KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA ......5 8 . 306 ID (4) 1 Kementerian Aparatur Nega ra asi Birokrasi KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DEPUTI BIDANG AKUNTABILITAS

58 .306 ID (4) 1 Kementerian Aparatur Negara asi Birokrasi

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DEPUTI BIDANG AKUNTABILITAS APARATUR

MODUL PELATIHAN

LA PO RAN HASIL EVALUASI LAKIP

©Tim Studi Pengembangan Sistem Al.untabilita~ Kinerja lnstansi Pcmtrintah

JAKARTA 2005

}'\(~ bS3 }a6 ,~o

M(~}

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DEPUTI BIDANG AKUNTABILITAS APARATUR

MODUL PELATIHAN

LA PO RAN HASIL EVALUASI LAKIP

DAFTARISI

DAFTARISI

BAGIAN 1 PENDAHULUAN ..................................... .............. ......... .. ............ 1

BAGIAN 2 KARAKTERISTIK PELAPORAN YANG BAlK ...................... 4

BAGIAN 3 FORMAT DAN lSI LAPORAN HASIL EVALUASI .... II

BAGIAN 4 PENYAMPAIAN DAN PEMANFAATAN LAPORAN HASIL EVALUA$1. ....................................................................................... 20

DAFTAR BACAAN ............................................................................................... 21

A. Latar Belakang

laporan adalah suatu bentuk media output yang dihasilkan oleh suatu informasi. Suatu laporan dan mekanisme pelaporannya dipandang dari segi menajemen merupakan pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen, khususnya dalam menjalankan fungsi pemantauan (monitoring) pelaksanaan aktivitas dan pengendalian (controlling) . laporan tertulis juga merupakan alat komunikasi yang lebih bersifat formal dan dapat dijadikan dasar yang cukup baik untuk referensi bagi pihak-pihak lain yang menindaklanjuti atau menggunakan sebagai umpan balik untuk pengambilan keputusan. laporan yang didistribusikan secara luas kepada anggota organisasi akan dapat mendorong partisipasi untuk pengambilan keputusan yang bertahap, sistematik dan konsisten untuk kebaikan organisasi.

Ditinjau dari segi desainnya, laporan dapat ditujukan untuk menyampaikan informasi tentang aktivitas di masa lalu, status sekarang dan proyeksi masa depan, memberikan signal tentang kejadian-kejadian penting, kesempatan/peluang, permasalahan ataupun peringatan, memicu tindakan dan mengkonfirmasikan tindakan. Walaupun laporan hanya merupakan penyampaian informasi/berita, namun kata-kata dan kalimat didalamnya harus diatur sedemikian rupa sehingga berita yang disampaikan cukup jelas,tegas dan sistematis. Hal-hal yang perlu mendapatkan jawaban dari berbagai pertanyaan kunci seputar laporan dan pelaporan agar tujuan pelaporan dapat dicapai adalah ; siapa yang akan menerima laporan, apa gunanya, seberapa rind diperlukan kapan dan seberapa sering dibutuhkan, bagaimana penyajiannya.

Penyusunan laporan hasil evaluasi LAKIP ditujukan untuk dua hal, yaitu untuk mewujudkan akuntabilitas atas pelaksanaan evaluasi LAKIP dan memberikan informasi kepada pihak internal organisasi maupun pihak ekstemal organisasi yang berkepentingan dan berwenang dalam rangka memantapkan implementasi sistem AKIP guna mendorong terwujudnya instansi pemerintah yang akuntabel dan berkinerja tinggi . Oleh karena itu laporan hasil evaluasi LAKIP yang baik diharapkan dapat memuat beberapa informasi tentang implementasi Sistem AKIP yaitu antara lain, informasi

Penyusunan Laporan Hasil Evaluasi LAKIP

gambaran menyeluruh tentang implementasi Sistem AKIP dan perkembangannya; kendala dan kelemahan yang dihadapi dalam implementasi Sistem AKIP; hasil penilaian informasi kinerja instansi pemerintah dalam LAKIP , dan usulan saran perbaikan. Dengan muatan informasi tersebut diharapkan tujuan disusunnya laporan hasil evaluasi LAKIP dapat dicapai.

B. Tujuan dan Manfaat Laporan Hasil Evaluasi LAKIP

Tujuan dari disusunnya laporan hasil evaluasi LAKIP pada dasamya ditujukan untuk dua hal, yaitu untuk mewujudkan akuntabilitas atas pelaksanaan evaluasi LAKIP dan memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait baik internal maupun ekstemal tentang implementasi Sistem AKIP dan akuntabilitas kinerja instansi pemerintah .

L.aporan hasil evaluasi yang baik diharapkan bermanfaat antara lain untuk :

1. masukan dan umpan balik kepada pimpinan instansi pemerintah yang LAKIPnya dievaluasi untuk pengambilan keputusan dalam rangka memantapkan implementasi sistem AKIP dan meningkatkan akuntabilitas kinerja di lingkungan unit organisasi yang dipimpinnya;

2. memberikan informasi kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan berwenang sebagai bahan masukan dalam merumuskan kebijakan untuk mendorong terwujudnya instansi pemerintah yang akuntabel dan berkinerja tinggi, sehingga dapat beroperasi secara efisien, efektif dan responsif terhadap aspirasi masyarakat;

3. mendorong instansi pemerintah untuk menyelenggarakan tugas umum pemerintah dan pembangunan secara baik dan benar ( good governance) yang didasarkan pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, kebijakan yang transparan dan dapat dipertanggungjawabkan kepada masyarakat, sehingga kepercayaan masyarakat kepada pemerintah dapat terpelihara.

C. Ruang Lingkup lsi Laporan Hasil Evaluasi LAKIP

Ruang lingkup laporan hasil evaluasi LAKIP mengacu pada tujuan dan ruang lingkup evaluasi LAKIP yang telah ditetapkan dalam petunjuk

Penyusunan Laporan Hasil Evaluasi LAKJP 2

pelaksanaan (juklak) evaluasi LAKIP, yaitu bahwa evaluasi LAKIP dapat dilakukan secara mendalam dan sederhana (riviu). Untuk evaluasi secara mendalam laporan evaluasi disusun dalam bentuk panjang dan untuk evaluasi sederhana (riviu) laporan hasil evaluasi disusun dalam bentuk surat. lsi laporan , baik dalam bentuk panjang maupun dalam bentuk surat meliputi pengungkapan mengenai informasi tentang implementasi sistem AKIP, hasil penilaian isi dan informasi kinerja dalam LAKIP, hasil penilaian kinerja instansi serta saran perbaikan. Perbedaannya hanya terletak tingkat keterincian laporan .Uraian lebih lanjut mengenai isi laporan hasil evaluasi dijelaskan dalam bagian format dan isi laporan.


A. Prinsip Penyusunan Laporan PrinsiJrprinsip suatu laporan yang balk pacla umumnya mengikutl

prinsiJrprinsip yang lazim yang menjadi prasyarat dapat dlsusunnya laporan yang baik, yaitu laporan harus disusun secara jujur, obyektif dan transparan. Disamping itu masih diperlukan prinsiJrprinsip lain agar kualitas laporan cukup bail<, yaitu :

1. Prtnslp pertanggungjawaban (responsibility center) sehlngga ruang lingkup yang dilaporkan jelas. Hal-hal yang terkendali ( controllable) maupun yang tidak terkenclali ( uncountrollable) bagi pihak yang melaporkan ,dapat dimengerti pembaca laporan.

2. Prinsip pengecuallan , yang dilaporkan adalah hal-hal penting dan relevan bagi pengambilan keputusan dan pertanggungjawaban. Misalnya, hal-hal yang menonjol baik keberhasilan maupun kegagalan, perbedaanperbedaan antara realisasi dengan target,lstandar/budget..

3. Prinsip perbandingan, laporan dapat memberikan gambaran keadaaan masa yang dilaporan dibandingkan dengan periode-periode lain atau unit lain.

4.' PrinSip akuntabilitas, sejalan dengan· pri~p pertanggungjawaban dan _ prinsip pengecualian di atas, ·maka prinsip ini mensyaratkan hal-hal yang dominan yang membuat sukses atau gagal yang terutama perlu dilaporkan.

5. Prinsip manfaat yang diharapkan dari laporan itu harus lebih besar dari biayanya.

Selain prinsiJrprinsip tersebut di atas, dalam penyusunan laporan juga perlu memperhatikan karakteristik yang mempengaruhi nilai suatu informasi. Berbagai pendapat pakar tentang karakteristik informasi yang mempunyai keunggulan kualitatif begitu banyak dan bervariasi. Berikut ini dirangkum beberapa dri atau karakteristik yang dimiliki dan melekat pada informasi yang biasanya digunakan sebagai ukuran kualitas suatu informasi :

Penyuswtan Laporan Hasil EvaiiiiUi UKJP 4

a. Relevance,

b. Accuracy/precisionjrealibility.

c. Consistency/ comparability/ uniformity

d Veriability/objectivity/neutrality/traceability

e. Aggregation

f. Flexibility/adaptibility

g. Timeliness

h. Understandability/Acceptability/motivation/fairness.

Daftar dari ciri melekat informasi tersebut di atas untuk menentukan baik/buruknya informasi tentu akan berbeda-beda jika informasi yang ada pada laporan ditunjukkan pada pihak yang berbeda-beda. laporan untuk pihak internal, ciri melekat dari informasi yang baik yang harus dihasilkan tentu akan berbeda jika laporan tersebut diperuntukkan bagi pihak eksternal. Karakteristik verifiability dan objectivity mungkin lebih penting bagi laporan untuk pihak ekstemal. Sedang laporan untuk pihak internal atau para manajer, unsur verifiability dan objectivity mungkin merupakan ciri melekat yang tidak dipandang sepenting itu.

Bererapa hal yang terkait dengan dri melekat informasi akan dijelaskan secara selektif berikut ini :

a. Relevance (Relevansi)

Relevance atau relevansi berhubungan dengan tujuan/sasaran dari suatu organisasi dan tergantung dari kegunaan informasi itu. Jadi relevan merupakan kriteria yang mendasar yang menentukan kegunaan dari property informasi yang lain. Sebagai contoh, informasi yang berhubungan dengan penjualan untuk bulan ini mungkin sangat relevan bagi manajer penjualan yang berkepentingan terhadap target penjualan karena informasi ini terkait dengan tujuan/sasaran pertumbuhan penjualan. Suatu· informasi yang relevan biasanya mempunyai nilai prediktif. Dengan membandingkan penjualan total mingguan dengan target penjualan minggu depan, manajer penjualan dapat mengambil keputusan mengenai penjualan.

Penyusunan Laporan Hasil Evaluasi LAKIP 5

b. Quantifiability ( Dapat dikuantifikasikan)

Quantiviabiliy adalah sifat yang menetapkan nilai numerik pada peristiwa dan obyek. Kuantifikasi biasanya dilakukan dalam proses pengukuran yang terdiri atas empat langkah;

1) Memutuskan apa yang akan diukur

2) Memilih skala pengukuran yang sesuai

3) Memastikan keadaan suatu peristiwa atau obyek yang akan diukur.

4) Menggunakan hasil pengukuran.

c. Akurasi

Informasi yang bebas dari kesalahan dan tepat dapat dikatakan akurat. Informasi akan lebih bermanfaat bagi para manajer1 jika akurasinya dapat dipercaya. Akurasi diperluan pada saat pengukuran maupun pemrosesan karena beragam kesalahan mudah terjadi ketika data sedang diukur dan diproses. Akurasi dapat ditingkatkan melalui ketelitian yang lebih tinggi dalam mengumpulkan dan memproses data dalam mengirimkan informasi kepada para pengguna. lindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan yang terlekat dalam sistem informasi merupakan salah satu cara yang efektif untuk mendaJ)atkan informasi yang lebih akurat.

d. Kepadatan

Beragam nnaan mengenai banyak peristiwa dan operasi ditangkap dan diproses oleh sistem informasi . Akan tetapi 1 orang terbatas dalam hal jumlah informasi yang dapat mereka manfaatkan secara efektif. Karenanya, informasi seringkali harus dikurangi ( dibuat lebih padat) sebelum disajikan kepada para pengguna. Makin besar pengurangan informasi 1 makin besar penghematan ruang yang dibutuhkan untuk menyajikan informasi serta waktu yang dibutuhkan untuk mencerna maknanya.

Kepadatan dapat dicapai dengan berbagai metode, salah satu metode adalah dengan memanfaatkan tingkat-tingkat manajerial dalam struktur organisasi sebagai mekanisme peringkasan. Laporan disiapkan untuk masing-masing tingkat yang lebih tinggi dengan meringkaskan


informasi yang terkandung dalam laporan serta untuk tingkat manajer dibawahnya. Metode lain adalah penarikan kesimpulan ( inferensi) dari sejumlah opini, misalnya konsensus untuk laju inflasi tahun depan dapat ditarik dari hasil daftar pertanyaan yang dikirimkan kepada sekelompok besar ahli ekonomi.

e. Ketepatan waktu ( timeliness)

Informasi yang terlalu usang, mungkin kurang berguna dan kurang bernilai. Dalam situasi yang serba cepat, yang dihadapi kebanyakan organisasi modern sebagai salah satu pengguna informasi seringkali pertu mengenali peristiwa-peristriwa terbaru. Ketepatan waktu mengandung dua aspek yang saling berkaitan, yaitu aspek frekuensi dan aspek keterlambatan. Keduanya pada dasarnya ditentukan oleh rancangan sistem informasi . Frekuensi menunjukkan berapa sering informasi dimutakhirkan dan diukur sebagai selang waktu (interval) antara dua pelaporan berurutan, yang memuat informasi sejenis. Sebagai contoh, informasi yang dibutuhkan dalam situasi pengendalian mutu produk yang mudah berubah, mungkin mengharuskan frekuensi pelaporan tiap jam. Sebaliknya ,frekuensi informasi yang meringkaskan keseluruhan hasil operasi perusahaan, mungkin tidak perlu sebulan sekali atau bahkan sekuartal sekali.

Sedangkan ketertambatan adalah lamanya waktu berlalu setelah suatu peristiwa terjadi sampai informasi yang bersangkutan sampai kepada pengguna. Makin lama waktu yang habis itu, sudah tentu makin berkurang kegunaanya bagi pengguna. Karena, bagi pengguna informasi yang akan mengambil keputusan dengan informasi itu juga akan didesak oleh keterbatasan waktu. Dengan demikian, waktu tanggapan dari pengguna sangat diandalkan dalam melihat apakah informasi itu masih berguna atau tidak. Sehingga dapat disimpulkan semakin terlambat informasi semakin kecil kegunaan dan nilainya bagi pengguna.

B. Prinsip Penyusunan Laporan Hasil Evaluasi LAKIP Idealnya suatu laporan hasil evaluasi harus dapat memenuhi

berbagai prinsip dan karakteristik laporan yang baik seperti yang telah diuraikan di atas. Namun demikian pada tingkat teknis penyusunan laporan, prinsip-prinsip maupun karakteristik informasi yang baik tidak semua dapat dicapai. Seperti telah dijelaskan pada bagian sebelumnya , bahwa tujuan


penyusunan laporan hasil evaluasi LAKIP untuk mewujudkan akuntabilitas atas pelaksanaan evaluasi LAKIP dan memberikan informasi sebagai masukan umpan balik untuk pengambilan keputusan kepada pimpinan instansi pemerintah yang LAKIPnya dievaluasi maupun kepada pihak-pihak yang berkepentingan dan berwenang. Oleh karena itu prinsip penyusunan dan penyajian laporan yang utama jika digabung, yang cukup penting adalah:

a. Prinsip pertanggungjawaban ;

b. Prinsip pengecualian ;

c. Prinsip pembandingan ;

d. Prinsip pengikhtisaran yang menghasilkan laporan yang jelas,ringkas, padat, namun lengkap untuk memberikan gambaran yang menyeluruh tentang kondisi dan rekomendasi perbaikan.

Selain prinsip-prinsip tersebut yang harus dipedomani, maka dalam penulisan laporan hasil evaluasi LAKIP hendaknya juga mengacu pada juklak evaluasi LAKIP yang ada, agar laporan yang dihasilkan dapat berdayaguna dan berhasilguna. Hal-hal yang perlu mendapatkan perhatian dalam penulisan laporan hasil evaluasi adalah :

a. Hasil evaluasi harus menggambarkan kondisi yang sebenarnya, dalam hal ini data kinerja yang dievaluasi hanya untuk tahun 2004 saja, kecuali untuk keperluan penyusunan saran-saran diperkenankan untuk melihat kondisi tahun berikutnya.

b. Penggunaan kalimat dalam laporan, diupayakan menggunakan kalimat yang bersifat persuasif, dan tidak bersifat menghukum. Akan tetapi disarankan tidak menggunakan ungkapan yang ambivalen atau membingungkan dalam proses penyimpulan dan kompilasi data.

c. Pada dasarnya penyusunan laporan hasil evaluasi individual ( Model I dan D) dimaksudkan agar dapat dijadikan alat bagi pimpinan instansi yang dievaluasi untuk perbaikan-perbaikan yang diperlukan. Oleh karenanya, evaluator agar menghindarkan penggunaan ungkapan-ungkapan yang men-discourage usaha-usaha implementasi Sistem AKIP.

d. Dalam penyusunan laporan gabungan hasil evaluasi LAKIP ( Model N) diperlukan kehati-hatian yang tinggi, karena tujuan untuk mendorong implementasi Sistem AKIP pada pelaporan dalam LHE individual tidak


selalu sejalan dengan tujuan kompilasi untuk mendapatkan data yang akurat.

e. Evaluator harus berhati-hati dalam menginterpretasikan data dan hendaknya terus mempertanyakan apakah interpretasi evaluator terkait secara jelas pada data tersebut. Berikut beberapa tips untuk menghindari kesalahan interpretasi data:

1) Saat melaporkan temuan berdasarkan data survei, selalu gunakan kata-kata yang menggambarkan sifat data yang melaporkan sendiri keadaan yang ada (self-reported nature of the data). Sebagai contoh, "tingkat kepuasan yang dilaporkan dari fasilitas klinik penanggulangan kecanduan narkoba X adalah ....... " atau "persepsi responden atas kelengkapan fasilitas adalah ..... "

2) Dalam melaporkan temuan berdasarkan kuesioner per pos, selalu ungkapkan kenyataan bahwa data yang ada hanya mewakili responden yang bersedia mengembalikan kuesioner tersebut. Sebagai contoh, " Dari responden yang merespon survei per pos, 48% menyatakan bahwa ....... ".

3) Untuk pelaporan temuan berdasarkan ukuran unit dan bukan orang, seperti kelas, sekolah, dan kelurahan - Hati-hati untuk tidak menggeneralisasi permasalahan kepada orang tertentu. Sebagai col')toh, "Rata-rata capaian nilai matematika yang dihitung dari tiga tingkatan kelas menunjukkan ..... "

4) Dalam melaporkan temuan yang terkait hanya dengan aspek tertentu dari suatu program, kebijakan program, peraturan program, pelatihan program, dan sebagainya - hati-hati untuk tidak mengartikannya sebagai hasil program secara keseluruhan. Sebagai contoh, "Kami mengevaluasi tiga aspek dari program alokasi penduduk daerah X, dari aspek yang pertama, persepsi masyarakat adalah ...... "

5) Terkait dengan temuan berdasarkan closed-ended questions, hati-hati untuk tidak mengartikan bahwa resonden secara sukarela menyampaikan pendapat mereka. Sebagai contoh, " dari pemilihan atas sepuluh alasan yang mungkin untuk secara sukarela melakukan tes urin, 87% staf program penanggulangan narkoba menyatakan bahwa mereka harus melakukannya untuk mempertahankan pekerjaan".

6) Sedangkan untuk melaporkan permasalahan berdasarkan banyaknya kejadian, sampaikan angka prosentase yang pantas dan hindari


penggunaan kata "kebanyakan", "mayoritas", dan "kecenclerungan kuat''. Jika ungkapan-ungkapan ini dipakai, sampaikan juga nilai pasti berdasarkan data statistik yang mendasarinya. Sebagai contoh, " Mayoritas (87%) respon menganggap ....... "


A. Fonnat dan lsi Laporan Hasil Evaluasi Bentuk laporan hasil evaluasi LAKIP seperti halnya laporan lazlmnya,

dapat berbentuk surat atau bentuk panjang. Laporan hasll evaluasi bentuk panjang disusun dengan tujuan menyedlakan lnformasi yang terincl berkaitan dengan evaluasi LAKIP yang dilakukan secara mendalam Sedangkan laporan hasil evaluasi bentuk surat hanya memberikan infonnasiinformasi penting tanpa penjelasan yang terincl berkaltan dengan evaluasi LAKIP yang dllakukan secara sederhana ( rivlu ). Agar laporan hasil evaluasi LAKIP lebih berguna untuk umpan balik bagi pihak-pihak yang berkepentingan, bentuk dan isi laporan hasll evaluasi pertu diseragamkan outline-nya, tanpa mengabaikan keunikan masing-masing unit organisasi yang dievaluasi. Penyeragaman ini paling tidak dapat mengurangi keberagaman yang cenderung menjauhkan pemenuhan prasyarat minimal akan informasi yang seharusnya dimuat dalam laporan lnl. Penyeragaman juga dimaksudkan agar pembandingan-pembandingan dapat dllakukan sec:ara memadai.

Berikut ini disajlkan kerangka/ outline dan isi informasi laporan hasll evaluasi LAKIP sebagaimana tertuang dalam juklak evaluasi LAKIP :


1. Laporan Bentuk Panjang

Outline

Laporan Hasil Evaluasi LAKIP bentuk panjanq

Ikhtisar Eksekutif

Bagian Pertama: Simpulan dan Saran Bab I Simpulan Bab II Saran

Bagian Kedua: Uraian Hasil Evaluasi Bab I Pendahuluan

o Dasar Hukum Evaluasi o Tujuan Evaluasi o Ruang Ungkup Evaluasi o Metodologi Evaluasi o Informasi Umum Evaluatan o Gambaran Menyeluruh atas Implementasi Sistem AKIP

Instansi Pemerintah yang dievaluasi o lindak L.anjut Hasil Evaluasi Tahun Sebelumnya

Bab II Hasil Evaluasi A Evaluasi atas Implementasi Sistem AKIP

o Evaluasi atas Perencanaan Strategis o Evaluasi atas Sistem Pengukuran Kinerja o Evaluasi atas lsi Informasi LAKIP

A. Evaluasi atas Kinerja Instansi o Ungkup Evaluasi Kinerja o Evaluasi Kinerja Instansi o Analisis capaian Kinerja o Simpulan atas Evaluasi Kinerja Instansi

L.ampiran- L.ampiran

Penyusunan Laporan Hasi/ Evaluasi LAKIP 12

lsi dari masing-masing bab laporan hasil evaluasi LAKIP bentuk panjang tersebut dapat diuraikan sebagai berikut :

Ikhtisar Eksekutif

Ikhtisar Eksekutif berisi ringkasan temuan/permasalahan dari hasil evaluasi LAKIP. Uraian ikhtisar eksekutif diupayakan tidak lebih dari 3 (tiga) halaman. Pada bagian ini juga dicantumkan tanda tangan pejabat yang memberikan penugasan evaluasi.

Bagian Pertama: Simpulan dan Saran

Bab I Simpulan

Simpulan berisi ringkasan pengungkapan-pengungkapan hasil analisis dan evaluasi terhadap fakta/kondisi, kriteria/rencana, capaian kinerja yang dihitung/diukur, permasalahan yang ditemukan (findindJ, kemungkinan-kemungkinan perbaikan proses manajemen, sistem dan prosedur kerja, serta peningkatan hasil yang dicapai.

Babll Saran

Saran berisi judgmentatas kebaikan dan kelemahan yang ditemukan dari hasil evaluasi beserta solusinya.

Saran mencakup saran umum atas implementasi sistem AKIP secara keseluruhan , saran khusus atas Perencanaan Strategis, Sistem Pengukuran Kinerja, Sistem Pelaporan , dan Kinerja Instansi.

Bagian Kedua: Uraian Hasil Evaluasi

Bab I Pendahuluan

Pada bagian ini dijelaskan dasar hukum, tujuan, ruang lingkup, metodologi evaluasi, informasi umum evaluatan, dan gambaran umum implementasi sistem AKIP pada instansi yang dievaluasi serta tindak lanjut hasil evaluasi tahun sebelumnya.

• Dasar Hukum evaluasi adalah Instruksi Presiden Nomor: 7 Tahun 1999 dan Surat Tugas Evaluasi.

• Tujuan, ruang lingkup, dan metodologi evaluasi sudah tercantvm dalam Juklak Evaluasi LAKIP .

Penyusunan Laporan Basil Evaluasi LAKIP 13

• lnformasi Umum Evaluatan berisi informasi umum mengenai evaluatan dan gambaran ringkas mengenai: core area dan isu strategis yang dihadapi Instansi yang dievaluasi, menjelaskan persepsi dari pimpinan instansi yang dievaluasi tentang implementasi Sistem AKIP di unit kerjanya serta hambatan-hambatan yang ditemui dan upaya-upaya yang dilakukan untuk mengatasinya.

• Gambaran umum implementasi Sistem AKIP menjelaskan secara umum dan keseluruhan atas implementasi Sistem AKIP. Dalam uraian ini menjelaskan ini mengenai keterkaitan dan keselarasan antara Perencanaan Strategis, Implementasi Rencana Strategis, Pengukuran Kinerja, Pelaporan Kinerja dan Evaluasi Kinerja.

• Tindak lanjut hasil evaluasi tahun sebelumnya mengungkap berbagai saran yang diberikan oleh evaluator pada evaluasi LAKIP tahun sebelumnya. Hal ini penting agar dapat memantau tindak lanjut dari saran tersebut dan mencari informasi hambatan dan kesulitannya, jika saran tersebut belum dilaksanakan. Penelaahan kembali dan pemantauan tindak lanjut harus dilakukan secara baik yaitu dengan semangat kerja sama yang tinggi dan bersifat persuasif.

• lsi informasi dalam laporan hasil evaluasi LAKIP ini diharapkan dapat berupa pengungkapan-pengungkapan hasil analisis dan evaluasi terhadap fakta/kondisi, kriteria/rencana, capaian kinerja yang dihitung/diukur, permasalahan yang ditemukan (finding), kemungkinan-kemungkin perbaikan proses manajemen, sistem dan prosedur kerja, serta peningkatan hasil yang dicapai.

Bab II Hasil Evaluasi

a. Hasi/ Evaluasi Sistem AKIP

• Evaluasi atas Perencanaan Strategis

Informasi yang disajikan untuk hasil evaluasi atas Renstra mencakup hasil evaluasi atas keberhasilan dalam pembuatan dan pemanfaatan Renstra.

Pengungkapan hasil analisis dan evaluasi atas Renstra ini mencakup proses pembuatan Renstra, kesesuaian mulai dari visi sampai dengan program, pemanfaatan Renstra untuk perencanaan operasional dan perencanaan kinerja, penganggaran dan pengendalian pelaksanaan program. Untuk LAKIP yg tahun lalu telah dievaluasi dan periode Renstranya masih sama hanya perlu


melaporkan apa yang telah dilakukan atas saran evaluator pada evaluasi LAKIP tahun sebelumnya.

Kriteria penilaian untuk masing-masing unsur yang dinilai ini berpedoman pada petunjuk pelaksanaan evaluasi LAKIP yang telah ditetapkan.

• Evaluasi atas SisbJm Pengukuran Killtllja Instansi Informasi yang disajikan dalam bagian ini adalah hasil riviu dan evaluasi atas berbagai komponen seperti: indikator kinerja, rencana kinerja, cara pengukuran kinerja, dan analisis kinerja. Evaluasi atas indikator kinerja antara lain berisi keterkaitan indikator output dengan indikator outcome serta ketepatan indikator kinerja sasaran dan kegiatan.

• Evaluasi atas Penyajian In'-masi LAKIP Informasi yang disajikan adalah hasil evaluasi atas keberhasilan dalam penyusunan dan pemanfaatan LAKIP, yang mencakup karakteristik penyajian dan tampilan LAKIP, isi informasi dalam LAKIP dan pemanfaatan LAKIP. Kriteria penilaian untuk masingmasing unsur yang dinilai berpedoman kepada Juklak Hasil Evaluasi LAKIP.

b. Evaluasi atas Kinetja rnstansl Informasi yang disajikan mtuk hasil evaluasi atas kinerja instansi adalah lingkup evaluasi kinerja, informasi hasil evaluasi kinerja atas pelaksanaan program, Analisis capaian kinerja program dan simpulan atas evaluasi kinerja program. Kinerja Pelaksanaan Program yang disajikan adalah hasil evaluasi atas pelaksanaan program beserta komponen-komponennya, kinerja keuangan, dan ketaatan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, dan yang terutama adalah pencapaian sasaran manfaat (outcome) program tersebut

2. Laporan Bentuk Surat

Untuk laporan dalam bentuk surat , Informasi minimal yang perlu dimuat adalah : a. Nama obyek evaluasi {LAKIP tahun tertentu instansi pemerintah

pusat/ daerah tertentu) b. Jangka waktu pelaksanaan evaluasi


c. Tujuan evaluasi d. Aspek yang dinilai dalam evaluasi e. Keterbatasan dalam evaluasi f. Aspek-aspek yang dinilai berkenaan dengan evaluasi LAKIP sesuai

dengan juklak evaluasi , antara lain : Implementasi Sistem AKIP, lsi Informasi kinerja dalam LAKIP dan Kinerja instansi

Contoh:

Kami telah melakukan evaluasi terhadap Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP) tahun 2004 (nama instansi). Evaluasi dilakukan dengan tujuan untuk memperoleh gambaran tentang implementasi sistem akuntabilias kinerja instansi pemerintah di lingkungan (nama instansi), menilai isi dan informasi kinerja dalam LAKIP; menilai kinerja instansi; dan memberikan saran perbaikan.

Untuk tahun 2004, (nama instansi) telah mengimplementasikan sistem akuntabilitas kinerja instansi pemerintah secara (penuh/sebagian/belum mengimplementasikan) dalam arti telah/belum menyusun Renstra; Renja; sistem pengumpulan data kinerja dan LAKIP.

Kendala yang dihadapi dalam menerapkan Sistem Akuntabilitas Kinerja Instansi secara utuh antara lain: ............................... , sedangkan solusi yang akan diterapkan pada tahun berikutnya adalah sebagai berikut: .......................... .

Dari evaluasi yang telah kami lakukan secara umum kami simpulkan bahwa penyampaian informasi kinerja dalam LAKIP telah (skala penilaian). Sedangkan dalam hal pencapaian sasaran, dari xxx sasaran yang hendak dicapai di tahun 2004, telah tercapai diatas 80% sebanyak xxx sasaran .

Dari xxx program yang dilaporkan dalam LAKIP tahun 2004 (nama instansi}, kami melakukan riviu program atas xxx program utama yaitu program (nama program) dan program (nama program).

Atas evaluasi kinerja pelaksanaan program (nama program) kami simpulkan sebagai berikut ........................................................ .


B. Jenis Laporan Hasil Evaluasi

Jenis- jenis laporan evaluasi LAKIP yang harus disusun mengacu pada juklak evaluasi LAKIP. Berdasar1<an juklak evaluasi LAKIP, jenis laporan evaluasi LAKIP terdiri dari :

1. Laporan evaluasi LAKIP Model I, yaitu untuk Laporan Hasil Evaluasi LAKIP pemerintah kabupaten/kota/provinsi ( Laporan Individu)

2. Laporan evaluasi LAKIP Model D, yaitu untuk Laporan Hasil Evaluasi LAKIP Kementerian/Departemen/LPND ( Laporan lndividu)

3. Laporan evaluasi LAKIP Model N, yaitu Laporan Hasil Evaluasi LAKIP Nasional ( Laporan Gabungan)

C. Metode Kompilasi dan Pengolahan Data

Informasi -infonnasi yang dimuat dalam laporan pada dasamya merupakan hasil dari mengolahan data-data yang diperoleh selama evaluasi berlangsung. Oleh karena itu untuk mendapatkan informasi yang memadai tentunya diperlukan suatu metocle kompilasi dan pengolahan data yang baik. Metocle kompilasi dan pengolahan data harus dirumuskan secara jelas pacla tahap perencanaan. Dalam kaitannya dengan evaluasi LAKIP metode kompilasi dan pengolahan data mengacu pada juklak evaluasi yang sudah ditetapkan, yaitu dapat dijelaskan sebagai berikut :

• Sumber data dari proses evaluasi atas implementasi Sistem AKIP adalah informasi yang dikumpulkan pada Lembar Kriteria Evaluasi (LKE), lihat Lampiran: ......... Lembar ini harus diisi dan diselesaikan setelah langkah-langkah evaluasi dilaksanakan. Data dari laporan hasil evaluasi mengenai implementasi Sistem AKIP dan kinerja program dikompilasikan berdasarkan nilai yang diberikan pada masing-masing komponen Sistem AKIP dan informasi hasil evaluasi kinerja.

• Metode penilaian setiap komponen Sistem AKIP dilakukan dengan memberi nilai yang berupa pernyataan kualitatif yakni: Baik, Cukup, atau Kurang. Penetapan nilai dalam setiap kriteria yang dievaluasi bersifat kuantitatif agar dapat disimpulkan kemajuan tingkat implementasi Sistem AKIP.

• Media kompilasi hasil evaluasi yang utama berasal dari Lembar Kriteria Evaluasi (LKE) ditambah dengan simpulan mengenai evaluasi kinerja intansi yang meliputi:

Penyusunan Laporan Hasil Eva/IIIJSi LA.KJP 17

a. Pencapaian kinerja program dari hasil evaluasi mendalam atas program utama dan riviu program lainnya.

b. Pencapaian sasaran instansi, diungkapkan dari hasil reviu pencapaian sasaran yang telah ditetapkan.

c. Keselarasan indikator kinerja instansi dengan indikator kinerja yang lebih tinggi ataupun indikator kinerja makro.

d. Ketepatan indikator kinerja sasaran dan kegiatan.

D. Bentuk Penyajian Data Dalam Laporan

Bentuk penyajian informasi dalam laporan hasil evaluasi hendaknya juga mempertimbangkan segi-segi efektivitas penyampaian informasi. Pada dasamya terdapat tiga kelompok besar bentuk penyajian data, yaitu: diuraikan secara naratif; dalam bentuk tabel dan bentuk grafts.

Penyajian secara naratif dianggap lebih netral, kecuali dalam hal-hal tertentu, sekelompok data harus disajikan dalam bentuk tabel dan grafts.

Penyajian dalam bentuk tabel, secara umum perlu diutamakan jika terdapat kondisi-kondisi sebagai berikut :

1. rincian angka mendominasi laporan dan sedikit komentar naratif atau penjelasan-penjelasan yang diperlukan

2. rincian data perlu pengelompokan.

3. setiap kelompok perlu tabel/tanda

4. total atau jumlah-jumlah harus disajikan atau perlu pembandingan antar komponen.

Penyajian dalam bentuk grafts, dapat berupa graftk, bagan (charts) , icon atau tampilan-tampilan dalam bentuk gambar lainnya. Penyajian dalam bentuk grafts akan efektif untuk tujuan-tujuan antara lain ; mendeteksi pola data; mendeteksi trends ( kecencerungan) dan perubahannya, megidentiftkasi hubungan kinerja diantara berbagai elemen. Penyajian dalam bentuk grafts biasanya akan berguna sekali untuk:

1. memperbaiki penyajian data;

2. mengatasi volume informasi yang cukup rind dan banyak;

3. memenuhi preferensi kebanyakan orang yang lebih senang penampilan gambar yang wama-wami dari pada sekedar kolom-kolom dan lajur-lajur yang penuh angka.


Dalam penyusunan laporan hasil evaluasi LAKIP perlu dipilih-pilih metode penyajian yang oocok. Tidak ada sabJ benb.Jk penyajian yang paling unggul secara keseluruhan. Sehingga penyusunan laporan hasil evaluasi diharapkan dapat menenrukan benb.Jk penyajian mana yang oocok unb.Jk menyampaikan suabJ informasi tertenbJ.


A. Penyampalan Laporan Hasll Evaluasl LAKIP

Agar dapat bermanfaat bagi para pemakai pihak internal maupun ekstemal organisasi, laporan hasil evaluasi LAKIP instansi pemerintah (laporan individu) hendaknya disusun segera oleh evaluator pada setiap selesainya evaluasi LAKIP dengan memperhatikan prinsip dan pedoman penyusunan laporan yang baik . Hasil evaluasi LAKIP dan selanjutnya disampaikan kepada pihak manajeman dan pihak-pihak yang terkait dapat diberikan sesuai dengan ketentuan dan perundang-undangan yang ber1aku.

Mekanisme penyampaian laporan hasil evaluasi hendaknya diatur secara jelas, sehingga laporan dapat sampai kepada pihak-pihak yang berkompeten secara efisien dan efektif. Khusus mengenai laporan hasil evaluasi LAKIP 2004 mekanisme penyampaian berpedoman pada juklak evaluasi yang telah ditetapkan clan ketentuan lain yang diatur oleh Kementerian PAN.

B. Pemanfaatan Laporan Hasll Evaluasi LAKIP

Laporan hasil evaluasi merupakan laporan kepada pihak intern dan eksternal organisasi, namun manfaatnya lebih banyak bagi pihak internal organisasi . Pemanfaatan laporan hasil evaluasi LAKIP akan lebih optimal jika pihak-pihak internal organisasi dapat mempergunakan sebagai sarana proses belajar untuk rnencapai perbaikan terus-menerus. Oleh karena itu penyajian informasi dalam laporan hasil evaluasi khususnya dalam menginformasikan adanya kelemahan-kelemahan dan saran-saran perbaikan yang diusulkan harus jelas dan tidak bias, sehingga mudah dipahami oleh pihak internal organisasi clan selanjutnya saran perbaikan dapat ditindaklanjuti.

Petr)lfiSIII'IQfl Laporan Hasil Evaluasi UKJP 20

Daftar Bacaan

Buku Pedoman Penyusunan Laporan Akwltabilitas Kinerja lnstansi Pernerintah, LAN, 2003

Pedoman Umum Evaluasi L.aporan Akuntabilitas Kinerja lnstansi Pemerintah, Kementerian PAN ,2004.

Wilkinson, Joseph W, (1991), Accowrting and Information Systems, VWson and Campbell (1983)

Peter M. Drucker, The Practice of Management ( Harper and Row, New York, 1954)

A.A Rubenstein and C.J Haberstroh (eds.) Some theories of Organization, disadur dari : Davis and Olson (1985)

David, B. Gordon and Olso, Margrethe H (1985), management information Systems, Conceptual Foundations Structure and Development. second edition, McGwaw-Hill

Robert Anthony and Dearden, Management Control System, 1992


PERPUSTAKAAN

Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara

dan Reformi'lsi Birokrasi

Jl. Jend. Sudirman Kav. 69 Jakarta Selatan

TANGGAL KEMBALI II TANGGAL KEMBALI

Pendayagunaa dan Refor

Documents

KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA ......5 8 . 306 ID (4) 1 Kementerian Aparatur Nega ra asi Birokrasi KEMENTERIAN PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DEPUTI BIDANG AKUNTABILITAS