Intertel Telecom | Hosted PBX 1

Intertel Telecom | Hosted PBX 2

Wat is een Hosted VoIP-telefooncentrale ?

Hosted verwijst naar het feit dat de telefooncentrale zich niet fysiek in de onderneming bevindt. Het fysieke, tastbare is vervangen door een netwerk van krachtige servers in een sterk beveiligd en gekoeld datacenter. De configuratie is vervangen door software die via het internet altijd en overal toegankelijk is.

De verschillende connecties tussen telefoontoestel en telefooncentrale zijn vervangen door het computernetwerk. Net zoals U een computer verbindt met het computernetwerk en het wereldwijde internet, zo verbindt U ook een IP-telefoontoestel met uw hosted VoIP-telefooncentrale.

Met een hosted VoIP-oplossing betekent dit dus ook dat U vanaf eender welke plek op de wereld uw IP-telefoontoestel kan aansluiten en registreren bij uw online VoIP-telefooncentrale. Ongeacht uw fysieke locatie op deze aardbol zal U uitgaande gesprekken kunnen maken via het bedrijfsnummer, alsook inkomende oproepen ontvangen.

Alle voordelen van een online VoIP-telefooncentrale op een rijtje :

9 lage instapkosten

9 bespaar op dure ISDN-abonnementskosten

9 nummerbehoud en nieuwe nummers mogelijk

9 geen fysieke telefooncentrale in het bedrijf

9 eenvoudig en gebruiksvriendelijk te configureren

9 alle voordelen van VoIP zoals locatie onafhankelijkheid, thuiswerken en lage gesprekskosten

9 alle voordelen van een professionele PBX zoals intern bellen, doorschakelen, wachtmuziek, IVR,...

Standaardfuncties van de online VoIP-telefooncentrale zijn :

9 intern naar elkaar bellen via een intern nummer

9 bellen naar groepen van SIP-accounts via een intern nummer

9 via Busy Lamp Fields (BLF) de status van een medewerker monitoren (vrij/bezet)

9 oproepen overnemen van een ander IP-telefoontoestel

9 oproepen "on hold" plaatsen, vergezeld van wachtmuziek

9 oproepen doorschakelen naar een andere medewerker/dienst

9 voicemail-boxen en voicemail-to-email (bericht als bijlage)

9 Message Waiting Indicator (MWI) voor monitoren van nieuwe voicemailberichten

9 Distinctive Ringtone: definieer verschillende ringtonen voor interne en externe oproepen

9 instellen van kantooruren en vakantieperiodes

9 instellen van een backupnummer waardoor men altijd bereikbaar blijft

9 instellen van regels waardoor niet iedereen zomaar eender welk oproepnummer kan bellen

9 definiëren van routes die een inkomende oproep moet volgen (vb bij niet beantwoorden door de

dienst boekhouding dan naar de dienst onthaal)

9 inkomende oproep doorschakelen naar extern nummer vb GSM

9 Call Detail Recording (CDR) met een overzicht van alle gesprekken

Intertel Telecom | Hosted PBX 3

Hoe werkt de online telefooncentrale ? Hieronder geven we U een beter inzicht in de werking van onze online VoIP-telefooncentrale.

SIP account

Een SIPaccount is een combinatie van een gebruikersnaam en paswoord waarmee een User Agent (IP- telefoontoestel, softphone applicatie, VoIP-gateway) zich kan aanmelden bij de online telefooncentrale. Door zich aan te melden weet de telefooncentrale waar deze SIPaccount bereikbaar is, en kan er dus een inkomend telefoongesprek worden gestuurd naar deze SIPaccount.

Een IP-telefoontoestel communiceert dus via deze SIPaccount met de online telefooncentrale.

Oproepnummers

1 of meerdere nationale of internationale oproepnummers kunnen gehecht worden aan uw online telefooncentrale. Dit betekent dat een oproep op 1 van deze oproepnummers zal worden opgevangen door uw online telefooncentrale. U bepaalt via uw instellingen in de webinterface wat er verder met deze oproep gebeurt. U kan de oproep bvb laten doorsturen naar 1 SIPaccount of een groep SIPaccounts.

U kan tevens een oproepnummer toekennen aan een SIPaccount waardoor bij een uitgaande oproep met deze SIPaccount dit oproepnummer zal worden mee uitgestuurd (uw correspondent ziet dit nummer verschijnen op zijn display).

Route regels

Een route regel is de opeenvolging van 1 of meerdere stappen die doorlopen worden bij een inkomende oproep. Via een route regel bepaalt U wat er gebeurt met een inkomende oproep op een bepaald oproepnummer. U kan oneindig aantal route regels opmaken. Er kan echter slechts 1 routeregel actief zijn voor een welbepaald oproepnummer. Een route regel bestaat uit opeenvolgende stappen. Zie hier een voorbeeld:

1. Bel SIPaccount company1 gedurende 20 seconden 2. Bel groep Verkoop gedurende 30 seconden 3. Bel extern nummer 0470/10.20.10 gedurende 15 seconden 4. Bel groep Helpdesk gedurende 45 seconden 5. Stuur oproep door naar voicemail

Wanneer bij een bepaalde stap de inkomende oproep niet wordt beantwoord, gaan we door naar de volgende stap. We eindigen uiteindelijk met de beller een kans te geven alsnog zijn boodschap na te laten via het voicemail systeem.

Intertel Telecom | Hosted PBX 4

Functionaliteiten van de online VoIP-telefooncentrale 1. Beheer via webinterface

Uw online telefooncentrale is beheerbaar door in te loggen met uw klantennr en paswoord op https://pbxonline.be

U heeft via deze klantenmodule volledige controle over de werking van uw telefooncentrale.

2. Interne extensies

Een interne extensie kan toegekend worden aan een IP-telefoontoestel of een groep van IP-telefoontoestellen. Zo kan U een collega of groep collega's via een verkort nummer bereiken.

3. Busy Lamp Fields (BLF)

Via de sneltoetsen op uw IP-telefoontoestel kan U aan de hand van hun kleur (groen, rood) de status van uw collega zien (vrij, bezet). Wanneer de sneltoets rood flikkert, wil dit zeggen dat het respectievelijke telefoontoestel aan het rinkelen is.

Met 1 druk op de flikkerende sneltoets kan U de inkomende oproep overnemen op uw eigen IP-telefoontoestel.

4. Function Indicator

Function Indicator is een uitbreiding op Busy Lamp Fields: aan de hand van de kleur van het lampje van de sneltoets, kan U zien of een functie al dan niet is ingeschakeld. Groen betekent dat de functie niet actief is. Rood betekent dat de functie actief is.

Met 1 druk op de sneltoets kan U vanaf uw IP-telefoontoestel een wijziging aanbrengen die meteen actief is op uw online telefooncentrale, zonder dat U dient in te loggen in uw klanten module.

Zo kan U bvb met 1 druk op de sneltoets alle gesprekken doorsturen naar uw GSMnr wanneer U uw kantoor verlaat.

5. Voicemail-to-mail

Wanneer een inkomende oproep wordt doorgestuurd naar het voicemail systeem, dan wordt het nagelaten voicemailbericht als bijlage van een email naar uw mailadres gestuurd. Zo kan U met uw mediaspeler op uw PC het geluidsbestand afspelen. Uiteraard kunnen voicemail berichten ook via uw IP-telefoontoestel beluisterd worden.

6. Message Waiting Indicator (MWI)

Zoals de naam doet vermoeden zal deze indicator U visueel op de hoogte brengen van een nieuw bericht dat werd na gelaten op de gemonitorde voicemail box. Deze indicator kan een lampje zijn dat rood oplicht, een extra icon op het scherm van uw IP-telefoontoestel of een stutterende toon bij het maken van een nieuwe oproep.

7. Tijdfilters (kantooruren)

Kantooruren laten toe om de tijdstippen te definiëren waarop uw onderneming telefonisch bereikbaar is. Vakantieperiodes laten toe om de periodes te definiëren dat uw onderneming in verlof gaat.

Intertel Telecom | Hosted PBX 5

Feestdagen zijn voorgedefinieerde dagen waar U aangeeft of uw onderneming op die specifieke dag bereikbaar is.

Links: een oproep wordt ontvangen tijdens de kantooruren, de oproep gaat door. Rechts: een oproep wordt ontvangen buiten de kantooruren, de oproep wordt omgeleid naar het voicemail-systeem.

8. Backupnummer bij netwerkproblemen Het is mogelijk dat er problemen optreden met de router/firewall van de onderneming of de internetverbinding door werken in de straat. In dat geval kan men telefonisch bereikbaar blijven via een backupnummer. Zo bent U verzekerd dat potentieel nieuwe maar ook bestaande klanten U altijd kunnen bereiken.

9. Gecentraliseerd telefoonboek

Beheer op een centrale locatie al uw contacten nl. in uw online telefooncentrale. Alle IP-telefoontoestellen die zich registreren bij uw online telefooncentrale kunnen dit gecentraliseerd telefoonboek raadplegen. U beheert alles via de webinterface en de wijzigingen zijn meteen beschikbaar voor alle IP-telefoontoestellen.

10. Virtuele telefoniste (IVR) Een IVR-systeem laat toe om de gebruiker om input te vragen en op basis van zijn keuze de oproep door te sturen naar de juiste dienst of medewerker.

Een IVR-systeem is het geheel van een voice-prompt die aan de gebruiker de menukeuze voorleest, en de actieve doorschakeling die schuilgaat achter iedere menukeuze.

In bovenstaande tekening is het oproepnummer 02/280.01.10 gelinkt aan een IVR-systeem. Optie 1 zal er voor zorgen dat de oproep wordt doorgestuurd naar de afdeling 'facturatie'. Optie 2 zal er voor zorgen dat de oproep wordt doorgestuurd naar de afdeling 'verkoop'. Indien niemand aanwezig is zal het toestel "verkoop-backup" ook rinkelen wanneer de oproep niet wordt opgenomen.

11. Call Queues (wachtzalen)

Een queue is een "wachtzaal met muziek" waar oproepen worden in geplaatst. Volgens het principe "eerst in - eerst uit" worden oproepen doorgestuurd naar een medewerker die vrij is om een oproep uit deze queue te ontvangen. U kan de wachtenden in de queue periodiek hun huidige positie in de wachtrij aankondigen.

Intertel Telecom | Hosted PBX 6

12. Paging & Intercom

Dit is de mogelijkheid om een IP-telefoontoestel op te bellen waarbij het gebelde telefoontoestel meteen de oproep beantwoordt. De gebelde persoon moet dus niet expliciet de oproep aannemen door bvb de hoorn af te nemen. Waarschijnlijk is het niet gewenst dat zomaar iedereen dit kan doen naar eender wie. U kan in uw online telefooncentrale bepaalde personen machtigen die deze "paging" mogen doen.

13. Conferencing

De beheerder van conferenties kan inbellen met het juiste paswoord op de conferentiekamer en van hieruit andere personen opbellen en toevoegen aan deze conferentie. Men kan zowel interne als externe nummers opbellen. Zo kan men een collega uitnodigen door te bellen naar zijn interne extensie (vb. 50), en een klant door te bellen naar zijn GSMnr.

14. Gesprekken opnemen

Het is mogelijk om telefoongesprekken op te nemen voor bepaalde doeleinden. Het resulterende geluidsbestand kan gedownload worden. Opgenomen gesprekken worden 1 maand lang bewaard op uw online telefooncentrale.

15. Automatic Call Direction (ACD)

Automated Call Direction of kortweg ACD is de techniek om op basis van een telefoonnummer een oproep op een bepaalde manier te gaan behandelen.

Uw online telefooncentrale bezit de intelligentie om te kijken naar het nummer van de bellende partij en op basis hiervan te handelen. Een voorbeeld verduidelijkt waarschijnlijk veel :

Stel dat dossiers van klanten steeds behandeld worden door eenzelfde medewerker, dan wil die klant waarschijnlijk ook steeds bij zijn contactpersoon terecht komen wanneer deze belt voor een stand van zaken. Zo hebben we bvb klant X, wiens dossier behandeld wordt door medewerker A. Door in de ACD-module te gaan definiëren dat een oproep komende vanaf het telefoonnummer van klant X steeds moet worden doorgestuurd naar het IP-telefoontoestel van medewerker A, zal de klant dus steeds terecht komen bij de juiste persoon.

Dus ofwel heeft iedere medewerker binnen het bedrijf een eigen publiek telefoonnummer (kan algauw wat kosten) waarop deze rechtstreeks bereikbaar is, ofwel kan U op heden gebruik maken van ACD.

Een 2e situatie waarbinnen ACD gemakkelijk kan worden gebruikt is wanneer een medewerker op de baan wil bellen naar zijn collega op kantoor. In plaats van geconfronteerd te worden met een keuzemenu en/of wachtmuziek, kan deze rechtstreeks verbonden worden met zijn collega. Mits we het GSMnr van de collega op de baan opnemen in het ACD-systeem, kan de wachtmuziek (en wachttijd) worden omzeild.

16. Direct Inward System Access (DISA)

DISA is de techniek om in te bellen op uw online telefooncentrale van buitenaf, teneinde op die manier verbonden te worden alsof U vanaf een intern IP-telefoontoestel zou bellen. Indien U zich middels een paswoord kan authenticeren krijgt U een kiestoon waardoor U elke interne extensie en elk publiek telefoonnummer via uw telefooncentrale kan bereiken.

U kan zo vanaf uw GSM inbellen op uw online telefooncentrale en inloggen op uw voicemail account om nieuwe berichten te beluisteren. DISA hangt af van de nummerherkenning door de ACD-module.

Intertel Telecom | Hosted PBX 7

17. Callback

Callback is de techniek om in te bellen op uw online telefooncentrale van buitenaf, teneinde op die manier verbonden te worden alsof U vanaf een intern IP-telefoontoestel zou bellen. Indien U zich middels een paswoord kan authenticeren zal uw online telefooncentrale U meteen terugbellen op het telefoonnummer waarvan U de oproep maakt. U krijgt een kiestoon aangeboden en kan dan eender welke interne extensie of publiek telefoonnummer bellen.

U kan zo met uw GSM een internationale bestemming bellen via de online telefooncentrale, wat ongetwijfeld goedkoper uitkomt dan dat U die bestemming zou bellen via uw GSM-operator. Alle oproepkosten worden immers gedragen door uw online telefooncentrale.

Callback hangt af van de nummerherkenning door de ACD-module.

18. Gesprekslijst (CDR)

Via de online beheersinterface kan U altijd de gesprekslijst raadplegen van inkomende en uitgaande gesprekken. Het is tevens mogelijk om in grafiek het aantal gesprekken in functie van gespreksduur of tijdstip uit te tekenen.

SIP accounts 1 3 4 5 10 15 25

SIP kanalen 2 2 2 3 5 8 10

Voicemail N/A 9 9 9 9 9 9Gesprekken doorschakelen N/A 9 9 9 9 9 9

Gesprekken overnemen N/A 9 9 9 9 9 9Busy Lamp Fields N/A 9 9 9 9 9 9

Eigen voiceprompts N/A 9 9 9 9 9 9Eigen wachtmuziek N/A 9 9 9 9 9 9

Message Waiting Indicator (MWI) N/A 9 9 9 9 9 9

Routing N/A 9 9 9 9 9 9Tijdfilters N/A 9 9 9 9 9 9

Oproepnummers (DID) ∞ 1 ∞ ∞ ∞ ∞ ∞Function Indicator N/A 8 9 9 9 9 9Verkorte nummers N/A 8 9 9 9 9 9

Prefix Dialing N/A 8 8 9 9 9 9

Gecentraliseerd telefoonboek N/A 8 8 1 2 3 5

Virtuele telefoniste (IVR) N/A 8 8 9 9 9 9Call Queues N/A 8 8 8 9 9 9

Paging & Intercom N/A 8 8 8 9 9 9Snom Auto-configuration N/A 8 8 8 9 9 9

Conferencing N/A 8 8 8 8 9 9Gesprekken opnemen N/A 8 8 8 8 9 9

Automatic Call Direction (ACD) N/A 8 8 8 8 9 9Direct Inward System Access

(DISA) N/A 8 8 8 8 8 9

Callback N/A 8 8 8 8 8 9Beheer via webinterface N/A 9 9 9 9 9 9

Overzicht gesprekslijst (CDR) N/A 9 9 9 9 9 9Setup € 25 € 25 € 25 € 50 € 50 € 75 € 125

Euro / maand € 5,90 € 14,90 € 19,90 € 27,90 € 39,90 € 59,90 € 79,90Extra SIPaccount (per maand) € 1,25 € 1,25 € 1,25 € 1,00 € 1,00 € 1,00 € 1,00

Extra SIPkanaal (per maand) € 2 € 2 € 2 € 2 € 2 € 2 € 2

Ulti

mate

Sip Trunk

Basic

Medium

Professional

Premium

Elite

9

Yealink

Snom

GrandStream

€  80,49 €  98,99 €  124,99

€  144,99 €  213,99

€  84,49 €  114,99 €126,99

€ 209,95

DECT / Draadloos

€ 98,90 € 89,90 € 51,90 € 103,90