Budujemy sukces naszych Klientów

Instrukcja postępowania przy obsłudze spraw

w Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń Rodzinnych i

Świadczeń Wychowawczych na poziomie Wojewody

Spis treści

I. Rejestracja spraw z poziomu listy spraw ............................................................................................................................. 2

II. Obsługa sprawy inicjowanej wnioskiem przekazanym z Organu Właściwego ................................................................... 4

III. Obsługa sprawy inicjowanej zapytaniem czy w sprawie wniosku mają zastosowanie przepisy o koordynacji ................ 9

IV. Obsługa sprawy inicjowanej drukiem unijnym – sprawy na potrzeby instytucji zagranicznej ........................................ 10

V. Obsługa sprawy dot. nienależnie pobranych świadczeń .................................................................................................. 12

2

I. Rejestracja spraw z poziomu listy spraw

W Oprogramowaniu do obsługi Świadczeń Rodzinnych i Świadczeń Wychowawczych istnieje możliwość rejestracji spraw prowadzonych dla danej osoby, do każdej sprawy można dodawać wiele druków unijnych oraz korespondencji wysyłanych/otrzymanych w ramach sprawy.

Aby przejść na listę spraw, w oknie głównym systemu wybierz przycisk Lista spraw.

Na liście spraw należy rejestrować zarówno:

sprawy inicjowane przez instytucje zagraniczne (na potrzeby zagraniczne) - w ramach których można rejestrować druki unijne otrzymane z instytucji zagranicznej i wysłane do instytucji zagranicznej oraz wszelką korespondencję wysyłaną/otrzymaną w ramach sprawy (kierowaną do osoby, organu właściwego, instytucji zagranicznej, innej instytucji).

Uwaga! Dla spraw na potrzeby instytucji zagranicznych pole Czy uwzględniać w sprawozdaniu jest zawsze zaznaczone i niedostępne do edycji oznacza to, że takie sprawy zawsze są liczone do sprawozdania do tabeli B.

i

sprawy inicjowane wnioskiem (na potrzeby polskie) - w ramach których można rejestrować druki unijne wysyłane do instytucji zagranicznej oraz otrzymane z instytucji zagranicznej oraz wszelką korespondencję wysyłaną/otrzymaną w ramach sprawy (kierowaną do osoby, organu właściwego, instytucji zagranicznej, innej instytucji). Sprawę na potrzeby polskie można powiązać z wnioskiem poprzez wskazanie tej sprawy na wniosku w polu Oznaczenie sprawy.

Uwaga! Należy pamiętać że dla takiej sprawy (inicjowanej wnioskiem) musi być odznaczona opcja Czy uwzględniać w sprawozdaniu, gdyż sam fakt rejestracji w systemie wniosku powoduje, że w sprawozdaniu resortowym zostanie policzony ten wniosek jako sprawa wpływająca, a wydanie (zatwierdzenie) decyzji - że w sprawozdaniu zostanie policzona sprawa załatwiona. Druki unijne zarejestrowane w ramach sprawy liczą się do sprawozdania nawet, jeżeli sprawa nie jest uwzględniona w sprawozdaniu. Jeżeli sprawa na potrzeby polskie jest inicjowana innym dokumentem niż wniosek, np. korespondencją - pismem (brak w systemie zarejestrowanego wniosku), to wówczas wskazane jest zaznaczenie opcji Czy uwzględniać w sprawozdaniu, aby sprawa policzyła są do sprawozdania resortowego jako sprawa wpływająca.

Uwaga! Prowadzenie rejestru spraw na potrzeby polskie daje możliwość prowadzenia w jednym miejscu wykazu druków i korespondencji wysyłanych/otrzymanych w ramach sprawy inicjowanej wnioskiem oraz spowoduje, że wnioski zarejestrowane w systemie powiązane ze wskazaną sprawą będą jednocześnie powiązane z drukami i korespondencją zarejestrowaną w ramach sprawy co jest niezbędne wyliczenia danych do sprawozdania „Monitoring Spraw”.

1. Aby zarejestrować nową sprawę, wybierz ikonę Dodaj i następnie w oknie "Dodawanie sprawy" uzupełnij dane sprawy:

W sekcji Dane osobowe wskaż osobę, której dotyczy dodawana sprawa, czyli osobę będąca wnioskodawcą na wniosku lub druku którego dotyczy sprawa.

W sekcji Dane sprawy:

- Wprowadź unikalny numer urzędowy sprawy. Jeśli masz włączoną autonumerację pole będzie niedostępne, numer sprawy zostanie nadany automatycznie przez system po wybraniu przycisku Nadaj numer urzędowy lub załatwieniu sprawy (przycisk Załatw sprawę).

- Uzupełnij informację czy sprawa jest na potrzeby polskie (inicjowana wnioskiem krajowym), czy na potrzeby instytucji zagranicznych (inicjowana drukiem unijnym lub wnioskiem zagranicznym) wybierając odpowiednią wartość w polu Formularz.

- Określ państwo jakiego dotyczy sprawa, wskazując je w polu Sprawa dotyczy państwa.

- Określ jakiego modułu (obszaru) dotyczy sprawa, zaznaczając w polu Moduł aplikacji opcje „SR” i/lub „SW” lub „ZDO”. Moduł „ZDO” można zaznaczyć tylko, jeżeli nie jest zaznaczony moduł „SR” i/lub „SW”. Zaznaczenie modułu aplikacji ma wpływ na to w jakim sprawozdaniu/zbiorze zostanie wykazana sprawa (sprawa na potrzeby polskie zostanie wykazana tylko w przypadku, gdy zostanie zaznaczona opcja Czy uwzględniać w sprawozdaniu.

3

Jeżeli sprawa na potrzeby zagraniczne dotyczy: wszystkich świadczeń podlegających koordynacji (świadczeń rodzinnych, wychowawczych, zasiłku dla opiekuna) - to należy zostawić domyślnie zaznaczone moduły „SR” i „SW”. Takie zaznaczenie modułów spowoduje, że sprawa zostanie wykazana do sprawozdań/zbiorów z zakresu świadczeń rodzinnych i świadczeń wychowawczych. Taka sprawa nie zostanie wykazana do sprawozdania z zakresu zasiłku dla opiekuna, gdyż zgodnie z wytycznymi Ministerstwa, w sprawozdaniu z zakresu zasiłków dla opiekunów powinny być wykazywane sprawy dotyczące tylko zasiłku dla opiekuna (modułu „ZDO”);

tylko zasiłku dla opiekuna - to wówczas należy odznaczyć moduły „SR” i „SW” i zaznaczyć tylko moduł „ZDO”. Tak oznaczona sprawa zostanie wykazana tylko do sprawozdania z zakresu zasiłku dla opiekuna.

Jeżeli sprawa dotyczy świadczeń opiekuńczych, czyli zasiłku pielęgnacyjnego, świadczenia pielęgnacyjnego, specjalnego zasiłku opiekuńczego, to zaznacz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych. Opcja jest aktywna do zaznaczenia po zaznaczeniu opcji „SR”. Sprawy z zaznaczoną tą opcją zostaną wykazane w sprawozdaniu resortowym z zakresu świadczeń rodzinnych w kolumnach 4 i 12.

Uzupełnij Datę wpłynięcia sprawy do UW. Jako datę wpłynięcia sprawy wprowadzamy datę wpłynięcia wniosku do UW (dla spraw na potrzeby polskie) lub datę wpłynięcia druku unijnego do UW (dla spraw na potrzeby zagraniczne). Wg tej daty sprawa jest wykazywana do sprawozdania/zbioru centralnego.

W polu Pracownik przyjmujący ROPS/UW wskaż pracownika urzędu, który przyjął sprawę, domyślnie podpowiadają się dane użytkownika, który rejestruje sprawę. Dodatkowo możesz uzupełnić dane pracownika, który będzie realizował sprawę.

Uwaga! Jeżeli włączona jest autonumeracja dla spraw i w definicji autonumeru sprawy znajduje się składnik „Oznaczenie sprawy” i/lub „Oznaczenie teczki”, to podczas rejestracji sprawy w polach „Oznaczenie sprawy” i/lub „Oznaczenie teczki” musisz wybrać właściwe oznaczenia teczki/sprawy, które zostaną pobrane do autonumeru sprawy.

2. Jeżeli włączona jest autonumeracja dla spraw, to dla zarejestrowanej sprawy możesz nadać numer sprawie zgodny z definicją autonumeru dla sprawy, wybierając na liście spraw przycisk Nadaj numer urzędowy.

3. Dla zarejestrowanej sprawy możesz wprowadzić otrzymane/wysyłane druki unijne lub wszelką otrzymaną/wysyłaną korespondencję – czynność tę możesz dokonać bezpośrednio po rejestracji sprawy lub później wybierając na liście spraw przycisk Druki unijne/Pisma.

Uwaga! Podczas rejestracji otrzymanych i wysyłanych druków unijnych pamiętaj o uzupełnieniu Celu druku, uzupełnienie celu jest konieczne, aby móc na potrzeby sprawozdawczości pozyskać z systemu dane w jakim celu druki były przesyłane do/z instytucji zagranicznej.

Uwaga! Jeżeli sprawa jest inicjowana pismem/korespondencją, to każdą korespondencję otrzymaną będącą dokumentem wszczynającym sprawę (np. pismo z instytucji zagranicznej lub pismo od osoby będące wnioskiem o uwolnienie świadczeń), należy oznaczać w systemie jako „dokument wszczynający sprawę” przez zaznaczenie w danych korespondencji opcji „Dokument wszczynający sprawę”.

Uwaga! Druki SED i korespondencje będące odpowiedzią na wysłane/otrzymane wcześniej zapytanie rejestruj zawsze jako odpowiedź – poprzez przyciski „Odpowiedz na druk” (druki) lub „Odpowiedź” (korespondencja).

4

Uwaga! Po opracowaniu korespondencji wysyłanej do osoby, organu właściwego, instytucji zagranicznej, innej instytucji pamiętaj o uzupełnieniu Daty wysłania.

4. Jeżeli sprawa jest inicjowana wnioskiem, to po rejestracji sprawy dokonaj rejestracji wniosku, którego dotyczy sprawa.

Podczas rejestracji wniosku dokonaj powiązania wniosku ze sprawą, wskazując w danych wniosku w polu Oznaczenie sprawy właściwą sprawę:

Czynność tę można wykonać dopiero po dodaniu do wniosku wnioskodawcy.

Uwaga! Pole Oznaczenie sprawy jest dostępne w danych wniosku, że jeżeli parametr systemowy "CZY DOSTĘPNE OZNACZENIE SPRAWY" ustawiony jest na "Tak" (zalecane ustawienie). Podczas tworzenia decyzji oznaczenie sprawy jest automatycznie kopiowane z wniosku do danych decyzji. Wartość pola Oznaczenie sprawy jest drukowana na wydruku metryki sprawy dla wniosku w wierszu "Oznaczenie sprawy".

Uzupełnienie oznaczenia sprawy na wniosku i decyzji daje możliwość w łatwy sposób wyszukania na liście wniosków lub decyzji wniosku lub decyzji po numerze/oznaczeniu sprawy w ramach której wniosek jest obsługiwany w Urzędzie, korzystając z kolumny „Oznaczenie sprawy”.

5. Po zakończeniu obsługi sprawy (np. załatwieniu wniosku poprzez wydanie decyzji, załatwieniu wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego, wysłaniu odpowiedzi na otrzymane druki unijne) zarejestruj w systemie fakt załatwienia sprawy, wybierając na liście spraw przycisk Załatw sprawę. Podczas załatwienia sprawy uzupełnij datę załatwienia oraz sposób załatwienia sprawy - pole Sposób zakończenia.

II. Obsługa sprawy inicjowanej wnioskiem przekazanym z Organu Właściwego 1. Zarejestruj sprawę na potrzeby polskie, wybierając na liście spraw ikonę Dodaj.

W oknie „Dane sprawy” uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, będącą wnioskodawcą we wniosku, którego dotyczy sprawa, nie zaznaczaj opcji „czy uwzględniać w sprawozdaniu”, zaznacz Moduł aplikacji:

„SR” - jeżeli sprawa dotyczy wniosku o świadczenie rodzinne (jeśli sprawa dotyczy wniosku o zasiłek pielęgnacyjny lub świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy, to dodatkowo zaznacz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych), „SW” - jeżeli sprawa dotyczy wniosku o świadczenie wychowawcze, „ZDO” - jeżeli sprawa dotyczy wniosku o zasiłek dla opiekuna.

5

2. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw nadaj numer sprawie, wybierając przycisk Nadaj numer sprawie. Numer

sprawie zostanie nadany zgodnie z definicją autonumeru dla spraw.

3. Zarejestruj wniosek o „SR” lub „SW” lub „ZDO”, którego dotyczy sprawa, wybierając w głównym oknie przycisk Nowy wniosek. Szczegółowy opis rejestracji wniosku znajduje się w podręczniku Użytkownika w rozdziale „Obsługa klienta>Rejestracja i kwalifikacja wniosku>Rejestracja wniosku SR/SW”. Na oknie wniosku uzupełnij: datę złożenia wniosku – wprowadź fatyczną datę złożenia wniosku w Organie Właściwym (gminie), okres zasiłkowy, którego dotyczy wniosek, dane członków rodziny (wnioskodawca, dzieci, na które jest wnioskowane świadczenie, pozostali członkowie

rodziny), oznaczenie sprawy – dokonaj powiązania wniosku ze sprawą zarejestrowaną w ramach pkt 1.

dane koordynacji, tj.:

dane Organu Właściwego, który przekazał wniosek – dane organu podpowiadają się automatycznie po wskazaniu we wniosku wnioskodawcy, dane te uzupełniają się na podstawie adresu zamieszkania wnioskodawcy,

rodzaj sprawy – uzupełnienie tego pola zależy od trybu w jakim wniosek wpłynął do Urzędu Wojewódzkiego. Jeżeli wniosek:

- został przekazany do UW z organu właściwego na podstawie ust.1 Art. 23a (SR/ZDO) lub Art. 16 (SW), to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy „wniosek złożony w organie właściwym”,

- został przekazany do UW z organu właściwego na podstawie ust.2 Art. 23a (SR/ZDO) lub Art. 16 (SW), to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy „zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji”,

- został złożony bezpośrednio w UW, to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy „wniosek złożony w ROPS/UW”,

- został przekazany do UW z instytucji zagranicznej, to należy rejestrować taki wniosek z rodzajem sprawy „wniosek złożony w ROPS/UW z zagranicy”,

data wpłynięcia wniosku – jako datę wpłynięcia wniosku wprowadź faktyczną datę wpłynięcia wniosku do UW,

Państwo, którego dotyczy wniosek – wprowadź państwo, w którym przebywa członek rodziny.

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Zarejestrowany wniosek, zostanie wykazany do sprawozdania jako sprawa wpływająca w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data wpłynięcia wniosku uzupełniona na zakładce „Koordynacja”.

6

4. Jeżeli w ramach sprawy zachodzi konieczność wysłania druku F001 do instytucji zagranicznej lub wszelkiej innej korespondencji, to druk i korespondencję rejestruj w ramach sprawy z pkt 1, wybierając dla sprawy przycisk Druki unijne/Pisma.

5. Dalszy sposób postepowania zależy od tego czy została ustalona koordynacja oraz które Państwo ma pierwszeństwo

do wypłaty świadczeń, dlatego dalsze czynności do wykonania zostały przedstawione z podziałem na sposób załatwienia wniosku:

ustalenie koordynacji - pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie polskiej (wydanie decyzji przyznającej

świadczenia w pełnej wysokości lub odmownej) - patrz pkt. 5.1,

ustalenie koordynacji - pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie państwa, w którym przebywa członek

rodziny (przekazanie wniosku do instytucji zagranicznej, wydanie decyzji przyznającej świadczenia w ramach

dodatku dyferencyjnego) - patrz pkt. 5.2,

brak koordynacji – załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego - patrz pkt. 5.3.

5.1. ustalenie koordynacji - pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie polskiej (wydanie decyzji przyznającej świadczenia w pełnej wysokości lub odmownej).

5.1.1. Po ustaleniu koordynacji zmodyfikuj wniosek, w zakresie: uzupełnij dane o ustalonej koordynacji (data ustalenia koordynacji, dane okresów pobytu za granicą/aktywności

zawodowej),

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Uzupełnienie daty ustalenia koordynacji spowoduje, że wniosek zostanie

policzony do sprawozdania - do tabeli C wiersz 2, w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data ustalenia.

Uwaga! Na zakładce "Okresy koordynacji” można sprawdzić okresy, w których zachodzi koordynacja, wyliczone na podstawie uzupełnionych okresów pobytu i okresów aktywności zawodowej. Istnieje także możliwość ich ręcznego przeliczenia w przypadku zmiany niektórych danych na wniosku (np. okresu zasiłkowego, daty złożenia wniosku, danych orzeczenia o niepełnosprawności osoby, której dotyczy wniosek)

uzupełnij pozostałe dane we wniosku mające wpływ na przyznanie prawa do świadczenia, np. dane dochodów. Szczegółowy opis wprowadzania dochodów znajduje się w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA>REJESTRACJA I KWALIFIKACJA WNIOSKU>Uzupełnianie informacji o dochodach”.

5.1.2. Przekaż wniosek do procesu decyzyjnego – wybierając przycisk Kwalifikuj.

5.1.3. Utwórz automatycznie decyzję dla wniosku, wybierając na liście wniosków do podjęcia decyzji przycisk „Utwórz

decyzję dla wniosku”. Oznaczenie sprawy wprowadzone we wniosku przeniesie się automatycznie na decyzję. Szczegółowy opis opracowania decyzji znajduje się w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA>OBSŁUGA PROCESU DECYZYJNEGO>Opracowanie decyzji przyznającej”.

5.1.4. Zatwierdź decyzję.

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Zatwierdzona decyzja, zostanie wykazana do sprawozdania jako sprawa załatwiona w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data podpisania/zatwierdzenia decyzji.

5.1.5. Bezpośrednio po zatwierdzeniu decyzji wygeneruj druk F001.Druk ten należy powiązać z istniejąca sprawą - z pkt 1.

Dodany druk zostanie zapisany na liście druków w ramach wskazanej sprawy. Druk możesz również z listy wszystkich decyzji, poprzez zaznaczenie decyzji, dla której chcemy wygenerować druk i wybranie operacji „Dodaj druk SED”.

7

5.1.6. Zarejestruj w systemie fakt przekazania decyzji do Organu właściwego poprzez zmianę statusu decyzji

na „przekazana do innego organu właściwego” – za pomocą przycisku Zmień status.

5.1.7. Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatwienie sprawy i wskazując datę załatwienia

i sposób zakończenia sprawy - „wydanie decyzji”.

5.2. ustalenie koordynacji - pierwszeństwo wypłaty świadczenia po stronie państwa, w którym przebywa członek rodziny (przekazanie wniosku do instytucji zagranicznej, wydanie decyzji przyznającej świadczenia w ramach dodatku dyferencyjnego)

5.2.1. Po ustaleniu koordynacji zmodyfikuj wniosek, w zakresie: uzupełnij dane o ustalonej koordynacji (data ustalenia

koordynacji, dane okresów pobytu za granicą/aktywności zawodowej). Wpływ na sprawozdanie resortowe: Uzupełnienie daty ustalenia koordynacji spowoduje, że wniosek zostanie

policzony do sprawozdania - do tabeli C wiersz 2, w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data ustalenia.

5.2.2. Zarejestruj w systemie fakt przekazania wniosku do instytucji zagranicznej – wybierając na liście wniosków w trybie

rejestracji i kwalifikacji przycisk Przekaż wniosek.

Wniosek otrzyma status „wniosek zarejestrowany - przekazany do innej instytucji” i zniknie z listy wniosków rejestrowanych - będzie widoczny w tym oknie tylko po zastosowaniu filtra „Pokaż wnioski przekazane”.

8

5.2.3. Zarejestruj druk SED wysyłany do instytucji zagranicznej wraz z przekazywanym wnioskiem (druk zarejestruj w

ramach sprawy z pkt 1.)

5.2.4. Po otrzymaniu z instytucji zagranicznej informacji o przyznaniu świadczenia zarejestruj druk SED otrzymany z

instytucji zagranicznej (druk zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1 jako odpowiedź na druk z punktu 5.2.3.)

5.2.5. Następnie możesz przystąpić do opracowania decyzji w sprawie dodatku dyferencyjnego, w tym celu zakwalifikuj

wniosek o statusie „wniosek zarejestrowany - przekazany do innej instytucji” do procesu decyzyjnego – wybierając przycisk Kwalifikuj.

5.2.6. Utwórz automatycznie decyzję przyznającą dla tego wniosku, wybierając na liście wniosków do podjęcia decyzji

przycisk „Utwórz decyzję dla wniosku”.

5.2.7. Po zweryfikowaniu okresów przyznanych świadczeń możesz przystąpić do wyliczenia kwot świadczeń

przysługujących w ramach dodatku dyferencyjnego, wybierając na liście wszystkich decyzji operację „Przeliczenie dodatku dyferencyjnego”.

Szczegółowy opis przeliczania dodatku dyferencyjnego znajduje się w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA

KLIENTA>OBSŁUGA PROCESU DECYZYJNEGO>Opracowanie decyzji przyznającej>Wyliczanie dodatku dyferencyjnego”.

5.2.8. Po prawidłowym wyliczeniu kwot przysługujących w ramach dodatku dyferencyjnego zatwierdź decyzję.

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Zatwierdzona decyzja, zostanie wykazana do sprawozdania jako sprawa załatwiona w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data podpisania/zatwierdzenia decyzji.

5.2.9. Fakt przekazania decyzji do Organu właściwego zarejestruj poprzez zmianę statusu decyzji na „przekazana do

innego organu”- za pomocą przycisku Zmień status.

5.2.10. Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatwienie sprawy i wskazując datę załatwienia i

sposób zakończenia sprawy - „wydanie decyzji”.

Uwaga! Jeżeli po przekazaniu wniosku do instytucji zagranicznej zachodzi potrzeba opracowania decyzji tymczasowej (brak informacji o przyznaniu świadczeń przez instytucję zagraniczną), decyzję tę rejestrujemy w systemie jak standardową decyzję i oznaczamy ją jako decyzja tymczasowa, przez zaznaczenie w danych decyzji na zakładce „Dane decyzji” opcji „czy decyzja tymczasowa”.

Zatwierdzone decyzje oznaczone jako tymczasowe nie są wykazywane do sprawozdania jako sprawa załatwiona.

5.3 brak koordynacji – załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego 5.3.1. Po ustaleniu braku koordynacji załatw wniosek bez kwalifikacji z powodem „brak koordynacji”, wybierając na liście

wniosków w trybie rejestracji i kwalifikacji przycisk Załatw bez kwalifikacji.

5.3.2. Zarejestruj korespondencję do Organu Właściwego informującą, że w danej sprawie nie mają zastosowania przepisy o koordynacji (korespondencję zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1.)

5.3.3. Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatwienie sprawy i wskazując datę załatwienia i sposób zakończenia sprawy - „ustalenie braku koordynacji”.

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Załatwiony wniosek bez kwalifikacji, zostanie wykazany do sprawozdania jako sprawa załatwiona w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data zakończenia wniosku.

9

III. Obsługa sprawy inicjowanej zapytaniem czy w sprawie wniosku mają zastosowanie przepisy o

koordynacji

1. Zarejestruj sprawę na potrzeby polskie, uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, będącą wnioskodawcą we wniosku, którego dotyczy zapytanie, nie zaznaczaj opcji „czy uwzględniać w sprawozdaniu”, zaznacz Moduł aplikacji:

„SR” – jeżeli zapytanie dotyczy wniosku o świadczenie rodzinne (jeśli zapytanie dotyczy wniosku o zasiłek pielęgnacyjny lub świadczenie pielęgnacyjne lub specjalny zasiłek opiekuńczy, to dodatkowo zaznacz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych), „SW” – jeżeli zapytanie dotyczy wniosku o świadczenie wychowawcze,

„ZDO” – jeżeli zapytanie dotyczy wniosku o zasiłek dla opiekuna. 2. Zarejestruj wniosek o SR lub SW lub ZDO, którego dotyczy zapytanie.

W danych wniosku uzupełnij te same dane co wskazano w ramach pkt II. W polu „Rodzaj sprawy” wskaż wartość „zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji”

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Zarejestrowany wniosek, zostanie wykazany do sprawozdania jako sprawa wpływająca w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data wpłynięcia wniosku uzupełniona na zakładce „Koordynacja”.

3. Zarejestruj druk F001 wysyłany do instytucji zagranicznej.

4. Po otrzymaniu odpowiedzi z instytucji zagranicznej zarejestruj otrzymany druk F002 – jako odpowiedź na druk F001. Uwaga! Druki i wszelką korespondencję wysyłaną w sprawie, rejestruj zawsze w ramach sprawy z pkt 1, wybierając przycisk Druki unijne/Pisma.

5. Dalszy sposób postępowania zależy od tego czy została ustalona koordynacja, dlatego dalsze czynności do wykonania zostały przedstawione z podziałem na sposób załatwienia wniosku:

ustalenie koordynacji - patrz pkt. 5.1

brak koordynacji – załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego - patrz pkt. 5.3

5.1. ustalenie koordynacji

5.1.1. Uzupełnij we wniosku dane o ustalonej koordynacji (data ustalenia koordynacji, dane okresów pobytu za

granicą/aktywności zawodowej). Wpływ na sprawozdanie resortowe: Uzupełnienie daty ustalenia koordynacji spowoduje, że wniosek zostanie

policzony do sprawozdania - do tabeli C wiersz 2, w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data ustalenia.

5.1.2. Pozostaw wniosek ze statusem „wniosek zarejestrowany” – ponieważ ustalenie koordynacji nie kończy załatwienia

sprawy więc nie należy załatwiać takiego wniosku.

Uwaga! Wniosek, dla którego ustalono koordynację, może zostać załatwiony bez kwalifikacji z powodem „ustalona koordynacja”. Wniosek załatwiony w ten sposób nie jest liczony do sprawozdania jako sprawa załatwiona. Po otrzymaniu informacji z gminy o uchyleniu decyzji pierwotnej, aby móc kontynuować obsługę tego wniosku należy cofnąć załatwienie wniosku bez kwalifikacji. Nie należy w takim przypadku rejestrować kolejnego wniosku w systemie.

5.1.3. Zarejestruj korespondencję wychodzącą do Organu Właściwego informującą, że w danej sprawie mają

zastosowanie przepisy o koordynacji (korespondencję zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1).

5.1.4. Po otrzymaniu informacji z gminy o uchyleniu decyzji pierwotnej:

- zarejestruj w systemie korespondencję otrzymaną z gminy informującą o uchyleniu decyzji (korespondencję zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1 jako odpowiedź na korespondencję z pkt 5.1.3)

- we wniosku z pkt 2 uzupełnij pozostałe informacje mające wpływ na prawo do świadczenia i przekaż wniosek do procesu decyzyjnego – wybierając dla niego przycisk Kwalifikuj (jeżeli pierwszeństwo do wypłaty świadczenia po stronie polskiej). Dalszy sposób obsługi tej sprawy jest analogiczny jak dla sprawy inicjowanej wnioskiem i został opisany w pkt II. 5.1.)

- przekaż wniosek do instytucji zagranicznej - wybierając dla niego przycisk Przekaż wniosek (jeżeli pierwszeństwo do wypłaty świadczenia po stronie państwa, w którym przebywa członek rodziny). Dalszy sposób postępowania jest analogiczny jak dla sprawy inicjowanej wnioskiem i został opisany w pkt II. 5.2.)

5.2. brak koordynacji – załatwienie wniosku bez kwalifikacji do procesu decyzyjnego

5.2.1. Po ustaleniu braku koordynacji załatw wniosek bez kwalifikacji z powodem „brak koordynacji”, wybierając na liście

wniosków w trybie rejestracji i kwalifikacji przycisk Załatw bez kwalifikacji.

10

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Załatwiony wniosek bez kwalifikacji, zostanie wykazany do sprawozdania jako sprawa załatwiona w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data zakończenia wniosku.

5.2.2. Zarejestruj korespondencję do Organu Właściwego informującą, że w danej sprawie nie mają zastosowania

przepisy o koordynacji (korespondencję zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1.)

5.2.3. Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatwienie sprawy i wskazując datę załatwienia i

sposób zakończenia sprawy - „ustalenie braku koordynacji”.

Dodatkowe wytyczne dotyczące obsługi sprawy inicjowanej zapytaniem: Zapytanie czy w sprawie mają zastosowanie przepisy o koordynacji postępowanie rejestrujemy zawsze jako wniosek

z rodzajem sprawy „zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji”. Jeżeli brak wystarczających danych do zarejestrowania wniosku, którego dotyczy zapytanie, można zapytanie

zarejestrować jako korespondencję otrzymaną z Organ Właściwego, którą należy oznaczyć jako „dokument wszczynający sprawę”. Wówczas sprawa w ramach której jest zarejestrowana taka korespondencja powinna zostać oznaczona, że ma być uwzględniona do sprawozdania – zaznaczona dla sprawy opcja „Czy uwzględniać w sprawozdaniu”.

Jeżeli zapytanie dotyczy dwóch wniosków, np. wniosku o zasiłek rodzinny i świadczenie wychowawcze, to wówczas należy zarejestrować dwa wnioski z rodzajem sprawy „zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji”.

Sprawa inicjowana zapytaniem zawsze jest prowadzona jednym wnioskiem z rodzajem sprawy „zapytanie czy mają zastosowanie przepisy o koordynacji”.

IV. Obsługa sprawy inicjowanej drukiem unijnym – sprawy na potrzeby instytucji zagranicznej 1. Zarejestruj sprawę na potrzeby zagraniczne, wybierając na liście spraw ikonę Dodaj.

2. W oknie „Dane sprawy” uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I. jako podmiot sprawy wskaż osobę, będącą wnioskodawcą na druku unijnym, którego dotyczy sprawa po wybraniu rodzaju formularza „na potrzeby zagraniczne” opcja czy uwzględniać w sprawozdaniu jest

zaznaczona bez możliwości zmiany, co oznacza, że taka sprawa zawsze zostanie policzona do sprawozdawczości.

w polu Moduł aplikacji pozostaw zaznaczone moduły „SR” i „SW” oraz opcję Czy dot. świadczeń opiekuńczych, jeżeli sprawa dotyczy świadczeń rodzinnych (w tym świadczeń opiekuńczych) oraz świadczeń wychowawczych. Jeżeli sprawa dotyczy tylko zasiłku dla opiekuna, to odznacz moduły „SR” i „SW” i zaznacz moduł „ZDO”.

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Zarejestrowana sprawa, zostanie wykazana do sprawozdania jako sprawa wpływająca w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data wpłynięcia sprawy.

3. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw, nadaj numer sprawie, wybierając przycisk Nadaj numer sprawie. Numer zostanie nadany zgodnie definicją autonumeru dla spraw.

4. Zarejestruj w ramach sprawy druk unijny, który zainicjował sprawę lub korespondencję otrzymaną z instytucji zagranicznej. Do druku dodaj wszystkich członków rodziny.

Uwaga! Jeżeli sprawa jest inicjowana pismem/korespondencją od instytucji zagranicznej, to korespondencję otrzymaną wszczynającą sprawę należy oznaczać w systemie jako „dokument wszczynający sprawę” przez zaznaczenie w danych korespondencji opcji „Dokument wszczynający sprawę”.

5. Jeżeli jest taka potrzeba dokonaj weryfikacji danych osób występujących na druku w systemach zewnętrznych,

wybierając na liście druków unijnych dla sprawy menu Weryfikacje>Emp@tia. Szczegółowy opis wykonania weryfikacji w systemach zewnętrznych znajduje się w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA>Emp@tia> Weryfikacja danych z wykorzystaniem systemów zewnętrznych”.

Uwaga! Weryfikacja danych osób występujących na druku unijnym jest możliwa jedynie dla osób, które zostały zarejestrowane w systemie (dodane do druku z listy osób).

6. Zarejestruj korespondencję do Organu Właściwego będącą zapytaniem czy dana rodzina pobiera świadczenia rodzinne i wychowawcze (korespondencję zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1.)

11

Uwaga! Aby na wydruku takiej korespondencji drukowały się automatycznie dane wszystkich członków rodziny występujących na druku (dane wnioskodawcy, małżonka, dzieci), przygotuj szablon dla tego rodzaju korespondencji, w którym wykorzystaj dedykowane znaczniki, np.: "KOR_ImiePodmiotu_mianownik", "KOR_NazwiskoPodmiotu_mianownik", "KOR_Imie_Wspolmalzonek", "KOR_Nazwisko_Wspolmalzonek", "KOR_Imie_Dziecko1", "KOR_Nazwisko_Dziecko1", "KOR_Imie_Dziecko2", "KOR_Nazwisko_Dziecko2". Dane małżonka i dzieci zostaną automatycznie wydrukowane, jeżeli w danych korespondencji na zakładce Współmałżonek i Dzieci wskazany został małżonek i dzieci. Dane te podpowiadają się automatycznie w korespondencji, jeżeli korespondencja jest rejestrowana w ramach sprawy, w której jest dodany druk unijny z uzupełnionymi danymi małżonka i dzieci.

7. Zarejestruj otrzymaną korespondencję z Organu Właściwego będącą odpowiedzą na korespondencję z pkt 6 (korespondencję zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1 jako odpowiedź).

8. Zarejestruj druk wysyłany do instytucji zagranicznej, będący odpowiedzą na druk z pkt 4 (druk zarejestruj w ramach sprawy z pkt 1 jako odpowiedź).

9. Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatwienie sprawy i wskazując datę załatwienia i sposób zakończenia sprawy - „formularze potwierdzone”.

Wpływ na sprawozdanie resortowe: Załatwiona sprawa, zostanie wykazana do sprawozdania jako sprawa załatwiona w miesiącu/kwartale, w którym zawiera się data załatwienia sprawy.

12

V. Obsługa sprawy dot. nienależnie pobranych świadczeń

1. Zarejestruj sprawę na potrzeby polskie, wybierając na liście spraw ikonę Dodaj. W oknie „Dane sprawy” uzupełnij podstawowe dane sprawy zgodnie z pkt I.

jako podmiot sprawy wskaż osobę, która pobrała nienależnie pobrane świadczenie, nie zaznaczaj opcji „czy uwzględniać w sprawozdaniu”, zaznacz Moduł aplikacji: „SW” – jeżeli sprawa dotyczy nienależnie pobranych świadczeń wychowawczych, „SR” – jeżeli sprawa dotyczy nienależnie pobranych świadczeń rodzinnych, „ZDO” – jeżeli sprawa dotyczy nienależnie pobranego zasiłku dla opiekuna.

2. Jeżeli masz włączoną autonumerację spraw nadaj numer sprawie, wybierając przycisk Nadaj numer sprawie. Numer sprawie zostanie nadany zgodnie definicją autonumeru dla spraw.

3. Jeżeli w ramach sprawy zachodzi konieczność wysłania druków do instytucji zagranicznej lub wszelkiej innej korespondencji, to druki i korespondencję rejestruj w ramach sprawy z pkt 1, wybierając przycisk Druki unijne/Pisma.

4. Zarejestruj wszczęcie postępowania dot. nienależnie pobranych świadczeń, wybierając na liście wniosków w rejestracji kwalifikacji przycisk Postępowanie.

W danych postępowania wprowadź Rodzaj postępowania dot. nienależnie pobranych świadczeń oraz Typ

działania:

żądanie zwrotu nienależnie pobranego świadczenia (jeśli żądamy zwrotu od decyzji zarejestrowanej w systemie) lub

żądanie zwrotu nienależnie pobranego świadczenia – zewnętrzne (jeśli nienależnie pobrane świadczenie zostało przyznane decyzją wydaną przez inną instytucję, której nie ma zarejestrowanej w systemie).

Aby w polu Rodzaj postępowania móc wskazać rodzaj postepowania dot. nienależnie pobranych świadczeń,

należy wcześniej zdefiniować taki rodzaj postępowania w „Słowniku rodzaju postępowania” (patrz podręcznik rozdział „ADMINISTRACJA>Słowniki>Słowniki tabelaryczne>Słownik rodzaju postępowania”).

Podczas rejestracji postępowania dokonaj powiązania postępowania ze sprawą z pkt 1, wskazując na zakładce Metryka postępowania w polu Oznaczenie sprawy tę sprawę.

Szczegółowy opis rejestracji postępowania znajduje się w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA> REJESTRACJA I KWALIFIKACJA WNIOSKU>Rejestracja wszczęcia postępowania”.

5. Na podstawie zarejestrowanego postępowania ws. nienależnie pobranych świadczeń zarejestruj decyzję ustalającą wysokość nienależnie pobranych świadczeń (żądającą zwrotu nienależnie pobranych świadczeń), wybierając na liście wniosków do podjęcia decyzji przycisk Utwórz decyzję dla wniosku - ręcznie. Decyzję żądającą zwrotu możesz też opracować korzystając na liście wszystkich decyzji z przycisku Żądanie zwrotu (Jeśli żądamy zwrotu od decyzji zarejestrowanej w systemie) lub operacji Operacje>Żądanie zwrotu - zewnętrzne (Jeśli nienależnie pobrane świadczenie zostało przyznane decyzją wydaną przez inną instytucję, której nie ma zarejestrowanej w systemie).

Uwaga! Jeżeli opracowujemy decyzje żądającą zwrotu do decyzji zarejestrowanej w systemie, to decyzja przyznająca nienależnie pobrane świadczenie musi mieć status „przekazana do innego organu”, aby system poprawnie obliczył wysokość nienależnie pobranych świadczeń.

13

Szczegółowy opis rejestracji decyzji ustalającej nienależnie pobrane świadczenia i żądającej ich zwrotu został opisany w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA>OBSŁUGA PROCESU DECYZYJNEGO>Opracowanie decyzji w sprawie świadczeń nienależnie pobranych”.

6. Zatwierdź opracowaną decyzję żądającą zwrotu.

7. Po zatwierdzeniu decyzji informacja o spłatach do zwrotu zostanie zapisana na liście spłat do realizacji, gdzie możesz wprowadzić informację o dokonaniu spłaty zadłużenia. Aby przejść na listę spłat do realizacji w głównym oknie systemu wybierz przycisk Spłaty do realizacji.

Szczegółowy opis realizacji spłat został opisany w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA>REALIZACJA ZWROTÓW W FORMIE SPŁAT”.

8. Na liście spraw załatw sprawę z pkt 1, wybierając przycisk Załatwienie sprawy. Uwaga! Jeżeli osoba, która pobrała nienależne świadczenie złoży wniosek o zmianę zadłużenia (np. umorzenia lub rozłożenia na raty zadłużenia), to fakt otrzymania takiego wniosku rejestrujemy w systemie jako wniosek o zmianę zadłużenia.

Szczegółowy opis rejestracji tego rodzaju wniosku znajduje się w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA>REJESTRACJA I KWALIFIKACJA WNIOSKU>Rejestracja wniosku SR/SW>Wniosek o zmianę zadłużenia”.

Po zakwalifikowaniu wniosku do procesu decyzyjnego możemy na jego podstawie opracować decyzję zmieniającą pierwotną decyzję żądającą zwrotu, tj. decyzję umarzającą zadłużenie lub rozkładającą na raty zadłużanie, lub odmawiającą zmiany zadłużenia. Szczegółowy opis rejestracji decyzji ustalającej nienależnie pobrane świadczenia i żądającej ich zwrotu został opisany w podręczniku - w rozdziale „OBSŁUGA KLIENTA>OBSŁUGA PROCESU DECYZYJNEGO>Opracowanie decyzji zmieniającej żądanie zwrotu”.