26
Inter-Rail Group, Inc. Safety Guidelines SAFETY GUIDELINES ........................................................................................ 6 SAFETY BRIEFINGS .................................................................................................6 Daily .............................................................................................................6 Monthly........................................................................................................7 Involve other contractors at the facility ....................................................... 7 PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENT (PPE) ................................................................8 Clothing Requirements.................................................................................8 Boot/Raingear Allowance ............................................................................9 Dress Code – Management Personnel ....................................................... 10 PPE Requirements for Switching Operations ............................................. 10 SAFE WORK ENVIRONMENT .................................................................................. 11 RAMP INSPECTIONS ............................................................................................. 17 WORK PRACTICES ............................................................................................... 27 Operating Equipment................................................................................. 27 Climbing on Equipment .............................................................................. 27 Track Protection ......................................................................................... 28 OSHA 300 AND 300A ........................................................................................ 30 Record Keeping Requirements ................................................................... 30

Inter-Rail Group, Inc. · Rev. 3, 7/21/2015 Inter‐Rail Group TRS‐02 6 Safety Guidelines The following safety information is intended to provide important guidelines for accident

  • Upload
    others

  • View
    1

  • Download
    0

Embed Size (px)

Citation preview

  • Inter-Rail Group, Inc.

    Safety Guidelines

    SAFETY GUIDELINES ........................................................................................ 6

    SAFETY BRIEFINGS ................................................................................................. 6 Daily ............................................................................................................. 6 Monthly ........................................................................................................ 7 Involve other contractors at the facility ....................................................... 7

    PERSONAL PROTECTIVE EQUIPMENT (PPE) ................................................................ 8 Clothing Requirements ................................................................................. 8 Boot/Raingear Allowance ............................................................................ 9 Dress Code – Management Personnel ....................................................... 10 PPE Requirements for Switching Operations ............................................. 10

    SAFE WORK ENVIRONMENT .................................................................................. 11 RAMP INSPECTIONS ............................................................................................. 17 WORK PRACTICES ............................................................................................... 27

    Operating Equipment ................................................................................. 27 Climbing on Equipment .............................................................................. 27 Track Protection ......................................................................................... 28

    OSHA 300 AND 300A ........................................................................................ 30 Record Keeping Requirements ................................................................... 30

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   6 

    SafetyGuidelinesThe  following  safety  information  is  intended  to  provide  important  guidelines  for  accident  and  injury prevention on a day‐to‐day basis. In addition to the information provided below, it is important to refer to each individual railroad’s safety manual, as well as information available on the Inter‐Rail Portal, such as Standard Operating Procedures, Best Business Practices, and other company materials.  

    Safety First! Safety  is always the first priority. Safety should not be compromised under any circumstances. There may be times when we experience pressure to finish the day’s work. The customer may express concern over  getting  all  railcars  unloaded,  or  overtime  hours  are  running  up.  Regardless  of  any  operational pressures, accident and injury avoidance trumps all other considerations. Safety rules must be adhered to at all times.  

    Stop work activities immediately any time one of the following conditions is noted:  o A safety rule is violated  o An unsafe act is observed  o An unsafe condition exists  o Equipment is in unsafe condition  o Facility or weather conditions pose a hazard  o Any circumstance where safety is uncertain  

    Correct  the  unsafe  condition  or  implement  additional measures  to  address  the  situation prior to allowing work activities to resume.  

    SafetyBriefings

    DailySafety Briefings are a vital component of each work day; it is the manager’s job to set the tone for the day.   Whoever conducts the safety briefing should be upbeat, enthusiastic and deliver a clear plan for the day’s operations. Every effort should be made to conduct a Safety Briefing prior to the start of the day’s work. Whenever possible, conduct two safety briefings daily – one prior to the start of work, and another during an appropriate break in order to refocus the crew on safety in the latter part of the day. During any major sporting event, the coach calls a time out before the last play of the game.  We are no different; we should call a safety briefing before the  last track, the  last hour of the day, etc.   All shifts and  job  classifications  should  be  included  in  a  Daily  Safety  Briefing.  The  Safety  Briefings  must  be documented  with  the  topics  noted  on  the  form  and  list  the  signatures  of  the  attendees.  Please remember to always have at least 1 Quality Topic listed on the safety briefing and always document who conducted the Safety Briefing  (there  is a spot on the daily Safety Briefing for this person).   The Safety Briefings should be kept in the Daily Safety Briefing binder.  

    Safety Briefings serve to remind the crew of  important safety rules and also to disseminate  important safety and quality information. Throughout the week, you will receive phone calls, emails, and bulletins 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   7 

    pertaining to safety and quality concerns from many sources including customers, upper management, and  the  home  office.  Be  sure  to  immediately  share  this  information  with  your  crews.  If  you  are discussing any of these  items  (example, manufacturer bulletin or upper management e‐mail), staple a copy to the Safety Briefing. In addition to these items you will want to discuss site specific issues such as taking precautionary measures in certain weather conditions. At least once per month you are required to discuss sexual harassment.  Information on  Inter‐Rail’s sexual harassment policy  is contained  in  the Employee Handbook. 

    MonthlyEach  facility  is  required  to  conduct  monthly  safety  meetings.  Minutes  are  to  include  employee signatures  for  those  in  attendance.  The  signed minutes  should  be  distributed  to  the  President,  your General/Regional Manager,  and  the  Benefits  Coordinator.  If  your  railroad  contact(s)  have  requested copies,  please  continue  to  include  them  on  the  distribution  list.  The monthly  safety meetings  will continue to be an item evaluated on the quarterly scorecard. 

    For  the Safety Meeting  lunch, keep all receipts. They should be kept and submitted with your Petty Cash report or expense report, depending on how you funded the lunch. 

    Choosingatopic Job related (climbing ladders, avoiding falls, lifting posture)  Weather related (cold stress, heat stress, evacuation plan)  Teamwork  Dangers of shortcuts and being in a hurry  Preventing accidents and injuries  Being audit ready (manufacturer, railroad, AAR)  New Standard Operating Procedures  Review of past SOPs  Safety Alerts 

    KeepitSimple Do not overload with unneeded information  Make if fun and keep their attention  Make it hands‐on if possible  Have an open discussion format  Ask questions, get everyone involved 

    Involveothercontractorsatthefacility(i.e. railroad, manufacturer, haul‐away carrier, inspection company, guard, etc.) 

    Discuss safety issues together  Resolve safety issues together  Open communication to address concerns at a local level 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   8 

    FacilityMeetingsAt  times  you  will  be  asked  to  participate  in  facility  safety  or  quality  meetings  which may  include representatives  from manufacturers,  railroads,  inspection  companies,  and  trucking  companies.  If  an agenda is issued, maintain an electronic folder for these items or keep them in a binder. Any notes taken during these meetings should be kept along with the agenda. 

    PersonalProtectiveEquipment(PPE)From the moment you conduct your start‐of‐shift Safety Briefing and throughout the workday, observe the crew’s attire and use of PPE. Ensure that proper crew uniforms are worn at all times and that they are clean and  in good  repair. Additionally, proper work boots, gloves, bump caps, and eye protection must be worn as required based upon the job tasks being performed.  

    Examples of PPE:                 

    Bump Cap Work Boots Safety Glasses Bump caps must be worn Work boots must be worn when Wear safety glasses whenwhen working inside a rail car performing duties in the yard breaking door seals

    ClothingRequirements

    Uniforms Employees must wear  clean, approved uniforms  (coveralls) without exposed buttons, hooks, or 

    any other objects  such as belt buckles  that could  scratch, mark or otherwise damage a vehicle.  Coveralls with short sleeves are permissible.  Where approved by our customer, shorts and t‐shirt uniforms are acceptable.  

    Insulated  coveralls will be  supplied on  an  as‐needed basis  for  those  locations  in  cold  climates. Solid BLUE sweatshirts can be worm underneath the coveralls for additional warmth.  Solid BLUE hoodies are available in Level One of the Safety Award program. 

    Employees are not permitted to work without shirts.  

       

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   9 

    Footwear All employees who work  in the yard, whether climbing a railcar or taking  inventory, are required 

    to wear proper work shoes.   The shoes must have a neoprene or non‐slip sole, be a minimum of six (6) inches in height and have a defined heel.  

    Raingear Raingear must be free of exposed buttons, hooks, or any other objects such as buckles that could 

    scratch, mark or otherwise damage the vehicle on the railcar or while it is in the terminal. 

    PersonalProtectiveEquipment Ear  protectors,  eye  goggles,  knee  pads  and  gloves will  be  issued  by  IRT  as  needed  and where 

    appropriate for the safe performance of job duties.  Approved head covering must be worn while working in the terminal. 

    BumpCaps  Blue    Supervisor  White    Loaders/Unloaders – Trained Employees   Yellow    Loaders/Unloaders – New Hires   Red    Shuttle Drivers 

    Jewelry/MutilationProtection Discretion should be used when wearing jewelry.   Any objects worn that could damage a vehicle 

    or cause personal injury while performing job duties are not permissible.   Mutilation protection is required to be worn when working  in the yard.    Items to be covered  include belt buckles, rings, watches, rivets on pants, metal buttons, etc.. 

    Boot/RaingearAllowance Employees are eligible to receive $75 per year for boot and raingear allowance on their full‐time 

    anniversary  date.    Clerical  staff  and  Checkpoint  services  employees  are  eligible  to  receive  $75 every other year on their full‐time anniversary date. 

    The initial payment should be made to employees after a six month waiting period from their full‐time hire date, again on  their one‐year  full‐time anniversary date and every year  thereafter on their full‐time anniversary date.   

    The boot and raingear allowance is entered through the payroll system.  It is the Manager’s responsibility to track and input the boot/raingear allowance for their employees in accordance with the allowance policy. 

    Employees  failing  to  adhere  to  the  clothing  requirements  as  outlined  in  this  policy  are  subject  to disciplinary action as deemed necessary by the facility Manager.  The discipline can be from reprimand, up to and including discharge. 

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   10 

    DressCode–ManagementPersonnel As  management  personnel  representing  Inter‐Rail,  your  appearance  creates  a  perception  of 

    yourself and an impression of the company.  A customer or visitor to your facility should be able to identify you as management. 

    Business casual clothing such as khakis and a collared or polo shirt are required for customer and visitor meetings. 

    When  working  in  the  yard,  approved  uniform  coveralls  or  uniform  shorts  and  t‐shirts  are acceptable.  Proper footwear and personal protective equipment is required as well. 

    When traveling on business, jeans are permissible as long as your overall appearance is neat and presentable. 

    ManagerUniformsOperations Managers, Assistant Managers, Upper Management Personnel First year of employment:    4 shirts Subsequent years:      Up to 2 shirts as needed 

    The shirts will be ordered through the home office and should be requested as needed after the first year. 

    ManagerClothingAllowanceEffective:  May 1, 2012 Operations Managers, Upper Management Personnel 

    A $150 clothing allowance per year will be issued to Operations Managers and upper management personnel on their full‐time anniversary date.  The initial payment will be made to employees after a  six  month  waiting  period  from  their  full‐time  hire  date,  again  on  their  one‐year  full‐time anniversary date and every year thereafter on their full‐time anniversary date.   

    The clothing allowance will be entered in the payroll system by the home office. 

    Management personnel  failing  to adhere  to  the clothing  requirements as outlined  in  this policy are subject to disciplinary action.  The discipline can be from reprimand, up to and including discharge. 

    PPERequirementsforSwitchingOperations1. Bump cap (white or blue) or black baseball type cap with liner and appropriate logo. 2. Safety glasses  (prescription glasses may be worn as  long as  they meet ANSI  impact  requirements 

    with approved side shields where required by the railroad). 3. Ear Plugs (to be worn within 100 feet of locomotive). 4. Uniforms – orange with  reflective  tape and appropriate  logo  in black.    (In an emergency, orange 

    safety vests with reflective strips may be worn until coveralls are available, however they must be of the tear away type.) 

    5. Reflective arm bands. 6. Leather gloves. 7. Boots (defined heel and must cover ankle – steel toed where required by the railroad). 

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   11 

    Ordering Information: Aramark Uniform Company (800‐677‐6060 ext. 6007) Sherry 

    Item #shv‐1309 ‐ Summer – Orange Coveralls with Reflective Tape with Black Logo – Short Sleeve  Item #shv‐306 – Summer – Orange Coveralls with Reflective Tape with Black Logo – Long Sleeve  Item #shv‐324 – Winter Coveralls with Reflective Tape with Black Logo  Item #1305 – Hat – Black with Orange Logo – Summer Type with Mesh Back  Item #325 – Hat – Black with Orange Logo – Summer Type with full back  Item #1943 – Hat – Orange Winter Pull Over 

     

    Airgas Safety – (800‐678‐2878 ext. 35611) Isaac Pearson 

    Item #14509‐1 Reflective Arm Bands 

    Galeton Supply – (800‐221‐0570) 

    Item #9200‐200 – Safety Glasses – Clear  Item #9200‐201 – Safety Glasses ‐ Dark  Item #9502 – Ear Plugs with Strings  Item #9530 – Ear Plugs with Neck Bands  Item #9441 – Bump cap  Item #2103 – Gloves – Leather Palm Knit  

                 Wrist – Panther Style  Item #2133 – Gloves – Safety Cuff  

    SafeWorkEnvironmentConditions  in  the work environment which may pose hazards  to employees are  too numerous  to  list. However,  it  is  important  to  be  intimately  familiar with  all  facets  of  the work  environment  and  the potential for changes that may occur unexpectedly which create new unsafe conditions. Potential work hazards include the following categories:  

    Theofficespace All office areas are to be maintained in a clean, neat, and organized manner.   Ensure all office equipment  is  stable and  in good  repair. This  includes not only  chairs, desks, 

    filing cabinets, shelves, etc., but also lockers, refrigerators, washers/dryers, copy machines, etc.   Do not overload shelves or stack items in an unsafe manner. Put the heavier items on the lower 

    shelves.   Ensure walkways are free of tripping hazards, including cables and wires, pulled up carpeting or 

    floor tiles, file boxes, etc.   Be vigilant against excessive dust and mold, which may pose respiratory health risks.   Emergency lightning must be placed in required areas. Ensure they are in working order by 

    testing them a minimum of once a month. 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   12 

                  

    Critical  information (such as Federal/State Law posters, Worker’s Compensation posters, Open Up  forms,  Facility  Environmental  Response  Plan,  Facility  Evacuation  Plan  and  Emergency contacts) must be displayed in common areas.  

     

     

     

            

     

     

      Locker rooms, restrooms and laundry rooms are to be kept clean and organized, free of tripping 

    hazards, properly labeled, refilled and with all equipment in working order.   

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   13 

    Storageareas Know all areas of the facility where items are stored, and 

    know all  items that are kept there. Keep them neat and organized. Check them regularly.  

    Avoid  storing  items  in  places  which  necessitate unnecessary climbing, bending, or reaching.  

    Store hazardous materials properly. This means:  o Check the labels. Depending on the item: do not 

    exceed allowable temperatures; expose to open flames, etc.  

    o Store only flammables in the flammable locker and combustibles in the combustible locker. Do not store any other items such as tools, rags, cardboard boxes, etc. in either locker.  

    o Properly dispose of expired materials or unserviceable equipment.  

    o Ensure spill protection is in place as required and clean up any spills immediately. 

    Storage  containers/buildings  must  have  Emergency  contacts  listed,  as  well  as  the  facility address. Doors must remain closed when not  in use, and secured open while  in use. All  items must be properly  labeled  and  in place.  Steps must be painted  for  visibility  and  anti‐slip  tape applied to steps for added security.  

             

    Materials  should  be  stored  securely  and  clearly  labeled.  All  materials  must  be  visible  and reachable. Do not store any materials on top shelves. Tools are to be placed on hangers. 

          

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   14 

    Theyard Ensure  all  traffic  signage  is  present  and 

    clearly  legible.  This  includes  stop/yield markings, speed limit signs, etc.  

    Look  for  and  correct  any  tripping  hazards whenever  possible.  This  includes  potholes or  uneven  pavement.  Where  practical, these areas should be clearly marked with cones  or  other  appropriate  hazard indicators. Where  certain  tripping hazards may not be correctable, ensure the crew is aware of the hazard and takes appropriate precautions.  

    Handrail Safety signs must be posted at entrances and exits. Signs must be properly secured.  

    Keep the yard free of trash and other debris.  Ensure bridge plate racks are in good condition with proper signs. 

     

      a 

     

     

     

     

     

     

    Fire  extinguisher  should  be  properly  secured  and mounted  at  a  proper  height.  It  must  be inspected at least once a month, with the inspection tag completed.  

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   15 

    TheequipmentPerform daily inspections of all equipment prior to use.  

    Equipment may not be operated if any unsafe condition exists. o Equipment  includes shuttle vans,  locomotives/trackmobiles,  loading ramps, golf 

    carts, bridge plates, tools, derails, trailers, and railcar components. o Unsafe  conditions  include,  but  are  not  limited  to,  bald  tires,  significant  fluid 

    leaks, and critical structural concerns.  Perform regular maintenance in accordance with manufacturer requirements.  For  shuttle vans and other company vehicles,  the  following  items are  to be  inspected 

    daily and documented on a daily inspection sheet prior to use. o Check all fluids, including: 

    Oil  Power steering fluid  Brake fluid  Transmission fluid  Coolant 

    o Check  the  engine  belt.  Replace  if  signs  of  wear  are  visible,  or  when recommended in the owner’s manual. 

    o Check  for  leaks.  After  the  vehicle  has  been  parked  overnight,  look  under  the vehicle for signs of leaks. 

    o Check all lights.  If any light is inoperative, replace immediately. o Check all  tires. Tires must have  tread across  their entire  surface. Replace  tires 

    before they become bald. o Check  interior  and  exterior  condition  for  cleanliness,  and  make  repairs  to 

    defective  items  immediately.  Examples  include  broken mirrors  or  light  covers, torn seats, major body damage, etc. 

    o When operating a vehicle for the first time that day check the following:  Firm brake feel and absence of brake squeal.  Taut steering feel.  Transmission goes into gear and park positively and securely.  Parking brake cable does not have excessive slack. 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   16 

    Examples of unacceptable vehicle conditions                      

    Keep vehicle interiors tidy!  Replace well‐before tires are bald! 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   17 

    RampInspectionsEquipment inspections must be completed daily, prior to use.  If safety concerns are noted during inspection, the equipment must be taken out of service  immediately.  Inspecting equipment daily and  making  necessary  repairs  is  a  must.  It demonstrates  a  commitment  to  the  safety  of employees and illustrates dedication in providing customers with a quality service and providing a damage  free  product.  Without  equipment  the job  would  not  get  completed.  Find  problems before  they  occur  to  keep  employees  safe  and avoid delays.    

    PortableLoadingRamps Inspect all structural components, metal grating, welds, and bolts.  If discrepancies are noted, 

    schedule repairs immediately.  If discrepancies are critical and could lead to sudden failure, do not use the equipment until repairs can be completed; lock out equipment  if such conditions exist. 

    Check  hydraulic  fluid  levels,  hoses,  and  cylinders.  If  any  leaks  are  noted,  schedule  repairs immediately.  If more  serious  leaks  occur,  contain  and  clean  up  the  spill  in  accordance with proper hazardous materials handling and disposal.  Do not use the equipment until repairs can be completed; lock out equipment if such conditions exist. 

     

     

    Leaks such as these should be repaired right away.

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   18 

    RampinGeneral Approved paint per railroad or manufacturer  Equipment number located on ramp   Properly stenciled (manufacturer, capacity)  No broken welds or cracks  Washers utilized on moving pins  Cotter pins or hitch pins utilized on pins  Cotter pins properly spread  Zip ties properly cut, no excess  Zerk fittings properly greased  Block and tackle has graphite applied   

      

    Main rollers have graphite applied  No excess lube, grease, or graphite present  Bolts tightened (rust drips indicate loose bolts)  Bolts replaced with Grade 8 as needed  Lights working (if applicable)  If a feature is on the ramp it must be in working 

    order, (lights, horn, emergency brake, etc)  No debris shall be on the ramp at any time  Complete scheduled oil changes  Complete scheduled tune‐ups  Replace air filters as needed  

                                        

     

    SteeringWheel Good condition, working properly  Steering wheel cap present 

     

                                    

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   19 

    SeatandPlatform Good condition, free of tears  Arms present on seat  Retractable seatbelt  Seat properly secured  Platform properly secured  No loose bolts 

     

    FireExtinguisher Good condition  Properly mounted/secured  Inspection tag present  Inspected monthly 

     

     

     

    Gauges (steering column and behind engine) 

    Legible  Fluid filled (if applicable)  No broken needles (if applicable)  No missing caps (if applicable) 

     

    IgnitionSwitch• Properly labeled • Switch set to proper setting 

     

     

    Choke,EmergencyBrake,andThrottle Properly labeled  Properly secured 

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   20 

    RampControlLevers Properly labeled  Properly secured 

    Cotter pins present  Cotter pins properly spread 

     

                            

     

    RampShifter• Properly labeled (forward, reverse) • Boot properly secured  

     

     

     

     

    Brakes• Working condition, resistance when 

    pressure applied • Anti‐slip tape applied to pedal • Fluid present • No leaks from master cylinder  

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   21 

    Battery• Properly secured • No corrosion present • Contained in marine box for weatherproofing  

                      

     

    Tanks (fuel and hydraulic)  

    • Properly labeled • Capacity stenciled • Warning signs, flammable • No leaks • Bolts tight  

     

    TankGauges (fuel and hydraulic) 

    • Legible • No leaks • Tank properly filled  

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   22 

    Tires• Correct tire size • Properly inflated to prevent wear • Sufficient tread present 

    Wheels• Good condition • No damage • All lug nuts present • All lug nuts tight 

     

     

    WireRopeLiftCables• No damage, no frays • Lubed, CX77 only • 6‐9 twists on the dead end • Dead end torched to prevent 

    fraying • Hose clamp utilized to prevent 

    fraying  

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   23 

    HydraulicHoses• No damage • No leaks • Proper PSI • Wrapped if contacting metal • Grommets used as needed  

     

     

     

     

      

    Outriggers• Proper working condition • No leaks  

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   24 

    SandShoes• Good condition • No damage • Clean and free of fluid • Extra support braces preferred (not pictured)  

     

    Bridge,Ground,andMainCylinders• Proper working condition • No leaks • Breathers (if applicable) • Clevis secured to shaft • Proper length pins utilized • Washers as needed • Cotter pins as needed; properly spread 

     

     

     

     

     

     

     

     

    Grating• No cracked welds • No missing sections • No sharp edges that could damage vehicles • Proper repairs 

       

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   25 

    Handrails• Properly secured • No broken welds • Free of sharp edges • Holes filled with gap filler to prevent insect 

    infestation  

    SpeedLimitSign• Properly secured • Good condition, legible • Proper speed noted • Posted in view of driver 

     

     

     

    Bridge• Handrail in good condition • Pins in good condition • Pins have “T” brackets welded or 

    cotter pins present • No cracks in plates 

    • Fabricated braces present as needed on plates 

    • Recommend: grating across gap between plates to prevent employees falling 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   26 

    LatchPawlAssembly• Latch pawls properly welded to rod • Rod cannot be cut and re‐welded • Locking cam housing not broken, seal intact • Locking cam housing bolts present, tight • Latch pawl guard present (if applicable)  • Main bearing bolts present, tight • Main bearing in good condition 

     

     

     

     

     

    Lockout/Tagout• Ramp taken out of service • Proper tag applied • Name, date, exceptions noted • All exceptions noted on tag • AAR can audit ramp tagged out, so note all exceptions • AAR cannot audit ramp if tagged out as “Surplus Equipment‐ Not in Use” 

     

     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   27 

    WorkPracticesObserve work practices  regularly. Crews  should perform all duties  in a  safe and professional manner. This  not  only  pertains  to  operation  of  equipment,  but  all  facets  of work,  including walking/running, climbing,  installing/removing  chocks, adjusting decks, opening/closing  railcar doors, etc. An  individual who walks or runs directly  into a drive aisle without first  looking both ways places himself at risk. The same  is  true  for  the  individual who  fails  to maintain  three points of  contact while  climbing or  jumps down from a rail car deck or coupler.  

    OperatingEquipment When operating any moving equipment, always comply with all traffic rules. This includes traffic 

    patterns, yield and stop signs, directional arrows, and posted speed limits   Never operate at unsafe speeds. Under certain conditions, the safe speed may be less than the 

    speed  limit. Consider weather, visibility, proximity of persons and other vehicles, and  level of activity in the area.  

    Always scan  for people, vehicles, and stationary obstructions while  in motion. Keep your eyes outside of the vehicle you are moving and never take your eyes away from the immediate task of driving. Come to a full and complete stop before performing functions not directly related to maneuvering the vehicle, such as adjusting accessories or signing bay tags.  

    When leaving the immediate control of a vehicle, the transmission must be placed in park or low gear, the parking brake must be set, and the engine must be shut off.  Immediate control of a vehicle is defined as being seated with feet in the proper position to reach pedals and hands on steering wheel and shift lever as appropriate.  

    Loading ramps may only be driven with the use of a spotter. The spotter must be positioned at the rear/lower end of the ramp and where continuous communication with the ramp operator is maintained. While  the  loading  ramp  is  in motion,  no  person  other  than  the  loading  ramp operator may be on the equipment.  

    Never park on or “foul” tracks. Always park vehicles and equipment clear of tracks and out of the path of any railcars or locomotives.  

    When operating a vehicle inside of railcars, no vehicles may begin moving until: all chocks have been removed; required bridge plates are in place; doors are open with door pins locked; hinged decks  are  set  and  locked  correctly;  railcar  decks  are  clear  of  debris  or  obstructions;  and  the loading ramp is in place. Over‐sized vehicles require the use of a spotter.  

    ClimbingonEquipment Whenever climbing on or off any vehicle,  railcar, or other equipment,  three points of contact 

    must be maintained. Three points of contact is defined as having two hands and one foot or one hand and two feet on contact with surfaces that will support body weight. Never jump from any height.     

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   28 

    Never grab or step on a surface that is not designed to support a person’s body weight or that is unstable. 

    All handbrakes must be  fully set prior  to performing work or climbing onto railcars. Single rail cars must additionally have wheel chocks applied. 

    Never  climb  on  or  off  moving  equipment.  Vehicles  and  equipment  must  be  at  a  full  and complete  stop when  getting  on  or  off. When  a  vehicle  is  in motion,  all  passengers must  be seated. No passengers may be standing either inside of a vehicle or on an outer step. Passengers may not ride in the open bed of a pickup truck under any circumstances. 

      

               

    Riding on the back step of a shuttle van is strictly prohibited! 

    TrackProtection No work may be performed on any section of track without proper track protection in 

    place.  At minimum, track protection will consist of a red or blue flag as appropriate and a locked derail, both properly positioned.  Under certain circumstances, a switch which is locked away and a safe distance from the work being performed may take the place of a derail.  In all cases,  the  lock must be placed by  the craft protecting their work.  No other craft may possess the key to the lock or handle the derail or switch in any manner. 

    The derail must be installed  in a  location that will provide protection to the section of 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   29 

    track where work is being performed.  If a switch is  locked away to provide protection the switch must be located where it will protect the work.  In most cases, the location of the derail or switch must be at  least 50 feet from the workers or equipment being protected. 

    A red or blue flag, as appropriate, will be placed in conjunction with the derail or switch protecting  the work.  For  a derail,  the  flag  is  to be placed  forward of  the derail  in a position that will provide adequate warning to other equipment which may attempt to enter  the  track.  For  switch protection,  the  flag will be placed behind  the switch and forward of the work.  

    o When work  is  being  performed  during  hours  of  darkness,  the  flag must  be lighted. 

    Once work has been completed, flags, derails, and locks may be removed only when all craft  workers  have  been  informed  that  the  tracks  are  no  longer  protected  and instructed to stay clear. 

                       

    Portable derail  Hinged “flop‐over” derail  

    A Flag must accompany a derail 

  • Rev. 3, 7/21/2015  Inter‐Rail Group  TRS‐02   30 

    OSHA300and300AEffective: January 1, 2002, Occupational Safety and Health Act (OSHA)  

    The OSHA Act sets standards for employers to maintain safety and health standards for employees. Each Inter‐Rail Transport location is required to maintain a log of all injuries on OSHA Form 300 and Summary OSHA  Form  300A.  Both  forms  are  obtainable  from  the  local  OSHA  offices  located  throughout  the country and from the Home Office. You can also download the forms from:  

    http://www.osha.gov/recordkeeping/new‐osha300form1‐1‐04.pdf  

    In the event an OSHA inspector arrives at your facility, immediately contact your railroad representative and your General Manager and advise them of the presence of an inspector, the agency they represent, the name of the inspector, and the nature of the business or inspection they will be conducting. 

    RecordKeepingRequirementsOSHA Form 300 – Log of Work‐Related Injuries and Illnesses require that entries must be made within seven days of  learning of an  injury or  illness.   Both forms, OSHA 300 and OSHA 300A must be kept for five years. 

    Full  instructions  are  on  each  of  the  OSHA  Form  300  and  OSHA  Form  300A.  Federal  Law  requires employers to be in compliance with OSHA recordkeeping of injuries and or illnesses. 

    OSHA Form 300 – Log of Work‐Related Injuries and Illnesses 

    Work related  injuries that result  in death, the  loss of a workday, or require medical treatment beyond first aid, involve loss of consciousness, or restriction of motion must be recorded on OSHA Form 300, Log and Summary of Occupational Injuries and Illnesses. 

    OSHA Form 300A – Summary of Work‐Related Injuries and Illnesses 

    The OSHA 300A  form must be completed even  if no work‐related  injuries or  illnesses occurred during the year. Using the  log (Form 300), count the  individual entries you made for each category. Write the totals on 300A, if you had no cases, write “0”. 

    PostingRequirementsThe OSHA Form 300A must be posted from February 1 to April 30 of the year following the year covered by the form.