KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA fileTahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR 3 TAHUN 2015 TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA,

Menimbang : a. bahwa dalam rangka efisiensi dan efektivitas serta tertib

administrasi penyelenggaraan pemerintahan, perlu dilakukan penyeragaman tata naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional;

b. bahwa Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan

Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan keadaan sehingga perlu untuk diganti;

c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu menetapkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional tentang Pedoman Tata

Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional;

Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2007 Nomor 129, Tambahan Lembaran Negara Nomor

4774); 2. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera,

Bahasa, Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 5035); 3. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang

Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor

5234); 4. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur

Sipil Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun

2014 Nomor 6, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5494);

5. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran Negara Republik

Indonesia Tahun 2014 Nomor 76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

- 2 -

6. Keputusan Presiden Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan

Organisasi, dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah,

terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 3 Tahun 2013; 7. Keputusan Presiden Nomor 110 Tahun 2001 tentang Unit

Organisasi dan Tugas Eselon I Lembaga Pemerintah Non

Departemen sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2013;

8. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan

Reformasi Birokrasi Nomor 6 Tahun 2011 tentang Tata Naskah Dinas Elektronik di Instansi Pemerintah;

9. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;

10. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan

Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 1 Tahun 2012;

11. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 4 Tahun

2005 tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Perpustakaan Proklamator Bung Karno;

12. Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 2 Tahun

2012 tentang Organisasi dan Tata Kerja Perpustakaan Proklamator Bung Hatta;

13. Peraturan Kepala Arsip Nasional Nomor 19 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip;

MEMUTUSKAN:

Menetapkan : PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL TENTANG

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL.

Pasal 1

Pedoman Tata Naskah Dinas di Lingkungan Perpustakaan Nasional sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang

merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan ini.

Pasal 2

Pedoman Tata Naskah Dinas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan acuan bagi seluruh unit kerja di

lingkungan Perpustakaan Nasional dalam menyelenggarakan tata naskah dinas.

Pasal 3

Pada saat Peraturan ini mulai berlaku, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 25 Tahun 2001 tentang

Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

- 3 -

Pasal 4

Peraturan ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan.

Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan peraturan ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal 1 April 2015


REPUBLIK INDONESIA, ttd.

SRI SULARSIH

Diundangkan di Jakarta Pada tanggal 21 April 2015

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA

REPUBLIK INDONESIA,

ttd.

YASONNA H. LAOLY

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2015 NOMOR 581

- 4 -

LAMPIRAN PERATURAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA NOMOR 3 TAHUN 2015

TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

PEDOMAN TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN PERPUSTAKAAN NASIONAL

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen

penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum. Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan

lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran. Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum meliputi

pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas korespondensi,

kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk hukum, dan ralat.

Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan

Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 80 Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah. Sehubungan dengan terbitnya peraturan tersebut, Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor 25 Tahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional perlu disesuaikan.

B. Maksud dan Tujuan

1. Maksud Pedoman Tata Naskah Dinas ini dimaksudkan sebagai acuan

penyelenggaraan tata naskah dinas di Perpustakaan Nasional, UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno, dan UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta.

2. Tujuan

Pedoman Tata Naskah Dinas ini bertujuan untuk menciptakan kemudahan dan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien.

- 5 -

C. Sasaran

Sasaran Pedoman Tata Naskah Dinas ini adalah:

1. Tercapainya kesamaan pemahaman dalam penyelenggaraan tata

naskah dinas;

2. Terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan

unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;

3. Terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis; dan

4. Tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas.

D. Asas Pedoman Tata Naskah Dinas ini disusun berdasarkan asas sebagai

berikut:

1. Efektif dan Efisien

Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan

efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas, spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang baik, benar, dan lugas.

2. Pembakuan Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk

yang telah dibakukan.

3. Pertanggungjawaban

Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.

4. Keterkaitan Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu

kesatuan sistem administrasi umum.

5. Kecepatan dan Ketepatan

Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.

6. Keamanan

Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi, penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan distribusi.

E. Ruang Lingkup

Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi: 1. Pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; 2. Pengaturan sifat dan derajat surat;

3. Pengaturan pencantuman alamat surat; 4. Pengaturan kode surat; 5. Pengaturan penandatanganan naskah dinas; dan

6. Pengaturan cap dinas.

F. Pengertian Umum Pengertian umum dalam Pedoman Tata Naskah Dinas ini meliputi:

1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan

akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.

- 6 -

2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang

berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka penyelenggaraan tugas pemerintahan.

3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,

pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.

4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap dinas.

5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani

naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada jabatannya.

6. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka

Tunggal Ika.

7. Logo adalah logo Perpustakaan Nasional.

- 7 -

BAB II JENIS DAN PENGERTIAN NASKAH DINAS

A. Jenis Naskah Dinas

1. Jenis Naskah Dinas terdiri atas:

a. Peraturan; b. Keputusan; c. Instruksi;

d. Standar Operasional Prosedur; e. Surat Edaran; f. Surat Perintah/Surat Tugas

g. Surat Dinas; h. Memorandum (Memo);

i. Nota Dinas; j. Surat Undangan; k. Surat Perjanjian;

l. Surat Kuasa; m. Berita Acara;

n. Surat Keterangan; o. Surat Pengantar; p. Pengumuman;

q. Laporan; r. Telaahan Staf; s. Piagam Penghargaan;

t. Lembar Disposisi; dan u. Sertifikat.

2. Penggunaan Huruf Naskah dinas menggunakan jenis huruf Arial dengan ukuran 11 atau 12, kecuali naskah dinas peraturan, keputusan dan instruksi

menggunakan jenis huruf bookman old style ukuran 12. 3. Bentuk Kepala Naskah Dinas

a. Pada kepala naskah dinas Kepala Perpustakaan Nasional untuk Peraturan, Keputusan, Instruksi, dan surat menyurat antar lembaga, dicantumkan lambang negara dan nama jabatan secara

simetris; b. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat di lingkungan

Perpustakaan Nasional yang ditandatangani Kepala Perpustakaan

Nasional, dicantumkan logo, garis, dan alamat lembaga; c. Pada kepala naskah dinas Keputusan dan Instruksi yang

ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional, dicantumkan logo secara simetris;

d. Pada kepala naskah dinas untuk surat menyurat yang

ditandatangani oleh Sekretaris Utama, Deputi, Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur, dan Kepala UPT di lingkungan Perpustakaan Nasional dicantumkan logo, garis, dan alamat

lembaga; e. Pada kepala naskah dinas yang ditandatangani oleh Kepala UPT,

ditambahkan nama UPT di bawah logo; f. Alamat ditulis lengkap di bawah garis tanpa singkatan disertai kode

pos, telepon, faksimile, dan laman apabila ada;

g. Jarak garis dari tepi bawah kertas 2,5 cm; h. Penulisan lembaga Perpustakaan Nasional Republik Indonesia

menggunakan huruf Ringo.

- 8 -

Bentuk kepala naskah dinas menggunakan contoh sebagai berikut:

1. Logo Perpustakaan Nasional Logo Perpustakaan Nasional adalah sebagai berikut:

2. Contoh Bentuk Kepala Naskah Dinas

a) Contoh Kepala Naskah Dinas Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan

Nasional

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

b) Contoh Kepala Naskah Dinas selain Peraturan, Keputusan, dan Instruksi yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan

Nasional


REPUBLIK INDONESIA

- 9 -

c) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat di lingkungan Perpustakaan Nasional yang ditandatangani oleh

Kepala Perpustakaan Nasional

d) Contoh Kepala Naskah Dinas Keputusan dan Instruksi yang ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

e) Contoh Kepala Naskah Dinas untuk surat menyurat yang

ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

Alamat. Jl. Salemba Raya No. 28A, Jakarta Pusat, Indonesia - 10430

Telepon. (62-21) 3922749, 3154864, 3101411 Faksimile. (62-21) 3101472

Website. www.perpusnas.go.id Email. [email protected]







- 10 -

f) Contoh Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamator

Bung Karno

g) Contoh Kepala Naskah Dinas UPT Perpustakaan Proklamator

Bung Hatta

B. Pengertian

1. Peraturan a. Pengertian

Peraturan adalah naskah dinas yang bersifat mengatur yang ditetapkan oleh Kepala Perpustakaan Nasional.

b. Susunan

Susunan Peraturan terdiri atas: 1) Kepala Peraturan

Kepala peraturan terdiri atas:

a) Lambang negara dan tulisan nama jabatan dicantumkan secara simetris;

b) Kata peraturan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

c) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara

simetris; d) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

dan e) Nama peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

Alamat. Jl. Kalasan No. 1, Blitar, Jawa Timur, Indonesia - 66133

Telepon. (62-342) 815477, 815479 Faksimile. (62-342) 815479

Website. perpusbungkarno.perpusnas.go.id Email. [email protected]

Alamat. Jl. Kusuma Bhakti Gulai Bancah, Bukit Tinggi, Sumatera Barat, Indonesia - 26122

Telepon. (62-752) 34270, 34240 Faksimile. (62-752) 34270

Website. uptperpusbunghatta.perpusnas.go.id Email. [email protected]

- 11 -

2) Judul Peraturan Judul Peraturan Perundang–undangan memuat keterangan

mengenai jenis, nomor, tahun pengundangan atau penetapan, dan nama Peraturan Perundang–undangan. Judul Peraturan

Perundang-undangan ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca.

3) Pembukaan

Pembukaan peraturan terdiri atas: a) Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa. Frasa dengan rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis dengan

huruf kapital secara simetris. b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan.

Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

c) Konsiderans, berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata

mengingat. (1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat

mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang

pembuatan peraturan. (2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran,

setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.

(3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf,

diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

(4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih

tinggi. (5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang

dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya

sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.

(6) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala

Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara

tanda baca kurung. (jika ada) d) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa

spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar

dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

- 12 -

(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama peraturan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan

diakhiri tanda baca titik. 4) Batang Tubuh atau isi

Batang tubuh atau isi peraturan memuat materi pokok yang diatur dalam peraturan dan dirumuskan dalam pasal-pasal.

5) Penutup

Penutup peraturan terdiri atas: a) Tempat dan tanggal penetapan peraturan ditulis di sebelah

kanan bawah, di bawah baris akhir isi peraturan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan peraturan ditulis

dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan

diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan peraturan

dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat; d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan;

e) Nama lengkap pejabat yang menandatangani peraturan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan nomor induk pegawai (NIP)

dan gelar. f) Penjelasan (jika diperlukan);dan

g) Lampiran (jika diperlukan)

Naskah Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional diketik dengan

menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Peraturan Kepala Perpustakaan

Nasional yang telah ditetapkan, diundangkan dalam Berita Negara Republik Indonesia serta dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

c. Format

Format peraturan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 13 -

1) Contoh Format Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional



NOMOR .... TAHUN .... TENTANG

......................



Menimbang : a. bahwa.............................................................................;

b. bahwa.............................................................................;

c. dst

Mengingat : 1. .......................................................................................;

2. .......................................................................................;

3. dst

MEMUTUSKAN : Menetapkan : ...............................................................................................

………………………………………………………………………………

………………………………………………….;

BAB ........ ..........................

Pasal .......

(1) .......................................................................................;

(2) .......................................................................................;

(3) dst

BAB .........

.........................

Pasal .......

(1) .......................................................................................;

(2) .......................................................................................;

(3) dst

- 14 -

BAB ......... (dan seterusnya)

Pasal ........


Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik

Indonesia.

Ditetapkan di Jakarta

pada tanggal .................. 20..


REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan dan cap dinas

NAMA

Diundangkan di.....

pada tanggal......


REPUBLIK INDONESIA,

tanda tangan dan cap jabatan

NAMA MENTERI

BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN……NOMOR…….

- 15 -

2) Contoh Format Peraturan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN BERSAMA

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN

MENTERI/KEPALA/KETUA ....

NOMOR .... TAHUN ....


TENTANG

......................


KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA DAN

MENTERI/KEPALA/KETUA, ............


b. bahwa.............................................................................; c. dst

Mengingat : 1. .......................................................................................;

2. .......................................................................................;

3. dst

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : ...............................................................................................

..............................................................................................;

BAB ........ ..........................

Pasal .......

(1) .......................................................................................;

(2) .......................................................................................;

(3) dst

BAB .........

.........................

Pasal .......

(1) .......................................................................................;

(2) .......................................................................................;

(3) dst

- 16 -

BAB .........

(dan seterusnya)

Pasal ........


Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan

pengundangan Peraturan ini dalam Berita Negara Republik

Indonesia.


pada tanggal .................. 20..

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL MENTERI/KEPALA/KETUA REPUBLIK INDONESIA,

Tanda tangan dan cap dinas Tanda tangan dan cap dinas

NAMA NAMA

Diundangkan di.....

pada tanggal......


REPUBLIK INDONESIA,


NAMA MENTERI


- 17 -

3) Contoh Format Salinan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA



TENTANG

......................



Menimbang : a. bahwa.............................................................................; b. bahwa.............................................................................;

c. dst

Mengingat : 1. .......................................................................................;

2. .......................................................................................; 3. dst

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : ...............................................................................................

………………………………………………………………………………;

BAB ........

..........................

Pasal .......

(1) .......................................................................................; (2) .......................................................................................;

(3) dst

BAB .........

......................... Pasal .......

(1) .......................................................................................;

(2) .......................................................................................;

(3) dst

BAB .........

(dan seterusnya)

Pasal ........




Indonesia.

- 18 -


pada tanggal .................. 20..


REPUBLIK INDONESIA,


NAMA

Diundangkan di.....

pada tanggal......

MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA REPUBLIK INDONESIA,


NAMA MENTERI


Salinan sesuai dengan aslinya.

Jabatan Pembuat Salinan,

Tanda tangan pejabat pembuat salinan

Nama pejabat pembuat salinan

NIP pejabat pembuat salinan

- 19 -

4) Contoh Format Salinan Peraturan Bersama Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA

PERATURAN BERSAMA


DAN

MENTERI/KEPALA/KETUA .... NOMOR .... TAHUN ....


TENTANG

......................



Menimbang : a. bahwa.........................................................................;

b. bahwa.........................................................................; c. dst

Mengingat : a. ...................................................................................;

b. ...................................................................................;

c. dst

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : .........................................................................................;

BAB ........

.......................... Pasal .......

(1) ....................................................................................;

(2) ....................................................................................;

(3) dst

BAB .........

.........................

Pasal .......

(1) ....................................................................................; (2) ....................................................................................;

(3) dst

BAB .........

.........................

Pasal .......

(1) ....................................................................................;

(2) ....................................................................................;

(3) dst

- 20 -

BAB .........

(dan seterusnya)

Pasal ........




Indonesia.


pada tanggal .................. 20..

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL MENTERI/KEPALA/KETUA

REPUBLIK INDONESIA,


NAMA NAMA

Diundangkan di..... pada tanggal......


REPUBLIK INDONESIA,


NAMA MENTERI







2. Keputusan

a. Pengertian Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat menetapkan.

b. Susunan Susunan Keputusan terdiri atas:

1) Kepala Keputusan Kepala Keputusan terdiri atas: a) Lambang negara dan tulisan nama jabatan dicantumkan

secara simetris untuk keputusan Kepala Perpustakaan Nasional;

b) Logo dicantumkan secara simetris untuk keputusan selain

Kepala Perpustakaan Nasional; c) Kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan

ditulis dengan huruf kapital secara simetris; d) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara

simetris;

- 21 -

e) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; dan

f) Nama keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris.

2) Judul Keputusan Judul keputusan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun, dan nama keputusan. Judul keputusan ditulis

seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakkan di tengah marjin tanpa diakhiri tanda baca.

3) Pembukaan Pembukaan keputusan terdiri atas: a) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan.

nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan tanda baca koma.

b) Konsiderans, berisi latar belakang diawali dengan kata menimbang, dan dasar hukum diawali dengan kata

mengingat. (1) Konsiderans menimbang memuat uraian singkat

mengenai pokok pikiran yang menjadi latar belakang

pembuatan keputusan. (2) Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran,

setiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian.

(3) Setiap pokok pikiran ditulis secara urut dengan huruf,

diawali dengan kata bahwa, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma.

(4) Konsiderans mengingat memuat dasar hukum kewenangan pembuatan peraturan berisi peraturan perundang-undangan yang tingkatannya sama atau lebih

tinggi. (5) Jika jumlah peraturan perundang-undangan yang

dijadikan dasar hukum lebih dari satu, urutan pencantumannya perlu memperhatikan tata urutan peraturan perundang-undangan dan jika tingkatannya

sama, disusun secara kronologis berdasarkan saat pengundangan atau penetapannya.

(6) Pencantuman Undang-Undang, Peraturan Pemerintah,

dan Peraturan Presiden dilengkapi dengan Nomor Lembaran Negara Republik Indonesia dan Tambahan

Lembaran Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara tanda baca kurung.

(7) Pencantuman Keputusan atau Peraturan Kepala

Perpustakaan Nasional dilengkapi dengan Nomor Berita Negara Republik Indonesia yang diletakkan di antara

tanda baca kurung. c) Diktum terdiri atas kata memutuskan dan menetapkan.

(1) Kata memutuskan ditulis dengan huruf kapital tanpa

spasi secara simetris, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

(2) Kata menetapkan ditulis dengan huruf kapital pada awal kata, dicantumkan sesudah kata memutuskan, sejajar

dengan kata menimbang dan mengingat, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua.

- 22 -

(3) Setelah kata menetapkan dicantumkan nama keputusan yang ditetapkan, ditulis dengan huruf kapital, dan

diakhiri tanda baca titik. 4) Batang Tubuh atau isi

Batang tubuh atau isi keputusan memuat materi pokok yang ditetapkan dalam keputusan

5) Penutup

Penutup keputusan terdiri atas: a) Tempat dan tanggal ditetapkannya keputusan ditulis di

sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi keputusan; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan keputusan ditulis

dengan huruf kapital, sejajar dengan kata ditetapkan, dan

diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menetapkan keputusan


tanda tangan;

e) Nama lengkap pejabat yang menetapkan keputusan ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar; dan

f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf

kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional.

Naskah Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain

diketik dengan menggunakan jenis huruf Bookman Old Style, dengan ukuran huruf 12, di atas kertas F4 (folio). Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang telah ditetapkan,

dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

c. Format

Format keputusan dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh

sebagai berikut:

- 23 -

1) Contoh Format Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional


KEPUTUSAN KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA


TENTANG

......................




b. bahwa.............................................................................; c. dst

Mengingat : a. .......................................................................................;

b. .......................................................................................;

c. dst

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : ..............................................................................................;

PERTAMA : ..............................................................................................;

KEDUA : ..............................................................................................;

KETIGA : ..............................................................................................; KE dst..... : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku

pada tanggal ditetapkan.


pada tanggal .................. 20..


REPUBLIK INDONESIA,


NAMA

- 24 -

2) Contoh Format Salinan Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional




TENTANG

......................




b. bahwa.............................................................................;

c. dst

Mengingat : a. .......................................................................................;

b. .......................................................................................;

c. dst

MEMUTUSKAN : Menetapkan : ..............................................................................................;

PERTAMA : ..............................................................................................;

KEDUA : ..............................................................................................;

KETIGA : ..............................................................................................;

KE dst..... : Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan.


pada tanggal .................. 20..



NAMA






- 25 -

3) Contoh Format Keputusan Selain Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT


TENTANG

......................


SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT,

Menimbang : a. bahwa ............................................................................;

b. bahwa ............................................................................; c. dst

Mengingat : a. .......................................................................................;

b. .......................................................................................;

c. dst

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : ..............................................................................................;

PERTAMA : ..............................................................................................;

KEDUA : ..............................................................................................;

KETIGA : ..............................................................................................; KE dst..... : Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai

berlaku pada tanggal ditetapkan.


pada tanggal .................. 20..



NAMA NIP

- 26 -

4) Contoh Format Salinan Keputusan Selain Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional

KEPUTUSAN SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT


TENTANG

......................



Menimbang : a. bahwa ............................................................................; b. bahwa ............................................................................;

c. dst

Mengingat : a. .......................................................................................;

b. .......................................................................................; c. dst

MEMUTUSKAN :

Menetapkan : ..............................................................................................;

PERTAMA : ..............................................................................................;

KEDUA : ..............................................................................................; KETIGA : ..............................................................................................;

KE dst..... : Keputusan Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini mulai

berlaku pada tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di Jakarta pada tanggal .................. 20..



NAMA

NIP






- 27 -

3. Instruksi a. Pengertian

Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang bersifat

sangat penting. b. Susunan

Susunan instruksi terdiri atas:

1) Kepala instruksi Kepala instruksi terdiri atas: a) Lambang negara dan nama jabatan dicantumkan secara

simetris untuk instruksi Kepala Perpustakaan Nasional; b) Logo dicantumkan secara simetris untuk instruksi selain

Kepala Perpustakaan Nasional; c) Kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan

ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

d) Kata nomor dan tahun ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

e) Kata tentang ditulis dengan huruf kapital secara simetris; f) Nama instruksi ditulis dengan huruf kapital secara simetris;

dan g) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis

dengan huruf kapital secara simetris dan diakhiri dengan

tanda baca koma. 2) Dasar hukum atau latar belakang

Dasar hukum atau latar belakang memuat ketentuan atau

alasan perlunya ditetapkan instruksi. 3) Batang tubuh atau isi

Batang tubuh atau isi instruksi memuat nama pejabat yang diberi instruksi dan materi pokok yang diatur dalam instruksi.

4) Penutup

Penutup instruksi terdiri atas: a) Tempat dan tanggal dikeluarkannya instruksi ditulis di

sebelah kanan bawah, di bawah baris akhir isi instruksi; b) Nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi ditulis

dengan huruf kapital, sejajar dengan kata dikeluarkan, dan

diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang mengeluarkan instruksi


tanda tangan; dan

e) Nama lengkap pejabat yang mengeluarkan instruksi ditulis dengan huruf kapital dan sejajar dengan nama jabatan tanpa mencantumkan gelar dan NIP

Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional atau pejabat lain yang

telah ditetapkan, dibuat salinan yang ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab di bidang hukum.

c. Format Format instruksi dan salinan dibuat dengan menggunakan contoh

sebagai berikut:

- 28 -

1) Contoh Format Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional


INSTRUKSI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

NOMOR …. TAHUN ….

TENTANG

……………………………………………………………………..


Dalam rangka ……………………………………, dengan ini memberikan instruksi

kepada:

1. .....................................; 2. .....................................;

3. .....................................;

4. .....................................;

untuk:

KESATU : …………………………………………………..............................................;

KEDUA : …………………………………………………..............................................;

KETIGA : …………………………………………………..............................................;

KE(dst) : Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada

tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di………….. pada tanggal……………


REPUBLIK INDONESIA,

tanda tangan dan cap dinas

NAMA

- 29 -

2) Contoh Format Salinan Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA


NOMOR …. TAHUN ….

TENTANG

……………………………………………………………………..



kepada:

1. .....................................; 2. .....................................;

3. .....................................;

4. .....................................;

untuk:

KESATU : …………………………………………………..............................................;

KEDUA : …………………………………………………..............................................;

KETIGA : …………………………………………………..............................................;

KE(dst) : Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional ini mulai berlaku pada

tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di………….. pada tanggal……………


REPUBLIK INDONESIA,


NAMA Salinan sesuai dengan aslinya.





- 30 -

3) Contoh Format Instruksi Selain Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional

INSTRUKSI SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT


……………………………………………………………………..



kepada:

1. .....................................;

2. .....................................;

3. .....................................;

4. .....................................;

untuk:

KESATU : ……………………………………...........................................................;

KEDUA : ……………………………………...........................................................;

KETIGA : ……………………………………...........................................................;

KE(dst) : Instruksi Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini, mulai berlaku

pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di…………..

pada tanggal……………



NAMA

NIP

- 31 -

4) Contoh Format Salinan Instruksi Selain Instruksi Kepala Perpustakaan Nasional

INSTRUKSI SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA UPT


……………………………………………………………………..



kepada:

1. .....................................;

2. .....................................;

3. .....................................;

4. .....................................;

untuk:

KESATU : ……………………………………...........................................................;

KEDUA : ……………………………………...........................................................;

KETIGA : ……………………………………..........................................................;

KE(dst) : Instruksi Sekretaris Utama/Deputi/Kepala UPT ini, mulai berlaku

pada tanggal dikeluarkan.

Dikeluarkan di…………..

pada tanggal……………



NAMA

NIP






- 32 -

4. Standar Operasional Prosedur a. Pengertian

Standar Operasional Prosedur adalah naskah dinas yang memuat serangkaian petunjuk tentang cara dan urutan kegiatan tertentu.

b. Susunan Susunan standar operasional prosedur terdiri atas: 1) Halaman Judul (Cover)

Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka sebuah SOP. Halaman judul ini berisi informasi

mengenai: a) Judul SOP; b) Nama Unit Kerja;

c) Tahun pembuatan; dan d) Informasi lain yang diperlukan.

2) Keputusan Pimpinan

Karena SOP merupakan pedoman bagi setiap pegawai, maka harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman selanjutnya

setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan tentang penetapan SOP.

3) Daftar isi SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat

untuk bagian tertentu dari SOP terkait. 4) Penjelasan singkat penggunaan

Sebagai sebuah manual, maka SOP memuat penjelasan

bagaimana membaca dan menggunakannya. Isi dari bagian ini antara lain mencakup: a) Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat dan

kebutuhan organisasi. b) Ringkasan, memuat ringkasan singkat mengenai prosedur

yang dibuat. 5) Bagian Identitas

Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat

dijelaskan sebagai berikut: a) Logo instansi dan nomenklatur unit kerja pembuat. b) Nomor SOP, diisi dengan nomor basah secara berurutan

dalam 1 (satu) tahun takwim. c) Tanggal Pengesahan, diisi tanggal pengesahan SOP oleh

Pejabat yang berwenang di unit kerja. d) Tanggal Revisi, diisi tanggal SOP direvisi atau tanggal

rencana diperiksa kembali SOP yang bersangkutan. e) Pengesahan oleh pejabat yang berwenang pada unit kerja.

Item pengesahan berisi nomenklatur jabatan, tanda tangan,

nama pejabat yang disertai dengan NIP/NIK serta stempel/cap instansi.

f) Judul SOP, sesuai dengan kegiatan yang sesuai dengan

tugas dan fungsi yang dimiliki. g) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan yang

mendasari prosedur yang di buat menjadi SOP beserta

aturan pelaksanaannya. h) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan

prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam

- 33 -

proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan tersebut).

i) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak

dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta

berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya menggunakan kata peringatan, yaitu

jika/apabila-maka (if-then) atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah dilaksanakan.

j) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan

perannya pada prosedur yang distandarkan. k) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan

mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan

yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur yang dibuat menjadi SOP.

l) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang perlu

didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh

setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. Setiap pelaksana yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah

dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah

selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan benar”.

6) Bagian Flowchart Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah

kegiatan secara berurutan dan sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi: a) Nomor, diisi nomor urut. b) Tahap Kegiatan, diisi tahapan kegiatan yang merupakan

urutan logis suatu proses kegiatan. Biasanya menggunakan

kalimat aktif dengan awalan me-. c) Pelaksana, merupakan pelaku (aktor) kegiatan.

Simbolsimbol diagram alir sesuai dengan proses yang

dilakukan. Keterangan simbol sebagaimana ditentukan pada daftar simbol. Pelaksana diisi dengan nama-nama jabatan (Jabatan Fungsional Umum, Jabatan Fungsional Tertentu,

Jabatan Struktural) yang ada di unit kerja yang bersangkutan yang melakukan proses kegiatan. Urutan

penulisan jabatan dimulai dari jabatan yang terlebih dahulu melakukan tahap kegiatan. Jika dalam SOP tersebut terkait dengan unit lain, maka jabatan unit kerja lain diletakan

setelah kolom jabatan di unit yang bersangkutan. d) Mutu Baku, berisi kelengkapan, waktu, output dan

keterangan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk

menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan

- 34 -

(standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses telah memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar

pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan implementasi, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan

berbeda sesuai dengan kebutuhan unit kerja. Norma waktu bisa dalam hitungan menit, jam, hari.

7) Bagian Pendukung Bagian Pendukung berisi uraian, keterangan, atau contoh-contoh formulir yang dapat mendukung penjelasan prosedur

kegiatan atau menjadi syarat kelengkapan suatu kegiatan.

c. Format

Format standar operasional prosedur dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 35 -

Contoh halaman judul SOP

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR BIRO HUKUM DAN PERENCANAAN

TAHUN 2014




- 36 -

Contoh Bagian identitas SOP

NOMOR SOP … Tahun 20… TANGGAL PENGESAHAN …, .……., 20… TANGGAL REVISI …………………… DISAHKAN OLEH Kepala Biro Hukum dan

Perencanaan,

…………………………..

NIP ……………………. NAMA SOP Prosedur Penyusunan

Perjanjian Kerjasama (MOU)

DASAR HUKUM KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Undang-Undang Nomor 20 Tahun 1997 tentang

Penerimaan Negara Bukan Pajak (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 1997 Nomor 43, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia

Nomor 3687); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2014

tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang Perpustakaan (Lembaran

Negara Republik Indonesia Tahun 2014 Nomor

76, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5531);

3. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman

Penyusunan Standar Operating Prosedur Administrasi Pemerintahan;

4. Keputusan Kepala Perpustakaan Nasional Nomor 3 Tahun 2001 tentang Organisasi dan Tata Kerja

Perpustakaan Nasional sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor 1 Tahun 2012; 5. dll.

1. Memiliki kemampuan pengolahan data sederhana 2. Mengetahui fungsi dan tugas unit kerja

KETERKAITAN PERALATAN/PERLENGKAPAN

1. SOP tentang Prosedur Penyusunan Perka;

2. SOP tentang Prosedur Pengelolaan PNBP; 3. dll.

1. Struktur Organisasi dan Tata Kerja Perpusnas

2. Formulir …………… 3. Komputer/Printer/Scanner

PERINGATAN PENCATATAN DAN PENDATAAN

Apabila formulir pemantauan dan evaluasi SOP

terlambat diserahkan kepada unit kerja, maka penyelesaian SOP terhambat

Disimpan sebagai data elektronik dan manual

Contoh bagian flowchart SOP

NO

Uraian Kegiatan

Pelaksana Mutu Baku Pemohon Sekut Karo

HP Kabag H&H

Kasub Bag Hk

Staf Waktu Output

1 Unit kerja pemohon mengajukan surat

permohonan penerbitan MOU kepada

Kaperpusnas c.q Sekretaris Utama dengan melampirkan draft MOU

sebagaimana dimaksud

1 hari

Surat

Permohonan

2 Sekretaris Utama menginventarisasi

masalah yang kemudian di disposisikan kepada Karo

2 hari Disposisi

3 Kepala Biro menerima disposisi usulan

dan mendisposisikan kepada Kabag 2 hari Disposisi

4 Kabag menerima disposisi dan mendisposisikan kepada Kasubbag

1 hari Disposisi

5 Kasubbag menerima dan mengevaluasi

draft dan menugaskan pelaksana untuk

memposes lebih lanjut

1 hari Nota Dinas,

Disposisi

6 Pelaksana memproses lanjut dengan

menyusun draft yang kemudian

menyampaikan kepada Kasubbag

2 hari Naskah hasil

telaah

7 Kasubbag mengoreksi dan menandatangani disposisi untuk

diserahkan ke Kabag

1 hari

Disposisi

8 Kabag mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani

disposisi untuk diserahkan kepada

Karo

1 hari Disposisi

9 Karo mengoreksi dan memaraf pada draft MOU dan menandatangani

disposisi untuk diserahkan kepada

Sestama

1 hari Disposisi

10 Sestama mengoreksi dan memaraf draft

MOU dan menandatangani disposisi

dan dikembalikan kepada pelaksana untuk ditandatangani Kaperpusnas

1 hari Disposisi

11 Pelaksana menyerahkan draft final

kepada pemohon

1 hari Naskah final

12 Pemohon mengagendakan

penandatangan MOU antara

Kaperpusnas dengan Pihak Kedua

Naskah final

- 37 -

5. Surat Edaran a. Pengertian

Surat Edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang hal tertentu yang penting dan mendesak.

b. Susunan Susunan surat edaran terdiri atas: 1) Kepala surat edaran

bentuk kepala surat edaran dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.

2) pembuka surat edaran

Pembuka surat edaran terdiri atas: a) Frasa surat edaran

Frasa surat edaran ditulis dengan huruf kapital di bawah kepala naskah dinas secara simetris.

b) Nomor Kata nomor ditulis dengan huruf kapital sejajar dengan frasa surat edaran.

c) Tentang Kata tentang ditulis dengan huruf kapital di bawah nomor

dan simetris dengan frasa surat edaran. d) Alamat tujuan surat edaran

Penulisan alamat tujuan surat edaran didahului singkatan Yth., ditulis di bawah sebelah kiri kata tentang, diikuti nama jabatan dan alamat yang dituju tanpa didahului kata depan

di pada nama tempat tujuan. 3) Isi surat edaran

Awal kalimat isi surat edaran ditulis di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat. Isi surat edaran terdiri atas:

a) pendahuluan berisi landasan hukum pembuatan surat edaran;

b) isi pokok memuat materi pokok surat edaran; dan c) kalimat penutup berisi perintah pelaksanaan surat edaran.

4) Penutup

Penutup surat edaran terdiri atas: a) Tanggal surat edaran ditulis di sebelah kanan bawah, di

bawah baris akhir isi surat edaran, tanpa didahului nama

tempat pembuatan; b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran

ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal surat edaran dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

c) Tanda tangan pejabat yang menandatangani surat edaran dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat;

d) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri tanda tangan pejabat;

e) Nama pejabat yang menandatangani surat edaran ditulis di

bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah; dan

f) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf

kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor

- 38 -

tanpa jarak bagi pejabat selain Kepala Perpustakaan Nasional.

g) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis

bawah diikuti tanda baca titik dua sejajar dengan pembuka surat dan sebaris dengan nama pejabat yang menandatangani surat edaran.

h) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan, dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi

nomor urut dan sejajar dengan kata tembusan. i) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth

atau diikuti frasa sebagai laporan.

c. Format

Format surat edaran dibuat dengan menggunakan contoh format sebagai berikut:

1) Contoh Format Surat Edaran Antar Lembaga Yang

Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA

SURAT EDARAN Nomor…/.../…/...

TENTANG

……………………………………………………………………..

Yth. 1. ……………….…..

2. …………………...

3. ..………………….

dan seterusnya

Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……...........................................

……………………………………………............………………………................................

Isi surat edaran…...................……………………………............................................

…………………............…………………………………………………................................

………………………............……………………………………………................................ …………………………............…………………………………………................................

……………………………............………………………………………................................

……………........................…………………………………………….................................

Ditetapkan di

tanggal Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 39 -

2) Contoh Format Surat Edaran Internal Lembaga Yang Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional


TENTANG

……………………………………………………………………..

Yth.

1. ……………….…..

2. …………………...

3. ..………………….

dan seterusnya


……………………………………………............………………………................................

Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................

………………………............……………………………………………................................

…………………………............…………………………………………................................

……………………………............………………………………………................................

……………........................……………………………………………................................

tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat




- 40 -

3) Contoh Format Surat Edaran Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional


TENTANG

……………………………………………………………………..

Yth.

1. ……………….…..

2. …………………...

3. ..………………….

dan seterusnya


……………………………………………............………………………................................

Isi surat edaran…...................……………………………............................................ …………………............…………………………………………………................................

………………………............……………………………………………................................

…………………………............…………………………………………................................

……………………………............………………………………………................................

……………........................……………………………………………................................

tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Tembusan:




- 41 -

4) Contoh Format Surat Edaran Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


TENTANG

……………………………………………………………………..

Yth. 1. ……………….…..

2. …………………...

3. ..………………….

dan seterusnya

Dasar (pembuatan surat edaran)..........................……........................................... ……………………………………………............………………………................................

Isi surat edaran…...................……………………………............................................

…………………............…………………………………………………................................

………………………............……………………………………………................................ …………………………............…………………………………………................................

……………………………............………………………………………................................

……………........................……………………………………………................................

tanggal

Nama Jabatan


Nama Pejabat

NIP Tembusan:

PERPUSTAKAAN NASIONAL

REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….

- 42 -

6. Surat Perintah/Surat Tugas a. Pengertian

Surat Perintah/surat tugas adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat yang berwenang kepada pejabat dibawahnya yang memuat

perintah apa yang harus dilakukan. b. Susunan

Susunan surat perintah/surat tugas terdiri atas:

1) Kepala Bagian kepala surat perintah/surat tugas terdiri dari: a) Kop surat perintah/surat tugas berupa lambang negara atau

logo; b) Kata surat perintah/surat tugas, ditulis dengan huruf

kapital secara simetris; dan c) Nomor, berada di bawah tulisan surat perintah/surat tugas.

2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat perintah/surat tugas terdiri dari hal-hal sebagai berikut:

a) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar: pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah/ surat tugas; dasar memuat ketentuan yang dijadikan

landasan ditetapkannya surat perintah/surat tugas tersebut;

b) Diktum dimulai dengan kata memberi perintah/memberi

tugas, secara simetris, diikuti kata kepada di tepi kiri disertai nama dan jabatan pegawai yang mendapat tugas;

c) Di bawah kata kepada ditulis kata untuk yang berisi tentang tugas-tugas yang harus dilaksanakan.

3) Kaki

Bagian kaki surat perintah/surat tugas ditempatkan di sebelah kanan bawah yang terdiri dari: a) Tempat dan tanggal surat perintah/surat tugas;

b) Nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata, dan

diakhiri dengan tanda baca koma; c) Tanda tangan pejabat yang menugasi; d) Nama lengkap pejabat yang menandatangani surat

perintah/surat tugas, yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal kata; dan

e) Cap dinas. 4) Distribusi dan Tembusan

a) Surat perintah/surat tugas disampaikan kepada yang

mendapat tugas. b) Tembusan surat perintah/surat tugas tugas disampaikan

kepada unit kerja/lembaga yang terkait.

5) Hal yang Perlu Diperhatikan a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.

b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, ditulis dalam bentuk kolom yang terdiri dari nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.

c. Format

Format surat perintah/surat tugas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 43 -

1) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


SURAT PERINTAH/SURAT TUGAS

Nomor …………….........

Dasar : a. ..............................................................................

b. ..............................................................................

c. dst.

Memerintahkan/Menugaskan kepada

nama :

NIP :

pangkat golongan :

jabatan :

untuk :

1. ................................................................................................... ....................

2. ....................................................................................................................... 3. ..................................................................................................... ..................

dst

Dikeluarkan di

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 44 -

2) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Yang Ditandatangani Selain Kepala Perpustakaan Nasional


Nomor …………….........

Dasar : a. ..............................................................................

b. ..............................................................................

c. dst.


nama :

NIP :

pangkat golongan : jabatan :

untuk :

1. .......................................................................................................................

2. ...................................................................................................... ................. 3. .......................................................................................................................

dst

Dikeluarkan di

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat NIP

Tembusan:




- 45 -

3) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


Nomor …………….........

Dasar : a. ..............................................................................

b. ..............................................................................

c. dst.


nama :

NIP : pangkat golongan :

jabatan :

untuk :

1. ................................................................................................... .................... 2. .......................................................................................................................

3. ..................................................................................................... ..................

dst

Dikeluarkan di Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 46 -

4) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional



Nomor ...........................

Dasar : a. .............................................................................. b. ..............................................................................

c. dst.

Kepala Perpustakaan Nasional memberikan tugas kepada

No. Nama/NIP Pangkat/Golongan Jabatan

1 Iman Saleh Lubis NIP ………………..

Pembina Tk. I (IV/b)

Kepala Bagian Hukum dan Humas

2 Dst..

untuk .................................................................................................... ................

tanggal .................................................................................................... ..............

di ........................................................................................................... ...............

Surat tugas ini dibuat untuk dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab.

Tempat, tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 47 -

5) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional


Nomor …………….........

Sekretaris Utama/Deputi/Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala UPT/Kepala

Bagian/Kepala Bidang/Kepala Subbagian/Kepala Sub Bidang memberikan tugas

kepada:


1 Iman Saleh Lubis

NIP ………………..

Pembina Tk. I

(IV/b)

Kepala Bagian

Hukum dan Humas

2 Dst..

untuk ................................................................................................... ................

tanggal ..................................................................................................................

di ........................................................................................................... ...............


Tempat, tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Tembusan:




- 48 -

6) Contoh Format Surat Perintah/Surat Tugas Kolektif Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


Nomor …………….........

Kepala UPT/Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala Subbagian/Kepala Sub

Bidang memberikan tugas kepada:


1 Iman Saleh Lubis

NIP ………………..

Pembina Tk. I

(IV/b)

Kepala Bidang ……

2 Dst..

untuk ................................................................................................... ................

tanggal .................................................................................................... ..............

di ........................................................................................................... ...............


Tempat, tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Tembusan:

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 49 -

7. Surat Dinas a. Pengertian

Surat Dinas adalah naskah dinas yang berisi hal penting berkenaan dengan administrasi pemerintahan.

b. Susunan Susunan surat dinas terdiri atas: 1) Kepala surat;

bentuk kepala surat dinas dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka surat;

pembuka surat dinas terdiri atas: a) Nomor surat

(1) Nomor surat berisikan nomor urut, kode surat, dan tahun pembuatan surat.

(2) Kata nomor ditulis di sebelah kiri di bawah garis kepala

surat dinas. (3) Nomor urut surat tidak dikombinasikan dengan huruf.

b) Lampiran surat (1) Kata lampiran ditulis di bawah kata nomor dan

menyebutkan jumlah lampiran.

(2) Jumlah lampiran yang dapat ditulis dengan satu atau dua kata ditulis dengan huruf dan diawali dengan huruf

kapital, tidak didahului atau diikuti angka, sedangkan yang tiga kata atau lebih ditulis dengan menggunakan angka Arab.

(3) Kata lampiran tidak ditulis apabila tidak ada yang dilampirkan.

c) Hal surat (1) Kata hal ditulis di bawah kata lampiran dan apabila tidak

ada yang dilampirkan, kata hal ditulis di bawah kata

nomor. (2) Hal berisikan inti keseluruhan isi surat dinas.

d) Tanggal surat (1) Tanggal surat dinas ditulis di sebelah kanan sebaris

dengan nomor surat. (2) Tanggal surat dinas tidak disertai nama tempat

pembuatannya.

e) Alamat tujuan surat (1) Penulisan alamat tujuan surat didahului frasa yang

terhormat disingkat Yth. Kemudian nama jabatan atau nama orang yang dituju.

(2) Nama tempat pada alamat yang dituju tidak didahului

kata depan di. 3) Isi surat;

Isi surat dinas terdiri atas: a) Pendahuluan;

(1) Pendahuluan merupakan kalimat pembuka isi surat

dinas, ditulis singkat dan jelas. (2) Awal kalimat pendahuluan surat dinas ditulis di bawah

dan sejajar dengan alamat tujuan surat. b) Isi pokok; dan

Isi pokok merupakan uraian dari inti surat dinas.

- 50 -

c) Kalimat penutup. Kalimat penutup merupakan kalimat yang mengakhiri isi

surat dinas. 4) Penutup surat.

Penutup surat dinas terdiri atas: a) Nama jabatan penanda tangan surat dinas yang ditulis di

bagian kanan bawah dengan huruf kapital pada setiap awal

kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

b) Nama pejabat yang menandatangani surat dinas ditulis di

bawah, sejajar dengan nama jabatan, dan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan

tanda kurung dan tanpa garis bawah; c) Tanda tangan dibubuhkan di antara nama jabatan dan

nama pejabat;

d) Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf

kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor tanpa jarak;

e) Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian sisi kiri

tanda tangan pejabat; f) Apabila ada tembusan, kata tembusan ditulis dengan

menggunakan huruf kapital pada awal kata tanpa garis bawah diikuti tanda baca titik dua;

g) Pihak yang diberi tembusan ditulis di bawah kata tembusan,

dan apabila yang diberi tembusan lebih dari satu diberi nomor urut dan sejajar dengan kata tembusan; dan

h) Pihak yang diberi tembusan tidak didahului singkatan Yth atau diikuti frasa sebagai laporan.

c. Format

Format surat dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai

berikut:

- 51 -

1) Contoh Format Surat Dinas Antar Lembaga Yang di Tandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA

Nomor : ........................ Tempat, tanggal

Lampiran : ........................

Hal : ........................

Yth. : .........................

.........................

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 52 -

2) Contoh Format Surat Dinas Internal Lembaga Yang di Tandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor : ........................ tanggal …………

Lampiran : ........................

Hal : ........................

Yth. : ......................... .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat




- 53 -

3) Contoh Format Surat Dinas Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

Nomor : ........................ tanggal …………

Lampiran : ........................

Hal : ........................

Yth. : ......................... .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:




- 54 -

4) Contoh Format Surat Dinas Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

Nomor : ........................ tanggal …………

Lampiran : ........................

Hal : ........................

Yth. : .........................

.........................

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 55 -

8. Memorandum (Memo) a. Pengertian

Memorandum adalah naskah dinas yang bersifat internal, berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan dari atasan

kepada bawahan. b. Susunan

Susunan memo terdiri atas:

1) Kepala memo bentuk kepala memo dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka memo Pembuka memo terdiri atas:

a) Kata memo Kata memo ditulis di bawah dan simetris dengan kepala

memo, dan menggunakan huruf kapital. b) Tujuan memo

Tujuan memo didahului dengan frasa yang terhormat disingkat

Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata memo dan diikuti tanda baca titik dua.

c) Asal memo Asal memo didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan

sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik

dua.

d) Tanggal memo Tanggal memo ditulis di bawah dan sejajar dengan kata dari,

serta diikuti tanda baca titik dua.; 3) Isi memo

Isi memo merupakan uraian singkat dari inti memo.

4) Penutup memo Penutup memo terdiri atas:

a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah sebelah kanan dengan menggunakan huruf kapital di

setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan diakhiri tanda baca koma;

b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani memo

dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat tanpa dibubuhi cap dinas.

c) Nama pejabat yang menandatangani memo ditulis di bawah

dan sejajar dengan nama jabatan serta menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda

kurung dan tanpa garis bawah;

c. Format Format memo dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 56 -

1) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

MEMO Nomor: …../.…./.…./…..

Yth. : .........................

Dari : .........................

Tanggal : .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........................................................................................................... ...

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat




- 57 -

2) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

MEMO Nomor: …../.…./.…./…..

Yth. : .........................

Dari : .........................

Tanggal : .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:




- 58 -

3) Contoh Format Memorandum/Memo Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

MEMO

Nomor: …../.…./.…./…..

Yth. : .........................

Dari : .........................

Tanggal : .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

................................................................................................... ...

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 59 -

9. Nota Dinas a. Pengertian

Nota Dinas adalah naskah dinas yang bersifat internal dari atasan kepada bawahan atau dari bawahan kepada atasan langsung atau

yang setingkat, berisikan catatan atau pesan singkat tentang suatu pokok persoalan kedinasan.

b. Susunan

Susunan nota dinas terdiri atas: 1) Kepala nota dinas

Bentuk kepala nota dinas dibuat sesuai dengan ketentuan

bentuk kepala naskah dinas. 2) Pembuka nota dinas

Pembuka nota dinas terdiri atas: a) Frasa nota dinas

Frasa nota dinas ditulis di bawah dan simetris dengan

kepala nota dinas, dan menggunakan huruf kapital. b) Tujuan nota dinas

Tujuan nota dinas didahului dengan frasa yang terhormat disingkat Yth. ditulis di sebelah kiri di bawah kata nota dinas dan diikuti tanda baca titik dua.

c) Asal nota dinas

Asal nota dinas didahului dengan kata dari, ditulis di bawah dan sejajar dengan singkatan Yth., serta diikuti tanda baca titik dua.

d) Hal nota dinas Kata hal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan asal

nota dinas, serta diikuti tanda baca titik dua. e) Tanggal nota dinas

Tanggal nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan hal nota dinas, serta diikuti tanda baca titik dua.

3) Isi nota dinas

a) Awal kalimat isi nota dinas ditulis di bawah dan sejajar dengan kata hal.

b) Pendahuluan, isi pokok, dan kalimat penutup dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam surat dinas.

4) Penutup nota dinas. Penutup nota dinas terdiri atas: a) Nama jabatan pejabat yang menandatangani nota dinas

ditulis di bawah sebelah kanan dengan menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata, kecuali kata penghubung, dan

diakhiri tanda baca koma; b) Tanda tangan pejabat yang menandatangani nota dinas

dibubuhkan di antara nama jabatan dan nama pejabat

tanpa dibubuhi cap dinas; dan c) Nama pejabat yang menandatangani nota dinas ditulis di

bawah dan sejajar dengan nama jabatan, serta

menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata tanpa diapit dengan tanda kurung dan tanpa garis bawah.

c. Format

Format nota dinas dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 60 -

1) Contoh Format Nota Dinas Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

NOTA DINAS Nomor: …../.…./.…./…..

Yth. : .........................

Dari : .........................

Hal : .........................

Tanggal : .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

..................................................................................................... .

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat




- 61 -

2) Contoh Format Nota Dinas Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

NOTA DINAS Nomor: …../.…./.…./…..

Yth. : .........................

Dari : .........................

Hal : .........................

Tanggal : .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat NIP

Tembusan:




- 62 -

3) Contoh Format Nota Dinas Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

NOTA DINAS

Nomor: …../.…./.…./…..

Yth. : .........................

Dari : .........................

Hal : .........................

Tanggal : .........................

…………………............…………………………………………………........

......................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

…………………............…………………………………………………..............................................................................................................

......................................................................................................

..............

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP Tembusan:

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 63 -

10. Surat Undangan a. Pengertian

Surat Undangan adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan kepada pejabat atau seseorang untuk menghadiri suatu acara pada

waktu dan tempat yang telah ditentukan. Surat undangan dapat berbentuk lembaran surat atau kartu.

b. Susunan

Susunan surat undangan yang berbentuk lembaran surat terdiri atas: 1) Kepala surat

Kepala surat dibuat sesuai dengan ketentuan bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka surat Pembuka surat terdiri atas: a) Nomor surat;

b) Lampiran surat; c) Hal surat;

d) Tanggal surat; dan e) Alamat tujuan surat. Pembuka surat dibuat dengan menggunakan ketentuan

sebagaimana dimaksud dalam Surat Dinas. 3) Isi surat;

Isi surat undangan terdiri atas:

a) Pendahuluan Pendahuluan surat undangan dibuat dengan menggunakan

ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Surat Dinas. b) Isi pokok;

Isi pokok adalah uraian dari inti surat undangan dengan

menyebutkan hari, tanggal, waktu, tempat, dan acara, serta dapat menyebutkan pimpinan rapat dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan.

c) Kalimat penutup. 4) Penutup surat.

Penutup surat undangan dibuat dengan menggunakan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Surat Dinas

Susunan surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: 1) Kepala surat

a) Kepala surat undangan yang berbentuk kartu terdiri atas: (1) lambang; dan (2) nama jabatan yang mengundang.

b) Lambang negara digunakan jika yang mengundang Kepala Perpustakaan Nasional, logo digunakan jika yang mengundang pejabat selain Kepala.

c) Nama jabatan yang mengundang dicetak secara lengkap di bawah lambang secara simetris dan dapat ditambah frasa

beserta suami/istri. 2) Isi surat

Isi surat undangan berisikan maksud dan tujuan undangan

serta hari, tanggal, waktu, tempat penyelenggaraan, dan pakaian yang harus dikenakan oleh para undangan.

3) Penutup surat Penutup surat undangan diakhiri dengan ungkapan permohonan jawaban atau konfirmasi melalui telepon.

- 64 -

c. Format Format Surat undangan dibuat dengan menggunakan contoh

sebagai berikut:

1) Contoh Format Surat Undangan Antar Lembaga Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA

Nomor : ...................... tempat, tanggal

Lampiran : ......................

Hal : ......................

Yth. : ......................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

hari, tanggal :

pukul :

tempat : acara :

.................................................................................................

......................

.................................................................

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 65 -

2) Contoh Format Surat Undangan Internal Lembaga Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani Kepala

Perpustakaan Nasional

Nomor : ...................... tanggal Lampiran : ......................

Hal : ......................

Yth. : ......................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

hari, tanggal : pukul :

tempat :

acara :

.................................................................................................

......................

.................................................................

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP




- 66 -

3) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan

Nasional


Hal : ......................

Yth. : ......................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

hari, tanggal : pukul :

tempat :

acara :

.................................................................................................

......................

.................................................................

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Tembusan:




- 67 -

4) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Lembaran Surat Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


Hal : ......................

Yth. : ......................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

.................................................................................................

......................

hari, tanggal :

pukul : tempat :

acara :

.................................................................................................

......................

.................................................................

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Tembusan:

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 68 -

5) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Kartu Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


REPUBLIK INDONESIA


mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

pada acara

......................................................................

......................................................................

hari ......................... tanggal .........................

pukul ...................... bertempat di .................

1. Harap hadir ....... menit Pakaian: sebelum acara dimulai dan Pria : .......................

undangan dibawa. Wanita : .......................

2. Konfirmasi melalui telepon .............

6) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Kartu Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SEKRETARIS UTAMA/DEPUTI/KEPALA BIRO/KEPALA PUSAT/….

mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara

pada acara

......................................................................

......................................................................

hari ......................... tanggal .........................


1. Harap hadir ....... menit Pakaian:

sebelum acara dimulai dan Pria : ....................... undangan dibawa. Wanita : .......................


- 69 -

7) Contoh Format Surat Undangan Yang Berbentuk Kartu Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

KEPALA UPT PERPUSTAKAAN …………………………..

mengharap dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara pada acara

......................................................................

......................................................................

hari ......................... tanggal .........................


1. Harap hadir ....... menit Pakaian:

sebelum acara dimulai dan Pria : .......................

undangan dibawa. Wanita : .......................


11. Surat Perjanjian a. Pengertian

Surat Perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan

bersama tentang objek yang mengikat antara kedua belah pihak atau lebih untuk melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang telah disepakati bersama.

b. Susunan Susunan surat perjanjian terdiri atas:

1) Kepala surat perjanjian Kepala surat perjanjian terdiri atas: a) Lambang negara digunakan untuk Kepala Perpustakaan

Nasional dan diletakkan secara simetris. b) Logo digunakan untuk selain Kepala Perpustakaan Nasional

dan diletakkan disebelah kanan atau kiri; c) Nama instansi yang melakukan perjanjian ditulis dengan

huruf kapital diletakkan di bawah lambang negara atau logo

secara simetris; d) Judul perjanjian ditulis dengan huruf kapital diletakkan di

bawah nama instansi secara simetris; dan

e) Kata nomor dari para pihak ditulis dengan huruf kapital di bawah judul perjanjian secara simetris.

2) Batang tubuh atau isi Batang tubuh atau isi surat perjanjian memuat materi perjanjian kerja sama atau kesepakatan bersama yang

dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 70 -

3) Kaki Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama

penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai

dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

c. Format

Format surat perjanjian dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

1) Contoh Format Surat Perjanjian Antar Instansi Dalam Negeri Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional

PERJANJIAN KERJA SAMA

ANTARA

………………………………………….

DAN …………………………………………..

TENTANG

…………………………………………….

NOMOR……………………………..

NOMOR……………………………..

Pada hari ini, ……………, tanggal ……., bulan …….., tahun …….., bertempat di

……, yang bertanda tangan di bawah ini

1. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

2. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ………………………., yang

diatur dalam ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1

TUJUAN KERJA SAMA …………………………………………………………………………………….……….........…….

…………………………………………………………………………………………..........

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

…………………………………………………………………………………...................………. ………………………………………………………………………………….....……….....

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

……………………………………………………………………............………………….………. ……………………………………………………………………….........………………….

Pasal

...

PEMBIAYAAN

……………………………………………………………….........……………………….…………. ……………………………………………………………………………….........………….

- 71 -

Pasal …

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

……………………………………………………………………………………...................…….

…………………………………………………………………………………………..........

Pasal …

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa (force majeure), dapat dipertimbangkan kemungkinan

perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan

persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure) adalah:

a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan

c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan. (3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini

akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Pasal ...

PENUTUP

……………………………………………………………………………………….…......………… …………………………………………………………………………......…………………

Nama Instansi Nama Instansi

Nama Jabatan, Nama Jabatan,

tanda tangan dan tanda tangan dan

cap dinas cap dinas

Nama Pejabat Nama Pejabat

- 72 -

2) Contoh Format Surat Perjanjian Antar Instansi Dalam Negeri Yang Ditandatangani Selain Kepala Perpustakaan Nasional

PERJANJIAN KERJA SAMA ANTARA

………………………………………….

DAN

…………………………………………..

TENTANG

……………………………………………. NOMOR……………………………..

NOMOR……………………………..

Pada hari ini, ……………, tanggal ……., bulan …….., tahun …….., bertempat di

……, yang bertanda tangan di bawah ini

1. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Pertama

2. …….................: ……………………, selanjutnya disebut sebagai Pihak Kedua

bersepakat untuk melakukan kerja sama dalam bidang ………………………., yang

diatur dalam ketentuan sebagai berikut:

Pasal 1

TUJUAN KERJA SAMA

…………………………………………………………………………………….........…….

…………………………………………………………………………………………..........

Pasal 2

RUANG LINGKUP KERJA SAMA

………………………………………………………………………………….........……….

………………………………………………………………………………….....……….....

Pasal 3

PELAKSANAAN KEGIATAN

……………………………………………………………………............………………….

……………………………………………………………………….........………………….

Pasal

...

PEMBIAYAAN

……………………………………………………………….........………………………….

……………………………………………………………………………….........………….

Pasal …

PENYELESAIAN PERSELISIHAN

…………………………………………………………………………………….........…….

…………………………………………………………………………………………..........

Pasal …

LAIN-LAIN

(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau keadaan memaksa (force majeure), dapat dipertimbangkan kemungkinan

perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas pekerjaan dengan

persetujuan kedua belah pihak. (2) Yang termasuk keadaan memaksa (force majeure) adalah:

LOGO

PIHAK

KEDUA

- 73 -

a. bencana alam;

b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter; dan

c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.

(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.

Pasal ...

PENUTUP

…………………………………………………………………………………......…………

…………………………………………………………………………......…………………

Nama Instansi Nama Instansi

Nama Jabatan, Nama Jabatan,

tanda tangan dan tanda tangan dan

cap jabatan/dinas cap jabatan/dinas

Nama Pejabat Nama Pejabat

12. Surat Kuasa a. Pengertian

Surat Kuasa adalah naskah dinas yang berisi kewenangan

penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan suatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. Surat kuasa dalam tata naskah dinas ini

tidak termasuk surat kuasa untuk beracara di pengadilan. b. Susunan

Susunan surat kuasa terdiri atas:

1) Kepala surat Kepala surat kuasa dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka surat Pembuka surat kuasa terdiri atas:

a) Frasa surat kuasa; Frasa surat kuasa ditulis dengan huruf kapital di bawah

kepala surat secara simetris. b) Nomor.

Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat kuasa, diawali dengan huruf kapital.

3) Isi surat

Isi surat kuasa terdiri atas: a) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini

Frasa yang bertanda tangan di bawah ini ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor, diawali dengan huruf kapital dan

diakhiri dengan tanda baca koma. b) Kata nama dan jabatan pemberi kuasa

(1) Pemberi kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan

sejajar dengan awal frasa yang bertanda tangan di bawah ini.

(2) Jabatan pemberi kuasa didahului dengan kata jabatan, ditulis di bawah dan sejajar dengan kata nama.

c) Frasa dengan ini memberi kuasa kepada Frasa dengan ini memberi kuasa kepada ditulis di bawah

dan sejajar dengan kata jabatan. d) Kata nama dan jabatan penerima kuasa

- 74 -

(1) Penerima kuasa didahului kata nama ditulis di bawah dan sejajar dengan awal frasa dengan ini memberi kuasa kepada.

(2) Jabatan penerima kuasa didahului dengan kata jabatan ditulis sejajar dengan kata nama.

e) Kewenangan pemberi kuasa

Rincian kewenangan yang diberikan kepada penerima kuasa ditulis di bawah nama jabatan penerima kuasa dan sejajar

dengan kata jabatan. 4) Penutup surat.

Penutup surat kuasa terdiri atas:

a) Tanggal surat kuasa Tanggal surat kuasa ditulis di sebelah kanan bawah, di

bawah baris akhir isi surat kuasa tanpa didahului nama tempat pemberian surat kuasa.

b) Frasa pemberi kuasa

Frasa pemberi kuasa ditulis di bawah dan sejajar dengan tanggal, menggunakan huruf kapital pada setiap awal kata.

c) Nama pemberi kuasa Nama pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital pada setiap awal kata, di bawah dan sejajar dengan frasa pemberi kuasa, tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah.

d) NIP pemberi kuasa

Singkatan NIP pemberi kuasa ditulis dengan huruf kapital, di bawah dan sejajar dengan nama pemberi kuasa, tanpa

diakhiri dengan titik, dan diikuti dengan nomor tanpa jarak. e) Materai

Di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa

diberi materai dan dibubuhi tanda tangan pemberi kuasa. f) Tanda tangan pemberi kuasa

Tanda tangan pemberi kuasa dibubuhkan di antara frasa pemberi kuasa dan nama pemberi kuasa.

g) Cap dinas Cap dinas dibubuhkan dengan menyentuh bagian materai dan tanda tangan pemberi kuasa

h) Frasa penerima kuasa Frasa penerima kuasa ditulis dengan huruf kapital pada

setiap awal kata, sejajar dengan kata jabatan dan sebaris dengan frasa pemberi kuasa.

i) Nama penerima kuasa

Nama penerima kuasa tanpa diapit tanda kurung dan tanpa garis bawah, ditulis sejajar dengan frasa penerima kuasa,

dan sebaris dengan nama pemberi kuasa. j) NIP penerima kuasa

Singkatan NIP ditulis di bawah dan sejajar dengan nama pejabat yang menandatangani serta menggunakan huruf kapital tanpa diakhiri dengan titik dan diikuti dengan nomor

tanpa jarak, ketentuan ini tidak berlaku untuk Kepala Perpustakaan Nasional.

k) Tanda tangan penerima kuasa Tanda tangan penerima kuasa dibubuhkan di antara frasa penerima kuasa dan nama penerima kuasa.

- 75 -

c. Format Format surat kuasa dibuat dengan menggunakan contoh sebagai

berikut: 1) Contoh Format Surat Kuasa Yang Ditandatangani Kepala



SURAT KUASA Nomor .....................

Yang bertanda tangan di bawah ini

nama : jabatan :

alamat :

dengan ini memberikan kuasa kepada

nama : jabatan :

alamat :

untuk.....................................................................................................................

.....................................................

Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Tanggal

Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,

tanda tangan tanda tangan di atas materai

dan cap dinas

Nama Penerima Kuasa Nama Pemberi Kuasa

NIP

- 76 -

2) Contoh Format Surat Kuasa Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT KUASA

Nomor .....................


nama :

jabatan :

alamat :


nama :

jabatan :

alamat :

untuk........................................................................................... ..........................

.....................................................


Tanggal


tanda tangan tanda tangan di atas materai

dan cap dinas


NIP NIP




- 77 -

3) Contoh Format Surat Kuasa Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

SURAT KUASA

Nomor .....................


nama :

jabatan : alamat :


nama :

jabatan :

alamat :

untuk.....................................................................................................................

.....................................................


Tanggal


tanda tangan tanda tangan di atas materai dan cap dinas


NIP NIP


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….

- 78 -

13. Berita Acara a. Pengertian

Berita Acara adalah naskah dinas yang berisi laporan tentang suatu kejadian atau peristiwa mengenai waktu kejadian, tempat kejadian,

keterangan, dan hal lain yang berhubungan dengan kejadian atau peristiwa tersebut.

b. Susunan

Susunan berita acara terdiri atas: 1) Kepala

Bagian kepala berita acara terdiri dari:

a) Kop berita acara, terdiri dari lambang negara/logo diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;

b) Judul berita acara; dan c) Nomor berita acara.

2) Batang tubuh

Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari: a) Tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan

para pihak yang membuat berita acara; b) Substansi berita acara; c) Keterangan yang menyebutkan adanya lampiran; dan

d) Penutup yang menerangkan bahwa berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya.

3) Kaki

Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para

pihak dan para saksi. 4) Lampiran Berita Acara

Lampiran berita acara adalah dokumen tambahan yang berisi

antara lain laporan, notulensi, memori, daftar seperti daftar aset/arsip yang terkait dengan materi muatan suatu berita acara.

c. Format

Format berita acara dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 79 -

1) Contoh Format Berita Acara Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


BERITA ACARA …………. Nomor .....................

Pada hari ini, ............, tanggal..........., bulan ........., tahun ......., kami masing-

masing: 1. ........ (Nama Pejabat), ........ (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak

Pertama, dan

2. ............... (pihak lain) ........................................., selanjutnya disebut Pihak

Kedua.

(isi berita acara)..................................................................................................... ............................................................................................................. .................

..............................................................................................................................

.................................................................

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ................................... ............................

Dibuat di .......................

Pihak Kedua, Pihak Pertama,

tanda tangan tanda tangan

nama pejabat nama pejabat

- 80 -

2) Contoh Format Berita Acara Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

BERITA ACARA ………….

Nomor .....................


masing:

1. ........ (Nama Pejabat), ........ (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak Pertama, dan


Kedua.

(isi berita acara).....................................................................................................

..............................................................................................................................

............................................................................................................................. .

.................................................................

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ...................................

............................

Dibuat di .......................




NIP




- 81 -

3) Contoh Format Berita Acara Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

BERITA ACARA ………….

Nomor .....................


masing: 1. ........ (Nama Pejabat), ........ (NIP dan Jabatan), selanjutnya disebut Pihak

Pertama, dan


Kedua.

(isi berita acara).....................................................................................................

.......................................................................................................... ....................

............................................................................................................................. .

.................................................................

Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan ................................... ............................

Dibuat di .......................




NIP

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 82 -

14. Surat Keterangan a. Pengertian

Surat Keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi atau keterangan mengenai hal atau seseorang untuk kepentingan

kedinasan. b. Susunan

Susunan surat keterangan terdiri atas:

1) Kepala surat; Kepala surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka surat; Pembuka surat keterangan terdiri atas:

a) Frasa surat keterangan Frasa surat keterangan ditulis dengan huruf kapital di

bawah kepala surat secara simetris. b) Nomor

Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital.

3) Isi surat

a) Isi surat keterangan terdiri atas: (1) Frasa yang bertanda tangan di bawah ini; (2) Kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan

yang memberikan keterangan; (3) Frasa dengan ini menerangkan bahwa;

(4) Kata nama, NIP, pangkat dan golongan, serta jabatan yang diterangkan; dan

(5) Isi keterangan. b) Awal kalimat isi surat keterangan ditulis di sebelah kiri di

bawah frasa surat keterangan, diawali dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma.

4) penutup surat.

Penutup surat keterangan dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti penutup surat edaran.

c. Format

Format surat keterangan dibuat dengan menggunakan contoh

sebagai berikut:

- 83 -

1) Contoh Format Surat Keterangan Yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


SURAT KETERANGAN

Nomor: ……………..


nama : .................

NIP : .................

pangkat dan golongan : .................

jabatan : .................

dengan ini menerangkan bahwa

nama : .................

NIP : .................


jabatan : .................

dst..........................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

............................................................................................................................. .

......................

Tempat, tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 84 -

2) Contoh Format Surat Keterangan Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional

SURAT KETERANGAN

Nomor: ……………..

Yang bertanda tangan di bawah ini nama : .................

NIP : .................


jabatan : .................


nama : .................

NIP : .................


jabatan : .................

dst..........................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

............................................................................................................................. .

......................

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP




- 85 -

3) Contoh Format Surat Keterangan Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan

SURAT KETERANGAN

Nomor: ……………..


nama : .................

NIP : .................


jabatan : .................


nama : .................

NIP : .................


jabatan : .................

dst..........................................................................................................................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

............................................................................................................................. .

......................

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

- 86 -

15. Surat Pengantar a. Pengertian

Surat Pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk mengantar atau menyampaikan surat, dokumen, barang, dan/atau

bahan lain yang dikirimkan. Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat baik yang mengirim dan menerima sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.

b. Susunan Susunan surat pengantar terdiri atas: 1) Kepala

Bagian kepala surat pengantar terdiri dari: a) Kop surat pengantar;

b) Nomor; c) Tanggal; d) Nama jabatan/alamat yang dituju; dan

e) Tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris. 2) Batang Tubuh

Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri dari: a) Nomor urut;

b) Jenis yang dikirim; c) Banyaknya naskah/barang; dan d) Keterangan.

3) Kaki Bagian kaki surat pengantar terdiri dari:

a) Pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi: (1) Nama jabatan pembuat pengantar; (2) Tanda tangan;

(3) Nama dan NIP; dan (4) Stempel jabatan/lembaga.

b) Penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi:

(1) Nama jabatan penerima; (2) Tanda tangan;

(3) Nama dan NIP; (4) Cap lembaga; (5) Nomor telepon/faksimile; dan

(6) Tanggal penerimaan. Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap. Lembar pertama

untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.

c. Format

Format surat pengantar dibuat dengan menggunakan contoh format sebagai berikut:

- 87 -

Contoh Format Surat Pengantar

SURAT PENGANTAR

NOMOR.............................

Yth. .................

No. Isi Surat/Barang Jumlah Keterangan

Tempat, tanggal ……..

Diterima Tanggal …………… Penerima ……………………… Pengirim

Nama Jabatan, Nama Jabatan


Nama Pejabat Nama Pejabat NIP NIP

*setelah ditandatangani, lembar kedua harap dikirim kembali

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….


/UPT…………………….

- 88 -

16. Pengumuman a. Pengertian

Pengumuman adalah naskah dinas yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau

masyarakat umum. b. Susunan

Susunan Bagian-bagian surat pengumuman terdiri atas:

1) Kepala surat Kepala surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas.

2) Pembuka surat Pembuka surat pengumuman terdiri atas:

a) Kata pengumuman Kata pengumuman ditulis dengan huruf kapital di bawah

kepala surat secara simetris. b) Nomor

Kata nomor ditulis di bawah dan sejajar dengan kata

pengumuman, diawali dengan huruf kapital. 3) Isi surat

Awal kalimat pada isi surat pengumuman ditulis di sebelah kiri di bawah kata nomor.

4) Penutup surat a) Penutup surat pengumuman terdiri atas:

(1) Tanggal surat pengumuman;

(2) Nama jabatan pejabat yang membuat pengumuman; (3) Nama pejabat yang menandatangani surat pengumuman; (4) Tanda tangan;

(5) Singkatan NIP; dan (6) Cap dinas.

b) Penutup surat pengumuman dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti penutup surat edaran.

c. Format Format surat pengumuman dibuat dengan menggunakan contoh

sebagai berikut:

- 89 -

1) Contoh Format Pengumuman Yang Ditandatangani Oleh Kepala Perpustakaan Nasional


PENGUMUMAN Nomor .......................

..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................... .........................

................................................................................................... ...........................

................................................................

.................................................................................................................. ............

..............................................................................................................................

............................................................................................................... ...............

..............................................................................................................................

................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................... .........

................................................................

Tempat, tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 90 -

2) Contoh Format Pengumuman Yang Ditandatangani selain Kepala Perpustakaan Nasional


..............................................................................................................................

................................................................................................... ...........................

..............................................................................................................................

...................................................................................................... ........................

................................................................

.................................................................................................................. ............

................................................................................................................. .............

............................................................................................................... ...............

............................................................................................................... ...............

................................................................

.................................................................................................................. ............

..............................................................................................................................

................................................................

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP




- 91 -

3) Contoh Format Pengumuman Yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


..............................................................................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................... .........................

..............................................................................................................................

................................................................

.................................................................................................................. ............

................................................................................................................. .............

............................................................................................................... ...............

............................................................................................................... ...............

................................................................

..............................................................................................................................

..................................................................................................................... .........

................................................................

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat NIP


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….

- 92 -

17. Laporan a. Pengertian

Laporan adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

b. Susunan Susunan Laporan terdiri atas: 1) Kepala laporan

a) Kepala laporan dibuat dengan menggunakan ketentuan seperti bentuk kepala naskah dinas.

b) Pembuka laporan terdiri atas:

(1) kata laporan; dan (2) judul laporan.

2) Isi laporan Isi laporan terdiri atas: a) Pendahuluan;

b) Kegiatan yang dilaksanakan; c) Hasil yang dicapai;

d) Kesimpulan dan saran; dan e) Penutup.

3) Penutup laporan

Penutup laporan terdiri atas: a) Tanggal pembuatan laporan;

b) Nama jabatan pembuat laporan; c) Tanda tangan dan cap dinas; d) Nama pejabat yang membuat laporan; dan

e) NIP pejabat pembuat laporan. c. Format

Format laporan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 93 -

Contoh Format Laporan

LAPORAN TENTANG

...........................................................................................................

A. Pendahuluan

1. Umum

2. Maksud dan Tujuan 3. Ruang Lingkup

4. Dasar

B. Kegiatan yang Dilaksanakan

.......................................................................................................................

...........

C. Hasil yang Dicapai .......................................................................................................................

.......................................................................................................................

...........

D. Kesimpulan dan Saran

......................................................................................................................

..................................................................................................................................

E. Penutup

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

...........

Tanggal...................

Nama Jabatan

Tanda tangan

Nama Pejabat

NIP

PERPUSTAKAAN NASIONAL/

UPT ………………………

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….

- 94 -

18. Telaahan Staf a. Pengertian

Telaahan Staf adalah bentuk uraian yang disampaikan oleh staf yang memuat analisis singkat dan jelas suatu persoalan dengan

memberikan jalan keluar/pemecahan yang disarankan. b. Susunan

Susunan telaahan staf terdiri atas:

1) Kepala telaahan a) Kepala telaahan staf dibuat dengan menggunakan ketentuan

seperti bentuk kepala naskah dinas.

b) Pembuka laporan terdiri atas: (1) Kata telaahan; dan

(2) Judul telaahan. 2) Isi telaahan;

Isi telaahan staf terdiri atas:

a) Persoalan; b) Praanggapan;

c) Fakta yang mempengaruhi; d) Analisis; e) Kesimpulan; dan

f) Saran. 3) Penutup telaahan.

Penutup telaahan staf terdiri atas: a) Tempat pembuatan telaahan; b) Tanggal pembuatan telaahan;

c) Nama jabatan pembuat telaahan; d) Tanda tangan; e) Nama pembuat telaahan; dan

f) NIP pembuat telaahan.

c. Format Format telaahan staf dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

- 95 -

Contoh Telaahan Staf

TELAAHAN STAF

Yth. : .............................................

Dari : .............................................

Tanggal : .............................................

Lampiran : .............................................

Hal : .............................................

A. Persoalan

B. Praanggapan

C. Fakta-fakta yang mempengaruhi

D. Analisis

E. Kesimpulan

F. Saran

Nama Jabatan

Tanda tangan

Nama Pejabat

NIP

PERPUSTAKAAN NASIONAL/

UPT ………………………

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….

- 96 -

19. Piagam Penghargaan

a. Pengertian Piagam Penghargaan adalah pernyataan tertulis tentang pemberian

penghargaan atau peneguhan sesuatu hal yang bersifat penghormatan kepada perorangan/lembaga.

Penulisan piagam penghargaan diketik dengan menggunakan huruf Times New Roman diatas kertas karton BW 310 gram ukuran A3

serta dicetak dengan poly embos laminating.

b. Format

Format piagam penghargaan dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

Contoh Piagam Penghargaan


PIAGAM PENGHARGAAN

Nomor: …………………….

Kepala Perpustakaan Nasional memberikan penghargaan kepada

nama : ................................

tempat, tanggal lahir : ................................

NIP : ................................

pangkat dan golongan : ................................

jabatan : ................................ instansi : ................................

dst..........................................................................................................................

................................................................................................ ..............................

............................................................................................................................. .

...........................................................................................................................

Tempat, tanggal

Nama Jabatan


Nama Pejabat

- 97 -

20. Lembar Disposisi a. Pengertian

Lembar Disposisi adalah petunjuk tertulis mengenai tindak lanjut/tanggapan terhadap surat masuk, ditulis secara jelas pada

lembar disposisi, tidak pada suratnya. Ketika didisposisikan, lembar disposisi merupakan satu kesatuan dengan surat masuk.

b. Format Format lembar disposisi dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

1) Contoh Lembar Disposisi Kepala Perpustakaan Nasional

LEMBAR DISPOSISI KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL

No Agenda :

Tanggal terima :

Tanggal Surat : Nomor Surat :

Asal Surat :

Hal :

Rahasia Penting Segera Biasa

Diteruskan kepada :

Sekretaris Utama

Deputi I

Deputi II Inspektur

Ka. UPT Perpus Bung Karno

Ka. UPT Perpus Bung Hatta

………………

Catatan:

ACC/laksanakan

Proses Lebih Lanjut

Tanggapan dan saran Lapor dan bicarakan bersama

Koordinasi/Konfirmasikan

Siapkan bahan

Jadwalkan

Harap hadiri/Wakili Dampingi

Monitor

Koreksi/sempurnakan

Untuk menjadi perhatian

Selesaikan

File/Simpan .........................

- 98 -

2) Contoh Lembar Disposisi Sekretaris Utama Perpustakaan Nasional

LEMBAR DISPOSISI SEKRETARIS UTAMA PERPUSTAKAAN NASIONAL

No Agenda :

Tanggal terima :


Asal Surat :

Hal :


Diteruskan kepada :

Kepala Biro

Kepala Pusat

Kepala Direktorat

Inspektur Ka. UPT Perpus Bung Karno

Ka. UPT Perpus Bung Hatta

………………

Catatan:

ACC/laksanakan

Proses Lebih Lanjut

Tanggapan dan saran

Lapor dan bicarakan bersama Koordinasi/Konfirmasikan

Siapkan bahan

Jadwalkan

Harap hadiri/Wakili

Dampingi Monitor

Koreksi/sempurnakan


Selesaikan

File/Simpan

.........................

- 99 -

3) Contoh Lembar Disposisi Kepala Biro/Kepala Pusat/Kepala Direktorat/Inspektur

LEMBAR DISPOSISI KEPALA BIRO/KEPALA PUSAT/KEPALA DIREKTORAT/INSPEKTUR

No Agenda :

Tanggal terima :


Asal Surat :

Hal :


Diteruskan kepada :

Kepala Bagian

Kepala Bidang

Kepala Sub Direktorat

……………… Catatan:

ACC/laksanakan

Proses Lebih Lanjut

Tanggapan dan saran


Siapkan bahan

Jadwalkan

Harap hadiri/Wakili

Dampingi Monitor

Koreksi/sempurnakan


Selesaikan

File/Simpan

.........................

- 100 -

4) Contoh Lembar Disposisi Kepala Bagian/Kepala Bidang/Kepala Sub Direktorat

LEMBAR DISPOSISI KEPALA BAGIAN/KEPALA BIDANG/KEPALA SUB DIREKTORAT

No Agenda :

Tanggal terima :


Asal Surat :

Hal :


Diteruskan kepada :

Kepala Sub Bagian

Kepala Sub Bidang

Kepala Seksi

……………… Catatan:

ACC/laksanakan

Proses Lebih Lanjut

Tanggapan dan saran


Siapkan bahan

Jadwalkan

Harap hadiri/Wakili

Dampingi Monitor

Koreksi/sempurnakan


Selesaikan

File/Simpan

.........................

- 101 -

21. Sertifikat a. Pengertian

Sertifikat adalah naskah dinas yang merupakan tanda bukti seseorang telah mengikuti kegiatan tertentu.

1) Sertifikat yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional adalah kegiatan yang berskala nasional maupun internasional;

2) Sertifikat yang ditandatangani oleh selain Kepala Perpustakaan Nasional adalah kegiatan internal/lokal.

3) Sertifikat atas kegiatan yang diselenggarakan secara bersama

dengan instansi lain, penandatanganan sertifikat dilakukan oleh pejabat yang setara/setingkat.

b. Format

Format sertifikat dibuat dengan menggunakan contoh sebagai

berikut:

1) Contoh Format Sertifikat yang Ditandatangani Kepala Perpustakaan Nasional


SERTIFIKAT Nomor: ......................

Diberikan kepada

Nama :

NIP :

Instansi :

sebagai ........................... dalam …….………............................ yang

diselenggarakan oleh ……………………………..................... dari tanggal ..…...... s.d

….…… bertempat di …….……………………..…

Tempat, tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

- 102 -

2) Contoh Format Sertifikat yang Ditandatangani Selain Kepala



Diberikan kepada

Nama :

NIP :

Instansi :

sebagai ........................... dalam ………………….………............................ yang


….…… bertempat di …….……………………..…

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat NIP




- 103 -

3) Contoh Format Sertifikat yang Ditandatangani Kepala UPT Perpustakaan


Diberikan kepada Nama :

NIP :

Instansi :

Sebagai ................................. dalam ………………….………............................ yang


….…… bertempat di …….……………………..…

Tanggal

Nama Jabatan,


Nama Pejabat

NIP


REPUBLIK INDONESIA

UPT ……………………………………..

Alamat. ……………………………………………………………………………

Telepon. ……………………………………………………………………………………….………

Website. ……………………………………………………………….

- 104 -

BAB III SIFAT DAN DERAJAT SURAT

A. Sifat surat terdiri atas:

1. Surat Sangat Rahasia; Surat sangat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan tingkat pengamanan yang tertinggi dan mempunyai

hubungan erat dengan keamanan dan keselamatan negara serta hanya diketahui oleh pejabat yang berhak menerima.

2. Surat Rahasia; Surat rahasia adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan khusus dan mempunyai hubungan erat dengan

keamanan kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

3. Surat Terbatas;

Surat terbatas adalah naskah dinas yang informasinya membutuhkan pengamanan dan mempunyai hubungan erat dengan tugas khusus

kedinasan serta hanya diketahui oleh pejabat yang berwenang atau yang ditunjuk.

4. Surat Biasa.

Surat biasa merupakan surat yang tidak memerlukan pengamanan khusus.

B. Derajat surat terdiri atas: 1. Kilat atau Sangat Segera;

Kilat atau sangat segera adalah derajat surat yang isinya harus segera

diketahui penerima surat dan penyelesaiannya harus dilakukan pada kesempatan pertama atau secepat mungkin.

2. Segera;

Segera adalah derajat surat yang isinya harus segera diketahui atau ditanggapi oleh penerima surat.

3. Biasa. Biasa adalah derajat surat yang penyampaian dan penyelesaiannya tidak seperti kilat dan segera.

- 105 -

BAB IV PENCANTUMAN ALAMAT SURAT

A. Alamat surat dicantumkan pada:

1. Sampul surat; dan 2. Surat.

B. Alamat pada sampul surat terdiri atas:

1. Yth.; 2. Nama jabatan;

3. Unit kerja; dan 4. Alamat lengkap.

C. Alamat pada surat terdiri atas:

1. Yth.; 2. Nama jabatan;

3. Unit kerja; dan D. Di depan nama jabatan atau gelar pada sampul surat dan/atau surat tidak

dicantumkan kata penyapa seperti bapak, ibu, atau saudara. E. Penulisan alamat pada sampul dan surat dibuat dengan menggunakan

contoh sebagai berikut:

Contoh Penulisan Alamat pada Sampul Surat

Yth. Kepala Biro Umum Perpustakaan Nasional

Jalan Salemba Raya No. 28A Jakarta Pusat

Contoh Penulisan Alamat pada Isi Surat

Yth. : Kepala Biro Umum


- 106 -

BAB V KODE SURAT

A. Surat dinas yang ditujukan baik untuk unit kerja di lingkungan

Perpustakaan Nasional maupun untuk unit kerja di luar Perpustakaan Nasional harus menggunakan kode surat yang terdiri atas nomor surat, kode unit organisasi, kode klasifikasi, kode bulan dan tahun.

B. Surat dinas yang bersifat rahasia diberi kode “R” di depan nomor surat. C. Kode unit organisasi merupakan tanda dari unit organisasi yang membuat

atau mengeluarkan surat. D. Kode klasifikasi merupakan tanda dari hal atau subjek surat. E. Nama dan kode unit organisasi adalah sebagai berikut:

No. Nama Unit Organisasi

Kode Unit Organisasi

1 2 3

1 Kepala Perpustakaan Nasional RI 1

2 Sekretariat Utama 2

a. Biro Umum 2.1

b. Biro Hukum dan Perencanaan 2.2

3 Deputi Bidang Pengembangan Bahan Pustaka dan Jasa

Informasi

3

a. Direktorat Deposit Bahan Pustaka 3.1

b. Pusat Pengembangan Koleksi dan Pengelolahan Bahan

Pustaka

3.2

c. Pusat Jasa Perpustakaan dan Informasi 3.3

d. Pusat Preservasi Bahan Pustaka 3.4

4 Deputi Bidang Pengembangan Sumber Daya Perpustakaan 4

a. Pusat Pengembangan Perpustakaan dan pengkajian Minat Baca

4.1

b. Pusat Pendidikan dan Pelatihan 4.2

c. Pusat Pengembangan Pustakawan 4.3

5 Inspektorat 5

6 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno 6

7 UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta 7

F. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Madya dengan penyebutan a.n. Kepala Perpustakaan Nasional menggunakan kode unit

organisasi jabatan Kepala Perpustakaan Nasional. G. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh Pimpinan Tinggi Pratama

dengan penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat

yang diatasnamakan. H. Surat yang dibuat dan ditandatangani oleh administrator dengan

penyebutan a.n. menggunakan kode unit organisasi dari pejabat yang diatasnamakan.

I. Format pemberian nomor dan kode surat dinas dibuat dengan

menggunakan contoh sebagai berikut:

1. Peraturan/Peraturan Bersama Contoh :


NOMOR 15 TAHUN 2014

- 107 -

2. Keputusan Contoh :


NOMOR 15 TAHUN 2014

3. Instruksi Contoh :


NOMOR 15 TAHUN 2014

4. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala Perpustakaan Nasional 9/1/HKM.01.01/I.2014

Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Kaperpusnas) Kode Klasifikasi Hukum tentang penetapan

Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

5. Contoh surat yang ditandatangani oleh Sekretaris Utama

9/2/KEU.00.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi (Sestama) Kode Klasifikasi Keuangan tentang DIPA/POK Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

6. Contoh surat yang ditandatangani oleh Deputi 1 9/3/DBP.04.00/I.2014

Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Deputi 1) Kode Klasifikasi Bibliografi Nasional Indonesia


7. Contoh surat yang ditandatangani oleh Deputi 2

9/4/PDL.00.02/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi (Deputi 2) Kode Klasifikasi Perencanaan Diklat tentang kurikulum/Sillabus/Bahan Ajar/Modul


8. Contoh surat yang ditandatangani oleh Inspektur

9/5/PWP.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Pengawasan tentang Audit Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

9. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala UPT Perpustakaan Bung

Karno 9/6/KEU.00.02/I.2014

Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Keuangan tentang Penggajian Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

- 108 -

10. Contoh surat yang ditandatangani oleh Kepala UPT Perpustakaan Bung Hatta

9/7/KEU.00.02/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi (Kepala UPT) Kode Klasifikasi Keuangan tentang Penggajian Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

11. Contoh surat Kepala Perpustakaan Nasional yang ditandatangani oleh

Deputi I dengan penyebutan a.n. (Kepala)

9/1/PKP.00/I.2014 Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi (Kaperpusnas) Kode Klasifikasi Akuisisi Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

12. Contoh surat Deputi I yang ditandatangani oleh Kepala Pusat/Kepala

Direktorat dengan penyebutan a.n. (atas nama) Deputi I 9/3/PKP.00/I.2014

Nomor Urut Surat Keluar

Kode Unit Organisasi (Deputi I) Kode Klasifikasi Akuisisi Bulan dan Tahun Pembuatan Surat

13. Contoh surat Sekretaris Utama dan Deputi yang bersifat rahasia R.9/2/KPG.04.00/I.2014

Kode Surat yang Bersifat Rahasia Nomor Urut Surat Keluar Kode Unit Organisasi (Sestama)

Kode Klasifikasi Kepegawaian tentang Pengangkatan Jabatan


- 109 -

BAB VI PENANDATANGANAN NASKAH DINAS

A. Penandatanganan peraturan, keputusan, instruksi dan surat edaran

dilakukan oleh Kepala Perpustakaan Nasional. B. Penandatanganan keputusan dan instruksi dapat dilakukan oleh

Sekretaris Utama, Deputi, dan Kepala UPT.

C. Kewenangan penandatanganan keputusan Kepala Perpustakaan Nasional dapat dikuasakan/didelegasikan kepada Sekretaris Utama, Deputi, dan

Kepala UPT dengan menerbitkan surat kuasa/surat pendelegasian. D. Penandatanganan surat terdiri atas:

1. Penandatanganan surat yang ditujukan kepada instansi di luar

lingkungan Perpustakaan Nasional; a) Surat Kepala Perpustakaan Nasional yang ditujukan kepada

pimpinan instansi di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani

oleh Kepala Perpustakaan Nasional; b) Apabila Kepala Perpustakaan Nasional mendelegasikan

penandatanganan surat kepada Sekretaris Utama dan Deputi, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.;

c) Surat Sekretaris Utama dan Deputi yang ditujukan kepada pimpinan instansi di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani

oleh Sekretaris Utama dan Deputi; d) Apabila Sekretaris Utama dan Deputi mendelegasikan

penandatanganan surat kepada Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala

Direktorat dan Inspektur, penandatanganan dilakukan oleh pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.;

e) Surat Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur dan Kepala UPT yang ditujukan kepada pemimpin instansi yang setara di luar Perpustakaan Nasional ditandatangani oleh Kepala Biro,

Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur, dan Kepala UPT yang bersangkutan;

f) Apabila Kepala Biro, Kepala Pusat, Kepala Direktorat, Inspektur dan Kepala UPT mendelegasikan penandatanganan surat kepada pejabat setingkat di bawahnya, penandatanganan dilakukan oleh

pejabat tersebut dengan penyebutan a.n.; 2. Penandatanganan surat antar unit kerja di lingkungan Perpustakaan

Nasional ditandatangani oleh pejabat yang bersangkutan dengan tembusan kepada pejabat 2 (dua) tingkat diatasnya.

E. Kewenangan penandatanganan naskah dinas adalah sebagai berikut:

No.

Jenis Naskah

Dinas

Kepala

PNRI

Sekut

Deputi

Kapus/

Kadir/

Karo/

Insp

Kepala UPT

Kabag/

Kabid/

Kasub

dit

Kasub

bid/

Kasub

bag

1 Peraturan √ - - - - - -

2 Keputusan √ √ √ - √ - -

3 Instruksi √ √ √ √ - -

4 Standar

Operasional Prosedur (SOP)

√ √ √ √ √ - -

- 110 -

5 Surat Edaran √ √ √ - √ - -

6 Surat Perintah/

Surat Tugas √ √ √ √ √ - -

7 Surat Dinas √ √ √ √ √ - -

8 Memorandum

(Memo) √ √ √ √ √ √ √

9 Nota Dinas √ √ √ √ √ √ √

10 Surat Undangan √ √ √ √ √ - -

11 Surat Perjanjian √ √ √ - √ - -

12 Surat Kuasa √ √ √ √ √ √ √

13 Berita Acara √ √ √ √ √ √ √

14 Surat Keterangan √ √ √ √ √ √ √

15 Surat Pengantar √ √ √ √ √ - -

16 Pengumuman √ √ √ √ √ - -

17 Laporan √ √ √ √ √ √ √

18 Telaahan Staf √ √ √ √ √ √ √

20 Piagam √ - - - - - -

21 Lembar disposisi √ √ √ √ √ √ √

22 Sertifikat √ √ √ √ √ - -

F. Penulisan dan pencantuman a.n. (atas nama), a.p. (atas perintah), plt.

(pelaksana tugas), plh. (pelaksana harian), dan u.p. (untuk perhatian) ditentukan sebagai berikut:

1. a.n. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan hanya jika yang berwenang menandatangani surat mendelegasikan

kepada pejabat setingkat di bawahnya; 2. a.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan

jika pejabat yang berwenang menandatangani surat memberikan kuasa

kepada pejabat di bawahnya; 3. plt. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan untuk seorang

pejabat yang ditunjuk untuk melaksanakan tugas jabatan, tetapi belum ditunjuk secara definitif;

4. plh. ditulis dengan huruf kecil, diakhiri titik, digunakan jika pejabat

yang berwenang menandatangani surat berhalangan untuk waktu tertentu karena tugas dinas, menguasakan penandatangan surat

kepada pejabat setingkat di bawahnya selama pejabat tersebut tidak berada di tempat;

5. u.p. ditulis dengan huruf kecil, masing-masing diakhiri titik, digunakan atau ditujukan kepada seseorang atau pejabat teknis yang menangani suatu kegiatan atau suatu pekerjaan tanpa memerlukan kebijakan

langsung dari pimpinan pejabat yang bersangkutan. G. Penulisan a.n., a.p., plt., plh., dan u.p., dibuat dengan menggunakan contoh

sebagaimana berikut:

- 111 -

1. Contoh penulisan a.n. (atas nama)

a.n. Sekretaris Utama Kepala Biro Umum,


Nama Pejabat NIP

2. Contoh penulisan a.p. (atas perintah)

a.p. Sekretaris Utama Kepala Biro Umum,


Nama Pejabat NIP

3. Contoh penulisan plt. (pelaksana tugas) plt. Sekretaris Utama,


Nama Pejabat NIP

4. Contoh penulisan plh. (pelaksana harian);

plh. Sekretaris Utama,

tanda tangan dan cap dinas Nama Pejabat

NIP

5. Contoh penulisan u.p. (untuk perhatian) pada sampul surat;

Yth. : Kepala Biro Umum Perpustakaan Nasional R.I. u.p. Kepala Bagian Kepegawaian

Jalan Salemba Raya No. 28A Jakarta

- 112 -

BAB VII PARAF DAN CAP DINAS

A. Paraf Dinas

1. Pembubuhan Paraf Secara Hierarkis. a. Naskah dinas sebelum ditandatangani oleh pejabat yang berwenang

konsepnya harus diparaf terlebih dahulu minimal oleh dua pejabat

pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; b. Naskah dinas yang konsepnya dibuat oleh pejabat yang akan

menandatangani naskah dinas tersebut tidak memerlukan paraf; c. Naskah dinas yang konsepnya terdiri dari beberapa lembar, harus

diparaf terlebih dahulu pada setiap lembar naskah dinas oleh

pejabat yang menandatangani dan pejabat pada dua jenjang jabatan struktural dibawahnya; dan

d. Letak pembubuhan paraf diatur sebagai berikut:

1) Untuk paraf pejabat yang berada satu tingkat di bawah pejabat penandatangan naskah dinas berada di sebelah kanan/setelah

nama jabatan penandatangan; 2) Untuk paraf pejabat yang berada dua tingkat di bawah pejabat

penandatangan naskah dinas berada di sebelah kiri/sebelum

nama jabatan penandatangan; dan 3) Untuk paraf pejabat yang berada tiga tingkat disebelah paraf

pejabat yang di atasnya. 2. Pembubuhan Paraf Koordinasi.

Naskah dinas yang materinya saling berkaitan dan memerlukan koordinasi antar unit kerja maka pejabat yang berwenang dari unit terkait ikut serta membubuhkan paraf pada kolom paraf koordinasi.

Contoh format bentuk kolom paraf koordinasi:

Kolom Paraf Koordinasi untuk Eselon I

PARAF KOORDINASI

SEKRETARIS UTAMA

DEPUTI BIDANG ……

DEPUTI BIDANG ……

Kolom Paraf Koordinasi untuk Eselon II

PARAF KOORDINASI

KEPALA BIRO ……

KEPALA INSPEKTORAT

KEPALA PUSAT ……

KEPALA DIREKTORAT ……

- 113 -

B. Cap dinas adalah cap atau stempel yang dipergunakan oleh setiap pejabat untuk

memenuhi keabsahan suatu naskah dinas di lingkungan Perpustakaan Nasional.

1. Cap dinas lambang negara digunakan oleh Kepala Perpustakaan Nasional untuk naskah dinas dalam bentuk peraturan, keputusan, dan instruksi serta naskah dinas eksternal.

2. Cap dinas logo digunakan oleh Kepala Perpustakaan Nasional untuk naskah dinas internal.

3. Cap dinas logo digunakan oleh pejabat selain Kepala Perpustakaan

Nasional untuk naskah dinas internal dan eksternal. 4. Format cap dinas dibuat dengan menggunakan contoh sebagai berikut:

a. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan Nasional

b. Contoh cap dinas yang digunakan pejabat selain Kepala


c. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

1.

- 114 -

d. Contoh cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta

5. Ukuran cap dinas

a. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala Perpustakaan Nasional

b. Ukuran cap dinas yang digunakan pejabat selain Kepala


c. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Karno

- 115 -

d. Ukuran cap dinas yang digunakan Kepala UPT Perpustakaan Proklamator Bung Hatta


REPUBLIK INDONESIA,

ttd. SRI SULARSIH

Documents

KEPALA PERPUSTAKAAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA fileTahun 2001 tentang Pedoman Tata Persuratan Perpustakaan Nasional RI perlu disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan dan perkembangan