Upload
others
View
2
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
INTERNE COMMUNICATIE
-Doelstelling -
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 2
Programma vandaag
Mededelingen / vragen
Theoriecollege: doelstelling
Praktijk: consult per groep
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 3
Consult
12.45u. – 13.00u. Groep 1
13.00u. – 13.15u. Groep 2
13.15u. – 13.30u. Groep 3
13.30u. – 13.45u. Groep 4
13.45u. – 14.00u. Groep 5
Aan de slag
Zorg dat je 5 min. voor tijd in omgeving verkeert!!
Interne communicatie als functie (H10)
Directie
Verkoop Contract Support
Communicatie
USA EU
Communicatie
Mode
Events
HRM
Medewerkers
Middenkader
Directie
Structuur
Interne Media
Advisering Directie
Beleidskader
Agendasetting
Ondersteuning
‘Vertaling’ naar lokale
organisatie
Afstemming
Communicatieve
vaardigheden
bevorderen
Bron van HRM-
informatie
Verder van invloed…
Andere stafafdelingen: IT, Marketing, Strategie, Financieel,
Facilitair
–Bron van veel informatie richting
medewerkers
–Kan ook veel winnen bij reactie en input
van de medewerker
Ondernemingsraad (blz. 137)
Volwassenheid interne communicatie
Ambachtelijk: stukjes
schrijven
Regie: invloed op de
onderwerpen
Consultant: gericht werken
aan ontwikkeling van de
organisatie
Partner: communicatief
management, compleet
programma
Eigenschappen voor interne communicatie
Beinvloeding begrijpen (o.a. Machiavelli)
Schakelen tussen strategie en uitvoering
Brede interesse voor organisatie-aspecten
Communiceren op meerdere niveaus
Interactieve media begrijpen
Slagvaardig
Stressbestendig
Interne communicatie als management-instrument
Interne Communicatie
– Uit het stamwoord communis (Latijn) is een hele reeks Engelse woorden
afgeleid: #common #commune #community #communism #communion
#communication. De Engelse taal toont duidelijk de verwantschap tussen de
woorden 'gemeenschap' en 'communicatie'.
Management
– Het woord „managen‟ wordt op grote schaal gehanteerd. De herkomst van het
woord is waarschijnlijk Frans. Manager is daar vanouds „le soigneur d‟un
champion‟, de verzorger van een kampioen.
Instrument
Introductie interne communicatie (H1)
Maatschappelijke trends:
– Globalisering
• Prosumer, vlakke wereld (Friedman)
• Continue verandering
– Effeciëntie
• Productiever en slimmer
• IT (Interactieve media)
– Sociale omgang
• Interne cultuur, wij-gevoel
• Kunnen beïnvloeden van de cultuur
Organisatie: richten
Mensen: motiveren & verbinden
Kennis: optimaal gebruik van ervaring
Werkprocessen: van idee naar klant
Functies van interne communicatie (H2)
Logistiek Productie R&D Verkoop
HRM Marketing Financieel Communicatie
Inkoop
Faciliteren van het werkproces – ‘de vergeten functie’
Goed inwerkprogramma, servicedesks, mentorprogramma,
handboeken, belangrijk: communicatie in dezelfde “taal”
Taakinformatie:
– Stroomschema‟s, werkinstructies
– Des te minder gedetailleerde informatie, des te meer coördinatie en
afstemming
Coördinatievormen:
– Direct toezicht, standaardisering van werkzaamheden,
standaardisering van vaardigheden, onderlinge aanpassing
Voorbeeld van een stroomschema
Optimaal gebruik van aanwezige kennis
Kennis zichtbaar maken en een communicatiecultuur
stimuleren waarin kennis delen de norm is
Goede structuur voor kennismanagement
Expliciete kennis
Impliciet
Harde kant Zachte kant
Databases
Wiki’s
Persoonvinder
Forums
Communities
Vakopleidingen
Inwerkprogramma
Kennis-
evenementen
Competenties
Mensen motiveren en verbinden
Feedback staat centraal
Horen of je het goed doet!
Meer in hoofdstuk 4
De organisatie richten
Beleid, missie en visie
Gezamenlijke doelen:
– Een gevoel van gemeenschap
– Roadshows, discussies
Beleid:
– Vooraf betrekken
– Uitleggen wat er is bepaald
Vooraf is beter dan achteraf:
– Mensen moeten het beleid wel kunnen “plaatsen”
– Zelfde informatieniveau, betekenis delen, tijd hebben en gelijke
spelregels
Perspectief van de medewerker
Werkproces: Wat moet ik doen, wanneer en op welke
wijze?
Kennis uitwisselen: Hoe kan ik dit het best aanpakken?
– Mensen trekken aan de bel als de eerste 2 functies niet
goed zijn geregeld!
Motivatie: Waarom doen we dit? Wat bindt ons?
Richten: Waarmee houden we rekening? Wat is het kader
waarbinnen we werken?
Meer in hoofdstuk 4
Communicatierichtingen en -kanalen
Directie
Verkoop Contract Support
Communicatie
USA EU
Mode
Events
HRM
Mode
Events
Parallelle Communicatie,
via o.a. bijeenkomsten, AV,
digitale media
Diagonale
communicatie
Horizontale
Communicatie
(top down /
bottom up)
Persoonlijke
communicatie via
de lijn
Communicatiekanalen
Meerdere kanalen om het doel te bereiken
Hoe kies je een kanaal?
– Ten eerste: wat wil je bereiken bij wie?
– Criterium: rijk vs arm
Soorten:
– Persoonlijke communicatie
– Schriftelijke communicatie
– Audiovisuele communicatie
– Digitale communicatie
KANAAL: VOORDEEL: NADEEL:
Persoonlijk Meest effectief,
tweerichting.
Minder goed
onthouden,vertekening
duur
Schriftelijk Snel, grote afstanden
overbruggen,
herleesbaar in eigen
tempo, iedereen zelfde
info
Eenrichting, imago van
medium, onbekend of
ontvanger info leest
Audiovisueel Combinatie horen en
zien, grote impact
Duur, arbeidsintensief per
bereikt persoon
Digitaal Snel, actueel,
tweerichting
Interne media - trends
Situatie: wanneer, welk onderdeel, met wie, welke aanwezigen?
Proces van interne communicatie (H3)
Zender Ontvanger
Kanalen:
Gesprek,
Bijeenkomst,
Intranet,
Magazine
Boodschap Effect
Feedback Effect
Zender houd informatie
vast!
Informatiemacht
Selectie(ve
perceptie)
Conclusies n.a.v het communicatieproces
Werk met doelstellingen (effect)
– Welk effect wil je bereiken
– Kennis/houding/gedrag
Werk met doelgroepen (ontvanger)
– Betrokkenheid (willen begrijpen)
– Kennis (kunnen begrijpen)
– Gewoontes
Kanaalkeuze en het beoogde effect
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 24
Analyse
Doelstelling
Doelgroep
Strategie
Taktiek
Uitvoering
Strategie/missie
Structuur (Organogram)
Cultuur
Leiderschapstijl
Publieksgroepen
Basisstructuur IC
Evaluatie
Middelen
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 25
Het integraal ondernemingsmodel (IOM)
Uitgangspunt: drie „taken‟ van een
organisatie
1. Richten (missie en organisatiedoelen)
2. Inrichten (faciliteren van organisatie)
3. Verrichten (core business)
Weggeman e.a., 1992
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 26
Inrichten ESH-model
Evenwicht-Samenhang-Heterogeniteit model
Evenwicht: alle elementen zijn even belangrijk
Samenhang: verandering in één element, consequenties
voor andere elementen
Heterogeniteit: binnen elk element een meetbare, harde
kant en een zachtere, niet-meetbare kant
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 27
Inrichten ESH-model
strategie
structuur
cultuur
management-
stijl
systemen
personeel Weggeman e.a., 1992
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 28
Strategie onderneming
HOE gaan we het geformuleerde doel bereiken?
Maken van keuzes
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 29
Omgevingsanalyse
Ondernemingsplan
Analyse communicatieomgeving
Communicatieplan
Analyse communicatieproject
Uitvoering
Evaluatie
Evaluatie
Evaluatie
Missie, org. doelstellingen
generieke onderneming-
strategieën
Generieke communicatie-
strategieën
Specifieke doelen en
strategieën
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 30
Structuur
Organisatietypen volgens Minzberg:
1. Simpele structuur (brandweer, eenmanszaak)
IC:Vrij informeel, vooral eenrichtingsverkeer, top-down
2. Machinebureaucratie (auto-industrie, staatsbedrijven)
IC: gestandaardiseerd, schriftelijk, lijn beslist, bureaucratisch
3. Professionele bureaucratie (advocatenkantoor,
hogeschool)
IC: Nauwelijks top-down
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 31
Structuur
4. Divisiestructuur (multinationals)
IC: verticale communicatie, schriftelijk, weinig horizontale
communicatie tussen divisies
5. Adhocratie (reclamebureau)
IC: nauwelijks lijncommunicatie
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 32
Systemen
Regels en procedures om medewerkers te sturen.
IC is ook een „systeem‟
– Communicatiekanalen elk kanaal heeft zijn eigen voor- en
nadelen/eigenschappen
– Communicatierichtingen koppelen aan type informatie en
kanalen
– Informele communicatie
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 33
Communicatiekanalen en type informatie
Persoonlijk/lijn: - taak; beleid; motiverend
Persoonlijk/parallel: - beleid; P&O
Schriftelijk: - beheer; commercieel; beleid
AV - beleid; commerciëel; P&O
Digitale media - alle vormen
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 34
Communicatiesoorten
Lijncommunicatie
Via hiërarchische lijn
parallelle communicatie
vanuit één punt tegelijkertijd naar alle medewerkers
formele communicatie
informele communicatie
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 35
Verband ESH en IC
Strategie en IC
– Input bij strategieformulering (bottom up)
– Output van strategie (top down)
Structuur en IC
Wat gedeeld wordt door structuur, wordt weer geheeld door
IC
Systemen en IC
IC is zelf een systeem van regels basisstructuur
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 36
Soorten informatie
Interne
communicatie
taakinformatie beleidsinformatie kennismanagement Motiverende informatie
werkinstructie
procesinformatie
commerciële informatie
beheerinformatie
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 37
Vaststellen doelen IC
Doelen m.b.t. Beleidsinformatie:
Langetermijncommunicatiedoelen (missie)
Communicatiedoelen wetgebonden (Arbo e.d.)
Communicatiedoelen n.a.v. beleid afdeling (kwaliteit e.d.)
Kortetermijncommunicatiedoelen (project, verandering e.d)
Doelen m.b.t. Taakinformatie
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 38
Doelstellingen
Welk effect wil je bereiken bij welke doelgroep?
– Formuleer de doelstellingen dus per doelgroep!
Effect wordt weergegeven in termen:
kennis/houding/gedrag
Van algemeen naar specifiek
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 39
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 40
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 41
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 42
Eisen formulering doelstellingen
S
M
A
R
T
Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdslimiet
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 43
Boodschap
Centrale thema (bijv. veiligheid, gezelligheid)
Boodschap per doelgroep
– Op basis van argumenten die doelgroep aanspreekt: what‟s in it for
me?
– Aangepast aan kenmerken van doelgroep
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 44
Strategie: communicatiekruispunt
INFORMEREN
OVERREDEN
DIALOGISEREN
FORMEREN
EENRICHTINGSVERKEER
TWEERICHTINGSVERKEER
BE
KE
ND
MA
KIN
G
BE
ÏNV
LO
ED
ING
INTERNE COMMUNICATIE COLLEGE 02 SHEET 45
Strategie: communicatiekruispunt
Informeren: accent op informatieverstrekking
Overreden: accent op beïnvloeden, overtuigen
Dialogiseren: accent op open uitwisseling van ideeën (groepen
zijn gelijkwaardig, overleg)
Formeren: accent op aangaan van samenwerkingsverbanden
(groepen staan tegenover elkaar, conflicthantering, afstemming)