Załącznik nr 2

do Zarządzenia nr 108

Rektora UŚ

z dnia 19 października 2016 r.

Z A T W I E R D Z A M

REKTOR

prof. dr hab. Andrzej Kowalczyk

Dnia 19 października 2016 r.

INSTRUKCJA

W SPRAWIE SPOSOBU I TRYBU PRZETWARZANIA

INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „ZASTRZEŻONE”

ORAZ ZAKRESU

I WARUNKÓW STOSOWANIA ŚRODKÓW BEZPIECZEŃSTWA

FIZYCZNEGO W CELU ICH OCHRONY

W UNIWERSYTECIE ŚLĄSKIM W KATOWICACH

Opracował:

PEŁNOMOCNIK

REKTORA

DS. OCHRONY INFORMACJII NIEJAWNYCH

mgr inż. Witold Cybulski

2

Spis treści

Wstęp ......................................................................................................................................... 3

Rozdział I .................................................................................................................................. 3

Podstawa prawna. ....................................................................................................................... 3

Rozdział II ................................................................................................................................. 3

Definicja stref ochronnych. ........................................................................................................ 3

Rozdział III ............................................................................................................................... 4

Sposób oznaczania, ewidencjonowania, kompletowania, kopiowania i niszczenia materiałów

zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą „Zastrzeżone” ................................... 4

Założenia ogólne, definicje. .................................................................................................... 4

Klasyfikowanie informacji niejawnych. ................................................................................. 5

Bezpieczeństwo osobowe. ...................................................................................................... 6

Przetwarzanie materiałów zastrzeżonych w kancelarii niejawnej. ......................................... 6

Obieg dokumentów................................................................................................................. 7

Przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” w systemach

teleinformatycznych. .............................................................................................................. 7

Wytwarzanie i modyfikowanie materiałów zastrzeżonych. ................................................... 8

Kopiowanie materiałów zastrzeżonych. ................................................................................. 9

Niszczenie materiałów niejawnych. ....................................................................................... 9

Przechowywanie i zabezpieczenie materiałów. .................................................................... 10

Zasady dotyczące używania urządzeń do rejestracji, kopiowania lub transmisji obrazu i

dźwięku. ................................................................................................................................ 11

Rozdział IV .............................................................................................................................. 12

Postępowanie w przypadkach naruszenia zasad ochrony lub ujawnienia informacji

niejawnych oznaczonych klauzulą „Zastrzeżone”. .................................................................. 12

Odpowiedzialność za ujawnienie informacji niejawnych. ................................................... 12

Postępowanie wyjaśniające. ................................................................................................. 12

Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych. ............................................................ 13

Postanowienia końcowe, uwagi. ........................................................................................... 14

3

Wstęp

Zgodnie z art. 43. ust. 5 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych

(Dz.U. z 2016 r., poz.1167 - t.j.) zwanej dalej: UOIN w Uniwersytecie Śląskim w Katowicach

(zwany dalej: „Uniwersytetem”) opracowano „Instrukcję dotycząca sposobu i trybu

przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” oraz zakresu i warunków

stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego w celu ich ochrony w Uniwersytecie Śląski

w Katowicach”. W Instrukcji określono zasady przetwarzania informacji niejawnych

o klauzuli tajności „Zastrzeżone”.

Rozdział I

Podstawa prawna.

§ 1

1. Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 roku o ochronie informacji niejawnych

(Dz.U.2016.1167 - t.j.), zwanej dalej: „UOIN”.

2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 roku w sprawie środków

bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych

(Dz.U.2012.683).

3. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 roku w sprawie

sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności

(Dz.U.2011.288.1692), zwane dalej: „Rozporządzeniem1”.

4. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 roku w sprawie

nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów

zawierających informacje niejawne (Dz.U.2011.271.1603), zwane dalej:

„Rozporządzeniem2”.

Rozdział II

Definicja stref ochronnych.

§ 2

1. Strefa ochronna II, w której przebywanie nie wiąże się z bezpośrednim dostępem do

informacji niejawnych, przy czym:

1) w strefie ochronnej II mogą pracować osoby posiadające poświadczenie

bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli

odpowiadającej co najmniej klauzuli najwyżej sklasyfikowanej informacji

przetwarzanej w tej strefie;

2) wstęp osób (interesantów), niebędących pracownikami jednostki (komórki)

organizacyjnej objętej strefą może nastąpić po uzyskaniu zgody rektora lub

pełnomocnika rektora ds. ochrony informacji niejawnych (zwany dalej:

„pełnomocnikiem ochrony”), a także uprawnionej przez niego osoby i pod

nadzorem upoważnionego pracownika, pod warunkiem zabezpieczenia informacji

niejawnych w sposób uniemożliwiający ich przypadkowe ujawnienie.

2. Strefa ochronna III, służąca do kontroli osób, w której przebywanie nie wiąże się z

dostępem do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „Poufne” lub „Zastrzeżone”

przy czym:

4

1) w strefie tej mogą pracować osoby posiadające poświadczenia bezpieczeństwa

upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „Poufne” oraz

osoby upoważnione przez kierownika jednostki organizacyjnej do dostępu do

informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone”;

2) wstęp osób (interesantów) niebędących pracownikami jednostki (komórki)

organizacyjnej objętej strefą może nastąpić pod nadzorem pracownika, pod

warunkiem zabezpieczenia informacji niejawnych w sposób uniemożliwiający ich

przypadkowe ujawnienie.

3. Wejście do strefy ochronnej II następuje wyłącznie ze strefy ochronnej III.

Rozdział III

Sposób oznaczania, ewidencjonowania, kompletowania, kopiowania

i niszczenia materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone

klauzulą „Zastrzeżone”

Założenia ogólne, definicje.

§ 3

1. Zakłada się istnienie dwóch rodzajów materiałów zawierających informacje niejawne

o klauzuli „Zastrzeżone” zwanych dalej „materiałami zastrzeżonymi” tj.:

1) oficjalne – są to materiały zastrzeżone, a w szczególności dokumenty

autoryzowane przez osobę uprawnioną lub upoważnioną do wykonania tej

czynności – pozostają w aktach lub/i przesyłane są pomiędzy jednostkami

organizacyjnymi, zawierają formalne stanowiska tych jednostek i mają skutek

prawny – występują m.in. w formie dokumentów elektronicznych i dokumentów

nieelektronicznych;

2) robocze – są to materiały zastrzeżone, a w szczególności dokumenty, zawierające

informacje pozostające w fazie opracowywania, nie posiadają podpisu osoby

uprawnionej lub upoważnionej do ich akceptacji i służą wymianie, pomiędzy

merytorycznymi pracownikami – występują m.in. w formie elektronicznej

i nieelektronicznej.

2. Ochronie podlegają zarówno materiały oficjalne i robocze.

3. System obiegu materiałów zastrzeżonych ma zapewnić informację gdzie, poza

Uniwersytet, wysłano materiał zastrzeżony oficjalny, w związku z tym żaden materiał

zastrzeżony oficjalny nie może być przekazany poza Uniwersytet bez udziału kancelarii

niejawnej.

4. Kancelaria niejawna przekazuje lub udostępnia materiały zastrzeżone uprawnionym

wykonawcom z Uniwersytetu przy czym:

1) przekazywanie materiału – odbywa się poza pomieszczenia zajmowane przez

kancelarię niejawną i za pokwitowaniem w odpowiednim urządzeniu

ewidencyjnym;

2) udostępnianie – odbywa się w wydzielonym do tego celu pomieszczeniu kancelarii

niejawnej.

5

5. Osoba przekazująca lub udostępniająca materiał zastrzeżony może zażądać

pokwitowania odbioru przez inną osobę w zarejestrowanym urządzeniu ewidencyjnym

np. Dzienniku ewidencyjnym, na oryginale lub innym egzemplarzu tego materiału.

6. Odpowiedzialność za otrzymany materiał lub informację niejawną ponosi wykonawca,

który go/ją otrzymał. Wykonawca może, jeśli to wynika z jego kompetencji

służbowych, udostępnić robocze materiały zastrzeżone lub informacje niejawne

o klauzuli zastrzeżone osobom, z innej komórki/jednostki organizacyjnej spełniającym

ustawowe wymagania dostępu do informacji niejawnych w tym przypadku wykonawca

zobowiązany jest do upewnienia się, że odbiorca spełnia ustawowe wymagania.

Pieczęcie służbowe wykorzystywane do ewidencji materiałów w kancelarii niejawnej

przechowuje pracownik kancelarii niejawnej.

7. Instrukcja obowiązuje od dnia zatwierdzenia do czasu wycofania jej z użytku.

Klasyfikowanie informacji niejawnych.

§ 4

1. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę „Zastrzeżone”, jeżeli nie nadano im

wyższej klauzuli tajności, a ich nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ

na wykonywanie przez organy władzy publicznej lub inne jednostki organizacyjne

zadań w zakresie obrony narodowej, polityki zagranicznej, bezpieczeństwa

publicznego, przestrzegania praw i wolności obywateli, wymiaru sprawiedliwości albo

interesów ekonomicznych Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Informacje niejawne przekazane przez organizacje międzynarodowe lub inne państwa

na podstawie umów międzynarodowych oznacza się polskim odpowiednikiem

posiadanej klauzuli tajności. W przypadku materiałów zawierających informacje

niejawne, wysyłanych za granicę w wykonaniu umów międzynarodowych, stosuje się

zasady oznaczania klauzulami tajności ustalone w tych umowach.

3. Nadawanie i zmiana klauzul tajności:

1) klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub

oznaczenia innego niż dokument materiału. Informacje niejawne podlegają

ochronie w sposób określony w UOIN do czasu zniesienia lub zmiany klauzuli

tajności. Osoba, o której mowa może określić datę lub wydarzenie, po których

nastąpi zniesienie lub zmiana klauzuli tajności;

2) osoba opracowująca (wykonawca techniczny) dokument stosuje się do wytycznych

wykonawcy i może zaproponować nadanie odpowiedniej klauzuli tajności,

wykonawca natomiast ma obowiązek sprawowania nadzoru nad utrwalaniem

informacji niejawnych;

3) zniesienie lub zmiana klauzuli tajności są możliwe wyłącznie po wyrażeniu

pisemnej zgody przez osobę, która nadała klauzulę albo jej przełożonego

w przypadku ustania lub zmiany ustawowych przesłanek ochrony;

4) po zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności podejmuje się czynności polegające na

naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu materiału i poinformowaniu o nich

odbiorców. Odbiorcy materiału, którzy przekazali go kolejnym odbiorcom, są

odpowiedzialni za poinformowanie ich o zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności;

5) odbiorca materiału, w przypadku stwierdzenia zawyżenia lub zaniżenia klauzuli

tajności, może zwrócić się do osoby, która ją nadała, albo przełożonego tej osoby

z wnioskiem o dokonanie stosownej zmiany. W przypadku odmowy dokonania

6

zmiany lub nieudzielenia odpowiedzi w ciągu 30 dni od daty złożenia wniosku

odbiorca materiału może zwrócić się do ABW o rozstrzygnięcie sporu. Spór,

o którym mowa ABW rozstrzyga w terminie 30 dni od daty złożenia wniosku

o rozstrzygnięcie sporu;

6) oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także tryb i sposób

zmiany lub znoszenia nadanej klauzuli należy dokonywać w sposób określony

w Rozporządzeniu1, w szczególności poszczególne części materiału mogą być

oznaczone różnymi klauzulami tajności na warunkach określonych w § 3 ust.

2 i ust. 3 Rozporządzenia1.

Bezpieczeństwo osobowe.

§ 5

1. Dopuszczenie do pracy na stanowiskach albo zlecenie prac, związanych z dostępem

danej osoby do informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” może nastąpić po:

1) pisemnym upoważnieniu przez kierownika jednostki organizacyjnej, jeżeli nie

posiada ona poświadczenia bezpieczeństwa;

2) odbyciu szkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych.

2. Osoby spełniające łącznie warunki określone w ust. 1 nazywa się osobami

upoważnionymi.

3. Informacje niejawne mogą być przekazywane lub udostępniane wyłącznie osobie

uprawnionej to jest: osobie upoważnionej i wskazanej dekretacją przez osoby funkcyjne

na dokumencie i tylko w zakresie niezbędnym do wykonania przez nią pracy lub

pełnienia służby na zajmowanym stanowisku albo innej pracy zleconej.

4. Odmawia się udostępnienia lub wydania materiału osobie nieuprawnionej.

Przetwarzanie materiałów zastrzeżonych w kancelarii niejawnej.

§ 6

1. Na podstawie Art.43, ust. 2 UOIN oraz decyzji rektora kancelaria niejawna przetwarza

również informacje niejawne o klauzuli „Zastrzeżone”.

2. Do przechowywania materiałów zastrzeżonych w kancelarii niejawnej wykorzystuje się

co najmniej szafy stalowe klasy A.

3. Pracownik kancelarii niejawnej przekazuje materiały zastrzeżone, które nie są

dokumentami planowania operacyjnego lub gotowości obronnej:

1) wykonawcom, których pomieszczenia służbowe zlokalizowane są w strefie

ochronnej III na okres nie dłuższy niż 30 dni;

2) wykonawcom, których pomieszczenia służbowe zlokalizowane są poza strefą

ochronną III, z bezwzględnym nakazem zdania pobranych materiałów do kancelarii

tego samego dnia.

4. Pracownik kancelarii niejawnej przekazuje dokumenty planowania operacyjnego

i gotowości za zgodą rektora w przypadku ćwiczeń, treningów oraz w celu ich

aktualizacji przez wykonawców.

7

5. Kancelaria niejawna gromadzi materiały zastrzeżone w teczkach akt zgodnie

z Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt (zwanego dalej: JRWA) zatwierdzonym przez

rektora i uzgodnionym z kierownikiem właściwego archiwum przy czym:

1) materiały zastrzeżone rejestruje się w urządzeniach ewidencyjnych i gromadzi

w osobnych teczkach akt;

2) zezwala się na podszywanie do ww. teczki materiałów jawnych jeżeli dotyczą one

tej samej sprawy;

3) zezwala się na podszywanie materiałów zastrzeżonych do teczek akt oznaczonych

wyższymi klauzulami tajności jeżeli dotyczą tej samej sprawy.

Obieg dokumentów.

§ 7

1. Korespondencja o klauzuli „Zastrzeżone”, z chwilą otrzymania, wymaga dekretacji

dokonanej w sposób trwały na piśmie przez osobę funkcyjną. (wpisanie dekretacji

polega na wymienieniu właściwej osoby funkcyjnej, do której należy skierować

dokument, określeniu jej zadania w formie krótkiej dyspozycji potwierdzonej

własnoręcznym podpisem i umieszczeniu daty).

2. Materiały, które są bezpośrednio adresowane do rektora pracownik kancelarii niejawnej

dostarcza i odbiera osobiście, dopuszcza się również taki tryb przekazywania

materiałów do prorektora zastępującego rektora.

3. Materiały zadekretowane przez rektora pracownik kancelarii niejawnej przekazuje lub

udostępnia wskazanym w dekretacji osobom za podpisem w dzienniku ewidencyjnym.

4. Sposób załatwienia sprawy wynikającej z treści pisma lub zamieszczonej na nim

dekretacji wykonawca odnotowuje na pierwszej lub ostatniej stronie pisma,

potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem i podaniem daty.

5. Główny wykonawca określa tok postępowania z dokumentem, zwracając go do

kancelarii niejawnej bezpośrednio po załatwieniu sprawy, jednak w terminie nie

dłuższym niż 30 dni od daty jego wpływu lub daty ostatniego pobrania. Przed

skierowaniem dokumentu do akt określa numer teczki przedmiotowej zgodnie z JRWA

i potwierdza to własnoręcznym czytelnym podpisem i podaniem daty.

6. Każdy dokument niejawny pobrany z kancelarii niejawnej lub od innego wykonawcy

powinien być ujęty w odpowiednim urządzeniu ewidencyjnym i przekazywany dalej za

podpisem lub zwrócony do kancelarii niejawnej.

7. Materiał zastrzeżony można wynieść poza strefę ochronną III (podróż służbowa,

ćwiczenia itp.) na podstawie pisemnej zgody rektora.

8. Przekazanie materiałów zastrzeżonych oficjalnych poza Uniwersytet odbywa się

wyłącznie przez kancelarię niejawną i za zgodą rektora lub upoważnionej przez niego

osoby.

Przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone”

w systemach teleinformatycznych.

§ 8

1. Przetwarzanie informacji niejawnych o klauzuli „Zastrzeżone” w systemach

teleinformatycznych jest możliwe po udzieleniu akredytacji przez rektora dla systemu

8

teleinformatycznego przeznaczonego do przetwarzania informacji niejawnych

o klauzuli „Zastrzeżone” przez zatwierdzenie dokumentacji bezpieczeństwa systemu

teleinformatycznego albo po udzieleniu akredytacji przez ABW dla systemu

teleinformatycznego przeznaczonego do przetwarzania informacji niejawnych

o klauzuli „Poufne” lub wyższej przez wydanie świadectwa akredytacji lub

w systemach, które już taką akredytację posiadają tj. w Bezpiecznym Stanowisku

Komputerowym (dalej: „BSK”).

2. Szczegółowe zasady bezpieczeństwa użytkowania ww. systemu ujęte są

w dokumentacji bezpieczeństwa teleinformatycznego, tj. Szczególne Wymagania

Bezpieczeństwa (SWB) i Procedury Bezpiecznej Eksploatacji (PBE).

3. Wytworzone dokumenty wykonawca rejestruje w urządzeniach ewidencyjnych

kancelarii niejawnej, w terminie liczonym od daty ich wytworzenia:

1) 30 dni, jeżeli jego pomieszczenie służbowe znajduje się co najmniej w strefie

ochronnej III;

2) tego samego dnia w przeciwnym przypadku.

4. Przekazywanie sprzętu komputerowego o klauzuli „Zastrzeżone” do kasacji lub

innemu użytkownikowi z Uniwersytetu może nastąpić po wymontowaniu dysków

twardych.

5. Niszczenia mechanicznego nośników magnetycznych i elektronicznych

przeznaczonych do przetwarzania informacji „Zastrzeżonych” i „Poufnych”, dokonuje

komisja powołana przez rektora.

6. Sposób przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających

informacje niejawne ma być zgodny z postanowieniami Rozporządzenia2.

Wytwarzanie i modyfikowanie materiałów zastrzeżonych.

§ 9

1. Wytwarzanie materiałów zawierających informacje o klauzuli tajności „Zastrzeżone”

ponad tryb opisany w § 8. ust. 1-3 może nastąpić również techniką:

1) maszynopisania;

2) kreślenia;

3) odręczną;

4) inną – w tym przypadku doraźną procedurę ustali pełnomocnik ochrony.

2. Przed przystąpieniem do utrwalania informacji niejawnych konieczne jest

przygotowanie fizycznego nośnika i jego oznaczenie. Od tego momentu podlega on

ochronie przewidzianej dla materiału zawierającego informacje niejawne danej klauzuli.

3. Liczbę wytworzonych materiałów niejawnych należy ograniczyć do niezbędnego

minimum potrzebnego do realizacji zadań służbowych i w miarę możliwości

wykorzystywać inne środki służące do załatwienia sprawy.

4. Modyfikowanie materiału oficjalnego dopuszczalne jest jeżeli wynika to:

1) z innych przepisów lub ustaleń osoby uprawnionej do podpisania dokumentu lub

oznaczenia innego niż dokument materiału;

2) z uprawnień wynikających z zakresu obowiązków osoby dokonującej modyfikacji.

9

5. Modyfikacja nie może zacierać śladów pierwotnych i musi być autoryzowana podpisem

i datą osoby jej dokonującej ponadto na ostatniej stronie dokumentu nanosi się wykaz

zmian i podstawę ich dokonania.

Kopiowanie materiałów zastrzeżonych.

§ 10

1. Kopiowanie dokumentów o klauzuli „Zastrzeżone” może odbywać się na urządzeniach

wielofunkcyjnych po spełnieniu następujących wymagań:

1) urządzenie zostało dopuszczone przez rektora do powielania dokumentów;

2) wykonanie kopii, wypisu, odpisu lub reprodukcji wymaga pisemnej zgody rektora

lub upoważnionej przez niego osoby, zamieszczonej na tym dokumencie o ile

wytworzony materiał będzie stanowił dokument oficjalny lub jego część.

2. Dodatkowo wytworzony dokument zawierający informacje niejawne (odpis, kopia lub

reprodukcja) rejestruje się każdorazowo pod odrębną pozycją w dzienniku

ewidencyjnym i oznacza zgodnie z Rozporzadzeniem1.

Niszczenie materiałów niejawnych.

§ 11

1. Dokumenty niejawne niebędące materiałami archiwalnymi i nieposiadające wartości

praktycznej dla jednostki, które nie zostały wszyte do teczek akt oraz nieaktualne

dokumenty niejawne wytwarzane na potrzeby jednostki lub otrzymane, którymi są:

1) wydawnictwa;

2) czasopisma wojskowe, związane ze sprawami obronnymi;

3) materiały szkoleniowe i informacyjne;

4) dokumentacja techniczna i standaryzacyjna;

5) gotowe materiały filmowe;

tj. dokumenty zarejestrowane w książce ewidencji wydawnictw;

oraz dodatkowo:

6) dokumenty planowania, operacyjnego i gotowości obronnej;

7) teczki akt którym upłynął okres przechowywania określony w JRWA (kategoria

niearchiwalna B-x) lub którym ustała przydatność dla jednostki organizacyjnej

(kategoria niearchiwalna Bc);

podlegają niszczeniu.

2. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, zakwalifikowane do zniszczenia, niszczy, co

najmniej trzyosobowa komisja, powoływana okresowo przez kierownika jednostki

organizacyjnej lub komisja dokonująca kontroli okresowej stanu ochrony informacji

niejawnych, komisyjne zniszczenie dokumentów dokumentuje się w protokole

zniszczenia.

3. Dokumenty, o których mowa w ust. 1 pkt 7 podlegają ekspertyzie kwalifikacji

i brakowaniu tj.:

10

1) wyznaczona komisja przeprowadza ekspertyzę kwalifikacji sporządza spis akt

dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do zniszczenia i protokół oceny tej

dokumentacji;

2) występuje do Szefa właściwego archiwum o pozwolenie na zniszczenie

dokumentacji niearchiwalnej;

3) po otrzymaniu pozwolenia teczki akt podlegają brakowaniu.

4. Niszczenie dokumentów zawierających informacje niejawne o klauzuli „Zastrzeżone”,

niewymienionych w ust. 1, odbywa się w obecności co najmniej wykonawcy – który

potwierdza ten fakt własnoręcznym podpisem.

5. Dokument uważa się ostatecznie zniszczony, jeżeli został pocięty w urządzeniu –

niszczarce klasy IV lub wyżej według normy DIN 32757.

6. Fakt zniszczenia dokumentuje się w rubryce „Adnotacje” urządzenia ewidencyjnego

adnotacją o treści: „Zniszczono dnia …”, potwierdzoną wpisaniem daty i czytelnymi

podpisami osób niszczących dokumenty.

Przechowywanie i zabezpieczenie materiałów.

§ 12

1. Materiały o klauzuli „Zastrzeżone” muszą być przechowywane:

1) w pomieszczeniach znajdujących się co najmniej w strefie ochronnej III;

2) w szafach drewnianych, metalowych lub sejfach, oddzielnie od dokumentów

jawnych i posiadających inne klauzule tajności.

2. W przypadku wspólnego użytkowania szafy metalowej lub sejfu, dokumenty należy

przechowywać:

1) w odrębnych, zamykanych i plombowanych skrytkach lub;

2) w plombowanych teczkach pracy lub;

3) w inny sposób pod warunkiem udzielenia pisemnej zgody pełnomocnika ochrony

w sposób uniemożliwiający wzajemny wgląd i dysponowanie nimi bez zgody

posiadacza dokumentu.

3. Podczas czasowej nieobecności w pomieszczeniu służbowym materiały muszą być

przechowywane jak w ust 2.

4. Po zakończeniu pracy, drzwi do pomieszczeń i drzwi do szaf (sejfów) muszą być

zamykane i oplombowane, a klucze użytku bieżącego zdawane na przechowanie

w miejsce określone w Planie Ochrony Uniwersytetu.

5. Klucze zapasowe od drzwi pomieszczeń i szaf metalowych lub sejfów oraz kody do

zamków szyfrowych sejfów kancelarii niejawnej muszą być przechowywane

w miejscu określonym w Planie Ochrony Uniwersytetu i zmieniane, co najmniej raz na

12 miesięcy lub bezzwłocznie w przypadku ich ujawnienia lub podejrzenia, że zostały

ujawnione.

6. Sprzątanie, remonty itp. pomieszczeń, w których znajdują się informacje niejawne może

odbywać się wyłącznie pod nadzorem użytkowników pomieszczenia przy

zabezpieczeniu materiałów zawierających informacje niejawne w sposób

uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym.

11

7. Szkolenie podczas którego przekazywane będą informacje niejawne o klauzuli tajności

„Zastrzeżone” może odbywać się wyłącznie w strefie ochronnej co najmniej III.

8. Za zapewnienie podwładnym (pracownikom) właściwych warunków do

przechowywania materiałów niejawnych odpowiada przełożony w przypadku braku

takiej możliwości za zgodą rektora materiały niejawne będą przechowywane

w depozycie w kancelarii niejawnej.

Zasady dotyczące używania urządzeń do rejestracji,

kopiowania lub transmisji obrazu i dźwięku.

§ 13

1. Zabrania się wnoszenia służbowych i prywatnych urządzeń służących do rejestracji

obrazu lub dźwięku, kopiowania lub transmisji informacji, w tym dyktafonów,

telefonów komórkowych i telefonów bezprzewodowych, z wyjątkiem urządzeń

będących na wyposażeniu pomieszczeń służbowych, do:

1) strefy ochronnej III;

2) sal szkoleniowych, odpraw, konferencyjnych, jeżeli przedmiot zajęć będzie się

łączył z podawaniem informacji niejawnych.

2. Zezwala się na korzystanie — za zgodą — ze służbowych telefonów komórkowych

w strefie ochronnej III, przy czym:

1) zgodę wydaje rektor lub pełnomocnik ochrony;

2) zgoda powinna zawierać: dane osoby, której przydziela się telefon (imię

i nazwisko), rodzaj (typ) aparatu (nazwę firmy) i jego numer fabryczny oraz nazwę

operatora sieci telefonicznej i numer telefonu.

3. Zgodę na jednorazowe (okresowe) wniesienie i korzystanie na terenie strefy ochronnej

III z innych niż wymienione w ust. 2 urządzeń służbowych służących do rejestracji

obrazu lub dźwięku, kopiowania lub transmisji informacji, niezbędnych do realizacji

zadań, wydaje w postaci pisemnego zezwolenia rektor.

4. Osoby przybyłe na odprawę, zajęcia, szkolenie itd. odbywające się w strefie ochronnej

III deponują urządzenia służące do rejestracji obrazu lub dźwięku, kopiowania lub

transmisji informacji, na które nie mają pozwolenia na ich użytkowanie w strefie

ochronnej III w punkcie depozytowym umieszczonym przed wejściem do stref.

5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach za zgodą rektora, prorektora zastępującego

rektora lub pełnomocnika ochrony osoby przybyłe do Uniwersytetu (goście, interesanci)

deponują urządzenia służące do rejestracji obrazu lub dźwięku, kopiowania lub

transmisji informacji, na które nie mają pozwolenia na ich użytkowanie w strefie

ochronnej II i III w punkcie depozytowym umieszczonym przed wejściem do strefy

ochronnej III, (jeżeli będą do niej wchodziły), przy czym używanie ww. urządzeń

w strefie ochronnej III może odbywać się wyłącznie pod kontrolą osób przyjmujących

interesantów.

12

Rozdział IV

Postępowanie w przypadkach naruszenia zasad

ochrony lub ujawnienia informacji niejawnych

oznaczonych klauzulą „Zastrzeżone”.

Odpowiedzialność za ujawnienie informacji niejawnych.

§ 14

Kwestie odpowiedzialności w tym zakresie reguluje:

1) ustawa z dnia 6 czerwca 1997 r. kodeks karny (Dz. U. Nr 88, poz. 553 z późn. zm.),

a w szczególności:

Art. 266. § 2. Funkcjonariusz publiczny, który ujawnia osobie nieuprawnionej

informację niejawną o klauzuli „Zastrzeżone” lub „Poufne” lub informację, którą

uzyskał w związku z wykonywaniem czynności służbowych, a której ujawnienie może

narazić na szkodę prawnie chroniony interes, podlega karze pozbawienia wolności do

lat 3;

2) ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy (tekst jednolity – Dz. U z 1998 r. Nr 21,

poz. 94 z późn. zm.), a w szczególności art. 100 § 2 i art. 108 § 1 tj. kolejno:

a) pracownik jest obowiązany m.in. do zachowania w tajemnicy informacji, których

ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę oraz - do przestrzegania

tajemnicy określonej w odrębnych przepisach,

b) odpowiedzialność porządkowa pracowników - Katalog kar Pracodawca może

stosować:

karę upomnienia,

karę nagany.

Postępowanie wyjaśniające.

§ 15

1. Postępowanie wyjaśniające stanowi procedurę działania pełnomocnika ochrony

i innych osób funkcyjnych w przypadku stwierdzenia faktu naruszenia przepisów

o ochronie informacji niejawnych lub, co może być konsekwencją tego naruszenia –

ujawnienia informacji niejawnych. Postępowanie pełnomocnika ochrony w takim

przypadku zgodne będzie z Art. 17. UOIN tj.:

1) w przypadku stwierdzenia naruszenia w jednostce organizacyjnej przepisów

o ochronie informacji niejawnych pełnomocnik ochrony zawiadamia o tym

kierownika jednostki organizacyjnej i podejmuje niezwłocznie działania

zmierzające do wyjaśnienia okoliczności tego naruszenia oraz ograniczenia jego

negatywnych skutków;

2) w przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów o ochronie informacji niejawnych

o klauzuli „Poufne” lub wyższej pełnomocnik ochrony zawiadamia niezwłocznie

również odpowiednio ABW.

2. Pełnomocnik ochrony jest osobą inicjującą i prowadzącą postępowanie wyjaśniające,

którego celem jest:

13

1) wyjaśnienia okoliczności i przyczyn zaistniałego naruszenia lub ujawnienia;

2) ustalenie osób winnych.

3. Naruszenie przepisów o ochronie informacji niejawnych może zostać ustalone przez

pełnomocnika ochrony, np. w wyniku prowadzonej kontroli lub informacja taka może

być przekazana przez inne osoby.

4. Pełnomocnik ochrony powiadamia o naruszeniu (incydencie) rektora, który następnie

poleca:

1) ustalenie stanu faktycznego naruszenia przepisów o ochronie informacji

niejawnych przez określenie prawdopodobieństwa ujawnienia informacji, rodzaju

i klauzuli tajności ewentualnie ujawnionych informacji;

2) zabezpieczenie miejsca zdarzenia oraz podjęcie odpowiednich przedsięwzięć

w celu niedopuszczenia do powstania mogących wyniknąć dalszych szkód.

5. Zadania, o których mowa w ust. 4 wykonuje wyznaczona przez rektora komisja pod

przewodnictwem pełnomocnika ochrony, która po zakończeniu prac sporządza

stosowny protokół.

6. W stosunku do osób, które w sposób rażący naruszyły przepisy o ochronie informacji

niejawnych, czyli zostały w stosunku do tej osoby ujawnione informacje wskazujące, że

nie daje ona rękojmi zachowania tajemnicy, pełnomocnik ochrony wszczyna kontrolne

postępowanie sprawdzające w trybie Art. 33 UOIN.

7. W przypadku stwierdzenia naruszenia przepisów lub ujawnienia informacji o klauzuli

„Poufne” rektor wraz z pełnomocnikiem ochrony postępują jak w ust. 1, pkt. 2 i ust. 4.

Następnie sprawę przejmuje ABW.

8. W przypadku skierowania sprawy do prokuratury i ewentualnie sądu, kopię

prawomocnego orzeczenia (postanowienia) kończące postępowanie tych organów

prokurator lub sąd przesyłają:

1) jednostce organizacyjnej, w której dokument utracono;

2) wykonawcy dokumentu;

3) Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego.

9. W przypadku zaginięcia dokumentu niejawnego, prawomocne orzeczenie prokuratora,

sądu, bądź decyzja rektora w przypadku dokumentu o klauzuli „Zastrzeżone” kończące

postępowanie tych organów, jest podstawą do podjęcia decyzji o spisaniu dokumentów

z ewidencji w jednostce, w której został on utracony. Decyzję wydaje rektor, spisania

dokumentu z ewidencji jednostki, w której został utracony dokonuje pracownik

kancelarii niejawnej. Na podstawie postanowienia (orzeczenia) prokuratora (sądu)

rektor dokonuje przeklasyfikowania pozostałych egzemplarzy tego dokumentu, jeżeli

tak postanowiono lub orzeczono.

Nadzór w zakresie ochrony informacji niejawnych.

§ 16

1. Nadzór nad ochroną informacji niejawnych w Uniwersytecie realizuje się zgodnie

z obowiązującymi przepisami prawnymi wymienionymi w § 1 niniejszej instrukcji.

2. Ustala się, iż pełnomocnik ochrony przeprowadzi kontrolę doraźną co najmniej raz na

rok kalendarzowy – dokumentując ten fakt w odpowiednim urządzeniu

ewidencyjnym. Pracownik kancelarii niejawnej wyda w razie takiej potrzeby w celu

14

przeprowadzenia kontroli kserokopię Rejestru Wydanych Dokumentów (RWD)

wykonawcy.

3. Każdy stwierdzony fakt naruszenia bezpieczeństwa informacji oznaczonych klauzulą

„Zastrzeżone”, podlegającym na zaniechaniu właściwego działania lub działaniu

niezgodnym z przepisami o ochronie informacji niejawnych, mogącym spowodować

ujawnienie tych informacji, a także ujawnienia informacji niejawnych oznaczonych

klauzulą „Zastrzeżone” poprzez ich utratę, zagubienie, kradzież, dokumentu lub

innego przedmiotu albo udostępnienie go osobie nieupoważnionej podlega

postępowaniu wyjaśniającemu przeprowadzonemu przez pełnomocnika ochrony.

Pracownicy Uniwersytetu zobowiązani są do natychmiastowego zgłaszania wszelkich

incydentów bądź zagrożeń dla informacji niejawnych swoim przełożonym bądź

pełnomocnikowi ochrony. Zaniechanie takiego działania jest złamaniem przepisów

dotyczących ochrony informacji niejawnych.

Postanowienia końcowe, uwagi.

§ 17

Wszelkie przypadki wątpliwe bądź nieuregulowane w instrukcji dotyczące ochrony

informacji niejawnych należy zgłaszać pełnomocnikowi ochrony. Jest on osobą

uprawnioną do zajmowania wiążącego stanowiska w zakresie ochrony informacji

niejawnych w imieniu rektora i wydawania doraźnych instrukcji i wytycznych.

15

Zostałem zapoznany z powyższą instrukcją:

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

16

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)

. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

(stanowisko) (imię, nazwisko, podpis)