JUNAEB - ChileCompra · MANUAL Código: M-DGA-CO001 Depto. de Gestión de Compras MANUAL DE COMPRAS JUNAEB Revisión:17 del 27/11/2014 Página: 2 de 67 Elaborado por : Encargado/a

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Código: M-DGA-CO001 Depto. de Gestión de Compras

MANUAL DE COMPRAS JUNAEB

Revisión:17 del 27/11/2014

Página: 1 de 67

Elaborado por: Encargado/a Unidad de Control de Gestión de Compras

Modificado por: Encargado/a Unidad de Licitaciones y Grandes Compras

Revisado por: Jefe/a Departamento de Gestión de Compras

Aprobado por: Secretario General JUNAEB

DOCUMENTO NO CONTROLADO EN CASO DE SER IMPRESO

Manual de Compras JUNAEB

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CONTENIDO

1. OBJETIVO ................................................................................................................................................ 4

2. ALCANCE ................................................................................................................................................. 4

3. MARCO JURÍDICO ................................................................................................................................... 4

4. RESPONSABILIDADES ........................................................................................................................... 5

5. DEFINICIONES......................................................................................................................................... 7

6. PLAN ANUAL DE COMPRAS .................................................................................................................. 9

6.1. Elaboración ............................................................................................................................................ 9

6.2. Revisión del Plan Anual de Compras ............................................................................................. 10

6.3. Aprobación del Plan Anual de Compras .......................................................................................... 11

6.4. Aplicación y Seguimiento Plan Anual de Compras ......................................................................... 11

7. USO DEL SISTEMA WWW.MERCADOPUBLICO.CL ........................................................................... 12

7.1. Autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del Proceso de Compra .......................... 13

7.2. Creación de Usuario y contraseña para usar Mercado Público ...................................................... 13

8. PROCESOS DE COMPRA ..................................................................................................................... 13

8.1. Tramitación de Documentos ............................................................................................................ 13

8.2. Formulario de Pedido o requerimiento de compra .......................................................................... 13

8.3. Mecanismo de Selección de Compra .............................................................................................. 16

8.4. Consultas al Mercado (Request for Information/RFI) ...................................................................... 16

9. COMPRAS REALIZADAS POR CONVENIO MARCO ........................................................................... 24

9.1. Compras Realizadas por Convenio Marco ...................................................................................... 24

9.2. Compras Menores a 3 UTM ............................................................................................................ 26

9.3. Compra de Pasajes Aéreos ............................................................................................................. 27

9.4. Adquisiciones mayores a 1.000 UTM (Grandes Compras por Convenio Marco) .......................... 29

10. FORMULACIÓN DE BASES ............................................................................................................... 31

10.1. Del contenido mínimo de las Bases ............................................................................................ 31

10.2. Habilidad para Contratar con JUNAEB ....................................................................................... 38

11. DE LAS LICITACIONES ...................................................................................................................... 38

11.1. Descripción Básica ...................................................................................................................... 38

11.2. Cronograma de Licitaciones para publicación en el portal de Mercado Público ......................... 41

11.3. Etapa de Formulación de Preguntas (Foro) y Publicación de Respuestas ................................. 43

11.4. Etapa de Cierre de recepción de ofertas ..................................................................................... 44

11.5. Apertura electrónica de ofertas.................................................................................................... 44

11.6. Evaluación de Ofertas ................................................................................................................. 45

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11.7. Adjudicación o Desierto ............................................................................................................... 46

12. COMPRAS DE TIPO EXCEPCIONAL Y EXCLUSIONES .................................................................. 47

12.1. De la Compra Urgente ................................................................................................................. 47

12.2. De la Licitación Privada ............................................................................................................... 48

12.3. De la Contratación Directa ........................................................................................................... 48

13. EMISIÓN DE ÓRDENES DE COMPRAS ........................................................................................... 50

13.1. Orden de Compra proveniente de Convenio Marco .................................................................... 50

13.2. Orden de Compra proveniente de Licitación ............................................................................... 50

13.3. Confección de Contratos ............................................................................................................. 50

13.4. Compromiso de Órdenes de Compras (OC) ............................................................................... 51

13.5. Cancelación de Ordenes de Compras (OC) ................................................................................ 52

14. RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS ........................................................................................... 53

14.1. Procedimientos de Pago .............................................................................................................. 53

14.2. Información necesaria requerida por JUNAEB para gestionar un pago ..................................... 53

14.3. Certificado de Recepción Conforme (CRC) ................................................................................ 54

14.4. Pago a 30 días ............................................................................................................................. 56

15. RECLAMOS INTERPUESTOS POR PROVEEDORES ...................................................................... 57

16. GARANTÍAS ........................................................................................................................................ 57

16.1. Ingreso y Registro del Documento de Garantía .......................................................................... 57

16.2. Custodia ....................................................................................................................................... 60

16.3. Devolución ................................................................................................................................... 62

17. CIERRE DE AÑO ................................................................................................................................ 64

18. CONTROL DE CAMBIOS .................................................................................................................... 64

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1. OBJETIVO

Con fecha 31 de octubre del 2007 entra en vigencia el Manual de Procedimiento de Compras, que se dicta

en cumplimiento de lo establecido en el Decreto N° 20 del Ministerio de Hacienda, de mayo de 2007, que

modifica el Reglamento de la Ley Nº 19.886, de Bases sobre Contratos Administrativos de Suministro y

Prestación de Servicios.

Este manual se refiere a todos los procedimientos relativos a la contratación, a título oneroso, de bienes

muebles o servicios necesarios para el desarrollo de las funciones de la Institución, es decir, a todas las

adquisiciones y contrataciones reguladas por la mencionada Ley N° 19.886.

Para estos efectos, el Manual de Compras describirá los siguientes procedimientos: Planificación de

Compras, Selección de Procedimientos de Compra, Formulación de Bases y Términos de Referencia,

Criterios y Mecanismos de Evaluación, Gestión de Contratos y Recepción de Bienes y Servicios, uso del

sistema www.mercadopublico.cl autorizaciones que se requieran para las distintas etapas del Proceso de

Compra, y Organigrama del Departamento de Gestión de Compras.

2. ALCANCE

El presente manual describe la forma en que JUNAEB debe realizar las compras de bienes muebles y/o

servicios, en todas las Unidades de Compra distribuidas a lo largo del país, de conformidad a lo establecido

en la Ley 19.886, y su Reglamento.

3. MARCO JURÍDICO

� Ley N°19.886, de Bases sobre Contratos Administrat ivos de Suministros y Prestación de Servicios, en

adelante “Ley de Compras”, y sus modificaciones.

� Decreto N°250, de 2004, del Ministerio de Hacienda , que aprueba el Reglamento de la Ley N° 19.886,

en adelante “el Reglamento”, y sus modificaciones.

� Ley de Transparencia 20.285.sobre Acceso a la Información Pública.

� Ley N° 19.653 de probidad Administrativa aplicable de los órganos de la Administración del Estado.

� Ley N° 19.880 de Bases de Procedimientos Administr ativos que rigen los Actos de los Órganos de la

Administración del estado.

� Ley de Presupuesto del Sector Público aprobadas para cada año

� Ley Nº 20.123 Regula el régimen de subcontratación, el funcionamiento de las empresas de servicios

transitorios y el contrato de trabajo de servicios Transitorios.

� DL Nº 211, Ley de Defensa de la Libre Competencia

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� Resolución Nº 1.600 de 2008 de la Contraloría General de la República, que fija normas sobre

exención del trámite de Toma de Razón.

4. RESPONSABILIDADES

Los funcionarios y unidades involucradas en el proceso de compras de la Institución son:

Coordinador de Compras, Contratos y Pagos: Encargado de la coordinación entre el Departamento de

Gestión de Recursos y el Departamento de Gestión de Compras. Tiene la responsabilidad de revisar los

procesos licitatorios y visación de los Tratos Directos, que se realicen en el Departamento Gestión de

Compras. El coordinador de compras, a su vez, informa a Gabinete de la Dirección Nacional, el estado de

los procesos de compras.

Departamento Gestión de Compras Dirección Nacional: Departamento encargado de coordinar los

procesos licitatorios y de compras de la Dirección Nacional, y licitaciones superiores a 1.000 UTM que

requieran realizar las Direcciones Regionales del país, excepto la Región Metropolitana que efectúa

procesos de licitación hasta las 2.500 UTM. El departamento gestión de compras confecciona el Plan Anual

de Compras (PAC), realiza las compras, compromete los presupuestos en S.I.G.F.E., solicita la elaboración

de contratos y emite las correspondientes órdenes de compra, una vez que el acto administrativo se

encuentre totalmente tramitado

El Departamento Gestión de Compras, entrega a nivel nacional los lineamientos generales de

adquisiciones, además de la confección del Manual de Compras.

Unidad de Asesoría Jurídica : Apoyo profesional-jurídico en la revisión de bases de licitación, elaboración

de contratos, conformación de comisión evaluadora de ofertas; y en general emitir pronunciamientos acerca

de conflictos de índole jurídicos.

Asesor Regional de Compras: Encargado de la coordinación nacional entre las Dirección regionales en

aspectos específicos de compras, contratos y cualquier otra situación que enfrente la Dirección Regional

relacionada con adquisiciones.

Administrador/a del Sistema Mercado Público : Corresponde a un funcionario del Departamento de

Gestión de Compras, el cual es responsable de: 1

� Crear, modificar y desactivar usuarios habilitados para operar el portal www.mercadopublico.cl

� Determinar perfiles de cada usuario, como supervisores y compradores 1 Perfiles Usuario de : https://www.chilecompra.cl/portal/terminos_condiciones.html

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� Crear, modificar y desactivar Unidades de Compra

� Modificar y actualizar la información institucional registrada en el Sistema.

� Mantener actualizadas las claves de usuarios

� Inscribir a los funcionarios que deben acreditar sus competencias, de acuerdo a la normativa vigente.

Suplente Administrador/a del Sistema Mercado Públic o: Corresponde al Suplente del Jefe/a del

Departamento de Gestión de Compras.

Departamento o Unidad Demandante: Departamento o Unidad, representado por su respectivo Jefe, que

solicita al Departamento de Gestión de Compras o Áreas de Compras Regionales sus requerimientos de

compra de bienes o servicios. Es responsable de:

� Proporcionar el plan de compras de su departamento, unidad o región.

� Tramitar los procesos de licitación con la debida antelación, de manera de permitir disponer del bien o

servicio requerido oportunamente.

� Cumplir con los plazos del proceso de licitación en lo que respecta al envío de las respuestas a las

preguntas y/o aclaraciones, envío de la evaluación técnica de las ofertas recibidas en cada proceso de

licitación.

� Cumplir con los plazos del proceso de compra de bienes y servicios en lo que respecta a la visación de

muestras, prueba de color u otro que sea necesario.

� Entregar la evaluación del proveedor y del Profesional de Compras o Encargado/a de Compras

Regional (si corresponde) y el certificado de recepción conforme dentro de los 5 días hábiles una vez

enviado.

Integrantes del Departamento de Gestión de Compras o Áreas de Compras Regionales de la

Dirección Nacional y las Direcciones Regionales: Las funciones asociadas a cada integrante se

encuentran descritas en los respectivos Perfiles de Cargos administrados por el Departamento de Gestión

de Personas.

Otras Unidades Relacionadas al Proceso de Compra : Finanzas, Tesorería y Asesoría Jurídica, quienes

participan conforme a su función siendo en general, la de asignación y/o autorización de Marcos

Presupuestarios, de materialización de los pagos y de revisión de Bases Administrativas de acuerdo a la

Normativa Vigente, respectivamente. Estas Unidades, que se mencionan en función de su rol, apoyan la

gestión de abastecimiento de la institución.

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Comisión Evaluadora : Grupo de funcionarios convocados para integrar un equipo multidisciplinario cuya

función es evaluar ofertas y proponer al Secretario General o Director Regional el resultado de un llamado a

Licitación.

Su creación e integración será necesaria siempre que se realice una licitación mayor a 100 Unidades

Tributarias Mensuales (UTM), sean éstas públicas o privadas, y estará, por lo general, consignada en las

respectivas Bases de Licitación y su integración debe ser aprobada a través de la correspondiente

Resolución Exenta.

Estructura Institucional de las Unidades de Compras

La Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas cuenta con 16 unidades de compras a lo largo del país,

estructuradas de la siguiente forma:

Departamento de Gestión de Compras (Dirección Nacional)

Dirección Regional Tarapacá cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Antofagasta cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Atacama cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Coquimbo cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Valparaíso cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Libertador Bernardo O`Higgins cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Maule cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Biobío cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Araucanía cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional de los Lagos cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Aysén Carlos Ibáñez del Campo cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional de Magallanes cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional Metropolitana cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional de Los Ríos cuenta con una unidad de compras.

Dirección Regional de Arica y Parinacota cuenta con una unidad de compras.

5. DEFINICIONES

Para efecto del presente Manual, los siguientes conceptos tienen el significado que se indica a continuación:

Factura : Documento tributario que respalda el pago, respecto de la solicitud de productos o servicios, y que

está asociado a una orden de compra emitida por JUNAEB o a un contrato suscrito con el proveedor.

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Guía de Despacho : Documento tributario, utilizado para trasladar bienes de distinta índole

Orden de Compra : Documento de orden administrativo y legal que determina la obligación de pagar de

JUNAEB y el derecho de percibir para el Proveedor.

Contrato: Documento de carácter administrativo y legal que establece los derechos y obligaciones de las

partes que lo suscriben, producto de un proceso de Licitación u otro tipo de compra establecido por la

Autoridad respectiva.

Plan Anual de Compra : Corresponde a la lista de bienes y/o servicios valorizados, de carácter referencial,

que la Institución planifica, compra o contrata durante un año calendario en razón del Presupuesto asignado

y los plazos requeridos para disponer de ellos.

Portal Web Mercado Público : Es la plataforma habilitada por la Dirección de Compras para realizar las

adquisiciones, a través de licitación pública o de la tienda electrónica chilecompra express.

Portal Web ChileCompra : En el sitio web de ChileCompra encontrará información corporativa sobre la

Dirección de Compras.

Portal Web Analiza : Es el sitio web en el cual se pueden obtener datos sobre las transacciones que se

realizan en MercadoPublico.cl, encontrar información sobre reportes, análisis, gestión, entre otras.

Portal Web ChileProveedores : Es el registro electrónico de proveedores del Estado, reúne toda la

información relevante de aquellas empresas que participan en las licitaciones estatales.

Requerimiento : Es la manifestación formal de la necesidad de un producto o servicio que los

Departamentos o Unidades de la Dirección Nacional solicitan a la Unidad de Gestión de Compras de la

Institución, utilizando el mecanismo definido para estos efectos.

Resolución : Formalización de los Actos Administrativos de la Institución, dictado por la Jefatura Superior

del Servicio o por quien ésta designe.

Formulario Único de Pedido (FUP) : Documento emanado desde las Unidades o Departamentos de

JUNAEB, en el cual consta la solicitud de las Unidades o Departamentos demandantes, relativa a la

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necesidad de adquirir un bien o servicio; en este documento la Unidad demandante debe indicar

información referida a la adquisición, tal como, cantidad, fecha de entrega, entre otros datos.

Siglas : Para los efectos del presente instrumento, las siglas que se indican a continuación tendrán los

siguientes significados:

� AG : Administración General.

� ADQ : Adquisición.

� CM : Convenio Marco.

� DCCP : Dirección de Compras y Contratación Pública.

� LP : Licitación Pública mayor a 1000 UTM.

� LE : Licitación Pública mayor a 100 UTM y menor a 1000 UTM.

� L1 : Licitación Pública mayor a 3 UTM y menor a 100 UTM.

� SE : Orden de Compra para la contratación de bienes o servicios por monto inferior a 3 UTM,

trato directo o provenientes de una licitación.

� R1 : Orden de compra proveniente de un proceso de licitación re adjudicada.

� RFI : Consultas al mercado realizadas a través de las unidades de compras.

� B2 : Licitación Privada del tipo LP

� OC : Orden de Compra.

� SP : Servicio Público.

� TDR : Términos de Referencia.

� DGC : Departamento de Gestión de Compras.

� SCCP : Sistema de Compras y Contrataciones Públicas.

� CDP : Certificado de Disponibilidad Presupuestaria

6. PLAN ANUAL DE COMPRAS

6.1. Elaboración

La elaboración del Plan Anual de Compras, estará a cargo de la Jefatura del Departamento de Gestión de

Compras o de quién esta designe. Posterior a ello, será responsabilidad del Coordinador de Compras,

Contratos y Pagos realizar la revisión final y dar su visto bueno para la aprobación del Secretario General.

Posterior a la elaboración y distribución presupuestaria, disponible durante el último trimestre de cada año,

efectuada por la Dirección Nacional, el Jefe/a del Departamento de Gestión de Compras o los/as

Encargado/a de Compras Regional (según corresponda) recogen dicha información y solicitan una reunión

con los Jefes/as de Departamentos y/o Unidades de sus centros de responsabilidad con el objeto de

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entregar las directrices para incorporar la información al presupuesto asignado para la construcción del Plan

Anual de Compras.

Una vez que los/as Jefes/as de Unidades y/o Departamentos envían el listado de las adquisiciones que

solicitarán para el año siguiente, este se revisa y si es necesario se reúnen nuevamente con las unidades o

departamentos demandantes para realizar una última revisión, con el objeto de establecer la fecha en que

se requerirá el bien o servicio, el tipo de compra y otra información contenida en la planilla entregada para

estos efectos.

Dicho Listado será sometido a evaluación, para la Dirección Nacional, por el Coordinador de Compras y,

Contratos y para las Direcciones Regionales por el/la Director/a Regional para luego traducirse en su Plan

de Compras Anual.

Las Unidades y Departamentos deben incluir en sus requerimientos los bienes y servicios necesarios para

el desarrollo de sus funciones operativas y para el cumplimiento de sus programas estratégicos.

Las estimaciones de las compras a realizar deben considerar tanto las compras realizadas históricamente

como las nuevas compras a realizar en el próximo período, de acuerdo a los crecimientos de los programas

institucionales, indicando expresamente las funciones que se ejecutarán.

Las Unidades y Departamentos deben indicar, además de los bienes y servicios a adquirir, las fechas y

montos estimados de los requerimientos a realizar.

En las compras de los bienes y servicios a adquirir se debe indicar si corresponden a procesos de Licitación

y/o contrataciones Directas, Convenio Marco contempladas en la Ley Nº 19.886 de Bases sobre contratos

administrativos de suministro y prestación de servicios o bien a y Convenios de Colaboración con otras

instituciones).

Respecto a compras estratégicas debe indicar además, el plazo máximo de adjudicación de éstas, con el

objeto de evitar retrasos en la entrega de un bien o servicio directamente relacionado con los

beneficiarios/as de nuestros programas.

Una parte del Plan de Compras se refiere a las adquisiciones que se hacen a través de Control de

Programas, tales bienes o servicios son aprobados por Resolución Exenta cada año y también deben

incluirse las acciones de capacitación a terceros y las relacionadas con transferencias corrientes, que serán

transadas en el portal de Mercado Público

6.2. Revisión del Plan Anual de Compras

El Jefe/a del Departamento de Gestión de Compras de la Dirección Nacional presenta los Planes de

Compras al Coordinador de Compras, Contratos y Pagos y en el caso de las Direcciones Regionales los/as

Encargados/as de Compras Regionales deben enviar su Plan Anual de Compras a la Asesor Regional de

compras, quien deberá dar su visto bueno a la matriz general, posteriormente se le presentará a cada

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Directores/as Regionales el Plan de Compras para ser visados. Si el Plan no obtiene la correspondiente

visación, se deberá informar los alcances correspondientes a las Unidades o Departamentos originadores

del Plan para su corrección.

El Coordinador de Compras, Contratos y Pagos presenta el Plan de Compras ajustado al presupuesto

asignado a cada Departamento, al Secretario/a General para ser visado en el caso de la Dirección Nacional

y en caso de las Direcciones Regionales, los/as Encargados/as de Compras Regionales presentan el Plan

de Compras ajustado al presupuesto Regional, al/a la Director/a Regional y Coordinador/a de Regiones

para su posterior visación

6.3. Aprobación del Plan Anual de Compras

Una vez aprobado por el Secretario/a General, se envía al Jefe/a del Departamento de Gestión de Recursos

o de Finanzas (en el caso de las Direcciones Regionales) para su difusión.

6.4. Aplicación y Seguimiento Plan Anual de Compras

Los Profesionales del Departamento de Compras, Compradores o Encargados/as de Compras Regionales

deben realizar las siguientes actividades para efectuar el control y seguimiento del Plan de Compras de

cada Departamento y Unidad de JUNAEB:

� Verificar, al momento de hacerse cargo de un proceso de compra, si el bien o servicio solicitado está

incluido dentro del Plan de Compras aprobado de la Unidad o Departamento demandante. Si está

incluido, se da inicio al proceso de compra. De lo contrario, la solicitud de compra es rechazada.

En este último caso y para poder efectuar la compra, es necesario que la Unidad o Departamento

demandante incluya en su Plan de Compras a través de dos posibilidades:

� Realizar la modificación de su Plan de Compras reasignando recursos contemplados para otras

compras. Dicha modificación se informa al Profesional de Compras, Comprador o Encargado/a de

Compras Regional (según corresponda) a través de un documento formal escrito, indicando la cuenta de

la cual se sacarán los recursos y qué cuenta se aumentará. Luego se reenvía el Formulario de Pedido al

Profesional de Compras, Comprador o Encargado/a de Finanza Regional y se puede dar comienzo al

proceso de compra.

� Solicitar la asignación de recursos adicionales a los contemplados en su Plan de Compras. Para esto

debe enviar un documento formal escrito solicitando recursos adicionales, donde se especifique el

motivo de la petición y el detalle de la compra. Esta petición se debe dirigir al Jefe de Gestión de

Recursos de la Dirección Nacional o Encargado/a de Finanzas Regional, por medio del Jefe de Unidad o

Departamento Demandante. Una vez que conste la autorización respectiva, se hace llegar al Profesional

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de Compras, Comprador o Encargado/a de Compras Regional junto al Formulario de Pedido y se puede

dar comienzo al proceso de compra.

� En el caso de las Direcciones Regionales si la solicitud de asignación de recursos adicionales para una

determinada compra no contemplada en el Plan de Compras es mayor a 1.000 UTM dichos recursos

deben ser solicitados al Secretario/a General, de acuerdo a las disposiciones referidas a delegación de

firma; y en caso de tratarse de una compra mayor a 100 UTM y menor a 1.000 UTM bastará la

aprobación del Director/a Regional.

� Llevar el seguimiento de las compras realizadas por las Unidades y Departamentos demandantes,

incluyendo tanto las contempladas originalmente en el Plan de Compras, como aquellas que se

produjeron con una modificación en el mismo (redistribución de recursos) o con una solicitud de recursos

adicionales.

� Registrar las modificaciones que sufran los procesos de compras en cuanto a los montos

presupuestados inicialmente.

� Reflejar las compras, modificaciones y reasignaciones de recursos en el Sistema Informático de Gestión

Financiera del Estado (SIGFE).

La información a las unidades y departamentos demandantes del comportamiento de su plan de compras se

realizará a través de dos medios, para la Dirección Nacional, el/la Jefe/a de Compras debe informar

mensualmente a través de un informe dirigido al Coordinador de Compras, Contratos y Pagos de JUNAEB,

en el que conste el comportamiento del Plan Anual de Compras junto con reportar el cumplimiento de los

Departamentos Demandantes durante todo el proceso de compras.

En el caso de las Direcciones Regionales, los Encargados/as de Compras Regional deben informar

trimestralmente al Asesor Regional de compras del comportamiento del Plan Anual de Compras.

7. USO DEL SISTEMA WWW.MERCADOPUBLICO.CL

El uso del sistema de Mercado Público se encuentra regulado a través de la Ley N° 19.886 y su reglamen to

contenido en el Decreto Supremo de Hacienda Nº 250 del 2004 y en la página Web de ChileCompra se

encuentran una serie de manuales de uso del portal, que la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas utiliza

para llevar a cabo sus procesos de compras. Dichos manuales son:

a. Manual de Compradores.

https://www.mercadopublico.cl/Portal/MP2/secciones/manuales-y-guias.html

b. Directivas de Compras Públicas.

http://formacion.chilecompra.cl/Default.aspx?option=com_documents&task=view&catID=9:Directiva

s-de-Compras-Públicas

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7.1. Autorizaciones que se requieran para las disti ntas etapas del Proceso de Compras

Para los procesos de Licitación y Grandes Compras, cualquiera sea el tipo, éstos deberán ser autorizados

para publicación y adjudicación, en el portal de Mercado Público, mediante acto administrativo aprobado por

la autoridad respectiva, a través de una Resolución que así lo disponga. La autorización del proceso de

licitación en el Portal de Mercado Público, debe ser realizada por el Profesional de Compras/Encargado

regional y por su respectiva jefatura.

En el caso de las compras a través de Convenio Marco, deberán ser autorizados por su jefatura sólo los

funcionarios que tengan perfil operador.

7.2. Creación de Usuario y contraseña para usar Mer cado Público

Cuando un funcionario de la Institución requiera de la creación de un usuario y contraseña para utilizar la

web de www.mercadopublico.cl, el Director Regional/ Jefe Departamento Dirección Nacional podrá realizar

una solicitud a través de correo electrónico a la Jefatura del Departamento Gestión de Compras de la

Dirección Nacional. Cada uno de los perfiles disponibles, se asignan dependiendo de la necesidad del

funcionario y de la Unidad o Departamento a la cual pertenece.

8. PROCESOS DE COMPRA

8.1. Tramitación de Documentos

Estará encargada de tramitar los vistos buenos y la firma del Secretario General/Director Regional, la

asistente administrativo o secretaria del Departamento de Compras, quién deberá a través del libro

respectivo, consignar la fecha de entrega y la fecha de recepción del documento.

8.2. Formulario de Pedido o requerimiento de compra

a) Para la Dirección Nacional:

Para la formalización de una adquisición, el Departamento o Unidad demandante, deberá completar el

Formulario de Pedido disponible en el Sistema de Compras y Contratos, ingresando a la Intranet de

JUNAEB y buscando el icono Compras: Sistema de Adquisiciones, según se indica en la siguiente imagen.

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Para la emisión de formularios de pedido, el usuario debe tener clave y usuario, la cual es entregada por el

Administrador del Sistema de Compras del Departamento Gestión de Compras de la Dirección Nacional.

Una vez que el funcionario genere un formulario de pedido, éste es derivado, a través del sistema, a su

respectiva Jefatura de Departamento o Unidad, quién podrá rechazarlo o autorizarlo y posteriormente

enviarlo al Jefe del Departamento de Compras o bien a la autorización del Secretario General en el caso de

que la compra se trate de un Trato Directo.

La jefatura del Departamento de Compras, será notificada a través de correo electrónico de que existe un

formulario de pedido nuevo en el sistema, quién a su vez podrá rechazarlo cuando el formulario se

encuentre incompleto, posea información errónea o no se encuentra considerado en el Plan de Compras,

también podrá aceptarlo y derivarlo, según el tipo de compra, a los Profesionales de Licitaciones o

Compradores.

Una vez verificado el requerimiento, se debe solicitar al Departamento de Gestión de Recursos, la emisión

del certificado de disponibilidad presupuestaria cuando la compra sea mayor a 1.000 UTM o bien emitirlo

directamente en el Departamento Gestión de Compras, cuando la compra sea menor a 1.000 UTM y se

encuentre contenida en el Plan de Compra.

Luego de comprobar que existe el presupuesto para realizar la adquisición del bien o servicio, se procede a

emitir la Orden de Compra o se da inicio al proceso de licitación pública, según sea el caso; en ambas

situaciones la compra del bien o servicio, se realiza a través del Portal de Mercado Público para la

adquisición del bien o servicio. El procedimiento de utilización del aplicativo para emisión de formularios de

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pedido, se encuentra disponible en la Intranet de la Institución, en el siguiente link:

http://ww1.junaeb.cl/adquisiciones/servlet/loginjunaeb

b) Para las Direcciones Regionales:

Para la formalización de una adquisición, el Departamento o Unidad demandante, deberá confeccionar un

formulario de Pedido utilizando el formato disponible en la Intranet, según la necesidad y tipo de compra.

Dicho formulario de pedido debe ser visado por la Jefatura del Departamento Demandante. Una vez que el

Departamento o Unidad Demandante haya completado el Formulario de Pedido respectivo, debe enviarlo al

Departamento Gestión de Compras. El formulario de pedido será recibido por la Asistente Administrativo/

Secretaria o por quien cumpla esa función, ella firmará la recepción de dicho formulario e indicará la fecha y

número de ingreso.

Posterior a la recepción, la Asistente Administrativo/ Secretaria deberá verificar que el formulario de pedido

contenga el detalle del bien o servicio solicitado con sus respectivas cantidades, el presupuesto disponible y

la imputación presupuestaria, con ello, podrá verificar que el requerimiento se encuentre contemplado en el

Plan de Compras, pudiendo presentarse los siguientes casos:

� Si el requerimiento y el monto coinciden con lo indicado en el plan de compras, la Asistente

Administrativo/ Secretaria entregará el formulario de pedido al Jefe/a del Departamento de Gestión de

Compras o Encargado/a de Compras Regional para firma y derivará el formulario de pedido al

Comprador/Profesional de Compras o Responsable Regional de realizar la compra.

� Si el requerimiento no se encuentra contemplado en el plan de compras, la Asistente Administrativo/

procederá a devolver el formulario de pedido al Departamento o Unidad demandante. Cuando ocurra

ésta situación el Departamento o Unidad demandante deberá gestionar con la Unidad de Presupuestos o

Finanzas Regional, como obtener los recursos necesarios para el bien o servicio requerido. Una vez que

se encuentren aprobados el incremento o movimiento de recursos, por parte de la Unidad de

Presupuestos o Finanzas Regional, el Departamento o Unidad Demandante deberá reingresar el

formulario de pedido, adjuntando la autorización de incremento o movimiento de recursos.

� Si el requerimiento del formulario de pedido indica un monto superior al contemplado en el plan de

compras, el Departamento o Unidad Demandante, deberá adjuntar la autorización de la Unidad de

Presupuestos o Finanzas Regional que indique el incremento o movimiento de recursos. En caso de no

acompañar dicho documento, el formulario de pedido será devuelto.

� Una vez que el formulario de pedido contenga la información correcta, el Asistente

Administrativo/Secretaria, deberá entregar el formulario de pedido al Jefe/a Del Departamento de

Compras o Encargado/a Regional de Compras para su firma y derivación.

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8.3. Mecanismo de Selección de Compra

Como JUNAEB es un organismo público adscrito a la Ley 19.886, debe considerar siempre como primera

opción de compra los productos y servicios disponib les en Convenio Marco y sólo puede comprar

fuera de éste sistema si no encuentra el producto o servicio requerido, o si puede obtener fuera del catálogo

condiciones más ventajosas , según se define en el Reglamento de Compras en su Artículo N° 15, como

“situaciones objetivas demostrables y sustanciales para la Entidad” tales como, Plazos de Entrega,

Condiciones de Garantías, Calidad de Bienes y Servicios, o bien Mejor Relación costo beneficio del bien o

servicio a adquirir

Si ocurre alguna de las causales anteriores, JUNAEB debe informar a la Dirección de Compras Públicas de

esta situación. Para esto puede usar los formularios en línea disponibles en ChileCompra o enviar un oficio

acompañado de los antecedentes.

En caso de no ocurrir lo anterior, se determinará cual es el mecanismo de compra, entre los cuales están:

a) Convenio Marco

b) Compras iguales o inferiores a 3 UTM, también denominadas Compra Directa.

c) Licitación Pública

d) Licitación Privada

e) Trato Directo

8.4. Consultas al Mercado (Request for Information/ RFI)

Las consultas al Mercado se describen como una forma de solicitar información a los proveedores de bienes

y servicios, con el objetivo de obtener mayores características y descripciones de los bienes o servicios a

adquirir por parte de la institución, así como también recibir ayuda para comprender nuevos servicios, en

general se sugiere realizar una “Consulta al Mercado” para todas las compras mayores a 5.000 UTM y

aquellas que la Dirección del Servicio determine. Un RFI permite definir Bases de licitación más precisas y

en cierto grado asegura el éxito de un proceso de licitación.

A continuación se describen los pasos a seguir para realizar una consulta al mercado:

Previo a la formalización de la compra del bien o servicio, el departamento o unidad demandante debe

solicitar al Departamento de Gestión de Compras o Áreas de Compras Regionales realice el proceso de

consultas al mercado a través de un documento que describa, a lo menos, lo siguiente:

a) Introducción , en esta descripción se debe detallar el bien o servicio que se requiere contratar, las

necesidades que debe cubrir, la normativa que regula los objetivos de la contratación, etc.,

b) Contexto , se debe describir la solución que se pretende implementar, los objetivos a alcanzar con

el bien o servicio a contratar, las características que debe tener el bien o servicio a contratar.

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c) Alcance y Requerimientos , debe especificar el objetivo de realizar la consulta al mercado, el tipo

de información que se requiere obtener de la consulta al mercado y la forma en que JUNAEB

procederá una vez haya realizado este proceso.

d) Detalles del Proceso , en esta etapa se describe la forma y plazo en que se requiere obtener la

información de los proveedores, las entrevistas a realizar entre ambas partes (en caso de ser

necesario), la instancia de consultas y se detalla el calendario de actividades.

Con la información proporcionada por la unidad o departamento demandante, el Profesional de Compras o

Encargado/a de Compras Regional ingresa al portal www.mercadopublico.cl y selecciona en el menú de

licitaciones, consultas al mercado - crear consulta al mercado.

Al Ingresar a la etapa uno del proceso: Crear consultas al mercado , los datos marcados con un asterisco

rojo son obligatorios (ver imagen)

Nombre de Consultas al Mercado , debe indicar un nombre adecuado que identifique el tema por el cual

desea realizar consultas a los proveedores. Ej., sillas ergonómicas, servicio de baquetearías, etc.

Descripción de la Consulta al Mercado , debe incluir una breve descripción breve que explique de qué se

trata esta consulta al mercado para que los proveedores tengan mayor certeza de lo que se requiere.

Motivos de la Consulta al Mercado , debe escribir el motivo de la consulta al mercado, lo que espera o

necesita de los proveedores.

Tipo de Convocatoria: electrónica-vía Mercado Públi co , el tipo de convocatoria es siempre electrónica a

través de www.mercadopublico.cl en este punto se debe ingresar el período de tiempo que estará publicada

la convocatoria antes de efectuar consultas de mercado a los proveedores.

Luego de completar los datos obligatorios es recomendable indicar los datos de contacto de la persona

encargada de recibir las respuestas de los proveedores (Profesional de Compras o Encargado/a de

Compras Regional).

Una vez completados todos los datos del formulario debe presionar el botón siguiente para pasar a la

siguiente etapa.

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En la segunda etapa del proceso se debe indicar él o los rubros con los cuales se relaciona la consulta al

mercado, de esta forma se invitan a todos los proveedores que ofrezcan productos o servicios relacionados.

Para seleccionar un rubro debe hacer clic en el botón Buscar rubros .

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Ingrese en el buscador el nombre del rubro que requiere y seleccione los rubros pertinentes a su consulta.

Los rubros agregados se cargarán en la página de la Etapa dos , con la posibilidad de removerlos

individualmente o todos a la vez.

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Luego de seleccionar los rubros se deben ingresar los archivos anexos , en los cuales se detallan

claramente el objetivo de la consulta, por ejemplo, descripción enviada por el departamento o unidad

demandante, fotografías, etc.

Para adjuntar un documento haga clic en el botón Subir archivos .

Se desplegará una ventana emergente , presione Examinar , seleccione el archivo que se desea agregar y

aceptar, ingrese una breve descripción del contenido del documento y presiona el botón Ingresar archivos .

Para finalizar el proceso presione Cerrar , el documento es cargado en la página de la Etapa dos .

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� El archivo adjunto se puede ver o eliminar y en caso de necesitar ingresar otro archivo adjunto,

repita el procedimiento descrito para subir archivos.

� Una vez completados todos los datos obligatorios presione Publicar y acepte el mensaje de

confirmación. El sistema enviará un mail con su consulta a los proveedores de los rubros

seleccionados.

Con esto se ha finalizado el proceso de crear consultas al mercado.

Una vez publicada la consulta, se podrá buscar a través del Buscador de Consultas al Mercado, mediante el

ID de la consulta o búsqueda por parámetros. La búsqueda por parámetro funciona bajo la siguiente lógica:

Nombre y Estado o Nombre y Fechas o Nombre, Estado y Fechas .

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Se pueden realizar diferentes acciones en los resultados de búsquedas según el estado de la consulta

al mercado :

Estado guardada , podrá ver el historial, eliminar o editar la consulta. Al presionar editar se podrá modificar,

completar y publicar la Consulta al mercado guardada .

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Estado publicada , puede ver el historial y participar activamente una vez que se hayan recibido respuestas

a las consultas, haciendo clic en Participar .

Al presionar Participar podrá interactuar con los proveedores haciendo preguntas, respondiendo o

comentando en ellas, en el caso que algún proveedor o el Profesional de Compras o Encargado/a de

Compras Regional haya realizado una pregunta.

Estado cerrada , una vez que se cumplan los plazos establecidos, la consulta al mercado cambiará su

estado a cerrada y podrá revisar el historial de las acciones realizadas mientras estuvo activa.

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En todos los estados se podrá ingresar a la ficha de consulta que tiene información detallada de la misma,

además de los archivos anexos.

9. COMPRAS REALIZADAS POR CONVENIO MARCO

9.1. Compras Realizadas por Convenio Marco

Etapa Plazo

secuencial

Realización de la

compra

Recepción de Formulario de Pedido 0

Revisión y derivación 1

Emisión de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) 1

Realización de la compra 2

Envío de orden de compra al proveedor 1

Compromiso orden de compra 1 Tramitación

interna Firma de Jefe Dpto. de Compras orden de compra 1

Envío orden de compra a Control de Contratos y Tramitación de Pagos 1

Cuando el formulario cumpla con todos los requisitos establecidos, se procede con la revisión del Catálogo

Electrónico en www.mercadopublico.cl , realizando los siguientes pasos:

� Selecciona “Catálogo electrónico”

� Luego selecciona Chilecompra Express

� Elige entre Productos, Servicios, Salud o Cloud y Datacenter

� Podrá también filtrar según “marca”, “modelo” o “proveedor” si estima necesario

� Busca el producto o servicio requerido

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Si el bien o servicio no se encuentra en el catálogo electrónico, y existen productos o servicios alternativos a

lo solicitado (ej.: “Se solicita el arriendo de un salón en la comuna de Providencia y en el catálogo existen

salones disponibles en la comuna de Las Condes”), se informa de la alternativa existente, mediante correo

electrónico a la Unidad o Departamento demandante del producto o servicio y por el mismo medio el Jefe

del Departamento o Unidad Demandante responde su decisión de adquirir o no el producto o servicio

alternativo.

Si el producto o servicio no se encuentra en el catálogo electrónico o el Jefe de la Unidad o Departamento

Demandante no requiere los productos o servicios alternativos, el Comprador/a o Encargado/a de Compras

Regional informa a través de correo electrónico, que esta compra se tendrá que realizar a través de una

compra menor a 3 UTM (en caso de que corresponda) o Licitación, junto con informar las condiciones de

esta compra y los nuevos plazos que le tomará realizar ésta. Recuerde que para dicha compra se requiere

de 3 cotizaciones, las cuales serán solicitadas por el encargado de la adquisición y dicho plazo antes de la

adquisición deberá considerar entre 2 y 3 días adicionales.

Si el producto o servicio se encuentra en el catálogo electrónico y el Jefe de la Unidad o Departamento

Demandante acepta los productos alternativos, se continúa con el proceso de compras por el catálogo

electrónico, en este caso se debe Seleccionar la opción “ver detalles”. Esta opción despliega una lista de

proveedores con los precios que presentan para el producto o servicio, permitiendo la visualización de todos

los proveedores ofertantes del producto y su precio.

Una vez elegido el producto o servicio con su respectivo proveedor se debe seleccionar la opción “agregar

al carro”; una vez el producto en el carro, se debe seleccionar en la opción “continuar comprando” o bien se

da paso a generar la orden de compra seleccionando la opción “generar órdenes de compra”.

Cuando se trate de listas de productos o servicios en catalogo electrónico, debe realizar el procedimiento

descrito precedentemente. Si decide generar la orden de compra al proveedor seleccionado, el

Comprador/a o Encargado/a de Compras Regional debe contactarse previamente con el proveedor y

verificar si cuenta con el producto o servicio en stock, de lo contrario se emitirá un número mayor de

órdenes de compras para cumplir con el requerimiento del cliente interno. De no ser así, se debe buscar a

otro proveedor o notificar al Jefe de la Unidad o Departamento Demandante por correo electrónico que el

producto no se encuentra en stock y se debe proceder como se describe anteriormente en el párrafo que

indica cuando un producto o servicio no se encuentra en el catálogo electrónico.

Una vez enviada la orden de compra al proveedor, el Comprador/a o Encargado/a de Compras Regional

imprime dos copias de esta y entrega a la Asistente Administrativo para que asigne el número interno,

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estampe el timbre de compromiso y pie de firma. Posteriormente, Luego el Comprador realiza el

compromiso en SIGFE y devuelve la orden de compra junto con todos los antecedentes al Asistente

Administrativo.

Una vez verificado el requerimiento, se debe solicitar al Departamento de Gestión de Recursos, la emisión

del certificado de disponibilidad presupuestaria cuando la compra sea mayor a 1.000 UTM o bien emitirlo

directamente en el departamento Gestión de Compras, cuando la compra sea menor a 1.000 UTM y se

encuentre contenida en el Plan de Compra.

9.2. Compras Menores a 3 UTM De acuerdo a lo establecido en el artículo 53 del Reglamento de la Ley N° 19.886, serán compras exclui das

del sistema las contrataciones de bienes y servicios cuyos montos sean inferiores a 3 UTM. Sin embargo, el

sistema de Mercado Público contempla la posibilidad de gestionarlas, para lo cual se requiere disponer de

tres cotizaciones para la emisión de la/s órdenes de compra, las cuales solo podrán ser recabadas por el

encargado de la compra del Departamento de Gestión de Compras, no aceptándose cotizaciones

provenientes del Departamento/Unidad Demandante. Cabe destacar, que la realización de estas compras

no debe utilizarse como fragmentación de una compra mayor, situación que contraviene las disposiciones

legales que regulan las compras públicas.

Los plazos asociados a la adquisición son los siguientes:

Etapa Plazo

secuencial

Realización de la

compra

Recepción de Formulario de Pedido 0

Revisión y derivación 1

Emisión de Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) 1

Cotizaciones (Realizadas por Unidad de Compras) 3

Realización de la compra 2

Envío de orden de compra al proveedor 1

Compromiso orden de compra 1 Tramitación

interna Firma de Jefe Dpto. de Compras orden de compra 1

Envío orden de compra a Control de Contratos y Tramitación de Pagos 1

� Con la información del Formulario de Pedido completo, el Comprador/a o Encargado/a de Compras

Regional ingresa al portal www.mercadopublico.cl, y se selecciona la opción “Crear orden de compra”,

que está ubicada en el escritorio del portal.

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� El Comprador/a o Encargado/a de Compras Regional completa los datos solicitados como

“obligatorios” con la información contenida en el Formulario de Pedido y en las tres cotizaciones

anexadas.

� El documento que autoriza la adquisición es el Formulario de Pedido y la persona que firma es el

Jefe(a) de la Unidad o Departamento Demandante.

� El Comprador/a o Encargado/a de Compras Regional genera la orden de compra en el Portal de

Mercado Público.

� Con respecto a la Autorización de las OC se generan de la siguiente forma: Si es un Profesional de

Compras o Encargado/a de Compras Regional quien generó la OC la autoriza él mismo, si es un

Comprador quien generó la OC la debe enviar a autorizar al Profesional de Compras o Encargado/a de

Compras Regional encargado/a de atender a la Unidad o Departamento solicitante.

� El Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional revisa la orden de compra y si están

correctos los datos, autoriza y envía la orden de compra al proveedor.

� Si existen alcances a la orden de compra, el Profesional de Compras o Encargado/a de Compras

Regional informa al Comprador las correcciones que debe realizar.

� Una vez realizados los cambios informados, el Comprador envía nuevamente al Profesional de

Compras o Encargado/a de Compras Regional la orden de compra para su aprobación y envío.

� El plazo para realizar el proceso de compra menos a tres UTM es de 48 horas.

� Una vez enviada la orden de compra, el Comprador/a o Encargado/a de Compras Regional imprime

dos copias de la orden de compra, estampa el timbre de compromiso y el pie de firma y posteriormente

entrega las copias de la orden de compra junto con todos los antecedentes al Profesional de Compras

o Encargado/a de Compras Regional encargado/a de atender a la Unidad o Departamento solicitante,

quien procede a realizar el respectivo compromiso en SIGFE.

Para aquel Formulario de Pedido correspondiente a una compra menor a tres UTM, en el cual la Unidad o

Departamento Demandante no adjunta las tres cotizaciones se procede de la siguiente manera:

- Rechazar el formulario de pedido y se solicita el formulario de pedido con las respectivas

cotizaciones.

9.3. Compra de Pasajes Aéreos En primera instancia corresponde revisar que en el formulario de pedido, estén indicados todos los datos del

vuelo y los datos del funcionario asignado en comisión de servicio.

En este paso se selecciona servicios y se pincha PASAJES AÉREOS NACIONALES E

INTERNACIONALES y luego PASAJES AÉREOS NACIONALES, en esta etapa se selecciona la línea aérea

que ha indicado el pasajero en el formulario de pedido.

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9.3.1. Adquisición de Pasajes Aéreos a través de La tam

Previo a la compra de un Pasaje Aéreo a LATAM, el Comprador debe tener un permiso desde la línea

aérea, el cual debe solicitar mediante correo electrónico a [email protected] , indicando el Rut de la

Institución, nombre del usuario, ID de cuenta que corresponde a la unidad de compra que está utilizando e

indicar que necesitan que lo habiliten para generar compras de pasajes aéreos.

En caso de consultas por habilitación de Usuario, el funcionario debe llamar al 6005266000 que es la mesa

de ayuda de la línea aérea Latam Airlines Group S.A.

Para generar una compra por pasajes aéreos, una vez que se disponga de toda la información requerida en

el formulario de pedido, se debe ingresar a catálogo electrónico y luego a ChilecompraExpress.

La línea aérea Latam Airlines Group S.A permite generar una compra de pasajes aéreos para un destino de

Ida y Vuelta (Ejemplo: Santiago-Valdivia-Santiago) y para múltiples destinos (ejemplo: Santiago- Valdivia/

Valdivia- Antofagasta/ Antofagasta-Santiago), es decir, que el funcionario viajará hasta o desde distintos

aeropuertos y/o en más de dos vuelos.

Los datos mínimos para realizar una compra de pasaje aéreo son:

� Ciudad de Origen

� Ciudad de destino

� Fecha de salida

� Fecha de regreso

� Horario de los vuelos revisados

� Datos del pasajero ( Nombre, cédula de identidad, correo y teléfono de contacto)

Latam clasifica sus tarifas de la siguiente forma: BASE, BASE PLUS, FLEXIBLE Y FULL FLEXIBLE. Cada

uno de los beneficios de cada tarifa, pueden ser revisados directamente en la página web de LAN.

La emisión de las órdenes de compra por pasajes aéreo es automática a través del Portal de Mercado

Público. Una vez generada la orden de compra de los Pasajes Aéreos solicitados al Comprador le llegara un

correo electrónico desde la línea aérea seleccionada indicando el código de reserva, el nombre del pasajero

e información de los vuelos con sus respectivas fechas.

Recibida la confirmación de la compra el comprador deberá reenviar el correo al pasajero con copia a la

secretaria del Departamento o Unidad requirente con el siguiente detalle:

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Estimado Don XXXX:

De acuerdo a su solicitud de compra de pasajes aéreos envió a usted, código de reserva de su vuelo con

destino XXXXXX - XXXXXXX, a través de línea aérea XXXXXX

En caso de no viajar, se solicita que nos envíen un correo de la jefatura para la cancelación del pasaje.

SE PROHÍBE AL FUNCIONARIO LA ACUMULACIÓN DE KILÓMET ROS, DERIVADOS DE ESTE

COMETIDO.

Según la Ley Nº19653 de Probidad Administrativa del Estado.

Saludos cordiales,

9.3.2. Pasajes aéreos línea aérea Sky Airlines S.A

La línea aérea SKY AIRLINE S.A, tiene la modalidad de compra distinta a la de LATAM Airlines Group S.A.

donde solo se pueden generar compras con un solo destino y los valores son por letras donde cada una de

ellas indica un valor desde el más económico al más caro.

Esta modalidad tiene al momento de generar la compra una segunda revisión donde indica nuevamente los

datos del pasajero y confirmación.

9.4. Adquisiciones mayores a 1.000 UTM (Grandes Co mpras por Convenio Marco)

De acuerdo al artículo 14 bis del reglamento de la Ley N° 19.886, se ha definido la necesidad de crear un

proceso de Grandes Compras para adquisiciones que se realicen a través de Convenio Marco y que cuyo

monto superen las 1.000 UTM.

� El profesional de Compras debe revisar la información contenida en el formulario de pedido e informar

sobre alcances, correcciones o devolución, según corresponda. El plazo señalado se contabiliza desde

el día siguiente al de la fecha de recepción del formulario.

� El Profesional de Compra, convoca a la primera reunión de la Comisión de Grandes Compras, para

revisar y elaborar los términos de referencia de la Intención de Compra, remitiendo el cronograma del

proceso. En esta reunión debe cumplirse al menos con lo siguiente:

� El Profesional de Compra debe exponer a la Comisión el contenido de las bases de Licitación que

regulan el Convenio Marco en el que se encuentra el bien o servicio requerido, cumpliendo al

menos con señalar cuales son los criterios de evaluación, multas, condiciones de entrega y

descuento por volumen.

� El Departamento requirente debe exponer a la Comisión las características del bien o servicio a

adquirir.

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� Las multas que deben aplicarse son las indicadas en las Bases de Licitación del respectivo

Convenio Marco. JUNAEB agregará multas cuando las establecidas en las Bases de Licitación del

Convenio Marco no sancionen las posibles fallas o faltas u otro incumplimiento en que incurra el

proveedor.

� En los procesos de Grandes Compras, no se solicitarán Garantías de Seriedad de la Oferta.

� Decidir qué criterios de evaluación se utilizarán en el proceso de Grandes Compras, teniendo en

consideración que sólo pueden utilizarse los criterios que aparecen en las Bases de Licitación del

respectivo Convenio Marco.

� A su vez para la confección de los Términos de Referencia, deberá tomarse en cuenta la Directiva

N° 15 de la Dirección de Compras, la cual puede re visarse en el siguiente link:

http://www.chilecompra.cl/index.php?option=com_phocadownload&view=category&id=12&Itemid=

547&lang=es

� Determinar el nombre y objeto de la compra.

� Determinar el número de líneas de producto necesarias.

� El profesional de compra incorpora los acuerdos suscritos en la primera reunión y remite a la

comisión elaboradora de bases, las bases administrativas y técnicas corregidas.

� El Profesional de compra deberá reunirse nuevamente con la Contraparte Técnica con el fin de

zanjar los temas pendientes conversados en la reunión de Comisión. Debiendo revisar:

- Aprobar la glosa, el valor, la forma de presentación, tipo y otros relacionados con la Boleta de

Fiel Cumplimiento del Acuerdo Complementario.

- Aprobar el monto, causal, aplicación, restitución y otros relacionados con la o las Multas

asociadas al proceso de licitación.

- Sancionar el cronograma definitivo de las etapas del proceso de Grandes Compras.

� El profesional incorporará los antecedentes indicados anteriormente y convocará a una tercera reunión

en caso de ser necesario. En dicha reunión la comisión deberá autorizar la versión final de los

Términos de Referencia del proceso de Grandes Compras y visar la Resolución Exenta que las

aprueba.

� El profesional de compra crea en el Portal www.mercadopublico.cl, el proceso de grandes compras.

� El Profesional de compra invita por correo electrónico a todos los proveedores que se encuentren

adjudicados en la línea de producto o servicio requerido. A requerimiento de la Unidad demandante

puede realizar además una reunión explicativa.

� Una vez firmada la Resolución Exenta, el profesional de compra procede a digitalizarla y a publicarla en

el proceso de Grandes Compras previamente creado en el portal www.mercadopublico.cl.

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� El mismo día de la publicación del proceso de grandes compras, el profesional informa al Jefe del

Departamento o Unidad demandante solicitando fecha y hora para reunir a la comisión que responderá

las preguntas del foro, si lo hubiere, y evaluará las ofertas.

� El profesional de compras, debe garantizar que el proceso de grandes compras se encuentre publicado

en el portal www.mercadopublico.cl al menos con 10 días corridos de antelación a la emisión de la

orden de compra, o, en su defecto, el plazo que establezca el artículo 14 bis del Reglamento de

Compras contenido en el Decreto Nº 250 del 2004

� La revisión de ofertas se realizará al día hábil siguiente contado desde el cierre de recepción de las

ofertas.

� Deberá conformarse una Comisión Evaluadora, en la cual deberán participar al menos 3 funcionarios

públicos que detenten los siguientes cargos: Jefe del Departamento/Unidad demandante, Jefe Unidad

de Asesoría Jurídica o Abogado asignado y Profesional del Departamento de Compras.

� Una vez realizada la revisión de ofertas, el profesional de compras debe convocar a los integrantes de

la Comisión del proceso de Grandes Compras a la reunión de adjudicación.

� Se deberá confeccionar un Acta de Evaluación, en la cual se establezcan los criterios utilizados y los

puntajes obtenidos por cada uno de los participantes del Convenio Marco. En dicha Acta, deben quedar

claramente especificados los puntajes y criterios que garanticen que el proveedor seleccionado es el

más conveniente y haya obtenido puntaje final más alto.

� Al momento de la selección de oferta, el profesional de compras debe publicar la resolución que

aprueba la selección y las respectivas actas de evaluación.

� Cabe destacar que, en el caso de procesos de Grandes Compras que se realicen en JUNAEB y que

sean solicitados por otra Institución (Ministerio, Subsecretaría, entre otros), deben cumplir con las

mismas características y procedimientos indicados anteriormente.

10. FORMULACIÓN DE BASES

10.1. Del contenido mínimo de las Bases

Cuando se trate de servicios o bienes que requieran de determinadas condiciones de entrega o realización,

será necesario confeccionar Bases de Licitación que serán aprobadas por Resolución por el Secretario

General/Director Regional, según sea el caso. Por lo tanto, la formulación de bases consiste en generar

una definición clara y precisa de los aspectos más relevantes del producto o servicio que se necesita

comprar o contratar, es decir, debe explicar qué, cómo, cuándo y dónde se requiere adquirir.

Para realizar esta definición será necesario tener muy claras las necesidades que originan el requerimiento.

Detrás de cada compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad del Servicio, por lo que todo el

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proceso debe estar orientado a satisfacer dicha necesidad de manera eficaz, eficiente y transparente.

Para dar cumplimiento a la óptima satisfacción de la necesidad que origina la compra, la formulación de las

Bases o Términos de Referencia debe contar con condiciones mínimas para asegurar su éxito por lo que se

debe tener en cuenta siempre, antes de elaborar las bases o términos de referencia, los siguientes aspectos

y que son de responsabilidad del Jefe/a del Departamento Demandante:

� Determinar si la compra corresponde a una compra estratégica, o bien, a una compra rutinaria, con el

fin de establecer la participación de la Comisión Evaluadora.

� Verificar a través del Plan Anual de Compras la disponibilidad presupuestaria y los plazos de solicitud

del bien o servicio.

� Contar con la información complementaria para que el servicio o producto a adquirir se lleve a cabo en

los tiempos requeridos, tales como, bases de datos, cobertura, lugar de entrega del bien o servicio,

responsables de la recepción del bien o servicio, identificar todos los involucrados relevantes para

implementar el servicio requerido o recepción del bien, y en general cualquier aspecto relevante de

integrar para la contratación del bien o servicio.

Una vez determinados todos los aspectos mencionados anteriormente se puede dar inicio a la elaboración

de las bases de licitación. En caso de que se determine realizar una consulta al mercado, en el punto 8.4

del presente Manual denominado “Consultas al Mercado” se describe el procedimiento, la cual de todas

formas no es obligatoria.

Al momento de elaborar las Bases de Licitación o Términos de Referencia el equipo técnico que lo elabora

deberá considerar como mínimo, la siguiente estructura para su redacción:

a) Al describir los Antecedentes de la compra estos deben identificar claramente la necesidad que

justifica la compra del bien o servicio; debe proporcionar la información necesaria y suficiente para

comprender los orígenes y fines últimos que persigue el bien o servicio a contratar; debe estar

claramente descritos los antecedentes del programa a evaluar, abastecer, o bien, del programa que

origina la compra; y en caso que se requiera precisión conceptual los antecedentes deben incluir un

marco conceptual.

b) Describir el Objetivo General y los Objetivos Específicos , estos deben describir claramente el

propósito que persigue la contratación del bien o servicio; definir si habrá tan sólo un objetivo

general o algún otro de carácter específico; los cuales deben describir con precisión y detalle los

propósitos concretos que se deben alcanzar mediante la contratación del bien o servicio; los

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objetivos deben definir de manera clara los beneficios que la Institución pretende obtener de los

bienes o servicios adquiridos ; el o los objetivo/s general/es y los objetivos específicos deben estar

claramente alineados a la problemática que da origen a la contratación.

c) Alcance , el alcance que abarca la adquisición debe quedar claramente definido en esta etapa,

dependiendo del bien o servicio a contratar se debe describir el espacio geográfico que abarca la

prestación del servicio o entrega del producto, la evaluación a aplicar en caso de contratar una

auditoría o revisión, u otros.

d) Metodología , al describir la metodología de trabajo esta debe definir claramente la forma en que

JUNAEB requiere la entrega del bien o servicio, cómo el proveedor adjudicado debe procesar la

información, cómo debe realizar el trabajo contratado, etc., en caso que el servicio contratado

requiera de una muestra determinada, en la metodología debe quedar claramente especificado el

tamaño de la muestra, los factores de expansión, así como otros elementos de documentación

estadística que sea necesario detallar.

e) Actividades a Realizar , en esta etapa deben quedar claramente descritas las actividades y tareas

que se espera desarrolle la empresa o persona natural contratada, deben estar directamente

relacionadas con los objetivos; idealmente las actividades a realizar deben ser formuladas mediante

una descomposición del trabajo de manera jerárquica que vincule, objetivos, productos, actividades

y tareas, en caso de requerir transferencia de conocimientos a personal de JUNAEB, debe proveer

los detalles específicos de las características de la transferencia solicitando que los oferentes

presenten sus planes y métodos de entrenamiento o capacitación.

f) Productos o Entregables y fechas de presentación , en esta etapa se debe describir con

precisión los tiempos de todos los entregables que el proveedor presentará a JUNAEB; se definen

los informes, productos u otros a entregar o presentar, junto a su secuencia, oportunidad,

características y finalmente indicar el o los plazo/s que tendrá JUNAEB para revisar, aprobar o

rechazar los productos o servicios contratados.

g) Perfil de Profesionales a Contratar , en caso que el producto o servicio a adquirir requiera de la

contratación de profesionales expertos en algún área en específico u otros, es importante

especificar el perfil deseado de al menos el líder del equipo a contratar, aunque se recomienda se

defina las características de todas las personas del equipo de trabajo a contratar que tengan una

participación clave en la ejecución del bien o servicio a adquirir, y de ser necesario, en esta etapa

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debe quedar claramente establecido si existe la necesidad de viajar o algún requerimiento de

nacionalidad o localidad (en caso que proceda), junto con todas aquellas situaciones que puedan

derivar en un posterior conflicto de interés y cómo eventualmente manejarlas.

h) Duración del Servicio o Plazo de Entrega , en esta etapa se establece el plazo de ejecución del

servicio contratado o el plazo de entrega del producto adquirido, los plazos establecidos deben

especificar claramente si corresponden a plazos máximos o bien, a las fechas explicitas. En caso de

tratarse de plazos máximos la estimación realizada debe tener su fundamento en alguna

metodología aplicada consistentemente, el plazo establecido debe indicar también si están sujetos a

cambios y de ser así, especificar en qué casos los plazos variarán, si esto es determinado

exclusivamente por JUNAEB o bien, es acordado entre las partes.

i) Recursos y Facilidades a ser Provistos por JUNAE B, en este punto deben quedar claramente

establecidos los insumos que JUNAEB suministrará al proveedor adjudicado para realizar el trabajo

contratado, la contraparte técnica que se asignará al proveedor adjudicado por parte de JUNAEB,

el personal de apoyo que JUNAEB pondrá a disposición del proveedor adjudicado (en caso que el

bien o servicio contratado así lo requiera) y finalmente se debe indicar los documentos e

información que JUNAEB pondrá a disposición del proveedor adjudicado.

j) Forma de Pago , debe especificar claramente la modalidad de pago, lo que implica describir si el

producto o servicio se pagará en una o varias cuotas, en caso de ser parcial hay que especificar la

distribución porcentual de cada pago y en ambos casos describir los productos y la forma de

entrega de éstos, las condiciones de la recepción conforme, las situaciones por las cuales JUNAEB

se verá en la obligación de retener el pago y en caso de ser necesario, debe especificar el

mecanismo para el pago de impuestos por parte del proveedor adjudicado y/o el reajuste del precio

según IPC.

k) Garantías , en esta etapa se especifican el tipo de garantía que deberán presentar los

oferentes/adjudicatarios al momento de postular a la licitación (Garantía de Seriedad de Oferta) y el

o los oferentes una vez adjudicado/s (Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato), junto a lo anterior

se debe especificar la forma de presentar la garantía, monto, vigencia, glosa, lugar, horario y plazo

de entrega.

l) Admisibilidad de la Oferta , debe especificar si requiere de la presentación de algún antecedente,

documento, certificación, muestras u otro que los oferentes deban presentar de forma obligatoria

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junto a sus ofertas. El cumplimento de este criterio, se relaciona directamente con la aceptación de

la oferta en el Portal www.mercadoppublico.cl

m) Presentación de Muestras , debe indicar si requiere la presentación de muestras por parte de los

oferentes, junto a sus ofertas. Se debe indicar plazo de entrega, lugar y forma de la misma.

n) Multas , en esta etapa debe describir claramente cada uno de los incumplimientos en que

eventualmente pudiera incurrir el adjudicatario, así como las multas aparejadas a cada uno de ellos

y el monto de las mismas, la forma de cálculo y la metodología para efectuar el cobro de ellas. Al

momento de definir el monto de la multa a cobrar se debe considerar el valor total de la

contratación, si es menor a 100 UTM no podrá exceder el 5% del monto total adjudicado, si es

mayor a 100 UTM y menor a 1.000 UTM no podrá exceder el 10% y mayor a 1.000 UTM no podrá

exceder el 15% del monto total adjudicado. Para los contratos cuya duración exceda de un año, se

considerará el tope de las multas en relación al monto anual del contrato, pudiendo cobrarse las

correspondientes multas más de una vez de acuerdo al cumplimiento del adjudicatario.

o) Criterios, Factores y subfactores de Evaluación , el Departamento demandante junto al

Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional, deberán determinar los criterios de

evaluación en virtud de los cuales se calificarán las ofertas recibidas. Para ello, se sugiere incluir en

las licitaciones públicas el criterio de evaluación de Sustentabilidad, asociada no sólo a factores

económicos, sino también sociales y ambientales, que tendrá una ponderación de un 5%. Es

obligatorio considerar criterio técnico, económico y administrativo; este último se incorpora en las

licitaciones en las cuales permita la presentación de antecedentes omitidos o errados por parte de

los oferentes, una vez realizado el cierre de recepción de ofertas. Cada uno de los criterios técnicos,

tendrá más de un factor de evaluación y a su vez cada factor podrá tener subfactores determinados

por la Unidad demandante del bien o servicio. Para el caso del criterio económico, esté deberá tener

al menos un factor.

Al momento de definir los factores de evaluación estos deben considerar entre otros los siguientes

aspectos: experiencia, metodología/plan de trabajo, transferencia de tecnología (en caso que

aplique), plazos de entrega, precio, cumplimiento de requisitos formales de la oferta, en cada uno de

los criterios que se establezcan se debe especificar claramente el valor y la ponderación de cada

factor y subfactor.

A modo de ejemplo algunos de los factores de evaluación que se pueden utilizar son los siguientes:

- Calidad Técnica de los Bienes o Servicios

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- Experiencia de los oferentes

- Metodología

- Plazo de Entrega

- Servicio o Asistencia técnica

- Condiciones de Empleo y Remuneración

- Contratación de personas Discapacitadas

- Eficiencia Energética

- Impacto Medioambiental

- Otras Materias de Impacto Ambiental

Para evaluar el precio de las ofertas se recomienda utilizar la siguiente fórmula:

Precio = (Precio Referencial / Precio de la oferta evaluada)*100.

Esta fórmula es estándar a utilizar en todos los procesos de licitación a excepción de aquellos casos en

que el Jefe del Departamento o Unidad Demandante solicite otra fórmula distinta.

Se entenderá como oferta referencial aquella oferta con el menor precio. Cuando todas las ofertas

económicas superen el presupuesto disponible para la compra, declarado en las Bases de Licitación,

se utilizará ese valor como precio referencial, en este caso, ninguna oferta podrá obtener el puntaje

económico máximo.

Para evaluar la oferta técnica, al momento de establecer sus factores de evaluación debe considerar lo

siguiente: determinar la metodología a usar para asignar el puntaje a cada factor de evaluación

seleccionado y dejar abierta la opción que permita evaluar el plus que el proveedor ofrezca y que

mejoren el requerimiento original.

Para estos efectos, el plus debe haber sido pre establecido en las bases de licitación y debe tener

relación con el bien o servicio licitado y contribuir al cumplimiento de los objetivos establecidos para el

proceso licitatorio.

En el caso de que dos o más ofertas obtengan el mismo puntaje final, debe indicarse en las Bases

cuáles serán los criterios de evaluación que se utilizarán y su orden de importancia, para el desempate

de ofertas y posterior adjudicación. Se sugiere incorporar al menos tres criterios o factores de

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desempate, en donde el precio siempre será el primer factor2 y el segundo o más lo debe determinar el

departamento o unidad demandante. Los criterios de desempate deben corresponder a factores

evaluados en el proceso de evaluación de ofertas.

p) Comisión Evaluadora, Se debe indicar quienes conformarán la Comisión Evaluadora de ofertas.

Como mínimo ésta debe estar integrada por los cargos que se individualizan a continuación: Jefe

(a) del Departamento/Unidad Demandante, el Jefe (a) del Departamento/Unidad Recursos, el Jefe

(a) del Departamento/Unidad de Compras, el Jefe de Unidad de Asesoría Jurídica (en el caso de la

Dirección Nacional), Coordinador de Procesos de Compras y Contratos y/o quienes éstos designen,

un Profesional del Departamento Demandante y un Profesional de Departamento de Compras.

Podrán ser parte de esta comisión, la Coordinadora de Programa (en el caso de la Dirección

Nacional) según sea el caso y otros que se deberá evaluar su participación, dependiendo del tipo de

Licitación.

q) Criterio de Desestimación de ofertas , debe indicar la puntuación mínima que se requiere en la

evaluación final de ofertas, en el caso de licitaciones que su apertura se realice en una sola etapa o

puntuación mínima que se requiere en la evaluación técnica, en el caso de licitaciones donde su

apertura se realice en dos etapas. Cuando el oferente no cumpla con el puntaje mínimo exigido,

JUNAEB podrá desestimar su oferta.

r) De la Contratación, en esta etapa se debe especificar el plazo que tomará a JUNAEB elaborar el

contrato (en caso que aplique) o bien describir las condiciones necesarias para dar inicio a los

servicios contratados. Cabe señalar que las licitaciones menores a 100 UTM, se formalizarán

mediante la emisión y aceptación de la orden de compra por parte del adjudicatario. De la misma

forma podrán formalizarse a través de contrato, las adquisiciones superiores a 100 UTM e inferiores

a 1000 UTM en las que se hayan establecido dos o más cuotas para el pago. Será obligatorio

formalizar a través de un contrato cuando la adquisición sea mayor a las 1000 UTM.

s) Confidencialidad de la Información , en esta etapa se deben incluir los párrafos adecuados que

permitan salvaguardar la información que entregue JUNAEB al adjudicatario (bases de datos,

información de estudiantes u otra) y en caso de ser necesario se debe hacer referencia a la

normativa vigente relativa a los temas de confidencialidad de la información, además de la ley

19.628 sobre protección de datos de carácter personal.

2 Este Criterio podrá variar sólo si el Jefe del Departamento o Unidad Demandante lo solicita.

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t) Inhabilidades para trabajar con menores de edad , en esta etapa se debe indicar que cuando se

contrate servicios que impliquen una relación directa con menores de edad y teniendo en cuenta la

Ley N° 20.594, JUNAEB verificara la “habilidad para trabajar con menores de edad”, en el sitio web

del Registro civil. a su vez, podrá establecer clausulas especiales en las bases de licitación.

u) Anexos , en este punto se detallan los anexos que acompañan las bases de licitación o los términos

de referencia y/o glosario de términos técnicos poco usuales. Se deberán en primera instancia

insertar los anexos administrativos, anexo económico y posteriormente los anexos técnicos.

10.2. Habilidad para Contratar con JUNAEB

En caso que el proveedor adjudicado no se encuentre inscrito en el registro de Chile Proveedores, JUNAEB

le otorgará un plazo de 10 días hábiles para que se inscriba en dicho registro y adjunte la documentación

solicitada por JUNAEB. Junaeb se regirá por lo indicado en el artículo 66 del Reglamento de Compras

contenido en el Decreto Nª 250 del 2004 del Ministerio de Hacienda. .

Si durante el plazo otorgado para la inscripción en el registro de Proveedores, ésta no se efectúa, JUNAEB

podrá cobrar la Garantía de Seriedad de la Oferta (en caso de haberla solicitado) y podrá adjudicar al

segundo proveedor mejor evaluado, salvo que el adjudicatario demuestre que a pesar de haber realizado

los trámites necesarios para su inscripción, ésta aún no se haya realizado por causales no imputables a él.

A su vez, el adjudicatario inscrito en chileproveedores que se encuentre en estado Inhábil, deberá

regularizar su situación en un plazo máximo de 7 y hasta 15 días hábiles, de modo contrario JUNAEB podrá

readjudicar el proceso de licitación.

11. DE LAS LICITACIONES

11.1. Descripción Básica

Cuando se trate de formulario de pedido que solicite la adquisición de bienes o servicios por medio de

licitación pública, deben acompañar las Bases de Licitación adjuntas o éstas deben ser enviadas al

Encargado de la Unidad de Licitaciones y Grandes Compras o Encargado/a de Compras Regional,

mediante correo electrónico en formato Word. Este profesional será el encargado de derivar dicho proceso

en la Unidad de Licitaciones y Grandes Compras.

A partir de la recepción del requerimiento por parte de cada uno de los profesionales de la Unidad de

Licitaciones y Grandes Compras, deberán realizarse las siguientes actividades, según los plazos

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estimativos del Departamento Gestión de Compras indicados a continuación:

TIPO COMPRA

REV. PROFES.

REV. CON CONTRAP.

REV.COMIS

FINALIZ. REVIS.

DIAS EN JURIDICA

ENVIO CGR

DIAS PUBLICA

DO

DIAS EVALUA.

ADJUDIC/FIRMA DIRECT

OR

PLAZO TOTAL

MAXIMO

L1 7 5 N/A 3 10 N/A 8 22 8 63

LE 7 5 N/A 3 10 N/A 17 22 8 72

LP 9 6 6 7 15 N/A 23 22 8 96

LP_CGR 12 8 6 10 28 45 23 22 8 162

GC 9 6 6 7 15 0 23 22 8 96

Dependiendo del tipo de licitación pública del cual se trate, se debe realizar los mismos procedimientos,

pero en distintos plazos. A continuación se explican las etapas y su descripción y posteriormente el cuadro

de plazos.

Verificación del Tipo de Compra: El Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional deberá

revisar las bases de licitación y verificar el monto al cual corresponde la adquisición y seleccionar el tipo de

compra, pudiendo ser L1, LE, LP o LP con Toma de Razón de la Contraloría General de la República.

Revisión de Bases por parte del profesional: (REV. PROFES.) Corresponde al plazo que tiene el

Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional, para revisar las bases de licitación, realizar

comentarios sobre alcances, resolver dudas, o correcciones. En lo que se refiere a Criterios de Evaluación

propuestos en las Bases de Licitación, deberán ser revisados en conjunto con Departamento demandante y

el Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional.

Revisión de Bases Contraparte Técnica : (REV. CON CONTRAP.) Cumplido lo anterior, las bases

deberán remitirse a la contraparte técnica, con el fin de resolver los alcances realizados. En esta etapa, se

reunirá el Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional las veces que sea necesario, con el

fin de completar y confeccionar de manera íntegra las bases de licitación.

Revisión de Comisión : (REV.COMIS.) Para los procesos de licitación (LP, LP CGR y Grandes Compras),

que superan las 1.000 UTM en el monto de adquisición, el Profesional de Compras o Encargado/a de

Compras Regional deberá convocar a una reunión de Comisión, en la cual la Contraparte técnica deberá

presentar los principales hitos y contenidos de la licitación y deberán resolverse temas pendientes. En dicha

Comisión deberán participar al menos:

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- Jefe (a) Departamento Demandante

- Jefe (a) Unidad Asesoría Jurídica o Abogado asignado

- Jefe (a) Departamento Gestión De Compras

- Coordinador (a) General de Programas

- Coordinador (a) de Compras, Contratos y Pagos

- Jefe (a) Gestión de Recursos

- Profesionales asignados por las jefaturas.

Revisión de Bases por la Unidad de Asesoría Jurídic a: (DIAS EN JURIDICA) Una vez que se hayan

incorporado en las bases de licitación los cambios indicados y se hayan resuelto temas pendientes, el

Profesional de Compras, confeccionará un Memorando, adjuntando las Bases de Licitación visadas por el

Coordinador de Compras, con el cual hará ingreso formal de las Bases a la Unidad de Asesoría Jurídica,

quienes deberán revisarlas y realizar observaciones pertinentes, los cuales el Profesional de Compras

deberá incorporar a las bases.

Vistos Buenos y Firma del Secretario General/ Direc tor Regional: Una vez que la Unidad de Asesoría

Jurídica realiza observaciones o solicita cambios, estos son realizados por el Profesional de Compras o

Encargado/a de Compras Regional y las bases de licitación son enviadas a los departamentos o unidades

involucrados en el proceso para que visen. El orden en el cual se ponen las iniciales de responsabilidad es

el siguiente:

- Gabinete Dirección Nacional

- Coordinador (a) de Programas

- Coordinador (a) de Compras, contratos y pagos

- Unidad de Asesoría Jurídica

- Departamento Demandante

- Departamento de Compras

- Otros Profesionales

Una vez obtenidos todos los vistos buenos, la Resolución que aprueba las Bases de Licitación debe ser

enviada al Secretario General o Director Regional, para su firma. Cuando dicho documento se encuentra

firmado, se debe solicitar a través de Intranet de JUNAEB, el número de Resolución Exenta o Afecta, según

sea el caso y consignarlo en el documento, teniendo en consideración que el número debe estar

acompañado de la fecha en la cual se solicitó el número al sistema.

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Envío de Bases a Contraloría General de la Repúblic a (CGR): (ENVIO CGR) Deberá enviarse a toma de

razón de la Contraloría General de la República todas las licitaciones cuyo monto sobrepase las 5.000 UTM.

Este procedimiento lo realiza la Unidad de Asesoría Jurídica.

Publicación en el Portal de Mercado Público: En esta etapa ya contamos con la resolución que aprueba

las Bases, visada y firmada por el Secretario General/Director Regional, a su vez contamos con el

Certificado de Disponibilidad Presupuestaria (CDP) que nos indica el presupuesto disponible para llevar a

cabo el proceso. Posterior a ello, se procede con la publicación del proceso a través del Portal de Mercado

Público. Cabe mencionar que, la notificación de la resolución se entiende practicada una vez transcurridas

24 horas después de realizada su publicación.

Durante la etapa de publicación de la licitación el profesional a cargo podrá hacer bloqueo o desbloqueo de

las ofertas técnicas de los oferentes. Dicha opción debe ser consultada a la contraparte técnica. De todos

modos, se sugiere que para la contratación de servicios que impliquen desarrollo intelectual o de

metodología se proceda con el bloqueo.

11.2. Cronograma de Licitaciones para publicación e n el portal de Mercado Público El siguiente cuadro indica los plazos de las licitaciones, desde su publicación hasta la firma del contrato. Los

plazos aquí indicados pueden ser modificados, siempre y cuando éstos no sean inferiores a los indicados en

el artículo 25° del Reglamento de la Ley 19.886. Lo s plazos establecidos corresponden a días corridos, y en

caso de ser días hábiles se estipula en los procesos correspondientes.

ETAPA LP CON TOMA DE

RAZÓN C.G.R. LP LE L1

PUBLICACION DEL PROCESO DE LICITACION

Una vez que se encuentre totalmente tramitada por la Contraloría General de la República, la Resolución que aprueba las Bases de Licitación.

Una vez que se encuentre totalmente tramitada la Resolución que aprueba las Bases de Licitación.



FECHA INICIO DE CONSULTAS

Desde el día siguiente de publicada la licitación en el portal de mercado Público.

Desde el mismo día de publicada la licitación en el portal de Mercado Público.



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FECHA FINAL DE PREGUNTAS

Hasta las 23:59 horas del 8° día corrido contado desde el día siguiente de la fecha de publicación de la licitación en el portal de Mercado Público.




FECHA DE PUBLICACION DE RESPUESTAS

A las 19:59 horas del 8° día hábil contado desde el día siguiente a la fecha final de preguntas.

A las 19:59 horas del 5° día hábil contado desde el día siguiente a la fecha final de preguntas.

A las 19:59 horas del 4° día hábil contado desde el día siguiente hábil o corrido a la fecha final de preguntas.

A las 19:59 horas del 3° día hábil contado desde el día siguiente hábil o corrido a la fecha final de preguntas.

FECHA DE ENTREGA DE GARANTIA DE SERIEDAD DE OFERTAS

Hasta las 16:00 horas del día indicado para el cierre de recepción de ofertas.



Esta licitación no solicita Garantía de Seriedad de la Oferta.

FECHA DE CIERRE DE RECEPCION DE OFERTAS

A las 19:59 horas del 12° día corrido contado desde el día siguiente a la fecha de publicación de respuestas.




FECHA DE APERTURA TECNICA

A las 10:00 horas del día hábil o corrido siguiente de la fecha de cierre de recepción de ofertas.




FECHA DE APERTURA ECONOMICA

A las 10:00 horas del 10° día hábil contados desde el día siguiente de la fecha de apertura técnica.

TIEMPO ESTIMADO DE EVALUACION

Hasta el 22° día corrido contado desde la fecha de apertura técnica.

Hasta el 20° día corrido contado desde la fecha de apertura electrónica de las ofertas.



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FECHA DE ADJUDICACION

Hasta las 18:00 horas del 30° día contado desde la fecha de apertura económica.

Hasta las 18:00 horas del 30° día contado desde la fecha de apertura electrónica de las ofertas.



FECHA DE ENTREGA GARANTIA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

Hasta el 10° día hábil contado desde el día siguiente de la fecha de notificación de adjudicación.



Esta licitación no solicita Garantía de Fiel Cumplimiento del Contrato.

FECHA ESTIMADA DE FIRMA DE CONTRATO

Al 30° día corrido contado desde la fecha de notificación de adjudicación.

Al 30° día corrido contado desde la fecha notificación de adjudicación.

Al 30° día corrido contado desde la fecha de notificación de adjudicación.

No se firmará contrato.

11.3. Etapa de Formulación de Preguntas (Foro) y Pu blicación de Respuestas

En el portal de Mercado Público, existe la aplicación “FORO”, en la cual los oferentes pueden realizar las

consultas que estimen conveniente, acerca del proceso de licitación publicado. Dicha aplicación se

encuentra disponible para hacer preguntas hasta la fecha y hora establecida en la ficha de licitación, la cual

puede ser modificada, siempre y cuando se encuentre tramitada la correspondiente resolución que aprueba

la modificación de bases de licitación.

Una vez cumplido el plazo para realizar consultas a la Licitación publicada, la opción Foro se bloquea

automáticamente en el portal de Mercado Público, por lo tanto los oferentes no pueden seguir realizando

más consultas.

Una vez cumplido este plazo el Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional deberá

descargar las preguntas y remitirlas mediante correo electrónico a la Comisión Evaluadora y a cualquier otro

funcionario involucrado en la licitación. Deberá fijarse una reunión en la cual se verificará la consistencia de

las respuestas y serán aprobadas por toda la comisión evaluadora. Posteriormente se confeccionará una

Resolución Exenta que aprueba dichas respuestas y en caso de existir, aprobará también las aclaraciones

que se formulen a la licitación. Esta Resolución debe ser enviada para visto bueno, a los departamentos o

unidades involucrados en el proceso. El orden en el cual se deben indicar las iniciales de responsabilidad en

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esta Resolución, son las mismas que se señalaron respecto a la Resolución que Aprueba las Bases de

Licitación.

Una vez que dicho documento se encuentra firmado por el Secretario General/Director Regional según sea

el caso, se debe solicitar a través de Intranet de JUNAEB, número de Resolución Exenta, según sea el caso

y consignarlo en el documento, teniendo en consideración que el número debe estar acompañado de la

fecha en la cual se solicitó el número en el sistema.

Realizado lo anterior, se procederá a publicar la Resolución en formato no editable3, en el icono de archivos

adjuntos, del Portal de Mercado Público

11.4. Etapa de Cierre de recepción de ofertas

Una vez que el plazo indicado en la ficha de licitación, para el cierre de recepción de ofertas, se haya

cumplido, el portal bloqueará automáticamente la opción para que los oferentes continúen subiendo ofertas.

Dándose por cerrado el proceso de publicación de la licitación en el Portal de Mercado Público y debiendo

proseguir la apertura electrónica de ofertas.

11.5. Apertura electrónica de ofertas

Cumplida la etapa anterior, proseguirá la apertura electrónica de las ofertas a través del Portal de Mercado

Público, existiendo dos opciones: Apertura en una etapa y apertura en dos etapas. En ambos casos, las

fechas y horarios, se indica en la ficha de licitación y en las bases de licitación.

a) Una etapa de apertura de ofertas: en los casos que exista presentación de Garantía de Seriedad de

la Oferta, el Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional, deberá convocar a la

Comisión Evaluadora a una reunión de apertura de ofertas, en esta reunión se revisará que las

garantías cumplan con lo establecido en las bases, tales como fecha de presentación, vigencia,

glosa, monto, entre otros datos. En caso de haberse establecido algún otro requisito de

admisibilidad, el cumplimiento de este deberá ser revisado también durante la apertura.

- Deberá ingresar al Portal de Mercado Público, la información contenida en la Garantía de

Seriedad de la Oferta, la aplicación no permite el ingreso de Pólizas de Seguro.

3 Se debe publicar en formato no editable, se recomienda PDF.

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- Una vez verificados todos los requisitos e ingresadas las garantías, se procederá con la

aceptación o rechazo de ofertas y por último con la confirmación de la apertura electrónica de

ofertas.

Cuando el proceso de licitación no contemple requisitos de admisibilidad, no es obligatorio realizar

una reunión de Comisión Evaluadora, sin embargo, el Profesional de Compras o Encargado/a de

Compras Regional deberá notificar a través de correo electrónico de la apertura y de las ofertas

recibidas.

b) Dos etapas de apertura de ofertas: Esta opción se elegirá cuando el proceso de licitación deba ir a

Toma de Razón de la Contraloría General de la República, o sea necesario realizar la evaluación

técnica como, previo a la evaluación económica. Cuando se realiza la apertura electrónica en dos

etapas, se descargan en primera instancia sólo los antecedentes técnicos y administrativos y se

realiza la evaluación; una vez que las ofertas cumplan con todos los requisitos para proseguir en el

proceso de evaluación y específicamente con el puntaje técnico mínimo solicitado, se realiza la

apertura económica de las ofertas, en la cual se evalúan sólo las ofertas que habiendo cumplido con

el puntaje técnico mínimo, fueron aceptados para la etapa de evaluación económica. Las restantes

ofertas deben ser rechazadas.

Para cada proceso de apertura electrónica de las ofertas, el Profesional de Compras o Encargado/a de

Compras Regional envía un correo al Jefe del Departamento o Unidad demandante, adjuntando los

antecedentes de la licitación o compartiendo la carpeta en la cual éstas se encuentran almacenadas.

11.6. Evaluación de Ofertas

Para que una oferta pueda ser considerada para la adjudicación, tendrá que cumplir, en el momento de la

apertura técnica y administrativa, con los requisitos establecidos en las bases de licitación o términos de

referencia. Se aceptarán sólo las ofertas de aquellos proveedores que cumplen con las condiciones de

admisibilidad exigidas por JUNAEB.

� El Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional descargará las ofertas y compartirá

la carpeta con la Comisión Evaluadora.

� La evaluación técnica será realizada por el equipo técnico del Departamento demandante y la

evaluación económica, será realizada por el Profesional de Compras o Encargado/a de Compras

Regional.

� La utilización del Foro Inverso para solicitar antecedentes omitidos o erróneos, implica que en las

Bases de licitación, se debe incluir un criterio de evaluación de “Presentación de Antecedentes”.

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� Una vez que se ha realizado la evaluación técnica y económica se convocará a una reunión de

Comisión Evaluadora, en la cual se presentarán los resultados de la evaluación y del o los posibles

adjudicados.

� Posterior a la reunión de comisión, se confeccionará la resolución de adjudicación, la cual debe

contener el acta de evaluación de ofertas y en general todos los sucesos que merezcan incorporarse y

que sean de alta relevancia.

11.7. Adjudicación o Desierto

El Departamento de Compras o Áreas de Compras Regional y la Unidad de Asesoría Jurídica (en el caso

de la Dirección Nacional) deberán confeccionar la Resolución Exenta de adjudicación especificando los

criterios de evaluación a través de un Acta de Evaluación, firmada por la Comisión Evaluadora, la cual

estipula la oferta más conveniente de adjudicar.

Si la Resolución de Adjudicación es firmada por el Secretario General o el Director Regional según sea el

caso se debe solicitar a través de Intranet de JUNAEB, número de Resolución Exenta o Afecta, según

corresponda consignarlo en el documento, teniendo en consideración que el número debe estar

acompañado de la fecha en la cual se solicitó el número en el sistema. Posteriormente deberá ser

publicada en el portal de Mercado Público el Acta de evaluación de ofertas, la Resolución Exenta que

aprueba la adjudicación o declaración desierta en los casos cuando no se presenten ofertas o cuando las

ofertas no cumplan con las condiciones y requisitos establecidos en las bases y el Certificado de

Disponibilidad Presupuestario (CDP), todos los antecedentes en formato no editable o protegido, se sugiere

formato PDF.

En caso que sea rechazada la propuesta de adjudicación, se informa a la Unidad demandante que debe

Licitar nuevamente el bien o servicio, procediendo a declarar desierta la Licitación.

JUNAEB no adjudicará ofertas que no se ajuste estrictamente a lo señalado en las Bases Administrativas y

Técnicas, tales como, presupuesto referencial destinado por JUNAEB para los servicios y productos

licitados, plazo máximo de entrega del servicio contratado y especificaciones técnicas descritas, contra

propuestas, entre otros.

Una vez adjudicada la Licitación, la Encargada de Gestión de Contratos, se pondrá en contacto mediante

correo electrónico con el o los adjudicados, a fin de informar la adjudicación, solicitar las garantías

respectivas y los antecedentes necesarios para la elaboración del contrato que emana de la Licitación.

En caso que la propuesta de adjudicación sea rechazada, se debe informar al departamento o Unidad

demandante, quienes deben evaluar la posibilidad de publicar un nuevo proceso, declarando desierta o

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revocada la Licitación. En este caso se deberá emitir una Resolución de Deserción o Revocación,

indicando los motivos que la originan y las causales de acuerdo a la Ley 19.886. Para toda Resolución

Exenta o Afecta, según sea el caso, se debe solicitar a través de Intranet de JUNAEB, y consignarlo en el

documento, teniendo en consideración que el número debe estar acompañado de la fecha en la cual se

solicitó el número en el sistema.

12. COMPRAS DE TIPO EXCEPCIONAL Y EXCLUSIONES

12.1. De la Compra Urgente Sólo el Secretario/a General tiene la facultad de asignar el carácter de urgente a una compra.

Si el Secretario/a General aprueba la realización de la compra urgente para superar la situación que la

origina, el Jefe del Departamento demandante y/o el Director Regional deben ingresar el formulario de

pedido a través del sistema de compras.

Será responsabilidad del Departamento demandante completar el formulario especialmente en lo que

respecta a la definición del producto a adquirir y en la exposición de las razones que fundamentan la

compra, las cuales deben ser consignadas en la Resolución fundada mediante la cual se aprobará la

compra. Además corresponderá a dicha jefatura gestionar en el Departamento de Gestión de Recursos los

recursos adicionales necesarios para la compra.

Una vez que el formulario esté completamente tramitado, se envía directamente al Jefe/a del Departamento

de Gestión de Compras o Encargado/a Regional de Compras, quien asigna el Profesional a cargo de

tramitar la compra.

Paralelo a lo anterior, el profesional encargado de realizar la compra, se debe poner en contacto con el

proveedor a quien se efectuará la compra para coordinar el día y la hora en que podrá entregar el producto

o servicio.

Una vez que la resolución fundada se encuentre emitida, se ingresa la compra urgente al portal de Mercado

Público y se emite la correspondiente Orden de Compra, notificando inmediatamente al jefe/a del

departamento demandante quien, en un plazo máximo de dos días, debe elaborar un oficio dirigido al

Secretario/a General con distribución al Departamento de Gestión de Compras, explicando las razones por

las cuales solicitó realizar esta compra y las acciones de mejora para evitar su ocurrencia en el futuro.

Finalmente, una vez que el Jefe de Gestión de Recursos realice los cambios presupuestarios pertinentes

para la asignación de los recursos a dicha compra urgente, debe notificar al profesional encargado de la

compra, quien procede a modificar el Plan Anual de Compras del Departamento Demandante.

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12.2. De la Licitación Privada

� Procederá realizar Licitación Privada, una vez que se hayan realizado los procedimientos de

licitación pública descritos en el presente Manual.

� Al momento que el Profesional de Compras o Encargado/a de Compras Regional realiza la

Licitación Privada debe invitar a lo menos tres posibles oferentes del bien o servicio requerido,

dichos proveedores deben ser informados por el departamento demandante a través de un medio

formal escrito.

� En el caso que se presenten ofertas se debe aplicar el procedimiento descrito en los procedimientos

de Licitaciones Públicas del presente manual.

� En el caso que no se presentan oferentes a la Licitación Privada, se debe desarrollar una

contratación directa.

12.3. De la Contratación Directa

Cabe indicar que la realización de tratos directos, debe estar debidamente fundada y autorizada por el

Secretario General. El formulario completo debe remitirse al Secretario/a General para la firma de

autorización.

� Los antecedentes obligatorios a presentar por parte del Departamento o Unidad demandante son:

Antecedentes

Obligatorios a

Presentar

Cotizaciones del Bien o Servicio

Términos de Referencia que contenga la siguiente información:

1. Objetivo de la Compra

2. Características Técnicas del Bien o Servicio.

3. Plazo o Forma de Entrega del Bien o Servicio Contratado.

4. Garantía de Fiel Cumplimiento de Contrato.

5. Contrato.

6. Forma de Pago.

7. Multas.

8. Certificado de Disponibilidad Presupuestaria. Emitido por el Departamento de

Gestión de Recursos.

9. Cotización para las causales que el reglamento requiera.

Certificado de Vigencia del Representante Legal (emisión no superior a 30 días)

RUT del Representante Legal

RUT de la Empresa

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Informe Técnico que respalda la Contratación Directa, emitido por el Departamento

demandante.

� Una vez que el Secretario/a General apruebe la contratación, el formulario de pedido se envía al

Departamento de Gestión de Compras.

� El funcionario del Depto. de Gestión de Compras asignado para estos efectos, elabora la resolución

fundada y la envía a la Unidad de Asesoría Jurídica (en el caso de la Dirección Nacional) para su

revisión, procedencia y posterior visación.

� La Unidad de Asesoría Jurídica revisa la resolución de autorización de trato directo, realiza

correcciones pertinentes y devuelve al Depto. de Gestión de Compras o Áreas de Compras

Regionales para corregir el documento.

� El Departamento de Gestión de Compras o Áreas de Compras Regionales realiza los cambios

pertinentes, solicitados por la Unidad de Asesoría Jurídica (en el caso de la Dirección Nacional) y

luego, la reenvía para que dicha Unidad dé su visto bueno.

� En los casos de que no proceda hacer modificaciones, la Unidad de Asesoría Jurídica da el visto

bueno a la resolución, la cual debe ser entregada al Departamento de Gestión de Compras, para

continuar con el trámite de visación de los demás departamentos intervinientes.

� El Departamento de Gestión de Compras o Áreas de Compras Regionales envía la Resolución que

aprueba la contratación Directa para la firma del Secretario/a General.

� Una vez que la resolución fundada se encuentre emitida, se publica la contratación directa al portal

de Mercado Público emitiendo la orden de compra y se adjunta la resolución fundada firmada y

escaneada al sistema, junto a los antecedentes que acrediten la circunstancia en que se

fundamenta la compra directa.

� En el evento que el trato directo de origen a la suscripción de un contrato, el Depto. de Gestión de

Compras o Áreas de Compras Regionales, reúne los antecedentes necesarios para su elaboración

y los remite a la Unidad de Asesoría Jurídica (en el caso de la Dirección Nacional) y en las

Direcciones Regionales a quien sea responsable del proceso de elaboración de contratos. La

Unidad de Asesoría Jurídica (en el caso de la Dirección Nacional) y en las Direcciones Regionales a

quien sea responsable del proceso de elaboración de contratos elabora el contrato y lo envía al

Depto. de gestión de Compras o Área de Compras Regional para que tramite la firma del

contratado.

� El Depto. de gestión de Compras o Área de Compras Regional, devuelve al contrato firmado a la

Unidad de Asesoría Jurídica (en el caso de la Dirección Nacional) y en las Direcciones Regionales a

quien sea responsable del proceso de elaboración de contratos para que se elabore la

correspondiente resolución que aprueba la contratación directa.

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13. EMISIÓN DE ÓRDENES DE COMPRAS

13.1. Orden de Compra proveniente de Convenio Marco

Para generar una orden de compra utilizando el convenio marco de desarrollo de sistemas, será necesario

disponer de los antecedentes que se describen a continuación:

a. Términos de referencia elaborado por el Depto. demandante del servicio

b. Código del servicio disponible en el convenio marco.

c. Oferta del proveedor de Convenio Marco

d. Forma de pago del servicio

e. Hitos de pago

13.2. Orden de Compra proveniente de Licitación Las órdenes de compras se emitirán siempre y cuando el contrato, en caso que éste exista, se encuentre

totalmente tramitado y aprobado por la respectiva Resolución. Dichas órdenes de compra, serán enviadas a

los proveedores/adjudicatarios a través del Portal de Mercado Público, siendo posteriormente obligación de

él, su aceptación.

Una vez finalizado un proceso de compras se genera la orden de compras respectiva y se entrega

comprometida al Asistente Administrativo (en caso de la Dirección Nacional) o Secretaria (en caso de las

Direcciones Regionales) adjuntando todos los documentos originados por la adquisición (incluyendo el

documento de pago correspondiente) y solicita número correlativo interno.

13.3. Confección de Contratos Una vez que se encuentra adjudicada la licitación pública, privada o trato directo, se debe solicitar a la

Unidad de Asesoría Jurídica la confección del respectivo contrato, en caso de haberlo considerado en las

Bases o Términos de Referencia. Para todos los procesos de compras llevados a cabo por el Departamento

Gestión de Compras, corresponderá al Encargado de Gestión de Contratos, tramitar dicha confección.

Estará a cargo de la Unidad de Licitaciones y Grandes Compras la solicitud de la Garantía de Fiel

Cumplimiento del Contrato al proveedor seleccionado, a través de correo electrónico.

Una vez que se hayan reunido los antecedentes del proceso y la Garantía de Fiel Cumplimiento del

Contrato, éstos son remitidos a la Unidad de Asesoría Jurídica los antecedentes para la confección del

contrato.

Cuando el contrato se encuentra confeccionado, la Unidad de Asesoría Jurídica debe enviarlo al

Departamento de Compras, quien lo enviará al proveedor para la correspondiente firma. Una vez suscrito

por el proveedor lo devolverá al Departamento de Compras, quien lo remite nuevamente a la Unidad de

Asesoría Jurídica para que ésta confeccione la Resolución que aprueba el contrato.

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La Planilla de Gestión de Contratos debe mantenerse actualizada y debe ser revisada trimestralmente por el

Encargado de Gestión de Contratos de la Unidad de GCTP o Encargado/a de Compras Regional, con el fin

de dar aviso al Jefe de la Unidad o Departamento que solicitó la compra del bien o servicio contratado y al

Departamento de Gestión de Compras, del vencimiento del contrato, con el fin de comenzar con la gestión

un nuevo proceso de compra cuando corresponda.

El aviso del vencimiento de los Contratos debe efectuarse según los siguientes plazos:

a) Contratos derivados de Procesos de Licitación tipo LP (mayor a 1.000 UTM): 90 días.

b) Contratos derivados de Procesos de Licitación tipo LE (menor a 1.000 UTM y mayor a 100 UTM): 60

días.

c) Contratos derivados de Procesos de Licitación tipo L1 (menor a 100 UTM) y Otros: 30 días.

� A su vez la fecha de inicio y término de los contratos debe quedar estipulada en el Certificado de

Recepción Conforme que se envía para el pago de cada una de las cuotas.

� Los contratos del Programa de Alimentación Escolar, tendrán un tratamiento especial respecto al aviso

de vencimiento de los contratos y de las Garantías de Fiel cumplimiento de Contrato.

� El aviso del vencimiento de las Garantías de Fiel Cumplimiento de Contrato del Programa de

Alimentación Escolar, debe efectuarse con 120 días de anticipación, este aviso debe ser enviado al

Jefe del Departamento de Alimentación Escolar, y al Jefe del Departamento de Recursos, con el fin de

la realización del proceso de Liquidación de los Contratos.

� El aviso de vencimiento de los Contratos del Programa de Alimentación Escolar debe ser enviado con

180 días de anticipación, al Jefe del Departamento de Alimentación Escolar y al Jefe del Departamento

de Gestión de Compras con el fin de comenzar con la gestión un nuevo proceso de compra.

13.4. Compromiso de Órdenes de Compras (OC) � Para realizar el compromiso a la OC, se ingresa a la página SIGFE http://junaeb.sigfe.cl/

� Se presiona al final de la pantalla al lado izquierdo la viñeta llamada “crear”.

� Se completa el título colocando el clasificador al que corresponde la OC 22-24, etc., y el Nº de OC y

el productos ej.: “22-1 COMPROMETE OC Nº 0047 CLASIFICADOR JS SEPARADOR OFICIO 6

POSICIONES CARTULINA SATINADA”

� Se completa fecha estimada “siempre es el último día del año” 31-12-201x

� En Proveedor se ingresa el RUT del proveedor de la OC sin puntos y con guion y se pincha la

pestaña que está al lado del campo.cual?

� En descripción se copia y/o complementa lo escrito en el Título.

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� En catálogo de etapas de compromiso: La unidad debe establecer uno de los dos tipos de etapas;

Orden de Compra 0302 o Contrato 0305.

� Una vez completados todos los campos se guarda la información.

� Se ingresa a la viñeta “¿Qué Requerimientos?” y se pincha la carpeta que se encuentra al lado

derecho de la pantalla.

� Se despliega la pantalla “Requerimiento Presupuestarios de Gastos” en Título se coloca el

clasificador presupuestario siguiendo con el ej., sería 22-1 y luego presionar filtrar.

� Se selecciona la Unidad Demandante al que se le compromete el gasto, pinchando en el lado

izquierdo de la pantalla.

� Luego se guarda la información.

� Se va a la viñeta “¿Qué Recursos?” y se pincha la carpeta que aparece al lado derecho de la

pantalla.

� Se selecciona el ítem al cual pertenece el producto la OC y se acepta.

� Luego en “Total Monto” se ingresa el monto de la OC y se repite el monto en “Vigente Monto” y se

guarda.

� Se presiona “volver” y en Título se coloca el clasificador presupuestario siguiendo con el ej., sería

22-1 y luego presionar “filtrar”.

- Se busca el compromiso y se pincha dentro de la fila donde se despliega el compromiso (cambiando

de color la fila completa).

- Se presiona “Validar” se vuelve a pinchar dentro de la fila donde se despliega el compromiso

(cambiando de color la fila completa).

- Y se pincha “Aprobar” quedando aprobado y finalizado el compromiso.

13.5. Cancelación de Ordenes de Compras (OC) Para cancelar una orden de compra será necesario disponer de los siguientes antecedentes:

a. Solicitud formal del Jefe del Departamento que requirió el servicio, a través de un Informe que

fundamente la solicitud de cancelación de la orden de compra. Además el Depto. debe declarar que

ha tomado contacto con el proveedor y que este se encuentra al tanto de la cancelación de dicha

orden de compra.

b. Verificar en el portal de Mercado Público el estado de la orden de compra; si ésta se encuentra en

estado de “enviada al proveedor”, procede la cancelación; si se encuentra en estado de “aceptada”,

no procede la cancelación y debe ser comunicado al Departamento demandante.

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c. Establecer un plazo máximo para cancelar órdenes de compra, ya que de acuerdo al reglamento del

uso del portal, las órdenes de compra se entienden notificadas dentro de las 24 horas siguientes a

su emisión.

14. RECEPCIÓN DE BIENES Y SERVICIOS La recepción de los bienes y servicios contratados por JUNAEB quedará descrita en forma detallada en las

bases de licitación o términos de referencia, esto se debe a la diversidad de formas de recibir los bienes y

servicios contratados por la Junta Nacional de Auxilio Escolar y Becas.

En el caso de las adquisiciones realizadas a través de Convenio Marco, en el ítem observaciones de la

orden de compra se indicará alguna especificación de la recepción, pudiendo ésta ser en bodegas, hogares,

Dirección Nacional, Dirección Regional u otro.

14.1. Procedimientos de Pago

La Unidad de Gestión de Contratos y Tramitación de Pagos, dependiente del Departamento Gestión de

Recursos, es la encargada de revisar y solicitar los pagos, además de enviar a cada Unidad o

Departamento demandante el Certificado de Recepción Conforme (CRC), para la aprobación por parte de la

jefatura, del pago del servicio.

Esta Unidad, debe ajustarse a lo establecido en las Bases de Licitación, Términos de Referencia, Contratos

o Convenios, según corresponda y de acuerdo al procedimiento de pagos existente en el Departamento de

Gestión de Recursos, para realizar los pagos de cada adquisición.

14.2. Información necesaria requerida por JUNAEB pa ra gestionar un pago

Al momento de gestionar un pago el funcionario a cargo del proceso requiere, como mínimo, con la

siguiente información:

a) Factura o boleta debidamente emitida por el proveedor y con el timbre de registro de la

fecha en que ingresó a JUNAEB.

b) Orden de compra debidamente firmada por quien corresponda según los montos a que se

refiera:

< 100 UTM Jefe/a del Departamento de Gestión de Compras o Encargado/a de Compras Regional.

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> 100 UTM y < 1.000 UTM Jefe/a del Departamento de Gestión de Compras o Encargado/a de

Compras Regional; Jefa del Departamento de Gestión de Recursos o Encargado Regional de

Finanzas; Director Regional (DDRR).

> o = a 1.000 UTM Jefe/a del Departamento de Gestión de Compras o Encargado/a de Compras

Regional; Jefa del Departamento de Gestión de Recursos o Encargado Regional de Finanzas;

Secretario/a General o Director/a Regional.

c) Formulario de Pedido en virtud del cual se solicitó la compra.

d) Si la OC se genera de un proceso licitatorio, ID de la licitación.

e) Si a raíz del proceso de Compra, se elabora un Contrato, se debe contar con el contrato

totalmente tramitado, de lo contrario se debe devolver la factura, y solicitarle al proveedor su

reingreso, una vez que el contrato se encuentre firmado por ambas partes.

f) Dirección de correo electrónico del contacto con el proveedor.

g) Registro para emisión de depósitos o retiro de valores.

h) La imputación, el ID y la fecha del compromiso de pago

i) En caso que se efectúe un contrato derivado de una compra urgente o trato o contratación

directa debe estar firmado por ambas partes y contar con la respectiva Resolución.

j) Monto total a pagar, forma de pago, en caso que el pago se realice en cuotas, el monto de

cada cuota a pagar.

k) Conocer si el pago se realizará todo durante el año en curso o bien un resto del pago se

realizará con presupuesto del año siguiente, es decir cantidad comprometida en cada año.

l) Producto o servicio a entregar por el proveedor.

m) Plazo de entrega del bien o servicio.

n) Respaldos del producto o servicio entregado.

o) Conocer si el proveedor debe ser evaluado o reevaluado en virtud del tipo de servicio.

p) Certificado que acredite que el proveedor se encuentre al día en el pago de las cotizaciones

previsionales.

Si al momento de comenzar con el proceso de gestión de pago para una Factura, no se contare con la

totalidad de los respaldos necesarios, la factura debe ser devuelta al proveedor, y solicitar a éste su

reingreso, una vez que se ingresen todos los respaldos necesarios.

14.3. Certificado de Recepción Conforme (CRC) Una vez que el encargado/a de gestionar el pago, reúne toda la documentación mencionada en el punto

anterior debe en un plazo no superior a 2 días hábiles elaborar el certificado de recepción correspondiente

considerando lo siguiente:

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� El certificado de recepción conforme es el documento por el cual el jefe o encargado/a de recibir el

bien o servicio solicitado, acredita la conformidad de los productos comprados y/o la conformidad

del servicio prestado por el proveedor.

� Dicho certificado además, certifica que lo comprado es el producto o servicio solicitado en el

requerimiento (formulario de pedido) de la unidad o departamento demandante.

� El certificado de recepción conforme también establece la responsabilidad, de quien lo aprueba,

para la autorización del envío a pago a la Unidad de Finanzas.

� Además, el certificado de recepción conforme responsabiliza, a quien lo aprueba, de la correcta

revisión de los antecedentes (en caso que dichos antecedentes sean descrito en el certificado) que

acreditan la entrega conforme a JUNAEB del bien o servicio comprado.

� Considerando la información anterior, el encargado/a de gestionar el pago completa el certificado de

recepción conforme y lo envía al jefe de la unidad o departamento demandante del bien o servicio

comprado, para su aprobación, con copia al encargado/a de la Unidad de Gestión de Contratos y

Tramitación de Pagos (en el caso de la Dirección Nacional).

� El envío se realiza mediante correo electrónico, adjuntando el Certificado de Recepción Conforme, y

la factura o boleta correspondiente.

� Según lo establecido en mandato presidencial de jun io 2006, los servicios públicos deben

pagar a los proveedores contratados dentro de 30 dí as.

� El Jefe de la unidad o departamento demandante del bien o servicio debe validar los requisitos

establecidos de la compra, los respaldos que acreditan la entrega del producto o servicio y por

tanto, validan el pago, verifican que el o los objetivos que originaron la compra se cumplieron antes

de autorizar el pago de la factura o boleta declarada en el certificado.

� Una vez verificado todos los puntos anteriores el jefe de departamento o unidad puede autorizar el

pago. Para esta actividad, el Jefe de la Unidad o Departamento Demandante del bien o servicio

cuenta con un plazo máximo de 5 días hábiles.

� Si al cabo de 5 días hábiles, no se ha recibido en la Unidad de Gestión de Contratos y Tramitación

de Pagos (UGCTP) o el área de Finanzas Regional, el certificado de Recepción Conforme,

debidamente firmado, se debe reenviar el correo al Jefe de la unidad o departamento demandante

del bien o servicio, con copia al Encargado de la Unidad de Gestión de Contratos y Tramitación de

Pagos o Encargado Regional de Finanzas, indicándole que es 2° vez que se solicita dicho

documento, y los días de atraso correspondientes.

� Si al cabo de 2 días hábiles, efectuada la actividad anterior, no se ha recibido en la Unidad de

Gestión de Contratos y Tramitación de Pagos (UGCTP) o el área de Finanzas Regional, el

certificado de Recepción Conforme, debidamente firmado, se debe reenviar el correo al Jefe de la

unidad o departamento demandante del bien o servicio, copiando el correo al Jefe/a del

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Departamento de Gestión de Recursos o Director/a Regional, indicándole que es 3° vez que se

solicita dicho documento, y los días de atraso correspondientes.

� En el caso de detectar errores o presentar enmiendas el “Certificado de Recepción Conforme”, no

se cursará el pago correspondiente.

� Una vez que el certificado de recepción conforme ingrese a la Unidad de Gestión de Contrato y

Tramitación de Pagos o Unidad de Finanzas Regional, se elaborará el documento conductor de

tramitación de pago con el cual se derivarán todos los antecedentes, que respalden el pago, a la

Unidad de finanzas (esto sólo aplica a la Dirección Nacional):

- Documento Conductor de tramitación de pagos.

- Certificado de Recepción Conforme.

- Antecedentes que respaldan la entrega del bien o servicio (en caso de haber).

- Orden de Compra

- Factura o boleta

14.4. Pago a 30 días � El plazo establecido para realizar el pago efectivo al proveedor es de 30 días corridos una vez la

factura o boleta haya sido ingresada conforme a JUNAEB.

� Se considera ingresada conforme la factura o boleta a JUNAEB, una vez recibido el producto o

servicio comprado bajo las condiciones establecidas en la orden de compra, en los términos de

referencia y/o en el acta de adjudicación de la licitación.

� Si es recibida la factura o boleta en JUNAEB y los productos o servicios entregados no cuentan con

las condiciones técnicas para la recepción conforme, esta será devuelta al proveedor a través del

registro de devolución de documentos tributarios.

� Las facturas o boletas ingresadas a JUNAEB son custodiadas por el Encargado de envío a pago

(Dirección Nacional) o el Encargado regional de finanzas (Direcciones Regionales ), los encargados

de autorizar el certificado de recepción conforme o bien el funcionario que tramite dicho certificado

debe operar con la fotocopia de la factura o boleta.

� Si el pago de la factura o boleta se realiza a través de cheque, se entenderá por pagada la factura

una vez se notifique al proveedor por un medio formal escrito que se encuentra emitido su cheque.

� Cuando existan Facturas o Boletas en la Unidad de Gestión de Contratos y Tramitación de Pagos o

Unidades de Finanzas Regionales, que tengan 25 o más días de ingreso conforme en JUNAEB, se

les dará prioridad en la revisión de documentación de respaldo, y en la gestión de pago, siempre y

cuando la responsabilidad de la revisión recaiga sobre la Unidad de Gestión de Contratos y

Tramitación de Pagos o Unidad de Finanzas Regional. En aquellos pagos que se ven retrasados

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por los departamentos o unidades técnicas, la Unidad de Gestión de Contratos y Tramitación de

Pagos o Unidad de Finanzas Regional, debe emitir un informe semanal que dé cuenta de este

atraso, dicho informe será emitido al Secretario/a General o Director/a Regional según corresponda.

15. RECLAMOS INTERPUESTOS POR PROVEEDORES Los oferentes y proveedores, pueden ingresar a través del portal de Mercado Público, reclamos, ya sea por

el proceso de compra en general o por atraso en el pago.

Una vez que un oferente o proveedor ingresa un reclamo al portal de mercado público, la encargada de

Control de Gestión del Departamento de Compras deriva al centro responsable del cual se generó el

reclamo para que dé una respuesta.

� El centro de responsabilidad cuenta con 48 horas para dar respuesta. Para el caso de las Direcciones

Regionales, la respuesta deberá ser firmada por el Director Regional. En el caso de la Dirección

Nacional, la respuesta podrá ser firmada por el Coordinador de procesos de compras y contratos o por

la Jefa del Departamento de Compras.

� Una vez que la encargada de control de gestión del Departamento de Compras recibe la respuesta,

ésta es publicada y enviada al proveedor a través del portal de mercado público.

16. GARANTÍAS

16.1. Ingreso y Registro del Documento de Garantía El proveedor debe ingresar el documento de garantía en la oficina de Partes de la Institución, esto cada vez

que la institución solicite a un proveedor que presente este tipo de documentación, ya sea para garantizar

la seriedad de una oferta o el fiel cumplimiento de un contrato., Al momento de la recepción el Encargado de

Oficina de Partes debe entregar copia del documento de garantía al proveedor, la cual debe ir timbrada por

la oficina de partes de JUNAEB, indicando la fecha y hora de recepción.

� Cada vez que un proveedor ingresa un documento de garantía a la institución, debe acompañarlo de la

copia del registro de Retiro de Valores, ya que es este formulario el que indica quien puede retirar los

documentos en garantía de la institución.

� Una vez entregada la copia del documento de garantía al proveedor, el encargado de oficina de partes

debe registrar la recepción del documento en dos registros, uno físico y uno electrónico, este último

corresponde a la planilla de ingreso de correspondencia, donde debe darle número de expediente al

documento en garantía ingresado y registrar los datos ahí solicitados. Mientras que el primer registro

corresponde al formulario código RE-DGR-DG001 “Registro Documento de Garantía”, la información

que deben completar en dicho formulario es la relacionada con Nº de Expediente, Motivo, ID Licitación,

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Nombre Empresa, RUT, Nº de Documento y Monto.

� Ingresado y registrado el documento de garantía, el encargado de oficina de partes debe despachar

dicho documento, acompañado del formulario de retiro de valores y el RE-DGR-DG001 a Tesorería,

esto porque los documentos que representan valores deben quedar en custodia inmediatamente.

� Al momento de que el tesorero recibe el documento de garantía original y el formulario de retiro de

valores, el tesorero debe fotocopiar el documento de garantía, y entregársela al encargado de oficina

de partes que está entregando el documento original y debe a su vez firmar la recepción del documento

en el registro RE-DGR-DG001 y quedarse con el original de este último, el cual deberá proceder a

archivar. (Se especifica en Custodia)

� Recibido el documento de garantía, el Tesorero debe registrar el ingreso de dicho documento en una

planilla Excel, “Registro Documento de Garantía”, y completar todos los campos de la información ahí

solicitada.

� También el tesorero debe indicar cuál es el estado de la garantía, el cual en esta etapa del proceso es

Ingresada.

� Existen cinco estados de registros, el primero es “Ingresada” y corresponde a los documentos que han

sido ingresados a tesorería, pero aún no han sido aprobados en la instancia que corresponde. El

Estado de registro “Aprobada”, corresponde a aquellos documentos que han sido validados por todas

las instancias, el estado “Liberada”, es el estado donde el documento ya cumplió con la vigencia o fue

solicitada su liberación y sólo se está a la espera del retiro por parte del proveedor y el estado

“Cobrado”, es cuando se ha hecho efectivo el documento de garantía. El estado “Retirado”,

corresponde a los documentos que ya han sido retirados por el proveedor.

� El campo de “Nº de Archivador”, corresponde al archivador en donde se encuentra guardado el

documento de garantía, es necesario destacar que deben existir archivadores, tanto para las garantías

vigentes, como para las caducadas. Las garantías deberán archivarse por número de expediente y

todas aquellas que estén vigentes no importando su estado de registro ni monto, deben mantenerse en

la caja fuerte de tesorería o en su defecto en muebles bajo llave. (El archivo se especifica en el Punto

Custodia)

� Respecto del Nombre de quien libera, corresponde registrar a quien/es firma/n la liberación o solicita/n

la liberación del documento de garantía, lo debe/n hacer por correo electrónico o mediante memorando,

enviado al tesorero. La liberación dependerá de lo que garantice el documento, si es de fiel

cumplimiento del contrato o garantiza la seriedad de una oferta.

� Entregado el documento original de garantía en tesorería y el formulario de retiro de valores, con la

copia del registro RE-DGR-DG001, el encargado de oficina de partes debe distribuir la copia del

documento de garantía al Departamento de Gestión de Compras.

� Aquellos documentos que garanticen el cumplimiento del Programa de Alimentación Escolar y el

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Cumplimiento de los Convenios de Recreación deben ser dirigidos a la Unidad de Finanzas, mientras

que el resto de los documentos se deben remitir al Departamento de Gestión de Compras.

� Si los documentos deben ser remitidos al Departamento de Gestión de Compras se debe realizar lo

que se indica:

� El asistente administrativo recibe la copia del documento de garantía y lo registra en su planilla de

garantía (control interno). El asistente administrativo debe entregar la copia del documento de garantía

a quien sea el responsable de la licitación, adquisición de bienes o servicios que requiera una caución.

� El profesional de compras junto al profesional de la unidad jurídica deben validar la copia del

documento de garantía en la apertura de las ofertas, esto según lo estipulado en las lista de chequeo

que se realizan para la generación de procesos participativos, cuando se trata de documentos para

garantizar la seriedad de una oferta. Para aquellas garantías relacionadas con el fiel cumplimiento de

un contrato deben ser validadas por la Unidad de Asesoría Jurídica, debiendo verificar si el documento

corresponde a lo solicitado por la institución.

� Si el documento de garantía corresponde a lo solicitado por la institución y este garantiza la seriedad

de una oferta, dicha presentación debe ser aceptada; y el profesional de compra debe informar

inmediatamente, de la validación de este documento al Tesorero, este información es mediante correo

electrónico o memorando, y es necesaria para que el Tesorero cambie el estado de registro del

documento de garantía a un estado Aprobado , es necesario que el profesional de compras indique en

el correo electrónico o documento conductor, a lo menos, el número del documento, el ID de la

licitación y el nombre de la empresa, esto para una identificación más rápida del documento de

garantía.

� Si el documento que se está validando corresponde a un documento que garantiza el fiel cumplimiento

de un contrato, debe ser validado por la Unidad de Asesoría Jurídica, por lo tanto el profesional de

compras debe enviar copia del documento de garantía, la cual debe ir adjunta al memo que solicita la

confección del contrato. Si la Unidad de Asesoría Jurídica ha validado el documento de garantía debe

informar al profesional de compras y este debe informar inmediatamente de la validación de este

documento al Tesorero, este información es mediante correo electrónico, y es necesaria para que el

Tesorero cambie el estado de registro del documento de garantía a un estado Aprobado . Es

necesario que el profesional de compras indique en el correo electrónico, a lo menos, el número del

documento, el ID de la licitación y el nombre de la empresa, esto para una identificación más rápida del

documento de garantía.

� Si por el contrario el documento de garantía, tanto de fiel cumplimiento como el que garantice la

seriedad de una oferta, no es válido, debe ser devuelto al proveedor y el profesional de compras debe

solicitar a través de correo electrónico o memorando a Tesorería que libere dicho documento, e

informar al proveedor respecto de su retiro , mientras que la oferta del proveedor no debe ser

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aceptada y el contrato no debe ser firmado, en este último caso se podrá solicitar al proveedor corregir

el documento, pero en el caso de aquellos documentos que garanticen la seriedad de una oferta y

estén mal emitidos o no cumplan con la validación, la presentación de la oferta quedará

automáticamente fuera de participación. Es necesario destacar que la responsabilidad respecto del

aviso de liberaciones por rechazo, no adjudicación de ofertas o reemplazo de un documento que

cauciona la Seriedad de una Oferta por uno del Fiel Cumplimiento, está radicada en los profesionales

de compras del Departamento de Gestión de Compras.

� Si el documento debe ser remitido a la unidad de Finanzas se debe realizar lo que se indica:

� La secretaria del Departamento de Gestión de Recursos o quien corresponda recibe la copia del

documento de garantía que compete a la unidad de finanzas.

� La Jefa del Departamento de Gestión de Recursos o quien corresponda debe enviar la copia del

documento de garantía vía memorando a la Unidad de Jurídica.

� Es la unidad de Asesoría jurídica quien valida que el documento de garantía que ha ingresado a la

institución cumple con todos los requerimientos señalados en las bases de Licitación o TDR según sea

el caso, e informa de esta validación al departamento de gestión de recursos mediante una minuta.

� Con la validación o rechazo de esta información, el departamento de gestión de recursos debe informar

al Tesorero para que este cambie el estado de registro del documento a aprobada cuando

corresponda. En caso de rechazo del documento de garantía será la unidad de jurídica la encargada de

informar al proveedor para que genere el retiro o reemplazo del documento.

� Para el caso de las Direcciones Regionales , debe ser el encargado de finanzas regional, quien

realice la validación de aquéllos documentos que garanticen la seriedad de una oferta, mientras que

para aquellas garantías relacionadas con el Fiel Cumplimiento de un Contrato, podrán solicitar el apoyo

de la Unidad de Asesoría Jurídica de la Dirección Nacional; si este documento corresponde a un póliza

de seguros, las dirección regional debe enviar copia del documento a la Unidad de Asesoría Jurídica de

la Dirección Nacional, quien debe validar dicha póliza. El hecho de validar dichos documentos implica,

verificar, valores, vigencia, fecha de presentación, forma de emisión, es decir, se debe verificar que el

documento cumpla con lo solicitado en las bases de licitación o Términos de referencia, según sea el

caso, por lo que es necesario que al momento de solicitar una Validación de un Documento de

Garantía a la Dirección Nacional, se envíe a su vez los documentos que respalden la solicitud de dicha

caución.

16.2. Custodia � El Tesorero es responsable de mantener actualizado los estados de los documentos de garantía, esto

implica también que el Tesorero debe informar mediante un reporte mensual por correo electrónico

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(dentro de los primeros cinco días del mes), a la Jefa de la Unidad de Finanzas, el registro de los

documentos de garantía especialmente de aquellos documentos de garantía que hayan expirado o no

se encuentren vigentes y no se haya solicitado su liberación. Para el caso de las Direcciones

Regionales, se aplica el mismo plazo, pero es el Encargado de Finanzas Regional quien remite dicha

información, vía correo electrónico.

� Este reporte debe contener además un análisis respecto de aquellos documentos que se encuentran

en los siguientes estados:

� Próximos a Vencer: si existen documentos que vencerán dentro de un mes, deben ser destacados en

dicho reporte.

� Documentos Vencidos: se deben resaltar aquellos documentos que se encuentren vencidos y de los

cuales no ha sido solicitada su liberación

� Documentos Liberados y Vencidos: también es importante mencionar aquellos documentos que se

encuentran liberados, vencidos y que aún no han sido retirados por el proveedor.

� Recibido el reporte la Jefa de Finanzas debe enviar vía correo electrónico al Jefe de Servicios

Generales el archivo par que este realice el respaldo que corresponda. Y debe enviar copia de este

correo a la Encargada de la Unidad de Control de Contratos y Tramitación de Pagos para la gestión de

los documentos de garantía.

� El Tesorero o quien sea responsable del resguardo de los documentos de garantías, informa mediante

correo electrónico, al Departamento de Gestión de Compras y Control de Contratos y Tramitación de

Pagos, aquellos documentos en garantía que están por vencer, es decir, que venzan en un plazo

menor o igual a diez días hábiles, esta información debe ser remitida en forma semanal, además se

debe copiar en dicho correo a la Encargada de Finanzas.

� Recibido este archivo en las unidades correspondientes, se debe gestionar, es decir, determinar si se

necesitará un reemplazo del documento o en su defecto se debe liberar, es importante recordar, que

para que se libere una garantía se debe haber cumplido a cabalidad con lo estipulado en el contrato y

el servicio o producto prestado debe estar recibido conforme por las contraparte técnicas, es decir, no

deben existir obligaciones pendientes. Esta gestión, respecto de los documentos que garantizan el fiel

cumplimiento de un contrato, es de responsabilidad exclusiva de la Unidad de Control de Contratos y

Tramitación de Pagos.

� Si existen documentos que han sido liberados y a su vez se encuentran vencidos hace ya más de 360

días, el tesorero debe proceder enviar dichos documentos vía correo certificado al proveedor que

corresponda.

� El tesorero deberá además llevar un archivador ordenado alfabéticamente con los formularios de retiro

de valores, los que ingresan a tesorería junto a los documentos de garantía.

� Respecto de la forma de archivo o custodia de los documentos de garantía se plantea lo que sigue:

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� Toda vez que ingrese un documento de garantía, a Tesorería, esté o no aprobado, se debe guardar el

documento primero en una funda plástica, la cual debe a su vez ser archivada según dos criterios.

� Debe existir un archivador para aquellos documentos de garantía, que garanticen el fiel cumplimiento

de un contrato y en dicho archivador de deben ordenar los documentos de garantía según el RUT del

proveedor, de mayor a menor.

� Debe existir un archivador para aquellos documentos de garantía, que garanticen la seriedad de una

oferta y en dicho archivador de deben ordenar los documentos de garantía según el RUT del

proveedor, de mayor a menor.

� Esto debe ser para todos los documentos de garantía independientemente del estado en el que se

encuentren.

� Los archivadores mencionados precedentemente, deben estar resguardados en la caja fuerte o en su

defecto en muebles con llaves.

� Será de responsabilidad del Jefe de Finanzas y del Tesorero el resguardo de las llaves de la caja fuerte

o el mueble en donde se encuentren los archivadores mencionados.

16.3. Devolución � Es necesario indicar que dependerá del tipo de documento de garantía la forma en que se realice la

devolución de dicho documento.

� En el caso de los documentos que garanticen la seriedad de la oferta, la devolución de dichos

documentos es de responsabilidad de la unidad de gestión de Compras, es decir, se responsabiliza

de la liberación y de informar al proveedor respecto de esta situación. La devolución se realiza como

sigue:

� El Profesional de Compras debe remitir correo electrónico o memorando al Tesorero solicitando la

liberación del documento en garantía, dicho correo debe indicar los motivos por los cuales ha

aprobado la liberación, estos motivos deben ser: documento no cumple con lo estipulado en las

bases de licitación y/o Términos de Referencia, según sea el caso, Proveedor no se adjudicó la

licitación o en su defecto Proveedor se adjudicó la licitación y ya presentó el documento que

garantiza el Fiel Cumplimiento del Contrato y que éste se encuentre validado.

� En el caso del documento que garantiza el fiel y oportuno cumplimiento del contrato, es de

responsabilidad de la Unidad de Control de Contratos y Tramitación de Pagos enviar el correo

electrónico a tesorería donde se solicite la liberación del documento, dicho correo debe indicar que

el contrato se ha cumplido en forma satisfactoria, por lo tanto se solicita liberación.

� Si bien es cierto, el informar la liberación del documento es responsabilidad de la unidad de Control

de Contratos y Tramitación, previo a esto se debe validar su liberación. Esta validación debe ser

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realizada en conjunto con el Departamento Técnico y la Unidad de Asesoría Jurídica, esto para

determinar que no existen pendientes respecto de la prestación del bien o servicio adquirido.

� Recibido el correo electrónico, por el Tesorero, debe actualizar el estado del documento a Liberado

y debe a su vez gestionar el endoso del documento, ya que sin el endoso este documento no puede

ser entregado al proveedor.

� Los funcionarios responsables de realizar el endoso son quienes se determinen como apoderados

de las cuentas corrientes, dichos apoderados deben estar autorizados por la Contraloría General de

la Republica y por el Banco respectivo.

� Cuando se presente el proveedor a realizar el retiro del documento, el tesorero debe solicitar en

primera instancia la cedula de identidad de quien retira, y comparar los datos de dicha cedula, con

los contenidos en el formulario de retiro de valores, ya que es en ese documento donde se indica

quien está autorizado por el proveedor para realizar el retiro de los documentos de garantía o de

documentos que representen algún valor.

� El Tesorero debe fotocopiar al cedula de identidad y adjuntar la copia al documento de retiro de

valores, lo que constituye un respaldo de la entrega de la garantía, el cual debe adjuntarse al

formulario de registro RE-DGR-DG001, y debe ser firmado por quien retira el documento.

� EXCEPCIONES: En el caso que el proveedor sea una persona Natural, se podrá prescindir de la

Autorización de Retiro de Valores y se realizará la entrega del documento de garantía

exclusivamente a la persona Natural emisora de dicho documento.

� Entregado el documento de garantía el tesorero debe archivar los documentos que respaldan el

retiro en un archivador único, el cual debe está organizado por temporalidad de los retiros.

� Respecto de los plazos, en que se debe tener en custodia para la devolución de un documento de

garantía, ya sea liberado o liberado y vencido, se debe realizar lo que sigue:

� Como el Tesorero debe enviar semanalmente el listado de aquellos documentos que están pronto a

vencer (10 días hábiles), a la unidad de Control de Contratos y Gestión de Pagos, es esta última

quien debe informar a los proveedores para que realicen el retiro del documento, (fiel cumplimiento

del contrato) siempre y cuando corresponda, debe ser esta unidad quien en el mismo correo informe

al proveedor, que si en un plazo de dos meses no genera el retiro del documento de garantía, se

procederá a enviar vía correo certificado a la dirección que se haya estipulado en el contrato

suscrito el documento en cuestión, siempre y cuando este se encuentre vencido y liberado.

� Será responsable del envío del documento en garantía vía correo certificado, el Tesorero, pero para

ello debe contar con todos los datos, por este motivo el Departamento de Gestión de Compras y la

unidad de control de contratos u tramitación de pagos deben entregar todos los datos necesarios

para el envió por carta certificada.

� Es necesario también que en el formulario de registro RE-DGR-DG001, se deje constancia que el

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documento fue remitido vía carta certificada, esto es responsabilidad del Tesorero.

17. CIERRE DE AÑO A continuación se informan las fechas máximas de ingreso de formularios de pedido para la realización de

licitaciones y compras, con ejecución en el presente año o a partir de enero del año siguiente.

A su vez, las licitaciones y compras que requieran de ejecución a partir de marzo de cada año, comenzarán

a recibirse a partir del 10 de enero, ello con motivo del cierre de año en el Departamento de Compras.

Cuando la fecha indicada corresponda a un día inhábil, esta se extenderá al día hábil siguiente.

TIPO DE COMPRA

MONTO DE COMPRA

FECHA RECEPCION FORMULARIO DE PEDIDO

FECHA ESTIMADA PUBLICACIÓN EN MERCADO PUBLICO

FECHA CIERRE RECEPCION DE OFERTAS

FECHA MAXIMA DE ADJUDICACION

FECHA MAXIMA DE EMISION ORDEN COMPRA

FECHA MAXIMA DE ENTREGA BIEN O SERVICIO

CONVENIO MARCO

HASTA 1.000 UTM 15/12 N/A N/A N/A 24/12 28/12

CM GRANDES COMPRAS

DESDE 1.000 UTM 10/10 10/11 23/11 1/12 15/12 28/12

TRATO DIRECTO

TRATO DIRECTO 1/12 10/12 N/A N/A 15/12 28/12

LICITACION

MENOR A 100 UTM 15/11 1/12 10/12 20/12 24/12 28/12

ENTRE 100 Y 1.000 UTM

1/11 12/12 26/12 29/12 29/12 28/12

MAYOR A 1.000 UTM

10/10 1/11 25/11 5/12 26/12 28/12

Los plazos indicados anteriormente pueden variar, dependiendo de las disponibilidades presupuestarias y

de la complejidad del proceso.

18. CONTROL DE CAMBIOS

Nº Revisión

Cambio Fecha Aprobado por:

07

1. Se agrega el concepto de reevaluación de proveedores en el punto 5 Evaluación de Proveedores, en este caso el título del capítulo también se cambia a Evaluación y Reevaluación de Proveedores y en el punto 8 Procedimiento para la elaboración y control de contratos institucionales.

15/09/2008 Secretario General

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Nº Revisión


08

1. Se agrega al punto Nº 3 lo siguiente: La medición de los procesos participativos se realiza a través de listas de chequeo que son revisadas mensualmente por la Encargada de Procesos de Apoyo del SCCP y que ante un incumplimiento notifica dicho error, cursa NC Potencial o No Conformidad, en caso que corresponda, al responsable del incumplimiento.

2. Actualiza Organigrama JUNAEB y productos estratégicos.


09

1. Se cambia el logo Institucional. 2. Se actualizan los objetivos estratégicos y los productos

estratégicos. 3. En el punto 3.2 se agrega una introducción al procedimiento. 4. En el punto 3.3 se actualizan los autorizadores. 5. En el punto 3.6.3 se describe el cambio del formulario de pedido

N° 6. 6. En el punto 4.1 se agrega una introducción al procedimiento, se

agrega nota al pie respecto a la fórmula del precio, se agrega criterio de admisibilidad a los cursos de capacitación, se agrega una nota al pie referente a los criterios de desempate.

7. En el punto 4.2 se hace referencia al registro de evaluación de ofertas.

8. En el punto 6 se corrige el cargo del analista de gestión, nota al pie refiriendo al procedimiento de pagos de la TNE, nota al pie refiriéndose a la aplicación del portal para ingresar las evaluaciones de los proveedores.

9. Se incluye al manual el procedimiento de envío a pago de TNE subtítulo 24 en el punto 6.1.

10. Se modifica el procedimiento descrito en el punto 8.


10 1. Se quitan los plazos del procedimiento de pagos TNE subtítulo

24 2. Se elimina el punto 0.5 por estar sujeto a revisión


11

1. Se incorpora el punto Normativa que Regula el Proceso de Compras

2. Se incorpora procedimiento de emisión y compromiso de órdenes de compras.

3. Se referencia el nuevo procedimiento de gestión de pagos P-DGR-GP001.


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Nº Revisión


12

1. Se incorporan dos nuevos procedimientos, en el punto 8 se establece la metodología para devolver las garantías y en el punto 9 se establece la metodología para responder reclamos a proveedores.


13 1. Se actualizan los procedimientos de compras. 2. Se incorpora el procedimiento de Grandes Compras.

30/06/2011 Secretario General (S)

14 1. Se incorpora párrafo que hace mención de la Subcontratación. 19/08/2011 Secretario General (S)

15

1. Se ajusta el Manual de Compras a la nueva estructura de compras Institucional que desde el 02 de enero del 2012 JUNAEB cuenta con un Departamento de Gestión de Compras dependiente del Director Nacional.


16

1. Se ajusta el procedimiento de Plan de Compras a los requerimientos de la Dirección del Servicio, respecto de la aprobación y seguimiento del PLAC.

2. Se incorpora nuevo procedimiento denominado “Selección de Procedimientos de Compras”.

3. Se incorpora nuevo procedimiento denominado “Formulación de Bases o Términos de Referencia”.

4. Se incorpora nuevo procedimiento denominado “Consultas al Mercado”

5. Se incorpora “Política de Inventario” 6. Se incorpora procedimiento de “Boletas de Garantías” y de

“Pagos a Proveedores” 7. Se incorpora procedimiento de “Reclamos interpuestos por

Proveedores”


17

1. Modificación de los plazos de ejecución de procesos 2. Definición de los procesos de licitación 3. Actualización del procedimiento de Adquisición de Pasajes

Aéreos 4. Actualización de Cronograma de procesos de licitación 5. Actualización Procedimiento de Grandes Compras


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Nº Revisión


18 1. Creación del título de Cierre de año. 5/01/2015 Secretario General

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JUNAEB - ChileCompra · MANUAL Código: M-DGA-CO001 Depto. de Gestión de Compras MANUAL DE COMPRAS JUNAEB Revisión:17 del 27/11/2014 Página: 2 de 67 Elaborado por : Encargado/a