Kalmar - Kalmar › download › 18.d5aedbd15ebc6e00cf17d4 › ...Tel 0480-45 00 00 vx Fax [email protected] KF TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tina Bågfeldt

1 (2)

UTDRAG

Sammanträdesdatum

2014-12-18

Kultur- och fritidsnämnden

Anslaget på kommunens anslagstavla den 23 december 2014.

§ 149

Medborgarförslag om utomhusbad

Dnr KFN 2014/0175

Handlingar

Förvaltningschef Lolita Perssons och projektledare/koordinator Tina Bågfeldts skrivelse 2 december 2014, samt det inskickade medborgarförslaget.

Bakgrund

Kjell Thulin har lämnat in ett medborgarförslag där han föreslår att det anläggs ett utomhusbad med 50 meters bassäng och bastu på den plats Fanerdun hade för avsikt att bygga hotell. Motiveringen är bland annat att det är cykelavstånd för många, möjlighet till tävlingar i 50 meters bassäng, simundervisning/crawlkurser, arbetstillfällen och ett alternativ till bad när det är algblomning på sommaren. ”Ett tillfälle som åter får Kalmar att synas”. Marken för Fanerduns planerade etablering ägs inte längre av Kalmar kommun. Kommunen äger dock marken runt om. För närvarande pågår ingen aktiv planering för området. Att anlägga ett utomhusbad är en stor investering. Frågan om framtiden för Kalmars badhus är under utredning. Det kommer i förlängningen kräva stora investeringar varför ekonomiskt utrymme för ett utomhusbad inte är möjligt under ett antal år framåt.

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att avslå förslaget om ett utomhusbad.

Sekreterare

Pia Axeheim

Justeras

Marianne Dahlberg Peter Forsberg

2 (2)

Kultur- och fritidsnämnden UTDRAG

Sammanträdesdatum 2014-12-18

ordförande

Kultur- och fritidsförvaltningen Kultur Idrott och Service

Adress Box 610, 391 26 Kalmar │ Besök Tullslätten 4 Tel 0480-45 00 00 vx │ Fax │[email protected]

KF

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning

Tina Bågfeldt 2014-12-02 KFN 2014/0175 50608


Medborgarförslag om utomhusbad

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att avslå förslaget.

Bakgrund

Kjell Thulin har lämnat in ett medborgarförslag där han föreslår att det anläggs ett utomhusbad med 50 meters bassäng och bastu på den plats Fanerdun hade för avsikt att bygga hotell. Motiveringen är bland annat att det är cykelavstånd för många, möjlighet till tävlingar i 50 meters bassäng, simundervisning/crawlkurser, arbetstillfällen och ett alternativ till bad när det är algblomning på sommaren. ”Ett tillfälle som åter får Kalmar att synas”. Marken för Fanerduns planerade etablering ägs inte längre av Kalmar kom-mun. Kommunen äger dock marken runt om. För närvarande pågår ingen ak-tiv planering för området. Att anlägga ett utomhusbad är en stor investering. Frågan om framtiden för Kalmars badhus är under utredning. Det kommer i förlängningen kräva stora investeringar varför ekonomiskt utrymme för ett utomhusbad inte är möjligt under ett antal år framåt. Lolita Persson Tina Bågfeldt förvaltningschef projektledare/koordinator

1 (2)

UTDRAG

Sammanträdesdatum

2014-12-18


Anslaget på kommunens anslagstavla den 23 december 2014.

§ 151

Medborgarförslag - café i Norrliden

Dnr KFN 2014/0190

Handlingar

Förvaltningschef Lolita Perssons och ungdomsombud Sophia Sundlins skrivelse 27 november 2014, samt det inskickade medborgarförslaget.

Bakgrund

Medborgarförslaget visar på engagemang och drivkraft hos ungdomarna som författat det och det ligger väl i linje med utredningen Genomförandeförslag Mötesplats Norrsidan som presenterades i juni 2014. Utredningen föreslår en mötesplats som innehåller café, möjlighet till aktiviteter, skapande verksamhet, integrerad fritidsgård samt bibliotek i lokalerna i Kalmarsundsskolans norra del. Arbetet kommer troligen att påbörjas under våren 2015. I dag finns fritidsgården i anslutning till Kalmarsundskolan, med generösa öppettider och möjlighet till aktiviteter och fika i caféet. Medborgarförslaget efterfrågar även mer aktiviteter för ungdomar i Kalmar. I dagarna har ungdomshuset Unik öppnat och där kan ungdomar i Kalmar umgås och träffa kompisar, vara kreativa och ägna sig åt skapande verksamhet sex dagar i veckan. Ungdomsombudet finns på Unik vilket också underlättar för ungdomar som själva vill skapa projekt genom att söka Klirr-pengar.

Yttrande

Kultur- och fritidsnämnden tackar ungdomarna som författat medborgarförslaget för deras engagemang och hoppas att de kommer att besöka ungdomshuset Unik samt i framtiden även Mötesplats Norrsidan.

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att yttrandet från kultur – och fritidsförvaltningen ska utgöra svar på medborgarförslaget om att öppna ett café i Norrliden.

2 (2)

Kultur- och fritidsnämnden UTDRAG

Sammanträdesdatum 2014-12-18

Sekreterare

Pia Axeheim

Justeras

Marianne Dahlberg Peter Forsberg ordförande

Kultur- och fritidsförvaltningen Ung i Kalmar

Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]

KF

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning

Sophia Sundlin 2014-11-27 KFN 2014/0190 50167


Medborgarförslag - café i Norrliden

Förslag till beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att yttrandet från kultur – och fritidsför-valtningen ska utgöra svar på medborgarförslaget om att öppna ett café i Norr-liden.

Bakgrund

Medborgarförslaget visar på engagemang och drivkraft hos ungdomarna som författat det och det ligger väl i linje med utredningen Genomförandeförslag Mötes-plats Norrsidan som presenterades i juni 2014. Utredningen föreslår en mötes-plats som innehåller café, möjlighet till aktiviteter, skapande verksamhet, inte-grerad fritidsgård samt bibliotek i lokalerna i Kalmarsundsskolans norra del. Arbetet kommer troligen att påbörjas under våren 2015. I dag finns fritidsgården i anslutning till Kalmarsundskolan, med generösa öp-pettider och möjlighet till aktiviteter och fika i caféet. Medborgarförslaget efterfrågar även mer aktiviteter för ungdomar i Kalmar. I dagarna har ungdomshuset Unik öppnat och där kan ungdomar i Kalmar um-gås och träffa kompisar, vara kreativa och ägna sig åt skapande verksamhet sex dagar i veckan. Ungdomsombudet finns på Unik vilket också underlättar för ungdomar som själva vill skapa projekt genom att söka Klirr-pengar.

Yttrande

Kultur- och fritidsnämnden tackar ungdomarna som författat medborgarför-slaget för deras engagemang och hoppas att de kommer att besöka ungdoms-huset Unik samt i framtiden även Mötesplats Norrsidan. Lolita Persson Sophia Sundlin Förvaltningschef Ungdomsombud

www.pwc.se

Revisionsrapport

Viktor Prytz

Pär Sturesson

Cert. kommunal revisor

27 november 2014

Rektorernas för-utsättningar

Kalmar kommun

Rektorernas förutsättningar

27 november 2014Kalmar kommuns revisorerPwC

Innehållsförteckning

1. Inledning .................................................................................... 1

1.1. Revisionsfråga ................................................................................................ 1

1.2. Revisionskriterier ........................................................................................... 1

1.3. Avgränsning och metod.................................................................................. 1

2. Iakttagelser.................................................................................3

2.1. Uppdrag, ansvar och befogenheter ................................................................3

2.1.1. Uppdrag och ansvar .......................................................................................................3

2.1.2. Befogenheter...................................................................................................................4

2.2. Rektors kunskaper och stöd ...........................................................................4

2.3. Rektors organisering av verksamheten..........................................................5

2.4. Systematiskt kvalitetsarbete på enheterna.....................................................6

3. Revisionell bedömning och slutsatser.........................................9

3.1. Uppdrag, ansvar och befogenheter ................................................................9

3.2. Rektors kunskaper och stöd ...........................................................................9

3.3. Rektors organisering av verksamheten..........................................................9

3.4. Systematiskt kvalitetsarbete på enheterna................................................... 10


27 november 2014Kalmar kommuns revisorer 1 av 11PwC

1. Inledning

Aktuell debatt och forskning lyfter fram rektor betydelse för att verksamheten ska

lyckas med sitt uppdrag. Rapport från Skolinspektionen (2010) visar att många rek-

torer inte fyller sin roll, så som det är tänkt i lagstiftningen.

Rektor behöver goda kunskaper om styrdokumenten och verksamheternas pedago-

giska uppdrag men också om arbetsgivarrollen och vad det innebär att leda verk-

samhet i en politiskt styrd organisation. Verksamhetens resultat är beroende av

personalens professionella insatser och ansvar, vilka inte kan eller ska styras i detalj

av rektor. Snarare handlar det om att skapa förutsättningar för en effektiv och kvali-

tativ verksamhet. Vidare har rektor ansvar för att verksamheten genom utvärdering

och uppföljning ständigt utvecklas. Därmed ställs stora krav på rektorers styrför-

måga och ledarskap samt på de förutsättningar för uppdraget som nämnden ger.

Brister i styrning och ledning från rektor innebär att verksamheten inte optimerar

sin förmåga. Barns och elevers rättigheter riskerar att åsidosättas. Därmed riskeras

möjligheter att säkerställa likvärdiga förutsättningar för alla barn och elever samt

en god ekonomisk hushållning. Rektor är en nyckelperson för nämnden.

Revisorerna har utifrån sin bedömning av väsentlighet och risk beslutat att genom-

föra denna granskning.

1.1. RevisionsfrågaSäkerställer barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd att

varje enskild rektor har förutsättningar, uppdrag och möjlighet att utföra sitt upp-

drag på ett ändamålsenligt sätt?

1.2. Revisionskriterier Rektor har ett tydligt uppdrag och ansvar som matchas av motsvarande be-

fogenheter.

Rektor har tillräckliga kunskaper och tillräckligt stöd för att kunna utföra

sitt uppdrag och bedriva pedagogiskt ledarskap.

Rektor organiserar sin verksamhet utifrån gällande styrdokument, elevernas

behov och förutsättningar samt befintliga resurser.

Rektor säkerställer ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på sin

enhet.

1.3. Avgränsning och metodGranskningen är avgränsad till barn- och ungdomsnämnden, Södermöre kommun-

delsnämnd och verksamheten i grundskolan.

Vi har genomfört intervjuer med 12 rektorer för grundskolorna samt förvaltnings-

ledningen, kommundelsledningen och sju tjänstemän som arbetar med rådgivning

och stöd till rektorerna.



Utöver intervjuerna har vi tagit del uppdragshandlingar, resursfördelningssystemet,

delegationsordningen samt rutiner och riktlinjer för enheternas systemastiska kva-

litetsarbete.

I rapporten återges iakttagelser generellt för hela Kalmar kommun. När det är skill-

nader mellan verksamheterna under barn- och ungdomsnämnden och Södermöre

kommundelsnämnd anges det i texten.

Rapporten är sakavstämd med de intervjuade.



2. Iakttagelser

2.1. Uppdrag, ansvar och befogenheter2.1.1. Uppdrag och ansvarRektorerna har statliga uppdrag som är formulerade i skollagen, skolförordningen

och läroplanen för grundskolan.

Inom kommunen finns det två övergripande uppdrag för rektorerna; funktionsbe-

skrivningen och det årliga verksamhetsuppdraget.

I Funktionsbeskrivningen anges rektors ställning och placeringen i organisationen.

Vidare anges vilka formella krav som ställs på rektor utifrån skollagens befattnings-

krav. I beskrivningen anges även rektors huvudfunktion och ansvar. Funktionsbe-

skrivningen för rektorerna är kommunövergripande. Den gäller även förskoleche-

ferna. Vid anställning av rektorer gås funktionsbeskrivningen igenom. Den finns

även i kommunens verksamhetshandbok. Södermöre kommundel har under år

2014 gått igenom beskrivningen med samtliga rektorer. De intervjuade rektorerna

anser att funktionsbeskrivningen inte är framträdande i vardagen men att den ak-

tualiseras i samband med medarbetarsamtal och lönesamtal. Samtliga intervjuade

anser att rektorerna har medarbetarsamtal med sin närmaste chef i enlighet verk-

samhetshandboken varje år.

I Verksamhetsuppdragen anges specifika årliga uppdrag för varje enhet utifrån de

kommunala målsättningarna. Tidigare har det funnits läroplansuppdrag som angav

specifika mål för varje enhet utifrån läroplanens målsättningar.

Sedan år 2014 är läroplansuppdragen som uppdragsdokument avskaffade inom

barn- och ungdomsförvaltningen. Förvaltningsledningen anser att uppdrag i läro-

planen framgår tydligt och att de kommunala målen ligger när det statliga målen.

Därmed är det tillräckligt med de kommunala målen som bryts ner och förtydligas i

verksamhetsuppdragen. Rektorerna anser att de kommunala målen är tydliga och

har en tydlig koppling till statliga målen.

Södermöre kommundelsnämnd har valt att behålla läroplansuppdragen i sina verk-

samheter för att, enligt kommundelschefen, tydliggöra fokus på läroplanens mål-

sättningar.

Samtliga intervjuade anser att verksamhetsuppdragen följs upp i den årliga upp-

följningen inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet, regelbundna avstäm-

ningar under året samt vid de så kallade resursdialogerna. Vid resursdialogerna

sker en avstämning mellan rektor och förvaltningsledningen av verksamhetens re-

surser i förhållande till enhetens organisation, verksamhet och verksamhetsupp-

drag.

Samtliga intervjuade anser att rektorernas uppdrag och ansvar är tydligt.



2.1.2. BefogenheterFörvaltningsledningen på barn- och ungdom och ledningen för Södermöre kom-

mundelsnämnd anser att organisationen är en utpräglad decentraliserad organisat-

ion som ger rektorerna stora befogenheter. I skollagen anges att rektor har att be-

sluta om enhetens inre organisation. Rektor har befogenheter att anställa personal

och organisera sin verksamhet inom tilldelade resurser. Detta sker, enligt rektorer-

na, utan inblandning av respektive förvaltningsledning. Det förekommer att led-

ningen tillsammans med rektorerna kommer överens om gemensamma förhåll-

ningssätt eller riktlinjer som egentligen ligger inom varje enskild rektors ansvars-

område.

Resurstilldelningen sker genom en elevpeng som utgörs av ett grundbelopp och ett

belopp som beräknas utifrån socioekonomiska faktorer. De socioekonomiska fak-

torerna är samma som används i Skolverkets SALSA-värden1. Storleken på varje

enhets budget avgörs av antalet elever på enheten. Det finns inga riktade resurser

som villkoras. Det är möjligt för skolorna att söka tilläggsbelopp för elever med om-

fattande behov av särskilt stöd.

2.2. Rektors kunskaper och stödI skollagen och i funktionsbeskrivningen för rektor anges att bara den som genom

utbildning och erfarenhet har pedagogisk insikt får anställas som rektor. Vid an-

ställning som rektor ska en särskild befattningsutbildning eller en utbildning som

kan jämställas med denna genomföras. Utbildningen ska påbörjas snarast möjligt

efter det att rektor har tillträtt sin anställning och vara genomförd fyra år efter till-

trädesdagen.

Det är förvaltningschefen och kommundelschefen som anställer rektorerna och gör

bedömningar vad gäller deras utbildning och erfarenhet. Vidare är det förvaltnings-

chefen och kommundelschefen som ser till att nyanställda rektorer genomför av-

sedd utbildning. Enligt de intervjuade har så gott som samtliga rektorer i kommu-

nen gått den statliga rektorsutbildningen eller går den för närvarande. Vidare har de

rektorer som varit aktuella för rektorslyftet gått den utbildningen.

Vid granskningstillfället är det två rektorer i Södermöre kommundel som inte har

gått de avsedd utbildningarna. Kommundelschefen har tillsammans med berörda

rektorer kommit fram till att utbildningarna inte ska genomföras på grund av att

personerna kommer att gå i pension inom några år. Den statliga rektorsutbildning-

en tar tre år att genomföra och omfattar totalt 30 högskolepoäng. Det råder skilda

uppfattningar mellan ledningen och rektorerna vad gäller om rektorernas tid för

studier. Förvaltningschefen och kommundelschefen anser att rektorerna har ca 10

% i sin tjänst avsatt för studier under rektorsutbildningen. Rektorerna anser att

utbildningen ligger utöver ordinarie heltidstjänst.

1 Andel elever som är nyinvandrade, Andel elever med utländsk bakgrund (födda utom-lands), Andel elever med utländsk bakgrund (födda i Sverige), Andel pojkar, Föräldrarnassammanvägda utbildningsnivå



Utöver de riktade utbildningarna för rektorerna finns chefsutbildningar inom

kommunen med vissa obligatoriska moment. Det finns även obligatoriska områ-

desutbildningar för t.ex. brandskydd och arbetsmiljö som rektorerna ska genomföra

med viss frekvens. I samband med medarbetarsamtalen upprättas eller uppdateras

individuella kompetensutvecklingsplaner för varje rektor.

Samtliga intervjuade anser att rektorerna har stöd i fråga om hanteringen av eko-

nomi, lokaler, juridik, personalärenden, kvalitetsarbete, arbetsmiljöarbete. Stödet

utgörs av personal på förvaltningen eller kommundelskontoret samt av rutiner, väg-

ledning och blanketter i verksamhetshandboken. I lokalsammanhang har rektorer-

na stöd i fråga om elevprognoser, planering av lokalytor, kartläggning av elevernas

rörelsemönster samt genomförande av om- och tillbyggnadsarbeten. Inom Söder-

möre kommundel pågår ett arbete för att utveckla delar av stödet till rektorerna.

Några rektorer anser att stödet för hanteringen av skolskjutsar inte är tillräckligt.

Den övergripande planeringen av rutter och hållplatser sker från förvaltningen.

Rektor beslutar om berättigande till skolskjuts utifrån avstånd och bedömning av

farliga vägar. Rektorerna efterfrågar ett ökat stöd eller övergripande praxis vad gäl-

ler bedömningen av farliga vägar för att få en likvärdig bedömning inom kommu-

nen.

En form av stöd som har utvecklats under det senaste året är workshops. Det före-

kommer olika inriktningar för dessa och deltagandet är frivilligt för rektorerna.

Workshoparna bygger på att rektorerna deltar vid de tillfällen och områden som de

bedömer att de har behov av. Det finns workshopar om t.ex. ekonomi och budget-

uppföljning samt kvalitetsarbete. Upplägget varierar från att vara i seminarieform

till arbetsmöten med handledning av tjänsteman. Samtliga rektorer värdesätter

möjligheten till workshops och anser att det är ett uppskattat stöd inom flera områ-

den.

Förvaltningarna har sedan år 2013 valt att använda 20 stycken förstelärare som

utvecklingslärare i kommunen. De är knutna till förvaltningen och arbetar i varie-

rande utsträckning (10-40% av sin tid) som stöd för lärare och rektorer vad gäller

ämnespedagogik i hela kommunen.

Rektorerna är organiserade i geografiska nätverk. Rektorerna anser att nätverken är

viktiga forum för kollegialt stöd. Det är även flera rektorer som har valt att organi-

sera ledarskapet inom den enhet de har ansvar för med en biträdande rektor. Det

gäller framför allt de större skolorna och rektorerna anser att dessa utgör ett viktigt

stöd i den dagliga verksamheten.

2.3. Rektors organisering av verksamhetenFörvaltnings- och kommundelsledningen anser att rektorerna har ansvar att orga-

nisera verksamheten i den enhet de ansvarar i enlighet med skollagens formulering

om rektors ansvar för den inre organisationen. Samtliga rektorer anser att denna

ansvarsfördelning är tydlig och att ledningen inte beslutar om enheternas organisat-

ion.



Rektorerna anser att de vid organiseringen av verksamheten inom enheten de har

ansvar för, tar hänsyn till flera olika faktorer. Den främsta faktorn är antalet elever i

verksamheten för det aktuella året och den demografiska prognosen. Planeringen av

verksamheten startar i samband med budgetarbetet. Budgeten för enheterna är

baserad på antal elever och socioekonomiska faktorer. När budgeten är beslutad

påbörjas tjänsteplaneringen som är en process i tre steg:

- Enhetsnivå

- Nätverksnivå

- Kommunövergripande

I process kartläggs och hanteras övertalighet och lärarnas behörighet. Arbetet bed-

rivs med rektorer och tjänstemän från förvaltningen.

I nästa steg är det tjänsteplanering på respektive enhet. Utifrån budget och antal

elever är det rektor som beslutar om eller tar ställning till indelningar i klasser, or-

ganiseringen av personalen, eventuella rekryteringar och planeringen av skolans

lokaler. Rektorerna anser att dessa överväganden sker med elevernas behov och

förutsättningar som utgångspunkt. Samtliga rektorer anser det är en utmaning att

sammanfoga enhetens budget med samtliga elevers behov och förutsättningar. Fo-

kus hamnar ofta på de behov och förutsättningar som elever som behöver stöd har.

I mindre utsträckning fokuseras på behov och förutsättningar hos de elever som

klarar de grundläggande målsättningarna.

Rektorerna anser att de har stöd från förvaltning och kommundelsledningen i arbe-

tet med att övergripande planera verksamheten. Stödet utgörs av demografiska pro-

gnoser och budgetarbetet. För detaljerad planering av enhetens verksamhet anser

rektorerna att de framför allt har stöd från enhetens personal och elevhälsoteam.

Flera rektorer anser att organiseringen av verksamheten idag mer än tidigare sker

med tanke på lärarnas behörighet. Skollagens krav är tydligt och rektorerna anser

att de försöker organisera undervisningen med behöriga lärare. Rektorerna anser

att de i stor utsträckning planerar verksamheten för att matcha läroplanen, under-

visningen och lärarnas behörighet och kompetens. Det finns svårigheter att klara

behörighetskravet i undervisningen fullt ut. Några rektorer efterfrågar tydligare

åtgärder från ledningen så att skolornas behov av behöriga lärare får en större bety-

delse vid tjänsteplaneringen som resulterar i att lärare flyttas mellan skolor.

Inom kommunen finns skolor med omkring 40 elever till skolor med upp mot 900

elever. Enligt rektorerna har elevantalet på skolan betydelse för möjligheterna att

anpassa verksamheten efter elevernas behov och förutsättningar. De större skolorna

har generellt större möjligheter att anpassa klasser, undervisning och lokaler än de

mindre skolorna. Det handlar även att ha behöriga lärare i alla ämnen samt att ha

interna lösningar för korvariga vikariat.

2.4. Systematiskt kvalitetsarbete på enheternaDet systematiska kvalitetsarbetet på huvudmannanivå är dokumenterat i verksam-

hetshandboken. Det är förvaltningschefen som ansvarar för att verksamhetsupp-

drag formuleras och dokumenteras. Vidare är det den administrativa chefen som

ansvarar för att verksamhets-, betygs- och resursdialoger genomförs. Enligt be-



skrivningen i verksamhetshandboken och skollagen är det rektorerna som ansvarar

för att kvalitetsarbetet vid enheten genomförs och dokumenteras.

Huvudmannens systematiska kvalitetsarbete utgår i grunden från den utbildnings-

politiska visionen och kommunfullmäktiges beslut om budget och planeringsförut-

sättningar. Nämnd och kommundelsnämnden fattar årligen beslut om utbildnings-

politiskt program utifrån den utbildningspolitiska visionen samt budget. Förvalt-

ningschef och kommundelschef beslutar om gemensamma utvecklingsområden och

verksamhetsuppdragen.

Det systematiska kvalitetsarbetet bedrivs kalenderårsvis inom barn- och ungdoms-

nämndens verksamheter. I Södermöre kommundelsnämnd arbetar skolorna med

de kommunala målsättningarna på årsbasis och de statliga målsättningarna i läro-

plansuppdragen inom läsåret. Det finns årshjul som beskriver, månad för månad,

vilka aktiviteter som genomförs, de publikationer som återger resultaten av kvali-

tetsarbetet samt det stöd som förvaltningskontoret och kommundelsledningen er-

bjuder rektorer i form av workshops.

I februari varje år får nämnden en årsredovisning över verksamheternas resultat i

förhållande till de statliga och kommunal målen. Södermöre kommundelsnämnd

får redovisning av läroplansuppdragen vid terminsskriftet och verksamhetsuppdra-

gen vid årsskiftet.

Förvaltningen sammanställer i februari och september elevernas kunskapsutveckl-

ing på huvudmannanivå och enhetsnivå för barn- och ungdomsnämndens politiker

vid presidiemöten.

Verksamhetsdialogerna är ett forum för verksamhetsutveckling. Vid dialogerna del-

tar förvaltningschef, administrativ chef, tjänstemän och rektorer från ett nätverk i

taget. I verksamhetsdoalogen har rektorerna en möjlighet att påverka verksamhets-

uppdragen som fastställs efter mötet.

I januari och februari genomförs betygsdialoger för rektorer med ansvar för årskurs

6 och årskurs 9 av barn- och ungdomsförvaltningen. Med utgångspunkt i de betyg

som sattes höstterminen föregående år förs en diskussion kring rektors tankar på

kort sikt (vårterminen) och lång sikt, kring betygen och meritvärden. Syftet med

diskussionen är att kunna göra en betygsprognos och ägna måluppfyllelsen särskild

fokus.

Under året träffas ämnesgrupper regelbundet med minst en representant från varje

skola. Ämnesgrupperna är de forum som ger möjlighet till att systematiskt och kon-

tinuerligt följa upp och utveckla utbildningen. Grupperna leds av utvecklingslärare.

Här ingår samtliga skolor i kommunen.

Förvaltnings- och kommundelsledningen anser att huvudmannens systematiska

kvalitetsarbete stödjer enheternas systemastiska kvalitetsarbete genom att vara en

struktur för rektorerna. Huvudmannens systematiska kvalitetsarbete bidrar med

material för rektorerna att analysera samt ger regelbundna avstämningspunkter.

Samtliga rektorerna anser att framför allt materialet för analyser är ett viktigt stöd.



Det innebär att rektorerna inte behöver lägga tid på att ta fram underlag och data

utan istället kan fokusera på analyserna tillsammans med personalen.

Samtliga rektorer beskriver hur de bedriver systematiskt kvalitetsarbete på de en-

heter de har ansvar för. Samtliga anser att de arbetar enligt ett årshjul som i flera

delar överensstämmer med huvudmannens årshjul. Personalen involveras genom

regelbundna möte inom arbetslagen eller hela skolan under så kallad konferenstid.

Det finns variationer i det systematiska kvalitetsarbetet mellan enheterna som en-

ligt rektorerna beror på de olika förutsättningarna för skolorna. Framför allt är det

skolornas storlek i antal elever samt vilka årskurser som finns på skolan som påver-

kar hur det systematiska kvalitetsarbetet bedrivs.

Rektorerna anser att de har ett fullgott stöd från förvaltningen och Södermöre

kommundelsledning i arbetet med det systematiska kvalitetsarbetet. Rektorerna

anser vidare att de har stöd från rektorskollegorna i detta arbete.



3. Revisionell bedömning och slut-satser

Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd

säkerställer att varje enskild rektor har förutsättningar, uppdrag och möjlighet att

utföra sitt uppdrag på ett ändamålsenligt sätt.

Vår bedömning bygger våra iakttagelser och bedömningar för revisionskriterierna.

3.1. Uppdrag, ansvar och befogenheterVi bedömer att rektorerna har ett tydligt uppdrag och ansvar som matchas av mot-

svarande befogenheter.

3.2. Rektors kunskaper och stödVi bedömer att förvaltningen och kommundelsledningen säkerställer att anställa

rektorer som har kompetens att vara rektorer och erbjuder dessa fortbildning. Rek-

torerna går eller har gått den statliga rektorsutbildningen förutom två rektorer. Un-

dantagen från kravet på den statliga rektorsutbildningen har utgått från individens

och organisationens behov och förutsättningar.

Vi kan vidare konstatera att rektorerna har tillräckligt stöd inom flera områden.

Stödet är tillgängligt, aktivt och efterfrågebaserat. Stödet vad gäller bedömningar i

samband med beslut om skolskjutsar kan utvecklas.

Vi rekommenderar barn- och ungdomsnämnden och Södermöre kommundels-

nämnd att överväga hur de som går den statliga rektorsutbildningen kan få extra

stöd för att hantera rektorsuppdraget och samtidigt utbilda sig. Skolverket anger att

skolledaren behöver avsätta cirka 20 procent av sin arbetstid till utbildningen. Det

innebär ungefär en dag i veckan. Vidare anser Skolverket att skolledaren går utbild-

ningen som en del av sitt arbete. En del av utbildningen ingår i ordinarie arbets-

uppgifter. I utbildningen ingår dagar med seminarier och perioder på internat. Stu-

dierna innebär eget arbete på den egna skolan och läsning av litteratur. Det är vik-

tigt att nämnderna säkerställer att verksamheten på enheterna och rektors arbetssi-

tuation inte blir för ansträngd under utbildningstiden.

Vi bedömer att rektorerna har tillräckliga kunskaper och tillräckligt stöd för att

kunna utföra sitt uppdrag och bedriva pedagogiskt ledarskap.

3.3. Rektors organisering av verksamhetenVi bedömer att rektorerna i stor utsträckning organiserar sin verksamhet efter till-

delad budget. Budgeten bygger på antal elever och till vis del på elevernas socioeko-

nomiska bakgrund. Det är därefter rektors ansvar att organisera verksamheten efter

elevernas faktiska behov och förutsättningar. I organiseringen av verksamheten

utgör budgeten ett tydligt ramverk som inte får överskridas och som i vissa sam-

manhang begränsar rektors möjligheter. Detta anser vi är ett återkommande pro-



blemområde, inte bara i Kalmar. Vi konstaterar att rektorerna i Kalmar kommun

har stöd för att hantera dessa situationer vilket bör underlätta de överväganden som

rektor måste göra.

3.4. Systematiskt kvalitetsarbete på enheternaVi bedömer att huvudmannen har ett systematiskt kvalitetsarbete som stöder en-

heternas systematiska kvalitetsarbete. Samtliga intervjuade rektorer beskriver och

visar hur detta bedrivs på de skolor de har ansvar för. Vi konstaterar därför att rek-

tor säkerställer ett ändamålsenligt systematiskt kvalitetsarbete på sin enhet.



27 november 2014

Viktor Prytz Pär Sturesson

Projektledare Uppdragsledare

www.pwc.se

Pär SturessonCertifierad kommunalrevisor

16 oktober 2014

FörstudieKostnader iförskolan

Kalmar kommun

PwC


1. Inledning .................................................................................... 1

1.1. Bakgrund ........................................................................................................ 1

1.2. Metod.............................................................................................................. 1

2. Iakttagelser.................................................................................2

2.1. Standardkostnader .........................................................................................2

2.2. Politiska beslut och prioriteringar..................................................................3

3. Bedömning .................................................................................4

1 av 4PwC

1. Inledning

1.1. BakgrundKalmar kommuns revisorer har utifrån en riskbedömning funnit det relevant att

genomföra en förstudie av orsakerna till höga kostnader inom förskolan i syfte att

erhålla ett underlag för bedömning om en eventuell fördjupad granskning ska ske.

Revisorerna beslutade på sitt sammanträde den 22 maj 2014 att ge PwC i uppdrag

att genomföra förstudien.

I årsredovisningen för 2013 redovisas följande kostnader1 för förskolan i jämförelse

med andra:

Kalmar Liknande

kommuner

KKVH Riket

Totalt per inskrivet barn i förskolan 128 496 121 191 119 293 123 085

I Skolverkets2 statistik för år 2013 redovisas följande kostnader:

Kalmar Liknande

kommuner

KKVH Riket

Totalt per inskrivet barn i förskolan 134 200 129 600 124 700 129 700

1.2. MetodGenomgång av material från barn- och ungdomsnämnden samt samtal med den

administrativa chefen på barn- och ungdomsförvaltningen och ekonomen.

1Avser kostnader från år 2012

2Skolverkets kommunblad för år 2013

2 av 4PwC

2. Iakttagelser

2.1. KostnaderBarn- och utbildningsnämnden har tagit fram orsakerna till varför standardkostna-

den för barnomsorgen (förskolan) är högre i Kalmar.

Standardkostnaden3 i landet uppgår till 5 837 kronor per invånare

Kalmar kommuns kostnad 6 651 kronor per invånare

Skillnad 814 kronor per invånare

Procent 14 % dyrare i Kalmar

Orsakerna till de högre kostnaderna är följande enligt barn- och ungdomsförvalt-

ningens egna beräkningar.

Kronor/invånare

Standardkostnad 5 837

Högre andel inskrivna barn 441

Högre andel pedagogiskt utbildad personal 91

OB-omsorg 83

Högre personaltäthet förskolan 71

Enhetstaxa 37

Övrigt 91

6 651

Kalmar kommun har kostnader för lokaler på 21 000 kronor/plats medan det i lan-

det totalt sett ligger på 19 400 kronor per plats.

3Avser 2012 års kostnader

3 av 4PwC

2.2. Politiska beslut och prioriteringarBarn- och ungdomsnämnden har barnomsorg på obekväm arbetstid vilket är en

politisk priortiering.

Barn- och ungdomsnämnden har högre andel förskollärare i relation till barnskö-

tera medför en ökad kostnad, då förskollärare ligger högre lönemässigt. Det finns en

politisk viljeinriktning att andelen pedagogiskt utbildad personal ska uppgå till

cirka 75 %.

Under övrigt återfinns lokalkostnader. Flera nya förskolor har byggts och det med-

för högre kostnader för lokaler. Detta beroende på att efterfrågan på platser de sen-

aste åren varit högre än tillgången, detta har medfört att nya förskolor har byggts.

2.3. Jämförelser4

Kommun Andel

barn av

samtliga

barn

Antalet in-

skrivna barn

per avdel-

ning

Andel årsarbe-

tare med peda-

gogisk högsko-

leutbildning

Inskrivna

barn per

årsarbetare

Avgifts

finansie-

ring

Kalmar 87 % 16,7 77 % 5,2 6 %

Karlskrona 88 % 17,0 59 % 5,3 8 %

Kristian-

stad

89 % 16,2 66 % 5,5 8 %

Halmstad 88 % 17,4 56 % 5,4 7 %

Växjö 85 % 17,1 61 % 5,1 7 %

Riket 84 % 16,8 53 % 5,3 7 %

4Skolverkets statistik

4 av 4PwC

3. Bedömning

Vi bedömer att barn- och ungdomsnämnden högre kostnader beror på politiska

prioriteringar samt att nämnden har en god kontroll på sina kostnader för förskole-

verksamheten.

Vi bedömer därför att ingen fördjupad granskning behöver ske.

2014-10-16

Pär Sturesson

Projektledare/uppdragsledare

www.pwc.se

Revisionsrapport

Sandra Danielsson

November 2014

Granskning avkrisberedskap

Kalmar kommun

November 2014 PwCKalmar kommun 1 av 18


1. Inledning ....................................................................................2

1.1. Bakgrund ........................................................................................................2

1.2. Revisionsfråga ................................................................................................2

1.3. Kontrollmål ....................................................................................................2

1.4. Metod och avgränsning ..................................................................................3

2. Granskningsresultat ...................................................................4

2.1. Handlingsprogram .........................................................................................4

2.2. Krisledningsnämnd och reglemente ..............................................................4

2.3. Plan för extraordinära händelser ...................................................................5

2.4. Risk- och sårbarhetsanalys.............................................................................5

2.5. Rapportering till staten ..................................................................................7

3. Sammanfattande bedömning samt slutsats.................................9

4. Bilaga Lagstiftning .................................................................... 10

4.1. Lagen om skydd mot olyckor........................................................................ 10

4.2. Förordningen om skydd mot olyckor ........................................................... 10

4.3. Lagen om extraordinära händelser ...............................................................11

4.4. Förordning om extraordinära händelser...................................................... 12

4.5. Föreskrift om risk- och sårbarhetsanalyser ................................................. 12

4.6. Vägledning risk- och sårbarhetsanalyser ..................................................... 13

5. Bilaga Bedömningar ................................................................. 15

5.1. Bedömning av handlingsprogrammet.......................................................... 15

5.2. Bedömning enligt föreskrift för risk- och sårbarhetsanalyser ..................... 16

5.3. Bedömningsmall för risk- och sårbarhetsanalyser ...................................... 17


1. Inledning

1.1. BakgrundLagen (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor (LSO) ställer krav på att kommunen

ska fastställa ett handlingsprogram i kommunfullmäktige för skydd mot olyckor

som kan leda till räddningsinsats för varje ny mandatperiod. I lagen med till-

hörande förordning anges vad som ska beskrivas i programmet.

Lagen (SFS 2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extra-

ordinära händelser i fredstid och höjd beredskap (LEH) ställer krav på att

kommunen fastställer en plan för extraordinära händelser samt upprättar en risk-

och sårbarhetsanalys som ligger till grund till planen. Planen ska fastställas i

kommunfullmäktige och analysen ska rapporteras till staten i sin helhet första året

på mandatperioden. Därefter ska uppdateringar skickas årligen de andra tre åren.

Det ska även finnas en utsedd krisledningsnämnd som har upprättat ett reglemente.

Det finns en förordning och en föreskrift som förtydligar kraven. Se bilaga i kapitel

4.

I det följande används förkortningarna enligt ovan samt MSB som förkortning av

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. MSB är aktuell myndighet inom

området.

Krisberedskap har identifierats som ett granskningsområde i revisorernas väsent-

lighet- och riskanalys. Revisorerna i Kalmar kommun har givit PwC i uppdrag att

granska krisberedskapen i Kalmar.

1.2. Revisionsfråga”Bedriver kommunstyrelsen en ändamålsenlig verksamhet inom samhällets

krisberedskap?”

1.3. KontrollmålRevisionsfrågan besvarades utifrån följande kontrollmål, som har sin grund i

gällande lagstiftning (se kapitel 4 bilaga):

1. Finns handlingsprogram beslutat i kommunfullmäktige för denna

mandatperiod enligt LSO beslutat, som uppfyller kraven i lag och

förordning?

2. Svarar innehållet i handlingsprogrammet mot de krav som anges i lag och

förordning?

3. Finns en utsedd krisledningsnämnd och ett reglemente för denna?

4. Finns en plan för extraordinära händelser beslutad i kommunfullmäktige?

5. Svarar innehållet i planen mot de krav som ställs i lag och förordning?

6. Finns en kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys?

7. Svarar innehållet i analysen mot de krav som anges i lag och förordning?

8. Har rapportering till staten skett enligt lag och förordning av analysen?


1.4. Metod och avgränsningGranskningen har gjorts genom dokumentsstudier och intervjuer med räddnings-

chefen och säkerhetssamordnaren vid brandkåren. Styrdokument och protokoll har

studerats.

Vi har utgått från tidigare nämnda lagtexter men även en bedömningsmall för risk-

och sårbarhetsanalyser, som MSB har tagit fram. Se bilagor i kapitel 4 och 5.

Bedömningsmallen har använts för att se om kommunens risk- och sårbarhets-

analys uppfyller de krav som ställs.

Vi har inte lagt någon värdering i eller bedömt hur vissa krav har uppfyllts. Vi har

t ex inte bedömt utformningen av målen för verksamheten utan noterat att det finns

mål för verksamheten (vilket är ett lagkrav). Märk också att revisionsfrågan är

besvarad enbart utifrån det som vi har granskat, dvs det som omfattas av kontroll-

målen. Vi har inte uttalat oss huruvida verksamheten i övrigt (t ex inom övning,

utbildning, hantering av inträffade händelser etc) är ändamålsenligt. Bedömningen

kan således inte anses vara heltäckande för kommunstyrelsens hela verksamhet

inom samhällets krisberedskap.

Ett utkast till föreliggande rapport har sakgranskats av de intervjuade.


2. Granskningsresultat

2.1. HandlingsprogramKontrollmål: Finns handlingsprogram beslutat i kommunfullmäktige för denna

mandatperiod enligt LSO beslutat, som uppfyller kraven i lag och förordning?

Kraven på innehåll i handlingsprogrammen återfinns i LSO, se bilaga i kapitel 4.

2.1.1. IakttagelserVi har tagit del av ett utdrag från kommunfullmäktiges protokoll från mötet 2012-

01-30. Där framgår att kommunfullmäktige antog handlingsprogram enligt lagen

om skydd mot olyckor att gälla under mandatperioden 2011-2014.

Våra iakttagelser angående om handlingsprogrammet uppfyller kraven i LSO eller

inte återges i en detaljerad tabell i bilaga 5.1.

Vi har noterat en lista på de organisationer som har fått handlingsprogrammet för

samråd. Servicenämnden gav vid sitt möte 2011-08-31 brandkåren i uppdrag att

skicka handlingsprogrammet på remiss. Vi har tagit del av en lista över vilka som

har fått programmet på remiss. Det uppgavs vara samma lista, som sedan användes

för utskick av det fastställda programmet.

2.1.2. BedömningDet finns ett handlingsprogram beslutat i kommunfullmäktige för mandatperioden.

Vi bedömer att det innehåller de punkter som lagstiftningen kräver. Samråd har

skett och programmet har tillställts de som vi bedömer är berörda.

2.2. Krisledningsnämnd och reglementeKontrollmål: Finns en utsedd krisledningsnämnd och ett reglemente för denna?

2.2.1. IakttagelserEnligt planen för hantering av extraordinära händelser utgör kommunstyrelsens

arbetsutskott krisledningsnämnd. Krisledningsplanen är antagen i kommun-

fullmäktige 2011-09-26. En reviderad version fastställdes av kommunfullmäktige

2013-11-25. Kommunfullmäktige har utsett en krisledningsnämnd.

Vi har tagit del av ett reglemente för krisledningsnämnden, fastställt av kommun-

fullmäktige 2008-02-25.

2.2.2. BedömningDet finns en utsedd krisledningsnämnd och ett reglemente.


2.3. Plan för extraordinära händelserKontrollmål: Finns en plan för extraordinära händelser beslutad i

kommunfullmäktige? Svarar innehållet i planen mot de krav som ställs i lag och

förordning?

2.3.1. IakttagelserDet finns en krisledningsplan beslutad i kommunfullmäktige.

Enligt lagtexten ska kommunen sammanställa en risk – och sårbarhetsanalys. Med

beaktande av denna ska kommunen fastställa en plan för hur kommunen ska

hantera extraordinära händelser. Se lagtext i bilaga i kapitel 4.3-4.4.

Kommunen har ett så kallat geografiskt områdesansvar. Detta ansvar innebär att

kommunen inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära händelser i

fredstid, ska verka för att olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår sam-

ordning i planerings- och förberedelsearbetet. Aktörer är andra myndigheter,

organisationer inklusive privata företag och frivilligorganisationer. Det saknas en

beskrivning i planen om hur en sådan samordning ska genomförs. Vi har vid

intervjuerna förstått att det finns en del arbete inom området, men det framgår inte

av planen eller av risk- och sårbarhetsanalysen.

I risk- och sårbarhetsanalysen för kommunen anges att analysen ska utgöra ett

underlag för kommunens krisledningsplan. Detta överensstämmer med lagkravet.

Vi har granskat om det finns en koppling mellan risk- och sårbarhetsanalysen och

krisledningsplanen, det vill säga om kommunen har beaktat analysen i sin kris-

ledningsplan enligt ovan. I krisledningsplanen uttrycks inte explicit en koppling till

risk- och sårbarhetsanalysen. Bland annat saknas en sammanfattning av risker eller

utdrag från analysen. Planen är inte utformad specifikt med anledning av riskbild

och förutsättningar i Kalmar kommun. I planen finns beskrivet arbetssätt,

organisation och förmågor som behövs för att klara av att hantera risker.

I risk- och sårbarhetsanalysens avslutande kapitel anges övergripande slutsatser

och rekommendationer om fortsatt arbete.

2.3.2. BedömningVi bedömer att planen för hantering av extraordinära händelser till större del

uppfyller kraven men kan utvecklas angående kommunens geografiska

områdesansvar.

Vi bedömer att kopplingen till risk- och sårbarhetsanalysen kan bli tydligare.

Avsnittet som avslutar analysen kan t ex med fördel få genomslag på planen. Det

saknas en tydlighet hur analysen beaktas i krisledningsplanen.

2.4. Risk- och sårbarhetsanalysKontrollmål: Finns en kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys? Svarar

innehållet i analysen mot de krav som anges i lag och förordning?


Enligt lagen om extraordinära händelser ska en risk- och sårbarhetsanalys

fastställas för varje ny mandatperiod. Krav på innehåll finns i LEH, förordningen

om extraordinära händelser och i föreskriften om risk- och sårbarhetsanalyser (se

bilaga i kapitel 4). Det finns också en bedömningsmall som återfinns i bilaga i

kapitel 5.3. Punkterna utgår från MSB:s föreskrift om risk- och sårbarhetsanalyser.

Mallen täcker dock inte alla punkter som anges i föreskriften, varför vi även har

använt oss direkt av föreskriften. Vad det gäller innehållet finns även en vägledning

från MSB. Ett kort utdrag finns i bilaga 4.6, där bilden nedan ingår.

Bild 1.

2.4.1. IakttagelserDet finns en kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys. Den är fastställd av

kommunfullmäktige enligt protokollutdrag från mötet 2011-09-26.

En jämförelse med de krav som finns och vad som finns i analysen redovisas i bilaga

5.2-5.3. Det finns inte en identifiering av samhällsviktiga verksamheter redovisad,

annat än att det på ett par ställen ges exempel på kommunala sådana. Samhälls-

viktig verksamhet ska identifieras inom kommunens geografiska område. Vid

intervjuerna framkom att det i samband med arbetet med prioritering av el vid

elbrist (det sk Styrel-projektet) har gjorts en sådan prioritering. Inventeringen finns

i separat dokument. Inventeringen är tänkt att ligga till grund i det arbete med

samhällsviktig verksamhet som startas inför analysen för nästa mandatperiod.

Sårbarheten har beaktats vid valet av lämpliga scenarier. Det saknas en utvecklad

sårbarhetsbedömning som beskrivs bild 1 (förmågebedömning och

sårbarhetsanalys). I föreskriften anges explicit att kommunens förmåga att motstå

samt hantera störningar som kan leda till extraordinära händelser ska bedömas.

Även förmågan hos samhällsviktiga verksamheter inom kommunens geografiska

område att motstå och hantera sådana händelser ska bedömas.

Förmågebedömningarna ska utföras i enlighet med beskrivningen i bilagan till

föreskriften. Sådana förmågebedömningar saknas.

2.4.2. BedömningDet finns en fastställd kommunövergripande risk- och sårbarhetsanalys. Den

uppfyller till vissa delar de krav som finns i MSB:s föreskrift och bedömningsmall.

Vi bedömer att redovisningen av delarna angående sårbarhetsbedömning

(förmågebedömningar, beroenden och sårbarhetsanalys) och samhällsviktig

verksamhet kan utvecklas.


Vi bedömer att delen med bedömning av riskvärden bör förtydligas med avseende

på hur riskvärdena beräknats och när handlingsplaner ska tas fram.

2.5. Rapportering till statenKontrollmål: Har rapportering till staten skett enligt lag och förordning av

analysen?

Kommunen ska hålla länsstyrelsen informerad om vilka åtgärder som vidtagits och

hur åtgärderna påverkat krisberedskapsläget. Det gäller bl a risk- och sårbarhets-

analysen och planen för extraordinära händelser, men även t ex utbildning, övning

och hantering av det geografiska områdesansvaret.

Det finns också krav på hur och när rapporteringen ska ske. Förenklat kan sägas att

en mer utökad redovisning ska ske första året i mandatperioden (senast 30 sep-

tember), medan de övriga åren ska rapporteras uppdateringar, förändringar och

uppföljning av risk- och sårbarhetsanalyser (senast 15 september).

Föreskriften som styr detta anger att kommuner regelbundet ska följa upp sin

analys och rapportera uppföljningen till länsstyrelsen. Rapporteringen ska omfatta

följande punkter:

1. Ändrade förutsättningar som påverkar riskbilden eller de

förmågebedömningar som gjorts

2. Genomförda och planerade åtgärder som påverkar riskbilden eller de

förmågebedömningar som gjorts

3. Resultatet av genomförd uppföljning av risk- och sårbarhetsanalyser.

För aktuella paragrafer i sin helhet, se bilaga 4.5.

2.5.1. IakttagelserÅr 2011 skickades risk- och sårbarhetsanalysen in till länsstyrelsen via e-post enligt

uppgift vid intervjuerna. Det uppgavs inte finnas någon dokumentation av detta

sparad hos kommunen. Vi har dock tagit del av dokumentation från länsstyrelsen

som styrker rapporteringen.

År 2012, 2013 och 2014 har länsstyrelsen enbart begärt rapportering om

kommunen har genomfört ändringar. Kommunen uppgavs inte ha genomfört några

förändringar. Ingen uppföljning rapporterades. Enligt länsstyrelsens

dokumentation har kommunen rapporterat in detta via e-post (2012-09-18 samt

2013-09-16). Kommunen har inte någon sparad dokumentation angående

rapporteringen år 2012 och 2013.

Rapportering har skett även i år 2014. Rapporteringen skedde i form av ett

epostmeddelande till länsstyrelsen (2014-09-26) och finns dokumenterad hos

kommunen. Kommunen uppgav däri att det inte har gjorts några förändringar i

risk- och sårbarhetsanalysen men att kommunen har ökat sin krisberedskaps-

förmåga sedan förra rapporteringen.


Det sker en uppföljning av MSB varje år av kommunens arbete enligt lagen om

extraordinära händelser. Kommunen skickar in denna till MSB via epost.

Länsstyrelsen gör varje år i samband med avlämnandet av årsuppföljningen. De

protokollförs inte av länsstyrelsen. Det är en muntlig genomgång av frågorna i

uppföljningen.

2.5.2. BedömningFormalia: Kommunen har rapporterat årligen till länsstyrelsen. Vi bedömer att

kommunen kan utveckla sin dokumentation av redovisningen.

Innehållet i redovisningen: Vi är tveksamma till att länsstyrelsen har meddelat

kommunen att den enbart ska rapportera in förändringar i analysen, när det även

ställs krav på att rapportera in annat. Vi bedömer att kommunen utifrån vad

länsstyrelsen har meddelat har fullgjort sina åtaganden.

Utifrån kraven i föreskriften bedömer vi att kommunen hade kunnat utveckla

innehållet i sin redovisning år 2012 och 2013 av arbetet som skett. Eventuellt har

t ex aktiviteter och åtgärder genomförts och planerats, som bidragit till att öka

kommunens förmåga. Den regelbundna uppföljningen av analysen skulle också

redovisats.

Angående innehållet i analysen dvs vad som har rapporterats år 2011, se kapitel

2.4.2.

Sammanfattningsvis bedömer vi att rapporteringen i stort har följt kraven men att

den kan formaliseras och utvecklas något.


3. Sammanfattande bedömningsamt slutsats

Revisionsfrågan lydde ” Bedriver kommunstyrelsen en ändamålsenlig verksamhet

inom samhällets krisberedskap?”

Vi bedömer att kommunstyrelsen – utifrån granskade kontrollmål – enbart delvis

bedriver en ändamålsenlig verksamhet inom samhällets krisberedskap. Vår

bedömning grundar sig enbart i kontrollmålen som har granskats, dvs i de formella

krav som finns på dokumenten handlingsprogram, risk- och sårbarhetsanalys och

plan för hantering av extraordinära händelser samt formalia runt krislednings-

nämnden och rapportering av risk- och sårbarhetsanalys.

Vi har inget att erinra utifrån kontrollmålen om skyldigheter enligt lagen om skydd

mot olyckor1. Vi anser att följande områden kopplade till kontrollmålen om

skyldigheter enligt lagen om extraordinära händelser2 skulle kunna utvecklas för att

verksamheten ska vara än mer ändamålsenlig:

Planen för extraordinära händelser kan utvecklas med avseende på

beskrivningen av kommunens geografiska områdesansvar samt kopplingen

till den underliggande risk- och sårbarhetsanalysen

Risk- och sårbarhetsanalysen kan utvecklas avseende förmågebedömning,

sårbarhetsanalys, riskvärdering och samhällsviktiga verksamheter

Vi bedömer att redovisningen till länsstyrelsen skulle kunna utvecklas. Vi

bedömer att kommunens dokumentation av rapporteringen kan förbättras.

Kommunen har fattat erforderliga beslut om handlingsprogram, krisledningsplan,

krisledningsnämnd samt reglemente för krisledningsnämnden. Samråd och

tillställande av fastställt handlingsprogram har enligt vår bedömning varit korrekta.

Kommunen har även en risk- och sårbarhetsanalys för aktuell mandatperiod.

27 november 2014

Sandra Danielsson Pär Sturesson


1 Lagen (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor

2 Lagen (SFS 2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära

händelser i fredstid och höjd beredskap


4. Bilaga Lagstiftning

Här anges den lagtext som har utgjort underlag vid granskningen. För lagarna i sin

helhet hänvisas till t ex Notisum på internet.

4.1. Lagen om skydd mot olyckorLag (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor. 3 kap:

3 § En kommun skall ha ett handlingsprogram för förebyggande verksamhet. I

programmet skall anges målet för kommunens verksamhet samt de risker för

olyckor som finns i kommunen och som kan leda till räddningsinsatser. I

programmet skall också anges hur kommunens förebyggande verksamhet är ordnad

och hur den planeras.

Handlingsprogrammet skall antas av kommunfullmäktige för varje ny

mandatperiod. Innan programmet antas skall samråd ha skett med de myndigheter

som kan ha ett väsentligt intresse i saken. Kommunfullmäktige kan uppdra åt

kommunal nämnd att under perioden anta närmare riktlinjer. I ett

kommunalförbund skall handlingsprogrammet antas av den beslutande

församlingen.

Regeringen får, om det finns synnerliga skäl, på framställning av den myndighet

som regeringen bestämmer besluta om ändring av ett handlingsprogram för

förebyggande verksamhet.

8 § En kommun skall ha ett handlingsprogram för räddningstjänst. I programmet

skall anges målet för kommunens verksamhet samt de risker för olyckor som finns i

kommunen och som kan leda till räddningsinsatser. I programmet skall också anges

vilken förmåga kommunen har och avser att skaffa sig för att göra sådana insatser.

Som en del av förmågan skall anges vilka resurser kommunen har och avser att

skaffa sig. Förmågan skall redovisas såväl med avseende på förhållandena i fred

som under höjd beredskap.

Handlingsprogrammet skall antas av kommunfullmäktige för varje ny

mandatperiod. Innan programmet antas skall samråd ha skett med de myndigheter

som kan ha ett väsentligt intresse i saken. Kommunfullmäktige kan uppdra åt

kommunal nämnd att under perioden anta närmare riktlinjer. I ett

kommunalförbund skall handlingsprogrammet antas av den beslutande

församlingen.

Regeringen får, om det finns synnerliga skäl, på framställning av den myndighet

som regeringen bestämmer besluta om ändring av ett handlingsprogram för

räddningstjänst.

4.2. Förordningen om skydd mot olyckorFörordning (SFS 2003:789) om skydd mot olyckor. 3 kap:

3 § De handlingsprogram som avses i 3 kap. 3 och 8 §§ lagen (2003:778) om skydd

mot olyckor skall innehålla uppgifter om samverkan med andra kommuner och med

statliga myndigheter och enskilda.


I de handlingsprogram som avses i 3 kap. 8 § samma lag skall en kommun i

förekommande fall lämna uppgift om hamnar och deras gränser i vatten.

4 § En kommuns handlingsprogram ska tillställas länsstyrelsen, Myndigheten för

samhällsskydd och beredskap samt de kommuner och andra med vilka samverkan

inom förebyggande arbete eller räddningstjänst kan bli aktuell.

4.3. Lagen om extraordinära händelserLagens fullständiga namn är lag (SFS 2006:544) om kommuners och landstings

åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap

2 kap:

1 § Kommuner och landsting skall analysera vilka extraordinära händelser i fredstid

som kan inträffa i kommunen respective landstinget och hur dessa händelser kan

påverka den egna verksamheten. Resultatet av arbetet skall värderas och samman-

ställas i en risk- och sårbarhetsanalys.

Kommuner och landsting skall vidare, med beaktande av risk- och sårbarhets-

analysen, för varje ny mandatperiod fastställa en plan för hur de skall hantera

extraordinära händelser.

Regeringen eller den myndighet som regeringen bestämmer får meddela närmare

föreskrifter om risk- och sårbarhetsanalyser samt planer för hanteringen av extra-

ordinära händelser.

7 § Kommuner skall inom sitt geografiska område i fråga om extraordinära

händelser i fredstid verka för att

1. olika aktörer i kommunen samverkar och uppnår samordning i planerings- och

förberedelsearbetet,

2. de krishanteringsåtgärder som vidtas av olika aktörer under en sådan händelse

samordnas, och

3. informationen till allmänheten under sådana förhållanden samordnas.

8 § Kommuner och landsting skall ansvara för att förtroendevalda och anställd

personal får den utbildning och övning som behövs för att de skall kunna lösa sina

uppgifter vid extraordinära händelser i fredstid.

9 § Kommuner och landsting skall hålla den myndighet som regeringen bestämmer

informerad om vilka åtgärder som vidtagits enligt detta kapitel och hur åtgärderna

påverkat krisberedskapsläget.

Kommunen och landstinget skall vid en extraordinär händelse i fredstid ge den

myndighet som regeringen bestämmer lägesrapporter och information om

händelseutvecklingen, tillståndet och den förväntade utvecklingen samt om

vidtagna och planerade åtgärder.


4.4. Förordning om extraordinära händelserFörordningens fullständiga namn är förordning (SFS 2006:637) om kommuners

och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd

beredskap.

2 § Varje kommun skall hålla länsstyrelsen underrättad om vilka förberedelser som

vidtagits inför extraordinära händelser samt lämna lägesrapporter och information

om händelseutvecklingen vid extraordinära händelser i enlighet med vad som

föreskrivs i 2 kap. 9 § lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder

inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap.

4.5. Föreskrift om risk- och sårbarhetsanalyserFöreskrifter (MSBFS 2010:6) om kommuners och landstings risk- och

sårbarhetsanalyser.

6§ Kommunens risk- och sårbarhetsanalys ska redovisas enligt följande punkter.

1. Övergripande beskrivning av kommunen.

2. Övergripande beskrivning av arbetsprocess och metod.

3. Övergripande beskrivning av identifierad samhällsviktig verksamhet inom

kommunens geografiska område.

4. Identifierade och värderade risker, sårbarheter samt kritiska beroenden

inom kommunens geografiska område.

5. Övergripande beskrivning av särskilt viktiga resurser som kommunen kan

disponera för att hantera extraordinära händelser.

6. Bedömning av förmågan i samhällsviktig verksamhet inom kommunens

geografiska område att motstå och hantera identifierade risker som kan leda

till en extraordinär händelse.

7. Bedömning av kommunens förmåga att motstå och hantera identifierade

risker som kan leda till en extraordinär händelse.

8. Planerade och genomförda åtgärder samt en bedömning av behov av

ytterligare åtgärder med anledning av risk- och sårbarhetsanalysens

resultat.

Förmågebedömningarna enligt 6 och 7 pp. ska göras med användning av de

indikatorer och bedömningsnivåer som framgår av bilagan.

Analysen ska redovisas skriftligen till länsstyrelsen senast den 30 september

under mandatperiodens första år. Redovisningen ska ske i elektronisk form om

inte särskilda skäl föreligger.

8§ Kommuner och landsting ska regelbundet följa upp sin risk- och

sårbarhetsanalys och rapportera uppföljningen till länsstyrelsen respektive till

Socialstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Rapporteringen

ska redovisas skriftligen i elektronisk form senast den 15 september under de år då

en redovisning enligt 6 eller 7 § inte behöver lämnas.


Rapporteringen ska omfatta följande punkter.

Ändrade förutsättningar som påverkar riskbilden eller de

förmågebedömningar som gjorts enligt 6 eller 7 §.

Genomförda och planerade åtgärder som påverkar riskbilden eller de

förmågebedömningar som gjorts enligt 6 eller 7 §.

Resultatet av genomförd uppföljning av risk- och sårbarhetsanalyser.

Vår anmärkning: 7§ som nämns ovan i den sista paragrafen syftar på krav som

ställs på landsting.

4.6. Vägledning risk- och sårbarhetsanalyserEnligt MSB:s vägledning för risk- och sårbarhetsanalyser ska en sådan analys

innehålla följande, se bild.

Hämtat från kapitel 5 i vägledningen (sidan 53f):

Sårbarhetsanalys

Sårbarhetsanalysen syftar till att detaljerat analysera hur allvarligt och omfattande

en specifik händelse påverkar samhället eller den egna organisationen. Med hjälp av

analysen identifieras olika sårbarheter. En viktig skillnad mellan en sårbarhets-

analys och en riskanalys är att den förra genomförs med avseende på ett specifikt

riskscenario som har identifierats i riskanalysen. Ytterligare en skillnad är att

sårbarhetsanalysen analyserar ett eller flera scenarier i avsikt att identifiera olika

sårbarheter på ett mer detaljerat sätt än i den inledande riskanalysen.

De konsekvenser som samhället eller den egna organisationen – trots en viss

förmåga – inte lyckas förutse, motstå, hantera och återhämta sig från, indikerar hur

sårbar organisationen är för en specifik händelse. Tyngdpunkten i en sårbarhets-

analys bör därför vara att analysera vilka konsekvenser en viss händelse för med sig

och hur organisationen hanterar, motstår och återhämtar sig från denna. Metod-

och verktygskapitlet (kapitel 5) redovisar ett antal metoder som kan användas för

att analysera sårbarheter och förmåga, exempelvis beroendeanalys som är en form

av sårbarhetsanalys.


Från sidan 55:

Identifiering och analys

I en kommunal organisation måste varje förvaltning och bolag identifiera de risker

och sårbarheter som kan drabba verksamheten och det geografiska området. De får

också bedöma eventuella skador och konsekvenser. Utifrån detta görs sedan en

värdering av vilka konsekvenser en eventuell händelse kan få, samt sannolikheten

för att den ska inträffa. Fokus ligger mer på konsekvens än på sannolikhet.

Underlaget används sedan för att skapa en samlad bild av risker, sårbarheter och

beroendeförhållanden i hela kommunen.


5. Bilaga Bedömningar

5.1. Bedömning av handlingsprogrammet

Krav Uppfyllt Kommentar

Mål för kommunens

verksamhet inom skydd

mot olyckor som kan leda

till räddningsinsats

Ja Normalt brukar inte mål om fallolyckor

finnas med, då de inte brukar anses vara

olyckor som leder till räddningsinsats.

Risker för olyckor som

finns i kommunen och som

kan leda till

räddningsinsatser

Ja

Hur kommunens

förebyggande verksamhet

är ordnad och hur den

planeras

Ja

Uppgifter om samverkan

med andra kommuner och

med statliga myndigheter

och enskilda

Ja

Vilken förmåga kommunen

har och avser att skaffa sig

för att göra

räddningsinsatser,

inklusive vilka resurser

kommunen har och avser

att skaffa sig. Detta både i

fred och under höjd

beredskap.

Ja

Handlingsprogrammen ska

tillställas länsstyrelsen,

MSB samt de kommuner

och andra med vilka

samverkan inom

förebyggande arbete eller

räddningstjänst kan bli

aktuell

Ja

Samråd ska ha skett med de

myndigheter som kan ha ett

väsentligt intresse i saken

Ja


5.2. Bedömning enligt föreskrift för risk- ochsårbarhetsanalyser


Övergripande beskrivning av

kommunen

Ja


arbetsprocess och metod

Ja


identifierad samhällsviktig verksamhet

inom kommunens geografiska område

Nej

Identifierade och värderade risker,

sårbarheter samt kritiska beroenden

inom kommunens geografiska område.

Delvis Sårbarheter berörs enbart

delvis, se tabell 3.4.a

Kritiska beroenden saknas

Övergripande beskrivning av särskilt

viktiga resurser som kommunen kan

disponera för att hantera extraordinära

händelser.

Ja Finns på olika ställen i

dokumentet

Bedömning av förmågan i

samhällsviktig verksamhet inom

kommunens geografiska område att

motstå och hantera identifierade risker

som kan leda till en extraordinär

händelse.

Nej Enligt föreskriften ska

förmågebedömningarna göras

med användning av de

indikatorer och bedöm-

ningsnivåer som framgår av

bilagan till föreskriften.

Bedömning av kommunens förmåga att

motstå och hantera identifierade risker

som kan leda till en extraordinär

händelse.

Nej Se kommentar på föregående

fråga.

Planerade och genomförda åtgärder

samt en bedömning av behov av

ytterligare åtgärder med anledning av

risk- och sårbarhetsanalysens resultat.

Ja


5.3. Bedömningsmall för risk- ochsårbarhetsanalyser

Bedömningsmallen finns som bilaga i en rapport som utgör en uppföljning av

föreskrifterna för risk- och sårbarhetsanalyser (avdelningsuppdrag med dnr 2012-

6257). Punkterna utgår från kraven som finns i föreskriften om risk- och

sårbarhetsanalyser.


Roll och ansvarsområde:

Beskrivs myndighetens roll?

Ja

Beskrivs ansvarsområdet? Ja

Metod, perspektiv och

avgränsning: Finns

hänvisning till metodansats?

Ja

Finns metoden beskriven? Ja

Framgår om avgränsningar har

genomförts?

Ja

Finns mål och/eller syfte

angivet?

Ja

Finns olika begrepp som

används definierade?

Ja

Finns kopplingar till lagrum? Ja

Riskidentifiering: Har en

riskidentifiering genomförts?

Ja

Finns identifieringsprocessen

dokumenterad?

Delvis Det anges inte hur processen

har gått till, annat än att det

är säkerhetsgruppen som har

arbetet med att identifiera

händelser.

Finns potentiella fysiska

riskkällor uppräknade?

Ja Inte ”uppräknade”, men på

olika ställen i texten.

Är de fysiska riskkällorna

indelade i typkällor?

Ja

Riskanalys: Finns en

beskrivning av

sannolikhetsbedömning?

Ja

Finns en beskrivning av

konsekvensbedömning?

Ja

Finns en beskrivning av skalnivå

kopplat till dessa?

Ja



Värderas riskerna? Delvis Det framgår inte av

dokumentet hur riskvärdet är

beräknat. Förklaring har dock

erhållits från förvaltningen via

email. Däri framgår också att

vissa värden leder till krav på

handlingsplan. Detta bör

nämnas.

Riskutvärdering: Ges svar på:

Vad kan hända? Ja

Hur sannolikt är det? Ja

Vad blir konsekvenserna? Ja

Finns en geografisk

presentation?

Ja

Förmågebedömning:

Genomförs en

förmågebedömning?

Nej Inte enligt bilaga i föreskriften

Är förmågorna uppdelade i

sektorer?

Nej I bedömningsmallen avses en

indelning i personal, ledning,

IT eller dylikt.

Sårbarhetsanalys: Finns en

beskrivning av olika scenarier

och dess konsekvenser?

Delvis Elförsörjning och vissa

sårbara verksamheter nämns,

men separat sårbarhetsanalys

saknas.

Är dessa kopplade till tidigare

resultat i rapporten?

Delvis Se föregående kommentar.

Resultat och slutsatser: Är

resultat och slutsatser kopplade

till handlingsprogram, planer

och övriga utredningar?

Delvis Se avsnittet om koppling

mellan analys och

krisledningsplan, kapitel 2.3.

Finns förslag på åtgärder som

måste vidtas?

Ja En del punkter formuleras

som ”bör”.

www.pwc.se

Revisionsrapport

Caroline Liljebjörn

Cert. kommunal revisor

Ola Holstein

Risk Manager

november 2014

Granskning avlönehanteringen

Kalmar kommun

Granskning av lönehanteringen

November 2014Kalmar kommunPwC

Innehållsförteckning1. Revisionell bedömning................................................................ 1

2. Inledning ....................................................................................2

2.1. Revisionsfråga ................................................................................................2

2.2. Metod..............................................................................................................2

3. Lönehanteringen/-processen......................................................3

3.1. Personal- och lönesystem samt försystem .....................................................3

3.2. Organisation och antal anställda....................................................................3

3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställda samt registervård .......................3

3.4. Styrande och stödjande dokument.................................................................4

3.5. Löpande registrering och kontroll..................................................................4

3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomisystem.......................................5

3.7. Sammanfattande bedömning av lönehanteringen/-processen......................5

4. Löneredovisningen .....................................................................6

4.1. Validering av indata .......................................................................................6

4.2. Översikt av månadslön...................................................................................6

4.3. Granskning av höga månadslöner..................................................................7

4.4. Bonus/provision och avgångsvederlag...........................................................7

4.5. Dubbletter av transaktioner ...........................................................................7

4.6. Ologiska personnummer ................................................................................7

4.7. Anställda med flera anställningsnummer......................................................8

4.8. Transaktioner för nyckelpersoner ..................................................................8

4.9. Kontrollberäkning av källskatt .......................................................................8

4.10. Övertidsskulden..............................................................................................8

4.11. Uttagna semesterdagar/Antal sparade semesterdagar..................................9

4.12. Sammanfattande bedömning .........................................................................9


November 2014Kalmar kommun 1 av 10PwC

1. Revisionell bedömning

På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Kalmar kommun har PwC granskat

lönehanteringen för perioden 2013-07-01 – 2014-06-30.

Vi bedömer att kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lön-

hanteringen i stort sett är tillfredsställande och ändamålsenlig.

Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på

att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den in-

terna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumente-

rade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kon-

troller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns en dokumentation över

vilka kontroller som ska utföras.

För att stärka den interna kontrollen ytterligare bör en internkontrollplan, som bas-

eras på en riskanalys, upprättas för lönehanteringen. Kontrollpunkterna bör åter-

rapporteras i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll.

Vi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är

aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av

registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av gransknings-

rapporten.

Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som

lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer,

anställda med flera anställningsnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit

rimliga förklaringar till dessa.

Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag

av semester är tillräcklig. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att

orsaken till övertiden beskrivs i samband med rapporteringen.



2. Inledning

Personalkostnaderna står för den största delen av kommunens kostnader vilket

ensamt kan motivera en granskning eftersom väsentligheten är hög. Det finns också

risker förknippade med lönehanteringen.

I den centrala hanteringen kan det finnas risk för att registerhållningen och hante-

ringen av lönesystemet i övrigt inte alltid är ändamålsenligt. För de verksamheter

där lönehanteringen har decentraliserats finns en ökad risk för att lönerapporte-

ringen och arbetsledarnas kontroll av löneunderlagen inte fungerar tillfredsstäl-

lande. Det kan då uppstå svårigheter att i alla delar upprätthålla kompetens och

enhetlighet i kontrollen. Detta har uppmärksammats i revisorernas risk- och vä-

sentlighetsanalys.

2.1. RevisionsfrågaGranskningen ska ge svar på följande revisionsfråga:

Är kommunstyrelsens och nämndernas interna kontroll avseende lönehanteringen

tillfredsställande och ändamålsenlig?

2.1.1. Kontrollmål1. Lönehanteringen är säker och tillförlitlig.

2. Uppgifterna i löneredovisningen är aktuella, fullständiga och rättvisande.

Följande kontroller ingår i granskningen:

Validering av indata

Översikt av månadslön

Granskning av höga månadslöner

Bonus/provision

Dubbletter

Ologiska personnummer

Anställda med flera personnummer

Transaktioner för nyckelpersoner

Kontrollberäkning av källskatt

Övertidsskulden

Uttag av semester

2.2. MetodInformation från lönesystemet har bearbetats via registeranalys för perioden juli

2013 till juni 2014. Intervju har genomförts med personalchef, förhandlingschef

samt två lönehandläggare. Stickprov har utförts baserat på utfallet av registerana-

lysen.

Rapporten har faktagranskats av berörda tjänstemän.



3. Lönehanteringen/-processen

3.1. Personal- och lönesystem samt försystemKalmar kommun har Personec-P från leverantören Aditro som personal- och löne-

administrativt system. IT-företaget Tieto sköter driften av systemet. I systemet, som

använts sedan år 1996, sker lönerapporteringen elektroniskt via ”Självservice” där

anställda rapporterar frånvaro som t.ex. semester eller kompledighet.

Övervägande delen, ca 90-95 %, av personalen rapporterar via ”Självservice” och

endast vissa grupper som personliga assistenter och gode män rapporterar via pap-

persblanketten tjänstgöringsrapport. Även viss typ av frånvaro rapporteras manu-

ellt t.ex. tjänstledighet med lön och föräldraledighet.

Utöver personalsystemet används program för specifika områden:

Win-las – hantering enligt Lagen om anställningsskydd Offentliga Jobb – rekrytering av personal Time Care – schemaläggning och vikarieplanering inom vård och omsorg Lönevågen – kartläggning av löner Adato – aktiv rehabilitering

3.2. Organisation och antal anställdaPersonalenheten har 15 tjänster fördelade enligt följande:

Personalchef 1,0

Löne- och systemansvarig 1,0

Personaladministratör 1,0

Personalstrateg 2,0

Lönehandläggare 7,0

Förhandlingschef 1,0

Utbildare 2,0

Inom omsorgsförvaltningen och socialförvaltningen finns löneadministratörer, som

arbetar heltid med lönerelaterade uppgifter. I övriga förvaltningar finns personalre-

dogörare, vilka är ett personaladministrativt stöd åt cheferna. En personalredogö-

rare har även andra arbetsuppgifter.

3.3. Behörigheter, uppläggning av nyanställdasamt registervård

Behörigheterna i personalsystemet är uppbyggda utifrån olika roller vars arbets-

uppgifter kräver olika tillgång i systemet. Det finns särskilda roller för arbetstagare,

arbetsledare, administratör, huvudadministratör per förvaltning samt central ad-

ministratör. Det är tre anställda på personalenheten som har den högsta behörig-

heten. Ingen är behörig att lägga in sin egen lön eller ändra andra uppgifter rörande

sin egen anställning.



Anställda får i och med anställningsbeslutet behörigheten arbetstagare för att

kunna rapportera sin lön i ”Självservice”. De som tilldelas rollen arbetsledare har

motsvarande arbetsuppgifter i anställningsbeslutet.

Inloggningen till systemet är gemensam för personalsystemet och ekonomisyste-

mets fakturahantering. Byte av lösenord sker med visst internvall enligt krav från

IT-avdelningen.

Personalredogörarna skriver ut anställningsbeslut och lämnar det till chefen. Efter

att både arbetstagaren och chefen undertecknat beslutet skickas det till personalen-

heten för inläggning i personalsystemet och arkivering.

När en anställd slutar visar uppsägningsbeslutet vilket datum som den anställde

slutar. Datumet registreras som slutdatum i personalsystemet. För tidsbegränsade

anställningar läggs slutdatumet in från början.

Vid löneförhandling används en modul i personalsystemet som heter PS Förhand-

ling. Budgetutrymmet för löneökningar fördelas per förvaltning, som registrerar

föreslagna löneökningar i modulen. Efter fackliga förhandlingar importeras uppgif-

terna till lönesystemet.

Den generella kontroll som utförs är att förvaltningarna inte överskrider tilldelat

utrymme. Arbetsledarna har till uppgift att kontrollera sin personals löner.

3.4. Styrande och stödjande dokumentI verksamhetsledningssystemet finns dokumenterade rutiner och stödjande doku-

ment. Dokumenten löneutbetalning – process och kontroll inför löneutbetalning

beskriver flödet, vem som ska göra vad och vilka kontroller som ska utföras under

olika delar av processen.

Stödjande dokument finns i form av instruktioner för arbetstagare och arbetsledare

gällande ”Självservice”.

Personalenheten har ett lönehjul som visar årligen återkommande uppgifter för

systemadministratör och lönehandläggare. Det gäller till exempel import av skatte-

tabeller, genomgång av inaktuella anställningar, kontroll av semesterdagar för vissa

grupper, rapportering av statistik med mera.

3.5. Löpande registrering och kontrollArbetstagare registrerar avvikelser i ”Självservice”. Personalredogörarna ger stöd

och kontrollerar löpande att arbetstagarna registerar avvikelserna på rätt sätt. Ar-

betsledaren attesterar posterna.

Efter den 15:e varje månad kontrollerar personalredogörarna lönelistor och rättar

eventuella fel under tre dagar. Lönehandläggarna på personalenheten gör övergri-

pande kontroller av inrapporterade värden innan löneutbetalningen verkställs. De

övergripande kontrollerna utgår från en fellista där ofullständiga poster listas.

Eftersom lönen utbetalas i förväg för de sista dagarna i månaden händer det att lö-

ner behöver korrigeras. Det förekommer även att korrigering behöver ske på grund



av att avvikelserapportering inte skett i rätt tid. Uppkommen löneskuld faktureras

den anställde eller korrigeras på nästkommande lön.

3.6. Avstämningsrutin lönesystem och ekonomi-system

Vid personalenheten finns fyra lönehandläggare som har behörighet att verkställa

löneutbetalning. Efter verkställandet godkänner handläggaren utbetalningen via

internetbanken. Ett kvitto skrivs ut som signeras av två attestanter och lämnas till

ekonomienheten.

Från personalenhetens sida genomförs kontroller avseende konton för källskatt,

löneskulder och löneutbetalningar varje månad. Konton för arbetsgivaravgifter,

semesterlön och kompsaldo kontrolleras av ekonomienheten.

Det åligger respektive arbetsledare att kontrollera att rätt personalkostnader har

belastat rätt verksamhet.

3.7. Sammanfattande bedömning av lönehante-ringen/-processen

Vi bedömer att lönehanteringen i stort sett är säker och tillförlitlig. Det baserar vi på

att det finns ett personal- och lönesystem som stödjer lönehanteringen, att den in-

terna kontrollen kring uppläggning av nyanställda är god, att det finns dokumente-

rade rutiner och stödjande dokument i form av manualer samt att det utförs kon-

troller av inrapporterade värden i lönesystemet. Det finns en dokumentation över

vilka kontroller som ska utföras.

För att stärka den interna kontrollen ytterligare bör en internkontrollplan, som bas-

eras på en riskanalys, upprättas för lönehanteringen. Kontrollpunkterna bör åter-

rapporteras i enlighet med gällande reglemente för intern kontroll.



4. Löneredovisningen

Då det förekommer en stor mängd transaktioner och olika lönearter har vi valt att

verifiera fullständigheten i vårt material. För att kontrollera att det material som vi

mottagit är fullständigt har vi utifrån de transaktioner som skapats i lönesystemet

under granskningsperioden avseende bruttolön, förmåner och sociala avgifter för de

olika ålderskategorierna beräknats och matchats mot den information som lämnats

till Skatteverket. Vi kan genom denna avstämning konstatera att informationen som

lämnats till Skatteverket är fullständig och riktig.

4.1. Validering av indataFör att säkerställa att inga transaktioner skapas för anställda som inte finns upp-

lagda i personalregistret har en matchning mellan transaktioner och personalregist-

ret gjorts. Inga avvikande poster identifierades.

4.1.1. BedömningVi har inget att erinra på denna punkt.

4.2. Översikt av månadslönFör samtliga anställda har den högsta månadslönen under granskningsperioden

fördelats i beloppsintervall, se tabellen nedan.

Fördelningen visar olika beloppsintervall samt antal månadslöner inom intervallet

och syftar till att skapa en förståelse för populationen samt ge en översiktlig bild av

förekommande månadslöner.

Beloppsintervall

Antal före-

komster

0 – 5 000 15

5 000 – 10 000 62

10 000 – 15 000 473

15 000 – 20 000 1 050

20 000 – 25 000 2 296

25 000 – 30 000 1 388

30 000- 35 000 462

35 000- 40 000 162

40 000 – 45 000 65

45 000 – 50 000 36

50 000 – 60 000 20

60 000 – 100 000 13

Utifrån granskningen kan konstateras att 78 % av kommunens utbetalda månads-

löner uppgår till mellan 15 000 -30 000 kr.



4.2.1. BedömningAntal utbetalningar av månadslöner inom respektive beloppsintervall bedöms som

rimligt. Vi har inget att erinra på denna punkt.

4.3. Granskning av höga månadslönerDe 25 högsta månadslönerna i kommunen har tagits fram för granskning. I gransk-

ningen har ingått att rimlighetsbedöma månadslönerna. Stickprovskontroller har

utförts mot anställningsavtal och lönerevisioner.


4.4. Bonus/provision och avgångsvederlagUtsökningen av transaktioner avseende bonus och provision samt avgångsvederlag

har genomförts. Vid kontrollen identifierades inga transaktioner som kan hänföras

till bonus/provision eller avgångsvederlag.


4.5. Dubbletter av transaktionerEn analys av lönetransaktionerna har gjorts för att söka efter en kombination av

anställningsnummer samt månadslön som förekommer mer än en gång under

samma löneperiod och med samma belopp.

Utifrån genomförd analys och resultat har stickprov genomförts avseende dubblet-

ter som framkommit. Vid stickproven har kontroll utförts för att säkerställa att inte

dubblettregistreringar har gjorts alternativt att dubbla månadslöner har utbetalats.

Våra stickprovskontroller visade att orsaken till de dubbelregistrerade transaktion-

erna i samtliga fall berodde på att lönekostnaden fördelas mellan två eller tre olika

kostnadsställen.


4.6. Ologiska personnummerEn sökning har gjorts efter personnummer med avvikande kontrollsiffra. En an-

ställd med avvikande personnummer har identifierats.

Personer, som är medborgare i annat nordiskt land, kan få ett tillfälligt person-

nummer i Sverige. Detta personnummer baseras på deras befintliga och kan avvika

från principen som svenska personnummer är uppbyggda efter.




4.7. Anställda med flera anställningsnummerI Kalmar kommun tilldelas anställda ett anställningsnummer som består av per-

sonnummer samt ett nummer som styrs av koddelen ansvar. Det innebär att en

anställd kan ha mer än ett anställningsnummer beroende på vilka uppdrag som

personen har i kommunen.

Stickproven visar anställda som har en vilande tjänst och en aktiv tjänst på grund av

att bytt tjänst och därmed ansvarstillhörighet.


4.8. Transaktioner för nyckelpersonerSamtliga lönetransaktioner för specifika nyckelpersoner har extraherats. Därefter

har en rimlighetsbedömning gjorts av posterna.

Vid granskningen har inga avvikande utbetalningar identifierats. Milersättning för

användning av egen bil i tjänsten har utbetalats. Kommunen använder sig av kollek-

tivavtalet BIA:s ersättningsbelopp om 2,90 kr/kilometer.


4.9. Kontrollberäkning av källskattDenna analys visar om det källskatteavdrag som gjorts under granskningsperioden

på individnivå är rimligt eller inte. Via registeranalys har sökning gjorts efter käll-

skatteavdrag som understiger 20 % eller överstiger 60 %.

Ett flertal källskattesatser under 20 % och några över 60 % har identifierats. Stick-

provskontrollen visar att skattesatserna under 20 % beror på jämkning av skatt eller

att den anställde har en lägre skatt enligt skattetabellen.

Källskattesatser över 60 % beror främst på korrigeringar av tidigare perioder eller

att den anställde begärt extra skatteavdrag.

Uppgift om jämkning av skatt hämtas månadsvis från Skatteverket och läses in i

lönesystemet.

4.9.1. BedömningVi inget att erinra på denna punkt.

4.10. ÖvertidsskuldenReglering av övertid, mertid, flextid med mera sker i kollektivavtalet Allmänna be-

stämmelser samt i lokala kollektivavtal. I ”Självservice” beviljas/attesteras rappor-

terade avvikelser.

När avvikelser registreras i ”Självservice” anges orsak och bemanningstyp enligt

fördefinierade val, till exempel byte av pass, förstärkning, introduktion, möte, per-



sonalmöte med mera. Det finns även en meddelanderuta där den anställde kan be-

skriva orsakerna till avvikelsen närmare. Granskningen visar att meddelanderutan

inte används fullt ut.

Vi har utfört en registeranalys där samtliga transaktioner avseende övertid/komptid

har sammanställts. Stickprovsgranskningen visar att arbetstidslagen följts avse-

ende gränsen för övertid.

4.10.1. BedömningVi anser att rutinen avseende övertid/komptid fungerar väl och att arbetstidslagen

följts när det gäller övertid.

Vid rapportering av övertid anser vi meddelandrutan bör användas i större ut-

sträckning för att beskriva orsakerna till övertiden.

4.11. Uttagna semesterdagar/Antal sparade se-mesterdagar

Extrahering har gjorts av de anställdas uttagna semesterdagar och antal sparade

semesterdagar som registrerats i systemet. Stickprovskontroller har genomförts av

de anställdas uttagna semesterdagar. Vid kontrollen konstaterades att de större

utbetalningarna som gjorts under granskningsperioden avsåg anställda som avslu-

tat sin anställning.

Arbetstagare som har rätt till mer än 20 betalda semesterdagar under året har rätt

att spara en eller flera överskjutande dagar. Dessa dagar får inte överstiga 40 dagar.

Utbetalning av överskjutande dagar sker en gång per år.

För anställda som bytt semesterdagstillägget mot extra semesterdagar görs kontrol-

len att dessa har tagit ut årets semester.

4.11.1. BedömningVi anser att bevakningen av uttag av semester är tillräcklig då det görs en årlig av-

stämning avseende att de anställda minst tar ut sina lagstadgade semesterdagar

samt att den sammanlagda skulden inte överstiger 40 dagar.

4.12. Sammanfattande bedömningVi bedömer att uppgifterna i lönesystemet/löneredovisningen i allt väsentligt är

aktuella, fullständiga och rättvisande. Vi grundar vår bedömning på resultatet av

registeranalysen och den verifiering av transaktioner som framgår av gransknings-

rapporten.

Vi har verifierat fullständigheten i granskningsmaterialet mot information som

lämnats till Skatteverket. I de fall vi noterat dubbletter, ologiska personnummer,

anställda med flera anställningsnummer eller avvikande källskatt har vi erhållit

rimliga förklaringar till dessa.



Vi bedömer att rapporteringen av övertid fungerar väl och att bevakningen av uttag

av semester är tillräcklig. Vi anser att den interna kontrollen bör stärkas genom att

orsaken till övertiden beskrivs vid rapporteringen.

2014-11-27

Caroline Liljebjörn Pär Sturesson


Documents

Kalmar - Kalmar › download › 18.d5aedbd15ebc6e00cf17d4 › ...Tel 0480-45 00 00 vx Fax [email protected] KF TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Tina Bågfeldt