INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS … · Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA) Ente Regulador con el apoyo

GESTIÓN DEADQUISICIONES Y ALMACENES

INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS (INAA)

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MANUAL PARA EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES.

COMPRAS POR COTIZACIONES

MENOS

COMPRAS POR COTIZACIONES

MAYOR

CONTRATACIONES POR CONCURSO

INVENTARIO FÍSICO REGISTRO DE BIENES

Índice

Capítulo Página PRESENTACIÓN 4

I INTRODUCCIÓN 6

II OBJETIVO DEL MANUAL 7

III NORMAS DE OPERACIÓN 7

3.1. De la Gestión de Adquisiciones 7

3.2. De la Gestión de Almacenes 9

VI PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES 11

1. Objetivo 11

2. Procedimientos para contrataciones mediante Licitación

Pública y Licitación por Registro. 11

3. Procedimientos para Compras por Cotización de Mayor Cuantía. 12

4. Procedimientos para Compras por Cotización de Menor Cuantía. 12

5. Procedimientos para Contrataciones por Concurso. 13

6. Procedimientos para Contrataciones Simplificadas. 13

V PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES 14

1. Objetivo

2. Procedimientos para la Recepción y Registro de Bienes. 14

3. Procedimientos para el Almacenamiento de Bienes. 14

4. Procedimientos para el Despacho y Suministro de Bienes. 15

5. Procedimientos para el Registro y Control de Bienes. 15

6. Formularios utilizados en los procedimientos 16

VI PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS

EN LA BODEGA Y EL ACTIVO FIJO 18

1. Objetivo 18

2. Alcance del inventario físico 18

3. Programación del Inventario Físico 19

4. Ejecución del Inventario Físico en Bodega 19

5. Ejecución de Inventarios Físicos en las Unidades Organizativas 22

6. Formularios utilizados en los procedimientos 23 BIBLIOGRAFÍA 26

INAA | ENTE REGULADOR

PRESENTACIÓN 4

I INTRODUCCIÓN 6

II OBJETIVO DEL MANUAL 7

III NORMAS DE OPERACIÓN 7

3.1. De la Gestión de Adquisiciones 7

3.2. De la Gestión de Almacenes 9

VI PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES 11

1. Objetivo 11

2. Procedimientos para contrataciones mediante Licitación

Pública y Licitación por Registro. 11

3. Procedimientos para Compras por Cotización de Mayor Cuantía. 12

4. Procedimientos para Compras por Cotización de Menor Cuantía. 12

5. Procedimientos para Contrataciones por Concurso. 13

6. Procedimientos para Contrataciones Simplificadas. 13

V PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES 14

1. Objetivo

2. Procedimientos para la Recepción y Registro de Bienes. 14

3. Procedimientos para el Almacenamiento de Bienes. 14

4. Procedimientos para el Despacho y Suministro de Bienes. 15

5. Procedimientos para el Registro y Control de Bienes. 15

6. Formularios utilizados en los procedimientos 16

VI PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS

EN LA BODEGA Y EL ACTIVO FIJO 18

1. Objetivo 18

2. Alcance del inventario físico 18

3. Programación del Inventario Físico 19

4. Ejecución del Inventario Físico en Bodega 19

5. Ejecución de Inventarios Físicos en las Unidades Organizativas 22

6. Formularios utilizados en los procedimientos 23 BIBLIOGRAFÍA 26

Créditos

Autorizado por:

Presidente Ejecutivo de INAA, Carlos E. Schutze

Coordinación y Asistencia, Marcio Berrios E.

Revisión y aprobación:

Equipo Técnico de la Cooperación Suiza, Programa de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades y Escuelas:

Jefe Programa, Ricardo Alvarado Cuadra.

Especialista en Comunicación, Alfonso Flores Bermúdez.

Equipo Técnico INAA:

Jefe Departamento de Fiscalización, Julio Solis S.

Jefe Unidad de Proyectos, Lizeth De Trinidad L.

Jefe Departamento Estudios y Planificación, Benita Ramírez A.

Diseño y Diagramación: ROI Publicidad.

Primera Edición: Enero, 2017

Impreso en 1,000 ejemplares.

Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA) Ente Regulador con el apoyo y financiamiento de la Cooperación Suiza en América Central, en el marco del Programa de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades y Escuelas, Convenio 7F-07761.01/02.06 “Fortalecimiento en Regulación y Control del INAA en Pequeñas Ciudades”.

GESTION DE ADQUISICIONES Y ALMACENES - MANUAL PARA EMPRESAS MUNICIPALES DE AGUA Y SANEAMIENTO EN PEQUEÑAS CIUDADES

En 44 cabeceras municipales de Nicaragua, la prestación de los servicios de agua potable es brindada por las municipalidades a través de diferentes formas de administración: 17 Empresas Municipales de Agua creadas mediante Ordenanza Municipal, 18 municipalidades que atienden a través de un área dentro de la municipalidad, 8 Comités de Agua Potable y Saneamiento urbanos y 1 Asociación de Agua.

El INAA en cumplimiento del mandato constitucional del derecho humano al acceso del agua y de las leyes N° 275 reforma a la Ley Orgánica del INAA y N° 297 Ley General para la prestación de los servicios de agua potable y alcantarillado sanitario y sus reglamentos, ha considerado necesario llevar a cabo procesos de formalización con las municipalidades para la prestación del servicio, mediante la firma de Acuerdos de Concesión, que permita al INAA brindarles asistencia técnica, capacitación y fortalecimiento, con el propósito de mejorar la prestación de los servicios, apuntando hacia la eficiencia y sostenibilidad técnica y económica.

Con la contribución de la Agencia Suiza para el Desarrollo y la Cooperación (COSUDE) al Proyecto “Fortalecimiento al

INAA en regulación y control en Pequeñas Ciudades”, se está fortaleciendo la organización de las empresas prestadoras de servicios de agua y saneamiento municipales, con la visión de que sean sostenibles. Para ello, el INAA contrató los servicios profesionales del Consultor Lic. Gustavo Adolfo Duarte Barahona para elaborar una serie de herramientas administrativas, organizativas y técnicas que ha denominado “Kit de herramientas para el funcionamiento de las Empresas Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades”, conformado por guías y manuales que orientarán su desempeño; y que pone a disposición de las Prestadoras de Servicios de Pequeñas Ciudades. El presente Manual de Gestión de Adquisiciones y almacenes es parte de la serie de publicaciones emitidas por el INAA para las Empresas Municipales.

Carlos E. SchutzePresidente Ejecutivo de INAA

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PRESENTACIÓN


Lago Cocibolca. Granada, Nicaragua.

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I. INTRODUCCIÓN

Los artículos 175 al 177 de la Constitución Política de la República de Nicaragua establecen que el territorio nacional se dividirá en departamentos, regiones autónomas de la Costa Caribe y municipios. Igualmente instituyen que el municipio es la unidad base de la división política administrativa del país y que los municipios gozan de autonomía política administrativa y financiera.

En las reformas e incorporaciones a la Ley No. 40, Ley de Municipios, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, No. 155 del 17 de agosto de 1988: Leyes No. 40 y 261 del 28 de junio de 1988, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, No. 162 del 26 de agosto de 1997 se establece que los municipios son personas jurídicas de Derecho Público, con plena capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones. Están facultadas para crear empresas municipales según los artículos 58 y 59 de las leyes No.40 y No. 261.

La Ley No. 801. Ley de Contrataciones Administrativas Municipales, publicada en La Gaceta, Diario Oficial, No. 192 del 9 de octubre del 2012, y puesta en vigencia a partir del 25 de enero del 2013 deroga la anterior Ley de Contrataciones Municipales. Ley No. 622, que estuvo vigente hasta el 2012. La Ley No. 801 es un instrumento jurídico que permite mayor transparencia y agilización de los procesos de contrataciones municipales.

La Ley No. 801 y su Reglamento General, publicado en La Gaceta No. 24 del 7 de febrero del 2013, determinan

que los gobiernos municipales podrán realizar diferentes modalidades de contrataciones, entre ellas: licitaciones públicas y por registro, compras por cotizaciones de mayor y menor cuantía, contratación simplificada y por concurso (consultorías).

A diferencia de la derogada Ley No. 622, la Ley No. 801 permite la gestión y difusión de las adquisiciones y contrataciones por medio del Sistema de Contrataciones Administrativas Electrónicas (SISCAE). Según el artículo número 22 de la Ley No. 801, las Alcaldías y Entidades del Sector Municipal al que se integran las empresas municipales, están obligadas a usar el sistema y aplicar la ley y su reglamento en sus procesos de adquisiciones.

El presente “Manual de Gestión de Adquisiciones y Almacenes” no pretende sustituir el contenido de las disposiciones de la ley, sino mostrar solamente los pasos generales que en la práctica deben seguirse para operativizar la ley en las Empresas Municipales de Servicios de Agua y Saneamiento en Pequeñas Ciudades.

El “Manual de Gestión de Adquisiciones y Almacenes” destaca las normas y procedimientos para que la Jefatura de Administración y Finanzas de las empresas municipales de servicios de agua y saneamiento, deba desarrollar, mientras no se conforme la Unidad de Adquisiciones, para apoyar a las distintas unidades organizativas en el cumplimiento de sus planes y programas de trabajo en lo relacionado a la

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II. OBJETIVO DEL MANUAL

III. NORMAS DE OPERACIÓN

provisión de recursos materiales.

El manual se ha estructurado de la siguiente forma:

1. Procedimientos para contrataciones mediante Licitaciones Públicas y por Registro.

2. Procedimientos para Compras por Cotizaciones de mayor cuantía.

3. Procedimientos para Compras por Cotizaciones de menor cuantía.

4. Procedimientos para Contrataciones por Concurso.

5. Procedimientos para Contrataciones Simplificadas.

6. Procedimientos para la Recepción y Registro de Bienes.

7. Procedimientos para el Almacenamiento de Bienes.

8. Procedimientos para el Despacho y Suministro de Bienes.

9. Procedimientos para el Registro y Control de Bienes.

10. Procedimientos para la Toma de Inventarios Físicos en la Bodega y Activo Fijo.

La gestión de recursos materiales en la empresa será exitosa toda vez que se cumplan las normas de control interno en su adquisición, almacenamiento y cuido de bienes, evitando así pérdidas materiales y/o de dinero. El cumplimiento del marco legal de las contrataciones establecido para el sector municipal es fundamental en el manejo de los recursos materiales.

Para preservar su funcionalidad será necesario darle un adecuado seguimiento para su actualización sistemática, esta función será responsabilidad de la Jefatura de Administración y Finanzas, o en su defecto de la Gerencia General, si no existiese la primera dependencia en la estructura orgánica de las empresas.

Describir las prácticas a seguir en las empresas municipales de servicios de agua y saneamiento para dar cumplimiento a la Ley No. 801, Ley de Contrataciones Administrativas Municipales y su Reglamento, en sus procesos de gestión de adquisiciones, gestión de almacenes y toma de inventario físico de bienes y activo fijo.

3.1. DE LA GESTIÓN DE ADQUISICIONESa) Las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, forman parte del Sector Municipal, según lo consignado en el artículo 2 inciso (f) de la Ley No. 801, Ley de Contrataciones Administrativas Municipales; y, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la misma Ley, donde se define el ámbito de aplicación, están sujetas al cumplimiento de los procesos de

contratación administrativa municipal para la adquisición de bienes y contratación de servicios.

b) Se exceptúan de esta disposición aquellas contrataciones realizadas con fondos externos, las cuales se regirán por los respectivos convenios; así como las demás disposiciones relacionadas con materias excluidas señaladas en el artículo 4 de la Ley.

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c) Los procesos de contratación administrativa se harán de acuerdo a los procedimientos establecidos en la Ley. Conforme este manual solo se desarrollarán los pasos prácticos a seguir para operativizar la Ley en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país.

d) La administración del sistema de contrataciones en las empresas es el proceso que da inicio con la licitación y termina con la evaluación de los resultados, que retroalimenta a las adquisiciones y contrataciones efectuadas. Es decir, es un proceso dado por la sumatoria de las actividades realizadas por: el área solicitante, el área que realiza las adquisiciones, la alta dirección decisoria y los servicios legales contratados para la elaboración de los contratos adjudicados.

e) Mientras no se conforme la Unidad de Adquisiciones en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, esta responsabilidad será asumida por la Jefatura de Administración y Finanzas, la que por decisión del Consejo de Administración (o Junta Directiva) podrá requerir asesoría y asistencia técnica para los procesos de licitación a la Unidad de Adquisiciones de la municipalidad.

f) Previo al inicio del proceso de contratación se deberán cumplir los siguientes requisitos:

▶ Tener elaborado y aprobado el plan general de adquisiciones.

▶ Contar con estudios técnicos, diseños y especificaciones que justifiquen la contratación.

▶ Verificar que se cuenta con la partida presupuestaria y que haya disponibilidad de fondos.

g) El Plan General de Adquisiciones se publicará en el portal único de contratación en el primer trimestre de cada período presupuestado y en el que se efectuarán las compras programadas, sin perjuicio de su publicación en la tabla de avisos o página web (si existiese) de la empresa municipal prestadora de servicios de agua potable y saneamiento.

h) Según la Ley No. 801, los tipos de contratación para la compra de bienes y servicios son:

▶ Licitación Pública.

▶ Licitación por Registro.

▶ Compra por Cotización (de mayor y menor cuantía).

▶ Concurso.

▶ Contratación Simplificada.

i) De conformidad con la Ley No. 801, los montos

establecidos para los diferentes tipos de contratación de bienes y servicios son:

j) Para las compras por Licitación Pública se invitará públicamente a proveedores inscritos en el Registro de Proveedores de la empresa o en el Registro de Proveedores del Gobierno Local, en su defecto. En tanto, para la Licitación por Registro se convocará a su domicilio a todos los proveedores inscritos en tales registros, siempre que no superen el número de diez (10), en cuyo caso se hará de forma pública.

k) El Consejo de Administración (o Junta de Directores) constituirá un Comité de Evaluación para el análisis y recomendación de adjudicación en los procesos de licitaciones públicas y por registro, compras por cotización de mayor cuantía, contratación simplificada y el concurso, el cual lo integrarán:

▶ El jefe de la unidad organizativa solicitante.

▶ El Jefe Administrativo Financiero.

▶ El Asesor Legal contratado, o el funcionario delegado formalmente por la municipalidad si se decide solicitar este apoyo.

▶ Un miembro delegado del seno del Consejo de Administración (o Junta Directiva).

▶ Un experto en la materia.

Continuación:

TIPO DE CONTRATACION MONTO EN CORDOBAS

1. Licitación Pública Mayor a tres millones (C$ 3.000.000)

2. Licitación por Registro Mayor a un millón (C$ 1.000.000) y hasta tres mil-lones (C$ 3.000.000)

3. Compra por Cotización de mayor cuantía

Mayor a quinientos mil (C$ 500.000) y hasta un millón (C$ 1.000.000)

4. Compra por Cotización de menor cuantía

Hasta por quinientos mil (C$ 500.000)

5. Concurso Se determina independi-entemente del monto.

6. Contratación Simplificada Se determina independi-entemente del monto.

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l) Para la evaluación y calificación de ofertas presentadas en los procesos de compras por cotizaciones de menor cuantía, el Consejo de Administración (o Junta Directiva) constituirá un Comité Técnico de Compras, el que estará conformado por:

▶ El jefe de la unidad solicitante.

▶ El Jefe Administrativo Financiero.

▶ El Asesor Legal contratado, o el funcionario delegado formalmente por la municipalidad si se decide solicitar este apoyo.

▶ Un experto en la materia, si procediese.

m) En los procesos de compras por cotización de mayor cuantía, se invitará a los proveedores mediante convocatoria pública.

n) En los procesos de compras por cotización de menor cuantía se invitará a participar a tres (3) proveedores inscritos en el Registro de Proveedores de la empresa. Si no existiese esa cantidad de proveedores, se invitará a los que estén inscritos en el Registro de Proveedores del Gobierno Local. De no existir esa cantidad de proveedores en ambos registros se hará uso de los registros supletorios que mandata la Ley No. 801 en el artículo 20.

o) Para la selección de firmas consultoras o consultores individuales, indistintamente del monto estimado para la contratación, las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento, utilizarán el proceso de Concurso, el cual se conducirá conforme lo establecido para la Licitación Pública con las salvedades determinadas por la Ley No. 801 y su Reglamento.

p) El Consejo de Administración (o Junta Directiva), con independencia del monto, podrá aprobar bajo su propia responsabilidad, la celebración de contratos administrativos mediante el proceso de contratación simplificada, en los casos específicos señalados en la Ley No. 801 y su reglamento. En esta modalidad de contratación no será necesario que el proveedor esté inscrito en ningún registro de proveedores, pero si deberá sujetarse al régimen de prohibiciones que determina la ley.

q) Las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento están en la obligación de utilizar de forma efectiva el Sistema de Contrataciones Administrativas Electrónicas (SISCAE) en el desarrollo y ejecución de sus procesos de adquisiciones, según lo establecido en la Ley No. 801 y su Reglamento.

r) Para efectos de homogenizar los procedimientos y controles, la empresa utilizará los formatos empleados por la Unidad de Adquisiciones de la municipalidad para los diferentes procesos de adquisiciones.

3.2. DE LA GESTIÓN DE ALMACENESa) Todo bien adquirido (comprado o donado) deberá ingresar oficialmente a Bodega, aún en aquellos casos en que se adquieran para ser entregados inmediatamente. Cada bien deberá ser clasificado y codificado para su fácil y rápida identificación dentro de la Bodega.

b) Toda compra de bienes y/o donaciones recibidas serán registrados por el encargado de Bodega en el sistema automatizado o de forma manual, anotando: fecha de adquisición, cantidad, descripción del bien recibido, proveedor y fuente de fondos utilizados en la compra, costo según factura de compra o acta de donación, para generar el informe de entrada correspondiente.

c) Los bienes que se adquieran con fondos propios deberán ser recibidos en la Bodega, de conformidad a la orden de compra emitida por la persona a cargo de las adquisiciones y factura original extendida por el proveedor. Las donaciones deberán ser recibidas conforme a documentación que emita el donante.

d) Al recibir los bienes, el encargado de Bodega deberá verificar que los mismos se encuentren sin roturas, daños y cualquier otra alteración que ocasione pérdidas o perjuicio económico a la empresa.

e) No se deberán recibir bienes que se encuentren en mal estado físico o que no coincidan con las especificaciones de la orden de compra y factura emitida por el proveedor.

f) A los bienes adquiridos en carácter de donación se les deberá asignar un precio simbólico para efectos de control, el cual será determinado por el Consejo de Administración (o Junta de Directores), a propuesta de la Gerencia General, mediante la resolución correspondiente.

g) La Jefatura de Administración y Finanzas deberá informar por escrito con una semana de anticipación al encargado de Bodega la cantidad y especificaciones de los bienes a adquirir, para que se planee el espacio para su almacenamiento y conservación óptima.

h) Los bienes recibidos deberán ser almacenados en un lugar seguro que permita su fácil y segura identificación, su rápido manejo y máximo aprovechamiento del espacio. Se deberán almacenar conforme el grado de protección que requiere cada uno de ellos en particular.

i) Los bienes de movimiento rápido deberán almacenarse en sitios en los que se les pueda localizar y despachar con el mínimo de tiempo; los de movimiento lento, se deberán almacenar en lugares más alejados del área de despacho.

j) Los bienes pequeños se depositarán en anaqueles o casilleros, los cuales deberán estar numerados adecuadamente con el objeto de facilitar su localización. Para guardar artículos de oficina menudos se deberán utilizar: vasos, gavetas, cajas, etc., colocados en el interior de los anaqueles y debidamente etiquetados.

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III NORMAS DE OPERACION Continuación:

k) Los bienes de manejo delicado o peligroso que requieren movilización y guarda especial, deberán ser almacenados teniendo en cuenta las siguientes características: baja temperatura, auto combustión, influencias corrosivas, peligro por envenenamiento (aspiración o aspersión), descomposición y explosión. Los bienes considerados como susceptibles de reacciones peligrosas deberán almacenarse separados del resto de bienes.

l) Los bienes inflamables, tales como: pinturas, aceites, barnices, thiner, entre otros, se deberán almacenar por separado de los demás bienes, y en un sitio provisto de extintores y demás medios contra siniestros.

m) Deberán establecerse obligatoriamente medidas prácticas de mantenimiento, con objeto de asegurar la higiene, el orden y el aseo en la Bodega.

n) El despacho de los bienes se deberá basar en el principio general de almacenamiento, según el cual "el primero en entrar ha de ser el primero en salir". El hecho de que algunos artículos tengan tiempo de caducidad, exige que las existencias más antiguas sean despachadas en primer lugar.

o) Todo despacho de bienes en la Bodega deberá estar respaldado por la forma “Requisa de Salida de Almacén”, debidamente firmada por el Jefe de la unidad organizativa solicitante y aprobada por el Jefe Administrativo Financiero; y en su ausencia por el Gerente General. No se deberán efectuar despachos sin la orden de salida correspondiente.

p) El encargado de Bodega deberá llevar un registro actualizado de las solicitudes recibidas y despachadas en el mes, en orden cronológico y numérico.

q) La forma “Requisa de Salida del Almacén” no deberá contener manchones, borrones o enmendaduras. La descripción de los bienes solicitados deberá ser clara y legible, indicando en todos los casos el bien con todas sus especificaciones.

r) Bajo ningún motivo, razón o circunstancia el encargado de Bodega deberá permitir la entrada de personas ajenas al área de almacenamiento, a fin de evitar riesgos y posibles sustracciones.

s) Las entradas, salidas, saldos, costos y ubicación de los bienes ingresados a Bodega deberán registrase en el sistema computarizado diseñado para tal fin o manualmente. Se deberán emitir en el sistema informes diarios, semanales y mensuales de los movimientos de bienes en la Bodega y remitirlos a Contabilidad con los soportes de entradas y salidas respectivos.

t) Se deberá llevar registro electrónico por separado de todos los bienes comprados con fondos propios de aquellos recibidos en carácter de donación.

u) El encargado de Bodega deberá participar activamente en la toma anual de inventarios totales de los bienes que se manejas en Bodega. Igualmente deberá realizar inventarios periódicos y selectivos de los bienes almacenados e informar los resultados a su jefe inmediato.

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IV. PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ADQUISICIONES

1. OBJETIVODescribir en términos generales las prácticas para realizar los procesos de adquisiciones en las modalidades estipuladas en la Ley No. 801, Ley de Contrataciones Administrativas Municipales y su Reglamento, en las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país, como parte integrante del sector municipal.

2. PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES MEDIANTE LICITACIÓN PÚBLICA (MAYOR A C$3.000.000) Y LICITACIÓN POR REGISTRO (MAYOR A C$ 1.000.000 Y HASTA C$ 3.000.000)Cuando se presente una contratación bajo estas dos modalidades, se procederá de acuerdo a la Ley de la siguiente forma:

a) De conformidad al plan general de adquisiciones y en función del monto, el Jefe Administrativo Financiero monto determina el tipo de licitación a contratar; y además asegura el cumplimiento de los requisitos previos al proceso.

b) El Jefe Administrativo Financiero, en coordinación con el jefe de la unidad organizativa solicitante, elabora los Términos de Referencia (TDR) y el Pliego de Bases y Condiciones (PB y C) del procedimiento de adquisición y los somete a consideración de la Gerencia General; antes de publicarlos preliminarmente de forma pública en el portal único de contrataciones, tabla de avisos o página web de la empresa, si existiese, para que cualquier persona los examine y haga observaciones sobre los mismos.

c) Recibidas las observaciones, el Jefe Administrativo Financiero las integra a los antecedentes del proceso de

adquisiciones y establece si los TDR o el PB y C, ameritan modificaciones o mejoraspara su firme realización, enviando sus recomendaciones a la Gerencia General para dar inicio al proceso.

d) La Gerencia General somete los TDR y el PB y C al Consejo de Administración (o Junta de Directores) requiriendo su aprobación para el procedimiento de contratación por licitación pública o por registro con la justificación necesaria.

e) El Consejo de Administración (o Junta Directiva) analiza la solicitud y de aprobar la misma emite resolución ordenando el desarrollo del procedimiento de contratación, ya sea licitación pública o por registro.

f) El Jefe Administrativo Financiero realiza la convocatoria a participar de forma pública e impersonal a proveedores inscritos en el Registro de Proveedores de la empresa, ya sea en la tabla de avisos o cualquier otro medio que se determine necesario en caso de Licitación Pública.

g) Si se trata de Licitación por Registro, la convocatoria se efectuará al domicilio de todos los proveedores inscritos en el Registro de Proveedores de la empresa siempre que no superen el número de diez (10) proveedores inscritos, en cuyo caso se convocará de forma pública.

h) En ambos casos la licitación se publicará en el portal único de contratación y en la página web de la empresa, si existiese.

i) En un plazo de cinco (5) días calendarios para la presentación de las ofertas en la Licitación Pública se organizará y ejecutará una reunión de homologación y aclaración con los proveedores de los TDR y PB y C; así como del resto de actividades del procedimiento de contratación,

“La gestión de adquisiciones consiste en coordinar la elaboración y difusión del plan de compras de obras, bienes y servicios según el presupuesto autorizado; dirigir su programación, la invitación a oferentes, comparar las ofertas, adjudicar las adquisiciones y coordinar la gestión de los contratos”.

EVALUACIÓN DE PROVEEDORES

VERIFICAR EL PRODUCTO COMPRADO

SELECCIONAR PROVEEDOR Y

COMPRAR

DETERMINAR PRODUCTO A

COMPRAR

PROVEEDORES

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elaborándose un acta que incluya los acuerdos del caso.

j) El Comité de Evaluación recibe y evalúa las ofertas presentadas por los proveedores participantes en el proceso de licitación, de conformidad a lo establecido en los TDR y el PB y C.

k) El Comité de Evaluación elabora informe de recomendación de adjudicación dirigido a la Gerencia General notificando los resultados a los oferentes participantes.

l) La Gerencia General adjudica al mejor oferente, según criterios sugeridos por el Comité de Evaluación, la cual procede a elaborar el acta de adjudicación del proceso de licitación.

m) El Asesor Legal elabora contrato, y lo remite a firma de las instancias competentes para su autorización.

n) El expediente de la contratación con sus soportes quedará bajo el resguardo de la Jefatura de Administración y Finanzas.

3. PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS POR COTIZACIÓN DE MAYOR CUANTÍA (MAYOR A C$ 500.000 Y HASTA C$ 1.000.000)a) El Jefe Administrativo Financiero, en coordinación con el jefe de la unidad organizativa solicitante, elabora los Términos de Referencia (TDR) y el Pliego de Bases y Condiciones (PB y C) del procedimiento de compra por cotización de mayor cuantía y los somete a consideración de la Gerencia General.

b) La Gerencia General somete los TDR y el PB y C al Consejo de Administración (o Junta Directiva) requiriendo su aprobación para el procedimiento de compra por cotización de mayor cuantía con la justificación necesaria.

c) El Consejo de Administración (o Junta de Directiva) analiza la solicitud y de aprobar la misma emite resolución ordenando el desarrollo del procedimiento de compra por cotización de mayor cuantía.

d) El Jefe Administrativo Financiero elabora la invitación a tres (3) proveedores, como mínimo, que estén debidamente registrados en la empresa mediante convocatoria pública y atendiendo las disposiciones procedimentales para la modalidad de compra por cotización.

e) Además, publica la convocatoria en el portal único de contratación y la página web de la empresa, si existiese.

f) El Comité de Evaluación recibe y evalúa las ofertas presentadas por los proveedores participantes en el proceso de cotización, de conformidad a lo establecido en los TDR y el PB y C.

g) El Comité de Evaluación elabora informe de recomendación de adjudicación dirigido a la Gerencia General notificando los resultados a los oferentes participantes.

h) La Gerencia General adjudica al mejor oferente, según criterios sugeridos por el Comité de Evaluación, la cual procede a elaborar el acta de adjudicación del proceso de cotización.

i) El Asesor Legal elabora contrato, y lo remite a firma de las instancias competentes para su autorización.

j) El expediente de la contratación con sus soportes quedará bajo el resguardo de la Jefatura de Administración y Finanzas.

4. PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS POR COTIZACIÓN DE MENOR CUANTÍA (HASTA POR C$ 500.000)a) El Jefe Administrativo Financiero, en coordinación con el jefe de la unidad organizativa solicitante, elabora los Términos de Referencia (TDR) o especificaciones técnicas del procedimiento de compra por cotización de menor cuantía y los somete a consideración de la Gerencia General.

b) La Gerencia General somete los TDR o especificaciones técnicas al Consejo de Administración (o Junta de Directiva) requiriendo su aprobación para el procedimiento de compra por cotización de menor cuantía con la justificación necesaria.

c) El Consejo de Administración (o Junta de Directiva) analiza la solicitud y de aprobar la misma emite resolución ordenando el desarrollo del procedimiento de compra por cotización de menor cuantía.

d) El Jefe Administrativo Financiero elabora la invitación a tres (3) proveedores, como mínimo, que estén debidamente registrados en la empresa mediante convocatoria directa y atendiendo las disposiciones procedimentales para la modalidad de compra por cotización.

e) Además, publica la convocatoria en el portal único de contratación y la página web de la empresa, si existiese.

f) El Comité Técnico de Compras recibe y evalúa las ofertas presentadas por los proveedores participantes en el proceso de cotización, de conformidad a lo establecido en los TDR o especificaciones técnicas.

g) El Comité Técnico de Compras elabora informe de recomendación de adjudicación dirigido a la Gerencia General notificando los resultados a los oferentes participantes.

h) La Gerencia General adjudica al mejor oferente, según

Continuación:

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criterios sugeridos por el Comité Técnico de Compras, la cual procede a elaborar el acta de adjudicación del proceso de cotización.

i) El Asesor Legal elabora contrato, y lo remite a firma de las instancias competentes para su autorización.

j) El expediente de la contratación con sus soportes quedará bajo el resguardo de la Jefatura de Administración y Finanzas.

5. PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES POR CONCURSOPrevio al inicio del Concurso se deberá constituir el Comité de Evaluación.

a) La unidad organizativa que requiere la consultoría elabora los Términos de Referencia (TDR) preliminares de la misma, conforme lo establecido por la Ley No. 801 y su Reglamento, y la remite a la Jefatura de Administración y Finanzas.

b) El Jefe Administrativo Financiero revisa los TDR, los modifica o mejora, si es el caso; y envía su recomendación a la Gerencia General para dar inicio al procesocon el valor referencial, plazos de adquisición y demás información necesaria.

c) La Gerencia General somete los TDR al Consejo de Administración (o Junta de Directiva) requiriendo su aprobación para el procedimiento de contratación por concurso con la justificación necesaria, ya sea para contratar firmas consultoras o consultores individuales.

d) El Consejo de Administración (o Junta de Directores) analiza la solicitud y de aprobar la misma emite resolución ordenando el desarrollo del procedimiento de concurso.

e) El Jefe Administrativo Financiero realiza la convocatoria a participar, ya sea a firmas consultoras o consultores individuales, como etapa previa de precalificación.

f) El Comité de Evaluación recibe, analiza las hojas de vida y expresiones de interés, conforme la metodología indicada y recomienda la selección de participantes a quienes se invitará a presentar propuestas.

g) El Jefe Administrativo Financiero realiza la convocatoria a participar, ya sea a firmas consultoras o consultores individuales.

h) El Comité de Evaluación recibe y evalúa las propuestas técnicas y financieras, conforme la metodología indicada y recomienda la firma consultora o consultor individual a quien adjudicar el proceso de concurso.

i) La Gerencia General adjudica la consultoría, notifica a la firma consultora y/o consultor individual seleccionado y orienta la elaboración del contrato de servicios.

j) Para controlar la ejecución satisfactoria de la consultoría, la Gerencia General designará una contraparte con los

conocimientos y experiencia en la materia de que se trate, la cual se encargará de elaborar el finiquito de la consultoría contratada para firma del Gerente General. Asimismo, será responsable de tramitar los pagos según los avances y cumplimiento de los alcances del trabajo de consultoría desarrollado.

6. PROCEDIMIENTOS PARA CONTRATACIONES SIMPLIFICADASa) La Jefatura de Administración y Finanzas prepara en conjunto con el jefe de la unidad organizativa solicitante, los Términos de Referencia (TDR) o especificaciones técnicas de la contratación a realizar con el valor referencial, plazos de adquisición y demás información necesaria, los cuales son enviados a la Gerencia General de la empresa.

b) La Gerencia General somete los TDR o especificaciones técnicas al Consejo de Administración (o Junta de Directiva) requiriendo su aprobación para el procedimiento de contratación simplificada con la justificación necesaria, según el caso correspondiente, y conforme lo determinado por la Ley.

c) El Consejo de Administración (o Junta de Directiva) analiza la solicitud y de aprobar la misma emite resolución ordenando el desarrollo del procedimiento. Dependiendo del monto o la complejidad de la contratación establece las garantías correspondientes para el o los oferentes.

d) El Jefe Administrativo Financiero invitará a uno o más proveedores, según corresponda en atención a la oportunidad, la complejidad o envergadura de la contratación publicando los TDR en las tablas de aviso, la página web de la empresa (si existiese) y en el portal único de contratación.

e) El Comité de Evaluación recibe las propuestas, hace la evaluación con una matriz comparativa y recomienda el oferente, de acuerdo a los criterios establecidos y luego lo envía a la Gerencia General.

f) La Gerencia General adjudica o hace las observaciones necesarias al Comité de Evaluación.

g) En caso de adjudicación, se elabora el acta de adjudicación y el contrato correspondiente.

h) La Jefatura de Administración y Finanzas elabora la orden de compra y la envía al oferente seleccionado.

i) El encargado de Bodega recibe el bien comprado y le da entrada en el sistema automatizado, preparando el informe que remite a Contabilidad para su debido registro.

j) Concluido el proceso de contratación simplificada, la Gerencia General remite el expediente con sus soportes a la Contraloría General de la República, dentro de quince (15) días hábiles siguientes para efectos de control posterior.

k) El Gerente General informará en las sesiones del Consejo de Administración (o Junta de Directiva) las contrataciones realizadas bajo esta modalidad.

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V. PROCEDIMIENTOS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES

“La gestión de almacenamiento comprende el adecuado suministro de equipos, materiales o artículos de la calidad requerida, en las cantidades solicitadas y en el tiempo oportuno, para que las unidades organizativas de la empresa ejecuten con éxito sus programas de trabajo”.

1. OBJETIVOProporcionar a las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades, una herramienta administrativa útil para controlar la recepción, almacenamiento, despacho y registro de existencias físicas de bienes en la Bodega.

2. PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCIÓN Y REGISTRO DE BIENESa) Conforme copia de la orden de compra recibida del Jefe Administrativo Financiero, el encargado de Bodega procede a asegurar el espacio necesario para almacenar los bienes en proceso de adquisición.

b) Al recibir los bienes adquiridos por la empresa de parte del proveedor y/o comprador coteja los bienes conforme la orden de compra y la factura original para verificar el tipo, cantidades y especificaciones técnicas (características, marca, modelo, serie, color, etc.), así como el estado físico de los mismos y los montos parciales y totales de la factura.

c) Si hay diferencias entre lo requerido y lo recibido, lo deberá comunicar inmediatamente a la Jefatura de Administración y Finanzas, para que se efectúe el reclamo correspondiente y se solucione la situación.

d) Si todo está conforme, firma la copia de la factura del proveedor, hace el registro del ingreso de bienes en el sistema automatizado, emite el formato “Entrada a Almacén”, del cual entrega copia al proveedor y remite la factura original con la orden de compra a Contabilidad para efectos de pago.

Nota: La emisión del formato de “Entrada a Almacén” se hará por la cantidad de bienes recibidos en buen estado, haciendo constar en la factura original y orden de compra los bienes rechazados por no encontrarse en buen estado físico.

3. PROCEDIMIENTOS PARA EL ALMACENAMIENTO DE BIENESa) El almacenamiento o guarda consiste en asegurar la buena conservación y protección de los bienes, su fácil y segura

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identificación, su rápido manejo y máximo aprovechamiento del espacio físico. Por tanto, el espacio seleccionado tendrá que ajustarse a la cantidad y características de los bienes adquiridos, el local disponible, el tipo de equipo que posee la Bodega y el número y calificación del personal.

b) Para ello habrá que tomar en cuenta, entre otros factores, los máximos y mínimos de existencia de cada bien para contar con el espacio suficiente.

c) El encargado de Bodega, recibidos los bienes adquiridos, procederá a almacenarlos de acuerdo al grado de rotación de los mismos, asegurando que los bienes de alta rotación se guarden en un lugar cercano a su despacho; así como que los bienes de baja rotación se almacenen más alejados del área de despacho.

d) En el formato “Entrada a Almacén” emitido en el sistema automatizado se deberá registrar la ubicación física del bien dentro de la Bodega.

e) El espacio se podrá aprovechar de manera óptima estibando los artículos livianos hasta la mayor altura posible, y los artículos pesados y de mayor cuidado a una altura media; siempre y cuando el tipo de bienes lo permita teniendo presente las condiciones del piso.

f) Al estibar todo tipo de bien habrá que proceder con la máxima cautela, para prevenir golpes y roturas en los envases o empaques, y asimismo al acomodarlos.

g) Es conveniente observar la distancia entre los objetos que se guardan, su colocación adecuada respecto de tomas de agua u otros medios contra incendios (extinguidores), de manera que se prevea el control inmediato en caso de presentarse algún siniestro y se asegure al mismo tiempo la facilidad de acceso a los bienes almacenados.

h) Los bienes se deben almacenar conforme el grado de protección que requiere cada uno de ellos en particular. La temperatura, la humedad, los riesgos, el costo, etc., constituyen otros tantos factores que deben tenerse presentes al asignarles los lugares respectivos para su guarda.

i) Por tanto, el almacenamiento se realizará de conformidad a las normas de operación descritas para la gestión de almacenes en el presente manual.

4. PROCEDIMIENTOS PARA EL DESPACHO Y SUMINISTRO DE BIENESa) La unidad organizativa interesada llena y firma el formato de solicitud. El Jefe Administrativo Financiero autoriza la “Requisa de Salida del Almacén”, previa comprobación de existencia en el inventario de la Bodega.

b) El encargado de Bodega recibe la solicitud y revisa que el formato esté debidamente autorizado, verificando además los siguientes datos:

▶ Solicitante de la mercadería.

▶ Número de la requisa de salida.

▶ Descripción completa del (los) bien (es) (código, tipo, tamaño, color, número de serie, etc.).

▶ Cantidad de artículos requeridos.

c) Además se cerciora que la requisa de salida de almacén no contenga manchones, borrones y enmendaduras. El contenido de la misma debe ser claro y legible.

d) El encargado de Bodega procede a preparar el pedido según el tipo y cantidades requeridas, anotando los datos del despacho en la requisa de salida.

e) Antes de entregar formalmente los bienes al interesado, recaba la firma de recibido a conformidad, para que sirva como comprobante; procediendo por su parte a firmar en calidad de entregado y a estampar en el documento el sello de la Bodega.

f) Entrega los bienes solicitados al interesado según conteo físico y conforme lo estipulado en la requisa de salida.

g) Registra la salida de bienes en el sistema automatizado, anotando: unidad organizativa solicitante, descripción de los bienes solicitados y entregados, cantidad despachada y fecha de entrega.

h) Emite informe diario de entradas y salidas en el sistema automatizado.

i) El encargado de Bodega entrega a Contabilidad los originales de las requisas de salida de almacén, para que se soporten los registros contables correspondientes.

5. PROCEDIMIENTOS PARA EL REGISTRO Y CONTROL DE BIENESa) Para determinar si las entradas, existencias y salidas de bienes se realizan conforme las normas establecidas, el encargado de Bodega registrará a diario los movimientos de bienes realizados solo en unidades físicas.

b) Al final del día, semanal y mensualmente, el encargado de Bodega imprimirá un reporte computarizado de existencia de entradas, salidas y saldos de los bienes almacenados.

c) Con los datos del reporte programará levantar inventarios selectivos y/o periódicos e informará de sus resultados (sobrantes o faltantes), al Jefe Administrativo Financiero.

d) El Jefe Administrativo Financiero revisa los resultados comparativos del informe de existencias y el inventario, trasladándolo al Contador para que contraste la información con los registros de existencias físicas y en valores que administra.

e) El Contador ejerce el control cruzado de la información y suministra al Jefe Administrativo Financiero, un reporte de la acción realizada cuyo fin será apoyar la toma de decisiones correspondientes acerca de:

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▶ Determinar fácil y rápidamente las existencias en cantidades y condiciones físicas.

▶ Establecer responsabilidades sobre las cantidades de bienes en existencia.

▶ Proporcionar información para determinar la necesidad de nuevas adquisiciones.

▶ Conocer los movimientos de los bienes almacenados y verificar periódicamente su cantidad con el sistema de control de inventarios automatizado.

▶ Proporcionar información sobre características, rotación u obsolescencia de los bienes almacenados.

▶ Asegurar contra daños o pérdidas y por un importe adecuado, los bienes almacenados que lo ameriten.

6. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS▶ Entrada a Almacén

▶ Requisa de Salida del Almacén

▶ Informe de Entradas y Salidas

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1. OBJETIVO

Establecer la secuencia de actividades a desarrollar, de acuerdo con el tiempo y personal disponibles, para ejecutar la toma de inventario anual de bienes y activo fijo de la empresa; mediante conteos físicos cuyos resultados deban compararse con los controles de existencia de la Bodega y el control del sistema automatizado a cargo de Contabilidad.

2. ALCANCE DEL INVENTARIO FÍSICO

En las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades, podrán realizarse inventarios físicos de bienes de tres tipos:

a) Inventario Total

Se entiende por un inventario completo o total aquel en que se han de recontar todos los bienes de la Bodega. Generalmente se requiere suspender por completo las actividades de la Bodega con dedicación exclusiva de tiempo para efectuar esta actividad; de tal forma que no haya movimiento alguno de los bienes y se puedan contar una o más veces.

Este tipo de inventarios obedece a medidas de control y vigilancia de todos los bienes que han sido consumidos, los

que serán consumidos, los que han sido desperdiciados, y todo lo que se ha producido con el manejo de dichos materiales y materia prima consumida.

De existir lotes de artículos pequeños y numerosos cuyo conteo unitario pueda ser lento o costoso, la empresa podrá determinar tomar una muestra bien representativa para obtener un mayor grado de confiabilidad en el inventario.

b) Inventarios Periódicos

Se dice que se efectúa el levantamiento de un inventario periódico o escalonado, cuando el conteo se enfoca en un área o género de bienes que se desea controlar con mayor efectividad, y que se puede aislar hasta cierto punto de los demás bienes para su control y costeo.

Los recuentos físicos deben hacerse recorriendo la Bodega sistemáticamente y contando los bienes almacenados en un orden secuencial establecido hasta cubrir la totalidad del inventario; ya que no es conveniente ir y venir de un lugar a otro de la Bodega en busca de los bienes que deben contarse. Es por eso que se maneja este tipo de inventario, para inspeccionar por áreas sin afectar las demás funciones que se realizan en la Bodega o de la empresa.

VI. PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIOS FÍSICOS EN BODEGA Y ACTIVO FIJO

“Los inventarios actúan como un mecanismo regulador entre el abastecimiento y la demanda, y representan un alto porcentaje de las inversiones realizadas, por lo que el control de existencias no solo es beneficioso sino imperativo para la empresa. Este control se efectúa por medio de un conjunto de técnicas que permiten maximizar la economía en cuanto a las inversiones, ya que la formulación de pedidos de materiales se hace en las cantidades y frecuencias más adecuadas, lográndose almacenar bienes en cantidades suficientes y reducir los casos de agotamiento de existencias”.

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c) Inventarios Selectivos

Cuando se tiene necesidad de obtener información de algún o algunos bienes en los que se tiene especial interés y que se encuentran de forma dispersa o a gran volumen en la empresa, se dice que se efectúa un levantamiento de inventario selectivo porque precisamente se enfocará a esos números en especial para su total control.

Este tipo de inventario se realiza de manera rápida pero eficaz, con el propósito de poder elaborar un inventario cada tres meses o cuatro, de tal forma que se regulen los bienes que se estén consumiendo adecuadamente y los que no se están consumiendo como se esperaba.

d) Inventarios Combinados

Consiste en la práctica de inventarios escalonados durante el año y, al finalizar éste, realizar uno de tipo total.

3. PROGRAMACIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO

a) La programación de las actividades del inventario obedece a la necesidad de que todos los involucrados estén enterados de la hora y la fecha en que estas se van a realizar y la Bodega tenga acomodados los bienes.

b) La programación del inventario será responsabilidad del Jefe Administrativo Financiero, quien deberá garantizar en coordinación con el Contador y el encargado de Bodega, el cumplimiento de las siguientes medidas previas:

▶ Determinar que todos los bienes existentes en la Bodega estén debidamente codificados en el sistema automatizado.

▶ Establecer que cada bien tenga información sobre su localización exacta dentro de la Bodega.

▶ Verificar que estén ordenados y acomodados los materiales dentro de los estantes, casilleros, gavetas, etc., para que su recuento sea fácil y rápido, así como solicitar la limpieza de la Bodega.

▶ Cerciorarse que estén registradas todas las operaciones realizadas (entradas y salidas) a la fecha prevista de ejecución del inventario.

▶ Identificar y separar los bienes defectuosos, incompletos o en mal estado; o bien aquellos en calidad de depósito que no sean propiedad de la empresa.

▶ Determinar el método de conteo a utilizar para practicar el inventario.

▶ Contar con el equipo necesario para contar, medir, pesar o alzar los bienes, de ser necesario.

▶ Contar con la papelería requerida para desarrollar las actividades del inventario.

c) La fecha en que se pueda realizar el levantamiento del inventario puede ser cualquiera y todo dependerá de las necesidades del área de Contabilidad y de la Jefatura

de Administración y Finanzas para que se decida la fecha y la hora en que dará inicio la actividad programada. Solo se pueden modificar estas condiciones en casos de compromisos o emergencias en el suministro de bienes para la operación y/o mantenimiento de los sistemas de acueductos y alcantarillado sanitario.

d) Los recursos humanos que se empleen en la toma de inventarios deben reunir requisitos que hagan satisfactorio este procedimiento, tales como: i) capacidad organizativa, ii) buen conocimiento de los bienes utilizados en la empresa, iii) amplio sentido de responsabilidad; y, iv) buen conocimiento de las normas de control interno de la Contraloría General de la República y los controles internos específicos de la Bodega.

e) Es muy conveniente y necesario que el equipo coordinador de la empresa elabore un instructivo o manual de procedimientos para realizar la toma del inventario físico, a fin de apoyar la organización y definición de roles de desempeño del personal participante; evitando así la pérdida de tiempo en la evacuación de consultas elementales o corregir acciones de trabajo por falta de información y dirección.

f) Cuando la toma de inventario se realice con personal interno, la Jefatura de Administración y Finanzas informará de sus responsabilidades a cada miembro y el programa de trabajo a desarrollar; incluso programará el tiempo extra cuando las actividades precisen efectuarlas después de la jornada regular o, bien, en fines de semana o días festivos.

g) Cuando la empresa considere necesario contratar servicios externos para la toma del inventario anual de bienes, procederá conforme lo establecido en el sistema de gestión de adquisiciones.

h) Si para la toma del inventario los recursos existentes en la empresa no son suficientes, la Gerencia General estará facultada para comprar o alquilar equipo de conteo, pesaje, medición, levantamiento y acomodo o algún otro que se pudiera requerir para efectuar con éxito el recuento de bienes, siempre observando el cumplimiento del proceso de adquisiciones seleccionado.

i) Un aspecto medular de esta fase es la presupuestación de recursos y la calendarización de las actividades del programa de toma de inventario, responsabilidad que recaerá en el Jefe Administración Financiero, apoyado por el Contador de la empresa.

4. EJECUCIÓN DEL INVENTARIO FÍSICO EN BODEGA

a) Reacomodo y limpieza

Una de las primeras actividades indispensables requeridas para efectuar un buen levantamiento de inventario físico es reacomodar adecuadamente todos los bienes o insumos del inventario para que sea fácil su acceso a ellos y se puedan contar una o más veces; y, además es importante limpiar el área y los insumos de forma general (paredes, pisos,

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anaqueles y bienes a inventariar).

Es conveniente tener acomodados los materiales en un orden específico y en un solo lugar, ya sea por grado de importancia, mayor utilización o bien a medida que se vayan utilizando en el proceso.

Lo anterior es muy importante para minimizar tiempos. En esta actividad es recomendable separar físicamente los bienes dañados, obsoletos o que se encuentren en calidad de depósito y pertenezcan a terceros, con el objeto de facilitar en su momento la adopción de medidas procedentes.

Con la limpieza se persigue un doble propósito, lograr una mejor calidad en el producto y prevenir posibles accidentes causados por incumplimiento de medidas de higiene y seguridad industrial, ya sea por una condición insegura o por un acto inseguro.

b) Identificación de Bienes

Se debe tener presente que todos y cada uno de los bienes, sin excepción, deberán ser identificados con una etiqueta, tarjeta o marbete que contenga toda la información necesaria acerca del insumo, para que cualquier persona lo pueda identificar sin la necesidad de acudir a un catálogo o persona que lo conozca, ya que no siempre es la misma persona la que efectúa el segundo o tercer conteo y podría ser confuso el resultado y retrasar el proceso.

Esto es relevante por cuanto se deben tener muy bien identificados que tipo de materiales se están utilizando en cada uno de los procesos para la elaboración de un determinado producto y/o servicio. Generalmente son formas pre-impresas.

c) Aviso de Suspensión del Servicio

Cuando se deba suspender el servicio de Bodega, será necesario hacerlo del conocimiento de los usuarios, en forma anticipada, con el fin de que tomen las medidas indicadas en cada caso y sus programas de trabajo no se vean afectados por la falta de suministro de bienes.

Es conveniente que también los proveedores tengan conocimiento de la suspensión de actividades, con el fin de que ajusten sus programas de entrega a las condiciones que les sean indicadas.

Los medios más usados para la comunicación interna y/o externa sobre la suspensión de actividades de la Bodega son circulares o memorandos, ya sea en físico o digitalizados.

d) Colocación de Marbetes

Con el tiempo previo que fuera necesario, cada responsable de área designado para la toma del inventario deberá colocar

los marbetes en cada uno de los bienes almacenados en el que le corresponde, con el fin de identificarlos y distinguirlos con precisión. Esta tarea se ejecutará generalmente unas horas antes del inicio.

e) Emisión de la Hoja de Control de Inventario de Bienes de Bodega

Mediante el sistema automatizado, se debe elaborar y distribuir, por lo menos un día antes, una lista que contenga los bienes localizados en las diferentes áreas de la Bodega; así, se podrán cotejar los bienes conforme la lista y, al mismo tiempo, determinar y anotar las cantidades existentes y los faltantes de cada bien ubicado en cada una de las áreas.

f) Corte del Inventario

El responsable del inventario físico y el encargado de Bodega se asegurarán de comprobar que las últimas entradas y salidas de bienes se hayan registrado en el sistema automatizado. Para ello, imprimirán el último informe diario de operaciones de Bodega y cotejarán los documentos de soporte original que guarda Contabilidad.

Los bienes que no tengan “entrada a almacén” y las “requisas de salida de almacén” no despachadas no serán inventariados, ya que de hacerlo provocaría diferencias en los registros del sistema automatizado.

g) Primer Conteo

El primer conteo de bienes debe de hacerse de la manera más precisa que la naturaleza de los mismos lo permitan; asentando las cantidades en los marbetes colocados en cada uno de ellos, separando del marbete el documento la parte que deba entregarse a quien tenga bajo control el listado.

Este método tiene defectos que no dejan de resultar inconvenientes para la práctica de los inventarios. El recuento con listas hace necesario colocar una señal indicadora de que los bienes almacenados en determinado envase, gaveta, casillero, cajas, lugar, etc.,

Han sido tomados en el inventario, y esto puede ocasionar que equivocadamente se incluyan más de una vez los bienes en los inventarios; o bien no se anoten, por haber sido acomodados en orden distinto al registrado en el inventario.

En el tiempo de ejecución del levantamiento de inventarios, los bienes no deberán moverse de los lugares que ocupan para un mejor control; si en caso de fuerza mayor fuese removido, deberá registrarse el movimiento efectuado, para tomarse en consideración en el inventario.

De acuerdo a las características de cada bien, la forma de medición, determinación del pesaje, conteo, etc.; se

Continuación:

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realizará en forma directa. En el caso de los bienes que se encuentren en cajas u otro tipos de envases, herméticamente cerrados, se aceptarán como buenas las especificaciones, cantidad, peso, volumen, etc., que aparezcan señaladas en el envase en su parte exterior o estén referidas en la lista de empaque exterior, siempre que un muestreo o experiencia así lo aconsejan.

En aquellos casos en que el bien se encuentre envasado y no tenga especificaciones externas o no exista documento de referencia, se utilizará el conocimiento del especialista del producto, que pueda establecer las especificaciones del mismo, y que serán las utilizadas para el conteo.

h) Segundo Conteo

Durante el segundo conteo se procederá de la misma manera que en el primero y de la misma forma se separa el documento del marbete para asentar las cantidades en el listado. Es posible que el bien haya sido acomodado de diferente manera a la indicada en el registro de inventario, lo cual hace necesario verificar en las hojas de control diseñadas para estos efectos; debiéndose recorrer sistemáticamente esta vez toda el área ocupada por el bien e ir contando la existencia a medida que se avanza.

No es conveniente ir y venir de un lugar a otro de la Bodega en busca del bien a contar, ya que este conteo es para rectificar los datos obtenidos anteriormente.

i) Concentración de la Información

Una vez terminadas las etapas de recuento de la toma del inventario, es conveniente centralizar los resultados obtenidos en el área de Contabilidad para el análisis de la información.

El Contador deberá asegurar que la información le sea remitida en su totalidad, clasificando la misma de acuerdo al orden o sistema de recuento establecido.

j) Análisis y Aclaración de Diferencias

Cuando llega a surgir alguna diferencia entre los dos conteos iniciales se deberá proceder a efectuar un tercer conteo en el cual se deberá aclarar la diferencia, procediendo de la misma forma que se hicieron los dos primeros.

Se deben revisar minuciosamente los datos obtenidos en el primer conteo, segundo conteo y los datos de los inventarios de entrada y de salida para estar al tanto de lo registrado en existencia, y así tener un control óptimo de los bienes disponibles, revisando las etiquetas elaboradas para el conteo.

En esta actividad es importante revisar toda la documentación necesaria tomando en cuenta que estas diferencias pueden originarse por:

▶ Errores de clasificación, localización o de orden contable.

▶ Transferencias de bienes no contabilizados.

▶ Duplicidad de información contable.

▶ Infuncionalidad o mal manejo del sistema de control interno de existencias.

▶ Acumulación de errores por falta de revisión constante de existencias físicas.

▶ Entradas de bienes no registradas.

▶ Bienes dados de baja no registrados.

▶ Falta de coordinación entre las unidades responsables de la adquisición de bienes y la Bodega.

▶ Excesivo papeleo utilizado en los registros internos y externos de la Bodega.

▶ Sustracciones.

▶ Roturas o descomposición de bienes no aplicadas al sistema de control de existencias.

k) Actualización de los Registros Contables y Auxiliares

Después de la realización de las aclaraciones requeridas, el Contador procede a identificar los ajustes de inventario que necesariamente originarán modificaciones en sus asientos, al efectuar cambios en cantidades anotadas y hacer que sean iguales a los resultados del recuento físico. Las diferencias de los bienes de alto valor comercial se investigarán exhaustivamente.

El Contador elaborará y presentará al Jefe Administrativo Financiero y al Gerente General un informe claro y preciso de los asientos que deban aplicarse tanto en los registros contables debidamente valorizados, como en los registros auxiliares de Bodega.

Los ajustes a realizar a los controles de existencia serán aprobados por el Consejo de Administración (o Junta de Directores) una vez argumentados por el Gerente General, con el apoyo del Contador.

Finalmente, el Contador registrará los ajustes correspondientes en los auxiliares de Bodega de acuerdo a las diferencias encontradas, con el objeto de tener actualizadas las existencias físicas, y también se realizarán los ajustes contables necesarios, para que cuadren las existencias físicas contra lo reflejado en los libros contables.

l) Toma de Decisiones

En virtud de los resultados obtenidos en la realización del programa de toma de inventario, es necesario tomar correctamente decisiones de dictar recomendaciones cuya magnitud y alcance estará en función de la gravedad de la situación encontrada.

En la práctica de inventarios, estas decisiones están relacionadas con:

▶ La transferencia de personal a otras áreas de la empresa,

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siempre que el afectado tenga buen record disciplinario y potencial para desempeñarse con mejor éxito fuera de la Bodega.

▶ Modificar procedimientos contables o sistemas de almacenamiento.

▶ Conservar o modificar las condiciones físicas de la Bodega.

▶ Mejorar la utilización de equipos y herramientas, a fin de permitir el buen desarrollo de las labores de Bodega.

▶ Modificar los formatos para convertirlos en verdaderos mecanismos de recepción y control de la información.

▶ Crear los mecanismos de control y supervisión para que los sistemas implantados cumplan su objetivo.

▶ Evaluar permanentemente el registro efectuado en Bodega en el sistema de control de existencias.

▶ Revisar y ajustar permanentemente la organización y funcionamiento de la Bodega.

▶ Capacitar al personal al servicio de la Bodega.

▶ Determinar las responsabilidades respectivas.

▶ Dar de baja o en su caso, transferir a las instancias correspondientes, en coordinación con los órganos de control de la empresa, aquellos bienes dañados u obsoletos, que ya no sean de utilidad para el desarrollo de los programas de trabajo de las unidades organizativas de la empresa.

5. EJECUCIÓN DE INVENTARIO FÍSICO EN LAS UNIDADES ORGANIZATIVAS

Este procedimiento persigue establecer un mecanismo eficiente que permita a las empresas municipales prestadoras de servicios de agua potable y saneamiento en pequeñas ciudades del país, determinar las existencias reales de activo fijo de su patrimonio.

Los jefes de las diferentes unidades organizativas y los empleados con activo fijo asignado deberán colaborar activamente en las actividades de recuento y evaluación realizadas, según el programa y calendarización de la toma de inventario de activo fijo.

a) Emisión de Hoja de Control de Inventario de Activo Fijo

El documento fuente “Inventario Individual de Bienes” es sumamente importante y de gran utilidad en la simplificación del procedimiento de toma de inventario de activo fijo en las unidades organizativas y a cada ocupante de los puestos de trabajo de la empresa.

A partir de su información, ya registrada con anterioridad en el sistema automatizado, se emitirá una hoja de control de inventario de activo fijo en las unidades organizativas y señalando a que ocupantes de los puestos de trabajo están asignados.

Este listado será elaborado para cada unidad organizativa existente en la empresa y contendrá los datos siguientes:

▶ Fecha de realización del inventario

▶ Unidad organizativa

▶ Ítem

▶ Código de inventario

▶ Descripción del activo fijo

▶ Detalles del activo fijo (tipo, marca, modelo, serie, color; placa y número de chasis y motor para los vehículos)

▶ Unidad de medida

▶ Cantidades (Inventario contable/Inventario físico)

▶ Diferencias (sobrantes/faltantes)

▶ Nombre y puesto de la persona a que está asignado el activo fijo

▶ Estado físico del activo fijo al momento de practicar el inventario (Nuevo, Bueno, Regular, Malo)

▶ Observaciones

▶ Responsable del conteo físico

En el listado solo se dejarán espacios en blanco, para ser llenados al ejecutar el inventario, de los siguientes requerimientos de información: cantidad según inventario físico, diferencias, estado físico, observaciones y nombre del responsable del conteo físico).

b) Distribución del Programa de Toma de Inventario de Activo Fijo

El Contador por instrucciones del Jefe Administrativo Financiero remite el programa de toma de inventario de activo fijo a cada jefe de unidad organizativa, requiriéndole asegurar la presencia de su personal subordinado en la fecha y hora de realización del inventario.

Cada jefe de unidad organizativa entrega copia del formato “Inventario Individual de Bienes” a cada miembro de su personal, y les orienta tomar las providencias del caso para facilitar la información a Contabilidad durante la ejecución del levantamiento de información del inventario asignado a cada uno de ellos conforme el documento de control facilitado.

Continuación:

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c) Levantamiento de Información del Inventario de Activo Fijo

En el día y hora programada, el Contador y su personal auxiliar se presentarán ante el jefe de la unidad organizativa, con quien se establecerá el orden secuencial con que se efectuará el recuento físico de bienes asignados a cada uno de los miembros de su personal.

El responsable de efectuar el recuento físico del activo fijo procederá a verificar con el empleado toda la información impresa en el listado emitido por el sistema automatizado; y de estar conforme, requerirá al empleado presentar físicamente cada uno de los bienes asignados indicados en la hoja de control de inventario emitida por el sistema automatizado.

Con la información procurada por el empleado se completará el llenado de las hojas de inventario impresas por el sistema.

En el espacio observaciones deberán anotarse las inconsistencias detectadas que no hubiesen sido debidamente justificadas por el empleado.

d) Aclaración de Diferencias

Calculadas las diferencias, si existen, se procederá a requerir mayor información al jefe de unidad organizativa sobre las inconsistencias detectadas para las cuales el empleado no brindara justificaciones claras y convincentes. Si tampoco se lograra precisar la ubicación del activo fijo con el superior inmediato, se le notificará a este que el caso será formalmente informado a las autoridades superiores de la empresa.

e) Valuación del Inventario de Activo Fijo

Cuando desde el punto de vista contable todo esté claro y de conformidad, se procederá a costear cada uno de los activos fijos propiedad de la empresa, con el objeto de conocer el valor total del activo fijo con el que se cuenta para operar, a la fecha de realización del inventario físico.

Los cálculos efectuados para la determinación del valor de los inventarios deberán ser procesados únicamente por medio del sistema contable de la empresa.

La valuación del inventario deberá ser igual al total de existencias inventariadas convertidas a valor monetario, una vez multiplicadas por su precio unitario.

Cuando existan inconsistencias para las cuales no se encontró explicación clara y convincente, solo se costearán las existencias contadas; y, por aparte se elaborará un informe complementario que detalle el activo fijo faltante y su valor correspondiente.

Esta información se trasladará al Consejo de Administración (o Junta de Directiva), luego de entregarse a la Gerencia General por conducto de la Jefatura de Administración y Finanzas.

f) Decisiones sobre faltantes del Inventario de Activo Fijo

El Consejo de Administración (o Junta de Directiva) analizará el caso de los faltantes en reunión de trabajo, en la cual se invitará al Asesor Legal, y a partir de sus consideraciones se resolverá aplicar las medidas administrativas o penales que correspondan, de acuerdo a la gravedad del caso.

La decisión se amparará en el Código del Trabajo vigente y en el Reglamento Interno de Trabajo, y señalará como proceder para que Contabilidad realice los ajustes a los registros contables de las existencias de activo fijo de la empresa.

g) Contabilización de Ajustes al Inventario de Activo Fijo

Las diferencias encontradas entre el cálculo del inventario por medio del sistema contable y el levantamiento del inventario físico, se determinarán en un asiento de ajuste, con lo que se tendrán en cuenta económicamente las diferencias encontradas en el valor total del activo fijo de la empresa.

Esta acción será responsabilidad del Contador y se basará en el acta de resolución del Consejo de Administración (o Junta de Directiva).

h) Elaboración del Informe Final de Ejecución del Inventario de Activo Fijo

Después de haber efectuado todo el proceso contable para realizar los ajustes (si fuese el caso) y determinar el valor del inventario del activo fijo, se elaborará un reporte final que contenga un resumen del procedimiento efectuado en la toma del inventario; así como el resultado de los cálculos efectuados agregando todos los necesarios para obtener el total de la inversión de la empresa en inventarios.

i) Integración y guarda del Expediente del Inventario de Activo Fijo

Finalmente, después de haber efectuado el inventario, los ajustes, recibir las aprobaciones, y efectuar el reporte a los interesados se deberá integrar un expediente que contenga debidamente relacionados todos los documentos que se generaron durante el levantamiento del inventario para tener un respaldo en caso de futuros requerimientos contables, fiscales o de auditoría.

Los expedientes se guardarán en los archivos contables de la empresa.

6. FORMULARIOS UTILIZADOS EN LOS PROCEDIMIENTOS

▶ Marbete

▶ Hoja de Control de Inventario de Bienes (Bodega)

▶ Hoja de Control de Inventario de Activo Fijo (Unidades Organizativas)

▶ Informe de Faltantes de Activo Fijo

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B I B L I O G R A F Í A

Barrios Mena, Ramón. Manual Guía Operaciones de la empresa municipal de servicios de agua de Quilalí (EMAQ). Proced-imientos para la Transparencia y Rendición de Cuentas al Ciudadano (Administración de Bodega). Consultoría Fortaleci-miento EMAQ, Banco Mundial. Junio 2008.

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I N S T I T U T O N I C A R A G Ü E N S E D E A C U E D U C T O S Y A L C A N TA R I L L A D O S

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INSTITUTO NICARAGÜENSE DE ACUEDUCTOS Y ALCANTARILLADOS … · Esta es una publicación del Instituto Nicaragüense de Acueductos y Alcantarillados (INAA) Ente Regulador con el apoyo