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DISEÑO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGÚN ISO 15489
2014
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Corporación universitaria Americana-SENA
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DISEÑO UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL SEGÚN ISO
15489
Carlos Molina Charris Nazly Cortesano Peñate Yulis Varela Castillo Yurleidis Romero Barraza Verónica Verbel Escaño
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Tabla de contenido
1. Investigación preliminar ................................................................................................... 3
2. Análisis de las actividades comerciales . ……………………………..……………………………………….4
3. Identificación de los requerimientos en materia de gestión documenta…………5
4. Evaluación de los sistemas existentes ...................................................................... 6
5. Identificación de estrategias para satisfacer los requerimientos en materia
de gestión de documentación ..................................................................................... 7
6. Diseño de un sistema de gestión documentos ........................................................ 8
7. Implementación de un sistema de gestión de documentos ................................. 9
8. Revisión posterior a la implementación .................................................................. 10
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1. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Identificar la organización y su contexto administrativo
Nombre de la organización: Corporación Universitaria América.
Tipo de organización: Estudiantil.
Historia: En el año 2003, un grupo de profesionales, con vocación
altruista y dedicada a diferentes procesos de formación, ven que
desde la Educación Superior, aplicando nuevas estrategias
educativas, resumidas en la flexibilidad, movilidad, competencias,
créditos académicos y ciclos pueden contribuir en la construcción de
un nuevo país incluyente, equitativo y con verdadera justicia social.
Con este propósito, se realiza un estudio que permite concretar la
creación de la Corporación Universitaria Americana
CORUNIAMERICANA, inicialmente en la ciudad de Barranquilla
(Atlántico) y posteriormente en la ciudad de Medellín (Antioquia),
como una nueva alternativa de Educación Superior para facilitar el
acceso a jóvenes de todo el país.
En reconocimiento a su propuesta académica y social, recibe
personería jurídica mediante Resolución del Ministerio de Educación
Nacional, Nº 6341 del 17 de octubre del 2006, del Ministerio de
Educación Nacional.
Así mismo, recibe autorización para ofrecer los programas
profesionales en: Administración de Empresas, Ingeniería de
Sistemas y Derecho.
La CORUNIAMERICANA, es de las pocas organizaciones educativas
que ha construido paso a paso su consolidación como Institución
Educativa Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años,
han cimentado procesos de formación en educación para el trabajo y
el desarrollo humano, con programas que por su pertinencia, calidad
y objetivo social, se han extendido a lo largo del país. Después de
todos estos años de incansable labor, presentamos al país una
institución transparente en su administración y en su responsabilidad
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social, donde su mayor preocupación ha de ser la atención y
prestación de servicios a sus estudiantes y a la comunidad.
CORUNIAMERICANA, consciente de las necesidades del país, en lo
que a Educación Superior se refiere, mantiene como fortaleza de su
acción, la formación por ciclos, considerando que la articulación de la
educación para el trabajo y el desarrollo humano, la educación
media, la educación técnica profesional, la tecnológica y la
profesional, es la solución requerida con urgencia para enfrentar los
retos del siglo que comienza.
CORUNIAMERICANA, piensa en la sociedad del futuro, por ello no solo
enseña, EDUCA, forma individuos con ética, profesionales con
compromiso, con responsabilidad, cerrando así la brecha que alejaba
la Educación Superior de la realidad del país. En el año 2003, un
grupo de profesionales, con vocación altruista y dedicada a diferentes
procesos de formación, ven que desde la Educación Superior,
aplicando nuevas estrategias educativas, resumidas en la flexibilidad,
movilidad, competencias, créditos académicos y ciclos pueden
contribuir en la construcción de un nuevo país incluyente, equitativo y
con verdadera justicia social.
Con este propósito, se realiza un estudio que permite concretar la
creación de la Corporación Universitaria Americana
CORUNIAMERICANA, inicialmente en la ciudad de Barranquilla
(Atlántico) y posteriormente en la ciudad de Medellín (Antioquia),
como una nueva alternativa de Educación Superior para facilitar el
acceso a jóvenes de todo el país.
En reconocimiento a su propuesta académica y social, recibe
personería jurídica mediante Resolución del Ministerio de Educación
Nacional, Nº 6341 del 17 de octubre del 2006, del Ministerio de
Educación Nacional.
Así mismo, recibe autorización para ofrecer los programas
profesionales en: Administración de Empresas, Ingeniería de
Sistemas y Derecho.
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La CORUNIAMERICANA, es de las pocas organizaciones educativas
que ha construido paso a paso su consolidación como Institución
Educativa Superior. En efecto, sus fundadores durante varios años,
han cimentado procesos de formación en educación para el trabajo y
el desarrollo humano, con programas que por su pertinencia, calidad
y objetivo social, se han extendido a lo largo del país. Después de
todos estos años de incansable labor, presentamos al país una
institución transparente en su administración y en su responsabilidad
social, donde su mayor preocupación ha de ser la atención y
prestación de servicios a sus estudiantes y a la comunidad.
CORUNIAMERICANA, consciente de las necesidades del país, en lo
que a Educación Superior se refiere, mantiene como fortaleza de su
acción, la formación por ciclos, considerando que la articulación de la
educación para el trabajo y el desarrollo humano, la educación
media, la educación técnica profesional, la tecnológica y la
profesional, es la solución requerida con urgencia para enfrentar los
retos del siglo que comienza.
CORUNIAMERICANA, piensa en la sociedad del futuro, por ello no solo
enseña, EDUCA, forma individuos con ética, profesionales con
compromiso, con responsabilidad, cerrando así la brecha que alejaba
la Educación Superior de la realidad del país.
Tipos de enlaces administrativos: Sistem center. Alcandía de
Barranquilla, SENA
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2. ANALISIS DE LAS ACTIVIDADES COMERCIALES
Análisis y funciones de las actividades comerciales de la
Corporación Universitaria Americana
Objetivos estratégicos
1. Estructurar una organización inteligente.
2. Desarrollar e implementar programas de Educación Superior abiertos y
flexibles, a partir de
3. Prestar los servicios de apoyo a la educación media técnica y a la
educación para el trabajo
Y el desarrollo humano,
4. Fomentar la investigación en las áreas técnicas laborales y profesionales
desarrolladas por
La Corporación Universitaria Americana.
5. Crear el ambiente y desarrollar las actividades que propicien en la
comunidad educativa, la
Capacidad para identificar y avanzar en su proyecto de vida.
6. Generar y consolidar convenios, alianzas estratégicas.
7. Fomentar el uso y aprovechamiento de herramientas tecnológicas de la
información.
Objetivos de calidad
1- Aumentar el grado de conformidad con los requisitos del SGC.
2- Mejorar el cumplimiento de los indicadores de los programas académicos
frente al modelo de autoevaluación institucional.
3- Actualizar el sistema de información académico de la Institución.
4- Ampliar la oferta de programas nuevos de pregrado y postgrado en las
modalidades presencial y virtual.
5- Fortalecer la producción investigativa de la Institución.
6- Fortalecer las actividades de extensión y proyección social.
7- Elevar el nivel de desempeño del personal docente y administrativo.
8- Enriquecer el perfil del personal docente e investigador.
9- Optimizar el uso de los recursos financieros de la Institución.
10- Incrementar la eficacia de los procesos del SGC.
11- Elevar el nivel de satisfacción del cliente
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Funciones generales que se encargan de respaldar los objetivos y
estrategias.
Actividades que constituyen a los cumplimientos de las actividades
de la corporación universitaria americana.
o Crear una página web donde se recoja información que pueda ser de
nuestro interés como las actividades que realiza nuestra
organización, la estructura organizacional y la parte de gestión
documental.
o Realizar informes anuales que proporciones la estructura
organizacional y las actividades realizadas.
o Crear planes corporativos que nos permitan identificar lo0s objetivos
y las funciones de la organización.
o Manuales de procedimientos que recopilan cantidad de información
de cómo se debe llevar a cabo la organización y sus funciones.
o Legislación que abarca tanto la gestión de los documentos como las
funciones administrativas.
o Informes o directrices emitidas por una auditorias, atención,
reclamaciones.
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3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
Mantener los soportes de los trabajos desarrollados.
Organizar la documentación de una manera estratégica.
Si es necesario mantener evidencias para entregarla en una auditoria, es
necesario mantener los formatos de flujo de información, debe estar
retenido por cinco años.
Los formatos utilizados son actos, su procedimiento de almacenamiento se
debe mejorar porque debe ser de manera departamental y no
independiente como se viene realizando, los documentos no son destruidos
sino sistematizados y se aseguran que sean accesibles y legibles a lo largo
del tiempo.
4. EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES
En nuestra organización nos podemos encontrar con sistemas de gestión de
información de tres tipos; basados en documentos en papel, electrónicos, o
híbridos. Veremos que tenemos los siguientes tipos de documentos que
pertenecen a los sistemas antes mencionados:
Programas y proyectos. Sistema Híbrido. Este es un documento clave para
el funcionamiento de la organización, en él se recoge las pautas a seguir
para desarrollar cada uno de los programas de la asociación y las
actividades correspondientes de cada uno de ellos. Son de uso frecuente y
se utilizan diariamente tanto en formato impreso como digital.
Expedientes. Basado en papel. Serie de documentos imprescindibles para
poder llevar a cabo el programa Jurídico, el usuario solicitante debe aportar
una serie de documentos de carácter legal que serán presentados a la
administración según corresponda en cada caso. Todos estos expedientes
conforman el grueso del Archivo Físico de la organización. Cumplen su
función administrativa y probatoria.
Actas. Sistema Híbrido. Las actas son el resultado de reuniones o asambleas
internas que realiza la organización, o en conjunto con las demás
asociaciones que forman la federación. En ellas se deja constancia de lo
resuelto en dicaz reuniones.
Hojas de asistencia. Basado en papel. Son el resultado de la asistencia de
los participantes a los cursos o actividades organizados por la asociación.
Una vez terminado el curo no es necesaria su conservación, queda
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constancia en la ficha de registro en la base de datos de la participación del
usuario cursos o actividades.
Hojas de firmas: Basado en papel, Este documento es similar al anterior. Tiene igual tratamiento.
Informes: Sistema Híbrido, Son el resultado de la evaluación de las
actividades realizadas.
Memorias: Sistema Híbrido, Son documentos en los que consta un balance detallado de todos los programas llevados a cabo por la asociación, con
datos estadísticos, resultados, etc. Están a disposición del público en formato electrónico a través de la web.
Comunicación a socios: Electrónico, Esta comunicación se lleva a cabo a través de correos electrónicos.
5. IDENTIFICACIÓN DE ESTRATEGIAS PARA SATISFACER LOS
REQUERIMIENTOS EN MATERIA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTACIÓN
La CORPORACIÓN UNIVERSITARIA AMERICANA como Institución de
Educación Superior ha velado por la confidencialidad de todos los datos
personales de sus estudiantes, proveedores y terceros desde todos los
procesos. A fin de darle cumplimiento al artículo 10 del decreto 1377 de
2013, que reglamentó la Ley 1581 de 2012, la Corporación Universitaria
Americana informa que previa la expedición de la norma. Se han organizado
los datos personales de los estudiantes, proveedores y terceros, que son
adecuados para el desarrollo de la actividad de formación y consultoría
continua de la institución.
Identificar las estrategias más adecuadas
La documentación debe ser autorizada por el titular indicando el nombre
completo y cedula de ciudadanía o en su defecto sus representantes,
tutores o apoderados, caso en el cual estos deben acreditar la calidad en la
cual actúan (anexando el documento que los acredite como tal).
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Evaluación de factores a favor y en contra de las estrategias
El titular de los datos personales que reposan en la base de datos de
la institución, podrá ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir dichos datos mediante una página la cual tenga
acceso digitando un código personal.
Dar asesoría para que las personas conozcan la información y los
servicios que existen en la página Web de la institución sea más clara.
Estrategias más adecuadas:
Establecer contacto a través del correo electrónico para asesorar sobre las dudas que puedan tener los estudiantes al ejercer su derecho de acceso a la información.
Establecer portales virtuales los cuales digiten códigos personales
para el ingreso a sus datos, para así poder observar sus (notas,
actualización de datos, certificados,) con la información de sus notas
actualización de datos.
6. DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTOS
OBJETIVOS
1- Aumentar el grado de conformidad con los requisitos del SGC.
2- Mejorar el cumplimiento de los indicadores de los programas
académicos frente al modelo de autoevaluación institucional.
3- Actualizar el sistema de información académico de la Institución.
4- Ampliar la oferta de programas nuevos de pregrado y postgrado en
las modalidades presencial y virtual.
5- Fortalecer la producción investigativa de la Institución.
6- Fortalecer las actividades de extensión y proyección social.
7- Elevar el nivel de desempeño del personal docente y administrativo.
8- Enriquecer el perfil del personal docente e investigador.
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9- Optimizar el uso de los recursos financieros de la Institución.
10- Incrementar la eficacia de los procesos del SGC.
11- Elevar el nivel de satisfacción del cliente.
DEPARTAMENTOS Y SUS RESPONABILIDADES
Rectoría: Encargada de la evaluación de la institución, mejorar la
calidad de los sistemas, planear
Secretaria general: encargada de suministrar información a usuarios y
clientes de la organización
Realizar trámites de admisiones registros, sistemas de información
académica, también encargado del archivo y correspondencia de la
institución y velar sobre el bienestar al aprendiz
DISEÑOS DE PROCESO DE TRABAJO
El diseño de proceso de trabajo ayudaría en bien común para la
empresa debido a que nos ayudaría a organizar y administrar el
funcionamiento de la organización.
Crear una mejor cultura organizacional: esto nos ayudaría a trabajar
en equipo y nos ayudaría dar bueno procesos para la empresa.
Un buen clima organizacional: la empresa contara con un buen
ambiente puesto que nos ayudaría a trabajar conformes a una buena
comodidad laboral.
Mejorar tanto productividad como la competitividad.
La estructura organizacional: Para la creación de una estructura
organización es necesario implementar el modelo que más se adapte,
sin antes haber analizado el tamaño de la organización, la tecnología
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y el ambiente, es necesario aplicar sistemas de gestión de calidad
que mejores los procesos documentales.
Ofrecer capacitaciones para mejorar la calidad y capitalizar el talento
y la capacidad de los empleados y de los procesos documentales.
PRODUCCIÓN DE INFORMACIÓN
Los principales documentos de que se deriven para llevar la comunicación
en la parte interna de la institución son:
Convocatoria. Acta. Autorización.
Avisos y anuncios. Boletines y revistas.
Memoria de actividades. Nota interna. Solicitud (como modelo de instancia normalizado).
Los principales documentos de que se sirve la empresa
Para llevar a cabo las comunicaciones externas son:
Anuncios.
Carta circular.
Tarjetas.
Invitaciones.
Saludas.
DISEÑO DE UN SISTEMA DOCUMENTAL
Instalar un software que nos permita almacenar la información de la
documentación, que nos garantice la seguridad de la información y que
nos permita el acceso de solo el personal adecuado y también un ciclo de
vida para los documentos y todos los procesos realizados en nuestra
institución.
Un programa que nos agilice el trabajo para un mejor rendimiento de
nuestro trabajo y se vea reflejado mediante todos los procesos a realizar
en la institución.
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Por ultimo preparar el plan inicial para su implementación.
Y dar solución a las falencias encontradas en la organización.
7. IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS
Enfoque de Sistemas para la Gestión
El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y, en general,
gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la
eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus
objetivos.
Mejora Continua
Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para
entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental
que la mejora continua del desempeño global de las entidades sea un
objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad.
Mejorar continuamente el desempeño organizacional implica que los
estándares de desempeño sean cada vez más exigentes, que en lo posible
se vaya más allá de los requisitos de los clientes y que esto se vea reflejado
en unos indicadores de gestión que demuestren la mejora en términos de
eficiencia, eficacia y efectividad.
Enfoque basado en hechos para la Toma de Decisiones
En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el
análisis de los datos y la información y no simplemente en la intuición.
La recopilación ordenada y sistemática de la información para el
seguimiento de indicadores, en un marco de procesos y el análisis de los
mismos, permite a quienes tienen la responsabilidad en la toma de
decisiones, que éstas se tomen en forma más eficiente y eficaz.
Transparencia
La gestión de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las
decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen
el acceso a la información pertinente de sus procesos facilitando el control
social.
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Las actuaciones de las Entidades públicas, deben realizarse privilegiando el
interés y la responsabilidad social sobre el interés particular o individual; lo
que quiere decir que el manejo de los recursos debe hacerse con total
transparencia frente al ciudadano y con toda la responsabilidad ética que al
empleado público corresponde como administrador de recursos que son de
propiedad común a toda la sociedad representada en el Estado.
Para esto, es necesario que las entidades proporcionen los medios para que
los ciudadanos tengan acceso fácil y oportuno a la información sobre la
gestión que estas realizan.
8. REVISIÓN POSTERIOR A LA IMPLEMENTACIÓN
Hipótesis
Podemos implementaran un archivo de manera cronológica grupal dividido
por carrera y dependiendo de la actividad desarrollada, de esta manera
sabremos o soportaremos ante cualquier auditoria o ente controlador.
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9. FLUJOGRAMA
Si
No
INICIO
Ingresa la
documentación a
C.U.A.
¿Se lleva a cabo
un registro de la
documentación
archivada?
Registro de la
documentación
Se radica y se
registra en la
planilla de
entradas
Separar y repartir la
documentación
El registro de la
documentación se
archiva
cronológicamente
Personalizada.
La documentación no
es archivada de forma
correspondiente a cada
departamento
Firma de recibido,
para evidencia
(Auditoria)
Archivar la
documentación FIN
