AbaProject

Bei einer Migration auf ein neues Soft-waresystem sind praktisch alle Geschäfts-prozesse und damit alle Mitarbeiter einesDienstleistungsunternehmen mit anspruchs-vollen Planungs-, Leistungserfassungs-und Verrechnungsprozessen von einschnei-denden Änderungen betroffen. Eine solcheUmstellung setzt eine professionelle Eva-luation des Softwareprodukts in Abstim-mung mit den Geschäftsprozessen sowieeine kosten- und termingerechte Umset-zung des Migrationsprojekts voraus.

Dazu wurde als erstes gemeinsam mit derABACUS-Integrationspartnerin Axept Busi-ness Software in den Monaten Mai undJuni 2006 ein Vorprojekt realisiert, damitdie Machbarkeit, der detaillierte Termin-plan sowie die zu erwartenden Kosten desProjekts als Entscheidungsgrundlage fürdie Geschäftsleitung und den Verwaltungs-rat erarbeitet werden konnten. Im Juli2006 segneten die Firmenverantwortlichenendgültig die Realisierung des vorgelegtenProjektplans ab.

Zielsetzungen für neue ERP-SoftwareMit der Einführung der integrierten ERP-Lösung sollten folgende Zielsetzungen er-reicht werden:• Ein einziges System löst viele vorhan-

dene Software-Produkte ab

Das Ingenieur- und Planungsunternehmen F. Preisig hat 2006 ihrebisherige heterogene Software-Lösung für die Leistungserfassung,

Adressverwaltung und Buchhaltung durch eine neue, moderne undvoll integrierte Business-Software ersetzt.

Anwenderprojekt ABACUS

1

Ingenieure und Planer vertrauen ABACUSAbaProject erfolgreich in der Praxis

ABACUS Systemübersicht F. Preisig

erfolg

ABACUS Anwenderprojekt

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• Vermeidung von Doppelspurigkeitendurch die Abbildung integrierter Ge-schäftsprozesse

• Eliminierung von Mehrfacherfassungendurch eine zentrale Verwaltung derStammdaten

• Flexible Standardlösung für die Individu-alisierung der Softwarelösung gemässden Kundenbedürfnissen

• Verbesserung der Controllingmöglich-keiten für Projekte (DB-Rechnung proProjekt)

• Nachvollziehbare Stunden-, Ferien- undSpesenkontrolle

• Hohe Benutzerfreundlichkeit • Flexible Definitionsmöglichkeiten der

Zugriffsrechte, wobei sie begrenzbarsein sollen

Flexibler Projektstamm in AbaProjectDie Projektstruktur wurde nach den Vor-gaben der Geschäftsbereichsorganisationaufgebaut. Bei der Neueröffnung einesProjekts werden nach Möglichkeit die Da-ten und Einstellungen aus dem Vorgabe-projekt auf das Haupt- und Unterprojektübernommen. Dafür wurden zwei verschie-dene Projektarten für ”Offertprojekte” und”Projekte in Realisierung” definiert.

Aufgrund der speziellen Anforderung fürdie Projektbewertung wurde die Projekt-stammmaske individuell angepasst. Sokonnten pro Projekt einzelne Bewertungs-elemente auf der Zeitachse im Projekt-stamm hinterlegt werden. Die erfassten In-formationen werden in verschiedenen Aus-wertungen wieder angezeigt.

Damit der Projektleiter die freien Feldereffizient ausfüllen kann, werden Abrech-nungsinformationen wie geleistete Dienst-leistungsstunden, Projektkosten und -erlö-se, Vorträge aus der bisher eingesetztenLeistungserfassungssoftware SOKRATESsowie Informationen zu den in der ABACUS-Software erstellten Rechnungen direkt imProjektstamm angezeigt.

SIA-Tarife für Mitarbeiter durch mehrstufige AnsatzfindungPreisig arbeitet mit den SIA-Tarifeinstufun-gen. Jeder Mitarbeiter wird im Personal-stamm einer entsprechenden Tarifstufe zugewiesen. Eine Mitarbeitergruppe ent-spricht einer Kategorie gemäss SIA-Tarif-schema. Soll nun ein Mitarbeiter in einzel-nen Projekten anderen Tarifstufen zuge-wiesen werden können, wird dies über dieZuweisung zu einer anderen Mitarbeiter-gruppe (Team) im Projektstamm ermög-licht. Dies übersteuert den im Personal-stamm definierten SIA-Tarif.

Den Projektrechnungen werden diverseDokumente beigelegt. Da die Verrechnungnicht durch den Projektleiter, sonderndurch die Administration erfolgt, musstedafür gesorgt werden, dass die notwen-digen Dokumente zwischen Projektleiterund Administration standortunabhängigausgetauscht werden können. Dazu wurdeein spezielles Dossier namens ”Aus-tausch” auf dem Projektstamm definiert.Der Administrationsmitarbeiter kann nuneinfach alle in diesem Dossier abgelegtenDokumente einer Rechnung beilegen, sodass ein Kunde damit vollständig doku-mentiert ist.

Projektstamm - Bewertung

Projektstamm - Team

reich

Rechnungsgestaltung wie im ExcelVor der Einführung der ABACUS-Softwarewurde mit Excel fakturiert. Durch die ver-schiedenen Anforderungen an die Rech-nungsgestaltung der Projektleiter einer-seits und der Mitarbeiter aus der Adminis-tration andererseits führte dies zu vielenverschiedenen Rechnungsvarianten. Zielvon Preisig war es, durch die Einführungder neuen ERP-Software alles auf eine ein-zige Standardrechnung zu konsolidieren.

Durch den Einsatz von Kopf- und Fusstex-ten konnte erreicht werden, dass nun alleMitarbeiter dasselbe Rechnungsformulareinsetzen können. Es wurden lediglich vierunterschiedliche Abrechnungsdefinitionenumgesetzt. Individuelle Wünsche wie zumBeispiel spezielle Rechnungstitel, Detail-informationen zu Pauschalbeträgen undRechnungsbeschreibungen lassen sichdurch den Editor für die Kopf- und Fuss-texte realisieren. Die Texte können zuerstim Word bearbeitet und anschliessend insABACUS-AbaProject mit Hilfe der Kopier-funktion übernommen werden.

Qualitätssteigerung in derRechnungsstellungDie Kontrolle der erfassten Leistungen vorder Fakturierung ist ein wichtiger Vorgangzur Sicherstellung einer optimalen Rech-nungsqualität gegenüber dem Kunden. Bei125 Mitarbeitern muss eine solche Kon-trolle effizient gelöst werden. Vor der Kon-trolle durch den zuständigen Projektleitermuss durch die Administration sicherge-stellt werden, dass alle Projektmitarbeiterihre Leistungen bereits erfasst haben. BeiPreisig wurde diesen Anforderungen mitHilfe der Funktion ”Fertigmeldung” ent-sprochen. Für den Projektleiter ist damitjederzeit ersichtlich, welcher Mitarbeiterseine Leistungen bereits fertig erfasst hat

Datenübernahme als kritischerErfolgsfaktorAus den vorgängig eingesetzten Software-Lösungen mussten insbesondere die Ad-ress- und Projektstammdaten in die ABA-CUS-Software übernommen werden – soauch die früheren Projektnummern. Diesewerden nun in AbaProject als ”Projekt-Nr.2” geführt. Dadurch ist es ohne weiteresmöglich, diese Nummer für alle Auswer-tungen und Selektionen zu verwenden.Dies trug massgeblich dazu bei, dass sichder zuständige Projektleiter schnell mit derneuen Software-Lösung anfreunden konn-te.

FazitDie Leistungs-/Projektabrechnung Aba-Project, ergänzt um die Finanzmodule,stellt Preisig eine Software mit umfang-reicher Standardfunktionalität zur Verfü-gung, die alle nötigen Funktionen für eine-kundengerechte Individualisierung der ver-schiedenen Geschäftsprozesse eines Dienst-leisters enthält.

Michael Brentari, CFO F. Preisig AG, zurMigration auf ABACUS

”Eineinhalb Jahre nach der Einführungder ABACUS-Software können wir aufein erfolgreiches Projekt und die gelun-gene Implementierung in unserem Be-trieb zurückblicken. Die zum Teil sehrhohen Hürden haben wir alle gemeis-tert. Schon beim ersten Rechnungslaufim Juli 2007 haben wir alle Rechnungendirekt aus der ABACUS-Software erstellt.Dies war bei den Anforderungen an dieGestaltung und Gruppierung der Rech-nungen keine Selbstverständlichkeit.

und wer nicht. Erst wenn alle Leistungenrapportiert sind, erfolgt die Kontrolle unddie Visierung durch den Projektleiter. Nachder Fertigmeldung durch den Projektmit-arbeiter können die Rapportpositionen nurnoch durch eine Freigabe des Projektleitersverändert werden.

Transparenz durch informativeAuswertungenIm Rahmen der Systemeinführung erstelltAxept für Preisig unter anderem folgendeAuswertungen:• Projektstammblatt• Auftragsverzeichnis – Übersicht aller

aktiven Projekte• Monatsrapport, Arbeitszeitkontrolle und

Spesenbelege• Kontrollreport für Einzelaufträge im

Kosten-, Pauschal- oder Globaltarif• Angefangene Arbeiten nach Zeit-, Zeit-

mitteltarif und Pauschalprojekt• Ferien- und Überzeitübertrag• Projektnachkalkulation• Projektübersicht pro Projektleiter• Listen Visumskontrolle• Regierapport• Rechnungsbeilagen Leistungsübersicht• Nachkalkulation Projekte• Liste noch nicht verrechneter

Leistungen• Ferien- und Überzeitkontrolle

Anwenderporjekt ABACUS

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Flexible Rechnungsgestaltung durch Kopf- und Fusstexte im Rahmen desStandardformulars

Fertigmeldung der Leistungserfassung

ABACUS Anwenderprojekt

4

AxeptWichtig war und ist der Einbezug allerbetroffenen Mitarbeitenden im Projekt.Schon früh wurden unsere Projektleiterüber die ABACUS-Software und die be-vorstehende Umstellung informiert. Siewurden auch immer wieder in den Pro-zess miteinbezogen. Auch jetzt habenwir immer noch eine ArbeitsgruppeABACUS, die sich regelmässig trifft. IhrZiel ist es, das ”Werkzeug” ABACUS wei-ter zu optimieren und noch benutzer-freundlicher zu gestalten.

Beinahe ebenso entscheidend wie derEinbezug der Mitarbeitenden war dieklare und starke Haltung der Projekt-leitung, da nicht immer die zahlreichenWünsche sofort umgesetzt werdenkonnten.

Herausstreichen möchte ich die sehr gute Zusammenarbeit mit unseremABACUS-Partner Axept Business Soft-ware. Denn für so ein grosses Projekt istes entscheidend, dass das ganze Teamoptimal funktioniert und sich beideSeiten aufeinander verlassen können.Bei uns war das so!“

Michael.Brentari@preisigag.ch

Für Auskünfte zum beschriebenen Projekt wenden Sie sich an:

Axept Business Software AG Michael Wagner,Business Software Engineer, Partner

Ringstrasse 24aCH-8317 Tagelswangen Telefon 0848 90 90 00Fax 0848 29 79 88mwagner@axept.ch

Grubenstrasse 109CH-3322 Urtenen-SchönbühlTelefon 0848 90 90 00Fax 0848 29 72 76

Rorschacherstrasse 294CH-9016 St. GallenTelefon 071 282 18 18Fax 071 282 18 19

abs@axept.chwww.axept.ch

ABACUS-Software bei F. Preisig AG• Leistungs-/Projekt-

abrechnung 154 Benutzer• Adressverwaltung 130 Benutzer• Auftragsbearbeitung 4 Benutzer• Debitoren-/Kreditoren- 4 Benutzer

buchhaltung • Finanzbuchhaltung 4 Benutzer• Lohnbuchhaltung bis 4 Benutzer

500 Mitarbeiter • AbaNotify Melde- und 1 Benutzer

Informationssystem • Online-Suchsystem 4 Benutzer• AbaView Report Writer 52 Benutzer

F. Preisig AGDie F. Preisig AG ist eine innovative, dynamische Ingenieur- und Planungsunternehmungmit mehreren Standorten in der Schweiz. Durch die lokale Verankerung ist sie nahe beiihren Kunden. Die Firma ist unabhängig und befindet sich im Besitze der Familie Preisig.

Das Unternehmen wurde im Jahre 1961 durch Friederich Preisig gegründet. Es beschäf-tigt am Hauptsitz in Zürich Oerlikon und in den Niederlassungen Basel, Glattbrugg,Wettingen und Winterthur 125 Mitarbeiter. Am Hauptsitz werden die GeschäftsbereicheProjektierung Tiefbau, Konstruktiver Ingenieurbau, Bauleitung und Spezialgebiete/Städti-scher Tiefbau geführt.

Als weitere Organisationseinheit werden für grössere Projekte Ingenieur- oder Arbeits-gemeinschaften gebildet. Die 8 bis 10 IG werden wie rechtlich eigenständige Einheitengeführt (Mandanten), die Leistungen erbringen und an Kunden weiter verrechnen.

F. Preisig AG Bauingenieure und Planer SIA/USICGrünhaldenstrasse 6, CH-8050 Zürich, www.preisigag.ch

Axept Business Software AG• 35 qualifizierte Mitarbeiter mit insgesamt mehr als 100 Mannjahren ABACUS-

Erfahrung• Unterstützung des gesamten ABACUS-Produktesortiments• Kompetenz in Beratung und Engineering• Umfassende Service-Level-Agreements• Partner für Outsourcing-Lösungen• Standorte in Zürich, Bern, Basel und St. Gallen• Permanente Hotline mit 2 Mitarbeitern• Support in Deutsch und Französisch

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ABACUS Research AGZiegeleistrasse 12CH-9301 Wittenbach-St.GallenTelefon 071 292 25 25Fax 071 292 25 00www.abacus.ch