Job+Competency

5/13/2018 Job+Competency - slidepdf.com

http://slidepdf.com/reader/full/jobcompetency 1/12

PANDUAN

BEHAVIOR JOB COMPETENCY

Membuat dan menentukan Behavior Competency berbasis

DDI, Menentukan Kriteria Perilaku dan Aplikasinya dalam

Mengelola SDM



DEFINISI

Menurut DDI, kompetensi adalah :

sekumpulan perilaku yang spesifik yang dapat diamati dan dibutuhkan oleh

seseorang untuk menjadi sukses dalam menyelesaikan pekerjaannya/perannya serta dalam

hal pencapaian target/strategi perusahaan

(Byham, William C, PHD and Moyer, Reed Phd, U sing competencies to build a successful organization (1996), DDI

International Press)

Hubungan antara Kompetensi dan Kinerja

Salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dalam menyelesaikan

pekerjaannya adalah kompetensi. Berikut ini adalah faktor faktor yang mempengaruhikinerja seseorang :

PENGALAMAN

KEPRIBADIAN

KOMPETENSI

PERLAKU

PENGETAHUAN

KETERAMPILAN

TEKNIS

KINERJA

Kecakapan apa yangseseorang kuasai

Bagaimana karakter

seseorangApa yang seseorang

ketahui

Apa yangseseorang pernah

kerjakan

Kompetensi menggambarkan perilaku, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk

menampilkan kinerja yang lebih baik untuk saat ini dan masa yang akan datang.

Dengan kata lain, kompetensi adalah hal hal yang efektif yang dilakukan seseorang yang

memiliki kinerja yang baik dengan frekuensi yang lebih sering, dalam banyak situasi dan dengan

hasil yang lebih baik.

Tindakan utama atau perilaku yang dapat diamati adalah komponen dari kompetensi perilaku ,

yang bila ditampilkan secara efektif, akan menjadikan kompetensi perilaku tersebut menjadiefektif pula.

1



DEFINISI

Mengapa Menggunakan Kompetensi

1. Membuat organisasi untuk fokus pada pengembangan perilaku, bukan hanya

pengembangan kemampuan teknis, termasuk didalamnya adalah : intrapersonal skills,

interpersonal skills, leadership skills, dan business skills; mengukur pencapaian danmendukung visi serta nilai organisasi

2. Penggunaan bahasa yang sama dan spesifik serta dapat diamati dapat mengurangi waktu

yang dibutuhkan untuk berkomunikasi, pengamatan, pelatihan dan administrasi

3. Menjaga agar semua upaya pengembangan SDM fokus pada kompetensi yang tepat,

sehingga memberikan nilai tambah terbaik bagi organisasi maupun individu

4. Sebagai landasan bagi semua sistem SDM untuk saling memperkuat satu dengan lainnya,

mulai dari rekrutmen / seleksi, pengembangan, penempatan, perencanaan karir dan

sebagainya

Tipe Job Competency

A. Core Competencies (Kompetensi Utama Organisasi)

Core competency (kompetensi utama organisasi) diturunkan dari nilai nilai dan arahan

strategis organisasi. Core competency dibutuhkan di setiap jabatan / fungsi pada organisasi

atau sebagian besar organisasi

B. Specific Competencies

Merupakan kompetensi yang berkaitan dengan keberhasilan/performa di jabatan/ fungsi

atau level tertentu

2



DEFINISI

Definisi Kluster Kompetensi

1. Expressing Individual Potential (Intrapersonal Skills)

Merupakan kompetensi yang berhubungan dengan kemampuan individu untuk

mendemonstrasikan secara perilaku yang seringkali disebut ³ personal qualities´ pada

pekerjaan. Kompetensi ini adalah yang paling sulit untuk dikembangkan pada diriseseorang.

Pengelompokan Kompetensi berdasarkan Pendekatan DDI :

Applied learning Aligning performance to success

Continous learning Change leadership

Integrity Coaching

Impact Developing others

Initiating action Facilitating change

Resiliance Follow up

Stress tolerance Information monitoring

Work standards

Building positive working relationship Analysis

Communication Building partnership

Gaining commitment Continuous improvementManaging conflict Customer focus

Negotiation Decision making

Sales ability Judgement

Collaboration Managing work

Marketing & enterpreneurial insight

Operational decision making

Planning and organizing

Profitability focus

Quality orientationStrategic analysis

Strategic decision making

Expressing individual potential(Intrapersonal skills)

A

Working with others : Helping individual & teamsachieve goals

B

Working with others : Interacting effectively

(interpersonal skills)

C

Focusing on result

(Business skills)

D

3



DEFINISI

Aplikasi Kompetensi Perilaku di dalam Organisasi :

Mengarahkan pengembangan personal dan profesional untuk membantu

individu memahami lebih jelas hal ± hal yang dibutuhkan untuk masa

mendatang Membantu individu memahami area ± area yang menjadi kekuatan dan

area ± area yang memerlukan pengembangan

Membantu user/HRD dalam melakukan proses seleksi dan rekrutmen

Menciptakan sistem yang lebih fokus bagi organisasi dalam menentukan

pelatihan yang diperlukan dalam kegiatan pengembangan.

2. Working with others : Helping individual & teams achieve goals (Leadership

skills)

3. Working with Others : Interacting effectively (Interpersonal Skills)

4. Focusing on Results (Business Skills)

Merupakan kompetensi yang memandu individu atau kelompok dalam mencapai tujuan

kerja. Pemimpin formal dan informal seringkali dibutuhkan untuk mendemonstrasikan

kompetensi ± kompetensi pada perilaku ini.

Kompetensi ini berhubungan dengan pengembangan dan menjaga hubungan

interpersonal yang produktif.

Kompetensi ini berhubungan dengan pencapaian hasil bisnis dengan cara melakukan

struktur dan menjalankan pekerjaan secara efektif.

4



DEFINISI

Kerangka Konseptual Dasar ± Strategic HRArchitecture Model

Proses, Sistem & Prosedur

Hasil Hasil yang diinginkan

Visi, Strategi, Prioritas &

Tujuan

Struktur & Desain Organisasi

Kapabilitas Organisasi

What

Strategi Bisnis

Critical Success

Factors

How

Strategi Budaya

Nilai - NIlai

Rekrutmen

& Seleksi

Pelatihan &

Pengembangan

Rewards &

Recognition

Manajemen

Karir

Manajemen

Kinerja

Organization

Development

Kompetensi

Lingkungan Bisnis

5



MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN BEHAVIOR COMPETENCY

Proses penyusunan model kompetensi adalah sebagai berikut :

Proses

Mereview dan menganalisa

dokumen : Job description, SOP,

KPI, dll

Menentukan aktivitas kerja detil

untuk jabatan tersebut

Menentukan perilaku inti yang

diharapkan muncul untuk masing

masing aktivitas pada jabatan

tersebut

MenganalisaKompetensi perilaku

yang diperlukan untuk jabatan

tersebut

Melakukan rating & konsolidasi

kompetensi perilaku yang benar

benar diharapkan

Validasi Model Kompetensi

Perilaku

Model Kompetensi Final

Keterangan

Rating ditentukan sesuai dengan tingkat

kepentingan dan dampak kompetensi perilaku

tersebut terhdapa produktivitas suatu pekerjaan

Lakukan konversi perilaku inti yang diharapkan

muncul dengan key behavior (perilaku utama)

pada uraian masing masing kompetensi perilaku

Perilaku inti diperoleh dengan menguraikan

aktivitas secara detil menjadi perilaku yang

diharapkan muncul. Misal : fokus terhadap detil,

menjaga profesionalitas, tidak menunggu perintah

atasan, dll

Memutuskan kompetensi perilaku yang

diperlukan oleh jabatan tersebut. Maksimal : 7

competency behavior (tidak termasuk core

competency)

8




Contoh Menyusun Kompetensi Perilaku (behavior competency) per jabatan

Nama Jabatan Customer Care Coordinator

Tanggung

Jawab Utama

Memonitor dan mengawasi kegiatan yang melibatkan pelanggan secara

langsung dan tidak langsung; menjadi jembatan antara pelanggan dan

perusahaan sehingga menjaga kualitas layanan PT Adira Sarana Armada

Uraian Tugas /

Akuntabilitas

a. Memonitor dan mengevaluasiSLS (service level standard) serta

membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas

layanan sesuai target yang ditetapkan

b. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan survey kepuasan

pelanggan untuk mendapatkan indeks kepuasan pelanggan

terhadap layanan yang diberikanc. Merencanakan, membuat dan mengevaluasi program / project yang

berkaitan dengan perbaikan layanan, fasilitas untuk meningkatkan

kepuasan pelanggan terhadap layanan jasa PT Adira Sarana Armada

Customer Care Coordinator

Uraian Tugas Uraian Aktivitas Detil Perilaku yang diharapkan muncul

Memonitor dan

mengevaluasiSLS (service

level standard) serta

membuat analisa data SLS

untuk mencapai

perbaikan kualitas

layanan sesuai target

yang ditetapkan

Menerima, menganalisa &

membantu penyelesaian

VOC yang masuk

a. Menentukan sistem, proses atau area

yang perlu dipantau,

b. mencari informasi yang perlu didapatkan

Memonitor penyelesaian

VoC

a. Memeriksa data

b. Menerapkan sistem monitoring yangtidak mengganggu proses organisasi

Menggali dan memastikan

semua kebutuhan

customer terdelivery

dengan baik

a. Secara aktif mencari informasi untuk

memahami situasi, masalah, harapan

dan kebutuhan pelanggan

b. Membina hubungan yang dekat &

kolaboratif dengan pelanggan

c. Memantau & mengevaluasi keluahn

pelanggan

A. Contoh : Menentukan aktivitas kerja & perilaku inti yang diharapkan Muncul

9




Customer Care Coordinator

Perilaku yang diharapkan muncul Behavior Competency Yang

Perlu Ada

a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau,

b. mencari informasi yang perlu didapatkan

Information Monitoring

a. Memeriksa data

b. Menerapkan sistem monitoring yang tidak

mengganggu proses organisasi


Analysis

a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami

situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan

b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan

pelanggan

c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan

Customer Focus

Communication

Decision Making

Building positive working

relationship

B. Contoh : Menganalisa Kompetensi Perilaku yang diperlukan

C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku

Dalam menentukan kompetensi perilaku, perlu dilakukan / menentukan skala tingkat

kepentingan yang akan menjadi profil dari fungsi tertentu pada suatu organisasi. Skala tingkat

kepentingan adalah sebagai berikut :

Skala Deskripsi

1. Unnecessary Kompetensi bersangkutan memiliki sangat sedikit atau bahkan tidak

mempengaruhi efektivitas kinerja sebuah fungsi di ADIRA Rent secara

keseluruhan

2. Useful, but notimportant

Kompetensi akan berguna tetapi tidak mempengaruhi efektivitas kinerjabilamana tidak ada kompetensi bersangkutan

3. Important Kompetensi membuat perbedaan secara jelas dalam kinerja fungsi yang

ada secara keseluruhan

4. Very Important Sangatlah sulit (tapi masih mungkin) untuk secara efektif menjalankan

fungsi tertentu bila mana tidak ada kompetensi yang dimaksud

5. Esensial Sangatlah tidak mungkin untuk memiliki kinerja yang efektif bilamana

tidak ada kompetensi yang dimaksud

10




C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku

Customer Care Coordinator (hanya contoh)

Perilaku yang diharapkan muncul Behavior

Competency Yang

Perlu Ada

Tingkat

Kepentingan /

SKala

Level (yang

dipersyarat

kan)

a. Menentukan sistem, proses atau

area yang perlu dipantau,

b. mencari informasi yang perlu

didapatkan

Information

Monitoring

4

a. Memeriksa data

b. Menerapkan sistem monitoringyang tidak mengganggu proses

organisasi

Information

Monitoring

4 3

Analysis 2

a. Secara aktif mencari informasi

untuk memahami situasi,

masalah, harapan dan kebutuhan

pelanggan

b. Membina hubungan yang dekat &

kolaboratif dengan pelanggan

c. Memantau & mengevaluasi

keluahn pelanggan

Customer Focus 5 1

Communication 4 2

Building positive

working relationship

3 4

Decision Making 2

Customer Care Coordinator (hanya contoh)

Behavior Competency

Yang Perlu Ada

Tingkat

Kepentingan /

SKala

Level (yang

dipersyaratkan)

Hasil/Keterangan

InformationMonitoring

4 3 Utama/Prasyarat

Analysis 2 5 Tidak diperlukan

Customer Focus 5 1 Utama/Prasyarat

Communication 4 2 Utama/Prasyarat

Building positive

working relationship

3 4 Tambahan/utk

pengembangan

Decision Making 2 5 Tidak diperlukan

11




D. Contoh : Validasi Final atas Kompetensi Perilaku

Kompetensi Perilaku Customer Care Coordinator :

Kompetensi Keterangan

a. Customer Focus

b. Communication

c. Information Monitoring

Prasyarat Jabatan

d. Building Positive Working

Relationship

Pengembangan

12



Contoh Matriks Kompetensi

B r a n c h O f f i c e

L o g i s t i c D e p a r t m e n t

M a r k e t i n g C o m m u n i c a t i o

n

D e p a r t m e n t

A f t e r S a l e s D e p a r t m e n t

C u s t o m e r C a r e D e p a r t m e

n t

F i n a n c e D e p a r t m e n t

A c c o u n t i n g D e p a r t m e n t

P r o c u r e m e n t D e p a r t m e n

t

H u m a n R e s o u r c e s

D e p a r t m e n t

G e n e r a l A f f a i r D e p a r t m e n t

I n f o r m a t i o n T e c h n o l o g y

D e p a r t m e n t

B u s i n e s s D e v e l o p m e n t

D e p a r t m e n t

D u t a M i t r a S o l u s i n d o

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Personal Attributes

Applied Learning

Continuous Learning

Impact

Initiating Action

Integrity

Resilience

Strees Tolerance

Work Standards

Leadership Skills

Aligning Performance for Success

Building A Successful Team

Change Leadership

Coaching

Developing OthersFacilitating Change

Follow Up


Leading Through Vision and Values

Interpersonal Skills

Building Positive Working Relationships

Collaboration

Communication

Gaining Commitment

Managing Conflict

Negotiation

Sales Ability/Persuasiveness

Business Skills

Analysis/Judgment

Building Partnerships

Continuous Improvement

Customer Focus

Decision Making

Managing Work

Marketing & Entrepreneurial Insight

Operational Decision Making

Planning & Organizing

Profitability Focus

Quality Orientation

Strategic Analysis

Strategic Decision Making

Matriks Profil Kompetensi Perilaku untuk Individual Contributor -Adira Rent

(Staff Level)

Kompetensi Perilaku

Departemen

Kompetensi Perilaku

Departemen

Kompetensi Perilaku

Departemen

Documents

Job+Competency