Sự cần thiết của cuộc họp

Phát huy sức mạnh tổng hợp của tập thể.

Giải quyết các vấn đề

1. Tư tưởng, đường lối, nhận thức, chủ trương.

2. Giải pháp cho các hoạt động của tổ chức.

Giải quyết những vấn đề mà 1 nhân không thể thựchiện được.

Những cuộc họp thường gặp

Phân loại theo quy mô cuộc họp.

Cuộc họp lớn: Đại hôi, hội nghị, hội thảo có quy môlớn…

Cuộc họp có quy mô nhỏ: Họp ban chỉ đạo, họp Ủyban hội, họp Ban chấp hành, họp các Câu lạc bộ, cácTổ, Đội tuyên truyền…vv

( Nội dung chính được đề cập trong bài )

Những cuộc họp thường gặp

Phân loại theo hình thức họp:

• Họp bàn: Nội dung họp chưa được chuẩn bị trướcnhưng chưa đầy đủ, hay thống nhất, thông qua.

• Họp triển khai: Nội dung cuộc họp đã được chuẩn bị

trước đầy đủ, thường được họp ở những cuộc họp cấpdưới.

Phân loại theo tính thường quy:

• Cuộc họp chính thức

• Cuộc họp không chính thức

Các bước tiến hành cuộc họp

1. Xác định và chuẩn bị cuộc họp.

2. Tiến hành chính thức cuộc họp.

3. Giám sát, kiểm tra và giải quyết các vấn đề phát

sinh theo nghị quyết của cuộc họp.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

1. Lựa chọn mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp.

+ Chức năng, nhiệm vụ của tổ chức

+ Mục tiêu, kế hoạch đề ra cho tổ chức, chủ trương, kế

hoạch của cấp trên.

+ Tình hình thực tế: Khả năng về nhân sự, trang thiếtbị và kinh phí, điều kiện ngoại cảnh.

+ Bài học kinh nghiệm đã có, dự đoán tương lại.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

2. Lựa chọn thành phần tham dự họp.

– Là những cá nhân có thẩm quyền, có khả năng giảiquyết vấn đề của cuộc họp.

– Những thành phần ngoài quy định có lý do chínhđáng.

Thành phần của cuộc họp Chủ tọa cuộc họp.

Thành phần tham dự chính thức.

Thư ký cuộc họp

Khách mới, các thành phần phục vụ cuộc họp ( có thể có hoặckhông)

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

3. Lựa chọn tên cuộc họp:

+ Đặt tên theo thành phần cuộc họp.

VD: Họp BCH chi hội, Họp BCH chi hội mở rộng…

+ Đặt tên theo mục đích, nhiệm vụ của cuộc họp.

VD: Họp bàn kế hoạch tổ chức...

+ Đặt tên theo tính chất thường quy, không thườngquy của cuộc họp.

VD: Họp BCH chi hội bất thường

+ Đặt tên theo cách phối hợp các hình thức trên

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

4. Lựa chọn thời gian địa điểm cuộc họp: Đảm bảo phùhợp điều kiện các thành phần tham dự và khả năngtổ chức.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

5. Chuẩn bị về nội dung cuộc họp:+ Xem xét tất cả các vấn đề liên quan tới cuộc họp: Các điều

kiện khách quan, tình hình thực tế của tổ chức, các văn bảnliên quan tới cuộc họp…vv

+ Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết một vấn đề, phân tích rõ ưu điểm và nhược điểm của từng phương án.

+ Trao đổi, xin ý kiến, hội ý với các cá nhân có trách nhiệmhoặc liên quan trực tiếp mang tính quyết định tới kết quảcuộc họp.

+ Dự kiến chương trình, diễn biến cuộc họp, cách lấy ý kiếnphù hợp với điều kiện của cuộc họp và đặc điểm thành phầncá nhân từng thành phần tham dự ( Nếu có thể )

+ Dự đoán và đưa ra các biện pháp khắc phục những tìnhhuống ngoài ý muốn.

Xác định và chuẩn bị cuộc họp

6. Chuẩn bị về các điều kiện vật chất cho cuộc họp.

7. In ấn, lập danh sách thành phần tham dự cuộc họp, viết giấy mời ( Nếu có )

Tiến hành chính thức cuộc họp

1. Mời hoặc gửi giấy mời.

+ Khi đã thực hiện đầy đủ nội dung bước 1

+ Nội dung ghi rõ thời gian, địa điểm, thành phần,

mục đích, nhiệm vụ cuộc họp.

+ Tránh thay đổi nội dung ghi trong giấy mời.

Tiến hành chính thức cuộc họp

2. Đón tiếp đại biểu.

+ Người tổ chức hoặc chủ trì phải đến trước thời gianđể đón tiếp đại biểu.

+ Có thể ủy thác cho người đủ thẩm quyền đón tiếpđại biểu.

3. Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ của cuộc họp, giới thiệu thành phần tham dự ( Đã mời những ai, vắng ai, có lý do, không có lý do), chương trình làmviệc của cuộc họp.

Tiến hành chính thức cuộc họp

4. Nêu và xin ý kiến về yêu cầu nhiệm vụ của mỗi thành phầntham dự cuộc họp.

Trình bày các vấn đề để cuộc họp giải quyết: Có 2 cách Trình bày tổng thể các nội dung cần giải quyết

Trình bày, bàn bạc, thống nhất từng phần việc của cuộc họp

Rà soát lại các phần việc của cuộc họp, nếu đã hoàn thành thìcó thể kết luận cuộc họp

Kết luận từng phần việc.

Kết luận toàn bộ. Nội dung thống nhất thuộc về đa số ý kiến tán thành. Phần việc chưa thống nhất, chưa bàn bạc cũng được thể hiện ở kết luận

Xin ý kiến cuộc họp về kết luận Thư ký đọc công khai biên bản cuộc họp, biên bản được

thông qua nếu 100% ý kiến tán thành.

Giám sát kiểm tra giải quyết các vấn đề phát sinhtheo nghị quyết của cuộc họp

Tiến hành sau khi cuộc họp tiến hành chính thức.

Thực hiện nghị quyết cuộc họp phải đảm bảo, trườnghợp đặc biệt cần nghiên cứu, lấy ý kiến tập thể nếukhông đúng với nghị quyết.

Đảm bảo 1 cá nhân trong tổ chức không được tùy tiệnthực hiện, tùy tiện thay đổi những nội dung đã đượcthống nhất trong cuộc họp.

Câu hỏi đánh giá

1. Cuộc họp nhằm giải quyết vấn đề gì? Vấn đề này hiện nay cóthực sự cần thiết trong công tác không? Có cần phải họpkhông?

2. Những người nào sẽ tham gia cuộc họp? Tại sao lại là nhữngngười này? Có thể mở rộng thêm hoặc thu hẹp thành phầnhọp không?

3. Cuộc họp này ai là người chủ trì cuộc họp? Tại sao? Ai là thưkí cuộc họp? Tại sao?

4. Cuộc họp này được tiến hành ở đâu? Thời gian nào? Với thờigian và địa điểm đó có phù hợp với các thành phần tham giacuộc họp và khả năng tổ chức không? Tại sao?

5. Bằng cách nào để cuộc họp là kết quả lao động trí tuệ caonhất của tập thể gồm các thành phần tham gia cuộc họp?

Câu hỏi đánh giá

6. Với thời gian của cuộc họp làm thế nào để cuộc họp hoànthành được yêu cầu, nhiệm vụ đề ra?

7. Để cuộc họp đạt kết quả tốt cần xin trao đổi xin ý kiến trướcvới người nào không? Tại sao? Những văn bản, tài liệu nàocần cho cuộc họp?

8. Cuộc họp có thể xảy ra những tình huống ngoài ý muốn nàokhông? Biện pháp khắc phục?

9. Cuộc họp cần chuẩn bị gì về địa điểm như bàn ghế, âm thanh, ánh sáng, trang trí, nước uống, hoa quả, kinh phí… không?

10. Cuộc họp đã hoàn thành yêu cầu nhiệm vụ đặt ra chưa?

11. Kết quả cuộc họp có đem lại giá trị thiết thực nào cho hoạtđộng của tổ chức không? Nếu có ( hay không ) thì sao?

Cuộc họp tồi dẫn đến

- Quyết định tồi

- Chính sách tồi

- Tạo nên sự hỗ độn và xáo trộn

- Gián đoạn công việc

- Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hơn là những nhiệm

vụ lớn quan trọng

- Tinh thần thấp

- Giảm tiến trình làm việc và hoãn lại hành động

- Phí thời gian và tiền bạc …

Vai trò người chủ tọa cuộc họp

Chuẩn bị trước cuộc họp:

Các mục để thảo luận, cụ thể ai sẽ dẫn.

Thời gian chương trình, thời gian nghỉ.

Các vấn đề hành chính, tài liệu

Đảm bảo biên bản cuộc họp được phát đúng lúc.

Bố trí cuộc họp, chỗ ngồi cho đại biểu.

Chuẩn bị về cá nhân: Trang phục

Diện mạo

Kiểm soát cảm xúc.

……..

Kiểm soát

Diễn biến quá trình họp

Chủ tọa là người thông báo hình thức và chương trình họp

Biên bản cuộc họp

• Kiểm soát

Thời gian

Ứng xử và thời gian nói chuyện của mọi người

Đặt câu hỏi tóm tắt

Cách ứng xử của mọi người

Đạt được quyết định rõ ràng

Đóng góp cách nói

Hình thức, ngôn ngữ, cử chỉ tỏ ra tự tin

Tốc độ của cuộc họp

Ấn tượng đầu tiên và ấn tượng cuối cùng

Ấn tượng đầu tiên tạo ra:

Tin tưởng

Tin cậy

Hưởng ứng

Một ấn tượng lâu dài.

• Ấn tượng cuối cùng tạo ra:

Một cơ hội khác

Quy luật 7:

7 giây đầu tiên và 7 giây cuối cùng là khoảnh khắc gây ấntượng mạnh nhất. Cần chú ý.

Chuẩn bị ngoại hình

+ Tóc+ Khuôn mặt+ Quần áo, kiểu quần áo và lý do sử dụng kiểu quầnáo đó.

+ Giầy+ Những thứ khác: cà vạt, thắt lưng, hoa tai, nướchoa….+ Kết hợp mầu sắc

Hiểu các cử chỉ

Buồn giận: Thở ngắn, vặn tay, ghì chặt tay, chỉ ngóntay…vv

Lo lắng: Huýt sáo, hút thuốc, cấu véo, lắc tiền hoặc chìakhóa…vv

Hợp tác:Tựa người về phía trước, tay mở, ngồi ở mép ghế, thiết lập các cử chỉ từ tay đến mặt…

Bảo thủ

Tự tin:Có những cử chỉ thân thiện, ngồi thẳng, chống taythành hình tháp, để tay đằng sau lưng, để tay trong túi áovới ngón tay cái ra ngoài, cử chỉ niềm nở, quay lưng vàongười khác, ngồi ở tư thế nghỉ ngơi và gần như nằm ra.

……vv

Kết luận

Cuộc họp là hoạt động cần thiết cho sự tồn tại và phát

triển của một tổ chức, kết quả cuộc họp phụ thuộc rất lớn

vào năng lực của người chủ trì cuộc họp. Năng lực chủ trì

cuộc họp là năng lực quan trọng của người cán bộ, đòi

hỏi mỗi cá nhân phải chịu khó học hỏi, rèn luyện và trải

qua kinh nghiệm trong hoạt động thực tế. Mong rằng tài

liệu này góp một phần nhỏ những kỹ năng cho người cán

bộ chủ trì cuộc họp. Chúc bạn thành công!

1 . B À I GI Ả N G V Ề K Ĩ N Ă N G T I Ế N HÀ N H C U ỘC

H Ọ P : N G Ô M Ạ N H Q U Â N

2 . C Á C N G U Ồ N : I N T E R N E T

T À I L I Ệ U C ÒN T HI Ế U S ÓT N HI Ề U , M ON G A N H E M

C Ó T HỂ GI Ú P HOÀ N T HI Ệ N N Ó Đ Ể H Ọ P K O L À

M ỘT GÁ N H N Ặ N G … .

Tài liệu sử dụng nguồn: