24.4.2012

Ketterän osaamisen hankkiminen

Jani Kylmäaho

Maanmittauslaitos

Kehittämiskeskus

Sisältö

Taustaa

Yleistä kilpailutuksista

Hankintalaki

Erilaiset Scrum-kehittämisen mallit

Opittua - kilpailutus

Opittua - toteutus

Taustaa 1/2

MML:n kehittämiskeskus on noin 120 hengen organisaatio

Kehittämiskeskus vastaa substanssitietojärjestelmien palveluiden kehittämisestä ja ylläpidosta

Vuoteen 2009 saakka kaikki isot ICT-hankkeet on tehty talon sisäisenä kehitystyönä

Toteutustapa sisäisessä työssä ’semi-ketterä’

Taustaa 2/2

Vuoden 2009 jälkeen kilpailutettu mm.

Paikkatietoikkunan toteutus vaihe 1, 2009

Kirjaamisjärjestelmän uudistus ja ylläpito, 2010

Paikkatietoikkuna toteutus vaihe 2, 2011

Sähköisen kiinteistönvaihdantajärjestelmän toteutus ja ylläpito, 2011

Kaikkien isojen hankintojen toteutustavaksi on jo tarjousvaiheessa ilmoitettu Scrum

Yleistä kilpailutuksista

Kaikki ovat ylittäneet EU-hankintarajan

Avoin kilpailutus

Neuvottelumenettelyä hyödynnetty osassa kilpailutuksista

Osaamisen kilpailuttaminen

Miten tilata ketterillä menetelmillä toteutettava projekti?

Hankintalaki

The Directive on Public Procurement

DIRECTIVE 2004/18/EC OF THE EUROPEAN PARLIAMENT AND OF THE COUNCIL of 31 March 2004 on the coordination of procedures for the award of public works contracts, public supply contracts and public service contracts

As per Article 1, point 2 d), the Directive concerns ”Computer and related services”

Avainsanat: Non-discrimination Equal treatment Transparency

Ketterän hankinnan vaiheet

1) Hankinnan suunnittelu

2) Vaatimusten asettaminen

3) Tarjouspyynnön laatiminen

4) Tarjouspyynnön julkaiseminen

5) Tarjousaika

6) Tarjousten avaus

7) Tarjoajien soveltuvuuden ja tarjousten tarjouspyynnön-mukaisuuden arviointi

8) Tarjousten arviointi

9) Tarjouskilpailun voittajan valinta

10) Hankintapäätös

11) Hankintapäätöksestä tiedottaminen

12) Hankintasopimuksen tekeminen

Hankinnan suunnittelu

Parhaan tarjouksen tulee erottua muilla kriteereillä kuin pelkällä hinnalla ja yrityksen referensseillä

Arviointikriteereiksi tarjottujen henkilöiden osaaminen ja soveltuvuus tehtävään

Pyri välttämään ennakkoon valitusten mahdollisuus

Arviointikriteerien tulee olla syrjimättömiä ja tasapuolisia

Arviointikriteerien tulee olla julkisia

Hinta

Kompetenssi

Soveltuvuus

Harkitse, kannattaako kaikkia tarvittavia resursseja hankkia samassa tarjouspyynnössä

Ohjelmistokehittäjät, graafinen suunnittelu, käytettävyys, …

Vaatimusten asettaminen

Kompetenssi on avainasemassa!

Ketteryyden myötä kehittäjillä on enemmän sekä vapautta että vastuuta

Kehittäjä voi maksaa esim. 10% enemmän, mutta voi olla samalla esim. 50% tuottavampi

Tunnista onnistuneen lopputuotteen aikaansaamiseksi tarvittavat kompetenssit

Arvioinnin tulee pohjautua kehittäjän taitoihin, aiempaan työkokemukseen ja soveltuvuuteen tehtävään

Fokus haluttujen teknologioiden ja ohjelmistojen hallintaan

Ketterien menetelmien hallinta

Soveltuvuus: esim. yhteistyötaidot, luovuus, analyyttisyys, paineensietokyky

Tarjousten arvioinnin vaiheet

1) Tarjoajan oma arvio kehittäjän taidoista

2) Tilaajan arvio tarjottujen kehittäjien taidoista CV:n perusteella

3) Mahdollinen soveltuvuusarviointi (vaihtoehtoisesti sopimukseen opt-out –pykälä)

Tarjouspyyntö - osaaminen

Tilaajan arvio osaamisesta - 1

Tilaajan arvio osaamisesta - 2

Tarjousten arviointi

Arviointikriteerit tulee kertoa jo tarjouspyynnössä – ja niissä tulee pysyä koko hankintaprosessin ajan

Tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden periaate keskeinen

Kunkin osa-alueen suhteellinen paino julkista tietoa, esim.

Hinta 30 %

Kompetenssi 50 %

Soveltuvuus tai muu näyttö 20 %

Useimmiten arvioidaan kokonaisia tiimejä, mutta tiimi voidaan koostaa useammasta yrityksestä

Erilaiset Scrum-kehittämisen mallit 1/3

Kirjaamisjärjestelmän toteuttaminen Taustalla runsaan 2 vuoden määrittely ja

vaatimuskehitystyö ennen toteutuksen aloittamista

Tilaaja määrittelee etukäteen sisällön kunkin inkrementin/sprintin tuotejonoon

Toimittaja toteuttaa Scrum-menetelmällä inkrementeittäin (6*2 viikon sprinttejä)

Toimittaja työskentelee omissa tiloissaan Tampereella ~ 20 henkilöä (3 Scrum-tiimiä)

Tilaajan henkilöstö toimii pääkaupunkiseudulla ~ 5 henkilöä

Erilaiset Scrum-kehittämisen mallit 2/3

Sähköisen kiinteistönvaihdannan järjestelmän toteuttaminen

Taustalla ” SKV-laki”

Ei määrittelyjä pohjalla vaan alustava demosovellus osasta toiminnallisuudesta

Tuotetta määritellään tuotejonoon käyttäjätarinoiden kautta sprinteittäin. Julkaisusuunnitelma on alussa määritelty karkealla tasolla

Scrum –tiimi (5 henkilöä) ja tuoteomistaja (2 henkilön tiimi) samoissa tiloissa MML:ssa

Erilaiset Scrum-kehittämisen mallit 3/3

Paikkatietoikkunan kehittäminen

2011 syksyllä aloitetussa projektissa kehitetään Paikkatietoikkunaa ”näyteikkuna”-tyyppisestä palvelusta monipuoliseksi Paikkatiedon palvelualustaksi

Liikkeelle visiosta ja ylätason tavoitteista, julkaisusuunnitelma ja tuotejono tarkentuvat jatkuvasti projektin edetessä

Scrum –tiimi (4 henkilöä) ja tuoteomistaja MML:n tiloissa

Scrum-tiimissä on mukana arkkitehti, joka yhdessä muun tiimin kanssa huolehtii, että sovellus rakennetaan kestävälle pohjalle

Opittua, kilpailutus 1/2

Yleisesti ottaen hankintalaki on jäykkä, hankinnan toteuttaminen tulee kalliiksi ja kestää turhan kauan, mutta toisaalta..

Pienen hankintaorganisaation kannattaa käyttää ulkopuolista hankintalakiosaamista

Neuvottelumenettely on toimiva isoissa hankkeissa, koska vaatimuksia pystytään yhdessä tarkentamaan neuvottelujen aikana

Osaaminen eli henkilöiden taidot ja kokemus ovat parhaita valintakriteerejä!

Varmistettava jo tarjouspyynnössä ja vielä sopimusvaiheessa, että nimen omaan tarjotut henkilöt tulevat myös työskentelemään projektissa

Painotus riittävän suureksi suhteessa hintaan

Opittua, kilpailutus 2/2

Määrittele hankinnan kohde riittävän laajasti, jos et ole hankkimassa kiinteähintaista, jotta vältyt ylimääräisiltä kilpailutuksilta

Kiinteähintainen hankinta sopii huonosti ketterään kehittämiseen, jos on saatava jotain laajaa toimivaa aikaiseksi

Mikäli hankintayksiköllä on paljon tarvetta pienille kiinteähintaisille projekteille, kannattaa harkita puitejärjestelyä

Jos halutaan, että kehittäjät työskentelevät tilaajan toimitiloissa, se on syytä tehdä selväksi jo tarjouspyynnössä

Kannattaa kilpailuttaa samalla myös järjestelmän ylläpito, jos se ei tule jäämään oman organisaation vastuulle

Opittua, toteutus 1/2

Scrum luo mahdollisuuden oppia matkan varrella (jatkuva määrittely ja suunnittelu)

Ei uskota näennäiseen ennustettavuuteen vaan todetaan realiteetit = epävarmuus

Aidossa Scrum-kehityksessä etäisyys on oikeasti ongelma

Vaatii tilaajalta runsaasti resursseja koko toteutuksen ajan

Substanssiosaaminen on tilaajaan avainosaamista, jota ei voi ulkoistaa

Opittua, toteutus 2/2

”Iso kuva” on kirkastettava riittävälle tasolle ennen kuin lähdetään toteuttamaan

Tuotevisio

Yleiset arkkitehtuuriperiaatteet (teknologia etc.)

Etukäteen määrittely tarkalle tasolle ei ole tehokasta, mikäli sitä ei tehdä oppimisen vuoksi. Muutoksia tulee aina!

Etukäteen määrittely ja kiinteähintainen kilpailutus voi sopia yksinkertaisiin järjestelmiin, ei isoihin räätälöitäviin järjestelmiin

Lopuksi

Osaamisen ostaminen ketterää kehitystä varten soveltuu hyvin hankintalain mukaiseen kilpailutukseen

Periaatteet: läpinäkyvyys, yhtäläinen kohtelu, syrjimättömyys

Kokonaistaloudellisuus

Ketteriin kehittämisprojekteihin pitää sitoutua tiiviisti ja organisaation oma substanssiosaaminen kannattaa säilyttää

Ketteryys ei lisää kustannuksia

Määrittelyvaihe on tavallista keveämpi

Ei raskasta muutostenhallintaprosessia

Jatkuva palauteprosessi varmistaa oikean suunnan, eli tehdään oikeita asioita!

Perinteisen projektin projektipäällikkö

Ketterän projektin tuoteomistaja tai Scrum Master

Kiitos mielenkiinnosta!