Izdajanje in prejemanje e-računov

Izdajanje in prejemanje e-računov

Pripravila: Dr. Andreja [email protected]

Uporabljeni vir: Posredovanje računov in plačil v elektronski obliki med poslovnimi partnerji Seminarska naloga (Seminarska naloga na Podiplomskem študijskem programu)Slušatelji: Bogataj Kristina, Bohak Rafko, Modic Janez,

Ravnihar Franc, Saje Andrej, Šik Miran, Šumi Jure

KUPCEVO NAROCILO

VNOS NAROCILA V NAROCNIŠKI

SISTEM

VNOS V RACUNOVODSKI

SISTEM

INTERNA POŠTA DO RACUNOVODSTVA

EKSTERNA POŠTA DO DOBAVITELJA

IZPIS DOBAVNICE

IZPIS RACUNA

Racunovodstvo

Prodajni oddelek dobavitelja

$

$ $

Nabavni oddelek kupca

$

$ $


EKSTERNA POŠTA DO KUPCA

Klasičen proces izdajanja računov

RACUN

PREGLED RACUNA IN

VNOS V RACUNOVODSKI

SISTEM

EKSTERNA POŠTA DO KUPCA

IZPIS INTERNEGA NALOGA ZA

PLACILO

NABAVA PREVERI ISTOVETNOST

RACUNA Z NAROCILOM

$

$

$


Racunovodstvo

INTERNA POŠTA DO RACUNOVODSTVA

VNOS PODATKOV V

FINANCNI SISTEM

INTERNA POŠTA DO FINANCNE SLUŽBE

IZPIS EKSTERNEGA

NALOGA ZA PLACILO

$

VISIO CORPORATION

Financna služba

IZVEDBA PLACILA -

NAKAZILO NA RACUN

DOBAVITELJA

EKSTERNA POŠTA DO KUPCEVE BANKE

Klasičen proces prejemanja računov

Stična točka obeh procesovje račun

Ključni problemi na strani kupca

• Trije ključni problemi, ki spodbujajo kupce k prehodu na elektronski način plačevanja (Caughey, 2003 in King, 2003):

– Dolgotrajnost procesa plačevanja računa zaradi obilice ročnega dela (preverjanje ustreznosti računa, prepisovanje ustreznih podatkov v računovodski in finančni sistem) ter počasnega posredovanja dokumentov (tako s pomočjo interne kot normalne pošte).

Ključni problemi na strani kupca

– Napake pri vnosih – podatki z računa so ročno vnešeni v dva različna sistema (računovodski in finančni sistem kupca).

– Zavlačevanje pri izvedbi plačil - banke včasih zavlačujejo s plačili računov, kar lahko povzroči prepozno dobavo izdelkov oz. izvajanje storitev. Včasih prepozno plačilo lahko pomeni tudi izgubo morebitnih popustov za plačilo v roku.

Ključni problemi prodajalca

• Trije ključni problemi, ki spodbujajo prehod na elektronski način poslovanja (Caughey, 2003 in King, 2003):

– Visoki stroški obdelave naročil - veliko ročnega dela, visoki stroški poštnine, visoki stroški pisarniškega/poštnega materiala,...

– Visoki stroški reševanja reklamacij, ki nastanejo zaradi napak pri prepisovanju dokumentov v sistem.

– Počasnost procesa, ki lahko negativno vpliva na ponovne nakupe obstoječih strank.

Možnosti za izboljšavo• Pomembna je pripravljenosti in želja

vodstva po spremembah. • Uvajanje e-poslovanja zahteva uvajanje:

• novih metodologij, • tehnologij, • načinov komuniciranja • v večini primerov celovito preoblikovanje

obstoječih poslovnih procesov.

Možnosti za izboljšavo

• Avtomatizacija obdelave dokumentov– odprava nepotrebnega ročnega dela.

Večkratno pretipkavanje podatkov v različne sisteme, je potrebno nadomestiti z avtomatizacijo procesov.

Možnosti za izboljšavo• Avtomatizacija obdelave dokumentov

omogoča:– Zmanjšanje števila nepotrebnih napak, ki

nastanejo zaradi napak pri večkratnem ročnem vnašanju podatkov v različne sisteme,

– Pospeševanje obdelave dokumentov,– Zmanjšanje neposrednih stroškov dela.

Možnosti za izboljšavo• Brezpapirno poslovanje – posredovanje

dokumentov v e-obliki– pospeševanje procesa izdajanja računa in

procesa plačevanja računa– zmanjšanje stroškov za pisarniški material

(papir, kuverte) in stroške poštnin.

Priložnosti za zmanjšanje stroškov

• Stroške pri klasičnih procesih lahko razdelimo na tri dele in sicer na:

– stroške ročnega dela (prepisovanj podatkov iz dokumentov v različne sisteme),

– neposredne stroške priprave in plačila računov (drobni pisarniški material, poštnina, predtiskani notranji in zunanji dokumenti),

– stroški obravnave in reševanja napak in reklamacij.

Ocena stroškov enega naročila

• V klasičnem načinu stane procesiranje enega naročila in priprava enega računa v povprečju med 4 - 5 USD (Caughey, 2003).


VRSTA STROŠKA STROŠEK

Obdelava naročila (15 minut) 1,8 USD

Prepisovanje podatkov v različne sisteme (10 minut) 1,3 USD

Poštnine 0,80 – 1,40 USD

Pisarniški material in priprava dokumentov 0,30 – 0,60 USD

SKUPAJ 4,20 – 5,10 USD

Tabela 1: Vrste in ocenjene višine stroškov

Ocena stroškov za MSP

Primerjava med stroški računa v papirni in elektronski obliki – primer Finske

Vir: Korpela, Blejska eKonferenca 2005


• Stroški reševanja reklamacij niso vključeni v oceno (v povprečju 20 USD).

• V povprečju je reklamiranih od 10% -15% izdanih računov, za večino primerov pa je kriva napaka pri vnašanju (prepisovanju) podatkov iz dokumentov v različne sisteme (King, 2003).

• Z upoštevanjem teh dodatnih stroškov se povprečen strošek procesiranja enega naročila zviša iz 4-5 USD na skupaj 6-7 USD.


• Potencialno znižanje stroškov posameznega naročila:

• z uvedbo e-poslovanja v procese izdajanja in plačevanja računov je mogoče znižati stroške za več kot 70% + dodatno z zmanjšanim številom reklamacij (King, 2003).

• Iz sedanjih 4 - 5 USD bi bil strošek izdaje in plačila računa v elektronskem načinu poslovanja cca. 1 USD.

Pregled rešitev e-obravnavanja računov v svetu

Belgijski nacionalni model – »Isabel model«

• »Isabel« je vodilna tehnologija za e-poslovanje v Belgiji.

• Njene storitve dnevno uporablja 45000 organizacij. • Rešitev omogoča e-izmenjavanje, varno shranjevanje

računov kot tudi njihovo plačevanje v notranjem in zunanjem prometu.

– vključenih 25 bank, vključno z nekaterimi velikimi mednarodnimi bankami.

– skupina belgijskih in tujih bank je združila svoje e-bančne storitve v enotno bančno rešitev, ki podpira e-bančništvo.

– prejemanje računovodskih informacij in e-plačevanje je podjetjem omogočeno v povezavi z lastnim sistemom (ERP) ali pa kot samostojni sistem.

Tehnične značilnosti »Isabel e-izmenjavanja računov«:

• »Isabel« programska rešitev za e-izmenjavanje računov temelji na »Isabel« e-bančni rešitvi, ki združuje EDI sporočila z naprednim elektronskim podpisom in PKI (Public Key) infrastrukturo.

• »Isabel« e-račun temelji na standardu, določenemu s strani Ministrstva za finance Belgije,

• pripravljajo se na »odpiranje rešitve« v smeri poslovanja preko meja.

• Izmenjavanje sporočil se izvaja preko omrežja po standardu za e-pošto X400.

Tehnične značilnosti »Isabel e-izmenjavanja računov«

• E-izmenjavanje računov temelji na dogovorih: – stranka in »Isabel« (tako prejemnik kot pošiljatelj

računa sta stranki »Isabel«)– pošiljatelj in prejemnik (zaradi avtorizacije)

• Z razvojem enotne tehnologije so banke torej dosegle razširitev vključevanja podjetij na področju e-obravnavanja računov. (izmenjavanja, shranjevanja in plačevanja).

Norveški nacionalni model - »eFaktura«

• Norveška pošta predstavlja stično točko za ravnanje z prejetimi in izdanimi e-računi, kot tudi z drugimi poslovnimi dokumenti, prejetimi v elektronski ali fizični obliki.

• Začetek razvoja storitve “eFakutura” v letu 2001• V prihodnosti nameravajo izdelati model v

katerem bi kot nevtralni ponudnik Pošta zagotavljala povezovanje produktov različnih ponudnikov storitev (npr. ponudniki računovodskih, revizorskih in drugih storitev) v nacionalno storitev e-izmenjavanja dokumentov.

Tehnične značilnosti rešitve »eFaktura«

• »eFaktura« temelji na starejših EDI tehnologijah • Sistem podpira XML, EDIFACT in večino drugih oblik. • Varnost sporočil je zagotovljena s šifriranjem in

overovljanjem; z PKI infrastrukturo. • Pošiljatelj pošlje e-račune (dnevno, tedensko, mesečno)

Pošti, ki poskrbi za preoblikovanje le teh v ustrezen format, podpis, šifriranje ter dostavo prejemniku.

• Posredovanje dokumenta je možno v ustrezni EDI obliki, preko varne e-pošte ali pa neposredno do internetnih bank uporabnikov.

• Pomemben del rešitve je tudi shranjevanje (arhiv) računov v ustreznem formatu, ki pošiljatelju in naslovniku omogoča pregled nad računi.

Rešitev “eGiro”• Kot plačilni kanal eFaktura uporablja eGiro EDI produkt;

ki omogoča transakcije (plačevanje). • eGiro je internetni, večbančni sistem, ki omogoča e-

plačevanje med bankami in klirinškim operaterjem. • Zagotavlja shranjevanje, prenos in izvajanje vseh

prejetih transakcij s strani finančnih institucij. • Na osnovi zunanjega zahtevka za neposredno debetno

ali kreditno spremembo na bančnem računu s strani podjetja, klirinški operater izdela notranji zahtevek, ki je posredovan banki. Kanal je zavarovan z PKI infrastrukturo ali pa VPN omrežjem.

Rešitev “eGiro”

• Rešitev eGiro torej sestavljata dva modula: modul med operaterjem in podjetji ter modul med banko in operaterjem.

• Klirinški operaterji se v svetu širše združujejo v t.i. mrežo klirinških operaterjev (ACH Network).

Finski nacionalni model - »konzorcijski model«

• Finski nacionalni model e-izmenjavanja računov omogoča pošiljatelju in prejemniku izbiro ponudnika tovrstnih storitev ali banke za pošiljanje, sprejemanje e-računov ter njihovo plačevanje.

• Stranke, združene v konzorcij so razvile standard e-računa - določbe o tem, katere podatke naj e-račun vsebuje.

• Omenjeni model za e-izmenjavanje računov temelji na EDI procedurah in sistemih, vendar ni omejen samo na EDIFACT. Pokriva tudi XML sporočila in druge standarde za e-izmenjavanje dokumentov.


• Ponudnik storitev v konzorciju ustvari e-račun v imenu izdajatelja in poskrbi za varen prenos le tega.

• Omenjene storitve se izvajajo na osnovi predhodnih sporazumov med strankami.

• E-izmenjavanje računov temelji na osnovi medsebojnih dogovorov:– dogovor med izdajateljem računa in ponudnik storitve

(lahko je tudi banka),– dogovori med strankami v konzorciju,– dogovor med prejemnikom računa in ponudnikom

tovrstnih storitev (lahko je tudi banka).


• Preverjanje pristnosti originala dokumenta je dosežena z uporabo VPN protokola (Virtual Private Network), ki zagotavlja celovitost in zaupnost dokumenta.

• Podjetjem lahko avtomatsko z svojimi naročili vidijo tudi ujemajoče račune in jih lahko takoj tudi poravnajo.

• Prihranek je na času in denarju v procesih izdajanja, sprejemanja, plačevanja računov in finančnega računovodstva.

Invoicing channels

Invoicing company

Elma eCom Connection Data format

conversions and channeling

1) ElmaEDI

2) Elma eInvoice

3) ElmaInvoice

b) Cooperation partners

c) Bank batch transfer connections

d) Net banks

Printing services

Direct connections

Data repositoryMedium-sized businesses

Invoice recipients

Small businesses and consumers

Partners’ clients

Large businesses

Elma eCom Connection

Large businessesa) Direct connections

Izdajanje e-računa

Plačevanje e-računa

Primer v Sloveniji - eSlog

• Projekt e-SLOG (»Elektronsko poslovanje slovenskega gospodarstva«) je v osnovi namenjen seznanjanju ter praktičnemu usposabljanju slovenskih podjetij za elektronsko poslovanje na temelju skupno dogovorjenih priporočil, ki izhajajo iz mednarodnih standardov.


• Projekt ima tudi čisto konkretne cilje in sicer:– priprava standardnih dokumentov za

elektronsko poslovanje med podjetji– varovanje elektronskega poslovanja na

temelju elektronskega podpisa– povezovanje različnih tehnoloških rešitev (kar

pomeni možnost vključevanja elektronskega poslovanja v večjih, srednjih in tudi manjših podjetjih).


• Vsebinski standardi, kjer so za izhodišče vzete XLM sheme za osnovne poslovne dokumente, ki jih je izdal EAN International in UCC (EAN.UCC Bussiness Message Standards version 1.0). Ta izhodišča so bila v izvedbi projekta delno korigirana.


• Tehnološke rešitve na nivoju povezovanja med podjetji. Rezultat tega je posebno Tehnološko navodilo, ki trenutno opisuje rešitve z uporabo Microsoft in IBM tehnologij za elektronsko poslovanje na različnih nivojih (uporabljivo tudi za srednja in manjša podjetja).


• Elektronski podpis, kjer je sodeloval tudi Center Vlade za informatiko in je namenjen zagotavljanju ustrezne varnosti delovanja sistema.

Primer GZS - Atlantis

• prvi tovrsten v praksi delujoč v celoti avtomatiziran proces v skladu z:– v skladu z Zakonom o elektronskem

poslovanju in elektronskem podpisu– zakonom o DDV ter priporočili projekta e-

SLOG pri Gospodarski zbornici Slovenije• rešitev ne potrebuje več papirne oblike

računov, saj zadostuje tudi zahtevam po e-arhiviranju dokumentov.

Primer GZS - Atlantis• v sistem sta vključeni dve različni v Sloveniji

razviti finančni aplikaciji, kar omogoča popolno povezljivost sistemov in procesov.

• Uporabnik uporablja obstoječe finančne aplikacije.

• Vse dodatne zahteve, ki so povezane z elektronskim procesom izmenjave račun, se preko Microsoft BizTalk Serverja in s pomočjo vmesnikov, razvitih za povezovanje med finančno-računovodskimi aplikacijami in BizTalk Serverjem.


• Izmenjava med posameznima strežnikoma prenaša dokument na osnovi standardizirane XML predloge enostavnega računa (razvitega v okviru projekta e-SLOG).

• Dokument se šifrirano izmenjuje preko interneta (protokol HTTP/S).

• Dokument je e-podpisan z digitalnim potrdilom SiGEN-CA CVI.


• Transakcija je v celoti sledljiva in se ne zaključi, dokler s strani ciljnega IS ne dobi povratne informacije o pravilnem in popolnem prejemu dokumenta.

• Proces je na strani prejema sledljiv tudi med BizTalk strežnikom in ciljnim IS sistemom podjetja v vlogi prejemnika računa.

• Dokument se med partnerjema izmenja vedno samo enkrat.

Od ovir k priložnostim – primer Finske

Pomanjkanje e-načrtov

Pomanjkanje rešitev

Pomanjkanje znanja

Pomanjkanje povezovanja

Preko 700 e-načrtov

749 novih rešitev

726 usposobljenih MSP

Več kot 60% povezanost ponudnikov

Glavne ovire Rezultati

Izstavljanje in prejemanje računov preko meja

• Povezljivost– Različne rešitve v različnih državah

• Zakonodaja (elektronski podpis – DA/NE)– Različna zakonodaja v posameznih državah

• Potrebe podjetij

Povezljivost

Povezljivost med bankami

Povezljivost med banko in posrednikom

Živi laboratorij

• Pobuda Finske in Slovenije za izstavljanje in prejemanje e-računov v živem laboratoriju

• http://eCenter.FOV.Uni-Mb.si/eInvoicing

Documents

Izdajanje in prejemanje e-računov