Introduccion Al Documentacion de Procesos

7/23/2019 Introduccion Al Documentacion de Procesos

http://slidepdf.com/reader/full/introduccion-al-documentacion-de-procesos 1/18

Introducción alDocumentación de

Procesos

(Based on background paperSWITCH Briefing No

Ton Sc!outen"



Yo escucho, yo olvido

Yo veo, yo recuerdoYo hago, yo entiendo

Proverbio Chino



Introducción

La intervención planeada del proyecto

El curso real del proyecto



La documentación de procesosapunta al aprendizaje de las curvase irregularidades en la ruta delproyecto, a estimular el debate y lareflexión en como, el continuo flujo

de la vida y las relaciones sociales,tienen un impacto sobre el curso delproyecto.

Introducción



Introducción

El proceso de documentaciónconstituye una herramienta que ayudaa los tomadores de decisiones a

registrar cuidadosamente los#e$entos significati$os% en susproyectos. ermite la reflexión y

an!lisis de esos eventos en orden deentender mejor que esta pasando,como esta pasando y porque esta

pasando



El proceso de documentación registraque paso, como paso, y porque paso"Envuelve #$na forma estructurada y enfocada de

capturar el proceso de cambio que elproyecto tiene como meta.%rganizar la información de tal forma

que las autoridades tengan la

oportunidad de reflexionar y aprenderacerca del proceso& 'nalizar la información buscando los

temas, patrones y rutas comunes

Introducción



Introducción

(irar mas all! de la superficie, mas all! de lo

obvioEntendiendo las interacciones de poder,

cultura, tradiciones, actitudes, relacionessociales, y pol)ticas

Entendiendo la resistencia al cambio,

entendiendo las din!micas del cambio*aciendo visible lo que esta oculto+in ignorar ni desechar las condiciones

externas que pueden afectar al proyecto, por

malas que estas puedan ser, sino entendiendo y volvindolas un factor al interior delproyecto

Estimular el debate alrededor de los factoresno visibles



Capturando& organi'ando& anali'ando diseminando

)ases*-apturando el proceso de cambio relaciones

sociales, de poder, pol)ticas, resistencia al cambioetc./

%rganizando la información capturada parareflexión y aprendizaje

'nalizando la información# tendencias, patrones0iseminando la información



orque procesos de documentación"

$sted los hace todo el tiempo# pero no de formasistem!tica y no necesariamente para el aprendizaje

(irada hacia atr!s# observar tendencias,

advertencias, oportunidades1ecolección de información de calidad, monitoreo

'prender de los errores

rofundizar el entendimiento

1etratar las preocupaciones de la gente en general,sin tener en cuenta el proyecto/

'prender internamente y externamente



orque procesos de documentación"

Enfocar# 2eor)a de cambio Integración entre diferentes disciplinas, sectores o

departamentos, 'cción coordinada con los tomadores de decisiones, 2omar decisiones en conjunto, participación, -ambio de actitud

3uien esta involucrado", como exactamente",

cuando y como puede observar", porque algo no estasucediendo", que hay mas all! de la superficie",cuando la vida del proyecto presenta los momentosmas dif)ciles" etc..



rincipios

4aya a los tomadores de decisión,deles voz

4aya a los eventos donde haytensión o conflicto

Estudie y describa el contexto

%rganice una mirada hacia atr!s#reflexión y an!lisis

$sar para el aprendizaje0isemine y comparta, estimule el

debate



*erramientas

*erramientas para captar información#entrevistas, grupos de discusión, observación,notas diarias, medios audiovisuales foto y

video/

*erramientas para organizar# 2ools fororganising# archivar y compilar# art)culos,estudios de caso, !lbumes de fotos, videos, etc.

*erramientas de an!lisis# (todos y estructuras

*erramientas para diseminar# reuniones,medios de comunicación 24, radio, 5ebsiteetc./



3uien documenta"

Desde adentro* el e+uipo del proecto

Excelente para aprendizaje interno

,os tomadores de decisiónEstimula el aprendizaje y la reflexión

Personas e-ternas

*ay una independencia y una distancia que facilita la

critica



El especialista en procesos de documentación

6o toma partido y puede escuchar muchas perspectivas sin

creerse un experto en el tema&uede hacer preguntas que estimulen el pensamientocritico y profundizar mas all! de lo evidente&

Es capaz de permanecer objetivo, mientras observa elpanorama completo, y ubicar el aprendizaje en en un

contexto a largo plazo&Es culturalmente competente&Entiende la din!mica de la transformación humana&Es confiable para la comunidad, pero puede reportar sus

hallazgos sin favoritismos o prejuiciosuede sintetizar grandes cantidades de información e

identificar los aspectos clave&Es habilidosos para comunicar mensajes de forma positiva.

osee habilidades tcnicas



Interna y externamente

'prendizaje interno del proyectoaprendizaje conjunto con los tomadores dedecisión/ # trabajos, mtodos y reuniones

-omunicación hacia el exterior# estrategia decomunicación, estimular el debate, abogac)a,información etc..

uede servir a ambos propósitos



lan

lan de documentación de procesos#

ropósito. Es para aprendizaje interno" Es para comunicación a lo externo"

-ual es la teor)a de cambio del proyecto# que procesos

es necesario trazar, quien da seguimiento a estosprocesos donde y cuando.3ue herramientas son necesarias para capturar el

proceso, organizar la información, analizar los

hallazgos, y diseminar la información"3uien va a documentar el proceso equipo del

proyecto, especialista, autoridades, personasexternas/ "



lan

Es necesario desarrollar habilidades en elproceso de documentación escritura, video, fotograf)a, edición, desarrollo desitios 5eb/"

-uales ser!n los productos esperadostanto para el aprendizaje interno, como ladiseminación a lo externo"

ara cada producto se debe escribir unresumen cual es el contenido del estudio

de caso, video, foto !lbum etc./ y cualesson sus objetivos espec)ficos"

-omo monitorear que el proceso dedocumentación ha tenido el xito esperado



-onclusiones finales

El proceso de documentación puede#

'yudar a los proyectos a acortar camino en sus rutasde tiempo y espacio. 'yudar a que la intervención del proyecto se realice

en armon)a con el continuo flujo de la vida y las

relaciones sociales.

ermite a los proyectos superar dificultades de

inters general y estimular la participación y el debatepara una sociedad con criterios mas amplios.

6o dar por sentados los factores externos+er una de las herramientas claves de la

investigación.

Documents

Introduccion Al Documentacion de Procesos