PANDUAN BEHAVIOR JOB COMPETENCY

PANDUAN BEHAVIOR JOB COMPETENCY

Membuat dan menentukan Behavior Competency berbasis DDI, Menentukan Kriteria Perilaku dan Aplikasinya dalam

Mengelola SDM

DEFINISI

Menurut DDI, kompetensi adalah :

“sekumpulan perilaku yang spesifik yang dapat diamati dan dibutuhkan oleh seseorang untuk menjadi sukses dalam menyelesaikan pekerjaannya/perannya serta dalam hal pencapaian target/strategi perusahaan”

(Byham, William C, PHD and Moyer, Reed Phd, Using competencies to build a successful organization (1996), DDI International Press)

Hubungan antara Kompetensi dan Kinerja

Salah satu faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan dalam menyelesaikan pekerjaannya adalah kompetensi. Berikut ini adalah faktor – faktor yang mempengaruhi kinerja seseorang :

PENGALAMAN

KEPRIBADIAN

KOMPETENSI PERLAKU

PENGETAHUAN – KETERAMPILAN

TEKNIS

KINERJA

Kecakapan apa yang seseorang kuasai

Bagaimana karakter seseorangApa yang seseorang

ketahui

Apa yang seseorang pernah kerjakan

Kompetensi menggambarkan perilaku, pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk menampilkan kinerja yang lebih baik untuk saat ini dan masa yang akan datang.

Dengan kata lain, kompetensi adalah hal – hal yang efektif yang dilakukan seseorang yang memiliki kinerja yang baik dengan frekuensi yang lebih sering, dalam banyak situasi dan dengan hasil yang lebih baik.

Tindakan utama atau perilaku yang dapat diamati adalah komponen dari kompetensi perilaku , yang bila ditampilkan secara efektif, akan menjadikan kompetensi perilaku tersebut menjadi efektif pula.

1

DEFINISI

Mengapa Menggunakan Kompetensi1. Membuat organisasi untuk fokus pada pengembangan perilaku, bukan hanya

pengembangan kemampuan teknis, termasuk didalamnya adalah : intrapersonal skills, interpersonal skills, leadership skills, dan business skills; mengukur pencapaian dan mendukung visi serta nilai organisasi

2. Penggunaan bahasa yang sama dan spesifik serta dapat diamati dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk berkomunikasi, pengamatan, pelatihan dan administrasi

3. Menjaga agar semua upaya pengembangan SDM fokus pada kompetensi yang tepat, sehingga memberikan nilai tambah terbaik bagi organisasi maupun individu

4. Sebagai landasan bagi semua sistem SDM untuk saling memperkuat satu dengan lainnya, mulai dari rekrutmen / seleksi, pengembangan, penempatan, perencanaan karir dan sebagainya

Tipe Job CompetencyA. Core Competencies (Kompetensi Utama Organisasi)

Core competency (kompetensi utama organisasi) diturunkan dari nilai – nilai dan arahan strategis organisasi. Core competency dibutuhkan di setiap jabatan / fungsi pada organisasi atau sebagian besar organisasi

B. Specific CompetenciesMerupakan kompetensi yang berkaitan dengan keberhasilan/performa di jabatan/ fungsi atau level tertentu

2

DEFINISI

Definisi Kluster Kompetensi

1. Expressing Individual Potential (Intrapersonal Skills)

Merupakan kompetensi yang berhubungan dengan kemampuan individu untuk mendemonstrasikan secara perilaku yang seringkali disebut “personal qualities” pada pekerjaan. Kompetensi ini adalah yang paling sulit untuk dikembangkan pada diri seseorang.

Pengelompokan Kompetensi berdasarkan Pendekatan DDI :

Applied learning Aligning performance to successContinous learning Change leadershipIntegrity CoachingImpact Developing othersInitiating action Facilitating changeResiliance Follow upStress tolerance Information monitoringWork standards

Building positive working relationship AnalysisCommunication Building partnershipGaining commitment Continuous improvementManaging conflict Customer focusNegotiation Decision makingSales ability JudgementCollaboration Managing work

Marketing & enterpreneurial insightOperational decision makingPlanning and organizingProfitability focusQuality orientationStrategic analysisStrategic decision making

Expressing individual potential(Intrapersonal skills)

A

Working with others : Helping individual & teams achieve goals

B

Working with others : Interacting effectively(interpersonal skills)

C

Focusing on result(Business skills)

D

3

DEFINISI

Aplikasi Kompetensi Perilaku di dalam Organisasi :

• Mengarahkan pengembangan personal dan profesional untuk membantu individu memahami lebih jelas hal – hal yang dibutuhkan untuk masa mendatang

• Membantu individu memahami area – area yang menjadi kekuatan dan area – area yang memerlukan pengembangan

• Membantu user/HRD dalam melakukan proses seleksi dan rekrutmen• Menciptakan sistem yang lebih fokus bagi organisasi dalam menentukan

pelatihan yang diperlukan dalam kegiatan pengembangan.

2. Working with others : Helping individual & teams achieve goals (Leadership skills)

3. Working with Others : Interacting effectively (Interpersonal Skills)

4. Focusing on Results (Business Skills)

Merupakan kompetensi yang memandu individu atau kelompok dalam mencapai tujuan kerja. Pemimpin formal dan informal seringkali dibutuhkan untuk mendemonstrasikan kompetensi – kompetensi pada perilaku ini.

Kompetensi ini berhubungan dengan pengembangan dan menjaga hubungan interpersonal yang produktif.

Kompetensi ini berhubungan dengan pencapaian hasil bisnis dengan cara melakukan struktur dan menjalankan pekerjaan secara efektif.

4

DEFINISI

Kerangka Konseptual Dasar – Strategic HR Architecture Model

Proses, Sistem & Prosedur

Hasil – Hasil yang diinginkan

Visi, Strategi, Prioritas & Tujuan

Struktur & Desain Organisasi

Kapabilitas Organisasi

WhatStrategi Bisnis

Critical Success Factors

HowStrategi Budaya

Nilai - NIlai

Rekrutmen & Seleksi

Pelatihan & Pengembangan

Rewards & Recognition

Manajemen Karir

Manajemen Kinerja

Organization Development

Kompetensi

Lingkungan Bisnis

5

MENENTUKAN KOMPETENSI JABATAN – BEHAVIOR COMPETENCY

Proses penyusunan model kompetensi adalah sebagai berikut :

Proses

Mereview dan menganalisa dokumen : Job description, SOP,

KPI, dll

Menentukan aktivitas kerja detil untuk jabatan tersebut

Menentukan perilaku inti yang diharapkan muncul untuk masing – masing aktivitas pada jabatan

tersebut

Menganalisa Kompetensi perilaku yang diperlukan untuk jabatan

tersebut

Melakukan rating & konsolidasi kompetensi perilaku yang benar –

benar diharapkan

Validasi Model Kompetensi Perilaku

Model Kompetensi Final

Keterangan

Rating ditentukan sesuai dengan tingkat kepentingan dan dampak kompetensi perilaku tersebut terhdapa produktivitas suatu pekerjaan

Lakukan konversi perilaku inti yang diharapkan muncul dengan key behavior (perilaku utama) pada uraian masing – masing kompetensi perilaku

Perilaku inti diperoleh dengan menguraikan aktivitas secara detil menjadi perilaku yang diharapkan muncul. Misal : fokus terhadap detil, menjaga profesionalitas, tidak menunggu perintah atasan, dll

Memutuskan kompetensi perilaku yang diperlukan oleh jabatan tersebut. Maksimal : 7 competency behavior (tidak termasuk core competency)

8


Contoh Menyusun Kompetensi Perilaku (behavior competency) per jabatan

Nama Jabatan Customer Care Coordinator

Tanggung Jawab Utama

Memonitor dan mengawasi kegiatan yang melibatkan pelanggan secara langsung dan tidak langsung; menjadi jembatan antara pelanggan dan perusahaan sehingga menjaga kualitas layanan PT Adira Sarana Armada

Uraian Tugas / Akuntabilitas

a. Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan

b. Melaksanakan kegiatan yang berhubungan dengan survey kepuasan pelanggan untuk mendapatkan indeks kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan

c. Merencanakan, membuat dan mengevaluasi program / project yang berkaitan dengan perbaikan layanan, fasilitas untuk meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan jasa PT Adira Sarana Armada

Customer Care Coordinator

Uraian Tugas Uraian Aktivitas Detil Perilaku yang diharapkan muncul

Memonitor dan mengevaluasi SLS (service level standard) serta membuat analisa data SLS untuk mencapai perbaikan kualitas layanan sesuai target yang ditetapkan

Menerima, menganalisa & membantu penyelesaian VOC yang masuk

a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau,

b. mencari informasi yang perlu didapatkan

Memonitor penyelesaian VoC

a. Memeriksa datab. Menerapkan sistem monitoring yang

tidak mengganggu proses organisasi

Menggali dan memastikan semua kebutuhan customer terdelivery dengan baik

a. Secara aktif mencari informasi untuk memahami situasi, masalah, harapan dan kebutuhan pelanggan

b. Membina hubungan yang dekat & kolaboratif dengan pelanggan

c. Memantau & mengevaluasi keluahn pelanggan

A. Contoh : Menentukan aktivitas kerja & perilaku inti yang diharapkan Muncul

9


Customer Care Coordinator

Perilaku yang diharapkan muncul Behavior Competency Yang Perlu Ada

a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau, b. mencari informasi yang perlu didapatkan

Information Monitoring

a. Memeriksa datab. Menerapkan sistem monitoring yang tidak

mengganggu proses organisasi

Information MonitoringAnalysis




Customer FocusCommunicationDecision MakingBuilding positive working

relationship

B. Contoh : Menganalisa Kompetensi Perilaku yang diperlukan

C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku

Dalam menentukan kompetensi perilaku, perlu dilakukan / menentukan skala tingkat kepentingan yang akan menjadi profil dari fungsi tertentu pada suatu organisasi. Skala tingkat kepentingan adalah sebagai berikut :

Skala Deskripsi

1. Unnecessary Kompetensi bersangkutan memiliki sangat sedikit atau bahkan tidak mempengaruhi efektivitas kinerja sebuah fungsi di ADIRA Rent secara keseluruhan

2. Useful, but not important

Kompetensi akan berguna tetapi tidak mempengaruhi efektivitas kinerja bilamana tidak ada kompetensi bersangkutan

3. Important Kompetensi membuat perbedaan secara jelas dalam kinerja fungsi yang ada secara keseluruhan

4. Very Important Sangatlah sulit (tapi masih mungkin) untuk secara efektif menjalankan fungsi tertentu bila mana tidak ada kompetensi yang dimaksud

5. Esensial Sangatlah tidak mungkin untuk memiliki kinerja yang efektif bilamana tidak ada kompetensi yang dimaksud

10


C. Contoh : Melakukan Rating atas Kompetensi Perilaku

Customer Care Coordinator (hanya contoh)

Perilaku yang diharapkan muncul Behavior Competency Yang

Perlu Ada

Tingkat Kepentingan /

SKala

Level (yang dipersyarat

kan)

a. Menentukan sistem, proses atau area yang perlu dipantau,

b. mencari informasi yang perlu didapatkan


4

a. Memeriksa datab. Menerapkan sistem monitoring

yang tidak mengganggu proses organisasi


4 3

Analysis 2




Customer Focus 5 1

Communication 4 2

Building positive working relationship

3 4

Decision Making 2

Customer Care Coordinator (hanya contoh)

Behavior Competency Yang Perlu Ada

Tingkat Kepentingan /

SKala

Level (yang dipersyaratkan)

Hasil/Keterangan


4 3 Utama/Prasyarat

Analysis 2 5 Tidak diperlukan

Customer Focus 5 1 Utama/Prasyarat

Communication 4 2 Utama/Prasyarat

Building positive working relationship

3 4 Tambahan/utk pengembangan

Decision Making 2 5 Tidak diperlukan

11


D. Contoh : Validasi Final atas Kompetensi Perilaku

Kompetensi Perilaku Customer Care Coordinator :

Kompetensi Keterangan

a. Customer Focusb. Communicationc. Information Monitoring

Prasyarat Jabatan

d. Building Positive Working Relationship

Pengembangan

12

Contoh Matriks Kompetensi

Bra

nch

Offi

ce

Logis

tic D

epart

ment

Mark

eti

ng C

om

munic

ati

on

Depart

ment

Aft

er

Sale

s D

epart

ment

Cust

om

er

Care

Depart

ment

Fin

ance

Depart

ment

Acc

ounti

ng D

epart

ment

Pro

cure

ment

Depart

ment

Hum

an R

esourc

es

Depart

ment

Genera

l Aff

air

Depart

ment

Info

rmati

on T

echnolo

gy

Depart

ment

Busin

ess D

evelo

pm

ent

Depart

ment

Duta

Mit

ra S

olu

sin

do

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Personal Attributes

Applied Learning ●Continuous Learning

Impact ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Initiating Action ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Integrity

Resilience

Strees Tolerance ●Work Standards

Leadership Skills

Aligning Performance for Success

Building A Successful Team

Change Leadership

Coaching

Developing Others

Facilitating Change

Follow Up


Leading Through Vision and Values

Interpersonal Skills

Building Positive Working Relationships ●Collaboration ● ● ● ● ● ●Communication ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Gaining Commitment

Managing Conflict

Negotiation

Sales Ability/Persuasiveness ●Business Skills

Analysis/Judgment ● ●Building Partnerships

Continuous Improvement

Customer Focus ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ●Decision Making

Managing Work ● ● ● ● ● ●Marketing & Entrepreneurial Insight

Operational Decision Making

Planning & Organizing ●Profitability Focus

Quality Orientation ● ● ● ● ● ●Strategic Analysis

Strategic Decision Making

Matriks Profil Kompetensi Perilaku untuk Individual Contributor - Adira Rent (Staff Level)

Kompetensi Perilaku

Departemen

Kompetensi Perilaku

Departemen

Kompetensi Perilaku

Departemen

Documents

PANDUAN BEHAVIOR JOB COMPETENCY