Integrated Information System of University Management (IISUM )

INTEGRATED INFORMATION SYSTEM OF UNIVERSITY MANAGEMENT (IISUM)

Experience of Sumy State University

Vladislav V. [email protected]

DEVELOPMENT AND SUPPORT

University

Education- methodical component

Scientific- research

component

Financial- economic

component

Administrative- economic

component

Extracurricular educational component

Quality rating of specialist

National standards,

rules

International standards,

rules

Applicant Specialist

DOCUMENT-ORIENTED APPROACH AND STRUCTURE OF THE IISUM

Support of management for teaching and research activities

Support for library management

Storage and search of educational, methodical and research literature

Support for electronic documents flow and

communications

Documents storage

Support of process knowledge checking of

applicants and students

Tests storage

Support for learning process

Providing work of teacher and student with the methodical

and learning materials, simulators



Управление – обеспечение поставленной цели при условии реализации следующих функций: организационной, плановой, учетной, анализа, контрольной, стимулирования.

Организационная функция заключается в разработке организационной структуры и комплекса нормативных документов: штатного расписания фирмы, отдела, лаборатории, группы и т.п. с указанием подчиненности, ответственности, сферы компетенции, прав, обязанностей и т.п. Чаще всего это излагается в положении по отделу, лаборатории или должностных инструкциях.

Планирование (плановая функция) состоит в разработке и реализации планов по выполнению поставленных задач. Например, бизнес-план для всей фирмы, план производства, план маркетинговых исследований, финансовый план, план проведения научно-исследовательской работы и т.д. на различные сроки (год, квартал, месяц, день).

Учетная функция заключается в разработке или использовании уже готовых форм и методов учета показателей деятельности фирмы: бухгалтерский учет, финансовый учет, управленческий учет и т.п. В общем случае учет можно определить как получение, регистрацию, накопление, обработку и предоставление информации о реальных хозяйственных процессах.

СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИЕЙ


Анализ или аналитическая функция связывается с изучением итогов выполнения планов и заказов, определением влияющих факторов, выявлением резервов, изучением тенденций развития и т.д. Выполняется анализ разными специалистами в зависимости от сложности и уровня анализируемого объекта или процесса. Анализ результатов хозяйственной деятельности фирмы за год и более проводят специалисты, а на уровне цеха, отдела - менеджер этого уровня (начальник или его заместитель) совместно со специалистом-экономистом.

Контрольная функция чаще всего осуществляется менеджером: контроль за выполнением планов, расходованием материальных ресурсов, использованием финансовых средств и т.п.

Стимулирование или мотивационная функция предполагает разработку и применение различных методов стимулирования труда подчиненных работников.


Принятие решения - акт целенаправленного воздействия на объект управления, основанный на анализе ситуации, определении цели, разработке программы достижения этой цели.


Операционный (нижний) уровень управления обеспечивает решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменения входной текущей информации. На этом уровне достаточно велики как объем выполняемых операций, так и динамика принятия управленческих решений. Этот уровень управления часто называют оперативным из-за необходимости быстрого реагирования на изменение ситуации. На уровне оперативного (операционного) управления большой объем занимают учетные задачи.

Функциональный (тактический) уровень управления обеспечивает решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, На этом уровне большое значение приобретает такая функция управления, как анализ. Объем решаемых задач уменьшается, но возрастает их сложность. При этом не всегда удается выработать нужное решение оперативно, требуется дополнительное время на анализ, осмысление, сбор недостающих сведений и т.п. Управление связано с некоторой задержкой от момента поступления информации до принятия решений и их реализации, а также от момента реализации решений до получения реакции на них.

Стратегический уровень обеспечивает выработку управленческих решений, направленных на достижение долгосрочных стратегических целей организации. Поскольку результаты принимаемых решений проявляются спустя длительное время, особое значение на этом уровне имеет такая функция управления, как стратегическое планирование. Прочие функции управления на этом уровне в настоящее время разработаны недостаточно полно. Часто стратегический уровень управления называют стратегическим или долгосрочным планированием. Правомерность принятого на этом уровне решения может быть подтверждена спустя достаточно длительное время. Могут пройти месяцы или годы. Ответственность за принятие управленческих решений чрезвычайно велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией менеджеров.



Пирамида уровней управления, отражающая возрастание власти, ответственности, сложности и динамику принятия решений





При построении комплексной ИС территориально-распределенной организации с постоянно совершенствующимися внутренними и внешними процессами возникают определенные проблемы.

- во-первых, какие данные и как разместить в узлах распределенной БД и как организовывать между ними репликацию.- во-вторых, распределенная БД крупной организации содержит сотни и более сущностей и связей между ними, описанные отношениями реляционной модели. Как в такую БД вносить изменения без серьезных трудозатрат.

В тоже время, территориально-распределенные организации успешно функционируют, применяя «ручную» ИС, элементами которой являются документы и люди, их обрабатывающие. Вся совокупность форм документов и схем их перемещения и хранения составляет информационное обеспечение системы управления. Анализ показывает, что документ является необходимой и достаточной информационной единицей для хранения и передачи данных во внутренних и внешних процессах организации.

Воспользовавшись понятием документ немного изменим подход к проектированию БД. Все документы организации разделим на две большие группы. В первую группу войдет особый вид документов, позиции которого содержат наименование и коды сущностей в различных системах кодирования. Обычно это различные классификаторы и словари организации. Во вторую группу войдут остальные документы. Для определенности документы первой группы будем называть «классификаторы», а второй – «документы».

Представим всю БД как совокупность информационных объектов (ИО) сгруппированных в узлах вычислительной сети. ИО это экземпляр класса, входящего в одну из двух иерархий: классы классификаторов и классы реестров документов. Между ИО могут быть следующие связи: классификатор-классификатор, документ-классификатор, документ-документ.

Применяя модель ИО, соответствующих классификаторам и реестрам документов мы достаточно легко можем построить распределенную ИС. Анализируя документооборот организации видно, какие документы, какими подразделениями обрабатываются и, соответственно, по каким узлам и как необходимо распределить ИО. В качестве единицы репликации между узлами будет выступать электронный документ, например в формате XML, JSON. Т.к. данная модель обеспечивает более высокий уровень абстракции данных ИС проще разрабатывать и вносить в неё изменения

INFORMATION-ANALITICAL SYSTEM «UNIVERSITY»


1. Управление претендентами и абитуриентами1.1 Учебные карточки учеников профильных классов1.2 Учебные карточки слушателей подготовительных курсов1.3 Учебные карточки слушателей подготовительного отделения1.4 Личные дела абитуриентов1.5 Протоколы допуска и рекомендаций1.6 Экзаменационные группы1.7 Экзаменационные листы1.8 Конкурс по направлениям подготовки1.9 Приказы на зачисление и отчисление1.10 Лицензионные объемы и планы приема1.11 Правила приема1.12 Интеграция с системой «Тестирование»1.13 Интеграция с системой EDBO МОН Украины



2. Управление студентами и аспирантами2.1 Учебные карточки студентов и аспирантов2.2 Учебные группы2.3 Приказы по движению контингента2.4 Журналы учета успеваемости2.5 Ведомости учета успеваемости2.6 Журналы выдачи дипломов2.7 Посещение спортивных секций2.8 Проживание в общежитии2.9 Регистрационные карточки иностранных граждан2.10 Заявления студентов на выбор дисциплины по выбору2.11 Распоряжения по дисциплинам по выбору студента2.12 Приказы на назначение стипендии, материальной помощи, поощрения2.13 Приказы на прохождение практики2.14 Приказы на закрепление темы и руководителя2.15 Журналы выдачи направлений на работу2.16 Каталог комнат в общежитиях2.17 Интеграция с системой «Тестирование»2.18 Интеграция с системой e-Learning2.19 Интеграция с системой «1С Бухгалтерия»2.20 Интеграция с системой EDBO МОН Украины



3. Управление учебным процессом3.1 Отраслевые стандарты высшего образования3.2 Базовые учебные планы3.3 Базовые графики учебного процесса3.4 Рабочие учебные планы3.5 Рабочие графики учебного процесса3.6 Рабочие программы учебных дисциплин3.7 Объем учебных поручений кафедры3.8 Распределение учебных поручений по преподавателям3.9 Приказы на почасовую оплату учебной работы3.10 Карточки учета выполнения работы на условиях почасовой оплаты3.11 Карточки занятости аудиторий, преподавателей и групп (расписание)3.12 Расчет рейтинговых показателей факультетов и кафедр3.13 Каталог учебно-методических материалов3.14 Каталог учебный аудиторий3.15 Интеграция с системой e-Learning3.16 Интеграция с системой «1С Бухгалтерия»3.17 Интеграция с системой «УФД/Библиотека»



4. Управление финансами4.1 Договора на обучение4.2 Ведомости начисления оплаты за обучение4.3 Договора на научные исследования и разработки4.4 Акты выполнения научных исследований и разработок4.5 Карточки субсчетов подразделений4.6 Документы движения средств по субсчетам подразделений4.7 Ведомости распределения средств по субсчетам подразделений4.8 Правила распределения средств по субсчетам подразделений4.9 Расчет себестоимости обучения4.10 Тарифы по стипендии4.11 Интеграция с «1С Бухгалтерия»



5. Управление персоналом5.1 Личные дела сотрудников5.2 Приказы по движению контингента5.3 Приказы на материальную помощь и поощрения5.4 Больничные листы5.5 Заявления на отпуск5.6 Повышение квалификации преподавателей5.7 Интеграция с «1С Бухгалтерия»



6. Управление документами и справочниками6.1 Организационная структура6.2 Командировочные удостоверения6.3 Внутренние нормативные документы6.4 Внешние нормативные документы6.5 Карточки регистрации документов6.6 Решения ученого, научно-методического, научно-технического совета6.7 Контроль исполнения документов, решений, поручений6.8 Каталог контингента6.9 Каталог контрагентов6.10 Классификаторы и словари6.11 Интеграция с системой электронной почты



7. Аналитические сервисы7.1 Анализ результатов ранжирования факультетов и кафедр7.2 Анализ методического обеспечения учебных дисциплин7.3 Статистические и аналитические формы



8. Информационные сервисы8.1 Анкета абитуриента8.2 Списки абитуриентов (рейтинговые, рекомендованных, зачисленных)8.3 Заявление студента на выбор дисциплины по выбору8.4 Расписание учебного процесса8.5 Табель преподавателя для учета почасовой работы8.6 Журнал преподавателя для учета успеваемости группы8.7 Отчет преподавателя8.8 Финансовое состояние научного договора8.9 Финансовое состояние субсчета подразделения8.10 Финансовое состояние договора на обучение8.11 Стоимость обучения8.12 Расчетный лист по заработной плате8.13 Нормативные документы8.14 Шаблоны документов8.15 Архив документов8.16 Контроль исполнения документов8.17 Научные публикации8.18 Научные разработки и услуги8.19 Телефонный справочник



Все подсистемы соответствуют требованиям комплексной системы защиты информации и делятся на 3 типа:

– внутренние операционные подсистемы – подсистемы (1–6), доступные только из локальной сети, пользователи данных подсистем имеют только авторизованный доступ в соответствии со своими функциональными ролями и выполняют свои задачи согласно с регламентами работ;

– внутренние аналитические подсистемы – подсистемы (7), доступные только из локальной сети, пользователи данных подсистем имеют только авторизованный доступ в соответствии со своими функциональными ролями и выполняют свои задачи согласно с возникающими у них потребностями;

– внешние подсистемы – подсистемы (8), доступные из сети Интернет, пользователи данных подсистем могут иметь авторизованный и не авторизованный доступ и выполняют свои задачи согласно с возникающими у них потребностями.



Complex subsystem “Educational process”

Graphics of educational

process

Curriculum

Educational load

Schedule of educational

process

Dean’s office

Methodical support

Work programmes

Optional disciplines

Stipend

Diplomas and practices

Entrant

Contract

Testing

DP2000

«1C Buhgalteriya»

E-Learning

«UFD Biblioteka »

Employees

Self-support accounting

Web-service

Schedule

Web-service

Teacher’s class register

Web-serviceMethodical support for

a student

Contingent of students, individual plans

Contingent of students/ test results

Current student status/ contract settles

Personal data file

University employeesControl date, teacher

Catalogue of literature

Contingent of teachers


Management functions

Functionality of modules

Graphics of educational

process Curriculum Dean’s office Optional

disciplines Stipend

Planning

Analysis

- students contingent statistic;- contingent’s movement statistic;- examinations results statistic;- academic disciplines success statistic.

- form for the analysis of the students distribution for option disciplines.

Sorting, searching and filtering (selection) data for certain conditions

Checking

- control for the number of hours per week in module cycle;

- visual control for the curricula totals.

- control for order creation by success and contract payment rate;

- control for information by curriculum and numbers of re-takes;

- forms for visual control for students success.

- control for number of students limits for option disciplines.

- visual control for the totals of the order.

authorization of users in the system, log for users actions

Recording

- input, registration and saving of basic and work graphics;

- automated generation of work graphics according to basic graphics;

- generation of printing forms for basic, work and semester graphics and time budget.

- input, registration and saving of basic and work curriculums;

- automated generation of work curriculums according to basic curriculums and graphics;

- generation of printing forms for basic, work and semester curriculums, department’s loading.

- input, registration and saving of study cards of students, success records, contingent orders;

- automated generation of orders for transfer, expulsion, graduation;

- automated generation of main and additional information about success;

- generation of printing forms for orders, information from study cards of students, lists, addendums to diploma etc.;

- data export to DP2000.

- input, registration and saving of students applications and instructions ;

- automated generation of instructions for students applications;

- generation of printing form for instructions and students lists.

- input, registration and saving for the appointment of scholarships, financial assistance and reward;

- automated generation of orders for stipend;

- generation of printing forms for orders;

- export of orders to "1С accounting".

operative messaging system

Management functions of complex subsystem «Educational process»


Функции управления

Функциональность модулей

Графики учебного процесса

Учебные планы Деканат Дисциплины по выбору Стипендия

Планирование

Анализ

- статистика по контингенту студентов;- статистика по движению контингента;- статистика по результатам сессии;- статистика успеваемости по учебным

дисциплинам.

- форма для анализа распределения студентов по дисциплинам по выбору.

сортировка, поиск и фильтрация (выборка) данных по определенным условиям

Контроль

- контроль количества часов в неделю в модульном цикле;

- визуальный контроль итоговых показателей плана.

- контроль формирования приказов по показателям успеваемости и оплате по контракту;

- контроль формирования сведений по показателям учебного плана и количества пересдачи;

- формы для визуального контроля успеваемости студентов.

- контроль ограничения количества студентов по дисциплинам по выбору.

- визуальный контроль итоговых показателей приказа.

авторизация пользователей в системе, протоколирования действий пользователей

Учет

- ввод, регистрация и сохранение базовых и рабочих графиков;

- автоматизированное формирование рабочих графиков на основе базовых графиков;

- формирование печатных форм базовых, рабочих графиков и сводного бюджета времени.

- ввод, регистрация и сохранение базовых и рабочих планов;

- автоматизированное формирование рабочих планов на основе базовых планов и графиков;

- формирование печатных форм базового, рабочего и семестрового планов, нагрузки кафедр.

- ввод, регистрация и хранение учебных карточек студентов, ведомостей успеваемости, приказов по контингенту;

- автоматизированное формирование приказов на перевод, отчисление, выпуск;

- автоматизированное формирование основных и дополнительных сведений успеваемости;

- формирования печатных форм приказов, сведений, выдержки из учебной карты, списков, приложения к диплому и т.д.;

- экспорт информации в DP2000.

- ввод, регистрация и хранение заявлений студентов и распоряжений;

- автоматизированное формирование распоряжений по заявлениям студентов;

- формирование печатной формы распоряжения и списки студентов.

- ввод, регистрация и хранение приказов на назначение стипендии, материальной помощи и поощрение;

- автоматизированное формирование приказов на стипендию;

- формирования печатных форм приказов;

- экспорт приказов в "1С Бухгалтерия".

оперативный обмен сообщениями в системе

Функции управления комплексной подсистемы “Учебный процесс”


Принцип системности есть основополагающим при создании, функционировании и развитии ИСУ. Он дает возможность рассматривать исследуемый объект как одно целое, выявлять на этом основании разнообразные типы связей между структурными элементами, которые обеспечивают целостность системы.

Принцип развития состоит в том, что ИСУ создается с учетом возможности постоянного пополнения и обновление функций системы и видов его обеспечение. Предполагается, что автоматизированная система может наращивать свои вычислительные возможности, оснащиваться новыми техническими и программными средствами, быть способной постоянно расширятся и возобновлять состав задач и информационный фонд, который создается в виде баз данных. Принцип совместимости состоит в обеспечении способности взаимодействия ИСУ разных видов, уровней в процессе их общего функционирования. Реализация этого принципа дает возможность обеспечить нормальное функционирование автоматизируемых объектов, повысит эффективность управления предприятием, учреждением.

Принцип стандартизации и унификации состоит в необходимости применения типовых унифицированных и стандартизированных элементов функционирования ИСУ. Внедрение в практику создания и развития ИСУ этого принципа дает возможность сократить временные, трудовые и стоимостные затраты на создание ИСУ с максимально возможным использованием накопленного опыта в формировании проектных решений и внедрении автоматизации проектных работ. Принцип эффективности состоит в достижении рационального соотношения между затратами на создание ИСУ и целевым эффектом, полученным при ее функционировании.

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ИСУ

ARCHITECTURE AND PLATFORM DEVELOPMENT AND SUPPORT OF THE IISUM

Принцип первого руководителя предусматривает закрепление ответственности во время создания системы за заказчиком — руководителем предприятия, учреждения, то есть будущим пользователем, который отвечает за ввод в действие и функционирование ИСУ. Принцип новых задач — поиск постоянного расширения возможностей системы, усовершенствование процессов управления, получение дополнительных результативных показателей с целью оптимизации управленческих решений. Это может сопровождаться постановкой и реализацией на ЭВМ новых задач управления.

Принцип автоматизации информационных потоков и документооборота предусматривает комплексное использование технических средств на всех стадиях прохождения информации от момента ее регистрации до получения результативных показателей и формирования управленческих решений.

Принцип автоматизации проектирования имеет целью повысить эффективность самого процесса проектирования и создание ИСУ на всех уровнях, при этом обеспечивается сокращение временных, трудовых и стоимостных затрат за счет введения индустриальных методов.

ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ИСУ


ID, NAME, … ID_0, GUID, …

ID_1, ID_0, … ID_1, ID_0, …

ID_2, ID_1, … ID_2, ID_1, …

Классификатор Реестр документов


DATA MODEL


XX_Document 1

XX_Document 2

XX_Document N

XX_Registry 1

XX_Registry 2

XX_Registry N

XX_Globals

XX_Globals

XX_GlobalsProcedure1()XX_GlobalsProcedure2()XX_GlobalsProcedureN()

SERVERS OBJECTS: APPLICATION TASK

XX_Document1XX_Document1Detail1XX_Document1Detail2

XX_Document1Procedure1()XX_Document1Procedure2()

XX_Document1Detail1Procedure1()XX_Document1Detail1Procedure2()


X1_Globals

X2_Globals

X3_Globals

X1_Document

X2_Document

X3_Document

AS_Globals

AS_Globals

AS_GlobalsProcedure1()AS_GlobalsProcedure2()AS_GlobalsProcedureN()

SERVERS OBJECTS: SUBSYSTEM

SP_Catalog 1

SP_Catalog 2

SP_Catalog N


TDataModule -> TASClientTFrame -> TASViewerTForm -> TASDocumentTFrame -> TASEditorTForm -> TASReport

Client

Viewer 1

Viewer 2

Viewer N

Dialog 1

Dialog 2

Dialog N

Dialog 1

Dialog 2

Dialog N

Report 1

Report 2

Report N

SystemCreateViewer()

CreateClient()

ShowDocument()

Show

Rep

ort()

Show

Edito

r()

Edito

rs

Doc

umen

ts

CLIENTS OBJECTS


CLIENTS ARCHITECTURE


SERVERS ARCHITECTURE

PROBLEMS AND SOLUTIONS IN THE IMPLEMENTATION OF SUBSYSTEMS OF THE IISUM

Concept and architecture of system

Requirements to systemFunctional and

information modelsTechnical task

Using systemRegulations of work

User training

IT projectsDevelopment and deployment of

subsystems and modulesIntroduction of changes

IT supportAdministrating of system

Advising users

Functional department IT department

ORGANIZATIONAL ASPECTS OF THE DEVELOPMENT AND SUPPORT OF THE IISUM


ИТ проект - совокупность процессов создания нового или модификации существующего ИТ продукта, может включать следующие виды работ: анализ требований заказчика, формирование технического задания, проектирование и реализация / приобретение, тестирование, внедрение / монтажно-наладочные работы и т.п..

ИТ поддержка - совокупность процессов поддержки функционирования ИТ продуктов, может включать следующие виды работ: консультирование и обучение пользователей, установка, настройка, администрирование, выявление и устранение дефектов реализации и т.п..

КАТЕГОРИИ РАБОТ


ИТ подразделения - структурные подразделения университета, основная деятельность которых направлена, в том числе, на участие в разработке единой ИТ политики и стратегии развития ИТ инфраструктуры университета, являются разработчиками единой архитектуры, принципов, стандартов и правил создания и поддержки информационно-телекоммуникационных систем, а также исполнителями системообразующих ИТ проектов, и которые обеспечивают соответствующую ИТ поддержку.

ИТ группы - группы сотрудников и студентов университета, которые не являются работниками ИТ подразделений, которые сформированы на определенный срок для выполнения ИТ проектов и обеспечения соответствующей ИТ поддержки, и которые выполняют эти работы в рамках учебной, методической, научной и других видов основной деятельности, как плановые задачи.

Экспертно-аналитическая ИТ комиссия - целью функционирования которой является анализ, контроль и мониторинг ИТ проектов университета, и на которую, в частности, возлагаются обязанности по определению ответственных за создание новых или модификацию существующих ИТ продуктов (исполнителей ИТ проектов) и ответственных за поддержание функционирования ИТ продуктов . Комиссия обязана определять ИТ проекты, которые могут быть переданы для выполнения студентами под руководством преподавателя в пределах учебной работы, рассматривать в дальнейшем результаты этих проектов и определять на конкурсной основе возможность их внедрения в деятельность университета.

КАТЕГОРИИ ИСПОЛНИТЕЛЕЙ


I категория - проекты, направленные на создание новых ИТ-продуктов согласно требованиям заказчика, которые обязательно рассматриваются ИТ-комиссиею, и для которых определяются ответственные за создание этих ИТ-продуктов; II категория - проекты, направленные на модификацию существующих ИТ-продуктов согласно требованиям заказчика, которые рассматриваются ИТ-комиссией только по решению председателя, и выполняются ответственными за модификацию этих ИТ-продуктов;

III категория - проекты, направленные на модификацию существующих ИТ-продуктов для исправления выявленных дефектов реализации или оптимизации характеристик функционирования, и которые выполняются ответственными за модификацию этих ИТ-продуктов согласно заявкам, которые предоставляются непосредственно ответственными за поддержку функционирования соответствующих ИТ-продуктов.

КАТЕГОРИИ ИТ ПРОЕКТОВ


1. Постановщик задачи, определяемый высшими должностными лицами, формирует заявку по утвержденной формы на имя проректора - председателя экспертно-аналитической ИТ-комиссии;

2. Если в заявке указываются требования к модификации существующего ИТ-продукта (проект II категории), после положительной резолюции проректора заявка передается на исполнение ответственному за модификацию этого ИТ-продукта;

3. Если в заявке указываются требования к созданию нового ИТ-продукта (проект I категории), после положительной резолюции проректора заявка передается на рассмотрение ИТ-комиссии;

4. Комиссия рассматривает заявку и принимает решение о возможности выполнения ИТ-проекта, определяет принципиальные взаимосвязи и ограничения, определяет руководителя и исполнителя ИТ-проекта, а также исполнителя для дальнейшей ИТ-поддержки результатов проекта (ИТ-группа или ИТ-подразделение);

5. Проректор, совместно с постановщиком задачи и руководителем ИТ-проекта согласовывает ресурсы (финансовые ресурсы согласуются с ректором), необходимые для выполнения проекта, объем необходимой документации, срок реализации и срок внедрения, а также, если исполнителем для дальнейшей ИТ-поддержки определена ИТ-группа, срок соответствующей поддержки группой;

6. После реализации ИТ-проекта, который выполнялся на конкурсной основе комиссия рассматривает его результаты и совместно с постановщиком задачи определяет возможность внедрения созданного ИТ-продукта в деятельность университета;

7. После внедрения ИТ-продукта составляется акт приема-сдачи работ, после чего ИТ-продукт передается на ИТ-поддержку;

8. Высшими должностными лицами определяется ответственный за организацию пилотной эксплуатации ИТ-продукта в период внедрения и предоставления исполнителю ИТ-проекта максимально подробной информации о выявленных дефектах реализации;

9. В период эксплуатации ИТ-продукта ответственность за его модификацию, в том числе исправления выявленных дефектов реализации, возлагается на исполнителя ИТ-проекта, а ответственность за его ИТ-поддержку - на исполнителя, который назначен для соответствующей поддержки;

10. При необходимости изменения ответственного за поддержку функционирования ИТ-продукта, проректором определяется другой ответственный.

11. При необходимости изменения ответственного за модификацию ИТ-продукта, на руководителя соответствующего ИТ-подразделения или ИТ-группы возлагается ответственность за создание полной документации на ИТ-продукт, и передачу ее, программного кода со всеми необходимыми лицензиями, среды разработки и т.п., другому ответственному, который определяется проректором;

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ ИТ ПРОЕКТОВ


1. Пользователь ИТ-продукта формирует заявку по утвержденной форме на имя руководителя ИТ-подразделения или ИТ-группы, отвечающий за поддержку функционирования продукта;

2. Если заявка связана с проблемами функционирования или использования ИТ-продукта, она должна выполняться в первую очередь, и может приниматься контактным лицом соответствующего ИТ-подразделения или ИТ-группы в устной форме при условии предоставления пользователем необходимой для решения проблемы информации;

3. Ответственный за поддержку функционирования ИТ-продукта выполняет заявку, в случае необходимости формирует дополнительные заявки согласно этого порядка для привлечения к выполнению другие ИТ-подразделения или ИТ-группы, после чего получает от соответствующего пользователя отметку в заявке по ее выполнении;

4. В случае, если выполнение заявки требует модификации ИТ-продукта (исправления выявленных дефектов реализации - проект III категории), ответственный за поддержку функционирования ИТ-продукта формирует заявку на ИТ-проект согласно утвержденной формы, передает ответственному за модифицикацию ИТ-продукта и информирует о сроке выполнения заявки пользователя;

5. В случае, если выполнение заявки требует выполнения вспомогательного ИТ-проекта, ответственный за поддержку функционирования ИТ-продукта формирует заявку на ИТ-проект согласно утвержденному порядку (проект I или II категории) и информирует о возможности и сроке выполнения заявки пользователя.

ПОРЯДОК ИТ ПОДДЕРЖКИ


Технический уровень - это компьютерно-телекоммуникационная система, предоставляющая базовые ИТ сервисы пользователям. За ее архитектуру, принципы построения, построение и поддержку отвечают технические специалисты, которые сосредотачиваются в отдельном подразделении.

Программно-информационный уровень - это программные системы и базы данных, использующие для своего функционирования базовые ИТ сервисы, а пользователям предоставляют более интеллектуальные прикладные ИТ сервисы. За их архитектуру, принципы построения, построение и поддержку отвечают аналитики и программисты, которые сосредотачиваются в отдельном подразделении.

Технический и программно-информационный уровень вместе составляют ядро интегрированной информационной системы и предоставляют инструмент конечным пользователям для выполнения профессиональных функций. Ядро системы является достаточно сложным и наиболее уязвимым для внесения каких-либо изменений. Поэтому при его построении обязательно нужно придерживаться единых принципов, стандартов и архитектуры.

СЕРВИС-ОРИЕНТИРОВАННЫЙ ПОДХОД


Организационно-методический уровень сконцентрирован больше на использовании системы и на формирование требований к функционированию системы. На этом уровне обеспечивается организация работы пользователей с базовыми и прикладными ИТ сервисами системы и разрабатывается нормативно-методическое обеспечение системы. Также на этом уровне работа принципиально разделяется по направлениям:

поддержка процессов управления и документооборота это классические процессы университета, которые обеспечиваются управленческими подразделениями. Управленческие подразделения и ректорат ставят задачу на разработку информационно-аналитических систем и систем электронного документооборота.

поддержка процессов представления университета в Интернет пространстве это новый процесс для университета (невозможный без ИТ) поэтому для диспетчеризации работы подразделений университета и разработки нормативно-методических документов по эффективному созданию сайтов и их продвижение в Интернет пространстве создается отдельное подразделение. Созданное подразделение администрирует центральные сайты и ставит задачи на разработку или конфигурирования и адаптацию систем управления контентом.



поддержка процессов электронного обучения это новый процесс для университета (невозможный без ИТ) поэтому для диспетчеризации работы подразделений (преподавателей) университета и разработки нормативно-методического обеспечения по развитию электронного обучения и созданию электронных средств обучения создается отдельное подразделение. Созданное подразделение администрирует системы электронного обучения, открытые учебные репозитарии и ставит задачи на разработку или конфигурирование и адаптацию систем электронного обучения.

поддержка процессов доступа к электронным информационным ресурсам это новый процесс для университета (невозможный без ИТ) но обеспечивается существующим структурным подразделением - библиотечно-информационным центром. Это подразделение администрирует каталоги и открытые научные репозитарии и разрабатывает нормативно-методическое обеспечение по эффективному их созданию и функционированию. Организует доступ к внешним информационным ресурсам и ставит задачи на разработку или конфигурирования и адаптацию информационно-поисковых систем.


Center ofInformation Systems

Center of Technical Support

Information Systems

Information and LibraryCenter

Center ofTechnology for e-Learning

Center of Webometrics and Web Marketing

support process of management and

workflow

support process of access for information

resources

support process of representation university

in Internet space

support process ofe-learning

basic services

basic services

application services




hardware and basic software

application software and database

content management and administration




www.sumdu.edu.ua

INTEGRATED INFORMATION SYSTEM OF UNIVERSITY MANAGEMENT

(IISUM)