Embed Size (px)
Citation preview
1
INFORME FINAL DE PRÁCTICA PROFESIONAL
DOCUMENTACION Y ESTANDARIZACION DE PROCEDIMIENTOS
CONTABLES EN LA EMPRESA IMACO S.A.
JOAN SEBASTIAN PARRA MEDINA
CLAUDIA MARIA ARBELAEZ VEGA
ESPECIALISTA EN GESTIÓN DE CALIDAD Y NORMALIZACION
TECNICA
UNIVERSIDAD CATOLICA POPULAR DEL RISARALDA
PROGRAMA DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
PRACTICAS PROFESIONALES
PEREIRA
2010
2
Contenido
Introducción 8
1. Naturaleza del Problema 9
1.1. Presentación de la Organización 9
1.2. Diagnostico del Área de Intervención 10
2. Eje de Intervención 12
3. Justificación del Eje de Intervención 13
4. Objetivos 14
4.1. Objetivo General 14
4.2. Objetivos Específicos 14
5. Marco Referencial 16
5.1. Evolución Teórica 16
5.2. Breve Historia de la Calidad 18
5.3. Gestión por Procesos 26
6. Cronograma de Trabajo 31
7. Presentación y Análisis de Resultados 32
7.1.Experiencia al Inicio de la Practica 32
Conclusiones 47
Recomendaciones 48
Referencias Bibliográficas 49
Apéndices 51
Anexos 52
3
Lista de Dibujos
Dibujo No. 1. Etapas de la evolución de la calidad
4
Lista de Tablas
Tabla No. 1. Ventajas de un Sistema de Gestión
Tabla No. 2. Evolución aspectos fundamentales de la calidad
Tabla No. 3. Evolución de la calidad en la empresa
Tabla No. 4. Cronograma de trabajo
5
Lista de Anexos
Anexo A Organigrama IMACO S.A.
6
Lista de Apéndices
Apéndice A Lista Maestra de Registros de Archivos
Apéndice B Procedimiento de Control de Documentos
Apéndice C Procedimiento de Control de Registros
Apéndice D Procedimiento Cuadre de Caja Diario
Apéndice E Procedimiento de Pagos
Apéndice F Procedimiento de Compras en las Agencias
Apéndice G Procedimiento de Solicitud y Legalización de Gastos y Anticipos
Apéndice H Procedimiento de Despachos
Apéndice I Procedimiento de Inventarios
Apéndice J Procedimiento de Cartera
Apéndice K Procedimiento de Elaboración y Pago de Nomina
7
Resumen
En este proyecto planteado en la empresa IMACO S.A. se presentaron el proceso y los
resultados de manera detallada para la documentación de algunos procedimientos de la
organización como lo son la cartera, los pagos, los despachos, entre otros, cada uno de
estos procedimientos se construyeron con base a la manera en que se desarrolla las
actividades actualmente y fueron complementados o transformados con las actividades
ha adicionar o cancelar según fuera el caso, aparte de la documentación, se organizaron
los archivos de registros contables de la empresa, creando una lista maestra de archivo
de registros donde se especifican todas las condiciones, ubicación y características en
fueron archivados los registros.
Abstract
In this project executed at IMACO S.A. the process and the results were presented in
detail for documentation of some organization’s procedures, as they are, portfolio,
payments, delivers and some else. Each procedures were built with the base in which
activities are actually develop and they were complemented or transformed with the
activities to add or cancel depending on the case, apart from documentation, the
countable registries were organized, a master list of log files where conditions, location
and features are specified in which file where archived.
8
Introducción
Desde el inicio de la intervención en la empresa IMACO S.A. se trazaron varios
objetivos con base a la observación inicial planteada, al encontrar falencias en algunas
actividades de la organización se intentaron mejorar, en primer momento como
principal falencia se encontraron la falta de documentación de procedimientos en la
empresa, y en otro punto observaron la necesidad de darle un mejor manejo al archivo
de registros físicos de la empresa, por estas falencias surgieron como resultados a la
primera parte de este proyecto n una serie de procedimientos principalmente contables
que se documentaron y mejoraron en algunos casos para un facilitar un mejor
desempeño en la organización, y en segunda instancia el archivo fue organizado por
medio una lista maestra de archivo de registros donde se clasificaban y especificaban las
condiciones de cada uno de los registros contables que llegaban para ser archivados,
este proyecto fue realizado con el fin de que la empresa mas adelante pueda utilizar
estos procedimientos, implementándolos en busca de estandarización de los procesos
de la empresa.
Cada uno de estos procesos se documentaron con base a la manera actual de realizar las
actividades, y algunas generalidades de cada proceso, partiendo de lo anterior se
modificaron, completaron o corrigieron las actividades o situaciones que se observaban
al interior del procedimiento, para llegar a construir un procedimiento adaptado y
estructurado para la situación de la empresa.
9
1. Naturaleza del Problema
1.1 Presentación de la Organización
1.1.1 Reseña histórica: IMACO surge en 1998 como una empresa enfocada a la
comercialización nacional y regional de los productos de las empresas Indusol y
Prodicol, donde se resalta la reconocida marca pinturas nova, estas empresas cuyos
propietarios son los hermanos Estrada que buscan unificar sus empresas con el fin de
fortalecer sus puntos de venta los cuales son alrededor de 20 en todo el país, en ciudades
como Pereira, Medellín, Cali, Tulua, Buga, Armenia, Manizales, y otros municipios
como los son Santa Rosa, Cartago, La Virginia y Dosquebradas. Con esta unión y el
paso de los años se dejo de producir en Prodicol y se centro toda la producción en
Indusol, actualmente la empresa Imaco S.A. está implementando un software para poder
controlar y organizar todos sus departamentos y sus movimientos económicos y
administrativos. En julio del 2008 IMACO se convirtió en una sociedad anónima con el
fin de mejoras algunas de sus condiciones respecto al tipo de sociedad anterior que era
la limitada.
La empresa IMACO S.A. comercializa pinturas, brochas, thinner, estuco y otros
productos relacionados a los anteriores, cuenta con 20 puntos de venta ubicados en
algunas ciudades del país y cuenta actualmente con un total de 68 empleados.
1.1.2 Principios y Valores:
• Perseverancia
• Respeto
• Disciplina
• Responsabilidad
• Honestidad
• Comunicación
10
• Trabajo en equipo
1.1.3 Estructura organizacional: La Empresa IMACO S.A. tiene una estructura
organizacional que se representa en el siguiente organigrama:
Ver Anexo A Organigrama IMACO S.A.
1.2 Diagnostico del Área de Intervención
En la empresa IMACO S.A. se han identificado una serie de necesidades y campos de
acción, por tal motivo se hará una evaluación de la situación de la organización, este
diagnostico se puede realizar por medio de técnicas e instrumentos, por medio de una
investigación se puede recolectar una información importante para identificar las
necesidades de la organización, este tipo de investigación puede ser descriptiva como en
este caso donde se busca conocer situaciones a través de la descripción exacta de las
actividades, los procesos, las personas. No solo se basa en recoger una gran cantidad de
datos sino poder encontrar las verdaderas necesidades de la empresa.
En este caso los instrumentos utilizados son la observación directa de la
organización, entrevistas con los diferentes responsables de las áreas y/o los procesos
que presentan mayor dificultades, como también por medio de la revisión documental se
puede indagar e identificar algunas necesidades, algunos procesos de la empresa
necesitan mas atención, se ha podido recoger mucha información acerca de la situación
de la empresa en la diferentes reuniones con el gerente y algunos empleados de la
empresa se han escuchado posibles mejoras a futuro de algunos de los procesos
fundamentales de IMACO S.A.
11
Las necesidades que tiene la empresa en lo que se obtuvo de la observación son:
• Organización de los registros físicos que llegan de los diferentes puntos
de ventas donde se soportan los movimientos de efectivo de la organización.
Estos registros llegan a la empresa pero no se organizan ni se archivan de
manera adecuada, solo se revisan. Por lo tanto existe mucho desorden y
encontrar información de documentos físicos de meses o incluso días anteriores,
se convierte en una labor muy complicada.
• Documentar los procedimientos de algunos procesos que se realizan en la
parte de contabilidad y en otras áreas como cartera, tesorería. La empresa no
tiene documentado ningún procedimiento, por lo que los procesos o algunas
actividades importantes de la empresa, no tienen ningún lineamiento u orden a
seguir enfocado a cumplir los objetivos, entonces la organización de la empresa
no es solida ni clara.
• Relacionado con el área de contabilidad se. esta realizando la
implementación de un nuevo sistema de gestión integrado con el fin de ser mas
precisos y mas eficientes, la empresa utilizaba un sistema contable llamado
Sigma, por medio del cual manejaba todos los movimientos de efectivo de los
punto de venta, pero este sistema no cumplía con las expectativas si se pensaba
en un futuro en busca de una certificación en calidad, razón por la cual se ha
venido empalmando un nuevo sistema llamado Prosof razón por la cual los
inconvenientes y errores no se han hecho esperar debido a la novedad y a la
dificultad de dicho cambio.
12
2. Eje de Intervención
La empresa IMACO S.A., no cuenta con la documentación que aclare la forma de
ejecutar las actividades de cada uno de los procesos de la División Financiera y en
Logística, siendo:
• Tesorería: Pagos, Elaboración y pago de nomina.
• Cartera: Recaudo de cartera.
• Contabilidad: Legalización de gastos, cuadres de caja diario.
• Logística: Compras de las agencias, Inventarios, Despachos.
• Control de Documentos, Control de Registros.
13
3. Justificación del Eje de Intervención
IMACO S.A. busca ser una empresa competitiva, que brinde productos y servicios de
alta calidad, como también brindarle satisfacción y tranquilidad a sus clientes, por este
motivo esta implementando un sistema de gestión que se ira desarrollando a la par de
que la empresa tenga una mejora y un crecimiento continuo. Por lo tanto la empresa
busca estandarizar sus procesos mediante la elaboración de documentos que logren
aclarar cada una de las actividades a ejecutar en las divisiones de financiera y logística
por parte de cada uno de los empleados que laboran dentro de ellas, con el fin de crear
una cultura de calidad fundamentada en la norma ISO 9001/2008, por lo tanto busca
solidificarse y poder organizarse desde su interior, para convertirse en la mejor opción
dentro de las otras empresas de su tipo en la región y en todo el país, ofreciéndole a sus
clientes y proveedores un factor diferenciador en cuanto a organización y cumplimiento.
14
4. Objetivos
4.1 Objetivo General
• Identificar, documentar y estandarizar los procesos del área de
Contabilidad de la Empresa IMACO S.A., basados en una cultura de calidad y
teniendo en cuenta los parámetros establecidos al interior de la Organización,
para el desarrollo de sus procesos internos y todos aquellos requeridos bajo la
normalización técnica ISO 9001:2000, que permitan una adecuada
administración y un eficaz control de los procesos.
4.2 Objetivos Específicos
• Establecer el procedimiento que aclara la manera como se deben elaborar
los documentos del Sistema de Gestión de Calidad, a través de la aplicación del
numeral 4.2.3 de la Norma ISO 9001/2008
• Definir la metodología para la organización de los archivos contables,
aplicando el requisito establecido por el numeral 4.2.4 de la Norma ISO
9001/2008
• Documentar los procesos de: pagos, cuadre de caja, legalización de
gastos, manejo de caja menor, cartera, compras, inventarios, con el fin de
estandarizarlos a nivel de toda la organización.
15
• Difundir los documentos a todo el personal que interactúa dentro de la
empresa, a través de la realización de capacitaciones y de publicaciones en
cartelera.
16
5. Marco Referencial
En un mercado tan competitivo como el actual es inevitable buscar la excelencia
organizacional si se quiere sostener y crecer a medidas significativas, las empresas
deben tener claridad y eficiencia en todos sus procesos en busca de crear una cultura de
calidad.
5.1 Evolución Teórica
Cuando se habla de implementar sistemas de gestión de calidad fundamentados en
normatividades ISO 9001 es fundamental recurrir a autores como:
• Walter Shewhart citado por (PEREZ VILLA, MUNERA VASQUEZ):
creador del ciclo PHVA “Planear-Hacer-Verificar-Actuar” en la década de 1920, El
PHVA es un ciclo dinámico que puede desarrollarse dentro de cada proceso de la
organización y en el sistema de procesos como un todo, Esta íntimamente asociado con
la planificación, implementación, control y mejora continua, tanto en la realización del
producto como en otros procesos del sistema de gestión de la calidad.
El circulo de la calidad se transforma en un proceso continuo de mejora; una vez se
logren los objetivos del primer esfuerzo hay que seguirlo estableciendo y no dejar de
planear, hacer, verificar y actuar hasta resolver la problemática.
El mantenimiento y la mejora continua de la capacidad del proceso pueden lograrse
aplicando el concepto de PHVA en todos los niveles dentro de la organización.
17
El modelo de proceso para las normas muestra los cuatro elementos principales de
la ISO 9001 siguiendo el ciclo PHVA. La correlación es la siguiente:
• Planear: Responsabilidad gerencial/Gestión de los recursos:
establecer como se esta y planear como se hará, lo cual equivale a “lograr
el compromiso”.
• Hacer: Gestión de los procesos, es decir, poner en marcha los
procesos bajo reglas preestablecidas para “obtener validez estadística en
los datos”, empleando técnicas de análisis de datos.
• Verificar: Medición, análisis/Mejoría: verificación de las reglas
preestablecidas y evaluación para “iniciar mejoramiento”.
• Actuar: (Medición), Análisis/Mejoría + Responsabilidad
gerencial: ajustar las reglas preestablecidas, es decir, “iniciar cultura de
mejoramiento continuo”. (p.51)
• Ricardo Fernández García (2006): Define y plantea los sistemas de gestión de
forma muy clara, se entiende por los sistemas de gestión la estructura organizada, la
planificación de las actividades, las responsabilidades, las practicas, los procedimientos,
los procesos y los recursos para desarrollar, implantar, levar a cabo y mantener al día la
política de la empresa. Es un método sistemático de control de actividades, procesos y
asuntos relevantes para la organización, que posibilite alcanzar los objetivos previstos y
obtener el resultado deseado.
18
Los sistemas de gestión no garantizan el éxito pero si son una herramienta
fundamental para el éxito. Las ventajas que tiene un sistema de gestión de calidad se
representan en la siguiente tabla.
SISTEMA DE GESTIÓN CALIDAD
OBJETIVO Asegurar al cliente que su
suministrador satisface todas sus
exigencias.
DEFINICION Conformidad con requerimientos
convenidos y fijados con el cliente.
VENTAJA Asociación con proveedores,
Fidelidad, Satisfacción al cliente y Mejora
de competitividad
AHORRO COSTES Inicial 6-15%, Medio/Largo plazo 3-
6%, Aumento en la motivación, Cartera de
pedidos, Mejor imagen social.
NORMAS INTER. APLICABLES ISO 9001/2000
TABLA No. 1. VENTAJAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN.
5.2 Breve Historia de la Calidad
5.2.1 Evolución de la Calidad
• Miguel Udaondo Duran (1992): Habla de la gestión de calidad y
plantea una evolución de los aspectos fundamentales de la calidad en el
siguiente cuadro:
19
ASPECTOS DE LA
CALIDAD
SEGÚN EL
CONCEPTO CLÁSICO
SEGÚN LA
GESTIÓN DE CALIDAD
OBJETO Afecta a producto y
servicios
Afecta a todas las
actividades de la empresa
ALCANCE Actividades de control Gestión y
asesoramiento, además de
control
MODO DE
APLICACIÓN
Impuesta por la
dirección
Por convencimiento y
participativa
METODOLOGIA Detectar y corregir Prevenir
RESPONSABILIDAD Del Departamento de
Calidad
Compromiso de cada
miembro de la empresa
CLIENTES Ajenos a la empresa Internos y externos
TABLA No. 2. EVOLUCION ASPECTOS FUNDAMENTALES DE LA
CALIDAD.
• Juan Ramón Muñoz Santos (2004): Cuando se habla de evolución de la
calidad es importante observar las etapas que atravesó la calidad por las
diferentes décadas así como lo muestra la grafica, donde con el paso de las
décadas y la evolución llego a la satisfacción de todos los entes relacionados con
la empresa como son los clientes, los empleados, los accionistas y las
sociedades.
20
DIBUJO No. 1. ETAPAS DE LA EVOLUCION DE LA CALIDAD.
La calidad ha evolucionado con el paso de las décadas convirtiéndose hoy en día en
un elemento fundamental para las organizaciones, se convirtió en un indicador de
competitividad en un mercado muy complejo y disputado, donde los consumidores
incluyeron la calidad entre sus factores claves de elección. Por este motivo la calidad en
las empresas ha evolucionado a un ritmo constante y acelerado convirtiéndose en un
elemento clave. La grafica siguiente refleja la evolución de la calidad. (PEREZ
FERNANDEZ DE VELASCO, 2009, p.33)
21
TABLA No. 3. EVOLUCION DE LA CALIDAD EN LA EMPRESA.
La calidad ha evolucionado de tal manera que con el paso de los años se han creado
normatividades internacionales, que son reconocidas a nivel global como
certificaciones, que se presentan en aspectos como seguridad, medio ambiente y por
supuesto también en calidad, unas de las mas conocidas es la norma ISO 9001 en
sistemas de gestión de calidad, en un mercado tan competitivo como el actual, estas
certificaciones han entrado a tomar parte fundamental a la hora de elegir un proveedor o
un cliente, una certificación como esta refleja una organización solida y madura ante el
mundo. Por lo anterior es importante resaltar algunas características de la certificación
ISO 9001. (ICONTEC, 2009)
22
5.2.2 Certificación ISO 9001
• Sistema de gestión de la calidad:
La certificación ICONTEC ISO 9001 Sistema de gestión de la calidad proporciona una
base sólida para un sistema de gestión, en cuanto al cumplimiento satisfactorio de los
requisitos del sector y la excelencia en el desempeño, características compatibles con
otros requisitos y normas como el Sistema de gestión ambiental, Seguridad y salud
ocupacional, y Seguridad alimentaria, entre otros.
• La certificación ICONTEC ISO 9001 permite:
• Proporcionar las bases fundamentales para controlar las operaciones de
producción y de servicio dentro del marco de un sistema de gestión de
calidad.
• Plantear una herramienta para la implementación de la planificación en
un sistema de gestión de la calidad.
• Establecer la estructura de un sistema de gestión de la calidad en red de
procesos.
• Presentar una metodología para la solución de problemas reales y
potenciales.
• Mejorar la orientación hacia el cliente y el incremento en la
competitividad.
5.2.3 Estructura Documental
La documentación es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se
`plasman no solo las formas de operar de la organización sino toda la información que
permite el desarrollo de todos los procesos y la toma de decisiones. (GUEVARA
FRANCO, OROZCO RIOS, 2006, p. 41)
23
Para implementar un sistema de gestión en una empresa es fundamental la
estructura documental fundamentada en una metodología adecuada que permita que en
la organización el sistema de gestión de la calidad, funcione de manera eficaz y bajo su
naturaleza.
La documentación contribuye a:
• Lograr la conformidad con los requisitos del cliente y la mejora de la
calidad.
• Proveer la formación apropiada.
• La repetitividad y la trazabilidad.
• Proporcionar evidencias objetivas.
• Evaluar la eficacia y la adecuación continua del sistema de gestión de la
calidad.
• Tipos de documentos:
1. Documentos que definen el propósito y la dirección de una organización
(políticas y objetivos).
2. Documentos que proporcionan información del Sistema de Gestión de la
Calidad. De la organización (manuales de calidad).
3. Documentos que describen como se aplica el Sistema de Gestión de la Calidad a
proyectos o contratos específicos (planes de calidad).
4. Documentos que proporcionan información relacionado con actividades
específicas (procedimientos).
5. Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades llevadas a
cabo o de los resultados obtenidos (registros).
6. Documentos necesarios para asegurar la planificación, operación y control de los
procesos.
24
7. Registros para proporcionar evidencia de la conformidad de los requisitos así
como de la operación eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad.
(GUEVARA FRANCO, OROZCO RIOS, 2006, p. 43)
5.2.4 Elaboración de los Documentos Básicos de la Norma ISO 9001/2008
Dando cumplimiento a cada uno de los numerales que como requisito se deben
documentar en la Norma ISO 9001/2008, a continuación se explicara el Control de
documentos y el Control de registros:
• Control de Documentos
Todos los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad deben controlarse, tanto los
de las fuentes internas como los de externas, se trata de asegurar que el documento en
uso sea el correcto y aprobado, es decir, que el documento sea el indicado para la
actividad a efectuar. El numeral 4.2.3. de la norma habla del Control de los
Documentos; su objetivo es proporcionar las instrucciones para controlar los
documentos internos y externos de los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad de
IMACO S.A., con el fin de identificarlos y lograr que siempre estén actualizados y
disponibles en los lugares de trabajo.
El procedimiento esta estructurado en términos de cómo se ejerce control sobre los
documentos que son necesarios, describiendo y explicando como serán elaborados,
aprobados y actualizados.
Los literales del numeral 4.2.3. son los siguientes:
a) Aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión.
b) Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos
nuevamente.
c) Asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los
documentos.
d) Asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se
encuentran disponibles en los puntos de uso.
25
e) Asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente
identificables.
f) Asegurarse de que se identifican lis documentos externos y se controla su
distribución.
g) Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una
identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón.
• Control de Registros
Todas las empresas cuentan con registros, que brindan información que permite el
análisis de datos para la toma de decisiones. Por lo tanto, el numeral 4.2.4, explica la
forma como se deben controlar los registros dentro del Sistema de Gestión de la Calidad
en cualquier organización.
Los registros de calidad se conservan para demostrar la conformidad con los
requisitos y el manejo eficaz del sistema de administración de calidad. Y Define los
controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación,
tiempo de permanencia y eliminación de los registros de calidad.
Para darle cumplimiento a la Norma a continuación se referenciaran algunas
características que se deben cumplir en el Control de Registros:
• Los registros deben permanecer legibles.
• Fácilmente identificables
• Recuperables
El tiempo de retención de los registros, es establecido por los líderes de cada
proceso junto con la coordinadora de calidad, según la necesidad e importancia del
registro y de acuerdo a las disposiciones legales.los registros que se encuentran en
medios magnéticos, serán igualmente controlados por el usuario respectivo de cada
proceso, recibirán el mismo trato que los físicos en cuanto a actualización e
identificación. (RUIZ ECHEVERRI, 2007, 74-77)
26
5.3 Gestión por Procesos
Es muy importante en la construcción de una base teórica empezar por definir proceso y
en si proceso organizacional “La manera en que se realiza el trabajo organizacional”
(ROBBINS, 2005, p.496) y a la hora de maximizar sus procesos y de obtener
resultados positivos es necesario hacer una evaluación de procesos como lo plantea
Robbins:
“Los gerentes deben evaluar en forma critica todos los procesos organizacionales,
de principio a fin, analizando las capacidades clave (las destrezas, las capacidades y los
recursos principales de la organización.) Para determinar donde se agrega valor, las
actividades que no agregan valor se deben eliminar. Preguntas como: ¿Dónde debe
aumentar el conocimiento interno para aumentar el flujo de material y de información?
Deben plantearse en cada proceso” (ROBBINS, 2005, p.496).
Se debe realizar un análisis que determine o que genere resultados claros acerca de
los procesos y las actividades de la empresa, si son actividades o procesos inoficiosos o
son actividades que se deben fortalecer porque son muy importantes para la
organización, todos son resultados que deben conocerse después de realizar la
evaluación.
Otra definición de proceso que se puede remarcar es la siguiente “es una forma
sistemática de hacer las cosas, se habla de la administración como un proceso para
subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o
habilidades personales, desempeñan ciertas actividades interrelacionadas con el
propósito de alcanzar las metas que se desean.” (FINCH STONER, 1996, p. 11) Por las
anteriores definiciones se puede observar la importancia de los procesos para las
empresas que buscan organizarse y que deben empezar sus cambios por mejorar sus
actividades en busca de ser más eficientes.
27
En una empresa existen cantidades de procedimientos que se pueden analizar y
evaluar con el fin de mejorarlos y que la empresa maximice todas las actividades que
tiene un costo económico para la organización por tal motivo los procedimientos
forman parte fundamental de la organización y su funcionamiento, se conoce el
procedimiento como “conjunto de acciones ordenadas y finalizadas, es decir orientadas
a la consecución de una meta” (CRISTOFOL-A, 1995, p. 26) pero los procedimientos
en la empresas son demasiados importantes ya que como se mostraba en la definición
estos van orientados a cumplir con una meta y estas metas son objetivos que se deben
cumplir a nivel organizacional y que generalmente representan efectivo para la empresa,
y en las empresas el efectivo es lo más importante porque es este el que mueve todas las
actividades de la empresa, como son las compras, los pagos, todos los movimientos de
la empresa generan o requieren un flujo de efectivo, por estas razones los
procedimientos en la empresa deben estar diseñados de forma correcta para evitar que la
empresa pierda o deje de recibir dinero por errores en la ejecución de las actividades
organizacionales de cada uno de los empleados.
Los procedimientos son también muy importantes para la organización debido a
que mantienen en constante orientación las actividades y los empleados de la empresa
con el fin de realizar mejoras en calidad. La ISO 9000/2000 lo planteo “Los
procedimientos operativos documentados son esenciales para mantener los logros de las
actividades de mejora de la calidad.” (NAVA, JIMENEZ VELADEZ, 2005, p. 55)
Las empresas con el fin de documentar su sistema de gestión debe documentar los
procedimientos, la norma ISO 9000/2008 exigía 6 procedimientos pero en si la
responsabilidad de cuantos procesos o procedimientos se van a documentar es
únicamente de la empresa, es la organización la que decide cuantos procedimientos son
necesarios para documentar su sistema de gestión, para seleccionar estos
procedimientos o estas actividades a documentar se recomienda clasificar las
actividades por ejemplo según el riesgo que representan a la empresa un ejemplo de la
ISO 9000/2008 es así:
28
Alto riesgo
Las actividades de alto riesgo involucran situaciones que si son mal manejadas
podrían afectar de manera significativa la salud, la calidad, la seguridad o provocar una
perdida financiera.
Riesgo moderado
Las actividades de riesgo moderado son potencialmente peligrosas para los
trabajadores, y los resultados de los procesos podrían afectar adversamente al usuario.
Este nivel también aplica para las actividades que podrían ser consideradas de bajo
riesgo, pero que puede traer una perdida significativa de dinero.
Riesgo Bajo
Los resultados incorrectos de las actividades de bajo riesgo tendrán solo un
impacto limitado, aun cuando sean usados en otros sistemas, productos o procesos. Son
actividades de apoyo.
A la hora de documentar se recomienda utilizar las actividades de alto riesgo y las
de riesgo moderado que principalmente afectan financieramente a la empresa.
Cuando se habla de una empresa que busca una certificación en calidad es
primordial antes conocer los que es un sistema de gestión y para definirlo esta Francisco
Ogalla Segura (2005) que lo definió como “conjunto de procesos, comportamientos y
herramientas que se emplea para garantizar que la organización realiza todas las tareas
necesarias para alcanzar sus objetivos. El sistema de gestión es la herramienta que
permite controlar los efectos económicos y no económicos de la actividad de la
empresa.” (p. 1) Como lo plantea Ogalla Segura, los sistema de gestión brindan una
labor muy importante de apoyo y control a la organización, un sistema de gestión ayuda
29
a mantener la empresa organizada y funcionando de manera eficiente, en busca de
mejorar diariamente.
Los sistemas de gestión tienen una serie de ventajas o características que pueden
ofrecerse a la organización para mejorar su estructura y su funcionamiento, estas
características planteadas por Ogalla Segura (2005) son:
Realizar una planificación estratégica (futuro a largo plazo).
Reducir los Riesgos del negocio.
Dirigir los objetivos.
Controlar el grado de cumplimiento de los objetivos estratégicos y operativos.
Adaptar la estructura de la organización según resultados y propuestas
estratégicas.
Revisar y adaptar los objetivos a largo plazo para hacerlos coherentes con las
nuevas circunstancias. (p. 2)
La implementación de un sistema de gestión en una empresa le brindara una cierta
solidez organizacional, esa solidez que brinda el saber que las cosas están organizadas y
que están funcionando de la manera correcta.
Las empresas se van desarrollando a medida que van funcionando con mayor
madurez y esta madurez las organizaciones las obtienen a medida que avanzan con el
sistema de gestión así como lo explica Francisco Ogalla (2005):
“Una organización se encuentra a un nivel determinado de madurez dependiendo
del sistema de gestión que esté utilizando, o dicho de otra manera, una empresa crece en
madurez a medida que va consolidando un sistema de gestión que le permite alinear
todos los esfuerzos en la misma dirección.” (p. 3)
Para complementar un sistema de gestión bien establecido y funcionando
correctamente, las empresas deben ofrecer productos de calidad internacional productos
30
o servicios certificados, por lo cual la combinación entre los sistemas de gestión y las
normas ISO se hacen cada vez mas importantes.
La serie ISO 9000/2008 es un conjunto de normas que se refieren a una forma de
llevar a cabo la “Gestión de Calidad” y la “Mejora Continua” en una empresa. Hay que
tener en cuenta que son normas internacionales, que han sido avaladas por más de 130
países, que las han adoptado como propias, por lo que representan el consenso universal
de los especialistas del mundo entero sobre el tema. (DOMENECH ANTICH, p. 79)
La cultura empresarial es un factor fundamental para la organización en la
implementación de un sistema de gestión y se define como la identificación de la forma
de ser de la empresa, que se manifiesta en las formas de actuación ante los problemas y
oportunidades de gestión y adaptación a los cambios y requisitos externos e internos,
que son interiorizados en forma de creencias y talantes colectivos que se transmiten y se
enseñan a los nuevos miembros como una manera de pensar, vivir y actuar.
(FERNANDEZ GARCIA, 2006, p. 17)
Los norma ISO 9001 establece los requisitos que debe cumplir un sistema de
gestión de calidad en cualquier empresa, para poder brindar un producto y/o servicio de
calidad y para poder brindarle satisfacción a sus clientes, esta norma se basa en
principios como el liderazgo, mejora continua, las actividades de la empresa se deben
gestionar como un proceso para obtener más eficacia, una organizacional empresarial
dirigida a sus clientes ya que las empresas dependen de estos, y ante todo la constante
participación de todo el personal de la empresa ya que estos conforman la esencia.
31
6. Cronograma de Trabajo
En el cronograma se representaron las actividades a realizar y el tiempo establecido para
desarrollar dichas actividades, con el fin de planificar de manera ordenada las funciones
y tiempos establecidos para cumplir con los objetivos de la manera mas eficiente y
adecuada.
Tabla No. 4. Cronograma de trabajo
CRONOGRAMA ACTIVIDAD FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO
ASESORIAS CON TUTOR X X X X X X CONOCIMIENTO GENERAL DE LA EMPRESA X RECOLECCION DE INFORMACIÓN X X X X X X PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS X X X PROCEDIMIENTO DE COMPRAS DE LAS AGENCIAS X PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS X PROCEDIMIENTO DE DESPACHOS X PROCEDIMIENTO DE ELABORACION Y PAGO DE NOMINA
X
PROCEDIMIENTO CUADRE DE CAJA X PROCEDIMIENTO DE CARTERA X PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS X X PROCEDIMIENTO DE SOPORTE Y LEGALIZACION DE GASTOS O ANTICIPOS
X
PROCEDIMIENTO DE PAGOS X X TABLA MAESTRA DE REGISTRO DE ARCHIVOS X X
32
7. Presentación y Análisis de Resultados
Este capitulo tratara de ilustrar paso a paso las actividades ejecutadas durante el periodo
de intervención en la empresa IMACO S.A., las funciones realizadas desde la parte de
contabilidad, el manejo al archivo de registros de la empresa, y la parte principal de la
labor donde se explica paso a paso los procesos documentados en la empresa, en esta
parte del informe se presentaran los resultados obtenidos durante el periodo de la
práctica profesional.
A continuación se explica paso a paso los pasos desarrollados en el desarrollo de
práctica, los cuales llevaron a la construcción de una serie de documentos los cuales
fueron resultado de las actividades que se ejecutan en los diferentes puestos de trabajo.
7.1. Experiencia al Inicio de la Practica Empresarial
Con el paso de los días al interior de la organización surgieron actividades y funciones a
realizar, como fue la organización y el control de los registros físicos de la organización
por medio de una tabla maestra de registros, y otro eje de intervención que se planteo
desde el inicio fue apoyar al departamento de contabilidad en todo momento, debido al
trastorno generado por el cambio del sistema contable que planteo la organización
empezando el año y por el constante cambio de personal en esta área, el departamento
se atraso en muchas de las actividades que se debían mantener actualizadas.
A continuación se explican cada una de las labores realizadas, dando respuesta a los
objetivos propuestos en el trabajo y a la vez las mejoras realizadas:
Funciones Realizadas como apoyo en Contabilidad. En el área contable
se desempeñaron varias actividades como era:
La conciliación de las cajas de las agencias, conciliaciones bancarias, estas
conciliaciones consistían en revisar las transacciones que reflejaba el sistema con las
representadas en el extracto bancario, para estas conciliaciones se diligenciaron unos
33
formato a completar, en los cuales se reflejan las inconsistencias entre la información
del sistema y la del banco,
Conciliación caja de bodega, esta conciliación consiste en comparar la información
registrada en el sistema y la que es enviada en los cuadres de la caja de bodega, revisión
y comparación entre el físico y la información registrada en el sistema contable de los
diferentes gastos, compras y consignaciones realizadas por la agencias, la solicitud de
certificados de retención para la respectiva declaración del mismo. Relación de abonos
de IMACO S.A. a las otras empresas de la organización, entre otras, se intentaron
adelantar en lo posible todas las actividades anteriormente mencionadas con el fin de
poner al día en el menor tiempo la contabilidad de la empresa. Además se causaron los
viáticos de los conductores con sus respectivos soportes y los reembolsos de caja menor
donde se referencian los gastos de cada agencia con su respectiva factura. Se revisaron
las cuentas de salarios de todos los empleados de Enero a Abril conciliando cada uno de
los pagos de salario efectuados a los empleados con sus respectivos descuentos.
Elaboración de la base documental. Para la elaboración de los documentos de
la empresa, se realizó bajo el parámetro del numeral 4.2.3 y 4.2.4 de Controlar los
documentos y los registros de la Norma ISO 9001/2008, siendo la base fundamental
para aclararle a las personas la manera como se debe documentar
Los documentos en IMACO S.A. constan de:
Un logo: que identifica a la empresa.
Un titulo: que se refiere al nombre con el que se identifica el documento.
Fecha: que se refiere a la fecha en que fue elaborado el documento.
Versión: que identifica la versión del documento.
Numero de Pagina: se refiere al numero de paginas que tiene el documento y en cual se
esta ubicado en el momento.
34
Organización del archivo de documentos contables de IMACO S.A. El
archivo a donde llegan todos los documentos físicos de las agencias que contiene los
comprobantes de gastos, ventas, las consignaciones y demás documentos que deben
enviar las agencias.
El archivo en la empresa IMACO S.A. consistía en que todos los documentos o
registros que llegaban se arrumaban sin ningún orden lógico en estanterías y era algo
caótico ir a buscar un registro de algún mes pasado, por lo tanto fue organizado en
primera instancia archivado en carpetas, donde cada carpeta por mes, claro que estas
debían ser actualizadas mensualmente, debido a que los cuadres de las agencias, y los
cuadres de bodega son enviados todo el tiempo, el control de registro se efectuó por
medio de una tabla maestra de registros (ver apéndice A) en donde se encuentra la
ubicación y la forma en que fueron archivados los documentos, los cuadres de caja de
los puntos de venta fueron archivados por cada mes, y en orden ascendente dependiendo
el punto de venta, empezando desde IMACO 1 hasta IMACO 31, se determino como
tiempo de retención de archivos 10 años basados en el código de comercio donde se
determino que de estos años, 1 año permanecería como documentación activa debido al
espacio que se posee para archivar, y los otros 9 años seria documentos inactivos que se
guardarían en cajas de cartón que se rotularían con el periodo de la información es decir
el mes y el año al que pertenece la documentación, y el detalle del contenido de la caja,
ya sean cuadres de caja de las agencias, cuadres de la caja de bodega o comprobantes de
egresos, entre otros documentos que se archivan.
Anteriormente los registros no tenían ubicación alguna o una tabla que permitiera
identificar la ubicación y el estado en que se encontraban los registros, por tal razón este
archivo fue organizado y fue creada una lista maestra de registro de archivos, en donde
los archivos fueron organizados dependiendo del medio en que se encontraron ya sea
físico, o magnético. Todos los registros son alojados en estanterías que se encuentran
rotuladas, y donde cada compartimiento tiene una nomenclatura, con el objetivo de
facilitar la búsqueda de registros que están archivados.
Tipo de Documento Versión: -
Titulo Fecha: -/-/- No. De pág.:
- de -
35
Ver apéndice A. Lista Maestra de Registros de Archivos.
Documentación y estandarización de procesos contables. En la
documentación de procesos se empezó por planificar que procedimientos se iban a
abordar en primera instancia, y realizar un cronograma (Ver anexo B Cronograma) que
permitiera delimitar la documentación de los procedimientos en el tiempo que había
disponible, desde el eje de intervención se plantearon una serie de procedimientos que
se veía como primordial documentar y estandarizar, para poder documentar recopilaron
información en mini entrevistas con la persona encargada del procedimiento, ninguno
de los siguientes procedimientos existían para la empresa IMACO S.A., los
procedimientos son:
Pagos
Recaudo de cartera
Inventarios
Despachos
Compras en las agencias
Solicitud y legalización de gastos y anticipos
Liquidación y pago de nomina
Cuadres de caja de las agencias
Con la información obtenida de las personas encargadas de cada uno de los procesos se
fue construyendo uno por un los procedimientos a documentar, en algunos mejorando
situaciones, como por ejemplo en el procedimiento de pagos estableciendo un día único
para atender a los proveedores interesados en este proceso. Dependiendo del
procedimiento se buscaba a la persona encargada de este proceso, y se solicitaba
información que permitiera conocer generalidades del proceso, situaciones a mejorar, el
objetivo del proceso, una serie de información muy útil e indispensable a la hora de
documentar y estandarizar el procedimiento.
36
A continuación se mostraran los procedimientos documentados y estandarizados:
Para la documentación de los procedimientos se debe construir una plantilla
basada en el procedimiento de control de documentos que contiene los siguientes
aspectos: un encabezado en donde se encuentra el logo de la empresa, el tipo y titulo del
procedimiento, la fecha, versión de documento, y numero de paginas, en el contenido
del documento va la esencia del procedimiento en varias partes, empezando por un
objetivo, un alcance del procedimiento, en otro punto debe aparecer los términos o
definiciones del proceso, es una especie de glosario de las palabras que complejizan el
entendimiento del documento, después de los términos y definiciones van una
generalidades del procesos, que son previamente establecidas por la empresa y que
seguirán igual, son situaciones o decisiones que caracterizan el proceso, a continuación
de las generalidades están los anexos que hacen referencia a los formatos o documentos
que se deben diligenciar durante el proceso, por ultimo se encuentra el flujograma que
le da un orden lógico y muestra la forma en que se realiza el proceso paso a paso, con
las respectivas decisiones que se toman durante el proceso, una vez terminado el
documento es revisado y aprobado por el gerente de la empresa.
37
Procedimiento de Control de Documentos.
Este procedimiento de control de documentos se ha fundamentado en la norma ISO
9001/2008, ya que es un documento necesario y el fin es conseguir una certificación de
calidad, en este procedimiento se han explicado los pasos para documentar los
diferentes procesos y controlar los documentos de la organización. Las personas
encargadas de controlar los documentos de la organización, también de comunicar a los
demás empleados los documentos controlados y oficializados, con el fin de que los
empleados se encuentren actualizados en cuanto a información de la empresa. En este
procedimiento se especifico la forma en que deben ser documentados los
procedimientos o controlados todos los documentos de la empresa, bajo el control del
líder de calidad. En este proceso de mantener un eficiente control de documentos es
muy importante que la persona líder en calidad este muy al tanto del estado en que se
conservan los documentos ya que deben permanecer en un buen estado, además estar
pendiente de las actualizaciones que se le hacen a estos documentos y permitir la salida
de documentos obsoletos.
Ver Apéndice B Procedimiento de Control de Documentos
38
Procedimiento de Control de Registros.
El control de los registros en la empresa Imaco no existía o no estaba implementado de
la manera adecuada, el registro de los archivos era un desorden, por este motivo se
decide plantear y elaborar una tabla maestra de registro de archivos, principalmente para
los registros contables, en donde se representa la ubicación de los archivos, el orden, el
medio en el que se encuentran, el tiempo de detención y la disposición después de
cumplir el tiempo de detención. Por medio de esta tabla se le busca dar control al
registro del archivo, Diariamente llegan los cuadres de caja diarios de todas las agencias
para ser revisados y posteriormente archivados, en el principio estos cuadres no eran
archivados se dejaba a la deriva, por este motivo en el archivo se han organizado estos
cuadres por cada agencia y por cada mes, y se archivaron en estanterías en un cuarto
llamado archivo. Por medio de este control se permitirá encontrar, identificar y
recuperar fácilmente cada uno de los registros especialmente contables de la empresa.
Debe haber una persona encargada del archivo que este al tanto de actualizar
constantemente los registros, verificar el estado de los archivos.
Ver Apéndice C Procedimiento de Control de Registros
39
Procedimiento Cuadre de Caja diario.
El primer proceso a documentar fue el de cuadres de caja diario en donde se
encontraron ciertas generalidades que se manejaban al interior de la empresa para
garantizar el control continuo de las agencias, los soportes de gastos, compras,
consignaciones, ventas y todos los movimientos que representan manejos de efectivo o
existencias de productos en los puntos de venta. A cada punto de venta le determinaron
una frecuencia en la que se debían enviar los cuadres al personal responsable de
auditoria, para que esta persona se encargaran de revisar que el cuadre de caja tuviera
todos los informes necesarios, y comparar la información presentada con la información
registrada en el sistema, con el fin de mantener un control diario de la situación en las
agencias, si existe alguna anomalía en la revisión la persona de auditoria informara a la
agencia. Como también todo el proceso desde que se generan en el punto de venta los
comprobantes impresos, hasta que estos cuadres son archivados, luego de haber sido
revisados y corroborados con la información del sistema. El resultado de este
procedimiento fue la documentación de un procedimiento claro, y efectivo para el
manejo de los cuadres de caja, desde su elaboración hasta que fueran archivados.
Ver Apéndice D Procedimiento Cuadre de Caja Diario
40
Procedimiento de Pagos.
Al momento de documentar este procedimiento en la empresa IMACO S.A. se han
planteado y encontrado varias situaciones al realizar el pago de facturas a proveedores o
cancelar facturas por servicios solicitados por cada agencia entre los que se encuentran
la línea telefónica, el servicio de internet, los servicios públicos de agua y energía, cada
uno de los pagos que se realizaran al interior de la organización deberían estar
autorizados por el tesorero, respecto al pago a proveedores se establecieron unos plazos
de tiempo para realizar dicho abono dependiendo del monto de la factura y el tiempo en
que se haya acordado la cancelación de la factura, Para estos pagos se autorizo que se
realizaran en efectivo, por medio de cheque o por traslados bancarios entre cuentas.
Además se establecieron los requisitos que debe tener una empresa que desea ser
proveedor de IMACO S.A., el procedimiento ha sido planteado desde que llegan las
facturas a la organización hasta que son archivadas después de haber sido canceladas
con sus respectivas autorizaciones, y después de haber sido causado el pago en la
contabilidad de la empresa.
Ver Apéndice E Procedimiento de Pagos
41
Procedimiento de Compras de las Agencias.
Las compras en las agencias han sido documentadas y estandarizadas bajo unas
características necesarias para el correcto funcionamiento del proceso, como lo son las
autorizaciones necesarias para realizar la compra, el tope de compras que posee cada
agencia de un monto de $400.000, los insumo a comprar deben ser productos que son
necesarios para completar una venta, no se puede comprar productos para almacenar en
el inventario, en este procedimiento se estipularon las condiciones que debe tener una
factura de compra expedida por el proveedor, que aparezca el Rut y el régimen al que
pertenece, las cantidades despachadas deben aparecer referenciadas en las facturas.
Todas las compras que se realicen en las agencias deben ir con los soportes (facturas y
comprobantes de gastos) incluidos en el cuadre de caja que deben enviar a la sede
principal de Imaco para ser revisadas y comparadas las compras con el sistema.
Antes de reconstruir el procedimiento de compras en las agencias no estaba bien
estructurado este aspecto para la organización, debido a que no estaban bien definidos
todos los aspectos y autorizaciones para los administradores de las agencias, después de
ser documentado se convirtió en un procedimiento solido con limites, plazo y topes
establecidos para la realización de compras.
Ver Apéndice F Procedimiento de Compras de las Agencias
42
Procedimiento de solicitud y legalización de gastos y anticipos.
En este procedimiento se han incorporado los gastos de las agencias en productos de
aseos, papelería, vigilancia y demás, como también se han incorporado los gastos por
viáticos, que se efectúan como un anticipo que recibe el empleado conductor y que al
regreso del viaje lo legaliza con los soportes de los gastos efectuando el reembolso o la
liquidación de este.
Los gastos de las agencias son controlados desde auditoria, y deben estar siempre
autorizados por tesorería, de estos gastos las agencias deben presentar un reembolso
referenciando cada uno de los egresos y presentando a cada uno de estos su respectiva
factura. De igual forma en los anticipos por viáticos se establecieron topes de consumo
dependiendo la actividad a realizar, en el caso de la alimentación cada comida no puede
superar el valor de $5.000, los anticipos que reciben los conductores son establecidos
según la ciudad a donde se vaya a viajar.
Para legalizar estos gastos por viáticos se estableció tiene un periodo establecido de 3
días hábiles a partir de la llegada a la empresa del conductor después de su viaje. En
caso de no realizarse de esta forma se le hará un llamado de atención al empleado
conductor.
Ver Apéndice G Procedimiento de Solicitud y Legalización de Gastos y Anticipos
43
Procedimiento de Despachos.
En el procedimiento de despachos que se platea desde que se recibe el pedido de la
agencia o el vendedor institucional, hasta que el producto es entregado en las
condiciones indicadas al cliente.
Se presenta una serie de circunstancias que requieren de autorizaciones y de tiempo,
porque el pedido de las agencias llega el líder logístico, o los pedidos de los vendedores
al líder de ventas, y estos deben autorizar y revisar el pedido para pasarlo al área de
despachos que revisa si están todos los productos solicitados y solicitarle a producción
los productos faltantes, además se tiene que tener en cuenta la disponibilidad de
vehículo para transportar los productos y esperar la facturación de lo que será
despachado, todas estas actividades están a cargo del líder de despachos y el líder de
ventas, también hay que estar pendientes durante el viaje de la mercancía y las
condiciones en que han llegado los productos que sean los indicados. Durante este
proceso se deben llenar unos formularios de entrada y salida de productos, que permitan
realizar o fundamentar los movimientos de mercancías que han sido despachadas y que
deben ser descargadas del inventario. Este procedimiento se ha tratado de maximizar el
tiempo porque en ocasiones a falta de una persona que desempeñe una actividad en este
proceso se presentaban cuellos de botella y la intención de los despachos es entregar de
la mejor forma en el menor tiempo posible, para evitar que se agoten las existencias de
mercancías en las agencias o que los clientes dejen de vender los productos por retrasos
en la entrega.
Ver Apéndice H Procedimiento de Despachos
44
Procedimiento de Inventarios.
En el manejo y control de inventarios hay una serie de factores encontrados que se
deben tener muy en cuenta como los son los manejos de los productos que están
deteriorados, o las diferencias encontradas a la hora de realizar u control físico del
inventario. De esta forma y teniendo presente estos dos factores se plantea este
procedimiento programando controles físicos con periodicidad mensual realizados el
ultimo sábado de cada mes en todas las agencias de la empresa y en la bodega principal,
con el fin de encontrar productos en mal estado o deteriorados, e inconsistencias en el
inventario real y el inventario del sistema.
Los administradores de cada agencia realizan el control y envían el informe a la persona
líder de inventarios para que revise la información grabada en el sistema sobre el
inventario de la agencia, y de este modo encontrar las diferencias y los productos
faltantes en el almacén que no están registrados en el sistema.
La persona líder de inventarios tomara las decisiones con los descuadres que se
presenten en el inventario si es algún error al digitar la información en el sistema, o si es
un descuadre del administrador que será descontado de la nomina del empleado.
Este procedimiento partiendo de una buena programación antes de realizar el
control físico se presenta de una forma eficiente y ágil, el resultado de documentar esta
procedimiento al igual que los demás, es de poder facilitar el desempeño de las
actividades y establecerlo de una única manera que mantenga la eficiencia en las
labores.
Ver Apéndice I Procedimiento de Inventarios
45
Procedimiento de Cartera
La cartera en la empresa IMACO S.A. al ser documentada, fueron encontrados
aspectos fundamentales para el buen funcionamiento de esta área como son los plazos
de los créditos, y el constante recaudo por parte de las agencias, Actualmente la cartera
se encuentra restringida, son mínimos los créditos que se están aprobando y se ha
reforzado el recaudo debido en que los últimos meses, la cartera se ha ido
desorganizando y la labor de recaudo no era la mas eficiente.
Con el fin de reorganizar dicha área los nuevos créditos han estado prácticamente nulos,
y se ha intensificado el recaudo, para mejorar la misma es fundamental tener los plazos
claros y presentes, dependiendo si son clientes de agencia o clientes institucionales
debido a que son diferentes estos plazos, para la documentación de este procedimiento
se tomo como punto de partida el momento en que el cliente solicita un nuevo crédito,
presentando sus formatos y documentos necesarios, que se encuentran estipulados en el
procedimiento, hasta el momento en que se realiza el recaudo del crédito si bien fue
aprobado o hasta el momento en que fue rechazada la solicitud de crédito.
Ver Apéndice J Procedimiento de Cartera
46
Procedimiento de Elaboración y Pago de Nomina
Para la documentación del procedimiento de elaboración y pago de nomina se observo
con la persona encargada paso a paso como se construía esta nomina, y como se ha
facilitado el proceso con la herramienta utilizada por la empresa, para este aspecto como
es el modulo de nomina en el sistema implementado hace poco por la empresa, lo más
importante pera esta actividad es tener la información contractual de cada empleado
actualizada, para evitar errores, y tener muy presente las novedades que se deben
introducir en el periodo a liquidar, por medio de este sistema se autoliquida el valor a
cancelar por nomina de cada uno de los empleados, se revisa con la información que se
tiene, y se hace llegar a cada uno de los empleados de la empresa, fueron incluidas
condiciones como que los diferentes recibos y planillas de nomina deben ir firmados por
cada uno de los miembros participantes, la persona de Gestión Humana que liquida la
nomina, la Tesorería que cancela el valor de la nomina, y el empleado que recibe su
pago por nomina, igualmente fueron encontradas formas para la liquidación de la
planilla de aportes parafiscales, por medio de entidades como asocajas a las que después
de ingresarles la información de cada empleado, a que entidad esta asegurado y demás,
conforma un paquete de todos los empleados de la empresa para facilitar su pago, ya
que en vez de pagar por cada empleado, se cancela en un solo compendio.
Ver Apéndice K Procedimiento Elaboración y Pago de Nomina
47
Conclusiones
La experiencia vivida en la empresa IMACO S.A. llevo al aprendizaje de la
manera de documentar y desarrollar procedimientos, y a conocer mas a profundidad el
control de documentos y registros expresado por la Norma ISO 9001 / 2008.
Si la intención es tener un buen control de los registros deben generarse al
interior de la empresa herramientas de seguridad.
Documentar el que hacer en las Organizaciones es una forma de estandarizar
procesos y a la vez hace que las Personas ejecuten las labores de una manera unificada y
así se evita hacerlo de acuerdo a gustos individuales.
Para toda estandarización de procesos se debe fundamentar un sistema a través
de los lineamientos establecidos en los numerales 4.2.3 y 4.2.4, siendo los pilares
documentales , independientemente que una organización se vaya a certificar con la
Norma ISO 9001/2008, lo que en si se logra es la estandarización a través de una cultura
de calidad.
Estandarizar los procesos contables, permite que dentro de las Organizaciones se
establezcan políticas de control, las cuales hacen que se llegue a la reducción de los
gastos y de los costos, evitando así realización de acciones innecesarias.
48
Recomendaciones
Implementar y divulgar los procedimientos documentados en las áreas
directamente interesadas, con el fin de facilitar los procesos y ayudar a la empresa a
crecer ordenadamente.
Estandarizar los procesos de la empresa, con el fin de ser más eficientes y más
productivos.
Mantener actualizado el archivo, referenciando y organizando al día los
documentos que lleguen para ser archivados, esta función la realiza principalmente el
personal de contabilidad debido a que su información es fundamental para el correcto
funcionamiento del departamento.
Mantener capacitados a los administradores de los puntos de venta en cuanto al
manejo del software utilizado por la empresa, para de esta forma evitar contratiempos y
equivocaciones que perjudiquen o retrasen el trabajo de los demás empleados de la
empresa.
Si la intención dentro de la Organización es tener un buen control de los
registros y el cual se esta dando a través del listado maestro de registros, también se
deben generar herramientas de seguridad que permitan la protección de los documentos
de índole legal.
Los procedimientos que se deseen documentar, deben fundamentarse en la
manera actual en que se realizan las actividades y partiendo de ese punto se debe
mejorar y transformar las situaciones necesarias.
49
Referencias Bibliográficas
• CRISTOFOL-A, Trepat. Procedimientos en historia: un punto de vista didáctico.
Grao, 1995. p. 26
• DOMENECH ANTICH, Eva. Los sistemas de gestión, componentes estratégicos
en la mejora continúa de la industria agroalimentaria. Ed. Univ. Politécnica de Valencia.
Valencia. p. 79
• FERNANDEZ GARCIA, Ricardo. Sistemas de gestión de calidad, ambiente y
prevención de riesgos laborales: su integración. Editorial Club Universitario. 2006, p.
172
• FINCH STONER, James Arthur et al. Administración, Pearson Education,
edición 4, 1996. p. 11
• GUEVARA FRANCO, Paula Andrea, OROZCO RIOS, Johana Patricia. Creación
y estandarización del cargo de asistente administrativa y de los procesos más
representativos en la empresa OFIARCHIVO LTDA. Bajo la norma ISO 9000:2000,
2006, p. 41-44.
• MUÑOZ SANTOS, Juan Ramón. La gestión integrada: calidad, seguridad y
medio ambiente. SERFOREM S.L., 2004, p. 52
• NAVA, Víctor Manuel, JIMENEZ VALADEZ, Ana Rosa. ISO 9000/2000:
estrategias para implementar la norma de calidad para la mejora continua. Editorial
Limusa, 2005. p. 55
• OGALLA SEGURA, Francisco. Sistema de gestión. Una guía práctica. Ediciones
Díaz de Santos. 2005. P. 1
• PEREZ FERNANDEZ DE VELASCO, José Antonio. Gestión por Procesos.
ESIC Editorial. 2009, p. 33
• PEREZ VILLA, Pastor Emilio, MUNERA VASQUEZ, Francisco Nahum.
Reflexiones para implementar un sistema de gestión de calidad (ISO 9001: 2000) en
50
cooperativas y empresas de economía solidaria. Universidad Cooperativa de Colombia.
p. 51
• ROBBINS, Stephen. Administración, Pearson Education, edición 8. 2005, p. 496
• RUIZ ECHEVERRI, Carolina. Documentación y estandarización de procesos en
el Hotel Abadía Plaza de Pereira bajo los lineamientos de la norma ISO 9000:2000.
2007, p. 74-77
• UDAONDO DURAN, Miguel. Gestión de Calidad. Ediciones Díaz de Santos.
1992. p. 10
51
Apéndices
52
Anexos
