STAVANGER____ BYGG DRIFT KF

Stavanger byggdrift KF

Møtereferat Postadr.: Pb. 800 1,4068 StavangerBesøksadr.: Fabrikkveien 2521Telefon: 51914770.E-post: postmottak.sbd@stavanger.kommune.nowww.stavanger.kommune.noOrg.nr. NO 982 759 374

Gruppe:Møtested:Møtedato/-tid:Deltakere:

Styret i Stavanger byggdrift KFCity Bistro, Madlaveien 18-204. desember 2019 kl. 17:00 - 19:30Leif Ame Moi Nilsen, Tone Brandtzæg, Line C.M. Christiansen, Jone Laursen,Tor Arvid Josdal, Arthur Hauge, Anne Jorunn Engelsgjerd, Grethe Eide ogKjetil Berg.

STYREMØTE - STAVANGER BYGGDRIFT KFREFERANSE ARKIVNR. JOURNALNR. DATO

5.12.2019Sak nr.:25/19 Protokoll fra styremøte 18. september 2019

Vedtak: Protokoll fra styremøte av 18.september godkjennes med endring av at AnneJorunn meldte forfall.

26/19 Medarbeiderundersøkelse 2016-2019 bestilt av styretPresentasjon av medarbeiderundersøkelsen som er gjennomført okt/nov. 2019 vedPetter Urdall Urdal bedriftsrådgivning. Besvarelsen viser en postiv rapporteringpå alle punkter i forhold til tilsvarende besvarelse i 2016. Størst økning har«informasjon fra ledelsen til ansatte» og emne«medarbeidersamtale/medarbeiderundersøkelse» begge med en økning på 0,7.Samarbeidet med kunder/virksomhet har en score på 4,6 av 5 mulige ogArbeidsmiljø og egen trivsel på 4,4. I tilbakemeldingen fra l Orespodenterfortelles det om et åpent og inkluderende arbeidsmiljø hos en stabil arbeidsgiver,hvor ansatte får jobbe selvstendig. Et styre og en ledelse som lytter og informererog bygger en målrettet bedriftskultur. Gode tilbakemeldinger også på at bedriftener fremtidsrettet med foku på effektivisering og utvikling av nyetjeneste leveranser. Samfunnsoppgaver med å få flere i jobb og jobbtrening trekkesogså frem av flere.Vi kan bli enda bedre på Informasjonsstruktur, HMSIKS, Rolleavklaringer inivået under avdelingsledere og involvering i alle avdelinger om begrepene etikkog verdier i SBD. Vedlagt til protokoll sendes hele besvarelsen og detaljene ihver avdeling.

Vedtak: Styret sier seg fornøyd med utviklingen og tar saken til orientering.

Økonomi rapport27/19 Økonomirapport pr. 31. oktober

DL gjennomgikk rapporten totalt for SBD. Omsetning er under budsjett som tidligereårs trender. I september så vi alleredne tendens til noe lavere aktivitetsnivå menbasert på tidligere års trender med en økning siste tre mnd. var det ikke grunn forjustering. Adm. vurdering pr. 4. desember er at resultatet kommer til å gå noenlunde ibalanse, kanskje med et mindre underskudd. Budsjettet var satt stramt med et resultatpå kun 0,3% for å imøtekomme kommunens økonomi. Mindre timesalg i tillegg,utjevning av «urettferdig» lønn, tilpasninger i nytt bygg i egenregi og mindrevarekjøp for videresalg er avgjørende for årets resultat. Det har vært stort fokus påkostnadsiden i alle alle avdelinger og stor aktivitet blant alle ansatte.

Investeringsregnskapet viser at investeringene er under budsjett. De største postene erer moppevaskemaskiner (452000 + montering), kjøp av 4 biler (470.000) etter endtleasingavtale og egenkap/andel KLP (889.543). I tilleg er det bestilt ny pakkemaskintil produksjonskjøkkenet (280.000 + montering) som ikke vises i regnskapet. Detopplyses videre at teknisk levealder på kjøkkenets utstyr er utgått. SBO har større rep.på enkelte produkter som til neste år må skiftes ut. Klimatilskudd fra Miljødep. iforbindelse med vår satsing på el.biler vises i regnskapet med kr. 554.445.

Vedtak: Styret tar økonomirapporten til orientering og investeringer finansieres viadisp.fondet.

28/19 Info fra adm.- Drøftingsmøte med fagforbundet i forhold til utjevning av lønnsforskjellene.

Daglig leder informerte om status fra tre møter med fagforbundet medetterpåfølgende påvente om å godkjenne protokollen. Saksbehandlingen harforsinket utbetalingen til ansatte. Lønn justeres nå med et funksjonstillegg pådesemberlønnen med virkning fra l.sept.

- Tekna saken er overført til kommuneadvokaten. DL orienterte om siste nytt.- Tidligere og nåværende org.kart. DL presenterte organisasjonsbilde fra 2016

og til nå i 2019. som viser at antall årsverk i 2016 var på 267 med enomsetning på 246mill. 2019 er antall årsverk 281 med en forventet omsetningpå rundt 300 mill. I 2016 ble det effektivisert to adm.stillinger (teknisk sjefog økonomisjef) og i 2017 ble det opprettet ny stilling utfra satsningsområdetdigitalisering. Ved flytting til bygget på Forus er det opprettet en stilling somlageransvarlig.

- Sykefravær. Personalsjefen orienterte om sykefravært i 2019 og tiltak somhar blitt gjennomført. Langsiktigjobbing med sykefraværet gir resultater.Arets sykefravær viser pr. oktober 7,73% med et kortidsfravær på 2,46%.Ved inngangen til2016 var det totale sykefraværet 11,43%.

Vedtak: Styret tar sakene til orientering og er godt fornøyd med arbeidet som ergjennomført for å redusere sykefraværet.

2

29/19 Sak fra forrige styremøte: En leder fratrer.

DI leder orienterte om nye ansvar/arbeidsoppgaver til leder som fratrer og økt ansvarfor annen leder i forbindelse med fretredelsen. Dette gjør at vi ikke sernødvendigheten av å ansette ny leder eksternt i dette foretningsområdet, men i stedeteffektiviserer/endrer internt i tråd med styrets anbefaling fra sist møte. Det har værtmøter med tillitsvalgt og hovedverneombudet som støtter endringen.Leder som fratrer tilrettelegges utfra kommunens og foretakets seniorpolitkk hvorleder får arbeidsoppgaver i satsningsområdet hvor SBD tar et større samfunnsansvar.Leder vil rapportere til personalleder. Det er avhold et møte med NAV som er postivetil vår satsing innenfor dette feltet med flere i arbeid i form avarbeidstrening/utprøving, hjelp tilbake i arbeidslivet, lærlinger innen byggfag,byggdrifter, renhold, kokk og kontorfag.

Ansattes repr. mener stillingen burde vært lyst ut og støtter ikke løsningen.Styrets 4 andre medlemmer støtter forslaget og sier seg fornøyd med valgt løsninginternt. Løsningen er også i tråd med styrets anbefaling i styremøte 18. septemer.

Votering: 4 for og 1 mot.

Vedtak: Styret sier seg fornøyd med valgt løsning,- og støtter endringene hvor ledersom fratrer sin stilling jobber inn mot flere i arbeid,- og hvor annen leder i SBD fårutvidete ansvarsområder.

30/19 Sak fra forrige styremøte. Økt ressurs innen HMSKISHA

Ref. sak 29/19. Leder med utvidet ansvarsområde er av den oppfatning at med tydeligleder i foretningsområdet så vil det ikke være nødvendig med økt ressurs innenHMSK/SHA på lengre sikt. Det vil være behov for ekstern konsulenthjelp også i 2020både i form at støtte til prosjektavdelingen og den videre opplæring i foretakets andreforetningsområder.

Vedtak. Styret tar saken til orientering og godkjenner fortsatt bruk av konsulenthjelpinntil alle avdelinger har fått nødvendig opplæring.

31/19 Utlysning av stillingen leder for kjøkken/kantine.

Konstituert leder for kjøkken og kantine ble gjort gjeldende fra mai 2019 etter atdaværende leder sa opp sin stilling. Kontrakten med nåværende leder går ut i februar2020. Leder rapporterer til daglig leder med ansvar/arbeidsoppgaver innen ledelse,utvikling, kvalitet, opplæring/systernutvikler i tillegg jobber han til strategiskebestillere i SK og ansatte ved avdelingene kjøkken og kantine. Stillingen lyses uteksternt i løpet av desember d.å.

Vedtak: Stillingen lyses ut eksternt i desember 2019.

3

32/19 Etablering aven arbeidssgruppe som ledes av rådmann som inkludererforetaksledere.

Stavanger kommunestyres vedtak i sak 5119 om delegeringsreglement:

«Stavanger kommunestyre vedtar en videreføring av de nåværende kommunale foretakene og ber

rådmannen komme tilbake med egen sak om organisering og delegering til foretakenet.i) I saken om

organiseringen av de kommunale foretakene bes rådmannen belyse hvorvidt noen av foretakene kan tas

tilbake i kommunens egenregi. I den vurderingen skal det sees spesielt på de foretakene hvor kommunen

oppnår størst økonomisk besparelse».

Følgende spørsmål ble tatt opp i møte mellom alle foretakslederne og nyeStavanger: Hvordan er prosessen tenkt gjennomført og hvordan vil foretakene bliengasjert?

• Skal utredningen deles i en eller to deler?

Skal det først avklares om noen av foretakene skal inn i SK? Og hvis ja, hvilke? Dette vil gi en

innledende arbeidsfase med argumenter for og imot som resulterer i en politisk delbeslutning. Dette

innebærer at det vil være behov for ulik grad av involvering fra foretakene, og at organiseringen kan bli

ulik. Det kan bli behov for å reorganisere kommunal drift dersom kommunale foretak inkluderes.

• Hvordan går vifrem for å utrede saken?

Kommuneloven gir kommunedirektøren plikt og rett til å utrede. Kommunedirektøren vil lage et best

mulig grunnlag for politisk beslutning, og skisserte ulike alternativer;

l. Administrasjonen kan utrede og skrive et forslag til sak som sendes på høring hos foretakene før

politisk behandling.

2. En prosess hvor foretakene deltar i utredningsarbeidet. Det er viktig med ryddige samarbeidslinjer

underveis og at daglige ledere/foretakene har et handlingsrom. Forslag om en arbeidsgruppe hvor

kommunedirektør og daglige ledere deltar i arbeidet med å lage et godt beslutningsgrunnlag.

Det er enighet om at alternativ 2 vil gi et godt beslutningsgrunnlag. Daglige lederemå ha dialog med styret, og det er viktig at de daglige lederne gis anledning til ådelta i utredningen uten å være bundet av beslutninger i styret.

Vedtak: Styret tar saken til orientering.

33/19 Lønn daglig leder.

Vedtak: Lønn til daglig leder justeres med 3,3% gjeldende fra 1.5.2019. I tillegginkluderes styrehonorar som en del av årslønnen.

Eventuelt

Ingen saker

4

Jone Laursenstyremedlem

c:~ ~Tone Brandtzæg .L

nestlederLine C. M. Christiansenstyremedlem

K~daglig leder