetlerin ihalesi; ve (ii) €60,000 ve €300,000 arasındaki hizmetlerin ihalesi.

�Yukarıda belirtildiği üzere, herhangi bir hizmet ihalesi açmadan önce PMU'ya danışmanız önerilmektedir. Aksi takdirde, uygun olmayan satın alma prosedürlerinden dolayı uygun olmayan giderler ortaya çıkabilir.

Mevcut bütçeye dayalı farklı hizmet sözleşmesi türleri için satın alma süreçlerine genel bir bakış aşağıda verilmiştir:


45

Sözleşme değeri ≤ € 60,000 Sözleşme değeri €60,000 - €300,000

Haz

ırlı

k A

şam

ası

Duy

uru

aşam

ası

İhal

e A

çılı

şıİh

ale

değe

rlen

dirm

esi

Hibe sözleşmesi Ek I doğrultusunda ihtiyaçlarınızı belirleyin.

Şartnameyi hazırlayın. Basitleştirilmiş ihale belgelerini hazırlayın.

Davet mektubu ve yanında İş Tanımı kullanın, tercihen birden fazla teklif talep edin.

Aday(lar)ın seçimini gerekçelendiren bir not hazırlayın.

Teklif verecek olan taraara teklieri hazırlamaları için makul bir süre tanıyın.

Teklierin mühürlü zararda gelmesi gerekmektedir.

Zararı açın ve teknik anlamda teklieri değerlendirin.

Teknik ve ekonomik anlamda en avantajlı teklife ihaleyi verin. Kararınızı kaydedin.

Gizlilik ve Tarafsızlık beyanı imzalayın. Sözleşmeyi imzalayın. Başarılı olamayan taraarı yazılı olarak

bilgilendirin.

Hibe sözleşmesi Ek I doğrultusunda ihtiyaçlarınızı belirleyin.

Şartnameyi hazırlayın. AB prosedürleri doğrultusunda ihale

belgelerini hazırlayın. Kontrol etmesi için belgeleri PMU'ya

gönderin.

İhale dosyalarını aktarın, en az 3 adaydan teklieri talep edin. Adayların seçimini gerekçelendiren bir not hazırlayın.

Teklierin sunulması için en az 30 gün verin. Teklieri yazılı olarak alın.

Bu arada, değerlendirme komitenizi atayın. Teknik ve mali teklieri mühürlü zararda

alın. Mali teklierin ayrı, mühürlü zararda olması gerekmektedir.

Teklierin alınma sırasında göre numaralandırılması gerekir.

Teklierin değerlendirilmesi Zararı açın, idari uygunluğu kontrol edin ve

teknik teklieri puanlandırın. Teknik eşik puanına ulaşan teklierin mali

teklierini açın. Nihai teknik ve mali puanları hesaplayın. Değerlendirme raporunu hazırlayın. Kontrol etmesi için değerlendirme raporunu

PMU'ya gönderin. Sözleşmeyi imzalayın. Başarısız olan teklif sahiplerini yazılı olarak

bilgilendirin. Sözleşmenin uygulanmasını yönetin


46

2.6.2� €60,000 veya Daha Az Değere Sahip Hizmetlerin Tedariki: “Tek Teklif İhale Prosedürü”

€60,000 veya altı miktarlar için tek teklif ihale prosedüründe, hizmetlerin sadece tek bir teklif ile yapılmasına izin verilmektedir. Buna karşın, paranın değerini sağlamak adına rekabetçi teklierin alınması her zaman iyi bir uygulama olduğundan dolayı yukarıda belirtilen prosedürün takip edilmesi ve birden fazla teklin talep edilmesi önerilmektedir. Sunulan hizmet sağlayıcı(ları)yla çıkar çatışması durumu olmadığından emin olun. Sunulan sağlayıcı(ları)n seçimini gerekçelendiren bir not hazırlayın ve Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanı imzalayın.

Uzmanlık gerektiren hizmet ihalelerinde (eğitmenler gibi), İş Tanımının tarafsız uzman proli açıklamalarını içermesi gerekmektedir. Teklif edilen uzmanları bilmemeniz durumunda, telefon ve/veya yüz yüze mülakat yapmanız tavsiye edilmektedir.

2.6.3� Pazarlık Usulü İle €60,000'den Fazla €300,000'den Az Değerde Hizmetlerin Tedariki

€60,000 ve €300,000 değerindeki hizmetler için uygun satın alma prosedüründeki adımların açıklaması aşağıda verilmiştir.

Adım 1: � Hibe sözleşmesi Ek I ve III'de belirtilen faaliyetler doğrultusunda kurumunuzun ihtiyaçlarını belirleyin.

Adım 2: � Satın alma stratejinize karar verin: Satın alma stratejisi, risk ve kısıtlamaları göz önünde bulundurarak projenin hedeerine ve paranın değerine ulaşmak için en iyi yolu belirlemektedir. İhale stratejisinin amacı, belirli bir projede optimum nansman, kontrol ve risk dengesine ulaşmaktır. Örnek: sözleşme yapılacak bir eğitim programı için, bir veya birden fazla ihale prosedürü ve bir veya birden fazla hizmet sağlayıcı mı öngörüyorsunuz?

Adım 3: � İş Tanımı hazırlayın (ToR): Bu belge yazılı olarak hizmet gerekliliklerini/hedeerini belirlemekte, yapılacak faaliyetleri ve ulaşılacak sonuçları, ve ilgili olduğu durumlarda kullanılacak kaynakları göstermektedir. Özellikle de:

Ne istiyorsunuz: talep edilen hizmetler nedir? Ne kadar istiyorsunuz? Gerekli girdiler nedir? Hizmetlerin ne zaman sunulmasını istiyorsunuz? İstediğiniz hizmet kalitesi nedir?

�Adım 4: � İhale dosyası hazırlayın: İhale dosyası aşağıdaki bilgileri içermelidir:

Davet mektubu İhale dosyası

o Bölüm A: Teklif verecek olanlara talimatlaro Bölüm B: Taslak sözleşme ve ekler dahil Özel Koşullar

Ek I: Hizmet sözleşmeleri için genel koşullar Ek II: İş Tanımı Ek III: Organizasyon ve Metodoloji (uygulanabildiği yerde) Ek IV: Kilit uzmanlar Ek V: Bütçe dökümü Ek VI: Formlar ve diğer ilgili belgeler (taslak sözleşme dahil)

o Bölüm C: Diğer bilgiler İdari uygunluk tablosu Teknik değerlendirme tablosu

o Bölüm D: Hizmet İhalesi Başvuru Formu Beyan formatı


47

İSTEĞE BAĞLI: Sözleşme Makamı, daha az kapasitedeki adayları seçmeyecek minimum kapasite seviyelerini belirleyebilir: Aday veya teklif verenlerin ilgili seçim kriterleri (a) Ekonomik & mali kapasite, (b) Profesyonel kapasite, ve (c) Teknik kapasite'dir. Seçim kriterleri ile belirlenen gerekli minimum kapasite seviyeleri, sözleşmenin konusu ötesine geçemez.

Adım 5:� Kontrol etmesi için İhale dosyasını PMU'ya gönder: PMU ihale dosyasını kontrol ettikten sonra, ihale dosyası ile birlikte teklif sunması için taraarın davet edilmesine geçilir.

Adım 6: � Teklif sunması için minimum üç adayı davet edin. Adaylara ihaleye davet mektubu ve ihale dosyası gönderilir. Adaylara davet mektubu gönderilmesi ile teklierini sunmaları arasında en az 30 gün verilmelidir. Her adayın seçimini gerekçelendiren bir not hazırlayın ve ihale değerlendirme raporuna ekleyin.

Adım 7: � Teklieri yazılı olarak alın.

Adım 8: � Son başvuru tarihi içerisinde alınan teklieri değerlendirin: Teklieri karşılaştırın (yat, gereklilikler) ve hem teknik kalite hem de teklin yatını içine alacak şekilde teknik ve ekonomik anlamda en avantajlı tekli seçin.

� Değerlendirme Komitesi: Teklier açılır ve Sözleşme Makamı tarafından atanan Değerlendirme Komitesi tarafından değerlendirir. Değerlendirme Komitesi, oy hakkı bulunmayan bir Başkan, oy hakkı bulunmayan bir Sekreter ve oy hakkı bulunan tek sayıda üyeden oluşur (hizmet ihaleleri için minimum üç). Oy veren üyelerin, verilen teklieri idari, teknik ve mali yönlerden değerlendirmek için gerekli olan beceri ve deneyimi olmalıdır. Daha önce belirtilen değerlendirme kriterlerini kullanarak teklieri ne şekilde değerlendirdiklerini ve ihaleyi verdikleri teklif sahibini seçme nedenlerini kayıt altına almalıdırlar.

� Değerlendirme süreci aşamaları:1. Teklierin alınması ve kaydı: Teklierin alınma tarihi ve saati kayıt altına alınmalıdır.

2. İhale açılış oturumu (teknik teklierin olduğu tüm zarar aynı zamanda açılmalıdır): resmi teslim gereklilikleri (dış zarfın açılması ve teknik teklin açılması gibi), bkz. “ihale açılış kontrol listesi”.

3. Teklierin değerlendirilmesi: Bölüm A: İdari Uygunluk: Komite, ihale dosyası ve özellikle de idari uygunluk

tablosunda verilen talimatlara göre teklierin uygunluğunu kontrol eder (bkz. “idari uygunluk tablosu”).

Bölüm B (İSTEĞE BAĞLI): Aday veya teklif sunanların (a) Ekonomik & mali kapasitesi, (b) Profesyonel kapasite, ve (c) Teknik kapasitesi ile ilgili minimum kapasite düzeylerini doğrulamak için ihale dosyasında seçim kriterlerinin verilmesi durumunda, teknik değerlendirmeye başlamadan önce kontrol edilmeleri gereklidir (Bölüm C). Tüm minimum gereklilikleri karşılayan teklif sahipleri, kabul edilecek ve bir sonraki değerlendirmeye alınacaktır. Diğer katılımcılar bu aşamada dışarıda bırakılacaktır.Bölüm C: Teknik uygunluk (bkz. “teknik değerlendirme çizelgesi”): teknik teklier değerlendirilirken, Değerlendirme Komitesinde oy hakkı olan her üye, teknik değerlendirme çizelgesi doğrultusunda her teklife 100 üzerinden puan verir (ihale dosyasında açıklanmıştır). Komite, her teknik teklin ortalama puanını belirlediğinde (oy hakkı olan üyelerin verdiği nihai puanların matematiksel ortalaması), en iyi teknik teklif, 100 ile puanlandırılacaktır. Diğerlerinin teknik puanları = ilgili teknik teklin nihai puanı/en iyi teknik teklin nihai puanı x100.

4. Mali teklierin değerlendirilmesi: teknik değerlendirmenin tamamlanmasından sonra, Eğer belirlenmişse teknik eşik puanına ulaşan teklierin mali teklierinin olduğu zarar açılır. Mali teklier değerlendirilirken, Değerlendirme Komitesi sadece farklı mali teklier arasındaki ücretleri karşılaştırır. En düşük toplam ücreti olan teklif 100 puanı alır. Diğerlerinin mali puanı = en düşük toplam ücret/ilgili teklin toplam ücreti x 100.


48

5. Değerlendirme Komitesinin kararı: Teknik ve ekonomik anlamda en avantajlı teklif, teknik kalitenin 80/20 oranında yat ile ağırlığının alınmasıyla belirlenir. Bu da çarpma ile yapılmaktadır:

Teknik tekliere verilen puanlar 0.80 ile Mali tekliere verilen puanlar 0.20 ile

Ortaya çıkan ağırlıklı teknik ve mali puanlar daha sonra toplanır ve ihale, en yüksek toplam puanı alan teklif sahibine verilir.

Mümkün olan en yüksek Teklif 1 Teklif 2 Teklif 3

ÖRNEK – Örnek Teklif Değerlendirme Özeti

Böl

üm

1:

Tek

nik

Değ

erle

nd

irm

e

Değerlendiren A

Değerlendiren B

Değerlendiren C

Toplam

Ortalama puan (matematiksel ortalama)

100

100

100

300

300

Teknik puan (gerçek nihai puan/en yüksek nihai puan)

Böl

üm

2:

Mal

i D

eğer

len

dir

me

Toplam ücretler

Mali puan (en düşük toplam ücretler / gerçek toplam ücretler x 100)

Teknik puan x 0.80

Mali puan x 0.20

Bö

lüm

3:

Bil

eşik

Değ

erle

nd

irm

e

55

60

59

174

174/3=58.00

Puan eşiği varsa elenir (80 gibi)

Teknik değerlendirme sonrası elenir

Teknik değerlendirme sonrası elenir

Toplam puan

Nihai sıralama

88

84

82

254

254/3=84.67

(84.67/85.33)x100=99.22

€ 951,322

100

99.22 x 0.80 = 79.38

100.00 x 0.20 = 20.00

79.38 + 20.00 = 99.38

1

84

82

90

256

256/3=85.33

100.00

€ 1,060,452

(951,322 /1,060,452)

x 100 = 89.71

100.00 x 0.80 = 80.00

89.71 x 0.20 = 17.94

80.00 + 17.94 = 97.94

2


49

Adım 9: � Değerlendirme raporu hazırlayın: Raporu hazırlayın ve kontrol etmesi için PMU'ya gönderin. PMU tarafından rapor kontrol edildikten sonra, ihalenin verilmesi aşamasına geçin.

Adım 10:� İhalenin verilmesi/başarısız olanların bilgilendirilmesi: başarılı olan teklif sahibine bildirim yapın ve sözleşmenin imzalanması aşamasına devam edin. Sözleşme yaptıktan sonra, başarılı olamayan diğer hizmet sağlayıcılarını bilgilendirin. İşinize duydukları ilgi ve teklif sunmalarından ötürü teşekkür edin.

Adım 11: � Sözleşme yapıldıktan sonra sözleşmenin gerçekleştirilmesini yönetmeyi ve izlemeyi unutmayın. Hibe faaliyetinizin diğer bölümleri, verilecek olan hizmete bağlı ise, hizmet sağlayıcının zamanında işini yapıp yapmadığını, hizmet sunumunun en yüksek profesyonel standartlarda olup olmadığını ve hizmet sunumunun istenilen tarihte(lerde) yapıldığından emin olmanız gerekmektedir. Sözleşme Makamı olarak ihalelerinizden herhangibiri yüzünden olan gecikmeleri yönetmeniz gerekmektedir.

2.7� Teknik Şartnameler ve İş Tanımı

2.7.1� Genel ilkeler

Teknik Şartnamelerinin (mal alımı sözleşmeleri için) ve İş Tanımının (hizmet sözleşmeleri için) amacı, yüklenicilere, vermeleri gereken teklin yapısı ile ilgili olarak teklif verme aşamasında talimat verip yol göstermenin yanında projenin uygulanması esnasında yüklenicinin yetkilerini gösteren bir belge olmaktır. Teknik Şartnameler veya İş Tanımı, İhale dosyasına dahil edilecek ve teklin sonucu olarak yapılan nihai sözleşmenin bir eki olacaktır.

Araç kiti, Teknik Şartnamelerin hazırlanması ve ilgili ön pazar araştırmasının yapılmasına dair detayları sunmaktadır.

Projenin başarılı olması için Teknik Şartnameler ve İş Tanımlarının tam ve kapsamlı bir şekilde hazırlanması çok önemlidir. Projenin düzgün bir şekilde anlaşılmasını, yapılan işin zamanında yapılmasını ve kaynakların boşa kullanılmamasını sağlamak çok önemlidir. Bu nedenle, projenin hazırlanması esnasında gösterilen büyük çabalar, proje döngüsünün ilerleyen aşamalarında zaman ve para tasarrufu yapılmasına olanak sağlayacaktır.

Teknik Şartnameler ve İş Tanımları, adaylar ve teklif verecekler için eşit erişim sunmalı ve rekabetçi teklif verme üzerine gerekçesi olmayan engeller çıkarmamalıdır. Açık olmalı ve ayrımcılık barındırmamalıdır ve projenin hede ve/veya ayrılan bütçesine orantılı olmalıdır.

Teknik Şartnameler ve İş Tanımları, Hibe Faydalanıcısı tarafından hazırlanır. Hazırlanırken, önerilen projedeki tüm taraardan görüş almak faydalı olacaktır. Görüş almak hem projenin hem de tüm ilgili kilit paydaşların bağlılığını artırmalıdır.

Bir çok sözleşmenin teknik karmaşıklığı göz önünde bulundurulduğu zaman, ihale dosyasının hazırlanması- özellikle de Teknik Şartnameler/İşTanımları- dış veya daha fazla teknik uzmanın(ların) desteğini gerektirebilir. Yardımda bulunacak her uzmanın ve ihale dosyasıyla ilgili herkesin de Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalaması gerekmektedir.

Teknik Şartnameler ve İş Tanımları, her hangi bir üçüncü tarafa ifşa edilmemeli ve ihale prosedürünün bir parçası olarak aynı anda teklif sahiplerine sunulana kadar gizli tutulmalıdır.

2.7.2� Teknik şartnameler

Özel ekipman/makine parçaları ve diğer materyaller için teknik şartnameler hazırlarken, teknik uzmanlara ve önerilen kullanıcılara danışılması önerilmektedir. İlgili paydaşların sürece dahil edilmesi


50

proje kalitesini ve faydalanıcıların bağlılığını etkileyecektir. Bir çok sözleşmenin teknik karmaşıklığı göz önünde bulundurulduğu zaman, ihale dosyasının hazırlanması- özellikle de Teknik Şartnameler - dış veya daha fazla teknik uzmanın(ların) desteğini gerektirebilir.

Teknik şartnameleri hazırlayacak olan kişiler için sorumluluk Faydalanıcının amacını anlamak ile başlar, amacı karşılamak için gerekli olan ürünler, hizmetler, materyaller ve/veya işin (“tedarik”) özelliklerini tanımlamak ile devam eder ve Faydalanıcının şartnameyi onaylaması ile son bulur.

Teknik Şartnamelerin tam ve kapsamlı olarak hazırlanması, projenin sonunda başarıya ulaşılması için gereklidir fakat aynı zamanda, hazırlık aşamasında açıklık ve işin özünü sunabilmek için de önemlidir.

Aşağıdakiler dahil olmak üzere gerekli tedarik özellikleri şartnamede açıklanmaktadır:

boyutlar;

kalite düzeyleri;

performans özellikleri;

çevresel performans;

tüm gereklilikler için tasarım (engelli kişiler için erişim de dahil);

uygunluk değerlendirmesinin tüm seviye ve prosedürleri;

kullanıma uygunluk;

güvenlik gereklilikleri;

teslimat koşulları ve kurulum;

eğitim ve satış sonrası servis; ve

terminoloji, sembol, test etme ve test yöntemleri, ambalajlama, işaretleme ve etiketleme, üretim prosedürleri ve yöntemleri.

Menşei kuralına uyan en az üç farklı materyal örneğinin alınacağından ve gerekli tüm malların önerilen bütçe içerisinde edinilebileceğinden emin olmak adına işin başında pazar araştırması yapılması gereklidir.

Aşağıda verilen unsurların gözlenmesi süresince kesin tarafsızlık ve gizlilik sağlanmalıdır:

Her faydalanıcının temsilcisi veya teknik uzmanı, Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalamalıdır.

Tüm bilgi ve belgelerin güven içerisinde tutulması ve sadece Teknik Şartname amaçları bakımından kullanılması, aynı zamanda Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalamamış üçüncü şahıslarla paylaşılmaması gerekmektedir.

Teknik Şartnamenin hazırlanmasına yapılacak tüm katkıların tarafsız olması ve adil rekabet ve tarafsızlık ilkelerine uyması ve hazırlanan belgenin de aynı zamanda bir ürün, üretici veya hizmet sağlayıcısının lehine şart veya koşul içermemesi gerekmektedir.

2.7.3� Pazar araştırması çalışmaları

Pazar araştırması, malların elde edilmesi ve dağıtılmasına yönelik en uygun yaklaşımı bulmayı amaçlayan teknik şartnamenin hazırlanması aşamasındaki öncelikli adımlardan birisidir.

Pazar araştırmasının, projenin ihtiyaç analizini desteklemesi gerekmektedir ki mevcut pazarın durumu göz önünde bulundurularak gerçekçi talepler yapılabilsin. Pazar araştırması aynı zamanda, daha önceden belirlenmiş teknik şartlara uyan belirli bir sayıda üretici veya ürün olduğunu göstermek adına yapılan son dakika eylemi olmamalıdır.

Proje tasarımcıları/mal alım sözleşmelerini hazırlayan kişilerin, pazar araştırmasını aşamalı olarak yürütmesi, Hibe Faydalanıcının gerekliliklerini karşılamak adına pazarda bulunan muhtemel sağlayıcılar ve yeni girişimciler dahil imkanları etkili bir şekilde belirlemek adına ticari anlamda mevcut pazar araştırması yöntemlerinin tam anlamıyla kullanmaları beklenmektedir.


51

Pazar araştırma sonuçları aşağıdaki hususlarda kullanılmaktadır: Mevcut kaynakların Faydalanıcının gereklilikleri karşılamaya yeterli olup olmadığını belirlemek.

(çok çeşitli tedarikçilerin mevcut olması). Faydalanıcının gerekliliklerini karşılayacak ticari unsurların mevcut olup olmadığını belirlemek. Üretim, dağıtım ve sözleşme türü, teminat şartları, alıcı nansmanı, bakım ve ambalajlama, ve

işaretleme gibi destekleyici ticari unsurları gerçekleştiren rmaların uygulamalarını belirlemek. Nihai kullanıcılar için iş yerinde ve dışında eğitime ihtiyaç olup olmadığını belirlemek. Test yapma ve denetim esnasında sarf malzemeleri ve/veya test kitlerine gerek olup olmadığını

belirlemek. Kazanılan materyallerin maksimum pratik kullanımlarını sağlamak ve enerji tasarrufu ve etkinliğini

desteklemek.

Pazar araştırmasını gerçekleştirirken, uzmanların muhtemel tedarikçiler ile iletişime girerken “dikkatli adımlar” atması gerekmektedir. Bu bağlamda, uzmanlar, muhtemel tedarikçilerden gerekli asgari bilgilerden daha fazlasını sunmamalarını istemelidir. Buna ek olarak, projenin başlığı ve teknik şartnamelere ait tüm metinler, muhtemel tedarikçiler ve yetki sahibi olmayan diğer kişilerden uzak tutulmalıdır.

2.7.4� İş Tanımı

Hizmetler için hazırlanacak İş Tanımının genel yapısı, proje döngüsü yönetimi ilkelerine göre belirlenmiştir. Buradaki amaç, tüm konuların sistematik olarak dahil edilmesini ve hedeer ve sürdürülebilirliğin anlaşılması ile ilgili temel faktörlerin tam olarak incelenmesini sağlamaktır.

Hibe sözleşmesi kapsamındaki belli bir hizmet için genel bir İş Tanımı aşağıdakileri içerir:1. Arkaplan (Proje ve hibe sözleşmesi kapsamındaki iş)2. İşin hedeeri (genel hedeer ve özel hedeer/amaçlar)3. Beklenen Sonuçlar4. Varsayımlar ve Riskler5. İşlerin/Faaliyetlerin kapsamı(Genel, özel, proje yönetimi)6. Lojistik ve Zamanlama (Başlangıç/bitiş tarihleri, girdilerin düzeyleri, işin yeri(leri))7. Gereklilikler: (i) Personel/Uzman prolleri gereklilikleri – nitelik ve beceriler, genel profesyonel

tecrübe, ve özel profesyonel tecrübe. (eğer uygunsa, bunun yerine şirket proli gereklilikleri konmalıdır); (ii) os yeri; (iii) Yüklenici tarafından sunulacak tesisler; (iv) ekipman.

8. Raporlama (raporlama gereklilikleri, raporların sunumu ve onaylanması)9. Özel koşullar (örneğin, alınan tüm bilgilere ve belgelere son derece gizlilik ile muamele atme

gerekliliği; herhangi bir çıkar çatışmasının anında raporlanması; ve Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanı imzalanması gerekliliği).

2.8� İhale Değerlendirme Komitesi

2.8.1� Değerlendirme Komitesinin Oluşumu

Teklier, Hibe Faydalanıcısı tarafından atanan ve oy hakkı olmayan bir Başkan ve sekreter ile oy hakkı olan üyelerden (hizmet ve mal alım ihaleleri için minimum üç) oluşan bir Değerlendirme Komitesi tarafından açılır ve değerlendirilir. Oy verme hakkı olan üyeler, teklie ilgili bilgilendirici görüş vermek için gerekli olan teknik ve idari kapasitelere sahip olmalıdır.

Değerlendirme Komitesi üyeleri tüm toplantılara katılmalıdır. Toplantıya katılmama halleri kayıt altına alınmalı ve Değerlendirme Raporunda açıklanmalıdır. Değerlendirme Komitesinde oy hakkına sahip tüm üyelerin eşit oy verme hakkı vardır.

Sözleşme Makamı ve PMU, teklier açılıp değerlendirilirken komitede temsil edilebilir, ve her zaman için gözlemci olarak davet edilmelidir.


52

2.8.2� Tarafsızlık ve gizlilik

Değerlendirme Komitesinin tüm üyeleri ve gözlemcilerin Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanı imzalaması gerekmektedir. Teklif sahiplerinden biriyle herhangi bir bağlantısı olmasından dolayı muhtemel çıkar çatışması sahibi olan Değerlendirme Komitesi üyesi veya gözlemci kişi bu durumu hemen beyan etmeli ve hemen Değerlendirme Komitesinden çıkmalıdır. Bu kişi, değerlendirme toplantılarına her şekilde katılmaktan men edilecektir.

Herhangi bir nedene bağlı olarak Değerlendirme Komitesinden ayrılan üyelerin yerine başkaları görevlendirilmeli ve değerlendirme süreci yeniden başlamalıdır. Değerlendirmenin herhangi bir aşamasında Komiteden çekilen oy hakkına sahip bir üyenin yaptığı değerlendirme göz önüne alınmamalıdır.

İhalenin verilmesine yönelik inceleme, açıklama, değerlendirme veya kararlara dair bilgiler, Hibe Faydalanıcısı ve başarılı olan teklif sahibi arasında sözleşme imzalanmadan önce ifşa edilemez. Süreci etkilemeye çalışan teklif sahibi kişilerin girişimleri (Değerlendirme Komitesi üyeleri ile irtibat kurmaya çalışmak veya başka şekillerde etkilemek), verilen teklin hemen diskaliye edilmesine neden olacaktır.

Sadece mal alım ihaleleri için geçerli olan ihale açılış oturumu dışında, Değerlendirme Komitesinin tüm faaliyetleri gizlidir.

Faaliyetlerin gizliliğini sürdürmek adına, Değerlendirme Komitesi toplantılara katılım kesin olarak sadece Hibe Faydalanıcısı tarafından belirlenmiş Değerlendirme Komitesi üyeleri ve diğer yetkili gözlemciler ile sınırlıdır.

Verilen teklier, Değerlendirme Komitesinin çalışması sona ermeden önce komite toplantılarının yapıldığı odanın/binanın dışına çıkamaz. Teklier kullanılmadıklarında güvenli bir yerde saklanmalıdır.

2.8.3� Değerlendirme Komitesi üyelerinin sorumlulukları

Komite başkanı, değerlendirme sürecinin AB satın alma kural ve usullerine göre koordine edilmesinden ve tarafsızlık ve şeffaık sağlanmasından sorumludur. Değerlendirme Komitesindeki oy hakkı olan üyelerin, Komite tarafından alınan kararlar karşısında kolektif bir sorumluluğu vardır.

Komite Sekreteri, değerlendirme süreci ile bağlantılı tüm idari görevleri yapmakla sorumludur. Bu görevlere şunlar dahildir: Tarafsızlık ve Gizlilik Beyanları dolaştırma ve toplama; Değerlendirme Komitesinin tüm toplantılarına ait tutanakları ve ilgili tüm kayıt ve belgeleri tutma; Toplantılara katılımı kayıt altına almak ve Değerlendirme Raporu ve destekleyici eklerini

toplamak.

Değerlendirme süreci içerisinde ihaleye teklif veren taraarla iletişim kurularak gerçekleştirilebilecek açıklama taleplerinin yazılı olarak yapılması gerekmektedir. Bu yazışmalara ait kopyaların Değerlendirme Raporuna ek olarak sunulması gerekmektedir.

İhale resmi gereklilikleri ihlal ettiği durumlarda, Değerlendirme Komitesi kendi inisiyati içerisinde tekliere eşit uygulamayı sağlayarak ve orantılılık ilkesi doğrultusunda bu teklin değerlendirme süresinin geri kalanında değerlendirilip değerlendirilemeyeceğine karar verir. Değerlendirme Komitesinin kararı ne olursa olsun, bu kararın tamamen kayıt altına alınması ve Değerlendirme Raporunda dayanaklarla açıklanması gerekmektedir.

Örneğin aşağıdaki durumlarda eksik olan teklier reddedilmemelidir: Gerekli olandan daha az kopya ile sunulan teklier; Doğru şablonlar ve gerekli bilgilerle sunulan fakat yanlış şekilde dosyalanan teklier;


53

Teklif sahibinin imzalamadığı veya taratılmış bir imza içeren teklier (bu durumda imza talep edilebilir- imza verilmediğinde, teklif reddedilmelidir);

Kabul edilebilir bir alternatif sunarak gerekli bir belgenin olmamasını gösterebilen teklier; Hizmet sözleşmesi prosedüründe, teklif ile birlikte ihale dışı kalma veya seçim kriteri için

belgelendirilmiş kanıtları sunmayan teklif sahipleri. Gerekli belgelendirilmiş kanıtlar, makul bir gecikme ile başarılı teklif sahibinden talep edilebilir;

Hizmet ihalesi prosedürü içerisindeki kilit uzmanın artık mevcut olmadığına dair değerlendirme komitesi bilgilendirilirse, değerlendirme komitesi değerlendirmesine devam etmeli ve ihaleyi alan teklif sahibine, kilit uzmanının yerine birini getirmesi için şans verilmelidir.

2.9� Seçim ve kazanma kriterleri

2.9.1� Genel ilkeler

Hibe Faydalanıcılarının ( ihaledeki Sözleşme Makamlarının) açık ve ayrımcı olmayan seçim kriterleri hazırlaması gerekmektedir. Aşağıda verilen seçim kriterleri her ihale prosedürüne uygulanır: Prosedürde yer alacak teklif sahibi veya adayın uygunluğu; diskaliye için olası durumlarda

kontroller yapılır; ve Teklif veren tarafın mali, ekonomik, profesyonel ve teknik kapasitesini değerlendirme kriterleri.

Hibe Faydalanıcısı, daha az kalitedeki adayların seçilmeyeceği asgari kapasite düzeylerini belirleyebilir. Teklif sahibi veya adaylardan, sözleşmeyi yerel mevzuat altında ifa etmeye yetkili olduklarını kanıtlamaları istenebilir. Bu kanıtlar arasında ticaret veya profesyonel sicile kayıtlı olmak, veya yeminli beyan veya sertika vermek, belirli bir kurumun üyesi olmak, yetkiyi açıklamak veya KDV siciline kayıtlı olmak bulunur.

Hibe Faydalanıcılarının, teklif veren veya adayların durumunu ve yasal kapasitesini test etmek için seçilen referansları ihale bildirimi veya ihale davetinde belirtmesi gerekmektedir. Hibe Faydalanıcısı tarafından, aday veya teklif sahiplerinin mali, ekonomik, teknik ve profesyonel kapasitelerine dair kanıt olarak talep edilen bilgiler ve seçim kriterleri ile belirlenen gerekli asgari kapasite düzeyleri, sözleşmenin konusu dışına çıkamaz ve özellikle rmanın teknik ve iş sırlarının korunması ile ilgili ekonomik operatörlerin yasal çıkarlarını göz önünde bulundurur.

2.9.2� Teklif verenlerin kapasitelerinin doğrulanması

2.9.2.1�Ekonomik ve mali kapasite

Ekonomik ve mali kapasiteleri kanıtlayan belgeler aşağıdakilerden bir veya birden fazlası olabilir:(a) Bankalardan alınacak uygun ekstreler ve profesyonel risk tazminat sigortası kanıtı;(b) En az son iki yıla ait bilançoların veya bilançodan bölümlerin sunulması;(c) Son 2-3 mali yıldan uzun olmayan bir dönem için tüm cironun ve sözleşmenin ve hizmetler ile

ilgili cironun beyanı;(d) Son 1-2 yıl için pozitif varlıklar/borçlar oranı.

Ekonomik operatör, uygun olduğu durumlarda ve belirli bir sözleşme için, sahip olduğu bağların yasal yapısına bakmaksızın diğer kuruluşların kapasitesini doğru olarak kabul edebilir. Bu durum Hibe Faydalanıcısına sözleşmenin ifası için gerekli kaynaklara sahip olduğunun kanıtlanmasıyla, örneğin sahip olduğu kaynakları koymak için bu kuruluşların bir bölümünde bir girişim başlatmak, olabilir. Aynı durumlar altında, ekonomik operatörler konsorsiyumu , konsorsiyum üyelerinin veya diğer kuruluşların kapasitelerine güvenebilir.

2.9.2.2� Teknik ve profesyonel kapasiteEkonomik operatörlerin teknik ve profesyonel kapasitesi, mevcut belgelerin sunulmasına bağlı olarak değerlendirilmeli ve doğrulanmalıdır. Kurulum işlemleri, hizmetler ve/veya işler vb. gerektiren tedarik


54

ihalesi prosedürleri için, bu kapasite özellikle uzmanlık, etkinlik, deneyim ve güvenirlik bakımından değerlendirilmelidir.

Teknik kapasiteye dair kanıtlar (mal alımı, hizmetler), aşağıdaki belgelerden bir veya birden fazlasını içerebilir:

1.� Hizmet sağlayıcının veya yüklenicinin ve/veya rmanın yönetim personelinin ve özellikle hizmetleri sunmakla sorumlu kişi veya kişilerin eğitim ve profesyonel nitelikleri;

2. Aşağıdakileri içeren bir liste: Geçtiğimiz son 2-3 yıl içerisinde sunulan hizmetler ve mallar- tutar, tarih ve özel veya kamu alıcıları

ile birlikte; hizmet veya malların Hibe Sağlayıcılarına sunulduğu durumlarda, bunun belgeler şeklinde veya yetkili makam tarafından imzalanarak kanıtlanması;

Hizmet sözleşmesini gerçekleştirmek için rma tarafından alınacak teknik ekipmanların açıklaması; Malların ve hizmetlerin kalitesini sağlamak amacıyla alınacak teknik ekipman ve önlemlerin

açıklaması, ve rmanın çalışma ve araştırma olanaklarının bir açıklaması. Doğrudan rmaya bağlı olan veya olmayan özellikle de kalite kontrol ile ilgilenen teknisyenlerin

veya teknik birimlerin gösterilmesi; Tedarik edilecek mallar ile ilgili: örnekler, açıklamalar ve/veya orijinal resimler ve/veya resmi kalite

kontrol kuruluşları veya ürünlerin yürürlükteki teknik özellikler veya standartlara uygunluklarını beyan eden bilinen yetkin bir kurum tarafından hazırlanan sertikalar;

Ortalama yıllık iş gücünün beyanı ve son üç yılda hizmet sağlayıcı veya yüklenicinin idari personel sayısı; ve

Hizmet sağlayıcının taşeron hizmet almayı düşünebileceği sözleşme parçasının göstergesi.

2.9.3� İhaleyi Verme Kriterleri

Mal alım sözleşmeleri, idari ve teknik anlamda en düşük yatı veren uygun teklife verilmektedir.

Hizmet sözleşmeleri, teknik ve ekonomik anlamda en avantajlı tekli sunan idari ve teknik olarak uygun teklife verilmektedir. Hizmet sözleşmesi kriterleri hem teknik kaliteyi hem de teklin yatını kapsamaktadır.

2.9.4� İhale Prosedürlerinin İptali

Sözleşme Makamı olarak Hibe Faydalanıcısı, sözleşme imzalanmadan önce, ihaleyi terk edip, adaylar veya teklif sunanlar herhangi bir tazminat isteme hakkını kazanmadan ihale prosedürünü iptal edebilir. Prosedür lotlara bölünmüş ise, tek bir lot iptal edilebilir.

Aşağıdaki durumlarda iptal gerçekleşebilir: İhale prosedürü başarısız olmuştur, ör. Niteliksel ve mali anlamda dikkate değer teklif

gelmemiştir veya hiç teklif alınmamıştır; Projenin ekonomik veya teknik verileri ciddi anlamda değiştirilmiştir; İstisnai durumlar oluşmuştur veya sözleşmenin zorunlu durumlarda normal performansını

göstermesi mümkün değildir; Teknik açıdan tüm uygun teklier mevcut mali kaynakları aşmaktadır; Prosedür içerisinde özellikle de adil rekabeti engelleyen usulsüzlükler vardır; ve İhalenin verilmesi mantıklı mali yönetime uygun değildir ör. Ekonomi, verimlilik ve etkinlik

ilkelerine uymamaktadır (ihalenin verileceği teklif sahibi tarafından önerilen ücret, Pazar yatlarına göre nesnel bakımdan orantısızdır).

İhale prosedürünün iptal edilmesi durumunda, teklif veren tüm taraara mümkün olan en kısa sürede yazılı olarak nedenleri ile birlikte bildirim yapılmalıdır. İptal bildirimi, ihalenin iptal edilmesi durumunda yayınlanmalıdır.


55

Teklif prosedürünü iptal ettikten sonra Hibe Faydalanıcısı şunlara karar verebilir:1. Yeni bir ihale prosedürü başlatmak;2. Sözleşmenin temel koşullarının büyük ölçüde tadil edilmemesi şartı ile ihale prosedürüne katılan ve

seçim kriteri ile uygunluk gösteren bir veya birden fazla teklif sahibi ile görüşmeler yapmak (iptal nedeni ihale süresince adil rekabeti engelleyen usulsüzlükler ise veya sınırlı hizmet prosedüründe dörtten daha az aday var ise bu seçenek mümkün değildir); veya

3. İhaleyi vermemek.

Durum ne olursa olsun, nihai karar Hibe Faydalanıcısı tarafından verilir (Sözleşme Makamı ile önceden anlaşma yapılarak). Hiç bir durumda, Hibe Faydalanıcısı zarar olasılığı konusunda haberdar edilmiş olsa da sözleşmenin iptaline bağlı zarar dahil ancak bununla sınırlı olmayacak şekilde hiç bir zarardan sorumlu tutulamaz. İhale bildiriminin yayınlanması Hibe Faydalanıcının duyurulan projeyi uygulayacağına dair taahhüt ortaya koymaz.

2.10� Etik Kuralları

Bir aday veya teklif sahibi tarafından gizli bilgileri alma, rakipler ile yasadışı anlaşmalara girme veya inceleme, açıklama, değerlendirme ve teklieri karşılaştırma sürecinde Değerlendirme Komitesini veya Hibe Faydalanıcısını etkileme girişiminde bulunulması, ilgili aday veya teklif sahibinin adaylığının veya teklinin iptaline yol açar.

Teklif sunarken, teklif sahibi, herhangi bir olası menfaat çatışmasından etkilenmediğini ve projedeki diğer teklif sahipleri veya taraar ile özel bir bağı olmadığını beyan etmelidir. Sözleşmenin ifası esnasında böyle bir durum ortaya çıkarsa, yüklenici hemen Hibe Faydalanıcısını bilgilendirmelidir. Herhangibir aday, teklif sahibi veya başvuru sahibinin diskaliye edilmesi, ilgili kural ve prosedürlere göre yapılmalıdır.

İdari durumlarına bakılmaksızın Kıbrıs'ın kuzey kesiminde bulunan kamu görevlileri, Hibe Faydalanıcısından daha önce onay almadılarsa uzman sıfatıyla teklif verenler ile bağlantı kuramazlar.

Hibe Faydalanıcısının yazılı izni olmadan, yüklenici ve personeli veya yüklenicinin bağlı olduğu veya bağlantısı olan başka bir şirket, yardımcı veya taşeronluk temelinde diğer hizmetleri veya tedarik ekipmanlarını sunamaz. Bu yasak aynı zamanda, yüklenici veya Hibe Faydalanıcı üzerinde sözleşmenin yapısı bakımından çıkar çatışması doğurabilecek diğer program veya projelere de uygulanır.

Bir yüklenicinin her zaman için tarafsız olması ve mesleğinin iş ahlak kurallarına göre sadık bir danışman gibi davranması gerekmektedir. Hibe Faydalanıcısının önceden onayını almadan proje veya hizmetler ile ilgili halka açıklamalar yapmaktan uzak durmalıdır.

Yüklenici ve personeli insan haklarına saygı duymalı ve Kıbrıs'ın kuzey kesiminde bulunan siyasi, kültürel ve dini geleneklere karşı durmamalıdır.

Yüklenici, sözleşmede belirtilen ödemeler dışında sözleşme ile bağlantılı ödeme kabul edemez. Yüklenici ve personeli, Hibe Faydalanıcısına karşı olan yükümlülüklerine tutarlı olmayacak hiç bir faaliyeti yapmamalı veya menfaati almamalıdır.

Yüklenici ve personeli, sözleşme boyunca ve tamamlanması sonrasında mesleki gizliliği sürdürmekle yükümlüdür. Sözleşmenin ifası esnasında yüklenici tarafından hazırlanan veya alınan tüm rapor ve belgeler gizlidir.

Sözleşme, sözleşmenin ifası esnasında hazırlanan, alınan veya sundukları tüm rapor ve belgelerle ilgili sözleşme taraarının kullanımını yönetir.

Yüklenici, kendi veya personelinin bağımsızlığını etkileyecek her türlü ilişkiden uzak durmalıdır. Yüklenicinin bağımsız olmaya son vermesi durumunda, Hibe Faydalanıcı zarar ne olursa olsun, ek bildirim yapmadan ve yüklenicinin tazminat hakkı olmadan sözleşmeyi sonlandırır.


56

İhalenin verilmesinin herhangi bir aşamasında yolsuzluk uygulaması ortaya çıkar ve Hibe Faydalanıcı bu durumu iyileştirmek için gerekli tüm önlemleri almazsa, Avrupa Komisyonu proje nansmanını askıya alma veya iptal etme hakkını saklı tutar. Bu maddenin amaçları bakımından, “yolsuzluk uygulaması”, ihalenin verilmesi veya Hibe Faydalanıcısı ile yapılan sözleşmenin uygulanması ile ilgili herhangi bir kişiye teşvik veya ödül gibi rüşvet, hediye, bağış veya komisyon teklif edilmesidir.

Özellikle de, tüm ihale dosyaları ile mal alımı ve hizmet sözleşmeleri, ihalenin verilmesi veya sözleşmenin ifasında olağan dışı ticari masraarın ortaya çıkması durumu olursa teklierin reddedileceği veya sözleşmelerin iptal edileceğine dair bir madde içermelidir. Olağan dışı ticari masraar, sözleşmede belirtilmemiş veya tam olarak düzenlenmemiş bir sözleşmede olmayan komisyonlar, gerçek ve yasal hizmetler için ödenmemiş komisyonlar, vergi olarak havale edilmiş komisyonlar, tam olarak kimliği açık olmayan bir alıcıya ödenen komisyonlar veya paravan şirket olmak için kendini kanıtlamış bir şirkete ödenen komisyonlardır.

Bir yüklenicinin, sözleşmenin yürütülmesi şartları ile bağlı olarak tüm destekleyici belgeleri talep edilmesi durumunda Hibe Faydalanıcısı ve/veya Avrupa Komisyonuna tedarik etme yükümlülüğü vardır. Hibe Faydalanıcısı ve/veya Avrupa Komisyonu, şüpheli olağan dışı ticari masraar olması durumunda kanıt bulmak amacıyla gerekli gördüğü belge veya yerinde kontrolü gerçekleştirebilir. Avrupa Birliği tarafından nanse edilen projelerde olağan dışı ticari masraf ödemesi yaptığı görülen yükleniciler, gözlemlenen bulgunun ciddiyetine bağlı olarak, sözleşmelerinin iptal edilmesine veya kalıcı olarak AB fonları almama durumuna tabidir.

Bir veya birden fazla etik kuralına uyulmaması durumu adayın, teklif veren tarafın veya yüklenicinin diğer AB sözleşmelerine dahil edilmemesine ve ceza almalarına neden olabilir. Kişi veya ilgili şirket, yazılı olarak durumdan haber edilmelidir.

İhale prosedürünün şeffaf bir şekilde tarafsızlık kriterine bağlı olarak ve muhtemel dış etkileri göz önünde bulundurmadan sonlandırmak Hibe Faydalanıcısının yükümlülüğüdür.

AB fonları ile ilgili dolandırıcılık, yolsuzluk veya başka usulsüzlüklerden şüphelenilirse, Avrupa Komisyonu yolsuzlukla mücadele osi (OLAF) vaktinde bilgilendirilmelidir.

2.11� İtirazlar

Teklif sahiplerinden biri, seçim prosedürü veya ihale esnasında sözde yapılan bir hata veya usulsüzlük nedeniyle ciddi anlamda etkilendiğine inanıyorsa, Hibe Faydalanıcısı ve/veya Avrupa Komisyonu hakkında temyize başvurabilir.

2.12� Geçerlilik Süresi

Teklif sahipleri, ihaleye davet mektubu ve/veya ihale dosyasında belirtilen süre için verdikleri teklife bağlıdır. Bu süre, Hibe Faydalanıcısının teklieri incelemesi, başarılı teklif sahibi ve başarısız olanlara bilgi vermesi ve sözleşmeyi sonuçlandırmasına olanak sağlayacak kadar yeterli olmalıdır. Teklierin geçerlilik süresi, teklierin verildiği son tarihten itibaren 90 gün şeklinde sabitlenmiştir.

İstisnai durumlarda, Sözleşme Makamının ilgili hizmetleri ile önceden onay alarak, Hibe Faydalanıcısı teklif sahiplerinden 40 günü geçmeyecek şekilde belirli bir gün sayısı kadar süreyi uzatmayı isteyebilir. Bu istisnai uzatma sadece bir kez yapılır.

Başarılı teklif sahibi, kazandığına dair bildirimin yapıldığı tarihten itibaren 60 gün daha teklini devam ettirir. 60 günlük ek dönem, bildirim tarihine bakılmaksızın ilk 90 günlük süreye eklenir.


57

2.13� İhalenin verilmesi

2.13.1� Başarılı Teklif Sahibine Bildirmek

Teklif geçerlilik süresi sona ermeden önce ve değerlendirme raporu temelinde, Hibe Faydalanıcısı yazılı olarak başarılı olan teklif sahibine teklinin kabul edildiğine dair bildirim yapar ve değerlendirme sürecinde düzeltilmiş bariz aritmetik hatalarına dikkat çeker.

Başarılı teklif sahibine yapılan bildirim, başarılı teklin geçerliliğinin otomatik olarak 90 günlük bir süre için uzatıldığını gösterir. Bu ek süre, bildirim tarihine bakılmaksızın, 90 günlük ilk süreye eklenir. Aynı anda, Hibe Faydalanıcısı başarılı teklif sahibinden bildirim mektubu tarihinden itibaren 15 gün içinde teklif sunma formu içindeki beyanları doğrulamak için ihale dosyasında gerekli olan kanıtları sunmasını talep eder. Hibe Faydalanıcısı, başarılı olan teklif sahibine imzalaması için sözleşmeyi göndermeden önce teklif sahibi tarafından sunulan kanıtları inceler.

2.13.2� Sözleşmenin Hazırlanması ve İmza

İmzalanması için sözleşmeyi hazırlarken, Hibe Faydalanıcısı aşağıdaki sıraya göre hareket etmelidir:

Aşağıdaki yapıyı kullanarak bir sözleşme dosyası hazırlayın: I. Teklif duyurularının kopyası (ön duyuru, ihale bildirimi), İhale açılış Raporu, Değerlendirme

Raporu ve diğer ilgili bilgiler.II. Önerilen sözleşmenin standart sözleşme şablonu temelinde iki orijinal kopyası.

Sözleşmenin tüm orijinal sayfalarını imzalayın, tarih atın ve Özel Koşulların tüm sayfalarına paraf atın.

Sözleşmenin iki imzalı orijinal kopyasını teslim aldıktan (ve herhangi bir durumda teklif geçerlilik tarihinden önce) 30 gün içerisinde imzalamak zorunda olan başarılı olan teklif sahibine gönderin.

Başarılı olan teklif sahibi, sözleşmede gerekli ise nihai mali teminat(lar) ile birlikte bir orijinal kopyayı Hibe Faydalanıcısına gönderir. Başarılı olan teklif sahibi, belirtilen süre içerisinde imzalamayan veya bir noktada sözleşmeyi imzalamaya istekli olmayan veya imzalamayacak olursa, teklif sahibi ihaleyi alamaz. Sözleşmenin hazırlanması aşaması hazırlanan yeni sözleşme dosyası ile Adım 1'den tekrar başlar veya en iyi ikinci teklif kullanılarak devam edilir (teklin teknik eşiği geçmesi ve sözleşme için maksimum mevcut bütçe içerisinde olması koşuluyla).

Başarılı olan teklif sahibinden imzalanmış bir adet orijinal kopya sözleşme alındıktan sonra, imzalanmış olan sözleşmenin esas olarak gönderilene uyup uymadığını kontrol edin.

Sözleşme, iki sözleşme tarafının ikincisinin imzaladığı tarihte yürürlüğe girer. Sözleşme bu tarihten önceki mal alımı veya hizmetleri kapsamaz veya bu tarihten önce yürürlüğe girmez.

2.13.3 İhalenin Verilmesini Duyurmak

Hibe Faydalanıcısı, en kısa sürede ihalenin verilmesi ile ilgili teklif sahiplerini bilgilendirir. Bu bilgilendirmeye, rekabetçi bir teklif verme veya prosedürü yeniden başlatma olmasından dolayı ihaleyi sonuçlandırmama kararının dayanakları da dahildir.

Sözleşme imzalandıktan sonra, Hibe Faydalanıcısı, standart bir başarısızlık mektubu hazırlamalı ve karşı tarafın imzaladığı sözleşmenin alınmasından sonra 15 gün içerisinde tüm teklif sahiplerine göndermelidir.


58

3.� RAPORLAMA GEREKLİLİKLERİ

3.1� Giriş

Proje boyunca, Hibe Faydalanıcıları, aşağıdaki anlatım raporlarını ve mali raporları sunmakla yükümlüdür: İlk ön nansman için Ara Satın Alma Raporu. Ek ön nansman talebi varsa, proje süresi 12 aydan fazlaysa ve Sözleşme Makamı tarafından sunulan

nansman €100,000'den fazla ise, ek ön nansman için Ara Rapor. Nihai ödeme için Nihai Rapor.

Raporlamaya dair talimatlar Özel Koşullar Madde 7.2.1 ve 7.2.5, Ek II Madde 2 ve 5'de verilmiştir. Şablonlar ise hibe sözleşmesi Ek VI ve X'da mevcuttur.

Aşağıdaki tablo, Hibe Faydalanıcısının sunması gereken raporlarla ilgili bilgileri özetlemektedir:

Rapor Türü Sunulması gereken zaman İçerik

Ara Satın Alma Raporu

Ara Rapor

Nihai Rapor

Uygulanmaz.

Toplam uygun maliyetlerin %60'ı için insan kaynakları, mal alımı ve h i z m e t s ö z l e ş m e l e r i n i n imzalanmasından hemen sonra (miktar, Özel Koşullar Madde 3.1'de detaylandırılmıştır).

Bkz. Hibe Sözleşmesi EK X.

PRAG kural ve prosedürleri ile söz l e şmen in Ek IV 'ündek i prensipler ve bell i kurallar doğrultusunda ihale süreçlerinin kanıtları

Ek nansman talebi olması durumunda, 12 aylık raporlama döneminin sonunu takip eden 60 gün içerisinde ve bir önceki ödemenin %70 ' i ge rçek ten gerçekleştiyse.

Bkz. Özel Koşullar Madde 7.2.1 ve 7.2.4, hibe sözleşmesi Ek II Madde 2 ve Ek VI.

Anlatım Raporu ve Mali Rapor (Ek VI'deki şablona göre), bir sonraki raporlama dönemi için tahmini bütçe ve destekleyici tüm belgeler (teknik ve mali- bkz. Kılavuz Kısım 1- Madde 1.6).

Uygulama süresinden sonra üç ay içinde (sözleşmenizde Ek II Madde 15.2).

Bkz. Özel Koşullar Madde 7.2.1, 7.2.4 ve 7.2.5, hibe sözleşmesi Ek II Madde 2 ve Ek VI.

Anlatım Raporu ve Mali Rapor (Ek VI'deki şablona göre), bir sonraki raporlama dönemi için tahmini bütçe ve destekleyici tüm belgeler (teknik ve mali- bkz. Kılavuz Kısım 1- Madde 1.6).

Proje süresi 12 ay veya altı veya hibe miktarı €100,000 veya altı.

Proje süresi 12 aydan fazla ise ve hibe miktarı €100,000'den fazla ise.

Hibe Faydalanıcısı Raporlama Gereklilikleri


59

Bu Kılavuzun ilk versiyonun hazırlandığı KOBİ hibe programı III altında, Hibe Faydalanıcısının Gider Doğrulama (Denetim) Raporu sunmasına gerek YOKTUR. Bunun yerine, €100,000 üstündeki tüm hibeler için ve €60,000 ve €100,000 arasındaki hibelerden rastgele seçip Sözleşme Makamı dış denetim gerçekleştirecektir.

Raporlar, Özel Koşullar Madde 5'de belirtilen Sözleşme Makamı irtibat adreslerine gönderilmelidir.

Tüm raporlarin ingilizce dilinde ve verilen şablonlar kullanilarak sunulmasi gerekmektedir.

Raporlarınızı hazırlarken PMU'nun desteğini isteyiniz!

Raporlama gerekliliklerini karşılamak için yardımcı olacak kontrol listeleri, Araç Kitinde verilmiştir.

3.2� Ara Satın Alma Raporu

Başlangıç ön nansman ödemesini almak için (bkz. Özel Koşullar Madde 4.1), hibe sözleşmesi Ek X'de verilen şablona göre bir ara satın alma raporu sunulmalıdır.

Ara satın alma raporu sadece insan kaynağı, mal alım ve hizmet sözleşmeleri toplam uygun maliyetlerin en az %60'ı için imzalandığında sunulabilir (miktarlar Özel Koşullar Madde 3.1'de detaylandırılmıştır).

Rapor içeriği, sözleşmesi yapılan toplam uygun maliyet eşiğine ulaşmak için yapılacak ayrı ihale faaliyetlerinin açıklamasını içermektedir. Her teklif verme prosedürü için, aşağıdaki bilgilerin raporda olması gerekmektedir:

Yayınlama tarihi ve yöntemler

Teklieri sunmak için son tarih

Seçim ve ihaleyi verme kriterleri

Alınan teklierin listesi

İdari, teknik ve mali açıdan uygun teklierin listesi

İdari, teknik ve mali açıdan uygun olmayan teklierin listesi ve reddedilme nedenleri

Kazanan teklin kazanma nedenleri

Değerlendirme Komitesinin oluşumu (Başkan-oy hakkı yok; ve minimum oy hakkı olan üç

değerlendirici)

Değerlendirme Komitesinin görüşmelerinin özeti

Gizlilik, tarafsızlık, çıkar çatışması olmaması beyanları

Sözleşme(ler)in imzalanma tarihi.

Her teklif prosedürü için değerlendirme raporları, rapora ek olarak konulmalıdır.

3.3� Ara ve Nihai Anlatım Raporları ve Mali Raporlar

Hibe Faydalanıcısı, sözleşme yükümlülüğü olarak bir Ara Rapor (mevcut ise) ve bir Nihai Rapor hazırlar. Bu raporlar, açıklama ve mali bölümler (bkz. şablon Ek VI) ile Özel Koşullar Madde 7.2.1 ve Ek II Madde 2'de belirtilen destekleyici belgeleri içerir.

Raporların amacı, Sözleşme Makamına projenin uygulanması esnasında gerçekleşen ilerleme ile Hibe Faydalanıcının sözleşmeden doğan yükümlülükleri ve sorumluluklarını karşılaştırması için gerekli bilgileri sunmaktır. Bu raporlara dayanarak, Sözleşme Makamı ödeme taleplerini inceler ve yapılan faaliyetler ve değerlendirilen uygun giderler temelinde ara (mümkün ise) ve/veya nihai ödemelere karar verir.

Detaylar gelecekteki Teklif Çağrılarında değişebilir.4


60

Raporların açıklama bölümleri, proje faaliyetlerinin uygulanması, beklenen sonuçlar, performans göstergelerinin ilerlemesi, proje yönetimi, ortakların katılımı, kilit paydaşlarla ilişkiler (yerel sorumlu organlar), görünürlük ve sözleşmede yapılan küçük değişikliklerin bildirimi ve uygulanabildiği yerde yapılan zeyilnameler hakkında bilgiler sunmaktadır.

Hibe Faydalanıcısı, proje uygulama döneminin sona ermesi sonrasında maksimum 90 gün içerisinde Nihai Raporu Sözleşme Makamına sunmalıdır (bkz. Özel Koşullar Madde 2).

Sözleşme Makamı kendi prosedürü içerisinde Nihai Raporu kontrol edecek ve nihai geçerli masraar, nihai hibe miktarı ve Hibe Faydalanıcısına yapılacak nihai ödemeyi onaylayacaktır. Taleplerin sunulan şablonu takip etmemesi ve destekleyici tüm belgelerin sunulmaması veya açık olmaması durumunda, ödemeler askıya alınacaktır. Sözleşme Makamının gerekli açıklamaları talep etmesi durumunda, açıklamalar alınıp onaylanana kadar ödeme askıda kalacaktır. Hibe Faydalanıcısı, Sözleşme Makamının açıklama talebine 30 gün içerisinde yanıt vermelidir (Ek II Madde 2.4).

Sözleşme Makamının, bazı giderlerin proje hedeeri ve faaliyetleri ile bütçesi karşısında belirli bir gerekçesi olmadığına karar vermesi durumunda, bu giderler uygun değildir şeklinde sınıandırılır, ve geri ödenmez veya eğer ödendiyse geri alınır.

3.4� Mali Raporlama

Sözleşmenin mali rapor şablonunu desteklemek amacıyla (Ek VI), her bütçe başlığı için alt hesaplarla birlikte tüm hesap büyük defterlerini içeren bir dizi şablon aynı zamanda her Hibe Faydalanıcısının erişebileceği PMU İzleme Bilgi Sisteminde sunulmuştur.

Mali belgelerin her zaman için teknik belgelerle uyumlu olması gerekmektedir. Mali belgelerde genellikle şu özellikler vardır:

Fatura ve makbuzlar Hibe Faydalanıcısı adına hazırlanmalı, tercihen aynı para biriminde olmalı ve bu

aynı para biriminin de mali raporda yazılması gerekmektedir. Farklı para birimlerinin olması

durumunda, miktarlar doğru sütunlarda belirtilmelidir;

Bir fatura veya makbuz, birden çok değil tercihen sadece tek bir bütçe satırı için olmalıdır;

Belgelerin KDV'den muaf olması gerekmektedir veya KDV miktarı belirtilmelidir;

Hibe sözleşmesi Ek III bütçe satırındaki sayı (Faaliyet Bütçesi) her belgede belirtilmelidir; ve

Karmaşık proje dosyalarında, her bütçe satırı için makbuz/fatura listesi sunulmalıdır.

Mali raporun orijinal bütçeler ve deşiklikler (varsa) ile proje süresince oluşan giderleri belirtmesi gerekmektedir.

Denetim Sözleşme Makamı tarafından dışarıdan gerçekleştirilecektir. Sözleşme Makamı tarafından görevlendirilecek dış denetçi, oluşan ve Hibe Faydalanıcısı tarafından beyan edilen giderleri inceleyecek ve bu giderlerin gerçek ve uygun olduklarına karar verecektir. Denetçi daha sonra uygun ve nihai masraarı belirler ve Sözleşme Makamı için bir denetim raporu hazırlar. Hibe Faydalanıcısı, dış denetimin gerçekleştirilmesi için gerekli tüm belge ve bilgileri sunmakla yükümlüdür.


61

4.� İLETİŞİM & GÖRÜNÜRLÜK FAALİYETLERİ

4.1� Giriş

Bu kısım, Hibe Faydalanıcılarının AB İletişim & Görünürlük Kılavuzunda belirtilen görünürlük kurallarını daha iyi anlamaları ve takip etmeleri ile projenin görünürlük faaliyetlerinin mümkün olduğunca nasıl daha etkili hale getirilebileceği ile ilgili kirler sunmaya yardımcı olmayı amaçlamaktadır.

AB Dış Faaliyetler İletişim ve Görünürlük El Kitapçığı ve bir dizi tanıtıcı faaliyetlere ait şablon ve örnekler (broşür, el ilanı, poster, bülten, gazete vb.) İngilizce olarak aşağıdaki bağlantıdan indirilebilir:https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en

Her bir Hibe Faydalanıcısı ve hizmet ve mal alımı alt-yüklenicileri, AB nansmanının görünürlüğünü sağlamak adına gerekli önlemleri almalıdır. Bu önlemler, Hibe Sözleşmesinin Ek II Madde 6 ve İletişim ve Görünürlük Kılavuzundaki kural ve şablonlar doğrultusunda olmalıdır.

İlk olarak, her bir Hibe Faydalanıcısı, bir İletişim Planı (Ek II Madde 6.2) ve uygulanmasına yönelik bir raporu (Ek II Madde 2) Sözleşme Makamının onayına sunmalıdır.

Faydalanıcı tarafından her şekilde ve herhangi bir yerden (internet dahil) yapılacak tüm bildirim veya yayınlarda aşağıdaki ifadelerin olması zorunludur: "Bu belge, Avrupa Birliğinin mali desteği ile hazırlanmıştır. Bu belgenin içeriğinden tamamen <faydalanıcının ismi>sorumludur ve hiç bir durumda Avrupa Birliği'nin görüşünü yansıtıyor olarak kabul edilemez " (Ek II Madde 6.4). Sunulan mal ve ekipmanlar ile üretilen ve yaratılan bilgi ve yazışmalar üzerinde ( ör. poster, pankart, aş, broşür, el ilanı, gazete reklamları, bültenler, internet sitesi vb.) görünür şekilde AB logosu ve uygun ifade yazılı olmalıdır.

Hibe faydalanıcıları bir iletişim planı oluşturmalı ve AB nansmanının görünürlüğü için gerekli önlemleri almalıdır. Bu önlemler, aşağıdaki

adresten ulaşilabilen “AB İletişim ve Görünürlük Kılavuzu” gereklılıklerını karşılamalıdır:

Tüm basılı materyal tasarımlarının AB görünürlük kılavuzlarına uyması gerektiğini unutmayın. Bu nedenle, hibe faydalanıcılarına, materyaller basılmadan önce nihai tasarımları PMU ile

paylaşarak geri bildirim ve gayrı resmi onay almaları önerilmektedir. Doğru şekilde tasarlanmamış basılı materyal giderleri, proje uygulama süresi sonunda guygun olmayan maliyet olarak kabul edilebilir.

AB nansmanlı projenin tamamlanması sonrasında AB görünürlüğü ile ilgili eylemler Faydalanıcı tarafından yönetilmeye devam edilebilir. Bu durumda, AB tarafından nanse edilen aşama bittikten altı ay sonra, görünürlük tabelaları hariç eylemle ilgili yapılan yazışmalara hiç bir AB sembolü dahil edilmeyecektir. Buna karşın, AB bayrağına verilen aynı önem çerçevesinde aşağıdaki cümle materyal üzerine eklenmelidir: “Bu proje/programın ilk aşaması <tarihler>, Avrupa Birliği tarafından desteklenmiştir”.

4.2� Uygun Görünürlük

Başka diğer proje faaliyeti gibi, Hibe Faydalanıcıları, iletişim/görünürlük faaliyetlerini düzgün bir şekilde planlamalıdır.

İletişim çabalarının etkisini en yukarıya çekmek amacıyla: Faaliyetlerin zamanında yapılması gerekir;

https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en


62

Kullanılan bilgiler doğru olmalı; Faaliyetlerin PMU ve Sözleşme Makamı ile yakın işbirliği içerisinde koordine edilmesi gerekir

(tasarım ve içerik için önceden onay alınmalıdır); Doğru kitle(ler) hedef alınmalıdır; Verilen mesajlar hedef kitlenin ilgilisi çekmelidir; ve

Faaliyetlerin harcanan kaynaklar ve beklenen etki açısından uygun olması gerekmektedir.

Buna karşın, iyi bir fırsat çıkması durumunda bunların planlara eklenmesi için her zaman yer olmalıdır. İyi iletişim reeksi ve beklenmeyen fırsatları faydaya dönüştürme becerisi daha resmi çabalar kadar önemlidir ve genellikle de ücretsiz olarak yapılmaktadır. Bu tür olanakların ortaya çıkması durumunda, bu olanaklardan faydalanılmalıdır. Eylemlere ait iletişim ve görünürlük planları, AB toplam görünürlük stratejisi ile sinerjileri en yukarıya çekmeyi amaçlamalıdır.

4.2.1� İletişim Planı

Ek II Madde 6.2'ye göre, Hibe Faydalanıcısı, Sözleşme makamının onayına bir iletişim planı ve uygulanmasına yönelik bir rapor sunmalıdır (Ek II Madde 2'ye göre).

Planın içeriği (bkz. AB İletişim ve Görünürlük Kılavuzu) aşağıdakileri içerebilir:

İletişim Planı

Hedeer

İletişim Faaliyetleri

Başarı Göstergeleri

1. Genel iletişim hedeeri2. Hedef gruplar3. Proje hedeeri ile ilgili her hedef grup için özel hedeer.

İletişim hedeflerine dair örnekler: Hedef grubun(ların) şirketin pazardaki varlığının farkında olmasını sağlayın.

Halkın, faaliyet içerisindeki AB'nin rolünün farkında olmasını sağlayın.

Tanıtılacak yeni ürün(lerin)/hizmetlerin hedef müşteri nüfusu içerisinde

farkındalığını artırın.

1. İletişim planının kapsadığı dönem içerisinde yapılacak ana faaliyetler: Faaliyetlerin özellikleri

Faaliyetleri sunmak için sorumlulukların detaylarını dahil edin.2. Seçilen iletişim araçları

Iyerel kapsamda belirli araçların faydalarının detaylarını dahil edin (basın, reklam, etkinlikler vb..)

İletişim ve tanıtım faaliyetlerinin etkisi olup olmadığını görmek için ölçülebilen

bazı göstergeler

Kaynaklar İletişim faaliyetlerini desteklemek için uygun proje kaynaklarının olup

olmadığından emin olun (insan ve mali).

Eylem Planı Yapılacak işlerin sürelerinin ve her faaliyetten sorumlu kişilerin belirlendiği,

maliyetlendirilmiş bir eylem planını hazırlayın.


63

Uygun olan yerlerde aşağıdaki adımlar, kapsamlı bir iletişim planının geliştirilmesinde göz önünde bulundurulabilir:

Durum analizi: Projenin uygulanması ile ilgili iletişim/görünürlük gerekliliklerinin değerlendirilmesi. Halka ilişkilerde önde gelen uygulamaların değerlendirilmesi. Sorunu anlamak: mevcut anketler, kamuoyu yoklamaları, iletişim SWOT analizi ve/veya basın

izleme ile ilgili olarak durum analizleri gerçekleştirmek.

Hedeerin belirlenmesi: Hedef grupların belirlenmesi: genel anlamda başarıya ulaşmak için temel hedef grupların analiz

edilmesi çok önemlidir. Hedef gruplar, önemleri, karar verme becerileri ve etkilerine göre üç ana gruba ayrılmaktadır.

Hedef grup anlayışı ve argümanlarının belirlenmesi: mevcut anlayışı değiştirip istenilen anlayışa ulaşmak ve hedef grubu değiştirerek motive edip faaliyete geçmelerini sağlamak için rasyonel ve duygusal olarak iki tür hedef grup anlayışı kullanılabilir.

Mevcut anlayış İstenen anlayış

Şu an hedef grup ne düşünür ve yapar

Hedef grubun düşünmesi ve yapması hede nedir

Temel mesajın geliştirilmesi. Plan için tavsiyelerin hazırlanması.

Araç seçimi: Belirlenen kitle için uygun araçların seçimi. Araçların masrafı ile ilgili kaba bir tahmin. Öncelik belirleme.

İş planının hazırlanması: yıllık planın hazırlanması, faaliyetin önerilen başlangıç ve bitiş tarihini gösterecektir.

Uygulamanın izlenmesi: planın başarısını değerlendirmek için gerçekçi, güvenilir ve özel kriterler geliştirmek.

4.2.2� Kilit Hedef Kitlenin Belirlenmesi

Etkili bir şekilde iletişim kurmak adına hedef kitlelerin açık bir şekilde belirlenmesi gerekmektedir.

Hedef kitle: (i) şirket için hedef gruplar, (ii) rakipler ve/veya ortaklar, ve (iii) seçilmiş çarpanlar-etkileyici kişiler ve kir verenlerin yanında basın.

4.3� İletişim & Görünürlük Araçları

Hibe Faydalanıcılarının proje faaliyet ve sonuçlarını tanıtmak amacıyla kullanabilecekleri çeşitli araçlar vardır. Aşağıda bu araçların örnekleri ve nasıl kullanılacaklarına dair kısa bir açıklama verilmiştir.


64

BASIN DUYURUSU

Basın duyurusu, veya basın ilanı, basın toplantısı, açılış, basın konferansı veya sunumu gibi şirket etkinliklerine basını davet eden belgedir. Bu belge, bir etkinliğe katılmak için bir davetiye olma özelliğini taşımaktadır. Halka açık olabilir ya da olmayabilir.

Basın duyurusu, kısa olmalı ve etkinliğin detaylarını, yerini, zamanını vb. içermelidir. Basın duyurusu bir davetiye olduğundan dolayı, katılması muhtemel basın mensuplarına gönderilir. Basın açıklaması daha geniş bir dağıtım ile yapılır.

BASIN KONFERANSLARI

Basın konferansları her zaman için PMU ve Sözleşme Makamının işbirliği içinde organize edilmelidir. Davetiyeler üzerinde, AB görünürlük kural ve ilkeleri doğrultusunda AB logosu olmalıdır.

BASIN BİLDİRİLERİ

Basın bildirileri, iletişim faaliyetlerine faydalı yönde katkı sunmaktadır. Basın bültenleri, projeyle (veya belirli bir faaliyet ile ilgili), yeni bir ürün veya hizmetin tanıtımını veya yardım etkinliğinin sponsorluğu ile ilgili detaylı haberler verebilir.

Basın bildirisi üzerinde AB logosu olmalı, nansmanın AB tarafından verildiğini ve AB nansmanını Euro ve yerel para biriminde belirtmelidir.

Bildirinin tarihi yukarıya yazılmalı ve bilginin ne zaman açıklanacağını da belirtmelidir. Genellikle gazeteciler bildirileri hemen kullanabilmeyi tercih ederler; bu durumda belgenin üst kısmına 'Derhal basına sunulacaktır' ibaresi yazılmalıdır. Buna karşın, örneğin mali rakamlar çıkana kadar basına sunuşu bekletmek de kimi zaman uygun olabilir. Böyle bir durumda ise belgenin üst kısmına '15 Ekim, saat 10:00'dan önce kullanılamaz' ibaresi düşülmelidir.

Haber niteliği taşıyan bir basın bildirisi şunları içermelidir: bir başlık, temel unsurları özetleyen güçlü bir giriş paragrafı, hikayenin esas bölümü, alıntılar, bazı arka plan bilgileri ve ek bilgi almak isteyenler için irtibat bilgileri. Bildirinin, A4 sayfasının ön yüzünü doldurması ve en sonunda da 'Son' ifadesinin olması gerekmektedir.

'Son' ifadesinden sonra, basın bülteninin altında gazetecilerin ek bilgi almak istediklerinde başvurabilecekleri en az bir kişinin ismi olmalıdır.

KAMUYA AÇIK ETKİNLİK/“TANITIM GÜNLERİ”

Kamuya açık bir etkinlik düzenlemek, eylemin/şirketin belirli başarılarına ilgi çekmek için mükemmel bir fırsat olabilir. Bu etkinlikler arasında, tanıtım günleri, konferanslar, çalıştaylar, seminerler, fuarlar ve sergiler sayılabilir.

AB nansmanlı eğitim kursları, konferans, seminer, fuar, sergi ve çalıştaylara katılan kişiler, etkinlikleri AB'nin nanse ettiğini bilmelidir, bu nedenle de tüm materyallerde AB bayrağı olmalıdır.

PMU ve Sözleşme Makamı, bu etkinliklerin hazırlanması ve uygulanmasına yakından dahil olmalıdır.

Hibe Faydalanıcıları, Avrupa Komisyonu osinin önceden onayı olmadan basın bülteni, basın açıklaması veya diğer iletişim ve bilgi materyallerini hazırlamamalıdır.


65

EL İLANLARI, BROŞÜRLER, EL BROŞÜRLERİ VE CEP KİTAPÇIKLARI

Özellikle bütçenizde belirtildiyse (sözleşme Ek III) veya İletişim Planında yazılıysa bu materyallerin proje için basılması gerekmektedir.

Tüm basılı materyallerde, logoların yeri ve büyüklüğü önemlidir, ve AB İletişim eve Görünürlük Kılavuzuna uygunluk sağlanmalıdır.

El İlanlarıEl ilanı, geniş kitlelere dağıtılması amaçlanan ve genellikle posta ile gönderilen veya kamusal alanlarda dağıtılan veya posta ile dağıtılan bir çeşit basılı reklamdır. Kartpostal, broşür ve küçük posterler gibi el ilanları da kitle pazarlaması veya iletişiminin düşük maliyetli bir şeklidir. Bir çok el ilanı formatı vardır. Bazı örnekler şu şekildedir: A4 (aşağı yukarı antet büyüklüğünde), A5 (aşağı yukarı yarı antet büyüklüğünde), DL (büyük bir zarf büyüklüğünde) veya A6 (kartpostal büyüklüğünde).

El broşürleriEl broşürleri, büyük kitleleri proje, yeni bir ürün veya hizmet (restoran gibi) hakkında bilgilendirmek için kullanılan basit ve ucuz bir iletişim aracıdır. El broşürünün içerisinde AB bayrağı, ana mesaj ve iletişim bilgileri gibi AB görünürlük ana kimlik unsurlarını içermelidir.

BroşürlerBroşür, şirketi tanıtmak ve hedef kitleye ürünler ve/veya hizmetler hakkında bilgilendirme yapmak için kullanılan reklam aracıdır. En sık kullanılan tek sayfalık broşür türleri ikiye katlanan (tek bir kağıdın her iki tarafına baskı yapılıp yarıya katlanması) ve üçe katlanan (aynı şekilde fakat üçe katlanır) broşürlerdir. İkiye katlanan broşürler, dört panel (her bir tarafında iki panel), üçe katlanan ise altı panel şeklindedir (her bir tarafında üç panel).

Proje broşürleri, projenin uygulanması esnasında kullanılacak en temel iletişim araçlarından bir tanesidir. Proje broşürleri, hedeer, başarılar, faaliyetler ve proje/şirketin çıktılarına odaklanan yüksek kalite görsel/fotoğraf illüstrasyonu barındıran temel bilgileri içermelidir.

El ilanı ile karşılaştırıldığı zaman, broşürde daha fazla yüksek kalite kağıt, renk vardır ve broşür katlanmaktadır.

Cep kitapçıklarıCep kitabı basılırken, kapağında AB logosu da olmalıdır. El ilanları için belirtilen detaylar aynı zamanda cep kitapçıkları için de geçerlidir.


66

BÜLTENLER

Bültenler, teşebbüs veya proje ile ilgili haberleri içermekte ve genellikle belirli bir seri ile basılmaktadır. Bültenler, proje faaliyetleri içerisinde yapılması gerektiği şeklinde belirtildiyse basılmalıdır. Belirli bir devamlılıklarının olması bültenleri daha önce belirtilenlere kıyasla daha karmaşık bir iletişim aracı haline getirmektedir. Bunun nedeni ise, haber akışı, gruplama sistemi ve düzenli yayını sağlayan görevli personel gereksiniminin olmasıdır. Bültenler aynı zamanda uygun bir posta listesi ile birlikte bir posta kapasitesini de gerektirmektedir. Hedef kitlelerine e-posta üzerinden gönderilebilir veya internet sitesi(ler)ne eklenebilir. Bülten formatları değişkenlik gösterebilir fakat kapak sayfasında her zaman için açıkça projenizin AB tarafından nanse edildiği yazılı olmalıdır. Bir bültenin ön sayfası için bir örnek tasarım aşağıdaki resimde gösterilmiştir:


67

POSTERLER

Posterler belirli bir mesajı iletmek için kullanılabilir. Posterler aynı zamanda, uygun ve yasal olan herhangi bir yerde sergilenebileceğinden dolayı da önemlidir. Posterler istenilen mesajı iletmekte çok etkilidir; bu nedenle de poster tasarımının basit bir mesaj, dikkat çeken bir resim ve akılda kalıcı bir slogan içerecek şekilde planlanması gerekmektedir.


68

İNTERNET SİTESİ GELİŞTİRME/İNTERNET SAYFALARI

İnternet siteleri günümüzde şirketler için temel bir iletişim gerekliliği haline gelmiştir.

Hibe projesi için yeni bir internet sayfası açılması veya proje detaylarının Hibe Faydalanıcının internet sitesine eklenmesinde, standart görünürlük ve sorumluluk reddi yazıları gereklilikleri uygulanmaktadır. yapılan giderlerin daha sonra uygun olmayan maliyet olarak karar verilmemesi için, önceden uygun kurallar ile ilgili PMU'ya danışılmalıdır.

AKADEMİK YAYINLAR & DERGİLER

Araştırma bulgularını veya örnek çalışma materyallerini yaymak için proje kaynakları ile hazırlanan yayınlarda yukarıda bültenler ve kitapçıklar için belirtilen standart görünürlük ve sorumluluk reddi yazıları prosedürleri takip edilmelidir.

BASIN ZIYARETLERİ

Gazetecilerin proje yerine grup olarak ziyaret gerçekleştirmeleri, ek görünürlük fırsatını doğurabilmektedir. Bu tür ziyaretlerin iyi bir zamanda yapılması ve somut başarılara odaklanılması gerekmektedir. Uygun olduğu yerlerde, ziyaret eden gazeteci gruplarına, Sözleşme Makamı temsilcileri de eşlik etmelidir.

AFİŞLER/PANKARTLAR

Hibe Faydalanıcısı, açılış töreni veya konferans, eğitim faaliyetleri vb. gibi etkinliklerde sahne arkasında durabilecek aşler/pankartlar hazırlamalıdır. Aş/pankart büyüklüğü içeriğine veya taşınabilir olup olmamasına göre değişmektedir. Logoların AB görünürlük kural ve ilkelerine göre yerleştirilmesi gerekmektedir. Aş/pankart tamamlanmadan önce PMU'ya danışılması önerilmektedir.

ARAÇLAR, MAL VE EKİPMAN

AB nansmanlı bir eylemde kullanılan araçların açık bir şekilde belirlenmesi ve hem İngilizce hem de ana dilde “AB'nin desteği ile temin edilmiştir” ifadesi ile AB bayrağını görünür şekilde taşıması gerekmektedir. Hibe Faydalanıcısının logosu da aracın üstünde görünebilir fakat AB bayrağı da en azından hibe faydalanıcısının logosu kadar görünür olmalıdır. AB tarafından desteklenen eylemlerde kullanılan araçlarda, araç panelleri olmalıdır (bkz. AB İletişim ve Görünürlük Kılavuzu).

AB nansmanlı faaliyet altında sunulan mallar ve ekipmanlarında açıkça belirlenmesi ve görünür şekilde AB bayrağı ile hem İngilizce hem de ana dilde “AB desteği ile temin edilmiştir” ifadesini taşıması gerekmektedir.

YAPIŞTIRMALAR

Satın alınan tüm ekipmanların, AB tarafından nanse edildiklerini gösteren bir yapıştırma ile işaretlenmeleri gerekmektedir. Yapıştırmalar üzerinde ilgili ifadeler ve AB logosu olmalıdır.

FOTOĞRAFLAR

Gerekli durumlarda, Hibe Faydalanıcısı projenin başlangıcı, kapanışı ile proje ilerlemesi ve etkinlikleri belgelendirmek adına kalite fotoğraf çekimleri organize etmelidir. İnternet siteleri ve diğer bilgi materyallerinde kullanımı kolaylaştırmak adına dijital fotoğrafçılık kullanılmalıdır.

Basılan her fotoğraf üstünde başlık, yer ve zaman ile resimdeki kişilerin isimlerini yazan alt yazı içermelidir. Fotoğraar basılmadan önce fotoğraanan kişilerden izin alınmalıdır. Fotoğraf içerisinde bir grup insan var ise ve kişiler tek tek belirlenemiyorsa, bu kural uygulanmayabilir. Fotoğrafın Hibe


69

Faydalanıcının personeli tarafından çekilmemesi durumunda, fotoğrafı çeken kurumun ismi de ayrıca yazılmalıdır.

Mümkün ise, çekilen fotoğraarın tüm iletişim araçlarında olması gerekmektedir.

GÖRSEL-İŞİTSEL ÜRÜNLER

Görsel-işitsel ürünler (video belgeselleri, DVD'ler vb.), proje bütçesinde ve/veya iletişim planında özellikle belirtildiyse hazırlanmalıdır. Bu ürünler, tek bir faaliyet veya projenin genel kapsamını amaçlayabilmektedir.

Ürünlerin, proje başlığını içermesi ve AB nansmanını belirtmesi gerekmektedir. AB logosu da ya başta ya da en sonra belirtilmelidir. Görsel-işitsel ürünlerin, fotoğraarda geçerli olan kurallar doğrultusunda başlık, yer ve dahil olan kişileri belirtmesi gerekmektedir.

RAPORLAR

Kılavuz Kısım 3 doğrultusunda, Hibe Faydalanıcıları, Sözleşme Makamına sunmak üzere idari raporlar hazırlamaktan sorumludur ve hazırlamak zorundadır. Tüm raporlarda AB İletişim ve Görünürlük Kılavuzu takip edilmelidir.

Ek II Madde 6.2'ye göre, Hibe Faydalanıcı her raporda iletişim planının uygulanmasına yönelik raporlama yapmalıdır.


70

4.4 AB Görsel Kimlik Unsurları

AB BAYRAĞI

Eylemin büyüklüğü, kapsamı veya hedeeri ne olursa olsun, bayrağın belirgin bir şekilde İletişim ve Görünürlük Kılavuzunda belirtilen şekilde sunulması gerekmektedir. Her bir iletişim aracı için elektronik şablonlar geliştirilmiştir ve bunlar aşağıdaki siteden indirilebilir:https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en

RENKLER

AB bayrağı şu renklere sahiptir: dikdörtgenin yüzeyi için “Pantone Reex Blue”, yıldızlar için ise “Pantone Process Yellow”. Hibe Faydalanıcıları ve yükleniciler, resmi renkleri kullanmak zorundadır.

ARKA PLANLAR

Bayrak tercihen beyaz arka plana basılmalıdır. Çok renkli, özellikle de mavi ile çatışan renk içeren arka planlardan kaçınılmalıdır. Renkli bir arka plan kullanımı mecbur ise, dikdörtgenin yüksekliğinin 1/25'ine eşit kalınlıkta beyaz bir sınır kullanılmalıdır.

TADİLLER VE EKLEMELERHibe Faydalanıcı ve tedarikçiler/hizmet sağlayıcıları, bültenler ve diğer grak sunumlarda kullanmak için AB bayrağını hazırlarken, bayrağı olduğu gibi herhangi bir tadil veya ekleme yapmadan kullanmak zorunda olduklarını bilmelidir. Bu nedenle, AB bayrağı, başka bir ülkenin, bağışçı veya kuruluşun bayrağı veya sembolü ile birleştirilmiş şekilde gösterilmemelidir. Her biri diğerinden ayrı gösterilmelidir.

SORUMLULUK REDDİ

AB, Hibe Faydalanıcı ve yükleniciler tarafından hazırlanan iletişim materyallerinin içeriğinden sorumlu değildir. Bu nedenle bu materyaller, yayınlanma şekli ve yoluna bakılmaksızın internet de dahil olmak üzere, aşağıdaki ifadeyi içermelidir: "Bu belge, Avrupa Birliğinin mali desteği ile hazırlanmıştır. Bu belgenin içeriğinden tamamen <faydalanıcının ismi>sorumludur ve hiç bir durumda Avrupa Birliği'nin görüşünü yansıtıyor olarak kabul edilemez "

İNTERNET BAĞLANTILARI

Hibe Faydalanıcıları veya yükleniciler tarafından hazırlanan tüm yayınlar, proje internet sitesine ve daha fazla bilgi içinde resmi AB kaynaklarına atıfta bulunmalıdır.

Yukaridaki ifadeyi içermeyen basılı materyallere ait masraar projenin sonunda uygun olmayan maliyet olarak kabul edilir.


BÖLÜM IIPROJE YÖNETİMİ, İZLEME &

İŞ PLANLAMASI

72

5.� HİBE PROJENİZİN YÖNETİMİ

5.1� Giriş

Bir hibe projesi geçici bir çalışmadır, belirli bir başlangıç ve bitişi vardır. KOBİ 3. Teklif Çağrısı hibe projeleri için, sözleşme, iki taraftan ikincisinin sözleşmeyi (Özel Koşullar, Madde 2.1) imzaladığı gün yürürlüğe girerken eylemin uygulanması ya iki taraftan ikincisinin sözleşmeyi imzaladığı günün ertesi günü ya da bazı sözleşmelerde dahil edilen bir koşul olması durumunda işbu koşulların yerine getirildikten (Özel Koşullar, Madde 2.2) sonraki bir tarihte başlar. Projenin bitiş tarihi, belirlenmiş ay miktarının yürürlüğe girme tarihine eklendikten sonrasıdır (Özel Koşullar, Madde 2.3).

Genelde, Faydalanıcının rolü (veya Koordinatör, KOBİ hibe sözleşmelerinde proje partneri olmadığından aynı konumdadır) sözleşmenin Ek II'sinde (Genel Koşullar) Madde 1.5 ve 1.6'da belirtilmiştir.Roller aşağıdaki gibidir: eylemin (veya projenin) Ek I'deki Proje Tanımına ve Sözleşmenin şart ve koşullarına uygun olarak

yürütüldüğünü sağlama almak için gereken ve mantıklı tüm tedbirleri almak; esaslı mali yönetim ilkesi ve alandaki en iyi uygulamalar doğrultusunda projeyi gereken ilgi,

verimlilik, şeffaık ve gayretle yürütmek; sözleşmenin gerektirdiği yükümlülüklerden sorumlu olmak; projenin Sözleşme doğrultusunda uygulandığını izlemek; projenin uygulamasını etkileyecek veya projeyi geciktirecek herhangi bir olay karşısında Sözleşme

Makamını bilgilendirmek; yasal, mali, teknik, organizasyon veya sahiplik durumlarına ilaveten isim, adres veya yasal temsilci

değişiklikleri meydana geldiğinde Sözleşme Makamını bilgilendirmek; Özel Koşullar Madde 4.2 hükümleri doğrultusunda, uygun olduğu ve talep edildiği durumlarda, mali

güvenceyi sağlamak adına gereken düzenlemeleri yapmak; ve Ek II'nin 16. Maddesinde belirtildiği gibi, raporların, mali ekstrelerin ve Sözleşme tarafından lüzumlu

kılınmış diğer veri ve dokümanların düzenlenmesi için gereken tüm bilgilerin, aynı zamanda hesapların denetlenmesi, kontrol, izleme ve değerlendirme yapılması durumunda gereken herhangi bir bilginin proje bitiminden en az beş yıl ve hibenin €60,000'dan az olduğu durumlarda ise proje bitiminden en az üç yıl sonraya kadar mevcudiyetini sağlamak.

Projenizin yönetimi ilk safhadan itibaren genellikle güncel pazar araştırmasını üstlenmeye, uygulanabildiği durumlarda güncel faaliyet planını başlatacak ihale prosedürlerinin sayısını ve türünü anlamak üzere bir ihale stratejisinin ve ihale süreci için İş Tanımı ve Teknik Şartnamenin hazırlanmasına yoğunlaşarak başlatılmalıdır.

Dış AB fonu sona yaklaşırken projenin, proje bitiş tarihinden sonra muhtemelen devam edecek olan olumlu sonuçları ve faydalar akışı unutulmamalıdır. Dolayısıyla, Faydalanıcılar aynı zamanda sonuçların üzerine ekleme yaparak geliştirmek için gerekli koşulları mevcut bulundurmayı da içerecek şekilde projenin sürdürülebilirliğine, hibe projesi sırasında üstlenilmiş faaliyetlerin devamlılığına veya takibine, yoğunlaşmalıdır. Bahsedilen koşullar, nansman sağlama (ör. yeni ekipman ve makinelerin servisleri ve bakımı için, veya yazılım programlarının lisansı için), gerekli kurumsal düzenlemeler, işçi istihdamı, kalite güvence standardı ve benzeri faaliyetleri içerir. Sonuç olarak, sorulması gereken soru Faydalanıcının, sonuçları idame ettirmek ve amaçlara ulaşmak maksadıyla nansal (bütçesel) ve teknik (insan kaynakları, uygulama becerisi, tecrübe, ekipman, materyaller) kaynaklara sahip olup olmadığı ve bunları üstlenmeye hazır olup olmadığıdır.

5.2� Bir Proje Yöneticisi/Koordinatörü için gereklilikler

İyi bir proje yöneticisinin muhakkak sahip olması gereken nitelikler başarılı kişisel organizasyon, dinamiklik, yenilikçilik, detaylara özen gösterme (gayret ve titizlik, örneğin, AB satın alma ve görünürlük ilkeleri ve prosedürleri ile olduğu gibi) ve üstün planlama ve problem çözme yeteneklerini gerektiren proje yönetimi faaliyetlerinde yüksek performansa sahip olmasıdır. İyi bir proje yöneticisi aşağıdakileri yapmalıdır:


73

Yönetim: mevcut olan insan kaynakları ve mali kaynaklarla etkili bir biçimde planlayarak beklenen sonuçları üretme kapasitesine sahip olmak.

Liderlik: liderlik bir vizyon yaratma ve bu vizyonu gerçeğe dönüştürecek değişiklikleri belirleme, tüm proje ekibini motive etme, projenin başarısı için gereken kişi ve kurumları ikna etme kapasitesi anlamına gelir.

İletişim: etkin bir çalışma ortamı yaratacak olan bilgi aktarımı, talimatlar, verilen yanıtlar vasıtasıyla diğerleriyle bağlantı kurma kabiliyetine sahip olmak. İletişim yolları, dahil olan kişilerin hiyerarşik pozisyonlarına, kültürel geçmişlerine, dahil olan kişilerin oluşturduğu grubun büyüklüğüne, kullanılan iletişim araçlarına (sözlü, yazılı iletişim) bağlı olarak değişiklik gösterir.

Müzakere etmek: bir anlaşmaya varma, farklı noktalar konusunda çözüme ulaşma, bir birey veya kolektif olarak bir avantaj kazanma ya da birçok farklı talepleri karşılayacak sonuçlar yaratma niyeti olan iki veya daha fazla insan veya taraf arasında diyalog kurabilme kabiliyetidir. Bu kabiliyet başlıca şunlarla ilişkilidir: faaliyet/satın alma planları; Sözleşmenin şart ve koşullarını karşılamak; dahil edilen kaynaklar; ve Faydalanıcısının sorumlulukları.

Problem çözmek: proje uygulaması öncesinde, sırasında ya da sonrasında oluşan problemlere çözümler bulmak.

Proje Yöneticisi/Koordinatörü entegre modeli üç bilgi kategorisini kapsayabilir:

Proje Yöneticisi

Yeterlilikleri

Teknik bilgi ve yeterlilik Kişiler arası bilgive beceriler

Kişisel gelişim bilgi ve becerleri

Teknik yeterlilik: düzenli proje yönetim görevleri için spesik bilgi ve beceriler. Faydalanıcının proje türüne bakılmaksızın, planlama, AB kural ve prosedürleri, İngilizce dili becerileri, nansal yönetim, proje izlenmesi, bilgisayar becerileri gibi bir dizi proje yeterlilikleri beklenmektedir.

Kişiler arası beceriler: proje, çalışma faaliyetleri sırasında nasıl desteklenir/yürütülür. Proje yöneticileri birçok farklı kişiler ve konumlarla, açık bir biçimde iletişim kurmak ve mesajları tüm seviyelere iletmek için anlamlı ve pozitif etkileşim kapasitesine gereksinim duyar. Bu, gerektiğinde katı ve kesin olabilme yeteneğini içerir.

Kişisel gelişim becerileri: talep edilen proje faaliyetlerine ilişkin olarak kendi güçlü ve zayıf yanlarını tespit edebilme yeteneği (ör. planlama, toplantı zaman sınırı, problem çözme, İngilizce yazma) ve o alanda kişisel ve profesyonel gelişim için harekete geçmek.

5.3� Hibe Projelerinde Profesyonel Proje Yönetim Yaklaşımı

Hibe projelerini yönetirken göz önünde bulundurulması gereken alanlar aşağıda açıklanmıştır.

5.3.1� İnsan kaynakları yönetimi

Proje başlangıcından itibaren üstlenilmesi gereken insan kaynakları yönetimi proje rollerini, sorumlulukları, rapor verme ilişkilerini belirler. Her bir proje üyesinin, proje içerisindeki kendi rol ve görevleri konusunda bilinçli olması çok önemlidir. Proje yöneticisi, her bir proje grup üyesinin rol ve sorumluluklarının kaydını tutmalıdır. Bunu yapması proje yöneticisine aşağıda belirtilen şekillerde yardımcı olacaktır:


74

Başlangıçta her bir proje personelinin beklentilerini açıklığa kavuşturmak;

hangi faaliyetin kim tarafından yürütüldüğü ve kimden hangi zaman için sonuç beklemesi

gerektiğinin kaydını tutmak;

proje ekibinin tüm beceri setinden daha çok haberdar olmak; ve

proje ekibinin de projeden yarar sağlamasını sağlamak amacıyla proje süresince ekip oluşturma

etkinlikleri planlamak.

Proje koordinatörünü ya da projedeki kilit personeli değiştirme gereksinimi duyulduğunda, yeni gelecek olan kişinin eşit değerde niteliklere ve iş tecrübesine sahip olması gerekmektedir.

5.3.2� Satın alma yönetimi

Satın alma yönetimi projenin, Eylemin Tanımlanması (Sözleşmenin Eki 1'i) ve Bütçe (Sözleşmenin Ek III'ü) kısımlarında ön görülen mal ve hizmetleri (Kılavuz'un 2. Kısmına bakınız), her daim Sözleşmenin Ek IV'ünde ayrıntılarıyla anlatılmış olan ilkelere uyarak elde etmek maksadıyla gerekli olan süreç ve prosedürleri kapsar.

Satın alma, projenizin planlanması gereken başlıca bir unsurudur. Sözleşme imzalanır imzalanmaz, ihalelerin ve lotların kesin sayısının ve uygulanabilir satın alma prosedürünün bilinmesi için, ayrı ayrı ve kolektif olarak temin edilecek olan kalemleri tanımlayın. Bu satın alma stratejisi sonuçlandığında (şablon Araç Kiti'nde sunulmuştur) güncel faaliyet planı kapsamına dahil edilmelidir, böylece her satın almanın sıralaması ve zamanlaması ayrıntıları ile belirtilmiş olur.

5.3.3� Zaman yönetimi

Zaman yönetimi, projenizi zamanında tamamlamanız için gereken süreci kapsar. Satın alma stratejisinin ve güncel faaliyet planının hazırlanması başarılı proje yönetimi için ön koşullarıdır. (Proje süresince yapılan herhangi bir değişiklik güncel planlama dokümanlarına eklenmelidir).

Aşağıdakileri yaptığınızdan emin olun: Projenizin kilometre taşlarını belirlemek (ekipman ihalesi, mesleki eğitim kursu düzenleme, internet

sitesi yaratma, broşür basımı, vs.); ve Gecikmiş faaliyetlerin kaydını tutmak. Gecikmiş herhangi bir faaliyet rapor edilmeli ve düzeltici bir

önlem ve/veya bir acil durum planı hazırlanmalıdır.

Eylem planları aşağıdakileri sağlamalıdır:� uygulamanın ilerlemesinin belirli aralıklarla değerlendirilebileceği bir yapı (temel

faaliyetler/görevler, süre, sıralama ve sorumluluklar);� katılımcı planlamasını ve ziki ilerlemenin değerlendirilmesini teşvik etmekte kullanılabilen temel

faaliyetlerin kolay anlaşılır görsel bir sunumu;� kaynak gereklilik ve bütçelerinin, onun doğrultusunda hazırlanabileceği bir temel; ve

� program içerisindeki izleme, değerlendirme ve rapor tutma görevlerini vurgulayacak bir olanak.

Bir eylem planını hazırlamak için gereken adım adım yaklaşım aşağıda belirtildiği gibidir:

Adım 1 – Ana faaliyetleri listeleyinAna faaliyetler, projenin beklenen sonuçları doğurabilmesi için yapması gerektiklerinin özetidir. Projenin odak noktasının ihale (hizmetler, ekipman, materyaller) olduğu durumlarda, kapsamlı faaliyet planının bir parçası olacak şekilde bir satın alma stratejisi belirleyin. Her ihalenin yat tahminleri faaliyet planına dahil edilmelidir.


75

Adım 2 – Faaliyetleri kolay yönetilebilir görevlere bölünFaaliyetlerin alt-faaliyetlere (örneğin, her bir ihale için, Teknik Şartnamenin hazırlanması, İş Planı ve ihale dosyası; ihalenin açılması; teklierin alınması; teklierin değerlendirilmesi; değerlendirme raporunun hazırlanması; Sözleşme imzalanması; servislerin/ekipmanların teslimatı, şartlı kabul) bölünmesinin amacı, faaliyetlerin organizasyonlarının yeterince basit ve kolay yönetilebilir hale getirilmesidir.

Teknik, bir faaliyeti alt-faaliyet öğelerine bölmek ve daha sonra her bir alt-faaliyeti ele alıp onları da kendi öğelerine bölmektir. Böylece her bir görev farklı bireylere devredilebilir ve bu görevler onların kısa vadeli hedeeri olabilir. Buradaki önemli unsur ayrıntının uygun seviyesini doğru olarak yakalamaktır.

Adım 3 – Sırayı ve bağlantıları açıklığa kavuşturunAna faaliyetler belirlenip listelendiğinde, aşağıdakileri belirlemek adına birbirleriyle bağlantılı olmalıdırlar:

Sıra – faaliyetler hangi sırayla gerçekleştirilmeli?

Bağlantılar – faaliyet başka bir faaliyetin başlaması veya tamamlanması ile bağlantılı mı?

Bir ev inşa etmek ayrı ayrı fakat birbiriyle bağlantılı olan faaliyetlerden oluşan bir örnektir: zemin kazma, duvarları örme, çatıyı oluşturma, kapı ve pencereleri monte etme, tesisatı kurma, elektrik, duvarları sıvama, vs. Sıralama, zemin kazmanın duvarları örmeden önce geldiğini belirtirken, bağlantılar, kapı ve pencerelerin duvarlar belirli bir yüksekliğe erişmeden takılmaya başlanamayacağını gerçeğini belirtir. Bağlantılar aynı zamanda aynı kişi/grup tarafından yürütülen ve aksi taktirde birbiriyle ilişkisiz olan faaliyetlerde de baş gösterebilirler. (ör. kişi/grup iki görevi de aynı anda tamamlayamayabilir).

Adım 4 – Faaliyetlerin başlangıç, süre ve bitişlerini hesaplayınZamanlamayı belirlemek her bir faaliyet için gerçekçi bir tahmini süre hesaplamayı ve daha sonra da olası başlama ve bitiş tarihlerini oluşturmak amaçlı bu faaliyetlerin faaliyet programına dahil edilmelerini içerir. Fakat, zamanlamayı büyük bir güvenle tahmin etmek genelde mümkün değildir.

Tahminlerin en azından gerçekçi olmasını sağlamak amacıyla, gerekli bilgi veya uzmanlığa sahip olan kişilere danışılmalıdır. Faaliyet programlarını hazırlarken en sık karşılaşılan problem gereken zamandan daha az bir zaman tahmin etmektir. Bu çeşitli sebeplerden dolayı olabilir: gerekli faaliyet ve görevleri dahil etmeme; birbirine bağımlı olan faaliyetler için yeterli zaman ayırmadaki başarısızlık; kaynak rekabetine izin verme konusundaki başarısızlık (ör. Aynı kişiyi ya da ekipmanı aynı anda iki ya da daha fazla iş yapması için programlamak); ve hızlı sonuçlar verme sözü ile insanları etkileme isteği.

Adım 5 – Ana faaliyetlerin zaman çizelgesini özetleyinAna faaliyetleri oluşturan bireysel görevlerin zamanlaması belirlenince, ana faaliyetin başlangıcı, süresi ve bitişi ile ilgili genel bir özet hazırlamak yararlı olacaktır.

Adım 6 – Kilometre taşlarınızı belirleyinKilometre taşları proje uygulamasının izlendiği ve yönetildiği temeli sağlayabilir. Kilometre taşları, ilerlemenin ölçülmesini sağlayan ve proje ekibinin hedef alacağı bir odak noktası olan ana unsurlardır. En basit kilometre taşları her bir faaliyet veya çıktının tamamlanması için tahmin edilen tarihlerdir. – ör. 'güneş enerji sistemleri Sözleşmesinin 7 ayda tamamlanacak oluşu'.

Adım 7 – Uzmanlık alanlarını tanımlayınGörevler bilindiği zaman, gereken uzmanlık türlerini belirlemek mümkündür. Genellikle mevcut olan uzmanlıklar önceden bilinmektedir. Fakat bu, faaliyet planının mevcut olan insan kaynakları dikkate alındığı zaman uygulanabilir olup olmadığını kontrol etmek konusunda iyi bir olanak sağlar.

Adım 8 – Görevleri ekipler arasında bölüştürünBu kısım kimin hangi görevi yapacağını söylemekten fazlasını içerir. Görev bölümü ile kilometre


76

taşlarına ulaşılması için gereken sorumluluklar ortaya çıkar. Diğer bir deyişle bu, proje yöneticisine ve diğer ekip üyelerine, her bir ekip üyesinin hesap verilebilirliklerini belirtmek için bir yoldur. Bu nedenle görev bölümü, ekip üyelerinin kapasite, yetenek ve uzmanlıklarını göz önünde bulundurmalıdır. Görevleri ekip üyelerine dağıtırken, elamanların kendi görevleri için gerekenleri anladıklarından emin olunması çok önemlidir. Eğer gereken anlaşılmazsa, belirtilen görevin detay seviyesi artırılabilir.

Faaliyet planlamasındaki detay seviyesine bağlı olarak sorumluluklar, esas paydaşlar veya proje uygulamasında yer alan kuruluşlar, ya da proje ekibindeki bireyler açısından tanımlanabilir. Burada amaç aynıdır, faaliyetin yönetiminden başlıca kimin sorumlu olduğuna ve mesul tutulabileceğine açıklık getirmek.

5.3.4� Faaliyet yönetimi

Belirtilen bir bütçe ile sözü edilenleri yerine getirmek/başarmak için bir Sözleşme imzaladınız: belirli hedeer, beklenen sonuçlar ve faaliyetler, hepsi Sözleşmenin Ek I'inde ayrıntılı olarak anlatılmıştır.

Proje kapsamı veya faaliyet yönetimi, Ek I'de belirtilen Sözleşme yükümlülüklerini takiben, projenin başarıyla tamamlanması için gereken tüm faaliyetleri içerdiğinden emin olma sürecini kapsar. Her zaman kendi yaptıklarınızı Sözleşmeye bağlı olarak yapmanız gerekenlerle ve bütçe ile karşılaştırın. Bu bilgi Faydalanıcılara tüm proje raporlarında sorulacaktır (ör. Uygulanabildiği durumlarda ara dönem, ve nal).

Sözleşme yükümlülüklerini yerine getiremezseniz Sözleşme Makamının hibe miktarını mevcut uygulamalar doğrultusunda ve Sözleşme gereğince (bakınız EK II, Madde 17.2) azaltmaya hakkı olduğu dikkate alınmalıdır. Bu durum aynı zamanda EK II'nin 6. Maddesinde belirtilen görünürlük yükümlülükleri için de geçerlidir.

5.3.5� Bütçe yönetimi

Proje bütçe yönetimi, Bütçe kontrolünü (Sözleşmenin Ek III'ü) içeren süreçleri kapsar böylece proje onaylanmış bütçe dahilinde tamamlanabilir.

Projenin bütçe yönetiminin yanı sıra Faydalanıcının değerlendirmesini gerektiren ve proje süresince birden fazla bireyi ilgilendiren diğer konular kaynak planlamayı, maliyet tahminini, maliyet bütçelemesini ve maliyet kontrolünü kapsar. Kaynak planlama, proje faaliyetleri sırasında hangi kaynakların (insan kaynakları, diğer ekipmanlar, altyapı işleri, yedek parçalar, sarf malzemeleri, satış sonrası hizmetler, vs.), ne zaman ve ne miktarda kullanılacağını belirler. Maliyet tahmini, proje faaliyetlerinin tamamlanması için gereken yaklaşık bir yat (tahmini) geliştirmeyi kapsar.

Kaynakları etkili bir biçimde kullanabilmek adına Faydalanıcı, sürekli olarak Sözleşme bütçesini izlemelidir. Projenin yaşam döngüsü boyunca, bütçe doğrusu dikkatli bir biçimde analiz edilmelidir. Böylece, gerekli Sözleşme değişikliklerini (küçük ya da büyük) zamanında düzenleyebilirsiniz.

5.3.6� Muhasebe ve kayıt tutma

Kılavuzun 1. Kısmında belirtildiği üzere (Madde 1.6) Faydalanıcı, projenin yürütülmesinin doğru ve düzenli beyanı adına muhasebe ve kayıt tutma sistemlerini devreye sokmalıdır. Sözleşmenin Ek II'sinin 16. Maddesi temel gereklilikleri özetler.

Hesapların ana açıları gelir ve giderlerin kolay takip edilebilirliği, belirlenmesi ve doğrulanması gerekliliklerini, her hangi bir mali raporun Kıbrıs'ın kuzey kesiminde uygulanan muhasebe ve defter tutma politikaları ve kuralları ile uyumlu işletilmesi gereken muhasebe ve defter tutma sistemi ile düzgün ve kolay uyumlaştırılabilmesini temin etmeyi içerir.

Buna ek olarak, Hibe Faydalanıcıları Sözleşmeyle ilgili olan tüm doküman ve kayıtları son ödeme sonrasında beş yıl ve €60,000'i geçmeyen hibeler söz konusu ise üç yıl süresince; ayrıca süre gelen bir denetleme, temyiz, dava veya iddia takibi olması durumunda konu çözüme ulaşana kadar saklamalıdır.


77

5.3.7� İletişim yönetimi

Hibe proje uygulamalarındaki temel eksikliklerden bir tanesi uygun iletişim ve belgeleme eksikliğidir. Projenizin etkinliğini artırmak adına: bir proje ekibi ve bu ekibi düzene sokmak için, ekip içi iletişim stratejilerini de içeren (Kim, kime, ne

yazmalı vs.) kurallar oluşturun; düzenli olarak proje ekip toplantıları düzenleyin; proje süresince düzenlenen tüm ana toplantılar için kayıt tutun. Bu toplantılar proje ekibi arasında

düzenlenen iç toplantılar ya da İdari Komite, Sözleşme Makamı, PMU, tedarikçiler, ana paydaşlar, hedef kitleleri vs. ile yapılan dış görüşmeler de olabilir;

uygun olduğu durumlarda, aylık ve iki ayda bir olan İdari/Proje Yönetim Komitesi toplantıları için kısa aylık raporlar tasarlayacak bir yönetim ekibi oluşturun;

projeye özgün bir iletişim listesi yaratın. Bu listenin daima mevcut olduğundan emin olun; ve proje süresince teslim edilmesi gereken raporların kaydını tutun ve listesini yapın.

EK II'nin 6.2. Maddesi uyarınca Sözleşme Makamının onayı için bir iletişim planı, ve Ek II'nin 2. Maddesi uyarınca bu planın raporlanması yapılmalıdır.

Kılavuzun 4. Kısımı, AB İletişim ve Görünürlük Kılavuz gerekliliklerine bağlı olarak, proje iletişim ve görünürlük yükümlülüklerini özetlemektedir.

5.3.8� Kalite yönetimi

Faydalanıcılar, Sözleşmenin şart ve koşullarına ve de AB ihale ve görünürlük kural, prosedür ve yönergelerine uyarak hibe projelerinin uygulamasında en yüksek profesyonel standartları uygulamakla mukelleftirler. Kalite yönetimi aşağıdaki süreçleri içerir: Kalite Planlaması – Sözleşme gereklilik ve kısıtlamalarının analizi ve bu gerekliliklere uymak için

alınması gereken tedbirler. Kalite Teminatı – proje uygulamasının kalite gerekliliklerini yerine getireceğine dair güven sağlama

amaçlı genel proje uygulamasının belirli aralıklarla değerlendirmesi. Kalite Kontrol – proje faaliyetlerinin uyumluluğunu performans göstergeleri (Sözleşmenin Ek I'inde

bilhassa mantıksal çerçeve matrisinde bulunur) mukabilinde kalite gerekliliklerine göre izlemek ve yetersiz performans sebeplerini ortadan kaldırma yollarını tespit etmek.

Her Faydalanıcı, proje ekibinin takip etmesi gereken iş yöntemlerini ve raporlama prosedürlerini yönetecek olan Sözleşme için bir kalite yönetim sistemi uygulamalıdır. Proje yöneticisi/koordinatörü, zamanında yüksek kalitede çıktılar üretmek amacıyla süreci (kapsam, zaman ve kaynaklar) yakından takip ederek teknik ve nansal proje yönetiminden sorumludur.

Bir kalite yönetim sisteminin uygulanması çeşitli kontrol mekanizmalarını içerir: projenin tüm üyelerinin projenin amaçları, projenin organizasyonu, iş programı ve proje

faaliyetlerinin yanı sıra beklenen sonuçların ne olduğu konusunda da tamamen net olduklarından emin olmak.

projenin ilerlemesini tartışmak ve gerektiğinde tedbirli bir şekilde düzeltici faaliyetleri üstlenmek için düzenli proje ekip ve İdari Komite toplantıları organize etmek.

teslime hazır ürünlerin son kalite kontrolünü sağlamak amacıyla özel proje faaliyetlerine teknik uzmanları atamak.

Projenin kalite yönetimini sağlamak amacıyla uygulanacak izleme mekanizmaları şunlardır: tartışma ve proje süresince açığa çıkabilecek herhangi bir kalite sorununa çözüm imkanı sağlayacak

düzenli yönetim ve İdari Komite toplantıları; ve proje yöneticisinin İdari Komiteye sunacağı kısa aylık ilerleme raporları.


78

Bir kalite yönetim sistemi genellikle proje yöneticisinin hazırlayacağı bir kalite planında özetlenmiştir. Bir kalite planı aşağıdaki konuları kapsar: proje organizasyonu ve yönetimi – proje organizasyonunun yapısal bir sistemini, açıkça belirlenmiş

görev ve sorumlulukları ve etkili iç ve dış iletişim araçları ile tarif etme; proje planlama – faaliyetler için sistemli ve disiplinli bir çerçeve sağlama ve belirli son teslim

tarihlerini ve kilometre taşlarını ve aynı zamanda faaliyetler arası karşılıklı ilişkileri düzenleme; kontrol ve sonuçların onaylanması – proje ekibi tarafından hazırlanmış tüm raporların ve

dokümanların kontrolü ve sonuçların onaylanma prosedürlerini detaylandırma; ve doküman kontrolü – ana bir dosyada tutulup, kolay erişim için kayda geçirilip etiketlenecek olan

dokümanların hazırlanması, kontrolü, onayı, nakli, kullanımı, düzeltilmesi ve doldurulması için protokolün, yazışma ve proje üzerine düzenlenen toplantıların tutanağını da içerecek şekilde tanımlanması.

Proje kalite yönetiminin bir parçası olarak Faydalanıcı, aynı zamanda etkili risk yönetimi için işlemler yürütmelidir. Risk yönetiminin amacı potansiyel riskleri belirlemek ve ölçmek, daha sonra da gereken haetici faaliyetleri risk gerçekleşmeden önce üzerinde hem kir olup yapmaya başlamaktır. Proje takvimine dikte eden mevsimsel faktörler ve eğitim seminerleri için gerekli asgari gerekliliklere uyulmaması, eş nansman sorunu, belli bir projeyi uygulamak için gerekli yetkilendirme gibi bazı potansiyel riskler bir ihalenin(ya da ihalelerin) tekrar başlatılmasını gerektirebilir.

Buna göre, proje süresi boyunca gerçekçi ve etkili stratejilerle risklerin temkinli bir şekilde tespit edileceği ve yönetileceği tutumu belirleyecek bir risk yönetim süreci uygulanmalıdır. Bu süreç aşağıdakileri sağlayabilir: potansiyel olarak projenin programını ve performansını tehlikeye atacak proje unsurlarının erken

belirtisi; risklerin önlenmesi ve azaltılması için (ihtimal ve etkiyi azaltmak) faaliyetler planlama ve bu

faaliyetleri uygulama gereksinimlerini karşılamak için proje planı içerisinde önlem almak; risk giderme ve azaltma faaliyetlerini uygulama; ve risklerin düzenli izlemesi ve giderme/azaltma faaliyetleri ve rapor etme.

Proje sorumlusu risk yönetiminden sorumlu olmalıdır ve ciddi problemler ortaya çıkması durumunda, PMU ve Sözleşme Makamının mümkün olan en erken zamanda haberdar edildiğinden emin olmalıdır, böylece olası potansiyel riskleri azaltmaya yönelik gereken önlemler alınabilir.

6.� HİBE PROJENİZİN PERFORMANSININ İZLENMESİ

6.1� İzleme Nedir?

�Proje İzleme genelde yönetim ve karar verme amaçlı projenin ilerleyişi ve ulaşılmak istenen sonuçlar hakkında bilgilerin düzenli toplanması, analizi ve kullanımı ile ilişkilidir.

İzleme, Proje Tanımı ve Bütçede belirtildiği üzere planlanan ve beklenen karşılığında gerçek performansı takip eder; proje uygulamasındaki güçlü ve zayıf yönleri aydınlatır, proje yöneticilerinin problemleri önlemelerini veya problemlerle vaktinde başa çıkabilmelerini, çözümler bulmalarını ve proje performansını artırabilmek adına değişen koşullara ayak uydurabilmelerini sağlar; ayrıca 'erken uyarı sistemi' sağlar, bu da projenin eylem planına bağlı kalmaması durumunda, vaktinde ve uygun müdahale imkanı sağlar.

İzleme, konu ile alakalı bilginin, bilgiye dayalı karar verebilmelerine yardımcı olması için doğru kişilere, doğru zamanda aktarılmasını sağlamalıdır.

İzleme, projenizin performansını gözden geçirmek ve geliştirmek için pratik bir yönetim aracı olarak algılanabilir. Yapılandırılmış bir izleme sistemi olmadan bir projenin teknik ve nansal açılardan doğru bir şekilde uygulandığını anlamak daha zordur.


79

Bundan hareketle, bir proje izleme sisteminin ana amaçları aşağıda verilenlerdir:

• daha iyiye gidecek değişimlere yol açan, bilgiye dayalı, zamanında karar üretmeyi garantiye almak;

• organizasyonel öğrenmeyi artırmak;

• hesap verilebilirlik için mekanizmalar sağlamak; ve

• ana proje paydaşları ile ortaklık sağlamak ve onlara bilgi aktarmak.

Sözleşmenin iç izlemesi için gerekli bilgi türleri beş geniş kategoriye ayrılır:1. Girdiler (nansal ve sağlanan insan kaynaklarını da içerir).2. İş planı ve amaçlara dayalı ilerleme (faaliyet planı/satın alma planı).3. Bütçeye dayalı ilerleme.4. Ulaşılan çıktıların ve faaliyetlerin sonuçları5. Hedef kitle(ler) üzerindeki etki.

Bu bilgi çeşitli yöntemlerle elde edinilmiştir ve şunları içermektedir:

Yerinde ziyaret ve proje mekanları;

Proje personeli ile yapılan görüşmeler, hedef kitleleri ve ana paydaşlar;

Proje faaliyetlerinin gözlemlenmesi;

Rapor analizleri, istatistiksel raporlar ve diğer teknik dokümanlar; ve

Finansal dokümanların analizi.

İzleme, Hibe Faydalanıcılarının (ve PMU ve Sözleşme Makamının) etkili ve zamanında karar üretmesini destekler, aynı zamanda sonuçlar ve kullanılan kaynaklar için hesap verilebilirliği sağlar.

Hibe projelerinin izlemesi iki aşamada oluşabilir:

Süreç izlenmesi – ihalelere ve kaynakların kullanımına, faaliyetlerin ilerlemesine ve bu faaliyetlerin nasıl yürütüldüğüne bakar. Şu anlama gelmektedir: düzenli aralıklarla işleri gözden geçirme ve planlama, faaliyetlerin planlandığı gibi yürütülüp yürütülmediğini değerlendirme, problemleri belirleme ve onlarla başa çıkma ve işin stilinin proje amaçlarına ulaşmak için en iyi yol olup olmadığını değerlendirme.

Çıktı/Sonuç izlenmesi – beklenen proje sonuçları sağlanırken ilerlemeyi izlemek ve proje mantıksal çerçevesi içerisinde (bakınız Sözleşme Ek I) tarafsız doğrulanabilir göstergeleri kullanmak. Sonuç olarak şu anlama gelmektedir: devamlı suretle hedeere olan ilerlemenin ölçümü ve gerek duyulduğunda, belirli hedeerden uzaklaşmadan değişen koşullara karşılık olarak uygulama değişiklikleri.

6.2� İyi bir izleme görevi üstlenmek– bazı ilkeler

Bulguları izleme ve değerlendirmelerin güvenilirliği büyük oranda izlemenin yürütüldüğü yönteme dayanır. Başarılı izleme ilkeleri aşağıdakileri içerir:

Sonuçlara odaklanma ve hızlı takip. Hedeenmiş sonuçlar doğrultusunda “neler iyi gidiyor” ve “neler ilerleme kaydetmiyor” soruları ile ilgilenir. Daha sonra bunları, düzenli raporların üretiminde kayıt altına alır, öneriler yapar ve çabuk karar ve faaliyetlerle takip eder;

Proje Yöneticisinin yapacağı, ilerleme değerlendirmesine, olayın bütününe bakmaya ve problem alanlarının analizine ayrılmış düzenli yerinde ziyaretler. Bu ziyaretler/toplantılar, ilerlemeyi doğrulamak ve onaylamak için sonuçlara ve takibe odaklanır;

düzenli rapor analizleri başarılı izleme için başka bir minimum standarttır. Faydalanıcı tarafından hazırlanan bu tür raporlar analizin ve ileriki müdahalelerin temeli olarak hizmet etmektedir; ve bağlılık, sahiplik, takip ve performans üzerine geri bildirim sağlamak amaçlı katılımcı izleme mekanizmaları. Bu, ilerlemenin ortakların ne yaptığına dair bazı bilgiler olmadığı durumlarda değerlendirilemeyeceği sonuç izleme için çok gereklidir. Katılımcı mekanizmaları çıktı gruplarını, paydaş toplantılarını, İdari Komiteleri ve hedef grup görüşmelerini kapsar.


80

6.3� İzleme Yaklaşımı

6.3.1� İlk bakış

Kapsamlı bir izleme sistemi, izleme faaliyetlerine dahil olan tüm kişileri, araçları ve prosedürleri kapsar. İç izleme tüm Hibe Faydalanıcıları tarafından yapılacaktır, fakat dış proje izleme PMU ve Sözleşme Makamı tarafından yapılacaktır. PMU hibe uygulamasının izlenmesinden ve aynı zamanda Hibe Faydalanıcılarına Sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirmeleri konusunda destek sağlamakla sorumludur.

Hibe projelerinin uygulaması ilerleme, prosedürler ve Faydalanıcı problem ve ihtiyaçları açısından yakından izlenmelidir. Sistemin çerçevesi aşağıda verilmiştir:

İlerleme İzleme: Teknik ve Mali ilerleme Performans Göstergeleri

Süreç İzleme: Satın alma kural ve prosedürleriyle uyum Tanıtım ve görünürlük kurallarına uyum Maliyetlerin uygunluğu Belgeleme ve Arşivleme Defter tutma ve muhasebe Sorumlulukları rapor etme Sözleşme üzerinde yapılan değişiklikler Uyumsuzluklar ve düzensizlikler

Problem ve İhtiyaç İzleme: Mali ve ihale ile ilgili konular Teknik uygulama zorlukları Yönetimsel problemler

6.3.2� Hibe Faydalanıcıları tarafından yapılan iç izleme

Proje amaçlarına ulaşmayı göz önünde tutarak etkili proje uygulamasına yoğunlaşmakla beraber Faydalanıcı, uygulama süresince sürekli olarak aşağıda belirtilen hususları gözden geçirmelidir:

Menşei kuralları da dahil olmak üzere satın alma kuralları ve prosedürleri ile olan uyum;

Maliyetlerin uygunluğu;

Bütçe kalemlerinin ve azami miktarların doğru kullanımı;

İhtiyat akçesinin doğru kullanımı (Sözleşme Makamına olan talebi takiben);

İdari giderlerin doğru kullanımı;Bir iç izleme sisteminin ana hazırlık aşamaları, performans göstergelerini belirleyen detaylı bir mantıksal çerçeve matrisinin ve doğrulama kaynaklarının hazırlanmasını ve veri toplama ve analiz için bir sistem organize etmeyi içerir (bakınız Eylemin Tanımı, Sözleşme Ek I).

Aşağıdaki tablo bir iç izleme sisteminin ana hatlarını özetler:


81

Amaçlar Sorumluluk Yöntem

Hibe Faydalanıcıları iç izleme sistemi:

Ürün Rapor Döngüsü

Proje yöneticilerinin etkili ve zamanında karar üretmesini desteklemek için;Kaynak kullanımı ve sonuçlara ulaşmak için hesap verilebilirliği sağlamak.

Hibe Faydalanıcısı, uygulayan tedarikçiler/hizmet sağlayıcıları

Güncel proje planlarına, süregelen veri toplamaya, veri analizi ve ilerleme raporları hazırlamaya dayalı süregelen proje yönetimi; Paydaşlara danışma; Proje yönetimine, İdare Komitesi ve diğer inceleme toplantılarına katılım.

Toplantı detaylarını da içeren proje ilerleme raporları

Belirli aralıklarla (ör. Ayda bir) düzenlenecek proje yönetim toplantıları. Şirket yönetimi için aylık olarak oluşturulacak olan kısa raporlar.

İç izlemeyi yürütebilmek için gerekli insan ve materyal kaynaklarını – ve ilgili masraarı – ön görmek çok önemlidir. Bazen Faydalanıcılar bu görevi üstlenmesi için danışman istihdam etseler de, bir iç izleme sistemi genellikle halihazırda proje için görevlendirilmiş personel tarafından yapılır.

Faydalanıcının organize ettiği proje yönetim toplantıları ve raporlardan ayrı olarak, izleme taslaklarının hazırlanması, harcamalar, kaynak kullanımı, faaliyetlerin uygulanması ve sonuçlara ulaşma açısından projenin kaydının tutulmasını destekleyecektir. Benzer şekilde, risk yönetimi sürekli olarak ve yakından izlenmelidir. Faaliyet ve kaynak programları da proje durumunu izlemeye yardımcı olabilecek çok önemli araçlardır.

Proje raporlama ve defter tutma ve belgeleme gereklilikleri daha önce Kılavuzun 1, 2 ve 3. Kısımlarında detaylarıyla belirtilmişti. Genellikle, idari kayıt tutma proje rutininin bir parçasıdır ve kalkınmada çok fazla yaratıcılığı gerektirmez. Burada en önemli olan husus, veri/bilgi toplama konusunda düzenli ve muntazam olmaktır. İçerik ve idari kayıtları incelerken sorulması gereken anahtar sorular aşağıdakileri içerir: Uygun kayıtlar tutuluyor mu, kayıtlar güncel mi ? Kayıt tutanlar sorumlulukları ve kayıt tutma prosedürleri/sistemleri konusunda net bir kre sahip mi ? Kayıt tutma sistem ve prosedürleri uygun bir şekilde belgelenmiş mi ? Bilginin kalitesi periyodik olarak kontrol edilip onaylandı mı ? Personele kayıt tutma sistemleri üzerine uygun seviyede/türde bir eğitim sağlandı mı ? Bilgileri kaydetmek, analiz etmek ve rapor haline getirmek için gerekli teknoloji kullanılıyor mu ? Etkili kayıt tutmak ve bilgi yönetimi için yeterli sayıda kaynak mevcut mu ? Kayıtlar ve raporlar güvenli bir şekilde saklanmış mı ve onlara kolayca erişilebiliyor mu ? Bilgiler düzenli olarak özetleniyor ve rapor ediliyor mu, ve daha sonra açık ve elverişli bir formatta

yöneticilerin/karar alıcıların kullanımına sunuluyor mu ? Bilgiler zamanında sunuluyor mu, ve bilgiye dayalı karar vermelerine yardımcı olmak için yöneticiler

tarafından kullanılıyorlar mı ?

6.3.3� Sözleşme Makamı ve/veya temsilcilerince yapılan dış izleme

KOBİ hibe projelerinin dış izlemesi PMU, Sözleşme Makamı ve/veya temsilcileri tarafından yapılacaktır.

Düzenli planlanmış ziyaretler ve rastgele kontrol ziyaretleri PMU personeli tarafından düzenlenecektir. Aynı zamanda, Sözleşme Makamı düzenli izleme ziyaretlerine katılabilir veya ilaveten izleme ziyaretlerinde ve ara dönem veya nihai değerlendirmelerde bulunabilir.


82

İzleme ziyaretleri, Sözleşme süresine, karmaşıklığına, risk seviyesine ve PMU ve Sözleşme makamı tarafından belirlenmiş risklerin niteliklerine göre tüm Faydalanıcılar için planlanacaktır.

PMU tarafından izlenecek faaliyetler, bilgiler ve dokümanlar aşağıdakileri içerir:• Proje yönetimi yapıları, düzenli olarak proje yönetim toplantıları düzenlemek;• Proje yönetimi ve Sözleşme raporları; • Güncel faaliyet planı (tüm satın alma süreçlerinin zaman çizelgesini içerir).• Sözleşmenin Ek I'inde belirtilen zorunluluklar mukabilinde faaliyetlerin ilerlemesi ve performans

göstergeleri;• Proje uygulama problemleri ve bulunan çözümler;• Risk yönetimi; • Sözleşmenin Ek III'ünde belirtildiği üzere proje bütçesinin yönetimi;• Sözleşme üzerinde yapılan değişiklikler;• İhale hususları ve kayıtları; • Görünürlük faaliyetleri; ve • Belgeleme yeterliliği.

Planlanmış her ziyaretin akabinde, PMU/Sözleşme Makamı bir İzleme Ziyaret Raporu hazırlayacaktır.

PMU ve Sözleşme Makamı, ekipmanların ziksel mevcudiyetini, faaliyetlerin uygulamasını ve aynı zamanda ihale prosedürlerine uyumu teyit etmek maksadıyla rastgele kontrol ziyaretleri de düzenleyebilir. Bu kontroller için önceden bildirim yapılmayacaktır ve bu nedenle Faydalanıcının bu tür izleme ziyaretleri için her an hazır olması tavsiye edilir.

İzleme sürecinin tamamı boyunca, PMU hibe projesinde gözlemlediği eksiklikleri ve düzensizlikleri, uygun gördüğü zamanda Sözleşme Makamına rapor edebilir. Bu tür durumlarda, öncelikli bir erken uyarı raporu Sözleşme Makamı tarafından Faydalanıcıya gönderilecektir. Durumun ciddiyetine göre, belirli eksiklik ve düzensizlikleri belirten bir uyumsuzluk raporu tamamlanacaktır.

�6.4� İzleme Çerçevesinde Hibe Faydalanıcısının Sorumlulukları

Hibe Faydalanıcısının sorumlulukları aşağıdakileri içerir:

İletişim ve Yazışma Proje uygulamasını ilgilendiren herhangi ciddi bir konuda PMU'yu zamanında haberdar etmek. Her zaman rötarsız bir şekilde PMU ve Sözleşme Makamı ile haberleşmek İhale ile ilgili zorunlu yerinde ziyaretler ve yerel olarak açılan veya uluslararası ihale açılış

oturumlarından PMU'yu zamanında haberdar etmek. Katılımlarını mümkün kılabilmek amacıyla, önemli görünürlük etkinliklerinin

organizasyonundan PMU'yu ve Sözleşme Makamını zamanında haberdar etmek. Üstlenilen ana proje izleme ve değerlendirme faaliyetlerinden PMU'yu ve Sözleşme Makamını

zamanında haberdar etmek. Yazışmaların kaydını tutmak.

Bilgi İzleme Sistemi PMU ile iletişim için sistemi etkili bir şekilde kullanmak (örneğin, Sorular ve Cevaplar modülünü

kullanmak).

İlk İzleme Ziyareti Proje osini kurmak (uygulanabildiği durumlarda). Anahtar proje personelinin, özellikle Hibe Faydalanıcı temsilcisinin, proje yöneticisinin,

saymanın, rapor tutmaktan sorumlu kişinin vs. ilk izleme ziyaretinde mevcut olduğundan emin olmak.

Gerektikçe destekleyici dokümanlarla hibe projesi üzerinde gerçek, güncel, ilgili bilgi sağlamak.


83

Düzenli İzleme Ziyaretleri Anahtar proje personelinin, kayıtların ve diğer dokümanların ilk ziyarette mevcudiyetini

sağlamak. Proje ihtiyaçları ve problemleri konusunda bilgilendirmek.

Sözleşme Makamının organize ettiği ara dönem veya nihai değerlendirmeleri ve izleme misyonu (Sözleşmenin Ek II'sinde 8.1. ve 8.2. Maddelere bakınız)

İzleme veya değerlendirme misyonları için gereken dokümanları ve bilgileri sağlamak; Avrupa Komisyonunu Faydalanıcı tarafından düzenlenen ana izleme ve değerlendirmelere

katılması için davet etmek; Avrupa Komisyonuna Faydalanıcı tarafından yapılan herhangi bir değerlendirme raporununun

kopyasını sağlamak.

Ara Raporları ve Final Raporları Sözleşmedeki şart ve koşullar ve standart şablonlar doğrultusunda ara satın alma ve nal raporları

hazırlamak. Sözleşme tarafından yükümlük olan raporları zamanında iletmek. Sözleşme ile ilgili raporların tesliminde herhangi bir gecikme olması durumda, PMU ve Sözleşme

Makamına yazılı açıklama iletmek.

Hibe Projesi üzerinde yapılan küçük değişiklikler – bir bildirim mektubu (eğer gerekli görülürse): PMU'ya gerekli küçük değişiklik konusunda zamanında danışmak (bildirim). Bildirim Mektubunu PMU/Sözleşme Makamından alınan geri bildirim doğrultusunda yeniden

gözden geçirmek.

Hibe Projesi üzerinde yapılan büyük değişiklikler – bir Sözleşme zeyilnamesi (eğer gerekli görülürse): PMU 'ye gerekli Sözleşme zeyilnamesi konusunda zamanında danışmak. Talebi PMU/Sözleşme Makamından alınan geri bildirim doğrultusunda yeniden gözden

geçirmek. Yeniden gözden geçirilmiş talebi Sözleşme Makamına en geç değişikliğin uygulamaya

geçmesinden bir ay öncesinde ve proje sonlanmadan önce teslim etmek. Talep edilmiş Sözleşme değişikliğini(değişikliklerini) uygulamak için Sözleşmeyi akdeden ve

Faydalanıcı tarafından imzalanmış zeyilname talebini beklemek.

Belgeleme ve Arşivleme Sözleşmenin Ek II'sinin 16. Maddesinde belirtildiği üzere hesap ve kayıt tutmak. Kılavuzun 1. Kısımın 1.6. ıncı maddesinde belirtildiği üzere teknik ve nansal dokümanları

saklamak. PMU ve Sözleşme Makamı tarafından talep edildiği zaman teknik ve nansal dokümanları

mevcut hale getirmek. Sözleşme ile ilgili tüm doküman ve kayıtları, son ödemeyi takiben beş yıl ve €60,000'i geçmeyen

hibeler söz konusu ise üç yıl süresince; ayrıca süre gelen bir denetleme, tasdik, temyiz, hukuk davası veya dava takibi olması durumunda konu çözüme ulaşana kadar saklamak. (Sözleşmenin Ek II'deki 16.7. Madde).


84

İŞ PLANI

7.1� Giriş

İş planı, bir rmanın ve yönetiminin, içinde bulunduğu iç ve dış iş çevresi ve amaçlarına ulaşması için nasıl yönetilmesi gerektiğini içeren tanımıdır. Firma sahiplerine ve yöneticilere, işin ve karlılığının perspektierini netleştirme, piyasa ve rekabetin büyüklüğü, şirket gelirlerindeki trendler, yatırım maliyetlerinin geri ödeme kapasitesi ve nihayetinde uygulanan stratejik opsiyonların doğruluğu konusunda yardımcı olur.

7.1 Bir İş Planının Amacı

İş planının amacını belirlemek öncelikli olarak çok önemlidir. Çoğu kişi planı bir kredi başvurusu için olan temel bir araç olarak görür. Fakat, iyi hazırlanmış bir iş planı aynı zamanda aşağıdakine benzer hedeere de hizmet edecektir:

iş hedeerini oluşturmak. oluşturulan hedeere ulaşmak için strateji rehberliği ve işletme taktikleri sağlamak. sonuçların ölçümü için bir temel oluşturmak. işin yönetilmesi ile ilgili önemli bir araç sağlamak. işletme içerisinde güçlü ve zayıf yönleri değerlendirme araçları sağlamak ve uygulanabilir

alternatif stratejileri belirlemede yardımcı olmak.

7.2 Bir İş Planının Ana Hatları

Tipik bir iş planı çeşitli kısımlara bölünmüş bir açıklamadan ve birkaç nansal tablodan oluşur. Aşağıda verilen ana hatlar tipik bir iş planının ana kısımlarını tanımlar: 1.� İdari Özet (iş planının açık ve özet bir genel taslağını sağlayınız)2.� Firma, genel Stratejisi ve Kalite Kontrol3.� Pazar, Pazarlama Stratejisi ve Satışlar (Pazarlama/Satış Planı)4.� Üretim ve İşletim (Üretim Planı)5.� Yönetim ve Personel (Yönetim kadrosunun incelenmesi ve eğitim planı)6.� Teknoloji, Bakım ve Yatırımlar7.� Finans (Finansal Plan + tablolar)8.� Risk Faktörleri9.� Ekler (çizimler/planlar, yat teklieri, detaylı hesaplamalar, mevzuat, öz geçmiş)

Yukarıda belirtilen ana hatlar sadece bir rehber olarak algılanmalıdır ve kalıplaşmış bir format gibi algılanmamalıdır. Format, rmanın kendine özgü hususlarını ve iş faaliyetini yürütmesi için adapte edilebilir ve edilmelidir.

İş planı şablonu, nansal tablolama ile birlikte Araç Kit bölümünde temin edilmiştir. Açıklayıcı şablon – iş planının çerçevesi, tüm işletme türleri için uygun olan jenerik bir modeldir. Ancak, işletmenizin türüne (yeni kurulmuş, imalat, satış, hizmet, vs.) göre değişiklik yapabilirsiniz. İstediğiniz sırayı takip ederek, en son doldurulması gereken idari özet kısmı dışındaki her bölümü doldurunuz. İşletmenize hitap etmeyen soruları atlayınız.

Sıklıkla değişken olan ekonomik koşullar altında nansal geleceğe yönelik tahminler (3-5 yıl) hazırlamak, hiçbir zaman kolay değildir. Bu nedenle, zaman sürecinde gözden geçirip değişiklik yapmak, işletme planı görevinin önemli bir parçası olacaktır.

Sonuç olarak, mali veri varsayımlarınız ve bilgi kaynaklarınız üzerine detaylı notlar tuttuğunuzdan emin olunuz.


HİBE PROJENİZİ

UYGULAMANIZ İÇİN

ARAÇ KİTİ

86

ARAÇ KİTİNİN İÇERİĞİ

Kılavuzun beraberinde olan bu araç kitinin amacı, KOBİ hibe projesinin yönetim ve uygulamasına dahil olan Hibe Faydalanıcısı, proje yöneticisi ve danışmanları tarafından kullanılabilecek bir takım şablon ve örnek dokümanları tanıtmaktır.

Bu araç kiti, AB-fonlu bir hibeyi yönetmek için gereken şablon ve örneklerin kapsamlı bir koleksiyonu olmaktan ziyade Sözleşmede, Kılavuzda, tüm Hibe Faydalanıcılarının şifreleri ile giriş yapabilecekleri PMU İzleme Bilgi Sistemindeki (İBS) araçlara ve PMU tarafından sağlanan şablonlara ilave ve tamamlayıcı araçlardır.

Okuyucuların özellikle aşağıdakiler olmak üzere diğer dokümanlara da ulaşması şiddetle tavsiye edilir:

Avrupa Komisyonu – AB Dış Faaliyetler için Sözleşme Prosedürleri Pratik Rehber (PRAG) – 2014 versiyonu. Bu linkte mevcuttur: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do

Avrupa Komisyonu – AB Dış Faaliyetler İletişim ve Görünürlük Kılavuzu. Bu linkte mevcuttur:https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en

Avrupa Komisyonu – Proje Döngüsü Yönetim Kılavuzu Cilt 1. Bu linkte mevcuttur: http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/les/methodology-aid-delivery-methods-project-cycle-management-200403_en_2.pdf


87

HESAP DEFTERİ

Hibe Faydalanıcısının adı:

Sözleşme No:

Raporlama Ayı

Döviz kuru

Doküman

Tür No. Tarih Açıklama

TL tutarı veya diğer

EURtutarı

1. İnsan Kaynakları

Ara Toplam

2. Seyahat

3. Ekipman ve Gereçler

4. Yerel Ofis

5. Diğer Maliyetler, Hizmetler

6. Diğer

0

0

0

0

0

0

7. Ara toplam doğrudan uygun maliyetler (1+2+3+4+5+6)0

0

8. Yedek Akçe (maksimum 7'nin %5)

0

9. Faaliyetin toplam doğrudan uygun maliyetleri0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

0

00

10. İdari Giderler (maksimum %7)

0

11. TOPLAM GEÇERLİ MASRAFLAR

12. Vergiler

13. FAALİYETİN TOPLAM KABUL EDİLEN MALİYETLERI (11+12) 0

0

0

0

00

00

HF'nin yasal temsilcisi İmza Tarih

Ara Toplam

Ara Toplam

Ara Toplam

Ara Toplam

Ara Toplam

Ara Toplam

Ara Toplam

Ara Toplam

Ara Toplam


88

Sat

ın A

lın

an E

kip

man

/Mat

erya

l L

iste

si

Hib

e F

ayd

alan

ıcıs

ının

ad

ı:S

özle

şme

No:

Bü

tçe

Kal

em N

o.

Kal

emin

Tan

ımı

(Mod

el d

ahil

)S

eri

No.

Yer

TL

Tu

tarı

EU

R T

uta

rıS

oru

mlu

Kiş

i

(Tar

ih /

İm

za)

HF

'nin

yas

al

tem

silc

isi

Gen

el T

opla

m


89

MA

NT

IKS

AL

ÇE

RC

EV

E M

AT

RİS

İND

E D

ET

AY

LA

ND

IRIL

MIŞ

OB

JEK

TİF

OL

AR

AK

DO

ĞR

UL

AN

AB

İLİR

GÖ

ST

ER

GE

LE

R (

Ek

I –

Faa

liye

tin

tan

ımı)

No:

Ob

jek

tif

Ola

rak

D

oğru

lan

abil

ir G

öste

rgel

erG

erçe

kle

şti

mi?

(E

vet/

Hay

ır)

Ger

çek

leşt

iği

tari

hY

oru

mla

r


90

GÜ

NL

ÜK

HA

RC

IRA

H -

ÖZ

ET

Söz

leşm

e N

o:

H

ibe

Fay

dal

anıc

ısı

adı:

Rap

orla

ma

Dön

emi:

Hib

e F

ayda

lanı

cısı

nın

yasa

l te

msi

lcis

i

(Tar

ih /

İm

za)

No:

Per

son

el/U

zman

Ad

ıS

eyah

at G

ün

leri

(g

idiş

-dön

üş

tari

hle

ri)

Yer

Gü

nlü

k

Har

cıra

h(T

L/E

UR

)G

ün

Say

ısı

Top

lam

TL

Top

lam

EU

R


91

GÜ

NL

ÜK

HA

RC

IRA

H B

EY

AN

I

Hib

e F

ayd

alan

ıcıs

ı

Söz

leşm

e N

o.

Hib

e F

ayda

lanı

cısı

nın

adı

Rap

orla

ma

Dön

emi

Per

son

el

İsim

Kim

lik

No

İşve

ren

Tel

efon

Adr

es

Öd

eme

Koş

ull

arı

Gün

lük

Har

cıra

h (E

uro/

TL

)

Gün

Say

ısı

Tal

ep e

dile

n to

plam

gün

lük

harc

ırah

mik

tarı

- - - -- --


92

Gü

nlü

k H

arcı

rah

Gü

nlü

k K

ur

(Eu

ro/T

L)

Sey

ahat

Tu

tarı

Tü

pT

uta

r

(Eu

ro/T

L)

Top

lam

Mik

tar

(Eu

ro/T

L)

Des

tek

leyi

ci

dok

üm

an v

e n

um

aras

ı

Sey

ahat

Tar

ihle

riK

alk

ış/V

arış

N

okta

ları

Gü

n S

ayıs

ı

Bu

beya

nnam

e ..

../...

/201

... v

e ..

./...

./20

1...

tari

hler

i ar

asın

daki

top

lam

da ..

......

(E

uro/

TL

) tu

tarı

nda

olan

...

......

.… E

ylem

'ine

katı

lım

içi

n se

yaha

t, k

onak

lam

a gi

derl

eri

ve g

ünlü

k ha

rcır

ahı

kaps

ar.

Gü

nlü

k h

arcı

rah

tal

ep e

den

pro

je p

erso

nel

iO

nay

laya

n

İsim

: ..

......

......

......

......

......

......

......

..

Tar

ih :

....

......

......

......

......

......

......

......

......

.

İmza

: ..

......

......

......

......

......

......

......

......

...

İsim

: ..

......

......

......

.....

......

......

......

...

Tar

ih :

....

......

......

......

......

......

......

......

......

.

İmza

: ..

......

......

......

......

......

......

......

......

...


93

PR

OJE

PE

RS

ON

EL

İ V

E U

ZM

AN

LA

RI

– Ö

ZE

T

Söz

leşm

e N

o:

H

ibe

Fay

dal

anıc

ı ad

ı:

R

apor

lam

a D

önem

i:

No:

Per

son

el/

Uzm

an A

dı

Mak

am /

Poz

isyo

n

Çal

ışıl

an G

ün

leri

n

Say

ısı

Net

Öd

eme

(TL

/EU

R)

Sos

yal

Gü

ven

lik

+

Em

ekli

lik

Fon

u +

G

elir

Ver

gisi

(T

L)

Brü

t Ö

dem

e (T

L/E

UR

)T

opla

m E

UR


94

Hibe Sözleşme Numarası:Proje Başlığı:Hibe Faydalanıcısının(HF) adı:Personelin adı:Pozisyon:

Ay: Ağustos Yıl: 2014

Günler Çalışan Performansın Yerleri

Yapılan faaliyetin detayları

1 Lefkoşa Sözleşme Makamı ile ToplantıCuma

Cmt

Pazar

Pzt 1 Lefkoşa Mal Alım ihalesinin hazırlanması - IT ekipmanı

Salı 1 Lefkoşa Hizmet ihalesi için İş Tanımının hazırlanması - Danışmanlık hizmetleri

Çarş.

Perş.

Cuma

Cmt

Pazar

Pzt

Salı

Çarş.

Perş.

Cuma

Cmt

Pazar

Pzt

Salı

Çarş.

Perş.

Cuma

Cmt

Pazar

Pzt

Salı

Çarş.

Perş.

Cuma

Cmt

Pazar

Toplam 3

Tarih, HF Temsilcisinin İmzası Tarih, Personelin İmzası

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31


95

Tel

.E

-mai

l

İLE

TİŞ

İM L

İST

ES

İ

İsim

Soy

İsi

mK

uru

mP

ozis

yon


96

Örnek Bildirim Mektubu (Küçük değişiklikler için)

< Hibe Faydalanıcısının Antetli Kağıt >

Bay/Bayan Sorumlu Görev YöneticisiAvrupa KomisyonuGenişleme Genel MüdürlüğüKıbrıs Türk toplumu için Görev Gücü Birim D1Os L-15 11/039B-I049 Brüksel

Tarih: xxx

İsim� � � : Bildirim Mektubu No 01Amaç� � � : xxxSözleşme No� � : xxx�Hibe Miktarı EUR� : € xxx� Proje Başlığı � : xxx

Sn. Bay/Bayan Sorumlu Görev Yöneticisi

[Uygun seçenekleri seçin ve uygun olmayanları silin].

Ek I Eylem Tanımındaki küçük değişiklikler (faaliyetler, çalışma planı ):

[Sözleşmenin Ek I'inde yapılan aşağıdaki değişiklikleri bildirmek istiyoruz<değişikliği tanımlayın – NE DEĞİŞECEK><gerekçe sunun – NEDEN DEĞİŞECEK>

[Güncellenmiş çalışma planı ek olarak sunulmaktadır]

Bütçede değişiklik durumunda:

[Yukarıda bahsedilen sözleşmenin maliyetlerindeki aşağıdaki gibi yeniden tahsislerini bildirmek istiyoruz:<değişikliği tanımlayın – NE DEĞİŞECEK><her bütçe kalemi için gerekçe sunun – NEDEN DEĞİŞECEK>

Bütçe Başlığı /Bütçe Kalemi

Başlangıç Sözleşme Bütçesi Değişiklik 1 Değiştirilen Bütçe

BirimBirim sayısı

Birim oranı (EUR)

Maliyetler (EUR) EUR

% Bütçe başlığı yüzdelik

Birim sayısı

Birim oranı (EUR)

Maliyetler ( EUR)

>Değişen EK III'ten emin olun: Değişiklikleri göz önünde bulundurup, Faaliyet Bütçesi ek olarak sunulmıştur, <

Aşağıdaki tablo, önerilen bütçe değişikliklerini özetlemektedir:


97

[Proje koordinatörünün değiştirildiğini bildirmek istiyoruz.Bay/bayan < Yeni Proje Koordinatörünün adı > değişen Bay/Bayan < Önceki Proje Koordinatör Adı>Bay/Bayan CV'si< Yeni Proje Koordinatörünün adı > Ek olarak sunulmuştur]

> Bu değişikliğin gereğini yazınız ve yeni gelen koordinatörün CVsi ile önceki koordinatör kadar iyi olduğunu veya daha iyi olduğunu temin edin>

Banka Hesabının değiştiği Durumlarda:

[Yukarıda adı geçen sözleşmenin banka hesabı ayrıntılarındaki değişiklikleri bildirmek istiyoruz.� <ilk banka hesabı> hesaptan� < yeni banka hesabı > hesaba

Yeni Mali Belirleme Formu ek olarak sunulmuştur.

Adres değişikliği durumunda

[Yukarıda adı geçen sözleşmenin adres ayrıntılarındaki değişiklikleri bildirmek istiyoruz.� <eski adres> ten

� < yeni adres >e ]

> Bu adres değişikliğinin gereğini açıklayınız<

Saygılarımla,

< tüzel kuruluşun yetkili temsilcisinin imzası>< tüzel kuruluşun yetkili temsilcisinin adı ve pozisyonu>


98

Zeyilname Talebi (büyük değişiklikler için)

�

< Hibe Faydalanıcısının Antetli kağıdı>

Bay/Bayan Sorumlu Görev Yöneticisinin adıAvrupa KomisyonuGenişleme Genel MüdürlüğüKıbrıs Türk toplumu için Görev Gücü Birim Os CHAR 4/247B-I049 Brüksel

Tarih: xxx

KONU:� Zeyilname Talebi No. xZeyilname Amacı: xxx

� Sözleşme No: xxx� Hibe Miktarı EUR: € xxx� Proje Başlığı: xxx� Proje Bitiş Tarihi: xxx

�Sayın Bay/Bayan Sorumlu Görev Yöneticisinin Adı

[Uygun seçenekleri seçin uygun olmayanları silin].

Başlıklar arasında %25'ten fazla olan bütçedeki değişiklikler durumunda:

Yukarıda sözü geçen sözleşmedeki aşağıda verilen değişiklikleri için onayınızı almak istiyoruz:%25'tan fazla olan başlıklar arasında bütçe değişikliği yapmayı talep ediyoruz.

> değiştirilecek her kalem için açık ve detaylandırılmış gerekçe sunulduğundan emin olunuz<

Değişiklikler projenin özel ve genel amaçlarını etkilemeyecektir.

Bütçe Kalemi /Bütçe Başlığı

Başlangıç Sözleşme Bütçesi Değişiklik 1 Değiştirilen Bütçe

BirimBirim sayısı

Birim oranı (EUR)

Maliyet (EUR)

EUR(+,-)

Birim sayısı

Birim oranı (EUR)

Maliyetler ( EUR)

> Gözden geçirilmiş EK III: Eylem Bütçesi'nin değişiklikler göz önünde bulundurularak ek olarak sunulmuş olduğundan emin olunuz<

Aşağıdaki tablo, önerilen bütçe değişikliklerini özetlemektedir:


99

Hibe sözleşmesinin şart ve koşullarında başka değişiklik bulunmamaktadır.

Proje süresinin uzatılmasına yönelik talep durumunda

Yukarıda sözü geçen gün/ay/yıl tarihinde akdedilmiş olan hibe sözleşmesinin uzatılmasının onayını talep ediyoruz. Özel Koşulların Madde 2.3'ünde belirtildiği gibi, Faaliyet'in uygulanması süresi X aydır. Ancak, bu süreyi X aya uzatmayı talep ediyoruz.

> Proje süresinin uzatılmasına yönelik açık ve detaylı gerekçenin sunulduğuna emin olunuz.<


Saygılarımla ,


Ek I: Faaliyetin tanımında yapılacak büyük değişiklikler durumunda

Yukarıda sözü geçen sözleşmeye yapılmış aşağıda gösterilen değişikliklerinin onaylanmasını talep ediyoruz:

> Değişiklikler için açık ve ayrıntılı gerekçe sunulduğundan emin olunuz<

> Gözden geçirilmiş Ek I: Eylem Tanımının değişiklikler göz önünde bulundurularak iliştirildiğinden emin olunuz <

Bu değişiklikler projenin özel ve genel amaçlarını etkilemeyecektir.


Saygılarımla,



100

İhal

eaç

ılm

adan

ön

ceen

az

30 g

ünlü

ksü

resi

Lot 2Lot 1 Lot 3

Bir

imF

iyat

ı


101


EKİPMAN/MAL İHALESİ İÇİN PAZAR ARAŞTIRMA ÇALIŞMASI HAZIRLIĞI

Pazar araştırması temin edilecek mallara yönelik belirli bilgileri edinmeyi içerir ve aşağıdakileri sağlamalıdır: Faydalanıcının ihtiyaçları şu şekillerde karşılanabiliyor mu:

ticari piyasada mevcut olan malzeme türleri; ticari piyasada değişiklikleriyle mevcut olan malzeme türleri; veya sadece proje amacıyla kullanılan malzemeler;

Müşterinin ihtiyaçlarını karşılamak adına ürünlerin kişiselleştirilmesi, değiştirilmesi ve isteğe göre uyarlanması için geleneksel uygulamalar ve ilgili maliyetler;

Ürünlerin veya hizmetlerin ticari satışları altında garanti, alıcı nansmanı, indirimler vb. içererek şekilde geleneksel uygulamalar;

Temin edilecek ürüne özel olarak ilişkin herhangi bir yasa veya tüzüğün gereklilikleri; Kazanılmış materyaller içeren ve enerji etkinliği olan ürünlerin mevcut olması ( AB uyumlu ve/veya

ilgili standartlar); Eğitim ve garanti/satış sonrası hizmet dahil olmak üzere potansiyel tedarikçilerin dağıtım ve destek

olanaklarının belirlenmesi.

Olası tedarikçiler belirlenmeli ve ehil olup olmadıkları, belirlenen bütçe içerisinde projeye erişimleri ve katılmaya ilgileri olup olmadıkları analiz edilmelidir.

Tedarikçilerin belirlenmesi ve analiz edilmesine benzer olarak, mal alım ihalesi içinde belirlenen ürünler de maliyet ve uygunluk açısından onaylanması için kontrol edilir.

Temin edilen ürünlerin piyasa yatı tahmininde, sadece Edinimin Toplam Maliyeti(ETM) değil, ayrıca Toplam Sahip olma Maliyeti(TSM) de hesaplamaya dahil edilmelidir. Çoğu rma TSM'nı anlamak ve hesaplamakta başarısız oluyor ve satın alım kararlarında sadece ETM'ni kullanmaktadırlar. TSM'nin edinilen herhangi bir ekipmanın nansal kapasitesinin belirlenmesiyle daha çok ilişkili olmasına karşın, TSM, ETM'ye göre dramatik biçimde çeşitlilik göstermektedir,

TSM herhangi bir ürünün edinimi ile ilgili dolaylı ve dolaysız maliyetlerin şirket yöneticileri tarafından değerlendirilmesinde yardımcı olmak için tasarlanan bir mali tahmindir. TSM tercihen yalnızca satın alım maliyetini değil ancak ilgili ekipmanın, cihazın veya sistemin daha sonraki kullanımı ve bakımı için tüm açıları da yansıtan nihai çizelgeyi sunar. Bu, destek personelin eğitim masraarı ve sistemin kullanıcıları, başarısızlık veya servis dışı kalma(planlanan ve planlanmayan), azalan performans durumları (ör. Kullanıcılar beklemeye devam ederler), güvenlik ihlali maliyetleri (saygınlığın kaybedilmesi ve iyileştirme maliyeti), felaket hazırlığı ve iyileştirilmesi masraarı, taban alanı, elektrik, kablo çekmek, su tesisatı, kalkınma giderleri, test etme altyapısı ve giderleri, kalite güvence, artan büyüme, işten çıkarılma vb. içermektedir.

Bu nedenle TSM bazı zamanlar toplam işletim maliyeti olarak da anılır. Herhangi bir mali fayda analizinde yer aldığı zaman, TSM o tedarikin ekonomik değerini belirlemek için bir maliyet tabanı sağlar.

Örneğin, bir bilgisayar satın alma kararı aşağıdaki TSM analizinde şu şekilde sonuçlanabilir: en üst teknoloji bir bilgisayarın en yüksek giriş yatı, olası tamir maliyeti ve daha ucuz pazarlık markasının satın alma maliyetine daha erken değişimi, diğer etkenler arasında eklenip dengelenir. Başlangıç yatı maliyet yaşam döngüsünün sadece başlangıcı olur.

Bu açıdan, edinim maliyetine ek olarak, ilgili sahip olma maliyeti de birim yatına dahil edilmelidir.

Tahmini yatlar teslim, montaj, işletme ve teslim yerinde garantisi ile birlikte birim yatını yansıtmalıdır. Uygulanabilir Incoterm (uluslararası ticaret terimleri) (Incoterms 2010 Uluslararası Ticaret Odası) gümrük vergisi ödenmiş olarak teslim edilmelidir.

Gerekli olduğu durumlarda, eğitim maliyetleri pazar araştırmasında olarak tüm ilgili kalemler için “götürü” miktarı olarak ayrı şekilde gösterilmelidir.

102

Pazar araştırmasını ve teknik şartnameyi takiben ihalede gecikme olması durumunda, ihalenin açılmasından önce pazar araştırmasının güncellenmesi gerekebilir.

Pazar araştırması nasıl gerçekleştirilir

Bir pazar araştırması için aşağıdakilerden bazıları veya tümünü içeren teknikler: Gerekliliklere uyulması için piyasa imkanları ile ilgili sorumlu yerel organlar ve sanayide bilgi sahibi

bireylerle iletişime geçmek. Benzeri veya özdeş gereklilikleri karşılamak için yapılmış son pazar araştırma çalışmalarını gözden

geçirmek. Kamu ihalesine yönelik bilgi tedarik eden sorumlu yerel organın ve ticari veri tabanlarının

sorgulanması. Diğer sözleşme faaliyetleri veya ajanslarından, Ticaret/Sanayi Odası ve ticaret birlikleri veya diğer

kaynaklardan benzer ürünlerin kaynak listesini tedarik etmek. İmalatçı, dağıtımcı ve satıcı tarafından basılmış veya internette bulunan katalog ve diğer mevcut olan

ürün literatürünü gözden geçirmek. Potansiyel tedarikçilerle telefon veya e-posta vasıtasıyla görüşüp ilgili bilgiyi edinin ancak her zaman

proje başlığının ve teknik şartnamenin tüm metninin görüşülmediğinden emin olunmalıdır.

Maliyet tahmini ürünlerin liste-yatları veya diğer resmi yatlarını temel almalıdır.

Teknik şartname belirlenen ürünleri içerecek şekilde ve ilgili piyasadaki çeşitli aktörler arasında ayırımcılık oluşturmayacak şekilde hazırlanmalıdır.

Uzmanlar projenin büyüklüğüne ve karmaşıklığına uygun biçimde pazar araştırmasının sonuçlarını belgelemelidir. İlgili tüm ikna edici kanıtlar ( Proforma faturalar, yazışmalar, internet kaynakları, tedarikçi belgesi, vb.. ) standart pazar araştırma çalışmasına eklenmelidir.

Maliyet tahminlerinde piyasada bulunan ticari olarak mevcut olan ürünler ve “özel-tasarım” ürünler arasında özel bir değerlendirme yapılmalıdır. Piyasada bulunan ticari ürünler ticari ürünlerin bir alt kümesidir ve ticari piyasaya hatırı sayılır miktarda satılmış olan ticari ürün, tedarik ürünü anlamına gelir. Herhangi bir değişime uğramadan ticari piyasaya aynı şekilde satılmıştır.

Marka isimleri tedarik edilecek ürünlerin piyasada bulunurluğunun teyidi için önemlidir. Teknik gereklilikleri karşılayan modeller ile en az üç marka isminin pazar araştırmasında gösterilmiş olması gerekmektedir. Pazar araştırmasının hazırlayanların, bunların o dönemde piyasada bulunduğundan emin olmaları beklenmektedir.

Tahmini birim yatı yukarıda bahsedilmiş ilgili yat kaynakları (proforma faturalar, internet kaynakları, kataloglar vb.) ile bağlantılı olmalıdır. Tüm yatlar Euro cinsinden olmalıdır. Standart bir pazar araştırma şablonu ve ilgili kontrol listesi bu nota iliştirilmelidir. Bu, piyasa ile ilgili net bir görüşe sahip olunması için pazar araştırma çalışmasını hazırlayanlar tarafından izlenmelidir.


103

MARKET RESEARCH TABLE

Ürün Tanımı

Orijinal Miktar

Modellerle marka ismi

Tahmini Birim Fiyatı(€)

Tahmini Fiyat (€)

Menşei Ülkeler

Eğitim*X.X X- günUygulanabilir Değil Götürü

X.X Eğitim* X- gün Götürü

1.1-

Parti / Ürün No.

1.2-

...

2.1-

2.2-

TOPLAM

* varsa

PAZAR ARAŞTIRMA TABLOSU

Uygulanabilir Değil


104

KONTROL LİSTESİ

PAZAR ARAŞTIRMA ÇALIŞMASI

Sözleşme No .............................Sözleşme Başlığı: ..........................Hibe Faydalanıcısı: .....................Bütçe (EURO): ........................

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

Tüm malzemeler dahil edilmiştir.

Tüm ürünler uygun şekilde kalemleştirilmiş/numaralandırılmıştır.

GEREKLİLİKLER DURUMAÇIKLAMALAR (gerekli görülürse)

Geniş yelpaze mevcudiyetine uyulmuştur. (modellerle en az üç marka ismi).

Teknik şartname ile aynı miktarlar.

Tüm yat kaynakları iliştirilmiştir.

Uygun kaynaklardan tüm birim yatları alınmıştır.

Değiştirilmiş ürünler için makul gerekçeler ve destekleyici belgeler sağlanmıştır.

Tüm yatlar dahil edilmiştir.

Cari piyasa yatlarına uyulmuştur. (en güncel yatlar)

Toplam bütçe miktarları hesaplanmıştır.

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır

Evet / Hayır


105

AB FİNANSMANLI MAL ALIM İHALELERİ İÇİN TEKNİK ŞARTNAMENİN HAZIRLANMASI

Teknik özellikler- uygun olduğu durumlarda, lotlara göre- satın alınacak ekipmanın yapısını ve performans özelliklerini belirtmelidir. Uygun durumlarda, teslim koşullarını, montaj, eğitim ve satış sonrası hizmetleri de belirtir.

Performans özelliğinin, kullanım amacına uygun olması elzemdir. Teknik gerekliliklerin netleştirilmesi amacıyla ekipmanın kurulumunun yapıldığı yerde bilgilendirici toplantı veya yerinde ziyaret gerektiği durumlarda, bunun bunun isteklilere talimatlarda belirtilmesi gerekmektedir.

Genel GerekliliklerTeknik özelliklerin tüm adayların ve teklif sunacak olanların eşit bir şekilde erişimini sağlayacak ve adil rekabet, objektif, fark gözetmeksizin geliştirilmesi gerekmektedir. Teknik özellikler istenilen amaçlara ulaşmak için gerekli olan ürün veya malzemenin özelliklerini belirtmelidir.

Sözleşmede belirtilmediği sürece, teknik şartnamede belli bir marka, model, patent, kaynak veya ürün belirtilemez, belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez. Ancak, ürünleri yeterince açık veya anlaşılır bir şekilde belirtilemeyeceği durumlarda, However, where products cannot be described in a sufciently clear or intelligible manner, 'veya muadili' kelimeleri ile tamamlanacak şekilde isimlendirilebililirler.

Satın alınacak ekipmanın istenilen teknik özellikleri belirtmesi gerekmektedir: • Görevlerin net bir şekilde tanımlanması;• Asgari kalite düzeyleri;• Performans özellikleri;• Çevresel performans;• Ekipmanın boyutları (ölçüsü);• Kullanılmaya elverişli;• Güvenlik gereksinimleri;• Ekipman için mevcut olan alan boyutları;• Ekimpan zemin planı;• Eğitim ve satış sonrası hizmet;• Yedek parçalar; ve• Teknik terimler, semboller, test etme ve metodları, paketleme, işaretleme ve etiketleme, üretim

prosedürleri ve yöntemleri.

Malzemelerin teknik özellikler yanında, aşağıda belirtilen bazı gereksinimlerin de ihale dökümanlarında belirtilmesi gerekmektedir: en son teslim dönemi garanti bakım ve destek (önce ve sonra geçici kabul) alınacak ekipmanın çalışması için gerekli olan aksesuarlar dokümantasyon kabul prosedürü önerilen sarf malzemeleri teslim adresi teslim koşulları ve montaj arkaplan bilgisi uygunluk değerlendirme düzeyleri ve prosedürleri


106

Tarafsız özellikler/belli markalar

Teknik şartname tarafsız olmalıdır, belli bir marka, model, patent, kaynak veya ürün belirtilemez, belirli bir marka veya modele yönelik özellik ve tanımlamalara yer verilemez (ör: IBM bilgisayar, Massey Ferguson traktör gibi). Ancak, ender durumlarda ilgili marka ürününün adı verilmeden ürünler yeteri kadar açık veya anlaşılır şekilde anlatılamıyorsa, bir marka adı eğer “veya eşdeğeri” kelimeleri ile devam ediyorsa isimlendirilebilir.

(ör. “İşlemci-One Intel Celeron 400 MHz FSB ile 2.4 GHz ve 256KB L2 önbellek veya eşdeğeri”). Bu gibi beklenmedik durumlarda öncelikle Program Yönetim Birimi ve Sözleşme Makamı'nın tavsiyesi aranılmalıdır.

Menşei kuralları

Menşei ülke, malların son, ekonomik olarak ayarlanmış, esas dönüşümünü geçirdiği ülke olarak sayılmaktadır.

Tüm mallar menşei kurallarına uymalıdır. Bu konunun sorun yarattığı bazı ürünler için genellikle bir çözüm bulunmaktadır.

Bilinen tek uygun ürünün menşei kurallarını karşılamıyor olması veya tek bir belirli ürüne ihtiyaç duyulması (ör. faydalanıcının mevcut ekipmanına uygunluğu açısından) sorun yaratmaktadır. Bu gibi durumlarda, ilk olarak ayrıntılı bir pazar araştırmasının yapılması ve Proje Yönetim Birimi ve Sözleşme Makamının tavsiyesi alınmalıdır.

İşlevsellik

Mümkün olduğu yerlerde, gerekli olan mal/ekipmanlar, iç özelliklerinden ziyade işlevsellikleri ile tanımlanmalıdırlar. Sistemin gerekli işlevleri çıkarılacak kabul kriterlerine imkan sunacak şekilde tanımlanmalıdır.

Kabul Kriterleri

Mal/ekipman tüm unsurları, özellikle kişiye özel parçalar için açık kabul kriterleri olmalıdır.

Eksiksizlik

Her öğenin tüm gerekli özelliklerinin örneğin bilgisayarlarda- güç, bağlayıcı ve iletişim kabloları, yazılım lisansları ve güç gereklilikleri, voltaj vb. içerecek şekilde belirtilmiş olduğundan emin olunmalıdır.

Fazla- değinme

Gereksiz yüksek özelliklerGerek duyulmayacak ve kullanma ihtimali düşük olabilecek karmaşık işlevsellik yaratacak şekilde öğeler için çok yüksek seviyede özellikler belirtilmesi isteği bulunmaktadır. Bu tarz gereği olmayan yüksek seviye özellikler, ihalecinin gereksiz pahalı malzemeleri sunmasına sebep olabilmektedir. Fazla özellik göstermek, gerekli işletim/sistem için çok uygun olabilecek daha ucuz ekipmana imkan vermemektedir.

Gereksiz ÖğelerTeknik Şartnamedeki tüm öğeler ihalenin genel amacına uygun şekilde olmalıdır. Amacın gerçekleştirilmesine katkı sağlamayacak öğelere yer verilmemelidir.


107

Tekrar

Hiç bir ürün birden fazla belirtilmemelidir. Çok açık olduğu düşünülebilir ancak bu gibi durumlar meydana gelmektedir.

Takvimlendirme

Gerekli teslim, uygulama ve eğitim takvimi belirtilirse, şunlar göz önünde bulundurulmalıdır: Kurulum, kişiye özel uyarlama ve test için yeterli zaman tanınmalıdır. Malzemelerin tam olarak test edildiği ve işlevsel olduklarının düşünülmesinin ardından pratik eğitim

takvimlendirilmelidir. Personel kendi işlerini ters yönde etkileyecek şekilde uzun bir süre görevinden uzak kalamayacağı ve

tüm personel aynı anda eğitime katılamayacağı nedeni ile eğitim için yeterli zaman tanınmalıdır.

Bütünleştirme

Ekipmanlar birden fazla lot'ta (ör. Lot 1 merkezi bilgisayar sistemi ve Lot 2 iş istasyonlarının ağı) tedarik edileceği durumda, bileşenlerin bağlanması ve tek bir uyumlu sistem içine entegre edilmesinin kimin sorumluluğunda olacağı net şekilde belirtilmedir.


III. KOBİ HİBE PROJELERİ ÇAĞRISI KOBİ GELİŞİM PROGRAMI: ÜRÜN VE HİZMETLERİN MODERNİZASYONU

ARA SATIN ALMA RAPORU KONTROL LİSTESİ

108

Satın alma raporunun eksiksiz tamamlanması HayırEvet

Hibe Sözleşmesinin Özel koşullarının madde 7.2.1'si ve Ek X'un standart şablonu takip edilmiştir ve tüm kısımlar cevaplanmıştır.

Ödeme talebi, hibe sözleşmesinde yer alan yükümlülükler ve miktarlara göre doğru biçimde hazırlanmıştır.

Ödeme talebi, sözleşmenin Özel Koşullarının 4. Maddesinde yazılmış hibe sözleşmesi ödeme koşullarına uygundur.

Banka hesabı ödeme talebi MKF ile uyumludur.

Güncel faaliyet planı yeterli ayrıntıyı vermektedir ve uyumludur.

Raporun kalitesi tatmin edicidir.

İhale satın alma prosedürleri HayırEvet

Her ihale prosedürü için aşağıdaki bilgiler temin edilmiştir: Yayın tarihi ve araçları Teklierin teslimi için son tarih Seçim ve ödül kriterleri Alınan teklierin listesi Teklierin listesi, idari, teknik ve mali olarak uyumludur Teklierin listesi, idari, teknik ve mali olarak uyumlu

değildir ve reddedilmeleri için sebepler bulunmaktadır Kazanan teklin neden seçildiğine yönelik gerekçe Değerlendirme Komitesi'nin oluşumu Değerlendirme Komitesi'nin görüşmelerinin özeti Herhangi bir çıkar çatışması olmadığının beyanı Sözleşme imza tarihi

Raporlama sırasında eylemin uygulanması için imzalanmış tüm sözleşmeler, her sözleşme için miktarı, ihale prosedürünü ve sözleşmeci ismini temin edecek şekilde listelenmiştir,

İhale süreçlerinde AB menşei kurallarına bağlı kalınmıştır.

Her bir ihale prosedürü için, bir ihale değerlendirme raporu Ek olarak dahil edilmiştir:


Faaliyetler ve sözleşmede yer alan yükümlülükler arasındaki uyum HayırEvet

Proje faaliyetleri ve sözleşmede yer alan yükümlülükler arasında uyumun olması.

Rapor, hibe sözleşmesinde onaylanmış herhangi bir küçük ve büyük değişikliklerle uyumlu şekilde hazırlanmıştır. (ör. Sözleşme eki ve bildirim talep mektubu)

KOBİ HİBE ÇAĞRISI IIIKOBİ GELİŞİM PROGRAMI: ÜRÜN VE HİZMETLERİN

FİNAL RAPORU KONTROL LİSTESİ

Final anlatım raporu ve mali raporun eksiksiz tamamlanması HayırEvet

Raporlama dönemi için uygun eklentiler sağlanmıştır: Ödeme talebi Ödeme belgesi ve faturalar İhale belgesi ( teklier, değerlendirme raporları,

imzalanmış sözleşmeler) Menşei Belgesi (birim yatı 5.000 Euro.nun üzerindeki

tüm ekipmanlar için) Tedarikçi tarafından, birim yatı 5.000Euro veya daha

düşük olan ekipmanlar için menşei belgesi sağlanmıştır. Görünürlük materyalleri (Numuneler, eğer mevcutsa) Fotoğraar ve faaliyetlerin kanıtı (ör. Eğitimin görülmesi

için katılımcı listeleri, gazete reklamları vb..)

Hibe Sözleşmesinin Özel koşullarının madde 7.2.1'si ve 7.2.5'i ve Ek II ve VI'in standart şablonu takip edilmiştir ve tüm kısımlar cevaplanmıştır.

Ödeme talebi, hibe sözleşmesinde meydana gelen maliyet ve miktara göre doğru biçimde hazırlanmıştır.

Ödeme talebi, sözleşmenin Özel Koşullarının 4. Maddesinde yazılmış hibe sözleşmesi ödeme koşullarına uygundur.

Banka hesabı ödeme talebi MKF ile uyumludur.

Fatura numaralarıyla harcamaların özet listesi tedarik edilmiştir.

109


110

İhale/Satın Alma Prosedürleri HayırEvet

Her ilahe prosedürü için aşağıdaki bilgiler temin edilmiştir: Yayın tarihi ve araçları Teklierin teslimi için son tarih Seçim ve ödül kriterleri Alınan teklierin listesi Teklierin listesi, idari, teknik ve mali olarak uyumludur Teklierin listesi, idari, teknik ve mali olarak uyumlu değildir ve

reddedilmeleri için sebepler bulunmaktadır Kazanan teklin neden seçildiğine yönelik gerekçe Değerlendirme Komitesi'nin oluşumu Değerlendirme Komitesi'nin görüşmelerinin özeti Herhangi bir çıkar çatışması olmadığının beyanı Sözleşme imza tarihi

Raporlama sırasında eylemin uygulanması için imzalanmış tüm sözleşmeler, her sözleşme için miktarı, ihale prosedürünü ve sözleşmeci ismini temin edecek şekilde listelenmiştir.

İhale süreçlerinde AB menşei kurallarına bağlı kalınmıştır.

Her ekipman parçası, malzeme ve hizmet için menşei ülke bilgisi sağlanmıştır.

Sağlanan malzemeler için teslim, kurulum (uygun durumlarda), eğitim, danışmanlık hizmetleri ve satın alınan hizmetler için tarihlerin belirlenmesi.

HayırEvet

Proje faaliyetleri ve sözleşmede yer alan yükümlülükler arasında uyumun olması.

Rapor, hibe sözleşmesinde onaylanmış herhangi bir küçük ve büyük değişikliklerle uyumlu şekilde hazırlanmıştır. (ör. Sözleşme eki ve bildirim talep mektubu)

Faaliyetler ve sözleşmede yer alan yükümlülükler arasındaki uyum

HayırEvet

Projede öngörülen tüm faaliyetler uygulanmıştır.

AB görünürlük kurallarına sadık kalınmıştır.

Onaylanan ve uygulanan faaliyetler arasındaki uyum

HayırEvet

Projede öngörülen sonuçlar başarılmıştır.

Program Yönetim Birimi izleme raporu bulguları ve rapor arasındaki sonuçlarda uyuşmazlık bulunmamaktadır.

Beklenen ve gerçekleşen sonuçlar arasındaki uyum


111

Bir sürdürebilirlik stratejisi devreye konulmuştur.

HayırEvetSürdürebilirlik Stratejisi


BİR İŞ PLANI HAZIRLAMAK İÇİN KILAVUZ

İçerik� �

� 1.� İdari Özet�� 2.� Firma ve Genel Stratejisi�

� 3.� Pazar, Pazarlama Stratejisi ve Satış�

� 4.� Üretim ve İşletim

5.� Teknoloji ve Yatırım � �

� 6.� Yönetim� � � � �

� 7.� Finans��

� 8.� Risk Faktörleri�

112


113

1.� İDARİ ÖZET

İş planının en önemli kısmıdır; ilgili taraar ilk bu kısmı okuyacaklar ve okumaya devam etmeleri için onları etkileyecektir yada belgeye olan ilgilerini kaybetmelerine neden olacaktır. Aşağıda belirtilenlere benzer temel konuları içermelidir:

iş planının doğrultusu nedir? Firma stratejisi/gelişimi nedir? yatırım planının hedeeri nelerdir? iş sahiplerinin/rmanın yapacağı katkı ne olacak ve nasıl fayda sağlayacaklar? yöneticilerin ve kilit personelin deneyim ve nitelikleri nelerdir? Tahmin edilen mali ihtiyaç nedir ve iş sahiplerine/teşebbüse dönmesi beklenen kazanç nedir? iş sahibi/rma, gerekli olabilecek herhangi bir maliyeti nasıl ödemeyi düşünmektedir ve

proje/rmayı nanse etmek için uygun araçlar neler olabilir?

İdari özet, kısa olmalıdır (üç sayfadan fazla olmamalı) ve aşağıdakiler konusunda az ve öz bilgi vermelidir:

Firma Teşebbüsün kuruluş tarihi ve gelişimi ile ilgili özet tarihi bilgi Mevcut durumu ve iş çevresi ile ilgili özet açıklama Teşebbüsün tedarikçileri ve müşterileriyle olan ilişkisi Teşebbüsün hedeerinin bir özeti İş planının amacını ve rmayı nereye götüreceğini açıklayınız

Ürün(ler)Özetle:

Teşebbüsün ürünleri ve/veya hizmetleri nelerdir? Onları özgün kılan nedir? Onları aşağıdaki bağlamlarda rekabetten ayıran özellikler:

yat kalite hammaddelerin tedarikinin devam etmesi

Pazar Şu anki hacim; son zamanlardaki büyüme (kaynak ve kapsam) Yerel veya uluslararası Dağıtım kanalları Tasarlanan büyüme (kaynaklar ve kapsam) Mevcut ve ulaşılacak tahmini pazar payı

Finansman Teşebbüs için bir bütün olarak en az üç yıllık kar-zarar ve nakit akışı öngörüleri tedarik ediniz.

(eğer/ek nansman gerekirse) Finansmanın gerektiği amacı belirtiniz Finanse edilecek proje için en az üç yıllık kar-zarar ve nakit akış öngörülerini tedarik ediniz. Karın elde edilmeye başlanacağı zamanı belirtiniz.

Yönetim ve Personel İş gücü ne karar yeterlidir? Kilit personelin nitelikleri ve beceri seviyeleri nedir? Bu alandaki işsizlik oranı nedir? İş gücündeki güçlü yanları belirtiniz (yönetim ve personel)


114

2.� FİRMA VE GENEL STRATEJİSİ

Bu kısımda daha ayrıntılı açıklama sunulur, daha çok İdari Özet kısmında verilen bilginin genişletilmiş

şeklidir. Aşağıdaki alanları kapsamalıdır:

İş organizasyonu olarak teşebbüsün bir tanımı, Yönetim Kurulu, yönetim ve personel.

Teşebbüs'ün amaçları konusunda bir açıklama.

Teşebbüs'ün stratejisi konusunda bir açıklama, şu an hangi safhadadır ve önümüzdeki 3-5 yıl

içerisinde ne gibi gelişim safhalarından geçecektir? Sahipleri için olası sonuçlar nelerdir?

Teşebbüsün ürün ve hizmetlerinin ana özelliklerinin aşağıdakilerle ilgili açıklamaları:

Fiyat ve kalite.....

rekabete kıyasla değeri.....

herhangi bir olumsuz özellik ve bunlar nasıl düzeltilecek veya ortadan kaldırılacak.....

kurallar ve düzenlemeler ve bunlar nasıl gözlemlenmektedir.....

Benimsenecek yönetim ve pazarlama stratejisinin bir açıklaması (ör. Daha düşük yata ulaşma,

ürün/hizmetlerde daha yüksek katma değer, uzmanlaşma, kalite vb.) ve teşebbüsün bunu nasıl

gerçekleştireceğinin anlatılması.

Pazarın genel bir tanımı.

KONTROL LİSTESİ 1:

hangi pazarlar gözetilmektedir?

teşebbüs yeni bir talep mi yaratmaktadır yoksa var olan talebe mi cevap vermektedir?

potansiyel büyüme nedir?

ürünler/hizmetler alıcılar için ne sağlayacaktır?

alıcılar kimlerdir? (toptancılar, perakendeciler, ihracatçılar vb.)

rakipler kimlerdir, büyüklükleri, pazardaki payları nedir ve rekabet edebilir güçlü yanları ile

zayıf yanları nelerdir?

3.� PAZAR, PAZARLAMA STRATEJİSİ VE SATIŞ

3.1� Pazar

Bu kısımda ürünler için mevcut olan ve teşebbüsün girip başarılı şekilde rekabet edebileceği piyasalar gösterilmelidir. Pazar anlayışını ve ürünler için pazarlama gerekliliklerini de göstermelidir.

Bu, özellikle nansman sağlayan organların desteğini almak için çok önemli bir kısımdır. Bu unsurları içermelidir:

sektör/sanayi analizi

müşteri analizi

Rekabet analizi

SWOT analizi (Güçlü/Zayıf yanlar/Fırsatlar/Tehditler)

3.1.1� Sektör/Sanayi Analizi

Teşebbüs, içinde bulunduğu sektörün yapısını kapsamlı biçimde bilmelidir. Bu kısım aşağıdaki soruların cevaplarına bağlı bir kısım olmalıdır:


115

KONTROL LİSTESİ 2: bu sektördeki toplam satış nedir? Yüzde kaçı ihraç ediliyor? yerel pazara ne kadarı satılmaktadır? iş planında bahsedilen ürünlerin toplam satışı nedir? bölgesel, ulusal veya uluslararası pazar için planlanan oran nedir? yerel pazar ve ihraç pazarında ürünlerin trendi ne durumdadır (satış tahminleri)? tipik brüt marjlar nelerdir? işin işlem gördüğü sektördeki pazar segmentleri nelerdir? ilgili pazar segmentlerini ve her biri için büyüme trendlerini tanımlayınız. ilgili ürünlerin karlılığı nedir? ürünlerin satışındaki kısıtlamalar nelerdir ve bunların üstesinden nasıl gelineceği

düşünülmektedir? Aynı alanda faaliyet gösteren rakiplerin büyüklükleri, sayıları ve yerlerini belirtiniz.

3.1.2� Müşteri AnaliziBu kısım, müşterilerin kimler olduğunu ve teşebbüsten ürünleri/hizmetleri satın alırken beklentilerinin neler olduğunu anlatmalıdır. Burada, teşebbüsün ürünleri için pazarları ne kadar iyi bildiğinizi gösteriniz: toptancılar, perakendeciler ve nihai kullanıcılar.

3.1.2.1�Aracı (toptan ve perakendeciler)Bu kategoriyi analiz etmek, aracılar için önemli olanın ne olduğunu, satın alma kararını nasıl verdiklerini ve nihai müşteriler veya kullanıcıların ne istediklerini bilmek için önemlidir. Çoğu durumda malları çok çabuk yenilemekten hoşlanmaktadırlar ve bunun sonucunda aşağıdaki kontrol listesinde olan bilgileri bilmek isteyeceklerdir:

KONTOL LİSTESİ 3: paketleme türü? ürünlerin raf ömürleri? teslimat sıklığı? ödeme koşulları? iade politikaları? garanti politikaları ?

Burada teşebbüs, aracıların ne istediklerini iyi bir şekilde anlamış olduğunu göstermelidir.

3.1.2.2�Nihai kullanıcıNihai kullanıcıları ürünleri almaya itenlerin neler olduklarını net olarak anlamak, teşebbüse ürünlerini en yüksek etkiyle tasarlayıp sunmasında yardımcı olur. Bu kısım, müşterilerin kimler olduklarına yönelik ayrıntılı bir açıklama içermelidir.

KONTROL LİSTESİ 4: Nihai kullanıcılar nedir veya kimlerdir? Nerede konuşlanmaktadırlar? Ne sıklıkta satın alımda bulunmaktadırlar? Ürünlerin yatlarına nasıl karşılık vermektedirler? Ne kadar kalite bilincine sahiptirler? Ne gibi belirli özellikler istemektedirler? Ne kadar hizmet beklemektedirler? Bu hizmet için ödeme yapmaya ne kadar istek duymaktadırlar? Mevcut ürün/hizmetlerden ne kadar memnun durumdadırlar?


116

Kriterler Fırsatlar Tehditler

Bu güçlü yan, teşebbüsün bu fırsattan fayda sağlamasına neden olacak mıdır?

Bu güçlü yan teşebbüsün bu tehditten kaçınmasını sağlayabilecek midir?

Bu zayıf yön teşebbüsün bu fırsatı kullanmasını engelleyecek midir?

Bu zayıf yön teşebbüsün bu tehditten kaçınmasını engelleyebilecek midir?

Zayıf Yönler

Güçlü Yönler

Özellikle müşteriler için: Ürünleri ne tür kişiler satın almaktadır? Satın alma kararı neye göre verilmektedir? Hangi gelir seviyesi veya grubu daha çok satın almaktadır? Bu ürünleri nereden satın almaktadırlar? Daha çok karşılaştırmalı-alışveriş mi yapmaktadırlar? Ne tür promosyonlar satın almaları için onları teşvik edecektir?

3.1.3� Rekabet AnaliziFirma, rakipleriyle ilgili ne kadar iyi bilgi sahibiyse, rakipleriyle ilgili daha iyi planlama yapabilir. Pazar ve rekabet analizleri, pazarda başarı için önemli olan etkenlerin göstergesini sağlayacaktır. İşletme, bu etkenlere dair rekabet oranını değerlendirmelidir ör. Bu etkenlere göre ana rakiplerin güçlü ve zayıf yanları nelerdir. Bu, sadece rekabetin açıklanmasını değil aynı zamanda iş ile kıyaslamasını de içermelidir.

Ana rakiplerle ilgili değerlendirmede aşağıdakiler yardımcı olabilir:

KONTROL LİSTESİ 5: Mal ve hizmetlerinin kalitesi nedir? İtibarları ne durumdadır? Müşterileri onlara bağlı mı? Ne kadar büyüktürler? (sayısal olarak belirt) Ne tür teminatlar sunmaktadırlar? Ürünlerini nasıl dağıtmaktadırlar? Pazar payları ne büyüklüktedir? Ne kadar etkindirler? Güçlü mali kaynakları bulunmakta mıdır? İyi yönetiliyorlar mı? İyi yöneticileri bulunmakta mı?

3.1.4� GZFT (SWOT) Analizi

Edinilmiş bütün bilgiler bir GZFT analizi temelinde sağlanmalıdır. Analiz, iç faktörlerden kaynaklanan güçlü yönleri ve zayıf yönleri, ve dış faktörlerden kaynaklanan fırsat ve tehditleri, mevcut ve potansiyel pazar içerisinde özetlemelidir.

Her kategorideki (G,Z,F,T) en önemli beş nokta bir matris içinde ele alınabilir. Bu analiz aşağıdaki soruları yanıtlayarak güçlü, zayıf yanları, fırsat ve tehditler ile birlikte elle tutulur ve ölçülebilir anlamda bir araya getirir:


KONTROL LİSTESİ 7: Her pazar segmenti için dağıtım kanalları nelerdir? Kaç tane perakende mağaza kullanılmaktadır? Ulaşım araçları nelerdir? (teşebbüse ait veya dışardan hizmet alımı) Ürünler ne sıklıkta taşınmaktadır?

KONTROL LİSTESİ 6: Ürünlerin benzersiz olmalarını sağlayan özellikleri veya etkenler nelerdir? Hedef pazar için gereken kalite nedir? Her bir hedef pazar için gereken miktarlar nelerdir? Ürün yelpazesinin büyüklüğü nedir? Markalı ürünler mi değil mi? Neden? Ürünlerle ne gibi hizmetler önerilmektedir? Ne gibi paketlemeler? Neden? Kalite ve/veya raf-ömrü ile ilgili ne gibi garantiler sunulmaktadır?

117

En ilgili kombinasyon ölçülebilir şekilde belirlenerek, stratejinin bunu takip etmesi sağlanmalıdır.

3.2� Pazarlama Stratejisi

Önceki kısım, pazar ve pazardaki fırsatlar/tehditleri açıklasa da, pazarlama stratejisi teşebbüsün amaçlarına ulaşması için planladığı pazarlama faaliyetlerinin çerçevesini belirler ve iş planının eylem ile ilgili bölümünü oluşturur. Teşebbüsün hedeerine ulaşması her eylem planının amacıdır. Strateji, teşebbüsün potansiyel alıcılara ürünlerini nasıl ulaştırabileceklerini planladıklarını göstermeli ve buna ulaşmada ne gibi stratejiler kullanılacağını ayrıntılı şekilde açıklamalıdır.

Pazarlama stratejisini açıklarken, önerilen faaliyetin son tarihlere, kontrol performansına ve ayrılmış kaynaklara uygun olması çok önemlidir.

Başarılı programlar dört stratejik unsura odaklanacaktır. Ör. Pazarlama Karması Ürün Yer (Dağıtım) Promosyon Fiyat

3.2.1� Ürün Karması İş planı bağlamında, ürün bir malın ziksel anlamından fazlası anlamına gelmelidir. Bu tanım ürünün sadece ziksel açılarından ibaret olmadığını anlatır. 'Fazlası' birden fazla potansiyel ürünün marka adı, hizmet, garanti politikası, ürün imajı vb. konulara dayandırılması anlamı içermektedir.

Aşağıdaki kontrol listesi teşebbüsün ürünlerine yönelik eylem planının açıklanmasında yardımcı olabilir:

3.2.2� Yer/Dağıtım Karması Dağıtım kanalları seçimi, ürün stratejisi, promosyonu ve yatlandırma karmaları üzerinde büyük etkiye sahiptir. Örneğin; Ürün karmasıyla ilgili düşünürsek, dağıtım kanalları seçimi ürünün imajıyla ilgili olacak ve hizmet tedariği olasılıklarını ve paketleme seçenekleri etkileyecektir.

Promosyon karmasıyla ilgili ise, dağıtımın münhasır kanallar/bayiler tarafından gerçekleştirilmesi bileşik-reklamlar, özel satış noktası teşhir standları ve diğer promosyon kampanyaları olasılığını kolaylaştıracaktır. Dağıtım kanallarının seçimi yat-karışımının ilgili olduğu marjlar üzerinde önemli etkiye sahip olacaktır. Teşebbüs kendi dağıtımcıları için bir sabit-yat veya sabit-marj politikası konusunda hemkir bile olabilir.


118

Ne gibi depolama olanakları kullanılmaktadır? Stokların yönetilmesi ve/veya iyi koşullarda saklanması için ne gibi sistemler kullanılmaktadır? Ürün bilgileri nasıl dağıtılmaktadır? Dağıtım kanalları seçimine yönelik hizmetler nasıldır? Ürünlerin dağıtımı için herhangi bir işbirliği şekli izlenmekte midir? Ör. Franchising, belli coğrak

alanlarda tekel olması vb.

3.2.3� Promosyon karması Artan satışlarda promosyon karmasına yönelik strateji hedeenir. Promosyon karması aşağıdaki şekilde ayrılabilir:

kişisel satışlar reklamlar promosyonlar halkla ilişkiler

3.2.3.1� Kişisel Satışlar Kişisel satışlar ve reklamlar pazar ile doğrudan iletişim kurmanın iki yoludur. İkisi de iletişim karmasına atıfta bulunmaktadır ve kişisel satışlar promosyon karmasının aşağı yukarı toplam maliyetin yüzde 60-70'ini oluşturduğundan en önemli unsur olarak düşünülür.

KONTROL LİSTESİ 8: Satış gücü: kaç satış elemanı bulunmaktadır? satışlar coğra bölgeye dayalı veya ürün-özellikli mı? Komisyon tabanlı mı çalışmaktadırlar? Müşterilere ziyaret gerçekleştirme sıklığı nedir? Ne sıklıkla satış raporları teslim edilmektedir? Ne sıklıkla satış sonuçları analiz edilmektedir? Ne sıklıkta satış toplantıları yapılmaktadır? Satış /müzakere tekniklerine yönelik eğitim sağlanmakta mıdır? Satış elemanları nasıl işe alınmakta/seçilmektedir? Satış istatistikleri saklanmakta ve hazır bulundurulmakta mıdır?

3.2.3.2�Reklamlar Reklamın amacı satışları artırmaktır. Reklam, müşterilerin ürünlere karşı yaklaşımlarını etkilemek için kitle-iletişim araçlarını kullanır.

KONTROL LİSTESİ 9: işletme ne kadar reklam yapmaktadır? reklam bütçesi bulunmakta mıdır? ne gibi reklam araçları kullanılmaktadır? (gazete, yerel radyo, TV vb.) reklamlar profesyonel şekilde mi hazırlanmıştır? reklam kampanyası için zaman planlaması nedir? reklamın etkisi ölçülmüş müdür? Öyleyse, nasıl ve kim tarafından? reklam ajansları nasıl seçilmektedir?

3.2.3.3�PromosyonlarPromosyonlar kişisel satışları ve reklamları desteklemek için kullanılan pazarlama faaliyetleridir ve perakende mağazaların teşhirlerini, broşür, bedava numune, hediyeler, özel kampanyaları vb. içerebilir.


KONTROL LİSTESİ 10: hediyeler, iş ilişkileri için mi satın alınmaktadır? özel yat teklieri kullanılmış mıdır? promosyonlarda aracılar nasıl dahil edilmiştir? yasal gereklilikler gözlemlenmiş midir?

KONTROL LİSTESİ 12: yat seviyeleri nelerdir? yat seviyeleriniz rakipleriniz ile kıyaslandığında ne durumdadır? herhangi bir özel yat faaliyeti var mıdır? seçilmiş 'aracı'lar için özel yatlar bulunmakta mıdır? yat düşürmede herhangi bir sistem bulunmakta mıdır? (ör. Hacime bağlı, mevsimsel vb.) ? belirli bir ciro seviyesine ulaşmak için prim sağlanmakta mıdır? yat farklılaştırma ile ilgili herhangi bir politika bulunmakta mıdır? herhangi bir özel ödeme koşulu bulunmakta mıdır?

Yıl 1 Pazar 1 Pazar 2 Pazar 3 Toplam

Ürünler/Hizmetler

Ürün 1

Ürün 2

Ürün 3

Hizmet 1

F.A. M. F.A. M. F.A. M. F.A. M.

3.2.3.4�Halkla İlişkilerHalkla ilişkiler organizasyonun ve ürünlerin imajının geliştirilmesi adına teşebbüsün faaliyetleri üzerinde iyi ve olumlu tanıtımı amaçlar. Düzenlenen seminer ve etkinliklerin yanısıra, gazete yazıları da 'ücretsiz' tanıtım için bir imkan oluşturmaktadır.

3.2.4� Fiyat KarmasıFiyatlandırma politikası kararları pek çok etken ile ilişkili olduğundan pazarlama karmasının en karmaşık etkenidir. Fiyat karması; teşebbüsün amaçları, dış çevre (ör. müşteriler, rakipler, dağıtımcılar, perakendeciler, hükümet vb.), iç çevre (ör. operasyonel maliyet etkenleri, iç dar boğaz durumu vb.) ve pazarlama karmasındaki diğer faktörler (ürünler, dağıtım ve promosyon) ile ilgili etkenler içerebilir.

3.3� Satış Planı

Pazarın tanımlanması ve pazarlama stratejisi, şirketin satış planının temelini oluşturur. Bu plan genellikle üç yıl üzerinden (miktarlar, yatlar, meblağ) yıllık olarak belirtilmiş şekilde, seçilmiş Pazar segmentlerindeki ürün/hizmetlerin satışını kapsamaktadır.

KONTROL LİSTESİ 11: basın ile iletişim nasıl korunmaktadır? (basın duyurusu, konferanslar, röportaj vb.)' bilgilendirici toplantılar' kullanılmakta mıdır? (ziyaretçiler için açık günler, çevre gezileri vb.) halkla ilişkiler faaliyetlerinde yönetim kurulu kullanılıyor mu? yerel makamlar ve yerel kuruluşlarla iletişimler ne kadar iyidir? yıllık mali raporların yayınlanması halkla ilişkiler amacıyla kullanılıyor mu? teşebbüsün kuruluş yıldönümü için halkla açık bir kutlama yapılmakta mıdır?

119


120

KONTROL LİSTESİ 13: yıl süresince hammadde tedarikindeki dalgalanmalar yıl içindeki nihai ürün talebi hammaddelerin depolama koşulları nihai ürünlerin depolama koşulları beklenen muhalefet hava koşulları dönemleri üretim tesisi kısıtlamaları ve kapasite marjı

4.� ÜRETİM VE İŞLETİM

4.1� Üretim ve İşletim Planları

Üretim ve işletim planlarının şirketin nakit akış tahminleri üzerinde doğrudan etkisi olacaktır. Şirketin işlem göreceği çevrenin gerçeklerine dayanmalıdır. Bu gerçekler çeşitli önemlerdeki birçok etkeni içermektedir ancak aşağıda listelenen unsurlar asgari gereklilik olarak göz önünde bulundurulmalıdır:

Her fabrikanın üretim takvimi kendi belirleyici etken dizisine tabi olacaktır ancak ciddi bir iş planında bu etkenler, genel ziksel çıktı ve nakit akış tahminlerini belirlerken dikkatli bir biçimde göz önünde bulundurulmalıdır.

Her etken için açıklayıcı yorumlar aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

Hammadde Tedarikindeki Dalgalanmalar: Pek çok hammadde doğada mevsimsel olabilir veya yıl içinde hatırı sayılır dalgalanmalara tabi olabilir. İş planı bu dalgalanmaları ve proje nansman gerekliliklerini içerecek şekilde hazırlanmalıdır.

Nihai Ürün Talebi: Ürünlere olan talep de yıl içinde farklılaşabilir ve bu işletim planını etkiler. Nihai ürünler için depolama kapasitesini artırmak bazen bu sorunun çözümü olabilmektedir. Ancak uzun depolama süreleri, satılmamış ürün stokları için nansman gereksinimini ve onları depoda tutma maliyetini artırır.

Hammaddeler için Depolama Alanı: Sanayi üretimi içeren bir iş planı oluştururken, geciktirilmiş ürün işleme için ihtiyaç olabilecek hammaddelerin depolanması olasılığına da önem gösterilmelidir ör. havalandırma, dondurma ve diğer kontrollü depolama koşulları. Depolama maliyeti, tahmini kalite bozulması, doğrudan hammadde kaybı vb. konuları kapsayacak ayrı bir başa baş analizi her bir durum için bir gerekliliktir.

Bitmiş Ürünler için Depolama Alanı: Benzer şekilde, bitmiş ürünler için de, ürün bazında havalandırma, dondurma, tahmini ürün kaybı, kalite kaybı maliyetleri vb. konuları kapsayacak ayrı bir başa baş analizi hazırlanmalıdır.

Hava Muhalefeti Koşulları: Hammaddelerin işlenmek üzere sahadan geldikleri ve aracı tarafından depolama olasılığı olmadığı durumlarda, işletim planı, hava muhalefeti sebebiyle işlemin gerçekleşememesi durumu için makul bir pay içermelidir.

Üretim Tesisi Sınırlamaları: Çoğu üretim tesisi, toplam çıktının hesaplanabilmesi için kılavuz olarak kullanabileceği nominal bir kapasiteye sahiptir (veya bir dar boğaz ekipmanı maksimum kapasitesi). Her zaman tamirler için beklenmedik çalışılamayan zaman, belli işletim koşulları altındaki azaltılmış kapasite vb. için paylar bırakılmalıdır.


5.� TEKNOLOJİ VE YATIRIMLAR

5.1� Tasarım ve Gelişim PlanlarıBir iş planı binalar ve/veya ekipmanlar olmak üzere yatırımlara yönelik ve uygulamadan sonra gerek duyulmayacak binalar, tesisler ve ekipmanların elden çıkarılması için de bir strateji içermelidir. Bu sebeple plan, ileriki iş faaliyetlerinde gerek duyulmayacak ziksel varlıkların satış veya kiralamasından elde edilen gelirlere yönelik ibareler de içermelidir. Gelecekte yapılacak faaliyetin türü ve kapsamı için net bir resmin çizilmiş olması gereklidir. Yeniden yapılandırılmış ve/veya genişletilmiş plan ilkede onaylandıktan sonra, işin bitirilmesi için zamanlar belirlenecektir.

5.1.1� Yerel Altyapı GereklilikleriHerhangi bir proje uygulanmadan önce ana gerekliliklere yönelik aşağıda belirtilen kontrol listesi uygulanmalıdır:

KONTROL LİSTESİ 14: yol ve demiryolu hizmetleriyle ilgili yer şimdiki ve gelecekteki kullanım için su tedariki (miktar, kalite ve maliyet) elektrik (trafo kapasitesi, ana şebekeye uzaklık vb.) telekomünikasyon (mevcudiyet, uygulama işlemi zamanı vb.) çevresel kısıtlamalar (egzoz gazı, gürültü, trak) kanalizasyon (kamuya ait arıtma tesisi, kapasite) insan gücü (bulunabilirlik, nitelikler) destek hizmet bulunabilirliği (elektrikçiler, tesisatçılar vb.. ) politik durum (projeye olan genel kamu ilgisi) vergilendirme durumu

Bu liste bir iş planı yazılmadan önce verilen bir proje için mevcut ziki alanın değerlendirilmesinde önemli maliyet etkenlerinin belirlenmesine yardımcı olması amacını taşmaktadır.

121


Bir yatırım projesinin uygulanması için bar tablo

Durum analizi

Proje seçenek değerlendirmesi

Varlık satış eforu

Ön işlem pazarlama çabası

Ekipman tedarik müzakereleri

Bina Müteahhit müzakereleri

Personel hazırlık ve eğitim

Site hazırlanması

Bina İnşaat çalışmaları

Ekipman kurulum dökümü

Makinelerin kurulumu

Tesis başlama ve devreye sokma

Operatörlerin eğitimi

Kurum sonrası kontrolleri ve ayarlama

Planlanmış kapasitenin üretilmesi

...

...

....

............................................

.........

...........

.........................................

.........

......................

..........

................

...........

............

.........

....

122

5.1.2� Zaman PlanıProje için ayrıntılı zaman planı, başarılı bir proje için önemli olayların mantıksal sırasına göre ve ziki sınırlamalar, beklenen hava koşulları, hammadde tedarik modeli (mevsimsel vb.) göz önünde bulundurularak gerçekçi zamanlamalar ile bir bar tablo şeklinde gösterilebilir.

Planlama, hazırlık ve yerinde ziki faaliyetlerin sıralı liste örneği bar grak şeklinde açıklanabilir ve aşağıdakileri içerebilir:

5.2� Üretim Ekipmanlarının alımı Bu başlık altında kırtasiye ile ilgili ekipman ve üretim ekipmanlarına yönelik yatırım konularının tümü kapsanmalı, mobil olan motorlu araçlar, traktörler, römorklar ve araçlar ayrı şekilde ele alınmalıdır.

5.2.1� Genel Yatırım Planlaması (Makineler)Bir yatırım planı en azından projede bulunan tüm ana maliyet kalemlerini açıklamalı ve toplam yatırım, mali sonuçlar vb. üzerindeki bileşik etkisini değerlendirmelidir. En önemli kalemler aşağıda gösterilmektedir:

KONTROL LİSTESİ 15: ana üretim hattı maliyeti yardımcı ekipmanların maliyeti (dönüştürücü, benzin tankları vb.) ön-teslim maliyeti ör. Navlun ve gümrük (ithal edilecek ise) yerinde montaj ve kurulum tesisin başlaması ve devreye konması personel eğitimi takip hizmetleri, ekipman ve işlevsel sorunların çözülmesi yedek parça stokları ve bakım için özel araçlar tedarikçilerce düzenlenen nansman faizi tedarikçilere avans ödeme faizi döviz farkları


123

5.2.2� Tesis ve EkipmanEkipman satın alım yatı genellikle açık değerdir ve tedarikçinin yat teklinde veya teslim sözleşmesinde yer alır ancak yatırım maliyetinin tam resmi yukarıda bahsedilen faktörlerin etkileri eklenmeden tam olarak hazır sayılmaz. Ekipmanın bazı durumlarda fabrika teslim yatı olarak ele alınır ancak, yerine teslim maliyeti; paketleme, kasalama ve konteynerlere yerleştirme, ulaşım maliyeti, liman ücretleri, gümrük ücretleri (yabancı menşeiliyse) ve gemicilik sigortasını da içermektedir.

Bazı durumlarda bu maliyetler tedarikçinin sözleşme yükümlülüklerine dahildir ve daha çok değerlendirmeye ihtiyaç duyulmaz.

5.2.3� İşletme öncesi maliyetleriYerine teslim edilmiş ekipmanların gerçek maliyetine ek olarak, işletim öncesi maliyetler de ayrıca hesaplanmalıdır. Bunlar:

KONTROL LİSTESİ 16: yerinde montaj tesis kurma (tedarikçilerin gözetimi ve yerel personel) başlangıç yardımı operatörlerin eğitimi izleme amaçlı denetim (sorunların ortadan kaldırılması ve son düzenlemeler)

5.2.4� Genel Yatırım Planlaması (Binalar)Planın uygulanması için tüm alternatif ve gerçekçi bina gereklilik seçenekleri ayrıntılı şekilde araştırılmalıdır ve ilgili teknik sonuçlar ve yatırım maliyetleri dikkatlice değerlendirilmelidir. En bariz olanları arasında teşebbüsün halihazırda sahip olduğu mevcut binalar, satın alım veya kiralama için mevcut olan binalar ve yeni bina inşaatları bulunmaktadır.

Mevcut binaların uygun olması durumunda, dönüştürülmesi ve geliştirilmesi maliyetleri, kullanımlarına yönelik iş planında öneriler yapılmadan önce değerlendirilmelidirler.

Aşağıdaki kontrol listesi, mevcut binaların kullanımındaki toplam maliyeti belirlemektedir:

Olması muhtemel diğer maliyetler de göz önünde bulundurulmalıdr:

KONTROL LİSTESİ 17: özel araçlar yedek parçaların önerilen yerinde stoku yasal hizmetler mimar, araştırmacı, teknik belgeler tedarikçilerce sağlanan nansmanın faizi tedarikçilere yapılan avans ödemenin faizi

KONTROL LİSTESİ 18: bina alanının genel koşulu binaların genel durumu plan (mevcut duvarların kaldırılması, yenilerin inşaası) yıkım gereklilikleri ve molozların ortadan kaldırılması gerekli depo ve hizmet alanlarının mevcudiyeti elektrik tesisatı koşulları kanalizasyon sistemi koşulları hijyen gerekliliklerine uyulması için değişiklikler os ve/veya laboratuvar alanı mevcudiyeti ve koşulları


124

çalışan kullanımdaki yerler( kantin, soyunma odası vb.) bağlantı yolu koşulları park alanı çevre düzenleme gereklilikleri yasal konular (sahiplik, vergilendirme, tapu devri)

Yasal konuların gecikmeksizin çözülür, ilgili olanakların en düşüm maliyetlerde düzenlenirse, bu seçeneğin önerilmesi en cazip hale gelebilir. Ancak, en tedbirli tahminler bile beklenmeyen harcamaların çıkmasını önleyemez, bu sebeple mevcut olanakların kullanılmasını önermeden önce uygun güvenlik marjlarından emin olmak gerekmektedir.

5.3� Üretim tesisi ve çıktı hesaplamalarıBir üretim tesisinde yatırımın çıktısını hesaplarken, göz önünde bulundurulması gereken etkenler vardır. Bu, yeterli ayrıntıda yapılmalıdır ki iş planını yazan kişinin öngörülen üretim faaliyetinin kurulumu ve işletiminin uygulamadaki açıları için gerçekçi bir görüş ele aldığını gösterebilsin.

Çıktıya dayalı nakit akış öngörüleri ancak bu dereceli artışın toplam çıktıya yansıtıldığı durumlarda gerçekçi olur.

KONTROL LİSTESİ 19: başlangıç döneminde sınırlı çıktı başlangıç döneminde hammadde atığı olasılığı alt standart ürünlerin başlangıç çıktısı riski tam kapasiteye kadar kapasite kullanımının dereceli şekilde artması -

rutin işletim sırasında ortalama kapasite kullanımı standart çalışma saatleri/günü işletim saatleri sırasında % kapasite kullanımı bakım ve onarım için ayrılan zaman

Başlangıç süresinde çok fazla hammadde atığı veya alt standart ürünlerin üretilmesi olasılığı ancak önemli olduğu düşünülürse hesaplamaya dahil edilmelidir. Hesaplamanın bu safhasının en önemli kısmı devam eden işlem için gerçekçi oranlar oluşturmaktır.

Tüm bunlar bilgisayarda bir hesap tablosunda çıktı tablosu olarak düzenlenebilir ve gerçekçi ekonomik yansımalar yapılana kadar çeşitli ilgili simülasyonlara tabi olmalıdır. Metinde hesap tablosu versiyonunun mevcut olduğuna değinilmelidir ki potansiyel mali kuruluş nanse edilecek projenin kendi değerlendirmesinin bir kısmı olarak kendi hassasiyet analizlerini yürütebilsin.

5.4� Üretim etkenleriYeni bir tesisin veya mevcut faaliyetin yenilenmesinin mali performansının hesaplanmasında bazı girdi etkenleri doğrudan üretim hacmi ile ilgilidir ve diğerleri ise işletim zamanı ile ilişkilidir.

5.4.1� Orantısal Girdi etkenleri ve yan ürünlerAşağıdaki etkenler orantısal üretim girdisi ve yan ürün üretimini göz önünde bulundurulurken özellikle önem arz etmektedirler:

Girdi tüketimi: temel hammaddeler katkı maddelerine yönelik üretim orantılı olmayan girdiler enerji (kömür, gaz, sıvı yakıt, elektrik) yıpranan aşınan parçalar paketleme malzemeleri


Yan ürün üretimi: ticari yan ürünler diğer ticari atıklar ticari olmayan atıklar(sadece ortadan kaldırma)

Bu etkenlerin her biri ve yan ürün üretimi için girdi/çıktı oranı normalde durağan bir etkendir, ve hesap tablosu hesaplamalarında kullanılabilir. Üretimin diğer alanlarında, kullanımların veya atıksal etkenlerin (ilgiliyse) de dahil edilmesi gerekebilir.

Açıklayıcı yorumlar:

1. Nihai ürün çıktısı Nihai ürün çıktısı genellikle doğrudan hammadde girdisi ile orantılıdır ve dolayısıyla ileri hesaplamalar için doğru bir zemin olarak kullanılabilir. Nem içeriği çeşitliliğinden dolayı, çıktının hesaplaması için toplam hacimden ziyade enerji kullanımı vb., kuru madde temelinde hesaplama yapmak gerekli olabilir.

2. Katkı maddeleri. “Katkı maddeleri” terimi geniş bir bağlamda kullanılmaktadır ve bahsedilen bir üretimde gerekli olan herhangi bir dış katkı maddesini içermektedir. Her bir belirli çıktı içim katkı maddesinin oranının aynı olup olmadığı belirlenmelidir. Eğer öyleyse, hesap tablosunda kalıcı etken olarak kullanılabilirler.

3. Enerji. Toplam üretim maliyetinin hesaplaması ayarlanırken, normalde ilgili işlemin enerji gereklilikleri için sabit bir oran tutmak mümkündür. Eğer teorik temelde verilmişse, tipik tesisin enerji tüketimi adına boş zamanlar, bir soğuk tesisin başlaması gibi durumlarda hesaplamada düzeltme faktörü dahil etmek akıllıca olacaktır.

4. Yedek parçalar. Aşınan parçaların tüketimi orantısal olarak üretim hacmine bağlıdır ve hesaplanan hacim ve tahmini satın alım maliyetinde maliyet tahminleri içerisinde yer alabilir.

5. Paketleme malzemeleri. Bunlar normalde orantısal olarak üretimin hacmi ile ilişkilidir ancak sadece paket büyüklüklerinin aynı olduğu durumlarda. Eğer değilse, her bir paket büyüklüğü için ayrı paketleme malzemesi tüketimi hesaplaması yapılmalıdır. Tüm ürün kategorilerinde, paketleme malzemeleri atıkları için iyi geliştirilmiş deneyim mevcuttur ve bunun hesaplama tablosunda yer alması kolaydır.

6. Yan ürünler ve Atık. Bunlar pek çok kategoriye ayrılabilirler ancak esas üç ana sınıfı bulunmaktadır:-� hammaddelerden türeyen satılabilir yan ürünler-� diğer menşeili satılabilir yan ürünler ve atıklarsatılamaz atıklar

Taşıma maliyetlerinin dahil edildiği ve/veya bu ortadan kaldırma ücretinin ödenmek zorunda olduğu varsayılarak, süreçte meydana gelen, değerlendirilen herhangi bir kategori toplam üretim hesaplamasına dahil edilmelidir, ör. Ticari yan ürünler gelirler kısmına ve atıklar ise maliyet kısmına eklenmelidir.

5.4.2� Sabit (orantısız) Üretim EtkenleriBazı girdilerin üretime doğrudan orantılı olması gerekmemektedir ve orantısız girdiler olarak sınıandırılabilirler. Bu maliyetler, aşağıdakileri içermekle birlikte çıktıdan çok işletim zamanına dayanmaktadır:

KONTROL LİSTESİ 20: tesis operatörlerinin maaşları tesis temizleme ve yedek parçaların tüketimi takvimlenen aralıklarda hizmet ve bakım maliyetleri sigorta kamu makamı denetim ücretleri (eğer ücretsiz değilse) mobil ekipman

125


126

Her faktör için açıklayıcı yorumlar aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

Tesis Operatörü: Tesis operatörlerinin varlıkları hizmet ve bakım aralıkları sırasında da çok yüksek olasılıkla gerekli olacaktır böylece zaman girdilerini düz bir üretim açısından bakıldığında %100'den daha az kullanabilirler.

Temizleme: Günlük temizliğe harcanan zaman miktarı ve deterjan tüketimi gün içerisindeki gerçek üretim performansına bağlıdır.

Takvimlendiği üzere Üretimin Durdurulması: Tüm üretim tesislerinin takvimlenen denetimler, bakım ve rutin tamirler için bazen durması gerekmektedir. Tesisin günde 24 saat işlem gördüğü durumlarda, bu aralıklar teoride başarılabilecek üretim zamanını azalttığı için daha çok önem kazanmaktadır.

Sigorta Primleri: Genelde sermaye yatırımı ile ilgili ekipmanın veya binaların ticari değeri ile ilgilidir. Uygun sigorta kapsamı sadece yazılı değerini değil ayrıca ilgili ekipman değişim değerini de içerecektir. Nakilde veya hatta depoda olan hammaddeleri veya nihai ürünleri kapsayan sigorta orantılı olabilir ve bu şekilde üretim maliyeti hesaplamasında göz önünde bulundurulmalıdır.

Kamu makamı denetim ücreti: Bu, hijyen, çalışanların güvenliği, çevre gereklilikleri, üretim standartları ve diğer kamu taleplerine yöneliktir. Hangisi uygulanmaktaysa ücretli olup olmadığı araştırılmalıdır ki ücretli ise işletim bütçesine dahil edilebilsinler. Bu, normalde üretime ilişkin olmayan tek ücret kategorisidir. Bu tipteki tüm maliyetler, önemliyseler, dahil edilmelidir.

Mobil Ekipman, Araçlar, Traktörler vb: Mobil ekipmanlar normalde geniş yalpazeli görevlerde kullanılırlar, sadece tesis çıktısı ile ilgili olma gereklilikleri yoktur. Bu maliyet kategorisi çok önemli olabileceğinden, hesaplanmalı ve toplam işletim maliyetine dahil edilmelidir.

6.�YÖNETİM VE PERSONEL

Yönetim takımı teşebbüsün iş faaliyetlerinde başarıda kritik bir rol oynamaktadırlar. Yönetimin gücü, bir yatırım kararında çok fazla bahsedilmemelidir. Teşebbüsün pazarlama, nans ve üretim alanlarında ehil olduğu gösterilmeli ve temin edilmelidir. Yönetim takımının teknik ve yönetimsel yeteneklerinin gösterildiği önceki deneyimleri vurgulanmalıdır. Bu, yetkinliklerin bir tanımını ve kuruluş içerisindeki karar verme yetkisinin bir kısmını oluşturduklarından Kurul üyelerinin bireysel niteliklerini de içermelidir.

Aşağıdaki kontrol listesi iş planının bu kısmı için ihtiyaçları netleştirecektir.

KONTROL LİSTESİ 22: teşebbüsün organizasyonel yapısına yönelik bir çerçeve veriniz, akış şeması sağlayınız projeye ilişkin ana vazifelerin ve Kurul üyelerinin her biri için özet CV (veya özgeçmiş) bu sorumluların ana başarı ve deneyimlerine odaklanın ve çok fazla ayrıntıdan kaçının kullanılacak dış danışmanları tanımlayın ve CV'leri ile referanslarını tedarik ediniz Yeni görevlendirmelerin oluşturulacağı durumlarda, bunların doldurulması için ne gibi adımlar

atılacaktır? gerekli durumlarda bir eğitim planı ve Kurul üyelerine eğitim dahil edin tedarikçilerin eğitiminde, malzemelerin tesliminde hacim ve kalite kriterlerini başarmalarına

yer verin


127

7.� FİNANS

7.1� Hazırlayıcı konular

İş planının mali kısmı ana iki noktayı göstermelidir. Öncelikle, girişimin katılımcıların başlaması için yeterli çekicilikte olduğunu göstermeli ve dahil olan riskleri belirtmelidir. İkinci olarak ise, potansiyel yatırımcılara, yaptıkları yatırımı geri ödeyeceğini temin etmeli ve yatırımın güvenli olduğunu göstermelidir.Geniş bağlamda, kar-zarar hesapları öncelikle bu gereklilikleri ve sonra nakit akış tahminlerini karşılar. Mali analize başlamadan önce bazı önemli noktalar yerine getirilmelidir.

Nakit Akışı ve Karlılık İş faaliyetinin karlılığı ile olumlu nakit katkısında bulunması arasında otomatik bir ilişki bulunmamaktadır. Bazı işletmeler yüksek karlılık göstermekle birlikte, nakit darlığından dolayı başarısız olabilmektedir. Bunun bir kaç sebebi bulunmaktadır; ikisi burada örnek şekilde verilmektedir: (i) ekipmanların dereceli şekilde yıpranması (amortisman) gerçek bir üretim maliyetidir ancak yeni bir malzemeye gerek duyulana kadar nakde ihtiyaç duyulmamaktadır; ve (ii) bir işletme olarak artan stokları ve müşterilerine kredi için daha çok çalışan sermaye ihtiyacını genişletmektedir. Bu nakdi tüketir, ve hemen karlılığın artırılmasına sebep olma gibi bir gerekliliği yoktur.

Bu sebeplerdendir ki, hem yansıtılan kar-zarar hesabı hem de nakit akış tahmini hazırlanmalıdır. Her ikisinde de yer alan bilgiler tutarlı olmalıdır. Bundan emin olmanın bir yolu önce bir tanesinin hazırlanması ve akabinde üzerinde bir dizi değişiklikler yapıp diğerini elde etmektir. Bir diğer yolu da yine doğrudan, aynı yaklaşımın aynı temel bilgiler kullanılarak bağımsız şekilde hazırlanmasıdır.

İş Planının Süresi İş planı için planlama süresinin uzunluğuna önceden karar verilmelidir. Farklı işletmelerin farklı planlama alanlarına ihtiyacı vardır; örneğin, bir ormancılık projesi başlangıç yatırımının geri ödenmesi için on yıllar alabilirken, bu yılki üründe kullanılacak gübre için alınan bir borç, bir yıl içinde geri ödenebilir. Bir iş planında mali tahminleri hazırlamanın iyi bir göstergesi nakit elde etmeye başlamak için projede gerekli uzunluktaki zaman süresinin bulunmasıdır. Bu demektir ki, nakit akış tahminlerinde nakit alımı, herhangi bir ek dış mali kaynak olmaksızın nakit ödemelerini aşmaktadır. Çoğu durumda bu, projenin başlamasından iki veya üç yıl içerisinde gerçekleşmektedir.

Planlama Dönemi Sıklığı Planın zaman ölçeğine karar verildikten sonra, projenin gelişiminin gösterilmesi için uygun aralıklara bölünmelidir. Verilen örneklerde, kar-zarar hesabı ve bilançonun resmi hesap tablosunun sunumu ile benzer şekilde yıllık bazda hazırlandığı ve bankalar tarafından sürekli gerekli kılınacak aylık bir nakit akış tahmini hazırlandığı varsayılmıştır. Bazı durumlarda, bankalar üç aylık veya aylık kar zarar hesap yansıması da isteyebilir. Planı kullananların gereklilikleri hazırlık başlamadan önce kontrol edilmelidir.

Tek faaliyet veya Tüm işletme? Halihazırda faaliyeti devam eden teşebbüslerin iş planları hazırlanırken yeni faaliyetlerin işletmenin mevcut faaliyetlerine göre geçerliliğini gösterecek şekilde hazırlanmalıdır. Bu durumda mali hesaplar, hem yeni projeyi hem de işletmenin tümünün geçerliliğini gösterecek şekilde iki set olmalıdır. Yeni proje için hesaplar, önerinin mali olarak uygunluğunu gösterirken, işletmenin geneli için rakamlar ise, projedeki kazanımların işletmenin diğer kısımlarındaki zararları tela etmek için kullanılmayacağını yatırımcılara göstermek için gereklidir. İşletmenin tümü için olan rakamlar, yeni iş faaliyeti için olan rakamları da içinde barındırmalıdır.

Enasyon ve Faiz Oranları Bazı enasyon/faiz durumlarının etkileri projenin geçerliliğini etkileyecek ciddi sonuçlara sebep olabilir. İş planlarında enasyon ile başa çıkmanın iki yolu vardır. Biri, tüm yansıtılan rakamları enasyon sıfırmış gibi göstermek ve enasyonun gelir ve giderleri aşağı yukarı aynı bağlamda


128

etkilediğini varsaymak. Diğer yöntem ise enasyon oranını tahmin etmek ve gelecek rakamları gerçek tahmini değerlerinde göstermektir.

Enasyonun yüksek seviyelerde olduğu durumlarda bu yöntemlerin birincisi önerilmez. Enasyon nakit alımı ve ödemelerindeki zaman farklılıklarından dolayı tüm kalemleri aynı derecede etkilemez. İkinci yöntem, sadece gerçekçi enasyon ve faiz oranı tahminleri yapabilme sorununu barınmakla birlikte daha çok tavsiye edilmektedir. Mevcut yerel sorumlu organlar tahminlerinin yansımalarında her ikisini de temel olarak kullanmalıdır.

VergilendirmeMali tahminler, teklin yaşama gücünün vergilendirme etkilerini de göstermelidir.

Bilgisayar Hesap TablolarıHesap tabloları mali yansımaların hazırlanmasında zahmeti azaltmaktadır. Her mali tablo için tek tablo veya tabloları otomatik olarak birbirlerine bağlayan daha sostike iş modellerinin hazırlanması için kullanılabilirler.

Sadelikİş planlarının mali kısmı hazırlanırken karmaşıklıktan kaçınmak mümkündür. Okuyucular, teklin yaşama gücünü plan çok karmaşık hale gelmeden yargılayabilecek yeterli bilgiye sahip olmalıdırlar.

Aşağıdaki kontrol listesi, mali zibilite kısmı için tüm gerekli hazırlıkların yapılıp yapılmadığını değerlendirmede yardımcı olacaktır:

KONTROL LİSTESİ 23: planlama dönemi projenin dış borçlanmaları geri ödeyebilecek niteliği gösterecek kadar uzun

mu? tahminler, yatırım projesi ve işletmenin tümü için hazırlanmış mıdır? enasyon ve faiz oranlarına yönelik geleceğe dönük tahminler ana gelir ve gider kalemleri için

yapılmış mıdır? cari borçlanma koşulları önerilen yatırımcılardan mı edinilmiştir? mevcut vergilendirme tüzükleri projeye uygulanmakta mıdır?

7.2� Mali Fizibilite

İş planının mali zibilite kısmı, mantıksal sırasıyla mali hesaplamaların neden planın uygulanmasını gerekçe oluşturduklarına dair okuyucuya kılavuzluk etmelidir. Bu kısmın yapısı, iş planının kendisi gibi çeşitlilik gösterebilir ancak aşağıdaki noktaları içermelidir:

örnek ürün veya hizmetin maliyeti genel gider varsayımlarının açıklanması başa baş analizi yorumları satış varsayımlarının açıklanması karlılık tahminlerine yönelik yorumlar nakit akış tahminlerinin açıklanması nakit akış tahminlerine yönelik yorumlar planın nanse edilmesine yönelik önerilen yöntemler güvenlik marjları

Her birine ait kısa açıklamalar aşağıda verilmiştir:

Örnek ürün veya hizmetin maliyetiBu kısım, ürün veya hizmetin bir standart biriminin yat ve maliyetini göstermekle başlamalıdır. Fiyat, planın pazarlama kısmındaki yatlandırma varsayımlarıyla ilgili olmalıdır. Maliyetler, satışların her birimine eşlik eden doğrudan üretim maliyetleridir. Üretim etkenlerinin ayrıntılı tartışması için üretim ve işletim kısmına bakınız.


129

Genel gider varsayımlarının açıklanmasıDoğrudan olmayan maliyetler yansıtılan kar ve zarar hesaplarında gider olarak gösterilecektir. Bu maliyetlerin nasıl tahmin edildiklerinin bir açıklaması temin edilmelidir.

Başa baş analizine yönelik yorumlarBaşa baş analizi, üretimin bireysel birimine yönelik yatlandırma ve maliyet belirleme ve karlılığa ulaşmak için o süreç içerisinde gerekli seviye satışlarının hesaplanması adına genel gider varsayımlarından bilgiler almaktadır. Satışların gerekli seviyelerine ulaşmada zibilite yorumları planın pazarlama kısmına uygun olarak yapılmalıdır.

Satış varsayımlarının açıklanmasıÖngörülen kar-zarar hesapları ve nakit akış tahminlerinde kullanılan birim satışlardaki yansıtılan büyüme iş planının pazarlama kısmındaki önceki yorumlara uygun şekilde gerekçelendirilmelidir.

Karlılık Tahminlerine yönelik yorumlarMali açıklamaların önceki kısımlarında yapılan varsayımlar plan döneminin sonunda karlılığın belli bir seviyesinde sonuçlanacaklardır. Açıklama tahmin edilen sonuçlar üzerine, yeteri kadar etkileyici olup olmadıkları veya girişimde dahil olan risklere yeterli güvenlik sağlayıp sağlamadığına yönelik yorum yapmalıdır.

Nakit akış tahmin varsayımlarının açıklamaları Nakit akış tahmini, karlılık tahminleri gibi gelir ve giderlerin büyüklüğüne bağlı şekilde aynı bilgilere dayanmaktadır ancak ayrıca gelir ve giderlerden doğan alımlar ve ödemelerin zamanlarıyla ilgili de değerlendirme gerektirmektedir. Bu kısım, kredi koşulları, mevsimsellik vb. gibi kar-zarar hesabı ve nakit akış tahminleri arasındaki zamanlama farklılıklarının nedenlerini açıklamalıdır.

Nakit akış Tahminlerine yönelik yorumlarMali zibilite kısmı, nakit akış tahminleri sonuçlarına göre yorumlamada bulunmalıdır, özellikle, tahminin nihai kar zarar hanesini- her ay öngörülen nakit bakiyesi-beklenmeyen olaylar için yeterli güvenlik marjı sağlamakta mıdır açıklamalıdır.

Planın Finansmanı için önerilen yöntemler Nakit akışı tahmini, tekli desteklemek için gereken fon seviyesini gösterecektir. Açıklama bunu nasıl ve hangi kaynaklardan karşılanacağını göstermelidir. Mali paket unsurlarının nedenlerinin bir gerekçesi yapılmalıdır.

Güvenlik Marjları Bu kısım, planın başarısız olmasıyla sonuçlanabilecek olası sonuçları ve ek olarak kar-zarar hesapları ve nakit akış tahminlerindeki güvenlik marjlarını belirlemeye çalışmalıdır. Bu riskleri azaltmak için ne gibi tedbirler alındığı da belirtilmelidir.

Aşağıdaki kontrol listesi mali zibiliteyi değerlendirmenizde size yardımcı olacaktır:

KONTROL LİSTESİ 24: pazarlama kısmıyla örtüşen yatlandırma varsayımları üretim ve işletim kısmında belirlenen üretimin tüm etkenleri dahil edilmiştir pazarlama ve üretim kısımlarına uygun olarak başa baş seviyesi başarılabilirdir birim satışlarında öngörülen büyüme pazarlama varsayımlarıyla örtüşmektedir dahil olan risklere göre karlılık makuldür


130

nakit akışı varsayımı tüm kredi varsayımlarını kapsamaktadır nakit akış tahminleri mevsimsel düzenlemeleri içermektedir. nakit akışı tahmini, devam edebilmesi için yeterli nakit bakiyesine sahiptir tüm mali kaynaklara yönelik doğru bilgiler öngörülere dahil edilmiştir

7.3� Mali Tablolar

Aşağıdaki mali tablolar her iş planının önemli bir parçasıdır.

A) Öngörülen Kar-Zarar HesaplarıKar zarar hesabı projenin her yılında hazırlanmalıdır. Pek çok teşebbüs geniş yelpazede iş faaliyetleri yürüttüğünden, her ayrı ürün ve hizmet için ayrı kar zarar hesap yansımaları hazırlamaları tavsiye edilmektedir. Bunlar işletmenin tamamı için konsolide hale getirilebilirler. İşletmeden işletmeye belli başlıklar çeşitlilik gösterecektir.

Faaliyetin ilk yıllarındaki kar zarar hesapları, işletmenin sabit durumu hakkındaki netlik eksikliğinden dolayı satışlar normalde artmaktadır olarak öngörüleceğinden bazen yanıltıcı olabilmektedir. Bu sorunu aşmanın iki yöntemi bulunmaktadır: (i) 'kararlı hal' kar zarar hesabı varsayım olarak yılın durağan durum sonuçları ile gerçekçi seviyede göstermek için hazırlanabilir; ve (ii) başa baş tablosu hazırlanıp, karlılık üzerindeki farklı satış seviyelerinin etkileri gösterilebilir.

Kar-zarar hesabı ve bilanço arasındaki ilişki İş planlarını yazmadaki ana farklılıklardan bir tanesi rapor vasıtasıyla verilen bilgilerin tutarlı olduklarından emin olmaktır. Bu, özellikle kar-zarar hesaplarının bilanço ve nakit akış tahminlerinden bilgi gerektirmesinden dolayı, mali hesap tablolarına da uygulanır. Bilgisayar hesap tablolarının kullanılması bu görevin karmaşıklığını, tüm işletme için entegre bir 'model' içerisindeki bağlantıların dahil olmasıyla kolaylaştıracaktır

B) Başlangıç ve Öngörülen BilançoBilanço, bir işletmenin belli süre içinde ne kadar vereceği ve alacağı olduğunu göstermektedir.

Başlangıç Bilançosu işlemeye başlamak için duran varlıklar ile çalışma sermayesinin ve bu varlıkların nansmanı için kaynakların gerekli olduğunu göstermektedir.

Duran Varlık Listesi İşletmeyi başlatmak için gerekli olan duran varlıkların bir listesidir. Sonraki yılların kar-zarar hesabı ve bilanço öngörüleri için doğru değerlerin elde edilmesi adına amortisman hesaplamalarının yapılması gerekmektedir.

Duran varlıklar listelendikten sonra, nakit akışının olumluya döneceği zamana kadar işletmeyi nanse etmek için gerekli olan çalışma sermayesi için de tahmin yapılması gerekmektedir. Bu rakama ulaşmanın tek yolu, nakit akış tahminini derlemektir.

Finansman kaynakları Başlangıç bilançosunun bir diğer tarafı da varlıkların nasıl nanse edileceğine yöneliktir. Başlangıç bilançosunda işletme mali pakete katkıda bulunacak herhangi bir kar elde edememektedir. Büyük olasılıkla, nansman kaynakları üyelerden hisseli sermaye, üyelerden borç sermayesi veya banka veya diğer kaynaklardan dış krediler olacaktır.

Gelecek Bilançolar iş planında gelecek yıllar için öngörülmüş bilançolar aşağıdakileri içerecek şekilde başlangıç bilançosuna göre pek çok şekilde farklılık gösterecektir: Duran varlıklar, yıl içinde amortisman, duran varlık alımı veya satımı dolayısıyla değişim

gösterecektir yüksek satışlar için tutarlı olmak adına stok ve borçluların artması ve nakit rakamının nakit akış

tahminlerinin sonundan çıkarılacak olması. Finansman kaynakları borçların geri ödenmesi ile ve işletmenin başlangıcından beri elde edilen

birikmiş kardan (veya zarar) dolayı değişecek olması


131

C) Nakit Akış Tahminleri Mali tablolar her ay işletmeye giren ve işletmeden çıkan nakdi listeler. Nakit akış tahmini, kar ve zarar hesaplarından farklı olarak ödeme alımı ve yapımının ne zaman meydana geldiğini tam olarak göstermek durumundadır. Örneğin, harcamalar tedarikçinin hesabı ödendiği zaman görünecektir ve satışlardan tüm alınanlar işletmedeki hem kredi koşulları hem de mevsimsel çeşitlilikleri yansıtmalıdır.

Tüm işletmeler, faaliyetlerini sürdürmek için nakde ihtiyaç duyar. Eğer bir hesap ödemeleri gerekmekteyse ve bunu yapacak nakitleri yoksa, alacaklı konuyu mahkemeye taşıma hakkına sahiptir ve sonunda işletme, tasye edilmesi için zorlanacaktır. Bu sebepten, pek çok insan nakit akış tablosunun iş planının en önemli kısmı olduğunu düşünmektedir.

Nakit Akışı/ Kar-zarar mutabakatıBu, teşebbüsün borçlanma gerekliliği veya banka fonları bakiyesinin planlanması ve tahmin edilmesinde yardımcı olacaktır. Plan üç aylık veya aylık temelde olabilir ve her gelir ve gider kategorisi için bütçelenen rakam ile planlanmış gelir ve giderleri kıyaslayan, aynı anda kaydedilen cari hesap defteri ile nakit akışlarını birleştirebilen bilgisayar yazılımı mevcuttur.

Yıl için toplam nakit akışı açılış ve kapanış borçlularına göre düzeltilecektir (açılış borçluları gelirlerden düşürülür ve kapanış borçluları eklenir; açılış alacaklıları harcamalardan düşürülür ve kapanış alacaklıları ise eklenir). Düzeltilmiş işlem gelir ve giderleri kar ve zarara ulaşmak için açılış ve kapanış stokları/değer biçme (açılış stokları değeri maliyet olarak, kapanış stokları ise gelir olarak değerlendirilir) yapılarak kar ve zarar hesaplarına eklenir. Sermaye harcamaları amortisman listesine eklenir ve makineler ile binaların uygun amortisman rakamları , kar-zarar hesabına harcama olarak kaydedilir.

Yılın nakit akışı ve kar-zarar hesabı arasındaki ilişki Kaynaklar ve Fon hesaplarının uygulanması içerisinde özetlenmiştir. Hesaplar banka durumundaki rakam değişiminin, yılın kaydedilen gerçek nakit akışına vardığı zaman eşitlenirler.

D) Başa baş analiziKar-zarar hesaplarında gösterilen kar büyüklüğü esas olarak satış seviyesine bağlı olacaktır- rakamın normalde doğru tahmin edilmesi çok güçtür. Karlı olacak faaliyet için gerekli olan satış seviyesinin ölçülebilmesinde yardımcı olması için, başa baş analizi yapılması önerilir.

Yıl içinde herhangi bir satış yapmayı başaramazsa bile işletmenin giderleri olacaktır. Örneğin, binanın kirasının ve ekipman sigortalarının ödenmesi gerekmektedir. Bunlara sabit veya dolaylı maliyetler denmektedir. Diğer maliyetler sadece işletmenin ürünlerini veya hizmetlerini satmayı başardığı zaman meydana gelecektir. Bunlar ham madde satın alımını veya işçi maliyetlerini içerebilirler. Bunlara değişken veya doğrudan maliyetler denmektedir.

Bir ürünün veya hizmetin birim yatı değişken maliyetten yüksek olmalı aksi takdirde işletme kar sağlayamaz. Her satış birimi toplam sabit maliyete küçük katkılarda bulunacaktır. İşletme bir yıl içinde pek çok birim satışında bulunduğu ve tümünün katkısının sabit maliyetleri geçtiği zaman kar elde edecektir.

Başa baş analiz tablosu, işletmenin karlılığı üzerinde satışların farklı seviyelerinin etkisini göstermektedir.

Aşağıdaki kontrol listesinin kullanılması, iş planının mali kısmında herhangi bir konunun eksik kalmadığından emin olmanıza yardımcı olacaktır:


132

KONTROL LİSTESİ 25:

a) Hazırladınız mı ? tahmin edilen yılık kar zarar hesapları başlangıç ve tahmin edilen yıl sonu bilançoları plan dönemi için aylık nakit akış tahmini bir başa baş tablosu

b) Mali Tablolar teklif, plan döneminin sonunda olumlu nakit akışına ulaşıyor mu? tablolar hem faaliyet hem de işletmenin tamamı için hazırlanmış mıdır? yansımalara enasyon dahil edilmiş midir? rakamlar planın geriye kalanı ile tutarlı mı? satış rakamları piyasa öngörüleriyle uyuşmakta mıdır? satış rakamlarının kapasite sınırlarını aşmadığından emin olunuz. maliyet rakamları cari piyasa değerlerini temsil ediyor mu ? nakit akışları doğru şekilde mevsimsel değişkenleri yansıtmakta mıdır? proje nakit akış tahminlerinde önerildiği tarihte başlatılabilir mi? personel maliyetleri doğru kalitede kişileri çekebilmek için yeterli midir?

c) Mali Paket alınan paranın cari maliyeti kontrol edilmiş midir? alınan para için kabul edilebilir bir güvenlik önerilebilir mi? öngörülen fonlar sahiplerden(üyelerden) toplanabilir mi?

8.� RİSK FAKTÖRLERİ

Her iş planı, projenin başarısı için kritik olan etkenlere yönelik bir hassasiyet analizi içermelidir. Bu etkenlerin çoğu doğası gereği ekonomiktir ve artan ham madde maliyetleri, düşen ürün yatları, kurun dövizin üzerindeki olumsuz etkisi, artan faiz oranları, yeni rekabet ve diğer işletme yönetiminin uzun vadede öngörmediği ve çalışma yapmadığı konuları içermektedir.

8.1� Teknik Risklerin Değerlendirilmesi

Projenin uygulanması ve işletilmesi safhalarında ziki kısım üzerinde de kritik riskler olabilir. Aşağıdaki kontrol listesindeki noktalar tüm projelere uygulanabilecek şekilde değildir ve her noktanın farklı projelere etkisi değişkenlik kazanır:

KONTROL LİSTESİ 26: yer ve inşaat takvimi hazırlığındaki gecikme ekipman teslimi ve tesisin çalışmaya başlamasındaki gecikme mevsimsel ham madde mevcudiyeti dolayısıyla üretime geç başlama- başlangıçda devreye sokma

süresinde beklenmeyen durma ham maddelerin mevcut olmaması alt kalite ürün ürün borç mahkeme davası hükümet tüzüklerine uyma konusunda başarısızlık ürünün zaman aşımına uğraması veya alternatierin piyasayı ele geçirmiş olması üretim yöntemine ilişkin yeni çevresel endişeler hassas parçaların veya üretim malzemelerinin kıtlığı


133

Bunlar ve benzeri hadiselerin mali sonuçlarını hesaplamak kolay değildir ama verilen bir projedeki belli risklerin durumunda, iş planının metninde genel sonucun sözel bir değerlendirilmesine yer verilmelidir.

8.2� Mali Risklerin DeğerlendirilmesiSadece müşterilerin veya rakiplerin beklenmeyen eylemlerinden dolayı da olsa hiçbir proje riskten ari değildir. İşletmeler sadece başarı veya başarısızlık olasılıklarının kendi lehlerine olduklarından emin olmaya çalışabilirler. Riskin ölçülmesi için pek çok mali teknik geliştirilmiştir. En bilinen yöntemlerden üç tanesi aşağıda verilmektedir:

8.2.1� Hassasiyet analiziBu, proje karlılığının en hassas olduğu durumlarda değişkenleri belirleme tekniğidir. Teknik açıdan pek çok değişken bulunur ancak prosedür tipiktir: Proje için bir çıktı ölçümü seçiniz. Bu, nakit akşının net günümüz değeri veya örneğin üçüncü yılda

öngörülen kar gibi başka göstergeler de olabilir. Bazı girdi değişkenleri seçiniz, varsayılan faiz oranı veya taşıma maliyetleri gibi; her yönde bunları

%10 değişin ve bunun çıktı ölçümüne olan % etkisini hesaplayınız. Bu işlemi, çıktı ölçümünde etkisi olabileceğini düşündüğünüz tüm değişkenler için tekrar ediniz.

Bu sonuçları, çıktı üzerinde en büyük oranda etkisi olacak girdi değişkenlerini not ederek özetleyiniz.

Ana değişkenler belirlendiğinde anlatım kısmında, işletme tarafından bu değişkenlerin en iyi şekilde ele alınması için belirli bir önem gösterilmesi adına gerekli olan adımların yerine getirildiği konusunda yorumlamada bulunulmalıdır.

8.2.2� Senaryo planlama Bu teknik hassasiyet analiziyle ilişkilidir. Bu yöntemde de yine pek çok değişken bulunmaktadır ancak genel kavram gelecekte geliştirilebilecek az miktarda küçük senaryoları( iki ile dört arası) göz önünde bulundurmaktır. Bu tekniğin savunucuları senaryoların kullanılmasının, geleceğin akılda canlandırılmasında tek nokta tahminlerden daha gerçekçi bir yol olduğunu iddia etmektedirler. İki beklenmedik olay için de ayrı tahminler hazırlanması, aslında uygulamada hiç gerçekleşmeyecek avaraj sonuca dayalı tek nokta tahmin hazırlamaktan daha mantıklıdır.

Bu teknik, çıktı ölçümü üzerindeki toplam etkisi hesaplanmadan önce tüm girdi değişkenlerinin belirli bir senaryodan nasıl etkilenebileceğini göz önünde bulundurduğundan bilinen hassasiyet analizinden dolayı farklılık gösterir. Burada tanımlanan hassasiyet analizi şekli birbirinden ayrı olarak girdi değişkenlerin değişimlerini ele alır.

8.2.3� OlasılıkAnalizin çok yönlülüğünü daha çok genişletmek için, matematik olasılık teorisi kullanımı ile birlikte hassasiyet analizi ve senaryo planlamasını birleştirmek mümkündür. Farklı değerler varsayan girdi değişkenlerinin bir riski olduğu kabul edilirse, istatistikçiler kendi gerçek çıktılarının bir olasılık dağılımı ile tanımlanabileceğini söyleyebilirler. Eğer bu dağılımlar belirtilebiliyorsa, teoride seçilen çıktı ölçümünün olasılık dağılımını belirtmek de eşit derecede mümkündür.

Bu gibi teknikler, normalde az miktarda alternatif durumun düşünüldüğü durumlarda senaryo planlamasına daha uygundur. Örneğin, nakit akış tahmininin tüm değişkenleri için olasılık dağılımını hesaplamak, karmaşık bir çalışma olabilir.

Uyarı notuBu tekniklerin potansiyel karmaşıklığı, riski göz önünde bulundurmak ile karmaşık matematiksel hesaplamaların içinde kaybolmaktan kaçınmak arasında bir denge bulunmasını göstermektedir. Bilgisayar tablolarının kullanımı bu görevi kolaylaştırmaktadır ancak bu analizi gerçekleştirmeyi projeye ilgisinden ziyade yapmış olmak için yapma riskini de getirmektedir.

Senaryo planlama gerçeklik ve karmaşıklık (yukarıda bahsedilen yöntemlerden) arasında bir denge


134

sunmaktadır ve iş planlarında etkin şekilde kullanılabilirler. Ancak her duruma daha uygun olabilecek teknikler bulunmaktadır. Bu yöntemleri kullanırken sorulması gereken soru; planı okuyan kişiler tarafından anlaşılabilecek midir veya sadece onları etkilemek için mi kullanılıyorlar? ve analiz sonuçları gerçekten projenin devam edip etmemesine karar vermede kullanılacak mı veya bunu kanıtlamak için daha farklı yollar mı denemekte midirler?

Eğer bu sorulardan birine olumsuz verilen bir yanıt var ise, o zaman bu teknikler plan için gereksizdir.


135

12 A

ylık

Nak

it A

kış

ı

Bu

raya

Şir

ket

Ad

ı G

irin

iz

Mal

i Yıl

Baş

lan

gıcı

:

Borç

ver

me/

diğ

er n

akit

işl

emle

r

00

00

To

pla

m m

evcu

t n

ak

it (

nak

it ç

ıkış

ı o

lmad

an)

TO

PL

AM

GİR

EN

NA

KİT

Sat

ın a

lım

(bel

irt)

Brü

t ücr

etle

r (t

am ç

ekim

)

ÇIK

AN

NA

KİT

Sat

ın a

lım

(ti

cari

mal

lar)

Sat

ın a

lım

(bel

irt)

Ba

şla

ng

ıçÖ

nce

siT

ah

min

iO

cak

-05

Şu

ba

t-0

5M

art

-05

Nis

an

-05

Ma

yıs

-05

Eld

eki

Na

kit

(Ay

baş

ı)0

00

0

GİR

EN

NA

KİT

Nak

it s

atış

lar

Gir

en n

akit

hes

apla

rdan

tah

sila

tlar

00

00

0 0

00

00

00

00

0

Fat

ura

ödem

eler

i (v

ergil

er v

b.,)

Ha

zira

n-0

5T

em-0

5A

uğ

ust

os-

05

Ey

lül-

05

Eli

m-0

5K

ası

m-0

5A

ralı

k-0

5T

op

lam

K

ale

mT

ah

min

i

00

00

00

00

0

00

00

00

00

0

Tam

ir v

e B

akım

Ara

ba,

tes

lim

ve

seyah

at

Rek

lam

Dış

hiz

met

ler

Mal

zem

eler

(o

s ve

işle

tim

.)

Tel

efon

Sig

ort

a

Kull

anım

lar

Muhas

ebe

ve

Yas

al

Kir

a


136

Çeş

itli

Bor

ç an

a pa

ra ö

dem

esi

AR

AT

OP

LA

M

Diğ

er (

beli

rt)

Diğ

er (

beli

rt)

Yed

ekle

r ve

Em

anet

ler

TO

PL

AM

ÇIK

AN

NA

KİT

Sah

iple

rin

çeki

mle

ri

Ser

may

e sa

tın

alım

(be

lirt

)

Diğ

er b

aşla

ngıç

mal

iyet

leri

Nak

it D

uru

mu

(A

y S

onu

)

Diğ

er h

arca

mal

ar(b

elir

t)

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

00

Fai

z

Ver

gile

r (e

mla

k vb

..)

Tah

sila

tı m

ümkü

n ol

may

an

borç

lar

(ayı

n so

nu)

Öde

nece

k he

sapl

ar (

ayın

son

u)

Eld

e bu

luna

n en

vant

er (

ayın

son

u)

Sat

ış h

acm

i

Hes

ap a

laca

klar

ı

Am

orti

sman

EL

ZE

M İ

ŞL

ET

İM V

ER

İSİ

(nak

it a

kış

ıyla

ilg

ili

olm

ayan

bil

gi)

Ba

şla

ng

ıçÖ

nce

siT

ah

min

iO

cak

-05

Şu

ba

t-0

5M

art

-05

Nis

an

-05

Ma

yıs

-05

Eld

eki

Na

kit

(Ay

baş

ı)0

00

0

Ha

zira

n-0

5T

em-0

5A

uğ

ust

os-

05

Ey

lül-

05

Eli

m-0

5K

ası

m-0

5A

ralı

k-0

5T

op

lam

K

ale

mT

ah

min

i

00

00

00

00

0


137

Hazırlık notlarıKar zarar tahminlerinizi hatırlayınız. Satır satır nakdin ne zaman gireceğini çıkacağını kendinize sorun. Halihazırda satışlar tahmini yaptınız, şimdi tam olarak müşteriden ne zaman tahsilat yapacaksınız onu düşünün. Harcamalar kısmında, önceden harcamaları öngördünüz; şimdi bu faturaları ödenmek için ne zaman çek yazmak zorunda olacaksınız onu tahmin edin. Çoğu kalem Kar zarar öngörüleriyle aynı olacaktır. Kira ve kullanımlar örneğin genellikle meydana geldiği ay ödenirler. Diğer kalemler kar zarardan farklılaşabilir. Sigorta ve diğer vergi türleri örneğin siz aylık olarak ödenseniz bile üç aylık veya yarı yıllık ödenebilirler. Satır satır Nakit akışını olabildiğine gerçekçi hazırlayınız. Ödemeler size çalışma sermaye ihtiyacınızı yönetme ve tahmin etme yetkinliği verecektir. Sol sütundaki kategori etiketlerini muhasebe sisteminize göre değiştiriniz.

'Borç ana para ödemesi, Sahipler tarafından yapılan para çekimi Nakit akışı ve Kar-Zararda her zaman farklı olan kalemlerdir. Borç ana para ödemesi, Sermaye Satın alımları ve Sahiplerin para çekimi muhasebe kuralları gereği Kar-zarar öngörülerinde gösterilemez. Ancak işletmeden nakit çıktısı olduğu için Nakit planında gösterilmelidirler. Diğer yanda, Nakit akışında amortismanı bulamazsınız çünkü amortisman için hiçbir zaman bir çek yazmazsınız. Alınan borç nakitler ve Sahipler tarafından çekilen para 'Borç/diğer nakitler işlemler' satırına girerler. 'Başlangıç Öncesi' satırı Nakit akışının kapsadığı zamandan önce nakit harcamalar içindir. Öncelikle yeni iş açılışları veya işletim başlamadan önce ciddi miktarda nakit gerektiren büyük proje genişletilmeleri için kullanılır.

Alt kısımdaki 'ELZEM İŞLETİM VERİSİ' aslında nakit modelinin bir parçası değildir ancak nakit üzerinde ciddi etkisi olan kalemleri takip etme şansı verir. Nakit akış öngörüleri çalışma sermaye ihtiyacını en iyi tahmin etme yoludur. Sahip olacağınızı düşündüğünüz Elinizdeki Nakit miktarı ile başlayın. Yıl için bütün giren ve çıkan nakitleri öngörün. Eğer NAKİT DURUMU tehlikeli derecede düşük veya olumsuz ise, işletimi devam ettirmek için daha fazla nakit takviyesine ihtiyacınız olacaktır. Pek çok kar sağlayan işletme nakit akışını bekleyip faturalarını ödemeyerek aşağıya doğru gitmiştir. Alacaklılarınız sizin kar oranınızla ilgilenmezler; nakit ödenmek isterler. Nakit, işletmenizin can suyudur.


Kat

egor

i 1

Kat

egor

i 2

Kat

egor

i 3

Kat

egor

i 4

Kat

egor

i 5

Kat

egor

i 6

Kat

egor

i 7

Top

lam

Gel

irle

r (s

atış

)

Gel

irle

r (S

atış

)

Kat

egor

i 1

Kat

egor

i 2

Kat

egor

i 3

Kat

egor

i 4

Kat

egor

i 5

Kat

egor

i 6

Kat

egor

i 7

Top

lam

Sat

ış M

aliy

etle

ri

Sat

ış M

aliy

etle

ri

Brü

t K

ar

Gid

erle

r

Maa

ş G

ider

leri

Maa

ş B

ordr

osu

Gid

erle

ri

Dış

Hiz

met

ler

Mal

lar

(o

s ve

işl

etm

e)

138

On

iki A

ylık

Kar

ve

Zar

ar T

ahm

ini

Şir

ket

iniz

in i

smin

i b

ura

ya g

irin

izY

ılb

aşla

ngı

cı


Rek

lam

lar

Ara

ba, T

esli

m v

e S

eyah

at

Muh

aseb

e ve

Yas

al İ

şler

Kir

alam

a

Tel

efon

Kul

lanı

mla

r

Sig

orta

Ver

gile

r (e

mla

k v.

b)

Tam

ir v

e B

akım

Am

orti

sman

Diğ

er G

ider

ler

(Bel

irti

niz)

Diğ

er G

ider

ler

(Bel

irti

niz)

Diğ

er G

ider

ler

(Bel

irti

niz)

Diğ

er (

Bel

irti

niz)

Top

lam

Gid

erle

r

Net

Kar

Fai

z

139


140

Hazırlık notları

Bu bilgileri daha sonra referans olarak kullanmak için çıktı almak isteyebilirsiniz. Bu talimatları silmek için bu metin kutusunun kenarlarına tıklayınız ve SİL tuşuna basınız.

'Kategori 1, Kategori 2' vb. etiketleri kendi satış kategorilerinizin gerçek isimleriyle değiştirmelisiniz. Her kategori için aylık satışları giriniz. Hesap tabloları toplam yıllık satışların toplamını verecektir. Yüzdelik sütununda, hesap tabloları her kategori tarafından katkı konulan toplam satışların yüzdeliğini gösterecektir.

SATILAN ÜRÜNLERİN MALİYETİ( Satış maliyeti veya SÜM olarak da adlandırılılır):

SÜM ürünlerinizin veya hizmetlerinizin üretimi veya satın alımı ile doğrudan ilişkili harcamalardır. Örneğin, doğrudan ürün/hizmetlerinizle ilgili envanter veya ham maddelerin satın alımı, ayrıca çalışan maaşları (maaş vergileri) SÜM içerisinde yer alırlar. Bu harcamalar üretim ve satışların hacmine göre genellikle artıp azalabilir. Her satış kategorisi için SÜM belirlemek için kayıtlarınızı çalışın. SÜM kontrolü çoğu işletmeler için karlılık anahtarıdır, bu yüzden tahminlerinizin bu kısmını büyük bir özenle yaklaşınız. her ürün/hizmet kategorisi için SÜM unsurlarını analiz ediniz: iş için, materyaller için, paketleme için, gemicilik için, satış komisyonu için vb. ne kadar? Çeşitli satış kategorileriniz için satılan ürün maliyetleri ve Brüt kar'ı mukayese ediniz. en karlı olan olmayan hangileridir ve neden? SÜM'ü küçümsemek, sizi düşük yatlandırmaya yöneltebilir ki bu da kar elde etmenizi engelleyebilir. Dikkatli şekilde araştırın ve gerçekçi olun. Her kategori için aylık SÜM girin. Yüzdelik sütunlarında, hesap tabloları bu kategori için Avro satışların yüzdeliği olarak SÜM'ü gösterecektir.

BRÜT KAR:

Brüt kar, toplam SÜM'ün Toplam Satışlardan çıkarılmasıdır. Yüzdelik sütunlarında, hesap tablosu Brüt Kar'ı Toplam satış yüzdeliği olarak gösterecektir.

İŞLETİM MASRAFLARI (Genel Giderler de denmektedir):

Bunlar doğrudan ürünleriniz/hizmetlerinizin üretimi veya satın alımına yönelik olmayan ancak gerekli olan masraardır. Kira, kullanım, telefon, faiz ve os maaşları (maaş vergileri) ve çalışanların yönetimi bunlara örnek verilebilir. Harcama kategorilerinin isimlerini, iş türünüz ve kendi muhasebe sisteminize göre değiştirin.

Ancak hesap tablolarının 20 satır sınırına bağlı kalmak için bazı kategorileri birleştirmeniz gerekebilir. Çoğu işletim masrafı satış hacmine bağlı olmadan makul şekilde sabit kalmaktadır. Bazıları, komisyonlar gibi, satışlara bağlı olarak değişim gösterebilir. Kullanımlar gibi bazıları ise yıl içinde değişim gösterebilir. Tahminleriniz bu dalgalanmaları yansıtabilmelidir. Tek kural, tahminlerin sizin mali gerçeklerinizi mümkün olduğunca göstermesidir. Yüzdelik sütunlarında, hesap tablosu İşletim masraarı, Toplam Satışların bir yüzdeliği olarak gösterecektir.

NET KAR:

Hesap tabloları Net kar'ın hesaplanması için Toplam işletim masraarını Brüt Kar'dan çıkaracaktır. Yüzdelik sütunlarında, net kar, toplam satışların bir yüzdeliği olarak gösterilecektir.

ENDÜSTRİ ORTALAMASI:

''END.%'' sizin endüstrinizde sizin büyüklüğünüzdeki rmalar için ortalama maliyet etkenlerini göstermektedir. Endüstri ortalama verisi genellikle sanayi birliklerinden, sizin endüstrinizde tedarikçi olan ana imalatçılar ve yerel kolejlerden, Ticaret Odası ve kamu kütüphanelerinden elde edilir. Ortak bir kaynak ise yıllık olarak Roberts Morris İştirakleri tarafından yayımlanan hesap raporu çalışmaları kitabıdır. Ana kütüphanelerde bulunabilir ve kesinlikle bankacınızda bir kopyası bulunmaktadır. Masraarınızın sanayi ortalamalarına uygun olma durumu yoktur ancak uygun olmayan harcamalarınızın olduğu alanlarda size yardımı dokunabilir.


Talimatlar

Not: Kar-zarar öngörülerinizdeki rakamları kullanarak, tahmini yıllık sabit ve değişken maliyetlerinizi girin.

Sabit maliyetler, satış hacminize b a k ı l m a k s ı z ı n a y n ı k a l a n harcamalardır. Örneğin kira, sigorta ve emlak vergileri sabit harcamalardır.

Değişken maliyetler iş hacminizdeki değişime göre değişirler. Satış yüzdel iğ i o larak göster i l i r ler. Envanter, ham maddeler ve doğrudan i ş ç i l i k , g e n e l l i k l e d e ğ i ş k e n harcamalardır.

İ ş l e tmen iz i ç in , he r ha rcama kategorisi ya sabit ya değişkendir, her ikisi olamaz.

Öneriler

Yukarıda gösterilen harcama kategorileri sadece öneridir. Muhasebe sisteminiz ve iş türünüze göre üzerlerinde değişim yapabilirsiniz.

B a ş a b a ş a n a l i z i n i n e n i y i kullanımlarından biri, farklı senaryolar ile oynamaktır. Örneğin, başka bir kişiyi de maaş bordrosuna dahil edecekseniz, bu maaş maliyetini ödemek için ne kadar ekstra avroya ihtiyacınız olacaktır? Eğer borçlanırsanız, artan ana ödeme ve faiz ödemelerini ödemeniz için ne kadara ihtiyacınız olacaktır? Pek çok iş yeri sahibi, genellikle perakendeciler, günlük şekilde ayrıntılı hesap tutmaktan hoşlanır. Bu, kişilere gün içinde ulaşmaları gereken bir hedef vermektedir.

Değişken harcamalar (%)

0.0Malzeme envanteri -

Doğrudan İşçilik (maaş vergileri dahil)

- 0.0

0.0Diğer harcamalar -

Diğer harcamalar - 0.0

Maaşlar (maaş vergileri dahil)

- 0.0

Malzemeler - 0.0

Tamir ve Bakım - 0.0

Reklam - 0.0

Araba, teslim ve Seyahat - 0.0

Muhasebe ve yasal - 0.0

Kira - 0.0

Telefon - 0.0

Kullanımlar - 0.0

Sigorta - 0.0

Vergiler (Emlak vb..)

- 0.0

Faiz - 0.0

Amortisman - 0.0

Diğer (belirt) - 0.0

Diğer (belirt) - 0.0

Çeşitli harcamalar - 0.0

Borcun Ana ödemesi - 0.0

Sahiplerin para çekmesi - 0.0

Toplam Değişken Giderler

Toplam Sabit Giderler EUR

Başa Baş Satış seviyesi =

0.0

Maliyet Tanımı Sabit maliyet (EUR)

Başa baş AnaliziBuraya Şirket adı giriniz

141


Hazırlık Notları

Kişisel mali raporunuz sadece kişisel olarak sahip olduğunuz varlık ve borçları göstermelidir. İşletmenizin varlıklarınıı veya borçlarını eklemeyiniz.

Sayfanın 2. Sayfası size bilançodaki sayıların arkasındaki detayları vermenizi sağlayacaktır.

Adım 1: Ödenmiş veya ödenmemiş, sahip o l d u ğ u n u z v a r l ı k l a r ı n l i s t e s i n i hazırlayınız. Varlığı satarak karşılığında alacağınız nakit miktarını giriniz.

Adım 2: Borçların listesini hazırlayınız (borçlu olduğunuz para).

Adım 3: Net değer = Toplam varlıklar – Toplam borçlar

Kişisel Mali Rapor: Buraya adınızı yazınızay gün yıl itibariyle

Varlıklar Euro Miktarı

nakit – cari hesaplar -

Nakit – tasarruf hesabı -

Mevduat makbuzu -

Menkul kıymetler - stok / bonolar / yatırım fonu

-

Senetler & sözleşme alacakları -

Hayat sigortası (nakit teslim değeri)

-

Kişisel mallar (araba, mücevher vb..)

-

Emeklilik sandığı (ör. Bireysel Emeklilik Sözleşmeleri , 401k)

-

Emlak (piyasa değeri) -

Diğer varlıklar (belirtin) -

Diğer varlıklar (belirtin) -

Toplam varlıklar EUR

Borçlar Euro Miktarı

Cari borçlar (Kredi Kartları , Hesaplar)

-

Borç senetleri (aşağıda tanımla) -

Vergi borçları -

Emlak ipotekleri (tanımla) -

Diğer borçlar (belirt) -

Diğer borçlar (belirt) -

Net Varlık

Toplam Borçlar EUR

İmza: Tarih:

142


143

Kişisel Mali Rapor:Buraya Adınızı Yazınız

Ayrıntılar

1. VARLIKLAR – ayrıntılar

Tutulan Senetler ve Sözleşmeler

Borç Bakiye

Kimden Alınacaktır

Gerçek miktar

Gerçek tarih

Aylık Ödeme

Vade dolumu

Tarihi / Amaç

EURO EURO EURO

Menkul Kıymetler: stok / bono/ yatırım fonu

Payların sayısı

Kıymetin adıMaliyet Piyasa

değeriEdinim Tarihi

EURO EURO

Özel sahip olunan şirket stoku

Payların Sayısı

Şirket İsmi Yatırım Yapılan

Tahmini piyasa değeri

EURO EURO

Emlak

Piyasa değeri

Tanımı/yerAlınacak miktar

Gerçek maliyet

Satın alım Tarihi

EURO EUROEURO


144

2. BORÇLAR - Ayrıntılar

Kredi Kartı & Harcama Kartı borcu

Ödenecek miktar

Kartın adı/Alacaklı

EURO

Senet Borçları (aylık faturalar hariç)

Ödenecek miktar

Alacaklının ismiGerçek miktar

Aylık ödeme

Teminat altına alınan

EURO EURO EURO

Faiz Oranı

İpotek / Emlak borçları

Ödenecek miktar

Alacaklının ismiGerçek miktar

Aylık ödeme

Teminat altına alınan

EURO EURO EURO

Faiz oranı


145

Öngörülen Bilanço:Buraya şirket ismini yazınız

Diğer varlıklar

Toplam Diğer Varlıklar -

Maddi olmayanlar - -

Mevduatlar - -

Maddi olmayan varlıkların - -

Diğer - -

-

Total Varlıklar - -

Cari varlıklar

Toplam cari varlıklar -

Bankadaki nakit - -

Alınacak hesaplar - -

Envanter - -

Ön ödemeli harcamalar - -

Diğer Cari varlıklar - -

-

Duran Varlıklar

Makineler & ekipman - -

Mobilya & demirbaşlar - -

Özel maliyetler - -

Arazi & binalar - -

Diğer Duran Varlıklar - -

( tüm duran varlıklar üzerinde birikmiş amortismanlar)

- -

Toplam Duran Varlıklar (Net amortisman)

- -

Fiili maliyet ay/gün/yıl

Öngörülen ay/gün/yıl

Varlıklar

Şirketteki değeri - -


Hazırlık notları

Bilançonuzu tahmin etmek oldukça zor bir muhasebe problemidir ama bu bu çalışmayı yapmanız veya yararlanmanız için profesyonel muhasebeci olmanız gerekir anlamına gelmez. Hedeenen sonuçlar mükemmel tahminler değildir ancak şirketin ne gibi ek kaynaklara ihtiyaç duyacağı, nereden ihtiyaç duyulacağı ve nasıl nanse edileceklerine yönelik ayrıntılı bir plan istenmektedir. Son ili maliyet bilançolarını başlangıç noktası olarak kullanarak, Kar-zarar ve Nakit Akış Tahminlerinde kapsanan 12 aylık süre sonrası bilançosunuz neye benzeyeceğini tahmin ediniz. Yılın işletimi varlıkları, borçları ve sahiplerin kaynaklarını nasıl etkileyecektir? Örneğin, gelecek yıl önemli bir satış büyümesi planlamaktasınız. Bilançonun üzerinden kalem kalem gidiniz ve etkilerin nasıl olabileceğini sorun:

VARLIKLAR: Envanter ve Hesap alacakları büyümek zorundadır. İlerleyen üretim için yeni ekipman gerekebilir. Bunların bazılarını nanse edebilmek için nakit ayırabilirsiniz. Şimdi bilanço dengeli olmak zorunda olduğundan, tablonun diğer yarısının etkilerini göz önünde bulundurmalısınız:

BORÇLAR VE KAYNAKLAR: Bazı büyümeler Geçmiş yıllar karları olarak işletmede tutulan karlar tarafından nanse edilebilir. Kar-zarar Tahminleriniz size bu kaynaktan ne kadar kullanabileceğinizi gösterecektir. Sahipler Yatırılmış Sermaye veya şirkete olan borçlardan(Ortaklara Borçlar) fonlara katkı sağlayabilir. Tedarikçiler artan Hesap Borçlarından bazı nansmanları sağlayabilir. Gerisi alacaklardan nanse edilmelidir: Kredi gibi kısa vadeli borçlar (12 aylık) Veya uzun vadeli borçlar(12ay dan uzun vade)

Teknik ip uçları:1. Şirketinizin bilançosunun bu şablonda daha çok satırı olduğu kesindir. Gerektiği şekilde değiştiriniz.

2. Her zaman olduğu gibi yansımalarınızda rakamları yuvarlamanızı öneririz. Çoğu insan değerleri binlerle göstermeyi kullanışlı bulur, en yakın yüz euro.ya yuvarlayarak, 11.459 euro, 11.5 olarak girilir.

3. Duran varlıklar kısmında “(birikmiş amortisman)” rakamı hala şirkete ait olan tüm duran varlıkların yıllardır meydana gelen amortisman toplamıdır. Bunları eksi rakamlar olarak girmeyi unutmayın ki tablo Toplam Duran Varlıklardan onu çıkarabilsin.

4. Sahiplerin varlıkları, “Geçmiş yıllar karları” son ili maliyet bilançosu veya geçen mali yıl sonuna göre Geçmiş yıllar karıdır. “Dönem net karı” herhangi bir sahibin para çekimi(ortaklık ve mal sahipliği için) veya ödenen kar payı (şirketler için) çıkarıldıktan sonraki tahmin dönemindeki net kardır.

146


147

Borçlar ve kaynaklar

Cari Borçlar

Ödenecek hesaplar

Faiz Ödemeleri

Ödenecek vergiler

Senetler, kıza vadeli (12 ay içinde ödenecekler)

Mevcut parçalar, uzun vadeli borçlar

Diğer cari borçlar

-

-

-

-

-

-

-

-

-

-

- -Toplam cari borçlar

- -

Uzun vadeli borçlar

Banka borcu ödemesi

Hissedarlara ödenecek senetler (kısa vadeli ödeme)

Diğer uzun vadeli borçlar

Diğer uzun vadeli borçlar

Toplam Uzun vadeli borçlar

-

-

-

-

-

-

-

-

- -

Sahiplerin kaynakları

Yatırılmış sermaye

Geçmiş yıllar karları

Dönem net karı

Sahiplerin Toplam Kaynakları

Toplam Borçlar ve kaynaklar

-

-

-

-

-

-

- -

Toplam borçlar - -

- -

Fiili maliyet ay/gün/yıl

Öngörülen ay/gün/yıl


148

TERİMLER SÖZLÜĞÜ

Bunlar, projenin beklenen sonuçlarını elde edebilmek için yapılması gereken Proje Tanımında (Sözleşmenin Ek I'i) ayrıntılandırılmış sözleşme gereği bağlayıcı görevlerdir.

Hibe sözleşmenizin şart ve koşullarına yapılan ana değişiklikler uygulanmadan önce sözleşmenin iki tarafı tarafından onaylanıp imzalanmasını gerektiren resmi bir Sözleşme Zeyilnamesi gerektirmektedir. Bir sözleşme zeyilnamesi Avrupa Komisyonu hizmetleri merkezinde ( Brüksel, Belçika) Doğrudan Yönetim altında imzalanır bu sebepten dolayı sonuçlanması zaman alır.

Sözleşmenin azami bütçesini oluşturan tüm bütçe kalemlerinin ve ayrılan miktarların bir listesidir ve Sözleşmenin Ek III'ünde ayrıntılandırılır. Ek III'ün ikinci sayfası, bütçe kalemlerinin gerekçeleri bütçenin birinci sayfasında listelenen Kalemlerle uyuşmalıdır.

Avrupa Komisyonu hizmetleri (Sözleşme Makamı) tarafından açıkça belirtilmiş başvuran kategorilerine belli AB programı çerçevesinde işlemlerini önermeleri için yapılan bir kamu çağrısıdır. Projeniz için, AB nansmanlı Özel Sektör Kalkınma Programı -Teklif Çağrısı, Kobi Gelişimi: Ürün ve Hizmetlerin Modernizasyonu altında başvurdunuz.

Birim yatı 5.000 Euro'dan fazla olan ekipmanlar için, malzemenin menşei olan ülkenin yetkili makamı tarafından imzalanmış ve ilgili AB mevzuatı kurallarıyla uyumlu olan resmi bir Menşei Belgesi şarttır. Resmi Menşei belgesi geçici kabulden önce teslim edilmelidir. Bunun yapılmaması durumunda, fonlar tedarikçi için serbest bırakılamaz (Menşei kuralına bakınız)

Birim yatı 5.000 Euro veya altı olan ekipmanlar için, tedarikçi tarafından sağlanan bir menşei beyanı veya Menşei Belgesi gerekmektedir.

İmalatçının tanımlanan süre içerisinde malzemenin normal ticari kullanım ve hizmet altında alt standart materyal veya işçilikten dolayı herhangi bir yapısal arızadan ari olduğunu temin etmesidir. Ticari garanti sözleşmenin garanti dönemi ile karıştırılmamalıdır ve onun ötesinde olabilir.

Rekabetçi pazarlık usulü ihale prosedüründe, Hibe Faydalanıcısı(bu durumda Yetkilendirici Makam da) tedarikçiler arası adil rekabetten ve şirket için daha iyi seçenekten emin olabilmek için malzeme teslimi seçeneği açısından üçten fazla aday davet edilmelidir. İdari ve teknik açıdan uygun olan ihalelerden, hizmet ihaleleri için teknik ve ekonomik açıdan en avantajlısı, mal alımı ihaleleri için ise en ucuz teklif seçilir.

Sözleşmenin Ek II'sinin 4. Maddesi kapsamında yer alan çıkar çatışması, sözleşmenin tarafsız ve yansız performansının ekonomik, politik veya ulusal eğilim, aile veya duygusal bağlar veya Hibe Faydalanıcısı ile olan diğer ilgili bağlar veya paylaşılan çıkarlar sonucunda ihlal edilebilir olmasıdır.

AB satın alma kuralları her ihale prosedürü için kati şekilde takip edilmelidir. Adil rekabet/herhangi bir çıkar çatışmasının önlenmesi ilkeleri kabul edilebilir bir ihale için göz önünde bulundurulmalıdır.

Faaliyetler

Zeyilname (veya Sözleşme Zeyilnamesi)

Bütçe Dökümü

Teklif Çağrısı

Menşei Belgesi

Ticari garanti

Rekabetçi pazarlık usulü ihale prosedürü

Çıkar Çatışması


149

Sözleşme yapma prosedürleri içerisinde kesin veya olası katılımcılarla yapılacak görülmelerde rekabeti bozacak unsurlar olmamalıdır. Böylelikle ihaleye teklif verecek tüm taraara ihaleyi kazanmak için teklif sunmaları adına aynı bilgilerin ve aynı olanakların sunulması gerekmektedir. Bir projenin hazırlanması veya ihalenin taslağının hazırlanmasına katılım gösteren uzmanların (veya şirketlerin) yaptıkları hazırlık çalışmalarından dolayı ihale katılmalarına izin verilmemelidir, aksi halde bu durum haksız rekabeti ortaya çıkaracaktır.

Sözleşmede mal ve hizmetleri devam ettirebilmek için öngörülen başlangıç ödemelerini temsil eden toplam veya sözleşme altında sözleşme bitiminde tespit edilmiş diğer toplamlardır.

Başarılı başvuranlar ile sözleşmeleri imzalayan kuruluştur. Bu kılavuzda bahsedilen hibe sözleşmeleri içim Sözleşme Makamı Avrupa Komisyonu'dur.

Hibe sözleşmelerinin ikincil satın almalarında, bir sözleşmeyi tedarikçi veya hizmet sağlayıcı ile akdeden taraf olarak Hibe Faydalanıcısı Sözleşme Makamıdır.

Bir projenin (orta-dönem değerlendirme) genel ilerleyişinin aynı zamanda proje çıktı ve etkilerinin(nihai değerlendirme) başarılarının da yansız olarak değerlendirilmesine çalışan seçkin ve periyodik bir uygulamadır. İzleme ve diğer araştırma faaliyetleri vasıtasıyla toplanan bilgileri kullanır ve proje döngüsü içindeki belirli noktalarda yürütülür.

İhaleler, oy kullanmayan bir başkan, oy kullanmayan bir sekreter ve tek sayıda oy kullanan üyeden(mal alım ihaleleri için en az üç) oluşan Değerlendirme Komitesi tarafından açılır ve değerlendirilirler. Oy kullanan üyelerin teklieri idari, teknik ve mali açıdan değerlendirebilmeleri için gerekli yetkinlik ve deneyime sahip olmaları gereklidir. Önceden belirlenmiş değerlendirme kriterlerini kullanarak teklieri nasıl değerlendirdiklerinin ve kazanan ihale katılımcılarını seçme nedenlerinin kaydını tutmalıdırlar. Hiçbir komite üyesi ve ihale değerlendirmesinde yer alan hiç kimsenin çıkar çatışmasında olmaması gerekmektedir ve bir gizlilik ve tarafsızlık beyanı imzalamalıdırlar.

İzleme ve değerlendirme Hibe Faydalanıcı tarafından değil ama Avrupa Komisyonu hizmetleri (Sözleşme Makamı) ve/veya onun temsilcileri tarafından gerçekleştirilir.

Uygulanabilir hüküm ve tüzükler altında izin verilebilir olup ihalede belirtilmiş Euro dışında herhangi bir para birimidir.

Hibe sözleşmesinin Ek II'si, sözleşmelerin yürütülmesini yöneten idari, mali, yasal ve teknik ibareleri düzenleyen genel sözleşme ile ilgili hükümlerdir.

Sözleşme makamı tarafından, Avrupa Komisyonu politika amacını teşvik etmek amacıyla bir faaliyetin uygulanması (bazı durumlarda bütçesinin bir kısmını nanse etmesi) için belli bir alıcıya verilen doğrudan ödemedir.

Avrupa Birliği (Sözleşme Makamı) ile hibe sözleşmesi imzalayan gerçek veya tüzel kişidir.

Sözleşme Değeri

Sözleşme Makamı

Bir projenin değerlendirilmesi

Değerlendirme Komitesi

Dış İzleme ve Değerlendirme

Döviz

Genel Koşullar

Hibe

Hibe Faydalanıcısı (HF)


150

Faaliyetten sonuçlanan uzun vadeli faydalardır.

Hibe Sözleşmesini iki tarafın ikincisi tarafından imzalandığı günün sonraki günü veya hibe sözleşmesinin Özel Koşullar kısmında belirtilmiş alternatif bir tarihte başlayan faaliyetin uygulanmasıdır. Uygulama dönemi, eğer zeyilname ile değişikliğe uğramamışsa, özel koşulların 2. Maddesinde belirtilmiştir.

İkincil satın alma koşullarında, uygulama dönemi sözleşmenin imzalanmasından veya Özel koşullarda belirtilen alternatif tarihten mal ve/veya hizmetlerin şartlı kabulüne kadar olan süredir.

Hedeenen çıktıyı üretmek ve bir projenin amaçlarına ulaşmak için gerekli olan mali, insan ve materyal kaynaklarıdır.

Bir projenin veya faaliyetin tasarlanmasında Hibe Faydalanıcısı tarafından geliştirilmiş izleme ve değerlendirmedir ve genellikle projenin uygulanmasından ve yönetiminden sorumlu takım tarafından üstlenilirler.

Hibe sözleşmenizin şart ve koşullarındaki küçük değişiklikler, Hibe Faydalanıcısı tarafından İngilizce teslim edilecek bir bildirim mektubu gerektirmektedir ve Sözleşme Makamı tarafından tasarlanacak Bildirim mektubu sözleşmeye yapılacak önerilen değişiklik(ler) konusunda hemkir olmalıdır.

Her KOBİ hibe projesi için Mantıksal Çerçeve Matrisi Sözleşmenin Ek I'inde(Eylemin Tanımı) bulunabilir.

Bir mantıksal çerçeve matrisi (mantıksal çerçeve olarak bilinir) projelerin planlanması, yönetilmesi ve izlenmesi için bir araçtır. Projeye yönelik kilit bilgileri açık, net, mantıklı ve sistematik bir şekilde sunmayı hedeer. Mantıksal çerçeve şunları özetler: Proje neyi başaracaktır, proje çıktıları/hedeenen sonuçlar ve amaçlarına ulaşmak için ne gibi faaliyetler gerçekleştirilecektir, ne gibi araçlar veya kaynaklar (girdiler) gereklidir, projenin başarısını etkileyebilecek potansiyel sorunlar nelerdir (varsayımlar ve riskler) ve projenin ilerlemesi ve nihai başarısı nasıl ölçülür ve onaylanabilir (tarafsız doğrulanabilir göstergeler ve doğrulama kaynakları).

Pazar araştırması, satın alınan malzemelere özel teknik ve yat bilgilerini edinmeyi içerir ve aşağıdakileri içermelidir:

Hibe Faydalanıcısının ihtiyaçları şu şekillerde giderilebiliyor mu:

ticari piyasada mevcut olan malzeme türleri;

ticari piyasada değişiklikleriyle mevcut olan malzeme türleri ; veya

sadece proje amacıyla kullanılan malzemeler;

Müşterinin ihtiyaçlarını gidermek adına malzemelerin kişiselleştirilmesi ve

değiştirilmesi adına yapılan uygulamalar ve ilgili maliyetler;

Ürünlerin veya hizmetlerin ticari satışları altında garanti, satış uygulamaları gibi

uygulamalar;

Temin edilecek ürünlere özel olarak ilişkin herhangi bir yasa veya tüzüğün

gereklilikleri;

Eğitim ve garanti/satış sonrası hizmeti dahil olmak üzere dağıtım ve potansiyel

tedarikçilerin destek kabiliyetleri

Mümkün olduğu durumlarda her zaman birden fazla tedarikçiden ve uygun

durumlarda hem yere hem uluslararası tedarikçilerden bilgi edinin.

Etki

Uygulama Dönemi

Girdi

İç İzleme ve Değerlendirme

Bildirim mektubu

Mantıksal Çerçeve Matrisi (MÇM)

Pazar Araştırma Çalışması


151

Mümkün olduğu durumlarda her zaman birden fazla tedarikçiden ve uygun durumlarda hem yerel hem uluslararası tedarikçilerden bilgi edinin.

Yönetime ve diğer temel paydaşlara ilerlemenin erken göstergeleriyle veya eksikliğinde ana kilometre taşlarının ve çıktıların başarılmasını sağlamayı hedeeyen, bir projenin performansının devam eden şekilde değerlendirilmesidir. Bilginin sistematik toplanması ve önemli trend ve değişkenlere yönelik düzenli raporlama içermektedir.

Bu PMU'ya Hibe Sözleşme uygulamasını izlemesi için bir iletişim ve bilgi aracıdır. Her Hibe Faydalanıcısı eğitim materyalleri ve şablonları indirebileceği, Soru Cevap modülünü gözden geçirebileceği ve ayrıca PMU personeli/Sözleşme Makamına bireysel olarak soru sorabilecekleri şekilde İBS'ye erişim için bir şifreye sahiptir.

Projenin katkı koyacağı, ana sorun(lar)ı hedef gösteren ve Sözleşmenin Ek I'inde ayrıntılandırılan geniş amaçtır ve hedef grup(lar) için sürdürülebilir faydalar bağlamında tanımlanabilir.

TDG'ler bağımsız kaynaklarca doğrulanabilecek proje için girdi, çıktı, sonuç, verim ve etkilerin ölçümleridir. Somut veri koleksiyonu, analiz ve raporlama ile desteklendikleri zaman, göstergeler proje yöneticilerinin ilerlemeyi izlemelerine, sonuçları göstermelerine ve projelerin başarılı şekilde gerçekleşmesi için düzeltici eylemlerde bulunmalarına yardımcı olur.

Göstergeler BÖUİZ olmalıdır: Belirli, Ölçülebilir, Ulaşılabilir, İlgili ve Zaman Kısıtlamalı

Dış eylemler bağlamında Avrupa Topluluğu Genel Bütçesince nanse edilmiş sözleşme prosedürleri için Pratik Rehberdir. Bu belge KOBİ hibe sözleşmelerinin uygulanmasında kullanılması şiddetle tavsiye edilen standart prosedürleri düzenler.

Bu KOBİ hibe sözleşmeleri durumunda, Prag’ın 2014 versiyonuna atıfta bulunulur. Bu linkten indirilebilir: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do

Genellikle ihale veya sözleşme süreciyle teknik şartname (mallarda) veya İş Tanımı (hizmetlerde) ile uyumlu olarak mal ve/veya hizmetlerin, doğru miktar ve kalitede, doğru yerde, Hibe Faydalanıcısının, doğrudan faydası ve kullanımı için edinimidir.

KOBİ hibe programı için satın alma aşağıdakileri dikkate alarak mal ve hizmetlerin zamanlı edinimidir:

Hibe projenizin amaçları; Adil rekabet, bütünlük, şeffaık ve hesap verilebilirlik ekonomi ve etkinlik; teknik şartname/İş Tanımı ile uyum; ve mallarda, en düşük yatta idari ve teknik olarak uygun teklin ihalede

seçilmesi tavsiyesi; ve hizmetlerde, teknik ve ekonomik olarak en avantajlı teklin ihalede seçilmesi

tavsiyesi.

İzleme

İzleme Bilgi Sistemi (İBS)

Genel Amaç

Tarafsız doğrulanabilir göstergeler (TDG) – Mantıksal çerçeve matrisinde bulunur

Pratik Rehber (PRAG)

Satın Alma


152

Program Yönetim Birimi (PMU) Sözleşme Makamı tarafından sözleşme imzalanan bir hizmet sağlayıcıdır.

KOBİ hibe sözleşmesi uygulanması durumunda, PMU hibe faydalanıcılarının projeyi uygulamalarına, Faydalanıcıların kapasite artırıcı faaliyetlerinde yardımcı olmak ve hibe projelerinin dış izlemesinde sorumludur. Ekonomik sektör kalkınma internet sitesinin (www.tcceconomicdevelopment.eu)güncellenmesi ve sürdürülmesi, İzleme Bilgi Sistemi oluşturulması ve sürdürülmesi ve destekleyici program görünürlük faaliyetleri gibi diğer faaliyetleri de bulunmaktadır.

Bir proje(eylem) belirlenmiş zaman süresi içinde belli bir bütçe ile açıkça belirlenmiş hedeerin amaçlandığı faaliyetler dizisidir. Projeniz ve bütçeniz Hibe Sözleşmesi ve Hibe Sözleşmenizin Ek I ve 3'ünde belirlenmiştir.

Bir hibe projesi geçici bir çalışmadır, belli bir başlangıcı ve sonu vardır. Mevcut KOBİ hibe projeleri için, Sözleşmenin iki tarafının ikincisinin Sözleşmeyi (Özel Koşullar madde 2.1) imzaladığı gün uygulamaya girerken, eylemin uygulanması Sözleşmenin iki tarafının ikincisinin Sözleşmeyi imzalamasının ertesi günü başlar veya bazı sözleşmelerde bahsedilen koşullar yerine getirilmesinden (Özel Koşullar madde 2.2) sonraki günlerde uygulanmaya başlayacağına yönelik bir koşul bulunabilir.

Projenin bitiş tarihi, uygulama başlangıç tarihine eklenmiş belirlenen ay sayısı kadar sonradır. (Özel Koşullar Madde 2.3)

Bir şeyin büyüklüğü veya miktarından ziyade doğası ve karakterine yönelik göstergeler /verilerdir ve genellikle kişilerin bilgisi, davranışı veya tutumunu açıklar.

Bir şeyin büyüklüğü veya miktarına yönelik göstergeler/verilerdir ve rakamsal terimler ile açıklanabilirler.

Satın alım ve hibe prosedürlerine katılım genellikle uygun ülkelerin vatandaşı olan tüm gerçek kişiler veya o ülkelerde kurulan tüzel kişilere eşit şartlarda açılır.

İhaleye katılım bireysel veya bir grup içinde tüm gerçek ve tüzel kişilere veya Avrupa Birliği Üye Devletlerinde veya KOBİ hibe sözleşmesinin nanse edildiği Kıbrıs Türk toplumuna ekonomik kalkınma AB destek programı Enstrümanına uygulanır belli enstrümanlarca kapsanan ve/veya yetkilendirilen ülke veya topraklarda kurulmuş ihale katılımcılarına açıktır. Tüm mal ve hizmetler bu ülkelerin birinden veya birden fazlasından menşeili olmalıdır. Katılım ayrıca uluslararası kuruluşlara da açıktır.İhale katılımcıları, vatandaşı bulundukları ülkeyi, kendi ulusal mevzuatları altındaki alışılmış vatandaşlık kanıtı ile ihalede belirtmelidirler. Bu kural ihale prosedürlerinin bir kısmında yer alan hizmet sağlayıcıları tarafından önerilen uzmanlara veya hibe tarafından nanse edilen hizmet sözleşmelerine uygulanmaz.

Bir AB enstrümanı altında nanse edilmiş bir sözleşmeden satın alınan tüm mallar(malzeme ve materyaller) bir AB ülkesi veya uygun bir ülke menşeili olmalıdırlar.

Tedarikçiler edinilen malların menşei ülke veya ülkeleri belirtecek şekilde menşei gerekliliklerine uygun olduklarını belgelendirmelidir. Sistemlerin ihalelerinde birden fazla ürün söz konusu ise, sistemdeki her ayrı ürün için menşei belirtilmelidir. Tedarikçi ihalede iddia ettiği menşeiler ile ilgili herhangi bir ek bilgi ve/veya menşei belgesini sunmalıdır.

Proje (Eylem)

Başarının nitel göstergeleri

Program Yönetim Birimi (PMU)

Başarının nicel göstergeleri

Milliyet kuralı

Malların Menşei Kuralı


153

Temel yasa ve/veya Mali Anlaşmada aksi belirtilmedikçe, uygun sözleşme tarafı veya uygulanabilir durumda uygun bir taşeron tarafından istihdam edilen veya yasal olarak sözleşme imzalanan gerçek kişiler herhangi bir uyruktan olabilir.

Sözleşmenizin Ek I'inde ayrıntılandırılan, bir proje altında uygulanan faaliyetlerin doğrudan faydalarıdır.

Bir hizmet sözleşmesi altında yapılacak faaliyetler, tavsiye/danışmanlık hizmetleri, eğitim kursları, organizasyon düzenleme, konferanslar, görünürlük etkinlikleri, stratejiler, çalışmalar, yazılım tasarımı vb. şeyleri içerebilir.

Kılavuzun 2. Kısımında yer alan ihale prosedürlerini takip etmeniz şiddetle tavsiye edilir.

Doğrulama kaynakları hedeer veya çıktılar/beklenen sonuçların karşılandığının gösterilmesi veya tarafsız doğrulanabilir göstergelerin kanıtlanması veya onaylanması için kanıt veya verilerin bulunabileceğini belirtir.

Özel koşullar Genel koşulların tanığı muayetler (Sözleşmenin Ek II'si) ve Sözleşmeye özel hükümleri içerecek şekilde Sözleşme Makamı (Avrupa Birliği) tarafından belirlenmiş ihale dosyasının ve sonrasında Hibe Sözleşmesinin ayrılmaz bir parçasıdır. Özel Koşullar iki sözleşme tarafına bilgi sağlar ve proje adı, süresi, başlangıç tarihi, toplam geçerli masraf tahmini ve hibe ödenek koşullarını ve raporlama gerekliliklerini ayrıntılandırır.

Özel koşullar ayrıca Hibe Faydalanıcısı tarafından belirlenen koşullara da ikincil ihale dosyası ve sonrasında mal ve hizmet sözleşmesinin ayrılmaz bir parçası olarak uygulanırdır.

Sözleşmenin Ek I'inde belirtilen projenin doğrudan kendi faaliyetleri sonucunda başarmayı hedeediği kati amaçlardır.

İlahe süreci sonunda ödüllendirilen bir sözleşme için seçilen ihale katılımcısıdır. Bir Sözleşme sahibinin Sözleşme makamında temin etmekle yükümlü bulunduğu, gerekli durumlarda kurulum, test etme, devreye sokma, uzmanlık sağlama, denetim, bakım, tamir, eğitim ve sözleşme uyarınca temin edilecek ürünlerle ilgili diğer yükümlülükleri içeren tüm ürünlerdir.

Mal sözleşmeleri ekipman, makine, ürün veya materyallerin satın alımı veya kiralanmasını kapsar.

Kılavuzun 2. Kısımında yer alan ihale prosedürlerini takip etmeniz şiddetle tavsiye edilir

Müdahale ve destek için nanse edilmiş projeden ölçülebilir şekilde doğrudan faydalanacak insan grubudur.

Teknik Şartname uygulanabilir durumlarda parti edinilecek malların gerçek doğası ve performans özelliklerini belirtir. Uygun durumlarda, ayrıca teslim koşulları ve kurulum, eğitim ve satış sonrası hizmetlerini de belirtebilirler. Performans özelliklerinin hedeenen amaca uygun olması elzemdir.

Uzmanlara yönelik kurallar

Beklenen Sonuçlar

Hizmetler/Hizmet Sözleşmesi

Doğrulama kaynakları (mantıksal çerçeve matrisinde yer alır)

Özel koşullar

Özel Amaçlar

Başarılı İhale katılımcısıÜrünler

Mal alım sözleşmesi

Hedef Kitle

Teknik Şartname


154

Belli sözleşmeyi yürütebilmek için ihale katılımcısı tarafından ihale teklinde belirtilen toplamdır.

Bir sözleşme akdetmek amacıyla ihale teslim eden herhangi bir gerçek veya tüzel kişi veya gruptur. Tedarikçi, sözleşme tarafı ve hizmet sağlayıcısı terimler ekonomik operatörlerin üç kategorisidir, ürün tedarik eden gerçek veya tüzel kişiler iş yürütürler ve ona göre hizmet sağlarlar.

İlgili durumlarda kullanılacak kaynakların ve yöntemlerin ve/veya başarılacak sonuçların belirtileceği hizmet sağlama açısından belli gereklilikleri ve/veya hedeeri düzenlemek için oluşturulan belgedir.

Her Hibe Faydalanıcısı ve hizmet ve mallar için olan taşeronlar AB nansmanının görünürlüğü için gereken tüm tedbirleri almalıdır. Bu tedbirler Ek II madde 6'ya, kurallar ve şablonlar ise AB İletişim ve Görünürlük Kılavuzuna uygun olmalıdır. Kılavuz bu linkten indirilebilir: https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en

Hibe faydalanıcıları basımı yapılmadan önce taslak görünürlük materyallerini her

zaman yorum almak açısından PMU'ya göndermelidir. Aksi takdirde, üretilen

materyalin AB görünürlük kılavuzuna uygun olmaması durumunda harcama uygun

görülmeyecektir.

Sözleşme sahibinin malların yeni, kullanılmamış, arızasız, en yeni modellerde ve

tasarım ve materyal olarak en yeni gelişmelere uygun olduklarını garanti etmesidir.

Garanti, şartlı kabulün sonrasındaki bir yıl geçerli kalmalıdır.

İhale Fiyatı

İhale Katılımcısı

İş Tanımı

Görünürlük

Garanti Yükümlülükleri


155

REFERANSLAR VE DAHA FAZLA BİLGİ İÇİN

Kıbrıs Türk toplumu için AB Özel Sektör Kalkınma Programı (ÖSKP) internet sitesi:http://www.tcceconomicdevelopment.eu

Avrupa Komisyonu - Kıbrıs Türk toplumu için Görev Gücühttp://ec.europa.eu/enlargement/tenders/aid-programme-tcc/index_en.htm

Avrupa Komisyonu - AB Dış Faaliyetler için Sözleşme Prosedürleri Pratik Rehberi(PRAG)http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do

Av r u p a K o m i s y o n u - A B D ı ş F a a l i y e t l e r İ l e t i ş i m v e G ö r ü n ü r l ü k K ı l a v u z u : https://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-external-actions_en

A v r u p a K o m i s y o n u - P r o j e D ö n g ü s ü Y ö n e t i m K ı l a v u z u C i l t 1 , : http://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/les/methodology-aid-delivery-methods-project-cycle-management-200403_en_2.pdf

Avrupa Komisyonu –Bölgesel Politika Genel Müdürlüğü:http://ec.europa.eu/regional_policy/index_en.cfm

Avrupa Komisyonu – Genişleme Genel Müdürlüğü: http://ec.europa.eu/enlargement

Avrupa Komisyonu –Teşebbüs ve Sanayi Genel Müdürlüğühttp://ec.europa.eu/enterprise/index_en.htm

Avrupa Komisyonu – Avrupa Yardımhttps://ec.europa.eu/europeaid/home_en

Avrupa Komisyonu - Kıbrıs Temsilcilik ofisi: http://ec.europa.eu/cyprus/index_en.htm

ABKM, Kuzey Kıbrıs – Avrupa Birliği Koordinasyon Merkezi: http://www.eucoordination.org/

Kuzey Kıbrıs Ticaret Odasıhttp://www.ktto.net

Kuzey Kıbrıs Sanayi Odası http://www.kktcsanayiodasi.org

Kıbrıs Türk Esnaf ve Zanaatkarlar Odası: http://www.ktezo.org


Documents

KOBİ HİBE PROGRAMI 3. TEKLİF ÇAĞRISI - KOBİ · PDF fileTerimler sözlüğü ... sözleşmenin şartnamesine uygun düşmeme ve AB satın alma ... dayandırması gereken temel