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INSTRUCTIVO: REGISTRO DE FACTURAS EN
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Versión 8 Sistema Gestión Agrícola
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Agrosoft Computación S.A.
REGISTRO DE GASTOS EN EL SISTEMA DE GESTIÓN AGRÍCOLA
El Registro de documentos de gastos en el sistema Agrosoft, se hace en forma conjunta y
simultánea en el Sistema de Gestión Agrícola (SGA) y en el sistema Contable (Agrocontab). Esto
implica que la factura o cualquier documento de gastos, se registra en un sistema y se actualizan
ambos sistemas de manera simultánea, existiendo un solo registro de datos.
Las facturas de proveedores se pueden ingresar desde el Sistema de Gestión Agrícola (SGA) o
desde el sistema contable (ver página 26).
En el SGA, la opción de registro de documentos es únicamente por el Módulo de Gastos
Generales, en las opciones de menú.
- Ingreso de Facturas de Proveedores, para los documentos (facturas, notas de crédito,
débito) que van al libro de compras, y
- Ingreso otros documentos de Proveedores, para los demás documentos que no son
facturas.
Ingreso de Facturas de Proveedores:
La opción de menú presentará la pantalla para ingresar el mes-año, al que corresponde la factura.
Si el mes no está “abierto” en la contabilidad, no permitirá el registro de la factura.
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Registro del documento tributario. La pantalla de captura de datos es la siguiente:
La pantalla consta de tres partes:
a. Cabecera del documento: corresponde al ingreso de todos los datos de la factura:
- Datos del documento y del proveedor
- Orden de compra: permite buscar la orden de compra a la que corresponde la factura.
- Código de compra: los que se hayan definido en la empresa en la tabla 36 de
contabilidad/proveedores.
- Tipo de cambio: el sistema pondrá el tipo de cambio- dólar observado- de la fecha del
documento, que se haya ingresado en la tabla de tipo de cambio (ver anexo 1)
- Totales de la factura: fecha de vencimiento (puede haber un vencimiento distinto para el
neto y para el IVA), pesos de la factura, dólar (lo calcula el sistema) y Moneda de pago (el
sistema pone por defecto “P”, si se pagará en dólar se debe poner la letra “D”
a
b
c
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- Pago en cuotas: permite definir el neto y el exento en cuotas, presionando la celda
Esta sección tiene la posibilidad de: Eliminar, Grabar, Cancelar y Salir. Si el registro es correcto
siempre se debe Grabar para que el sistema asigne el registro de compra.
Pago en cuotas:
Si se presiona la celda , el sistema permitirá fijar vencimientos de hasta 12 cuotas de la factura.
Si se eligen cuotas, se verá reflejado en el comprobante contable respectivo.
b. Origen de datos y líneas: La fase siguiente es ingresar las líneas de la factura al sistema, en
la medida que existan los siguientes criterios:
- Origen de operación: Una línea por cada módulo. Se puede imputar a uno o varios
módulos (Maquinarias, Insumos; gastos Generales y Contabilidad), o bien,
- Una línea por concepto de gasto, que llevará a cuentas contables distintas.
Al ingresar una línea se debe Grabar.
c. Registros de líneas. Las líneas grabadas se van reflejando en la sección Registro, con el
status P/DISTR (por distribuir).
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Si se desea borrar una línea se debe posicionar sobre ella y aplicar el botón
Distribuir Operación. Al presionar esta sección el sistema pasará a la pantalla respectiva,
dependiendo del módulo al cual pertenezca la cada línea grabada.
Para distribuir una línea se aplica doble clik sobre ella, para subir a la sección ingreso y se
presiona la celda . La pantalla será la siguiente:
1.- Gastos Generales:
Si la línea seleccionada tiene marcado la opción de “Gtos Generales”
,
La pantalla de captura de datos es:
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Se debe ingresar los datos correspondientes, de la forma tradicional en el sistema agrícola. Al
presionar grabar, el sistema mostrará el mensaje:
La opción SI, mostrará la vista previa del comprobante de ingreso del gasto, el cual puede ser
impreso por el usuario. La opción NO, volverá a la pantalla de captura.
Luego se debe Salir de esta aplicación, para volver al registro de la factura, donde esta línea estará
distribuida. (status DISTRI)
2.- Maquinarias:
Si la línea tiene marcado el módulo maquinarias:
La pantalla de captura es la siguiente:
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Se debe ingresar los datos correspondientes, de la forma tradicional en el sistema agrícola. Al
presionar grabar y luego salir el registro estará distribuido, y el sistema volverá a la pantalla de
ingreso de la factura. Esta línea estará distribuida. (status DISTRI).
Contabilización:
La contabilización puede ser:
a) Contabilización Previa revisión y autorización en proveedores
b) Contabilización automática. Ver el anexo 02 la parametrización para que el sistema
actualice en forma automática en la contabilidad.
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a) Contabilización previa validación (no automática)
En este caso la factura deberá ser validada en proveedores para traspasarla a la
contabilidad.
Cuando está vigente esta modalidad, la factura ingresada y distribuida, la celda de
contabilización se presenta bloqueada :
Opción de menú en el sistema contable.
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Al seleccionar la factura mostrará el mensaje:
El comprobante quedará actualizado en la contabilidad.
Contabilización automática: Permite ahorrar el paso anterior:
En este caso se activa la celda , lo que permite que la factura queda en forma
inmediata en el libro de proveedores y el comprobante actualizado en la contabilidad.
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Al presionar esta celda, el sistema, el sistema muestra el registro del comprobante y el listado de
validaciones del registro.
Si consultamos el comprobante en el sistema, nos mostrará
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Notas:
(1) La cuenta de las facturas de Gastos Generales dependen de las cuentas vigentes para los
conceptos de gastos de la tabla 72 del sistema de fundo. Anexo 3
(2) La cuenta de las facturas de maquinarias, depende de la cuenta vigente en la tabla 24,
elemento 1 en la sección características (anexo 3)
3.- Insumos
3.1 Recepción en bodega con una factura del proveedor
En este caso el Origen de la Operación tendrá marcado Insumos.
Debe existir previamente una orden de compra en estado autorizada (ejemplo nº 4799).
Menú de acceso a la recepción del producto y el registro de factura:
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Pantalla de ingreso de la factura y recepción
Primero, se ingresan los datos de la factura:
Segundo, se ingresan los productos en Bodega; por medio de la opción
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El sistema pasa a la Pantalla de registro del movimiento de entrada en el módulo de insumos,
desplegando los datos de la factura.
El usuario debe ingresar la bodega y la cantidad recibida:
Terminado el registro de datos y una vez grabado el movimiento, el sistema presenta la posibilidad
de imprimir la guía de recepción, y la información de la pantalla de captura es la siguiente.
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La información de la parte inferior corresponde a la contabilización del debe del comprobante,
donde las cuentas corresponderán a la estructura definida en la tabla 31
Finalmente la pantalla de captura de la factura, mostrará el nuevo status de la factura. (DISTRI), lo
que indica que la factura ha sido contabilizada y se ha recibido en producto en el módulo de
insumos.
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Si consultamos nuevamente la orden de compra en la cabecera de la factura, nos mostrará la
siguiente información.
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3.2 Recepción en Bodega con Guía de despacho del Proveedor
Los pasos son:
- Paso 1, Generación y autorización de la orden de compra
- Paso 2, Recepción en el módulo de Insumos de la recepción
- Paso 3, Ingreso de la factura.
Los pasos 1 y 2 son los habituales del Sistema de Gestión Agrícola (SGA)
Recepción en Bodega:
Movimiento de entrada…
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Ingreso de la factura:
Menú de acceso
Distribución de la operación, se pasa a la pantalla para registrar la cuenta de cargo de la recepción
de insumos.
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El usuario debe seleccionar la cuenta de cargo para el registro de la factura, en este caso “facturas
por centralizar insumos”.
Para la recepción con guía, la contabilización se produce de la siguiente manera:
La recepción de bodega se contabilizará al final del mes cuando se haga la centralización
de consumos de bodega, esto implica que, se utilizarán las cuentas de: cargo, existencias,
abono, facturas por centralizar insumos.
El registro de la factura se hace con cargo a la misma cuenta empleada en el abono de la
recepción de bodega, es decir, “facturas por centralizar insumos”.
Una vez que se graba la operación anterior, la línea pasa a status DISTRI, es decir, está distribuida.
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Si tiene contabilización automática, podrá presionar la celda , y se genera el
comprobante contable.
4.- Contabilidad.
Corresponde al ingreso de facturas cuyos registro no afectará los gastos en el Sistema de gestión
Agrícola, tales como:
4.1 Ingreso de facturas de insumos recibidas previamente con guías en bodega (ver 3.2 anterior)
4.2 Ingreso de facturas de contratistas
4.3 Ingreso de facturas provisionadas en meses anteriores
4.4 Ingreso de facturas por compra de activo fijo
4.5 Ingreso de facturas por gastos no operacionales que no se registrarán el Sistema de Gestión
Agrícola.
4.6 Ingreso de facturas por compras anticipadas, etc.
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4.2 Ingreso de facturas de Contratistas.
Las facturas de contratistas tienen dos etapas:
Paso 1, El registro del gastos en el módulo de contratista y su posterior centralización
Paso 2, La contabilización de la factura:
Paso 1, Registro en el módulo de Contratista:
Menú de generación de factura proforma, una vez que se registraron las producciones durante el
mes.
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El sistema tomará el tipo de cambio que exista para el día de facturación, o se debe ingresar.
La factura proforma definitiva es la siguiente, para nuestro ejemplo:
La centralización de Contratista, genera el siguiente comprobante contable.
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Paso 2, Contabilización de la factura
Menú de ingreso de la factura:
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El ingreso de datos es el mismo que para las demás operaciones, sólo que el Origen de la
Operación es Contabilidad:
Cuando se presiona la celda , la pantalla de registro es la siguiente:
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Se debe ingresar la cuenta contable, seleccionando desde el plan de cuentas. Esta cuenta
corresponde a la “factura por centralizar contratista”.
Luego, si presionamos en la ventana del número de referencia , el sistema mostrará
una pantalla con las facturas que no han sido contabilizadas para el Contratista.
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Esto permite que ingresemos la referencia que corresponde, para facilitar el calce de documentos,
y por lo tanto, se automatiza el análisis de cuentas.
Una vez ingresada la línea se debe Grabar y el registro está distribuido.
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Finalmente, una vez que se ha cambiado el status a DISTRI, la factura estará contabilizada.
Si se tiene la opción de Contabilización automática, se activará de celda
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5. Ingreso de facturas en el Sistema Gestión Contable (Agrocontab).
En el sistema contable el ingreso de facturas es la siguiente opción:
El registro es el mismo que en el Sistema de Gestión Agrícola
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Anexo 1: Registro de Tipo de Cambio
El tipo de cambio se puede ingresar desde el sistema contable o desde el sistema agrícola, pero el
registro es el mismo.
Desde el sistema de fundo, el menú es el siguiente:
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Anexo 2: Contabilización automática:
Para que se active la contabilización automática, debe existir el elemento 01 en la tabla 90 de
contabilidad.
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Anexo 3: Tablas de contabilización.
Tabla 72 Conceptos de gastos:
Tabla 24: contabilización de maquinarias
aquí
