Informare i documentare Administrarea documentelor

Partea 2 : Linii directoare Cuprins:1. Scopul2. Politici i responsabiliti2.1. Introducere2.2. Declaraia politic de gestionare a documentelor2.3. Responsabiliti 2.3.1. Obiectivele care definesc responsabilitile i autoritile2.3.2. Autoritile i responsabilitile n cadrul organizaiei3. Strategii , proiectare i implementare3.1. Introducere3.2. Proiectarea si implementarea sistemului de administrare a documentelor3.2.1. General3.2.2. Pasul A : Investigaii preliminare3.2.3. Pasul B : Analiza activitii de afacere3.2.4. Pasul C : Identificarea cerinelor de administrare a documentelor3.2.5. Pasul D : Evaluarea sistemelor existente3.2.6. Pasul E : Identificarea strategiilor care satisfac cerinele documentelor3.2.7. Pasul F : Proiectarea sistemului de administrare a documentelor3.2.8. Pasul G : Implementarea sistemului de administrare a documentelor3.2.9. Pasul H : Revizuirea post-implementare4. Procesele i controalele documentelor4.1. Introducere4.2. Instrumente4.2.1. Instrumentele principale4.2.2. Clasificarea activitii afacerii4.2.3. Vocabular4.2.4. Autoritatea de dispoziie a documentelor4.2.5. Schema clasificrii securitii i a accesului4.3. Procesele de administrare a documentelor4.3.1. Introducere4.3.2. Capturare4.3.3. nregistrare4.3.4. Clasificare4.3.5. Clasificare accesului i a securitii4.3.6. Identificarea statutului de dispoziie4.3.7. Depozitarea4.3.8. Utilizarea i urmrirea4.3.9. Implementeare dispoziiei5. Monitorizare i audit5.1. General5.2. Respectarea auditului5.3. Greutatea probatorie5.4. Monitorizarea performanei6. Intruire 6.1. Introducere6.2. Cerinele programului de instruire6.3. Personalul care trebuie instruit6.4. Intruire pentru profesionitii administrrii documentelor6.4.1. General6.4.2. Metode de intruire6.4.3. Evaluare i revizuirea instruiriiISO ( Organizaia Internaional de Standardizare) este o federaie mondial a organismelor naionale de standardizare. Lucrrile de pregtire a Standardelor Internaionale se desfoar n mod normal prin intermediul comitetelor tehnice ale ISO . Fiecare organism membru interesat de un subiect pentru care a fost stabilit un comitet tehnic are dreptul de a fi reprezentat n aceast comisie . Organizaiile internaionale , guvernamentale i non -guvernamentale , n legtur cu ISO , iau de asemenea parte la lucrri. ISO colaboreaz ndeaproape cu Comisia Internaional Electrotehnic ( IEC ) cu privire la toate problemele de standardizare electrotehnic .Standardele internaionale sunt elaborate n conformitate cu normele prevzute n Directivele ISO / IEC , Partea 3 .Sarcina principal a comitetelor tehnice este de a pregti standardele internaionale . Proiectul standardelor internaionale adoptate prin comitetele tehnice este transmis organismelor membre pentru vot . Publicarea standardelor internaionale necesit aprobarea de ctre cel puin 75% din organismele membre cu drept de vot .n circumstane excepionale , atunci cnd o comisie tehnic a colectat tipuri de date diferite de ceea ce este publicat n mod normal ca un standard internaional, se poate decide cu o majoritate simpl a voturilor membrilor si participante de a publica un raport tehnic . Un raport tehnic are n ntregime un caracter informativ i nu trebuie s fie revizuit pn cnd datele pe care le ofer sunt considerate a nu mai fi valabile sau utile . Se atrage atenia asupra posibilitii ca unele dintre elementele din aceast parte a ISO 15489 s fac obiectul drepturi de brevet . ISO / TR 15489-2 a fost elaborat de Comitetul Tehnic ISO / TC 46 , informare i documentare , Subcomisia SC 11 , Arhiva / administrare a documentelor .ISO / TR 15489 este format din urmtoarele pri , sub titlul general de informare i documentare administrarea documentelor : Partea 1 : General Partea 2 : Linii directoare [ Raport tehnic ]IntroducereAceast parte a ISO 15489 prevede linii directoare , care sunt suplimentare la ISO 15489-1 . Att ISO 15489-1 ct i aceast parte a ISO 15489 se aplic la documentele n orice format sau mediu, create sau primite de ctre orice organizaie public sau privat n cursul activitilor sale . Astfel , n aceast parte a ISO 15489 , dac nu se specific altfel , sistemele pot fi interpretate ca pe hrtie / manuale sau electronice, i un document poate fi pe hrtie , microformat sau electronic .ISO 15489-1 specific elementele de administrare a documentelor i definete rezultatele necesare sau rezultatele care trebuie realizate . Aceast parte a ISO 15489 prevede o metodologie pentru implementare. Cu toate acestea , trebuie remarcat faptul c standardele i legislaia naional i reglementrile pot dicta ali factori i cerine pentru respectarea legislaiei.n plus fa de utilizarea acestei pri a ISO 15489 , cei care doresc s pun n aplicare standardul ar trebui s consulte cerinele i ghidurile de orientare a standardelor naionale i a legislaiei i reglementrilor care se aplic n jurisdiciile lor . n plus , o varietate de societi i asociaii profesionale dispun de resurse disponibile pentru a ajuta la punerea n aplicare a ISO 15489-1 .1. Domeniul de aplicareAceast parte a ISO 15489 este un ghid de implementare a ISO 15489-1 pentru a fi utilizat de ctre profesioniti administrrii documentelor i cei nsrcinai cu administrarea documentelor n organizaiile lor . Acesta ofer o metodologie care va facilita punerea n aplicare a ISO 15489-1 , n toate organizaiile care au nevoie pentru a gestiona documentele lor . Acesta ofer o privire de ansamblu a proceselor i factorilor care trebuiesc luai n considerare n organizaiile care doresc s se conformeze cu ISO 15489-1 .2 Politici i responsabiliti2.1 IntroducereISO 15489-1 : 2001 , clauza 6 stabilete , n termeni generali , necesitatea organizaiilor de a o respecta pentru a avea o politic de administrare a documentelor i de a defini i de a atribui responsabiliti persoanelor responsabile cu documente .Aceast parte a ISO 15489 ofer ndrumri suplimentare cu privire la politicile de gestionare a documentelor i se extinde cu privire la tipurile de responsabiliti definite i atribuite .2.2 Declaraia politic de gestionare a documentelorOrganizatiile ar trebui s defineasc i s documenteze politicile pentru administrarea documentelor i ar trebui s se asigure c politicile sunt implementate i meninute la toate nivelurile organizaiei . Cu toate acestea ,o declaraie politic pe cont propriu nu va garanta o bun administrare a documentelor : critic pentru succesul acestuia este sprijinul avizat i activ i vizibil de ctre conducere , precum i alocarea resurselor necesare pentru punere n aplicare . O declaraie politic eficient va identifica un membru senior al personalului pentru administrarea documentelor i pentru supravegherea politicilor i punerea n aplicare a programului .Declaraia politic ar trebui s se refere la alte politici legate de informaii, de exemplu, la politica sistemelor de informaii , la securitatea informaiilor sau la administrarea activelor , dar nu ar trebui s ncerce s le duplice . Aceasta ar trebui s fie susinut de proceduri i orientri , declaraii de planificare i strategie , dispoziii ale autoritilor i alte acte care mpreun alctuiesc regimul de administrare a documentelor .Suportul i aprobarea politicii de ctre toi angajaii ar trebui s fie ncurajat n orice moment . Este deosebit de important c politica oblig toi angajaii s creeze i s menin documente care ndeplinesc nevoile legale, de reglementare , fiscale ,operaionale i de arhivare / istorice ale organizaiei . Monitorizarea respectrii politicii este , de asemenea,important .2.3 Responsabiliti2.3.1 Obiectivele care definesc responsabilitile i autoritile Obiectivul major al definirii responsabilitilor , autoritilor i interrelaiilor este de a stabili i menine un regim de gestionare a documentelor care satisface nevoile prilor interne i externe interesate.Mai precis , definirea responsabilitilor, a autoritilor i a interrelaiilor ar trebui s pun n aplicare practicile standard sau reguli de afaceri care :a ) cere angajailor s creeze documente n funcie de nevoile de afaceri i procesele de afaceri, care n mod adecvat documenteaz activitatea de afaceri la care iau parte ;b ) s se asigure c sistemele de informare i de procesare care sprijin activitile de afaceri creeaz documente adecvate care fac parte din susinerea acestor activiti ;c ) s asigure transparena proceselor de administrare a documentelor i caracterul adecvat al sistemelor de administrare a documentelor pe tot parcursul vieii active a documentelor ( documentele care sunt necesare pentru a efectua operaiuni curente i care fac obiectul utilizrii frecvente sunt de obicei, situate n apropiere de utilizator , n cazul n care este vorba de un document fizic sau online, prin intermediul unui sistem informatic ) ;d ) s se asigure c documentele sunt meninute , depozitate i pstrate pentru perioada lor de utilitate pentru organizaie i , dac este cazul , a prilor interesate externe , cum ar fi instituiile de arhiv , cercettori i auditori ; ie ) s se asigure c documentele sunt eliminate numai n conformitate cu un proces de aprobare definit .2.3.2 Autoritile i responsabilitile n cadrul organizaieiO organizaie ar trebui s defineasc autoritile i responsabilitile tuturor angajailor implicai n administrarea documentelor . Acestea pot include urmtoarele categorii:a) Conducerii superioare trebuie s i fie atribuit cel mai nalt nivel de responsabilitate pentru a asigura un program de succes pentru administrarea documentelor. Suportul conducerii superioare este tradus n alocarea resurselor la un nivel mai mic. El promoveaz respectarea procedurilor de gestionare a documentelor n ntreaga organizaie .b ) Profesionitii administrrii documentelor au responsabilitatea principal pentru punerea n aplicare a ISO 15489-1.n special,ei stabilesc politicile generale de administrare a documentelor , procedurile i standardele pentru organizarea i implementarea proceselor descrise n ISO 15489-1 : 2001 , clauza 4 .c ) Managerii unitilor de afaceri sau grupurile organizaionale sunt responsabile pentru asigurarea faptului c personalul lor creeaz i in o eviden ca o parte integrant a activitii lor i n conformitate cu politicile, procedurile i standardele stabilite . Ei ofer resursele necesare pentru gestionarea documentelor i n legtur cu profesionitii administrrii documentelor cu privire la toate aspectele prevzute n ISO 15489-1 : 2001 , clauza 4 .d ) n organizaie, restul personalului are anumite sarcini legate de documente . Aceast categorie se refer la personalul responsabil pentru securitate , personalul responsabil de proiectarea i implementarea sistemelor care utilizeaz informaii i tehnologii de comunicare, precum i personalul responsabil pentru conformitate .e ) Toi membrii personalului creeaz ,primesc i in evidena ca parte din munca lor de zi cu zi, i ar trebui s fac acest lucru n conformitate cu politicile ,procedurile i standardele stabilite. Aceasta include eliminarea de documente numai n conformitate cu instrumentele de dispunere autorizate.n cazul n care contractanii efectuez un program de administrare a documentelor organizaiei , este important s se asigure ca acestea s respecte standardele stabilite n politicile organizaiei .3 Strategii , proiectare i implementare3.1 IntroducereISO 15489-1 : 2001 , clauza 8 descrie caracteristicile eseniale ale sistemelor de administrare a documentelor i ofer un cadru pentru punerea lor n aplicare . Aceast clauz amplific ISO 15489-1 : 2001 , subclauza 8,4 numai . Aceasta ofer unele ndrumri pe proiectarea i punerea n aplicare a sisteme lor de gestionare a documentelor .3.2 Proiectarea i implementarea unui sistem de administrare a documentelor3.2.1 GeneralTrebuie remarcat faptul c paii din acest proces sunt extinderi ale descrilor generale prevzute n ISO 15489-1 : 2001 , subclauza 8.4 i c etapa A este legat la punctul a) ,c etapa B la punctul b ), i aa mai departe. 3.2.2 Etapa A : investigaie preliminarScopul Etapa A este de a oferi organizaiei, cu o nelegere a contextelor administrative, juridice , de afaceri i sociale n care se desfoar activitatea , astfel nct s poat identifica factorii majori care influeneaz nevoia de a crea i de a pstra documentele .Etapa A va oferi , de asemenea, o apreciere general a punctelor forte i slabe ale unei organizaii n gestionarea propriilor documente . Aceasta reprezint o baz solid pentru definirea domeniului de aplicare a unui proiect de nregistrri i prezentarea unui caz de afaceri pentru suport managerial .Este necesar cercetarea prealabil pentru a lua decizii eficiente cu privire la sistemele de nregistrri ale unei organizaii . Aceasta va ajuta la definirea problemelor de nregistrare n cadrul unei organizaii , i s evalueze fezabilitatea i riscurile unor diverse rspunsuri poteniale.Etapa A este un precursor important pentru elaborarea unui sistem de clasificare a afacerii i pentru dezvoltarea proceselor bazate pe funcii pentru a decide ce documente trebuie culese i ct de mult ar trebui s fie pstrate .mpreun cu cele dou etape ulterioare, B i C , ancheta preliminar va ajuta ,de asemenea,la evaluarea responsabilitii organizaiei pentru documente i n conformitate cu cerinele externe pentru a crea i menine documente. Este , de asemenea, o baz util pentru evaluarea sistemelor existente .3.2.3 Etapa B : Analiza activitii de afaceriScopul acestui pas este de a dezvolta un model conceptual despre ceea ce face o organizaie i modul n care o face . Acesta va demonstra cum documentele se refer att la afacerile organizaiei ct i la procesele afacerii . Aceasta va contribui la deciziile n etapele ulterioare cu privire la crearea , captarea , controlul , depozitarea i dispoziia de documente i accesul la acestea . Acest lucru este deosebit de important ntr-un mediu de afaceri electronic n care documentele corespunztoare vor nu fi capturate i reinute , cu excepia cazului n care sistemul este proiectat n mod corespunztor . Acest pas ofer instrumentele necesare pentru a ntreprinde i a documenta analiza de afaceri ntr-un mod sistematic i de a face cea mai bun utilizare a rezultatelor sale .O analiz a activitii i a proceselor de afaceri va oferi o nelegere a relaiei dintreafacerile organizaiei i documentele sale. Produsele care provin din aceast etap pot include:a) o documentaie care descrie afacerile i procesele de afaceri ale organizaiei ,b ) o schem de clasificare afacerii care arat funciile, activitile i tranzaciile organizaiei ntr-o relaie ierarhic , ic) o hart a proceselor de afaceri ale organizaiei care arat punctele n care documentele sunt create sau primite ca produse ale activitii de afaceri .Analiza furnizeaz baza pentru dezvoltarea unor instrumente de gestionare a documentelor , care pot include:a) un tezaur de termeni pentru a controla limba de redactare i indexarea documentelor ntr-un context de afaceri specific , ib ) o dispoziie autorizat care definete perioadele de pstrare i aciunile de eliminare consecutive de documente .Analiza va ajuta , de asemenea, n identificarea i implementarea strategiilor de metadate corespunztoare i n mod oficial atribuirea responsabilitilor pentru pstrarea documentelor .3.2.4 Etapa C : Identificarea cerinelor de administrare a documentelorScopul acestui pas este de a identifica cerinele unei organizaii de a crea , de a primi i ine evidena activitii de afaceri , i de a documenta cerinele ntr-o form structurat i uor de ntreinut .Pstrarea documentelor adecvate faciliteaz buna desfurare a activitii . Se asigur c persoanele fizice i organizaiile sunt responsabile pentru aciunile lor n materie de drept i administraie . De asemenea, se asigur c acestea sunt responsabile pentru afaceri i grupuri de interese aferente , interne i externe , i sensibile la nevoile i ateptrile lor . Aceste cerine pentru administrarea documentelor sunt identificate printr- o analiz sistematic a nevoilor de afaceri , a obligaiilor i responsabilitilor legale i de reglementare mai largi pentru comunitate. O evaluare a expunerii unei organizaii de a risca , n cazul n care documentele nu sunt create i meninute , va ajuta , de asemenea, s identifice cerinele. Pasul ofer , de asemenea, motivaia pentru crearea , ntreinerea i scoaterea din evidene a documentelor , baza pentru sistemele de proiectare , care vor capta i menine documentele, i analiza pentru msurare a performanei sistemelor existente .Unele dintre produsele care pot aprea de la finalizarea acestei etape include:a) o list a tuturor surselor care conin cerinele nregistrrilor relevante pentru organizaie ,b ) o list de reglementare , de afaceri i cerinele comunitare mai generale de a ine evidena ,c ) un raport de evaluare a riscurilor, aprobat de ctre conducere , id ) un document oficial pentru management i personal care stabilete cerinele organizaiei de a ine o eviden .3.2.5 Etapa D : Evaluarea sistemelor existenteScopul acestui pas este de a supraveghea sistemele existente ale unei organizaii pentru administrarea documentelor i orice alte sisteme de informare pentru a msura gradul n care acestea capteaz i menin o eviden a activitilor de afaceri. Evaluarea va ajuta la descoperirea eventualelor decalaje ntre cerinele convenite ale unei organizaii pentru administrarea documentelor i performana i capacitile sistemelor existente . Acest lucru va oferi baza pentru dezvoltarea de noi sisteme sau reproiectarea sistemelor existente pentru a satisface nevoia pentru documente care au fost identificate i convenite n etapele anterioare . Produsele din aceast etap pot include:a) un inventar al sistemelor de afaceri existente ale organizaiei , ib ) un raport care s evidenieze msura n care cerinele convenite ale unei organizaii se adreseaz pentru documente .3.2.6 Etapa E : Identificarea de strategii pentru a satisfac cerinele de administrare a documentelorScopul acestui pas este de a determina cele mai adecvate politici , proceduri, standarde , instrumente i alte tactici pe care o organizaie trebuie s le adopte pentru a se asigura c se face i ine evidena necesar a activitii sale . Alegerea strategiilor pot lua n considerare:a) natura unei organizaii , inclusiv obiectivele i istoria sa ,b ) tipul de activiti de afaceri pe care le desfoar ,c) modul n care se desfoar activitile de afaceri ,d ) mediul tehnologic suportat,e ) cultura corporativ predominant , if ) orice constrngeri externe .Selecia va fi , de asemenea, influenat de potenialul fiecrei strategii pentru a obine rezultatul dorit i riscul pentru organizaie dac abordarea nu reuete . n unele cazuri , autoritile de arhiv ar putea ajuta la dezvoltarea strategiilor de nregistrare.Strategiile ar putea include:a) adoptarea unor politici i proceduri ,b ) elaborarea de standarde ,c ) proiectarea sistemului nou de componente , saud ) sisteme de punere n aplicare ,ntr-un mod care satisface cerinele identificate de a pstra i de a menine documente .Cnd acest pas este complet , va exista o abordare planificat , sistematic i adecvat pentru crearea, captarea ,meninerea, utilizarea i conservarea documentelor care va oferi baza pentru proiectarea sau reproiectarea sistemului de nregistrare .Produsele care provin de la acest pas pot include:a) o list de strategii care va satisface cerinele organizaiei pentru administrarea documentelor ce se va intersecta cu alte nevoi de afacere,b)un model n care sunt schiate strategii de cerine , ic) un raport de conducere de nivel superior care recomand o strategie general de design .

3.2.7 Etapa F : Proiectarea unui sistem de administrare a documentelorAcest pas presupune transformarea strategiilor i a tacticilor selectate n etapa E, ntr-un plan pentru un sistem de administrare a documentelor care ndeplinete cerinele identificate i documentate n timpul etapei C i remediaz orice deficiene de management a documentelor organizaionale identificate n etapa D.Etapa F , ca i celelalte etape ale acestei metodologii, adopt o definiie larg a sistemelor , care cuprinde oameni i procese , precum i instrumente i tehnologii . Prin urmare , acest pas este de natur s implice :a) elaborarea modificrilor la sistemele actuale , procese i practici ,b ) adaptarea sau integrarea de soluii tehnologice , ic ) determinarea modului cel mai bun de a ncorpora aceste modificri pentru a mbunti gestionarea documentelor ntr-o organizaie.Uneori este dificil , n practic, pentru a vedea unde stabilirea strategiilor pentru sisteme de administrare a documentelor se termin ( etapa e) i unde proiectarea sistemelor de ncorporare a acestor strategii ncepe ( etapa F ) . Este , totui , util s se concentreze pe strategii separate pentru a se asigura c cerinele de a crea i de a menine documente sunt fezabile , consistente i n mod corespunztor ncorporate n proiectarea sistemului .Acest pas implic profesionitii administrrii documentelor i a altor experi care lucreaz cu utilizatorii pentru a produce caietul de sarcini care ndeplinesc cel mai bine cerinele pentru documente . Acest lucru asigur faptul c utilizatorii dezvolt un sentiment de proprietate asupra sistemului, c neleg sistemul i c-l utilizeaz corespunztor .Produsele care provin de la etapa F pot include:a) planuri de proiecte de design , care prezint sarcini, responsabiliti i termene ,b ) rapoarte care detaliaz comentariile asupra rezultatelor de proiectare periodice ,c ) documentaie de modificri la cerine , semnat att de utilizator ct i de reprezentanii echipei de proiect ,d ) descrieri de proiectare ,e ) regulile sistemului de afaceri ,f ) specificaii de sistem ,g) diagrame reprezentnd arhitecturi i componente de sistem ,h) modele reprezentnd diferite puncte de vedere ale sistemului , cum ar fi procesele , fluxurile de date i entiti de date ,i ) specificaii detaliate pentru a construi sau achiziiona componente tehnologice, cum ar fi software-ul i hardware-ul ,j) planuri de fiiere ,k ) planuri care s arate modul n care design-ul se va integra cu sistemele i procesele existente ,l) formarea iniial i testarea planurilor , im ) un plan de implementare a sistemului.3.2.8 Etapa G : Implementarea unui sistem de administrare a documentelorScopul pasului G este de a identifica n mod sistematic i de a pune la un loc o combinaie adecvat de strategii pentru punerea n aplicare planul conceput n pasul F. Acest plan a oferit o privire de ansamblu a modului n care diferitele componente ale sistemului (procese ,proceduri , oameni si tehnologie ) trebuie s se potriveasc mpreun .Integrarea unor sisteme noi sau mbuntite de administrare a documentelor cu sistemele de comunicare de birou i procese de afaceri poate fi un proces complex , cu responsabilitate mare i mize financiare . Aceste riscuri pot fi minimizate prin planificare atent i documentare a procesului de implementare .Dup terminarea acestui pas , o organizaie ar trebui s aibe integrate practici mbuntite de gestionare a documentelor n organizaie cu perturbri minime pentru activitile de afaceri ; a contribuit la cerinele organizatorice pentru acreditare de calitate ; i a profitat de investiii pe termen lung fcute n pai de la A la F.Documentaia produs prin completarea acestui pas poate include:a) un plan detaliat de proiect conturnd un amestec de strategii selectate ,b ) politici, proceduri i standarde documentate,c ) materiale de instruire ,d ) documentaia procesului de conversie i a procedurilor de migrare n curs de desfurare ,e ) documentaia necesar pentru acreditarea " sistemelor de calitate " ,f ) rapoarte de performan , ig) rapoarte pentru management .3.2.9 Pasul H : Revizuire post -implementareScopul Pasul H este de a msura eficiena sistemului de administrare a documentelor , pentru a evalua procesul sistemului dezvoltat, astfel nct deficienele s fie remediate i s se instituie un regim de monitorizare pe durata sistemului .Etapa H implic:a) analizarea dac documentele au fost create i organizate n funcie de necesitile activitii de afacere i sunt interdependente n mod corespunztor pentru procesele de afaceri din care fac parte ,b ) intervievarea manager-ului ,a personalului i a altor pri interesate ,c ) realizarea de studii ,d ) examinarea documentelor elaborate pe parcursul fazelor anterioare ale proiectului de dezvoltare a sistemelor , ie ) observarea i verificarea aleatorie de operaiuni.Prin completarea revizuirii iniiale post- implementare i prin efectuarea de controale periodice , o organizaie va ajuta s garanteze un randament continuu al investiiilor n sistemul de nregistrare . Aceasta ar trebui s aib , de asemenea, informaii obiective care s demonstreze c documentele sunt create i administrate in conformitate cu afacerile sale . Analiza post- implementare va minimiza expunerea organizaiei la risc prin eecul sistemului , i , n timp , va anticipa semnificativ schimbri n cerinele pentru administrarea documentelor i nevoile organizaionale care necesit un nou ciclu de dezvoltare .La sfritul Etapa H , o organizaie va avea:a) dezvoltat i aplicat o metodologie de evaluare obiectiv a sistemului de administrare a documentelor ,b ) documentat performana sistemului i a procesului de dezvoltare , ic ) prezentat un raport de management , constatri i recomandri documentate.Pentru c procesele de afaceri i sistemele de informaii nu sunt statice , paii C prin H ar trebui s fie efectuai periodic aa cum se arat n figura 1 .4 Procese i controale ale documentelor4.1 IntroducereISO 15489-1 formuleaz orientri pentru operaiunile de gestionare a documentelor . Operaiile sunt descrise ntr-o secven liniar . n practic , operaiunile de gestionare a documentelor nu au loc ntr- o astfel de secven . Mai multe operaiuni specifice pot avea loc simultan . Anumite operaiuni depind de existena unor instrumente create de procesele descrise mai trziu n secven .O secven liniar a fost n mod tradiional utilizat pentru a descrie procese de management a documentelor care afecteaz documetele pe hrtie deoarece procesele pot fi , i de multe ori sunt , separate n timp , cu diferite intervale ntre ele . n sistemul electronic de administrare a documentelor , deciziile cu privire la statutul de captare i clasificare , acces i dispoziie sunt realizate , de obicei, la punctul de creare al dosarului , astfel c procesele sunt mai explicite i , de obicei, simultane .Sistemele bazate pe hrtie conin metadate despre documentele care sunt de multe ori implicite i pot fi deduse de ctre oricine, folosind documentele . n sistemele bazate pe hartie , structura de nregistrare nu trebuie s fie specificat , aa cum este imediat evident pentru un utilizator . Coninutul documentului poate fi evideniat prin indexarea suplimentar .Contextul documentului este definit printr-o serie de factori compleci , inclusiv punerea n aplicare a sistemului de control , dar este , de asemenea, implicit , prin locaia fizic i plasarea cu alte documente . Sistemele electronice nu au aceleai metadate i metode pentru captarea documentelor necesare pentru a face aceste metadate explicite .Sistemele electronice care sprijin captarea de deocumente trebuie s fie configurate pentru a solicita realizarea necesar de cmpuri de metadate , sau pot fi configurate pentru a genera n mod automat astfel de metadate .Mrimea metadatelor atribuite documentelor electronice este mai mare dect cea necesar pentru documentele pe hrtie , aa cum este puin probabil c pot fi implicate n sisteme electronice i toate metadatele implicite n documentele pe suport de hrtie care sunt realizate explicit . Acest lucru depinde de existena prealabil a regulilor de identificare a documentelor care ar trebui s fie capturate i de sistemele de clasificare , pentru identificare i statutul de acces .Mai degrab dect s urmeze ordinea de operaiuni n ISO 15489-1 , aceast clauz urmrete s ghideze punerea n aplicare , prin identificarea:a) instrumentelor necesare pentru un numr de diferite operaiuni de gestionare a documentelor , i dezvoltarea lor ,b ) unui numr de factori care vor afecta , sau vor determina natura operaiunilor de gestionare a documentelor n diverse organizaii i jurisdicii , ic) proceselor care folosesc instrumentele .4.2 Instrumente4.2.1 Instrumentele principalePrincipalele instrumente utilizate n operaiunile de gestionare a documentelor sunt:a) un sistem de clasificare care se bazeaz pe activitile de afaceri ,b ) dispoziie autorizat a documentelor , ic ) un sistem de clasificare de securitate i acces .Organizaiile pot folosi instrumente specifice suplimentare de gestionare a documentelor , cum ar fi:a) un tezaur de termeni preferai , ib ) un glosar de termeni sau alte controale de vocabular .n plus , exist i alte instrumente care nu sunt specifice pentru gestionarea documentelor , dar care se pot aplica la operaiunile de gestionare a documentelor :a) o analiz cadru de reglementare ;b ) o analiz a riscurilor de afaceri ;c ) o autoritate a delegaiilor de organizare ;d ) un registru de angajai i un sistem de permisiuni ale utilizatorilor .Dezvoltarea ultimului set de instrumente este n afara domeniul de aplicare al acestei pri a ISO 15489 .4.2.2 Clasificarea activitii afacerii4.2.2.1 IntroducereUn sistem de clasificare care este legat de funciile de afaceri poate oferi un cadru sistematic de management al documentelor. Analiza n scopul de a dezvolta clasificarea activitii identific toate activitile organizaiei i le localizeaz n cadrul misiunii sau scopul su declarat sau mandatat .n forma pe deplin dezvoltat , clasificarea produce o reprezentare a funciilor de afaceri ale organizaiei , a activitilor i a tranzaciilor. Aceast reprezentare poate fi folosit pentru a dezvolta un sistem de clasificare a documentelor i tezaur , reguli de nclinare i indexare , identificarea claselor de dispoziie a documentelor i clasificri de acces .Sistemele de clasificare ofer organizaiei un instrument pentru:a) a organiza , a descrie i a lega documentele sale ,b ) a lega i a mpri documentele interdisciplinare, fie interne sau externe ale organizaiei ic ) a asigura un acces mai bun , a recupera ,a utiliza i a disemina documentele sale , dup caz .Susinut de instrumente , cum ar fi controalele de vocabular , sistemele de clasificare promoveaz consecvena n nclinare i descriere pentru a facilita regsirea i utilizarea . Sistemele de clasificare pot fi folosite pentru a sprijini o varietate de procese ale administrrii documentelor pentru a facilita accesul i utilizarea , de exemplu , depozitare i protecie , ipstrare i dispoziie .Sistemele de clasificare pot reflecta simplitatea sau complexitatea organizaiei din care deriv .Organizaiile au nevoie s determine gradul de control al clasificrii de care au nevoie n scopuri de afaceri ,pe baza structurilor organizatorice ,a naturii activitii lor ,a responsabilitilor i a tehnologiei utilizate .4.2.2.2 Dezvoltarea clasificrii activitii de afaceriClasificarea activitii de afaceri poate fi dezvoltat de la locul de munc folosind metodologia descris n 3.2.2 i 3.2.3 .Dezvoltarea unei analize a activitii presupune identificarea i analizarea:a) obiectivelor i strategiilor organizaiei ,b ) funciilor organizaiei care sprijin realizarea acestor obiective i strategii ,c ) activitilor organizaiei care reprezint funciile ,d ) proceselor de lucru efectuate pentru a desfura activiti i operaiuni specifice ,e ) tuturor msurilor constitutive care alctuiesc activitatea ,f ) tuturor tranzaciilor care alctuiesc fiecare pas constitutiv ,g ) grupurilor de tranzacii recurente n cadrul fiecrei activiti , ih ) documentelor existente ale organizaiei .Constatrile analizei pot fi reprezentate ca o ierarhie a activitilor de afaceri , completndu-se dup cum sunt cerute de reprezentri succesive ale proceselor de afaceri .Sistemele de clasificare pot fi derivate din analiza proceselor de afaceri pentru a se asigura c documentele i descrierile cu exactitate a metadatelor lor reprezint procesele de afaceri pe care le-au creat .Structura unui sistem de clasificare este de obicei ierarhic i reflect procesul analitic dup cum urmeaz:a) Primul nivel reflect n general funcia de afaceri .b ) Al doilea nivel se bazeaz pe activitile care constituie funcia .c ) A treia i urmtoarele niveluri sunt ajustri ulterioare ale activitilor sau grupuri de tranzacii care au loc n fiecare activitate .Gradul de rafinament al unui sistem de clasificare este la latitudinea organizaiei i reflect complexitatea funciei ntreprinse n cadrul organizaiei .Sistemele de clasificare ofer o articulaie a funciilor i activitilor organizaiei . Ei nu pot ntotdeauna specifica fiecare variabil cunoscut , dar pot indica grupri adecvate . De exemplu , solicitri ca [ Precizai perioada de ] sau [ A se preciza de ctre client ] pot fi utilizate n liniile directoare de clasificare pentru a cere utilizatorilor s fie mai specifici. Instrumentele suplimentare ( de exemplu , indici ) sunt necesare pentru a lista fiecare variabil n parte utilizat de ctre organizaie .Dezvoltatorii de sisteme de clasificare pot asigura c sunt respectate urmtoarele puncte:a) Sistemele deriv terminologia lor din funciile de afaceri i activiti , nu de la numeleuniti organizaionale .b ) Ele sunt specifice fiecrei organizaii i ofer un mod consistent i standard de comunicare ntre uniti organizaionale care mpart aceleai informaii pentru funcii interdependente .c ) Sunt ierarhice , trecnd de la cel mai general la cel mai specific concept, care este , de la funcia cea mai nalt la o tranzacie specific .d ) Ele constau n termeni lipsii de ambiguitate reflectnd utilizarea organizaional .e ) Ele constau n grupri suficiente i sub- grupuri pentru a include toate funciile de afaceri i activitile fiind documentate .f ) Ele constau n grupri discrete .g ) Ele sunt concepute n consultare cu creatorii de documente .h ) Ele sunt meninute pentru a reflecta schimbarea nevoilor de afaceri i pentru a se asigura c sistemul este mbuntit i reflect schimbri n funciile i activitile organizaiei .4.2.3 Vocabular4.2.3.1 Controlul de vocabular Lista rubricilor autorizateO list a subiectelor autorizate este o simpl list de termeni derivai din cadrul sistemului de clasificare .Sensul unui termen nu este prescris i relaiile dintre termeni nu sunt afiate . Lista permite controlul terminologiei utilizate pentru numele de documente stabilind termenii acceptabili pentru organizaie i utilizate n limbaj ei natural , controlnd utilizarea de sinonime , omonime , abrevieri i acronime .4.2.3.2 TezaurUn tezaur este construit folosind conveniile i procedurile documentate n ISO 2788 .Un tezaur este o list controlat de termeni legai ntre ei prin semantic , ierarhic , asociativ sau relatii echivalente . Un astfel de instrument acioneaz ca un ghid pentru alocarea termenilor de clasificare n documente individuale .ntr- un tezaur ,sensul termenului este specificat i relaiile ierarhice cu ali termeni sunt afiate .Tezaurul ofer puncte de intrare suficiente pentru a permite utilizatorilor s navigheze de la termeni care nu trebuie s fie utilizai pentru o terminologie preferat adoptat de ctre organizaie . n plus , un tezaur pot fi legat de alte instrumente de administrare a documentelor , cum ar fi autorizaii de eliminare sau scheme de clasificare a accesului , pentru a permite o automatizare a altor procese de administrare a documentelor .4.2.4 Dispoziiile autorizate a documentelor4.2.4.1 GeneralDeterminarea cror documente ar trebui s fie capturate i ct de mult ar trebui s fie pstrate este cea mai eficient ntr-un mod sistematic i n conformitate cu legile i reglementrile ( care pot fi specifice fiecrei ri , specifice diferitelor tipuri de organizaii sau industrii sau legate de anumite produse ) . Instrumentele care standardizeaz procesul de luare a deciziilor pot pleca de la linii directoare care identific ce documente ar trebui s fie distruse sau capturate n sisteme de administrare a documentelor pentru a aproba n mod oficial programul de clase al documentelor, perioadele de pstrare i aciunile de eliminare adecvate , care este naintat spre aprobare de ctre o autoritate extern ( autoritatea de eliminare a documentelor ) . n unele ri , autoritile de dispoziie pot prescrie pstrare permanent , fie n cadrul organizaiei sau ntr-o instituie de arhiv separat. n sistemele electronice de administrare a documentelor , determinrile cu privire la captare i retenie ar trebui s fie luate n considerare n sistemul de proiectare de la bun nceput .4.2.4.2 Determinarea documentelor care urmeaz s fie capturate ntr-un sistem de administrare a documentelorDeterminarea cror documente trebuie s fie capturate ntr-un sistem de administrare a documentelor i ct de mult ar trebui s fie pstrate necesit mai nti o analiz a mediului intern i extern al organizaiei , relaiile sale cu acel mediu , i identificarea funciilor de afaceri i a activitilor pe care le efectueaz aa cum sunt descrise n 3.2.2 i 3.2.3 .n al doilea rnd , rezultatele acestei analize a activitii sunt considerate n raport cu cerinele externe i interne la meninerea responsabilitii pentru activiti de afaceri . Bazndu-se pe analiza activitii de afaceri i pe analiza cerinelor , managerii documentelor pot:a) s identifice nivelul larg de documente care trebuie s fie create pentru a administra i a gestiona fiecare activitate ,b ) s identifice pri ale organizaiei n care documentele activitii sunt pstrate ,c ) s analizeze activitatea de afaceri pentru a identifica toate msurile constitutive care alctuiesc activitatea ,d ) s identifice toate tranzaciile care cuprind fiecare pas n domeniul de activitate ,e ) s identifice datele necesare pentru a procesa tranzacia ,f ) s determine necesitatea de a capta o dovad de fiecare tranzacie , ig ) s determine punctul corespunztor de la care documentul va fi pstrat .Deciziile privind pstrarea documentelor , ca parte a sistemului unui proces de proiectare sunt cel mai bine realizate n colaborare cu unitatea responsabil pentru activitatea i sistemele de afaceri .O decizie de a nu solicita pstrarea documentelor oficiale se bazeaz de obicei pe evaluarea de riscuri generate de a avea documente incomplete ale activitii de afaceri . Deciziile de management al riscului vor fi un rezultat al analizei mediului de reglementare i de conformitate , precum i riscurile de afaceri percepute , n funcie de sector i natura de afaceri ntreprinse . Deciziile vor implica considerente de costuri directe i de oportunitate , alte alocri ale resurselor , potenial pentru litigii , profilul de relaii publice , etic i utilizarea spaiului (reea fizic sau calculator ) . Orice document creat sau pstrat are nevoie de a avea o perioad de pstrare atribuit , deci este clar ct de mult ar trebui s fie meninut .4.2.4.3 Determinarea timpului de pstrare a documentelorPentru a determina ct de mult timp documentele sunt meninute , urmtoarea analiz n cinci etape poate fi utilizat .a)Determinai cerinele legale sau administrative de meninere a documentelor n cadrul sistemului .Cerinele legale sau administrative pot cere perioade minime de pstrare n diferite jurisdicii sau sectoare .b ) Determinai utilizrile documentelor n cadrul sistemului .Documentele unor tranzacii n cadrul unui sistem sunt n mod repetat utilizate pentru a efectua operaiuni suplimentare. O diferen trebuie s se fac ntre documentele de baz , care sunt cele utilizate n mod repetat , i documentele mai multor tranzacii individuale , care se refer la documentele de baz ; ar putea fi posibil eliminarea documentelor unei tranzacii individuale din sistem la scurt timp dup ce tranzacia este finalizat . De exemplu, documentele n sistemul de personal sunt pstrate doar pentru o perioad limitat , n timp ce istoria de concediu va fi meninut att timp ca angajatul este angajat . Relaia dintre documentele de baz i alte evidene tranzacionale va determina ct de mult fiecare este necesar n cadrul sistemului . Acest lucru este , de asemenea, dependent de natura activitii de afaceri care este documentat .c ) Determinai legturi ctre alte sisteme . Documentele de la un sistem pot suporta sau pot face referire la alte sisteme. De exemplu , detaliile agregate ale tranzaciilor de cumprare individuale sunt transferate n sistemul de contabilitate . Documentele din sistemul de informaii geografice pot fi menionate sau copiate pentru planificare , pentru proprietate sau alte sisteme line-of - business .d ) Luai n considerare gama larg de utilizri ale documentelor .Pai n acest proces includ:1 ) identificarea altor pri interesate , de exemplu , arhivele sau utilizatori externii , cu titlu executoriu sau interese legitim n conservarea documentelor mai mult dect utilizatorii interni ai organizaiei ,2 ) evaluarea riscurilor asociate cu distrugerea documentelor dup ce utilizarea intern a documentelor s-a terminat,3 ) luarea n considerare a cror documente i aciuni pentru a le conserva ar fi nevoie pentru ca organizaia s se asigura de continuitatea afacerii n caz de pierdere sau deteriorare a documentelor,4 ) evaluarea rezultatelor pozitive financiare , politice, sociale sau de alt natur s menin documentele dup ce utilizarea organizaional a fost finalizat , iar5 ) analizarea echilibrului dintre costurile i beneficiile non- financiare de pstrare a documentelor ,pentru a decide ct timp documentele se pstreaz dup ce nevoile organizaionale au fost ndeplinite. e ) alocarea perioadelor de pstrare a datelor din registre pe baza evalurii total a sistemului .Perioadele de pstrare similare i aciune de dispoziie sunt stabilite pentru grupuri de documente care ndeplinesc sau nregistreaz activiti similare n cadrul sistemului . Toate documentele din cadrul unui sistem de nregistrare ar trebui s fie acoperite de o anumit form de autoritate de dispoziie , de la documentele celor mai mici tranzaciilor la documentaia de politicilor i procedurilor sistemului. Perioadele de pstrare trebuie s fie clare i dispoziia n mod clar identificat .De exemplu : " distruge x ani de audit " sau " transfer de la arhivele x ani de la ultima tranzacie finalizat " .4.2.5 Schema de clasificare a securitii i a accesului4.2.5.1 GeneralUn instrument oficial care identific drepturile de acces i regimul de restricii aplicabile la documente este o instrument necesar pentru a gestiona documentele n organizaii de toate dimensiunile i jurisdiciile.Cu ct sunt mai complexe organizaiile i mediul de afaceri , cu att este mai mare nevoia de standardizare a procedurilor pentru a aplica categoriile de acces i de securitate a documentelor .4.2.5.2 Dezvoltarea clasificrii securitii i a accesuluiDezvoltarea de categorii adecvate pentru drepturile i restriciile de acces se bazeaz pe analiza de reglementare a organizaiei, pe analiza activitii de afaceri i de evaluare a riscurilor . Securitatea rezonabil i accesul vor depinde att de natura i mrimea organizaiei, precum i de coninutul i valoarea informaiilor care necesit securitate . Securitatea rezonabil poate fi descris ca nivelul de securitate pe care o persoan pe de strad ar crede este necesar pentru a proteja informaiile de orice acces neautorizat , colectare, utilizare, divulgare, tergere, modificare i / sau distrugere . Astfel , " rezonabil " pentru o organizaie poate fi o camer de depozit nchis , n timp ce pentru o alta ar putea fi o camer de depozit deschis, cu acces limitat, pzit cu camere video .Accesul la documente poate fi limitat pentru a proteja:a) informaii cu caracter personal i al vieii private ,b ) drepturile de proprietate intelectual i al confidenialitii comerciale ,c ) securitatea de proprietate ( fizic , financiar ) ,d ) securitatea statului , ie ) alte privilegii legale i profesionale .La fel de importante sunt drepturile garantate din punct de vedere juridic de acces ncorporate n guvernana corporativ , libertatea de informaii , protecia vieii private , dreptul de arhiv i de proces legal . Dezvoltarea eficient a schemei de clasificare a securitii i a accesului va avea aceste drepturi de acces n cont .Pentru a dezvolta un sistem de clasificare a accesului , analiza cadrului de reglementare al organizaiei , analiza activitii de afaceri i evaluarea riscurilor se pot referi la:a) identificarea drepturilor legale executorii , precum i a restriciilor privind accesul la documente i informaii de organizare ,b ) identificarea zonelor de risc de nclcare a vieii private i de confidenialitate personal , profesional sau comercial ,c ) identificarea problemelor de securitate a organizaiei ,d ) rangul zonelor de risc de nclcare a securitii n conformitate cu evaluarea daunelor i probabilitatea de apariie ,e ) harta zonelor identificate a problemelor de risc i de securitate pentru activitile de afaceri ale organizaiei ,f ) identificarea nivelurilor corespunztoare de restricie pentru zonele cu riscul cel mai mic ,g ) alocarea nivelurilor de restricie pentru categoriile respective de documente ale activitilor de afaceri n conformitate cu rangul de risc , ih ) restricii ce se leag de instrumente , cum ar fi sistemele de clasificare de activitate sau tezaure care sunt folosite pentru a descrie documente . n acest fel , rezervele sau restriciile pot fi invocate n mod automat atunci cnd documentele sunt capturate i nregistrate n sistemul de nregistrri .Modul n care nivelurile de restricie sunt exprimate ar trebui s reflecte utilizarea organizaional . Domeniile de activitate relevante ar trebui s fie consultate n dezvoltarea categoriilor de restricii de acces .Clasificrile de acces se aplic , de asemenea,oamenilor ,att pentru cei care sunt responsabili pentru gestionarea accesului documentelor clasificate ct i alii cu drepturi de acces. Ca un pas urmtor , responsabilitile trebuie s fie clar identificate .Acele persoane care au acces la anumite grupuri de documente clasificate pot fi definite i capturate n sistemul de nregistrare . Documentele clasificate ca fiind restricionate pot fi accesate numai de ctre persoanele care au fost autorizate .Acest proces poate fi susinut de un proces de verificare, care nu este parte a funciei de administrare a documentelor .Acest aspect de clasificare a accesului pentru utilizatori este legat de sarcina de a gestiona accesul utilizatorilor la sistemul de documente .Un sistem de nregistrare trebuie s gestioneze accesul utilizatorilor specifice n sine . Se poate trage din registrul organizaiei de angajai i permisiunile de utilizator pentru toate sistemele , dar n cazul n care nu exist nici o procedur general de nregistrare a permisiunilor utilizatorilor, trebuie s elaboreze o astfel de procedur. Registrul permisiunilor utilizatorilor distinge permisiuni de utilizator emise de angajai pentru a autoriza ,a accesa ,a modifica sau a terge documentele pstrate ntr-un sistem de nregistrri pentru a utiliza permisiunea de ctre angajaii cu acces doar de a citi . Un utilizator poate fi angajat autorizat responsabil pentru crearea, modificarea i tergerea de documente ntr-o zon funcional de responsabilitate , n timp ce numai avnd capacitatea de a accesa , dar nu modifica documente n alte zone funcionale . n mod similar , nu ar fi adecvat s se mpart accesul la documentele anumitor activiti ale afacerii n afara grupului funcional special , astfel nct permisiunile de utilizator disponibile pentru angajaii din afara locului de munc grup sunt restricionate n consecin .Monitorizarea i cartarea de permisiuni de utilizator i responsabilitile locurilor de munc funcionale este un rol continuu care are loc n toate sistemele de nregistrare , indiferent de format . Multe sisteme electronice de nregistrare , n special cele accesibile ale sistemelor distribuite geografic , pot moteni protocoale de identificare de la alte aplicaii . Cu potenialul de a permite accesul n reea pe distane mult mai mari, alocarea i monitorizarea permisiunii de utilizator va fi o responsabilitate important , de multe ori investit n sisteme de informaii sau a personalului de administrare a datelor .4.3 Procesele de administrare a documentelor4.3.1 IntroducereProcesele descrise mai jos sunt descrise n mod necesar ca ntr- o secven , dar trebuie s se neleag faptul c , n multe sisteme de administrare a documentelor, n special sistemele electronice de nregistrri , acestea pot avea loc simultan sau ntr-o alt ordine dect cea descris . Toate procesele genereaz metadate (informaii descriptive detaliate ), care sunt legate de documente . Cantitatea de metadate despre documente i procesele de gestionare a documentelor depind deelaborarea sistemului de nregistrri , care la rndul su este determinat de cerinele de afacere i de responsabilitate ale organizaie . Procesele sunt:a) capturea ,b ) nregistrare ,c ) clasificarea ,d ) clasificarea accesului i a securitii ,e ) identificarea statutului dispoziiei ,f ) depozitarea ,g ) folosirea i urmrirea , ih ) punerea n aplicare a dispoziiei . 4.3.2 CaptareaCaptarea este procesul de determinare dac un document trebuie s fie fcut i pstrat . Aceasta include documente create i primite de ctre organizaie. Aceasta implic a decide ce documente sunt capturate , care, la rndul su, implic decizii cu privire la cine poate avea acces la aceste documente i , n general, ct timp acestea vor fi pstrate .Deciziile cu privire la care documentele trebuie s fie capturate i care se arunc se bazeaz pe o analiz a afacerii i a responsabiliti organizaiei . Organizaia poate utiliza un instrument formal , cum ar fi autoritatea de dipoziie a documentelor ( a se vedea 4.2.4) sau linii directoare care s identifice documentele care nu trebuie s fie pstrate .Exemple de documente care nu pot necesita captura oficial sunt cele care nu :a) comit o organizaie sau individ la o aciune ,b ) documenteaz de orice obligaie sau responsabilitate , sauc ) cuprind informaii legate de activitatea responsabil a organizaiei .n sistemele documentelor pe hrtie , culegerea poate fi efectuat prin plasarea fizic a unui document ntr-o secven cronologic ntr-un fiier sau un folder care conine un titlu . Aceast grupare conecteaz documentul individual de la alte documente referitoare la o anumit problem i permite informaii contextuale despre document care vor fi deduse de ctre oricine vine la preluarea informaiilor . Acesta este implicit legat de alte documente de ctre timp , de proximitatea fizic ,de ctre proprietarul fiierului sau dosar i de titlul fiierului sau a dosarului .Un sistem formal al documentelor pe hrtie va impune controale asupra cror fiiere sunt create i cum sunt numite .Adugarea documentelor ntr-un fiier ( culegerea documentelor ) devine un proces contient de a determina care clasificare se potriveste cel mai bine documentului special , i n mod deliberat l introducere ntr-o secven predefinit i cunoscut de documente .Lucrrile adugate progresiv de fiiere pot fi datate sau numerotate secvenial pentru a oferi securitate suplimentar n stabilirea ordinii de aciune . Se pot aduga puncte suplimentare de indexare ulterior la dosar pentru a se asigura c documentul specific poate fi localizat i recuperat . Condiiile de dispunere i de acces pot fi aplicate prin adugarea de notepe fiier sau n sistemele de control .ncorpornd un document ntr-un set prestabilit de aciuni sau de flux de lucru , de asemenea, acioneaz ca o form de culegere a documentelor .Acest proces localizeaz documentul n contextul aciunii care trebuie s aib loc dup crearea sau primirea lui i acioneaz ca o recunoatere a faptului c aceasta este de a lua parte n tranzaciile comerciale .Sistemele electronice de nregistrare culeg documentele printr-un proces mai deliberat astfel c , la toate punctele de vedere , este la fel ca nregistrarea .Sistemele care culeg documente au , de asemenea, nevoie s capteze metadate asociate cu documente ntr-un mod care:a) descrie documentul att pentru ceea ce conine ct i pentru contextul n care are loc afacerea,b ) permite ca documentul s fie o reprezentare fix de aciune , ic ) permite ca documentul s fie recuperat i redat semnificativ .Aceste aspecte sunt adesea menionate ca i context , coninut i structur .Informaiile despre persoanele implicate n tranzacie ,despre afacerea ncheiat i despre documentele generate pot s fie nregistrate la diferite niveluri de detaliu . Nivelul de detaliere necesar depinde de nevoia de afaceri i de gama de folosire a documentelor . De exemplu :a) documentele care sunt relevante doar pentru o persoan pot fi gestionate n sisteme simple prin utilizarea informaiilor minime orientate spre extragere, cum ar fi fiiere de referin personale cu copii de orientri i legi ;b ) documentele care nu sunt utilizate dincolo de sfera de aplicare a unei uniti de afaceri trebuie s nregistreze doar detaliile care sunt relevante i nelese n acea unitate de afaceri ;c ) documentele care sunt disponibile sau accesibile dincolo de o anumit unitate de afaceri trebuie s ofere mai multe informaii ,identificnd unitatea de afaceri n legtur cu o entitate mai mare i persoanele implicate n tranzacii conectate la un context mai mare ;d ) documentele create n domeniul public , cum ar fi World Wide Web , necesit o gam larg de informaii contextuale , deoarece nu se poate presupune c toat lumea se va apropia de document cu aceeai nelegere comun a tranzaciilor care au loc . ISO 690-2 ofer ndrumri cu privire la modul n care s se refere la documentele electronice .4.3.3 nregistrarean acele sisteme n care nregistrarea este folosit, scopul su este de a furniza dovezi c un document a fost creat sau capturat ntr-un sistem de nregistrri . Aceasta implic nregistrarea informaiilor scurt descriptive, nregistrarea ntr-un registru i atribuirea documentului un identificator unic . Procesul de nregistrare nu este frecvent utilizat pentru sistemele bazate pe hrtie n unele culturi de gestionare a documentelor .nregistrarea este o modalitate de formalizare a culegerii documentului n sistemul de nregistrri . Documentele pot fi nregistrate la mai mult de un nivel de agregare n cadrul unui sistem de nregistrri.n sistemele de control manual , pe suport de hrtie , o nregistrare este n mod normal un document separat . n sistemele computerizate , un registru poate cuprinde o combinaie de elemente de date . n sistemele electronice de nregistrri , procesul de nregistrare poateinclude clasificarea i determinarea statutului de dispoziie i de acces . Sistemele electronice de nregistrri pot fi concepute pentru a nregistra documente prin procese automate , transparente pentru utilizatorii sistemului de afaceri de la care sunt culese i fr intervenia unui practicant al administrrii documentelor.Chiar i n cazul n care nregistrarea este nu n totalitate automatizat, elemente ale procesului de nregistrare ( n mod special unele din metadatele care sunt necesare pentru nregistrare ) pot fi derivate n mod automat din mediul de calcul i de afaceri de la care documentul provine .Indiferent de forma pe care o ia , ca regul general registrul este inalterabil . Dac , cu toate acestea , sunt necesare modificri , trebuie s fi o pist de audit .nregistrarea specific urmtoarele metadate cel puin :a) un identificator unic atribuit de sistem;b ) data i ora de nregistrare ;c) un titlu sau o descriere prescurtat ;d ) autorul (persoan fizic sau juridic) , expeditor sau destinatar.nregistrarea mai detaliat leag documentul de informaii descriptive despre contextul, coninutul i structura documentului i de alte documente aferente. Fiecare document sau grup de documente trebuie s conin informaii despre context i coninut referitoare la document i alte documente conexe . Jurisdiciile specifice pot fi cerine ale metadatelor pentru nregistrri complete i exacte . Unele dintre aceste cerine de metadate pot fi ntlnite prin iniiala de nregistrare a documentului i a relaiilor sale. n funcie de natura nregistrat a afacerii , cerinele de eviden a organizaiei i de tehnologie dislocate , informaiile ataate la identificatorul documentului unic pot include:a) denumirea sau titlul documentului,b ) descrierea textului sau rezumat ,c ) data de creare ,d ) data i ora de comunicare i primire ,e ) intrarea i ieirea,f ) autor ( cu afilierea lui / ei ) ,g ) expeditor ( cu afilierea lui / ei ) ,h ) destinatar ( cu afilierea lui / ei ) ,i ) forma fizic ,j) clasificarea n funcie de schema de clasificare ,k ) legturi ctre actele legate de documentarea aceeai secven de activitate de afaceri sau cu privire la aceeai persoan sau caz , n cazul n care documentul este parte a unui dosar ,l) sistemul de afaceri de la care a fost capturat documentul,m ) software de aplicaie i versiunea n care documentul a fost creat sau n care a fost capturat n) standard cu care structura documentului se respect,o) detalii despre legturi de documente ncorporate , inclusiv aplicaii software i versiunele n care dosarul legat a fost creat ,p) abloane necesare pentru interpretarea structurii documentului ,q ) acces ,r ) perioada de pstrare , ie ) alte informaii structurale i contextuale utile pentru scopuri de management .n cazul n care se folosete un sistem de clasificare,fiierul / documentul este cel mai bine clasificat n acelai timp n care este nregistrat . Tipul i complexitatea de clasificare depind de tipul de societate sau organizaie .4.3.4 Clasificarea4.3.4.1 GeneralClasificarea este procesul de identificare a categoriei sau categoriilor de activitate i a documentelor pe care le genereaz, grupndu-le , dac este cazul , n fiiere pentru a facilita descrierea, controlul , legturile i determinarea dispoziiei i a statutului de acces .Utiliznd sistemele de clasificare bazate pe activitatea afacerii ( a se vedea 4.2.2 ) , procesul const n urmtoarele etape :a) s identifice activitatea de tranzacie sau de afacere care genereaz documente;b ) s localizeze tranzacia sau activitatea n sistemul de clasificare al organizaiei ;c ) s examineze clasele de nivel superior la care tranzactia sau activitatea este legat , pentru a se asigura c identificarea clasificrii este adecvat ;d ) s verifice ncadrarea activitii n structura organizaiei , pentru a se asigura c este apropiat de unitatea de afaceri de unde provine documentul ;e ) s aloce clasificarea identificat pentru document la nivelurile corespunztoare cerinelor organizaiei .Numrul de niveluri de clasificare i punctele de intrare n procesul de clasificare depind de urmtorii factori :a) stabilirea responsabilitilor organizaiei ;b ) natura afacerii ;c) mrimea organizaiei ;d ) complexitatea structurii organizaiei ;e ) evaluarea riscului de criticitate pentru vitez i precizie n controlul i recuperarea documentelor ;f ) tehnologia utilizat .4.3.4.2 Controlul vocabularuluiDetalii mai mult descriptive i controlate pot fi ataate la baza de date cu ajutorul controalelor de vocabular cum ar fi o list de rubrici autorizate sau un tezaur (a se vedea 4.2.3.1 i 4.2.3.2 ) . Cerina pentru un control al nclinrii i al descrierii depinde de mrimea i complexitatea organizaiei i sistemul de nregistrri specific . Cu ct nivelul de responsabilitate i / sau control public este mai mare , cu att mai mare nevoia de precizie i vitez n localizarea documentelor individuale este mai mare .4.3.4.3 IndexareaAlocarea corespunztoare de indici extinde posibilitile de recuperare a documentelor n clasificri , categorii i medii . Indexarea se poate face manual sau generat automat pentru profile electronice sau de textul documentelor electronice. Odat sarcin manual , indexarea astzi este, n general, computerizat . Sistemele de regsire a textului liber ( extragerea text integral ) localizeaz documente bazate pe cutarea coninutului lor . Alte instrumente de recuperare ofer cutarea bazat pe profilurile utilizatorilor, profilurile documentelor i a subiectului ,pe coninutul documentului i utilizarea de ageni inteligeni . Instrumentele de indexare sofisticat sunt potrivite pentru anumite tipuri de documente, de natura activitii i resursele necesare n implementarea i operarea lor.Alocarea de termeni de indexare poate fi limitat la terminologia stabilit n schema de clasificare sau alte controale de vocabular . Termeni de indexare sunt de obicei derivai din:a) formatul sau natura documentului ,b ) titlul sau titlul principal al documentului ,c ) coninutul subiectului documentului, de obicei, n acord cu activitatea de afaceri ,d ) rezumatul documentului ,e ) date associate cu tranzaciile nregistrate n document ,f ) numele clientilor sau al organizaiilor ,g ) cerinele de manipulare speciale sau de procesare ,h ) documentaia ataat identificat altfel, saui ) utilizrile documentelor .4.3.5 Clasificarea accesului i a securitiiAtribuirea drepturilor sau restriciilor la acces implic msuri similare pentru clasificarea activitii. Referindu-se la schema de clasificare a securitii i a accesului ( a se vedea 4.2.5 ) :a) se identific activitatea de tranzacie sau de afaceri la care documentele se refer ;b ) se identific unitatea de afaceri de la care documentele aparin ;c ) se verific clasificrile de acces i de securitate pentru a stabili dac activitatea i mediul de afaceri sunt identificate ca zone de risc sau au considerente de securitate i / sau restricii impuse prin lege ;d ) se aloc un nivel adecvat de acces sau restricie la document i se precizeaz mecanismele de control adecvate pentru manipulare ;e ) se nregistreaz starea de acces sau de securitate a documentelor n sistemul de nregistrri pentru a semnala necesitatea unor msuri a unui control suplimentar.Accesul la documente este restricionat numai n cazul n care este necesar n mod special de nevoia de afaceri sau de lege . Clasificrile de acces i de securitate pot fi atribuite n consultare cu unitatea de afaceri de la care documentele aparin .Restriciile pot fi impuse pentru o anumit perioad pentru a se asigura c mecanismele suplimentare de monitorizare i de control necesare pentru aceste documente nu sunt aplicate pentru mai mult timp dect este necesar .4.3.6 Identificarea statutului de dispoziieMulte sisteme de administrare a documentelor, n special sistemele electronice de administrare a documentelor , identific statutul de dispoziie i perioada de pstrare a documentelor la punctul de captare i nregistrare . Procesul poate fi legat de clasificarea pe activiti i automat ca parte din proiectarea sistemului .Procesul necesit sesizarea unei autoriti de dispoziie ( vezi 4.2.4) de natur mai mult sau mai puin formal n funcie de mrimea i natura organizaiei i rspunderile sale . Acesta implic urmtoarele etape :a) identificarea activitii de tranzacie sau de afaceri documentat de acte ;b ) localizarea tranzaciei i claselor de documente adecvate n autoritatea de dispoziie ;c ) alocarea perioadei de pstrare a acestora i identificarea aciunilor de dispoziie anticipat ;d )nregistrarea perioadei de pstrare i viitoarea aciune de distrugere n sistemul de nregistrare;e) determinarea msurii n care este necesar s se pstreze metadate despre documentele care au fost transferate unui furnizor extern de servicii de stocare sau arhivelor sau care au fost distruse .4.3.7 Depozitarea4.3.7.1 Decizii de stocare a documentelor Decizia de a captura un document implic intenia de a stoca . Condiiile adecvate de depozitare se asigur c documentele sunt protejate , accesibile i gestionate ntr- un mod rentabil . Scopul servit de document, forma lui fizic, utilizarea i valoarea sa vor dicta natura facilitilor si serviciilor de depozitare necesare pentru a gestiona evidena att timp ct este nevoie.Este important s se determine mijloace eficiente i efective de meninere ,de manipulare i stocare a documentelor nainte ca documentele s fie create i apoi s reevalueze modalitile de depozitare deoarece se schimb cerinele de nregistrare. De asemenea, este important ca alegerile de stocare s fie integrate n programul global de administrare a documentelor .Organizaiile pot face acest lucru prin efectuarea unei analize de risc pentru a alege opiunile de stocare fizic i manipulare care sunt adecvate i fezabile pentru dosarele lor . Selecia opiunilor de stocare ar trebui s ia n considerare accesul i cerinele de securitate i limitri n plus fa de condiiile de depozitare fizic . Documentele care sunt deosebit de critice pentru continuitatea afacerii pot necesita metode suplimentare de protecie i de suprapunere pentru a asigura accesibilitatea n cazul unui dezastru .Managementul riscului implic , de asemenea, dezvoltarea unui plan de redresare n caz de dezastru care definete un cadru organizat i prioritizat la dezastru , planificnd pentru continuarea operaiunilor de afaceri regulate n timpul dezastrului i fcnd planuri adecvate pentru recuperare dup dezastru .Factorii care sunt importani n alegerea opiunilor de depozitare i manipulare includ urmtoarele:a) Volumul i rata de cretere a documentelor . Ratele de cretere preconizate ar putea elimina unele spaii de depozitare din considerare n cazul n care capacitatea lor de cretere nu este suficient . n mod similar , medii de stocare digitale pentru documentele electronice ar trebui s fie evaluate cu privire la capacitatea de stocare . Alegerea de medii ar trebui s fie adaptat la volumul presupus i ratele de cretere ale documentelor .b ) Utilizarea documentelor . Diferitele utilizri ale documentelor vor determina nivelurile necesare de protecie mpotriva pierderii sau daune . Pentru documentele electronice , utilizarea de sisteme fiabile i medii care au via mai mare i mai robust vor fi indicate . n plus , uurina cu care salvrile pot fi rotite i protejate este o cheie considerabil n selectarea opiunilor de stocare pentru documentele electronice .c ) Nevoile de securitate i de sensibilitate a documentelor. Unele documente necesit limitri privind accesul la ele din motive de confidenialitate , de natura de proprietate a informaiilor sau din cauza proteciei legale .d ) Caracteristicile fizice . Aceti factori vor influena stocarea de documente : greutate , spaiu necesar , nevoie de control a temperaturii i a umiditii , precum i cerinele specifice de conservare fizice ale mediului documentului (de exemplu, hrtie, stocare digital, microform ) . Documentele n format electronic pot avea nevoie s fie transformate sau transferate. Mediile de stocare digital ar putea avea nevoie s fie actualizate . Documentele vor trebui s fie protejate de incendii , inundaii i alte riscuri n funcie de condiiile locale .e ) Folosirea documentelor ca reflectare a cerinelor de recuperare . Abilitatea de recuperare a documentelor este un aspect major . Documentele care sunt accesate mai des vor avea nevoie de un acces mai uor la depozitare. Documentele electronice pot fi stocate ntr-o varietate de moduri, care fac extragerea mai uoar sau mai rapid .f ) Costul relativ al opiunilor de stocare a documentelor . Considerentele de cost ar putea afecta deciziile cu privire la externalizarea depozitrii fizice i / sau electronice i a mediilor selectate pentru stocarea documentelor electronice .g ) Nevoia de acces . O analiz cost-beneficiu a stocrii internalizate vs a stocrii externalizate poate indica faptul c facilitile, sistemul i / sau echipamentele de depozitare multipl pot fi necesare pentru a sprijini pe deplin nevoile organizaiei .4.3.7.2 Consideraii asupra facilitiiPentru a se asigura c documentele sunt stocate i protejate n mod corespunztor , instalaia trebuie s fie evaluat n funcie de urmtorii factori:a) locaia trebuie s fie uor de accesat i nu ar trebui s fie n zone de risc extern cunoscute .b) structura cladirii ar trebui s ofere stabilitatea nivelurilor de temperatur i umiditate, protecie mpotriva focului , protecie mpotriva inundaiilor , protecie mpotriva contaminanilor ( cum ar fi izotopi radioactivi , toxine , i mucegai cu crestere activ ) , msuri de siguran , acces controlat n zonele de depozitare , sisteme de detectare pentru intrri neautorizate i o protecie adecvat mpotriva daunelor cauzate de insecte sau parazii .c ) echipamente. Este important ca rafturile s fi adaptate la formatul documentelor i ca acestea s fie suficient de puternice pentru a suporta adugiri poteniale . Containerele i ambalajele trebuie s reziste la manipularea i presiunea exercitat de coninut i ar trebui s nu deterioreze documentele n timpul depozitrii . Utilizarea documentelor poate justifica msurile de protecie speciale pentru a oferi o protecie suplimentar mpotriva deteriorrii .Organizaiile pot alege s foloseasc un antreprenor pentru a stoca documente i pentru a oferi acces la documentele pe hrtie sau la informaii electronice . n aceste cazuri , este important ca acordurile la nivel de serviciu s stabileasc drepturile i responsabilitile proprietarilor documentelor i ale furnizorului de servicii de stocare .4.3.7.3 Stocarea digitalStocarea de documente n format electronic necesit utilizarea de planuri suplimentare de depozitare i strategiile de prevenire a pierderea lor .a) sistemele de salvare sunt o metod de a copia documentele electronice pentru a preveni pierderea de documente prin erori de sistem .Astfel de sisteme ar trebui s includ un program de salvare regulat , mai multe copii pe o varietate de medii , dispersate n locurile de depozitare pentru copiile de rezerv , precum i furnizarea accesului de rutin i de urgen pentru copii de rezerv .b ) procesele de ntreinere pot fi necesare pentru a preveni daune fizice ale mediilor. Documentele pot fi copiate pe noile versiuni ale aceluiai mediu( sau alte mijloace media noi) , pentru a preveni eroziunea de date .c ) uzura moral a hardware-ului i a software-ului poate afecta lizibilitatea documentelor electronice stocate . Vezi 4.3.9.2 pentru informaii suplimentare.4.3.8 Utilizarea i urmrireaUtilizarea documentelor este o tranzacie de administrare a documentelor care ar putea avea nevoie s fie capturate de ctre sistem pentru a face parte din metadate . Utilizarea de documente poate afecta accesul i statutul de dispoziie .Gestionarea utilizrii documentelor include:a) identificarea permisiunilor de utilizator al sistemului de nregistrri asociate cu persoane fizice i poziiile lor n cadrul organizaie ,b ) identificarea accesului i starea de securitate a documentelor ,c ) identificarea drepturilor de acces pentru persoane externe organizaiei ,d ) asigurarea c numai persoanele cu drepturi de clasificare a utilizatorilor sau de securitate au acces la documentele cu statut limitat ,e ) urmrirea micrii documentelor pentru a-i identifica pe cei care le au sau le-au avut n custodie ,f ) asigurarea c orice utilizare a documentelor se nregistreaz la un nivel adecvat de detaliu , ig ) revizuirea clasificrilor de acces la documente pentru a se asigura c acestea sunt actuale i nc n vigoare.Monitorizarea utilizrii documentelor n sistemele de nregistrari este o msur de securitate pentru organizaii . Se asigur c numai utilizatorii cu permisiuni corespunztoare ndeplinesc sarcinile nregistrrii pentru care au fost autorizai .Gradul de control al accesului i al nregistrrii utilizrii depinde de natura afacerii i de documentele pe care le genereaz . De exemplu , msurile obligatorii de protecie a vieii private n multe jurisdicii solicit ca utilizarea documentelor care dein informaii cu caracter personal s fie nregistrat .Modelele de utilizare a documentelor sunt utile pentru stabilirea actualitii informaiilor coninute n documente i ofer o msur pentru a determina cnd trebuie s se ia msuri de dispoziie . Sistemele de monitorizare a utilizrii i / sau a micrii documentelor variaz de la sistemul fizic al catalogului bazat pe micarea documentelor la tehnologia codului de bare,ctre sistemele electronice de documente unde vizualizarea unui document este capturat n mod automat ca o tranzacie a sistemului . Sistemele de urmrire trebuie s ndeplineasc testul de a localiza orice document ntr-un perioad adecvat de timp i de a se asigura c toate micrile sunt urmrite .4.3.9 Punerea n aplicare a dispoziiei4.3.9.1 GeneralDocumentele cu date similare de eliminare i aciuni de declanare trebuie s fie uor de identificat n sistemul de nregistrri .De exemplu , pe suport de hrtie documentele cu aceleai date de dispunere i aciuni de declanare pot fi stocate fizic mpreun .Istoria utilizrii documentelor datorate aciunilor de dispoziie trebuie s fie revizuit pentru a confirma sau modifica starea de dispoziie. Alte activiti importante sunt:a) verificarea declanrii aciunii de dispoziie ,b ) confirmarea c n aciunile finalizate pot fi implicate documente , ic ) meninerea unui document auditabil pentru aciunea de dispoziie .4.3.9.2 Pstrarea continuDocumentele eliminate din sistemele actuale trebuie s fie accesibile i recuperabile pentru ntreaga perioad de pstrare a acestora .Caracteristicile documentelor prevzute n ISO 15489-1 : 2001 , 7,2 , ar trebui s fie meninute . n cazul n care documentele sunt scoase din mediul fizic imediat al unitii de afacere n alte domenii fizice controlate de organizaie , responsabilitatea continu pentru autorizarea distrugerii sau pentru o aciune de dispoziie ulterioar este reinut de ctre respectiva unitate .Documentele identificate pentru pstrarea continu trebuie s fie stocate n medii propice lor pe termen lung de conservare .Strategiile de conservare pentru documente , n special documente electronice , pot fi selectate n funcie de capacitatea lor de a menine accesibilitatea, integritatea i autenticitatea documentelor n timp , precum i pentru rentabilitatea lor .Strategiile de conservare pot include copierea , conversia i migrarea de documente .a) Copierea este producerea de o copie identic n acelai tip de mediu ( hrtie / microfilm / electronice ) pentru exemplu , de la hrtie la hrtie , microfilm la microfilm sau realizarea de copii de siguran ale documentelor electronice ( care se poate , de asemenea, face pe un alt tip de suport electronic ) .b ) Conversia implic o schimbare a formatului documentului , dar se asigur c documentul pstreaz informaii primare identice ( coninut ) . Exemplele includ microfilmarea documentelor pe hrtie , imagistica , schimbarea seturilor de caracter .c ) Migraia implic un set de sarcini organizate concepute pentru a transfera periodic materiale digitale de la o configuraia hardware / software la alta,sau de la o generaie de tehnologie la alta. Scopul migrrii este de a pstra integritatea documentelor i de a-i pstra capacitatea pentru clieni de a prelua , de a afia i de a le folosi .Migraia poate aprea atunci cnd hardware-ul i / sau software-ul devine nvechit sau poate fi utilizat pentru a muta documente electronice de la un format de fiier la altul .Alte metode pot fi utilizate pentru a pstra documentele electronice pentru perioade lungi de timp , pe msur ce noi tehnologii devin disponibile .Strategiile pentru pstrarea documentelor electronice i a metadatelor asociate ndeprtate din sisteme trebuie s fie formulate i integrate n toate procesele de proiectare a sistemului pentru a se asigura c documentele i metadatele asociate vor rmne accesibile i uor de utilizat pentru ntreaga perioad de pstrare a acestora .Documentele fiind stocate pentru distrugere n curs de la o dat ulterioar pot solicita documentare n aa fel nct s determine distrugerea periodic a documentelor n cazul n care perioada de pstrare a expirat ( de exemplu , anual ) .n cazul n care documentele sunt transferate la un furnizor extern de stocare sau la o instituie a arhivelor , fie ca urmare de punere n aplicare a aciunii de dispoziie sau din alte motive , documentarea care prezint obligaiile de a menine documentele i de a le gestiona n mod corespunztor , protejnd pstrarea sau dispoziia i accesibilitatea lor ,este stabilit n mod oficial printr-un acord ntre custode i partea de transfer .4.3.9.3 Distrugerea fizicDistrugerea fizic a documentelor se realizeaz prin metode adecvate nivelului lor de confidenialitate .Organizaia poate menine un traseu auditabil al documentrii tuturor distrugerilor documentelor. Consimmntul responsabil poate fi , de asemenea, necesar autoritilor . Distrugerea poate fi efectuat de ctre teri contractai pentru sarcin .Certificatele de distrugere sunt recomandate pentru toate distrugerile efectuate de ctre teri .Documentele n format electronic pot fi , de asemenea, distruse prin reformatare sau rescriere dac se poate garanta c reformatarea nu poate fi inversat .Instruciunile de tergere nu sunt suficiente pentru a se asigura c toi indicii de sistem la datele ncorporate n software-ul sistemului au fost , de asemenea, distrui . Salvrile care conin generaii de date ale sistemuluide asemenea, trebuie s fie reformatate sau rescrise nainte ca distrugerea efectiv a informaiilor n format electronic s fie complet. Distrugerea fizic a mediului de stocare este o alternativ adecvat , mai ales dac tergerea , reformatarea sau rescrierea fie nu sunt aplicabile sau sunt metode nesigure pentru distrugerea informaii digitale .4.3.9.4 Transferul de custodie sau de proprietate al documentelorn anumite situaii ,documentele sunt transferate din custodia sau din proprietatea organizaiei sau a unitii de afacere care le-a creat . Astfel de situaii apar , de exemplu , la restructurarea organizaiilor ,cnd organizaiile nceteaz s existe sau cnd activitile de afaceri sunt externalizate . n cazul n care se ntmpl acest lucru , documentele care necesit transfer sunt identificate , eliminate din sistemele documentelor existente i transferate fizic .Un astfel de transfer de proprietate sau de custodie ale documentelor la o alt organizaie poate include:a) transfer ctre alte organizaii cu responsabiliti pentru documente ,b ) transferul ctre organizaii externalizate sau contractor ,c) transferul ctre un spaiu de depozitare , saud ) transfer ctre o arhiv .Un element cheie n transferul de proprietate al documentelor este determinarea de responsabilitate pentru document .Exemple de ntrebri n acest context includ urmtoarele:a) au fost stabilite cu autoritate nevoile operaionale i administrative pentru transferul documentelor ?b) s fost abordate problemele de autoritate i responsabilitate pentru documente?c ) au fost luate n considerare impactul transferului asupra documentelor instituiei?d ) au fost ndeplinite politica legislativ n curs de desfurare i obligaiile de reglementare ?n cazul n care documentele electronice sunt transferate , urmtoarele aspecte trebuiesc luate n considerare :a) compatibilitatea hardware-ului i software-ului ;b ) metadate ( de control i informaii contextuale ) ;c ) documentarea de date ( informaii tehnice privind prelucrarea datelor i structura de date ) ;d ) acordurile de licen ;e ) standarde.n astfel de cazuri n care documentele sunt eliminate din controlul sau din proprietatea organizaiei ( de exemplu ,prin privatizare de agenii guvernamentale ) poate fi necesar acordul autoritii de arhiv responsabil .Cnd dosarele care conin informaii cu caracter personal sunt transferate de guvern la alte jurisdicii sau entiti , trebuie s fie luate n considerare o serie de factori ( n special n jurisdiciile n care libertatea de informare i legislaia de confidenialitate sunt aplicabile ) . Exemplele includ cerine referitoare la pstrarea documentelor ,la proteciea informaiilor cu caracter personal i la furnizarea consecvent a accesului.5 Monitorizare i audit5.1 GeneralExist trei motive pentru sistemele de monitorizare i de audit a documentelor:a ) pentru a asigura conformitatea cu standardele stabilite ale organizaiei ;b ) s se asigure c documentele vor fi acceptate ca probe n instana de judecat , dac acest lucru este necesar ;c ) pentru a mbunti performana unei organizaii .Detaliile cu privire la activitatea de afaceri obinuit a unei organizaii sunt nregistrate i stocate n sistemul de nregistrri n mod regulat i n cursul activitii sale normale de afaceri .Monitorizarea ajut la a se asigura responsabilitatea juridic continu a sistemului de nregistrri. Procesele de monitorizare sunt documentate pentru a oferi dovezi de conformitate cu politicile, procedurile i standardele pe care organizaia le are adoptate .Programele de monitorizare sistematic , dezvoltate i proiectate n conformitate cu normele i reglementrile existente pot s ndeplineasc cerinele pentru o astfel de responsabilitate corporativ .O persoan calificat corespunztor poate supraveghea mai bine, raportndu-se independent de conducerea superioar. Conformitatea este realizat cel mai adecvat de ctre oricine proiecteaz sau pune n aplicare programele de monitorizare sau prin persoana responsabil pentru gestionarea documentelor. Monitorizarea ar trebui s aib loc n mod regulat , la intervale convenite i stabilite n politica organizaiei de administrare a documentelor. 5.2 Respectarea audituluiDesignul corespunztor al oricrui sistem de nregistrri trebuie s aib dovezi disponibile ale unei organizaii:a) nelegerea naturii documentelor sale ,b ) aranjamente de ngrijire i de securitate pentru documente , ic ) procese i tehnologii de afaceri i implementarea corespunztoare a acestora .Mai mult dect att , managerii de documente au nevoie de dovezi pentru a demonstra organizaiei meninerea conformitii cu legislaia, politicile , principiile , procesele i procedurile de -a lungul timpului , mai ales pentru perioade mai mari ale personalului angajat .Principiile de bun practic n eviden sunt de valoare , chiar dac necesitatea de a produce documente electronice n instana de judecat nu apare . Efortul i resursele necesare pentru a se conforma rapid aduce beneficii de afacere , dac organizaia este n instan sau nu .5.3 Greutatea probatorieManagerii documentelor trebuie s fie contieni de potenialul provocrilor legale atunci cnd documentele sunt prezentate n probe la o instan de drept . n cazul n care integritatea sau autenticitatea unui document este numit ndoielnic n instan de ctre sugestiile de manipulare , incompeten , funcionalitatea sistemului necorespunztoare sau defeciune , greutatea probatorie sau valoarea introdus a documentului de ctre instana de judecat poate fi pierdut sau , cel puin , redus, n detrimentul cauzei .Managerii documentelor au nevoie de dovezi disponibile pentru a demonstra i dovedi conformitatea organizaiei cu legislaia , politicile i procedurile pe ntreaga durat de via a sistemului . Ar trebui s fie , de asemenea, posibil s se arat c sistemul a funcionat ca scop , n conformitate cu practicile normale de afaceri ale organizaiei .Aceste dovezi ar fi disponibile de la documentele de monitorizare i de auditare a proceselor sistemului .5.4 Monitorizarea performaneiMonitorizarea performanei cere organizaiilor s stabileasc niveluri de performan convenite, ateptate i necesare n aspecte cum ar fi responsabilitile procedurale , cantitatea i calitatea muncii , precum i sistemul de securitate i de proces i integritatea .Funcionarea sistemului rezultat trebuie apoi s fie msurat n mod regulat i mpotriva acestor ateptri sau cerine evaluate.6 Instruire6.1 IntroducereISO 15489-1 explic necesitatea pentru o organizaie de a implementa un program de instruire pentru tot personalul care creeaz documente sau de a folosi un sistem de nregistrri . Aceast parte a ISO 15489 noteaz unele dintre cerinele pentru un program de instruire,de formare pentru specialitii tehnici, personalul s fie instruit, metodele de instruire i programe de formare pentru evaluare i revizuire.Un program de formare ar trebui s se asigure c funciile i beneficiile de gestionare a documentelor sunt bine nelese ntr-o organizaie . Acesta ar trebui s explice politici i s plaseze proceduri i procese ntr-un context care d personalului o apreciere de ce sunt necesare . Acesta va fi cel mai eficient atunci cnd este adaptat la nevoile specifice ale anumitor grupuri de personal sau , n unele cazuri , unor membri individuali ai personalului .6.2 Cerinele programului de formareEste important pentru o organizaie de a atribui responsabilitatea pentru punerea n aplicare i gestionarea programului de formare pentru administrarea documentelor unui manager de la un nivel adecvat i s finaneze programul adecvat . O organizaie poate alege s utilizeze un furnizor ter de a oferi tot sau o parte din programul de formare pentru gestionarea documentelor .Un program formal de formare va fi eficient numai n cazul n care personalul poate vedea c managementul este angajat n punerea n aplicare a politicilor i procedurilor cuprinse n program.6.3 Personalul care urmeaz s fie instruiiEste important ca formarea s fie furnizat pentru ntregul personal cu nici un fel de responsabilitate pentru documente. Acesta include:a) manageri , inclusiv senior manageri ,b ) angajai ,c) contractori ,d ) voluntari , ie ) orice ali membri ai personalului care au o responsabilitate de a crea sau de a folosi documente.Organizaiile trebuie s se asigure c tot personalul identificat prin procesele prevzute la 2.3.2 sunt instruii astfel nct s pot ndeplini aceste responsabiliti .Programul de formare pentru specialitii administrrii documentelor este acoperit n 6.4.6.4 Formarea profesionitilor pentru administrarea documentelor6.4.1 GeneralMulte organizaii au nevoie s angajeze personal care au calificri profesionale n administrarea documentelor sau a arhivei , pentru a gestiona programul lor de nregistrare i de a ntreprinde procese foarte tehnice , cum ar fi clasificarea , pregtirea autoritilor de eliminare i de proiectare a sistemului . Abiliti tehnice relevante pot include , de asemenea, o nelegere aoperrii sistemelor electronice . O nelegere a afacerii ,a obiectivelor i a proceselor organizaiei este de asemenea, necesar .Organizaiile pot alege s utilizeze personal deja pregtit pentru a facilita participarea altor membri ai personalului dintr-un extern program de formare potrivit sau pot alege s angajeze contractori sau consultani instruii i cu experien .6.4.2 Metode de instruireMetodele de formare n domeniul managementului documentelor pot include urmtoarele :a) ncorporarea n angajatul organizaiei programele i documentaia de orientare;b ) clas de formare pentru noii angajai cu anumite responsabiliti sau n momente de schimbare de sistem ;c) program de formare la locul de munc furnizat ca parte a unui program formal sau informal de supraveghetori sau colegi cunosctori;d ) sesiuni de informare i seminarii pe teme specifice sau iniiative de nregistrare ;e ) pliante i brouri care ofer scurte ghiduri care descriu aspecte ale politicilor de nregistrare a organizaiei sau practici;f ) prezentri pe calculator , care ar putea fi interactive , disponibile n reeaua corporativ sau distribuite pe dischet ;g ) text de ajutor prevzut n cadrul unui sistem bazat pe calculator ;h ) cursuri de formare oferite de instituiile de nvmnt sau organizaii profesionale care ar putea face parte din oferte generale ale acestor instituii sau pot fi dezvoltate la cerere pentru a satisface o organizaie special care are nevoie .6,5 Evaluarea i revizuirea formriiEvaluarea programului de formare se bazeaz pe funcionarea cu succes ulterioar a sistemului de nregistrri de ctre angajat . Acest lucru poate necesita o msur fa de nivelul de pregtire suferit i audituri operaionale ale sistemului de nregistrri n unitatea organizaional. Programul poate , de asemenea, s monitorizeze i un nivel record de calificare a personalului conform cerinelor prevzute n programul de formare .Eficacitatea i eficiena programului de instruire vor fi mbuntite dac este revizuit n mod regulat i sunt furnizate rapoarte pentru management prin intermediul canalelor obinuite ale organizaiei .Nivelul de satisfacie a stagiarului cu cursuri i alte activiti prevzute ar trebui s fie , de asemenea, evaluate . Este important ca evaluarea i revizuirea programelor de instruire s fie urmate de toate ajustrile necesare ale programului i c actualizrile sunt furnizate de cei deja instruii .Este util s se evalueze orice defeciuni de responsabilizare pentru a vedea dac problemele de administrare a documentelor au fost un factor .