Innholdet i arrangørhåndboka

Innholdet i arrangørhåndboka

• Søkeprosess• Ved tildelt arrangement• Markedsføring av arrangementet• Sponsorarbeid• Logistikk• Storskjerm• Skytebane• Smørebod• Akkreditering

Søkeprosessen vedr NM/NC/HL

• På større nasjonale renn skal klubbene sende sine søknader inn til sin krets, som igjen gjør en prioritering ved flere søkere innenfor samme krets og sender søknadene videre til NSSF. Teknisk komité innstiller hvilke arrangører som skal få arrangement, og til slutt vedtar forbundsstyret dette.

Søkeprosessen arrangement generelt

• Alle arrangører som skal arrangere renn må søke via www.sportsadmin.no innen 15. september hvert år.

• Rennsøknaden kan enten legges inn av leder i klubben eller arrangementsansvarlig. En klubb kan ha flere arrangementsansvarlige og dette kan leder i klubben tildele. Ta kontakt med IT support på 03 615 ved spørsmål.

http://www.sportsadmin.no/

Ved tildelt arrangement NM/NC/HL

• Når forbundsstyret har tildelt arrangøren et arrangement eller mesterskap, sendes det ut kontrakt mellom arrangøren og NSSF. Det blir også sendt ut en kontrakt mellom arrangøren og en reservearena ved avlysning på grunn av snømangel, kulde osv. Begge disse kontraktene må sendes inn til forbundet så fort som mulig etter tildelt arrangement.

Ved tildelt arrangement

• NSSF utnevner to Tder til hvert arrangement.• Det er Tdens ansvar å ta første kontakt med

arrangør. Det er også ønskelig at TD sammen med NSSFs har en befaring i anlegget og oppstartsmøte med arrangøren der hvor man finner dette nødvendig.

• Det blir årlig arrangert en Arrangørkonferanse vanligvis i månedsskifte oktober/november og her blir ulike temaer tatt opp fra år til år.

Markedsføring av arrangement

Markedsføring av arrangement

• Vær tidlig ute å annonser tildelt arrangement «vi fikk tildelt NM senior i konkurranse med 5 andre søkere»

• Dernest kan man lage pressemeldinger til lokale og regionale medier av ulike type arter, f.eks lokale utøvere, dugnader, arrangementsdato, stor sponsor på plass osv..

• Det anbefales å lage f.eks bannere, plakater, annonser osv.

Marked og sponsorarbeid

Det kan være lurt å avtale et møte med samarbeidspartnere for å presentere det man ønsker å selge inn. Det er mange ting man kan selge inn på arrangement, se forslag til liste under. Får man ikke til et salg i første møte, husk å avtale et nytt møte før dere går hver til sitt. Noen ganger er det ikke praktisk mulig å møtes ansikt til ansikt. Da kan det være lurt å sende en e-post for å presentere hva man har å tilby, samt å følge opp samarbeidspartneren på telefon. Sjekk alltid ut hva du som arrangør kan selge, før salgsarbeidet starter.

Marked og sponsorarbeid

Forslag til hva man kan selge på arrangement:•Startnummer og lårnummer•Arenareklame og logovegg•Reklameskilt over skivene•Reklame over tallen på standplass-skilt•Storskjerm-annonser, logoer, filmer og tekstplakater•Varer til f.eks kiosken eller premieutdeling•Annonse i rennprogram og/eller klubbprogram

12 meter

4 meter 4 meter 4 meter

STADIONREKLAME

Det bør være minimum 12 meter reklame av samme sponsor etter hverandre, før neste sponsor. Dette for å få mest mulig effekt ut av hver partner.

Målområdet på DNB Cupfør og etter målstreken

Løyperetning

DNBPortal

Statkraft x 3

Logovegg

Utgang

Arrangøren x 3

DNBPortal

Statkraft x 3

Arrangøren x 3

Logistikk ved NM/NC/HL

• NSSF har alt av startnummerserier som trengs disse arrangementene. Vanlige startnummer fra 1-600 og stafettnummer 1-90 med 4 etapper. Det er til en hver til noen av NSSFs partnere som er dekorert på disse startnumrene.

• I tillegg stiller NSSF med lårnummer, gule ledertrøyer og sikkerhetsnåler.

• Det vises til skjemaet for mer info av hva som kommer når.

Logistikk ved NM/NC/HL

• Arrangøren må melde inn kontaktperson og leveringsadresse hvor alt utstyr skal leveres. Det blir sendt ut et skjema fra NSSF på hva som kommer, hvor det kommer fra og til hvilken adresse utstyret skal sendes videre.

• Det er arrangørens ansvar å påse at alt utstyr har ankommet og sendt videre – meld i fra hvis noe mangler så raskt som mulig.

• Ta vare på kvittering av frakt og send dette inn til NSSF for refusjon.

Storskjerm

Storskjerm• Når en arrangør blir tildelt NM, NC eller HL, så

får de mulighet til å leie storskjermen til en redusert markedspris via NSSF frem til og med 2015-16 sesongen. Det er en egen storskjermkontrakt som blir utarbeidet mellom NSSF og arrangør, se mer detaljert info i kontrakten.

• Arrangører ut over dette kan ta direkte kontakt med leverandør og får tilbud noe under markedspris: [email protected]

mailto:[email protected]

Storskjerm• Arrangøren må sende inn en kontaktperson

for storskjerm til NSSF i god tid før arrangementet. Dette for å avklare plassering av storskjerm, sende inn logoer/videoer osv som skal ut på skjermen med mer.

• NSSF sammen med arrangør og leverandør bestemmer når skjermen ankommer og hentes fra arrangørsted. Vanligvis kommer skjermen dagen før offisiell trening.

Fakta om storskjermen24 kvm stor•veier rett over 3 tonn og blir fraktet på henger•skjermen blir levert med to pcer og 4 kameraer inkl. kabler og kamerastativ•krever 30 kw ved oppstart og bruker i gjennomsnitt 9 kw, samt krever 400 volt og sikring type D (dette er viktig)•skjermen leveres med 25 meter strømkabel, 3 fas 5 leder-system, 63 amper, 400volt. Arrangøren må stille med kabler ut over dette.

Skytebanen

Oppsett skytebane Norges Cup og NM forutsatt 30 skivers anlegg

5 6 1 2 4 3

1. Kontroll: Tastekontroll2. Kontroll: Manuell skriving3. Kontroll: Manuell skriving


1 person koster matter og 1 person drar opp skiver

Antall funksjonærer: 43 stk inkl skytebane sjef og ass skytebane sjefer

Leder-roller: 1 stk skytebanesjef, ass skytebanesjef skive 1-15 og ass skytebanesjef skive 16-30

Oppsett skytebane HLforutsetter 30 skivers anlegg

5 6 1 2 4 3


En person til å legge ut våpen


En person til å legge ut våpen

1 person koster matter og 1 person drar opp skiver.Disse to er også behjelpelig med å fjerne våpen fra våpenstativ underveis i konkurransen.

Antall funksjonærer: 45 stk inkl skytebane sjef og ass skytebane sjefer

Leder-roller: 1 stk skytebanesjef, ass skytebanesjef skive 1-15 og ass skytebanesjef skive 16-30

Organisering av skytebanen

Rolleavklaring:• Skytebanesjef er øverste leder av skytebanen som deltar på rennkomité-møter på vegne av skytebanen og rapporterer til rennleder.• Skytebanesjefen deltar på evt jurysaker hvis vedkommende blir kalt inn til det.• Ass skytebanesjef har hovedansvar innenfor sine skiver. De har også ansvaret for å løse caser som oppstår for eksempel kryss-skyting, flytting av våpen, stenge defekt skive.

Organisering av skytebanen

Denne organisering bør føre til: • Raskere resultatservice via speaker, storskjerm og liveresultater• Mindre etterkontroll av skyteresultat• Tidligere klar med offisiell liste• Tidligere klar med premieutdeling• Tidligere ferdigstilling av startliste til neste dag (f. eks. jaktstart) som igjen vil føre til tidligere kveld for de som skal pakke startnummer…

Smøreboder - utstyrsleverandører

Arrangøren tilrettelegger forbest mulig forhold for smørere og utstyrsleverandører


Arrangørens forpliktelser:– Opplyse om kontaktperson som utstyrsleverandører

kan kontakte via nettsiden/innbydelse– Legge til rette for gode arbeidsforhold

• God nok strømkapasitet• Nærme løyper/utøvere• Nødvendig info som værmeldinger, opplyse om evt

endringer i rennprogram, startlister, resultatlister og annen relevant info.

• Brøyte og evt strø i området utstyrsleverandørene er.

• Utstyrsleverandørens forpliktelser:– Kontakte arrangøren på et tidlig tidspunkt for å

melde sin ankomst– Meld i god tid til arrangøren på hvilke tidspunkt

du ankommer (ukurrante tider).– Delta på lagledermøter og følge de retningslinjer

som arrangør gir.



Prisliste: * makspris kan være et litt lenger arrangement som f.eks onsdag-søndag.

Type Grunnpris Pris per dag Maks. pris *

Leie av strøm og plass 0,- 500,- 2.500,-

Leie av smørebod på arena inkl strøm 1.000,- 500,- 3.500,-

Leie av brakke inkl. strøm (ved innleide brakker) 2.500,- 500,- 5.000,-

Akkreditering

• På NM/NC/HL er det en akkreditering for å komme inn på skytebanen. Hovedregelen er at det er 2 akkrediteringsvester pr. skive pr. krets. – Vestene skal kvitteres inn og ut pr. arrangement

• Alle skoler og team som har meldt inn sitt behov før sesongen får egne vester gjennom hele sesongen.– Skoler/team kvitterer ut vester på første Norges

Cup og inn igjen på siste Norges Cup

Documents

Innholdet i arrangørhåndboka