INFORME EFICACIA DE PLANES DE MEJORAMIENTO CIERRE … · INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento 1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

INFORME EFICACIA DE PLANES DE MEJORAMIENTO

CIERRE VIGENCIA FISCAL 2018

BOGOTÁ D.C, FEBRERO DE 2019

Página 1 de 53

INFORME DE AUDITORÍA

INTERNA DE GESTIÓN

Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA 1.1. Objetivo General 1.2. Objetivos Específicos

2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

3. PROCESO AUDITADO

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES 4.1. Marco Legal

5. ASPECTOS GENERALES

5.1. Términos del Informe 5.2. Responsabilidad 5.3. Plan General de Auditoría

6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA 6.1 Análisis del Estado de los Planes de Mejoramiento

6.1.1. Planes de Mejoramiento Cancelados 6.1.2. Planes de Mejoramiento en Desarrollo 6.1.3. Planes de Mejoramiento Finalizados 6.1.4. Planes de Mejoramiento Nuevos

6.2 Estado de los Planes de Mejoramiento de la vigencia 2018

6.3 Planes de Mejoramiento en el paso de Evaluar Eficacia 6.3.1. Planes de Mejoramiento Eficaces

6.3.1.1. Mejoras Eficaces evaluadas en auditorías internas durante la vigencia 2018

6.3.1.2. Mejoras Eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de mejoramiento 2018

6.3.2. Planes de Mejoramiento No Eficaces 6.3.2.1. Mejoras No Eficaces evaluadas en auditorías internas durante la

vigencia 2018 6.3.2.1. Mejoras No Eficaces producto de la evaluación a la eficacia de

los planes de mejoramiento 2018

6.4. Comportamiento del Indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 7.1 Aspectos Conformes 7.2 No Conformidades Reales 7.3 Oportunidades de Mejora

8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA

Página 2 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA

1.1 Objetivo General

Evaluar la eficacia de los planes de mejoramiento finalizados con corte a 31 de diciembre de 2018, mediante auditorías a las acciones implementadas en dichos planes.

1.2 Objetivos Específicos

a) Verificar en el Aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras, los planes de mejoramiento

que se solicitaron y finalizaron en la vigencia 2018.

b) Comprobar que las acciones formuladas en los planes de mejoramiento fueron implementadas y eficaces para realizar el cierre definitivo.

c) Solicitar nuevo plan de mejoramiento para la mejora no eficaz. 2. ALCANCE DE LA AUDITORÍA

La Oficina de Control Interno realizará la evaluación a las acciones implementadas de los planes de mejoramiento finalizados a 31 de Diciembre de 2018.

3. PROCESO AUDITADO Todos los Procesos de la Entidad.

4. MARCO LEGAL O ANTECEDENTES

4.1 Marco Legal

a) Ley 87 de 2991

b) Ley 1753 de 2015

c) Decreto 1499 de 2017

5. ASPECTOS GENERALES

5.1 Términos del Informe

Se utilizará para el presente informe, los términos y definiciones establecidas en el Manual de Auditoría Interna (M-EM-01), los cuales deben ser tenidos en cuenta para su entendimiento y posterior formulación de los planes de mejoramiento, a saber:

Página 3 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


No Conformidad Real – NCR: Incumplimiento de un requisito legal, técnico, de organización o cliente. Se constituye cuando existe evidencia objetiva del incumplimiento. Oportunidad de Mejora – OM: Acción para mejorar un procedimiento, proceso o actividad. Se constituye como una Recomendación.

5.2 Responsabilidad Es responsabilidad de las dependencias y/o procesos, el contenido de la información suministrada por éstas y que las acciones implementadas eliminaron las causas que dieron origen al hallazgo o evitaron que se materializara un riesgo; de igual forma que se implementaron acciones de mejoramiento continuo. La responsabilidad de la Oficina de Control Interno, es producir un informe que contenga la opinión sobre el estado de los planes de mejoramiento y la eficacia o no de los mismos.

5.3 Plan General de Auditoría Se presentó el plan general de auditoría, mediante memorando MEM19-00000323 del 11 de enero de 2019.

6. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA La Oficina de Control Interno del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mediante auditorías realizó evaluación a las acciones formuladas en los planes de mejoramiento que se cumplieron durante la vigencia 2018 por parte de los procesos y dependencias de la Entidad, las cuales se constituyen en mecanismos de control a la gestión institucional. Para el desarrollo del presente informe, se realizaron las siguientes acciones:

a) Identificación de planes de mejoramiento que finalizaron en las dependencias y/o procesos.

b) Distribución de los planes de mejoramiento finalizados a casa asesor de la Oficina de Control Interno, para su respectiva evaluación de acuerdo a las dependencias asignadas.

6.1 Análisis del Estado general de los Planes de Mejoramiento A continuación se presenta el reporte del estado de los planes de mejoramiento a la fecha, en el cual se observan 218 en Desarrollo y que estaban en el paso de Evaluar Eficacia.

Página 4 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


Estado Estado del

paso Paso actual

No Conformidad Potencial

No Conformida

d Real

Oportunidad de Mejora

Total general

Cancelada Al día Asignar Responsable de la Mejora 5 28 15 48

Asignar responsable de las mejoras 3 15 4 22

Ejecución y seguimiento 1 1 1 3

Ejecutar las acciones y realizar seguimiento al Plan de Mejoramiento 3 4 4 11

Formulación 3 5 3 11

Formular el Plan de Mejoramiento 2 15 16 33

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 5 5

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 5 14 3 22

Revisión y Aprobación por parte de la Oficina de Control Interno 13 4 17

Validación del plan por parte del Jefe de Proceso o Área 1 7 8

Validar el Plan de Mejoramiento 2 2 4

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 23 104 59 186

TOTAL CANCELADA 23 104 59 186

En Desarrollo

Al día Ejecución y seguimiento 1 1


Formular el Plan de Mejoramiento 13 13

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 28 95 95 218

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 15 1 16

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 4 1 5

Total Al día 30 162 140 332

Vencido Asignar Responsable de la Mejora 1 1

Ejecución y seguimiento 1 1


Formular el Plan de Mejoramiento 3 2 5

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 1 1

Revisar y aprobar el Plan de Mejoramiento 1 1

Verificar los resultados del Plan de Mejoramiento 10 5 15

Total Vencido 1 22 18 41

TOTAL EN DESARROLLO 31 184 158 373

Finalizada Al día Evaluación por parte de la Oficina de Control Interno 95 181 54 330

Revisar la Eficacia del Plan de Mejoramiento 110 286 223 619

Verificación la Efectividad del Plan de Mejoramiento 4 1 5

Verificar la Efectividad del Plan de Mejoramiento 1 1

Total Al día 205 472 278 955

TOTAL FINALIZADA 205 472 278 955

Nueva Al día Asignar Responsable de la Mejora 1 1

Total Al día 1 1

Vencido Asignar Responsable de la Mejora 7 1 8

Total Vencido 7 1 8

TOTAL NUEVA 8 1 9

TOTAL GENERAL 259 768 496 1523

Página 5 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


6.1.1 Planes de Mejoramiento Cancelados

De acuerdo con el reporte anterior, se observa que a la fecha se han cancelado 186 planes de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE, debido a la no utilización adecuada de los parámetros establecidos en el procedimiento Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06, cambios en la estructura de la Presidencia de la República y por la generación de nuevos planes de mejoramiento. En comparación con el año anterior, se observó un incremento del 7,5%, al pasar de 173 planes de mejoramiento cancelados en el 2017 a 186 de la vigencia 2018. La mayor cancelación de planes de mejoramiento se produce por la asociación de nuevas mejoras con la misma temática en las que se optimiza la identificación de las causas y metas, dando continuidad al tratamiento del requisito y con el fin de actualizarlas en la nueva versión del flujo de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE.

6.1.2 Planes de Mejoramiento en Desarrollo En desarrollo se encuentran 382 planes de mejoramiento, de los cuales 163 se encuentran en términos de ejecución y 32 planes de mejoramiento se encuentran vencidos frente a los tiempos establecidos en el flujo de mejoramiento en el aplicativo SIGEPRE de conformidad con el procedimiento de Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06, así:

Planes de Mejoramiento Vencidos No.

Código Nombre Proceso / Área organizativa

1 NCP-0269 Aprobación y convalidación de las Tablas de Valoración Documental del DAPRE

Gestión Documental

2 NCR-0241 GA - MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES

Gestión Administrativa

3 NCR-0637 GF-BS-FONDO PAZ - Identificación y gestión de los riesgos para el cumplimiento del objeto contractual

FONDO DE PROGRAMAS ESPECIALES PARA LA PAZ

4 NCR-0689 AP - FONDOPAZ Procesos Misionales FONDO DE PROGRAMAS

ESPECIALES PARA LA PAZ

5 NCR-0691 AP - FONDOPAZ Publicación contractual en el SECOP


6 NCR-0692 AP - FONDOPAZ Suministros Zonas FONDO DE PROGRAMAS


7 NCR-0693 AP-ACPP-Fortalecer la coordinación en la implementación de los acuerdos de paz en el marco del posconflicto

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL

POSCONFLICTO

8 NCR-0694 AP - DSCI - Acciones correctivas para el cumplimiento de Metas en Indicadores

DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS

ILÍCITOS

9 NCR-0695 AP - DSCI - Publicación informes de supervisión en la página web de la Entidad


ILÍCITOS

Página 6 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


10 NCR-0707 AP - No se están aplicando los lineamientos dispuestos por la Entidad para el registro y suscripción en Actas de Reunión

Gestión de Asuntos Políticos

11 NCR-0711 AP - Existen debilidades en el registro de información en documentos que soportan la ejecución contractual para FONDOPAZ


12 NCR-0712 AP - Certificación periódica de ejecución de contrato prestación de servicios personales no fue suscrita por el supervisor competente


13 NCR-0718 GF - No se cumplen con los días establecidos para el trámite de pago en FONDOPAZ

Gestión Financiera

14 NCR-0730 SA - ACPC No publicación de informes de supervisión

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA COMUNICACIONES

15 NCR-0731 SA - ACPC Extemporaneidad en la publicación de los Informes de Supervisión


16 NCR-0732 AP - FP Extemporaneidad en acta de liquidaciones contractuales


17 NCR-0733 SA - SP Cumplimiento de obligaciones específicas del contrato

SECRETARÍA DE PRENSA

18 NCR-0734 SA - SP Soportes documentales ejecución contractual


19 NCR-0748 AP - DAICMA Certificaciones de ejecución contractual

DIRECCION A.I CONTRA MINAS ANTIPERSONALES

20 OM-0024 Seguimiento inventario de vehículos Gestión Administrativa

21 OM-0406 Índice de Comunicaciones Oficiales Devueltas por errores en el proceso

Atención al Usuario

22 OM-0407 RIESGO VENCIMIENTO DE LOS TERMINOS LEGALES DE LAS PSQR PLAN DE CONTINGENCIA 2017


23 OM-0408 ACPR - Oportunidad y Calidad del Plan de Acción ACP Regiones 2018

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS

REGIONES

24 OM-0412 Charla direccionamiento PQRS Secretaria de Transparencia y el Grupo de Atención al Ciudadano.


25 OM-0433 AP-CPS Valorar el riesgo de Consejería Presidencial de Seguridad

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE SEGURIDAD

26 OM-0437

AP - DIPP - Establecer un mecanismo de seguimiento a los aportes económicos obtenidos por Dirección de Inversión Privada para el Posconflicto

DIRECCIÓN INVERSIÓN PRIVADA PARA EL POSCONFLICTO

27 OM-0440 Modificación al aplicativo de SISTEMA DE GESTIÓN DE COMISIONES AL EXTERIOR

DESPACHO DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

28 OM-0460 Actualización de formatos OFICINA DE PLANEACIÓN

29 OM-0465 IMPLEMENTAR FORMATO AGENDA DE GESTIÓN UNIFICADA Y ABIERTA AGUA

DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES

30 OM-0488 AP-ACPP - Seguimiento a compromisos Reuniones de Comité Directivo.

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL

POSCONFLICTO

31 OM-0490 AP-Planificar y coordinar el funcionamiento de las instancias territoriales de coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución


ILÍCITOS

Página 7 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


32 OM-0493 AP - Planificar y coordinar el funcionamiento de las instancias territoriales de coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución.


ILÍCITOS

En lo corrido de la vigencia 2018, se remitieron correos semanales a las dependencias que presentaron planes de mejoramiento vencidos, con el fin de que se tomaran las acciones para mantener su actualización. Estas mejoras vencidas se reportaron en el Comité de Seguimiento de la Dirección de Operaciones, en el Comité de seguimiento a Programas y en el Comité de coordinación Institucional del Sistema de Control Interno. Las evidencias de ésta gestión se encuentran en el Plan de Acción PA-2015-2018 Oficina de Control Interno 2018 – Estrategia 2 Fortalecer el Sistema de Control Interno Institucional 2018, actividad Monitorear en forma permanente las acciones definidas en los planes de mejoramiento, publicado en el SIGEPRE.

6.1.3 Planes de Mejoramiento Finalizados Desde la puesta en marcha del aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras en 2012 hasta 2018, se han finalizado un total de 955 planes de mejoramiento así:

a) No Conformidades Reales: 472

b) No Conformidades Potenciales: 205

c) Oportunidades de Mejora: 278

6.1.4 Planes de Mejoramiento Nuevos Se registraron 9 mejoras nuevas, que se encuentran en el paso de Asignar Responsable de la Mejora, para iniciar con la Formulación del plan de mejoramiento:

No. Código Nombre Proceso / Área organizativa

1 OM-0493

AP - Planificar y coordinar el funcionamiento de las instancias territoriales de coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución.

DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS

2 NCR-0695 AP - DSCI - Publicación informes de supervisión en la página web de la Entidad


3 NCR-0694 AP - DSCI - Acciones correctivas para el cumplimiento de Metas en Indicadores


4 NCR-0732 AP - FP Extemporaneidad en acta de liquidaciones contractuales


5 NCR-0733 SA - SP Cumplimiento de obligaciones específicas del contrato


6 NCR-0734 SA - SP Soportes documentales ejecución contractual


7 NCR-0730 SA - ACPC No publicación de informes de supervisión


Página 8 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


8 NCR-0770 BS - CP DDHH Liquidación contractual Adquisición de Bienes y Servicios

9 NCR-0731 SA - ACPC Extemporaneidad en la publicación de los Informes de Supervisión


Recomendación 1: Registrar oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el fin de mantener actualizada la información de los planes de mejoramiento.

6.2 Estado de los Planes de Mejoramiento de la Vigencia 2018

Para la vigencia 2018 se finalizaron 120 planes de mejoramiento, los cuales fueron objeto de evaluación para determinar la eficacia en el cumplimiento de las acciones implementadas y si las causas que generaron el hallazgo fueron eliminadas o evitaron la materialización de algún riesgo, así como las acciones de mejoramiento ejecutadas.

6.3 Planes de Mejoramiento en el paso de Evaluar Eficacia De acuerdo con el reporte del aplicativo SIGEPRE – Módulo Mejoras, a la fecha se observaron 218 planes de mejoramiento en el paso Evaluar Eficacia, sobre los cuales se efectuó el siguiente análisis:

TOTAL MEJORAS PARA EVALUAR EFICACIA 218

Menos Mejoras que serán revisadas en proceso de Auditorías Internas al SIGEPRE 2019 (incluyen 6 mejoras de OCI, por criterio de objetividad e independencia)

19

Menos Mejoras suscritas con CGR 1

Menos Mejoras objeto de evaluación en la Auditoría de Administración del Riesgo 4

Menos Mejoras objeto de Seguimiento y Verificación a la Publicación de los Planes Institucionales

1

Menos Mejoras Eficaces para finalizar en el aplicativo SIGEPRE 28

Menos Mejoras No Eficaces devueltas al paso de formulación 4

MEJORAS OBJETO DE LA PRESENTE EVALUACIÓN 161

De las 161 mejoras evaluadas, se obtuvo un total de 145 eficaces y 16 No eficaces, que corresponde al 10% de no eficacia, como se describen en los siguientes numerales:

6.3.1 Planes de Mejoramiento Eficaces A continuación se presentan los 261 planes de mejoramiento que fueron eficaces a 31 de Diciembre de 2018, así:

a) Relación de las 116 mejoras eficaces producto de las Auditorías Internas ejecutadas durante la vigencia 2018.

Página 9 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


b) Relación de las 145 mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los

planes de mejoramiento 2018 (presente informe).

6.3.1.1 (116) Mejoras eficaces evaluadas en Auditorías Internas durante la vigencia 2018.

PRIMER SEMESTRE DE 2018

INFORME AUDITORIA 2017 Mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de mejoramiento 2017

Código Proceso Nombre Área organizativa Concepto de evaluación

1 NCP-0211 Adquisición de Bienes y Servicios

BS - revisión y control Certificación del supervisor

ÁREA DE CONTRATOS

EFICAZ

2 NCR-0540 Adquisición de Bienes y Servicios

BS - certificaciones contractuales

ÁREA DE CONTRATOS

EFICAZ


BS - Reporte trimestral al ordenador del gasto

ÁREA DE CONTRATOS

EFICAZ

4 NCR-0565 Gestión de Asuntos Políticos

AP - Organización archivo gestión FONDOPAZ

FONDOPAZ EFICAZ

5 NCR-0309 Atención al Usuario AU - Manejo aplicativo

SIGOB

GRUPO DE ATENCIÓN A LA

CIUDADANIA

EFICAZ

6 NCR-0417 Atención al Usuario

AU - Información mínima obligatoria servicios,

procedimientos y funcionamiento, Ley 1712


CIUDADANIA

EFICAZ

7 OM-0333 Atención al Usuario

AU - Medir la percepción interna de los servicios del

Grupo de Atención a la Ciudadanía


CIUDADANIA

EFICAZ

8 OM-0325 Talento Humano OCID- Fortalecimiento de

los controles para la administración del riesgo

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

EFICAZ

9 OM-0341 Talento Humano Fomentar la prevención de faltas disciplinarias en la

Entidad.

OFICINA DE CONTROL INTERNO

DISCIPLINARIO

EFICAZ

10 OM-0321 Gestión Jurídica GJ - Formato para la

depuración de conciliaciones prejudiciales

SECRETARÍA JURÍDICA

EFICAZ

11 OM-0337 Gestión Jurídica

GJ - Actualización de información de

conciliaciones prejudiciales y procesos judiciales.

SECRETARÍA JURÍDICA

EFICAZ

12 NCR-0558 Atención al Usuario AU - Medición de la

satisfacción del cliente externo


CIUDADANIA

EFICAZ

13 NCR-0327 Atención al Usuario AU- Satisfacción del Cliente GRUPO DE

ATENCIÓN A LA CIUDADANIA

EFICAZ

Página 10 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


14 NCR-0323 Atención al Usuario AU- Satisfacción del Cliente GRUPO DE


EFICAZ

15 NCR-0325 Atención al Usuario AU- Revisión Alta Dirección GRUPO DE


EFICAZ

16 OM-0164 Atención al Usuario AU - Oportunidad de mejora

Servicio No Conforme ICONTEC 2014


CIUDADANIA

EFICAZ

17 OM-0379 Gestión de Asuntos Políticos

AP- Publicación en página web de los Informes con los

resultados de los principales Indicadores

Internacionales de Competitividad

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL

SECTOR PRIVADO Y COMP

EFICAZ

18 NCP-0268 Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI - Ciclo lógico de implementación del sistema de gestión de la Información

ÁREA DE TECNOLOGIAS Y

SISTEMAS DE INFORMACIÓN

EFICAZ

19 NCR-0499 Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI - Informe de Clasificación de la Información



EFICAZ


TI - SGSI Sistema de Gestión de Seguridad de la

Información



EFICAZ

21 OM-0234 Tecnologías de Información y Comunicaciones

TICs- Revisión de Servicios



EFICAZ


TI-Optimización de generación de alertas en

servidores



EFICAZ


TI - Formato de entrega de usuario



EFICAZ


TI - cumplimiento del componente de Gobierno

en Línea - gobierno abierto



EFICAZ

25 NCP-0215 Gestión de Asuntos Políticos

AP- Encuesta uso del tiempo

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL

PARA EQUIDAD DE LA MUJER

EFICAZ


AP- Encuesta uso del tiempo



EFICAZ

27 OM-0388 Direccionamiento Estratégico

Simplificación del proceso de autorización de

comisiones al exterior. Res. 179 de 2017

DESPACHO DIRECTOR DEL

DEPARTAMENTO

EFICAZ

Página 11 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



AP- Manual Integral Sitio de Servicios Integrados para

Jóvenes SIJOVEN

DIRECCIÓN S. NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA JOVEN

EFICAZ


AP- Seguimiento a compromisos de asistencia

técnica territorial de Colombia Joven

DIRECCIÓN S. NACIONAL DE

JUVENTUD COLOMBIA JOVEN

EFICAZ


Socialización y seguimiento de las PSQR

DIRECCIÓN DE DISCURSOS

EFICAZ


Fortalecimiento del equipo de trabajo de la Dirección

de Eventos

DIRECCIÓN DE EVENTOS

EFICAZ

32 NCP-0206 GESTIÓN DOCUMENTAL

GD - copias archivadas en auditorias de gestión

Área Administrativa EFICAZ

33 NCR-0568 GESTIÓN DOCUMENTAL

GD - Procedimiento transferencias de archivos de gestión (primarias) P-

GD-05



GD - actualización del registro de activos de

información Área Administrativa EFICAZ


GD - Control de registro en la socialización de

documentos Área Administrativa EFICAZ


GD - Aplicación tablas de Retención Documental



GD - Clasificación de la Información



GD - Clasificación de la Información



GD - Lineamientos documentos electrónicos de

Archivo Área Administrativa EFICAZ


GD - Archivos electrónicos Área Administrativa EFICAZ

41 NCP-0245 GESTIÓN DOCUMENTAL

PROGRAMA DE AUDITORIA Y CONTROL

DE GESTIÓN DOCUMENTAL



AP - OACP - Mejorar la Organización del Archivo de

Gestión de la OACP

OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ

EFICAZ

43 OM-0373

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico, Presidencial, comunicación y Prensa

Publicación de tabla-gráfico con principales eventos del

día en página web


EFICAZ

44 NCR-0552 Gestión Financiera GF - Plazo para pagos a

proveedores y contratistas ÁREA FINANCIERA EFICAZ

45 NCR-0534 Gestión Financiera GF - Retenciones

Practicadas. ÁREA FINANCIERA EFICAZ

46 NCR-0553 Gestión Financiera GF - Control de los registros

del proceso ÁREA FINANCIERA EFICAZ

Página 12 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


47 NCR-0554 Gestión Financiera GF - Archivo de Gestión

Financiera ÁREA FINANCIERA EFICAZ

48 NCP-0255 Gestión Financiera MAPA DE RIESGOS

CONTABLE ÁREA FINANCIERA EFICAZ


AP-DS-Revisión y Reformulación del Riesgo

de la dependencia.

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE

SEGURIDAD

EFICAZ


CPS-Metodología de análisis e identificación de

procesos

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE

SEGURIDAD

EFICAZ


AP-CPDDHH Reporte de información con calidad y

oportunidad de cumplimiento y seguimiento

a CONPES


PARA LOS DERECHOS HUMANOS

EFICAZ


AP-DDHH INTEGRACIÓN SISTEMAS

OBSERVATORIOS DAPRE


PARA LOS DERECHOS HUMANOS

EFICAZ


DVPR- Actualización tablas de retención documental

DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

EFICAZ


AP - Seguimiento y consolidación de

compromisos: DACPP Regiones


PARA LAS REGIONES

EFICAZ


Procedimiento para el Registro, Avance y

Reportes, de las atenciones regionales en el sistema de Gestión de Compromisos


PARA LAS REGIONES

EFICAZ


AP - Formato de Recepción de solicitudes y/o

compromisos de la Dirección para las Regiones


PARA LAS REGIONES

EFICAZ


AP-DPR Formato para el control de insumos

Actividades Plan Operativo


PARA LAS REGIONES

EFICAZ


AP- Estandarizar el formato de informes de actividades

de la Dirección para las Regiones


PARA LAS REGIONES

EFICAZ


AP - DACPR Monitoreo a los temas prioritarios de las

Atenciones Regionales


PARA LAS REGIONES

EFICAZ

60 NCP-0246 Talento Humano TH - SG SST Rendición de

cuentas a todos los trabajadores

ÁREA DE TALENTO HUMANO

EFICAZ

61 NCP-0252 Talento Humano

TH - SG SST falta de señalización y rutas de evacuación en algunos

centro de trabajo


EFICAZ

Página 13 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


62 NCP-0248 Talento Humano TH - SG SST Aprobar y

comunicar las responsabilidades


EFICAZ

63 NCP-0247 Talento Humano TH - SG SST Recursos

para la implementación del Sistema SG SST


EFICAZ

64 NCP-0249 Talento Humano TH - SG SST Integración del SG SST al SIGEPRE


EFICAZ

65 NCR-0596 Talento Humano

TH - Materialización del riesgo Incumplimientos

legales en la liquidación de las novedades laborales y

prestacionales


EFICAZ

66 NCR-0596 Talento Humano

TH - Materialización del riesgo Incumplimientos

legales en la liquidación de las novedades laborales y

prestacionales


EFICAZ


DE-Implementación documento modelo para la

expedición de los Certificados de Utilidad

Común

DIRECCIÓN DE GESTIÓN GENERAL

EFICAZ


AP - DPAP Creación del SADE - Sistema de Análisis

de Datos Electorales

DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS

EFICAZ

69 NCR-0594 Direccionamiento Estratégico

DE - Medición y análisis Indicador de la C P para los

Derechos Humanos - Riesgos

OFICINA DE PLANEACIÓN

EFICAZ


Actualización ISO 9001:2015


EFICAZ


DE - Lineamientos manejo de actas y listado de

asistencia


EFICAZ

72 NCP-0241 Gestión Administrativa

GA- OPTIMIZACIÓN HERRAMIENTA DE

SERVICIOS COMPARTIDOS GRUPO DE INFRAESTRUCTURA,

MENTANIMIENTO DE BIENES MUEBLES E

INMUEBLES

ÁREA ADMINISTRATIVA

EFICAZ

73 OM-0345 Gestión Administrativa

Implementación de una Guía para el uso de

Parqueaderos del DAPRE

ÁREA ADMINISTRATIVA

EFICAZ


Lista de chequeo para la revisión de la certificación periódica de ejecución de Contrato de Prestación de

Servicios Personales F-BS-34


PARA LA PRIMERA INFANCIA

EFICAZ


AP-DAICMA Aspectos Contables Convenio Unión

Europea

DIRECCION A.I CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

EFICAZ

Página 14 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



OM Sensibilización en el SIGEPRE


ANTIPERSONALES

EFICAZ


AP-DAICMA Ejecución adecuada del Proyecto

FORTALECIMIENTO DE LA ACCIÓN INTEGRAL

CONTRA MINAS ANTIPERSONAL NACIONAL 2015


ANTIPERSONALES

EFICAZ


AP-MINAS-Análisis de datos indicadores plan

operativo2014


ANTIPERSONALES

EFICAZ


AP- Comisión Intersectorial DIRECCION A.I CONTRA MINAS

ANTIPERSONALES

EFICAZ


AP - Cumplimiento del POA DAICMA 2014


ANTIPERSONALES

EFICAZ


AP-DAICMA ejecución y control del Plan Anual de

Adquisiciones


ANTIPERSONALES

EFICAZ


AP - DPC Reformulación del indicador Fundaciones

empresariales participan en proyectos de posconflicto

DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO

EFICAZ


Incumplimiento de los resultados previstos en la Planeación institucional-

Dirección para el Posconflicto

DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO

EFICAZ

AUDITORIA INTERNA AL SIGEPRE 2018 (Calidad)


84 OM-0366


Optimización del procedimiento interno para delegación de invitaciones y solicitudes de audiencias al señor Presidente de la República

SECRETARIA PRIVADA

EFICAZ

85 NCP-0270


Actualización normograma en protocolo, protección a dignatarios e instalaciones.

CASA MILITAR EFICAZ

86 NCR-0648


SA-DE Control de los registros del expediente contractual 220 de 2016


EFICAZ

Página 15 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


87 NCR-0649


SA - DE Controles en la supervisión del contrato 220 de 2016


EFICAZ

88 OM-0353


SA-DE- Reducir las devoluciones en certificaciones de pago por el Grupo Central de Cuentas


EFICAZ

89 OM-0365


Transmisión de eventos del Presidente por FB Live

SECRETARIA DE PRENSA

EFICAZ

90 OM-0318


SA - SP Parámetros estandarizados para la selección de fotografía y diseño de publicaciones

SECRETARIA DE PRENSA

EFICAZ


DGG-Optimizar el procedimiento de gestión de Cooperación Internacional para las dependencias del DAPRE

DIRECCÓN DE GESTIÓN GENERAL

EFICAZ


AP-Evaluación Servicios Misionales 2016 - Entidades Estatales - Dirección AICMA

DAICMA EFICAZ


OM Fortalecimiento interacción del personal de la Dirección para la AICMA con el SIGEPRE

DAICMA EFICAZ


Incumplimiento Metas 2016 DAICMA

DAICMA EFICAZ


OM Fortalecimiento en seguimiento de Planes de Mejoramiento Dirección para la AICMA

DAICMA EFICAZ


AP-Ficha Técnica Proyectos de Infraestructura

Consejería Presidencial para la

Primera Infancia

EFICAZ


Diseño e implementación al portal web www.anticorrupción.gov.co para visibilizar el trabajo con las Comisiones Regionales de Moralización. (CRM)

Secretaría de Transparencia

EFICAZ


AP - Información publicada en el micrositio de la Secretaría de Transparencia


EFICAZ


Desarrollar un portal y/o repositorio que permita


EFICAZ

Página 16 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


comunicación directa con los jefes de control interno


Optimización del ambiente laboral en procura de la productividad y el trabajo en equipo

Dirección Sistema Nacional de

Juventud Colombia Joven

EFICAZ


trazabilidad de los contratos en FONDOPAZ

Fondo Programas Especiales para la Paz FONDOPAZ

EFICAZ

102 NCP-0260 Gestión Administrativa

GA - manejo de residuos en el Grupo de Transportes G Administrativa


103 NCR-0586 Gestión Documental GD - Aplicación de series y subseries



DGG-Optimizar el procedimiento de gestión de Cooperación Internacional para las dependencias del DAPRE

Dirección de Gestión General

EFICAZ


TI - Cambios de los sistemas de información de la Entidad



EFICAZ


TI - Gestión de Capacidad de la plataforma tecnológica y de los sistemas críticos



EFICAZ


TI - Cumplimiento de Resolución 3564 de 2015 de Ministerio de Tecnologías y Sistemas de información y Comunicaciones



EFICAZ

SEGUNDO SEMESTRE DE 2018

Evaluar la gestión integral de DAICMA - Descontamina Colombia



AP-DAICMA Ejecución proyecto Fortalecimiento de la Acción Integral contra Minas Antipersonal Nacional

DAICMA EFICAZ


Incumplimiento Metas 2016 DAICMA

DAICMA EFICAZ


AP-Evaluación Servicios Misionales 2016 - Entidades Estatales - Dirección AICMA

DAICMA EFICAZ


OM - Actualización documentos de la Dirección que se encuentran en el SIGEPRE

DAICMA EFICAZ


OM Fortalecimiento en seguimiento de Planes de Mejoramiento Dirección para la AICMA

DAICMA EFICAZ

Página 17 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



OM Fortalecimiento interacción del personal de la Dirección para la AICMA con el SIGEPRE

DAICMA EFICAZ

Evaluar la gestión integral de la Dirección de Eventos

114 NCR-0650

Gestión de Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa

SA - DE Participación del representante legal de la firma Subatours

Dirección de Eventos EFICAZ

115 NCR-0629


SA - Control de los registros del Proceso SA


116 OM-0448


Socialización del Nuevo Código Nacional de Policía y Convivencia a los funcionarios de la Dirección de Eventos


6.3.1.2 (145) Mejoras eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes

de mejoramiento 2018

No. Código Proceso / Área Organizativa

Nombre Concepto de la Evaluación

1 NCP-0200 ÁREA DE TALENTO HUMANO

TH-Organización de Historias Laborales

EFICAZ

Se cumple la meta de organizar el archivo de Historias Laborales de acuerdo a las normas legales vigentes y establecer los procedimientos para la organización, manejo y control de las mismas. Se evidencia que los documentos se encuentran como documentos controlados en el SIGEPRE, Formato F-GD-25 Consulta y Copia de Historias Laborales; F-GD-54 Control Ingreso de documentos para la Actualización de las HL; L-GD-02 Lineamiento para la Organización de las Historias Laborales, las historias laborales se encuentran organizadas archivísticamente, se implementó la digitalización y se sensibilizo a los funcionarios de Talento Humano.

Página 18 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


2 NCP-0237 Direccionamiento Estratégico

DE - Debilidades en el registro de avances y evidencias en planes de acción

EFICAZ Se observó el Informe Anual a la Gestión 2018 de: A. La Oficina de Planeación 2018, cuyo

resultado en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 96% de

eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. La ACP Comunicaciones cuyo resultado

en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 100% de eficacia.

Ubicado en nivel Sobresaliente.


DE - Debilidades en indicadores, capturas y análisis de datos

EFICAZ Se observó el Informe Anual a la Gestión 2018 de: A. La ACP Comunicaciones cuyo

resultado en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 98,5% de

eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. La ACP Regiones cuyo resultado en

términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 94% de eficacia. Ubicado

en nivel Sobresaliente. C. Área de Tecnologías y Sistemas de Información: cuyo resultado en términos de

oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 97% de eficacia. Ubicado en nivel

Sobresaliente. D. La Secretaria Jurídica cuyo resultado en

términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 100% de eficacia.


4 NCP-0240 Gestión Documental

GD - Indicador de los riesgos definidos en el proceso de Gestión Documental

EFICAZ

Las acciones realizadas cumplen con los propósitos de Gestión Documental, se identificó y formuló el Riesgo de Corrupción "Hurto o fuga de la documentación (información) ubicada en los archivos de gestión - SGSI" y se formuló el indicador "Eventos de hurto o fuga de documentación en los archivos de gestión"


TH - SG SST los funcionarios no están cumpliendo con las responsabilidades frente al sistema de SGSST

EFICAZ

Se cumplió con la meta de divulgar y sensibilizar a los funcionarios acerca de sus responsabilidades frente al SGSST, teniendo en cuenta que se elaboró cronograma de sensibilización y socialización del SG SST para todos los funcionarios. Se programó para el mes de Octubre de 2017 la semana de del SIGEPRE y se incluyó el tema "La seguridad soy yo" En la presentación se incluyeron temas de SGSST-MA, se adjuntan listados de asistencia y presentaciones. Se llevaron a cabo las inducciones y reinducciones que incluían el tema de SGSST.

Página 19 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



TH - SG SST fortalecer el proceso de capacitación, socialización y divulgación a todo nivel

EFICAZ

Se cumplió con la meta de Socializar y sensibilizar el SG SST a los funcionarios y contratistas de la Entidad, teniendo en cuenta que se elaboró cronograma de sensibilización y socialización del SG SST para todos los funcionarios. En el mes de Junio/2017 se llevó a cabo la inducción del segundo semestre y se llevó a cabo en el mes de Agosto 2017, la inducción al sistema de gestión de seguridad en el trabajo.

7 NCP-0256


AM - FONDOPAZ Plan de mejora

EFICAZ

Se observó que se cumplió con la meta establecida la cual era: 1. Reportar toda la información en los

plazos establecidos. 2. Analizar y reportar oportunamente el

análisis de los Indicadores. 3. Analizar y reportar oportunamente los

riesgos. 4. Actualización oportuna del nomograma. 5. Seguimiento Semanal.

Evidencia: Lo anterior se evidencio en la

matriz de seguimiento realizada por la oficina de control interno.

8 NCP-0258

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LOS DERECHOS HUMANOS

AP- acciones preventivas derivadas del análisis del indicador

EFICAZ

Una vez realizada la verificación de cada una de las acciones se evidenció que se están realizando seguimientos a los compromisos y a la ejecución presupuestal. Se están emitiendo alertas ante la evidencia de un riesgo en el cumplimiento de las metas. Se está realizando acompañamiento a los funcionarios en la elaboración de los insumos necesarios para la ejecución de los recursos. Se realiza un reporte en las plataformas dispuestas para ello, sobre la ejecución presupuestal y cumplimiento de las metas.

9 NCP-0259 ÁREA FINANCIERA

Incumplimiento Indicador de Ejecución de recursos entregados en administración y/o patrimonios autónomos

EFICAZ

Se cumplieron todas las acciones y se logró cumplir con la meta del indicador a 31 de Diciembre de 2017.

Página 20 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



DE - Debilidades en el seguimiento y control de los Planes de Acción

EFICAZ Se observó el Informe Anual a la Gestión 2018 de: A. La Oficina de Planeación, cuyo


eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. La Dirección de Gestión General cuyo


eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. C. La CP para Seguridad cuyo resultado en

términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 88% de eficacia. Ubicado

en nivel Satisfactorio. D. Talento Humano cuyo resultado en

términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción fue del 97,75% de eficacia.



DE - Riesgo de Corrupción en Gestión Documental

EFICAZ Se evidenció que el Riesgo Hurto o fuga de la documentación (información) ubicada en los archivos de gestión - SGSI se

identificó y cumplió con los pasos que exige la administración del Riesgo de la Entidad. Se observó el monitoreo al 31/12/2018 donde se informa que no se materializó.

12 NCP-0265 Atención al Usuario

AU - Codificación de conceptos jurídicos internos como externos

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades descritas en el plan de mejoramiento y cumplieron con la meta la cual era la correcta codificaciones de las comunicaciones internas y externas generadas en la Secretaría Jurídica las cuales pueden verificar en el ESCRIBE.

13 NCP-0266


AP - Controles que ejercen los supervisores

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Formato Excel "CONTROL

ENTREGA Y REVISIÓN DE HONORARIOS SUPERVISORES " donde se observa la fecha de radicación de los pagos de los contratistas.

14 NCP-0267 Gestión Documental GD - Organización del archivo físico CPPI

EFICAZ

Una vez realizada la verificación de cada una de las acciones y de la visita al archivo de gestión de la Consejería se evidenció que el Plan de Mejoramiento fue eficaz.

Página 21 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


15 NCP-0271


GF-BS-FONDO PAZ Elaboración actas de finalización de los contratos

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Acta No. 3 de fecha 9/8/2018

suscrita por los contratistas donde se verificaron en medio físico la elaboración de las actas finales de contratos.

16 NCP-0273


GF-BS-FONDO PAZ Elaboración y remisión al área de Contratos del informe final de los contratos

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Acta No. 3 de fecha 9/8/2018

suscrita por los contratistas donde se verificaron en medio físico la elaboración de las actas finales de contratos.


BS - Obligaciones pactadas en la ejecución del contrato

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta realizando el pago oportuno de honorarios a los contratistas. Evidencia: Cuadro de control "plan de

contratación 2018"


BS - Control de la ejecución contractual

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta del cumplimiento de las funciones de supervisión. Evidencia: Cuadro de control, seguimientos

y mecanismos de control.

19 NCR-0435

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LA PRIMERA INFANCIA

DE-Incumplimiento metas de los proyectos 2012011000122 y 2011011000187

EFICAZ

Se evidencio el registro con la ejecución de los proyectos de infraestructura de los Centros de Desarrollo Infantil - CDI con sus respectivos convenios y las Actas de entregas de bienes para la dotación de CDI priorizados.

20 NCR-0547 Gestión Financiera

GF - control de registro en el diligenciamiento del valor de las pretensiones

EFICAZ

Informe de Auditoría Interna del 16/05/2018

21 NCR-0555


SA - Utilización de formatos desactualizados

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se realizó la verificación en sitio y se determinó su eficacia.

Página 22 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


22 NCR-0557


SA - Retroalimentación de información y comunicación

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se realizó la verificación en sitio y se determinó su eficacia.


DE - Reporte y análisis de datos oportunos

EFICAZ A. Dirección para Asuntos Políticos: cuyo

resultado en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 100% de

eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. B. CP para los Derechos Humanos: Cuyo

resultado en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 90% de

eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. C. Dirección de Eventos: Cuyo resultado

en términos de oportunidad y calidad de los Indicadores fue del 90% de eficacia. Ubicado

en nivel Sobresaliente.


BS - Publicación actos administrativos en SECOP

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta del 100% de los documentos publicados con firma. Evidencia: Informe de Auditoría a la

Información del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

25 NCR-0572


AP-Incumplimiento proyectos de infraestructura previstos para el año 2016

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se cumplieron las metas de cumplimiento establecidas en la formulación del plan de mejoramiento.

26 NCR-0577


CGR 2015 - Hallazgo No. 1. Contrato Interadministrativo 330-12.

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se observó la aplicación de la tabla de seguimiento en 15 proyectos diferentes a cargo de la Consejería.

27 NCR-0579 SECRETARÍA JURÍDICA

CGR 2015 - Hallazgo No. 3. Consistencia de información e-KOGUI- SIRECI.

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta de la realización de la conciliación de la información registrada en el sistema eKOGUI y el formato F-9. Evidencia: Acta No. 1 del 11/04/2017 donde

se evidencia las razones de las diferencias de información y se establece el compromiso de realizar seguimientos a las respuestas generadas por la Agencia de Defensa Jurídica. Circular Externa 08 expedida por la Agencia de Defensa Jurídica del Estado.

Página 23 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


28 NCR-0584 SECRETARÍA DE PRENSA

SA - Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional Secretaría de Prensa

EFICAZ

Las actividades se ejecutaron con oportunidad y calidad y al realizar la verificación a la dependencia se pudo establecer que se está ejecutando los controles propuestos en el plan y como resultado de la gestión de la Secretaria al final de la vigencia fue sobresaliente.

29 NCR-0588 ÁREA ADMINISTRATIVA

Incumplimiento meta proyecto 2015011000218

EFICAZ

Los controles que se tomaron al formular este plan de mejoramiento se evidencia que fueron efectivos teniendo en cuenta que las actividades se cumplieron en oportunidad y calidad en el SIGEPRE y de acuerdo a la prueba de validación con el SPI y con la Asesora responsable de la ejecución donde manifiesta que se tomaron medidas de y contratar al comienzo de año y realizar un cronograma de entregas con el fin de reflejar el cumplimiento de las metas del proyecto y de las actividades del Plan de Acción referente a éste tema se registra tanto en el SPI como en el Plan de Acción el cumplimiento de las metas establecidas.


DE - Monitoreos extemporáneos del Riesgo Suspensión Masiva en la prestación del servicio de telecomunicaciones

EFICAZ

Se evidenció que el Riesgo Suspensión Masiva en la prestación del servicio de telecomunicaciones se monitoreó a tiempo durante la vigencia 2018. Así mismo, en el Informe de Gestión Anual 2018 obtuvieron un resultado en términos de oportunidad y calidad de los riesgos del 93% de eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente.


BS - Publicación oportuna de los actos administrativos en el SECOP

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta de Publicar oportunamente la totalidad de los actos administrativos Evidencia: Informe de Auditoría a la

Información del Sistema Electrónico para la Contratación Pública – SECOP

32 NCR-0600 OFICINA DE PLANEACIÓN

Reporte de productos y/o servicios misionales

EFICAZ

Se evidenció el establecimiento del riesgo No tratamiento o reporte de servicios no conformes asociados a la prestación de servicios misionales con sus respectivos controles e Indicador. A 31 de diciembre de 2018, el riesgo no se materializó ya que la meta establecida (10%) para el periodo reportado, se cumplió satisfactoriamente, al obtener un 7,69% de las dependencias (2) que incumplieron con el compromiso de reportar oportunamente la actividad.

Página 24 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


33 NCR-0601


Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional CPDDHH

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.

34 NCR-0603 ÁREA DE TALENTO HUMANO

TH - Control de las Evaluaciones de Desempeño Laboral

EFICAZ

Se cumplió la meta fortalecer los controles para la entrega oportuna de las evaluaciones del desempeño laboral por parte de cada dependencia, al Área de Talento Humano, teniendo en cuenta que se incluyó en el plan de acción una estrategia transversal relacionada con la concertación de compromisos laborales y comportamentales y con la realización de evaluaciones semestrales y/o parciales eventuales, y se llevó a cabo capacitación de las evaluaciones del desempeño laboral. Adicionalmente se estableció un indicador de Oportunidad de entrega de las evaluaciones del desempeño Laboral, y se observa un cumplimiento del 100% en 41 áreas (98%), en la entrega de las evaluaciones.


TH - Actualización Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral

EFICAZ

Se cumple la meta de actualizar la Guía para la Evaluación del Desempeño Laboral de acuerdo a los criterios establecidos es la Resolución 0100 de 2017. La Guía para la evaluación del desempeño laboral fue actualizada en el mes de Julio de 2018, de acuerdo con las directrices establecidas en la Resolución 0010 de 2017, y los documentos fueron socializados mediante correo electrónico.


TH - Aplicación Evaluación del Desempeño Laboral por cambio de Evaluador

EFICAZ

Se cumple la meta de establecer y documentar la obligación de los evaluadores de realizar la evaluación parcial eventual antes de su retiro del personal a su cargo, teniendo en cuenta que se actualizo el Procedimiento Retiro del Servicio Personal de Planta en Mayo de 2018 (Versión 7) y el formato Control de documentos para el retiro del servicio en octubre de 2018 (Versión 8)

Página 25 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



TH - Horas extras y compensatorios

EFICAZ

Se cumple la meta de dar cumplimiento a la normatividad vigente en el pagos de las horas extras, dominicales y festivos del personal autorizado para laborar por turnos, jornada nocturna y fines de semana, teniendo en cuenta que se determinaron la áreas que habitualmente requieren horas extra, se realizó diagnóstico de los pagos en la vigencia 2017, se analizó la normatividad vigente y se verifico mensualmente la pre-nomina. Adicionalmente se creó el Formato Control diario de horas extra y/o recargos nocturnos, se realiza una validación con el Coordinador de Transporte, y es aprobado por el Jefe Inmediato y esta información es registrada en el aplicativo del Intranet y en el sistema se determinan las horas que excede el sistema y las horas a compensar.


TH - Suscripción Acuerdo de Gestión del Gerente Público

EFICAZ

Se cumple la meta de fortalecer los controles para la entrega oportuna de los acuerdos de gestión, ya que se reiteró a las áreas para el envió oportuno de los Acuerdos de Gestión, se elaboró el Procedimiento Concertación y Evaluación de los Acuerdo de Gestión de Gerentes Públicos P-TH-31(Versión 01 del 03-Ago-2018), se socializo a través de correo electrónico el procedimiento y se remitió correo electrónico a los gerentes públicos.


TH - Comité Paritario de Salud Ocupacional

EFICAZ

Se cumple la meta de Comités realizados de conformidad con lo establecido en la normatividad vigente, teniendo en cuenta que se elaboró el procedimiento Funcionamiento, seguimiento y control del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST P - TH- 28, se realiza socialización a miembros del Comité, se aplican los control es como la realización de las citaciones a los comités junto con las actas respectivas. Se verificaron las actas debidamente suscritas con los registros de asistencia.

Página 26 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



TH - Control de los registros del Comité Paritario de Salud Ocupacional

EFICAZ

Se cumple la meta de registros del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, organizados y controlados, teniendo en cuenta que se elaboró el procedimiento Funcionamiento, seguimiento y control del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST P - TH- 28, se realiza socialización a miembros del Comité, se aplican los control es como la realización de las citaciones a los comités junto con las actas respectivas. Se verificaron las actas debidamente suscritas con los registros de asistencia.

41 NCR-0613 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO

AP Evaluación Servicios Misionales Entidades Estatales Dirección para el Posconflicto

EFICAZ

Realizaron 10 encuestas evaluación e servicios misionales vigencia 2017 a entidades con una calificación total promedio de 4.23, se concluye "Se evidencia la necesidad de fortalecer el servicio de la Dirección en miras a apoyar a los sectores en la formulación e implementación de políticas públicas para el Posconflicto, y en segundo lugar el servicio de articulación. Los tiempos de respuesta a las solicitudes muestra un resultado satisfactorio" y se presentó propuesta para la evaluación de los servicios, teniendo en cuenta los resultados obtenidos y que la calificación se encuentra por encima de los 4 puntos se considera que las acciones adelantada por la Dirección para el posconflicto fueron eficaces.


BS - Control de las actas del Comité Asesor de Contratación

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta de llevar un control de las actas de comité de contratación. Evidencia: Intranet

http://intranet.presidencia.gov.co/contratos/actas-comite-gasto-2018.asp


DE - Seguimiento y control de las actividades del Plan de Acción

EFICAZ

En los Informes Anuales a la Gestión 2018 de las siguientes dependencias, se evidenciaron los resultados en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción, así: 1. Secretaria de Transparencia: 91% de

eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 2. Oficina de Planeación: 96% de eficacia.

Ubicado en nivel Sobresaliente. 3. Consejería Presidencial para la Primera Infancia: 100% de eficacia. Ubicado en nivel

Sobresaliente. 4. Alta Consejería Presidencial para las Regiones: 98% de eficacia. Ubicado en

nivel Sobresaliente.

Página 27 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


5. Dirección para Asuntos Políticos: 89%

de eficacia. Ubicado en nivel Satisfactorio. 6. FONDOPAZ: 99% de eficacia. Ubicado en

nivel Sobresaliente. 7. Secretaria Privada: 100% de eficacia.



DE - Análisis de datos Indicadores de Procesos SIGEPRE

EFICAZ

En los Informes Anuales a la Gestión 2018 de las siguientes dependencias, se evidenciaron los resultados en términos de oportunidad, calidad y resultado de Indicadores, así: 1. Dirección de Gestión General: 99% de

eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 2. Adquisición de Bienes y Servicios: 98%

de eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 3. Dirección para el Posconflicto: 95% de

eficacia. Ubicado en nivel Sobresaliente. 4. Secretaria Privada: 100% de eficacia.

Ubicado en nivel Sobresaliente. 5. TICS: 97% de eficacia. Ubicado en nivel

Sobresaliente


DE - Control de documentos en los Procesos del SIGEPRE

EFICAZ

Las acciones implementadas permitieron eliminar las causas que generaron la No Conformidad. Se evidenciaron los normogramas actualizados.


AU - Análisis de los resultados de la evaluación de los servicios misionales 2016

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es contar con el análisis de los resultados de la evaluación de servicios misionales Evidencia: Encuestas de percepción y

análisis de las mismas 2017 adjuntas al plan de mejoramiento.


AU - Caracterización y seguimiento de productos no conforme

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es Evidencia el reporte del producto y/o servicio no conforme de la Secretaría Jurídica. Evidencia: Reporte de Salidas No

conformes reportadas-SIGEPRE Estrategia 3-2017


AU - Reporte del tratamiento al servicio no conforme

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es la oportunidad en el reporte de servicios no conformes Secretaría Privada.

Página 28 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


Evidencia: Reporte de Salidas No

conformes reportadas-SIGEPRE Estrategia 4-2018

49 NCR-0623 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO

AP - Registros de los servicios de articulación, seguimiento y coordinación

EFICAZ

En coordinación con la Oficina de Planeación se realizó un taller, con solicitud de modificación MPA-544, se ajustaron 6 actividades y un indicador de las funciones de la Dirección de acuerdo con el Decreto 672 de 2017 (artículo 13). Presentaron el Plan de Acción 2018 para la Dirección de Posconflicto, fue aprobado y publicado el 1 de diciembre de 2017, al que le implementaron mecanismos de seguimiento a través de tablero de control y finalmente se realizó el ajuste a la caracterización para la vigencia 2018, teniendo en cuenta que se ajusta a las funcionas establecidas en el Decreto 672 se considera que las acciones adelantadas fueron eficaces y cumplen con los requisitos observados.

50 NCR-0625


AU - Información publicada en el micrositio de FONDO PAZ

EFICAZ

.Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento pero no se cumplió con la meta propuesta la cual es Información actualizada de contratación y pagos y normatividad vigente aplicable en el Micrositio de Fondo Paz. Evidencia: Pagina web de la Entidad http://es.presidencia.gov.co/fondopaz/Paginas/default.aspx


SA - Provisión de recursos Secretaria de Prensa

EFICAZ

Se cumple la meta de Proveer al grupo de monitoreo con los equipos y herramientas necesarias para la realización de sus labores, teniendo en cuenta que se realizó reunión con los integrantes del grupo de monitoreo para determinar los equipos faltantes, por falta de presupuesto se verificó los inventarios existentes en el almacén encontrando seis (6) audífonos tipo operador los cuales fueron solicitados por la Secretaría de Prensa y se verifico su uso; adicionalmente fueron entregadas unas grabadoras. Se recomienda que para el personal nuevo le hagan entrega de este mismo material.

52 NCR-0632 Gestión Documental GD - Lineamientos de organización y archivo

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se realizó la verificación en sitio donde se evidencio que la dirección de posconflicto está utilizando correctamente las TRD y en la Consejería para las comunicaciones se está archivando de acuerdo a las TRD y se realizó la

Página 29 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


transferencia correspondiente, se determinó su eficacia.


TH - Señalización donde se indiquen salidas de emergencia SP

EFICAZ

Se cumple la meta de contar con la señalización de rutas de evacuación en todas las sedes de la Entidad, de conformidad con los planes de prevención establecidos en la Entidad. Teniendo en cuenta que se determinaron las rutas de evacuación requeridas, se coordinó la instalación en la Casa de Nariño y se mantuvo actualizadas la señalización y rutas de evacuación. Se realizó la revisión física en las instalaciones de la Casa de Nariño y se observó que se cumple con la señalización y el cambio de las camillas.

54 NCR-0639


GF-BS-FONDO PAZ Solicitud de contratación por las dependencias del DAPRE

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta la cual es la oportunidad en el reporte de servicios no conformes Secretaría Privada. Evidencia: Acta No. 3 de 12/07/2018 donde

se evidencia la verificación en la solicitud de contratación mediante el ESCRIBE

55 NCR-0642


GF-BS-FONDO PAZ Cumplimiento de los compromisos adquiridos por parte de los contratistas

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la meta propuesta cumpliendo con el seguimiento realizado a los contratistas. Evidencia: Acta No. 1 de fecha 31/07/2018

suscrita por los supervisores donde certifican el cumplimiento de los compromisos contractuales

56 NCR-0646


Cumplir con los requerimientos establecidos en el manual de contratación del DAPRE, para el recibo a satisfacción de las obras iniciales y adicionales pactadas en los contratos de Fondo Paz fase Ictadas en los contratos

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con lo establecido en el manual de contratación. Evidencia: Acta de liquidación


BS - Perfeccionamiento de contratos previo estudios de seguridad

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con lo establecido en el manual de contratación.

Página 30 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


Evidencia: Revisión aleatoria estudios de

seguridad


BS - Control de los documentos precontractuales

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con lo establecido en el manual de contratación. Evidencia: Revisión diagnostico aleatoria

documentos precontractuales


TI - SGSI Necesidades que puedan o no tener los grupos de interés

EFICAZ


TI - SGSI Acciones para tratar riesgos y oportunidades

EFICAZ


TI - SGSI Creación y actualización.

EFICAZ


TI - SGSI Revisión de los derechos de acceso de usuarios

EFICAZ


TI - SGSI Controles de acceso físicos

EFICAZ


TI - SGSI Política de escritorio limpio y pantalla limpia

EFICAZ


TI - SGSI Responsabilidades y procedimientos

EFICAZ


TI - SGSI Implementación de la continuidad de la seguridad de la información

EFICAZ


TI - SGSI Procedimiento Derechos de propiedad intelectual

EFICAZ

68 NCR-0668 SECRETARÍA DE PRENSA

Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional Secretaría de Prensa

EFICAZ

Las actividades se ejecutaron con oportunidad y calidad y al realizar la verificación a la dependencia se pudo establecer que se está ejecutando los controles propuestos en el plan y como resultado de la gestión de la Secretaria al final de la vigencia fue sobresaliente.

69 NCR-0671 ÁREA ADMINISTRATIVA

Incumplimiento meta proyecto 2011011000308 vigencia 2017

EFICAZ

Se evidencia la programación y cronograma de obras de objetos contractuales de la vigencia 2018, así mismo se cuenta con los informes de Seguimiento Proyectos de

Página 31 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


Inversión - SPI de metas rezagadas vigencia 2017. Adicionalmente, se cuenta con soportes de seguimiento al avance y cumplimiento de actividades e informes.


DE - Controles asociados a la causa del riesgo falta de oportunidad en la atención de solicitudes de Gobernadores y Alcaldes

EFICAZ

Las acciones implementadas permitieron eliminar las causas que generaron la No Conformidad. Se evidenció el riesgo Implementación, actualización y difusión de procedimientos para la atención de Gobernadores y Alcaldes actualizado y monitoreado con controles que mitigaron las causas identificadas.


DE - Identificación de riesgos en nuevas dependencias

EFICAZ

Se cumplieron con las acciones que eliminaron las causas que generaron el aspecto No Conforme. Los siguientes riesgos cumplen con el flujo de administración del Riesgo dispuesto por la Entidad: 1.Dirección Proyectos Especiales: Incumplimiento de las funciones asignadas a la Dirección de Proyectos Especiales de la Vicepresidencia de la República 2.Dirección Política Integral para la lucha contra las drogas Ilícitas: Pérdida de información al seguimiento relacionado con la implementación de políticas para la atención integral de la lucha contra las drogas ilícitas 3.Dirección seguimiento y evaluación de proyectos de Paz: Inexactitud en la producción de la información para las recomendaciones de política en materia de paz 4.Alta Consejería Privada y Competitividad: a. Incumplimiento en la formulación, gestión y seguimiento de políticas públicas relacionadas con el sector privado y competitividad b. Inexactitud en la información suministrada para la formulación e implementación de políticas públicas de prioridad del Gobierno. c. Incumplimiento a los compromisos generados en los Comités Ejecutivos del SNCCTI a cargo de la Alta Consejería Presidencial para el Sector Privado y Competitividad. 5.Dirección Inversión Privada para el Posconflicto: Brindar información errada al sector privado para promover su apoyo e inversión en el posconflicto

Página 32 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


72 NCR-0678


AP - FONDOPAZ Antecedentes de contratación

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con los requisitos documentales por parte de las dependencias del DAPRE al efectuar en el aplicativo de gestión documental la solicitud de contratación ante Fondo Paz. Evidencia: Revisión aleatoria de índices de

los contratos.

73 NCR-0685


AP - FONDOPAZ Ejecución Presupuestal

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento cumpliendo con la incorporación de la totalidad de los documentos generados durante la ejecución presupuestal en las carpetas de los contratos suscritos por Fondo Paz. Evidencia: Revisión aleatoria de los

contratos suscritos por fondo paz

74 NCR-0696 DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Fortalecimiento de la labor de supervisión de contratos

EFICAZ

Se observó la aplicación del Check List en las carpetas de los contratos a cargo del Despacho de la Vicepresidencia de la República


DE - Debilidades en información documentada que son soporte de actividades del Plan de Acción

EFICAZ

En el Informe de Gestión Anual de la Oficina de Planeación 2018, se obtuvo un resultado en términos de oportunidad y calidad del Plan de Acción del 96% de eficacia.



DE - No se realiza medición y control al riesgo Pérdida de información al seguimiento relacionado con la implementación de políticas para la atención integral de la lucha contra las drogas ilícitas

EFICAZ

Se evidenció que se hace medición y control del riesgo Pérdida de información al seguimiento relacionado con la implementación de políticas para la atención integral de la lucha contra las drogas ilícitas como se evidenció en la revisión de los controles al encontrar que se monitorean en su totalidad.

77 NCR-0716 Gestión Documental

GD - No se ha realizado la Clasificación de la Información en el aplicativo TAURUS en la Dir Sust Cultivos Ilícitos

EFICAZ


78 OM-0132


AP-Trazabilidad Contratos Fondo Paz

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Evidencia: Implementación de la

herramienta tecnológica

Página 33 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


79 OM-0201 Gestión Financiera GF Devolución de Cuentas

EFICAZ

Efectivamente los formatos de ejecución actualmente se encuentran sistematizados mediante aplicativo de Contratos


TICs- Plan ISO 270001 : 2013

EFICAZ

81 OM-0297 DIRECCIÓN DE DISCURSOS

SA - Socialización del SIGEPRE

EFICAZ

Las actividades se desarrollaron en los tiempos establecidos y se verificaron en prueba de recorrido y se evidencio que se tienen interiorizados los conceptos del SIGEPRE.

82 OM-0306


AP - FONDOPAZ Implementar herramienta para viáticos y gastos de viaje de contratistas

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Evidencia: Implementación del formato F-

TH-35

83 OM-0308 DIRECCIÓN PARA ASUNTOS POLÍTICOS

AP - DAP Creación del sistema de análisis legislativo SIAL

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron mejorar el desempeño del proceso en cuanto a la consulta de los directorios de congresistas en el Sistema SIAL, ubicado en la Intranet.

84 OM-0322

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EQUIDAD DE LA MUJER

Documentación de procedimientos en torno a las diferentes líneas de asistencia técnica - CPEM

EFICAZ

En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se observa que se plantearon 3 acciones, de las cuales 2 se terminaron después de las fechas planificadas. Al realizar la verificación realizaron 3 documentos, realizaron dos lineamientos para los documentos realizados, determinando que ambos se acoplan con los servicios de asistencia técnica prestados por la Consejería y a su vez adhieren el marco normativo nacional en internacional en materia de derechos humanos de las mujeres. Una vez realizad la verificación de los documentos en SIGEPRE se establece que las actividades realizadas apuntan a la estandarización en las líneas de asistencia técnica de la Consejería para la Equidad de la Mujer, por lo tanto se considera que es eficaz la mejora.

Página 34 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



DE-Cambio estructura DAPRE- Decreto 672 de 2017

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron documentar los cambios que afectaron el SIGEPRE por el Decreto 672 del 26 de abril de 2017 en temas como: Plan estratégico institucional 2015 - 2018, planes de acción - 2017, mapa de procesos, caracterización de los procesos, documentación, indicadores, riesgos, codificación de las dependencias, CONPES, servicios misionales y cooperación, entre otros.

86 OM-0343 Adquisición de Bienes y Servicios

BS- Fortalecer la gestión contractual mediante la asesoría y acompañamiento - servicios compartidos

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento implementado el Sistema de Gestión de Información en FONDOPAZ Evidencia: implementación de la

herramienta tecnológica

87 OM-0344 Alta Consejería Presidencial Para Comunicaciones

AP-ACPC-Plan de Comunicación del DAPRE

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se verificó la publicación en la Intranet.

88 OM-0347 CASA MILITAR

SA-CM-MANUAL PARA EL SERVICIO DE PROTOCOLO, SEGURIDAD Y LOGÍSTICA PRESIDENCIAL

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas se verifico su aplicación en prueba de recorrido y se determinó su eficacia.

89 OM-0351


Articulación de las metas de igualdad de género en las entidades del nivel nacional, departamental, municipal y distrital a través del Observatorio de Asuntos de Género

EFICAZ

En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se encuentran identificados y documentados los indicadores de género; Terridata, CONPES ODS y sobre las estadísticas de género en el Plan Marco de Implementación, detallado en el informe "Mejora articulación de las metas de igualdad de género en las entidades del nivel nacional, departamental, municipal y distrital a través del OAG" que se adjunta. La batería de indicadores del observatorio se realizará acorde a los resultados de la mejora, por lo que se considera que las acciones adelantas son eficaces.

90 OM-0352 Gestión Documental

GD - Control de recepción de documentos en los archivos de gestión

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se pudo evidenciar que el formato se está utilizando y se determinó su eficacia.

Página 35 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


91 OM-0355 OFICINA DE PLANEACIÓN

Fortalecimiento de los Servicios Internos del DAPRE

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron Garantizar la prestación de los servicios internos que operan bajo Servicios Compartidos, de acuerdo con los Acuerdos de Nivel de Servicio establecidos. Se evidenció en la aplicación del Procedimiento, del manual de Servicios Internos, en la parametrización del aplicativo de servicios compartidos, la creación y análisis del Indicador que mide el cumplimiento de los servicios internos.


Fortalecimiento Resultados FURAG 2016 e ITEP 2015-2016

EFICAZ Identificación de la Línea Base de MIPG:

El DAPRE alcanzó un resultado superior al puntaje promedio del grupo par, al obtener un índice del 88.76, frente al 79.48 del grupo par (25 Entidades). Índice de Transparencia Nacional ITN:

Desde la Vigencia 2007 Transparencia por Colombia ha realizado la verificación de los estándares establecidos en el ITN, de acuerdo a las calificaciones la Entidad ha establecido los respectivos planes de mejoramiento, lo que ha producido que cada año la Entidad obtenga un mejor posicionamiento en el ranking Nacional. Se destaca que en la última evaluación, el DAPRE ocupó el octavo puesto de las Entidades más transparentes, evidenciado al pasar del puesto 92 entre los 10 primeros.


TICs - Implementación de la plataforma de software para la Administración de la Gestión Documental, Gestión de Archivo y PSQR de la Entidad

EFICAZ


Plan de gestión del cambio Modelo Integrado de Planeación y Gestión -MIPG

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron Adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión en la Entidad. Identificación de la Línea Base de MIPG:

El DAPRE alcanzó un resultado superior al puntaje promedio del grupo par, al obtener un índice del 88.76, frente al 79.48 del grupo par (25 Entidades). Así mismo, la Entidad adoptó la Mejora OM-0444 Plan de Mejoramiento - Autodiagnóstico MIPG la cual se encuentra en ejecución hasta el 30/10/2020.

Página 36 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



Plan de transición ISO 9001:2015

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron Cumplir con los requisitos de la ISO 9001 versión 2015. Su eficacia se evidencia en la recertificación de la Entidad en ISO 9001:2015, como resultado del ejercicio auditor efectuado por el Ente Certificador ICONTEC.

96 OM-0372


GF - FONDO PAZ Creación de la Caja menor para viáticos y gastos de viaje en Fondo Paz como apoyo al fortalecimiento y seguimiento a la Ejecución presupuesta presupuestal.

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la creación de la Caja menor para viáticos y gastos de viaje de FONDOPAZ. Evidencia: Caja menor de viáticos

constituida y en funcionamiento.

97 OM-0374 SECRETARÍA PRIVADA

SA-SP Fortalecimiento de la calidad de la información (invitaciones y audiencias) que se pone a consideración del Secretario Privado

EFICAZ



AP- DAP TABLERO DE SEGUIMIENTO A LAS INICIATIVAS EN TRÁMITE EN EL CONGRESO DE LA REPÚBLICA

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron generar reportes de la actividad legislativa de Gobierno en trámite directamente del Sistema SIAL, ubicado en la Intranet, mejorando el desempeño de la dependencia.


AP- DAP LÍNEA DE TIEMPO PARA LA AGENDA LEGISLATIVA DE GOBIERNO

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron cumplir con la Agenda gubernamental de acuerdo con la Línea de tiempo creada de acuerdo con la Ley 5 de 1992, las fechas para dar trámite a las iniciativas de Gobierno y los escenarios con lo que se contaron para cumplir la agenda gubernamental. Se diseñó una pestaña denominada "línea de tiempo" en la plataforma tecnológica del SIAL

Página 37 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


100 OM-0378 ÁREA ADMINISTRATIVA

GA - MEJORA DEL SISTEMA DE INVENTARIO ALADINO

EFICAZ

Se evidencio el registro y determinación de los mantenimientos preventivo y correctivo incluidos en el aplicativo, junto con el levantamiento de información sobre bienes muebles e inmuebles. Adicionalmente, se evidencio la migración de información junto con las actualizaciones realizadas por cada grupo a cargo de muebles e inmuebles en el aplicativo Aladino conforme a las normas NIIF.


Actualización de Plan Estratégico de Tecnologías de Información - PETI

EFICAZ

102 OM-0383 Atención al Usuario

AU-Nuevo mecanismo de captura de información cliente externo

EFICAZ Se observa que se cumplieron

todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la implementación del nuevo canal de percepción. Evidencia: Canal de percepción

implementado

103 OM-0385

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA EL POSCONFLICTO

ACP-Reuniones de seguimiento a compromisos con las Direcciones de ACP Posconflicto

EFICAZ

Se evidencia la programación y cronograma de reuniones de seguimiento y registro de actas.

104 OM-0387

DIRECCIÓN S. NACIONAL DE JUVENTUD COLOMBIA JOVEN

Seguimiento al Reporte de información del módulo observatorio en el Sistema JUACO.

EFICAZ

Para el Seguimiento al Reporte de información en el módulo observatorio en el Sistema JUACO, se estructuró una propuesta de seguimiento en la que se registran los siguientes componentes: 1. Proveedor de información. 2. Información Suministrada 3. Periodicidad del informe según la fuente 4. Última publicación JUACO 5. Periodicidad de la revisión por parte de Colombia Joven/ Ultimo seguimiento y gestión. La propuesta se validó por parte del equipo y se presenta como soporte en archivo Excel "Instrumento_Seguimiento_ObsJUACO - Actualizado-JUL.xlsx" debidamente diligenciado en aplicación del seguimiento, por lo anteriormente expuesto se considera que las acciones han sido eficaces.

105 OM-0390

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA LAS REGIONES

ACPR-Matriz de seguimiento a las Atenciones Regionales

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque se obtuvo un Sistema de Gestión de Compromisos con funcionalidades de alertas implementadas, fortaleciendo el desempeño de la ACP Regiones.

Página 38 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


106 OM-0391 ÁREA DE TALENTO HUMANO

TH-Articulación del Manual de Excelencia Ética del DAPRE, con el nuevo Código de Integridad del Servicio Público.

EFICAZ

Se cumple la meta de Manual de Excelencia Ética y Buen Gobierno del DAPRE, actualizado con los nuevos valores establecidos en el Código de Integridad del Servicio Público y divulgado, teniendo en cuenta que se desarrollaron las siguientes actividades: Se determinaron los valores en común y los que se deben incluir, se actualizo el Manual de Integridad y Buen Gobierno M-DE-03 el 15-Ago-2018, se socializó a través del Correo Institucional del SIGEPRE, se publicó en Intranet y se realizó campaña de divulgación e interiorización

107 OM-0392


AP-ACPC-Optimizar navegabilidad aplicativo SAMI

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se verificó el funcionamiento del aplicativo SAMI.

108 OM-0393


Aprestamiento para el abordaje de los desafíos en materia de igualdad de género de la Agenda 2030

EFICAZ

En la verificación del aplicativo SIGEPRE, sobre responsabilidad que le confiere la Agenda 2030 ODS5, la CPEM planteo realizar planes de trabajo determinando metas, continuando con la evaluación e identificación de entidades participantes. En el documento "Aprestamiento para el abordaje de los desafíos en materia de igualdad de género de la Agenda 2030" se identifican las Entidades con responsabilidades en los indicadores bajo responsabilidad de la CPEM objeto de la mejora. Por lo anterior se considera que la oportunidad de mejora es eficaz.

109 OM-0394 DESPACHO DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO

Actividades necesarias y tendientes para la creación de la serie documental para las Actas de la Comisión Transitoria de Verificación de los Bienes y Apoyo al Administrador del Patrimonio Autónomo Decreto 1407 de 2017.

EFICAZ

En la verificación se observa listado de asistencia - acta producto de la reunión con el Grupo de Gestión Documental para revisar la tabla de retención documental del Despacho del Director General, se solicitó la creación de la sub-serie denominada "Actas de la Comisión Transitoria de Verificación de los Bienes y Apoyo al Administrador del Patrimonio Autónomo", en archivo que se adjunta se observa la tabla de retención documental de mayo de 2018, en la que se incluye la referida sub-serie, por lo anterior se considera que las acciones realizadas lograron el propósito y se declara que la mejora fue eficaz.

Página 39 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


110 OM-0395


CPDDHH - Depuración correspondencia SIGOB 2017

EFICAZ

Por la implementación del nuevo aplicativo de gestión de correspondencia se requiere darle finalizar a las PSQRs en el SIGOB antes del 31 de diciembre de la vigencia, se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia.

111 OM-0396


CPDDHH - Facturación y ejecución presupuestal de la dependencia

EFICAZ

Las actividades se cumplieron con oportunidad y se ejecutó lo formulado en el plan,


Mejorar los tiempos de entrega de los textos al Presidente de la República

EFICAZ



TI- Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI

EFICAZ

114 OM-0402 GESTIÓN JURÍDICA

GJ - Actualización metodología para provisión contable en conciliaciones extrajudiciales

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la implementación de la metodología para calcular la provisión contable en conciliaciones extrajudiciales Evidencia: Creación del formato F-GJ-03

115 OM-0403 CONSEJERÍA PRESIDENCIAL DE SEGURIDAD

Fortalecimiento del Compromiso de Confidencialidad de Sesiones Estrategias

EFICAZ

Se verificó la creación del formato en el SIGEPRE F-AP-41

116 OM-0404 ÁREA DE TALENTO HUMANO

TH - Ajuste Política y Objetivos Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

EFICAZ

Se cumple la meta de Política y Objetivos ajustados a las nuevas necesidades de la Entidad, teniendo en cuenta que se revisó y ajusto la Política y Objetivos del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, y se socializo en el SIGEPRE En el acta 03 del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo del 29 de enero de 2018 se presenta y socializa el ajuste a la política del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

117 OM-0405 DIRECCIÓN DE EVENTOS

EVALUACION DE LOS EVENTOS REALIZADOS POR LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA POR LOS ORGANIZADORES Y DESPACHO SECRETARIA PRIVADA

EFICAZ


Página 40 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


118 OM-0409 Gestión Financiera

GF-Implementación de control para CDPS y Registros presupuestales FONDO PAZ

EFICAZ

Formato: F-GF-27 Planilla control de recibo y entrega de CDPS y compromisos presupuestales de Fondo Paz

119 OM-0411 DIRECCIÓN P.I. LUCHA CONTRA DROGAS ILÍCITAS

GP-DPILDI - MATRIZ DE SEGUIMIENTO

EFICAZ

Se observó el diligenciamiento de la matriz de seguimiento


Actualización de documentos Área de Contratos

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento y la Actualización de los cincuenta (50) formatos que a la fecha tiene el Área de Contratos establecidos en el SIGEPRE. Evidencia: Actualización del formato F-GJ-

03

121 OM-0415 DIRECCIÓN DE PROYECTOS ESPECIALES

DOCUMENTAR EL MODELO DE ARTICULACIÓN Y COORDINACION DE LA DIRECCION DE PROYECTOS ESPECIALES

EFICAZ

Se observó el documento cargado en el SIGEPRE L-AP-01

122 OM-0416 OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ

ENTREGA INVENTARIOS DOCUMENTOS A CARGO DE LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ Y SUS DIRECCIONES

EFICAZ

Se cumplieron las tareas formuladas en el tiempo establecido y se cumplió con el objetivo de consolidación del Inventario.

123 OM-0417 SECRETARÍA DE TRANSPARENCIA

Consolidación Información Plan de Acción Secretaria de Transparencia

EFICAZ

Se cumple la meta de construir una herramienta que permita el seguimiento a las actividades de los contratistas de la ST, con los cuales se posibilita el cumplimiento del plan de acción de la ST, facilitando a su vez el cargue de la información de los diferentes sistemas, para lo cual se llevaron a cabo las actividades de identificación de los campo requeridos, se elaboró una herramienta para el control del Plan de Acción, se implementó la herramienta que está en una carpeta compartida y se realizó seguimiento.


TI - Creación y documentación de Matriz de riesgos de seguridad de la información versus controles - SGSI

EFICAZ

Página 41 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



TI - Creación de nuevos riesgos de seguridad de la información - SGSI

EFICAZ


TI - Fortalecer el conocimiento sobre las políticas del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI

EFICAZ

127 OM-0424 DESPACHO DEL VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

GAVP MATRIZ DE SEGUIMIENTO A LOS IMPACTOS EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN

EFICAZ

Se observó el diligenciamiento de la matriz de seguimiento mes a mes

128 OM-0425

DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y ÁREAS ESTRATÉGICAS

AP - DGAE - Cierre de compromisos misionales DAPRE

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron el seguimiento oportuno al cierre de los compromisos misionales del DAPRE, teniendo en cuenta el cierre de gobierno.

129 OM-0427 DIRECCIÓN PARA EL POSCONFLICTO

AP-DP-Fortalecer la planeación y reporte del plan de acción y gestión del riesgo Dirección Posconflicto I semestre 2018

EFICAZ

El 30 de junio de 2018 el enlace de Posconflicto realizó capacitación a los demás funcionarios, a fin de lograr compromiso en el diligenciamiento del aplicativo SIGEPRE Plan de Acción - Riesgos. Lo que aporto para plantear ajustes al plan de acción y riesgos de la Dependencia, principalmente por que la función de ordenación del gasto para el Fondo Colombia en Paz en la actualidad no es función de la Dirección, mas no fue pertinente realizar cambios en el PA. Aunque no se realizaron ajustes al plan se considera que las acciones adelantadas promovieron el conocimiento al interior del plan de acción y los riesgos, considerando que las acciones fueron eficaces.

130 OM-0431


AP - Ejercer la Secretaria Técnica de las instancias de ejecución, coordinación y gestión del Programa Nacional Integral de Sustitución PNIS

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento, se logra observar la gestión realizada por la Dirección.

131 OM-0432 DIRECCIÓN DE GESTIÓN GENERAL

DE - DGG Redefinición Tabla de Retención Documental Dirección de Gestión General

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron la entrega del Archivo de la DGG por finalización del período presidencial.

Página 42 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



Mejorar la oportunidad en la entrega de textos al Presidente

EFICAZ

Se cumplió con el objetivo establecido de bajar los tiempos de entrega de los insumos para que los discursos se le entreguen al Presidente en menor tiempo.

133 OM-0435


AP CPEM - Instrumentos técnicos para el fortalecimiento de procesos de incidencia política y social de mujeres y organizaciones de mujeres

EFICAZ

En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se documentó en archivo la estructura de un plan de incidencia política de mujeres, con los componentes de estrategias, líneas de acción, resultados esperados, organizaciones e instituciones aliadas y criterios de conformación del mecanismo de diálogo. En el documento INSTRUMENTOS TÉCNICOS PARA EL FORTALECIMIENTO DE PROCESOS DE INCIDENCIA POLÍTICA Y SOCIAL DE MUJERES Y ORGANIZACIONES DE MUJERES, se describen las estrategias básicas, las líneas de intervención y las acciones de incidencia desarrolladas, teniendo en cuenta lo anterior se considera que las acciones realizadas cumplen con el objetivo de la oportunidad de mejora y se estima que es eficaz.


AP - DAP Estandarizar el control posterior a la agenda legislativa

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron estandarizar y controlar en el SIGEPRE el documento Control posterior a la agenda legislativa, facilitando su uso adecuado y disponibilidad.

135 OM-0442 GESTIÓN JURÍDICA

GJ - Ajustes en el riesgo Deficiencia en el momento de revisar y aprobar proyectos de actos normativos

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento identificando, valorado y actualizado Evidencia: Riesgo Actualizado, valorado y

actualizado

136 OM-0443


AP-ACPC Plan de difusión de información

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento. Se Creó el procedimiento P-AP-32

137 OM-0445


AP - FONDO PAZ Control para el ejercicio de supervisión

EFICAZ

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento implementando la Herramienta informática de seguimiento al cumplimiento contractual. Evidencia: Herramienta informática de

seguimiento al cumplimiento contractual.

Página 43 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


138 OM-0450

ALTA CONSEJERÍA PRESIDENCIAL SECTOR PRIVADO Y COMP

AP-ACPSPC-Consolidación, aprobación y socialización de batería de indicadores de competitividad en el Comité Ejecutivo SNCI

EFICAZ

La Alta Consejería realizó el diagnosticó de los indicadores que actualmente se publican en el país y que permiten evaluar los niveles de competitividad en documentos, El resultado del diagnóstico de los principales indicadores: Globales de Competitividad 2016–2017 y del Sistema Nacional de Competitividad, Ciencia, Tecnología e Innovación, permiten evaluar los niveles de competitividad en el país. Se propuso una batería de indicadores, los indicadores fueron revisados por los miembros del comité ejecutivo y se propusieron ajustes en una matriz de control, la que fue aprobada y socializada. Se considera que las actividades realizadas son eficaces.

139 OM-0451 SECRETARÍA PRIVADA

Diseño e implementación de una herramienta de control para optimizar el seguimiento a los derechos de petición de la Secretaría Privada

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas y se determinó su eficacia que la herramienta se está ejecutando y ha sido eficaz.

140 OM-0453 Gestión Documental

GD - Entrega de archivos por cambio de Gobierno o restructuración

EFICAZ

Se cumplieron las actividades formuladas en este plan y se cumplió con el objetivo de realizar un informe y presentación del estado de los archivos del DAPRE por cambio de gobierno o estructura de la entidad.


TI-SGSI-R+ -Mejorar el aplicativo de gestión de correspondencia SIGOB mediante la implementación del nuevo Sistema de Gestión Documental Escribe Presidencia

EFICAZ


TI-SGSI Mejoramiento del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información a partir de la Etapa 1 de auditoría de certificación

EFICAZ

Página 44 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



TI-SGSI-R+ -Fomentar la seguridad de la información y la continuidad de la organización, mediante la adquisición de un dispositivo de tipo Hardware, denominado Firewall

EFICAZ


AP-DAP SEGUIMIENTO A CONTROLES POLÍTICOS

EFICAZ

Las acciones establecidas en la Oportunidad de Mejora son eficaces porque permitieron mejorar el desempeño del Sistema SIAL con la puesta en marcha de una nueva pestaña denominada: control político, con la siguiente información: - Fecha, - Tema, - Citantes, - Citados, - Observaciones.

145 OM-0466 OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ

DOCUMENTAR LOS FORMATOS PARA LA PRESENTACIÒN DE INFORMES DEL PLAN DE ACCION Y MONITOREO DE RIESGOS DE LA OFICINA DEL ALTO COMISIONADO PARA LA PAZ Y SUS DIRECCIONES

EFICAZ

Se verificó y evaluó cada una de las actividades ejecutadas se verificó su aplicación en la prueba de recorrido y se determinó su eficacia.

6.3.2 Planes de Mejoramiento No Eficaces A continuación se presentan los 36 planes de mejoramiento no eficaces a 31 de diciembre de 2018, así:

a) Relación de las 20 mejoras no eficaces producto de las Auditorías Internas ejecutadas durante la vigencia 2018.

b) Relación de las 16 mejoras no eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los planes de mejoramiento 2018 (presente informe).

Página 45 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


6.3.2.1 (20) Mejoras No Eficaces evaluadas en Auditorías Internas durante la vigencia 2018.

PRIMER SEMESTRE DE 2018

EVALUACIÓN ANUAL DE EFICACIA DE PM VIGENCIA 2017

Código Proceso Nombre Área organizativa

Concepto de evaluación


PUBLICACIÓN DE INFORMES DE SUPERVISIÓN

ÁREA DE CONTRATOS NO EFICAZ


AU - Respuestas extemporáneas

GRUPO DE ATENCIÓN A LA CIUDADANIA

NO EFICAZ

3 NCP-0160 Tecnologías de Información y Comunicaciones

TI- Medición y Análisis ÁREA DE TECNOLOGIAS

Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

NO EFICAZ


TI-Actualización Entrega de Usuarios

ÁREA DE TECNOLOGIAS Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN

NO EFICAZ

5 NCR-0584


SA - Incumplimiento de los resultados previstos en la planeación institucional Secretaría de Prensa

SECRETARÍA DE PRENSA NO EFICAZ


AP-CPDDHH fortalecimiento en materia de calidad y oportunidad de los reportes realizados por la Consejería

CONSEJERÍA PRESIDENCIAL PARA

LOS DERECHOS HUMANOS

NO EFICAZ


AU - No efectividad NCR-0139 Respuesta no oportuna a Derechos de Petición: del Programa DD HH



NO EFICAZ


AP - DAP Creación del sistema de análisis legislativo SIAL


NO EFICAZ


DE - Control de Documentos

OFICINA DE PLANEACIÓN NO EFICAZ

DATOS POSTERIORES AUDITORÍA A PLANES DE MEJORAMIENTO (Auditoria de Calidad 2018)




AP- control de la información que se registra en los Informes de Supervisión



NO EFICAZ

Página 46 de 53


INTERNA DE GESTIÓN



CPDDHH - Depuración correspondencia SIGOB 2017



NO EFICAZ


AP- DAP LÍNEA DE TIEMPO PARA LA AGENDA LEGISLATIVA DE GOBIERNO


NO EFICAZ


AP - Respuestas Oportunas a Solicitudes

DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE

CULTIVOS ILÍCITOS

NO EFICAZ


OACP-Fortalecer los puntos de control de las PSQRS allegadas a la OACP para que estas se respondan de forma oportuna

OFICINA ALTO COMISIONADO DE PAZ

NO EFICAZ

DATOS AUDITORÍA DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE CULTIVOS ILÍCITOS



15 OM-0346 Gestión de

Asuntos Políticos

AP - Respuestas Oportunas a Solicitudes

DIRECCIÓN PARA LA SUSTITUCIÓN DE

CULTIVOS ILÍCITOS

NO EFICAZ

SEGUNDO SEMESTRE DE 2018

Evaluar la gestión integral de DAICMA - Descontamina Colombia



16 OM-0296 Gestión de

Asuntos Políticos

MEJORA EN LOS TRÁMITES DE SOLICITUDES ALLEGADAS A LA DIRECCIÓN

DAICMA NO EFICAZ

Evaluar el trámite de PSQR



17 NCR-0517 Atención al

Usuario

AU - Respuesta oportuna a los Derechos de Petición


NO EFICAZ

18 NCR-0619 Atención al

Usuario

AU - Respuestas oportunas a los Derechos de Petición Procesos SIGEPRE


NO EFICAZ

Página 47 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


Evaluar la gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos



19 NCR-0627 Gestión de

Asuntos Políticos

AP - Actas de las sesiones de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos



NO EFICAZ

20 NCP-0221 Gestión de

Asuntos Políticos

AP-CPDDHH publicación de información sobre ejecución contractual



NO EFICAZ

6.3.2.2 (16) Mejoras No Eficaces producto de la evaluación a la eficacia de los

planes de mejoramiento 2018.

No.

Código Proceso / Área Organizativa

Nombre Concepto de la Evaluación

1 NCR-0636 ADQUISICIÓN DE

BIIENES Y SERVICIOS

BS - Liquidación de Contratos

NO EFICAZ:

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste la liquidación extemporánea de contratos. Evidencia: Informe de auditoría a la

gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos NCR-0770

2 NCR-0651 ADQUISICIÓN DE

BIIENES Y SERVICIOS

BS - Publicación de los Informes de Supervisión

NO EFICAZ:

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste la publicación extemporánea de informes de los supervisores. Evidencia: Informe de auditoría a la

gestión integral de la Consejería Presidencial para los Derechos Humanos NCR-0762

Página 48 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


3 NCR-0605 ÁREA DE TALENTO

HUMANO

TH - Control de los documentos para retiro del servicio

NO EFICAZ:

Una vez evaluada la eficacia de la mejora se observó que no se eliminaron las causas que generaron el aspecto no conforme, como: "Los funcionarios en retiro no siempre entregan de manera completa los documentos establecidos en el P-TH-13 Procedimiento para el Retiro del Servicio. Los funcionarios no conocen las implicaciones legales de no entregar los documentos de retiro" Teniendo en cuenta que en la revisión realizada no han sido allegados los documentos de la profesional 3320-02 de la DIP para el Posconflicto, quien fue notificada el día 07-dic-2018 de la aceptación del retiro, donde se le informó que tenía 15-dias hábiles para allegar los documentos y al día 08-feb-2019 no han sido entregados. Incumpliendo el Procedimiento de formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06.

4 NCR-0589



Incumplimiento metas proyecto 2013011000206

NO EFICAZ:

En la verificación del aplicativo SIGEPRE, se observa que se plantearon 5 acciones, de las cuales 4 se terminaron después de las fechas planificadas. Al realizar la verificación del comportamiento de los indicadores del riesgo "Incumplimiento de las Metas de los proyectos de inversión del DAPRE" durante la vigencia 2018, se observan los puntajes en calificación que indican que no se alcanzarán las metas, llevando nuevamente a la materialización del riesgo, razón por la cual se considera que las acciones aplicadas en el plan de mejoramiento no fueron eficaces.

5 NCR-0697 DESPACHO DEL

VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

Oportuna publicación de los informes de contratos a cargo de Vicepresidencia de la República

NO EFICAZ:

Meta: Realizar oportuna publicación de los informes de los contratos Publicaciones Extemporáneas Contrato 222-16 Pago 22: Expedida

31/05/2018 - Publicada 25/06/2018 Contrato 222-16 Pago 23: Expedida




30/10/2018 - Publicada 16/11/2018

Página 49 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


6 OM-0381 DESPACHO DEL

VICEPRESIDENTE DE LA REPÚBLICA

DPVP- Formato de control interno de documentos o expedientes de archivo

NO EFICAZ:

De acuerdo a la revisión realizada en prueba de recorrido, No se está usando el formato F-GD-23 adoptado para el

cumplimiento de la mejora

7 OM-0375

DIRECCIÓN DE GOBIERNO Y

ÁREAS ESTRATÉGICAS

Servicio misional prestado por la Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas al cliente principal.

NO EFICAZ:

Porque no se cumplió con la meta de la Mejora, debido a que la meta era: Nivel alto de satisfacción del señor Presidente frente a los servicios prestados por la Dirección de Gobierno y Áreas Estratégicas; y se observó que el servicio prestado en 2017 fue calificado con 4,0 ubicándose en nivel de medición aceptable, que comparado con la vigencia 2017 (Resultado de evaluar el servicio prestado en 2016), no presentó variación.

8 OM-0349 DIRECCIÓN PARA

EL POSCONFLICTO

AP-DP-Fortalecer puntos de control para respuesta oportuna de PSQRS.

NO EFICAZ:

Se plantearon 4 acciones, se realizó una capacitación con Atención a la Ciudadanía en el periodo comprendido, se implementó la herramienta de control, adicionalmente se coordinó con la Alta Consejería para el Posconflicto el envío oportuno de las comunicaciones. Pese a lo anterior la dirección presenta extemporaneidad en los siguientes casos: el segundo y tercer trimestre de la vigencia 2018 se encontraron PSQR´s con respuesta extemporáneas. En el segundo trimestre Se reportaron 10 PSQR que se respondieron extemporáneamente: EXT18-00040264, EXT18-00044164, EXT18-00048443, EXT18-00048527, EXT18-00049102, EXT18-00049676, EXT18-00040638, EXT18-00040757, EXT18-00041093 y 5 que aún se encuentran en gestión EXT18-00047107, EXT18-00049230, EXT18-00050116, EXT18-00050313, EXT18-00050487.. Y para el tercer trimestre EXT18-00068848 restringido. En agosto EXT18-00079748 DNP solicita información SIIPO aun en gestión, EXT18-00085952 Procuraduría solicita información Planes Nacionales, aun en gestión, EXT18-00087786 Solicitud Contreras SIIPO aun en gestión. Por lo anterior se considera que las acciones tomadas no han sido eficaces y deben ser reformuladas.

Página 50 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


9 NCR-0674 DIRECCIONAMIENT

O ESTRATÉGICO

DE - Actualización Matriz de Requisitos Legales del SG-SST y MA

NO EFICAZ:

Se evidenció que la Matriz de requisitos legales adjunta en el plan de mejoramiento está actualizada. Sin embargo, la Matriz publicada en la Intranet no se encuentra actualizada, como se evidenció al observar que normas como: Circular 0026 el 24 abril 2018 del Ministerio de Trabajo, Decreto 683 18/04/2018 del Min. Trabajo; Res. 1796 27/04/2018 Min. Trabajo; Dcto 1273 23/07/2018 Min. Salud; no se encuentran en la Matriz Legal publicada en la Intranet.

10 NCP-0257

FONDO DE PROGRAMAS


seguimiento semanal a PQRS

NO EFICAZ:

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste las respuestas extemporáneas a las PSQR de conformidad con el Evidencia:

Informe de evaluación al trámite de las PSQR Primer Semestre 2018

11 NCP-0274

FONDO DE PROGRAMAS


GF-BS-FONDO PAZ Pagos de la Entidad al Contratista

NO EFICAZ:

Se observa que se cumplieron todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento sin embargo persiste el incumplimiento pues no se cumplieron con todos los pagos pactados en los contratos Evidencia: Informe de seguimiento

ejecución de pagos segundo semestre adjunto al plan de mejoramiento.

12 NCR-0638

FONDO DE PROGRAMAS


GF-BS-FONDO PAZ Controles de los procesos entregados a terceros contratos de obras y suministro

NO EFICAZ:

Se observa que no se cumplieron con todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento como los son: a. Socialización del manual de contratación b. Manual de Contratación de Fondo Paz actualizado. Por lo cual se incumplió con la meta propuesta. Evidencia: Manual de contratación

vigente versión 18.

13 NCR-0640

FONDO DE PROGRAMAS


GF-BS-FONDO PAZ Tiempos de publicación de los contratos, prórrogas, modificaciones y adiciones en el SECOP

NO EFICAZ:

Se observa que se cumplieron con todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento pero no cumplieron con la meta propuesta la cual era el cumplimiento de los Tiempos de publicación en el SECOP de acuerdo a lo establecido en el Manual de Contratación. Evidencia: Aplicativo SECOP 2 Contrato

FP-280-18,FP-074-19,

Página 51 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


14 NCR-0645

FONDO DE PROGRAMAS


GF-BS-FONDO PAZ Aplicación de multas en casos de mora para los Contratos

NO EFICAZ:

Se observa que no se cumplieron con todas las actividades previstas en el plan de mejoramiento como los son: a. Socialización del manual de contratación b. Manual de Contratación de Fondo Paz actualizado. Por lo cual se incumplió con la meta propuesta. Evidencia: Manual de contratación

vigente versión 18.

15 NCR-0634 Tecnologías de Información y

Comunicaciones

TI - Aplicación controles del riesgo Inadecuada trazabilidad en las actuaciones de los usuarios finales

NO EFICAZ:

No se eliminaron las causas que dieron origen a esta No Conformidad, como se evidenció en el control “Capacitación” del riesgo "No activación de los servicios definidos en el catálogo de Servicios de Tecnología", en el que las evidencias aportadas no corresponden a capacitaciones realizadas a los funcionarios y contratistas con motivo de su vinculación a la Entidad o al cambio de rol, incumpliendo el paso 9 del procedimiento P-EM-06 (Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento).

16 NCR-0661 Tecnologías de Información y

Comunicaciones

TI - SGSI Seguridad de la información en la gestión de proyectos

NO EFICAZ:

No se eliminaron las causas que dieron origen a esta No Conformidad, al no evidenciar la identificación de los riesgos para la información y los servicios de procesamiento de información que involucren partes externas al DAPRE, incumpliendo el paso 9 del procedimiento P-EM-06 (Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento), y el numeral 7.32 del Manual de Políticas de Seguridad de la Información M-TI-01.

6.4 Comportamiento del Indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces A continuación se presenta la tendencia del indicador “Planes de Mejoramiento No Eficaces” desde 2012 hasta 31 de Diciembre de 2018:

Página 52 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018

No Eficaces 19% 11% 9,77% 13% 13,46% 13,33% 13,52%

Meta 18% 10,15% 10,15% 9% 11,60% 13,65% 13,65%

% de Cumplimiento

94,44% 91,63% 100% 50,23% 84% 100% 100%

Una vez analizados los resultados consolidados a 31 de Diciembre de 2018, se obtuvo un 100% de cumplimiento frente a la meta de 13,65%; ubicándose en nivel Sobresaliente. Esto obedeció a que se obtuvieron 133 mejoras no eficaces de un total de 984 finalizadas, equivalente al 13,52%. Los registros hacen referencia a los datos consolidados desde la vigencia 2012. Es importante señalar que los resultados de la evaluación a la eficacia de las Mejoras 2018, como: 16 No eficaces y 145 Eficaces, se verán reflejados en los datos requeridos para el indicador Planes de Mejoramiento No Eficaces con corte a 30 de Junio de 2019, más los resultados que se obtengan de las Auditorías Internas con corte al Primer Semestre de 2019.

7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

7.1 Aspectos Conformes Como aspecto conforme se resalta la implementación de acciones eficaces en todos los procesos y dependencias, lo que ha permitido la eliminación de las causas que generaron los hallazgos y la implantación de acciones de mejora.

7.2 No Conformidades Reales Las acciones propuestas e implementadas en las mejoras que No fueron eficaces, como se evidenció en las 16 mejoras No Eficaces NCP-0257, NCP-0274, NCR-0589, NCR-0605,

Página 53 de 53


INTERNA DE GESTIÓN


NCR-0634, NCR-0636, NCR-0638, NCR-0640, NCR-0645, NCR-0651, NCR-0661, NCR-0674, NCR-0697, OM-0349, OM-0375 y OM-0381 relacionadas en el presente informe. Incumpliendo el procedimiento de Formulación, Seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM-06, MECI en control de evaluación, componente Planes de Mejoramiento. Las mejoras mencionadas anteriormente, serán devueltas al paso de formulación y deberán ser reformuladas en un nuevo plan de mejoramiento Transversal al Proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento.

7.3 Oportunidades de Mejora. Recomendación 1: Registrar oportunamente las acciones en el aplicativo SIGEPRE, con el fin de mantener actualizada la información de los 32 planes de mejoramiento que se encuentran vencidos. 8. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA Una vez finalizada la evaluación a la eficacia de planes de mejoramiento, se concluye que se fortaleció la formulación de planes de mejoramiento, al comparar los resultados obtenidos en 2018 con las vigencias anteriores; al lograr un 100% de cumplimiento frente a la meta del 13,65% de mejoras No Eficaces. Respecto al resultado específico de la presente auditoría, se obtuvo que 16 planes de mejoramiento no fueron eficaces frente a las 161 mejoras evaluadas, obteniendo un 10% de No Eficacia.

Elaborado por: Luis Carlos Mendoza Diaz

Documents

INFORME EFICACIA DE PLANES DE MEJORAMIENTO CIERRE … · INFORME DE AUDITORÍA INTERNA DE GESTIÓN Proceso Asociado: Evaluación, Control y Mejoramiento 1. OBJETIVO DE LA AUDITORÍA