10 tips for de som skal lykkes med Office 365

En guide for ledere

Jobb smartere sammen:

De beste verktøyene for samhandlingTeknologien og måten vi jobber på er i lynrask endring. Bedrifter som ikke henger med på utviklingen står i fare for å miste sin relevans. Det haster å investere klokt i teknologi som bedrer driften, sikrer raskere utvikling av nye produkter og tjenester, og setter ansatte bedre i stand til å møte behovene som kommer. Kravene møtes enklere med nye smarte arbeidsverktøy og mer effektive samarbeidsformer.

Ser muligheter med teknologi Unge arbeidstagere ønsker tett og enkel samhandling med personene de jobber med, og en fleksibel arbeidshverdag der de kan være effektive også utenfor kontorets fire vegger. Denne type krav og ønsker fører til større konkurranse om talentene. Virksomheter som skal fremstå som attraktive arbeidsgivere må henge med på de digitale omskiftingene, og evne å se teknologiske muligheter.

Smarte og effektive verktøy

En godt utstyrt arbeidsstyrke er den viktigste forutsetningen for å møte fremtidens utfordringer og nye konkurransesituasjoner. Dette innebærer gode verktøy og smarte skytjenester, som fungerer på alle enheter uansett hvor man befinner seg. Det er her Microsoft Office 365 kommer inn.

For alle bedrifterMicrosoft Office 365 levert av Telenor, gjør samhandling i bedriften enklere og mer effektiv, enten det er snakk om en liten enkeltmanns­bedrift eller en med flere hundre ansatte. Du får bedre kontakt med kunder og kolleger, fra e­post og direktemeldinger til sosiale nettverk og videokonferanser. Office 356 inkluderer velkjente verktøy som Word, Excel, PowerPoint og Outlook, i tillegg til kraftige skytjenester som OneDrive og Microsoft Teams. Telenor har også verdens beste 4G­nett, som gjør at du kan jobbe når som helst og hvor som helst.

n ny måte å jobbe på

Microsoft Office 365 levert av Telenor, gjør samhandling i bedriften enklere

og mer effektiv, enten det er snakk om en liten enkeltmanns bedrift eller en

med flere hundre ansatte.

1. Alt på ett sted: Office 365 er en skybasert abonnementstjeneste som samler de mest utbredte arbeidsverktøyene på ett sted. Du kan blant annet opprette, redigere og dele filer i sanntid, og kommunisere med kunder og kollegaer i alt fra fra e­post og direktemeldinger til sosiale nettverk og videokonferanser. Dette gjør samhandlingen enklere og mer effektiv, enten det er snakk om en liten enkeltmannsbedrift eller en med flere hundre ansatte.

2. Alle data er trygt lagret i sikre datasenter: Mange bedrifter er skeptiske til skytjenester, og tror det er mindre trygt å lagre i skyen enn lokalt. De tror også at de ikke er særlig interessante for hackere, og dermed ikke trenger avansert sikkerhet. Faktum er at alle bedrifter er attraktive mål for kriminelle. Hackere vil gjerne ha tak i bedrifts kritiske dokumenter, kundesensitive data og tilgang til viktige systemer etc. Små og mellomstore bedrifter mangler ofte kompetansen og midlene til å beskytte seg alene, og skytjenester kan derfor være et viktig verktøy for å gi økt sikkerhet og redusert sårbarhet.

3. Løsninger for stor, til prisen for liten: Skytjenester hjelper små og mellomstore bedrifter med å få tilgang til de samme mulighetene som verdens største bedrifter nyter godt av. I tillegg lagres alt av filer og dokumenter trygt og sikkert i skyen. Telenor tilbyr tre ulike pakkeløsninger tilpasset ulike behov: Office 365 Basis, Pluss og Premium.

4. Mobilen som PC, og PC-en som mobil: Som en tilleggstjeneste til Office 365, tilbyr Telenor også kundene taleintegrasjon. Dette betyr at bedrif­ter kan bruke PCen som mobiltelefon, og omvendt. På den måten blir det mye enklere å jobbe slik man selv foretrekker. Samtidig heves produktiviteten og bedriftens kostnader senkes. Bedriftens ansatte kan kjøre hurtige videomøter når de ønsker, bruke Mi­crosoft Teams til lengre telefonsamtaler, eller ringe inn fra appen på bilens «hands­free» mens man kjører. Dette er særlig gunstig for de som reiser mye eller har mange møter i løpet av dagen.

5. Samhandling i sanntid: I Microsoft Teams kan arbeidsgrupper snakke sammen i sanntid, enten i grupper eller i en privat chat. De kan også ha nettmøter med lyd og video i HD, dele filer og samarbeide på dokumenter. Dette skaper tettere og bedre samhandling, og en smartere og mer effektiv arbeidshverdag.

6. Raske avklaringer: Usikker på hva som er riktig beslutning? Del beslutningsgrunnlaget i gruppen og kom frem til en god løsning i et hurtig videomøte.

7. Økt effektivitet, lavere kostnader: Ved å digitalisere og forenkle tungvinte prosesser som timeføring, fakturering, eller prosjektstyring, får man bedre oversikt og slipper å bruke tid på informasjonsinnhenting eller dobbeltarbeid. Ved å sørge for at ansatte også har tilgang til de samme verktøyene enten de er inne på kontoret eller ute på oppdrag, spares mye tid og ressurser som igjen kan omprioriteres til verdiskapende aktiviteter.

8. Tilgang til innsikt: Ved å integrere Power BI kan du trekke ut innsikt med et brukervennlig verktøy som analyserer og rapporter så mye eller lite av dine data som du ønsker. Power BI trekker også ut de viktigste beregningene på en visuell og forståelig måte. Rapporten kan enkelt deles med resten av virksomheten.

9. Digitalisering, raskt og enkelt: Digitalisering handler ikke bare om teknologi, men like mye om viljen og evnen til endring. Mulighetene teknologi gir oppfattes og utnyttes forskjellig, fra de som tar i bruk grensesprengende innova­sjoner, til de som nøyer seg med å effektivisere operasjonelle prosesser. Felles for alle som tar i bruk digitale teknologier, er nødvendigheten av å lede mennesker, prosesser og teknologi sammen på nye måter.

10.Bedriften blir en lærende organisasjon: Bedrifter som gir de ansatte tilgang til gode verktøy og smarte samarbeidsformer blir mer konkurranse dyktige. Kompetanseutvikling har aldri vært viktigere enn nå midt oppe i de store digitale omskiftningene.

10 veier til bedre samhandling

OneNote: En digital notatblokk som tar vare på og organiserer ulike ting i livet ditt, på tvers av flere enheter. Du kan skrive ned ideer dine, holde oversikt over møtenotater, klippe ut ting fra nettet, eller lage en gjøremålsliste. Du kan i tillegg tegne og skissere ideer.

Microsoft Teams er i ferd med å bli den foretrukne samarbeidsløsningen for smartere arbeidsformer. Løsningen danner et effektivt arbeidsområde i Office 365, skreddersydd for samhandling og samarbeid. Ar­beidsgruppen får umiddelbar tilgang til alt de trenger på ett og samme sted, synlig og tilgjengelig for alle. Dette innebærer personer, samtaler, innhold, verktøy som brukes daglig og inngår i forskjellige prosjekter og jobber. Arbeidsgrupper kan snakke sammen i sanntid, ha nettmøter, dele filer og samarbeide på dokumenter.

5 samhandlingsfavoritter SharePoint: Et verktøy som gjør det enklere for

alle i og utenfor virksomheten å dele og samarbeide om oppgaver på tvers av alle enheter. Du får et eget dynamisk arbeidsområde som deles inn i ulike gruppe­områder for hvert enkelt prosjektteam, avdeling og di­visjon. Her kan du dele filer, data, nyheter og ressurser.

Planner: Et enkelt verktøy for å organisere grup­pearbeidet. Her kan du sette sammen arbeidsgrupper, opprette nye planer, organisere og tilordne oppgaver til de på teamet, dele filer, chatte og få oppdateringer om status og fremdrift.

To-Do: En enkel og intelligent liste over gjøremål som gjør dagen lettere å planlegge – enten det er snakk om oppgaver på jobben eller privat. To­Do orga­niserer hverdagen med smarte forslag, som gjør at du kan fullføre de viktigste oppgavene du ønsker å få gjort hver dag.

Hjelper deg i gangTelenor sitt rådgivningsteam på Gjøvik hjelper små og mellomstore bedrifter med å gå over til en smartere digital arbeidsdag. De vil bistå i prosessen med å fjerne manuelle, kostbare og tungvinte oppgaver, og hjelpe ledere med å forstå at veien dit er enklere enn mange tror.

Fjerner dobbeltarbeidDet å ta i bruk moderne arbeidsverktøy innebærer en endring i arbeidsform, og det er derfor viktig at man tar de riktige valgene innledningsvis. Rådgivningstemaet starter veiledningen med en kart­leggingssamtale som gjøres på telefon. Her går man igjennom hvilke verktøy og prosesser bedriften har i dag, og ser om det er områder hvor det er unødvendig mye dobbeltarbeid, om det er eksisterende systemer som kan utnyttes bedre, eller om det trengs kompletterende løsninger.

Gjør ting smartereEtter at teamet har dannet et bilde av bedriften, hvordan de jobber og utfordringene de har, kommer de med anbefalte løsninger. Stikkordet er effektivisering gjennom å gjøre ting smartere. Ledere kan dermed slå mange fluer i en smekk. De får hjelp til digitalisering, støtte til å sikre at data og informasjon er beskyttet i verdens mest moderne datasenter, og en mer effektiv bedrift med mer tilfredse ansatte.

1. God opplæringDen beste måten å få ansatte engasjert i Microsoft Teams, er å samle alle til et orienteringsmøte der du introduserer det nye arbeidsområdet. Start møtet med å forklare formålet med Teams, hvordan du tenker at dere skal bruke tjenesten, og fordelene dette vil gi den enkelte, gruppen og virksomheten. Telenor vil hjelpe deg med råd og veiledning underveis, via vårt dedikerte onboarding­team.

For å sikre at hele teamet kommer godt i gang, er det en ide å be alle forplikte seg til å bruke Teams som det primære stedet hvor de kommuniserer og samarbeider. Last ned Microsoft Teams til både PC og mobil slik at du kan være koblet til arbeids­gruppen uansett tid og sted. I oppstartsfasen kan det være lurt å opprette en «feedback»­kanal i Teams der du oppfordrer medarbeidere dine til å be om hjelp. Du kan også arrangere chat­baser­te «opplæringskurs» og «spørsmål og svar»­økter direkte i Teams.

2. Tilpass team og kanaler etter behovOrganiser medarbeiderne ved å opprette team med dedikerte kanaler til spesifikke emner eller prosjektgrupper. Last opp filer til de relevante kanalene, og merk filene som brukes ofte for å gjøre det lettere for alle å finne dem. Skreddersy også varsler slik at du ikke går glipp av viktige aktiviteter og informasjon. Videre kan du inte­grere favorittprogrammene og tjenester som Word, PowerPoint, Excel, PowerBI, Planner, SurveyMonkey, HootSuite slik at flere ting kan gjøres inne på samme sted.

3. Bruk chatten aktivtChat er en god måte å kommunisere med hverandre i nåtid. Det kan derfor være lurt å opprette en liten gruppechat der du inviterer inn de kollegaene du jobber mest med. Du kan også navngi og «favorisere» chatten slik at du enkelt finner den igjen senere. Chat er i tillegg en fin måte å erstatte intern e­postutveksling, spesielt på korte meldinger som «Kan vi utsette morgendagens møte?» eller «Godt jobba med kunde X.» Chatten kan også gjøres morsommere og mer personlig ved å dele emojis, memes og stickers.

Bestill en gratis rådgivningssamtale i dag

Vil du vite mer om Office 365 og smart samhandling?

Du bestiller ved å klikke på lenken over, eller ved å ringe 22 70 08 01