Upload
nguyenxuyen
View
228
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
KANDUNGAN
Perkam Mukasumt
1.0 OBJEKTIF JABATAN 1
2.0 PEMBANGVNAN KOLEKSI PERPUSTAKA AN 1-2
3.0 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN 2
3.1 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (BUKU)
3.1.1 Vot 27301 (PSZ) & Vot 98054 (Tabung Amanah PSZ) 3.1.2 Vot 27301 (IBS) 3.1.3 Vot 98120 (SPACE) 3.1.4 Vot 27304 (PHG) 3.1.5 Agihan Peruntukan
3.2 PESANAN DAN PENERIMAAN BAHAN
3.2.1 Pesanan 3.2.2 Penerimaan 3.2.3 Aktiviti Perolehan Bahan
4.0 JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK
4.1 KOLEKSI JURNAL CETAK DAN ONLINE 4.2 AGIHAN PERUNTUKAN & PERBELANJAAN VOT 27303
5.0 KOLEKSI KHAS
5.1 PENERIMAAN BAHAN KOLEKSI KHAS AM 5.2 KOLEKSI KHAS PROJEK DAN TESIS PASCA IJAZAH 5.3 KOLEKSI KHAS RADAS 5.4 BAHAN HADIAH DAN PERTUKARAN
6.0 PEMPROSESAN BAHAN
6.1 PENGINDEKSAN 6.2 MENGIMBAS BAHAN
7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN
7.1 PERTAMBAHAN PENERIMAAN BAHAN KOLEKSI KHAS PROJEK UNTUK OIINOEKS
7.2 MASALAH RUANG PENYIMPANAN BAHAN KOLEKSI KHAS UTM
8 . 0 AKTIVITI JABATAN 2002
8.1 MENGEMASKINI REKOD DAN STATUS JURNAL DALAM MODUL SERIAL (INFOLANS)
8.3 AUDIT PEMBEKAL 8.4 MESYUARAT PSZ DENGAN PEMBEKAL BUKU 8.5 PERPINOAHAN BILIK KOLEKSI KHAS 8.6 PENYUSUNAN SEMULA LUKISAN TERUKUR .
9 . 0 PERANCANGAN JABATAN
10 PENUTUP
Lampiran
Lampiran 1
Lampiran 2
Lampiran 3
Lampiran 4
Lampiran 5
Lampiran 6
Lampiran 7
Lampiran 8
Lampiran 9
Lampiran 10
Lampiran 11
Lampiran 12
Lampiran 13
SENARAI LAMPIRAN
Stok Perpustakaan Sultanah Zanariah
Lejer Tangg ung an dan Perbelanjaan Meng i kut Vot
27905 ,27301 dan 98054.
Lejer Tanggungan dan Perbelanjaan Vot 27301 (IBS)
Lejer Tanggungan dan Perbelanjaan Vot 98120 (SPACE)
Agihan Peruntukan Kewangan (mengikut fakulti)
Berbanding dengan Jumlah Tanggungan dan Jumlah Perbelanjaan Tahun 2002.
Perangkaan Pesanan Bahan Mengikut Fakulti (Januari- Disember 2002).
Perangkaan Pesanan dan Tanggungan Bahan Mengikut Fakulti Untuk Tahun 2002 Vot 27301 dan 98054.
Perangkaan Pesanan dan Tanggungan Bahan Mengikut
Fakulti Vot 98120 (SPACE) Januari-Disember 2002.
Perangkaan Penerimaan Bahan Mengi kut Fakulti
(Januari-bisember 2002).
Perangkaan Penerimaadperbelanjaan Bahan Vot 98120
(SPACE) Januari-Disember 2002.
Perbelanjaan Mengikut Fakulti Tahun 2002.
Perangkaan Tanggungan dan Perbelanjaan Vot 27303
(Jurnal) Januari-Disember 2002.
Pembayaran Jurnal Tahun 2002 Mengi kut Pembekal
(Disember 2001-Disember 2002).
14. Lampiran 14 > Perbelanjaan Pembelian Jurnal Tahun 2002 Mengikut
Fakulti (Disember 2001-Disember 2002).
15. Lampiran 15 + Bilangan Judul Mengikut Fakulti Tahun 2002
(Disember 2001-Disember 2002).
16. Lampiran 16 > Perbandingan Penerimaan Bahan Koleksi Khas bagi Tahun
2002 dengan 2001.
17. Lampiran 17 > Statistik Aktiviti Pengindeksan Unit Pengurusan Teknik
(Pengindeksan) dari Bulan Januari-Disember 2002.
LAPORAN TAHUNAN
JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER
PERPUSTAKAAN SU LTANAH ZANARIAH
2002
1.0 OBJEKTIF JABATAN
9 Memperolehi dan menyediakan bahan-bahan yang sesuai dalam
bentuk buku, majalahljurnal, media elektronik, bahan pandang-
dengar, peta, fotograf udara dan sebagainya untuk keperluan
pembelajaran, pengajaran, penyelidikan dan perundingan di UTM.
Membangun dan mengumpul bahan-bahan yang penting
mengenai sejarah dan pembangunan Universiti
9 Mempastikan semua bahan di PSZ di kelas dan diproses
menepati piawaian yang telah ditetapkan dan mempunyai rekod
dalam INFOLAN untuk kemudahan rujukan pengguna.
2.0 PEMBANGUNAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN
Peruntukan bagi perolehan buku bagi tahun 2002 berjumlah hanya
RM404,700.00 (vot 27391 dan vot 98504) dan telah agak menghadkan
aktiviti pesanan bahan. Walaubagaimanapun, penerimaan bahan tidak
begitu terjejas memandangkan sejumlah 3023 naskhah buku diterima
pada tahun 2002 berbanding hanya 2488 judul pada tahun 2001.
Ini kerana kebanyakkan pesanan buku yang dibuat pada akhir tahun
2001 telah giat dibekalkan pada tahun ini.
Koleksi PSZ juga telah menunjukkan peningkatan yang baik dari segi
jumlah bahan yang diterima pada tahun ini berbanding pada tahun
sebelumnya. Dari segi kumulat, koleksi bahan yang diperolehi melalui
pembelian meningkat menjadi 232,739 naskhah berbanding 224,190
naskhah pada tahun sebelumnya dan ini merupakan peningkatan
berjumlah 3.81 %.
Penerimaan makalah bagi Koleksi Khas Am juga mencatat kenaikan
iaitu berjumlah 1355 judul, dan ini merupakan 531 judul makalah lebih
tinggi dari hanya 824 yang diterima pada tahun 2001. Ini adalah hasil
dari usaha giat Unit Bahan Khas bagi memastikan kesemua hasil
penulisan staf UTM dapat dikumpul.
Keseluruhan koleksi monograf telah mencatat peningkatan berjumlah
427,119 naskhah atau peningkatan 6% pada tahun 2002 berbanding
hanya 403,790 naskhah pada tahun 2001.
Prestasi pembangunan koleksi PSZ mengikut kategori bahan adalah
seperti pada lampiran I- Stok PSZ
3.0 PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN
3.1. PERUNTUKAN DAN PERBELANJAAN (BUKU)
Peruntukan pembelian bahan bagi tahun 2002 adalah seperti
berikut :-
Vot 27301 (PSZ)
Vot 98054 (Tabung Amanah PSZ)
Vot 27301 (I BS)
Vot 98120 (SPACE)
Jumlah Peruntukan
(RM)
200,000.00
204,700.00
35,000.00
209,024.60
3.1 .I Vot 27301 (PSZ) & Vot 98054 (Tabung Amanah PSZ)
Peruntukan vot 27301 (PSZ) berjumlah RM200,000.00
telah diterima pada bulan Mac 2002. Tambahan
peruntukan sebanyak RM204,700.00 - Vot 98054 (Tabung
Amanah PSZ) pula, telah diterima pada bulan Ogos.
Keseluruhan jumlah peruntukan untuk pembelian bahan
tahun 2002 ialah RM404,700.00.
PSZ memberi keutamaan kepada pembelian buku berikut
untuk tahun 2002
Buku TekslRujukan (Kemaskini Mata Pelajaran )
Bahan yang diminta pembelian segera
Naskhah tambahan untuk koleksi PSZ Skudai dan
Kuala Lumpur bagi bahan yang dibeli oleh
perpustakaan cawangan
Di samping itu, PSZ juga membuat pembelian fiksyen
Bahasa lnggeris untuk meningkatkan lagi kemahiran
Bahasa lnggeris sejajar dengan usaha UTM yang memberi
penekanan kepada kepentingan penggunaan bahasa
tersebut. Dalam masa yang sama untuk mengimbangkan
koleksi kreatif, PSZ juga membeli fiksyen dalam Bahasa
Malaysia.
Sehingga Ogos, peruntukan dari kedua-dua vot sebanyak
RM404,700.00 telah habis dipertanggungkan. Jumlah
tanggungan dari Januari - Ogos 2002 ialah RM440,872.60
iaitu lebihan tanggungan sebanyak RM36,I 72.60.
Pada keseluruhannya, tanggungan untuk vot 27301 dan
98054 (Tabung Amanah PSZ) berjumlah RM567.064.46
iaitu lebihan tanggungan sebanyak RM162,364.46 atau
40.1 1%.
Perbelanjaanlpembayaran yang telah diproses untuk tahun
2002 berjumlah RM404,694.41. Maklumat terperinci
mengikut vot adalah seperti jadual berikut :-
Pem bayaran
I 1 sedemikian
199,999.21
204,695.20
I ( untuk dibayar
Ba ki
Memandangkan peruntukan buku 2002, agak terhad,
terdapat 93 invois yang berjumlah RMgI,660.55 tidak
dapat dibuat pembayaran dan akan dibayar dengan
peruntukan 2003.
Catatan
0.79)
4.80
3.1 -2 Vot 27301 (IBS)
Tiada buku
yang berharga
Peruntukan vot 27301 (IBS) telah diterima pada Februari
2002 iaitu sebanyak RMI 5,000.00. Tambahan peruntukan
sebanyak RM20,OOO pula diterima pada 7 Oktober 2002.
Keseluruhan peruntukan berjumlah RM35,000.00. Jumlah
tanggungan untuk vot ini ialah RM33,738.37. Perbelanjaan
berjumlah RM23,359.58, dan baki RMI 1,640.42 akan
dibawa ke tahun 2003 untuk dijadikan sipiutang 2002.
3.1.3 Vot 98120 (SPACE)
Jumlah peruntukan untuk pembelian bahan SPACE untuk
2002 ialah RM209,024.60. Peruntukan ini adalah rendah
berbanding RM557,217.78 pada tahun 2001 dan tambahan
peruntukan yang diberi hanya setakat Jun 2002 berjumlah
RM112,932.60. Tiada peruntukan tambahan yang diberi
oleh SPACE bermula Julai sehingga hujung tahun.
Baki peruntukan SPACE (2001) yang dibawa ke hadapan
ialah RM635,362.23. Keseluruhan peruntukan berjumlah
RM844,386.83. Kumulat tanggungan (2001 - 2002) ialah
RM1,040,608.98 iaitu lebihan tanggungan sebanyak
RM257,586.14.
Jumlah perbelanjaanlpembayaran yang telah dibuat
RM783,022.84. Baki vot SPACE RM6Il363.99 akan
dibawa ke tahun 2003.
Mulai tahun 2002, peruntukan vot 98120 (SPACE) dan
pembelian bahan SPACE diuruskan sepenuhnya oleh staf
SPACE yang ditempatkan di PSZ; iaitu 1 Pustakawan
sebagai Penyelaras Pusat Sumber SPACE dan 1
Pembantu Perpustakaan.
Walaupun telah mempunyai staf khusus, proses
pembayaran rnasih diuruskan oleh staf PSZ,
memandangkan peruntukan besar yang diterima oleh
SPACE dan atas sikap keprihatinan dan semangat kerja
berpasukan, staf PSZ yang sentiasa memberi kerjasama
untuk SPACE tanpa mengira masa.
3.1 -4 Vot 27304 (PHG)
Mulai tahun 2002, Perpustakaan Cawangan Pahang telah
diasingkan dari PSZ. Oleh itu PSZ tidak lagi memproses
pembelian bahan untuk Perpustakaan Cawangan Pahang.
Jumlah pernbayaran/perbelanjaan yang telah diproses
ialah sebanyak RM79,135.00. Ini adalah dari baki vot 2001
yang dibawa ke tahun 2002.
Mulai 10 April 2002, pesanan bahan Perpustakaan Pahang
yang dibekalkan, terus dijadikan koleksi Skudai dan
dibayar dengan vot Pahang(peruntukan sebelum
pengasingan Kampus). Apabila vot Pahang telah habis
dibelanjakan sehingga Mei 2002, bahan yang diterima
selepas itu dibayar dengan vot PSZ yang berjumlah
RM 15,057.96 (3.72% daripada peruntukan
RM404,700.00).
Butiran lejer bagi vot yang diuruskan oleh Jabatan adalah
seperti dilampimn 2 - 4
3.1.5 Agihan Peruntukan
Agihan peruntukan kewangan untuk tahun 2002 tidak
dapat dilaksanakan mengikut formula yang telah ditetapkan
kerana pesanan pembelian bahan bergantung kepada
penglibatan staf akademik dari fakulti-fakulti yang
mencadangkan judul buku untuk dibeli kepada PSZ.
Agihan peruntukan kewangan berbanding jumlah
tanggungan dan perbelanjaan lihat lampiran 5
3.2 PESANAN DAN PENERIMAAN BAHAN
3.2.1 Pesanan
Jurnlah pesanan bahan yang telah dibuat pada tahun 2002
ialah sebanyak 2,964 judul (4,392 naskhah). Pecahan
rnengikut koleksi seperti cawangan adalah seperti dijadual
berikut :
PSZ 1 2,227 / 2.798 1 SPACE 1,452
IBS
Jumlah --
- - . - -- -
2964 4392
Naskhah
- -
Koleksi Judul
Jumlah pesanan bagi tahun 2002 iaitu 2964 judul adalah
agak rendah berbanding 4855 pesanan yang dibuat pada
tahun lepas. Ini berkait rapat dengan kurangnya
peruntukan bagi tahun ini dan Jabatan perlu membuat
pesanan dengan berhemah dan mengutamakan judul yang
benar-benar diperlukan sahaja.
Perbandingan juilah pesanan mengikut fakulti adalah
seperti dilampiran 6-8
Pesanan adalah agak tinggi bagi bidang pengurusan tetapi
ini adalah perlu kerana bidang ini digunasama oleh banyak
fakulti di UTM. Jumlah pesanan bagi lain-lain fakulti di UTM
adalah agak seimbang.
Bagi Koleksi SPACE, sejumlah 595 judul telah dipesan
pada tahun 2002 berbanding 774 judul pada tahun lepas.
telah dipertanggungkan bagi 593 judul (1456 naskhah)
bahan. Ini juga merupakan peningkatan berbanding hanya
RM 162,094.70 pada tahun 2001.
3.2.2 Penerimaan
Jumlah penerimaan bahan pada tahun 2002 adalah lebih
tinggi iaitu 3023 naskhah berbanding tahun lalu yang
berjumlah 2488 naskhah. Pecahan mengikut koleksi
adalah seperti berikut :-
I Koleksi I Judul I Naskhah
PSZ --
SPACE
IBS - -
Jumlah - --
1,461
41 1
100
1972
1,928
995
100
3023
Dari segi agihan penerimaan bahan mengikut bidang,
jumlah penerimaan tertinggi adalah bagi bidang
pengurusan. Ini adalah berkait dengan jumlah pesanan
yang juga tinggi bagi fakulti tersebut. Berbanding tahun
200 1
Perangkaan Penerimaan Bahan fihat lampiran 9 - 10
3.2.3 Aktiviti Perolehan Bahan '
Aktiviti berikut telah diadakan bagi menambah dan
rnernperkukuhkan lagi koleksi perpustakaan.
3aleri Penerbit UTM
Pesta Buku Antarabangsa,
PWTC, Kuala Lumpur
PSZ, Skudai
Dataran Agora, Skudai
Fakulti Alam Bina
Pernbekal
Penerbit UTM
Badan Cemerlang
Darul Syakir
Koperasi
Universiti Malaya
Nijuyon
Badan Cemerlang
Bistari Mediabuku
Koperasi UTM
Page One
Koperasi UTM Bhd.
CatatanlPenerbit
3idang kejuruteraan dan
jains
Kejuruteraan Elektrik
Kejuruteraan
Buku untuk IBS
Koleksi B. lnggeris
McGraw-Hill, John
Wiley, Pearson,
Thompson Learning dan
Taylor & Francis.
Cambridge, Sage,
Springer, Prestel, RSC,
Elsevier, Birkhauser, AK
Peters.
Dewan Bahasa &
Pustaka
Bidang Alam Bina
4.0 JURNAL DAN MEDIA ELEKTRONIK
4.1 KOLEKSI JURNAL CETAK DAN ONLINE
Sehingga Disember 2002, jumlah jurnal bercetak langganan
terkini yang menjadi koleksi PSZ adalah sejumlah 335 judul iaitu
bertambah enam judul berbanding 329 judul pada tahun
sebelumnya. Manakala bagi jurnal hadiah sebanyak 137
merupakan judul aktif semasa. Bagi judul teks penuh dalam
pangkalan data online terdapat peningkatan sebanyak 18.3%
selaras dengan penambahan 3 judul pangkalan data
mengandungi teks penuh, 2 'e-books' dan 1 naiktaraf dari versi
cd-rom ke 'online'. Tiada pembatalan judul bagi tahun 2002.
Keseluruhan judul jurnal bagi koleksi PSZ adalah berjumlah 5856
judul dan ini adalah jumlah yang lebih rendah dari tahun 2001
iaitu 8031. Penurunan ini adalah kerana Jabatan telah
mengemaskini rekod aktifltidak aktif jurnal dan telah
mengenalpasti 2175 judul jurnal sebagai tidak aktif.
4.2 AGIHAN PERUNTUKAN & PERBELANJAAN VOT 27303
Peruntukan kewangan tahun 2002 berjumlah RM3,800,000.00
diagihkan seperti berikut :
Pembayaran langganan tetap jurnal - RM 995,911.64
pada 2002 (termasuk judul baru)
Pembayaran pangkalan data (cd1online)- RM 1,910,469.46
pada 2002
Pembayaran pembaharuan langganan - RM 582,515.24
pangkalan data cdlonline 2003
Pembayaran pernbaharuan langganan - RM 229,547.47
jurnal 2003
JUMLAH PERBELANJAAN KESEL URUHAN- RM3,718,407.8 1
Baki peruntukan dibawa ke hadapan adalah RM81,592.I 9
Bagi jurnal bercetak, FKKKSA mempunyai 46 judul yang
merupakan jumlah judul terbanyak dengan kos langganan bernilai
RMI88,194.41. Walaubagaimanapun, peruntukan terbesar
diagihkan kepada FS (Kimia) sejumlah RM229,708.58 diikuti
FKKKSA dan FKE dengan nilai RM111,869.14. Program
Pengajian Diploma menggunakan peruntukan terendah iaitu
sebanyak RM 1,332.64 sahaja.
Sila rujuk lampiran 11- 15
5.0 KOLEKSI KHAS
5.1 Penerimaan Bahan Koleksi Khas Am
Proses penerimaan bahan Koleksi Khas Am bagi tahun ini adalah
sebanyak 4,021 naskhah. Terdapat peningkatan sebanyak 82.61
% berbanding pada tahun 2001 yang berjumlah 824 judul sahaja.
Peningkatan yang tinggi untuk memproses penerimaan bahan
Koleksi Khas Am pada tahun ini adalah kerana penumpuan yang
lebih dapat diberikan kepada koleksi ini berikutan tesis 'backlog'
yang telah dapat disiapkan pada penghujung tahun 2001.
5.2 Koleksi Khas Projek dan Tesis Pasca ljazah
Proses penerimaan bahan bagi Koleksi Khas Projek dan tesis
Pasca ljazah adalah sebanyak 3,887 naskhah berbanding dengan
tahun 2001 iaitu sebanyak 6,742 naskhah. Terdapat penurunan
sebanyak 42.35 % dari segi proses penerimaan. Walau
bagaimanapun kesemua bahan Koleksi' Khas Projek dan Tesis
Pasca ljazah telah dibuat proses penerimaan dan buat masa ini
tiada lagi tesis 'backlog'. Penerimaan Tesis pasca ljazah agak
menurun peratusnya berbanding dengan tahun 2001 kerana pihak
Sekolah Pengajian Siswazah (SPS) menangguhkan sebahagian
penghantaran tesis berikutan dari proses perpindahan pejabatnya
5.3 Koleksi Khas Radas
Penerimaan Koleksi Khas Radas bagi tahun 2002 adalah
sebanyak 878 naskhahl keping berbanding pada tahun 2001 iaitu
sebanyak 1,214 naskhaht keping. Proses penerimaan bahan
radas disistem berkurang sebanyak 27.68 % berbanding tahun
2001 kerana tumpuan diberi kepada memproses bahan lain
seperti Kertas Projek yang mempunyai permintaan untuk merujuk
segera.
5.4 Bahan Hadiah dan Pertukaran
Penerimaan bahan hadiah dan hadiah radas bagi tahun 2002
adalah sedikit rendah iaitu berjumlah 490 judul berbanding 728
judul pada pada tahun 2001. Ini adalah berikutan dari kurangnya
sumbangan yang diterima dari organisasi luar yang menyumbang
secara percuma seperti sebelum kegawatan ekonomi dahulu. Ini
juga berikutan dari tidak semua bahan yang diterima diproses
menjadi koleksi PSZ tetapi pemilihan bahan dibuat dengan
memastikan judul yang benar-benar menepati bidang di UTM
sahaja yang dipilih untuk proses penerimaan.
Statistik penerimaan bahan Koleksi Khas adalah seperti
dilampiran 7 6
6.0 PEMPROSESAN BAHAN
6.1 PENGINDEKSAN
Disepanjang tahun 2002, sejumlah 4484 judul (9160 naskhah)
buku berjaya diindeks dan ini adalah tambahan sebanyak 1,196
judul dari tahun 2001.
Kertas projek dan tesis yang diindeks pada tahun ini adalah
berjumlah 3416 judul berbanding hanya 2138 judul pada tahun
sebelumnya. Ini adalah peningkatan sejumlah 1278 judul atau
56% berbanding tahun lalu. Peningkatan ini adalah kerana
tumpuan yang lebih diberikan terhadap pengindeksan tesis dan
kertas projek tertunggak selain turut menyemak authority file'yang
dijalankan berkala.
Jumlah judul mikrofilem yang diindeks juga meningkat dari 615
judul pada tahun 2001 kepada 814 judul pada tahun 2002. Ini
juga kerana Unit Pemuliharaan giat memikrofilem tesis yang
diterima dari Unit Pengindeksan.
Secara keseluruhannya, sebanyak 10,506 judul bahan telah
diindeks pada tahun 2002 berbanding hanya 8197 judul pada
tahun 2001 dan ini menunjukkan peningkatan sejumlah 2309 judul
atau 28% berbanding tahun lalu.
Prestasi Mengindeks Bahan adalah seperti dilampiran 17
6.2 MENGIMBAS PAHAN
Jumlah bahnn yang diimbas ke Pangkalan Data MIS1 dan
"Docsopen' adalah seperti di jadual berikut :
I Pangkalan Data I Jurnlah Input
Tesis & laporan Penyelidikan 1339 judul
Keratan Akhbar
Kertas Soalan Peperiksaan
Keseluruhannya pencapaian jumlah bahan yang diimbas pada
tahun 2002 adalah memuaskan berbanding tahun sebelumnya.
Beberapa masalah terutama dari segi teknikal dimana 'server'
bagi Pangkalan Data ini telah mencapai tahap maksimum dan
mengambil masa bagi mengatasinya telah agak menjejas projek
ini.
2959 judul
1597 set
7.0 MASALAH DAN PENYELESAIAN
7.1 Pertambahan penerimaan bahan Koleksi Khas Projek untuk
diindeks
Terdapat pertambahan yang besar dari segi jumlah bahan koleksi
khas projek yang diterima tahun ini dan tahun lepas. Sejumlah
5554 judul telah diindeks dan baki 1188 adalah dikategorikan
tertunggak dan perlu diselesaikan pada pertengahan pertama
tahun 2003. Peningkatan penerimaan kertas projek pada 2001
iaitu hampir 3 kali ganda dari biasa telah memberi kesan keatas
kerja mengindeks. Pengindeksan tesis dan kertas projek
memerlukan ketelitian bagi memastikan ketepatan subjek dan
nombor panggilan yang diberi. Pengindeks tidak hanya
mengambilkira kuantiti judul yang diindeks tetapi juga memastikan
kualiti rekod.
Sistem jaringan PSZ pada tahun 2002 masih belum begitu stabil
dan kerap terganggu memberi kesan atas kerja mengindeks.
7.2 Masalah ruang penyimpanan Bahan Koleksi Khas UTM
Pertambahan jumlah bahan dalam koleksi ini terutamanya kertas
projek dan tesis begitu ketara tiap tahun. Ini menimbulkan
masalah tidak cukup ruang untuk menempatkannya kerana bilik
Koleksi Khas di aras 2 (bilik Koleksi Khas 1) tidak mampu
menampungnya untuk jangkamasa panjang. Bagi mengatasi
masalah ini Bilik Koleksi Khas 2 telah diadakan dan telah
menempatkan keseluruhan Koleksi Lukisan Terukur dan bilik ini
juga akan turut menempatkan koleksi khas projek apabila Bilik
Koleksi Khasl penuh.
8.0 AKTlVlTl JABATAN 2002
8.1 Mengemaskini rekod dan status jurnal dalam Modul Serial
(INFOLAN2)
Langkah ini dibuat bagi memastikan rekod jurnal belian dan
hadiah adalah tepat dan terkini. Masih banyak rekod berkenaan
di INFOLANZ yang tidak terkini dan ini memberi kesan kepada
ketepatan status bahan untuk rujukan pengguna . Unit Jurnal
telah membuat semakan dengan membahagi-bahagikan judul
jurnal kepada pembantu dan kemaskini rekod telah diselesaikan
pada penghujung tahun 2002. Bagaimanapun, semakan dan
kemaskini juga akan diteruskan sebagai rutin harian.
8.2 Kajian penilaian Penggunaan Pangkalan Data Kormersil
Kajian ini diadakan bagi mengkaji tahap penggunaan pangkalan
data komersil yang dilanggan oleh PSZ. Pengumpuian statistik
penggunaan dijadikan sebagai alat pengukuran dan dianalisis
pada penghujung tahun. Hasil kajian boleh digunakan sebagai
petunjuk prestasi bagi Jabatan membantu membuat keputusan
langganan selanjutnya.
8.3 Audit Pembekal
Audit Pembekal telah dibuat ke atas Pembekal Buku - Yuha
Associates Sdn. Bhd. Dan Access Dunia Sdn. Bhd. pada 16 Mei
2002 Kedua pembekal merupakan antara pembekal utama dan
banyak membekalkan bahan kepada PSZ. Lawatan ini telah
dibuat bagi melihat sendiri proses pembekalan bahan yang
dipesan oleh PSZ dan perbincangan juga dibuat bagi
memperbaiki proses oleh kedua-dua pihak.
8.4 Mesyuarat PSZ dengan Pembekal Buku
Satu mesyuarat pembekal buku telah diadakan pada 26 Oktober
2002. Di antara perkara yang dibincangkan ialah ACQ Online (e-
Perolehan) dan perbincangan dua hala untuk melicinkan lagi
urusan pembelian dan pembekalan bahan. Mesyuarat dihadiri
oleh 12 orang mewakili 10 pembekal buku yang berurusan
dengan PSZ. Enam dari sepuluh pembekal tersebut merupakan
pembekal utama Perpustakaan Sultanah Zanariah seperti yang
disenaraikan.
Badan Cemerlang Sdn. Bhd.
Bistari Mediabuku Sdn. Bhd.
Koop. Kedaibuku Univ.
Malaya Bhd.
Koperasi Kedaibuku UTM
Nijuyon Sdn. Bhd.
Yuha Associates Sdn. Bhd.
Aktif
Enche Marketing
Penerbit UTM
Pesona llmu
YPJ Publications &
Distributions
Kurang Aktif
8.5 Perpindahan Bilik Koleksi Khas
Pada awal Januari 2002 secara rasminya Bilik Koleksi Khas yang
berada di Aras 5 yang mana sebelum ini diuruskan oleh Jabatan
Perkhidmatan Maklumat telah dipindahkan pengurusannya
kepada Jabatan Pembangunan Sumber. Perpindahan bahan dan
penyusunan semula bilik koleksi khas telah diuruskan oleh staf
Unit berkenaan dengan lancar.
Pengurusan bilik berkenaan kini dibawah kawalselia Unit
Perolehan (Bahan Khas) untuk urusan perolehan bahan dan juga
segala perkhidmatan yang berkaitan dengannya.
8.6 Penyusunan Semula Lukisan Terukur
Pada tahun ini juga semua penyimpanan lukisan terukur telah
didiletakkan di Bilik Koleksi Khas 2 dan ditempatkan didalam
kabinet khas yang telah dibeli. Staf unit Bahan Khas telah
mengemaskini lukisan terukur yang selama ini disimpan dalam
keadaan bergulung, dan menyusunnya mengikut nombor
panggilan kedalam kabinet berkenaan bagi memastikan keadaan
fizikalnya terpelihara.
Semua kabinet yang menempatkan koleksi lukisan terukur di
ruang rujukan aras 3 juga turut dipindahkan ke Bilik Koleksi Khas
2 bagi membolehkan penyimpanan setempat.
9.0 PERANCANGAN JABATAN
9.1 Kajian Pembangunan Koleksi Perpustakaan khususnya buku
mengikut bidang dirancang akan dibuat bagi mengenalpasti
pembangunan koleksi PSZ sediada menepati keperluan Fakulti
dan hasil kajian boleh dijadikan petunjuk perancangan
pembangunan koleksi PSZ.
Menggiatkan pengindeksan sumber elektronik termasuk laman
web di UTM dan luar.
Menyemak semula kesesuaian langganan Pangkalan Data CD-
ROM yang dikenalpasti melalui Kajian Penggunaan Langganan
Pangkalan Data Komersil untuk dinaiktaraf kepada online,
diberhentikan langganan tetapi bergantung kepada peruntukan
semasa.
Menjalankan Projek Kemaskini Rekod INFOLAN2 dengan giat
bagi memastikan kualiti rekod yang lebih tepat.
Memproses kertas projek dan tesis tertunggak dengan
mengadakan projek menyelesaikan koleksi tertunggak dengan
sasaran menghabiskannya pada tahun 2003.
Menambah perolehan bahan Koleksi Kreatif dalam Bahasa
lnggeris
Mengindeks koleksi gambarfoto UTM dan memastikan
penyimpanan yang sistematik.
Mengkaji proses kerja dan mengenalpasti kelemahan dan
penam bahbaikan proses.
10. PENUTUP
Pada keseluruhannya Jabatan telah dapat menjalankan fungsinya
dengan memuaskan. Walmbagaimanapun, usaha perlu dibuat bagi
mengkaji langkah-langkah penambahbaikan proses kerja sedia ada
bagi memastikan proses terbaik dipraktikkan.
STOK PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARIAH
SEHINGGA DISEMBER 2002
Lampiran 1
1 MONOGRAF In) I 2002 1 20011
I -_ p- ---
5 BAHAN KARTOGRAFI 6 TURISAN ( s u i t ) -
--
- - - - --
-- -- ---- . 389 - - - - 389 - - - - -- 32,584 -- - 32 572
- -- -- 39 39 _ - .
- - -- 3,362 - - - 2 L - 982 5.5 -
-- -- - -- 4.598 4.598 -- - -- -- - - 40,972 40.580
* Statistik bagi tesis pasca ijazah mula diasingkan dun Projek Sarjana Muda
Jabatan Pembangunan Sumber l l FEBRUARI 2003
PERKARA
A PERUNTUKAN
B TANGGUKGAN
BULANAN
C KUMULAT
TAKGGUNGAN
D BAKI TANGGUNGA
(C-El
E PERBELANJAAN KEMASKINI
F B A K I A D A
( A - E )
G BAKI S E L E P A S
TANGGUNGAN A - ( D + E )
3akl Peruntukan 2001 R
JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAANSULTANAHZANAMAH
LEJER 27905 ,27301 DAN 98054 - JANUAM - DISEMBER 2002
VOT 27905 (2001) m L A H V M 27301 (2002) SKD KL SKD KL
398,381.70 15,428.03 413,809.73 180,000.00 20,000.0C
-Peruntukan Vot:27301 - RM200,000.00 (Tnhun 2002) -Peruntukan Vot:98054 (TIAMANAH) - RM204,700.00 '** Bulan Disember dada Pembayaran dibuat.
VOT 98054 (2002) Tabung Amanrh SKD I
I
KL
I
JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER PERPUSTAKAAN SULTANAHZANARIAH
LEJER 2 7 3 0 1 (IBS) - JANUARI - DISEMBER 2002
PERKARA
A PERUNTUKAN
B TANGGUNGAN BULANAN
C KUMULAT TANGGUNGAN
D BAKI TANGGUNGAN
(C-E)
E PERBELANJAAN KEMASKINI
F BAKIADA
(A-El
G BAKI SELEPAS TANGGUNGAN A-(D+E)
**Peruntukan 2002- RM 15,000.00 **Pemntukan Tambahan RM20,000.00 (Ruj. UTM.01.31/ 10.10/4(10) - bertarikh 7.10.2002)
VOT 27301 (2002) JUMLAH
JABATAN PEMBANGUNAN $UMBER PERPUSTAKAAN SULTANAH ZANARLAH
LEJER 98120 (SPACE) - JANUARI - DISEMBER 2002
r
PERKARA
A PERUNTUKAN
B TANGGUNGAN BULANAN
C KUMULAT TANGGUNGAN
D BAKI TANGGUNGAN
(C-El
E PERBELANJAAN KEMASKINI
F BAKI ADA
G BAKI SELEPAS TANGGUNGAN A-(D+E)
VOT 98120(2001) VOT 98120(2002)
**Bald Pemntukan sehingga Disember 2001- RM595,18 1.23 **Peruntukan tambahan Disember(2nd Run)-RM40,18 1 .OO -Peruntukan tambahan Januari 2002 - RM3,060.00 -PIT Julai 2002 - -21,323.00 -Peruntukan tambahan Febmari 2002 - RM34,OSO.OO *PIT OGOS 2002 - RM240.00 -Peruntukan tambahan Mac 2002- RM29,810.00 *PIT Sept. 2002 - RM16,149.00 -Peruntukan tambahan April 2002 - RM1,920.00 *PIT Oktober 2002 - RM60.00 *Peruntukan tambahan Mei 2002 - RM8,380.60 ***PIT Nov. 2002 - RM58,320.00 -Peruntukan tambahan Jun 2002 - RM35,682.00
**Pesanan 2002,48Judu1,145 Naskhah - RM31,829.69 (Advance)
AGIHAN PERUNTUKAN KEWANGAN BERBANDING DENGAN JUMLAH TANGGUNGAN DAN JUMLAH PERBELANJAAN
TAHUN 2002
* Pesanan Bahan KTN - 2001 dibayar dengan vot 27301 (PSZ), 2002
Peratus 1%) Perbelanjaan
1.06
3.51
4.16
11.92
13.08
7.74
3.84
2.37
5.02
10.78
13.13
3.75
2.02
13.90
3.72
100
Jumlah Perbelanjaan
4,279.44
14,222.52
16,842.31
48,239.01
52,944.84
31,303.62
15,522.52
9,575.95
20,305.98
43,603.05
53,167.25
15,194.34
8,157.84
56,277.78
* 15,057.96
404,694.41
Peratus (%)
Tanggungan
3.84
1.31
8.63
15.64
15.8
10.44
6.09
5.66
10.00
16.86
14.57
11.11
2.57
17.59
140.11
Fakulti
Rujukan Am
Fiksyen
FAB
FKA
FKE
FKM
FKKKSA
FKSG
FP
FPPSM
FS
FSKSM
PPIPS
PPD
KTN
JUMLAH .L
RM
9,000
5,000
26,000
48,000
34,000
34,000
3 1,000
16,000
30,000
22,700
54,000
44,000
10,000
41,000
404,700
Peratus (%)
Agihan
2.22
1.24
6.44
11.86
8.40
8.40
7.66
3.96
7.41
5.60
13.34
10.87
2.47
10.13
100
Jumlah Tanggungan
15,539.99
5,29 1.26
34,929.87
63,283.97
63,925.63
42,250.67
24,648.04
22,919.68
40,476.96
68,251.95
58,972.55
44,988.39
10,407.36
71,178.14
567,064.46
PERANGKAAN PESANAN BAHAN MENGIKUT FAKULTI (JANUARI - DISEMBER 2002)
I FAKU LTI I S-katan I Judul I Naskhah
Am Biasa
Am Rujukan
Fakulti Alam Bina
I Sains Matematik I FS SM 1 83 1 105
Fakulti Kejuruteraan & Sains Geoinformasi
Fakulti Sains
Sains Am
Sains Biologi
Sains Fizik
Sains Kimia
Fakulti Kejuruteraan
Kejuruteraan Awam
Kejuruteraan Elektrik
Kejuruteraan Mekanikal
Kejuruteraan Kimia & Kejuruteraan Sumber Asli
AA
AR
AB
1Fakult.i Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia
KSG
FS
FS Am
FS B
FS SF
FS SK
FPPSM I
140
40
156
FPPSM -AM
FPPSM - BHS
FPPSM - MGT
FPPSM - SS
150
69
157
7 1
8
29
33
20
I Fakulti Pendidikan
79
11
29
36
2 2
I JUMLAH 1 2227 1 2798
Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat
Program Pengajian Diploma
Pusat Pengajian Islam & Pembangunan Sosial
FK
PPD
PPI
186
164
160
263
37 1
227
PERANGKAAN PESANAN DAN TANGGUNGAN BAHAN MENGIKUT FAKULTI UNTUKTAHUN2002VOT27301DAN98054
1nrnp,n.ii a
P E W O M PESMAN D M TMGGUAGAN EAHM MENGIKUT FAKULTI VOT 98120 (SPACE] JANUARI - DISEMBER 2002
TBRUARI MAC APRIL ME1 JUN JULAl I J f I "KT J N KT J N KT J N KT J N KT J N KT
PERANGKAAN PENERIMAAN BAHAN MENGIKUT FAKULTI (JANUARI - DISEMBER 2002)
FAKU LTI 1 Sin~katan I Judul I Naskhah
Am Biasa
Am Rujukan
Fakulti Alam Bina
--
Sains Am
Fakulti Kejuruteraan & Sains Geoinfomasi
Fakulti Sains
AA
AR
AB
Sains Matematik I FS SM 1 38 1 57
KSG
FS
-- - --
Sains Biologi
Sains Fizik
Sains Kimia
Fakulti Kejuruteraan
135
20
74
162
24
79
29
FS B
FS SF
FS SK
Fakulti Pengumsan dan Pembangunan Sumber Manusia I FPPSM I I
29
-
Kejuruteraan Awam
Kejumteraan Elektrik
Kejuruteraan Mekanikal
Kejuruteraan Kimia & Kejuruteraan Sumber Asli
12
17
70
Fakulti Pendidikan I FP 1 114 1 128
12
17
90
KA
KE
KM
KK
--
Am
Bahasa
Pengumsan
Sains Sosial
Fakulti Sains Komputer dan Sistem Maklumat I FK
135
137
7 1
36
-
FPPSM -AM
FPPSM - BHS
FPPSM - MGT
FPPSM - SS
142
140
73
37
Program Pengajian Diploma
Pusat Pengajian Islam & Pembangunan Sosial
2
49
169
25
4
53
178
3 3
PPD
PPI
JUMLAH
119
116
402
145
146 1 1928
PERANGKAAN PENERIWIPERBELANJAAN BAHAN VOT 98120 (SPACE) JAlPUARI - DISEMBER 2002
Hotn:
Mei Z W I - Diplorn PPI - zIJ). 7 ( y
Jun 2001 - Diplo- PPI 0. (6NJ
Jun 2002 - Diplorn PPI - I N . S(Nl
Nov 2001 - D i p b m FAB - I(J). 21NJ
PERBELANJAAN MENGIKUT FAKULTI TAHUN 2002
FAKULTI
INVOIS TAHUN 2002
DIBAYAR PADA TAHUN 2001
JUMLAH
INVOIS TAHUN 2002 INVOIS TAHUN 2003
DIBAYAR JAN - DIS 2002 DIBAYAR PADA TAHUN 2002
JUMLAH JUMLAH JUMLAH JUMLAH
JUDUL PEMBAYARAN JUDUL PEMBAYARAh
FAB ! 1 I 1,992.381 50,605.891 7,486.29
FKA 22 94,619.78 2 14,612.14 I I I I I
FSKSM I 1 I 2,725.251 151 23,933.441 1 I 1,167.69 I I I I I
FKE
FKM
FKKKS A
FPPSM (AM)
FPPSM (BAHASA)
FS (AM)
FS (F)
FKSG I 2 1 8,997,041 311 28,607.72 1 6 1 8,625.47 I I I I I
3
5
1
PPD
2,934.55
3,097.35
643.44
4 1 1,332.641 1 I 246.90
JUMLAH
JUMLAH PEMBAYARAN KESELURUHAN TAHUN 2002
I I I I I I
JUMLAH PEMBAYARAN 393,589.12
11
16
46
4
5
19
3
14
23
2,906,381.10
11 1,869.14
29,738.13
188,194.41
2,528.77
4,221.24
75,828.01 ------ 2,479.50
78,887.13
393,589.12
812,026.71
2
2
9
1
1
5
1
4
312
26,112.09
2,413.74
25,147.11
1,923.57
1,132.46
4,286.18
642.60
23,338.71
2,906,381.10 69 812,026.71
Lampiran 12
PERANGKAAN TANGGUNGAN DAN PERBELANJAAN VOT 27303 (JURNAL)
JANUARI - DISEMBER 2002 I
Peruntuk:
Bulan
J a la-I
FeSruar~
hlac
Apr~ l
May
J J ~
.Jilla
ogcs
Srp'e~nber
Ohlober
Vovcrnber
D~serrber
"Peruntukan tahun 2002 - RM3,800.000.00
"'Pembayaran t~dak d~buat pada bulan Disember kerana No. Siri tidak berjaya
(A) RM 3.800,000.00
Tanggungan
Bulanan
a
Kumulat
Tanggungan
b
Baki Selepas
Tanggungan
Aic+e)
Baki
Tanggungan
c
Perbelanjaan
Bulanan
d
Perbelanjaan
Kemaskini
e
Baki Ada
(A*)
f
Lampiran I3 PEMBAYARAN JURNAL TAHUN ZOO2 MENGIKUT PEMBEKAL
DISEMBER 2001 - DISEMBER 2002
JUMLAH
27,028.31
52398.27
94,619.78
111,869.14
KUTM
1,716.22
UBS
2,278.60
3,007.62
9,113.86
IBS
1,752.15
4,440.45
1,545.05
EBSCO
5,845.61
25,146 80
PEMBEKAL I FAKULTI
AM
F AB
FKA
FKE
KUM
7,646.01
TERUS
25,3 12.09
3,471.81
11,684.22
SWETS
39,250.10
67,841.48
76,063 43
Lampiran 14
PERBELANJAAN PEMBELIAN JURNAL TAHUN 2002 MENGIKUT FAKULTI (DISEMBER 2001 - DISEMBER 2002)
I FAKULTI I JUMLAE (RM) I AM
FLU
FKA
FKE
27,028.31
52,598.27
94,619.78
111,869.14
FKM
FKKKSA
FPPSM(AM)
FPPSM(BHS)
32,672.68
188,194.41
2,528.77
4,221.24
FSKSM
FKSG
FP
26,658.69
37,604.76
26,541.83
PPD 1,332.64
BILANGAN JUDUL MENGIKUT FAKULTI TAHUN 2002 (DISEMBER 2001 - DISEMBER 2002)
NAMA 1 FAKULTI
AM
FAB
FKA
FKE
FKM
FKKKSA
FPPSM(AM)
FPPSM(BHS)
FPPSM(IJ)
gw F S m
,FS(IC)
FS(W
FSKSM
FKSG
PPD
JUMLAH
ABD. RAHMAN
23
29
16
5
10
19
2
13
2
7
13
3
6
14
2
172
WAN JAMALIAH
6
15
6
6
9
27
4
3
11
2
7
18
5
11
19
JUMLAH
29
44
22
11
19
46
4
5
24
4
14
31
8
17
33
2
163
4
335
Lampiran 16
Perbandingan Penerimaan Bahan Koleksi Khas bagi Tahun 2002 dengan 2001
MLAH (A) 1 7 6 1 1 979 1 496 1 594 1 - 1-37133 1 I I
- 3 7 9 q
("7) (NASKHAH)
.anS.ir
KOLEKSI KHAS: Am(KKA)
JENIS BAHAN
HADIAH: Cetak
Projek(KKP) - a Sarjana - b
TAHUN 2002
824
JUMLAH ( a + b + c ) Radas
JUDUL
490
TAHUN 2001
6,335 379
JUMLAH (B) JUMLAH BESAR (A+ B)
NSKIKPG
587
JUDUL
728
2,202
6,742 49 1
NSKIKPG
939
6,335 379
8,057 n9+% 5,737 8,818 / fi 6,233
1,355
6,742 1,214
3,653 212
8,786 9,380
4,02 1
3,887 495
-17 51
82.6 1
3,653 2 12
-42.34 -44.06
3,887 878
-42.35 -27.68
STATlSTlK AKTlVlTl PENGINDEKSAN UNIT PENGURUSAN TEKNIK (PENGINDEKSAN) DARI BULAN JANUARI - DISEMBER 2002
BUKU(0)
BUKU(C1P)
BUKU(TESIS)
CAKERA PADAT
CARTA
C S K I T
FlLEM JALUR
FOTOGRAF
FGRAF UDARA
JURNAL
JUR ONLINE
JAN
(J) (N)
259 316
174 339
516 516
0 17
, 5 A
KASETVIDEO
FEB.
(J) (N)
208 301
142 371
189 189
20 33
MAC
(J) (N)
183 298
119 452
509 509
25 40
1 1
KIT
17 28
2 28
0 0
APRIL
(J) (N)
82 153
71 242
313 313
6 16
19 19
15 46
2 4
LASER CAKERA
ME1
(J) (N)
331 505
109 408
157 157
37 77
10 10
91 91
0 0
5 8
1 1 1 1
JUN
(J) (N)
314 466
63 193
187 187
3 3
44 44
115 115
6 34
5 11
JULAl
(J) (N)
313 496
78 311
81 81
76 129
14 17
2 5
OGOS
(J) (N)
345 547
146 795
134 134
80 142
3 3
96 96
5 13
10 10
81 81
SEPT.
(J) (N)
233 392
2W 495
226 226
27 57
14 55
NOV.
(J) (N)
226 330
98 297
465 465
54 84
OICT.
(J) (N)
379 559
228 522
321 321
61 91
6 6
117 117
15 20
DIS.
(J) (N)
154 h)3
29 169
318 318
17 47
2 2
49 49
JUMLAH
(J) (N)
3027 4566
1457 4594
3416 3416
414 736
15 47
31 31
55 55
13 24
72 72
3 6
0 0
109 271
0 0
19 19
12 12
0 0
0 0
159 162
688 888