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INSTRUCTIVO
CIERRE CONTABLE FINANCIERO 2014
Para uso de: Gobierno Nacional, Gobierno Regional, Gobierno Local y
Mancomunidades
2
ÍNDICE 1. INDICE .............................................................................................................................................. 2
2. INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3
3. GENERALIDADES ............................................................................................................................ 4
3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO ..................................................... 4
3.2 ACCESO AL APLICATIVO .......................................................................................................... 4
4. GUIA FUNCIONAL ............................................................................................................................ 5
4.1 ROL EJECUTORA ....................................................................................................................... 5
4.2 ROL PLIEGO ............................................................................................................................ 13
5. ANEXOS ......................................................................................................................................... 17
3
INTRODUCCION
El presente documento tiene por finalidad describir las funcionalidades del aplicativo web “SIAF - Módulo Contable – Información Financiera“, el cual permite realizar el proceso de cierre de la información financiera para la presentación de los Estados y Anexos Financieros del Anual 2014, para las Entidades del Gobierno Nacional, Gobiernos Regionales, Gobiernos Locales y Mancomunidades del Ejercicio 2014.
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CIERRE CONTABLE FINANCIERO ANUAL - 2014
GENERALIDADES
3.1 REQUISITOS MINIMOS PARA ACCEDER AL APLICATIVO
Para acceder al aplicativo se debe ejecutar cualquiera de los siguientes
navegadores:
Chrome.
Mozilla Firefox versión 16 y superiores (considerar procedimiento
establecido- Anexo 1)
3.2 ACCESO AL APLICATIVO
Al ingresar con el usuario y la clave correcta (usuarios y contraseñas establecidas
para el acceso a las aplicaciones WEB) se presenta la ventana donde se ha incorporado la opción “Información Financiera” en donde el Sistema presenta dos
ambientes: Unidad Ejecutora y Pliego.
Figura. Nº 001
5
GUIA FUNCIONAL
4.1 ROL EJECUTORA (UE)
La Unidad Ejecutora deberá realizar el Pre Cierre en el Módulo Contable del SIAF – Cliente
y enviar la información de la Mayorización (Balance de Comprobación), esta información
viaja tanto a la BD-MEF como al Pliego.
El Pre Cierre solo se puede cancelar desde la Web.
4.1.1 REGISTRO
En esta opción se procede a distribuir las cuentas y al registro de información en las Hojas
de Trabajo.
Estados Financieros, se presentan las siguientes hojas de trabajo:
EF-1 Distribución / Reclasificación de Saldos Históricos
EF-3 Estado de Cambios en el Patrimonio Neto
EF-4 Estado de Flujo de efectivo
Figura Nº 002
Anexos Financieros, en esta opción se presentan las siguientes hojas de trabajo:
(AF- 1) Inversiones
(AF- 2) Propiedades, Planta y Equipo
6
(AF- 2 Anexo 1): Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional
(AF- 2 Anexo 2): Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)
(AF- 2 A) Propiedades de Inversión
(AF- 3) Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro
(AF- 4) Otras Cuentas del Activo
(AF- 5) Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
(AF- 6) Ingresos Diferidos
(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.
(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.
(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF – 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Público.
(AF - 10) Declaración Jurada.
(AF-11) Declaración Jurada Funcionarios responsables de la elaboración y suscripción de la información contable y complementaria
Figura Nº 003
Nota:
Luego de grabar, la información registrada en los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2, será copiada al formato AF2, en las filas que correspondan:
- Bienes en Administración Funcional
7
- Construcción de Edificios y Estructuras
En los Anexos: AF1, AF2, AF2 Anexo 2, AF3, AF4, AF5, AF6, AF7 y OA2A, existen campos que se han bloqueado debido a que serán cargados automáticamente con la información de las sub cuentas del HT1 en el momento que se recibe el
pre-Cierre financiero desde el Modulo Contable -Cliente.
Registro de Otros Anexos en esta opción se presentan las siguientes hojas de
trabajo:
(OA-1)Control de obligaciones previsionales
(OA-2) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros
(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP
(OA-3) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Activo
(OA-3A) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Pasivo
(OA-3B) Operaciones Recíprocas de las Cuentas de Gestión
(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector público
(OA-5)Estadística del personal en las entidades del sector público
(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los Ds. Ls. Nº 20530 y Nº 19990
(OA-7)Registro de contadores del sector público
Figura Nº 004
8
Nota:
Para el registro de la información de los Formatos OA3, OA3A y OA3B, necesariamente se debe haber realizado la transmisión del IOR (Información
de Operaciones Reciprocas) desde el Modulo Contable –Cliente, luego la información se visualizará en las Hojas de Trabajo respectivas del Módulo Contable WEB, estos datos podrán ser modificados o eliminados, también se
podrá insertar nuevas entidades y nuevas Sub cuentas Contables por cada Entidad recíproca.
Luego, es necesario que se registre la distribución y Naturaleza de la operación
por cada sub Cuenta contable, solo así esta información se visualizará en los reportes respectivos.
4.1.2 PROCESOS
CIERRE FINANCIERO
En esta opción, el Sistema permite la Cancelación del Pre Cierre, así como el
Cierre de los formatos correspondientes al Cierre Anual 2014 Cancelar el Pre Cierre
Considerar que al dar clic en el botón se eliminará la información de la Reclasificación, Distribución de las cuentas y Mayorización enviada por la
Entidad, para el mes seleccionado. Procedimiento para el Cierre Financiero
Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la conciliación de operaciones SIAF, el Pre Cierre en el Módulo del Cliente – SIAF
y que haya generado el EF-1, EF-2. (Ver Anexo 2)
En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo ‘Restrictiva’ y no permitirá concluir con el proceso.
Nota:
Al cerrar el Formato AF2, automáticamente se cierran los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2.
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Figura Nº 005
CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS
En esta opción, el Sistema permite la Cancelación del Pre Cierre de operaciones reciprocas, así como el Cierre de los formatos OA3, OA3A y OA3B Cancelar el Pre Cierre.
Considerar que al dar clic en el botón, se eliminará la información realizada en las opciones de registros para las operaciones reciprocas Procedimiento para el Cierre Financiero
Para realizar este procedimiento, se requiere que la UE haya realizado la
transmisión del IOR (Información de Operaciones Reciprocas) en el Módulo Contable -Cliente SIAF y que haya registrado la información respectiva en los formularios OA3, OA3A, OA3B
En el proceso de Cierre se ejecutaran las validaciones de tipo ‘Restrictiva’ y no permitirá concluir con el proceso.
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Figura Nº 006
4.1.3 REPORTES
Se visualizan 4 pestañas con sus respectivos reportes, cada reporte se puede
visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros (EF-1) Estado de Situación Financiera.
Saldo Histórico. (Formato Automático)
Detalle del EF -1. (Formato Automático)
(EF-2) Estado de Gestión. (Formato Automático)
Detalle del EF -2. (Formato Automático)
(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.
Anexos Financieros
AF-1 Inversiones
AF-2 Propiedades, Planta y Equipo
AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional
AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)
AF-2A Propiedades de Inversión
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AF-3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro
AF-4 Otras Cuentas del Activo
AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
AF-6 Ingresos Diferidos
(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.
(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.
(AF-8B) Fondos Administrados y Financiados con Recursos Autorizados
(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF – 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Público.
(AF - 10) Declaración Jurada.
(AF-11)Declaración Jurada Funcionarios responsables de la elaboración y
suscripción de la información contable y complementaria
(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma
automática)
(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma
automática)
Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales
(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros
(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP
(OA-3) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Activo
(OA-3A) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Pasivo
(OA-3B) Operaciones Recíprocas de las Cuentas de Gestión
(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector público
(OA-5)Estadística del personal en las entidades del sector público
(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en los
Ds. Ls. Nº 20530 y Nº 19990
(OA-7)Registro de contadores del sector público
Información Adicional Financiera (BC) Balance de Comprobación. (Formato Automático).
(HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automático).
Si todavía no se ha realizado el proceso de Cierre, los reportes mostrarán un sello
de agua con el mensaje: “NO OFICIAL” y sin firmas.
12
Figura Nº 007
4.1.4 CONSULTAS
Validaciones Financieras
Conciliación de Operaciones SIAF
Figura Nº 008
13
4.2 ROL: PLIEGO
En este ambiente, se puede realizar el proceso de Cierre Financiero a nivel de pliego
y verificar el estado del proceso en las Unidades Ejecutoras que componen el Pliego.
4.2.1 REGISTRO
Se activa la opción “Anual” y se visualiza lo siguiente:
Estados Financieros
EF1 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la información de varias UEs)
EF2 Consolidado (Solo para los Pliegos que Integran la información de varias UEs)
Anexos Financieros
AF-8B Fondos Administrados y financiados con Recursos Autorizados
AF-10 Declaración Jurada
AF-11 Declaración Jurada Funcionarios responsables de la elaboración y
suscripción de la información contable y complementaria
Figura Nº 009
14
4.2.2 PROCESOS
CIERRE FINANCIERO
Procedimiento de Apertura de Cierre de los Formatos a las Unidades Ejecutoras
que conforman el Pliego. Seleccionar el formato y la Unidad ejecutora que requiere la apertura y luego hacer clic en el botón Apertura.
Nota: Al aperturar el cierre del Formato AF2, automáticamente se apertura el cierre de los formatos AF2 Anexo 1 y AF2 Anexo 2
Procedimiento de Integración Una vez que todas las Unidades Ejecutoras, realizaron el proceso de Cierre, el
Pliego podrá realizar el proceso de Integración de la información de los Estados y Anexos Financieros por cada formato.
Procedimiento de Cierre Una vez que el Pliego haya realizado el proceso de Integración, se procederá a
realizar el proceso de Cierre seleccionando cada formato.
Figura Nº 010
CIERRE DE OPERACIONES RECIPROCAS
El procedimiento de Apertura de Cierre, Integración y Cierre como Pliego es similar
al que se realiza en el Cierre Financiero.
15
Figura Nº 011
4.2.3 REPORTES
Se visualizan 4 pestañas con sus respectivos reportes, cada reporte se
puede visualizar en formato PDF y en archivo en Excel. Estados Financieros
(EF-1) Estado de Situación Financiera.
Saldo Histórico. (Formato Automático)
Detalle del EF -1. (Formato Automático)
(EF-2) Estado de Gestión. (Formato Automático)
Detalle del EF -2. (Formato Automático)
(EF-3) Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
(EF-4) Estado de Flujos de Efectivo.
Anexos Financieros
AF-1 Inversiones
AF-2 Propiedades, Planta y Equipo
AF-2 Anexo 1: Propiedades, Planta y Equipo por Administración Funcional
AF-2 Anexo 2: Propiedades, Planta y Equipo (Construcciones)
AF-2A Propiedades de Inversión
AF-3 Depreciación, Amortización, Agotamiento y Deterioro
AF-4 Otras Cuentas del Activo
AF-5 Beneficios Sociales y Obligaciones Previsionales
AF-6 Ingresos Diferidos
(AF -7) Hacienda Nacional Adicional.
(AF -8) Fideicomiso, Comisiones de Confianza y Otras Modalidades.
(AF - 8A) Concesiones, Usufructo y Otros.
(AF - 9) Movimiento de Fondos que administra la Dirección General de
Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF – 9A) Gastos - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General
de Endeudamiento y Tesoro Público.
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(AF - 9B) Ingreso - Movimiento de Fondos que administra la Dirección General
de Endeudamiento y Tesoro Público.
(AF - 9C) Otras operaciones con Tesoro Público.
(AF - 10) Declaración Jurada.
(AF -12) Donaciones y Transferencias Recibidas. ( Se genera de forma
automática)
(AF -13) Donaciones y Transferencias Otorgadas. (Se genera de forma
automática)
Otros Anexos (OA-1)Control de obligaciones previsionales
(OA-2 ) Demandas y deudas por sentencias judiciales, laudos arbitrales y otros
(OA-2A) Deudas por impuestos, contribuciones y AFP
(OA-3) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Activo
(OA-3A) Operaciones Recíprocas de las Cuentas del Pasivo
(OA-3B) Operaciones Recíprocas de las Cuentas de Gestión
(OA-4)Gastos de personal en las entidades del sector público
(OA-5)Estadística del personal en las entidades del sector público
(OA-6)Reporte de trabajadores y pensionistas de la entidad, comprendidos en
los Ds. Ls. Nº 20530 y Nº 19990
(OA-7)Registro de contadores del sector público
Información Adicional Financiera (HT-1) Balance de Constructivo (Formato Automático).
Figura Nº 012
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4.2.4 CONSULTAS
Validaciones Financieras
Figura Nº 013
18
ANEXO 1
CONFIGURACIÓN DEL PLUGIN DE ADOBE READER CON EL NAVEGADOR MOZILLA FIREFOX PARA COMPATIBILIDAD CON EL SISTEMA
SIAFWEBCONTAPP
Figura Nº 014
1. SELECCIONAR OPCIONES
Figura Nº 015
19
2. HACER CLIC EN EL CUARTO BOTÓN APLICACIONES
Figura Nº 016
3. EN EL TIPO DE CONTENIDO PORTABLE DOCUMENT FORMAT(PDF) SELECCIONAR USAR ADOBE
READER (PREDETERMINADO)
Figura Nº 017
20
4. UNA VEZ SELECIONADA LA OPCION HACER CLIC EN ACEPTAR.
Figura Nº 018
21
ANEXO 2
CONSIDERACIONES PARA EL CIERRE ANUAL 2014
Si, al generar el EF1, el Sistema presenta el Siguiente mensaje de error:
Figura Nº018
Verificar los siguientes puntos:
1.- En la pestaña “Distribución”, verificar si el monto de la Cuenta 2101.010501 IGV Cuenta Propia – Vigente, se ha
distribuido correctamente.
Figura Nº019
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2.- Las sub cuentas del Mayor: 1601 Traspasos y Remesas no deben tener saldo, verificar que se haya realizado los
asientos de cierre correctamente.
3.- No se debe tener validaciones en el Reporte del Botón: “Otras Validaciones del EF1”
Figura Nº020
Estas Validaciones pueden ser:
La Cuentas 2105 Obligaciones del Tesoro Público (2105.01 y 2105.02) no debe tener saldo.
Todas las Cuentas Contables deben estar distribuidas a nivel detalle, ejemplo: El Saldos de la cuenta 2103.99 debe
ser distribuidas a las sub cuentas 2103.990301 o 2103.990901 con una Nota Contable.
Los saldos de las Cuentas contables no deben estar contra su naturaleza, ejemplo: La cuenta 1101.120101 debe
tener saldo deudor.
4.- En la pestaña: “Reclasificación”, verificar que los saldos de las sub cuentas que se reclasifican sean correctos.
Figura Nº021