Instrukcja Kancelaryjna

Dz.U.11.14.67

2011-02-08 sprost.Dz.U.2011.27.140oglne

ROZPORZDZENIE

PREZESA RADY MINISTRW

z dnia 18 stycznia 2011 r.

w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazw akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziaania archiww zakadowych

(Dz. U. z dnia 20 stycznia 2011 r.)

Na podstawie art. 6 ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2006 r. Nr 97, poz. 673, z pn. zm.1)) zarzdza si, co nastpuje:

1.1.Rozporzdzenie okrela:

1)instrukcj kancelaryjn,

2)sposb klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych rzeczowych wykazw akt,

3)instrukcj w sprawie organizacji i zakresu dziaania archiww zakadowych, zwan dalej "instrukcj archiwaln",

dla organw gminy i zwizkw midzygminnych, organw powiatu, organw samorzdu wojewdztwa i organw zespolonej administracji rzdowej w wojewdztwie, a take urzdw obsugujcych te organy, zwanych dalej "podmiotami".

2.Ilekro w rozporzdzeniu jest mowa o kierowniku podmiotu, naley przez to rozumie, odpowiednio, wjta (burmistrza, prezydenta miasta), przewodniczcego zarzdu zwizku midzygminnego, starost, marszaka wojewdztwa, wojewod oraz pozostae organy zespolonej administracji rzdowej w wojewdztwie, jeeli te organy nie s obsugiwane przez urzd wojewdzki.

3.W stosunku do organw stanowicych gminy, powiatu i wojewdztwa zadania w zakresie postpowania z dokumentacj i wykonywania czynnoci kancelaryjnych realizuj odpowiednie podmioty i kierownicy tych podmiotw.

2.Okrelenia uyte w rozporzdzeniu oznaczaj:

1)akta sprawy - dokumentacj, w szczeglnoci tekstow, fotograficzn, rysunkow, dwikow, filmow, multimedialn, zawierajc informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlajc przebieg jej zaatwiania i rozstrzygania;

2)archiwista - realizujcego zadania archiwum zakadowego pracownika podmiotu;

3)kierownik komrki organizacyjnej - osob kierujc komrk organizacyjn lub osob upowanion do wykonywania jej zada;

4)komrka organizacyjna - wydzielon organizacyjnie cz podmiotu, w szczeglnoci wydzia, dzia, oddzia, biuro, referat lub samodzielne stanowisko pracy;

5)metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powizanych z przesyk, spraw lub inn dokumentacj, uatwiajcych ich wyszukiwanie, kontrol, zrozumienie i dugotrwae przechowanie oraz zarzdzanie;

6)odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny bdcy kopi elektroniczn dowolnej treci zapisanej w postaci innej ni elektroniczna, umoliwiajcy zapoznanie si z t treci i jej zrozumienie, bez koniecznoci bezporedniego dostpu do pierwowzoru;

7)pismo - wyraon tekstem informacj, stanowic odrbn cao znaczeniow, niezalenie od sposobu jej utrwalenia;

8)prowadzcy spraw - osob zaatwiajc merytorycznie dan spraw, realizujc w tym zakresie przewidziane czynnoci kancelaryjne, w szczeglnoci rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektw pism w sprawie, dbanie o terminowo zaatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy;

9)przesyka - dokumentacj otrzyman lub wysyan przez podmiot, w kady moliwy sposb, w tym dokumenty elektroniczne przesyane za porednictwem elektronicznej skrzynki podawczej, okrelonej w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565, z pn. zm.2));

10)skad chronologiczny - uporzdkowany zbir dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w ukadzie wynikajcym z kolejnoci wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w ktrym wprowadzono system EZD;

11)skad informatycznych nonikw danych - uporzdkowany zbir informatycznych nonikw danych zawierajcych dokumentacj w postaci elektronicznej;

12)sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postpowania administracyjnego, wymagajce rozpatrzenia i podjcia czynnoci subowych lub przyjcia do wiadomoci;

13)system EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarzdzania dokumentacj umoliwiajcy wykonywanie w nim czynnoci kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu zaatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentw elektronicznych;

14)system tradycyjny - system wykonywania czynnoci kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu zaatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z moliwoci korzystania z narzdzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci;

15)teczka aktowa - materia biurowy uywany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.

3.Instrukcja kancelaryjna, okrelajca szczegowe zasady i tryb wykonywania czynnoci kancelaryjnych w podmiotach, stanowi zacznik nr 1 do rozporzdzenia.

4.1.Dokumentacja powstajca w podmiocie i do niego napywajca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt, zwanego dalej "wykazem akt", przez oznaczanie, rejestracj i czenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzcej akt spraw.

2.Wykaz akt dla:

1)organw gminy i zwizkw midzygminnych oraz urzdw obsugujcych te organy i zwizki stanowi zacznik nr 2 do rozporzdzenia;

2)organw powiatu i starostw powiatowych stanowi zacznik nr 3 do rozporzdzenia;

3)organw samorzdu wojewdztwa i urzdw marszakowskich stanowi zacznik nr 4 do rozporzdzenia;

4)organw zespolonej administracji rzdowej w wojewdztwie i urzdw obsugujcych te organy stanowi zacznik nr 5 do rozporzdzenia.

3.Jeeli w dziaalnoci podmiotu pojawi si nowe zadania, klasy w wykazie akt odpowiadajce tym zadaniom wprowadza si przed pojawieniem si dokumentacji zwizanej z realizacj tych zada.

4.Konstrukcja wykazu akt opiera si na:

1)jednolitoci klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

2)systemie klasyfikacji dziesitnej;

3)ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na kocowym etapie podziau w wykazie akt.

5.Jednolito klasyfikacji dokumentacji, o ktrej mowa w ust. 4 pkt 1, polega na jej niezalenoci od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziau kompetencji wewntrz podmiotu.

6.Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesitnej, o ktrej mowa w ust. 4 pkt 2, polega na dokonaniu podziau wszystkich zagadnie, ktrymi zajmuje si dany podmiot, a tym samym caoci wytwarzanej i gromadzonej w zwizku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesi klas pierwszego rzdu, zwanych dalej "klasami gwnymi". W ramach kadej klasy gwnej dokonuje si podziau na klasy drugiego rzdu (minimum - dwie, maksimum - dziesi). Dalszy podzia klas na klasy kolejnych rzdw jest dokonywany analogicznie, a do stworzenia klasy kocowej, czyli klasy oznaczonej kategori archiwaln, dla ktrej prowadzi si spis spraw lub w ramach ktrej grupuje si dokumentacj bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

7.Ustalenie dla klas kocowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporzdkowaniu tym klasom oznacze kategorii archiwalnej, wynikajcych odpowiednio z przepisw wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zwanej dalej "ustaw".

8.Kada klasa otrzymuje symbol klasyfikacyjny stanowicy kombinacj cyfr:

1)dla klas pierwszego rzdu to symbole jednocyfrowe od "0" do "9";

2)dla klas drugiego rzdu to symbole dwucyfrowe od "00" do "99";

3)dla klas trzeciego rzdu to symbole trzycyfrowe od "000" do "999";

4)dla klas czwartego rzdu to symbole czterocyfrowe od "0000" do "9999".

9.Wolne klasy wykazu akt mog by wykorzystane przez podmioty do dodania nowych klas.

10.Na opis klasy w wykazie akt skadaj si:

1)symbol klasyfikacyjny, o ktrym mowa w ust. 8;

2)haso klasyfikacyjne, czyli sformuowanie nazwy zagadnienia;

3)w przypadku klas kocowych - kategoria archiwalna, o ktrej mowa w ust. 7.

11.Na opis klasy moe skada si, w razie potrzeby, uszczegowienie hasa klasyfikacyjnego przez wyjanienia i szczegowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresw przechowywania lub okrelenia kryteriw dla przyszej ekspertyzy archiwalnej.

5.Instrukcja archiwalna, okrelajca organizacj, zadania i zakres dziaania archiwum zakadowego oraz szczegowe zasady i tryb postpowania z dokumentacj w archiwum zakadowym, stanowi zacznik nr 6 do rozporzdzenia.

6.1.Z dokumentacj spraw niezakoczonych powsta i zgromadzon w podmiotach przed dniem wejcia w ycie rozporzdzenia postpuje si nastpujco:

1)spraw zaatwia si bez zmiany dotychczasowego znaku sprawy a do zakoczenia sprawy albo

2)zakada si now spraw, stosujc odpowiednio 28 ust. 3 lub 55 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej.

2.Wyboru, o ktrym mowa w ust. 1, dokonuje kierownik komrki organizacyjnej, przekazujc niezwocznie informacj do archiwum zakadowego.

3.W przypadku gdy kategoria archiwalna okrelona dla dokumentacji powstaej i zgromadzonej przed dniem wejcia w ycie rozporzdzenia rni si od kategorii archiwalnej okrelonej w wykazach akt, stosuje si kategori archiwaln o wartoci wyszej.

4.Dokumentacja, ktra przed dniem wejcia w ycie rozporzdzenia nie zostaa w podmiotach zakwalifikowana do odpowiednich kategorii archiwalnych, jest kwalifikowana na podstawie wykazw akt stanowicych odpowiednio zaczniki nr 2-5 do rozporzdzenia.

5.Do dokumentacji elektronicznej odzwierciedlajcej przebieg zaatwiania i rozstrzygania spraw, powstaej i zgromadzonej przed dniem wejcia w ycie rozporzdzenia w systemie EZD speniajcym wymagania okrelone w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy, oraz do dokumentacji nieelektronicznej powizanej z t dokumentacj elektroniczn, w sposb uwzgldniajcy wymagania 1 ust. 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stosuje si przepisy rozporzdzenia.

6.System EZD, o ktrym mowa w ust. 5, niespeniajcy wymogw rozporzdzenia naley dostosowa do tych wymogw w terminie 12 miesicy od dnia wejcia w ycie rozporzdzenia.

7.Jeeli dotychczas stosowany w podmiocie system teleinformatyczny wymusza stosowanie okrelonej konstrukcji znaku sprawy lub separatora, mona stosowa t konstrukcj, nie duej jednak ni 12 miesicy od dnia wejcia w ycie rozporzdzenia.

8.rodki ewidencyjne dokumentacji sporzdzone w archiwum zakadowym przed dniem wejcia w ycie rozporzdzenia zachowuj wano.

9.Lokal archiwum zakadowego niespeniajcy wymogw rozporzdzenia naley dostosowa do tych wymogw w terminie 5 lat od dnia wejcia w ycie rozporzdzenia.

7.Przepisy rozporzdzenia maj zastosowanie do dokumentacji powstajcej i napywajcej do podmiotu od dnia 1 stycznia 2011 r.

8.Rozporzdzenie wchodzi w ycie z dniem ogoszenia.3)

______

1)Zmiany tekstu jednolitego wymienionej ustawy zostay ogoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz. 1217 i Nr 220, poz. 1600, z 2007 r. Nr 64, poz. 426, z 2008 r. Nr 227, poz. 1505, z 2009 r. Nr 39, poz. 307 i Nr 166, poz. 1317 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 47, poz. 278 i Nr 182, poz. 1228.

2)Zmiany wymienionej ustawy zostay ogoszone w Dz. U. z 2006 r. Nr 12, poz. 65 i Nr 73, poz. 501, z 2008 r. Nr 127, poz. 817, z 2009 r. Nr 157, poz. 1241 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230, Nr 167, poz. 1131 i Nr 182, poz. 1228.

3)Niniejsze rozporzdzenie byo poprzedzone: rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrw z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organw samorzdu wojewdztwa (Dz. U. Nr 160, poz. 1073, z 1999 r. Nr 103, poz. 1192 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1244), rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrw z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organw powiatu (Dz. U. Nr 160, poz. 1074, z 1999 r. Nr 102, poz. 1187 oraz z 2001 r. Nr 116, poz. 1243) i rozporzdzeniem Prezesa Rady Ministrw z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organw gmin i zwizkw midzygminnych (Dz. U. Nr 112, poz. 1319, z 2003 r. Nr 69, poz. 636 oraz z 2006 r. Nr 127, poz. 885), ktre utraciy moc z dniem 1 stycznia 2011 r. na podstawie art. 15 ustawy z dnia 12 lutego 2010 r. o zmianie ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne oraz niektrych innych ustaw (Dz. U. Nr 40, poz. 230), oraz rozporzdzeniem Ministra Spraw Wewntrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rzdowej w wojewdztwie (Dz. U. Nr 161, poz. 1109 oraz z 1999 r. Nr 112, poz. 1320), ktre utracio moc z dniem 2 kwietnia 2010 r. na podstawie art. 81 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rzdowej w wojewdztwie (Dz. U. Nr 31, poz. 206 oraz z 2010 r. Nr 40, poz. 230).

ZACZNIKI

ZACZNIKNr 1

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

SPIS TRECI:

Rozdzia 1Przepisy oglne

Rozdzia 2Czynnoci kancelaryjne w systemie EZD

Rozdzia 3Czynnoci kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Rozdzia 4Postpowanie z dokumentacj w przypadku ustania dziaalnoci podmiotu lub jego reorganizacji

Zaczniki do instrukcji

Rozdzia1

Przepisy oglne

1.1.Instrukcja kancelaryjna okrela szczegowe zasady i tryb wykonywania czynnoci kancelaryjnych w podmiocie oraz reguluje postpowanie w tym zakresie z wszelk dokumentacj, jeeli przepisy szczeglne nie stanowi inaczej:

1)niezalenie od techniki jej wytwarzania, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych oraz

2)poczwszy od wpywu lub powstania dokumentacji wewntrz podmiotu do momentu jej uznania za cz dokumentacji w archiwum zakadowym.

2.Czynnoci kancelaryjne s wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.

3.Kierownik podmiotu wskazuje, ktry z systemw wykonywania czynnoci kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

4.Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.

5.Dokonujc wyboru systemu, kierownik podmiotu moe wskaza wyjtki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw przez okrelenie klas z wykazu akt, ktrych bd one dotyczy, oraz wskazanie, w jakim systemie bd prowadzone.

6.Wyjtki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje si, jeeli:

1)przepisy prawa ustalaj sposb dokumentowania przebiegu zaatwiania spraw dla okrelonych rodzajw dokumentacji, a ten sposb jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;

2)szczegowe procesy przebiegu zaatwiania spraw dla wykonywania okrelonych, masowo realizowanych, elektronicznych usug publicznych zostay zdefiniowane i wdroone w:

a)instrukcji wewntrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usuga jest realizowana tylko przez ten podmiot,

b)instrukcji opracowanej w porozumieniu midzy podmiotami uczestniczcymi w procesie realizacji usugi publicznej i zatwierdzonej przez kierownikw wszystkich podmiotw uczestniczcych w realizacji usugi - w przypadku gdy usuga jest wiadczona przez kilka podmiotw;

3)istniej wane przyczyny organizacyjne i techniczne uniemoliwiajce stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw.

7.Z dokumentacj spraw niezakoczonych, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw, postpuje si nastpujco:

1)zakada si now spraw, odnotowujc znak sprawy niezakoczonej w aktach nowej sprawy i znak nowej sprawy w aktach sprawy niezakoczonej, w sposb umoliwiajcy odnalezienie wzajemnie powizanych akt spraw, albo

2)prowadzi si akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym a do zakoczenia sprawy, a odwzorowania cyfrowe z napywajcych przesyek powizanych z takimi aktami sprawy traktuje si jak dokumentacj nietworzc akt sprawy o kategorii archiwalnej Bc lub B5, jeeli byy dekretowane tylko elektronicznie.

8.Wyboru, o ktrym mowa w ust. 7, dokonuje kierownik komrki organizacyjnej, przekazujc niezwocznie informacj archiwicie.

9.Dokumentacja w postaci elektronicznej, w szczeglnoci odwzorowania cyfrowe, zawiera informacje umoliwiajce odnalezienie odpowiadajcej jej dokumentacji w postaci nieelektronicznej, jeeli taka istnieje w podmiocie.

10.Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera informacje umoliwiajce odnalezienie odpowiadajcej jej dokumentacji w postaci elektronicznej, jeeli taka istnieje w podmiocie.

2.1.Nadzr oglny nad prawidowym wykonywaniem czynnoci kancelaryjnych w podmiocie naley do obowizkw kierownika podmiotu.

2.Do biecego nadzoru nad prawidowoci wykonywania czynnoci kancelaryjnych, w szczeglnoci w zakresie doboru klas z wykazu akt do zaatwianych spraw, waciwego zakadania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynnoci kancelaryjnych.

3.Funkcj, okrelon w ust. 2, powierza si archiwicie.

3.W podmiocie obowizuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt.

4.Dokumentacja nadsyana i skadana w podmiocie oraz w nim powstajca dzieli si ze wzgldu na sposb jej rejestrowania i przechowywania na:

1)tworzc akta spraw;

2)nietworzc akt spraw.

5.1.Dokumentacja tworzca akta spraw to dokumentacja, ktra zostaa przyporzdkowana do sprawy i otrzymaa znak sprawy.

2.Znak sprawy jest sta cech rozpoznawcz caoci akt danej sprawy.

3.Znak sprawy zawiera nastpujce elementy:

1)oznaczenie komrki organizacyjnej;

2)symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)kolejny numer sprawy, wynikajcy ze spisu spraw;

4)cztery cyfry roku kalendarzowego, w ktrym sprawa si rozpocza.

4.Poszczeglne elementy znaku sprawy umieszcza si w kolejnoci, o ktrej mowa w ust. 3, i oddziela kropk w nastpujcy sposb: ABC.123.77.2011, gdzie:

1)ABC to oznaczenie komrki organizacyjnej;

2)123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)77 to liczba okrelajca siedemdziesit sidm spraw rozpoczt w 2011 r. w komrce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4)2011 to oznaczenie roku, w ktrym sprawa si rozpocza.

5.Oznaczenie komrki organizacyjnej, stanowice element znaku sprawy, moe by przyporzdkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komrki organizacyjnej, niezalenie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

6.Jeeli zachodzi potrzeba wydzielenia okrelonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o ktrym mowa w ust. 3 pkt 3, ktry jest podstaw wydzielenia grupy spraw, zakada si oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje si nastpujco:

1)oznaczenie komrki organizacyjnej;

2)symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)kolejny numer sprawy, pod ktrym dokonano wydzielenia grupy spraw;

4)kolejny numer sprawy, wynikajcy ze spisu spraw zaoonego do numeru sprawy, ktra jest podstaw wydzielenia;

5)cztery cyfry roku kalendarzowego, w ktrym sprawa si rozpocza.

7.Poszczeglne elementy znaku sprawy, o ktrym mowa w ust. 6, oddziela si kropk w nastpujcy sposb: ABC.123.78.2.2011, gdzie:

1)ABC to oznaczenie komrki organizacyjnej;

2)123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3)78 to liczba okrelajca siedemdziesit sm spraw bdc podstaw wydzielenia grupy spraw w 2011 r. w komrce organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123;

4)2 to liczba okrelajca drug spraw w ramach grupy spraw oznaczonej liczb siedemdziesit osiem;

5)2011 to oznaczenie roku, w ktrym sprawa si rozpocza.

8.Oznaczajc pismo znakiem sprawy, mona po znaku sprawy umieci symbol prowadzcego spraw, oddzielajc go od znaku sprawy kropk w nastpujcy sposb: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie "JK2" jest symbolem prowadzcego spraw, dodanym do znaku sprawy.

9.Dopuszcza si stosowanie w oznaczeniu komrki organizacyjnej znaku rozdzielajcego minus w nastpujcy sposb: AB-C-V.123.78.2011.JK2, gdzie "AB-C-V" jest oznaczeniem komrki organizacyjnej.

6.1.Dokumentacja nietworzca akt spraw to dokumentacja, ktra nie zostaa przyporzdkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.

2.Dokumentacj, o ktrej mowa w ust. 1, mog stanowi w szczeglnoci:

1)zaproszenia, yczenia, podzikowania, kondolencje, jeeli nie stanowi czci akt sprawy;

2)niezamawiane przez podmiot oferty, ktre nie zostay wykorzystane;

3)publikacje (dzienniki urzdowe, czasopisma, katalogi, ksiki, gazety, afisze, ogoszenia) oraz inne druki, chyba e stanowi zacznik do pisma;

4)dokumentacja finansowo-ksigowa, w szczeglnoci rachunki, faktury, inne dokumenty ksigowe;

5)listy obecnoci;

6)karty urlopowe;

7)dokumentacja magazynowa;

8)rodki ewidencyjne archiwum zakadowego;

9)dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania okrelonych, wyspecjalizowanych zada, w szczeglnoci dane w systemie udostpniajcym automatycznie dane z okrelonego rejestru, dane przesyane za pomoc rodkw komunikacji elektronicznej automatycznie tworzce rejestr;

10)rejestry i ewidencje, w szczeglnoci rodkw trwaych, wypoycze sprztu, materiaw biurowych, zbiorw bibliotecznych.

7.Okrelenia uyte w instrukcji oznaczaj:

1)akceptacja - wyraenie zgody przez osob uprawnion dla sposobu zaatwienia sprawy lub aprobat treci pisma;

2)dekretacja - adnotacj umieszczan na pimie lub do niego doczan, zawierajc wskazanie osoby lub komrki organizacyjnej, wyznaczonej do zaatwienia sprawy, ktra moe zawiera dyspozycje co do terminu i sposobu zaatwienia sprawy;

3)dekretacja zastpcza - adnotacj umieszczan na pimie, odzwierciedlajc tre dekretacji doczonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym sucym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzon podpisem odrcznym przez osob przenoszc tre dekretacji na pismo;

4)komrka merytoryczna - komrk organizacyjn zakadajc spraw, odpowiedzialn za jej prowadzenie oraz zaatwienie;

5)naturalny dokument elektroniczny - dokument bdcy od pocztku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, moliwym do odczytania wycznie za porednictwem odpowiednich urzdze elektronicznych, nieposiadajcy pierwowzoru w postaci nieelektronicznej;

6)piecz wpywu - odcisk pieczci lub nadruk umieszczany na przesykach wpywajcych na noniku papierowym, zawierajcy co najmniej nazw podmiotu, nazw punktu kancelaryjnego, dat wpywu, a take miejsce na umieszczanie numeru z rejestru przesyek wpywajcych i ewentualnie informacj o liczbie zacznikw;

7)punkt kancelaryjny - komrk organizacyjn, w tym sekretariat, kancelari lub stanowisko pracy, ktrych pracownicy s uprawnieni do przyjmowania lub wysyania przesyek;

8)rejestr - narzdzie suce do rejestrowania pojedynczych przesyek lub pism okrelonego typu lub rodzaju, ktre w systemie tradycyjnym moe by prowadzone w postaci elektronicznej lub papierowej, a w systemie EZD jako odrbny dokument elektroniczny lub automatycznie generowany raport;

9)rejestr przesyek wpywajcych - rejestr sucy do ewidencjonowania w kolejnoci chronologicznej przesyek otrzymywanych przez podmiot, przy czym w systemie EZD jest prowadzony jako jeden rejestr dla caego podmiotu;

10)rejestr przesyek wychodzcych - rejestr sucy do ewidencjonowania w kolejnoci chronologicznej przesyek wysyanych (wydawanych) przez podmiot, w systemie EZD jest prowadzony jeden rejestr dla caego podmiotu;

11)rejestr pism wewntrznych - raport generowany w systemie EZD lub odrbny dokument elektroniczny w tym systemie sucy do ewidencjonowania pism przekazywanych pomidzy komrkami organizacyjnymi i rejestrowania pism powstajcych na uytek wewntrzny podmiotu;

12)spis spraw - narzdzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrbie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komrce merytorycznej.

8.1.W przypadku gdy akta spraw s tworzone w systemie EZD, komrka merytoryczna, wsppracujca przy zaatwianiu sprawy z innymi komrkami organizacyjnymi w danej sprawie, udostpnia im t spraw bezporednio w systemie EZD, okrelajc rwnoczenie, jaka cz dokumentacji stanowicej akta sprawy bdzie udostpniona tym komrkom.

2.Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikajce ze wsppracy pomidzy komrkami organizacyjnymi komrki inne ni merytoryczne wczaj bezporednio do akt sprawy komrki merytorycznej, nie tworzc akt oznaczonych odrbnym znakiem sprawy.

9.1.W przypadku gdy akta spraw s tworzone w systemie tradycyjnym komrka merytoryczna, wsppracujca przy zaatwianiu sprawy z innymi komrkami organizacyjnymi, informuje te komrki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy.

2.Opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji wynikajce ze wsppracy midzy komrkami organizacyjnymi komrki inne ni merytoryczne przekazuj do akt sprawy komrki merytorycznej, uywajc znaku sprawy nadanego przez komrk merytoryczn.

3.W przypadku, o ktrym mowa w ust. 2, dopuszcza si odrbne zakadanie spraw w komrce innej ni merytoryczna.

4.Jeeli dokumentacja, o ktrej mowa w ust. 2, zostaa oznaczona znakiem sprawy w komrce organizacyjnej innej ni merytoryczna, to naley zakwalifikowa j do dokumentacji kategorii archiwalnej Bc.

5.Zmiany kwalifikacji dokumentacji, o ktrej mowa w ust. 4, moe dokona dyrektor waciwego miejscowo archiwum pastwowego.

Rozdzia2

Czynnoci kancelaryjne w systemie EZD

10.W systemie EZD wszystkie czynnoci kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje si w ramach systemu, w szczeglnoci dotyczy to:

1)prowadzenia rejestru przesyek wpywajcych i wychodzcych oraz spisw spraw;

2)wykonywania dekretacji;

3)wykonywania akceptacji, w szczeglnoci przez podpisanie dokumentw elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeeli odrbne przepisy okrelaj, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga si do podpisania danego pisma;

4)prowadzenia moliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrw lub ewidencji, z wyczeniem rejestrw lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do zaatwiania okrelonych rodzajw spraw systemach teleinformatycznych innych ni EZD;

5)gromadzenia przyporzdkowanych do waciwych spraw wszelkich dokumentw elektronicznych majcych znaczenie dla udokumentowania przebiegu zaatwiania i rozstrzygania tych spraw.

11.1.Uytkownikami systemu EZD mog by wycznie osoby upowanione do przetwarzania danych osobowych.

2.Uytkownicy systemu EZD maj dostp do danych osobowych tylko w zakresie niezbdnym do wykonywanych obowizkw subowych.

12.Akceptacje i dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza si podpisem elektronicznym w sposb polegajcy na doczeniu lub logicznym powizaniu danych identyfikujcych imi, nazwisko i stanowisko osoby dokonujcej tej czynnoci w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treci wraz z okreleniem daty wykonywania tej czynnoci, z zastrzeeniem 33 ust. 1 i 34 ust. 3.

13.1.Punkt kancelaryjny rejestruje przesyki wpywajce.

2.Punkt kancelaryjny wydaje na danie skadajcego przesyk potwierdzenie jej otrzymania.

3.Rejestrowanie przesyek wpywajcych w systemie EZD polega na przyporzdkowaniu do kadej takiej przesyki okrelonego zestawu metadanych opisujcych przesyk.

4.Metadane mog by dodawane automatycznie.

5.Metadane opisujce przesyk wpywajc mog by uzupeniane w trakcie zaatwiania sprawy.

6.Kada przesyka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w caym zbiorze przesyek wpywajcych identyfikator, okrelany jako numer z rejestru przesyek wpywajcych, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

7.Zestaw metadanych opisujcych przesyk wpywajc okrela cz A zacznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

14.1.W trakcie odbioru przesyek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidowo wskazanego adresu na przesyce oraz stan jej opakowania.

2.W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyki w stopniu, ktry umoliwi osobom trzecim ingerencj w zawarto przesyki, sporzdza si w obecnoci dorczajcego adnotacj na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3.W przypadku, o ktrym mowa w ust. 2, sporzdza si protok o dorczeniu przesyki uszkodzonej.

4.O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyki powiadamia si niezwocznie bezporedniego przeoonego.

15.Przesyki mylnie dorczone zwraca si bezzwocznie dostawcy usugi pocztowej lub przesya bezporednio do waciwego adresata.

16.1.Przesyki na noniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1)danych zawartych w treci pisma - w przypadku gdy istnieje moliwo otwarcia koperty i zapoznania si z treci pisma;

2)danych na kopercie, w ktrej s zamknite pisma - w przypadku gdy nie ma moliwoci otwarcia koperty.

2.Kierownik podmiotu okrela list rodzajw przesyek wpywajcych, ktre nie s otwierane przez punkt kancelaryjny.

3.Jeeli pracownik otrzyma przesyk w zamknitej kopercie i stwierdzi, e dotyczy ona spraw subowych, jest obowizany w przypadku przesyki w postaci papierowej przekaza j do punktu kancelaryjnego w celu uzupenienia danych w rejestrze przesyek wpywajcych. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

17.1.Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyek wpywajcych na noniku papierowym umieszcza na przesyce identyfikator, o ktrym mowa w 13 ust. 6, w przypadku, gdy:

1)istnieje moliwo otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;

2)nie ma moliwoci otwarcia koperty - na kopercie.

2.Identyfikator umieszczony na przesyce na noniku papierowym musi by moliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urzdze technicznych.

3.Dopuszcza si, z uwzgldnieniem wymogu, o ktrym mowa w ust. 2, nanoszenie na przesyk identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.

4.Po naniesieniu na przesyk na noniku papierowym identyfikatora wykonuje si pene odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz zacznikami i ewentualnie kopert, z wyczeniem przesyek, ktrych si nie skanuje ze wzgldu na:

1)rozmiar strony (na przykad A3 i wiksze);

2)du liczb stron;

3)tre, form lub posta.

5.W przypadkach, o ktrych mowa w ust. 4, wykonuje si, jeeli to moliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyki i ewentualnie koperty, zaczajc w metadanych opisujcych t przesyk informacje o objtoci (rozmiarze) przesyki.

6.Kierownik podmiotu, uwzgldniajc posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala list rodzajw przesyek, dla ktrych nie wykonuje si odwzorowa cyfrowych caoci przesyek, wskazujc przy tym wielkoci graniczne dla parametrw, o ktrych mowa w ust. 4.

7.Jeli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezporednio po zarejestrowaniu przesyki z uwagi na brak moliwoci otwarcia przesyki, to odwzorowanie cyfrowe:

1)moe by wykonane i doczone do metadanych w komrce organizacyjnej majcej moliwo otwarcia koperty;

2)moe by wykonane w punkcie kancelaryjnym i doczone do metadanych dopiero po zapoznaniu si z treci wpywu przez adresata;

3)moe nie by wykonane, a w systemie EZD pozostaj tylko metadane opisujce przesyk.

8.System EZD musi pozwoli na wyszukanie i sporzdzenie listy przesyek, dla ktrych nie wykonano penych odwzorowa cyfrowych.

9.Odwzorowanie cyfrowe sporzdza si z naleyt starannoci i jakoci techniczn umoliwiajc zapoznanie si z treci bez potrzeby sigania do pierwowzoru papierowego.

10.Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowa cyfrowych okrela zacznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

18.1.Przyjmujc przesyki przekazane poczt elektroniczn, dokonuje si ich wstpnej selekcji majcej na celu oddzielenie spamu, wiadomoci zawierajcych zoliwe oprogramowanie i wiadomoci stanowicych korespondencj prywatn. Dopuszcza si dokonywanie wstpnego usuwania spamu i wiadomoci zawierajcych zoliwe oprogramowanie za pomoc oprogramowania wykonujcego te funkcje automatycznie.

2.Po dokonaniu selekcji, o ktrej mowa w ust. 1, przesyki otrzymane poczt elektroniczn dzieli si na:

1)przesyki adresowane na skrzynk poczty elektronicznej podan w Biuletynie Informacji Publicznej jako waciw do kontaktu z podmiotem;

2)przesyki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a)majce istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b)majce robocze znaczenie dla spraw zaatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c)pozostae, nieodzwierciedlajce dziaalnoci podmiotu.

3.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 2 pkt 1 i pkt 2 lit. a, rejestruje si, doczajc do metadanych opisujcych przesyk odpowiednie wiadomoci poczty elektronicznej wraz z zacznikami, przy czym rejestracja moe by wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezporednio przez prowadzcego spraw.

4.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, prowadzcy spraw wcza bezporednio do akt waciwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrujc ich w rejestrze przesyek wpywajcych.

5.Przesyek, o ktrych mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje si i nie wcza si do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany, o ktrym mowa w przepisach wydanych na postawie art. 5 ust. 2b ustawy.

6.Przesyki przekazane poczt elektroniczn wprowadza si do systemu EZD w taki sposb, aby zachowa je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz zacznikami w formatach, w jakich byy przekazane, jeeli byy do przesyki zaczone.

19.1.Przesyki przekazane na elektroniczn skrzynk podawcz, o ktrej mowa w art. 3 pkt 17 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne, zwan dalej "ESP", dzieli si na:

1)przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsugi danego rodzaju przesyek;

2)pozostae, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2.Przesyek, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje si, jeeli system teleinformatyczny, w ktrym s one przetwarzane, umoliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej wedug daty wpywu i wedug podmiotu, od ktrego przesyka pochodzi.

3.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje si, doczajc do metadanych opisujcych t przesyk zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzdowe powiadczenie odbioru, o ktrym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne, zwane dalej "UPO".

20.1.Przesyki przekazane na informatycznym noniku danych dzieli si na:

1)przekazane bezporednio na informatycznym noniku danych;

2)stanowice zacznik do pisma przekazanego na noniku papierowym.

2.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje si, doczajc do metadanych opisujcych te przesyki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym noniku danych oraz UPO, jeeli zostao wydane.

3.Pisma na noniku papierowym, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje si tak jak pozostae przesyki w postaci papierowej, doczajc do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a take zacznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym noniku danych.

4.Jeeli nie jest moliwe lub zasadne wczenie do systemu EZD przesyki przekazanej na informatycznym noniku danych ze wzgldu na jej rozmiar (na przykad materia filmowy, zbir odwzorowa wieloarkuszowej mapy wykonany w duej rozdzielczoci, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje si ten fakt w rejestrze przesyek wpywajcych, a nastpnie informatyczny nonik danych przechowuje si w skadzie informatycznych nonikw danych.

5.System EZD pozwala na wyszukanie i sporzdzenie listy przesyek na informatycznych nonikach danych, ktrych nie wczono do systemu EZD, zawierajcej w szczeglnoci wskazanie nonikw, na ktrych si one aktualnie znajduj.

6.Kierownik podmiotu, uwzgldniajc posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymaln wielko przesyki przekazywanej na informatycznym noniku danych, ktr wcza si bezporednio do systemu EZD.

21.1.Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziau przesyek wpisanych do rejestru przesyek wpywajcych do waciwych komrek organizacyjnych lub osb. Waciwo komrek organizacyjnych lub osb wynika z podziau zada i kompetencji w podmiocie.

2.Dokonywanie rozdziau przesyek moe by realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

3.W przypadku bdnego rozdzielenia przesyek odbiorca niezwocznie przekazuje je zgodnie z waciwoci lub do punktu kancelaryjnego.

4.W przypadku przesyek w postaci elektronicznej w caoci wczonych do systemu EZD i przesyek na noniku papierowym, dla ktrych wykonano pene odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziau, o ktrym mowa w ust. 1, nastpuje wycznie w systemie EZD, przy czym przesyki na noniku papierowym przekazuje si bezporednio po zarejestrowaniu do skadu chronologicznego.

5.W przypadku przesyek na noniku papierowym, dla ktrych nie wykonano penego odwzorowania cyfrowego, i przesyek na informatycznych nonikach danych, ktrych nie wczono w caoci do systemu EZD, dokonywanie rozdziau, o ktrym mowa w ust. 1, jest realizowane:

1)w ramach systemu EZD przez przekazanie wgldu do metadanych oraz

2)poza systemem EZD przez przekazanie brakujcej treci nieznajdujcej si w systemie EZD.

6.Przekazanie przesyek, o ktrych mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposb przyjty w danym podmiocie.

7.Po zakoczeniu sprawy:

1)przesyki na noniku papierowym, dla ktrych nie wykonano penego odwzorowania cyfrowego, s przekazywane do skadu chronologicznego;

2)przesyki na informatycznych nonikach danych s przekazywane do skadu informatycznych nonikw danych.

8.Do czasu zakoczenia sprawy udostpnianie przesyek, o ktrych mowa w ust. 7, jest realizowane w sposb przyjty w danym podmiocie.

22.1.Dopuszcza si prowadzenie w podmiocie kilku skadw chronologicznych oraz kilku skadw informatycznych nonikw danych, jeeli jest to uzasadnione struktur organizacyjn lub lokalizacj komrek organizacyjnych.

2.W przypadku wyjcia dokumentacji ze skadu chronologicznego lub ze skadu informatycznych nonikw danych naley to udokumentowa przez:

1)woenie w ich miejsce karty zastpczej zawierajcej znak sprawy, jej tytu, nazw komrki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypoyczajcego dokumentacj bd nazw i adres jednostki organizacyjnej, do ktrej dokumentacj wysano, oraz termin zwrotu albo

2)odnotowanie informacji, o ktrych mowa w pkt 1, w systemie EZD, jeeli zapewnia on powizanie informacji o wyjciu dokumentacji z odpowiadajcymi jej aktami sprawy.

3.Dopuszcza si wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o ktrej mowa w ust. 2.

23.1.Przesyki na nonikach papierowych, dla ktrych nie wykonano penego odwzorowania cyfrowego, przechowuje si w skadzie chronologicznym odrbnie od pozostaych przesyek.

2.Przesyki na informatycznych nonikach danych, o ktrych mowa w 20 ust. 4, przechowuje si w skadzie informatycznych nonikw danych odrbnie od pozostaych przesyek.

24.1.Przesyki dekretuje si wycznie w systemie EZD.

2.Przesyki mog by przyjte do zaatwienia bezporednio przez osob waciw do ich dekretacji.

3.Przesyki zadekretowane do zaatwienia przez komrk organizacyjn mog by przyjte do zaatwienia bezporednio przez kierownika komrki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzcego spraw. Ponowna dekretacja nie moe zmienia dyspozycji zwierzchnika dotyczcych sposobu zaatwienia sprawy lub wydua wskazanego w pierwszej dekretacji terminu zaatwienia sprawy.

4.W przypadku bdnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujcy.

25.1.Jeeli przesyka dotyczy sprawy wchodzcej w zakres zada rnych komrek organizacyjnych lub prowadzcych sprawy i zostay one wskazane w dekretacji, wskazuje si komrk organizacyjn lub prowadzcego spraw, do ktrego naley ostateczne zaatwienie sprawy. Wyznaczona komrka organizacyjna lub prowadzcy spraw stanowi wtedy komrk merytoryczn.

2.Jeeli przesyka dotyczy kilku spraw, wskazuje si komrki merytoryczne waciwe do zaatwienia poszczeglnych spraw.

26.1.Prowadzcy spraw sprawdza, czy przekazana bezporednio lub w drodze dekretacji przesyka:

1)dotyczy sprawy ju wszcztej;

2)rozpoczyna now spraw.

2.W przypadku okrelonym w ust. 1 pkt 1 przesyk docza do akt sprawy, w przypadku okrelonym w ust. 1 pkt 2 na podstawie przesyki rejestruje now spraw, wybierajc waciw kocow klas z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

3.Jeeli przesyka przekazana lub zadekretowana do prowadzcego spraw koczy spraw, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa zostaa zaatwiona ustnie i wynika to z treci przesyki lub treci dekretacji, prowadzcy spraw po wczeniu pisma do akt sprawy koczy spraw w systemie EZD. Czynno zakoczenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporzdkowanie do sprawy daty jej ostatecznego zaatwienia.

27.1.System EZD pozwala, w szczeglnoci, na wygenerowanie spisu spraw zawierajcego:

1)dane odnoszce si do caego spisu spraw, co najmniej:

a)oznaczenie roku, w ktrym zostay zaoone sprawy przyporzdkowane do danej klasy z wykazu akt,

b)dat utworzenia raportu,

c)oznaczenie komrki organizacyjnej,

d)symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

e)haso klasyfikacyjne z wykazu akt;

2)dane odnoszce si do kadej sprawy w spisie spraw, co najmniej:

a)liczb porzdkow,

b)kolejny numer sprawy,

c)tytu sprawy, stanowicy zwize odniesienie si do treci sprawy,

d)nazw podmiotu, od ktrego sprawa wpyna, jeeli nie jest to sprawa wasna,

e)znak nadany przesyce wszczynajcej spraw, jeeli nie jest to sprawa wasna,

f)dat pisma wystpujc na pimie wszczynajcym spraw, jeeli nie jest to sprawa wasna,

g)dat wszczcia sprawy,

h)dat ostatecznego zaatwienia sprawy,

i)imi i nazwisko prowadzcego dan spraw,

j)uwagi dotyczce sposobu zaatwienia sprawy, jeeli s istotne.

2.System EZD umoliwia tworzenie raportw na temat zaoonych spraw dla:

1)dowolnie wybranych okresw chronologicznych;

2)dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezalenie od tego, jakiego rzdu jest to klasa.

28.1.Spraw niezakoczon ostatecznie w cigu roku zaatwia si w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostaj niezmienne.

2.Zmiana znaku sprawy z rwnoczesnym ponownym zaoeniem nowej sprawy moe nastpi dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakoczona zaczyna si od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji akta spraw niezakoczonych przejmuje nowa komrka organizacyjna.

3.W przypadku, o ktrym mowa w ust. 2, przy sprawach czyni si wzmiank o ponownym zaoeniu sprawy i zakada si now spraw, odnotowujc znak sprawy niezakoczonej w aktach nowej sprawy i znak nowej w sprawy w aktach sprawy niezakoczonej, w sposb umoliwiajcy odnalezienie wzajemnie powizanych spraw. Zmiana znaku sprawy nie usuwa dotychczas nadanego znaku sprawy.

29.Jeeli sprawa zostaa zaatwiona ustnie, ale nie wynika to z treci przesyki lub treci dekretacji, prowadzcy spraw:

1)sporzdza w aktach sprawy notatk subow opisujc sposb zaatwienia sprawy oraz

2)odnotowuje zakoczenie sprawy w systemie EZD.

30.1.Jeeli przesyka przekazana lub zadekretowana do prowadzcego spraw nie koczy sprawy, prowadzcy spraw zaatwia j w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

2.Przy sporzdzaniu projektu pisma wykorzystuje si wzory i formularze przewidziane odrbnymi przepisami.

31.1.W trakcie zaatwiania sprawy docza si do akt sprawy w systemie EZD:

1)przesyki zarejestrowane w rejestrach;

2)notatki subowe z rozmw przeprowadzonych z interesantami lub z czynnoci poza siedzib podmiotu, jeeli nie jest dla nich przewidziana forma protokou;

3)wiadomoci poczty elektronicznej, o ktrych mowa w 18 ust. 2 pkt 2;

4)projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierownikw komrek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierownikw odnoszce si do projektw pism, o ktrych mowa w 32 ust. 5, jeeli maj znaczenie w zaatwianej sprawie.

2.Prowadzcy spraw dba o kompletno metadanych odnoszcych si do sprawy oraz przesyek lub pism wczonych do akt sprawy, w tym:

1)nadaje sprawie tytu;

2)wpisuje do systemu EZD metadane dla przesyek lub pism, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 2-4, jeeli nie zostay okrelone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych okrelonych w czci C zacznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

3)uzupenia metadane przesyek wpywajcych, jeeli nie zostay okrelone automatycznie lub przez punkt kancelaryjny, zgodnie z zestawem metadanych okrelonych w czci A zacznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej;

4)wpisuje metadane dla przesyek przeznaczonych do wysyki, jeeli nie zostay okrelone automatycznie, zgodnie z zestawem metadanych okrelonych w czci B zacznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

3.Zestaw metadanych opisujcych spraw okrela cz D zacznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.

32.1.Akceptacja projektw pism dokonywana jest wycznie w systemie EZD.

2.Akceptacja moe by jedno- lub wielostopniowa.

3.Akceptacja wielostopniowa polega na wstpnym zaakceptowaniu pisma przez osob nieupowanion do podpisania pisma i przesaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie a do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osob upowanion do podpisania pisma.

4.Jeeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujcy akceptuje pismo.

5.Jeeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujcy udziela prowadzcemu spraw wskazwek dotyczcych niezbdnych poprawek:

1)nanoszc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezporednio na projekcie pisma lub doczajc je do projektu;

2)ustnie;

3)z wykorzystaniem innych dostpnych rodkw komunikacji, gdy czasowo nie ma dostpu do systemu EZD.

6.Akceptujcy moe take, po samodzielnym dokonaniu niezbdnych poprawek, zaakceptowa poprawion przez siebie wersj pisma.

33.1.W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyki w postaci elektronicznej akceptujcy podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposb okrelony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne, chyba e przepisy odrbne wskazuj potrzeb uycia okrelonego rodzaju podpisu.

2.Pismo, o ktrym mowa w ust. 1, zachowuje si w aktach sprawy.

34.1.Pisma przeznaczone do wysyki w postaci papierowej tworzy si przez:

1)wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyki;

2)podpisanie odrczne wydruku.

2.Wydruk, o ktrym mowa w ust. 1 pkt 1, zawiera kompletn tre pisma wraz z pen dat (rok, miesic, dzie).

3.Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyki w postaci papierowej dokonuje si przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposb okrelony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne, chyba e przepisy odrbne wskazuj potrzeb uycia okrelonego rodzaju podpisu.

4.W aktach sprawy zachowuje si wersj elektroniczn ostatecznie zaakceptowan, o ktrej mowa w ust. 3.

5.Dopuszcza si wczenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odrcznie pisma przeznaczonego do wysyki.

6.Nie wykonuje si drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba e przepisy odrbne wymagaj wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje si w skadzie chronologicznym, odrbnie od przesyek wpywajcych, uporzdkowanym w kolejnoci wynikajcej z rejestru przesyek wychodzcych.

35.Pisma przeznaczone do wysyki w postaci elektronicznej mog by wysyane:

1)automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

2)przez punkt kancelaryjny;

3)przez pracownikw upowanionych do obsugi elektronicznych dorcze.

36.Punkt kancelaryjny dokonujcy wysyki:

1)odnotowuje w systemie EZD sposb wysania przesyki (na przykad list polecony, list priorytetowy) i uzupenia inne metadane odnoszce si do przesyki, jeeli nie zostay okrelone automatycznie lub przez prowadzcego spraw;

2)przekazuje przesyki do adresatw lub operatorowi pocztowemu.

37.Dokumentacj spraw zakoczonych uznaje si, w trybie i na warunkach okrelonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentacj archiwum zakadowego po upywie dwch lat, liczc od pierwszego stycznia roku nastpujcego po roku, w ktrym sprawa zostaa zakoczona.

38.1.Przesyki na noniku papierowym, zgromadzone w skadzie chronologicznym, po upywie penych dwch lat kalendarzowych, liczc od pierwszego stycznia roku nastpujcego po roku, dla ktrego powsta zbir przesyek w skadzie, przekazuje si do archiwum zakadowego w trybie i na warunkach okrelonych w instrukcji archiwalnej.

2.Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nonikach danych, zgromadzonych w skadzie informatycznych nonikw danych, ktrych zawarto skopiowano do systemu EZD, jest kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach okrelonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b ustawy.

3.Dokumentacj elektroniczn na informatycznych nonikach danych, zgromadzonych w skadzie informatycznych nonikw danych, ktrych zawartoci nie skopiowano do systemu EZD, po upywie penych dwch lat kalendarzowych, liczc od pierwszego stycznia roku nastpujcego po roku, dla ktrego powsta zbir przesyek w skadzie, przekazuje si do archiwum zakadowego w trybie i na warunkach okrelonych w instrukcji archiwalnej.

Rozdzia3

Czynnoci kancelaryjne w systemie tradycyjnym

39.1.W systemie tradycyjnym czynnoci kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje si w postaci nieelektronicznej, w szczeglnoci:

1)spisy spraw odkada si do waciwych teczek aktowych;

2)dekretacji i akceptacji dokonuje si na przesykach w postaci papierowej;

3)cao dokumentacji gromadzi si i przechowuje w teczkach aktowych.

2.Dopuszcza si wykorzystanie narzdzi informatycznych w celu:

1)prowadzenia rejestrw przesyek wpywajcych i wychodzcych oraz spisw spraw;

2)prowadzenia innych, ni okrelone w pkt 1, rejestrw i ewidencji;

3)udostpniania i rozpowszechniania pism wewntrz podmiotu;

4)przesyania przesyek;

5)dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej nastpnie w formie dekretacji zastpczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

3.Dopuszczenie, o ktrym mowa w ust. 2, jest moliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utrat rejestrw, ewidencji oraz spisw spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczajcych na informatycznym noniku danych, innym ni ten, na ktrym zapisywane s biece dane.

4.W przypadku spraw prowadzonych w systemie tradycyjnym stanowicych wyjtki od podstawowego sposobu dokumentowania, o ktrych mowa w 1 ust. 5, do realizowania czynnoci, o ktrych mowa w ust. 2, za wystarczajcy uznaje si system EZD.

40.1.Punkt kancelaryjny rejestruje przesyki wpywajce.

2.Punkt kancelaryjny wydaje na danie skadajcego przesyk potwierdzenie jej otrzymania.

3.Rejestrowanie przesyek wpywajcych w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejnoci w rejestrze prowadzonym na noniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

1)liczby porzdkowej;

2)daty wpywu przesyki do podmiotu;

3)tytuu, czyli zwizego odniesienia si do treci przesyki;

4)nazwy podmiotu, od ktrego pochodzi przesyka, z okreleniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

5)daty widniejcej na przesyce;

6)znaku wystpujcego na przesyce;

7)wskazania, komu przydzielono przesyk; w szczeglnoci mog to by osoba, komrka organizacyjna lub, w przypadku okrelonym w 43, dostawca usug pocztowych lub waciwy adresat;

8)liczby zacznikw, jeeli zostay doczone do przesyki;

9)dodatkowych informacji, jeeli s potrzebne.

4.Rejestr przesyek wpywajcych prowadzony w postaci elektronicznej umoliwia:

1)sortowanie listy przesyek wedug informacji okrelonych w ust. 3;

2)wydrukowanie listy przesyek zawierajcej wszystkie lub wybrane informacje, okrelone w ust. 3, oraz, na kadej stronie, dat wykonania wydruku;

3)zapisanie caoci lub czci rejestru w formacie danych umoliwiajcym pniejsze wyodrbnienie informacji okrelonych w ust. 3.

41.1.W trakcie odbioru przesyek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidowo wskazanego adresu na przesyce oraz stan jej opakowania.

2.W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyki w stopniu, ktry umoliwi osobom trzecim ingerencj w zawarto przesyki, sporzdza si w obecnoci dorczajcego adnotacj na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

3.W przypadku, o ktrym mowa w ust. 2, sporzdza si protok o dorczeniu przesyki uszkodzonej.

4.O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyki powiadamia si niezwocznie bezporedniego przeoonego.

42.1.Przesyki na noniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1)danych zawartych w treci pisma - w przypadku gdy istnieje moliwo otwarcia koperty i zapoznania si z treci pisma;

2)danych na kopercie, w ktrej s zamknite pisma - w przypadku gdy nie ma moliwoci otwarcia koperty.

2.Po zarejestrowaniu przesyki na noniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypenia piecz wpywu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma moliwoci otwarcia koperty, na kopercie.

3.Kierownik podmiotu okrela list rodzajw przesyek wpywajcych, ktre nie s otwierane przez punkt kancelaryjny.

4.Jeeli pracownik otrzyma przesyk w zamknitej kopercie i stwierdzi, e dotyczy ona spraw subowych, jest obowizany przekaza j do punktu kancelaryjnego w celu uzupenienia danych w rejestrze przesyek wpywajcych.

43.Przesyki mylnie dorczone zwraca si bezzwocznie dostawcy usugi pocztowej lub przesya bezporednio do waciwego adresata.

44.1.Przyjmujc przesyki przekazane poczt elektroniczn, dokonuje si ich wstpnej selekcji majcej na celu oddzielenie spamu, wiadomoci zawierajcych zoliwe oprogramowanie i wiadomoci stanowicych korespondencj prywatn. Dopuszcza si dokonywanie wstpnego usuwania spamu i wiadomoci zawierajcych zoliwe oprogramowanie za pomoc oprogramowania wykonujcego te funkcje automatycznie.

2.Po dokonaniu selekcji, o ktrej mowa w ust. 1, przesyki otrzymane poczt elektroniczn dzieli si na:

1)przesyki adresowane na skrzynk poczty elektronicznej podan w Biuletynie Informacji Publicznej jako waciw do kontaktu z podmiotem;

2)przesyki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a)majce istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu zaatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b)majce robocze znaczenie dla spraw zaatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c)pozostae.

3.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 2 pkt 1 i ust. 2 pkt 2 lit. a, rejestruje si, drukuje, nanosi i wypenia piecz wpywu na pierwszej stronie wydruku.

4.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 2 pkt 2 lit. b, drukuje si i wcza bez rejestracji i dekretacji bezporednio do akt sprawy.

5.Przesyek, o ktrych mowa w ust. 2 pkt 2 lit. c, nie rejestruje si i nie wcza do akt sprawy.

45.1.Przesyki przekazane na ESP dzieli si na:

1)przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsugi danego rodzaju przesyek;

2)pozostae, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.

2.Przesyek, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje si, jeeli system teleinformatyczny, w ktrym s one przetwarzane, umoliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej wedug daty wpywu i wedug podmiotu, od ktrego przesyka pochodzi.

3.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje si, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypenia piecz wpywu na pierwszej stronie wydruku.

46.1.Przesyki przekazane na informatycznym noniku danych dzieli si na:

1)przekazane bezporednio na informatycznym noniku danych;

2)stanowice zacznik do pisma przekazanego na noniku papierowym.

2.Przesyki, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 1, rejestruje si, drukuje, nanosi i wypenia piecz wpywu na pierwszej stronie wydruku.

3.Pisma w postaci papierowej, o ktrych mowa w ust. 1 pkt 2, rejestruje si zgodnie z 42, odnotowujc w rejestrze przesyek wpywajcych informacj o zaczniku zapisanym na informatycznym noniku danych.

47.1.Jeeli nie jest moliwe lub zasadne wydrukowanie penej treci przesyki w postaci elektronicznej lub zacznika do niej, ze wzgldu na typ dokumentu elektronicznego (na przykad nagranie dwikowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objto dokumentu elektronicznego (na przykad dokument zawierajcy du liczb stron albo wymagajcy wydrukowania w rozmiarze nieobsugiwanym przez posiadane przez podmiot urzdzenia), naley:

1)wydrukowa tylko cz przesyki (na przykad pierwsz stron pisma lub pismo bez zacznikw), a jeeli jest to take niemoliwe, sporzdzi i wydrukowa notatk o przyjtej przesyce, nanie i wypeni piecz wpywu na pierwszej stronie wydruku;

2)informatyczny nonik danych z zapisan przesyk doczy do wydruku, o ktrym mowa w pkt 1, do momentu zakoczenia sprawy, po czym przekaza go do skadu informatycznych nonikw danych.

2.Informacj o zaczniku zapisanym na informatycznym noniku danych odnotowuje si w rejestrze przesyek wpywajcych.

3.Dopuszcza si prowadzenie w podmiocie kilku skadw chronologicznych oraz kilku skadw informatycznych nonikw danych, jeeli jest to uzasadnione struktur organizacyjn lub lokalizacj komrek organizacyjnych.

4.Jeeli przesyka w postaci elektronicznej lub zacznik do niej zawiera podpis elektroniczny identyfikujcy jego posiadacza w sposb okrelony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne, na wydruku opatrzonym pieczci wpywu nanosi si informacj o wanoci podpisu elektronicznego i integralnoci podpisanego dokumentu oraz dacie tej weryfikacji (na przykad "podpis elektroniczny zweryfikowany w dniu ....[data]; wynik weryfikacji: wany/niewany/brak moliwoci weryfikacji), a take czytelny podpis sporzdzajcego wydruk.

5.Na wydruk UPO nanosi si tylko czytelny podpis sporzdzajcego wydruk oraz dat wykonania wydruku.

48.Po wykonaniu czynnoci zwizanych z przyjciem i zarejestrowaniem przesyek punkt kancelaryjny dokonuje ich rozdziau do waciwych komrek organizacyjnych lub osb oraz przekazania w sposb przyjty w danym podmiocie. Waciwo komrek organizacyjnych lub osb wynika z podziau zada i kompetencji w podmiocie.

49.Dekretacja przesyek w systemie tradycyjnym polega na odrcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezporednio na przesyce, wraz z dat i podpisem dekretujcego.

50.1.Przesyki mog by przyjte do zaatwienia bezporednio przez osob, do ktrej je skierowano do dekretacji.

2.Przesyki zadekretowane do zaatwienia przez komrk organizacyjn mog by przyjte do zaatwienia bezporednio przez kierownika komrki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzcego spraw. Ponowna dekretacja nie moe zmienia dyspozycji zwierzchnika dotyczcych sposobu zaatwienia sprawy lub wydua wskazanego w pierwszej dekretacji terminu zaatwienia sprawy.

3.W przypadku bdnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujcy.

51.1.Jeeli przesyka dotyczy sprawy wchodzcej w zakres zada rnych komrek organizacyjnych lub prowadzcych sprawy, w dekretacji wskazuje si komrk organizacyjn lub prowadzcego spraw, do ktrego naley ostateczne zaatwienie sprawy. Wyznaczona komrka organizacyjna lub prowadzcy spraw stanowi wtedy komrk merytoryczn.

2.Jeeli przesyka dotyczy kilku spraw, wskazuje si komrki merytoryczne waciwe do zaatwienia poszczeglnych spraw.

52.1.Prowadzcy spraw sprawdza, czy przekazana bezporednio lub w drodze dekretacji przesyka:

1)dotyczy sprawy ju wszcztej;

2)rozpoczyna now spraw.

2.W przypadku, o ktrym mowa w ust. 1 pkt 1, prowadzcy spraw docza przesyk do akt sprawy, nanoszc na ni znak sprawy.

3.W przypadku, o ktrym mowa w ust. 1 pkt 2, prowadzcy spraw traktuje przesyk jako podstaw zaoenia sprawy, wpisujc odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanoszc na ni znak sprawy.

4.Znak sprawy nanosi si w grnej czci pisma na jego pierwszej stronie.

53.1.Spis spraw prowadzony w systemie tradycyjnym zawiera nastpujce dane:

1)odnoszce si do caego spisu:

a)oznaczenie roku, w ktrym zostay zaoone sprawy znajdujce si w spisie,

b)oznaczenie komrki organizacyjnej,

c)symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,

d)haso klasyfikacyjne z wykazu akt;

2)odnoszce si do kadej sprawy w spisie:

a)liczb porzdkow,

b)tytu stanowicy zwize odniesienie si do treci sprawy,

c)nazw podmiotu, od ktrego sprawa wpyna, jeeli nie jest to sprawa wasna,

d)znak pisma wszczynajcego spraw, jeeli nie jest to sprawa wasna,

e)dat pisma wszczynajcego spraw, jeeli nie jest to sprawa wasna,

f)dat wszczcia sprawy,

g)dat ostatecznego zaatwienia sprawy,

h)uwagi zawierajce oznaczenie prowadzcego spraw oraz ewentualnie informacje dotyczce sposobu zaatwienia sprawy.

2.Spis spraw oraz odpowiadajc temu spisowi teczk aktow do przechowywania w niej spraw ostatecznie zaatwionych zakada si dla klasy kocowej w wykazie akt.

3.Na kady rok kalendarzowy zakada si nowe spisy spraw i nowe teczki.

4.Dopuszcza si w sytuacji znikomej liczby spraw zaoonych w cigu roku dla danej klasy kocowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres duszy ni jeden rok. W takim przypadku zakada si dla kadego roku odrbny spis spraw.

5.Dopuszcza si zakadanie teczek aktowych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy, w ktrych grupuje si wiele akt spraw, o rnych numerach spraw, ale zarejestrowanych w jednym spisie spraw teczki aktowej. W takim przypadku w teczkach zaoonych dla podmiotu lub przedmiotu sprawy nie prowadzi si dodatkowych spisw spraw.

6.W przypadkach okrelonych odrbnymi przepisami zakada si teczki zbiorcze, do ktrych odkada si akta spraw zarejestrowanych w kilku rnych spisach spraw (na przykad akta osobowe).

7.Dopuszcza si zakadanie teczek aktowych dla akt jednej sprawy.

54.1.Jeeli przesyka przekazana lub zadekretowana do prowadzcego spraw koczy spraw, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa zostaa zaatwiona ustnie i wynika to z treci przesyki lub treci dekretacji, prowadzcy spraw, po wczeniu pisma do akt sprawy, wpisuje do spisu spraw dat ostatecznego zaatwienia sprawy.

2.Jeeli przesyka przekazana lub zadekretowana do prowadzcego spraw nie koczy sprawy, prowadzcy spraw zaatwia j w odpowiednim dla niej trybie, w tym przygotowuje projekty pism.

3.Przy sporzdzaniu projektu pisma naley wykorzystywa wzory i formularze przewidziane odrbnymi przepisami.

55.1.Spraw niezakoczon ostatecznie w cigu roku zaatwia si w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostaj niezmienne.

2.Zmiana znaku sprawy z rwnoczesnym ponownym zaoeniem nowej sprawy moe nastpi dopiero wtedy, gdy sprawa ostatecznie zakoczona zaczyna si od nowa lub w przypadku, gdy w wyniku reorganizacji, akta spraw niezakoczonych przejmuje nowa komrka organizacyjna.

3.W sytuacji, o ktrej mowa w ust. 2, spraw wpisuje si w nowym spisie spraw, zaznaczajc ten fakt w dotychczasowym spisie spraw w formie wzmianki: "przeniesiono do znaku sprawy ........", i przenosi si akta sprawy do nowej teczki aktowej, nie dokonujc zmian w znaku sprawy przyporzdkowanym wczeniej aktom sprawy.

56.Jeeli sprawa zostaa zaatwiona ustnie, a nie wynika to z treci przesyki lub treci dekretacji, prowadzcy spraw:

1)sporzdza notatk opisujc sposb zaatwienia sprawy;

2)umieszcza przesyk wraz z notatk w aktach sprawy;

3)wpisuje do spisu spraw dat ostatecznego zaatwienia sprawy.

57.W trakcie zaatwiania sprawy docza si do akt sprawy w szczeglnoci:

1)przesyki zarejestrowane w rejestrach przesyek wpywajcych i wychodzcych;

2)notatki subowe z rozmw przeprowadzonych z interesantami lub z czynnoci dokonanych poza siedzib podmiotu, jeeli nie jest dla nich przewidziana forma protokou;

3)pisma przesane za pomoc telefaksu;

4)wydruki treci naturalnych dokumentw elektronicznych, o ktrych mowa w 44 ust. 3 i 4, 45 ust. 3 i 46 ust. 2;

5)projekty pism odrzucone w toku akceptacji przez kierownikw komrek organizacyjnych lub kierownika podmiotu oraz uwagi i adnotacje tych kierownikw odnoszce si do projektw pism, o ktrych mowa w 58 ust. 7, jeeli maj znaczenie w zaatwianej sprawie.

58.1.Akceptacja moe by jednostopniowa lub wielostopniowa.

2.Akceptacja wielostopniowa polega na wstpnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupowanione do podpisania pisma osoby, a do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osob upowanion do jego podpisania.

3.Przekazanie projektw pism do akceptacji moe nastpi:

1)w postaci papierowej albo

2)w postaci elektronicznej.

4.Wybr trybu przekazania projektw pism do akceptacji okrela w zalenoci od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komrki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

5.W przypadku, o ktrym mowa w ust. 3 pkt 1, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzcy spraw umieszcza swj odrczny podpis (skrt podpisu) i dat jego zoenia.

6.Jeeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujcy podpisuje pismo w dwch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyki, a drugi do wczenia do akt sprawy), chyba e jest wymagana wiksza liczba egzemplarzy.

7.Jeeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujcy udziela prowadzcemu spraw wskazwek dotyczcych niezbdnych poprawek:

1)nanoszc odpowiednie adnotacje i poprawki bezporednio na projekcie pisma;

2)ustnie.

8.W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujcy lub inna osoba na jego polecenie moe dokona bezporednio niezbdnych poprawek i sporzdzi dwa egzemplarze pisma, o ktrych mowa w ust. 6.

59.1.Projekty pism przeznaczone do wysyki za pomoc rodkw komunikacji elektronicznej przedstawia si do podpisu wycznie w postaci elektronicznej.

2.W przypadku pisma przeznaczonego do wysyki w postaci elektronicznej podpisujcy:

1)podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

2)podpisuje odrcznie wydrukowan tre pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do wczenia do akt sprawy).

60.1.Pisma na noniku papierowym s wysyane przez punkt kancelaryjny.

2.Pisma przeznaczone do wysyki w postaci elektronicznej mog by wysyane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

3.Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do wczenia do akt sprawy zamieszcza si informacj co do sposobu wysyki (na przykad list polecony, list priorytetowy, dorczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysania przesyki lub jej osobistego dorczenia.

4.Prowadzcy spraw wcza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzcego przeznaczony do wczenia do akt sprawy.

61.1.Prowadzi si rejestr przesyek wychodzcych na noniku papierowym lub w postaci elektronicznej, zawierajcy w szczeglnoci nastpujce informacje:

1)liczb porzdkow;

2)dat przekazania wysyki do adresatw lub operatorowi pocztowemu;

3)nazw podmiotu, do ktrego wysyano przesyk; w przypadku przesyek kierowanych do wielu podmiotw dopuszcza si nadanie nazwy zbiorowej charakteryzujcej cznie adresatw (na przykad urzdy gmin, szkoy podstawowe);

4)znak sprawy wysyanego pisma;

5)sposb przekazania przesyki (na przykad list zwyky, polecony, za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, faks, poczta elektroniczna, ESP).

2.Rejestr przesyek wychodzcych prowadzony w postaci elektronicznej umoliwia:

1)sortowanie listy przesyek wychodzcych wedug informacji, o ktrych mowa w ust. 1;

2)wydrukowanie listy przesyek wychodzcych zawierajcej wszystkie lub wybrane informacje, o ktrych mowa w ust. 1, oraz, na kadej stronie, dat wykonania wydruku;

3)zapisanie caoci lub czci rejestru w formacie danych umoliwiajcym pniejsze wyodrbnienie informacji, o ktrych mowa w ust. 1.

62.1.Kada teczka aktowa zawierajca dokumentacj spraw zakoczonych powinna by opisana.

2.Opis umieszczony na okadce teczki aktowej skada si z nastpujcych elementw:

1)penej nazwy podmiotu oraz penej nazwy komrki organizacyjnej - na rodku u gry;

2)czci znaku sprawy, to jest oznaczenia komrki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt, a w przypadku, o ktrym mowa w 5 ust. 6, dodatkowo numeru sprawy, ktry sta si podstaw wydzielenia grupy spraw - po lewej stronie pod nazw komrki organizacyjnej;

3)kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - rwnie okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazw komrki organizacyjnej;

4)tytuu teczki zoonego z penego hasa klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji wystpujcej w teczce - na rodku;

5)roku zaoenia teczki aktowej, uzupenionego - po zakoczeniu wszystkich spraw zaoonych w danej teczce - rokiem najpniejszego pisma w teczce - pod tytuem;

6)numeru tomu, jeeli akta spraw przyporzdkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmuj kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

3.W przypadku teczek aktowych, o ktrych mowa w 53:

1)ust. 5 - tytu teczki uzupenia si o nazw podmiotu lub przedmiotu wydzielonych spraw, a take wszystkie kolejne numery spraw, do ktrych przyporzdkowane zostay akta umieszczone w teczce;

2)ust. 6 - tytu teczki uzupenia si o informacje identyfikujce teczk zbiorcz (na przykad imi i nazwisko pracownika w przypadku akt osobowych);

3)ust. 7 - zamiast czci znaku sprawy, o ktrym mowa w ust. 2 pkt 2, zamieszcza si peny znak sprawy i tytu teczki uzupenia si o tytu sprawy.

63.1.Teczki aktowe przechowuje si w komrkach organizacyjnych przez dwa lata, liczc od pierwszego stycznia roku nastpujcego po roku zakoczenia spraw, ktrych akta znajduj si w teczce. Po upywie tego okresu teczki aktowe przekazuje si do archiwum zakadowego, w trybie i na warunkach okrelonych w instrukcji archiwalnej.

2.Dokumentacj spraw zakoczonych niezbdn do biecej pracy mona pozostawi w komrce organizacyjnej wycznie na zasadzie jej wypoyczenia z archiwum zakadowego.

3.Wewntrz teczki aktowej akta spraw zakoczonych powinny by uoone w kolejnoci spisu spraw, poczwszy od numeru 1 na grze teczki, a w obrbie spraw - chronologicznie.

4.W przypadku wyjcia akt sprawy z teczki aktowej naley w ich miejsce woy kart zastpcz. Powinna ona zawiera: znak sprawy, jej przedmiot, nazw komrki organizacyjnej lub nazwisko pracownika wypoyczajcego akta, lub nazw i adres jednostki organizacyjnej, do ktrej akta sprawy wysano, oraz termin zwrotu. Dopuszcza si wykonanie kopii wyjmowanych akt sprawy.

Rozdzia4

Postpowanie z dokumentacj w przypadku ustania dziaalnoci podmiotu lub jego reorganizacji

64.1.W przypadku gdy jest wszczynane postpowanie zmierzajce do ustania dziaalnoci podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzcej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie dyrektora waciwego archiwum pastwowego.

2.W przypadku przejcia czci lub caoci zada zreorganizowanej komrki organizacyjnej przez inn komrk kierownik komrki zreorganizowanej przekazuje protokolarnie kierownikowi komrki przejmujcej zadania dokumentacj spraw niezakoczonych. Protok otrzymuje do wiadomoci archiwum zakadowe.

3.Komrka organizacyjna, ktra przeja dokumentacj spraw niezakoczonych, dokonuje ich ponownego zarejestrowania, zgodnie z odpowiednio 28 ust. 3 i 55 ust. 3.

4.Pozostaa dokumentacja jest przekazywana niezwocznie do archiwum zakadowego, w trybie i na warunkach, o ktrych mowa w instrukcji archiwalnej.

ZacznikNr 1

A - Struktura metadanych opisujcych przesyk wpywajc

(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposb zapisu

Wymagalno*

Powtarzalno

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za tre przesyki, w tym:

tak

1a

nazwa podmiotu niebdcego osob fizyczn

tekst

wymagane, jeeli nie okrelono 1b

nie

1b

nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst zapisany w sposb umoliwiajcy automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion

wymagane, jeeli nie okrelono 1a

nie

2

Adres podmiotu, o ktrym mowa w pkt 1, a w tym:

nie

2a

kod pocztowy

tekst

opcjonalne

nie

2b

miejscowo (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

wymagane

nie

2c

ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2d

budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2e

lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

2f

skrytka pocztowa (nr skrytki w urzdzie pocztowym)

tekst

opcjonalne

nie

2g

kraj

tekst

wymagane

nie

2h

e-mail (adres poczty elektronicznej)

tekst

opcjonalne

tak

3

Data widniejca na pimie

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesica, DD to dwie cyfry dnia;

dopuszcza si podanie niepenej daty, na przykad tylko RRRR albo RRRR-MM, jeeli dokadna data nie jest znana

wymagane

nie

4

Data nadania przesyki



opcjonalne

nie

5

Data wpywu przesyki

data w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry arabskie miesica, DD to dwie cyfry dnia

wymagane

nie

6

Data i czas wykonania rejestracji dokumentu w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

Data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesica, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykad 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

7

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego sownika rodzajw dokumentw (na przykad pismo, faktura, wniosek, skarga, nota ksigowa, umowa, opinia, notatka itd.)

tekst

opcjonalne

tak

8

Nadany automatycznie unikatowy w caym systemie EZD identyfikator dokumentu

tekst bez spacji i znakw:

( ) - ukonik lewy

( / ) - ukonik prawy

( * ) - gwiazdka

( ? ) - znak zapytania

( : ) - dwukropek

( = ) - znak rwnoci

( , ) - przecinek

( ; ) - rednik

wymagane

nie

9

Tytu - zwize okrelenie odnoszce si do treci dokumentu (na przykad sprawozdanie z przygotowa do Euro 2012, projekt instrukcji kancelaryjnej, notatka z wyjazdu do Brukseli, faktura za wywz nieczystoci)

tekst

wymagane

nie

10

Dostp - okrelenie dostpu

moliwe wartoci:

publiczny - dostpny w caoci, publiczny - dostpny czciowo, niepubliczny

wymagane

nie

11

Liczba zacznikw

liczba naturalna

opcjonalne

nie

12

Format

tekst - nazwa formatu danych zastosowanego przy tworzeniu dokumentu

wymagane dla dokumentw elektronicznych

nie

13

Uwagi - dodatkowe informacje dotyczce rejestrowanej przesyki wpywajcej (na przykad skan tylko 1 strona - razem ponad 500 stron, zacznik - kalendarz w formacie wikszym ni A3, zaczona pyta CD zapisane 500 MB, zaczony film na pycie DVD)

tekst

opcjonalne

tak

14

Typ (wg Dublin Core Metadata Initiative. Type Vocabulary) http://dublincore.org/documents/dcmi-type-vocabulary/

zgodnie z przepisami wynikajcymi z art. 5 ust. 2a ustawy

moliwe wartoci:

Collection (nieuporzdkowany zbir danych),

Dataset (uporzdkowany zbir danych),

MovingImage (obraz ruchomy), PhysicalObject (obiekt fizyczny), Software (oprogramowanie),

Sound (dwik),

StillImage (obraz nieruchomy),

Text (tekst) - oznacza tekst zoony z wyrazw przeznaczonych do czytania niezalenie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitk fotograficzn tekstu, tekst zapisany zarwno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca si wpisywanie wartoci domylnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

15

Sposb dostarczenia na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego sownika (na przykad list zwyky, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)

tekst

opcjonalne

nie

16

Znak nadany przesyce przez podmiot odpowiedzialny za jej tre

tekst

wymagane, jeeli jest

nie

B - Struktura metadanych opisujcych przesyk wychodzc

(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposb zapisu

Wymagalno*

Powtarzalno

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za tre przesyki, w tym

tak

1a

imi i nazwisko pracownika dokonujcego czynnoci w systemie EZD

(przygotowanie projektu pisma, o ktrym mowa w 30 ust. 1, akceptacja pisma, o ktrej mowa w 12)

tekst zapisany w sposb umoliwiajcy automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca si automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD uytkownika)

wymagane

nie

1b

stanowisko pracownika dokonujcego czynnoci w systemie, o ktrych mowa w 1a

tekst

(zaleca si automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD uytkownika)

wymagane

nie

2

Oznaczenie adresata, w tym:

tak

2a

nazwa podmiotu niebdcego osob fizyczn

tekst


nie

2b

nazwisko i imiona osoby fizycznej (odpowiedniki cech informacyjnych wymienionych w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst zapisany w sposb umoliwiajcy automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion


nie

3

Adres podmiotu, o ktrym mowa w pkt 1, a w tym:

nie

3a

kod pocztowy

tekst

opcjonalne

nie

3b

miejscowo (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

wymagane

nie

3c

ulica (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3d

budynek (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3e

lokal (odpowiedniki cechy informacyjnej wymienionej w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy o informatyzacji dziaalnoci podmiotw realizujcych zadania publiczne)

tekst

opcjonalne

nie

3f

skrytka pocztowa (nr skrytki w urzdzie pocztowym)

tekst

opcjonalne

nie

3g

kraj

tekst

wymagane

nie

3h

e-mail (adres poczty elektronicznej)

tekst

opcjonalne

tak

4

Data widniejca na pimie



wymagane

nie

5

Data nadania przesyki



opcjonalne

nie

6

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego sownika rodzajw dokumentw (na przykad pismo, faktura, wniosek, skarga, nota ksigowa, umowa, opinia, notatka itd.)

tekst

opcjonalne

tak

7



( ) - ukonik lewy


( * ) - gwiazdka


( : ) - dwukropek

( = ) - znak rwnoci

( , ) - przecinek

( ; ) - rednik

wymagane

nie

8


tekst

wymagane

nie

9


moliwe wartoci:

publiczny - dostpny w caoci,

publiczny - dostpny czciowo, niepubliczny

wymagane

nie

10

Liczba zacznikw

liczba naturalna

opcjonalne

nie

11

Format



nie

12

Uwagi - dodatkowe informacje dotyczce rejestrowanej przesyki

tekst

opcjonalne

tak

13



moliwe wartoci:



MovingImage (obraz ruchomy),

PhysicalObject (obiekt fizyczny),

Software (oprogramowanie),

Sound (dwik),


Text (tekst) - oznacza tekst zoony z wyrazw przeznaczonych do czytania niezalenie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitk fotograficzn tekstu, tekst zapisany zarwno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca si wpisywanie wartoci domylnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

14

Sposb wysyki na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego sownika (na przykad list zwyky, list polecony, goniec, poczta elektroniczna, elektroniczna skrzynka podawcza itd.)

tekst

wymagane

nie

C - Struktura metadanych opisujcych elementy akt sprawy niebdce przesykami (zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposb zapisu

Wymagalno*

Powtarzalno

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za tre

tak

1a

imi nazwisko pracownika dokonujcego czynnoci w systemie EZD (przygotowanie projektu pisma, o ktrym mowa w 30 ust. 1, przygotowanie notatki, opinii, stanowiska, o ktrych mowa w 8 ust. 2, akceptacj pisma, o ktrej mowa w 12)

tekst zapisany w sposb umoliwiajcy automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (zaleca si automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD uytkownika)

wymagane

nie

1b

stanowisko pracownika dokonujcego czynnoci w systemie, o ktrych mowa w 1a

tekst (zaleca si automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD uytkownika)

wymagane

nie

2

Data i czas wczenia do akt sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesica, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykad 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

3

Oznaczenie rodzaju dokumentu na podstawie zdefiniowanego i zatwierdzonego sownika rodzajw dokumentw (na przykad pismo, notatka, opinia, prezentacja itd.)

tekst

opcjonalne

tak

4



( ) - ukonik lewy


( * ) - gwiazdka


( : ) - dwukropek

( = ) - znak rwnoci

( , ) - przecinek

( ; ) - rednik

wymagane

nie

5


tekst

wymagane

nie

6


moliwe wartoci:

publiczny - dostpny w caoci,

publiczny - dostpny czciowo, niepubliczny

wymagane

nie

7

Format



nie

8



moliwe wartoci:



MovingImage (obraz ruchomy),

PhysicalObject (obiekt fizyczny),

Software (oprogramowanie),

Sound (dwik),


Text (tekst) - oznacza tekst zoony ze sw przeznaczonych do czytania niezalenie od sposobu utrwalenia, w tym pismo wydrukowane na papierze, odbitk fotograficzn tekstu, tekst zapisany zarwno w pliku rastrowym, jak i tekstowym; zaleca si wpisywanie wartoci domylnej oznaczenia typu =text

wymagane

nie

D - Struktura metadanych opisujcych spraw

(zestaw minimalny)

Lp.

Nazwa elementu

Sposb zapisu

Wymagalno*

Powtarzalno

1

Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za tre

tak

1a

imi i nazwisko pracownika zakadajcego spraw

tekst zapisany w sposb umoliwiajcy automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD uytkownika)


nie

1b

imi i nazwisko pracownika prowadzcego spraw

tekst zapisany w sposb umoliwiajcy automatyczne rozdzielenie nazwiska i imion (automatyczne wpisywanie na podstawie zidentyfikowanego w systemie EZD uytkownika)


tak

2

Data i czas zaoenia sprawy w systemie EZD (zapisywana automatycznie)

data i czas w formacie RRRR-MM-DDThh:mm:ss, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesica, DD to dwie cyfry dnia, hh to dwie cyfry godziny, mm to dwie cyfry minut, ss to dwie cyfry sekund, na przykad 1997-07-16T19:20:30

wymagane

nie

3

Data i czas ostatniego elementu akt sprawy (zapisywana automatycznie najpniejsza z dat spord dat wymienionych w czciach A, B lub C zacznika)

data i czas w formacie RRRR-MM-DD, gdzie RRRR to cztery cyfry roku, MM to dwie cyfry miesica, DD to dwie cyfry dnia, na przykad 1997-07-16

wymagane w momencie eksportu danych do paczki archiwalnej, o ktrej mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2c ustawy

nie

4

Znak sprawy

(zapisywany automatycznie po wybraniu waciwej pozycji wykazu akt)

zgodnie z zasadami okrelonymi w 5

wymagane

nie

5

Tytu - zwize okrelenie odnoszce si do treci sprawy (na przykad przygotowanie projektu instrukcji kancelaryjnej, wyjazd do Brukseli na ..., przygotowanie umowy na wywz nieczystoci)

tekst

wymagane

nie

6

Dostp - okrelenie dostpu (automatyczne przyporzdkowanie odpowiedniej wartoci na podstawie metadanych dokumentw elektronicznych znajdujcych si w aktach sprawy)

moliwe wartoci:

publiczny - dostpny w caoci, publiczny - dostpny czciowo, niepubliczny


nie

7

Format

ustalona warto

"Multipart/Header-Set"


nie

8



ustalona warto:

Collection (nieuporzdkowany zbir danych)


nie

*Wymagalno elementu metadanych oznacza obowizek jego okrelenia, jeeli to okrelenie jest moliwe.

ZacznikNr 2

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowa cyfrowych

Rodzaj skanowanego dokumentu

Minimalna rozdzielczo

Minimalna ilo bitw na piksel

Zalecany format

Kompresja

teksty drukowane czarno-biae lub takie, w ktrych kolor nie ma z

Documents

Instrukcja Kancelaryjna