JOB DESCRIPTION PANITIA TEKNIK ROAD TO UI ART WAR 2013

1. Sekretaris Umum Bertanggung jawab penuh secara langsung kepada PO Mengurus segala bentuk administrasi dan kesekretariatan kepanitiaan Bertanggungjawab kepada surat masuk dan surat keluar. Menyusun LPJ TeknikRawr 2013. Membuat surat undangan untuk artis, surat permohonan izin kegiatan, surat

permohonan izin tidak masuk kelas, surat permohonan izin pemakaian ruangan dan fasilitas, serta surat permohonan dana ke dekanat.

Membuat notulensi rapat dan mengupload ke email teknikRAWR. Mengumpulkan berkas pendaftaran tiap cabang lomba Fakultas Teknik kepada

pihak UI Art War Mengirimkan berkas pendaftaran milik kontingen teknik ke UI Art War. Membuat SOP pembuatan surat agar permintaan surat izin dsb tidak mendadak.

2. Bendahara Umum Membuat laporan pemasukan dan pengeluaran dari masing-masing bidang Membantu dalam proses pengajuan permohonan dana ke dekanat dan ILUNI. Mengkordinir penjualan merchandise TeknikRAWR 2013 dengan berkordinasi

dengan PJ departemen masing-masing ( PJ akan ditentukan kemudian) Membuat LPJ Bendum di akhir kepanitiaan

3. Kabid Operasional Bertanggung jawab kepada PO Bertanggungjawab kepada kebutuhan operasional dari cabang-cabang seni Membagi cabang lomba yang akan dipegang oleh masing-masing kaops. Mengetahui kebutuhan masing-masing cabang, mulai dari segi alat, persiapan,

transportasi ke tempat lomba, konsep audisi, jadwal dan tempat latian, pelatih dan konsumsi pada hari H. (kordinasi dengan PJ lomba masing-masing)

Memastikan adanya supporter dan dokumentasi dari masing-masing cabang lomba

Memastikan PJ lomba memiliki list calon artist yang akan mengikuti lomba. Mengawasi latihan dari masing-masing cabang yang dipegang. Mencari tahu perkembangan seni di fakultas lain (Tanya2 sama anak-anak

fakultas lain) Mencari tahu tentang juri masing-masing cabang lomba yang dipegang, kira-

kira kriteria penilaiannya seperti apa, orangnya seperti apa dalam menilai, dsb. Kordinasi antar kaops agar saling tahu progress masing-masing.

Mengadakan rapat H-1 sebelum lomba berlangsung untuk mempersiapkan teknis pada saat hari H

4. PJ Cabang Lomba

UMUM (untuk dilaksanakan seluruh PJ cabang lomba) : Bertanggungjawab pada PO dan Kaops Membuat Rancangan Anggaran Biaya (RAB) berupa list kebutuhan dan biaya

produksi masing-masing cabang. Mencari staff untuk membantu masing-masing cabang Oprec calon kontingen akan dilaksanakan tanggal 2-6 September, setelah itu PJ

cabang lomba mengumpulkan nama-nama calon kontingen dan menginformasikan mengenai audisi (jika diperlukan).

Untuk cabang yang memerlukan audisi, PJ cabang lomba membuat konsep audisi berupa tanggal, tempat dan mencari juri untuk audisi. Semua audisi akan dilaksanakan dengan konsep open audition, yaitu audisi yang terbuka dan bisa dilihat oleh warga teknik sehingga mereka aware sama art war. Audisi akan dilaksanakan antara tanggal 9-13 September, PJ lomba bikin jadwal audisi diantara tgl tsb, kordinasi sama PJ cabang lain.

Tanggal 20 September akan ada pre event berupa penampilan kontingen sebelum UI Art War, disini kontingen tampil tapi bukan nampilin konsep yg nanti ditampilin di Art War.

Membuat jadwal latihan dan tempat latihan rutin, kordinasi sama PJ cabang lomba lain dan sekum. Usahakan ga mendadak kasihtaunya ke sekum supaya bisa diproses surat izinnya.

Mencari pelatih jika diperlukan. Menghadiri technical meeting cabang lomba yang dipegang. Sangat penting untuk melakukan research juri. Kordinasi dengan PJ cabang

lomba di UI Art War, tanya2 tentang jurinya.

KHUSUS

Teater

Mencari pengiring music untuk mengiringi teater pada hari H (jika diperlukan) Mendampingi jalannya latihan dan memastikan latihan sudah terlaksana minimal

8 minggu sebelum hari H. Memberi laporan kepada PO dan kaops terkait persiapan kontingen teater. Membantu kaops dalam kegiatan research juri teater.

Vocal Group dan Solo Vocal

Audisi kalau memungkinkan boleh dilaksanakan bersamaan, siapin tema atau lagu wajibnya dan juri.

Memastikan kontingen solo vocal dan vocal group beda, jadi gada kontingen yang dobel mewakili kedua cabang.

Pelatih harus yang diketahui kapabilitasnya, yang bisa aransemen music dan mengerti tentang olah vocal.

Mencari pengiring music untuk kedua cabang. Membantu dalam kegiatan research juri solo vocal dan vocal group

Band

Perbanyak kordinasi dengan PJ band UI Art War (Tanya2 tentang juri). Mempersiapkan tempat audisi , alat dan juri juga tema lagu atau lagu wajib yang

akan dibawakan pada saat audisi. Mengatur latihan rutin, kordinasi sama sekum untuk latian di dekanat.

Tari

Mengkordinasi dengan pelatih mengenai jadwal latian Mengadakan evaluasi setiap selesai latian Memastikan konsumsi pelatih Membuat absensi penari Membuat peraturan yang mengikat mengenai jadwal latihan Kordinasi dengan PJ tari di UI Art War mengenai peraturan, juri, dsb.

Film

Memastikan ketersediaan sumber daya untuk cabang film. Mempersiapkan materi film dan bertindak sebagai produser. Menghubungi mahasiswa teknik yang pernah terlibat dalam kegiatan membuat

film di UI Art War tahun lalu. Bertanggungjawab penuh pada produksi film (materi, skrip, talent,desain grafis,

editing, dvd case, dsb) Melakukan pengumpulan film. Perbanyak kordinasi dengan panitia pusat dari cabang film.

Fotografi

Menentukan system / teknis seleksi kontingen untuk cabang fotografi jika diperlukan.

Bertanggungjawab pada saat pengumpulan karya Mencari pelatih jika diperlukan dan menentukan jadwal latihan

Stand Up Comedy

Menentukan materi untuk seleksi kontingen Membantu kontingen dalam mempersiapkan materi stand up yang akan dibawa ke

UI Art War

Mural

Tidak perlu melakukan audisi jika orangnya tidak berlebih, sistemnya lebih ke kerjasama jadi kontingen digabung dan bersama-sama menjadi perwakilan cabang mural ke UI Art War.

Menentukan berapa jumlah kontingen yang akan mewakili cabang mural. Pj dengan tegasa mempunyai timeline khusus kapan harus bertemu yang semua

harus komplit , melakukan latian dan membeli barang barang yang dibutuhkan, sehingga saat hari H tidak terlalu panik.

Mempunyai tema dan konsep fix setelah technical meeting pertama Mempersiapkan alat-alat mural dari seminggu sebelum hari H.

Lukis

Menentukan tema seleksi dan menentukan juri untuk seleksi Memajang hasil lukisan calon kontingen di kantek Mempersiapkan kebutuhan kontingen lukis, termasuk alat lukis, media, dsb.

5. Kabid Acara

Membuat konsep masing-masing acara Kabid membagi job desc PJ, yang perlu PJ sebenarnya 2 acara yaitu event maba

dan penampilan artis sebelum art war, karena opening akan dibantu free show dan closing dipegang Humas BEM. Di rangkaian masing-masing acara, anak acara wajib saling membantu.

Mengawasi jalannya setiap acara Untuk arak-arakan UI Art War, Kabid menentukan waktu dan tempat berkumpul

dan kordinasi dengan peserta arak-arakan setiap departemen. Rangkaian acara ada 4 yaitu:

Opening

Tempat : Panggung rotundaTanggal : 6 september 2013, -Opening akan digabung dengan salah satu proker seni yaitu free show . -Mencari MC untuk opening dan mempersiapkan materi/que card yang akan diomongin sama MC. Isi que card adalah memperkenalkan TeknikRAWR pada warga teknik dan mengumumkan hari tsb adalah hari terakhir oprec artis. Nanti akan ada booth oprec artis.-Kerjasama dengan publikasi free show

PJ Event MabaTempat : tentativeTanggal : minggu ke 3 bulan oktober-kerjasama sama sekum untuk izin tempat-PJ event maba membuat konsep event yang bisa diikuti oleh seluruh maba. Contohnya taun lalu ada percussion battle, taun ini bisa flash mob, cheerleading squad atau cari konsep lain yang rame. Bisa juga gabungin flash mob sama perkusi.-Berkordinasi sama KEMA BEM karena ini utk maba, nanti masalah kordinasi akan dibantu PO.-Membuat rundown acara, urutan penampilan, dsb-Mencari MC dan membuat que card untuk MC-Mencari hadiah yang akan diberikan pada pemenang battle.-Bekerjasama dengan publikasi

PJ Penampilan Artis Sebelum Art WarTempat : RotundaTanggal : 20 September 2013-Mencari MC dan membuat que card-membuat rundown acara-Mencari media untuk memajang hasil lukisan kontingen cabang lukis dan fotografi, pengadaan media akan diurus perlap-Bekerjasama dengan publikasi -Bekerjasama dengan sekum untuk izin tempat

Closing-untuk closing yaitu Malam Apresiasi Teknik (MAT), akan diadakan oleh Humas BEM-Pihak acara TeknikRAWR wajib membantu, kordinasi sama humas-membuat urutan pengumuman cabang dan nama kontingen

6. Sarana dan Prasarana

Bertanggungjawab kepada PO Membuat SOP Sarana dan Prasarana supaya tidak ada pemberitahuan mendadak

tentang list kebutuhan. Kordinasi dengan PJ acara, pj cabang lomba mengenai list kebutuhan yang

diperlukan. Mencari staff perlap.

7. Kabid Humas Bertanggungjawab kepada PO Bertanggung jawab menyebarluaskan informasi mengenai UI Art War ke dalam

dan ke luar kepanitiaan sebelum, saat, dan sesudah UI Art War dilaksanakan Bertanggungjawab atas pendaftaran kontingen ke UI Art War Bekerjasama dengan registrasi untuk pembuatan form registrasi dan stand

registrasi calon kontingen teknik untuk art war. Bekerja sama dengan PJ Publikasi dalam pembuatan media publikasi

TeknikRAWR, baik dalam bentuk media online, mading, flyer, dan instalasi Bekerja sama dengan setiap bidang dalam kepanitiaan yang memiliki materi

publikasi, contohnya Bendahara dan Danus dalam menyebarkan informasi penjualan kaos dan merchandise TeknikRAWR

Menyebarkan jarkom kepada seluruh panitia mengenai informasi UI Art War dan kegiatan-kegiatan intern TeknikRAWR

Menyebarkan jarkom jadwal lomba UI Art War kepada warga Teknik Penyebaran jadwal audisi, jadwal latihan, kaos dan merchandise, dapat dilakukan

melalui twitter dan jarkom. Penyebaran jarkom lomba dikirim kepada Ketua SIWA departemen, seluruh

panitia, ketua BEM FT dan Kabid& Wakabid Seni. Mengawasi dan membantu pekerjaan PJ publikasi, desain dan registrasi

8. PJ Publikasi

Bertanggung jawab dalam pembuatan slogan, poster, spanduk, dan flyer TeknikRAWR.

Bertanggung jawab dalam penyebaran informasi mengenai teknikRAWR dan UI Art War melalui segala media.

Bertanggung jawab terhadap penyampaian informasi yang berhubungan dengan UI Art War.

Bertanggung jawab dan berkoordinasi dengan Kepala Bidang Humas. Membuat mading yang memuat jadwal lomba UI Art War.

Melakukan publikasi kontingen seni teknik untuk UI Art War dan perlombaan UI Art War melalui social media (twitter). Update twitter diusahakan setiap hari.

Melakukan publikasi lomba UI Art War di FT dalam bentuk pembagian flyer. Membuat dan menggantung hiasan teknikRAWR di lorong2 FT Menempel poster teknikRAWR di mading 8 departemen dan di lokasi strategis

FT.

Membuat spanduk teknikRAWR. Terdapat 3 jenis spanduk:- 3 Spanduk provokasi Teknik berisi kalimat-kalimat yang membuat orang tertarik

pada teknikRAWR (dipasang di selasar dekanat, perempatan EC-Lobby K-Sipil-Ars, dan Kantek).

- 2 Spanduk dengan logo teknikRAWR (dipasang di kantek) : 1 Spanduk besar, 1 Spanduk kecil.

Melakukan publikasi lomba UI Art War dalam bentuk pembagian flyer di Kantek.

9. PJ Desain Berkordinasi langsung dengan PJ Publikasi dan Humas Bertanggungjawab dalam pembuatan desain logo, desain kaos + merchandise

(kipas), desain poster, spanduk, flyer, dsb yang bertujuan untuk publikasi

10. PJ Registrasi Bertanggungjawab terhadap stand pendaftaran calon kontingen teknik untuk UI

Art War (nanti stand akan dipasang depan ruang bem). Yang jaga stand akan dibuat shift. Pendaftaran dibuka tanggal 2-6 september 2013.

Bertanggungjawab terhadap registrasi online calon kontingen. Registrasi online dibuka pada tanggal yang sama

Mengumpulkan data calon kontingen dan merekap data (dari yg dftr ke stand sama yg daftar online) kemudian diserahkan kepada PJ lomba masing-masing.

11. PJ Supporter Menghubungi cp SIWA masing2 dept untuk menginfokan lomba agar dr msg2

dept ada perwakilan supporter, terutama dari dept kontingen yang maju. Menghubungi cp SIWA masing2 dept untuk menginfokan agar ada perwakilan

supporter dari dept yang mengikuti arak-arakan saat opening UI Art War Bertanggungjawab untuk mengkordinir saat arak-arakan Opening UI Art War

berlangsung (tanggal akan ditentukan oleh panitia UI Art War pusat) Mengkordinir supporter yang hadir dalam setiap lomba

12. PJ Dokumentasi Hadir dan mendokumentasikan setiap event yang diadakan TeknikRAWR

Hadir dan mendokumentasikan setiap cabang lomba dalam UI Art War Mengumpulkan dokumentasi dalam bentuk softcopy dan dikelompokkan ke

dalam file terpisah sesuai eventnya Mengupload foto dalam setiap event ke social media (twitter/fb TeknikRAWR),

kordinasi dengan publikasi.