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RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
LOCAL DE SUBA
TABLA DE CONTENIDO
- 1 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
• INTRODUCCION
• DESARROLLO ORGANIZACIONAL
• MISION
• VISION
• OBJETIVO DEL MANUAL
• METODOLOGIA UTILIZADA
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
LOCAL DE SUBA
INTRODUCCION
- 2 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
La Identificar en una organización los procesos y procedimientos administrativos, son el insumo predilecto para ejercer el control interno. Es imprescindible, además para generar procesos de mejoramiento continuo al interior de la organización, en términos de Calidad, en los productos y servicios que se prestan. Un requisito de la calidad en la gestión pública, como principio es que “un resultado deseado se alcanza más eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso”1, partiendo de la base de que un proceso es “(…) el conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados10.”2 Es crucial tener en cuenta, que hay procesos esenciales al interior de la organización, como también en su entorno, que dependiendo de su desarrollo y control permiten cumplir o no con su misión y visión con las cuales fue creada. Estos procesos se logran estandarizar como misionales, estratégicos y de apoyo. Que definidos desde el punto de vista del Modelo Estándar de Control Interno MECI: 2005 (pág 28), se tiene que los
Procesos Estratégicos: incluyen los relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, comunicación, disposición de recursos necesarios y revisiones por la Dirección.
Procesos Misionales: incluyen todos aquellos que proporcionan el resultado
previsto por la entidad en el cumplimiento del objeto social o razón de ser.
Procesos de Apoyo: incluyen aquellos que proveen los recursos necesarios para el desarrollo de los procesos estratégicos, misionales y de evaluación.
Procesos de Evaluación: incluyen aquellos necesarios para medir y recopilar
datos para el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.
1 NTCGP 1000:2004, citado por Manual de Implementación del MECI :2005 , Pág 28 2 Ibidem, Pág 28
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
El proceso de Apoyo de Gestión Documental, es un “conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.”3; que provee la información necesaria para las actuaciones administrativas en la Alcaldía Local de Suba.
3 NTCGP 1000:2004, Pág. 10
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
LOCAL DE SUBA
INTRODUCCIÓN
- 3 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
La Alcaldía Local de Suba presenta la siguiente estructura funcional de la organización: A continuación se describen las siguientes funciones: “El grupo de gestión administrativa y financiera esta encomendado para que asesore y coordine en diferentes aspectos de la gestión publica local, tales como: la elaboración de programas y proyectos, la formulación y ejecución del presupuesto Local, la contratación a través del Fondo de Desarrollo Local, el manejo de personal administrativo y contratistas, la gestión de los asuntos involucrados con la participación ciudadana, entre otros.
MANUAL DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
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DESARROLLO ORGANIZACIONAL
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VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
Abogado FDL
Profesionales deplaneacion
Jefe de presupuesto
Ingeniero de sistemas
Almacenista FDL
Gest de recursos internacion
Gestor ambiental
Gestor de participacion
Gestor de medios
Secretario JAL
Contador FDL
Contratistas de apoyo
Auxiliares admnistrativos
Coordinador grupo administrativo y financiero
Abogado
Auxiliares
Grupo de descongestion
Asesor Juridico
Ingeniero
Interventor de obras
Auxiliares
Asesor de obras
Unidad de mediacion
Auxiliares
Coord. Casa de la Justicia
Auxiliares
Inspeccion 11 A
Auxiliares
Inspeccion 11 B
Auxiliares
Inspeccion 11 C
Secret Gral de Inspecciones
Coordinador grupo normativo y juridico
Alcaldesa Local
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Está bajo las instrucciones del Coordinador Administrativo y Financiero, quien debe encargarse de asesorar al Alcalde Local en las siguientes funciones esenciales4:
Asesorar al Alcalde Local en el proceso de formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo local, en concordancia con el plan general de desarrollo del Distrito, plan de desarrollo local y el plan de ordenamiento territorial. En la Implementación de políticas y programas que garanticen la participación efectiva de la ciudadanía de la localidad, de acuerdo a las directrices que para el efecto se impartan por parte de la Secretaría de Gobierno. Desarrollar los procesos necesarios para mejorar la gestión administrativa en la localidad, tales como control de inventarios, almacén, bienes y servicios, sistemas, archivo y correspondencia, oficina de servicio al ciudadano, mantenimiento, aseo, cafetería, y vigilancia. Supervisar y garantizar el funcionamiento de sistemas de información necesarios para la adecuada toma de decisiones y el seguimiento de las políticas, planes, programas y proyectos de desarrollo de la localidad. Coordinar la gestión correspondiente a los asuntos contables, jurídicos, de planeación y financieros del Fondo de Desarrollo Local. Difundir la información relacionada con los programas adelantados por la Dirección de Gestión Humana, a fin de promover la participación activa de todos los funcionarios de la Alcaldía Local. Gestionar las iniciativas y sugerencias de la comunidad con respecto a los asuntos de planeación, participación y desarrollo de la localidad para su respectivo tramite. Apoyar al Alcalde Local en el cumplimiento de su función de coordinación institucional con las entidades del sector central, sobre los asuntos de gestión administrativa, planeación, participación y desarrollo local. Apoyar el fomento y formación de una cultura de control que contribuya al mejoramiento continuo en el cumplimiento de las funciones propias de la Alcaldía Local.
Y para apoyar estas funciones existen dentro de la estructura del Grupo de Gestión Administrativa y financiera: - El gestor de participación - El gestor de medios de comunicación - El gestor ambiental - El gestor de recursos internacionales - Un ingeniero de sistemas - El abogado del Fondo de Desarrollo Local - Un contador del FDL - Un almacenista del FDL 4 SECRETARIA DE GOBIERNO DISTRITAL DE BOGOTA. Resolución 313 de 2206. Por la cual se ajusta el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos de la Planta de Personal de la Secretaría de Gobierno de Bogotá, D.C.
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DESARROLLO ORGANIZACIONAL
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VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
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- Un jefe fe presupuesto - Profesionales de planeación - Contratistas de apoyo y auxiliares administrativos. El Grupo de gestión jurídica principalmente adelanta las labores de crear, informar y difundir entre la comunidad la normatividad vigente para la conservación, la protección y la recuperación del espacio público, la publicidad exterior visual, la emisión atmosférica de sonido, el funcionamiento de establecimientos comerciales, el registro de Personerías Jurídicas y los asuntos de competencia del Alcalde Local. Está encabezado por al Coordinador Normativo y jurídico quien tiene dentro de sus funciones esenciales5:
Apoyar al alcalde local en la organización y trámite de los asuntos de carácter jurídico, así como en el cumplimiento de la función de coordinación institucional con las entidades del sector central y descentralizado, sobre los asuntos jurídicos de la localidad. Coordinar el cumplimiento de las políticas bajo las directrices del Alcalde Local establecidas por la Secretaría de Gobierno en asuntos como: prevención de delitos, contravenciones, problemas de convivencia y seguridad ciudadana, así como de las que faciliten la promoción de los derechos humanos, el acceso ciudadano a la justicia y la garantía de derechos y libertades individuales. Apoyar el proceso de recopilación, divulgación y actualización del registro de las disposiciones de carácter legal y administrativo que afecten directa o indirectamente la gestión de la Alcaldía Local. Apoyar al Alcalde Local en la supervisión de la gestión de los Centros de Mediación y Conciliación, Inspecciones de Policía, Secretarías Generales, Corregidurías y Casas de Justicia. Recopilar y analizar la información sobre asuntos jurídicos y de seguridad y convivencia ciudadana que se desarrollen en la localidad y preparar los informes pertinentes cuando le sean requeridos.
Para el cumplimiento de estas funciones el grupo de gestión jurídica posee: - El asesor jurídico - Un grupo de descongestión - Un asesor de obras - Un interventor de obras - Un coordinador de la casa de justicia - Un secretario general de inspecciones - Un grupo de profesionales entre los que se encuentran abogados e ingenieros que
apoyan la gestión. Y además auxiliares administrativos.”6
5 Ibíd. 6 PLAN ESTRATÉGICO DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ALCALDÍA LOCAL DE SUBA. DIANA CAROLINA CABRERA MORENO, Segundo Informe de práctica administrativa. Páginas 5-9.
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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
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MISIÓN
- 7 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
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VISIÓN
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VERSIÓN 001
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El presente Manual tiene por objeto el de cumplir con el requisito, de identificar los principales procedimientos y actividades del proceso de Gestión Documental, en la organización de la Alcaldía Local de Suba. Para cumplir con la obligatoriedad que tienen todas las Entidades Públicas de adoptar manuales de procesos y procedimientos, contribuyendo con la conformación a futuro, de una red de procesos al interior de la Entidad. Ello permitirá consolidar la adopción de un enfoque organizacional, desde un punto de vista sistemático y de procesos. De este modo construir un de Modelo de Procesos7, de los productos y servicios, en especial de la Gestión Documental que ayude a la mejora continua (Calidad), de la organización. 7 Manual de Implementaciòn Modelo Estándar de Control Interno 1000:2005, Página 28
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OBJETIVO DEL MANUAL
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VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
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La metodología que se utilizó para concebir el manual de procesos y procedimientos, fue el propuesto por la Universidad Nacional, de la Facultad de Ciencias Económicas para la elaboración de Manuales de Procedimientos. Con base en esto se prosiguió a la identificación de los procesos básicos y de soporte, luego se interrelacionaron con el fin de jerarquizarlos frente a su nivel de importancia en el propósito de la gestión documental. Seguido a esto, se realizaron Mapas de Procesos con las actividades en la gestión documental, integrando en ellos puntos de control por procesos, para la evaluación y auditoria por parte del Control Interno.
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METODOLOGÍA IMPLEMENTADA
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VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
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OBJETIVOS: Mediante el proceso de recibo de correspondencia, se busca facilitar la entrada de documentos8, esenciales para la comunicación externa e interna de la Alcaldía Local de Suba. El cual permita oportunamente iniciar actuaciones administrativas de la Organización. ALCANCE: Oficina de Atención al Cliente y Oficina de Radicación de Correspondencia, de la Alcaldía Local de Suba. RESPONSABLES: Oficina Atención al Ciudadano, Auxiliar de radicación y correspondencia. PROVEEDORES: Entidades Públicas, Entidades Privadas, ciudadanía y demás que envían correspondencia a la Alcaldía Local de Suba. ENTRADAS:
Documentos externos, derecho de petición, quejas y reclamos, invitaciones secretaria de gobierno, correspondencia entidades distritales, peticiones de la comunidad, acción de tutela/ acción popular, petición de certificación de personería jurídica (conjuntos cerrados), proyectos y demás correspondencia recibida por la Alcaldía. ACTIVIDADES DEL PROCESO: Recibo de correspondencia e impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo. Ingreso de la información al Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001 de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia ó remitente, tipo de documento, nombre del remitente, correo electrónico (sólo si lo solicita), numero de anexos ó folios, responsable del asunto, dependencia a la que se remite para su debida respuesta y acciones administrativas pertinentes. Elaborar el escrito correspondiente con el Formato Único de Radicación de Petición Verbal, N° MPP001-FURV001 , en caso de que se presente una petición verbal, por parte de un ciudadano demuestre su incapacidad de leer o escribir. La Oficina de Atención al Ciudadano, quedará a cargo de esta actividad proyectando el oficio que contendrá una descripción de la petición, la huella dactilar del peticionario, su
8 “Información y su medio de soporte.” NTCGP 1000:2004, numeral 3.18, página 9.
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PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA
- 11 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
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nombre e identificación y la dirección en la que recibirá respuesta. Una vez surtido este trámite, el peticionario deberá presentar el escrito a la oficina radicación y correspondencia de documentos para su correspondiente ingreso. Scanner del documento original que radica el Cliente y/o Usuario, guardándolo digitalmente como documento de Acrobat Reader, nombrándolo con el número de radicado, en una carpeta del computador, nombrada con la fecha vigente en la cual se están radicando toda la correspondencia del día. Clasificación de la correspondencia en los respectivos estantes, de acuerdo a la dependencia destinataria la cual ha de iniciar la actuación administrativa para dar trámite de respuesta a la correspondencia recibida. Distribución de la correspondencia recibida a cada dependencia, remitiéndola por medio de una copia impresa del Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001, en la que se relacionen los oficios que se remiten a la dependencia para su respectiva firma de recibido. La dependencia que recibe la correspondencia a su cargo, remitirá, si lo considera conveniente a las unidades organizativas que tengan relación con el asunto de los oficios recibidos, con el objeto de apoyar en su proyección de respuesta al cliente, para ello se utilizará el Formato Remisorio MPP001-RMS1. Recopilación en un archivo digital unificado de toda la información de correspondencia recibida llamándolo consolidado del día con la fecha vigente, mediante el Formato Único de Recibo de Correspondencia, al final de la jornada de cada uno de los asesores de la Oficina de Atención al Cliente y Radicación de Correspondencia, los cuáles además entregarán dicha información en físico y firmada por cada uno. Remisión de la información del día a la Oficina de Control Interno, para que esta controle el tiempo de respuesta de los oficios. Archivo de los reportes físicos de correspondencia recibida, de cada uno de los asesores, en carpetas de yute debidamente membreteadas y seriadas. SALIDAS: Documentos de respuesta a oficios y correspondencia recibida (derecho de petición, quejas y reclamos, invitaciones secretaria de gobierno, correspondencia entidades distritales, peticiones de la comunidad, acción de tutela/ acción popular, petición de certificación de personería jurídica (conjuntos cerrados), proyectos y demás correspondencia recibida por la Alcaldía.). CLIENTES: Dependencias de la Alcaldía Local de Suba, Entidades Públicas, Distritales y ciudadanía.
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PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA
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VERSIÓN 001
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OFICINA DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO Y RADICACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
GRUPO DE GESTIÓNADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA / GRUPO DE
GESTIÓN JURÍDICA/ DESPACHO
DEL ALCALDE
INICIORecibo de
correspondenciae impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo.
Scanner del documentooriginal que radica
el Cliente y/o Usuario, Guardándolo digitalmente
como documento de Acrobat Reader
Asignación preliminar A dependencias de
Correspondenciarecibida
Ingreso de la información al Formato Único de
Recibo de Correspondencia,
Nº MPP001-OACC001de Excel con numero
de radicado
RECIBEN LA CORRESPONDENCIA, FIRMANDO COPIA FÍSICA DEL
Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001
PARA DEJAR CONSTANCIA DE RECIBIDO
INFORMATIVA
DÁ RESPUESTA
DETERMINA SI REQUIERE APOYO, INFORMACIÓN, O PROYECCIÓN
DE OTRA DEPENDENCIA PARA CONTESTAR EL OFICIO,
MEDIANTE Formato Remisorio MPP001-RMS1.
NO
SI
ARCHIVA
FIN
CONTROL 1CONTROL 2
CONTROL 3
ALCALDÍA LOCAL DE SUBAMACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTALPROCESO: RECIBO DE CORRESPONDENCIA
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
ALCALDÍA LOCAL DE SUBA
DESCRIPCIÓN DE PUNTOS DE CONTROL POR PROCESO PROCESO DE RECIBO DE CORRESPONDENCIA
CONTROL DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
CONTROL 1 INTEGRIDAD
Ingreso de la información al Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001 de Excel con numero de radicado y demás infotipos
CONTROL 2 EXACTITUD
Scanner del documentooriginal que radica el Cliente y/o Usuario, Guardándolo digitalmente como documento de Acrobat Reader
CONTROL 3 COORDINACIÓN
Determinar si requiere apoyo, Información, o proyección de otra dependencia Para contestar el oficio, Mediante formato remisorio MPP001-RMS1.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR RESPONSABLES DE PROCESO PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
N° ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO (Minutos)
RESPONSABLES
1 Recibo de correspondencia e impresión del reloj radicador de la hora, fecha y consecutivo. 1 OFICINA RADICACIÓN
CORRESPONDENCIA
2
Ingreso de la información al Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001 de Excel con numero de radicado, fecha, procedencia ó remitente, tipo de documento, nombre del remitente, correo electrónico (sólo si lo solicita), numero de anexos ó folios, responsable del asunto, dependencia a la que se remite para su debida respuesta y acciones administrativas pertinentes.
2
OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA
Y OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
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GESTIÓN DOCUMENTAL
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PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA
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VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
N° ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO (Minutos)
RESPONSABLES
3
Elaborar el escrito correspondiente con el Formato Único de Radicación de Petición Verbal, N° MPP001-FURV001 , en caso de que se presente una petición verbal, por parte de un ciudadano demuestre su incapacidad de leer o escribir. proyección el oficio que contendrá una descripción de la petición, la huella dactilar del peticionario, su nombre e identificación y la dirección en la que recibirá respuesta. Una vez surtido este trámite, el peticionario deberá presentar el escrito a la oficina radicación y correspondencia de documentos para su correspondiente ingreso.
6 OFICINA ATENCIÓN AL CIUDADANO
4
Scanner del documento original que radica el Cliente y/o Usuario, guardándolo digitalmente como documento de Acrobat Reader, nombrándolo con el número de radicado, en una carpeta del computador, nombrada con la fecha vigente en la cual se están radicando toda la correspondencia del día.
2 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO
5
Clasificación de la correspondencia en los respectivos estantes, de acuerdo a la dependencia destinataria la cual ha de iniciar la actuación administrativa para dar trámite de respuesta a la correspondencia recibida.
3 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO
6
Distribución de la correspondencia recibida a cada dependencia, remitiéndola por medio de una copia impresa del Formato Único de Recibo de Correspondencia, Nº MPP001-OACC001, en la que se relacionen los oficios que se remiten a la dependencia para su respectiva firma de recibido.
5 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO
7
La dependencia que recibe la correspondencia a su cargo, remitirá, si lo considera conveniente a las unidades organizativas que tengan relación con el asunto de los oficios recibidos, con el objeto de apoyar en su proyección de respuesta al cliente, para ello se utilizará el Formato Remisorio MPP001-RMS1.
3 DEPENDENCIA CON COMPETENCIA
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GESTIÓN DOCUMENTAL
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PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA
- 15 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
N° ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO (Minutos)
RESPONSABLES
8
Recopilación en un archivo digital unificado de toda la información de correspondencia recibida llamándolo consolidado del día con la fecha vigente, mediante el Formato Único de Recibo de Correspondencia, al final de la jornada de cada uno de los asesores de la Oficina de Atención al Cliente y Radicación de Correspondencia, los cuáles además entregarán dicha información en físico y firmada por cada uno.
10 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y
OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
9 Remisión de la información del día a la Oficina de Control Interno, para que esta controle el tiempo de respuesta de los oficios.
5 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA
10 Archivo de los reportes físicos de correspondencia recibida, de cada uno de los asesores, en carpetas de yute debidamente membreteadas y seriadas.
5 OFICINA RADICACIÓN CORRESPONDENCIA Y
OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
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PROCESO RECIBO DE CORRESPONDENCIA
- 16 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
OBJETIVO: Con el proceso de envío de correspondencia, se pretende hacer efectivo las actuaciones administrativas en la Alcaldía Local de Suba. De este modo notificar de las decisiones de la administración local a los ciudadanos, organizaciones y entidades públicas. ALCANCE: Dependencias de la Alcaldía Local de Suba, ciudadanía y entidades públicas y/o privadas. RESPONSABLES: Oficina de Atención al Cliente y Oficina de Radicación de Correspondencia, de la Alcaldía Local de Suba. ENTRADAS:
Documentación de respuesta a, derecho de petición, quejas y reclamos, invitaciones secretaria de gobierno, correspondencia entidades distritales, peticiones de la comunidad, acción de tutela/ acción popular, petición de certificación de personería jurídica (conjuntos cerrados), proyectos y demás correspondencia recibida por la Alcaldía. ACTIVIDADES: Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario, como dirección, nombre completo, teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros. Entrega en medio magnético del oficio, el cual se debe identificar con el nombre del consecutivo, que se radicó para envío en la Oficina de Correspondencia, protegido en Acrobat Reader, a la Oficina de Atención al Ciudadano. El oficio de respuesta además de tener el consecutivo de la comunicación, debe citar el número de radicación al cuál se le está dando respuesta. Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado para respuesta y entrega. Encontrar el medio magnético del documento que radicó el peticionario, y adjuntarle el oficio con que la administración le da respuesta. En caso de que por alguna razón el oficio de respuesta no llegue al destinatario, este al acercarse a averiguar en la Alcaldía lo pueda hacer con la Oficina de Atención al Ciudadano, dándole copia al destinatario del documento de respuesta.
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PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
- 17 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
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El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devolución de copia al mensajero. Recepción de la copia del documento de respuesta, y copia del Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el destinatario y entrega a la dependencia que dio respuesta al requerimiento. Archivo SALIDAS: Documento copia de la correspondencia enviada con el numero de radicado como recibido. Guía de entrega y factura mensual del servicio de mensajería externo. CLIENTES: Dependencias de la Alcaldía Local de Suba, Entidades Públicas y Privadas, y la ciudadanía.
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PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
- 18 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
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OFICINA DE ATENCIÓN
AL CIUDADANO Y RADICACIÓN DE
CORRESPONDENCIA
GRUPO DE GESTIÓNADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA / GRUPO DE
GESTIÓN JURÍDICA/ DESPACHO
DEL ALCALDE
INICIOCONTROL 1
CONTROL 2
ALCALDÍA LOCAL DE SUBAMACROPROCESO: GESTIÓN DOCUMENTALPROCESO: ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación
de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario,como dirección, nombre completo,
teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros.
Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato
de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente,
destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado
para respuesta y entrega.
Encontrar el medio magnético del documento que radicó
el peticionario, y adjuntarle el oficio magnético con que
la administración le da respuesta.
MENSAJERÍA
DESTINATARIO
Recibe de la Oficina de correspondenciala documentación y entrega
Oficio de respuesta al destinatario
Recepción de la copia del documentode respuesta, y copia del Formato Único
de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el
destinatario y entrega a la dependenciaque dio respuesta al requerimiento.
El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devuelve
copia al mensajero.
Recibe copia de la documentación y copia del formato de radicación
De correspondencia, firmadosPor el destinatario
FIN
ARCHIVO
CONTROL 3
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
ALCALDÍA LOCAL DE SUBA DESCRIPCIÓN DE PUNTOS DE CONTROL POR PROCESO
PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
CONTROL DESCRIPCIÓN APLICACIÓN
CONTROL 1 INTEGRALIDAD
Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario, como dirección, nombre completo, teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros.
CONTROL 2 SEGUIMIENTO
Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado para respuesta y entrega.
CONTROL 3 EXACTITUD
Recepción de la copia del documento de respuesta, y copia del Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el destinatario y entrega a la dependencia que dio respuesta al requerimiento.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
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PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
- 20 -
VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
ALCALDÍA LOCAL DE SUBA
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES POR RESPONSABLES DE PROCESO PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
N° ACTIVIDADES TIEMPO
ESTIMADO (minutos)
RESPONSABLES
1
Entrega de la documentación a la oficina de Correspondencia, original y copia, con el Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001; con todos los datos del destinatario, como dirección, nombre completo, teléfono (opcional), asunto, nombre y teléfonos del funcionario quien remite el oficio, entre otros.
1 DEPENDENCIA CON COMPETENCIA
2
Entrega en medio magnético del oficio, el cual se debe identificar con el nombre del consecutivo, que se radicó para envío en la Oficina de Correspondencia, protegido en Acrobat Reader, a la Oficina de Atención al Ciudadano. El oficio de respuesta además de tener el consecutivo de la comunicación, debe citar el número de radicación al cuál se le está dando respuesta.
2
OFICINA RADICACIÓN
CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
3
Recibo de la correspondencia en original y copia del oficio a enviar, Formato de Seguimiento de Correspondencia Enviada MPP001-FSCE001, y se diligencia y registra en Excel la fecha de envío, remitente, destinatario, centro de costo, anexos, destinos, medio de envío, numero de radicado para respuesta y entrega.
4
OFICINA RADICACIÓN
CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
4
Encontrar el medio magnético del documento que radicó el peticionario, y adjuntarle el oficio con que la administración le da respuesta. En caso de que por alguna razón el oficio de respuesta no llegue al destinatario, este al acercarse a averiguar en la Alcaldía lo pueda hacer con la Oficina de Atención al Ciudadano, dándole copia al destinatario del documento de respuesta.
3 OFICINA DE
ATENCIÓN AL CIUDADANO
5 El destinatario recibe correspondencia en original y copia, firma, sella y devolución de copia al mensajero.
1 OFICINA DE CORRESPONDENCIA
6
Recepción de la copia del documento de respuesta, y copia del Formato Único de Radicación de Correspondencia MPP001-FUC001, ambos firmados por el destinatario y entrega a la dependencia que dio respuesta al requerimiento.
3
OFICINA RADICACIÓN
CORRESPONDENCIA Y OFICINA DE ATENCIÓN AL CIUDADANO
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
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PROCESO DE ENVÍO DE CORRESPONDENCIA
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CÓDIGO MPP001
RODRIGO SÁNCHEZ RUGELES, Practicante Administrativo VERSION MPP001
OBJETIVO: Conservación de la memoria institucional de la Alcaldía Local de Suba y ejecución de políticas sobre los fondos documentales, históricos y de valor patrimonial para la Localidad y la ciudad. ACTIVIDADES: Clasificar los fondos acumulados, por dependencias y por tipos documentales (Resoluciones, Actas, Decretos, demás actos administrativos). Ordenación por series y subseries los archivos de las dependencias de la Alcaldía Local de Suba. Disposición física de la documentación (limpieza, eliminación, foliación y ubicación en las unidades de conservación). Aplicación de las Tablas de Retención Documental, en las que se especifique el proceso del documento, respecto a su importancia. Asesorar a las dependencias en el manejo de sus archivos de Gestión y Central, con el objeto de constituir un archivo histórico que de cuenta de la evolución organizacional de la Alcaldía Local de Suba. ALCANCE: Dependencias de la Localidad de Suba.
MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE
GESTIÓN DOCUMENTAL
ALCALDÍA
LOCAL DE SUBA
PROCESO ARCHIVO
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VERSIÓN 001
CÓDIGO MPP001